EFOP Köznevelés Sikeres projektportfólió menedzsment Szervezeti feltételek és megoldások. Ríz Ádám november 30

EFOP Köznevelés Sikeres projektportfólió menedzsment 2018

Szervezeti feltételek és megoldások

Ríz Ádám 2017. november 30.

Eddig jó 

Kicsit nehezebb…

Még egy kicsit nehezebb…

2017

2018

2019

2020

Kihívás

A megoldás „csupán” szervezés kérdése

A teljes portfolió összehangolását szakmai és menedzsment területen is el kell érni Projekt portfólió menedzsment

1

Szakmai megvalósítás

Rendezvény és képzésmenedzsment

2 Szakmai irányítás és minőségbiztosítás

Műszaki menedzsment

Projekt és erőforrás menedzsment

Projekt és pénzügyi menedzsment

Szakmai megvalósító kapacitás biztosítása

1 Összehangolt szakmai koncepció 2 Közös szabályok , módszerek, minőségi és szakmai elvárások 3 Összehangolt erőforrás tervezés és ütemezés

Beszerzés menedzsment

A portfolió menedzsment hangsúlyai időben eltérőek Beszerzések lebonyolítása, HR biztosítása

2017.11-12 2017.11- 2017.122018.04 2018.04

Szakmai, beszerzés, erőforrás terv

Tervezés Beszerzés Szakmai irányítás Projektmenedzsment

Pedagógus képzések hangsúlyosan

2018.012018.07

Módszertanok, keretrendszerek kialakítása

2019

Megvalósítás tanulók, szülők bevonásával

A portfólió menedzsment elemeit szervezetileg is le kell képezni mind portfólió, mind a projekt és intézményi szinten Portfólió koordináció

Intézményi koordináció

Szakmai koordináció

Projekt 1

Intézmény 1

Beszerzés koordináció

Projekt 2

Intézmény 1

HR koordináció

Projekt 3

Intézmény 1

HR koordináció

Projekt n

Intézmény 1

Az EFOP projekt-portfólió szakmai megvalósításának jellemzői, kockázatai  A projektekben számos hasonló szakmai tevékenység zajlik (módszertani fejlesztés, rendezvényszervezés, kirándulás, sporttevékenység, eszközbeszerzés)  Szakmai megvalósításra nézve jellemzően nincsenek központilag definiált alapelvek, folyamatok (egyes intézményeknek lehetnek saját, részletes eljárásrendjei)  A tankerületi szakmai (tanügyigazgatási, köznevelési) kapacitások korlátozottak  minden koordinációs mechanizmus működtetése többletfeladat  Kisebb költségvetésű humán jellegű projektek gyakran több szakmai kapacitást igényelnek (sok, önmagában kisebb horderejű tevékenységelem)  Belső kapacitás bevonása (ha lehetséges) - a megvalósítási környezet ismeretéből fakadó formális és informális tudás kívülről nehezen biztosítható  A párhuzamosan zajló, nagyszámú szakmai tevékenység túlterhelheti a résztvevő köznevelési intézményeket  az alapfeladatok ellátása sérülhet

Mihez kell alkalmazkodni a sikeres megvalósítás és koordináció érdekében?

 Új tankerületi struktúra  SOKFÉLE projekt EGYIDEJŰ megvalósítására ilyen volumenben jellemzően nincs tapasztalat  Új pályázati felület (EPTK)  Elszámolási szabályok változása  Megfelelő tapasztalattal és végzettséggel rendelkező projektes kollégák felvételének nehézsége  Projektiroda integrálása a tankerületi struktúrába

Mit tanulhatunk a múltból? 

Kollégák közötti feszültségek elkerülése  juttatások és a projektfeladatok összhangja



Projekttapasztalattal rendelkező szabad munkaerő hiánya, főleg vidéken  „külsősök” megbízásánál körültekintő választás, feladatok tisztázása, hogy ne a belső kollégákra háruljon a feladat



Egyes intézmények felkészültsége közötti különbségeket képzéssel, tapasztalatcserével csökkenteni



Korábbi volumenű és hasonló tartalmú projektek menedzsmentje kezelhető volt a korábbi folyamatok, eljárások mentén, egyes kollégák nagyfokú leterheltsége mellett  felmérni a változást



Beszerzések időben történő elindítása

Javaslatok a megvalósítás támogatására I.  Szervezeti „átvilágítás”  Önálló szervezeti egység/csoport kialakítása a projekt feladatainak összefogására, menedzselésére  Eljárásrendek, sablon dokumentumok kialakítása  A projektben kiosztott szerepek, feladat és hatáskörök pontos lehatárolása és tisztázása  Projekt Irányítási Kézikönyv (PIK)  A projektben részt vevők képzése, az újak számára érdemi betanítás  Rendszeres tapasztalatcsere és információ átadás a projektben és a projektek között  Kulcspozíciókban megfelelő tudással és tapasztalattal rendelkező emberek  Monitoring – tényleg úgy működik, ahogy leírtuk?  Önjavítás

Javaslatok a megvalósítás támogatására II.  Fontos a tankerületi vezetés iránymutatása és proaktivitása  Nem hagyják magukra az intézményeket  Időben jelzik a problémákat „felfelé”  Érzékenyek az „alulról jövő” problémákra

 Informatikai támogató rendszer    

Beszerzések egy kézben tartása és szoftver támogatására Különböző adatszolgáltatások teljesítéséhez Nyomon követés Területi távolságok miatt a kollégák naprakészségének biztosítására, hatékonyabb munkavégzés érdekében

 Menedzsment és tiszta kommunikáció

 IDŐBEN és EGYÉRTELMŰ üzenetekkel történjenek meg a szükséges lépések, intézkedések, döntések (pl. beszerzések)

Szakmai koordináció – ötletek, jó gyakorlatok RENDSZERSZINTŰ  Elvi szintű, az intézmények mozgásterét meghagyó szakmai iránymutatás az egyes tevékenységekhez  Szakmai munkacsoportok felállítása és működtetése az intézmények bevonásával  Humán erőforrás-igény és adminisztratív terhek csökkentése - informatikai támogatás, automatizált eljárások, online felületek, sablonok alkalmazása  Központi nyilvántartás a megvalósult tevékenységekről – átfogó adatszolgáltatáshoz

EGYES TEVÉKENYSÉGEKHEZ KAPCSOLÓDÓ  Tankerületi rendezvénynaptár  Tudásmegosztás, nyílt programok a projektekben a tankerület intézményei számára  Infrastruktúra-megosztás, „utazó eszközök” kölcsönzése (pl. 3D nyomtató, kerékpár)  Pedagógus továbbképzési naptár vezetése  Eszközbeszerzési igények összegyűjtése - informatív tájékoztató a lehetőségekről + űrlap

Javítani mindig lehet, a folyamat közben is 

Elérhetőségek 1054 Budapest, Alkotmány utca 15. II/10. www.ravezeto.hu [email protected] +36 1 798 8033