Eindrapportage inzake onderzoek naar administratiekosten bij schadebehandeling Stafdienst Bestuurlijk Juridische Zaken

X>X: 2 2^2.

Ministerie van Verkeer en Waterstaat Directoraat-Generaal Rij ks waterstaat

Eindrapportage inzake onderzoek naar administratiekosten bij schadebehandeling Stafdienst Bestuurlijk Juridische Zaken

September 2001 Dit rapport heeft 72 pagina's Eindrapportage RWS schadebehandeling

Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Eindrapportage administratiekosten

inzake onderzoek naar bij schadebehandeling September 2001

Inhoudsopgave 1

Management Samenvatting

1

1.1 1.2 1.3 1.4

Aanleiding & Doelstelling Bevindingen interviews Tariefsystemen Invoering en aanpassing voorgesteld tariefsysteem

1 1 3 4

2

Inleiding

6

2.1 2.2

Aanleiding & doelstelling Uitvoering van het onderzoek

6 6

3

Uitgangssituatie Rijkswaterstaat

9

3.1 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.2

Welke schadesoorten worden door Rijkswaterstaat onderscheiden? Schaderijdingen Schadevaringen Overige schadesoorten Wat zijn de huidige tariefsystemen van administratiekosten bij de verschillende schadesoorten? Schaderijdingen en overige schades Schadevaringen Wat zijn de juridische kaders met betrekking tot het in rekening brengen van administratiekosten? Afbakening van administratiekosten en schadesoorten

9 9 9 9

11 12

Hoe ziet het administratieve proces bij verschillende schadesoorten emit?

14

3.2.1 3.2.2 3.3 3.4

4 4.1 4.1.1 4.1.2 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.4

5

10 10 11

Administratieve proces per schadesoort Hoe ziet het administratieve proces bij Schaderijdingen emit? Hoe ziet het administratieve proces bij Schadevaringen emit? Organisatorische inrichting van het administratieve proces Kengetallen per schadesoort Wat zijn de kengetallen van het administratieve proces bij Schaderijdingen? Wat zijn de kengetallen van het administratieve proces bij Schadevaringen? Conclusies

24 26

Alternatieve tariefsystemen voor vergoeding van administratiekosten

28

Eindrapportage R W S Schadebehandeling

14 14 16 18 23 23


5.1 5.2 5.2.1


5.4.2 5.4.3 5.4.4 5.5 5.5.1 5.5.2 5.5.3 5.5.4

Inleiding Mogelijke alternatieven voor tariefsystemen Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken Staffel of percentage van het schadebedrag (huidige situatie) U n i f o r m bedrag voor administratiekosten Kostprijsberekening administratiekosten Kosten standaardmatig proces Kosten niet-standaardmatig proces/kosten juridische afhandeling Alternatieve tariefsystemen met tarieven Tariefsysteem 1: Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken Tariefsysteem 2: Staffel of percentage van het schadebedrag Combinatie tariefsysteem 1 en tariefsysteem 2 Tariefsysteem 3: U n i f o r m bedrag Voorgestelde tariefsysteem Voorgestelde tariefsysteem Jaarlijkse aanpassing van het tariefsysteem Omvang van de financiele consequenties voor Rijkswaterstaat Vervolgstappen

41 41 42 44 44 44 46 47 48

6

Conclusies en aanbevelingen

49

5.2.2 5.2.3 5.3 5.3.1 5.3.2 5.4 5.4.1

28 28 28 31 32 32 33 38 41

Appendix I: Bronnen

53

Appendix II: Vragenlijst Interviews

54

Eindrapportage R W S Schadebehandeling



Management Samenvatting Aanleiding & Doelstelling Rijkswaterstaat verhaalt de schade aan de rijksinfrastructuur op aansprakelijke derden, hun verzekeraars o f het Waarborgfonds Motorverkeer ( W B F ) . Naast diverse directe kosten, worden administratiekosten in rekening gebracht. D e huidige systematiek voor het in rekening brengen van administratiekosten is een forfaitair systeem door middel van staffels bij schaderijdingen en een percentage van het schadebedrag bij schadevaringen. Achtergrond van dit onderzoek is, dat verzekeraars in toenemende mate weigerachtig blijken te zijn o m tot betaling van administratiekosten over te gaan naar aanleiding van het A M E V - a r r e s t . D e Hoge Raad heeft in dit arrest bepaald dat in het geval van "simpele" zaken, waarbij sprake is van prompte erkenning en betaling van het schadebedrag, slechts 50% van de forfaitaire administratiekosten in rekening mogen worden gebracht. Rijkswaterstaat heeft het vermoeden, dat de werkelijke administratiekosten niet gedekt worden door de vergoede administratiekosten. Daarbij komt, dat Rijkswaterstaat momenteel de hoogte van de verlangde administratiekostenvergoeding niet kan onderbouwen aan de hand van de daarvoor uitgevoerde werkzaamheden. Te verwachten valt, dat dit bij toetsing door de reenter in het nadeel zal werken van Rijkswaterstaat. In verband daarmee heeft Rijkswaterstaat K P M G Consulting, eind april jongstleden, de opdracht gegeven o m een intern onderzoek in te stellen naar de omvang van de met het verhaal gemoeide administratiekosten. De doelstelling van het onderzoek luidt als volgt: "Het doen van een onderzoek naar de administratieve afhandeling van schadezaken bij Rijkswaterstaat en het doen van aanbevelingen omtrent een nieuw onderbouwd tariefsysteem van administratiekosten ".

Bevindingen interviews In het kader van dit onderzoek hebben diverse interviews plaatsgevonden bij onder meer vier Regionale Directies en vijf Dienstkringen (zie Appendix I). Tijdens deze interviews is gebruik gemaakt van een vragenlijst. In de vragenlijst werden onder meer vragen gesteld over het administratieve proces bij schadebehandeling bij de diverse schadesoorten, de werklast en de gemiddelde schadebedragen en aantallen. De beschrijving van het administratieve proces in de vragenlijst bij de verschillende schadesoorten is gebaseerd op het Handboek Administratieve Organisatie januari 2001 van de Regionale Directie Noord-Brabant. Tijdens de interviews is naar voren gekomen, dat het administratieve proces voor de behandeling van schaderijdingen en schadevaringen zowel in Noord-Brabant als in andere regio's grotendeels conform de beschrijving van het administratieve proces uit het hiervoor genoemde handboek is. O p basis van de interviews zijn enkele onderdelen aangepast bij de verschillende stappen.

Eindrapportage R W S schadebehandeling

I

Directoraat- Gen eraal Rijkswaterstaat Eindrapportage administratiekosten

inzake onderzoek naar bij schadebehandeling

September 200J

Het proces van schaderijdingen en schadevaringen komt grotendeels met elkaar overeen. Uitzondering hierop vormt "het ontstaan van de vordering" (stap 1) bij schadevaringen. B i j schadevaringen wordt aan deze stap relatief veel tijd besteed ten opzichte van schaderijdingen, doordat in de meeste gevallen een contract moet worden opgesteld met een beschrijving van de werkzaamheden voor aannemers. Daarnaast is bij schadevaringen sprake van garantstelling bij "het ontstaan van de vordering. Het ontstaan van de vordering (stap 1) bij schaderijdingen bestaat uit het constateren van de schade en het opmaken van een schaderapport door een rijksambtenaar. De hiermee gemoeide kosten worden direct in rekening gebracht bij verzekeringsmaatschappijen en vallen daarom niet onder administratiekosten. Uit de gegevens die uit de interviews en vragenlijsten naar voren zijn gekomen, is tevens geconstateerd, dat het administratieve proces en de werklast van overige schadesoorten vergelijkbaar zijn met het administratieve proces en de werklast bij schaderijdingen. O p grond hiervan kan Rijkswaterstaat ervoor kiezen om bij overige schadesoorten dezelfde tariefsystematiek te hanteren voor het in rekening brengen van administratiekosten als bij schaderijdingen. De overige schadesoorten worden in dit onderzoek verder buiten beschouwing gelaten. Uitvoering van de stappen in het administratieve proces van schadebehandeling bij schaderijdingen en schadevaringen vindt op verschillende niveaus in de organisatie plaats. De Regionale Directies zijn door het hoofdkantoor gemandateerd het administratieve proces van schadebehandeling volledig zelfstandig uit te voeren. Een aantal Regionale Directies heeft mandaten aan de Dienstkringen verleend. Zowel bij schaderijdingen, als schadevaringen is bij ongeveer 90% van het totaal aantal gevallen sprake van standaardmatige zaken. Onder standaardmatige zaken worden zaken verstaan waarbij prompte erkenning en betaling plaatsvindt, dan wel direct na twee keer gerappelleerd te hebben. Niet-standaard zaken zijn zaken waarbij de Regionale Directie dan wel het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat wordt ingeschakeld voor de juridisch afhandeling (bestaande uit correspondentie en juridisch advies) van schadezaken. De Regionale Directie wordt veelal ingeroepen voor juridische afhandeling van schadezaken bij discussie met verzekeringsmaatschappijen. E r is een verschil in discussiepunten bij schaderijdingen en schadevaringen. De belangrijkste punten van discussie bij schaderijdingen zijn: - de hoogte van de herstelkosten; - wettelijke rente; - administratiekosten. De belangrijkste punten ter discussie bij schadevaringen zijn: - de hoogte van het schadebedrag (met betrekking tot de kosten van de werkzaamheden); - de inzet van Rijkspersoneel voor opname en toezicht op schade; - de inzet van dienstvaartuigen; - de aftrekregeling "nieuw voor oud". De schadeomvang en de variabiliteit in schadeomvang zijn bij schadevaringen veel hoger dan bij schaderijdingen. De schadeomvang bij schadevaringen varieerde bij de respondenten van f. 1.500,- tot f. 6.000.000,-.


2



De indicaties van de bestede uren per stap in het administratieve proces van schadebehandeling bij zowel schaderijdingen, als schadevaringen lopen erg uiteen. Op grond van de interviews kan geen goede verklaring worden gegeven, waarom het administratieve proces bij de ene Regionale Directie of Dienstkring meer tijd in beslag neemt dan bij andere Regionale Directies of Dienstkringen. Het tijdschrijven is onvoldoende gedetailleerd om een nauwkeurige inschatting te geven van de werkelijk bestede tijd aan schaderijdingen en schadevaringen. Over het algemeen is de geschreven tijd van Regionale Directies en Dienstkringen significant lager dan de geschatte tijd van het administratieve proces vermenigvuldigd met het totaal aantal schadegevallen. Ook op basis van het aantal geschatte F T E ' s blijkt, dat er een significant hogere schatting is gegeven van het aantal benodigde F T E ' s op basis van het aantal schadezaken en de gemiddelde tijd per schadezaak ten opzichte van de beschikbare F T E ' s . A l l e schadezaken worden onder een code verantwoord en er wordt door meerdere werknemers op de betreffende code geschreven.

Tariefsystemen V o o r een toekomstige regeling van de administratiekosten stellen w i j drie mogelijke tariefsystemen voor: 1. Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en nietstandaardmatige schadezaken. 2. Staffel of percentage van het schadebedrag. 3. U n i f o r m bedrag. Daarnaast is een combinatie mogelijk van tariefsysteem 1 en tariefsysteem 2. Een combinatie van tariefsysteem 1 en 2 houdt zowel rekening met het onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige zaken als met de koppeling van het tariefsysteem aan de hoogte van het schadebedrag. De kosten van het standaardmatig proces worden berekend door het aantal arbeidsuren die werknemers aan de standaardmatige stappen in het administratieve proces van schadebehandeling besteden te vermenigvuldigen met het Overheids-uurtarief (afkomstig van het Ministerie van Financien). Dit geldt zowel voor schaderijdingen als schadevaringen. De gemiddelde administratiekosten van niet-standaardmatige zaken bestaan uit kosten gemaakt door de Dienstkringen, kosten gemaakt door de Regionale Directie en kosten van het Hoofdkantoor. Gezien de hoogte van de administratiekosten bij het niet-standaardmatig proces in verhouding tot de administratiekosten bij het standaardmatig proces en de variatie in het aantal uren met betrekking tot het niet-standaardmatig proces, is het aan te bevelen dat Rijkswaterstaat in overweging neemt om tijdschrijven in te voeren bij de afdeling Juridische Zaken van zowel de Regionale Directie als het Hoofdkantoor. In de tariefsystemen voor administratiekosten zitten bij schadevaringen in tegenstelling tot schaderijdingen uren inbegrepen voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving voor aannemers. A l s alternatief kan Rijkswaterstaat ervoor kiezen om op basis van


3



tijdschrijven de werkelijke uren voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving in rekening te brengen.

Invoering en aanpassing voorgesteld tariefsysteem Op basis van de beschreven voor- en nadelen behorend bij de alternatieve tariefsystemen in paragraaf 5.2 en de voorkeur van Rijkswaterstaat voor een kostendekkend, eenvoudig toepasbaar en transparant systeem, verdient tariefsysteem 1: "Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen kosten verbonden aan het standaardmatig proces en kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ofwel juridische afhandeling" bij zowel schaderijdingen als schadevaringen de voorkeur. Hierbij dient te worden vermeld, dat er binnen Rijkswaterstaat nog geen duidelijke voorkeursuitspraak gedaan is en dat het ook nog onduidelijk is hoe de verzekeraars zich zullen opstellen. Dit tariefsysteem leidt tot de volgende tarieven voor standaardmatige schadezaken:

Soort schadezaak

mm

:

Tarief administratiekosten standaardmatige schadezaken

miAsm i m.

Schaderijdingen

f. 280,-

Schadevaringen

f. 2.580,-

O m de volgende redenen verdient het aanbeveling om de administratiekosten van het nietstandaardmatige proces in rekening te brengen op basis van werkelijk bestede uren: - De relatief hoge administratiekosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ten opzichte van de kosten van het standaardmatige proces. - De hoge variabiliteit in werklast verbonden aan het niet-standaardmatige proces o f w e l de juridische afhandeling van schadezaken. Door kosten van het niet-standaardmatige proces in rekening te brengen op basis van de werkelijk bestede uren, wordt het best aangesloten bij het kostenveroorzakingsprincipe. Dit heeft als gevolg, dat de Dienstkringen, Regionale Directies en het Hoofdkantoor tijd dienen te schrijven op individuele zaakcodes bij niet-standaardmatige schadezaken. O m verwarring over de term "administratiekosten" te voorkomen, wordt voorgesteld om de term "administratiekosten" te hanteren bij administratiekosten verbonden aan het standaardmatige proces en de term "incassokosten" te hanteren bij kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces o f w e l kosten met betrekking tot juridische afhandeling van schadezaken. De jaarlijkse aanpassing van de toeslag van administratiekosten bij alle tariefsystemen dient te geschieden volgens de indexatie van de Overheidstarieven. De toeslagen van de administratiekosten zijn in alle gevallen gebaseerd op de werklast en de Overheidsuurtarieven. O p lange termijn verdient het aanbeveling om een keer per v i j f jaar een herijking te laten plaatsvinden met betrekking tot de werklast van het administratieve proces van schaderijdingen en schadevaringen die kan leiden tot een aanpassing van de tarieven. B i j


4



invoering van een tariefsysteem dat gekoppeld is aan de hoogte van het schadebedrag is het van belang o m tevens een keer per jaar de gemiddelde schadebedragen van schaderijdingen en schadevaringen te herijken. Volgens diverse betrokkenen stijgt de omvang van het gemiddeld schadebedrag. B i j invoering van tariefsysteem 1 (administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken) wordt f. 4.144.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 2.155.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schaderijdingen . 1

2

B i j invoering van tariefsysteem 1 wordt f. 259.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 141.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schadevaringen. Hierbij dient te worden opgemerkt, dat het aantal schadevaringen niet landelijk bekend is. Dit betekent, dat het verschil in vergoede administratiekosten tussen het voorgestelde en het huidige tariefsysteem positiever kan uitvallen voor Rijkswaterstaat. Uit dit onderzoek blijkt, dat de tot nu toe gehanteerde tarieven voor administratiekosten bij schadebehandeling niet kostendekkend zijn. Dit heeft als gevolg, dat Rijkswaterstaat in staat moet zijn de tarieven in een nieuw (kostendekkend) tariefsysteem goed te onderbouwen, w i l het nieuwe tariefsysteem tot acceptatie leiden bij verzekeraars. V o o r de invoering van een nieuw tariefsysteem verdient het aanbeveling om verschillende Regionale Directies en Dienstkringen tijd te laten schrijven op individuele zaakcodes voor een periode van ongeveer drie maanden. O p deze manier kan een nieuw tariefsysteem goed worden onderbouwd met de administratieve werklast bij de behandeling van schadezaken. Daarnaast geeft tijdschrijven de mogelijkheid om inzicht te krijgen welke stappen in het administratieve proces efficient verlopen en welke stappen in het administratieve proces bij de verschillende Regionale Directies en Dienstkringen verbetering behoeven. Op deze manier wordt het voor Rijkswaterstaat mogelijk om meer sturing te geven aan het administratieve proces.

1

Bij deze berekening is uitgegaan van gemiddeld bestede uren bij zowel standaardmatige als niet-

standaardmatige schadezaken. Het in rekening brengen van werkelijke uren leidt in alle gevallen tot vergoeding van de werkelijk gemaakte uren. 2

De voorspelde financiele consequenties leiden bij doorberekening van de overige tariefsystemen niet tot grote verschillen.


5


intake onderzoek naar bij schadebehandeling September 2001

Inleiding Aanleiding & doelstelling Rijkswaterstaat heeft onder meer als taak het verzorgen van herstel van schades aan het Rijkswegen- en vaarwegennet. Rijkswaterstaat verhaalt de schade aan de rijksinfrastructuur op aansprakelijke derden, hun verzekeraars of het Waarborgfonds Motorverkeer ( W B F ) . Naast diverse directe kosten - zoals materiaal, werk door derden en kosten van eigen personeel - worden administratiekosten in rekening gebracht. Vanaf 1983 hanteert Rijkswaterstaat voor schaderijdingen een forfaitair systeem waarbij de hoogte van de administratieve kosten afhangt van de hoogte van het directe schadebedrag. B i j schadevaringen wordt een vast percentage van het directe schadebedrag als administratiekosten in rekening gebracht. Verzekeraars blijken in toenemende mate weigerachtig om tot de betaling van administratiekosten over te gaan. Z i j achten de door Rijkswaterstaat gehanteerde systematiek en de daaraan gekoppelde bedragen onredelijk. De verzekeraars voelen zich hierin gesteund door een arrest van de Hoge Raad in een zaak tussen A M E V en het Ministerie van Financien. De Hoge Raad heeft bepaald dat in geval van "simpele" zaken, waarbij sprake is van prompte erkenning en betaling (dat w i l zeggen binnen vier weken na de definitieve schadeopgave) slechts 50% van de forfaitaire administratiekosten in rekening mag worden gebracht. Momenteel kan Rijkswaterstaat de hoogte van de verlangde administratiekostenvergoeding niet onderbouwen aan de hand van de daarvoor uitgevoerde werkzaamheden. T e verwachten valt, dat dit bij toetsing door de rechter in het nadeel zal werken van Rijkswaterstaat. In verband daarmee heeft Rijkswaterstaat K P M G Consulting, eind april jongstleden, de opdracht gegeven om een intern onderzoek in te stellen naar de omvang van de met het verhaal gemoeide administratiekosten. De doelstelling van het onderzoek luidt als volgt: "Het doen van een onderzoek naar de administratieve afhandeling van schadezaken bij Rijkswaterstaat en het doen van aanbevelingen omtrent een nieuw onderbouwd tariefsysteem van administratiekosten ".

Uitvoering van het onderzoek Het onderzoek is uitgevoerd met een onderverdeling in de volgende fasen: Fase 1: Voorbereiding •

en

gegevensverzamelingsfase

Het inventariseren van beschikbare informatie (b.v. de organisatie van de dienstkringen en de directies van Rijkswaterstaat; beschikbare gegevens over kosten, aantallen zaken en tijdverantwoording; beschikbare procesbeschrijvingen, werkinstructies, protocollen en dergelijke; relevante wetgeving en jurisprudentie).


6



•

Twee interviews met Regionale Directie Noord-Brabant afdeling Juridische Zaken en Dienstkring Autosnelwegen 's-Hertogenbosch.

•

Drie interviews met respectievelijk de Landsadvocaat, het Ministerie van Defensie en Bureau Schadeafwikkeling ( B S A ) .

•

Interviews met vier Dienstkringen en drie Regionale Directies (zie Appendix I).

•

Het opstellen van vragenlijsten voor interviews met Dienstkringen en Regionale Directies (zie Appendix II).

De gegevens die uit de interviews en vragenlijsten naar voren zijn gekomen, hebben als basis gediend bij de kostprijsberekening van de verschillende soorten schadezaken en bij het opstellen van een nieuw tariefsysteem voor administratiekosten bij schadebehandeling. Uit praktische overwegingen is er gekozen om een beperkt doch representatief aantal Regionale Directies en Dienstkringen bij het onderzoek te betrekken. De Regionale Directies Noord-Brabant, Zuid-Holland en Oost-Nederland zijn bij het onderzoek betrokken, omdat zij met zowel een groot aantal schaderijdingen als schadevaringen per jaar te maken hebben ten opzichte van andere Regionale Directies. Regionale Directie Noordzee heeft deelgenomen aan het onderzoek, omdat zij veelal te maken heeft met een ander soort schadevaringen dan de overige Regionale Directies. Regionale Directie Oost-Nederland en regionale Directie Zuid-Holland hebben het grootste deel van het administratieve proces gecentraliseerd bij de Regionale Directie. Het is toegestaan aan Regionale Directies om het administratieve proces te mandateren aan Dienstkringen. O m die reden zijn ook Dienstkringen bij het onderzoek betrokken, waar het administratieve proces grotendeels op Dienstkring niveau plaatsvindt. E r is gekozen voor twee (relatief grote) droge Dienstkringen en twee (relatief grote) natte Dienstkringen, respectievelijk Dienstkring Alkmaar, Dienstkring Utrecht, Dienstkring Zeeuws Vlaanderen en Dienstkring Nieuwe Waterweg (zie ook Appendix I). Het aantal gei'nterviewde Dienstkringen en Regionale Directies achten w i j voldoende groot om de mate van uniformiteit in de procesgang vast te stellen, maar er is vooralsnog onvoldoende beschikbare registratie voor de onderbouwing van de benodigde tijd per stap in het administratieve proces. Mede daarom wordt aanbevolen om het voorstel uit dit rapport nader te onderbouwen op basis van een nog uit te voeren tijdschrijfoperatie (zie paragraaf 5.3). Fase 2: Gegevensverwerking

en opstellen

tariefvoorstel

•

Het opstellen van een calculatiemodel met de gemiddelde kostprijzen per schadesoort

•

Het aangeven van opties voor mogelijke tariefsystemen

•

Het berekenen van de financiele consequenties van de mogelijke tariefsystemen

•

Het toetsen van het voorgestelde tariefsysteem aan juridische criteria


7


Fase 3: Presentatie •

tariefvoorstellen

Presentatie alternatieve tariefvoorstellen

Fase 4: Opstellen

•

alternatieve


eindrapportage

Eindrapportage

In het volgende hoofdstuk wordt eerst de uitgangssituatie bij Rijkswaterstaat beschreven. Daarna wordt ingegaan op hoe het administratieve proces bij verschillende schadesoorten emit ziet en wat de kengetallen bij de verschillende schadesoorten zijn. Vervolgens worden in hoofdstuk 5 mogelijke tariefsystemen voorgesteld, wordt de kostprijs berekend van het administratieve proces voor de verschillende schadesoorten, worden de tarieven bij de verschillende tariefsystemen berekend, wordt een voorstel gedaan voor een tariefsysteem en de jaarlijkse aanpassing van de tarieven en worden de financiele consequenties voor Rijkswaterstaat belicht. In hoofdstuk 6 worden conclusies en aanbevelingen gedaan op grond van dit onderzoek.


8



September 2001

3

Uitgangssituatie Rijkswaterstaat

3.1

Welke schadesoorten worden door Rijkswaterstaat onderscheiden?

3.1.1

Schaderijdingen Onder de term schaderijdingen vallen schades aan wegen en het daartoe behorende wegmeubilair en kunstwerken in beheer bij Rijkswaterstaat. Schaderijdingen kunnen zowel door motorvoertuigen als niet-motorvoertuigen worden veroorzaakt. In geval van door motorvoertuigen toegebrachte schade aan Rijkswaterstaatobjecten kunnen de volgende situaties worden onderscheiden: - bekende en verzekerde schaderijder; - bekende en niet-verzekerde schaderijder; - bekende schaderijder en erkend als gemoedsbezwaarde (ofwel niet-verzekerd); - onbekende schaderijder. Bovenstaande situaties zijn bepalend voor de vraag bij wie de schade moet worden verhaald. De schade wordt verhaald bij verzekeringsmaatschappijen indien de schaderijder bekend en verzekerd is. In de overige gevallen wordt een beroep gedaan op het Waarborgfonds.

3.1.2

Schadevaringen Onder de term schadevaringen vallen schades aan vaarwegen en overige wateren en alle daartoe behorende werken in beheer bij Rijkswaterstaat, waarvoor eigenaren o f gebruikers van Nederlandse of buitenlandse vaartuigen wettelijk aansprakelijk z i j n . Hieronder vallen onder meer schades aan sluisdeuren, kades, strekdammen, etc. De Wet Beheer Rijkswaterstaatswerken geeft bij schadevaringen de bevoegdheid aan Rijkswaterstaat o m zeker te stellen, dat de schade wordt vergoed. Voordat het schip, dat de schade heeft toegebracht, verder mag varen, dient zekerheid te bestaan over de betaling van het schadebedrag plus toeslag door middel van het afgeven van een betal ingsgarantie. Indien het een onbekende schadevaring betreft, draait Rijkswaterstaat op voor de kosten van het herstel van de schade.

3.1.3

Overige schadesoorten Onder overige schades vallen alle schades veroorzaakt anders dan door (motor)voertuigen en vaartuigen. D i t zijn alle overige schades voortvloeiend uit onrechtmatige daad (dit kan ook louter vermogensschade zijn).


9



September 2001

3.2

Wat zijn de huidige tariefsystemen van administratiekosten bij de verschillende schadesoorten? B i j bovengenoemde schadesoorten wordt het schadebedrag vermeerderd met een toeslag voor administratiekosten. In het geval van materiele schade zijn in het schadebedrag kosten van werk door derden, de kosten voor het opnemen van schade en toezicht op herstel en de verbruikte materialen zijn inbegrepen. V o o r kosten verbonden aan het opnemen van de gemaakte schade en het toezicht op het herstel van schade worden de werkelijk gemaakte uren van Rijkspersoneel, dienstvoertuigen en dienstvaartuigen in rekening gebracht. Over het totale schadebedrag wordt een toeslag voor administratiekosten in rekening gebracht bij derden. De gehanteerde toeslag voor administratiekosten bij de verschillende schadesoorten verschilt, zoals verderop zal blijken.

3.2.1

Schaderijdingen en overige schades B i j schaderijdingen en overige schades (met uitzondering van olieverontreinigingen door vaartuigen) wordt gebruikgemaakt van een forfaitair systeem om administratiekosten in rekening te brengen . Over het schadebedrag wordt de volgende toeslag voor administratiekosten geheven: 3

Schadebedrag

Toeslag voor administratiekosten

Tot f. 200,-

f. 50,-

V a n f. 200,- tot f. 1.000,-

f. 125,-

V a n f. 1.000,- tot f. 2.000,-

f. 200,-

V a n f. 2.000,- tot f. 3.000,-

f. 275,-

V a n f. 3.000,-tot f. 10.000,-

f. 400,-

V a n f . 10.000,-tot f. 20.000,-

f. 750.-

Boven f. 20.000,-

W e r k e l i j k gemaakt kosten met een minimum van f. 750,-

B i j het Waarborgfonds Motorverkeer wordt voor administratiekosten 10% van het schadebedrag in rekening gebracht. B i j schaderijdingen boven de f. 100.000,- wordt maximaal f. 10.000,- aan administratiekosten bij het Waarborgfonds in rekening gebracht. 3

In de thans toegepaste tariefsystematiek wordt enkel onderscheid gemaakt tussen schaderijding en schadevaring.

Voor overige schades als gevolg van misdrijven en olieverontreiniging door motorvoertuigen wordt in de praktijk gebruikgemaakt van de tarieven voor schaderijdingen. Bij overige schades als gevolg van olieverontreiniging door vaartuigen wordt in de praktijk gebruikgemaakt van het tarief voor schadevaringen.


10


inzake onderzoek naar bij schadebehandeling September 200!

Bovenstaande staffelsystematiek wordt reeds begin jaren '80 gehanteerd door onder meer Rijkswaterstaat, het Ministerie van Defensie en het Bureau Schadeafwikkeling, dat destijds onder het Ministerie van Financien ressorteerde. De in rekening gebrachte administratiekosten bij een schadebedrag boven de f. 20.000,- wijken bij het Ministerie van Defensie en Bureau Schadeafwikkeling af ten opzichte van Rijkswaterstaat. B i j het Ministerie van Defensie wordt 3% aan administratiekosten in rekening gebracht bij een schadebedrag van f. 25.000,- tot f. 100.000,- en boven de f. 100.000,- worden de administratiekosten per schadegeval berekend. B i j Bureau Schadeafwikkeling wordt bij een schadebedrag van f. 20.000,- aan administratiekosten f. 1.250,- in rekening gebracht en bij een schadebedrag boven de f. 20.000,- wordt f. 1.250,- + 5% van het meerdere in rekening gebracht. Het Ministerie van Defensie en het Bureau Schadeafwikkeling hebben respectievelijk 1200 en 700 schadezaken per jaar waar deze staffelsystematiek wordt toegepast. U i t interviews is gebleken, dat de achtergrond en onderbouwing van de staffel niet meer te achterhalen is. Dit was reeds het geval ten tijde van de zaak tussen A M E V en het Ministerie van Financien. Het gebrek aan onderbouwing heeft geleid tot de uitspraak, dat een korting van 5 0 % op de administratiekosten mag worden toegepast voor de vergoeding van administratiekosten in geval van prompte betaling. Naar aanleiding van het arrest van de Hoge Raad in de zaak tussen A M E V en het Ministerie van Financien heeft Rijkswaterstaat besloten om een tussenbeleid te hanteren bij schaderijdingen: bij integrale betaling (hoofdsom en de wettelijke rente) door een verzekeringsmaatschappij of particulier binnen vier weken na verzending van de opgave van de definitieve herstelkosten (inclusief 100% administratiekosten) mag 50% van de gevorderde administratiekosten in mindering worden gebracht op het totaalbedrag van de nota. Indien niet binnen vier weken integraal wordt betaald, dient het volledige bedrag aan herstelkosten (inclusief de 100% administratiekosten) inclusief de verschuldigde wettelijke rente te worden voldaan.

3.2.2

Schadevaringen B i j schadevaringen en olieverontreinigingen door vaartuigen wordt een vast percentage van het totale schadebedrag in rekening gebracht voor administratiekosten. Hierbij geldt een tarief van 3% van het schadebedrag.

3.3

Wat zijn de juridische kaders met betrekking tot het in rekening brengen van administratiekosten? Artikel 6:96 uit het B W , het arrest van de Nederlandsche L l o y d vs. De Staat der Nederlanden (1975) en het arrest van A M E V vs. De Staat der Nederlanden (1998) vormen de belangrijkste juridische basis om administratiekosten te verhalen op derden. Op grond van artikel 6:96 B W komen administratiekosten voor vergoeding in aanmerking. In artikel 6:96 B W staat namelijk het volgende beschreven:


11



Art. 96 1. "Vermogensschade omvat zowel geleden verlies als gederfde winst. 2. Als vermogensschade komen mede voor vergoeding in aanmerking: a. redelijke kosten ter voorkoming of beperking van schade die als gevolg van de gebeurtenis berust, mocht worden verwacht; waarop de aansprakelijkheid aansprakelijkheid; b. redelijke kosten ter vaststelling van schade en c. redelijke kosten ter verkrijging van voldoening buiten rechte ". In het arrest van de Nederlandsche L l o y d vs. De Staat der Nederlanden is in principe erkend, dat Rijkswaterstaat naast kosten van toezicht ook administratiekosten in rekening mag brengen. De Hoge Raad heeft naar aanleiding van het eindarrest van het H o f (23 januari, 1997) bepaald, dat administratiekosten in aanmerking komen voor vergoeding, voor zover deze kosten redelijk zijn en in de gegeven omstandigheden redelijkerwijs noodzakelijk o m schadevergoeding te verkrijgen. De Hoge Raad sluit zich aan bij de overweging van het H o f , dat het door de Staat bepalen van de hoogte van de gevorderde administratiekosten aan de hand van een forfaitair systeem niet in strijd is met het uitgangspunt, dat de administratiekosten concreet dienen te worden berekend (NJ 199/196)). De Hoge Raad is van mening, dat het H o f bij de vaststelling van de te vergoeden kosten er met juistheid vanuit is gegaan, dat de schade van de Staat begroot dient te worden op de wijze die het meest met de aard ervan in overeenstemming is. B i j de afwikkeling van "simpele" zaken , zoals in de zaak A M E V vs. de Staat van Nederlanden, heeft de Hoge Raad bepaald, dat de Staat aanspraak kan maken op 50% van de forfaitaire administratiekosten bij 'prompte' erkenning en betaling van de schade (NJ 1999/196). 4

Afbakening van administratiekosten en schadesoorten Onder schadebedrag bij materiele schades wordt verstaan het totaalbedrag aan schade tenminste bestaande uit: - het factuurbedrag van derden (inclusief omzetbelasting); - de (werkelijke) kosten van Rijkspersoneel (voor opname van en toezicht op herstel van schade), dienstvoertuigen en dienst vaartuigen; - verbruikte materialen.

4

"Simpele" zaken hebben betrekking op schadezaken waarbij sprake is van prompte erkenning en betaling van de

schade inclusief de gemaakte expertisekosten.


12



Het schadebedrag wordt vermeerderd met een toeslag voor administratiekosten. Administratiekosten zijn de kosten die Rijkswaterstaat maakt voor de administratieve en financiele a f w i k k e l i n g van schadezaken. Onder administratiekosten vallen loonkosten, telefoonkosten, correspondentiekosten, huisvestingskosten en kosten van apparatuur (b.v. P C ' s ) (conform arrest van de Hoge Raad d.d. december 1975, N J 1976/280). 5

Naast schaderijdingen en schadevaringen zijn, zoals beschreven in paragraaf 3.1 en 3.2, ook nog overige schadesoorten te onderkennen. De overige schadesoorten zijn wel meegenomen in de interviews en vragenlijsten, maar worden in dit onderzoek verder buiten beschouwing gelaten, aangezien de huidige systematiek van administratiekosten alleen ziet op schaderijdingen en -varingen . W e l zal in een nieuw in te voeren systeem aandacht aan overige schadesoorten dienen te worden geschonken aangezien de juridisch-administratieve afhandeling van deze schadezaken eveneens kosten met zich mee brengt die op grond van de wet en jurisprudentie evenzeer verhaalbaar zijn. O p grond van het feit dat het administratieve proces en de werklast van overige schadesoorten grote overeenkomsten vertoont met dat bij schaderijdingen, kan Rijkswaterstaat ervoor kiezen om bij overige schadesoorten dezelfde tariefsystematiek te hanteren voor het in rekening brengen van administratiekosten als bij schaderijdingen. 6

s

In dit onderzoek worden de uurtarieven opgesteld door het Ministerie van Financien (Overheidstarieven) als

uitgangspunt genomen. De Overheidstarieven per uur zijn gebaseerd op gemiddelde salariskosten per schaal en overheadkosten (huisvesting, kantoorautomatisering en overige overhead) binnen de Rijksoverheid (zie ook paragraaf 5.3.1). Uit het interview en de vragenlijst van Regionale Directie Noordzee blijkt dat deze schades met name overige schades betreffen, zodat besloten is de gegevens van deze Directie niet in de berekeningen in hoofdstuk 5 mee te nemen.


13



4

Hoe ziet het administratieve proces bij verschillende schadesoorten eruit?

4.1

Administratieve proces per schadesoort

4.1.1

Hoe ziet het administratieve proces bij Schaderijdingen eruit? In de vragenlijst, die gehanteerd is tijdens de interviews, werd ingegaan op het administratieve proces bij de verschillende schadesoorten. De beschrijving van het administratieve proces in de vragenlijst bij de verschillende schadesoorten is gebaseerd op het Handboek Administratieve Organisatie januari 2001 van de Regionale Directie NoordBrabant. Regionale Directie Noord-Brabant heeft onlangs als een van de eerste Regionale Directies het administratieve proces beschreven in een handboek. Tijdens de interviews is naar voren gekomen, dat het administratieve proces voor de behandeling van schaderijdingen zowel in Noord-Brabant als in andere regio's grotendeels conform de beschrijving van het administratieve proces uit het hiervoor genoemde handboek is. Op basis van de interviews is de beschrijving op enkele onderdelen aangepast. Het administratieve proces van schaderijdingen bestaat uit de volgende tien stappen ( zie tabel 4.1):

Stappen in administratieve proces bij schaderijdingen

Onderdelen per stap in het administratieve proces bij schaderijdingen

I. Ontstaan van de vordering

- Constateren van een schade aan Rijkseigendom - Verzamelen van relevante gegevens en navraag doen bij politie - Verwerken van gegevens in procesverbaal - Het ramen van een schadebedrag - Doorgeven schadedossier aan schadeadministrateur

2. Aansprakelijk stellen

- Controleren van ontvangen gegevens en invoeren in schaderegistratiesysteem - Aansprakelijkheidsstelling opstellen en verzenden naar eigenaar en verzekeringsmaatschappij - In het geval van een onbekende schaderijding wordt het Waarborgfonds pas aangeschreven nadat de definitieve herstelkosten bekend zi jn en het bedrag groter is dan het eigen risico van Rijkswaterstaat

3. Herstelkostenspecificatie

- Het ontvangen en controleren van een factuur van de herstelkosten en primaire gegevens van de


14



schadecodrdinator - Het betalen van de factuur herstelkosten aan de aannemer - Het opstellen en verzenden van de definitieve herstelkostenspecificatie naar de Verzekeringsmaatschappij of het Waarborgfonds - Het invoeren van de definitieve herstelkostenspecificatie in FAIS als ontvangstverplichting - Incidentele correspondentie met aansprakelijk gestelde 4. Ontvangen schadebedrag

- Ontvangst van een bankafschrift met daarop het bedrag van de vordering bij de financiele administratie - Het invullen van het formulier betalingsmelding - Het opsturen van het formulier betalingsmelding naar de betreffende schadeadministrateur

5. Controleren ontvangen schadebedrag

- Controleren van het ontvangen bedrag aan de hand van de definitieve herstelkostenspecificatie en de berekening van de wettelijke rente - In geval van afwijkingen deze melden aan de financiele administratie - Eventueel bijstellen bedrag vordering tot het ontvangen bedrag

6. Afhandelen vordering

- Zonder tegenbericht: het verwerken van de vordering binnen de grootboekadministratie - Het sluiten van het dossier na ontvangst van de vordering - Het overdragen van het dossier aan het statisch archief

7. Rappelleren

- Het rappelleren van de verzekeringsmaatschappij of het Waarborgfonds

8. Inschakelen afdeling Juridische Zaken (RD)

- Het vragen van advies aan de afdeling Juridische Zaken bij wanbetaling - Het voeren van correspondentie - Het overleggen met de afdeling Juridische Zaken bij dreigende verjaring

9. Voortgangsbewaking

- Het maken van een specificatie van het debiteurensaldo (periodiek) - Het controleren van het debiteurensaldo - Het paraferen van de specificatie

10. Afhandelen moeilijk inbare/oninbare vorderingen

- Het afhandelen van moeilijk inbare ofwel oninbare vorderingen middels een gerechtelijke procedure - Het verzorgen van de communicatie


15


vorderingen


- Het verrichten van een eventuele correctieboeking - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot kwijtschelding - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot buiten invordering stellen

Tabel 4.1: Administratieve proces bij schaderijdingen.

B i j het administratieve proces met betrekking tot schaderijdingen dient te worden opgemerkt, dat het ontstaan van de vordering (stap 1) de verantwoordelijkheid is van de schade-inspecteur. De uren van de schade-inspecteur vallen onder arbeidsloon Rijkspersoneel en worden direct in rekening gebracht bij verzekeringsmaatschappijen en het Waarborgfonds. De kosten die gemoeid zijn met het ontstaan van de vordering (stap 1) vallen daarom niet onder administratiekosten.

4.1.2

Hoe ziet het administratieve proces bij Schadevaringen eruit? Tijdens de interviews is naar voren gekomen, dat het administratieve proces voor de behandeling van schadevaringen, net zoals het administratieve proces bij schaderijdingen, grotendeels conform de beschrijving van het administratieve proces uit het Handboek Administratieve Organisatie januari 2001 van de Regionale Directie Noord-Brabant is. O p basis van de interviews is de beschrijving op enkele onderdelen aangepast. Het administratieve proces bij schadevaringen is beschreven in tabel 4.2.

Stappen in administratieve proces bij schadevaringen

Onderdelen per stap in het administratieve proces bij schadevaringen

1. Ontstaan van de vordering

-


- Controleren van ontvangen gegevens en invoeren in systeem - Het sturen van het garantieformulier aan de verzekeringsmaatschappij - Het terugontvangen van het garantieformulier


Constateren van een schadevaring Verzamelen van relevante gegevens Verwerken van gegevens in procesverbaal/rapport Het zorgen voor een verklaring van garantstelling van de verzekeringsmaatschappij - Het ramen van een schadebedrag inclusief de interne kosten - Het opmaken van een contract en werkbeschrijving voor aannemer - Doorgeven schadedossier aan schadeadministrateur

16



- Het doorgeven van het schadenummer en de geschatte herstelkosten aan de medewerker Financieel Beheer - Het vastleggen van de geraamde vordering als ontvangstverplichting in FAIS 3. Herstelkostenspecificatie

- Het ontvangen en controleren van een factuur van de herstelkosten en primaire gegevens van de schadecoordinator - Het betalen van de factuur herstelkosten aan de aannemer - Het opstellen en verzenden van de definitieve herstelkostenspecificatie naar de Verzekeringsmaatschappij en de medewerker Financieel Beheer - Het invoeren van de definitieve herstelkostenspecificatie in FAIS als ontvangstverplichting - Incidentele correspondentie met aansprakelijk gestelde

4. Ontvangen schadebedrag

- Ontvangst van een bankafschrift met daarop het bedrag van de vordering bij de financiele administratie - Het invullen van het formulier betalingsmelding - Het opsturen van het formulier betalingsmelding naar de betreffende schadeadministrateur


- Controleren van het ontvangen bedrag aan de hand van de definitieve herstelkostenspecificatie en de berekening van de wettelijke rente - In geval van afwijkingen deze melden aan de financiele administratie - Eventueel bijstellen bedrag vordering tot het ontvangen bedrag



7. Rappelleren

- Het rappelleren van de verzekeringsmaatschappij


- Het vragen van advies aan de afdeling Juridische Zaken bij wanbetaling - Het voeren van correspondentie - Het overleggen met de afdeling Juridische Zaken bij dreigende verjaring


- Het maken van een specificatie van het debiteurensaldo (periodiek) - Het controleren van het debiteurensaldo


17



- Het paraferen van de specificatie 10. Afhandelen moeilijk inbare/oninbare vorderingen

- Het afhandelen van moeilijk inbare of oninbare vorderingen middels een gerechtelijke procedure - Het verzorgen van de communicatie - Het verrichten van een eventuele correctieboeking - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot kwijtschelding - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot buiten invordering stellen

Tabel 4.2: Administratieve proces bij schadevaringen.

B i j het administratieve proces met betrekking tot schadevaringen valt stap 1 (tot en met het zorgen voor een verklaring van garantstelling van de verzekeringsmaatschappij) evenmin onder de administratiekosten. De uren van de scheepvaartdienst voor opname en toezicht op herstel van de schade worden direct in rekening gebracht bij verzekeringsmaatschappijen. De belangrijkste verschillen tussen het administratieve proces bij schadevaringen en het administratieve proces bij schaderijdingen zijn de garantstelling en het opmaken van een contract met werkbeschrijving voor aannemers. De Wet Beheer Rijkswaterstaatswerken geeft, zoals in paragraaf 3.1.2 is beschreven, bij schadevaringen de bevoegdheid aan Rijkswaterstaat om zeker te stellen, dat de schade wordt vergoed door middel van het verstrekken van een garantstelling, alvorens het schip verder mag varen. Het tweede verschil tussen schaderijdingen en schadevaringen heeft betrekking op het opmaken van een contract voor aannemers. B i j de meeste schadevaringen (veelal boven de f. 20.000,-) wordt een contract en werkbeschrijving gemaakt voor aannemers. B i j schaderijdingen bestaan daarentegen prijsafspraken met vaste aannemers. B i j "kleine" schadevaringen (onder de f. 20.000,-) worden over het algemeen opdrachtbonnen uitgeschreven voor aannemers. Het opmaken van een contract voor aannemers wordt als onderdeel van de administratiekosten beschouwd. De stappen in het administratieve proces voor schaderijdingen en schadevaringen zijn noodzakelijk om het volledige schadebedrag (inclusief wettelijke rente en administratiekosten) van derden vergoed te krijgen.

Organisatorische inrichting van het administratieve proces Uitvoering van de stappen in het administratieve proces van schadebehandeling bij schaderijdingen en schadevaringen vindt op verschillende niveaus in de organisatie plaats. De Regionale Directies zijn door het Hoofdkantoor gemandateerd het administratieve proces van schadebehandeling zelfstandig uit te voeren. Een aantal Regionale Directies heeft mandaten aan de Dienstkringen verleend. Hierdoor vindt het administratieve proces van schadebehandeling grotendeels plaats op het niveau van de Regionale Directie o f w e l op het niveau van de Dienstkring.


18



Indien de Dienstkringen door de Regionale Directie zijn gemandateerd, dan is de uitvoering van de stappen in het administratieve proces met betrekking tot de behandeling van schaderijdingen en schadevaringen vergaand gedecentraliseerd. A l l e e n de ontvangst van het schadebedrag vindt dan nog bij de Regionale Directie plaats. Z i j n de dienstkringen niet gemandateerd dan beperkt hun rol zich tot het aanleveren van de informatie met betrekking tot schades. D i t omvat de eerste drie stappen van het proces, namelijk van het ontstaan van de vordering (eerste stap in het administratieve proces) tot en met de herstelkostenspecificatie (stap 3). De Regionale Directie levert indien nodig juridische ondersteuning aan de schadebehandelaars bij de Dienstkring. In sommige gevallen wordt de zaak overgenomen door juristen. De juristen van de Regionale Directie kunnen de hulp van het hoofdkantoor inroepen bij juridisch complexe zaken, principiele zaken en zaken waarin geprocedeerd gaat worden (bij bedragen boven de f. 10.000,-). B i j alle gei'nterviewde Regionale Directies en Dienstkringen wordt tijd geschreven op schadezaken. Echter in de meeste gevallen bestaat een code voor schadezaken waarop zowel bestede tijd aan schaderijdingen, schadevaringen, overige schadesoorten als schadeclaims door alle betrokken medewerkers wordt geschreven. Hierdoor is het niet mogelijk om een op tijdregistratie gebaseerde indicatie te geven van de werkelijk bestede uren aan schaderijdingen dan wel schadevaringen. W e l kan op basis van de geschreven tijd een toets gedaan worden op de kwaliteit van de geschatte tijdsbesteding per processtap. A l l e gei'nterviewden hebben een schatting ingevuld op de vragenlijst die vooraf aan de interviews werden toegestuurd. Uit de vragenlijsten komt naar voren wat de geschatte werklast per stap in het administratieve proces is. Figuur 4.1 laat zien, wat de gemiddelde geschatte werklast per stap in het administratieve proces is bij schaderijdingen en op welk niveau de verschillende stappen uitgevoerd worden.


19



September 2001

Processtappen

Gem. aantal uren

Min. aantal uren

Max. aantal uren

I. Ontstaan van de vordering

3,5

2

5


1,5

0,3

4


1,7

1

4


1,3

0,5

2


0,7

0,3

2


0,7

0,1

2

7. Rappelleren

0,6

0,1

1

8. Inschakelen afd. Juridische Zaken (RD)

1,4

0,1

4


0,7

0,5

1

10.Afhandelen moeilijk inbare/oninbare vorderingen

2,3

0,1

4

Totaal (stap 1 tot en met 10)

14,2

4,7

29,0

Totaal (exclusief stap /)*

10,7

2,7

24

Uitvoering: gecentraliseerd DKR

mt

&

RD

Uitvoering: gedecentraliseerd DKR

RD

at

w

>

» 4

ft—

ft

Figuur 4.1: Werklast en uitvoering administratieve proces bij schaderijdingen. *) Stap 1 wordt direct in rekening gebracht bij verzekeringsmaatschappijen/het Waarborgfonds.

Het gemiddeld geschat totaal aantal uren bedraagt 14,2 uur. Uit figuur 4.1 komt naar voren, dat er een grote spreiding is rond het geschatte gemiddeld aantal uren per stap in het administratieve proces. Opgeteld bedragen de laagste indicaties per stap in het administratieve proces 4,7 uur, terwijl de stappen met de hoogste indicatie opgeteld 29,0 uur bedragen. U i t paragraaf 4.1 is naar voren gekomen, dat de uren van Rijkspersoneel die bij stap 1 worden gemaakt, direct in rekening worden gebracht bij verzekeringsmaatschappijen/het Waarborgfonds. Het gemiddeld geschat aantal uren van het administratieve proces exclusief stap 1 bedraagt 10,7 uur. Het valt op, dat de schattingen met betrekking tot de werklast van de gemandateerde Dienstkringen over het algemeen significant lager liggen dan de schattingen van de (gecentraliseerde) Regionale Directies (respectievelijk in totaal 7 uur (exclusief stap 1) voor Dienstkringen en 14,3 uur (exclusief stap 1) voor Regionale Directies). De uitvoering van de administratieve werkzaamheden van


20

Directoraat-Generaal Rijkswaterstaat Eindrapportage

inzake onderzoek

naar

administratiekosten bij schadebehandeling September 2001

stap 3 tot en met 7 en 9 vindt bij de Regionale Directies over het algemeen door medewerkers met dezelfde schaal plaats als bij Dienstkringen. Op grond van de interviews kan geen goede verklaring worden gegeven, waarom het administratieve proces bij de ene Regionale Directie of Dienstkring meer tijd in beslag neemt dan bij andere Regionale Directies of Dienstkringen. De verschillen in de indicaties worden mogelijk veroorzaakt doordat het schattingen betreffen en/of door werkelijke efficiencyverschillen tussen de verschillende Regionale Directies en Dienstkringen. B i j de geschatte werklast per schaderijding dient te worden opgemerkt, dat bij de standaardmatige zaken alleen stap 1 tot en met 7 en stap 9 plaatsvinden. Ongeveer 90% van het totaal aantal schaderijdingen zijn standaardmatige zaken. B i j niet-standaard zaken wordt de Regionale Directie dan wel het Hoofdkantoor ingeschakeld voor de juridisch afhandeling (bestaande uit correspondentie en juridisch advies) van schadezaken. Niet-standaard zaken ontstaan door discussies met verzekeringsmaatschappijen over met name het niet erkennen van aansprakelijkheid, de hoogte van het schadebedrag, de in rekening gebrachte wettelijke rente, de in rekening gebrachte administratieve kosten en principiele zaken (b.v. brand weerkosten). Uit de vragenlijsten komt tevens naar voren wat de geschatte werklast per stap in het administratieve proces bij schadevaringen is. Figuur 4.2 laat zien, wat de gemiddelde geschatte werklast per stap in het administratieve proces bij schadevaringen is en op welk niveau de verschillende stappen uitgevoerd worden.


21


inzake onderzoek

naar

administratiekosten bij schadebehandeling September 2001

Processtappen

Gem. aantal uren

Min. aantal uren

Max. aantal uren

1. Ontstaan van de vordering*

28

2

58


1,3

1

2


1.6

l

3


0,6

0,3

1


0,7

0,3

1


1,8

0,1

4

7. Rappelleren

0,8

0,5

1

8. Inschakelen afd. Juridische Zaken (RD)

1,6

0,3

4


fl s

ft 5 U, J

n^

2,6

0,5

4

Totaal (stap 1 tot en met 10)

39,8

6,4

78,5

Totaal (exclusief stap 1)*

11,4

4,4

20,5

lO.Afhandelen moeilijk inbare/oninbare vorderingen

Uitvoering: gecentraliseerd DKR

RD

Uitvoering: gedecentraliseerd DKR

A

4

RD

m

> / % w

Figuur 4.2: Werklast en uitvoering administratieve proces bij schadevaringen *) Het aantal uren bij het ontstaan van de vordering (stap 1) is te verklaren uit het feit, dat bij iedere schadevaring een contract moet worden opgesteld (inclusief een werkbeschrijving wordt gemaakt) voor aannemers.

Het gemiddeld geschat totaal aantal uren bedraagt 39,8 uur. Het gemiddeld aantal uren bij het ontstaan van de vordering (stap 1) is aanzienlijk hoger dan bij schaderijdingen, doordat bij de meeste schadevaringen (veelal boven de f. 20.000,-) een contract wordt opgesteld door de dienstkring met een werkbeschrijving voor aannemers. B i j "kleinere" schadevaringen worden over het algemeen opdrachtbonnen uitgeschreven voor aannemers. D i t kost aanzienlijk minder tijd dan het opmaken van een contract met werkbeschrijving. U i t figuur 4.2 komt naar voren, dat er een grote spreiding is rond het geschatte gemiddeld aantal uren per stap in het administratieve proces. Opgeteld bedragen de laagste indicaties per stap in het administratieve proces 6,4 uur, terwijl de stappen met de hoogste indicatie opgeteld 78,5 uur bedragen. Het gemiddeld geschat aantal uren van het administratieve proces exclusief stap 1 bedraagt 11,4 uur. De schattingen met betrekking tot de werklast van de gemandateerde


22

Directoraat- Gen eraal Rijkswaterstaat Eindrapportage administratiekosten


Dienstkringen verschillen over het algemeen niet veel van de schattingen van de (gecentraliseerde) Regionale Directies (respectievelijk in totaal 11,3 uur (exclusief stap 1) voor Dienstkringen en 9,4 uur (exclusief stap 1) voor Regionale Directies). De uitvoering van de administratieve werkzaamheden van stap 3 tot en met 7 en 9 vindt - net als bij schaderijdingen- bij de Regionale Directies over het algemeen door medewerkers met dezelfde schaal plaats als bij Dienstkringen. B i j de geschatte werklast per schadevaring geldt net als bij schaderijdingen een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige zaken. B i j de standaardmatige zaken vindt stap 1 tot en met 7 en stap 9 plaats. Ongeveer 90% van het totaal aantal schadevaringen zijn standaardmatige zaken. Niet-standaard zaken ontstaan, anders dan bij schaderijdingen, vooral door discussies met verzekeringsmaatschappijen over met name de hoogte van het schadebedrag (met betrekking tot de kosten van de werkzaamheden), de in rekening gebrachte directe kosten voor opname en toezicht op herstel en de aftrekregeling "nieuw voor o u d " . 7

4.3

Kengetallen per schadesoort

4.3.1

Wat zijn de kengetallen van het administratieve proces bij Schaderijdingen? Uit een inventarisatie van Rijkswaterstaat zelf blijkt, dat het gemiddeld aantal schaderijdingen per jaar op landelijk niveau 8.340 bedraagt (zie figuur 4.3). In de regio's Zuid- en Noord-Holland, Noord-Brabant en Oost Nederland vinden de meeste schaderijdingen plaats.

7

De aftrekregeling "nieuw voor oud" wordt (indien van toepassing) door Rijkswaterstaat in geval van

schaderijdingen en schadevaringen gehanteerd. De afschrijvingsformule "nieuw voor oud" is gebaseerd op de stelling, dat bij vervanging van een object bij schaderijdingen en schadevaringen de inmiddels van toepassing zijnde afschrijving wordt verrekend. Dit geldt overigens alleen wanneer de vervangende objecten als zelfstandige eenheden beschouwd worden.


23


inzake onderzoek

naar

administratiekosten bij schadebehandeling September 200J

Gemiddeld aantal schaderijdingen per jaar BZuid-Holland 535

300

• Noord-Holland

230

1700

• Noord-Brabant

525

• Oost Nederland • Utrecht 1000

1350

g N o o r d Nederland HLimburg

1350

• Zeeland HIjsselmeergebied

Figuur 4.3: Gemiddeld aantal schaderijdingen per jaar

Bron: Werkgroep SPM-uitbesteding (2001)

De opgegeven gemiddelde schadeomvang bij schaderijdingen varieert van f. 2.600,- tot f. 4.400,-. U i t interviews en de presentatie blijkt, dat het gemiddeld schadebedrag per schaderijding circa f 3.300,- bedraagt. Hierbij dient te worden opgemerkt, dat de gemiddelde schadebedragen van schaderijdingen stijgen als gevolg van een toenemend gebruik van elektronica langs de weg (zoals signaleringskasten voor gladheid). De doorlooptijd van het afwikkelproces van schaderijdingen loopt per directie erg uiteen. De doorlooptijd de afhandeling van schaderijdingen varieert van 3-4 maanden tot ongeveer 2 jaar (hierin is niet de tijd voor procederen meegenomen). Een reden van het verschil in doorlooptijd is de administratieve achterstand bij sommige regionale directies/dienstkringen ten gevolge van het gebrek aan personeel.

4.3.2

Wat zijn de kengetallen van het administratieve proces bij Schadevaringen? Het aantal schadevaringen bij de ondervraagde "natte" Regionale Directies en Dienstkringen bedraagt 94 (gemiddelde van 1999 en 2000) (zie figuur 4.4). B i j de Regionale Directie Oost Nederland vinden de meeste schadevaringen plaats. Het aantal schadevaringen fluctueert per jaar.


24



Aantal schadevaringen per jaar

10

• RD Oost-Nederland • RD Zuid-Holland

17

• RD Noord-Brabant • D K R Alkmaar 2

H D K R Z e e u w s Vlaanderen 10 25

• D K R Nieuwe Waterweg

Figuur 4.4: Aantal schadevaringen bij de in het onderzoek betrokken Regionale Directies en Dienstkringen

Het gemiddeld schadebedrag per schadevaring wordt geschat op f 60.000,-. Hierbij dient aangetekend te worden, dat er sprake is van een hoge mate van variabiliteit in het schadebedrag. D e omvang van het totale schadebedrag bij schadevaringen varieerde bij de respondenten van f. 1.500,- tot f. 6.000.000,-. De doorlooptijd van schadevaringen is per directie erg verschillend. De doorlooptijd van schadevaringen varieert van 5 maanden tot ongeveer 2 jaar. Een reden voor het verschil in doorlooptijd is de administratieve achterstand bij sommige regionale directies/dienstkringen door personeelsgebrek. Over het algemeen is de geschreven tijd van Regionale Directies en Dienstkringen significant lager dan de geschatte tijd van het administratieve proces vermenigvuldigd met het totaal aantal schadegevallen. Uitzondering hierop is Dienstkring Utrecht. B i j deze Dienstkring komt de geschreven tijd per schadezaak wel overeen met de geschatte gemiddelde tijd per schadezaak (ongeveer 7 uur per schadezaak). O o k op basis van het aantal geschatte F T E ' s blijkt, dat er over het algemeen een significant hogere schatting is gegeven van het aantal benodigde F T E ' s op basis van het aantal schadezaken en de gemiddelde tijd per schadezaak ten opzichte van de beschikbare F T E ' s . Rijkswaterstaat ervaart het personeelsverloop van de medewerkers bij de administratieve afhandeling van schadezaken over het algemeen als hoog. Dit heeft als gevolg, dat de opgedane kennis over de administratieve afhandeling van schadezaken afneemt. O m dit op te lossen, is ten eerste voorgesteld om de administratieve afhandeling van schadezaken voor medewerkers aantrekkelijker te maken door hen meer verantwoordelijkheid te geven. Daarnaast is voorgesteld om deze medewerkers een hoger salaris aan te bieden.


25



Conclusies •

Het procesverloop voor de administratieve behandeling van schaderijdingen en schadevaringen komt grotendeels met elkaar overeen. Uitzondering hierop vormt "het ontstaan van de vordering" (stap 1) bij schadevaringen. B i j grotere schadevaringen wordt aan deze stap relatief veel tijd besteed ten opzichte van schaderijdingen en overige schadesoorten, doordat veelal een contract moet worden opgesteld met een beschrijving van de werkzaamheden voor aannemers. Daarnaast is bij schadevaringen sprake van garantstelling bij "het ontstaan van de vordering".

•

Zowel bij schaderijdingen als schadevaringen is bij ongeveer 90% van het totaal aantal gevallen sprake van standaardmatige zaken. Voorgesteld wordt om onder standaardmatige zaken, zaken te verstaan waarbij prompte erkenning en betaling plaatsvindt, dan wel direct na twee keer gerappelleerd te hebben. Niet-standaard zaken zijn zaken waarbij de Regionale Directie dan wel het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat wordt ingeschakeld voor de juridisch afhandeling (bestaande uit correspondentie en juridisch advies) van schadezaken.

•

De Regionale Directie wordt veelal ingeroepen voor juridische afhandeling van schadezaken bij discussie met verzekeringsmaatschappijen. E r is een verschil in discussiepunten bij schaderijdingen en schadevaringen. De belangrijkste punten van discussie bij schaderijdingen zijn: - de hoogte van de herstelkosten; - wettelijke rente; - administratiekosten. De belangrijkste punten ter discussie bij schadevaringen zijn: - de hoogte van het schadebedrag (met betrekking tot de kosten van de werkzaamheden); - de inzet van Rijkspersoneel voor opname en toezicht op schade; - de inzet van dienstvaartuigen; - de regeling "nieuw voor oud".

•

De schadeomvang en de variabiliteit in schadeomvang zijn bij schadevaringen veel hoger dan bij schaderijdingen. De omvang van het gemiddeld schadebedrag van schaderijdingen stijgt als gevolg van een toenemend gebruik van elektronica langs de weg.

•

Het aantal schadevaringen per jaar fluctueert en is relatief laag ten opzichte van schaderijdingen. Hierdoor varieert de werklast bij schadevaringen wekelijks en is het lastig voor respondenten om een goede inschatting te geven van de bestede tijd per stap in het administratieve proces.

•

De indicaties van de bestede uren per stap in het administratieve proces van schadebehandeling bij zowel schaderijdingen als schadevaringen lopen erg uiteen. B i j schaderijdingen valt op, dat de schattingen met betrekking tot de werklast van de gemandateerde Dienstkringen over het algemeen significant lager blijken te liggen dan de schattingen van de (gecentraliseerde) Regionale Directies. B i j schadevaringen komen de schattingen van Regionale Directies en Dienstkringen grotendeels met elkaar overeen.


26



Op grond van de interviews kan geen goede verklaring worden gegeven, waarom het administratieve proces bij de ene Regionale Directie of Dienstkring meer tijd in beslag neemt dan bij andere Regionale Directies of Dienstkringen. •

Het tijdschrijven is onvoldoende gedetailleerd om als bron te kunnen dienen voor de werkelijk bestede tijd aan schaderijdingen en schadevaringen. A l l e schadezaken worden onder een code verantwoord en er wordt door meerdere werknemers op de betreffende code geschreven. Over het algemeen is de geschreven tijd van Regionale Directies en Dienstkringen significant lager dan de geschatte tijd van het administratieve proces vermenigvuldigd met het totaal aantal schadegevallen. Ook op basis van het aantal geschatte F T E ' s blijkt, dat er een significant hogere schatting is gegeven van het aantal benodigde F T E ' s op basis van het aantal schadezaken en de gemiddelde tijd per schadezaak ten opzichte van de beschikbare F T E ' s . A l l e schadezaken worden onder een code verantwoord en er wordt door meerdere werknemers op de betreffende code geschreven.

•

De grote variatie in ingeschatte doorlooptijd bij schaderijdingen en schadevaringen tussen Regionale Directies en Dienstkringen is deels te verklaren uit administratieve achterstand ten gevolge van personeelsgebrek.


27



5

Alternatieve tariefsystemen voor vergoeding van administratiekosten

5.1

Inleiding Uit het administratieve proces bij de verschillende soorten schadezaken, dat beschreven is in hoofdstuk 4, komt naar voren dat de administratieve kosten vrijwel geheel worden bepaald door het aantal arbeidsuren dat aan een schadezaak wordt besteed. U i t onderzoek naar administratieve kosten bij Bureau Schadeafwikkeling is eveneens gebleken, dat administratieve kosten in belangrijke mate worden bepaald door de arbeidsuren die aan verhaalszaken worden besteed (Renckens, 1994). In dit hoofdstuk worden eerst de mogelijke alternatieven voor tariefsystemen op conceptueel niveau beschreven. Vervolgens wordt de kostprijs van de administratieve afhandeling van schaderijdingen en schadevaringen berekend. Daarna wordt, op basis van de kostprijsuitkomsten, aandacht besteed aan de feitelijke tarieven die uit de alternatieve tariefsystemen resulteren, aan de jaarlijkse aanpassing van de tarieven (indexatie) en de financiele consequenties bij invoering van een nieuw tariefsysteem voor Rijkswaterstaat.

5.2

Mogelijke alternatieven voor tariefsystemen

5.2.1

Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken Het eerste alternatief voor een nieuw tariefsysteem voor vergoeding van administratiekosten heeft betrekking op het onderscheid tussen standaardmatige schadezaken en nietstandaardmatige schadezaken, zoals reeds in paragraaf 4.2 is behandeld. Het tariefsysteem voor vergoeding van administratiekosten bestaat in dit geval uit twee componenten: kosten voor het standaardmatige proces en kosten voor het nietstandaardmatige proces ofwel kosten uit juridische afhandeling (zie figuur 5.1).


28



Administratiekosten

yy w Kosten niet-standaardmatig proces ofwel kosten Juridische afhandeling

Kosten standaardmatig proces

-Werkelijke uren -Gem. uren * gem. uurtarief -Gem. aantal pagina's

Gem. aantal uren * gem. uurtarief

Figuur 5.1: Onderscheid tussen standaardmatig proces en niet-standaardmatig proces.

Kosten standaardmatig proces: De kosten van het standaard proces worden in rekening gebracht door het aantal arbeidsuren (gebaseerd op stap 2 tot en met 7 en stap 9 van het administratieve proces van de behandeling van schadezaken (zie tabel 4.1 en 4.2) te vermenigvuldigen met het gemiddeld uurtarief (dat gebaseerd is op de gemiddelde schalen van werknemers die deze werkzaamheden verrichten; zie verder paragraaf 5.3). Kosten niet-standaardmatig proces o f w e l kosten juridisch afhandeling: Nadat in een zaak twee maal gerappelleerd is zonder dat betaling heeft plaatsgevonden, of wanneer een verzekeraar al eerder heeft aangegeven de door Rijkswaterstaat opgestelde claim niet te willen honoreren, worden bij dit alternatief naast de administratiekosten met betrekking tot het standaardmatig proces ook de kosten van juridisch advies door medewerkers van Rijkswaterstaat in rekening gebracht. De kosten van juridisch advies kunnen op verschillende manieren in rekening worden gebracht: - Op basis van de werkelijke uren die de Regionale Directie en eventueel het Hoofdkantoor aan de behandeling van schadezaken hebben besteed (door middel van tijdschrijven op individuele zaakcodes). - O p basis van de gemiddelde uren die de Regionale Directie en het Hoofdkantoor aan de behandeling van schadezaken hebben besteed, vermenigvuldigd met het gemiddeld uurtarief. 8

8

Kosten van extern juridisch advies (door een advocaat) vallen hier niet onder. In het geval van procederen

worden deze kosten door de tegenpartij vergoed indien Rijkswaterstaat in het gelijk wordt gesteld. In het geval, dat Rijkswaterstaat niet in het gelijk wordt gesteld, draait Rijkswaterstaat op voor deze kosten en worden deze kosten ook niet doorberekend aan derden.


29



- Op basis van het gemiddeld aantal pagina's per dossier, dat besteed is aan juridische afhandeling, vermenigvuldigd met de gemiddelde tijd in arbeidsuren per pagina en de gemiddelde uurtarieven. Uit hoofde van redelijkheid en billijkheid lijkt het logisch om bij deze optie alleen juridische kosten in rekening te brengen, wanneer de bezwaren van verzekeringsmaatschappijen uiteindelijk niet worden gehonoreerd, met andere woorden: indien verzekeringsmaatschappijen bezwaar maken bij schadezaken en hierin hun gelijk krijgen, worden de kosten van juridisch advies niet in rekening gebracht en worden deze kosten volledig door Rijkswaterstaat gedragen. O m verwarring over de term "administratiekosten" te voorkomen, kan worden gekozen voor gebruik van de term "administratiekosten" bij kosten verbonden aan het standaardmatige proces en voor de term "incassokosten" bij (extra) kosten verbonden aan het nietstandaardmatige proces o f w e l de juridische afhandeling van schadezaken. Het voordeel van dit tariefsysteem is dat rekening wordt gehouden met het onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken, waardoor verzekeringsmaatschappijen weerhouden worden van het indienen van 'kansarme' maar voor Rijkswaterstaat kostbare verweren. Deze optie sluit goed aan bij het kostenveroorzakingsbeginsel (ook wel aangeduid als het 'de vervuiler betaalt'-principe). De mate van aansluiting met het kostenveroorzakingsbeginsel hangt af van de gekozen uitwerking: deze is het hoogst bij tijdschrijven door het juridische personeel van Rijkswaterstaat en het laagst bij het in rekening brengen van gemiddelde uren per zaak, ongeacht de werkelijke tijdsbesteding. V o o r de eenvoud van toepassing van dit systeem geldt precies het omgekeerde: deze is het hoogst bij het in rekening brengen van gemiddelde uren per zaak en het laagst bij tijdschrijven door Rijkswaterstaatpersoneel. Op lange termijn is dit tariefsysteem waarschijnlijk voor zowel Rijkswaterstaat als voor de verzekeringsmaatschappijen het gunstigst. Aangezien verzekeringsmaatschappijen middels dit systeem worden weerhouden van het indienen van kansarme bezwaren, zal voor de juridische afhandeling van schadezaken door Rijkswaterstaat op lange termijn minder formatie nodig z i j n . Dit leidt dus 'macro-economisch' tot een kostenverlaging. Verzekeringsmaatschappijen betalen op deze manier minder vaak de kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces/juridische afhandeling. Indien gekozen wordt voor het in rekening brengen van de kosten van het niet-standaardmatige proces op basis van werkelijke uren, leidt dit systeem tot een vermindering van het aantal in rekening gebrachte uren. Indien wordt gekozen voor het in rekening brengen van kosten verbonden aan het nietstandaardmatige proces op basis van een vast tarief, wordt de kostenverlaging van Rijkswaterstaat doorvertaald in een verlaging van het tarief met betrekking tot de juridische afhandeling van schadezaken. Waarschijnlijk leidt dit systeem ook tot een interne kostenverlaging bij verzekeringsmaatschappijen, omdat zij minder tijd zullen steken in het indienen van kansarme bezwaren. Een nadeel van dit tariefsysteem is, dat het niet gekoppeld is aan de hoogte van het schadebedrag. U i t interviews is gebleken, dat hoewel de relatie tussen administratiekosten en het schadebedrag beperkt is, hogere schadebedragen meer discussie met verzekeringsmaatschappijen met zich meebrengen en dat meer tijd wordt


30


intake onderzoek naar bij schadebehandeling September 2001

besteed aan het op vragen van offertes door Rijkswaterstaat b i j , vaak meerdere, aannemers Een ander mogelijk nadeel van dit systeem is dat er discussies kunnen ontstaan met verzekeringsmaatschappijen over de vraag wanneer het incassotraject (met de daaraan verbonden financiele consequenties) formeel in gang is gezet (dit zal met name spelen wanneer een verzekeraar na twee maningen alsnog - maar te traag- overgaat tot betaling). Hierover dienen in ieder geval heldere afspraken met de verzekeraars te worden gemaakt.

5.2.2

Staffel of percentage van het schadebedrag (huidige situatie) Een tweede alternatief voor het in rekening brengen van administratiekosten is een staffel die gekoppeld is aan de hoogte van het schadebedrag of een percentage van het schadebedrag. De hoogte van de staffel of het percentage wordt berekend op basis van het aantal arbeidsuren, dat aan de behandeling van schadezaken wordt besteed, vermenigvuldigd met het gemiddelde uurtarief. Het voordeel van een staffel gekoppeld aan het schadebedrag of een percentage van het schadebedrag is, dat het tariefsysteem eenvoudig toepasbaar is. Daarnaast vergroot een dergelijk tariefsysteem waarschijnlijk de acceptatie bij verzekeringsmaatschappijen, omdat de hoogte van administratiekosten in verhouding staat tot het schadebedrag. Dit wordt over het algemeen als redelijk ervaren. Verder heeft de Hoge Raad in het A M E V - a r r e s t bepaald, dat de hoogte van de gevorderde administratiekosten aan de hand van een forfaitair systeem niet in strijd is met het uitgangspunt, dat de administratiekosten concreet dienen te worden berekend. V o o r verzekeringsmaatschappijen is een staffel ook een bekend systeem om administratiekosten in rekening te brengen, omdat dit systeem niet alleen door Rijkswaterstaat maar ook door Bureau Schadeafwikkeling ( B S A ) en het Ministerie van Defensie wordt toegepast. Uit interviews is echter gebleken, dat de relatie tussen de tijd die besteed wordt aan het administratieve proces van schadebehandeling en de hoogte van het schadebedrag beperkt is. Een hoger schadebedrag verhoogt weliswaar de kans op discussie met verzekeringsmaatschappijen en de noodzaak om herstel werkzaamheden uit te laten voeren door meerdere aannemers, maar afgezien daarvan leiden hogere schadebedragen nauwelijks tot meer administratieve handelingen. U i t interviews is gebleken, dat de extra tijd die aan de administratieve behandeling van schadezaken wordt besteed, met name voortkomt uit het inwinnen en het geven van juridisch advies en het corresponderen door de Regionale Directies en het Hoofdkantoor bij discussie met verzekeringsmaatschappijen. De kosten hiervan worden in dit tariefsysteem gespreid over alle schadezaken. Het indienen van kansarme bezwaren door verzekeringsmaatschappijen wordt door middel van dit tariefsysteem dus niet geweerd en de relatie met de feitelijke kostenveroorzaking is bij dit alternatief minder gewaarborgd. Verder brengt het toepassen van een staffel een "grensprobleem" met zich mee. Indien het schadebedrag net boven de grens van een staffel zit, wordt het bedrag aan administratiekosten behorend bij de volgende staffel in rekening gebracht. Dit zal naar verwachting tot onaangename discussies met verzekeringsmaatschappijen leiden. D i t grensprobleem doet zich niet voor wanneer gewerkt


31



wordt met een vast percentage van het schadebedrag. Daarvoor geldt dan echter wel weer dat er een bovengrens van het schadebedrag moet worden vastgesteld waarover het vaste percentage administratiekosten wordt berekend, om onbillijke uitkomsten bij zeer hoge schadebedragen te voorkomen.

5.2.3

Uniform bedrag voor administratiekosten Een derde alternatief voor het in rekening brengen van administratiekosten is een uniform bedrag. Het uniforme bedrag voor administratiekosten wordt berekend door de arbeidsuren met betrekking tot het administratieve proces van schadebehandeling te vermenigvuldigen met de gemiddelde uurtarieven. Het voordeel van een uniform bedrag voor administratiekosten is dat het tariefsysteem het eenvoudigst toepasbaar is bij het opstellen van een factuur naar verzekeringsmaatschappijen en het Waarborgfonds in vergelijking met de andere voorgestelde tariefsystemen. Daarnaast sluit dit tariefsysteem goed aan bij het tariefsysteem, dat door verzekeringsmaatschappijen zelf onderling wordt gehanteerd bij het in rekening brengen van administratiekosten. De nadelen van een uniform bedrag voor administratiekosten luiden als volgt: - De kosten van dit tariefsysteem worden gespreid over alle schadezaken. Echter, uit interviews is gebleken, dat 90% van de schadezaken standaardmatige zaken z i j n . - Geen relatie tussen de hoogte van het schadebedrag en de hoogte van de administratiekosten. O p deze manier kunnen administratiekosten relatief hoog zijn ten opzichte van het schadebedrag. Dit verkleint de kans op acceptatie van het nieuwe tariefsysteem bij verzekeringsmaatschappijen en het Waarborgfonds. - Verzekeringsmaatschappijen worden door middel van dit tariefsysteem niet afgeremd om kansarme bezwaren in te dienen.

5.3

Kostprijsberekening administratiekosten Uit hoofdstuk 4 komt naar voren, dat het administratieve proces van de behandeling van schaderijdingen en schadevaringen grotendeels met elkaar overeenkomt. Echter, het geschatte aantal arbeidsuren, dat aan schadevaringen wordt besteed is aanzienlijk hoger dan het aantal arbeidsuren bij schaderijdingen. Rekening houdend met de hoogte van de arbeidsuren bij schadevaringen wordt een aparte kostprijsberekening voor schadevaringen opgesteld. De berekening van de kostprijs van de administratieve afhandeling van schaderijdingen en schadevaringen is onderverdeeld in de kostprijsberekening voor het standaardmatig proces en de kostprijsberekening voor het niet-standaardmatig proces. O p basis hiervan worden de tarieven berekend behorende bij de verschillende tariefsystemen.


32


5.3.1


Kosten standaardmatig proces De kosten van het standaard proces zijn berekend door het aantal arbeidsuren die werknemers aan de standaardmatige stappen in het administratieve proces van schadebehandeling besteden te vermenigvuldigen met het uurtarief (zie figuur 5.2).

k

Kosten standaardmatig proces

• •

Aantal uren

1

1

Uurtarief

Figuur 5.2: Kosten standaardmatig proces.

Uurtarief A l s uitgangspunt voor de uurtarieven worden de Overheidstarieven gehanteerd die zijn opgesteld door het Ministerie van Financien. Toepassing van de Overheidstarieven is vanaf januari 1994 verplicht voorgeschreven voor (dienstonderdelen van) de Rijksoverheid, indien voor het in rekening brengen van kosten geen eigen adequate kostenadministratie of ander toereikend instrument ter bepaling van kostenvergoedingen voorhanden is. Het gebruik van Overheidstarieven brengt de volgende voordelen met zich mee: - vergroting van de acceptatie van de uurtarieven bij verzekeringsmaatschappijen; - eenduidigheid; - gemak jaarlijkse tariefsaanpassing. Een nadeel aan het gebruik van Overheidstarieven is, dat de relatie met de werkelijke kosten van Rijkswaterstaat onbekend is. In dit onderzoek is besloten de Overheidstarieven te hanteren, omdat het niet aannemelijk is, dat de werkelijke kosten van Rijkswaterstaat sterk afwijken van het gemiddelde en omdat op deze wijze de reikwijdte van het onderhavige onderzoek beperkt kan blijven. De Overheidstarieven per uur zijn gebaseerd op gemiddelde salariskosten per schaal en overheadkosten (huisvesting, kantoorautomatisering en overige overhead) binnen de Rijksoverheid (zie figuur 5.2). Het kostendekkende tarief per uur (excl. B T W en excl. fictieve winsttoeslag) van 2001 is het uitgangspunt voor het uurtarief. 9

' Handleiding overheidstarieven 2001 van de Minister van Financien van 13 oktober 2000.


33



Aantal uren Uit hoofdstuk 4 is gebleken, dat er een grote spreiding is in de geschatte tijd door de respondenten bij de stappen in het administratieve proces. Daarnaast is de geschreven tijd significant lager dan de geschatte tijd van de standaardmatige werkzaamheden in het administratieve proces vermenigvuldigd met het aantal schadegevallen. Ook op basis van het aantal geschatte F T E ' s blijkt, dat er een significant hogere schatting is gegeven van het aantal benodigde F T E ' s op basis van het aantal schadezaken en de gemiddelde tijd per schadezaak ten opzichte van de beschikbare F T E ' s . Daarbij is uit interviews gebleken, dat tijdschrijven op individuele schadezaken door de geinterviewden geen haalbare kaart wordt geacht. Tijdschrijven op individuele schadezaken brengt een extra belasting met zich mee en de betreffende werkzaamheden zijn vaak van kortdurende aard, vaak over een lange periode verspreid. U i t het interview met het (niet meer onder Rijkswaterstaat ressorterende) Bureau Schadeafwikkeling is gebleken, dat zij wel over een goed registratiesysteem beschikken, waarin de uitgevoerde werkzaamheden inclusief de bestede tijd direct na uitvoering ervan worden vastgelegd. Een dergelijk systeem is noodzakelijk voor adequaat tijdschrijven. Uitgangspunt voor dit onderzoek is inefficienties - d i e kennelijk bij de Regionale Directies/Dienstkringen bestaan - niet door te belasten aan verzekeraars en het Waarborgfonds, er van uitgaande dat deze niet veroorzaakt worden door kwaliteitsverschillen. M e t het oog daarop zijn w i j voor de bepaling van de hoogte van de administratiekosten in het kader van dit onderzoek uitgegaan van de geschatte tijd die aan het administratieve proces wordt besteed door de "Best-Practice" Regionale Directie of Dienstkring. Dit betekent wel dat, w i l Rijkswaterstaat als geheel kostendekkend opereren, het dan van belang is om de administratieve processen bij de overige Regionale Directies en Dienstkringen te optimaliseren. Daarnaast wordt voorgesteld om als vervolg op dit project te onderzoeken of de administratieve processen van schadebehandeling ook bij de huidige "Best-Practice" Regionale Directie of Dienstkring wellicht nog efficienter kunnen plaatsvinden. Schaderijdingen Dienstkring Utrecht wordt gekenmerkt door een relatief lage werklast per schadezaak en een goede inschatting van de werklast vergeleken met de geschreven tijd. Ook op basis van de dossiers behorend bij de standaardmatige zaken, lijkt de inschatting van de werklast door Dienstkring Utrecht reeel. A l s uitgangspunt voor het aantal uren per stap in het administratieve proces is daarom gekozen voor de schatting van Dienstkring Utrecht voor schaderijdingen. Schadevaringen B i j schadevaringen verschilt het administratieve proces van schaderijdingen met name bij het Ontstaan van de vordering (stap 1). B i j schaderijdingen en overige schadesoorten worden de kosten bij stap 1 direct in rekening gebracht en vallen dan ook niet onder administratiekosten. B i j schadevaringen worden de kosten van het Rijkspersoneel tot en met




het zorgen voor een verklaring van garantstelling direct in rekening gebracht. Echter, het ramen van het schadebedrag en het opmaken van een contract met werkbeschrijving voor aannemers vindt bij de dienstkring plaats en worden beschouwd als administratiekosten, aangezien deze uren niet rechtstreeks in rekening worden gebracht. Het opmaken van een contract en een werkbeschrijving voor aannemers kost relatief veel tijd ten opzicht van de overige stappen in het administratieve proces. Gezien de grote spreiding in de schatting bij het ontstaan van de vordering (het opmaken van een contract en het maken van de werkbeschrijving) wordt de schatting van Dienstkring Nieuwe Waterweg als uitgangspunt genomen. De schatting van Dienstkring N i e u w e Waterweg is ongeveer het gemiddelde van de schattingen van de "natte" Dienstkringen en Regionale Directies. Regionale Directie Oost-Nederland heeft de laagste schatting bij het ontstaan van de vordering gegeven. Echter, bij deze schatting is geen rekening gehouden met het opmaken van een contract. Aangezien het gemiddeld schadebedrag bij schadevaringen wordt geschat op ongeveer f. 60.000,-, worden de uren die besteed worden aan het opmaken van het contract en de werkbeschrijving meegenomen (immers alleen bij "kleine" schadevaringen worden geen contracten opgemaakt, maar opdrachtbonnen uitgeschreven voor aannemers). De overige stappen en werklast in het administratieve proces bij schadevaringen komen overeen met de stappen en de werklast bij de schaderijdingen. A l s uitgangspunt bij de overige stappen in het administratieve proces wordt de geschatte tijd die aan het administratieve proces wordt besteed door de "Best-Practice" Dienstkring Utrecht genomen. V o o r de invoering van een nieuw tariefsysteem te zijner tijd verdient het aanbeveling om verschillende Regionale Directies en Dienstkringen tijd te laten schrijven voor een periode van ongeveer drie maanden op individuele zaakcodes. O p deze manier kan een nieuw tariefsysteem dan goed worden onderbouwd met de administratieve werklast bij de behandeling van schadezaken. Daarnaast geeft tijdschrijven de mogelijkheid o m inzicht te krijgen welke stappen in het administratieve proces efficient verlopen en welke stappen in het administratieve proces bij de verschillende Regionale Directies en Dienstkringen verbetering behoeven. Op deze manier wordt het voor Rijkswaterstaat mogelijk om meer sturing te geven aan het administratieve proces. Kostenberekening De kosten van het (standaardmatige) administratieve proces bij schaderijdingen en overige schadesoorten bedragen afgerond f. 283,-. In tabel 5.1 wordt de berekening van de kosten toegelicht:


35



Stap in het administratieve proces

Schaal

Aantal uren

Overheidstarief 2001

Kosten per stap


5

Direct in rekening gebracht




6

0,5

f. 87,-

f. 43,50


6

1,25

f. 87,-

f. 108,75


6

0,5*

f. 87,-

f. 43,50


6

0,25

f. 87,-

f. 21,75


6

0,25

f. 87,-

f. 21,75

7. Rappelleren

6

0,25

f. 87,-

f. 21,75


7

N . V . T . (niet standaardmatig)




6

0,25

f. 87,-

f. 21,75

10. Afhandelen oninbare vorderingen

7


Gemiddelde kosten standaardmatig proces per schadezaak

f. 282,75

Tabel 5.1: Kostprijsberekening standaardmatig administratieve proces bij schaderijdingen *) Het ontvangen van het schadebedrag vindt plaats op het niveau van de Regionale Directie. Hierbij is de laagste schatting van de betrokken Regionale Directies als uitgangspunt genomen.

De kosten van het (standaardmatige) administratieve proces bij schadevaringen bedragen afgerond f. 2.583,- In tabel 5.2 wordt de berekening van de kosten toegelicht:


36



Stap in het administratieve proces

Schaal

Aantal uren

Overheidstar ief2001

Kosten per stap


7

25

f. 92,-

f. 2.300-


6

0,5

f. 87,-

f. 43,50


6

1,25

f. 87,-

f. 108,75


6

0,5*

f. 87,-

f. 43,50


6

0,25

f. 87,-

f. 21,75

0,25

f. 87,-

f. 21,75

0,25

f. 87,-

f. 21,75

N . V . T . (niet standaardmati


g)

g)

0,25

f. 87,-



g)

g)

7. Rappelleren

mm-y>.m-::. re.

-


6

8. Inschakelen afdeling Juridische Zaken (RD) 7

9. Voortgangsbewaking 10. Afhandelen oninbare vorderingen

6

7

H

Gemiddelde kosten standaardmatig proces per schadezaak

f. 21,75

f. 2.582,75

Tabel 5.2 Kostprijsberekening standaardmatig administratieve proces bij schadevaringen.

In de kostprijsberekening zitten bij schadevaringen in tegenstelling tot schaderijdingen uren inbegrepen voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving voor aannemers. A l s alternatief kan Rijkswaterstaat ervoor kiezen om op basis van tijdschrijven de werkelijke uren voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving in rekening te brengen.


37


5.3.2


Kosten niet-standaardmatig proces/kosten juridische afhandeling B i j niet-standaardmatige zaken worden extra kosten gemaakt in verband met de juridische afhandeling van schadezaken, zoals het verstrekken van juridisch advies, het voeren van correspondentie en telefoonkosten. B i j de juridische afhandeling van schadezaken speelt de Regionale Directie en/of het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat een r o l . Daarnaast brengen niet-standaardmatige zaken extra uren met zich mee voor de Dienstkringen, omdat zij onder meer zorg dragen voor de overdracht naar de Regionale Directie. De gemiddelde administratiekosten van niet-standaardmatige zaken bestaan dus uit kosten gemaakt door de Dienstkringen, kosten gemaakt door de Regionale Directie en kosten van het Hoofdkantoor (zie figuur 5.3).

Kosten nietstandaardmatig proces/ juridische afhandeling

a a

Gemiddelde kosten per zaak nietstandaardmatig proces Dienstkrina

Gemiddelde kosten per zaak nietstandaardmatig proces Regionale Directie

t

Gemiddelde kosten per zaak nietstandaardmatig proces Hoofdkantoor

Gemiddelde wen per/uak

Figuur 5.3: Opbouw kosten niet-standaardmatig proces De kosten van het niet-standaardmatig proces van de dienstkring bestaan uit de gemiddelde uren per zaak vermenigvuldigd met het Overheids-uurtarief van de gemiddelde schaal. Het niet-standaardmatig proces bij de Dienstkring heeft betrekking op het inschakelen van de afdeling Juridische Zaken van de Regionale Directie (stap 8 uit het administratieve proces). A l s uitgangspunt voor het gemiddeld aantal uren van schaderijdingen, overige schadesoorten en schadevaringen is de "Best-practice" Dienstkring Utrecht genomen. De kosten van het niet-standaardmatig proces van de Regionale Directie bestaan eveneens uit de gemiddelde uren per zaak vermenigvuldigd met het Overheids-uurtarief van de gemiddelde schaal. A l s uitgangspunt hiervoor wordt de inschatting van het aantal uren van de "Best-Practice" Juridische afdeling van de Regionale Directie Utrecht gehanteerd voor schaderijdingen. De uren van juridische afhandeling van schaderijdingen zijn berekend door de geschreven tijd met betrekking tot schaderijdingen van de Regionale Directie Utrecht te delen door het aantal schaderijdingen dat door de Regionale Directie Utrecht in behandeling is genomen. A l s standaard voor de uren met betrekking tot de juridische afhandeling van schadevaringen is wederom Regionale Directie Utrecht genomen. Regionale Directie Utrecht heeft op basis van tijdschrijven het laagst gemiddelde aantal uren ten opzichte van de overige Regionale Directies die een indicatie hebben gegeven voor de juridische afhandeling van


38



schadevaringen. Ook hierbij is weer de overweging, dat inefficienties die kennelijk elders voorkomen niet in de kostprijs thuishoren. De kosten van het niet-standaardmatig proces van het Hoofdkantoor bestaan uit de gemiddelde uren vermenigvuldigd met het Overheidsuurtarief van de gemiddelde schaal. B i j het Hoofdkantoor wordt tijdgeschreven op schadezaken en niet op een aparte code voor schaderijdingen en schadevaringen. Tijdens interviews bij het Hoofdkantoor is weliswaar aangegeven, dat het vermoeden bestaat, dat schadevaringen relatief meer tijd kosten dan schaderijdingen, maar dit vermoeden kan niet worden onderbouwd. A l s gevolg hiervan wordt in dit onderzoek verondersteld, dat een schaderijding gemiddeld even veel tijd kost als een schadevaring. De kosten van het niet-standaardmatige administratieve proces ofwel de kosten van juridische afhandeling bij schaderijdingen bedragen afgerond f. 2.171,-. In tabel 5.3 wordt de berekening van de kosten toegelicht:

Gemiddelde tijd per zaak

Schaal

Uurtarief medewerker

Gemiddelde kosten per zaak

Dienstkring Utrecht

0,75

7

f. 92,-

f. 69,-

Regionale Directie Utrecht

8,09

11

f. 123,-

f. 995,-

Hoofdkantoor

9,00

f. 123,-

f. 1.106,-

Gemiddelde kosten per nietstandaard zaak

• 11

f. 2.171,-

Tabel 5.3: Berekening kosten niet-standaardmatig proces schaderijdingen

De kosten van het niet-standaardmatige administratieve proces ofwel de kosten van juridische afhandeling bij schadevaringen bedragen afgerond f. 1.769,-. In tabel 5.4 wordt de berekening van de kosten toegelicht:


39



Gemiddelde tijd per zaak

Schaal

Uurtarief medewerker

Gemiddelde kosten per zaak

Dienstkring Utrecht

0,75

7

f. 92,-

f. 69,-

Regionale Directie Utrecht

4,82

11

f. 123,-

f. 593,-

Hoofdkantoor

9,00

11

f. 123,-

f. 1.106,-

Gemiddelde kosten per nietstandaard zaak Tabel 5.4: Berekening kosten niet-standaardmatig proces schadevaringen

In totaal bedragen de administratiekosten per niet-standaardmatige schaderijding f. 2.454,-. D e administratiekosten per niet-standaardmatige schadevaring bedragen in totaal f. 4.352,- (zie tabel 5.5). Administratiekosten standaardmatige schadezaak

Administratiekosten nietstandaardmatige schadezaak

Totaal

Schaderijding

f. 283,-

f. 2.171,-

f. 2.454,-

Schadevaring

f. 2.583,-

f. 4.352,-

Tabel 5.5 Administratiekosten per standaardmatige en/of niet-standaardmatige schadezaak

Gezien de hoogte van de administratiekosten bij het niet-standaardmatig proces in verhouding tot de administratiekosten bij het standaardmatig proces en de variatie in het aantal uren met betrekking tot het niet-standaardmatig proces, is het aan te bevelen dat Rijkswaterstaat in overweging neemt o m tijdschrijven in te voeren bij de afdeling Juridische Zaken van zowel de Regionale Directie als het Hoofdkantoor. Het is aan te bevelen o m tijd te schrijven op individuele codes per schadezaak. O p deze manier is het mogelijk o m de werkelijke uren die besteed zijn aan de juridische afhandeling van schadezaken te laten vergoeden door verzekeringsmaatschappijen.


40


5.4


Alternatieve tariefsystemen met tarieven In deze paragraaf zijn de kostprijzen berekend behorende bij de alternatieve tariefsystemen die zijn voorgesteld in paragraaf 5.2.

5.4.1

Tariefsysteem 1: Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige schadezaken In paragraaf 5.3 is de kostprijsberekening gemaakt voor zowel schaderijdingen als schadevaringen bij zowel standaardmatige schadezaken als niet-standaardmatige schadezaken. Deze kostprijsberekening dient als uitgangspunt bij invoering van tariefsysteem 1. Voorgesteld wordt o m bij invoering van tariefsysteem 1 de volgende (afgeronde) administratiekosten in rekening te brengen (zie tabel 5.6): Administratiekosten standaardmatige schadezaak

Administratiekosten nietstandaardmatige schadezaak

Totaal bij standaardmatige schadezaak

Totaal bij nietstandaardmatige schadezaak •••nSHHHRHHMI!

Schaderijding

f. 280,-

f. 2.170,-

f. 280,-

f. 2.450,-

Schadevaring

f. 2.580,-

f. 1.770,-

f. 2.580,-

f. 4.350,-

Tabel 5.6 In rekening gebrachte administratiekosten bij tariefsysteem 1.

B i j de tarieven vermeld in tabel 5.6 dient te worden opgemerkt, dat de hier berekende tarieven indicaties zijn. Deze indicaties dienen nog te worden onderbouwd door middel van tijdschrijven gedurende een bepaalde periode.

5.4.2

Tariefsysteem 2: Staffel of percentage van het schadebedrag De gemiddelde administratiekosten bij schaderijdingen bedragen f. 500,- (f. 283,- plus 10% van f. 2.171,- (10% van het aantal schadezaken is niet-standaardmatig)). Het opgegeven gemiddelde schadebedrag per schaderijding bedraagt f. 3.300,-. O p basis hiervan wordt de volgende staffel voorgesteld (zie tabel 5.7):


41



Hoogte schadebedrag bij schaderijdingen


V a n f. 0 tot f. 2.000,-

f. 150,-

V a n f. 2.000,- tot f. 4.000,-

f. 450,-

V a n f. 4.000,- en hoger

f. 750,-

Tabel 5.7 Staffel voor het in rekening brengen van administratiekosten bij schaderijdingen.

In plaats van de staffel kan ook een percentage van het schadebedrag in rekening worden gebracht bij schaderijdingen. Het percentage administratiekosten bij schaderijdingen wordt dan gesteld op 15% van het schadebedrag, met een nog nader vast te stellen maximum. De gemiddelde administratiekosten per schadevaring bedragen f. 2.760,- (f. 2.583 + 10% van f. 1.769,-). Het gemiddelde schadebedrag per schadevaring wordt geschat op f. 60.000,-. V o o r schadevaringen wordt de volgende staffel voorgesteld (zie tabel 5.8):

Hoogte schadebedrag bij schadevaringen


V a n f. 0 tot f. 40.000,-

f. 920,-

V a n f. 40.000,- tot f. 80.000,-

f. 2.760,-


f. 4.600,-

Tabel 5.8 Staffel voor het in rekening brengen van administratiekosten bij schadevaringen.

B i j schadevaringen kan ook in plaats van een staffel een percentage van het schadebedrag voor de vergoeding van administratiekosten worden gehanteerd. Het percentage administratiekosten bij schadevaringen wordt dan gesteld op 4,5% van het schadebedrag, met een nog nader vast te stellen maximum.

5.4.3

Combinatie tariefsysteem 1 en tariefsysteem 2 Rekening houdend met onder meer de scheiding tussen standaardmatige en nietstandaardmatige schadezaken, de relatieve hoogte van de administratiekosten ten opzichte van het schadebedrag en de kans op acceptatie van het voorgestelde tariefsysteem bij verzekeringsmaatschappijen kunnen de administratiekosten worden gekoppeld aan de hoogte van het schadebedrag door middel van een staffel of een percentage. De volgende staffels voor het in rekening brengen van administratiekosten worden voorgesteld voor schaderijdingen (zie tabel 5.9.1):


42



Hoogte schadebedrag bij schaderijdingen en overige schadesoorten

Toeslag voor administratiekosten standaardmatig proces

Toeslag voor administratiekosten nietstandaardmatig proces

V a n f. 0 tot f. 2.000,-

f. 85,-

f. 660,-

V a n f. 2.000,- tot f. 4.000,-

f. 255,-

f. 1.975,-


f. 430,-

f. 3.290,-

Tabel 5.9.1: Staffels voor het in rekening brengen van administratiekosten bij schaderijdingen.

B i j schadevaringen worden de volgende staffels voorgesteld voor administratiekosten (zie tabel 5.9.2): Hoogte schadebedrag bij schadevaringen

Toeslag voor administratiekosten standaardmatig proces

Toeslag voor administratiekosten nietstandaardmatig proces

V a n f. 0 tot f. 40.000,-

f. 860,-

f. 590,-

V a n f. 40.000,- tot f. 80.000,-

f. 2585,-

f. 1.770,-


f. 4305,-

f. 2.950,-

Tabel 5.9.2: Staffels voor het in rekening brengen van administratiekosten bij schadevaringen

Indien gekozen wordt voor het in rekening brengen van een percentage van het schadebedrag bij schaderijdingen en schadevaringen met een onderscheid tussen standaardmatige schadezaken en niet-standaardmatige schadezaken worden de volgende percentages voorgesteld (zie tabel 5.9.3):


43


Schaderijdingen


Toeslag voor administratiekosten standaardmatig proces (% van schadebedrag)

Toeslag voor administratiekosten nietstandaardmatig proces (% van schadebedrag)

9%

66%

Schadevaringen

3%

Tabel 5.9.3: Percentage voor het in rekening brengen van administratiekosten

5.4.4

Tariefsysteem 3: Uniform bedrag V o o r het in rekening brengen van administratiekosten bij schaderijdingen wordt voorgesteld om als u n i f o r m bedrag f. 500,- te hanteren (f. 283,- plus 10% van f. 2.171,-). B i j schadevaringen wordt als uniform bedrag f. 2.760,- (f. 2.583 + 10% van f. 1.769,-) voorgesteld voor de vergoeding van administratiekosten.

5.5

Voorgestelde tariefsysteem

5.5.1

Voorgestelde tariefsysteem Op basis van de beschreven voor- en nadelen behorend bij de alternatieve tariefsystemen in paragraaf 5.2 en de voorkeur van Rijkswaterstaat voor een kostendekkend, eenvoudig toepasbaar en transparant systeem, lijkt tariefsysteem 1: Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen kosten verbonden aan het standaardmatige proces en kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ofwel juridische afhandeling bij zowel schaderijdingen als schadevaringen de voorkeur te verdienen. O p deze manier wordt rekening gehouden met het onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige zaken, hetgeen het beste aansluit bij het kostenveroorzakingsprincipe. Zoals hiervoor beschreven is, zijn ongeveer 90% van het totaal aantal schadezaken standaardmatige zaken. Daarnaast worden door dit tariefsysteem kansarme bezwaren van verzekeringsmaatschappijen geweerd, wat op de lange termijn zal leiden tot een verlaging van de kosten. Hierbij zij echter onrniddellijk vermeld dat er binnen Rijkswaterstaat nog geen duidelijke voorkeursuitspraak gedaan is en dat het ook nog onduidelijk is hoe de verzekeraars zich zullen opstellen. De tarieven van tariefsysteem 1 behorend bij het standaardmatige proces zijn berekend door het aantal arbeidsuren die werknemers aan de stappen in het administratieve proces van schadebehandeling bij standaardmatige schadezaken besteden, te vermenigvuldigen met het Overheidsuurtarief (zie tabel 5.1 en 5.2). Dit leidt tot de volgende tarieven voor standaardmatige schadezaken (zie tabel 5.10):


44



Soort schadezaak

Tarief administratiekosten voor standaardmatige schadezaken

Schaderijdingen

f. 280,-

Schadevaringen

f. 2.580,-

Tabel 5.10: voorgestelde tarieven standaardmatige schadezaken

O m de extra administratiekosten verbonden aan niet standaardmatige schadezaken in rekening te brengen, bestaat (zoals hiervoor beschreven) de keuze uit: - gemiddeld bestede uren * gemiddeld Overheids-uurtarief; - werkelijk bestede uren; - gemiddeld aantal documenten * gemiddelde kostprijs per document. In paragraaf 5.4.1 zijn de tarieven verbonden aan niet-standaardmatige zaken weergegeven op basis van de gemiddeld bestede uren vermenigvuldigd met het gemiddeld Overheidsuurtarief. Dit heeft geleid tot de volgende tarieven (zie tabel 5.11):

Soort schadezaak

Tarief (extra) administratiekosten voor niet-standaardmatige schadezaken

Schaderijdingen

f. 2.170,-

Schadevaringen

f. 1.770,-

Tabel 5.11: voorgestelde tarieven niet standaardmatige schadezaken

O m de volgende redenen verdient het aanbeveling om de administratiekosten van het nietstandaardmatige proces in rekening te brengen op basis van werkelijk bestede uren: - De relatief hoge administratiekosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ten opzichte van de kosten van het standaardmatige proces. - De hoge variabiliteit in werklast verbonden aan het niet-standaardmatige proces o f w e l de juridische afhandeling van schadezaken. Door kosten van het niet-standaardmatige proces in rekening te brengen op basis van de werkelijk bestede uren, wordt het best aangesloten bij het kostenveroorzakingsprincipe. Dit heeft als gevolg, dat de Dienstkringen, Regionale Directies en het Hoofdkantoor tijd dienen te schrijven op individuele zaakcodes bij niet-standaardmatige schadezaken. Ondanks de bezwaren met betrekking tot tijdschrijven op individuele zaakcodes van medewerkers van Rijkswaterstaat, blijkt uit de positieve reacties bij Bureau Schadeafwikkeling, dat het mogelijk is deze bezwaren te ondervangen. O m verwarring over de term "administratiekosten" te voorkomen, wordt voorgesteld om de term "administratiekosten" te hanteren bij administratiekosten verbonden aan het standaardmatige proces en de term "incassokosten" te hanteren bij kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces o f w e l kosten met betrekking tot juridische afhandeling van schadezaken.


45



Uit dit onderzoek blijkt, dat de tot nu toe gehanteerde tarieven voor administratiekosten bij schadebehandeling niet kostendekkend zijn. Dit heeft als gevolg, dat Rijkswaterstaat in staat moet zijn de tarieven in een nieuw (kostendekkend) tariefsysteem goed te onderbouwen, w i l het nieuwe tariefsysteem tot acceptatie leiden bij verzekeraars. V o o r de invoering van een nieuw tariefsysteem verdient het aanbeveling om verschillende Regionale Directies en Dienstkringen tijd te laten schrijven op individuele zaakcodes voor een periode van ongeveer drie maanden. O p deze manier kan een nieuw tariefsysteem goed worden onderbouwd met de administratieve werklast bij de behandeling van schadezaken. Daarnaast geeft tijdschrijven de mogelijkheid om inzicht te krijgen welke stappen in het administratieve proces efficient verlopen en welke stappen in het administratieve proces bij de verschillende Regionale Directies en Dienstkringen verbetering behoeven. O p deze manier wordt het voor Rijkswaterstaat mogelijk om het proces te stroomlijnen en te komen tot een tariefsverlaging ten opzichte van het huidige voorstel. Dat laatste zal de discussie met de verzekeraars over de invoering van het nieuwe systeem waarschijnlijk aanzienlijk vergemakkelijken.

5.5.2

Jaarlijkse aanpassing van het tariefsysteem De jaarlijkse aanpassing van de toeslag van administratiekosten bij alle tariefsystemen dient te geschieden volgens de indexatie van de Overheidstarieven. De toeslagen van de administratiekosten zijn, zoals beschreven is in paragraaf 5.3, in alle gevallen gebaseerd op de werklast en de Overheidsuurtarieven. Jaarlijks worden de Overheidstarieven aangepast door het Ministerie van Financien volgens een index, die onder meer rekening houdt met de CAO-bepalingen en indices vanuit het C P B en het C B S . O p basis van de aanpassingen van de Overheidstarieven, kunnen de toeslagen voor administratiekosten worden aangepast. Indien gekozen wordt voor een tariefsysteem waarbij de toeslag voor administratiekosten gekoppeld is aan de hoogte van het schadebedrag (in geval van een staffel) verdient het aanbeveling o m tevens een keer per jaar de gemiddelde schadebedragen van schaderijdingen en schadevaringen te herijken. Volgens diverse betrokkenen, stijgt de omvang van het gemiddelde schadebedrag bij schaderijdingen, als gevolg van een toenemend gebruik van elektronica langs de weg. Op lange termijn verdient het aanbeveling om een keer per vijf jaar een herijking te laten plaatsvinden met betrekking tot de werklast van het administratieve proces van schaderijdingen en schadevaringen. Door middel van tijdschrijven op individuele zaakcodes voor schadezaken gedurende een bepaalde periode kan worden gecontroleerd of de werklast gelijk is gebleven, dan wel veranderd is. Indien de werklast veranderd is, dienen de tarieven te worden aangepast.


46


5.5.3


Omvang van de financiele consequenties voor Rijkswaterstaat Uit een inventarisatie van Rijkswaterstaat blijkt, dat het gemiddeld aantal schaderijdingen per jaar op landelijk niveau 8.340 bedraagt.Uit interviews blijkt, dat gemiddeld aan administratiekosten f. 258,- per schaderijding in rekening wordt gebracht. De financiele consequenties berekend op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en nietstandaardmatige schadezaken (tariefsysteem 1, zie paragraaf 5.4.1) voor Rijkswaterstaat bij schaderijdingen worden hieronder toegelicht : 10

Huidige tariefsysteem Totaal aantal schaderijdingen Gemiddelde administratiekosten Totaal vergoede administratiekosten

Tariefsysteem 1

8.340 f 258.f . 2.155.056,-

Totaal aantal schaderijdingen Administratiekosten standaardmatig Administratiekosten niet-standaardmatig Totaal vergoede administratiekosten (bij 90% standaardmatig en 10% nietstandaardmatige zaken)

8.340 f. 280,f. 2.170./ 4.144.980.-

B i j invoering van tariefsysteem 1 wordt bij benadering f. 4.145.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 2.155.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schaderijdingen". Uit interviews blijkt, dat het aantal schadevaringen bij de respondenten in totaal 94 bedraagt per jaar. Verder blijkt uit de gehouden interviews, dat gemiddeld aan administratiekosten f. 1.500,- per schadevaring in rekening wordt gebracht. De financiele consequenties bij invoering van tariefsysteem 1 voor Rijkswaterstaat bij schadevaringen worden hieronder toegelicht:

Tariefsysteem 1

Huidige tariefsysteem Totaal aantal schadevaringen Gemiddelde administratiekosten Totaal vergoede administratiekosten

f f.

94 1500.141.000,-

Totaal aantal schadevaringen Administratiekosten standaardmatig Administratiekosten niet-standaardmatig Totaal vergoede administratiekosten (bij 90% standaardmatig en 10% nietstandaardmatige zaken)

f. f. f.

94 2580,1.770,259.158,-

B i j invoering van het voorgestelde tariefsysteem wordt f. 259.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 141.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schadevaringen. Hierbij dient te worden opgemerkt, dat het aantal schadevaringen niet landelijk bekend is. Dit

10

De financiele consequenties zijn voor een tariefsysteem doorberekend, omdat de financiele consequenties bij

doorberekening van de overige tariefsystemen niet tot grote verschillen leiden. De financiele consequenties worden namelijk berekend op basis van gemiddelde schadebedragen en gemiddelde aantallen schadezaken. " Bij deze berekening is uitgegaan van gemiddeld bestede uren bij zowel standaardmatige als nietstandaardmatige schadezaken. Het in rekening brengen van werkelijke uren leidt in alle gevallen tot vergoeding van de werkelijk gemaakte uren.


47



betekent, dat het verschil in vergoede administratiekosten tussen het voorgestelde en het huidige tariefsysteem positiever kan uitvallen voor Rijkswaterstaat.

5.5.4

Vervolgstappen Tijdens de presentatie van de voorgestelde alternatieve tariefsystemen aan een klankbordgroep van Rijkswaterstaat en tijdens de diverse interviews is gebleken, dat de betrokkenheid van de Regionale Directies, Dienstkringen en het Hoofdkantoor groot is. Het in rekening brengen van administratiekosten bij Verzekeraars en het Waarborgfonds en de onderbouwing van het huidige tariefsysteem worden door de betrokkenen bij dit onderzoek als problematisch ervaren. De voorgestelde tariefsystemen werden door de aanwezigen bij de presentatie als systeem aantrekkelijk ervaren. Echter, de hoogte van de tarieven in het algemeen ten opzichte van de huidige regeling is een punt van discussie. Verwacht mag worden dat de verzekeringsmaatschappijen weerstand zullen bieden bij een forse tariefsverhoging en dat het daarom wenselijk is om ook mogelijkheden tot efficiencyverbetering in het administratiec.q. incassoproces te onderzoeken en door te voeren. De aanwezigen bij de presentatie hebben vooralsnog geen eenduidige voorkeur voor een van de alternatieve systemen uitgesproken. Naar aanleiding van deze rapportage zal het Verbond van Verzekeraars mogelijk worden benaderd. Uitgangspunt richting het Verbond van Verzekeraars zal zijn, dat de administratiekosten bij schadezaken moeten worden verhaald en gedekt. Het is van belang te benadrukken, dat bij de berekening van de tarieven rekening is gehouden met de meest efficiente Dienstkring en Regionale Directie. Een mogelijke aanpak om een tariefsysteem te verkrijgen, dat door het Verbond van Verzekeraars geaccepteerd wordt, is door hen aan te laten geven naar welk tariefsysteem hun voorkeur uitgaat. Het idee daarachter is dat het Rijkswaterstaat in beginsel niet uitmaakt welk systeem gekozen wordt, zolang de verzekeraars de feitelijke kosten bij Rijkswaterstaat maar betalen.


48



Conclusies en aanbevelingen Rijkswaterstaat verhaalt de schade aan de rijksinfrastructuur op aansprakelijke derden, hun verzekeraars of het Waarborgfonds Motorverkeer ( W B F ) . Naast diverse directe kosten, worden administratiekosten in rekening gebracht. De huidige systematiek voor het in rekening brengen van administratiekosten is een forfaitair systeem bij schaderijdingen en een percentage van het schadebedrag bij schadevaringen. Achtergrond van dit onderzoek is, dat verzekeraars steeds vaker bezwaar maken tegen het forfaitaire tariefsysteem voor het in rekening brengen van administratiekosten naar aanleiding van het A M E V - a r r e s t . De doelstelling van het onderzoek luidt als volgt: "Het doen van een onderzoek naar de administratieve afhandeling van schadezaken bij Rijkswaterstaat en het doen van aanbevelingen omtrent een nieuw onderbouwd tariefsysteem van administratiekosten ". Uit interviews met Regionale Directies en Dienstkringen blijkt, dat het proces van schaderijdingen en schadevaringen grotendeels met elkaar overeenkomt. Uitzondering hierop vormt "het ontstaan van de vordering" (stap 1) bij schadevaringen. B i j grotere schadevaringen wordt aan deze stap relatief veel tijd besteed ten opzichte van schaderijdingen, doordat in de meeste gevallen een contract moet worden opgesteld met een beschrijving van de werkzaamheden voor aannemers. Daarnaast is bij schadevaringen sprake van garantstelling bij "het ontstaan van de vordering". Het ontstaan van de vordering (stap 1) is bij schaderijdingen de verantwoordelijkheid van de schade-inspecteur. De kosten van de schade-inspecteur worden direct in rekening gebracht bij verzekeringsmaatschappijen en vallen daarom niet onder administratiekosten. Zowel bij schaderijdingen, als schadevaringen is bij ongeveer 90% van het totaal aantal gevallen sprake van standaardmatige zaken. Onder standaardmatige zaken worden zaken verstaan waarbij prompte erkenning en betaling plaatsvindt, dan wel direct na twee keer gerappelleerd te hebben. Niet-standaard zaken zijn zaken waarbij de Regionale Directie dan wel het Hoofdkantoor van Rijkswaterstaat wordt ingeschakeld voor de juridisch afhandeling (bestaande uit correspondentie en juridisch advies) van schadezaken. De Regionale Directie wordt veelal ingeroepen voor juridische afhandeling van schadezaken en bij discussie met verzekeringsmaatschappijen. De schadeomvang en de variabiliteit in schadeomvang zijn bij schadevaringen veel hoger dan bij schaderijdingen. De indicaties van de bestede uren per stap in het administratieve proces van schadebehandeling bij zowel schaderijdingen, als schadevaringen lopen erg uiteen. Op grond van de interviews kan geen goede verklaring worden gegeven, waarom het administratieve proces bij de ene Regionale Directie of Dienstkring meer tijd in beslag neemt dan bij andere Regionale Directies of Dienstkringen. Huidige beschikbare tijdschrijfgegevens zijn onvoldoende gedetailleerd om als bron te dienen voor de werkelijk bestede tijd aan schaderijdingen en schadevaringen. A l l e schadezaken worden onder een code verantwoord en er wordt door meerdere werknemers op


49



de betreffende code geschreven. Over het algemeen is de geschreven tijd van Regionale Directies en Dienstkringen significant lager dan de geschatte tijd van het administratieve proces vermenigvuldigd met het totaal aantal schadegevallen. Ook op basis van het aantal geschatte F T E ' s blijkt, dat er een significant hogere schatting is gegeven van het aantal benodigde F T E ' s op basis van het aantal schadezaken en de gemiddelde tijd per schadezaak ten opzichte van de beschikbare F T E ' s . De volgende drie tariefsystemen zijn voorgesteld: 1. Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen standaardmatige en nietstandaardmatige schadezaken. 2. Staffel of percentage van het schadebedrag. 3. U n i f o r m bedrag. Daarnaast is een combinatie mogelijk van tariefsysteem 1 en tariefsysteem 2. E e n combinatie van tariefsysteem 1 en 2 houdt zowel rekening met het onderscheid tussen standaardmatige en niet-standaardmatige zaken als met de koppeling van het tariefsysteem aan de hoogte van het schadebedrag. De kosten van het standaardmatig proces worden in rekening gebracht op basis van het aantal arbeidsuren die werknemers aan de standaardmatige stappen in het administratieve proces van schadebehandeling besteden en het Overheidsuurtarief. Dit geldt zowel voor schaderijdingen als schadevaringen. De gemiddelde administratiekosten van nietstandaardmatige zaken bestaan uit kosten gemaakt door de Dienstkringen, kosten gemaakt door de Regionale Directie en kosten van het Hoofdkantoor. Gezien de hoogte van de administratiekosten bij het niet-standaardmatig proces in verhouding tot de administratiekosten bij het standaardmatig proces en de variatie in het aantal uren met betrekking tot het niet-standaardmatig proces, is het aan te bevelen dat Rijkswaterstaat in overweging neemt om tijdschrijven in te voeren bij de afdeling Juridische Zaken van zowel de Regionale Directie als het Hoofdkantoor. In de tariefsystemen voor administratiekosten zitten bij schadevaringen in tegenstelling tot schaderijdingen uren inbegrepen voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving voor aannemers. A l s alternatief kan Rijkswaterstaat ervoor kiezen om op basis van tijdschrijven de werkelijke uren voor het opmaken van een contract en werkbeschrijving in rekening te brengen. O p basis van de beschreven voor- en nadelen behorend bij de alternatieve tariefsystemen in paragraaf 5.2 en de voorkeur van Rijkswaterstaat voor een kostendekkend, eenvoudig toepasbaar en transparant systeem, lijkt tariefsysteem 1: "Administratiekosten op basis van een onderscheid tussen kosten verbonden aan het standaardmatig proces en kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ofwel juridische afhandeling" bij zowel schaderijdingen als schadevaringen de voorkeur te verdienen. Hierbij dient te worden vermeld, dat er binnen Rijkswaterstaat nog geen duidelijke voorkeursuitspraak gedaan is en dat het ook nog onduidelijk is hoe de verzekeraars zich zullen opstellen.


50



Dit leidt tot de volgende tarieven voor standaardmatige schadezaken:

Soort schadezaak

Tarief administratiekosten standaardmatige schadezaken

Schaderijdingen

f. 280,-

Schadevaringen

f. 2.580,-

O m de volgende redenen verdient het aanbeveling om de administratiekosten van het nietstandaardmatige proces in rekening te brengen op basis van werkelijk bestede uren: - De relatief hoge administratiekosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ten opzichte van de kosten van het standaardmatige proces. - De hoge variabil iteit in werklast verbonden aan het niet-standaardmatige proces o f w e l de juridische afhandeling van schadezaken. O m verwarring over de term "administratiekosten" te voorkomen, wordt voorgesteld o m de term "administratiekosten" te hanteren bij administratiekosten verbonden aan het standaardmatige proces en de term "incassokosten" te hanteren bij kosten verbonden aan het niet-standaardmatige proces ofwel kosten met betrekking tot juridische afhandeling van schadezaken. De jaarlijkse aanpassing van de toeslag van administratiekosten bij alle tariefsystemen dient te geschieden volgens de indexatie van de Overheidstarieven. De toeslagen van de administratiekosten zijn in alle gevallen gebaseerd op de werklast en de Overheidsuurtarieven. Op lange termijn verdient het aanbeveling om een keer per v i j f jaar een herijking te laten plaatsvinden met betrekking tot de werklast van het administratieve proces van schaderijdingen en schadevaringen die kan leiden tot een aanpassing van de tarieven. B i j invoering van het tariefsysteem 1 wordt f. 4.145.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 2.155.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schaderijdingen . 12

B i j invoering van tariefsysteem 1 wordt f. 259.000,- aan administratiekosten vergoed tegenover f. 141.000,- bij het huidige tariefsysteem voor schadevaringen. Hierbij dient te worden opgemerkt, dat het aantal schadevaringen niet landelijk bekend is. Dit betekent, dat het verschil in vergoede administratiekosten tussen het voorgestelde en het huidige tariefsysteem positiever kan uitvallen voor Rijkswaterstaat. Uit dit onderzoek blijkt, dat de tot nu toe gehanteerde tarieven voor administratiekosten bij schadebehandeling niet kostendekkend z i j n . Dit heeft als gevolg, dat Rijkswaterstaat in staat moet zijn de tarieven in een nieuw (kostendekkend) tariefsysteem goed te onderbouwen, w i l het nieuwe tariefsysteem tot acceptatie leiden bij verzekeraars.

12

De voorspelde financiele consequenties leiden bij doorberekening van de overige tariefsystemen niet tot grote verschillen.


51



V o o r de invoering van een nieuw tariefsysteem verdient het aanbeveling om verschillende Regionale Directies, Dienstkringen en het Hoofdkantoor tijd te laten schrijven op individuele zaakcodes voor een periode van ongeveer drie maanden. O p deze manier kan een nieuw tariefsysteem goed worden onderbouwd. Daarnaast geeft tijdschrijven de mogelijkheid om inzicht te krijgen welke stappen in het administratieve proces efficient verlopen. O p deze manier wordt het voor Rijkswaterstaat mogelijk om meer sturing te geven aan het administratieve proces.


52



Appendix I: Bronnen O m inzicht te verkrijgen in de soorten schadegevallen en de procesgang bij schadebehandeling enerzijds en het verzamelen van gegevens anderzijds, hebben de volgende interviews plaatsgevonden: •

Directie Noord-Brabant: de heer L u c Pacilly, de heer L o u i s Verduyn Lunel (pilot)

•

Dienstkring Autosnelwegen 's-Hertogenbosch: de heer Peter Riessen (pilot)

•

Landsadvocaat: de heer Grootveld en de heer V a n Leeuwen

•

Regionale Directie Zuid-Holland: de heer Ryan Blaauw (nat), de heer Cees Bax (droog) en de heer M a r c e l Ferdinandus (Juridische Zaken)

•

Directie Oost Nederland: de heer Ronald Kempers, mevrouw M a n d y Zwartkruis en de heer Erik Doek

•

Directie Noordzee: M e v r o u w C a r l a Lourens, de heer Jaap van Wieringen en mevrouw Thirza Vermeer

•

Dienstkring Alkmaar: de heer T o m Dijkstra

•

Dienstkring Utrecht: mevrouw M u r i e l de Heer

•

Dienstkring Zeeuws Vlaanderen: mevrouw L . Sijnesael

•

Dienstkring Nieuwe Waterweg: de heer Maarten de Jong

•

Ministerie van Defensie: de heer Lichtendahl en de heer C i l o n

•

Bureau Schade-afwikkeling: de heer Antonides

Overige informatie: •

Handleiding overheidstarieven 2001 van de Minister van Financien van 13 oktober 2000

•

Renckens, M . , Onderzoek administratieve kosten verhaalszaken B S A , 25 September 1994

•

Handboek Administratieve Organisatie van de Regionale Directie Noord-Brabant van januari 2001


53

Directoraat-Generaal Eindrapportage administratiekosten

Rijkswaterstaat


Appendix II: Vragenlijst Interviews Schadezaken 1. Wat zijn de belangrijkste onderkende schadesoorten naast schaderijdingen en schadevaringen?

2. Hoeveei schadezaken zijn er per jaar in uw regio (met onderscheid naar schaderijdingen, schadevaringen en de overige onderkende schadesoorten zoals aangegeven bij vraag 4)?

3.

Wat zijn per schadesoort de gemiddelde (totale) schadebedragen per jaar?

4. Specificeer per schadesoort de gemiddelde schadebedragen per jaar (bijvoorbeeld A gulden herstel werkzaamheden door derden, B gulden arbeidsloon Rijkspersoneel, C gulden inzet van hulpmiddelen en D gulden administratiekosten): Schadesoort: Factuurbedrag herstelwerkzaamheden door derden (incl. B T W ) : 3

Arbeidsloon rijkspersoneel' : 14

Kosten van inzet van hulpmiddelen : Administratiekosten: Schadesoort: 13

Arbeidsloon rijkspersoneel: Kosten verbonden aan het opnemen van schade en het toezicht houden op het

herstel van de schade. 14

Inzet van hulpmiddelen: Kosten verbonden aan de inzet van bijvoorbeeld dienstvoertuigen en dienstvaartuigen.


54



Factuurbedrag herstel werkzaamheden door derden (incl. B T W ) : Arbeidsloon Rijkspersoneel: Inzet van Hulpmiddelen: Administratiekosten: Schadesoort: Factuurbedrag herstel werkzaamheden door derden (incl. B T W ) : Arbeidsloon Rijkspersoneel: Inzet van Hulpmiddelen: Administratiekosten: Schadesoort: Factuurbedrag herstelwerkzaamheden door derden (incl. B T W ) : Arbeidsloon Rijkspersoneel: Inzet van Hulpmiddelen: Administratiekosten:


55



Medewerkers 5a. Hoe is de personele bezetting met betrekking tot de administratieve behandeling van schadezaken (uitgedrukt in aantal F T E ' s ) ?

5b. Hoeveei F T E ' s bevinden zich in welke schaal met betrekking tot de administratieve behandeling van schadezaken?

6. Wordt op de behandeling van schadezaken tijd geschreven? Z o j a , kunt u aangeven hoeveei tijd in het jaar 2000 geschreven is op de behandeling van schadezaken met indien mogelijk een onderscheid naar schaderijdingen en schadevaringen?


56



Administratieve proces van schadebehandeling 7a. Geef bij iedere stap in het administratieve proces van de behandeling van schaderijdingen een indicatie hoeveei tijd (in uren) er gemiddeld per schaderijding aan wordt besteed, wat de schaal van de betreffende medewerker is en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. (In Bijlage I wordt het administratieve proces bij schaderijdingen toegelicht)

Stappen in administratieve proces bij schaderijdingen 15

Gemiddelde tijd (in uren) per schaderijding

Schaal medewerker

Uitvoering door dienstkring, regionale directie of hoofdkantoor?

1. Ontstaan van de vordering 2. Aansprakelijk stellen 3. Definitief aansprakelijk stellen 4. Ontvangen schadebedrag 5. Controleren ontvangen schadebedrag 6. Afhandelen vordering 7. Rappelleren 8. Inschakelen afdeling RBR

15

Zie Bijlage I voor de toelichting bij de verschillende stappen in het administratieve proces bij schaderijdingen.


57




Schaal medewerker



9. Voortgangsbewaking 10. Afhandelen oninbare vorderingen 7b. Is de beschrijving van bovenstaande stappen in het administratieve proces van de behandeling van schaderijdingen volledig? Ja

(ga verder met vraag 8)

Nee (ga verder met vraag 7c) 7c. Geef aan welke stappen in het administratieve proces van de behandeling van schaderijdingen plaatsvinden naast de stappen genoemd bij vraag 7a, geef daarbij met een nummer aan waar de stap plaatsvindt (zie vraag 7a), geef daarbij een indicatie voor de gemiddelde tijd per schaderijding, de schaal van de betreffende medewerker en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. Stappen in administratieve proces bij schaderijdingen

Plaats van de stap in het administratieve proces bij schaderijdingen



Schaal medewerker


58



8a. Geef bij iedere stap in het administratieve proces van de behandeling van schadevaringen een indicatie hoeveei tijd (in uren) er gemiddeld per schadevaring aan wordt besteed, wat de schaal van de betreffende medewerker is en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. (In Bijlage I wordt het administratieve proces bij schadevaringen toegelicht)

Stappen in administratieve proces bij schadevaringen 16

Gemiddelde tijd (in uren) per schadevaring

Schaal medewerker


1. Ontstaan van de vordering 2. Aansprakelijk stellen 3. Definitief aansprakelijk stellen 4. Ontvangen schadebedrag 5. Controleren ontvangen schadebedrag 6. Afhandelen vordering 7. Rappelleren 8. Inschakelen afdeling R B R 9. Voortgangsbewaking 10. Afhandelen oninbare vorderingen

6

Zie Bijlage I voor de toelichting bij de verschillende stappen in het administratieve proces bij schadevaringen.


59



8b. Is de beschrijving van bovenstaande stappen in het administratieve proces van de behandeling van schadevaringen volledig? Ja (ga verder met vraag 9) Nee (ga verder met vraag 8c) 8c. Geef aan welke stappen in het administratieve proces van de behandeling van schadevaringen plaatsvinden naast de stappen genoemd bij vraag 8a, geef daarbij met een nummer aan waar de stap plaatsvindt (zie vraag 8a), geef daarbij een indicatie voor de gemiddelde tijd per schadevaring, de schaal van de betreffende medewerker en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. Stappen in administratieve proces bij schadevaringen

Plaats van de stap in het administratieve proces bij schadevaringen


Gemiddelde tijd (in uren) per schadevaring

Schaal medewerker


60



9a. Geef bij iedere stap in het administratieve proces van de behandeling van de overige onderkende schadesoorten die in vraag I zijn benoemd naast de schaderijdingen en schadevaringen een indicatie hoeveei tijd (in uren) er gemiddeld per overig geval van schade aan wordt besteed, wat de schaal van de betreffende medewerker is en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. (In Bijlage I wordt het administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten toegelicht)

Stappen in administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten 17

Gemiddelde tijd (in uren) per geval van overige onderkende schadesoorten

Schaal medewerker


1. Ontstaan van de vordering 2. Vastleggen van de vordering 3. Instellen van de vordering 4. Ontvangen schadebedrag 5. Controleren ontvangen schadebedrag 6. Afhandelen vordering 7. Rappelleren 8. Inschakelen afdeling RBR

17

Zie Bijlage 1 voor de toelichting bij de verschillende stappen in het administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten


61


Stappen in administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten


Schaal medewerker



9. Voortgangsbewaking 10. Afhandelen oninbare vorderingen 9b. Is de beschrijving van bovenstaande stappen in het administratieve proces van de behandeling van overige onderkende schadesoorten volledig? Ja

(ga verder met vraag 10)

Nee (ga verder met vraag 9c) 9c. Geef aan welke stappen in het administratieve proces van de behandeling van overige onderkende schadesoorten plaatsvinden naast de stappen genoemd bij vraag 9a, geef daarbij met een nummer aan waar de stap plaatsvindt (zie vraag 9a), geef daarbij een indicatie voor de gemiddelde tijd per overige schadesoort, de schaal van de betreffende medewerker en of de stap in het proces door de dienstkring, regionale directie of het hoofdkantoor wordt uitgevoerd. Stappen in administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten

Plaats van de stap in het administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten



Schaal medewerker


62


10.


Wat is de gemiddelde doorlooptijd per schadesoort (in weken)?

1 l a . Wat zijn de belangrijkste aanleidingen om de schadezaak door te spelen naar de regionale directie en/of het hoofdkantoor?

l i b . In hoeveei procent van de schadezaken (met onderscheid naar de verschillende soorten schadezaken) wordt een zaak doorgespeeld naar de regionale directie en/of het hoofdkantoor? (Geef hierbij een indicatie.)


63



B i j l a g e I : T o e l i c h t i n g op vragen 7 tot en met 9 uit de vragenlijst 7.

Toelichting bij het administratieve proces met betrekking tot schaderijdingen Stappen in administratieve proces bij schaderijdingen



-


- Controleren van ontvangen gegevens en invoeren in systeem - Aansprakelijkheidsstelling opstellen - Opsturen van aansprakeli jkheidsstelling naar eigenaar en verzekeringsmaatschappij - In het geval van een onbekende schaderijding wordt het Waarborgfonds pas aangeschreven nadat de definitieve herstelkosten bekend zijn en het bedrag groter is dan het eigen risico

3. Definitief aansprakelijk stellen

- Het ontvangen van een factuur van de herstelkosten en primaire gegevens van het Dagelijks Beheer - Het opstellen van een definitieve herstelkostenspecificatie - Het opsturen van de definitieve herstelkostenspecificatie naar de Verzekeringsmaatschappij of het Waarborgfonds - Het invoeren van de definitieve herstelkostenspecificatie in FAIS als ontvangstverplichting


- Ontvangst van een bankafschrift met daarop het bedrag van de vordering bij de financiele administratie - Het invullen van het formulier betalingsmelding - Het opsturen van het formulier betalingsmelding naar het betreffende Bedrijfsbureau


- Controleren van het ontvangen bedrag aan de hand van de definitieve herstelkostenspecificatie en de berekening van de wettelijke rente - In geval van afwijkingen melden aan de financiele administratie - Eventueel bijstellen bedrag vordering tot het ontvangen bedrag

Eindrapportage RWS schadebehandeling

Constateren van een schade aan Rijkseigendom Verzamelen van relevante gegevens en navraag doen bij politie Verwerken van gegevens in proces verbaal Het ramen van een schadebedrag Doorgeven schadedossier aan Bedrijfsbureau

64







7. Rappelleren

- Het rappelleren van de verzekeringsmaatschappij of het Waarborgfonds

8. Inschakelen afdeling RBR

- Het vragen van advies aan de afdeling R B R bij wanbetaling - Het voeren van correspondentie - Het overleggen met de afdeling R B R bij dreigende verjaring




- Het afhandelen van oninbare vorderingen middels een gerechtelijke procedure - Het verzorgen van de communicatie - Het verrichten van een eventuele correctieboeking - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot kwijtschelding - Het toetsen en adviseren bij verzoeken tot buiten invordering stellen


65


8.


Toelichting bij het administratieve proces met betrekking tot schadevaringen Stappen in administratieve proces bij schadevaringen



-


- Controleren van ontvangen gegevens en invoeren in systeem - Het sturen van het garantieformulier aan de verzekeringsmaatschappij - Het terugontvangen van het garantieformulier - Het doorgeven van het schadenummer en de geschatte herstelkosten aan de medewerker Financieel Beheer - Het vastleggen van de geraamde vordering als ontvangstverplichting in FAIS

3. Definitief aansprakelijk stellen

- Het ontvangen van een factuur van de herstelkosten en primaire gegevens van het Dagelijks Beheer - Het opstellen van een definitieve herstelkostenspecificatie - Het opsturen van de definitieve herstelkostenspecificatie naar de Verzekeringsmaatschappij en de medewerker Financieel Beheer - Het invoeren van de definitieve herstelkostenspecificatie in FAIS als ontvangstverplichting





Constateren van een schadevaring Verzamelen van relevante gegevens Verwerken van gegevens in proces verbaal/rapport Het zorgen voor een verklaring van garantstelling van de verzekeringsmaatschappij - Het ramen van een schadebedrag inclusief de interne kosten - Doorgeven schadedossier aan Bedrijfsbureau


66



Stappen in administratieve proces bij schadevaringen




7. Rappelleren


8. Inschakelen afdeling RBR







67


9.


Toelichting bij het administratieve proces met betrekking tot overige onderkende schadesoorten Stappen in administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten

Onderdelen per stap in het administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten


- Constateren van een schade aan Rijkseigendom (bijv. vandalisme) - Het maken van foto's van het beschadigde object - Het doen van aangifte bij de politie - Het ontvangen van het proces verbaal van aangifte met foto's bij het bedrijfsbureau

2. Vastleggen van de vordering

- Het invoeren van de gegevens in een schaderegister - Het bewaren van het dossier in het archief

3. Instellen van de vordering

- Het ontvangen van een melding van de politie bij bekend worden daders - Het doen van navraag omtrent herstelkosten en interne kosten - Het opstellen van een definitieve herstelkostenspecificatie - Het opsturen van de definitieve herstelkostenspecificatie naar de veroorzaker van de schade - Het invoeren van de definitieve herstelkostenspecificatie in FAIS als ontvangstverplichting - Het contact opnemen met R B R






68



Stappen in administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten

Onderdelen per stap in het administratieve proces bij overige onderkende schadesoorten



7. Rappelleren


8. Inschakelen afdeling R B R







69

Eindrapportage inzake onderzoek naar administratiekosten bij schadebehandeling Stafdienst Bestuurlijk Juridische Zaken

Recommend Documents