Előterjesztés Nyergesújfalu Város Önkormányzati Képviselő-testülete 2009. október 29-i ülésére. Tárgy: Tájékoztató az ÁSZ 2008. évi ellenőrzésére tett intézkedésekről. Tisztelt Képviselő-testület! Az Állami Számvevőszék 2008-ban átfogóan ellenőrizte végzett az önkormányzat gazdálkodását. A szabályszerű gazdálkodás biztosításának érdekében az ÁSZ megállapításokat tett, hasznosítására intézkedési terv készült, melynek végrehajtásáról az alábbiakban tájékoztatom a tisztelt Képviselőtestületet. Az előterjesztésben az intézkedési tervben meghatározott feladatokra tett intézkedések dőlt betűvel szedettek. 1.) Biztosítani kell, hogy a költségvetési és zárszámadási rendelet-tervezetekben a költségvetés bevételi és kiadási főösszegének megállapítása az Áht. 8/A. § (7) bekezdés alapján a finanszírozási célú pénzügyi műveletek bevételei-kiadásai nélkül történjen, továbbá az Áht. 8/A. § (1)-(2) bekezdés alapján a költségvetési hiány fedezése, illetve a költségvetési többlet felhasználása is meghatározásra kerüljön. A 2009. évi költségvetési rendelet II. melléklete, mely a költségvetés pénzügyi mérlegét tartalmazza, a bevételi és kiadási összesen sorokon túl külön tartalmazza a forgatási célú értékpapírok értékesítését és vásárlását, mint finanszírozási bevételek és finanszírozási kiadások összeget. A mellékletben és a költségvetési rendelet szöveges részében meghatározásra került a bevétel és kiadás, valamint a hiány összege. A költségvetési hiányt az értékpapírok értékesítése finanszírozza. 2.) A költségvetési rendeletben – az Ámr. 29. § (1) bekezdés k) pontja előírásainak megfelelően – mutassa be elkülönítetten az európai uniós támogatással megvalósuló programok, projektek bevételeit és kiadásait. A 2009. évi költségvetési rendelet XVI. melléklete tartalmazza az Európai Uniós támogatással megvalósuló programok bevételeit és kiadásait. 3.) Határozza meg a kötelezettségvállalási szabályzatban az érvényesítéssel megbízott dolgozók összeférhetetlenségére vonatkozó szabályokat az Ámr. 135. § (6) bekezdésének megfelelően.(Munkaköri leírás aktualizálása) A munkaköri leírásban rögzítésre került az érvényesítési feladat (Mészáros Anita látja el), más, ezzel összeférhetetlen feladatot nem végez. 4.)Intézkedjen a Polgármesteri Hivatal FEUVE rendszerének kiegészítéséről: az Ámr. 145/B. §-a és az ellenőrzési nyomvonalat egészítse ki az egyes tevékenység, vagy feladat elvégzését igazoló dokumentum megnevezésével, illetve annak fellelhetési helyének rögzítésével, pontosítsa, hogy a tevékenységeket, vagy feladatokat részletesen mely belső szabályzat (szabályzatok) tartalmazzák. FEUVE rendszer kiegészítése a Pénzügyminisztérium „Útmutató az ellenőrzési nyomvonal kialakításához” módszertani útmutatója alapján megtörtént. 5.) Gondoskodjon az Ámr. 145/C. § (4) bekezdésében és az Ámr. 145/A. § (3) bekezdésében hivatkozott Pénzügyminisztérium „Útmutató a kockázatkezelés kialakításáról”
módszertani útmutatója alapján arról, hogy a Polgármesteri Hivatal kockázatkezelési eljárásrendje tartalmazza a kockázat azonosítását, a kockázatok folyamatgazdáit, értékelését és kategóriákba sorolását, az elfogadható kockázati keret meghatározását, a kockázatokra adható válaszok megvalósíthatóságának mérlegelését, a kockázat nyilvántartást, a válaszintézkedés beépítését a folyamatba, és a kockázati környezet rendszeres felülvizsgálatát; A Belső Ellenőrzési Kézikönyv kiegészítése a Pénzügyminisztérium „Útmutató a kockázatkezelés kialakításáról” módszertani útmutatója alapján megtörtént. 6.) Gondoskodjon az operatív gazdálkodás során a működésbeli hibák megelőzésére, feltárására, Illetve kijavítására kialakított kontrollok megbízható működése, kockázatainak csökkentése érdekében arról, hogy: - az utalvány ellenjegyzői az Ámr. 137. § (3) bekezdésének előírása alapján valamennyi kiadás teljesítését megelőzően győződjenek meg arról, hogy az utalványozás nem sérti-e a gazdálkodásra vonatkozó az Ámr. 134. § (9) bekezdés c) pontjában foglalt szabályokat, továbbá a szakmai teljesítés igazolása az Ámr. 135. § (1) bekezdésében foglaltak szerint megtörtént-e; - az Ámr. 135. § (1)–(2) bekezdéseiben foglaltaknak megfelelően a szakmai teljesítés igazolást a kifizetéseket megelőzően a kijelölt személyek okmányok alapján, a belső szabályzatban előírt módon végezzék el, aláírásukkal szakmailag igazolják a kifizetések jogosultságát, összegszerűségét, a megrendelésben foglaltak teljesítését, az igazolás dátumának megjelölésével. A gazdasági események ellenjegyzése a jogszabályoknak, belső szabályzatainknak megfelelően történik, oly módon, hogy ellenjegyzést megelőzően ellenőrzésre kerül a pénzügyi fedezet megléte és ezt követi a kötelezettségvállalás folyamata és annak nyilvántartásba vétele. A szakmai teljesítés igazolása szempontjából a „Kötelezettségvállalás, utalványozás, ellenjegyzés, érvényesítés rendjének szabályzata” 2008. május 15-én módosításra került. A szakmai teljesítés igazolása ezt követően a jogszabályoknak és a belső szabályzatnak megfelelően történik. 7.) Intézkedjen a település honlapjának a 18/2005. (XII. 27.) IHR rendelet 2. §-ában, illetve 1. és 2. számú mellékleteiben előírt tartalmi és szerkezeti követelmények szerinti átalakítására. A város honlapjának átalakítása a 18/2005. (XII. 27.) IHR rendelet 2. §-ában, illetve 1. és 2. számú mellékleteiben előírtaknak megfelelően részben megtörtént, időközben új honlapot készítettünk mely 2009. november 15-től válik elérhetővé és a fenti jogszabálynak teljes mértékben megfelelő tartalmú lesz. 8.) A belső ellenőrzés megfelelő működése érdekében - kezdeményezze, hogy a Polgármesteri Hivatal SzMSz-ében – a Ber. 4. § (2) bekezdésében foglalt előírásnak megfelelően – határozzák meg a belső ellenőrzési kötelezettséget, az ellenőrzést végző személy, szervezet, vagy szervezeti egység jogállását, feladatait; - intézkedjen a Ber. 11. § (1) bekezdésében előírt szakirányú felsőfokú, vagy más felsőfokú végzettséggel és az előírt szakmai képesítéssel rendelkező belső ellenőr foglalkoztatására; - gondoskodjon arról, hogy a stratégiai terv a Ber. 19. §-ában előírtaknak megfelelően kockázatelemzéssel alátámasztásra kerüljön, és a magas kockázatúnak értékelt területek ellenőrzését tervezzék; - gondoskodjon arról, hogy az éves belső ellenőrzési terv a Ber. 21. § (2) bekezdésben foglalt előírásainak megfelelően kockázatfelmérés alapján felállított prioritásokon alapuljon, összhangban a Ber 21. § (4) bekezdésben foglaltaknak megfelelően tartalmazza a soron kívüli ellenőrzési feladatok elvégzéséhez szükséges ellenőrzési a
-
-
kapacitást, valamint a Ber 21. § (3) bekezdés f) pontja előírása alapján az ellenőrzések módszerét; biztosítsa, hogy a Ber. 23. § (4) bekezdés h) pontjában foglaltaknak megfelelően az ellenőrzési programban határozzák meg az ellenőrzés során alkalmazandó ellenőrzési módszereket; (összegzőbe nincs róla írva) intézkedjen, hogy az ellenőrzési kézikönyvben a Ber. 12. § i) pontja előírásai alapján határozzák meg a belső ellenőrzési tevékenység minőségét biztosító eljárásokat, az ellenőrzési kézikönyvet rendszeresen, de legalább évente vizsgálja felül és a jogszabályok, vagy a módszertani útmutatók változásai, vagy egyéb okok miatt szükséges módosításokat vezesse át, a Ber. 5. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelően; intézkedjen, hogy végezzék el a belső ellenőrzési tevékenység minőségellenőrzését, a Ber. 8. § 9) pontjában foglalt előírásoknak megfelelően; tegyen eleget a belső ellenőrzés által feltárt hiányosságok megszüntetése érdekében a Ber. 29. § (1) bekezdésében előírt intézkedési terv készítési kötelezettségének; intézkedjen, hogy fektessék fel és vezessék a belső (és külső) ellenőrzési jelentésekben tett megállapítások, javaslatok hasznosulását és végrehajtását követő nyilvántartást, összhangban a Ber. 29/A. §-ában foglalt előírásokkal; a belső ellenőrzési vezető – a Ber. 12. § l) pontjában foglaltak alapján – az éves ellenőrzési jelentés elkészítésekor önértékelés keretében értékelje a belső ellenőrzés tárgyi-, személyi feltételeit, tegyen javaslatot a feltételek éves tervvel történő összehangolására;
A Polgármesteri Hivatal SZMSz-nek módosítása a belső ellenőri munkatervi javaslattal egyidőben kerül a tisztelt Képviselő-testület felé. A belső ellenőri feladatok ellátására pályázatot írtunk ki, 2009-ben a Ber. 11.§ (1) bekezdésében meghatározott képesítéssel rendelkező belső ellenőr látja el a belső ellenőri feladatokat. A belső ellenőrzéshez kapcsolódó munkaterv összeállításánál a stratégiai terv kockázatelemzéssel készül, a prioritások meghatározása kockázatfelmérés alapján történik. Az ellenőrzési módszerek táblázatba foglalva a belső ellenőri munkatervben szerepelnek. A belső ellenőri kézikönyv felülvizsgálata és aktualizálása megtörtént. A 2009. évi belső ellenőri tevékenységről szóló beszámoló az intézkedési tervben meghatározottak szerint készül el. 9.) Gondoskodjon az Önkormányzat gazdálkodásának 2003. évi átfogó ellenőrzése során az ÁSZ által tett és nem teljesült szabályszerűségi javaslatok végrehajtásáról; a.) A polgármesteri hivatal és a részben önálló intézmények közötti együttműködési szabályzat felülvizsgálata. b.) Informatikai szabályzatok felülvizsgálata. A Polgármesteri Hivatal és az intézmények között meglévő együttműködés megállapodás Felülvizsgálata elkészült, a Státusztörvényből fakadó kötelezettségek és változások megvalósulását követően indokolt napirendre tűzni. A későbbi napirendre tűzést indokolja az is, hogy az Ámr módosítása napirenden van. Valószínű a megnevezése is változni fog. Az informatikai szabályzat felülvizsgálata megtörtént. 10.) A munka színvonalának javítása érdekében intézkedjen, hogy a költségvetési rendelet-tervezetben az előző évi pénzmaradvány felhasználását az áthúzódó fizetési kötelezettségek teljesítésére eredeti előirányzatként tervezzék. A költségvetési rendelet elkészítésének időszakában még tart az előző év könyvviteli zárása, ezért a pontos pénzmaradványt meghatározni amíg a zárás nem fejeződik be nem lehet. A 2009. évi költségvetési rendelet összeállítása során a kötelezettségvállalás nyilvántartását alapul véve számba vettük a 2008. évről 2009. évre áthúzódó kötelezettségeinket. Ezeket a Képviselő-testületi előterjesztés tételesen tartalmazza. Az aktív és passzív függő, átfutó, kiegyenlítő kiadások és
bevételek meghatározását követően építettük be a költségvetési rendeletbe a 80 683 ezer forint összegű pénzmaradványt. A 2008. évi zárszámadás során a pénzmaradvány elszámolására is sor került. Az önkormányzat 2008. évi módosított pénzmaradványa 81.241 ezer forint, tehát rendelet módosítás során 559 ezer forinttal kell az eredeti pénzmaradvány megemelni. 11.) Az európai uniós támogatások igénybevételére és felhasználására vonatkozóan: - belső szabályzatban határozza meg az a pályázatfigyelést végző és a döntés-előterjesztési jogkörrel rendelkező közötti információszolgáltatási kötelezettséget, a polgármester és a fejlesztési feladat lebonyolítója közötti kapcsolattartás rendjét, a pályázatfigyelés és a pályázatkészítés, valamint a fejlesztési feladat lebonyolításával összefüggő kapcsolattartást, az információszolgáltatás és az ellenőrzés rendjét, jelölje ki az önkormányzati szintű pályázatkoordinálás feladatainak felelősét, valamint a pályázat-nyilvántartás vezetéséért felelős személyt, határozza meg az európai uniós forrásokkal támogatott fejlesztési feladatok lebonyolításával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési feladatokat; - határozza meg az európai uniós forrásokkal támogatott fejlesztési feladatok lebonyolításával kapcsolatos folyamatba épített, előzetes és utólagos vezetői ellenőrzési feladatokat; - intézkedjen, hogy a belső ellenőrzés kockázatelemzése terjedjen ki az európai uniós forrásokkal támogatott fejlesztési feladatokra. A szabályzat elkészült. 12.) Egészítse ki a pénzügyi-számviteli területen dolgozó köztisztviselők munkaköri leírásait az operatív gazdálkodási hatáskörök, kötelezettségek és felelősségi jogkörökkel, a leltározási és leltárkészítési, az értékelési és pénztár ellenőrzési, a selejtezési és hasznosítási, valamint az informatikai rendszer működtetésével kapcsolatos feladatokkal. A Gazdasági Osztályon dolgozók munkaköri leírásai kiegészítésre kerültek a megjelölt feladatkörök, kötelezettségek rögzítésével. 13.) A pénzügyi-számviteli informatikai rendszer biztonságos működtetése érdekében intézkedjen: - az informatikai rendszerekhez történő hozzáférés szabályozására és ennek ellenőrzésére; - a pénzügyi-számviteli programrendszerben az adat karbantartási folyamatok szabályozására; - az informatikai rendszer működésével kapcsolatos belső szabályzatok dolgozók általi ismertetésére; - a pénzügyi-számviteli adatok naprakész informatikai feldolgozására. A pénzügyi-számviteli folyamatok feldolgozásának naprakészsége oly módon biztosított, ahogy a feldolgozásukhoz elengedhetetlen banki és egyéb számviteli bizonylatok rendelkezésre állnak. 14.) Gondoskodjon az eszközök és források értékelési szabályzatának kiegészítéséről az értékelések ellenőrzéséért felelős munkakör(ök) kijelölésével. Az értékelésért felelős munkakörök az értékelési szabályzatban kijelölésre kerültek. 15.) Intézkedjen annak érdekében, hogy a belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai terv felülvizsgálata, aktualizálása során a kockázatelemzés terjedjen ki az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági és közhasznú társaságainál, illetve vagyonkezelőknél a rendelkezésre álló erőforrásokkal való gazdálkodás, a vagyon megóvás, gyarapítás, az elszámolás, beszámolók megbízhatósága vizsgálatának feladataira.
A belső ellenőrzésre vonatkozó stratégiai terv felülvizsgálata, aktualizálása során a kockázatelemzést kiterjesztettük az Önkormányzat többségi irányítást biztosító befolyása alatt működő gazdasági és közhasznú társaságaira is.
Kérem a tisztelt Képviselő-testületet, hogy az ÁSZ megállapításokat tett intézkedéseket tartalmazó előterjesztést szíveskedjenek megvitatni és elfogadni.
Nyergesújfalu, 2009. október 13.
Adolf Józsefné Jegyző
Határozati javaslat: Nyergesújfalu Város Önkormányzati Képviselő-testülete
1.) Fogadja el a 2008. évi ÁSZ vizsgálatra megállapításaira tett intézkedéseket. 2.) Utasítsa a jegyzőt a szükséges intézkedések megtételére. Határidő: 2009. november 15. Felelős: Adolf Józsefné jegyző.
Nyergesújfalu Városi Polgármesteri Hivatal SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATÁNAK (továbbiakban: SZMSZ.) módosítása (Tervezet)
Az SZMSZ az alábbi címmel és a 19/A. ponttal egészül ki: Belső ellenőrzés „19/A (1.) A belső ellenőrzés magában foglalja az Önkormányzat belső ellenőrzését és az Önkormányzat irányítása alá tartozó intézmények felügyeleti ellenőrzését. (2.) A Polgármesteri Hivatal belső kontroll rendszeréért a Jegyző felelős, aki köteles a Polgármesteri Hivatal minden szintjén érvényesülő és megfelelő a.) kontrollkörnyezetet b.) kockázatkezelési rendszert, c.)kontrolltevékenységeket, d.)információs és kommunikációs rendszert, e.)monitoring rendszert kialakítani és működtetni. (3.) A belső ellenőrzési vezető a jegyző, aki működteti a FEUVE rendszert, a belső ellenőrzési feladatot felsőfokú pénzügyi végzettségű külső személy segítségével látja el polgárjogi megállapodás keretében. A belső ellenőrt a jegyző bízza meg. A belső ellenőr az ellenőrzési tevékenységen kívül más tevékenység végrehajtásába nem vonható be. (4.) A belső ellenőr a tevékenységét a vonatkozó jogszabályok, a nemzetközi belső ellenőrzési standardok, a pénzügyminiszter által közzétett módszertani útmutatók és a Nyergesújfalu Város Polgármesteri Hivatalának Belső Ellenőrzési Kézikönyve szerint végzi. (5) A belső ellenőrzést végző személy a belső ellenőrzés keretében készült jelentéseit közvetlenül a jegyzőnek küldi meg. (6) A jegyző alakítja ki és működteti az un. FEUVE rendszert, ami a gazdálkodás folyamatát (tervezés, végrehajtás, beszámolás) és a helyi sajátosságokat veszi figyelembe. (7) A belső ellenőr által ellátandó feladatok: --Vizsgálni és értékelni a pénzügyi irányítási és ellenőrzési rendszerek működésének gazdaságosságát, hatékonyságát és eredményességét --Vizsgálni a rendelkezésre álló önkormányzati erőforrásokkal való gazdálkodást, az önkormányzati vagyon megóvását és gyarapítását, valamint az elszámolások, beszámolók megbízhatóságát --a vizsgált folyamatokkal kapcsolatban megállapításokat és ajánlásokat tenni, valamint elemzéseket, értékeléseket készíteni a jegyző számára a költségvetési szerv működése eredményességének növelése, valamint a belső kontrollrendszerek ( ideértve a FEUVE-t is ) javítása, továbbfejlesztése érdekében
2 --ajánlásokat és javaslatokat megfogalmazni a kockázati tényezők, hiányosságok megszűntetése, kiküszöbölése vagy csökkentése, valamint a szabálytalanságok megelőzése, illetve feltárása érdekében --Nyomon követni az ellenőrzési jelentések alapján megtett intézkedéseket.” A Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítása 2009. november 1-jétől lép hatályba. Nyergesújfalu, 2009. október 19. Adolf Józsefné Jegyző Záradék Nyergesújfalu Városi Polgármesteri Hivatal SZERVEZETI ÉS MŰKÖDÉSI SZABÁLYZATÁT Nyergesújfalu Város Önkormányzati Képviselő-testülete a ………./2009 (X.29.) számú határozatával módosította. Nyergesújfalu, 2009. október 30. Adolf Józsefné Jegyző
Miskolczi József polgármester
Határozati javaslat Nyergesújfalu Város Önkormányzati Képviselő-testülete 1. Fogadja el Nyergesújfalu Városi Polgármesteri Hivatal Szervezeti és Működési Szabályzatának módosítását 2009. november 1-jei hatállyal az előterjesztés szerinti tartalommal. 2.) Utasítsa a jegyzőt a szükséges intézkedések megtételére. Határidő: Értelemszerűen Felelős: Adolf Józsefné jegyző
