Elobase Detailhandel Organisatiebeleid

© Noordhoff Uitgevers

Elobase Detailhandel Manager Kerntaak 1

Theorieboek (Management Gedeelte 7 Personeelsbeheersing)

Elobase Detailhandel Organisatiebeleid Theorieboek voor het theorie-examen kerntaak 1 Manager

Management Het 7e gedeelte: Personeelsbeheersing 1




Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid: Management gedeelte 7: Personeelsbeheersing Wat ga je doen? Inzicht krijgen in de gevolgen van personeelsverloop voor het bedrijf. Werken aan personeelsbudgetten Het opslaan en bijhouden van de gegevens van het personeel in een personeelsadministratie. Aan bod komen achtereenvolgens (inhoudsopgave is die van het gehele boek): Organisatie Arbeidsvoorwaarden HRM HRM-instroom HRM-opleiden HRM-uitstroom

pag 8 pag 32 pag 50 pag 55 pag 64 pag 72

HRM-personeelsbeheersing  Budget en personeel  Benchmarken  Loonkosten beïnvloeden  Binnen personeelsbudget blijven  Personeelsadministratie  Personeelsdossier  Wet persoonsgegevens  Wet SAMEN  Loonadministratie  Loonberekening

pag 78 78 81 82 84 88 91 92 93 94 95

Kwalificatie, werkprocessen en competenties Opleiding 93490 Manager Handel Werkproces

1.1 Vertaalt beleidsplannen naar eigen situatie 1.2 Vertaalt ondernemingsbeleid naar plannen voor de afdeling 1.10 Begeleidt medewerkers bij het functioneren in het beroep Beroepscompetentie

A B C H K M S Q X Y

Beslissen en activiteiten initiëren Aansturen Begeleiden Overtuigen en beïnvloeden Vakdeskundigheid toepassen Analyseren Kwaliteit leveren Plannen en organiseren Ondernemend en commercieel handelen Bedrijfsmatig handelen

2




Trefwoorden Budget en personeel                   

Aannemen ADV Arbeidstijden Benchmarken Benchmarkperioden Brutoloon Budget Budgetteren CAO Flexibele urencontracten Flexwet Hulpkracht Indirecte loonkosten Inroosteren Kengetal Koopzondagen Kwalitatieve personeelsbehoefte Kwantitatieve personeelsbehoefte Leeftijdsopbouw

                 

Loonheffing Nettoloon Netto-omzet Ontslaan Oproepkracht Overwerk Personeelsbehoefte Personeelskosten Personeelsplanning Personeelsrooster Standaardbezetting Toeslagen Uurloon Vakantiekracht Verloningspercentage Werkgeverslasten Werkgeverspremies Ziekteverzuim

          

Personeelsregistratie Premies volksverzekering Premies werknemersverzekering Privacyreglement Stelsel van sociale zekerheid WAO WBP Werkgeversbijdragen Werkloosheidswet Wet bescherming persoonsgegevens Wet stimulering arbeidsdeelname minderheden WW ZFW

Trefwoorden Personeelsadministratie              

Algemene nabestaandenwet Algemene ouderdomswet Algemene wet bijzondere ziektekosten ANW AOW AWBZ Belastingschijf Brutoloon Heffingskorting Loonadministratie Loonheffing Nettoloon Personeelsadministratie Personeelsdossier

 

3




Theorieboek Kerntaak 1 Organisatiebeleid Management gedeelte 7: Personeelsbeheersing __________________________________________________ Binnen personeelsbudget blijven Als detailhandelaar probeer je een zo hoog mogelijke omzet te halen tegen acceptabele personeelskosten, binnen de regels van de arbo en de cao. Om dit voor elkaar te krijgen moet je scherp budgetteren en inroosteren. Waar nodig pas je de standaard personeelsbezetting aan. Ook blijf je narekenen hoe je scoort in vergelijking met andere vestigingen of dezelfde periodes in een vorig boekjaar. Voordat je echt gaat rekenen bepaal je grofweg je personeelsbehoefte. Je kijkt wat je personeelsbehoefte kwalitatief en kwantitatief is. Hoeveel medewerkers heb je gemiddeld per functie nodig per week, uitgaande van een minimale bezetting? Vervolgens check je of je personeelsbehoefte financieel past binnen je personeelsbudget. Je rekent uit of je de medewerkers die je nodig denkt te hebben, ook kunt betalen. Stel zo nodig bij door het aantal uren of het uurloon aan te passen.

Aantal fte's berekenen Berekenen hoeveel fte's je kunt betalen en hoeveel uren je dus kunt inzetten, is lastig. Vaak kun je teruggrijpen op eerdere cijfers en kengetallen, of op gegevens van het hoofdkantoor, de boekhouder of accountant. Dan hoef je maar een paar gegevens aan te passen. In nieuwe situaties moet je zelf een schatting kunnen maken of een controleberekening. Als je niet kunt vergelijken, pak je die berekening grofweg als volgt aan. Brutoloonbudget bepalen

Berekening

Je rekent eerst uit wat je aan omzet verwacht.

Verwachte omzet: €300.000

Wat kun je volgens het verloningspercentage aan personeel uitgeven? In de dames- en herenmode is dat voor het kleinbedrijf 13 procent van je omzet.

Personeelskosten:

Trek hier een percentage van 30/130 procent (23%) vanaf voor:  ziekteverzuimkosten

Indirecte personeelskosten: 30/130 % × € 39.000 = € 8.970

 de indirecte personeelskosten

Directe brutoloonkosten:

 het werkgeversdeel van ziekte- en pensioenverzekeringen en sociale premies.

€ 39.000 - € 8.970 = € 30.030

Wat je overhoudt is het totale brutoloon inclusief vakantietoeslag van 8 procent. Trek de vakantietoeslag ervan af (× 100/108).

Brutoloonbudget excl. vakantietoeslag:

13 % × € 300.000 = € 39.000

€ 30.030 × 100/108 = € 27.805

4




Aantal fte's berekenen

Berekening

Manier 1 op basis van brutoloonbudget:

Jaarloon 18-jarige:

Zoek het cao-maandloon op, bijvoorbeeld:

12 × € 654 = € 7.848

 voor een 18-jarige uit een willekeurige functiegroep: € 654

Jaarloon 24-jarige:

 voor een 24-jarige uit een willekeurige functiegroep met 1 jaar ervaring: € 1.522.

12 × € 1.522 = € 18.264

Bereken hieruit het jaarloon. Je berekent hoeveel fte's je kunt betalen van je brutoloonbudget, uitgaande van de geldende cao.

brutoloonbudget: € 27.805 1 fte 24 jarige/gr 3: -/- € 18.264 1,2 fte 18-jarige gr 2: -/- € 9.417 ------------€ 124

Manier 2 op basis van de omzet per fte.:

Netto-omzet per fte:

Zoek het kengetal 'netto-omzet per fte' op via de HBD.

 in het kleinbedrijf: € 219.700  in het middenbedrijf: € 157.000

Bereken nu hoeveel medewerkers in de branche gebruikelijk zijn bij de omzet die je denkt te maken.

€ 300.000 / € 219.700 = 1,36 fte € 300.000 / € 157.000 = 1,91 fte Dit zijn 1,36 of 1,91 fulltimers met een volledige werkweek volgens de cao.

Op deze manier kun je het aantal fte's en het aantal uren grofweg benaderen en een eerste planning maken. Om de berekeningen precies uit te voeren heb je het hoofdkantoor, een salariskantoor, boekhouder of gespecialiseerd computerprogramma nodig.

Inroosteren Als je weet hoeveel fte's je per functiegroep op jaarbasis kunt inzetten, weet je ook het aantal uren per week. Dit is bijvoorbeeld 38 uur. Kun je 1,2 fte inzetten van een 18-jarige, dan betekent dit 1,2 × 38 uur = 45,6 uur. Dan kun je bijvoorbeeld iemand aanstellen voor 0,8 fte en een voor 0,4 fte. Weet je het aantal uren dat je kunt betalen, dan kun je de berekende uren gaan inroosteren met de specifieke tijden erbij. Check of er toeslagen gelden voor bijzondere uren, en hoeveel die bedragen. Die toeslagen moet je later weer in tijd terugbetalen! Daarom moet je de toeslaguren ook inroosteren. Vervolgens check je of het past en of je uitkomt:   

Kun je de optimale bezetting realiseren met je huidige personeelsbestand? Controleer of je overwerk hebt voorkomen, probeer dit zo mogelijk te vermijden. Rooster ook de vakantie- en compensatie-uren in. Pas de inroostering zo nodig aan.

5




Computerroosters Moet je wekelijks of dagelijks grote groepen mensen inroosteren, dan is een computerprogramma aan te bevelen. Het eenvoudigst zijn Excel-sheets, van de holding of door jezelf opgezet. Het kan ook via speciale computerprogramma's voor personeelsroosters. Er zijn ook programma's die meteen zijn gekoppeld aan de salarisadministratie. Deze leveren bijbehorende loonstrookjes die gebaseerd zijn op de roostergegevens. Ook kun je bijvoorbeeld zien op hoeveel toeslag een medewerker recht heeft op bepaalde werktijden. Zulke computerprogramma's besparen tijd. Het is mogelijk te besparen op de loonsom, omdat het roosterprogramma goedkope alternatieven kan uitrekenen.

Standaardbezetting Rooster je handmatig, dan kan dat veel werk opleveren. Het gaat sneller met een standaard personeelsbezetting die je steeds opnieuw kunt gebruiken. De standaardbezetting voor een gemiddelde week of maand kan per dag of dagdeel anders zijn ingevuld. Deze onderbouw je met een budgettering. Dan weet je dat je uitkomt met je personeelsbudget als de omzet normaal is. Verwacht je de normale drukte, dan hanteer je de standaardbezetting. Verwacht je dat het extra druk zal zijn of juist heel rustig? Dan pas je de bezetting daarop aan en zet je meer of juist minder mensen in. Voorbeeld Over twee weken wordt op dinsdagmiddag een braderie gehouden in de winkelstraat, een echte publiekstrekker. Hiervoor past de ondernemer met een warenhuis de standaardbezetting aan. Voor 's morgens plant hij twee extra vakkenvullers in om de stand op te zetten en in te richten. 's Middags roostert hij extra kassamedewerkers in: een voor in de stand en een extra voor in de winkel. Denkt hij veel om te zetten in de stand, dan zet hij er twee medewerkers in. Dat is een kwestie van uitrekenen: levert een extra medewerker zichzelf op? De woensdag na de braderie zal het minder druk zijn. Daarom schrapt hij een verkoopmedewerker uit het standaardrooster. In de standaardbezetting kun je al rekening houden met toeslagen. Waar mogelijk beperk je het aantal uren waarvoor je een toeslag moet uitbetalen. Verder rooster je mensen in principe niet in voor overwerk. Al kan tijdens de werkweek blijken dat overwerk nodig is door onverwachte omstandigheden.

Achteraf narekenen Achteraf kijk je of het aantal gewerkte uren en de personeelskosten overeenkomen met je planning. Is het verloningspercentage binnen de perken gebleven? Dit hangt niet alleen af van het brutoloon dat je uiteindelijk betaalt, maar ook van de daadwerkelijk gerealiseerde netto-omzet. Reken dit maandelijks na en stuur zo nodig bij. Is het verloningspercentage te hoog? Als het teveel uitkomt boven het branchegemiddelde moet je bijsturen. Dan heb je te veel aan personeel uitgegeven voor de omzet die je maakt. Bekijk de uurroosters van die periode kritisch en kijk wat je de volgende keer anders moet aanpakken. Is het lager dan anders? Dan heb je minder manuren of goedkopere en jongere medewerkers ingezet voor de omzet die je gemaakt hebt. Dit klinkt mooi. Als dit vaak voorkomt, zitten er echter ook minpunten aan:    

Je medewerkers hebben te hard moeten werken. Als dit vaak gebeurt, worden ze eerder ziek of misschien zelfs overspannen. Door de haast reageren je medewerkers minder klantvriendelijk. Jonge onervaren medewerkers weten nog niet hoe alles moet, wat de klant kan ergeren. De klant krijgt minder service of moet langer wachten voor hij geholpen wordt.

6




Je wilt uitkomen met je budget, maar zonder te veel minpunten. De balans vind je door de personeelsplanning regelmatig te evalueren.

Kleine ondernemers Wat betreft de planning van de personeelskosten is er een klein verschil tussen een filiaalmanager en een ondernemer. Een filiaalmanager krijgt vanuit het hoofdkantoor bepaalde doelstellingen mee over onder meer het verloningspercentage en een acceptabel ziekteverzuim. De ondernemer bepaalt deze percentages voor zichzelf, nadat hij zich zo goed mogelijk heeft geïnformeerd bij de branche. In de praktijk is dit verschil niet wezenlijk. Beiden zijn gebaat bij gezonde kengetallen die aansluiten op of beter zijn de dan branchecijfers. Wel is een waarschuwing op zijn plaats voor kleine ondernemers. Wie zelf onderneemt in de vorm van een eenmanszaak, is minder geneigd zijn eigen werkuren bij te houden. Ongemerkt maken veel kleine ondernemers 60 uur of meer in de week omdat personeel op koopavonden of in het weekend te duur is. Blijf reëel en bereken de gerealiseerde omzet per gewerkt uur: is die hoog genoeg?

Personeelsadministratie Als je medewerkers in dienst hebt, zul je een aantal gegevens van hen moeten registreren. Je hebt bijvoorbeeld het bankrekeningnummer van je medewerkers nodig. Anders kun je geen salarissen betalen. Ook heb je gegevens nodig om de loonbelasting en de sociale premies te kunnen afdragen. Verder schrijft de wet voor dat je van elk van je medewerkers een kopie van het identiteitsbewijs moet bewaren. Naast een personeelsadministratie moet je ook nog een loonadministratie voeren. Het moet duidelijk zijn wie wat verdient en welke gegevens nodig zijn om het salaris te kunnen berekenen.

Vastleggen gegevens Het opslaan van personeelsgegevens dient op een gestructureerde manier te gebeuren. Gebeurt dit niet, dan kan niemand snel de benodigde gegevens vinden. Een goede personeelsadministratie is belangrijk voor elke winkelorganisatie.

Personeelsadministratie en personeelsregistratie Personeelsadministratie en personeelsregistratie zijn in de praktijk nauw met elkaar verweven. Maar in feite zijn het twee verschillende onderdelen.

Personeelsadministratie is het vastleggen van onder meer de persoonlijke gegevens van elk van je medewerkers. Het gaat dan om zaken als contracten, afspraken, verslaglegging van functionerings- en beoordelingsgesprekken en de loonadministratie. Personeelsadministratie heeft te maken met vaste, stabiele gegevens. Vaak gaat het nog om papieren documenten. Personeelsregistratie heeft vooral te maken met veranderlijke gegevens. Je legt dan zaken vast als het aantal gewerkte uren, de aan- en afwezigheid van de medewerker, vakantiedagen, compensatie-uren enzovoort. De personeelsregistratie is tegenwoordig meestal geautomatiseerd.

Inhoud en doel personeelsadministratie Een personeelsadministratie bestaat uit de volgende onderdelen:    

het personeelsdossier; de gegevens van de personeelsregistratie; de administratie in het kader van de Wet stimulering arbeidsdeelname minderheden; de loonadministratie.

7




Photodisc In veel organisaties bestaat de personeelsadministratie uit een kast met hangmappen. Elke hangmap bevat de basisgegevens van één personeelslid, zoals personalia (naam, adres, leeftijd enzovoort), de sollicitatiebrief en de arbeidsovereenkomst.

Er zijn verschillende redenen voor een bedrijf om een personeelsadministratie bij te houden. Die redenen worden duidelijk als je naar de functie kijkt die zo’n administratie heeft. De personeelsadministratie heeft de volgende functies:   

het vastleggen van personeelsgegevens; het verstrekken van informatie ten behoeve van het personeelsbeleid; het verstrekken van informatie aan derden.

Vastleggen van personeelsgegevens Allereerst is elk bedrijf wettelijk verplicht om bepaalde gegevens van het personeel vast te leggen. Daarnaast is het ook gewoon handig om informatie over alle medewerkers op een centrale plaats te bewaren. Wanneer een medewerker bijvoorbeeld onverwacht niet op zijn werk verschijnt, kun je snel opzoeken wat zijn telefoonnummer is. Verder is het bijvoorbeeld handig dat je het arbeidscontract ergens bewaart. Je kunt het dan terugvinden in het geval dat jij en een medewerker een geschil hebben over de arbeidsvoorwaarden. Verstrekken van informatie ten behoeve van het personeelsbeleid Met behulp van de personeelsadministratie kun je allerlei zaken bekijken, zoals de leeftijdsopbouw, het verloop, het opleidingsniveau en het ziekteverzuim van je personeel. Inzicht in deze feiten maakt het makkelijker om een effectief personeelsbeleid te voeren. Je kunt betere antwoorden vinden op vragen als: Is er voldoende personeel beschikbaar op drukke tijden? Hoe moet de bezetting er in de toekomst uitzien? Moet het personeelsbeleid worden aangepast? Verstrekken van informatie aan derden Sommige instanties hebben jouw personeelsgegevens nodig om hun werk goed te kunnen doen. De belastingdienst vraagt bijvoorbeeld de loonbelastingverklaring van elk van je werknemers. Maar ook andere instellingen, zoals de pensioenfondsen, hebben informatie nodig. Overigens mag je niet zomaar aan iedereen gegevens over je personeel verstrekken. Je mag bijvoorbeeld de adressen van je werknemers niet zomaar doorgeven aan een uitgeverij die vaktijdschriften uitgeeft. Je moet hiervoor eerst toestemming vragen aan elk van je medewerkers. Wat wel en niet mag staat beschreven in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wpb).

8




Dit mag dus absoluut nooit gebeuren! Collega’s mogen nooit rondsnuffelen in elkaars personeelsgegevens.

Inhoud en doel personeelsregistratie De personeelsadministratie geeft vooral inzicht in wie er bij je bedrijf werken. Daarnaast is het belangrijk om precies bij te houden wie wanneer werkt en hoe lang iedereen werkt. Het gaat dan om de registratie van de gewerkte uren, de aan- en afwezigheid van elke medewerker, de vakantiedagen, de compensatie-uren enzovoort. De werktijden van je personeel kun je met de volgende hulpmiddelen registreren: een formulier, een tijdklok of prikklok, een kassa of pc. Bij een formulier kan het gaan om een vel papier of om een formulier op de computer. Zo’n digitaal formulier heet een spreadsheet. Op het formulier moeten de werknemers aangeven wanneer ze aanwezig zijn geweest of wanneer ze bepaalde werkzaamheden hebben verricht.

Op een spreadsheet kun je tekst of cijfers invullen in rijen en kolommen. Met de opgeslagen gegevens kun je vervolgens allerlei berekeningen maken.

Bij een tijdklok of prikklok halen de medewerkers een pasje door een afleesapparaat of steken ze een kaart in een stempelautomaat. Hierdoor weet het winkelbedrijf precies wanneer een medewerker aanwezig is geweest. Een kassa of pc registreert wanneer een medewerker zich heeft aangemeld. Hierdoor is na te gaan op welke tijden een medewerker op dat apparaat aan het werk is geweest.

9




De uren worden hier geregistreerd doordat een medewerker zijn pasje door het afleesapparaat haalt.

Een computer zorgt ervoor dat een overzicht wordt gemaakt van de tijden waarop de medewerker aanwezig is geweest.

De manier waarop je registreert, hangt af van de grootte van je bedrijf, van het aantal personeelsleden. Registratie via een formulier zal bijvoorbeeld vaker plaatsvinden in kleinere winkels. Tijdklokken vind je vooral in grote winkelbedrijven. Niet alleen de personeelsadministratie maar ook de personeelsregistratie geeft je allerlei gegevens die voor je personeelsbeleid van belang zijn. Je kunt bijvoorbeeld bekijken:    

of de werktijden goed verdeeld zijn; wat de verhouding kostprijsuurloon in een bepaalde periode was; wat de loonkosten per afdeling zijn; of elke medewerker het juiste loon ontvangen heeft.

Software Het registreren en bewaren van personeelsgegevens kost veel tijd. Er zijn tegenwoordig softwareprogramma’s te koop waarmee je de personeelsadministratie en de personeelsregistratie kunt automatiseren. Automatisering heeft een aantal voordelen:

10




Personeelsdossier Een belangrijk onderdeel van de personeelsadministratie is het personeelsdossier. Het personeelsdossier is een map met allerlei gegevens van het personeel die nodig zijn voor de administratie. Er is een personeelsdossier voor elk van de medewerkers. Het personeelsdossier kan nog allerlei aanvullende informatie bevatten. Om welke extra gegevens het dan gaat, verschilt van winkel tot winkel. Overigens spreekt het voor zich dat het personeelsdossier niet bedoeld is om allerlei privézaken over je medewerkers in op te slaan. De informatie moet zakelijk blijven. Bovendien mag niet zomaar iedereen lezen wat er in de personeelsdossiers van anderen staat. Personeelsdossiers bevatten namelijk vertrouwelijke informatie. Het personeelsdossier heb je regelmatig nodig. Je moet er dus voor zorgen dat het op een heldere manier in elkaar steekt. Een goed personeelsdossier voldoet aan de volgende eisen:     

Het dossier is volledig: alle gegevens die je nodig hebt, zijn in het dossier aanwezig. Het dossier is actueel: de gegevens zijn niet verouderd. Het dossier zit op een logische manier in elkaar. Je medewerkers weten welke gegevens in het dossier zijn opgenomen. De privacy van je medewerkers is gewaarborgd.

Wet persoonsgegevens Gegevens in het personeelsdossier zijn vertrouwelijk. Lang niet iedereen mag ze inzien. Je bent wettelijk verplicht om er zeer zorgvuldig mee om te gaan. Wat wel en niet mag, staat in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp). Vrijwel dagelijks worden allerlei gegevens van je opgeslagen. Om ons allen te beschermen tegen misbruik van onze gegevens, is er de Wet bescherming persoonsgegevens. In deze wet zijn regels vastgelegd voor het registreren en gebruiken van de persoonsgegevens. Ook elke personeelsadministratie van een winkelbedrijf heeft dus te maken met deze wet.

Wetteksten zijn altijd geschreven in ingewikkelde, juridische taal. De overheid publiceert daarom ook brochures waarin de wetten op een begrijpelijkere manier worden uitgelegd.

11




De Wet bescherming persoonsgegevens geeft aan welke rechten wij hebben met betrekking tot de gegevens die over ons worden opgeslagen. Ook geeft de wet aan wat de plichten zijn van de organisaties die met persoonsgegevens werken. De wet heeft tot doel de privacy van alle burgers in Nederland te beschermen.

Rechten van elke burger De Wet bescherming persoonsgegevens geeft elke burger het recht om te weten wat er geregistreerd wordt en wat er met de gegevens gebeurt. Met betrekking tot de personeelsadministratie heeft een geregistreerde de volgende rechten: 

Recht op informatie: de werknemer heeft het recht om te weten wat er geregistreerd wordt en met welk doel. Ook heeft hij het recht om te weten aan welke derden de gegevens verstrekt worden.  Recht op inzage: de werknemer heeft het recht om zijn dossier in te zien.  Recht op verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming: de werknemer heeft het recht zijn werkgever te verzoeken zijn gegevens te verbeteren, aan te vullen of te verwijderen. Dat kan als de gegevens die gebruikt worden, onjuist of onvolledig zijn of niet in de registratie thuishoren.  Het recht van verzet: de werknemer heeft het recht om bezwaar te maken tegen het gebruik van bepaalde gegevens. Het College Bescherming Persoonsgegevens (CBP) ziet erop toe dat de Wet bescherming persoonsgegevens goed wordt uitgevoerd. Zij kunnen boetes opleggen bij overtredingen en geven ook informatie over de wet.

Plichten van organisaties Elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt, heeft een aantal plichten. Die plichten zijn wettelijk vastgelegd. Ze hebben het doel om de privacy van de medewerkers te beschermen. Als organisatie mag je alleen persoonsgegevens verzamelen en bewerken als je daar een duidelijk en gerechtvaardigd doel mee hebt. Een voorbeeld van een duidelijk en gerechtvaardigd doel is het voeren van een loonadministratie. In de registratie mogen dan alleen gegevens worden vastgelegd die voor dat doel nodig zijn. Je mag als ondernemer dus niet zomaar allerlei gegevens van je personeel gaan verzamelen. Je moet zorgvuldig met de persoonsgegevens omgaan. Je mag de informatie niet zomaar aan derden verstrekken. Ook mag niet iedereen binnen je organisatie de personeelsdossiers van anderen inzien. Een organisatie dient daarom een privacyreglement te hebben. Hierin is geregeld wat er wordt opgeslagen in het personeelsdossier en welke medewerker(s) toegang heeft (hebben) tot bepaalde documenten uit dat dossier. De volgende personen zijn in het algemeen bevoegd om het personeelsdossier in te zien:  de medewerker zelf;  de medewerkers die met de gegevens moeten werken (medewerkers personeelszaken);  de ondernemer; de direct leidinggevende van de medewerker. Met sommige informatie moet je als ondernemer extra zorgvuldig zijn. Het gaat dan om informatie over het geloof, het ras, de gezondheid of de seksuele geaardheid van medewerkers. Deze gegevens worden beschouwd als zeer gevoelig. De wet staat niet toe dat je deze informatie zomaar opslaat. Tot slot mag je de gegevens die je over je medewerkers verzameld hebt, niet eindeloos bewaren. Als een medewerker bij je weggaat, moet je zijn dossier na een paar jaar vernietigen.

12




Wet SAMEN Er is in Nederland veel meer werkloosheid onder allochtonen dan onder autochtonen. Bij sommige van deze minderheidsgroepen is de werkloosheid zelfs vier tot vijf keer zo hoog. Ook doen allochtonen vaak laagbetaald werk. De overheid en de werknemersen werkgeversorganisaties willen dat veranderen. Daarom is eind vorige eeuw de Wet stimulering arbeidsdeelname minderheden (SAMEN) in werking getreden. Het doel van de Wet SAMEN is om de kansen van allochtone Nederlanders op de arbeidsmarkt te vergroten. De Wet SAMEN geldt voor bedrijven met 35 of meer medewerkers. Het personeel van deze bedrijven moet zo zijn samengesteld dat het een afspiegeling is van de regionale beroepsbevolking. Als bijvoorbeeld in de provincie Utrecht 25% van de beroepsbevolking allochtoon is, dan moet een groot winkelbedrijf in die regio ernaar streven dat 25% van hun werknemers allochtoon is. Volgens de Wet SAMEN moeten bedrijven jaarlijks in een verslag aangeven hoe groot het aandeel allochtonen in hun personeelsbestand is. Daarnaast moeten ze aangeven welke maatregelen ze nemen om het aandeel allochtone werknemers te vergroten. De arbeidsinspectie controleert of bedrijven de wet juist en volledig uitvoeren. Werknemers van minderheidsgroepen die in een niet-westers land zijn geboren, moeten in principe aan hun werkgever doorgeven waar zij geboren zijn. Deze registratie geldt ook wanneer de werknemer niet zelf, maar één van de ouders in zo’n land geboren is. Overigens mag een werknemer wel bezwaar maken tegen het verstrekken van zijn eigen herkomst of die van zijn ouders. Organisaties die met de Wet SAMEN te maken hebben, moeten de gegevens van de herkomstlanden in een aparte administratie bewaren. In deze registratie worden de volgende gegevens van elke medewerker opgeslagen:     

naam en voorletters geboorteland werknemer geboorteland ouders functieniveau aard van het dienstverband (full- of parttime).

Natuurlijk heeft elke werknemer het recht om zijn gegevens in te zien.

Loonadministratie Een onderdeel van de personeelsadministratie is de loonadministratie. Elke ondernemer die één of meer personeelsleden in dienst heeft, is verplicht zo’n administratie bij te houden. In de loonadministratie verzamel je alle gegevens over het loon van je werknemers.

Stelsel van sociale zekerheden Bij het bepalen van de lonen van je werknemers ben je aan een groot aantal overheidsregels gebonden. Een van die regelingen heeft te maken met het stelsel van sociale zekerheden. In Nederland bestaat een uitgebreid stelsel van sociale zekerheden. Deze zekerheden hebben onder meer tot doel om mensen die geen geld kunnen verdienen, een uitkering te verschaffen. Het gaat dan vooral om werklozen, arbeidsongeschikten en zieken. De sociale zekerheden worden gedeeltelijk betaald door alle belastingbetalers en gedeeltelijk door werkgevers en werknemers. Als werkgever moet je belastingen en premies inhouden op het brutoloon van je medewerkers. Deze bedragen draag je af aan de belastingdienst. Met dit geld worden dan allerlei uitkeringen betaald zoals een WW-uitkering.

13




Hoogte van het loon De hoogte van het loon verschilt van winkel tot winkel. Verder spelen de leeftijd van de medewerker en de functie die hij heeft een rol. Een afdelingschef verdient bijvoorbeeld meer dan een verkoopmedewerker. En iemand van 18 verdient meestal niet zoveel als iemand van 28. De hoogte van de lonen is vaak geregeld in de CAO (collectieve arbeidsovereenkomst) van je bedrijfstak. Heeft je bedrijfstak geen CAO, dan gelden wettelijk vastgestelde minimumlonen. De hoogte van de lonen verandert regelmatig. Het is dus zaak om op de hoogte te blijven van die veranderingen. In de detailhandel werken veel parttimers. De beloning van deze groep werknemers wordt omgerekend naar het aantal uren dat ze werken. Parttimers verdienen per uur dus evenveel als werknemers met een fulltime dienstverband.

Bijzondere uren In de loonadministratie moet je een duidelijk onderscheid maken tussen ‘normale’ en ‘bijzondere’ uren. Normale uren zijn de uren die doordeweeks gemaakt worden. Voor deze uren geldt het gewone loontarief. Bij bijzondere uren gaat het met name om overuren en uren op zondag. Hiervoor geldt vaak een hoger loontarief of worden compensabele uren gegeven. In de loonadministratie maak je hierbij een onderscheid tussen parttimers en fulltimers. Voor fulltimers is er namelijk een hogere beloning voor ‘bijzondere’ uren dan voor parttimers. Daarnaast wordt er nog een onderscheid gemaakt tussen beloning in geld en beloning in tijd. Gewerkte uren buiten de normale werktijden worden in de detailhandel vaak in vrije dagen uitbetaald. Tot slot zijn er nog allerlei andere regelingen die van belang zijn voor de loonadministratie. Het gaat dan bijvoorbeeld om compensatieregelingen en toeslagen. Deze regelingen verschillen per CAO.

Managementinformatie De loonadministratie is een belangrijke bron voor managementinformatie. Je kunt overzichten maken van de loonkosten die in bepaalde perioden zijn gemaakt. Hierdoor kun je bijvoorbeeld bekijken of je loonkosten kloppen met je planning. Door gegevens van voorgaande jaren te bekijken, kun je trends in de loonkosten van je winkelorganisatie ontdekken. Deze informatie is nodig om het budget voor de komende jaren vast te stellen. Tegelijk kun je bekijken op welke punten nog besparingen mogelijk zijn. Met behulp van de loonadministratie kun je ook de loonkosten van verschillende soorten werknemers met elkaar vergelijken. Je maakt dan bijvoorbeeld een overzicht van de loonkosten van vaste krachten en die van oproepkrachten. Aan de hand daarvan kun je bekijken of de verdeling vast-tijdelijk goed is in je organisatie. Je vergelijkt dan de opbrengsten en de kosten bij beide groepen. Wanneer je de loonadministratie hebt uitbesteed aan een externe accountant, is het niet mogelijk om op ieder moment alle gewenste gegevens te hebben. Het is dan verstandig om goede afspraken te maken over welke gegevens je wanneer wilt hebben.

Bewaren van de loonadministratie De belastingdienst eist dat je de loonadministratie een bepaalde periode bewaart. Die periode is nu zeven jaar. In die zeven jaar mag de belastingdienst inzage vragen in je loonadministratie. Dat geldt ook wanneer je al lang de belastingen en premies hebt betaald. De belastingdienst controleert namelijk ook vaak achteraf. Als je je financiële administratie geautomatiseerd bijhoudt, moet je voorkomen dat er bestanden worden weggegooid. Het is sowieso verstandig om een uitdraai op papier van alle bestanden te bewaren.

14




Loonberekening Het berekenen van het loon van je medewerkers is behoorlijk ingewikkeld. Je kunt het beter overlaten aan een deskundige. In principe komt het erop neer dat je van het brutoloon van je medewerkers belasting en premies moet inhouden. Wat je medewerkers uiteindelijk in handen krijgen, is het

nettoloon. Brutoloon minus: Loonheffing:    

loonbelasting premies volksverzekeringen (ANW, AOW, AWBZ) premies werknemersverzekeringen (WW) inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet (Zvw) = nettoloon

Van bruto naar netto

Brutoloon Het brutoloon is de loonsom die je als werkgever moet betalen. Van het brutoloon ben je verplicht in te houden:  loonbelasting;  premies voor de volksverzekeringen;  premies voor de werknemersverzekeringen;  inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet. Je medewerker kan naast zijn loon extra vergoedingen ontvangen, bijvoorbeeld reiskostenvergoeding of kledingvergoeding. Deze vergoedingen moeten bij het brutoloon worden opgeteld.

Loonheffing De loonheffing is het totaalbedrag aan loonbelasting en premies werknemersverzekeringen en volksverzekeringen en inkomensafhankelijke bijdrage Zorgverzekeringswet, dat je van het brutoloon moet inhouden. Hoe hoog de loonheffing is, hangt af van de hoogte van het brutoloon. De hoogte van het brutoloon bepaalt namelijk het percentage belasting dat iemand moet betalen. Heffingskortingen Voordat je de loonheffing kunt berekenen, moet je bekijken op welke heffingskortingen je werknemer recht heeft. Heffingskortingen zijn kortingen die eerst van het brutoloon mogen worden afgetrokken voordat berekend wordt hoeveel loonbelasting en premies betaald moet worden. Door heffingskortingen hoeft iemand dus minder belasting en premies te betalen. Er zijn verschillende heffingskortingen, afhankelijk van de persoonlijke situatie. Op de algemene heffingskorting heeft iedereen recht. En iedereen die werkt heeft recht op de arbeidskorting. Verder zijn er bijvoorbeeld de kinderkorting voor mensen met kinderen, de ouderenkorting en de jonggehandicaptenkorting. Premies volksverzekeringen Op het brutoloon moeten de zogenoemde premies voor de volksverzekeringen worden ingehouden. Met het geld van deze premies wordt in Nederland een financieel vangnet gecreëerd voor mensen die buiten hun schuld geen of weinig inkomsten hebben. Bij de premies voor de volksverzekeringen gaat het om de volgende inhoudingen:  ANW: Algemene nabestaandenwet  AOW: Algemene ouderdomswet  AWBZ: Algemene wet bijzondere ziektekosten.

15




Er is nog een volksverzekering: de AKW, de Algemene kinderbijslagwet. Daarvoor worden echter geen premies ingehouden.

Premies werknemersverzekeringen Bij de loonheffing horen ook de zogenoemde premies werknemersverzekeringen. Zoals het woord werknemersverzekeringen al zegt, zijn deze verzekeringen alleen bestemd voor de werknemers. Alleen mensen die werken of een bepaalde tijd gewerkt hebben, kunnen er gebruik van maken. Voor werknemers gaat het alleen om inhouding voor de:  WW: Werkloosheidswet

Belastingschijven Hoeveel belasting moet iemand nou betalen? In Nederland geldt het volgende principe: hoe hoger het loon, hoe hoger het belastingpercentage. De belastingdienst hanteert dit principe door middel van de zogenoemde belastingschijven. In de eerste schijf is het percentage dat je aan de belasting moet betalen het laagst. Het gaat hierbij dan ook om lage lonen. Bij elke volgende belastingschijf hoort een hoger percentage dat je aan belasting moet betalen. Het loon is in dat geval dan ook hoger. Kortom: als je een hoog loon hebt, kom je in aanraking met meerdere belastingschijven en betaal je een hoger belastingpercentage.

Afdracht werkgevers Niet alleen de werknemers, maar ook de werkgevers dragen premies af. Voor de werkgevers zijn er de zogenoemde werkgeversbijdragen. Als werkgever draag je dan extra premies af voor de WAO/WIA en de WW. Zoals je ziet, dragen zowel werknemers als werkgevers hun steentje bij aan het stelsel van sociale zekerheden dat wij in Nederland hebben.

Vergoeding inkomensafhankelijke bijdrage Zvw Meestal ben je als werkgever verplicht de inkomensafhankelijke bijdrage Zvw aan je werknemer te vergoeden. Over die vergoeding moeten wel weer loonbelasting en premies volksverzekeringen worden ingehouden.

Nettoloon Het nettoloon van je medewerkers bereken je per afgesproken loonperiode, bijvoorbeeld per maand of per vier weken. Je moet je medewerkers daarbij ook een overzicht geven van je loonberekening. Zo’n overzicht heet een loonspecificatie. Vaak wordt deze verstrekt per loonperiode, maar als werkgever ben je verplicht dat minimaal te doen bij elke verandering in de loonberekening.

Een loonspecificatie laat zien welke bedragen er op het brutoloon zijn ingehouden.

16




Vakantiegeld In de meeste winkelbedrijven krijgen de winkelmedewerkers in mei hun vakantiegeld uitgekeerd. Het vakantiegeld bedraagt meestal ongeveer 8% van het bruto jaarsalaris. Het vakantiegeld wordt gezien als loon. Over het vakantiegeld moet je dus ook belasting en premies inhouden.

Afdragen loonheffing en werkgeverspremies Zowel de loonbelasting als de premies voor de werknemersverzekeringen, volksverzekeringen en Zvw worden dus door de werkgevers geïnd. De loonheffing moet je als werkgever afdragen aan de belastingdienst. Eerst moet je een voorschot afdragen aan de belastingdienst. Eenmaal per jaar stelt de belastingdienst het eigenlijke bedrag vast dat je had moeten betalen. Om dit te kunnen bepalen, doen ze onderzoek naar de personeelsgegevens waarin je hun inzage hebt gegeven. Het kan zijn dat je dan nog een bedrag moet bijbetalen of misschien krijg je nog een gedeelte van het betaalde bedrag terug.

17

Elobase Detailhandel Organisatiebeleid

Recommend Documents