Első Rendőri Kiegészítő Nyugdíjpénztár
Szervezeti és Működési Szabályzat
Jóváhagyta a Pénztár Igazgatótanácsa 2015. július 27.-ei ülésén Hatályba lépés időpontja: 2015. augusztus 1.
Tartalomjegyzék
I. Általános rész Az SzMSz jogszabályi alapjai, rendeltetése, szervezeti és személyi hatálya II. A Pénztárra vonatkozó általános rendelkezések 1. A Pénztár jogállása 2. A Pénztár tevékenységi köre 3. A Pénztár célja és fő feladatai
III. Szervezeti szabályzat 1. A Pénztár szervezete 2. A Pénztár szakmai vezetése 3. A Pénztár adminisztrációs (könyvelési, ügyviteli) szervezete IV. Működési szabályzat 1. Tervezés, pénzgazdálkodás, befektetés, vagyonkezelés 2. Főkönyv, számvitel, analitika, egyéni számlavezetés 3. A pénztári belső szabályozások kiadásának rendje 4. A Pénztár belső szabályzatai 5. Tagi elszámolások V. A pénztár dolgozóira vonatkozó szabályok 1. A munkáltatói jogok gyakorlása 2. Munkaidő, munkarend 3. Az üzleti titok és pénztári titok, a pénztári és személyi adatok, adatállományok védelme
2
I. Általános rész
Az Első Rendőri Kiegészítő Nyugdíjpénztár (a továbbiakban: Pénztár) Szervezeti és Működési Szabályzata (a továbbiakban: SzMSz) - az 1993. évi XCVI. "Az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárak"- ról szóló törvény (a továbbiakban: Öpt.) és az egyéb kapcsolódó hatályos jogszabályok, továbbá - a Munka Törvénykönyvéről szóló 2012. évi I. Törvény (a továbbiakban: Mt.), valamint - a Pénztár alapszabálya és belső rendelkezései alapján készült. Az SzMSz rendeltetése, hogy szabályozza a Pénztár működési rendjét, és az alapszabállyal együtt - szervezési eszközként szolgáljon, - tájékoztatást nyújtson az ellenőrzést végzők, valamint a Pénztár tagjai részére, betanítási eszközként szolgáljon a dolgozók munkakörbe állításánál. Az SzMSz személyi hatálya a Pénztár, tisztségviselőire és dolgozóira terjed ki. II. A Pénztárra vonatkozó általános rendelkezések 1. A Pénztár jogállása Az Első Rendőri Kiegészítő Nyugdíjpénztárt 1994. november 28-án alapították az Országos Rendőr-főkapitányság dolgozói. Az Öpt. 6. §. (1) bek. alapján a Fővárosi Bíróság 9.Pk.61575/1994/3. sz. Végzésével a Pénztárat az 56. sorszám alatt vette nyilvántartásba Budapesten, 1995. április 12-én. A Pénztár tevékenységi engedélyét az Önkéntes Kölcsönös Biztosító Pénztárak Felügyelete E/80/1995. sz. Határozat-ával 1995. május 5-én adta meg. A Pénztár önálló jogi személy és önálló gazdasági egység.
3
A Pénztár feletti felügyeletet az MNB (a továbbiakban: Felügyelet) gyakorolja. A cégjegyzésre, a Pénztár képviseletére és a Pénztár nevében történő aláírásra vonatkozó részletes szabályozást a Pénztár Képviseleti Könyve tartalmazza. A Pénztár jogi képviseletét szükség esetén, egyedi megbízás alapján felkért ügyvéd látja el. A Pénztár által - beszámolási kötelezettségei keretében jelentések hitelesítését a megbízott könyvvizsgáló végzi.
készített
2. A Pénztár tevékenységi köre - SZJ104100: nyugdíjalap – kezelés kiegészítő szolgáltatással (TEÁOR 6720) - SZJ182990: tagsági viszonyon alapuló szervezet tevékenysége (TEÁOR 9199) 3. A Pénztár célja és fő feladatai A kiegészítő nyugdíjpénztár célja a tagok által befizetett, a Pénztár bankszámlájára befolyt, a tagok egyéni számláján szereplő pénzeszközök nyilvántartása, befektetése és a tagok részére az alapszabályban meghatározott szolgáltatások teljesítése. Fő feladatai közé tartozik a pénztártagok és munkáltatói tagok szervezése, ennek keretén belül az igazgatótanács felveszi és folyamatosan tartja a kapcsolatot a munkáltatókkal és a tagok érdekképviseleti szervezeteivel. Alapelv, hogy a pénztártagság jogait a Pénztár az adott munkáltatói szervezethez tartozóan külön megállapodások (munkáltató tagi szerződések) útján is biztosítja. További feladatai: - szervezi és előkészíti a tagság információellátását, reklám-, és propagandatevékenységet fejt ki a taglétszám növelése érdekében, - biztosítja a jelentkezéshez szükséges dokumentumokat, a pénztárhoz való hozzáférhetőséget, a kommunikációs feltételeket, - tagjai közé felveszi az alapszabályban meghatározott feltételeknek megfelelő jelentkezőket, 4
- megfelelő dokumentumokat, igazolásokat biztosít a tagok részére a szerződéses kapcsolat, a tagsági viszony létrejöttének és az adókedvezmény igénybevétele jogosságának bizonyítására, - felfekteti a tagnyilvántartást, - nyilvántartja a jelentkezés tényét, időpontját, a jelentkezettek adatait, - az egyéni számla-programban folyamatosan aktualizálja az analitikus nyilvántartást, melyet alapbizonylatként felhasznál a pénztár és a tag között létrejött tagsági jogviszony bizonyítására, - dokumentálja a kötelező várakozási idő kezdetét, - az alapszabálynak megfelelően felosztja és könyveli a beérkezett tagdíjakat a céltartalékokra, - vezeti az egyéni tagdíjszámlákat, - könyveli és elszámolja, jóváírja az egyéni számlák hozamát, - kiadja az adóigazolásokat és egyéni számlakivonatokat, - elszámol a szolgáltatást, illetve visszatérítést igénylő tagokkal, - biztosítja a pénztártagok befizetéseinek, a Pénztár vagyonának megőrzését, befektetését, - biztosítja a Pénztár működésének szervezeti, személyi, technikai feltételeit, - ellátja a Pénztár állományába tartozó munkavállalók, tisztségviselők személyzeti, munkaügyi feladatait, - eleget tesz a vonatkozó kormányrendeletek által meghatározott jelentési kötelezettségeknek.
5
III. Szervezeti Szabályzat 1. A Pénztár szervezete 1.1. A Pénztár vezető szerve a közgyűlés. 1.2. A Pénztár működtetését és irányítását a közgyűlés által öt évente választott igazgatótanács végzi. A közvetlen szakmai irányítást az igazgatótanács elnöke látja el. 1.3. A Pénztár ellenőrző szerve a közgyűlés által 5 évente választott ellenőrző bizottság. A közgyűlés, az igazgatótanács és az ellenőrző bizottság részletes feladat-, jog- és hatáskörét az Öpt., valamint a Pénztár belső szabályozásai tartalmazzák. 1.4. A Pénztár adminisztrációs szerve a könyvelési és ügyintézői munkaterület, melynek dolgozói, a Pénztárral munkaviszonyban álló alkalmazottak. 2. A Pénztár szakmai vezetése A Pénztár működtetésével kapcsolatos teendőket a következő munkamegosztás szerint kell végezni: 2.1. Az igazgatótanács elnöke Hatáskörét, jogait és kötelességeit az Öpt., valamint az alapszabály határozza meg. Feladatai: - az igazgatótanács ülések közötti időszakban - szakmai vezetőként ellátja a Pénztár vezetését, - irányító, szervező és ellenőrző tevékenységével biztosítja a Pénztár rendeltetésszerű, gazdaságos és eredményes működését, - a tagság érdekeivel összhangban kidolgozza elképzeléseket és stratégiát,
a
pénztár-politikai
- irányítja a Pénztár szervezési és fejlesztési tevékenységét, - megszervezi a Pénztár működéséhez technikai, személyi feltételek biztosítását, 6
szükséges
eszközök,
- gondoskodik a Pénztár törvényes kötelezettségeinek teljesítéséről, - biztosítja a pénztártagokat - a pénztári jogviszony alapján törvényesen megillető jogok érvényesíthetőségét, - biztosítja a törvényesség maradéktalan megvalósítását, a jogszabályok, a közgyűlés, az igazgatótanács határozatainak, valamint az MNB által előírt rendelkezések végrehajtását. - irányítja a Pénztár személyzeti munkáját. Az igazgatótanács elnöke szervező, irányító munkája során támaszkodik az igazgatótanács döntéseire, az igazgatótanács tagjaira, a gazdasági-számviteli vezetőre, az ellenőrző bizottságra és a Pénztár érdekében önként munkát vállaló aktivistákra.
2.2. A gazdasági-számviteli vezető (főkönyvelő) Munkáltatója a Pénztár igazgatótanácsa, jogait és kötelességeit elsődlegesen az Mt., illetve az alapszabály, a munkaszerződés és a munkaköri leírás tartalmazza.
3. A Pénztár adminisztrációs (könyvelési, ügyviteli) szervezete A pénztárnál alkalmazott állománytábla : i. t. – elnök gazdasági vezető (főkönyvelő)
főelőadók A Pénztár közvetlen irányítását két igazgatótanácsi ülés között az igazgatótanács elnöke végzi a vonatkozó törvény és az alapszabály alapján. A Pénztár életét, működését befolyásoló döntésekre vonatkozó egyeztetési kötelezettségtől eltekintve elsődleges utasítási jogkörrel rendelkezik a Pénztár alkalmazásában álló dolgozókat illetően.
7
IV. Működési szabályzat A Pénztár jogilag egyetlen szervezeti egység, ezért a jogok és kötelezettségek alanya minden esetben a Pénztár. 1. Gazdasági tervezés, pénzgazdálkodás, vagyonkezelés 1.1. Gazdasági tervezés Az Öpt. és a vonatkozó kormányrendeletek alapján a Pénztár rövid és hosszú távú pénzügyi terv készítésére kötelezett. A tervek tartalmazzák : - a kialakított pénztár-politikai elgondolásokat, - a tagszervezési terveket, belső célkitűzéseket, - a bevételi és befektetési előirányzatokat, - szolgáltatások és költségek becsült mértékét, - a munkaerő-gazdálkodást és a szociális ellátási feladatokat. 1.2. Pénzgazdálkodás A Pénztár pénzgazdálkodásának biztosítani kell : - a Pénztár fizetőképessége és működése fenntartásának módszerét, - a működés finanszírozását, - a fizetési és elszámolási forgalom zavartalanságát, - a tagok felé a kötelezettségek teljesítését, - az állam (NAV, MNB stb.) iránti kötelezettségek teljesítését, - a Pénztár céltartalékaival kapcsolatos pénzügyi műveletek szabályszerűségét, - a befektetési tevékenységgel kapcsolatos törvényi szabályozások betartását, a befektetések eredményességét. 1.3. Befektetés, vagyonkezelés A befektetési tevékenység eredményességének biztosítása érdekében - az igazgatótanács döntése alapján és a közgyűlés jóváhagyásával - a pénztár több vagyonkezelővel is léphet szerződéses jogviszonyba : Az alapelv, hogy a szabad pénzeszközök befektetése a vagyonkezelő(k)nél relatív alacsony kockázati tényezővel a maximális biztonság szem előtt tartásával történjen. A törvény értelmében egy letétkezelőnél kezelik a Pénztár értékpapírjait.
8
A tranzakciókat a napi kivonatok és a havi összesítők, valamint a negyedévi értékelések alapján kell ellenőrizni. A pénztári hozamok elszámolásának szabályzat határozza meg.
módját
a
hozamfelosztási
A Pénztár a befektetési tevékenység eredményeként a realizált hozamot és a nem realizált hozamot (értékelési különbözetet) az adott időszaknak megfelelően kimutatja és a tagok egyéni számláján negyedévente jóváírja. 2. Főkönyv, számvitel, analitika, egyéni számlavezetés 2.1. Főkönyv, számvitel Az önkéntes nyugdíjpénztár könyvelési előírásait a vonatkozó jogszabályok, valamint a Pénztár belső szabályzatai tartalmazzák. Egyedi esetekre vonatkozóan az igazgatótanács döntései, illetve elnöki utasítások az irányadóak. A Pénztár számlatükrét, számlarendjét a hatályos jogszabályoknak megfelelően folyamatosan, de legalább évente aktualizálni kell. A karbantartás végrehajtásáért a Pénztár főkönyvelője felelős. A Pénztár beszámolási kötelezettségei a felügyeleti szerv felé: - negyedéves bevallások az MNB által meghatározott informatikai módon, - éves jelentés, beszámoló, pénzügyi terv, üzleti jelentés, biztosításmatematikai mellékletek ugyancsak a felügyeleti szerv által előírt formában. Az éves jelentést, beszámolót, pénzügyi tervet könyvvizsgálóval kell hitelesíttetni. A jelentések, a beszámoló, a mérleg stb. valóságtartalmáért az igazgatótanács elnöke és a főkönyvelő egyetemlegesen felelős. 2.2. Analitika, egyéni számlavezetés Az alapnyilvántartás rendeltetése, hogy adatot szolgáltasson: - a Pénztár pénzügyi, gazdasági, gazdálkodási tervezéséhez, 9
- a kötelezően előírt jelentések, beszámolók összeállításához, - az egyéni számlák felfektetéséhez, - a tagokkal, kedvezményezettekkel történő elszámoláshoz, - az egyéni számlák folyamatos vezetéséhez, a befizetett tagdíjak és egyéb, a tag javára történő befizetések havi lekönyveléséhez az alapszabályban meghatározott céltartalékok szerinti bontásban. A befizetett tagdíjakat és egyéb beérkező összegeket az alapszabályban, a Tartalékképzési szabályzatban rögzített módon kell a megfelelő céltartalékok között felosztani. Az egyéni számlák szerkezeti felépítése a kialakított szervezeti tagozódásra épül, amelynek célja : - az illetményszámfejtő helyek bevonása a tagdíjak utalásába, az adókedvezmény, a munkáltatói tagdíj - hozzájárulás, támogatás jóváírásába, - a szervezetek, külső cégek közötti tagi áthelyezések átvezetése érdekében történő kapcsolattartás, - a kölcsönös információáramlás biztosítása a tagok érdekei érvényesítésének elősegítésére. 3. A pénztári belső szabályozások kiadásának rendje 4.1. A Pénztár egészét érintő általános jellegű kérdéseket sorszámmal ellátott közgyűlési, igazgatótanácsi, elnöki határozattal kell szabályozni. 4.2. Az egyes ügymenetek, tevékenységi folyamatok lebonyolításának rendjét, részletes szabályait belső szabályzatokban kell meghatározni. Alapelv, hogy az utasításokat, rendelkezéseket - jellegüktől függően annyi példányban kell kiadni, hogy - a felhasználó kapjon, illetve hozzáférjen, valamint - azok gyűjtő dossziéban is lerakásra kerüljenek az igazgatótanács, az ellenőrző bizottság, valamint a Pénztár tagjai részére történő betekinthetőség érdekében.
4.3. Az ügyiratok kezelése A belső ügyiratok, a beérkező és a kiküldendő iratok kezelésére vonatkozó részletes szabályokat a Pénztár iratkezelési szabályzata tartalmazza.
10
4. A Pénztár belső szabályzatai Az egyes pénztári tevékenységek alapvető szabályozását a következő belső rendelkezések tartalmazzák: - Számviteli politika - Pénztári számlarend és számlatükör - Hozamfelosztási szabályzat - Pénzmosási szabályzat - Pénzkezelési szabályzat - Leltározási szabályzat - Iratkezelési szabályzat - Ellenőrzési szabályzat - Tagi kölcsön szabályzat - Szolgáltatási szabályzat - Befektetési Politika - Vagyonkezelési irányelvek - Tartalékképzési szabályzat - Eszközök és források értékelési szabályzata 5. Tagi elszámolások A Pénztár részéről a tagok felé nyújtott szolgáltatásokat - a vonatkozó jogszabályokon kívül - az alapszabály, a hozamfelosztási szabályzat, a tagi kölcsön szabályzat és a szolgáltatási szabályzat tartalmazza. V. A pénztár dolgozóira vonatkozó szabályok A Pénztár dolgozóinak munkaviszonyára vonatkozó előírásokat az Mt., a munkaszerződések, a munkaköri leírások, valamint a Pénztár belső rendelkezései tartalmazzák. A Pénztár vezetése a folyamatos munkavégzés érdekében főmunkaidőben munkaviszony létesítésével alkalmaz munkaerőket. 1. A munkáltatói jogok gyakorlása 1.1. A pénztárral munkaviszonyban álló alkalmazottakat illetően a munkáltatói jogokat az igazgatótanács gyakorolja. 1.2. Az igazgatótanács elnöke az igazgatótanács és az ellenőrző bizottság tagjaival, a pénztár munkavállalóival nem tisztségviselői-, illetve nem munkaköri feladatok elvégzésére, továbbá a pénztári 11
munkát végző pénztártagokkal, illetve külső munkaerőkkel is jogosult megbízási szerződést kötni. 1.3. A munkabérek megállapítása. A megállapítás során figyelembe kell venni a teljesítményt, a Pénztár érdekében kifejtett tevékenység értékét. Lehetőség szerint biztosítani kell a közvetlen munkát végzők jövedelmének piaci szintre való kiegészítését. A bérfejlesztés és jutalmazás mértékére vonatkozóan a Pénztár szakmai vezetése tesz javaslatot az igazgatótanácsnak. A béren kívüli anyagi ösztönzés irányelveire ugyancsak az előbbiek vonatkoznak. 1.4. Másodállás, mellékfoglalkozás engedélyezése Másodállás, mellékfoglalkozás engedélyezésére a pénztári alkalmazottak tekintetében az igazgatótanács, mint munkáltató jogosult. Általános elv, hogy másodállás, mellékfoglalkozás csak abban az esetben engedélyezhető, ha az a Pénztárnál betöltött állással, kötelezettségekkel nem összeférhetetlen és egyébként sem jár a pénztári érdekek sérelmével. E feltételeket a kérelem elbírálása, illetve véleményezése során alaposan vizsgálni kell.
1.5. A szabadság engedélyezése, kiadása és nyilvántartása Az alkalmazottak éves szabadságát lehetőleg a dolgozók kérelmének megfelelően kell kiadni. A szabadságigény kiadásánál a szabadságot engedélyező az erre vonatkozó munkajogi rendelkezéseket köteles figyelembe venni. Az évi rendes szabadság igazgatótanács elnöke jogosultak.
kiadására,
engedélyezésére
az
A szabadság, vagy betegség miatt távollévők feladatait ténylegesen végzők részére helyettesítési pótlék fizethető.
12
Mind az évi rendes, mind az esetleges rendkívüli szabadságokról pontos nyilvántartást kell vezetni. 1.6. Fegyelmi jogkör gyakorlása. A Pénztárnál a munkafegyelem biztosítása elsődlegesen az igazgatótanács elnökének, mint a két igazgatótanács ülés között az ügyek vitelével megbízott tisztségviselőnek a feladata, ezért fegyelmi ügyekben - a szakmai vezetés véleményének kikérését követően - az igazgatótanács, mint munkáltató felé előterjesztési jogkörrel rendelkezik. 2. Munkaidő, munkarend A munkarendre, a munkaidő beosztására, az érvényes munkaidőrendtől való esetleges eltérésre vonatkozó szabályokat a dolgozók munkaszerződése és munkaköri leírása tartalmazza. 3. Az üzleti titok, pénztári titok, a pénztári és személyi adatok, adatállományok védelme Az üzleti-, és pénztári titok fogalmára és a kapcsolódó eljárási rendre vonatkozó részletes szabályokat az Öpt. 40/A. – 40/B. §-ok tartalmazzák. A Pénztár dolgozója, tagja, tisztségviselője köteles a tudomására jutott pénztári titkot, adatot, egyéb jogot megtestesítő információt - beleértve a Pénztár működésére, ügyvitelére vonatkozó szabályozásokat – megtartani és kizárólag a Pénztár érdekében és javára felhasználni. Az adatvédelem érdekében a teljes körű személyi tagnyilvántartás csak a szabad hozzáférést megakadályozó számítógépben dolgozható fel. Biztosítani kell, hogy a személyi adatok illetéktelen kezekbe ne kerüljenek, ezért a Pénztár tisztségviselői és dolgozói titoktartási nyilatkozatot kötelesek tenni. A tagok személyi adataira, pénzügyi helyzetére, az egyéni számla állására vonatkozó adatok kizárólag a jogosult részére adhatóak ki. Más tag adatairól kért tájékoztatást a Pénztár dolgozója köteles megtagadni. Az adatvédelem érdekében a személyi nyilvántartás és az egyéni számla kezelése külső szervezet, vállalkozó részére nem adható ki.
13
A számítógépekből az adatállományt CD-lemezre vagy floppyra legalább évente le kell menteni, a lementett adatállományt biztonságos, zárt lemezszekrényben kell tárolni. A személyi adatokat is tartalmazó egyéni számlák vezetésének éves mentései archiválandók, nem selejtezhetőek. Az informatikai és adatvédelmi szabályokat megsértő alkalmazottal szemben fegyelmi eljárásnak van helye.
pénztári
Jelen Szabályzat a kiadása napján lép hatályba. Ezzel egyidejűleg hatályát veszti a Pénztár 2012. április 16.-án kiadott Szervezeti és Működési Szabályzata. Budapest, 2015. augusztus 1.
Dr. Berderics József s.k. igazgatótanács elnöke
14
