EngagementManager
UWV Customized IT Key Metrics Analysis Presentatie Raad van Bestuur
9 oktober 2009 Opdracht: 222788710 Versie1.1
Doelstelling Het Directie Team van UWV heeft 5 benchmark eisen (A-E) opgesteld waaraan de door Gartner uit te voeren analyse moet voldoen om waardevolle inzichten te leveren voor het invullen van vervolgstappen: A.Inzicht in ratio’s externe automatiseringskosten en interne personele IV bezetting UWV en CWI. Basis informatie op
grond waarvan ICT integratie van UWV en CWI verder vorm gegeven kan worden.
B.Inzicht in ratio's externe automatiseringskosten en interne beheerkosten en -formatie Kantoorautomatisering en
Netwerken UWV. Vergelijken met peers en markt. Geeft inzicht voor komende onderhandeling EA KA WAN LAN en voor planvorming efficiency verbetering beheerorganisatie. C.Inzicht in ratio's externe automatiseringskosten en interne beheerkosten en -formatie voor Exploitatie en
Beheer UWV Bedrijfapplicaties bij IBM en Huidige Dienstenleveranciers. Vergelijken met peers en markt. Geeft basis voor onderhandelingen met IBM over verlenging en met HDL's over Exploitatie en Beheer achterblijvende omgevingen. D.Inzicht in ratio's externe automatiseringskosten en interne beheerkosten en -formatie voor Applicatie
Onderhoud (en eventueel ontwikkeling) van UWV Bedrijfapplicaties bij Onderhoudspartijen. Vergelijken met peers en markt. Geeft basis voor onderhandelingen met Onderhoudspartijen bij verlengingen en voor reductie van kostenratio's. E.Inzicht in omvang en verhoudingIM, IS, BS en CIO taken in relatie tot peers en best practices. Geeft inzicht voor
planvorming efficiency verbetering IV organisatie.
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 1
Conclusies
UWV en werkbedrijf hebben een relatief hoog IT budget als percentage van de operationele uitgaven (opex) ─ Voor UWV is sprake van 26% op een referentiegroep met 17% en voor het werkbedrijf 14% op een referentiegroep met 11%
Dit weerspiegelt zich in de onderzochte IT domeinen: ─ Kantoorautomatisering en netwerken: UWV + Werkbedrijf 83.3 Mio/jaar, referentiegroep 59.1 Mio/jaar ─ Exploitatie en Beheer UWV Bedrijfsapplicaties : UWV + Werkbedrijf 95.5 Mio/jaar, referentiegroep 62.6 Mio/jaar ─ Applicatieonderhoud en ontwikkeling: UWV + Werkbedrijf 283 Mio/jaar, ref.groep 244 Mio/jaar
Indien voor UWV de projectkosten buiten beschouwing worden gelaten, dan is het IT budget als percentage van opex gelijk aan 17.6% op een referentiegroep van 12,8%
UWV en Werkbedrijf hebben hoge mate van uitbesteding met veel verschillende leveranciers, dit stelt hoge eisen aan de aansturing ─ Service integratie is 1.8% van het budget, waar 5 – 15% gebruikelijk is ─ UWV besteedt 3.9% van het IT budget aan de regieorganisatie (Gartner IS Lite rollen) wat in lijn is met best practice uitgaven
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 2
UWV en werkbedrijf hebben een relatief hoog IT budget als percentage van de operationele uitgaven (opex) Het IT budget als percentage van de operationele uitgaven is duidelijk hoger dan de referentiegroep voor UWV. Het verschil met het gemiddelde van de referentiegroep bedraagt 9% en is duidelijk groter dan het betreffende verschil voor het werkbedrijf (3%). UWV incl. projecten
UWV excl. projecten
Werkbedrijf incl. projecten
35%
35%
35%
30%
30%
30%
25%
25%
25%
26%
20%
20%
20%
17%
18% 15%
15%
15%
14% 11%
13% 10%
10%
10%
5%
5%
5%
0%
0%
0%
= Range Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
= Average
= Middle Quartiles Oktober 2009 Page 3
= UWV
Zowel UWV als het Werkbedrijf kennen een hoge mate van outsourcing
Dit is deels ingegeven door de historie van UWV en Werkbedrijf
Er zijn weinig vergelijkbare bedrijven met deze mate van uitbesteding
Echter onderzoek toont aan dat juist bedrijven die kiezen voor vergaande uitbesteding in staat zijn succesvolle sourcingrelaties te hebben
UWV 5%17%
79%
Hardware
Werkbedrijf 9%
4%
Software
Peer 12% 16%
0%
20%
21%
40%
45%
60%
80%
7%
Hardware
87%
Software
Personnel
Personnel
Outsourcing
Outsourcing
Other
Other
Peer 11% 17%
100%
0%
20%
20%
40%
45%
60%
80%
7%
100%
NB: de categorie Outsourcing bevat tevens de kosten van 475 contractors voor UWV en 22 contractors voor het Werkbedrijf. De categorie Personnel betreft uitsluitend eigen FTEs Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 4
De verdeling intern personeel en externe inhuur is vergelijkbaar met de referentie groep In House
Contractor
In House
Contractor
UWV
67%
33%
Werkbedrijf
77%
23%
Peer
68%
32%
Peer
77%
23%
0%
20%
40%
60%
80%
0%
100%
20%
40%
60%
80%
100%
Conclusies
Zowel voor UWV als het Werkbedrijf geldt dat het percentage contractors vrijwel gelijk is aan het betreffende percentage in de referentiegroep.
Contractanten worden individueel aangestuurd, dit is exclusief outsourcing
Let wel, contractors zijn in het algemeen duurder en kunnen een beperking inhouden als het gaat om de ontwikkeling van vaardigheden en competenties van het eigen personeel
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 5
Onder andere door integratie van UWV en Werkbedrijf zijn kostenvoordelen te halen bij KA en Netwerken Mio Euro/yr Client & Periph ITHD Infra LAN WAN Total
UWV + werkbedr 47.7 8.7 9.7 17.3 83.3
Peer 30.8 8.5 4.7 15.1 59.1
Office Automation and Networks in Mio Euro/year 60
50
47.7
40 30.8
UWV + werkbedr
30
Peer 17.3
20 8.7
10
8.5
15.1
9.7 4.7
0
Conclusies:
Client & Periph
ITHD Infra
LAN
WAN
Duidelijke besparingsmogelijkheden (€ 1,927 per client/jaar naar minder dan € 1.000 per desktop) op het gebied Kantoorautomatisering (KA) door gebruik van marktontwikkelingen, schaalvoordelen door integratie van UWV en Werkbedrijf en betere afstemming vraag en aangeboden oplossing, bijv.Storage
Bij LAN zal door integratie van UWV en Werkbedrijf mede bij het Werkbedrijf een grote besparing worden gerealiseerd
Bij IT Helpdesk lijken ook verdere besparingen mogelijk, echter dit vraagt een nadere studie. Kostenbesparingen bij KA zijn deels afhankelijk van de inrichting en integratie met de IT Helpdesk
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 6
Het kiezen voor een minder ‘luxe’ oplossing zal tot kostenbesparing leiden bij beheer en exploitatie Mio Euro/yr Unix Wintel Total Peer
UWV 50.4 29.9 80.3 50.2
Werkbedr 15.2 15.2 12.4
Total 65.6 29.9 95.5 62.6
Hosting and Application Management in Mio Euro/year 120 95.5
100 80.3 80
61.4 60
50.2
Peer
40 15.2
20
12.4
0 UWV
Werkbedr
Total
Conclusies:
Duidelijk besparingspotentieel, vooral op het vlak van Storage oplossingen
Additioneel schaalvoordeel door integratie van UWV en Werkbedrijf
Huidig datacenter (IBM) op locatie met hoge salariskosten (België)
Migratie van exploitatie en beheer van Huidige Dienstenleveranciers naar het IBM data center zal leiden tot betere grip op de kosten
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 7
Hosting
Inzicht in de productiviteit is nodig voor goedzicht op de besparingsmogelijkheden in het applicatiedomein Mio Euro/yr Appl Development Appl Support Business Applications Peer
UWV 152.9 107.8 260.7 207.9
Werkbedr 14.9 7.2 22.1 22.8
Total 167.8 115.0 282.8 243.6
Business Applications in Mio Euro/year 300
282.8 260.7 243.6
250 207.9 200
Business Applications
150
Peer
100
50
22.1
22.8
0 UWV
Werkbedr
Total
Conclusies:
Duidelijk besparingspotentieel, moeilijk in te schatten door afwezigheid telling functiepunten ─ Functiepunten geven aan hoeveel functionaliteit ontwikkeld is of is onderhouden
Additioneel schaalvoordeel door integratie van UWV en Werkbedrijf
Studie van de IM en BS rollen wijst op een relatief hoge inzet aan de vraagzijde van het applicatieontwikkelingsproces ─ 54% voor UWV waar de norm 40% is
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 8
Een hoge mate van uitbesteding met veel leveranciers, stelt hoge eisen aan de aansturing Kosten van het interne team
Kosten internal team
50
IS Literol
UWV
Norm
1
IT Leadership
10%
5%
2
Architecture Development
7%
10%
3
Business Enhancement
33%
40%
4
Technology Advancement
15%
5%
5
Sourcing Management
35%
40%
40 30 20 UWV
10 0
0
500
1000
1500
IT budget (€ mln)
Conclusies
UWV besteedt 3,9% van het IT budget aan de regieorganisatie (Gartner IS Lite rollen) wat in lijn is met best practice uitgaven. Dit zegt iets over de efficiency, niet direct over effectiviteit
Service Integratie (dit valt buiten IS-Lite) is 1.8% van het IT budget, terwijl een range van 5 – 15% gebruikelijk is
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 9
Aanbevelingen
UWV dient op vrijwel alle IT domeinen te besparen en heeft hiertoe meerdere mogelijkheden (tussen haakjes besparingspotentieel in Euro per jaar): ─ Kantoorautomatisering en netwerken (24,2 Mio): goedkopere storage-oplossingen, virtualisatie desktops, lagere netwerkkosten Werkbedrijf, tender KA/LAN/WAN ─ Exploitatie en beheer bedrijfsapplicaties (32,9 Mio): goedkopere storage-oplossingen, verdergaande virtualisatie servers, toepassen inzichten uit Green IT beweging (in samenwerking met IBM) ─ Applicatieonderhoud en - ontwikkeling (39,0 Mio): uitvoeren Application Portfolio Analysis, inspanningen meetbaar maken middels functiepuntentelling en benchmarking
Schaalvoordelen nastreven door integratie UWV en Werkbedrijf
UWV moet nadrukkelijker de regierol ten aanzien van de Service Providers naar zich toe trekken. Momenteel is deze rol te beperkt ingevuld
Engagement :222788710 © 2009 Gartner, Inc. and/or its affiliates. All rights reserved.
Oktober 2009 Page 10
Contactgegevens Gartner Contact Gerwin Pol Gartner Consulting Mobiel: +31 6 57324652 E-mail:
[email protected] Harrie Kisters Gartner Consulting Mobiel: + 31 6 51357015 E-mail:
[email protected]
