Effectief veranderen 11 april 2015
dr. Fred Dijkers, docent praktijkorganisatie
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde
Oude zegswijze
Stilstand is achteruitgang
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 2
13-04-15
Hoe kan het dat veranderen soms zo moeilijk is?
• De wereld verandert voortdurend, maar niet altijd naar onze zin. Hoe kunnen we dat de goede kant op sturen?
Onze reisgids is
Dan Heath , auteur van Switch (veranderen als verandering moeilijk is)
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 3
13-04-15
Zo gaat veranderen volgens Dan Heath
4
13-04-15
Belangrijke aandachtsvelden: • Driver: logical/analytical brain • Elephant: emotional brain • Path: external situation factors
5
13-04-15
Veranderkunde
E=KxA • E = effectiviteit van de verandering • K = kwaliteit van de verandering • A = acceptatie van de verandering
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 6
13-04-15
Geslaagde verandering: voorbeeld - 1 Verspilling in een productiebedrijf?
voorbeeld: Er werden handschoenen gebruikt in bijna alle fabrieken: 424 verschillende soorten, prijs tussen 5 en 17 dollar.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 7
13-04-15
Geslaagde verandering: voorbeeld - 1 Verspilling in een productiebedrijf?
Alle divisiehoofden werden uitgenodigd voor een vergadering en op de vergadertafel lagen 424 paar handschoenen, elk gelabeld met de prijs die ervoor betaald was.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 8
13-04-15
Geslaagde verandering: voorbeeld - 2 Verspilling op het herentoilet?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 9
13-04-15
Veranderkunde • De acceptatie van de verandering is erg belangrijk. • Mensen hebben ´last´ van het probleem • De verandering is logisch (past bij de visie) • Het doel van de verandering is helder • De verandering is duidelijk (de informatie is eenduidig) • De kosten zijn te overzien en aanvaardbaar • Het veranderproces wordt goed geleid (gaat nooit vanzelf)
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 10
13-04-15
Weerstand
• Weerstand tegen verandering: • Komt meestal voort uit onbegrip • Komt heel vaak door gebrek aan communicatie • Is afhankelijk van de positie van medewerkers • Uit zich vaak in algemene termen: tijdgebrek, gebrek aan ondersteuning of gebrek aan scholing
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 11
13-04-15
De weg naar het verbeterplan
• Elke verandering is bedoeld om een probleem op te lossen. Wat is het probleem? • En hoe zet je een probleem om in een goed verbeterplan?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 12
13-04-15
Omgaan met een probleem
• B enoemen in algemene zin, • A nalyseren en • D efiniëren. • pas daarna kan (mag) je het gaan oplossen ! • ezelsbrug: doe het probleem in BAD
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 13
13-04-15
Het benoemen van het probleem (B)
In het lokale verzorgingstehuis is onlangs de zoon van een bewoner kort nadat hij op bezoek was geweest overleden. Hij werd onwel en is vermoedelijk aan een groot hartinfarct overleden. Het duurde enige tijd voor er gereanimeerd werd en de directeur van het huis vraagt aan de huisartsen of er niet een AED moet komen.
Welk probleem wil de directeur hier gaan oplossen?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 14
13-04-15
Na het benoemen volgt de analyse (A) • Analyseren betekent dat je het (benoemde) probleem van verschillende kanten gaat bekijken.
• Veel gebruikt zijn de krachtenveldanalyse en de SWOT-analyse.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 15
13-04-15
krachtenveldanalyse • Bevorderende factoren • Belemmerende factoren • De krachtenveldanalyse is een eenvoudig hulpmiddel om te bepalen waar je je aandacht op moet richten. Voor grotere problemen blijkt deze manier van analyseren echter vaak te beperkt.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 16
13-04-15
SWOT - analyse • Strengths
(intern)
• Weaknesses
(intern)
• Opportunities
(extern)
• Threats
(extern)
Kijk naar deze vier aspecten bij de analyse van je probleem. Realiseer je dat de eerste twee aspecten gaan over ‘de organisatie’ en dat de laatste twee gaan over ‘de omgeving’. Doe in dit stadium liever geen SWOT analyse van het plan dat je in je hoofd hebt.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 17
13-04-15
Van SWOT naar Strategische Matrix de omgeving (buitenwereld) kansen
bedreigingen
…….
…….
…….
…....
KANSRIJK
WEERBAAR
KANSLOOS
WEERLOOS
de organisatie sterktes
……. ……. zwaktes
……. …….
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 18
13-04-15
Ook denken aan het beeld van de olifant kan helpen: • Driver: logical/analytical brain • Elephant: emotional brain • Path: external situation factors
19
13-04-15
Na de analyse komt de definiëring (D) • Na de analyse wordt het probleem gedefinieerd. Het is dan helder wat moet worden opgelost en waar de oplossing gezocht moet worden.
N.B. Tijd en geld maken dat ‘het probleem’ nogal eens verandert
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 20
13-04-15
Niet alle problemen zijn even makkelijk op te lossen: • Sommige problemen bestaan al erg lang en meerdere mensen hebben er hun tanden op stuk gebeten. We spreken dan van pijn-gedreven projecten. Die problemen vragen een eigen benadering.
Ga dus altijd na hoe lang het probleem bestaat en of eerder is geprobeerd het op te lossen.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 21
13-04-15
Van probleem naar verandering: het plan
• Vraag 1: Lost het gemaakte plan het probleem op? • Vraag 2: Is het plan SMART?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 22
13-04-15
SMART – criteria voor verbeterplannen • Specifiek
goed afgebakend
• Meetbaar
hoe meet je de verbetering?
• Acceptabel
‘iedereen’ vindt het een goed idee
• Relevant
de inspanning is de moeite waard
• Tijdgebonden
tijdslimiet / stappenplan
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 23
13-04-15
Wat staat er allemaal in een goed verbeterplan?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 24
13-04-15
Wat staat er allemaal in een goed verbeterplan? • Het onderwerp • De huidige situatie • Het doel dat je wilt bereiken • Een krachtenveld- of een SWOT-analyse • Namen van projectleider en uitvoerenden • Plan van aanpak (met begin en einddatum) • Evaluatie en aanpak voor borging
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 25
13-04-15
Andere aandachtspunten bij een goed plan:
• Richtlijnen en standpunten van de overkoepelende organisatie • Hoe hebben anderen zoiets opgelost, kan het aansluiten? • Is er voldoende tijd en ruimte gereserveerd voor overleg? • Wie is de probleemhouder? • Worden de andere belanghebbenden voldoende betrokken? • Zijn er mogelijkheden, tijd en ruimte voor scholing? • Is er voldoende budget gereserveerd of beschikbaar? • ……….
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 26
13-04-15
Tenslotte, let op! • Verbeterplannen gedragen zich vaak als onkruid. Voor je er erg in hebt groeien ze als kool. >>>>> Klein beginnen Dat wil dus zeggen dat je een groot probleem niet zomaar moet willen oplossen. Het is beter om het in kleinere deelproblemen te knippen.
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde 27
13-04-15
Vragen?
Afdeling Public health en Eerstelijnsgeneeskunde zie : View / Header and footer ?
28
13-04-15
