Intergemeentelijke Maatschappij voor Openbare Gezondheid in Zuid-West-Vlaanderen
Besluiten Raad van bestuur Datum Locatie
17 februari 2015 Beheerraadzaal Harelbeke
Agenda De raad van bestuur neemt kennis van het ontslag van Alexander Dewaele als gemeenteraadslid van de stad Harelbeke en verwelkomt dhr Eddy Glorieux als zijn plaatsvervanger in de raad van bestuur. Overeenkomstig de statuten woont de nieuwe kandidaat-bestuurder de vergaderingen van de raad van bestuur bij als waarnemer tot de eerstvolgende algemene vergadering waaraan de benoeming wordt voorgelegd. 1- Verslag vorige vergadering. De raad van bestuur verleent goedkeuring aan de notulen nr. 514/15 van de bestuursvergadering van 20 januari 2015. 2- Vuilverbranding. 2.1- Werking en onderhoudswerken, verslag en stand van zaken. De installatie werkt sinds de geplande stilstand zoals het hoort. 2.2- CNG-installatie, stand van zaken De milieuvergunning en de bouwvergunning werden inmiddels verleend. Er werd bij de “Koninklijke vereniging van Belgische gasvaklieden (kvbg)” een aanvraagdossier ingediend voor maximale subsidiëring van 25.000 euro. Daarvan werd de helft reeds uitgekeerd. Met de distributienetbeheerder Infrax wordt de aansluiting technisch en financieel op punt gesteld. Plaatsing en in dienststelling zijn gepland rond de verlofperiode. Met een aantal stakeholders (o.a. distributienetbeheerders Eandis en Infrax, met de beroepsverenigingen, met de leveranciers van CNG-voertuigen, met Voka en Unizo) wordt een infovergadering en toelichtingsmoment voorbereid voor bedrijven, particulieren en besturen. De vergadering wordt rond de zomer ingepland. 2.3- Aankoop elektriciteit en gas, probleemstelling, goedkeuren bestek en wijze van gunnen 2.3.1 Leveren van aardgas De Raad van Bestuur besluit : De opdracht “leveren van aardgas” wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2015/001 en de raming voor de opdracht “Leveren van aardgas aan Imog installatie te Harelbeke”. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 455.000,00 excl. btw of € 550.550,00 incl. 21% btw. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau. 2.3.2 Leveren van elektrische energie aan Imog installatie te Harelbeke en te Moen De Raad van Bestuur besluit : De opdracht ‘leveren van elektrische energie’ wordt gegund bij wijze van de open offerteaanvraag. Goedkeuring wordt verleend aan het bestek met nr. 2015/002 en de raming voor de opdracht “Leveren van elektrische energie aan Imog installatie te Harelbeke en te Moen”. De lastvoorwaarden worden vastgesteld zoals voorzien in het bestek en zoals opgenomen in de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten. De raming bedraagt € 207.000,00 excl. btw of € 250.470,00 incl. 21% btw. De opdracht zal Europees bekend gemaakt worden. Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal en Europees niveau.
imog
Imog besluitenlijst RvB 17 februari 2015
1/5
2.3.3 Verkoop van energie De Raad van bestuur besluit Voor de verkoop van elektrische energie zal een “tender” gepubliceerd worden bij een gunstige markt. Voor de verkoop van Groene Stroomcertificaten van de PV-installatie en stortgasmotor wordt een tender uitgeschreven per e-mail aan alle bij de VREG geregistreerde aankopers van certificaten. Aan de voorzitter en algemeen directeur wordt mandaat verleend om deze marktbevraging verder te onderhandelen, aansluitend beslissing te nemen en deze keuze naderhand aan het directiecomité en Raad van bestuur voor te leggen ter bekrachtiging 2.4- Varia Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld. 3- Warmterecuperatie met elektriciteitsproductie. 3.1- Werking en onderhoudswerken verslag en stand van zaken. De installatie werkt sinds de geplande stilstand zoals het hoort 3.2- Warmtenetten, stand van zaken Er wordt verwezen naar de beslissing in de Rvb van mei 2014 houdende het ondertekenen van een intentieverklaring waarin Imog zich engageert om warmte te leveren aan Infrax. De laatste hand wordt gelegd aan het aankoopcontract en het aansluitcontract. De overeenkomsten worden in volgende vergadering ter goedkeuring voorgelegd. 3.3- Varia Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld. 4- Rookgasreiniging. 4.1- Rookgasreiniging en beheersing van emissies, werking en stand van zaken. De installatie werkt sinds de vorige stilstand zoals het hoort 4.1.1 Resultaten metingen dioxines De raad van bestuur neemt kennis van de resultaten van de metingen op de rookgassen. Het resultaat van de metingen op rookgassen voldoet voor alle parameters aan de opgelegde normen. 4.2- Varia Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld. 5- Algemeen bestuur en overleg met gemeenten-vennoten. 5.1- Verslag directiecomité van 10 februari 2015 De raad van bestuur neemt kennis van het verslag van het directiecomité van 10 februari 2015 5.2- Fiscaal statuut intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, vennootschapsbelasting, voorstellen Er wordt verwezen naar de besprekingen in de raad van bestuur van 18 november en 16 december 2014 en de beslissing tot het toewijzen van de opdracht voor begeleiding en advies aan Ernst & Young Taks Consultants. Een eerst overleg vond plaats 8 januari. Eind december werd de programmawet met de vennootschapsbelasting zonder rekening te houden met amendementen of zonder bijkomende vragen goedgekeurd. De Raad van bestuur volgt het advies van VVSG om lokale besturen aan te sporen een schrijven te richten aan de Federale regering, gebaseerd op de aangegeven teksten van VVSG. 5.3- Voorbereiding infovergadering en algemene vergadering 19 mei 2015 5.3.1 Infovergadering Als voorbereiding op de jaarvergadering van 19 mei e.k., wordt er in samenwerking met de intercommunale Leiedal, de WIV en Psilon, voor de vennoten een informatievergadering gehouden. Die gaat door op donderdag 2 april 2015 om 19 uur bij Psilon te Kortrijk.
imog
Imog besluitenlijst RvB 17 februari 2015
2/5
5.3.2 Algemene vergadering, goedkeuren agenda en modaliteiten De raad van bestuur verleent goedkeuring aan de agenda en modaliteiten voor de algemene vergadering op dinsdag 19 mei 2015 om 11 uur, met volgende agenda: 1. Verslag van de Raad van Bestuur 2. Lezing van de jaarrekening per 31.12.2014 3. Verslag van de Commissaris-Revisor 4. Goedkeuren van de jaarrekening, afgesloten per 31.12.2014 5. Kwijting aan de Bestuurders, Commissaris-Revisor 6. Goedkeuren van de toewijzing van het resultaat 7. Statutaire benoemingen 8. Huldiging medewerkers met 25 en 35 jaar dienst 9. Toelichting betreffende de activiteiten 2014 10. Varia 5.4- Vermogensaangifte en mandatenaangifte, mededeling 5.4.1 Aangifte mandatenlijst De raadsleden worden attent gemaakt op hun verplichtingen inzake het indienen van hun mandatenlijst bij het Rekenhof. 5.4.2 Vermogensaangifte De raadsleden worden attent gemaakt op hun verplichtingen inzake het indienen van hun vermogensaangifte bij het Rekenhof. 5.5- Varia – oprichting vzw Belgian Waste to Energy De raad van bestuur beslist Volmacht wordt verleend aan Johan Bonnier, algemeen directeur van IMOG, om Rik Soens te vertegenwoordigen op de algemene vergadering van de vzw BW2E op 25 maart 2015. Gevolmachtigde toelating wordt verleend om : Deel te nemen aan al de beraadslagingen betreffende de punten voorzien op de agenda van voormelde vergadering; Deel te nemen aan een eventuele stemming; De statuten te ondertekenen; Te doen wat over het algemeen nodig is voor de uitvoering van onderhavig mandaat.
6 Personeel. 6.1- Stand van zaken werfreserves, ontslagen, aanwervingen, invullingen 6.1.1 Bekendmaking vacatures De raad van bestuur neemt kennis van de wijze waarop de aanwervingsadvertenties werden gepubliceerd en de kosten die gedrukte en online publicaties met zich meebrengen, nl 11.800 euro 6.1.2 Vaststellen werfreserves De raad van bestuur neemt kennis van de stand van zaken ivm het aantal sollicitanten, de samenstelling van de jury’s en de data van de proeven. 6.1.3 Aanwerving directeur financiën De raad van bestuur neemt een beslissing ivm de aanwerving van een financieel directeur 6.2- Varia 6.2.1 Aanvraag loopbaanonderbreking De raad van bestuur neemt kennis van en gaat in op de vraag vanwege een proces controll engineer, tot het verlengen van zijn loopbaanonderbreking van 4/5de in het kader van medische bijstand. 6.2.2 Aanvraag om schadeloosstelling wegens beroepsziekte De raad van bestuur neemt kennis van de melding dat een medewerker op 23.01.2015 een aanvraag heeft ingediend bij het Fonds van Beroepsziekten.
imog
Imog besluitenlijst RvB 17 februari 2015
3/5
7- Containerparken, werking, exploitatie en beleid. 7.1- Software diftarcontainerparken, voorstellen De raad van bestuur besluit Er zal verder onderzocht worden of het opportuun kan zijn dat het project “aanpassing en uitbreiding van de software diftarcontainerparken Imog-gemeenten” op te splitsen in 2 delen : o Hardware (ca 200.000 euro excl. BTW) Te bestellen bij BAM overeenkomstig de marktbevraging o Software (ca 165.000 euro excl. BTW) vanuit Imog verder uit te bouwen en te ondersteunen dmv aanwerving van gespecialiseerde medewerker Dit voorstel zal ter bespreking worden voorgelegd aan de werkgroep en aan de gemeentebesturen. De conclusies met een uiteindelijk voorstel in een volgende raad van bestuur. 7.2- Varia Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld.
8- Geïntegreerde afvalverwerking te Moen. 8.1- Exploitatie stortplaats, stand van zaken. De aanvoer naar de stortplaats loopt zoals verwacht. Een gedeelte van de stortplaats wordt momenteel afgewerkt. Een eindafrekening van de werken zal in een volgende vergadering worden voorgelegd. 8.2- Varia. Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld.
9 Groenafvalverwerking en thuiscompostering. 9.1- Compostering van groenafval- stand van zaken werking. De exploitatie van de groencompostering op de site te Moen verloopt verder normaal. 9.2- Vergroot de Hoop, voorstellen De Raad van bestuur beslist: Conform vorige jaren voor de campagne “vergroot de hoop” opnieuw samen te werken met Van Hulle BC voor de inzameling van taxus op de containerparken Het vervoer van de containerparken naar de verwerker zullen worden uitgevoerd door eigen diensten. 9.3- Varia, communicatie, sensibilisering rond composteren Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld.
10 Selectief inzamelen van droge afvalfracties. 10.1- Varia Er worden geen agendapunten onder deze rubriek behandeld.
11 Communicatie en diversen. 11.1- Mededelingen aan gemeenten-vennoten in “januari-februari 2015”. De Raad van Bestuur neemt kennis van de briefwisseling tussen Imog en de gemeenten-vennoten 11.2- ISO-certificering – 9001 en 14001 De raad van bestuur neemt kennis van de hercertificering ISO 9001 en 14001 voor de sites te Moen en te Harelbeke en het bekomen van het certificaat Kwaliteitsborgingssysteem. 11.3- Food Battle / Red de restjes De raad van bestuur verleent goedkeuring aan het initiatief en beslist vanuit de provinciale samenwerking en het belang van preventie bij de organische fractie deel te nemen aan dit project rond de Food Battles en ‘Red de restjes’.
imog
Imog besluitenlijst RvB 17 februari 2015
4/5
11.4- Vrijgave van borgtochten voor diverse werken en leveringen. De Raad van Bestuur beslist; de borgstelling onderschreven door Delvano nv, Kuurnsestraat 20-22 te 8531 Harelbeke, voor het leveren van 2 wielladers vlgs bestek 2014/003, voor de helft vrij te geven voor het bedrag van 10.195 euro de borgstelling onderschreven door Engicon nv, Broelstraat 20 te 8530 Harelbeke voor het leveren en plaatsen van een slibdoseringsinstallatie vlgs bestek 2013/002 wordt voor de helft vrij te geven voor het bedrag van 8.839,30 euro. 11.5- Imog-Nieuwsbrief februari 2015, Krantenknipsels 11.5.1 Imog-nieuwsbrief De raad van bestuur neemt kennis van de Imog-nieuwsbrief van februari 2015 11.5.2 Krantenknipsels De raad van bestuur neemt kennis van de persberichten van januari – februari 2015 11.6- Varia – Overheidsorganisatie van het jaar De raad van bestuur neemt kennis van de nominatie van Imog als overheidsorganisatie van het jaar binnen de categorie Lokaal Vlaanderen. Uit de 3 genomineerden per categorie wordt er uiteindelijk één organisatie per categorie tot “Overheidsorganisatie van het Jaar 2015” gekroond. De uitreiking van deze Award vindt plaats op dinsdag 3 maart 2015 vanaf 16 uur in SQUARE meeting center te Brussel.
11.7- Datum en uur voor de volgende vergadering van de Raad van Bestuur. De eerstvolgende bestuursvergadering zal doorgaan in de vergaderzaal van de bedrijfszetel te Harelbeke op 17 maart 2015 om 18 uur. Aldus beslist in genoemde vergadering. De secretaris, De voorzitter, Veerle De Tollenaere. Rik Soens. _________________________________________________________________________________ Voor eensluidend afschrift, 10 maart 2015
De secretaris, Veerle De Tollenaere
imog
Imog besluitenlijst RvB 17 februari 2015
5/5
