Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
EFISIENSI PENGELOLAAN SUMBER DAYA MANUSIA DALAM BIROKRASI MELALUI E-HRM Arenawati
[email protected] Program Studi Ilmu Administrasi Negara Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Jl. Raya Jakarta Km. 4 Serang
Abstract : Problems in-efficiency in the bureaucracy is a problem that develops over time. Karakteritsik very procedural bureaucracy, formalistic and bureaucratic levels of the hierarchy makes inefficient when viewed from the cost and time. In-effeciency bureaucracy is also present in human resource management. Beginning of the process of formation, recruitment, selection, training and development, remuneration and dismissal. In-efficiency in Human Resources management can be suppressed if the bureaucracy to implement e-HRM. E-HRM is a computer system that is used to acquire, store, retrieve and distribute information related to HR. e-HRM refers to the processing and digital transfering was used in HRM that include text, sound and visual images from a computer or other electronic device. The implementation of eHRM to be supported by a variety of readiness Bureaucracy including Telecommunications Infrastructure, the level of implementation, such as computer hardware, networking and infrastructure, the level of connectivity and use of IT by the government, readiness of human resources, availability of funds and budget, the law, the process of change paradigm. Keywords: Efficiency, e-HRM, human resource pelayanan
I. PENDAHULUAN Siapa tak kenal Birokrasi ?
publik
ini
antara
lain
disebabkan oleh masih rendahnya
Bagaimana kinerja Birokrasi semua
profesionalisme
orang pasti tahu. Kondisi Birokrasi di
birokrasi tidak mampu memanfaatkan
negara kita memang masih menjadi
ruang
sorotan. Birokrasi sebagai organisasi
digunakan
yang bersifat legal rasional selalu
responsivitas
dihadapkan pada masalah legalitas,
masyarakat.Rendahnya
sistem prosedur yang panjang dan
profesionalisme birokrasi dapat dilihat
meminta banyak persyaratan. Sehingga
dari belum tertibnya administrasi dan
Birokrasi mendapat julukan The Red
data base kependudukan, rendahnya
Tape.
yang
kualitas pelayanan publik terutama
berhadapan dengan birokrasi akan
untuk pelayanan sosial dasar seperti
frustasi karena sikap lambat dan tidak
kesehatan dan pendidikan.
Seringkali
orang
tepat waktu.
diskresi
birokrasi
yang
demi
sehingga
seharusnya meningkatkan
terhadap
tuntutan
Birokrasi yang paling familiar
Kualitas pelayanan publik saat
bagi kita adalah Model birokrasi
ini masih belum memberikan kepuasan
Weber. Karakteristik Model Birokrasi
bagi masyarakat. Menurut Sri Juni
Weber pada kenyataannya membuat
Woro Astuti (2009) rendahnya kualitas
birokrasi
menjadi
tidak
efesien.
44
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
Hirarki kewenangan yang jelas sebagai
mampu dan cermat mengakomodasi
salah satu kriteria dari birokrasi sangat
segala bentuk perubahan. Kondisi
konkrit diterapkan oleh pemerintah,
objektif dan iklim kerja pemerintah
hal ini dapat dilihat dari eselonisasi
saat ini masih dipengaruhi oleh model
jabatan
birokrasi
struktural
dan
tingkatan
klasik
yang
lebih
harus
menitikberatkan pada struktur, hirarki,
mengikuti jenjang demi jenjang untuk
otoritas dan sentralisasi. Meskipun
berkarir di struktural maupun sebagai
model
tenaga
Hirarki
efesiensi
panjang
tetapi kenyataannya teori tersebut tidak
membuat prosedur menjadi panjang.
memberikan jawaban atas kondisi saat
Terkait
ini.
golongan.
Seorang
PNS
professional.
kewenangan
yang
dengan
terlalu
pelayanan
publik,
karena hirarki kewenangan yang ada
ini
memkasimumkan
dan
efektifitas
nilai
ekonomi,
Birokrasi sebagai suatu sistem
dapat menghambat terselesaikannya
pengorganisasian
sebuah urusan. Misalkan, seorang
dengan tugas
mahasiswa
kompleks sangatlah diperlukan dalam
yang
akan
melakukan
aparatur
negara
yang sangat luas dan
penelitian, surat izin penelitian harus
pengendalian
operasi
manajemen
dimelalui beberapa meja , sampai
pemerintahan, namun kinerja birokrasi
akhirnya harus ditanda tangani oleh
dan rutinitas kegiatan pejabat dan
Kepala Dinas untuk mendapatkan
aparat birokrasi sering menyebabkan
persetujuan. Apabila salah seorang
masalah baru. Permasalahan baru ini
pejabat berhalangan hadir, maka harus
menjadikan birokrasi statis, kurang
menunggu sampai pejabat tersebut
peka terhadap perubahan lingkungan
masuk. Prosedur yang berbelit-belit
sosialnya, bahkan cenderung resisten
inilah yang membuat sebagian orang
terhadap
yang berhadapan dengan birokrasi
tersebut
pemerintah menjadi frustasi. Padahal
potensi praktek mal administrasi yang
pemerintah
adalah
pemegang
menjurus pada korupsi kolusi dan
monopoli
dalam
pelayanan
nepotisme ( Rayanto, 2009 :83). Sifat
pembaharuan. seringkali
memunculkan
administratif. Mau tidak mau suka
Birokrasi
ataupun tidak suka, masyarakat harus
menyebabkan efesiensi pada birokrasi
kembali
tetapi malah menyuburkan potensi
lagi
berhadapan
dengan
yang
Keadaan
formalistik
tidak
pengguna birokrasi untuk melakukan
pemerintah. Pemerintah sebagai pilar utama
suap dan kolusi. Misal saja untuk
penyelenggaraan negara yang nota
mendapatkan
bene penyelenggara pelayanan publik
diperlukan
semakin dihadapkan pada tuntutan
prosedur yang harus dilalui. Prosedur
masyarakat dan lingkungan luar yang
dan syarat yang panjang pastinya
dinamis.Pemerintah
membutuhkan waktu yang lebih lama,
dituntut
harus
surat sejumlah
ijin syarat
usaha dan
45
Jurnal Adminsitrasi Publik
sehingga
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
seringkali
masyarakat
pegawai yang dibutuhkan menjadi
membayar lebih atau melakukan suap
masalah
agar surat ijin yang diajukan dapat
perekrutan PNS baru. Dalam tahap
segera diproses.
pendaftaran, pelamar akan dihadapkan
Dalam
pengelolaan
keterlambatan
proses
sumber
pada persyaratan yang sangat banyak,
daya manusia pun birokrasi masih
dan harus mengirimkan berkasnya via
dinilai tidak efesien. Masalah pertama
pos.
adalah besarnya jumlah PNS ini tentu
berkas-berkas
berimbas pada anggaran yang harus
membutuhkan banyak sumber daya
dikeluarkan pemerintah tiap tahunnya.
manusia, sementara jumlah pelamar
Alokasi belanja pegawai pada 2011
pada satu pemerintah daerah dapat
tercatat Rp180,6 triliun. Dari jumlah
mencapai puluhan ribu pelamar. Bisa
itu, sekitar Rp91,2 triliun atau 50,5%
dibayangkan berapa sumber daya,
dialokasikan pada pos belanja gaji dan
waktu dan biaya yang dibutuhkan
tunjangan
pegawai.
dalam proses seleksi administrasi ini.
Forum
Belum lagi biaya keepanitiaan seleksi
Transparansi
penerimaan PNS, biaya penggandaan
Berdasarkan
penelitian
Indonesia
untuk
Anggaran
(FITRA),
Pekerjaan
untuk
menyeleksi
pelamar
tentunya
524
soal, biaya pengawas ujian seleksi
pemerintahan daerah baik provinsi
sampai biaya menyewa konsultan dan
maupun kabupaten/kota, sebanyak 124
lain-lain.
dari
daerah di Indonesia memiliki anggaran
Birokrasi juga dihadapkan pada
belanja pegawai lebih besar dibanding
masalah sumber daya manusia yang
belanja modal. Ke-124 daerah ini
tidak
menganggarkan
umum
belanja
pegawai
professional. lagi
bila
Bukan
rahasia
seseorang
yang
hingga di atas 60% dari APBD
menduduki suatu jabatan ternyata tidak
http://www.inilahjabar.com/read/detail
menguasai
/1870931/efisiensi-dalam-sistem-
untuk menghadapi tantangan global
birokrasi
cara pandang terhadap kerja birokrasi
pekerjaannya.
Padahal
Masalah kedua dapat dilihat
harus dirubah. Pegawai Negeri dituntut
dari proses yang terkait administrasi
untuk lebih responsive, kreatif, efektif
kepegawaian seperti prosedur dan
dan bertanggung jawab.Sistem seleksi
proses rekruitmen PNS yang panjang,
yang panjang dan berbelit ternyata
membutuhkan waktu lebih dari 1 tahun
tidak menjamin diperolehnya pegawai
mulai
kerja,
dengan kemampuan yang berkualitas.
pengumuman
Kadangkala rekruitmen PNS dijadikan
seleksi sampai seseorang tersebut lulus
ajang “pasang harga” mencari uang
menjadi PNS. Data PNS yang kurang
tambahan oleh sebagian oknum PNS.
update, kelambatan SKP, Dinas atau
Pelatihan yang sudah menjadi tradisi
Badan dalam menyerahkan formasi
apabila seseorang akan menduduki
dari
penentuan
analisis formasi,
beban
46
Jurnal Adminsitrasi Publik
jabantanstruktural fungsional pegawai
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
atau
jabatan
tertentu tidak menjamin menjadi
lebih
memiliki
dan biaya yang besar, sementara input yang
diperoleh
masih
memuaskan, pelatihan
kurang
tak bedanya
Pelatihan,
dengan seleksi, menyita waktu dan
Lokakarya, Seminar atau Sarasehan
biaya yang besar. E-HRM adalah satu
memerlukan biaya yang tidak sedikit,
alternative bagi penyelesaian masalah
ini tidak sebanding dengan manfaat
ketidak efesienan birokrasi, terutama
yang didapat dari pelatihan tersebut.
berkaitan
kemampuan.
Diklat,
dengan
pengelolaan
atau
manajemen
personalia kepegawaian.
II. PERMASALAHAN
Dari
Penyelenggaraan pemerintahan selalu
uraian
tersebut
maka
Publik
permasalahannya adalah bagaimana E-
menilai masih banyak kekurangan dan
HRM dapat menciptakan efesiensi
permasalahan di birokrasi , seperti
pada Birokrasi ?
menjadi
sorotan
masalah
publik.
kurang
akuntabilitas
dan
berfunsingya transparansi
III. PEMBAHASAN Globalisasi
penyelenggaraan negara, etika dan
adalah
satu
moral aparatur , serta kualitas SDM
masalah yang saat ini sedang dan
yang
menjawab
akan semakin banyak dibicarakan dan
Disamping
dihadapi bangsa-bangsa di dunia.
belum
kebutuhan
mampu
organisasi.
permasalahan-permasalahan
tersebut
Globalisasi
membuat
interaksi
beberapa kritik tajam juga ditujukan
diantara bangsa-bangsa di dunia jauh
pada birokrasi seperti kualitas kerja
lebih
yang rendah, biaya mahal dan boros,
intensif. Dengan globalisasi sekat-
miskin informasi, mementingkan diri
sekat yang menghalangi interaksi
sendiri, tindakan sewenang-wenang,
dibuka selebar-lebarnya. Globalisasi
arogansi
juga membuka sekat antara rakyat
penguasa,
pemborosan
sumber-sumber
keuangan,
penyalahgunaan
kekuasaan,
kewenangan dan fasilitas negara
(
efektif,
dengan
efesien
pemerintah
dan
yang
lebih
berlaku
selama ini.dengan globalisasi seorang individu dapat melakukan apa saja yang dikehendakinya. Mereka dapat
Rayanto, 2009 :83). dan
berdagang, bermitra, berkolaborasi,
pemborosan keuangan pada birokrasi
berkolusi, berbuat kejahatan dengan
salah
individu
Ketidakefesienan
satunya
dapat
dilihat
dari
di
negara
lain.
Maka
pengelolaan sumber daya manusianya.
kehidupan masyarakat perlu ditata
Hal ini dapat dilihat dari proses dan
dengan baik dalam sebuah system
teknik rekruitmen dan seleksi yang
yang menjamin bahwa negara yang
masih tradisional yang memerlukan
bersangkutan
banyak persyaratan , waktu yang lama
manfaat yang besar dalam lingkungan
akan
memperoleh
47
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
global (Indrajit, 2004 :1). Oleh karena
tidak mendapat tanggapan langsung
itu peranan pemerintah di dalam
dari pihak pemda atau instansi terkait.
sebuah negara untuk menciptakan
Dengan melihat kondisi yang demikian
sebuah lingkungan yang kondusif
dapat dikatakan bahwa penerapan e-
dalam menghadapi era globalisasi
Government pada Pemda atau instansi
adalah mutlak.
tidak membuka peluang pada warga lahirnya
negara untuk turut memperbaiki proses
globalisasi, teknologi informasi pun
berpemerintahan, karena warga negara
berkembang dengan cepat dan hampir
lebih
menyeluruh
teknologi
Seiring
penjuru
dengan
ke
seluruh
pelosok
Pada
dasarnya
dunia.
menjadi
pengguna
tersebut.
pasif
Penerapan
e-
Government pada saat ini belum
teknologi hadir untuk mempermudah
menjadikan
dan memperbaiki kualitas kehidupan
lebih efektif, efesien, transparan dan
manusia. Sebagian besar pelayanan
cepat tanggap.
pemerintah berkaitan dengan proses
Pada
pelayanan
era
global
pemerintah
dan
Era
dan
informasi sekarang , salah satu cara
penyediaan berbagai data, informasi,
untuk meningkatkan efesiensi adalah
pengetahuan
penggunaan
pengumpulan,
pengolahan
maupun
kebijakan
sistem
informasi
beserta penyebarannya ke seluruh
manajemen yang berbasis elektronik,
masyarakat yang membutuhkan. Maka
begitu juga dalam pengelolaan sumber
jelas
sangat
daya manusia.E – HRM adalah salah
penting dalam proses berpemerintahan.
satu alternative yang sudah diterapkan
Pemanfaatan teknologi digital
oleh perusahaan swasta dalam rangka
teknologi
(Electronic
informasi
Digital
Service)
telah
melahirkan sebuah bentuk mekanisme birokrasi
pemerintahan
diistilahkan
dengan
baru
meningkatkan efesien waktu dan biaya dalam pengelolaan SDM.
yang
Electronic
1. Konsep E- HRM
(e-Government).
e- HRM atau electronic human
Pemerintah Daerah beserta Dinas dan
resources management adalah system
Lembaga Teknis Daerah sebagian
komputer
besar sudah memiliki alamat web.situs
memperoleh, menyimpan, mengambil
yang menampilkan informasi terkait
dan mendistribusikan informasi yang
denga profil lembaga mereka. Namun
berkaitan
sebagian besar dari situs yang ada
Hollenbeck, Gerhart, 2010 : 63). e-
menampilkan data yang usang atau
HRM mengacu pada pemrosesan dan
tidak up to data, informasi yang
pengalihaninformasi
disampaikan
informasi
digunakan pada MSDM yang meliputi
yang bersifat umum, kegiatan, kolom
teks, suara dan gambar visual dari satu
komentar yang disediakan seringkali
komputer atau perangkat elektronik
Government
cenderung
yang
digunakan
dengan
SDM
digital
untuk
(Noe,
yang
48
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
yang lain. E-HRM memungkinkan
pekerjaan
baru,
dan
mengakses
pegawai melakukan komunikasi terkait
berbagai informasi tentang kebijakan
masalah SDM melalui laptop pribadi,
SDM
ponsel, blackberry atau ipod setiap
( http://www.whatishumanresource.co
saat.
m/e-hrm)
e-HRM adalah penggunaan teknologi berbasis
web
untuk
layanan
HRM
menyediakan
dalam
pada
dasarnya
pelimpahan
fungsi
e-
manajemen
dan
recruitmen dan e-learning, bidang
mengakses
fungsi-fungsi
pertama dari manajemen sumber daya
melalui intranet atau web-teknologi
manusia untuk membuat ekstensif
saluran. Pemberdayaan manajer dan
menggunakan
berbasis
karyawan untuk menjalankan fungsi
teknologi.Dari dasar ini e-HRM telah
tertentu SDM yang dipilih mengurangi
diperluas untuk merangkul pengiriman
departemen HR dari tugas-tugas ini,
hampir semua kebijakan SDM.Dalam
memungkinkan staf HR kurang fokus
sistem e-HRM, adalah mungkin bagi
pada operasional dan lebih pada unsur-
manajer
unsur
mempekerjakan. Ini
lini
organisasi
E-HRM
mencakup
web
untuk
menggunakan
SDM
kepada
karyawan. Mereka
strategis
biasanya
SDM,
dan
komputer desktop untuk mengatur dan
memungkinkan
melakukan
rencana
menurunkan tingkat departemen SDM
pengembangan,
staf sebagai administrasi beban yang
pelatihan
penilaian, dan
mengevaluasi biaya tenaga kerja, dan
ketidakhadiran. Karyawan
juga
untuk
meringankan.
memeriksa indikator untuk turnover dan
organisasi
Untuk dampak
melihat
e-HRM
dalam
bagaimana paraktik
dapat menggunakan sistem e-HRM
manajemen sumber daya manusia,
untuk merencanakan pengembangan
dapat dilihat pada table berikut:
pribadi mereka, melamar promosi dan Tabel 1. Dampak e-HRM terhadap praktik MSDM PRAKTIK MSDM Analisis
DAMPAK E-HRM dan Para karyawan di berbagai lokasi yang terpisah secara
perancangan pekerjaan
geografis dapat bekerjasama dalam tim virtual dengan menggunakan video, e-mail dan internet
Perekrutan
Memasang pengumuman lowongan kerja secara online, para pelamar dapat melamar pekerjaan secara online
Pelatihan
Pembelajaran online dapat memberikan pelatihan kepada para karyawan dimana saja dan kapan saja.
Seleksi
Simulasi-simulasi secara online yang meliputi tes video dan email yang dapat mengukur kemampuan para calon
49
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
karyawan agar dapat menghadapi berbagai tantangan pekerjaan Kompensasi
dan Para karywan dapat meninjau informasi tentang gaji dan
Manfaat
bonusnya serta mencari informasi dan mengetahui rencana-rencana tunjangan.
Sumber : Noe, Raymond A, John Hollenbeck, Barry Gerhart, Patrick M. Wright, 2010, Manajemen Sumber Daya Manusia mencapai Keunggulan Bersaing, hal 62 Perusahaan menggunakan pendaftaran diri, memberikan umpan sistem informasi SDM agar dapat
balik, melihat kebijakan-kebijakan di
menyimpan
data
tempat kerja dan informasi program
karyawan yang meliputi informasi
pelatihan dan pendaftarannya secara
pribadi,
online, serta mengkaji ulang kontrak
sejumlah
besar
catatan-catatan
pelatihan,
ketrampilan,
tingkat
berbagai kompensasi,
kerjanya (Noe, 2010 : 63).
catatan-catatan
kemangkiran serta pemanfaatan cuti
2. Penerapan
dan biaya-biaya tunjangan. Informasi yang
tersimpan
dimanfaatkan
itulah
oleh
atau
pada
Birokrasi Pendekatan
yang
pimpinan
e-HRM
Management
New
Public
memungkin
birokrasi
manajer personalia dalam membuat
untuk menerapkan teknik, metode
keputusan strategis, dalam penempatan
yang dilaksanakan oleh perusahaan
karyawan
swasta ke dalam sektor publik.
dan
pembayaran
gaji
karyawan.
HRM
Untuk
e-HRM
satu
teknik
dalam
mengelola SDM yang telah dilakukan
dinas,
instansi
harus
oleh
jaringan
internet,
tetapi
internasional seperti perusahaan jasa
akses
kepada
para
keuangan Capitol One, Florida Power
perusahaan, memiliki
menerapkan
adalah
E-
membatasi
beberapa
and
tersebut, situs porta dirancang untuk
danQualcomm ( Neo dkk, 2010 62-
berfungsi sebagai jalan masuk kepada
64). Contoh penerapan e-HRM oleh
internet
yang
perusahaan perusahaan tersebut antara
koneksi
terhadap
berbagai
Mapic
yang
dalam rangka pembelajaran online,
relevan agar menjadi praktik yang
saluran pembelajaran audio mobile,
umum. Setiap karyawan untuk masuk
program kepemimpinan manajemen
porta harus memiliki ID number dan
berbasis kompetensi dan kursus-kursus
menuliskan
Dengan
online pada perusahaan lain.e-HRM
setiap
juga digunakan pada saat perancangan
karyawan untuk mengakses informasi
pekerjaan dimana diperlukan masukan
secara online tentang masalah MSDM,
ide
menawarkan
tersebar,
demikian
informasi
Company,
swasta
pengguna yang berwenang di instansi
menyoroti
Light
perusahaan
passwordnya. memungkinkan
program-program
dari
seluruh
karyawan
yang
sehingga
tersedia
ruang
50
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
virtual untuk perdebatan ide-ide, dan
diketahui. Hal ini memudahkan bagian
dokumen bersama.Penerapan e-HRM
kepegawaian
dalam bentuk
formasi di instansinya. Dengan sistem
membuat
ruang virtual ini
dalam
merencankan
Federal
Aviation
yang terpadu dan terkoneksi antar
dapat
menghemat
dinas, lembaga, badan, SKPD maka
Administration
biaya 3 juta US dollar dalam bentuk
BKD
akan
lebih
biaya perjalanan dan 2 juta US dollar
menetapkan formasi PNS pada tahun
dalam bentuk waktu karyawan dalam
tersebut. Penyediaan informasi yang
setahun.
lengkap
terkait
mudah
dalam
kepegawaian
juga
pengalaman
Federal
menunjang
bagi
pengambilan
Administration
dapat
keputusan,
untuk
memindahkan,
diterapkan dalam birokrasi ? Tentu
menaikkan
saja
memberikannya pelatihan dan lain-
Apakah Aviation
dapat,
apabila
memang
pangkat
dengan
e-HRM
atau
pemerintah memiliki kemauan untuk
lain.
melakukan efesiensi dalam mengelola
formasi dapat lebih cepat dan akurat. Rekruitmen
sumber daya manusia. e-HRM dapat
atau
penentuan
pengadaan
diterapkan oleh Birokrasi dalam proses
PNS adalah kegiatan untuk mengisi
Formasi PNS dan Perekrutan dan
formasi yang kosong atau lowong.
Seleksi PNS, pelatihan pengembangan,
Pengadaan PNS hanya diperkenankan
perancangan
dalam
pekerjaan,
kenaikan
adalah
formasi
yang
telah
ditetapkan. Setiap pengadaan PNS
pangkat, golongan dan gaji. Formasi
batas
jumlah
dan
harus
diumukan
seluas-luasnya
susunan pangkat pegawai negeri sipil
melalui media masa atau bentuk lain.
yang
Dengan
diperlukan
agar
mampu
pengumuman
tersebut
melaksanakan tugas pokok dan fungsi
disamping memberikan kesempatan
yang telah ditetapkan oleh pejawabat
yang luas kepada seluruh warga negara
yang
Indonesia,
berwenang
(Nurcholis,
juga
memungkin
bagi
yang
pemerintah daerah untuk mendapatkan
berdasarkan
calon PNS yang cakap dan berkualitas.
beban kerja suatu organisasi dalam
Dalam proses recruitment e-
2007:250). dibutuhkan
Jumlah
PNS
ditetapkan
juga
HRM sangatlah berperan penting,
mempertimbangkan macam pekerjaan,
setelah Formasi ditetapkan oleh Badan
rutinitas pekerjaan, keahlian
Kepegawaian Daerah, maka setiap
waktu
tertentu.
Formasi
yang
diperlukan untuk melakukan tugas.
instansi, Dinas, Lembaga dan Badan
Dengan e-HRM data PNS di
dapat mengumumkan penerimaan PNS
suatu instansi selalu diperbaharui,
secara online atau melalui media masa.
sehingga apabila ada pegawai yang di
Lamaran pun dikirimkan via email
rotasi, naik pangkat, keluar, pension
disertai CV, scan Ijazah, KTP dan lain-
atau meninggal dunia semua itu mudah
lain. Pelamar tidak perlu repot-repot ke
51
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
Setelah
tempat pendaftaran dan mengantri. Mereka
tinggal
pengumuman
menunggu
administrasi
seleksi
dihadapkan
lulus
lulus calon pada
seleksi PNS
proses
akan seleksi.
administrasi atau tidak. Bila lolos
Seleksi dapat berupa test tertulis
mereka dapat langsung mencetak tanda
maupun tes praktek atau bersifat studi
peserta test. Sekarang ini dalam proses
kasus. PNS dapat memperoleh nomor
pelamaran memang sudah online tetapi
test setelah persyaratan administrasi
pelamar harus mengirimkan berkas via
dinyatakan lulus. Nomor test yang
pos juga, hal ini sebenarnya tidak perlu
diberikan dapat dijadikan id untuk
karena selain lebih boros, kadangkala
masuk
berkas datang terlambat dan cenderung
serangkaian test online. Hal ini tak
hanya menjadi tumpukan yang kertas
beda seperti uji kompetensi guru yang
bekas yang sangat berbahaya jika
terhubung langsung ke Kementrian
disalahgunakan oleh orang yang tidak
Pendidikan dan Kebudayaan . Waktu
bertanggung jawab.
test juga ditetapkan, sehingga pada
ke
porta
dan
mengikuti
mengurangi
saat waktu ujian si pelamar sudah
jumlah personil yang bertugas di loket
terkoneksi dengan internet dimana pun
pendaftaran, yang menyeleksi berkas
dia berada. Hasil ujian dapat secara
administrasi,
biaya
langsung terkoreksi. Dengan dengan
pengiriman via pos, juga menghemat
pelamar langsung mengetahui apakah
biaya cetak kartu peserta ujian. Selain
dia
terjadi efesien biaya dan waktu, hal ini
kemungkinan
juga
bocornya soal. Dengan menggunakan
e-HRM
dapat
menghemaat
mengurangi
penyalahgunaan
lulus
atau
tidak,
sedikit
kecurangan,
seperti
berkas lamaran dan permasalahan pada
system
penyimpanan berkas. Berkas tidak
disiapkan lembar soal dan jawaban,
perlu di kirim dalam bentuk fisik ke
tidak
bagian
pendaftaran,
mengirimkan bentuk
scan
soft
online
perlu
maka
ada
tidak
pengawas
perlu
ujian,
tetapi
cukup
konsultan yang mengoreksi hasil ujian.
copynya
dalam
Proses seleksi akan berjalan lebih
setelah
efesien baik dari sisi waktu dan biaya.
dokumen
dilegalisir, keaslian dokumen sudah
Penerapan
e-HRM
pada
dapat ditelusuri dengan melihat nomor
pelatihan dan pengembangan dapat
ijazah atau KTP dan lain-lain. Untuk
dilakukan dengan sistem pembelajaran
menambahkan keyakinan, dokumen
audio sehingga memungkin pegawai
lengkap hanya di serahkan pada saat
untuk belajar melalui ipod, laptop atau
PNS sudah lulus seleksi, apabila
ponselnya pada saat luang dan di
setelah lulus seleksi ternyata ada
tempat yang nyaman. Oleh karena itu
berkas yang dipalsukan maka otomatis
birokrasi
dibatalkan kelulusannya.
saluran pembelajaran audio mobile.
harus
mengembangkan
Hal ini juga memungkinkan pegawai
52
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
menerima informasi pada saat mereka
mendukung
membutuhkan.
tersebut. Tetapi sarana dan prasarana
Penyelenggaraan pelatihan dan
teknologi
informasi
tersebut dapat digunakan sepanjang
Pengembangan bagi PNS merupakan
tahun.
kegiatan rutin yang setiap tahunnya
pembelajaran audio visual tentunya
hampir selalu dilakukan. Misalkan
akan lebih efesien. Materi pelatihan
hampir di setiap Instansi Pemda setiap
cukup dikemas dalam suatu program
tahun
atau
dalam kemasan yang menarik. Bagian
lokakarya pengadaan barang jasa dan
Kepegawaian dengan dibantu oleh
teknik
Pelaksanaan
tenaga IT membuat rancangan evaluasi
lokakarya biasanya tidak di Kantor
dan jadwal evaluasi secaran online
atau Instansi bersangkutan tetapi di
pada
laksanakan di ruang meeting suatu
Sertifikat pelatihan dapat diprint oleh
hotel
Kemudian
masing-masing peserta setelah peserta
pembicara diundang dari luar sehingga
dinyatakan lulus dalam test atau
harus
evaluasi yang diberikan.
diadakan
pelatihan
pelelangan.
atau
restoran
.
disediakan
akomodasi
dan
transportasi,
honor
pembicara,
Dengan
setiap
pelatihan
materi
Keuntungan
melalui
pembelajaran.
dengan
system
peserta yang hadir pun akan diberi
pembelajaran online adalah
uang saku, bila menginap disediakan
1. tidak memerlukan tempat khusus
akomodasi, uang transport, konsumsi,
2. tidak membutuhkan waktu khusus,
makalah dan seminar kit. Belum lagi untuk
penggandaan
makalah,
kesekretariatan, kepanitiaan dan lainlain. Bayangkan berapa biaya yang harus
dikeluarkan
untuk
tidak menyita waktu kerja 3. Informasi lebih cepat dan lebih luas tersebar 4. Menghemat biaya sewa tempat, biaya
perjalanan,
uang
saku
menyelenggarakan pelatihan tersebut?
peserta, biaya konsumsi, cetak
Tentunya sangat besar, padahal peserta
kertas dan lain-lain.
yang
hadir
tidak
sepenuhnya
5. Proses
lebih
transparan,
dapat
memahami , bahkan ada yang tertidur
mencegah korupsi dan manipula
bila pembicara di rasa membosankan.
(mark up biaya)
Sehingga biaya yang dikeluarkan tidak sebanding
dengan
output
yang
6. Sumberdaya
yang
diperlukan
untuk pelatihan lebih sedikit. e-HRM dapat dilakukan dalam
diperoleh. Penerapan
e-HRM
dalam
rangka mensosialisasikan
peraturan-
pengembangan
peraturan baru , informasi baru terkait
karyawan jelas lebih efesien. Memang
teknik-teknik pekerjaan dan teknologi .
pada
harus
Dengan e-HRM selain informasi dapat
prasarana
tersebar luas, hal ini juga dapat
dengan biaya yang tidak sedikit untuk
membuka ruang untuk diskusi dan
pelatihan
dan
awalnya
menyiapkan
pemerintah
sarana dan
53
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
interaksi secara virtual. Pegawai dapat
bekerja di lembaga pemerintahan
berinteraksi pada ruang virtual untuk
sehingga tingkat kompetensi dan
perdebatan ide-ide serta bekerja dalam
keahlian
bentuk dokumen bersama.
mempengaruhi
efesiensi
tentunya
tidak
akan
sangat
performa
penerapan e-government.
Penggunaan teknologi elektronik dan komunikasi dapat meningkatkan
mereka
4.
Ketersediaan dana dan anggaran. Sangat jelas jelas terlihat bahwa
semudah
membalikkan telapak tangan. Banyak
sekecil
hal
oleh
government yang akan diterapkan,
pemerintah untuk keberhasilan dalam
hal itu membutuhkan sejumlah
penerapan
financial untuk membiayainya.
yang
perlu
disiapkan
e-government
terutama
dalam e-HRM. Richardus Eko Indrajit (2005:8-10)
menjelaskan
5.
apapun
e-
Perangkat Hukum. Karena konsep e-government
terdapat
inisiatif
sangat
terkait
beberapa faktor penentu yang dapat
dengan usaha penciptaan dan
jadi pertimbangan dalam menentukan
pendistribusian data/informasi dan
tingkat kesiapan untuk menerapkan E-
hak cipta intelektual yang harus
Government , yaitu :
dilindungi oleh undang-undang.
1.
Infrastruktur
Telekomunikasi,
dalam
pelaksanaannya,
level
Perubahan hakikatnya
paradigma.
Pada
penerapan
e-
merupakan
suatu
perangkat keras seperti computer,
governement
jaringan dan infrastruktur akan
proyek “ change management”
menjadi factor teramat sangat
yang
penting
keinginan
dalam
penerapan
E-
Tingkat
membutuhkan untuk
adanya mengubah
paradigma dan cara berfikir, cara
Government. 2.
6.
konektivitas
dan
Penggunaan TI oleh Pemerintah. Dengan mengamati sejauh mana
kerja, bersikap, berprilaku pada kehidupan sehari-hari. Penerapan
e-HRM
harus
telah
memperhatikan faktor-faktor tersebut
memanfaatkan beraneka ragam
diatas, agar apa yang diharapkan yaitu
teknologi
efesiensi dapat tercapai.
pemerintah
saat
ini
informasi
dalam
membantu kegiatan sehari-hari akan
tampak
kesiapan
3.
sejauh
untuk
mana
menerapkan
IV. KESIMPULAN Berdasarkan pada uraian yang
konsep e-government.
telah dipaprkan maka kesimpulan dari
Kesiapan sumber daya manusia di
tulisan ini adalah sebagai berikut :
Pemerintah. Yang akan menjadi
1. Ketidakefesienen
birokrasi
pemain utama atau subyek di
dalam pengelolaan pegawai ,
dalam inisiatif e-government pada
selain dikarenakan jumlah PNS
dasarnya adalah manusia yang
yang besar, juga dikarenakan
54
Jurnal Adminsitrasi Publik
Volume 3 Nomor 1, Juni 2012
proses
administrasi
kepegawaian
yang
terlalu
formalistik,
kaku
dan
prosedural.
Maka
untuk
c. Kesiapan
sumber
manusia di Pemerintah. d. Ketersediaan
dana
e. Perangkat Hukum.
dan
f. Perubahan
dalam
proses
dan
anggaran.
menciptakan efesiensi waktu biaya
daya
paradigma.
manajemen dan administrasi
mengubah paradigma dan
kepegawaian perlu diterapkan
cara berfikir, cara kerja,
e-HRM.
bersikap, berprilaku pada
2. E-HRM adalah atau electronic
kehidupan sehari-hari.
human resources management
DAFTAR RUJUKAN
adalah system komputer yang
Indrajit, Richardus Eko,Dudi Rudianto, Akbar Zainuddin, 2005, e-Government in Action, Yogyakarta, Andi
digunakan untuk memperoleh, menyimpan, mengambil dan mendistribusikan
informasi
yang berkaitan dengan SDM. 3. E-HRM dapat diterapkan mulai dari proses formasi pegawai, pengadaan pegawai, pelatihan dan pengembangan pegawai, penggajian dan pemberhentian pegawai.
4. Untuk
menerapkan
e-HRM
terdapat beberapa faktor yang perlu dipersiapkan : a. Infrastruktur Telekomunikasi, level
dalam
pelaksanaannya,
perangkat
keras
computer,
jaringan
seperti dan
Noe, A. Raymond, John Hollenbeck, Barry Gerhart, Patrick M Wright,2010, Manajemen Sumber Daya Manusia, Mencapai Keunggulan Bersaing, Jakarta, Salemba Empat Nurcholis, Hanif, 2007, Teori dan Praktik Pemerintahan dan Otonomi Daerah, Jakarta, Grasindo Rayanto, Tayip Agus, 2009, Menggagas Arah Strategis Reformasi Birokrasi Untuk Mewujudkan Pemerintahan Efektif dan Akuntabel : Reformasi Birokrasi, Kepemimpinan dan Pelayan Publik, Yogyakarta, Gava Media http://www.inilahjabar.com/read/detail /1870931/efisiensi-dalamsistem-birokrasi
infrastruktur. b. Tingkat konektivitas dan Penggunaan
TI
oleh
Pemerintah. t.
55
