English Nederlands Deutsch Français Español Italiano Português. Handleiding. Safescan TA Software 4.0

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português

Handleiding Safescan TA Software 4.0


1


Inhoud 1.0 Voorwoord 2.0 Overzicht van de handleiding

2.1 De handleiding gebruiken 2.2 Systeemvereisten 2.3 Verklaring van de symbolen

3.0 Installatie

3.1 Het programma installeren 3.2 De software instellen

4.0 Eerste stappen 5.0 Status 5.1 Aanwezigheid / realtimeoverzicht

5.1.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 5.1.2 Sorteren 5.1.3 Afdrukken 5.2 Systeemlogbestand 5.2.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 5.2.2 Sorteren 5.2.3 Afdrukken

6.0 Overzicht 6.1 Boekingstijden aanpassen en/of wijzigen:

6.1.1 Boekingen toevoegen 6.1.2 Boekingen wijzigen 6.1.3 Boekingen verwijderen 6.1.4 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.1.5 Sorteren 6.1.6 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.2 Dag 6.2.1 Overzicht aanmaken 6.2.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.2.3 Sorteren 6.2.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.3 Periode 6.3.1 Overzicht aanmaken 6.3.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) 6.3.3 Sorteren 6.3.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren 6.4 Bericht / rapport 6.4.1 Maandrapport 6.4.2 Weekrapport 6.4.3 Periodiek rapport

7.0 Beheer 7.1 Afdeling / groep

2

7.1.1 Afdeling / groep aanmaken 7.1.2 Afdeling / groep bewerken / wijzigen 7.1.3 Afdeling / groep verwijderen


7.2 Gebruiker

7.2.1 Gebruiker aanmaken in de software 7.2.2 Wachtwoord 7.2.3 Gebruikers aanmaken in de tijdregistratieterminal 7.2.4 Gebruikers bewerken 7.2.5 Gebruikers verwijderen 7.2.6 Systeemgegevens 7.2.7 Persoonlijke gegevens 7.2.8 Overzichten in CSV-indeling exporteren 7.3 Dienstrooster / wekelijks werkschema 7.3.1 Dienstrooster aanmaken 7.3.2 Afrondingen 7.3.3 Automatische pauzeaftrek 7.3.4 Dienstrooster bewerken / wijzigen 7.3.5 Dienstrooster verwijderen

8.0 Instellingen 8.1 Algemeen 8.1.1 Taal instellen 8.1.2 Einde van de werkdag instellen 8.1.3 Databaseverbinding 8.1.4 Back-up 8.2 Toestel / tijdregistratieterminal 8.2.1 Gegevensverbinding met TCP/IP 8.2.2 De gebruikersgegevens synchroniseren 8.2.3 Gegevensoverdracht met USB-stick 8.2.4 Boekingen in de pc inlezen 8.3 Functiecode 8.3.1 Functiecodes toevoegen 8.3.2 Functiecodes bewerken 8.3.3 Functiecodes verwijderen

9.0 Info

9.1 Help

9.1.1 Technische ondersteuning 9.2 Updates 9.2.1 Updates en upgrades

10.0 Serverinstallatie 11.0 Safescan Time Attendance 4 verwijderen

3

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 1.0 VOORWOORD

Safescan Time Attendance 4 is tijdregistratiesoftware voor het registreren en verwerken van de werkuren van het personeel. Dankzij de flexibele systeemarchitectuur is Safescan Time Attendance 4 geschikt voor kleine tot middelgrote ondernemingen in vrijwel elke sector en voldoet het aan alle eisen van een krachtig tijdregistratiesysteem. Safescan Time Attendance 4 ondersteunt alle tijdregistratieterminals van Safescan met de meest uiteenlopende prestatiekenmerken. Daarom kunnen de beschreven functies mogelijk niet met alle tijdregistratieterminals gebruikt worden. Meer details vindt u in de prestatiekenmerken van de meegeleverde tijdregistratieterminal of u kunt hiervoor contact opnemen met uw leverancier. In de handleiding worden de installatie, de werking en het gebruik van het softwarepakket vanaf release 4.0 beschreven. Bij gebruik van vorige versies komen afwijkingen in de beschrijving van de functies voor. Speciale voorkennis op het gebied van computertechnologie is niet nodig om de software te kunnen gebruiken. Kennis van de grafische gebruikersinterface van Microsoft Windows is echter wel vereist. De handleiding bevat de noodzakelijke instructies en opleiding voor het systeem en dient als naslagwerk. Safescan Time Attendance 4 werd met de grootste zorg ontwikkeld en getest en beantwoordt aan de nieuwste stand van de techniek. Toch kan, zoals bij alle uitgebreide softwareproducten, geen garantie worden gegeven op de absolute afwezigheid van fouten en in het bijzonder geen aansprakelijkheid worden aanvaard voor eventuele gevolgschade. Als u aanwijzingen hebt voor de verdere verbetering van het programma of fouten in het programma of de handleiding vaststelt, gelieve ons daarvan op de hoogte te brengen.

2.0 Overzicht van de handleiding

De handleiding biedt u een overzicht van het gebruik van Safescan Time Attendance 4 en bevat stapsgewijze instructies voor vaak uitgevoerde handelingen. De afgebeelde screenshots zijn geen richtlijnen en dienen enkel als voorbeeld.

2.1 De handleiding gebruiken In deze handleiding wordt aandacht besteed aan bediening met de muis. Met 'klikken' wordt altijd het drukken op de linkermuisknop bedoeld. Het markeren van regels houdt in dat deze invoer met de linkermuisknop wordt aangeklikt. Andere bedieningsstappen, zoals werken met de rechtermuisknop, worden concreet beschreven.

2.2 Systeemvereisten Voor het gebruik van Safescan Time Attendance 4 moet uw PC aan de volgende vereisten voldoen. • Pentium IV processor of hoger • RAM minimaal 1024 MB • USB-interface; TCP/IP-interface • Harde schijf met minimaal 100 MB vrije opslagruimte • Cd-rom-station • Resolutie van 1024 x 768 of hoger (aanbevolen 1280 x 1024) • Besturingssysteem vanaf Windows XP of hoger

2.3 Verklaring van de symbolen Toevoegen Bewerken

Zoeken naar nieuwe apparaten

Tijd op terminal gelijkstellen

Verwijderen

Synchronisatie

Vernieuwen

Exporteren

Verbinding verbroken

Afdrukken

Verbinding gemaakt

Opslaan

Terug

4

USB-stick uitlezen

De toepassing sluiten Rooster aan/uit

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 3.0 Installatie 3.1 Het programma installeren 1. Plaats de installatie-cd-rom in het cd-rom-station van uw computer. 2. Open het bestand [TimeAttendanceSetup], zodat het installatieprogramma gestart wordt.

3. Aanvaard de gebruiksvoorwaarden van de licentie.

5

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 4. Voer de doelmap in. c:/Program Files/Safescan/TA4 wordt voorgesteld als standaardpad. Voor een andere doelmap selecteert u [Browse]/[Zoeken] en vervolgens selecteert u het gewenste pad. (Wij raden u aan het standaardpad te gebruiken).

5. Klik vervolgens op [Next]/[Volgende] om door te gaan. Het programma wordt geïnstalleerd.

6


6. Bevestig de voltooiing van de installatie met [Finish].

7

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 3.2 De software instellen • Open de software onder Start / Time Attendance. • Voer de licentiecode in die u op de verpakking van de cd vindt.

Bij het eerste gebruik van de software of later, wanneer geen supervisor/beheerder is ingesteld (in de software en/of op de tijdregistratieterminal), wordt het volgende bericht weergegeven.

Zodra een supervisor of beheerder geregistreerd is, kunt u zich met uw gebruikersnaam en wachtwoord aanmelden.

Bent u uw wachtwoord vergeten? Voer als gebruikersnaam uw gebruikers-ID in en als wachtwoord uw licentiecode. (U vindt de licentiecode op de verpakking van de cd.) Bevestig met OK.

8

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 4.0 Eerste stappen

1. Selecteer de gewenste taal, zie hoofdstuk 8.1.1. 2. Wijzig indien nodig het einde van de werkdag (standaard 00:00 uur), zie hoofdstuk 8.1.2. 3. Maak dienstroosters aan, zie hoofdstuk 7.3. 4. Maak functiecodes aan, zie hoofdstuk 8.3. 5. Registreer gebruikers in de tijdregistratieterminal of in de software, zie hoofdstuk 7.2.1. 6. Synchroniseer de software met de tijdregistratieterminal, zie hoofdstuk 8.2.2. 7. Begin met de registratie van de boekingstijden op de tijdregistratieterminal.

5.0 Status 5.1 Aanwezigheid / realtimeoverzicht Het realtimeoverzicht doet dienst als aan- en afwezigheidscontrole van uw medewerkers. U ziet in één oogopslag wie zich wanneer en waar aan- of afgemeld heeft of wie pauze heeft. Met de eenvoudige filtermethode ziet u direct de gewenste informatie op uw scherm of kunt u de gegevens afdrukken op uw printer.

5.1.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Aanwezigheids Filter: Selecteer de gewenste instelling in het keuzemenu: In, Out, Pause of All.

9

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten.

Afdelingsfilter: Selecteer de gewenste afdeling via het keuzemenu. In het overzicht en in de gebruikersfilter worden alle medewerkers van deze afdeling weergegeven. U kunt het resultaat beperken door ook de gebruikersfilter te gebruiken.

Gebruikersfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu.

5.1.2 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A).

10

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 5.1.3 Afdrukken Het realtimeoverzicht kan steeds worden afgedrukt met

.

5.2 Systeemlogbestand Het systeemlogbestand bevat alle gebeurtenissen, wijzigingen en andere bewerkingen op de tijdregistratieterminal. In het systeemlogbestand wordt het verloop van de communicatie in en met de tijdregistratieterminal chronologisch geregistreerd. Als er zich communicatieproblemen voordoen, kunt u aan de hand van de foutbeschrijving de oorzaken aanpakken. 5.2.1 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten.


Gebruikerfilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu.

11

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 5.2.2 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A).

5.2.3 Afdrukken Het systeemlogbestand kan niet worden afgedrukt.

6.0 Overzicht 6.1 Boekingstijden aanpassen en/of wijzigen: Onder "Boekingstijden" bevinden zich alle op de tijdregistratieterminal geregistreerde boekingstijden die direct via TCP/IP of USB-stick naar de software zijn overgedragen. Foutieve of vergeten boekingen worden in het overzicht oranje gemarkeerd (zie onderstaande afbeelding). Controleer of het verloop correct is (In / Uit of In – Pauze – Terug – Uit enz.). Voeg een vergeten boeking toe zoals beschreven in hoofdstuk 6.1.1. Corrigeer de status van de dubbele of foutieve boeking (bv. negeren) zoals beschreven in hoofdstuk 6.1.2.

Opmerking: tijdboekingen kunnen niet worden verwijderd!

12

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 6.1.1 Boekingen toevoegen Ontbrekende boekingen kunnen achteraf worden toegevoegd. "Toevoegen". • Klik op • Selecteer de gewenste gebruiker.

• Voer de boekingstijd in het invoerveld ‘Tijd toevoegen’ in. De waarde moet volgens de landinstellingen op uw computer worden ingevoerd (bv. 08:00 of 08.00 naargelang de landinstelling). • Selecteer de gepaste functie bij In/Uit. • Wijs het juiste tijdregistratietoestel toe aan de boeking. • Selecteer desgewenst een functiecode in het keuzeveld Werkcode, bv. Business trip, Dokter bezoek. • Sluit het invoervenster met "OK". Opmerking: De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden. 6.1.2 Boekingen wijzigen Boekingen kunnen achteraf gewijzigd worden. • Klik op de boeking die u wilt wijzigen.

13

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português • Wijzig de status In/Uit. • Selecteer desgewenst een functiecode in het keuzeveld Werkcode, bv. Business trip. • Sluit het invoervenster met "OK". Opmerking: Om de medewerkers te beschermen, kunnen tijden niet gecorrigeerd of verwijderd worden. Om een tijd te wijzigen, voegt u een nieuwe boeking toe en stelt u de 'foutieve' boeking in op negeren. De op de tijdregistratieterminal geregistreerde boeking blijft bestaan, maar er wordt geen rekening meer mee gehouden. 6.1.3 Boekingen verwijderen Een boeking verwijderen is niet mogelijk. U kunt de boeking instellen op negeren zodat hiermee geen rekening wordt gehouden bij de berekeningen. 6.1.4 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten.



14


6.1.6 Overzichten in CSV-indeling exporteren overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma U kunt met dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. • Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. "CSV-export". • Klik op het symbool • Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. • Klik op "Opslaan". • Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel.

6.2 Dag In het dagoverzicht vindt u een korte weergave van alle boekingstijden van de huidige dag die vanaf uw tijdregistratieterminal direct via TCP/IP of USB-stick naar de software zijn overgedragen, en alle belangrijke gegevens van de actieve gebruiker. In het overzicht verschijnen de eerste en de laatste boeking, het dagsaldo, de pauzeafwezigheden en het toegewezen dienstrooster dat u met de knop Dienstrooster aan/uit kunt in- en uitschakelen. U kunt de datum op elk moment aanpassen. De gegevens worden chronologisch weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden.

6.2.1 Overzicht aanmaken Selecteer bij "Rapportselectie" de vooraf gedefinieerde periodes of selecteer een eigen datumbereik met de datumkiezer.

15

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 6.2.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten.


Gebruikersilter: Selecteer de gewenste gebruiker via het keuzemenu.

16


6.2.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma U kunt met dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. • Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. "CSV-export". • Klik op het symbool • Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. • Klik op "Opslaan". • Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel.

6.3 Periode In het periodeoverzicht worden alle boekingstijden van de actieve gebruiker in de geselecteerde periode in compacte vorm weergegeven. In het overzicht vindt u het totaal voor de volledige periode, de uren volgens het dienstrooster en het saldo van overeenkomstige over- of onderuren en telkens de dagsaldi. De gegevens worden per gebruikersnummer weergegeven en kunnen desgewenst gefilterd en/of gesorteerd worden.

6.3.1 Overzicht aanmaken Bij "Rapportselectie" kunt u de vooraf gedefinieerde periodes selecteren of een eigen datumbereik selecteren met de datumkiezer.

17

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 6.3.2 Filters (vrije filter, afdelingsfilter of keuzemenu van gebruikers) Filter gebruiker: Voer in de vrije filter de beginletters van de gewenste gebruiker in. In het overzicht worden alle gebruikers met dezelfde letter weergegeven. Hoe uitgebreider de ingevoerde naam, des te beperkter de filterresultaten.



6.3.3 Sorteren Sorteren via de menubalk: U kunt op elk moment de gegevens sorteren via de menubalk door te dubbelklikken op het gewenste veld. Herhaal deze handeling om de volgorde om te keren (A - Z of Z - A).

18

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 6.3.4 Overzichten in CSV-indeling exporteren overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma U kunt met dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. • Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. "CSV-export". • Klik op het symbool • Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. • Klik op "Opslaan". • Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map. U kunt het overzicht verder bewerken met alle programma's die CSV-bestanden kunnen verwerken, zoals Excel.

6.4 Bericht / rapport Opdat de aan het einde van de maand uitgevoerde bewerkingen het gewenste resultaat opleveren, controleert u de door de gebruiker geregistreerde tijdboekingen onder "Klok" op vergeten boekingen of foutieve boekingen en vervolledigt of corrigeert u deze indien nodig (zie hoofdstuk 6.1.1). Voeg indien nodig een functiecode toe aan de tijdboekingen. Safescan Time Attendance 4 is een systeem dat direct berekeningen uitvoert. Alle uitgevoerde correcties worden na de invoer automatisch verrekend. Op die manier zijn de gegevens steeds up-to-date. Bijkomende berekeningen voor het uitvoeren van een maandafsluiting zijn niet nodig. Safescan Time Attendance 4 stelt na de installatie verschillende kant-en-klare rapporten ter beschikking, die voor de meeste standaardsituaties van een verwerking voldoende zijn. In Safescan Time Attendance 4 zijn de volgende vooraf gedefinieerde rapporten beschikbaar: • Maandrapport • Weekrapport • Periodiek rapport 6.4.1 Maandrapport Het maandrapport bevat alle boekingen, saldi en gebeurtenissen voor de geselecteerde periode. Handmatig ingevoerde boekingen onderscheiden zich van originele boekingen door het teken "*". Een maandrapport aanmaken en afdrukken • Selecteer de menuoptie Rapport. • Selecteer de gewenste periode in het keuzemenu (huidige maand, afgelopen maand enz.). De huidige maand wordt standaard weergegeven.

19

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português In het overzicht vindt u de maandrapporten voor alle gebruikers. Als u selecteert, worden alle rapporten afgedrukt. • Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het maandrapport van deze afdeling. • Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het maandrapport voor deze gebruiker. Opmerking: alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in pdf-formaat.

20

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 6.4.2 Weekrapport Het weekrapport is vergelijkbaar met het maandrapport. Selecteer "Week" in het keuzemenu en ga op dezelfde manier te werk als bij het maandrapport om het gewenste overzicht af te drukken. In het weekrapport vindt u alle belangrijke gegevens voor de geselecteerde periode en gebruiker in compacte vorm. In het rapport verschijnen de eerste en laatste boekingen, de aanwezigheidstijd, de geplande tijd en het dagsaldo. Bovendien worden het gecumuleerde saldo tot het moment van de geselecteerde datum en een eventuele afwezigheidsreden afgedrukt. In het onderste gedeelte van de lijst worden alle waarden voor de geselecteerde gebruiker samengevat. Weekrapport aanmaken en afdrukken • Selecteer de menuoptie Rapport. • Selecteer de gewenste periode in het keuzemenu (huidige week, afgelopen week enz.). De huidige maand wordt standaard weergegeven. In het overzicht vindt u de weekrapporten voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken om alle rapporten af te drukken. • Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het weekrapport van deze afdeling. • Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het weekrapport voor deze gebruiker.

Opmerking: Alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in CSV-formaat. 6.4.3 Periodiek rapport Het periodiek rapport heeft dezelfde opbouw als het maand- en weekrapport. Het bevat echter een overzicht van de waarden voor een geselecteerde periode. In het rapport worden de sommen van de werkelijke uren, de geplande uren en de dagelijkse saldi weergegeven. In één kolom vindt u bovendien de gecumuleerde totaalsaldi aan het einde van de geselecteerde periode. In het onderste gedeelte van de lijst worden alle waarden voor de geselecteerde medewerker samengevat. Periodiek rapport aanmaken en afdrukken • Selecteer de menuoptie Rapport. • Selecteer ‘Selecteren’ in het keuzemenu en voer met de datumkiezer de gewenste datum van – tot in. De huidige maand wordt standaard weergegeven. In het overzicht vindt u de periodieke rapporten voor alle gebruikers. Selecteer afdrukken om alle rapporten af te drukken. • Selecteer in het filtergedeelte een afdeling en u krijgt het periodieke rapport van deze afdeling. • Selecteer in de gebruikersfilter de gewenste gebruiker en u krijgt het periodieke rapport voor deze gebruiker.

21


Opmerking: Alle rapporten kunnen worden afgedrukt of geëxporteerd in CSV-formaat.

7.0 Beheer 7.1 Afdeling / groep Afdelingen, groepen zijn een selectie- en sorteercriterium in Safescan Time Attendance 4. Vooral voor het beheer van gebruikers die zijn toegewezen aan afdelingen/groepen, kunnen in andere delen van het programma deze criteria worden geselecteerd. 7.1.1 Afdeling / groep maken en voert u een naam en beschrijving voor de afdeling Om een nieuwe afdeling of groep aan te maken, selecteert u of groep in. De rode velden zijn verplichte velden. Bevestig de invoer met OK.

7.1.2 Afdeling / groep bewerken / wijzigen Markeer de gewenste afdeling en selecteer om wijzigingen aan te brengen. Sla de wijzigingen

22

op met OK.

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 7.1.3 Afdeling / groep verwijderen Markeer de afdeling die u wilt verwijderen en klik op

.

Opmerking: De afdeling kan pas worden verwijderd wanneer deze met geen enkele gebruiker meer verbonden is.

7.2 Gebruiker Het beheren, bewerken of aanmaken van gebruikers was nog nooit zo eenvoudig. Maak uw gebruikers rechtstreeks in de software aan en synchroniseer deze met de tijdregistratieterminal. Alle gegevens worden hierbij overgedragen. U hoeft niet meer voor elke nieuwe gebruiker naar de terminal te gaan om deze te registreren (uitzondering: vingerafdruk).

De gebruikersgegevens bevatten alle persoonlijke gegevens die nodig zijn voor de registratie en verwerking van werkuren en de verwerking van de uren. De naam van de gebruiker, diens personeels- en gebruikersnummer en de toewijzing van een werktijdmodel worden in dit dialoogvenster weergegeven. Het dialoogvenster bestaat uit twee delen, die u kunt bereiken door op het desbetreffende tabblad te klikken: • Systeemgegevens • Persoonlijke gegevens De gegevens kunnen op elk moment worden gewijzigd. Na het ontslag van de medewerker kunt u zijn gegevens verwijderen of inactief maken. 7.2.1 Gebruiker aanmaken in de software Opmerking: geselecteerde gebruikers-ID's kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. • Voordat u een nieuwe gebruiker in de software registreert, moet u de software eerst synchroniseren met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. • Klik op . De volgende vrije gebruikers-ID en een afdeling/groep worden automatisch voorgesteld. Neem de gegevens over of wijzig ze indien nodig. De gebruikers-ID moet tussen 1 en 65534 liggen. De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

23

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português • Sla de invoer op met OK. • Vul de gebruikersgegevens in, wijs een bevoegdheid toe (gebruiker, beheerder enz.), zet de status op actief en registreer het nummer van de RFID-badge wanneer de tijdregistratieterminal is uitgerust met een RFID-badgelezer.

• Sla de gegevens vervolgens op met Houd rekening met het volgende: De volgende gegevens worden gesynchroniseerd met het tijdregistratiesysteem: • Gebruikers-ID • Gebruikersnaam • Rechten • Status • RFID-nr. • Wachtwoord Zodra u alle invoeren en wijzigingen hebt afgesloten, synchroniseert u de software met de tijdregistratieterminal. De nieuw aangemaakte gebruikers kunnen zich daarna op de tijdregistratieterminal aan- en afmelden met de geregistreerde RFID-badge of de gebruikers-ID en het wachtwoord die automatisch werden toegewezen door de software (zie hoofdstuk 7.2.2). Vingerafdruk: Als uw tijdregistratieterminal enkel vingerafdrukken ondersteunt, dan kan de gebruiker zich aan- en afmelden met de gebruikers-ID en het wachtwoord die automatisch werden toegewezen door de software (meer informatie vindt u onder "Wachtwoord" 7.2.2). Registreer de vingerafdruk van de gebruiker op een later moment volgens de instructies van uw tijdregistratieterminal voor de registratie van nieuwe gebruikers. 7.2.2 Wachtwoord In de software kunt u op elk moment een wachtwoord toekennen aan een gebruiker of een bestaand wachtwoord wijzigen. • Selecteer de gebruiker aan wie u een wachtwoord wilt toewijzen of van wie u het wachtwoord wilt wijzigen. • Klik op Wijzig wachtwoord.

24

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português • Voer een nieuw wachtwoord in en bevestig met OK. • Sla de gegevens vervolgens op met

in het gebruikersscherm.

Bij de volgende synchronisatie met de tijdregistratieterminal kan de gebruiker zich aanmelden met de gebruikers-ID en het 'nieuwe' wachtwoord. 7.2.3 Gebruikers aanmaken op de tijdregistratieterminal Opmerking: Geselecteerde gebruikers-ID's kunnen achteraf niet meer gewijzigd worden. • Voordat u een gebruiker op de tijdregistratieterminal registreert, moet u de software eerst synchroniseren met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. • Volg de instructies voor de registratie van nieuwe gebruikers in de handleiding van uw tijdregistratieterminal. • Synchroniseer de software opnieuw met de tijdregistratieterminal. • Vul de gebruikersgegevens in en synchroniseer de wijzigingen met de tijdregistratieterminal. 7.2.4 Gebruikers bewerken De gebruikersgegevens kunnen op elk moment aangepast worden. • Dubbelklik op de gebruiker bij wie u wijzigingen wilt aanbrengen. • Het bewerkingsveld wordt geopend. Vervolledig of wijzig de gebruikersgegevens en sla deze vervolgens op met

.

• Synchroniseer de software telkens nadat u wijzigingen aan één of meerdere gebruikers hebt uitgevoerd met de tijdregistratieterminal om ervoor te zorgen dat de gegevens op beide plaatsen identiek zijn. 7.2.5 Gebruikers verwijderen of • Om een gebruiker te verwijderen, markeert u deze in de keuzelijst en klikt u op • Dubbelklik op de gebruiker en zet Status op Inaktiv of Delete. (bij Inaktiv wordt de gebruikers-ID niet verwijderd; de gegevens van de gebruiker worden niet meer verwerkt en verschijnen in geen enkel overzicht meer. Bij Delete wordt de gebruiker bij de volgende synchronisatie ook op de tijdregistratieterminal verwijderd). 7.2.6 Systeemgegevens Gebruikersnaam: Voer een gebruikersnaam in. Gebruikers-ID: Voer het nummer van het identificatiebewijs van de medewerker in. Dit mag uit maximaal negen cijfers bestaan. De gebruikers-ID moet gelijk zijn aan de gebruikers-ID van de gebruiker op de tijdregistratieterminal.

25

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português RFID-nr.: Voer het identificatienummer van de aan de desbetreffende gebruiker toegewezen transponder in. Deze invoer is niet verplicht. Er zijn twee manieren waarop u de transponder-ID in de basisgegevens van de medewerker kunt overnemen. • Het RFID-nr. wordt in het venster "Systemdaten" ingevoerd. Bij de synchronisatie met de tijdregistratieterminal worden alle gebruikersgegevens van de functie, inclusief de transponder-ID, naar de tijdregistratieterminal verzonden. • Het RFID-nr. wordt bij de registratie van een gebruiker overdragen naar de tijdregistratieterminal en wordt door synchronisatie naar de software verzonden en overgenomen in de systeemgegevens van de gebruiker. Rechten: Met de gebruikersstatus regelt u de toewijzing van rechten op de tijdregistratieterminal en in de software: • Gebruiker: normale gebruiker, die enkel de algemeen toegankelijke functies op de tijdregistratieterminal kan gebruiken. De gebruiker ziet enkel zijn eigen tijdsinvoeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. • Enroller: de medewerker heeft het recht om andere gebruikers op de tijdregistratieterminal aan te melden. De registreerder ziet alleen zijn eigen tijdsinvoeren in de software en kan geen wijzigingen aanbrengen. • Administrator: de medewerker heeft administratieve rechten: toegang tot alles. Kan wijzigingen in de software uitvoeren. • Supervisor: de medewerker heeft alle rechten op de terminal en in de software. Int. Telefoon: Sla desgewenst het interne telefoonnummer van de medewerker op. Rooster: Selecteer een dienstrooster uit het keuzeveld waaruit de gebruiker toegewezen moet worden. Wachtwoord veranderen: Voer een wachtwoord in. Wanneer u de gebruiker in de software registreert, kent de software automatisch een wachtwoord toe dat overeenkomt met het nummer van de gebruikers-ID. Bv. Gebruikers-ID 22 = wachtwoord = 22; de gebruiker kan zich met dit wachtwoord/deze pincode aanmelden op de tijdregistratieterminal. Aanpassen: De foto van de gebruiker toevoegen. Verwijderen: De foto van de gebruiker verwijderen. 7.2.7 Persoonlijke gegevens Op het tabblad "Persönliche Daten" kunt u verdere gegevens over de afzonderlijke medewerkers van de onderneming invoeren. Deze gegevens hebben geen invloed op de eigenlijke tijdregistratie, met uitzondering van het personeelsnr. Naam en adresgegevens: Voer de persoonlijke gegevens van de medewerkers zoals privéadres, telefoonnummer enz. in. Deze velden zijn niet verplicht en mogen ook leeg blijven. Personeel no.: Voer het personeelsnummer van de medewerker in. Dit bestaat uit maximaal negen cijfers. Het personeelsnummer wordt op het maandrapport vermeld. Opmerking: In de invoervelden Geburtstag en Eintritts-/Austrittsdatum gebeurt de invoer in de indeling DD.MM.JJJJ. 7.2.8 Overzichten in CSV-indeling exporteren overzichten als CSV-bestand exporteren en bv. verder verwerken met Excel of een ander programma U kunt met dat compatibel is met CSV-bestanden. De bestandsindeling CSV beschrijft de opbouw van een tekstbestand voor het opslaan of uitwisselen van eenvoudig gestructureerde gegevens of lijsten. • Selecteer het overzicht dat u wilt exporteren. "CSV-export". • Klik op het symbool • Geef het exportbestand een naam en selecteer de map waarin de CSV-export moet worden opgeslagen. • Klik op "Opslaan". • Klik op "OK". De gegevens worden geëxporteerd naar de geselecteerde map.

7.3 Dienstrooster / wekelijks werkschema Maak de dienstroosters/wekelijkse werkschema's voor uw medewerkers aan. De dienstroosters/wekelijkse werkschema's kunnen afzonderlijk per gebruiker of aan een volledige groep/afdeling worden toegewezen. De dienstroosters/wekelijkse werkschema's worden verwerkt in het maandrapport en dienen als basis voor de berekening van de werktijd/overuren. 7.3.1 Dienstrooster aanmaken • Vul de naam en de beschrijving in en bevestig met OK. De rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

26


• Selecteer in het keuzemenu "Weekdagen" de gewenste weekdagen (u mag zo veel dagen als nodig markeren).

• Selecteer daarna "In" onder Start Type. Voer bij Start tijd en Eindtijd het tijdstip in (volgens uw landinstellingen bv. 09.00 uur). (zie voorbeeld).

• Bevestig vervolgens de invoeren met

.

7.3.2 Afrondingen U kunt een vaste werktijd toewijzen aan uw medewerkers. Selecteer in het keuzemenu "Ronde voor" en "Ronde na" zowel bij Startzeit als Endzeit de gewenste periode. Wanneer u bv. 10 selecteert, worden alle boekingstijden die 10 minuten voor de ingestelde tijd onder "In" ingeklokt worden pas vanaf deze tijd geteld. Uw medewerker presteert dan geen 10 minuten extra. Dat geldt ook voor "Ronde na".

27


Bevestig de ingevoerde gegevens vervolgens met

.

7.3.3 Automatische pauzeaftrek Met Safescan Time Attendance 4 kunt u vaste pauzes direct aftrekken, d.w.z. uw medewerkers moeten bv. niet uitklokken bij de middagpauze, deze wordt automatisch in het systeem afgetrokken. • Maak het wekelijkse werkschema aan zoals beschreven in hoofdstuk 7.3.1. • Voer in de twee regels de dagen in waarop een pauze automatisch moet worden afgetrokken. • Selecteer vervolgens Pause Impl. en voer een starten eindtijd in, afrondingen zijn hier niet nodig. Als de pauzes niet op alle dagen gelijk zijn, kunt u deze desgewenst vastleggen.

.

• Bevestig de ingevoerde gegevens vervolgens met

Wanneer u alle gegevens ingevoerd hebt, verschijnt onder Aktuell een overzicht van het dienstrooster. Pauze impl. = pauze inbegrepen. De ingevoerde pauzetijd wordt automatisch afgetrokken. Inclusief pauze = de pauze maakt deel uit van het totaal: zodra een pauze op de tijdregistratieterminal geklokt wordt, wordt hiermee rekening gehouden bij de berekening. Zonder pauze = pauzes moeten normaal op de tijdregistratieterminal worden geklokt. 7.3.4 Dienstrooster bewerken / wijzigen De wekelijkse werkschema's kunnen op elk moment gewijzigd worden. of dubbelklik direct op het wekelijkse • Markeer het wekelijkse werkschema dat u wilt wijzigen en klik op werkschema dat u wilt wijzigen. • Het bewerkingsveld wordt geopend. Vervolledig of wijzig de gegevens zoals beschreven in het hoofdstuk 7.3.1 / 7.3.2 of 7.3.3 en sla deze gegevens vervolgens op met

.

Uw wijzigingen worden onmiddellijk opgenomen in de berekeningen. 7.3.5 Dienstrooster verwijderen • Om een wekelijks werkschema te verwijderen, markeert u dit in de keuzelijst en klikt u op

.

Opmerking: U kunt een wekelijks werkschema enkel verwijderen wanneer er geen koppeling met een gebruiker bestaat.

28

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 8.0 Instellingen 8.1 Algemeen 8.1.1 Taal instellen Selecteer de taal die voor u van toepassing is. Sla deze wijziging op met wanneer u de software afsluit en opnieuw start.

. De wijzigingen worden pas van kracht

Opmerking: nadat u de taal gewijzigd hebt, moet u de software opnieuw starten! 8.1.2 Einde van de werkdag instellen Tagesende: Hiermee bepaalt u het cijfermatige einde van de dag. Het einde van de werkdag is standaard op 00:00 uur ingesteld, d.w.z. de werkdag begint om 00:01 en eindigt om middernacht. Wanneer er na middernacht nog in het bedrijf gewerkt wordt, stelt u het einde van de werkdag in op een tijdstip waarop er geen medewerkers meer aan het werk zijn (bv. 03:00 uur, voor de software begint en eindigt de dag telkens om 03:00 uur).

De eerste boeking na het einde van de werkdag wordt als de eerste inkomende boeking van de volgende dag beschouwd. Voor een normale dagovergang (00:00 uur) blijft de standaardwaarde op 0:00 ingesteld. Waarden kleiner dan 00:00 leiden tot een foutieve toewijzing van de boekingen. Het dageinde wordt voor het volgende dagschema tegelijk met het dagbegin verwerkt. 8.1.3 Databaseverbinding De software neemt het bij de installatie van de software geselecteerde doelpad waarin de database zich bevindt automatisch over. Het veld voor de databaseverbinding is leeg en mag enkel in uitzonderlijke gevallen handmatig worden ingevuld.

Dat is het geval wanneer u de software en database op verschillende plaatsen hebt opgeslagen. Neem in dat geval contact op met de IT-afdeling.

29

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 8.1.4 Back-up Als de database lokaal op uw computer is opgeslagen, voert de software met regelmatige intervallen een automatische back-up uit. Stel het gewenste interval in via het keuzemenu.

8.2 Toestel / tijdregistratieterminal Voordat tijdboekingen in Safescan Time Attendance 4 verwerkt kunnen worden, moeten deze met behulp van tijdregistratieterminals geregistreerd worden. Met Safescan Time Attendance 4 worden de boekingen in de tijdregistratieterminal uitgelezen, overgedragen naar de PC en bewaard in de database met de tijdregistraties. De gegevens kunnen op twee manieren worden overgedragen: • Datalijn (TCP/IP, RS232, 485) • USB-apparaat (-kabel) U kunt een onbeperkt aantal tijdregistratieterminals met de software verbinden en de uren berekenen. Als u de tijdregistratieterminal niet via uw lokale netwerk hebt aangesloten en met een USB-stick werkt, selecteert u bij de instellingen USB Stick (een combinatie van TCP/IP en USB-stick is mogelijk).

Opmerking: • Tijdboekingen worden enkel van de tijdregistratieterminal naar de software overgedragen! • De gebruikersgegevens moeten altijd handmatig bijgewerkt en gesynchroniseerd worden. 8.2.1 Gegevensverbinding met TCP/IP Als u de tijdregistratieterminal via TCP/IP met uw netwerk wilt verbinden, moet u een vrij IP-adres, dat in uw IP-adresbereik past, toewijzen aan de terminal. Standaard heeft de tijdregistratieterminal het IP-adres 192.168.1.201.

30

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português Zoek uw IP-adresbereik:

Wanneer het invoervenster voor het IP-adres wordt weergegeven, voert u "ipconfig /all" in.

• Zoek uw IP-adres. • Dit is uw IP-adres; het begint meestal met "192". In het voorbeeld: 192.168.1.149

31

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português Zoek een ongebruikt IP-adres. • Voer "ping" in en voer vervolgens uw IP-adres in. Wijzig de twee laatste cijfers en druk op Enter. In het voorbeeld: ping 192.168.1.1 Zodra het IP-adres actief is, ontvangt u alle datapakketten.

• De software heeft een vrij IP-adres nodig. In het voorbeeld: ping 192.168.1.10

Zodra u een vrij IP-adres hebt gevonden, registreert u dit in de terminal volgens de instructies bij uw tijdregistratieterminal. Wanneer u het IP-adres in de tijdregistratieterminal hebt geregistreerd en de terminal met uw netwerk verbonden is. Zoek met

32

in Device naar nieuwe apparaten en bevestig met Ja.

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português Of klik op en voer een naam en het IP-adres handmatig in. Klik op Deze computer en voer de communicatiepoorten in, wanneer u deze op de tijdregistratieterminal geregistreerd hebt (rood gemarkeerde velden zijn verplichte velden).

Wanneer de terminal verbonden is, verandert de status onder Aktiv in

Verbinding gemaakt.

U kunt meerdere tijdregistratieterminals via uw netwerk met de software verbinden. Als een terminal niet met het netwerk verbonden kan worden, kunt u deze handmatig als USB-station toevoegen.

Zodra uw tijdregistratieterminal met de software verbonden is, worden de reeds geklokte boekingstijden automatisch naar de software overgedragen. De gebruikersgegevens moeten handmatig gesynchroniseerd worden, zie hoofdstuk 8.2.2.

33

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 8.2.2 De gebruikersgegevens synchroniseren Als uw tijdregistratieterminal met de software verbonden is, moet u de gebruikersgegevens van de tijdregistratieterminal . In het overzicht worden alle in de tijdregistratieterminal met de software synchroniseren. Selecteer hiervoor aangemaakte gebruikers weergegeven. Synchroniseer in dit geval met Apparaat naar Database en bevestig dit met Verwerk. Bewerk de gebruikersgegevens vervolgens onder gebruiker zoals beschreven in hoofdstuk 7.2.4. Als de gebruikers in de software aangemaakt zijn, synchroniseert u met Database naar Apparaat.

Als zowel op de tijdregistratieterminal als in de software gebruikers aangemaakt zijn, controleert u bij de synchronisatie op welke plaats de gegevens het meest actueel zijn en synchroniseert u in de gewenste richting, zie ook hoofdstuk 8.2.2. Als u niet alle gegevens wilt synchroniseren of niet alle gegevens in de juiste richting kunt synchroniseren, kunt u elke gebruikers-ID apart selecteren en de richting bepalen of negeren, d.w.z. niet synchroniseren. Daarvoor klikt u in het veld naast "Resolutie". Er verschijnt een keuzemenu (leeg = geen synchronisatie; DB/Device = database – apparaat; Device/DB = apparaat – database) 8.2.3 Gegevensoverdracht met USB-stick Om de boekingen van de tijdregistratieterminal naar de pc over te dragen, volgt u de onderstaande instructies. Boekingen naar een USB-apparaat overdragen. a) Tijdregistratieterminals met een lcd-scherm • Sluit het USB-apparaat aan op de USB-poort van de tijdregistratieterminal. • Meld u aan op de tijdregistratieterminal. • Druk vervolgens op de toets [Menu]. • Selecteer met de pijltjestoets USBDrive Mng (USB-Drive Manager) en druk op de toets [OK]. • Selecteer met de pijltjestoets Download Logs (Gegevens logbestand downloaden) en druk op de toets [OK]. Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Copy Data OK" verschijnt, is de gegevensoverdracht naar het USB-apparaat voltooid. Het bestand met de boekingen heet: 1_attlog.dat • Herhaal de procedure om de gebruikersgegevens ook op de USB-stick te laden door Download User Dat (Gebruikers gegevens downloaden) te selecteren en op OK te drukken. Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Copy Data OK" verschijnt, is de gegevensoverdracht naar de USB-stick voltooid. Het bestand met de gebruikersgegevens heet: 1_User.dat of User.dat. • Verwijder de USB-stick. Opmerking: Als de uitvoering op de tijdregistratieterminal verschilt van de instructies, raadpleeg dan deze paragraaf in de gebruikershandleiding bij uw tijdregistratieterminal.

34

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português a) Tijdregistratieterminals met een tft-scherm • Sluit de USB-stick aan op de USB-poort van de tijdregistratieterminal. • Meld u aan op de tijdregistratieterminal. • Druk vervolgens op de toets [Menu]. • Selecteer met de pijltjestoets USBDrive en druk op de toets [OK]. • Selecteer met de pijltjestoets Download en druk op de toets [OK]. • Selecteer met de pijltjestoets Dload Attlogs en druk op de toets [OK]. Nu verschijnt het bericht dat de gegevens gekopieerd worden. Wanneer de melding "Download voltooid!" verschijnt, drukt u op de toets [OK]. De gegevensoverdracht naar de USB-stick is voltooid. • Het bestand met de boekingen heet: 1_attlog.dat • Druk op de toets [ESC] tot u het menu weer verlaten hebt. • Verwijder de USB-stick. c) Tijdregistratieterminals met USB-kabel • Verbind de tijdregistratieterminal via de USB-kabel met uw computer. onder Device naar nieuwe apparaten en bevestig met OK. De tijdregistratieterminal wordt • Zoek met automatisch met de software verbonden of registreer de terminal handmatig zoals hierboven beschreven.

• Synchroniseer de gebruikersgegevens zoals beschreven in hoofdstuk 8.2.2. • De boekingsgegevens worden automatisch naar de software overgedragen. De gegevens bij het model TA 655 worden met een diepere frequentie, d.w.z. met een groter tijdsinterval uitgelezen dan bij de TA-800 of TA-900 serie (bij de TA-800 en TA-900 serie duurt de gegevensoverdracht max. 1 seconde). 8.2.4 Boekingen in de pc inlezen Wanneer u de gegevens voor het eerst met de software wilt synchroniseren, moet u eerst verbinding maken met een USB-stick. , voer een naam in (bv. USB), het veld met het IP-adres met leeg blijven, rood gemarkeerde velden zijn Selecteer verplichte velden. Klik op "Deze computer". Als u een communicatiesleutel hebt geregistreerd op de tijdregistratieterminal, voert u deze hier onder Kommunikationsschlüssel in. Bevestig met OK (zie hoofdstuk 8.2.1). • Sluit het USB-apparaat aan op de USB-poort van de pc. • De boekingstijden worden automatisch uit de USB-stick uitgelezen en met de software verwerkt. • Om de gebruikersgegevens bij te werken, markeert u de regel met het USB-apparaat. • Klik op

35

en selecteer het bestand Bestand 1_user.dat of user.dat op het USB-apparaat en klik op "Openen".


Selecteer de richting waarin u de synchronisatie wilt uitvoeren in het synchronisatievenster.

Als de gegevens op de tijdregistratieterminal recenter zijn dan in de software, selecteert u Apparaat naar Database. Als de gegevens in de software recenter zijn, selecteert u Database naar Apparaat. In het overzicht ziet u voor elke gebruikers-ID of deze alleen op het apparaat of alleen in de software bestaat, of dat er een verschil tussen de software en het apparaat is. Bij de beschrijving van het verschil kunt u zien welke informatie verschillend is. Selecteer nu de richting van de synchronisatie. Als u niet alle gegevens wilt synchroniseren of niet alle gegevens in de juiste richting kunt synchroniseren, kunt u elke gebruikers-ID apart selecteren en de richting bepalen of negeren, d.w.z. niet synchroniseren. Daarvoor klikt u in het veld naast "Resolutie". Er verschijnt een keuzelijst (leeg = geen synchronisatie, DB /Device = database – apparaat; Device/DB = apparaat – database).

Voorbeeld van verschillen: In het apparaat wordt een gebruiker met ID aangemaakt zonder naam. Wanneer u de gegevens synchroniseert, verschijnt het bericht: Device Only, synchroniseer deze gegevens – Device/DB en bewerk de gebruikers-ID onder gebruiker, voer een gebruikersnaam in en synchroniseer deze weer met de tijdregistratieterminal.

36

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português Bij de synchronisatie verschijnt het volgende bericht: Different! En onder de beschrijving: Gebruikersnaam anders. Synchroniseer nu DB/Device zodat de gebruikersnaam op de tijdregistratieterminal overschreven wordt en de gebruiker bij de volgende aanmelding met de gebruikersnaam herkend wordt.

8.3 Functiecode Met functiecodes worden binnen het programma gerichte omschrijvingen van de boekingstijden van de gebruikers toegevoegd. Functiecodes worden gebruikt in het overzicht en de verklaring van afwezigheden (handmatig toegevoegd). De functiecodes kunnen door de supervisor of beheerder van de boekingstijden in de software worden toegevoegd. Opmerking: bij de TA 800 serie moeten de functiecodes direct ingevoerd worden (zie handleiding voor de TA 800 serie). Gebruik de functiecodes bij de boekingstijden van uw medewerkers om bv. zakenreizen, vakanties, doktersbezoeken enz. aan te geven. Deze informatie wordt in het maandrapport weergegeven. 8.3.1 Functiecodes toevoegen Selecteer velden.

, voer de gewenste functiecodes in en bevestig met OK. De rood gemarkeerde velden zijn verplichte

8.3.2 Functiecodes bewerken Markeer de functiecode die u wilt wijzigen, klik op

en voer de gewenste wijzigingen uit. Bevestig de invoer met OK.

8.3.3 Functiecodes verwijderen Markeer de functiecode die u wilt verwijderen en klik op

37

. Bevestig met OK.

English | Nederlands | Deutsch | Français | Español | Italiano | Português 9.0 Info 9.1 Help 9.1.1 Technische ondersteuning a) Ondersteuning op de website van Safescan Het servicegedeelte op onze website www.safescan.com/manuals is 24 uur per dag beschikbaar en wordt regelmatig bijgewerkt. Onder FAQ vindt u de antwoorden op en mogelijke oplossingen voor uw vragen. b) Ondersteuning via telefoon Ons ondersteuningsteam is telefonisch bereikbaar van maandag tot vrijdag tussen 9.00 en 17.00 uur voor alle technische vragen of informatievragen. Neem contact op via: www.safescan.com

9.2 Updates 9.2.1 Updates en upgrades Onder www.safescan.com/manuals vindt u updates en/of upgrades. Controleer regelmatig of u over de nieuwste versie van de software beschikt.

10.0 Serverinstallatie

Voor meer informatie over de serverinstallatie raadpleegt u onze website www.safescan.com/updates_ta of neemt u contact op met onze helpdesk.

11.0 Safescan Time Attendance 4 verwijderen

Om Safescan Time Attendance 4 te verwijderen, gaat u als volgt te werk. • Start / Configurate / Software. • Selecteer Safescan Time Attendance 4 en selecteer vervolgens [Software deinstallieren].

38

English Nederlands Deutsch Français Español Italiano Português. Handleiding. Safescan TA Software 4.0

Recommend Documents