EEN WERKPLAN MAKEN IN ZES STAPPEN
1. 2. 3. 4. 5. 6.
je inventariseert problemen en wensen je kiest onderwerpen je stelt je doelen vast je formuleert een strategie of aanpak je verdeelt taken en maakt een tijdsplan je formuleert je uiteindelijke, definitieve, werkplan en stelt het vast
Een werkplan maak je samen met andere kaderleden in je kadergroep. Je maakt een gezamenlijk 'houvast' waarmee je de komende tijd aan de slag wilt. Het is verstandig om leden daarbij te betrekken, zeker als het om de vaststelling van het werkplan gaat. 1. Je inventariseert problemen en wensen Allereerst is het belangrijk om in de kadergroep een willekeurige lijst te maken van klachten, problemen en wensen die er leven onder de mensen. Probeer zoveel mogelijk zaken te bedenken die raken aan de belangen van jou en je collega's. Pas later bepaal je welke van die zaken echt belangrijk zijn en welke daarvan weer prioriteit hebben. In ieder geval kun je het volgende lijstje gebruiken om te kijken of je geen zaken vergeten bent. Het dekt de meeste werknemersbelangen waar we als bond voor staan: a. b. c. d. e. f. g. h.
werkgelegenheid en arbeidsmarkt (bijvoorbeeld beleid over werving, selectie, promotie, ontslag, reorganisaties); rechtspositie (van bijvoorbeeld fulltimers, deeltijders, flexibele contractanten); arbeidsvoorwaarden (loon, werktijden, vakantie, toeslagen, enzovoorts); sociale zekerheid (VUT, bovenwettelijke uitkeringen); arbeidsomstandigheden (veiligheid, gezondheid, de organisatie van het werk); kwalificatie en scholing (opleidingsbeleid, functie-eisen); medezeggenschap (or, vakbondsfaciliteiten, werkoverleg); kwaliteit van het bestaan: zaken zoals vervoersbeleid, milieu, internationale solidariteit, huisvesting, enzovoorts.
Let op onderwerpen: • • • •
waar jullie al mee bezig zijn; die leven bij de leden; die de bond als beleid heeft; die de komende tijd belangrijk worden.
Overigens kun je naast meer inhoudelijke onderwerpen, ook kijken naar je eigen vakbondsorganisatie: • • • •
Er is een tekort aan kaderleden. De kaderleden zijn onvoldoende geschoold. Er is geen goede communicatie tussen afdelingsbestuur en leden, tussen or en afdeling, of tussen afdeling en vakbondsbestuurder. Enzovoorts.
Naast inventarisatie in de kadergroep, kun je natuurlijk ook starten met het opstellen van een werkplan door op een ledenvergadering te vragen wat mensen belangrijke problemen vinden om aan te pakken. Of door een enquête te houden. Of door een rondje door je bedrijf te maken. Enzovoorts. 2. Je kiest onderwerpen. De (was)lijst die de eerste fase oplevert, bekijk je nog eens goed. Je gaat de onderwerpen ordenen, en je gaat keuzes maken. Onderwerpen ordenen doe je door onderwerpen die met hetzelfde probleem te maken hebben, bij elkaar te zetten. Bijvoorbeeld: • • • •
• • •
Zijn er zaken die met de cao te maken hebben? Zijn er onderwerpen die allemaal te maken hebben met dezelfde reorganisatie? Zijn er onderwerpen die allemaal te maken hebben met automatiseringsprojecten? Zijn er onderwerpen die allemaal betrekking hebben op de belangen van bijzondere groepen: vrouwen, jongeren, beambten of andere functies, etnische minderheden? Zijn er zaken die allemaal voortvloeien uit het gevoerde personeelsbeleid in het bedrijf? Zijn er zaken die thuis horen bij de individuele belangenbehartiging? Welke problemen hebben te maken met onze eigen vakbondsorganisatie?
Daarmee maak je je lijst een stuk overzichtelijker. Puur individuele problemen komen niet in een werkplan voor. Die verwijs je door naar de Klantenservice, of naar kaderleden die zich in ledenservice gespecialiseerd hebben. Je gaat nu keuzes maken, oftewel prioriteiten stellen. Immers, je kunt niet alles in één keer aanpakken. Je kunt beter weinig punten goed aanpakken, dan veel punten half. Stel jezelf de volgende vragen voor je je prioriteiten bepaalt: • •
Wat zijn de voornaamste onderwerpen die bij mensen leven en hen dwars zitten? Wat is de urgentie van de problemen: wat kan wachten en wat vraagt om een oplossing op korte termijn?
• • •
• • •
Welke problemen spelen voor een grote groep mensen, en welke zijn slechts voor enkelen van belang? Wat zijn onderwerpen die passen binnen het bondsbeleid; Aan welke punten kunnen jullie wat doen, wat is beïnvloedbaar voor de bond en voor de afdeling in het bijzonder? (Problemen die vragen om een politieke wetswijziging zijn moeilijker te beïnvloeden dan problemen die vragen om een wijziging in de cao, bijvoorbeeld); Welke problemen kunnen jullie aan met de groep kaderleden die er is? (Zorg dat je niet teveel hooi op je vork neemt.) Wat vinden jullie als kadergroep zelf belangrijk, om te bereiken? Met welke onderwerpen kunnen we niet alleen inhoudelijke problemen oplossen, maar ook de positie van de bond (in bedrijf of regio) versterken?
Als je prioriteiten stelt, vallen sommige onderwerpen af. De onderwerpen die overblijven zet je in een volgorde van belangrijkheid. 3. Je stelt je doelen vast. Na de inventarisatie en selectie van onderwerpen, kijk je naar wat je precies wilt bereiken. Je kunt dat het beste in twee stappen doen. In stap 1, je probleemomschrijving, probeer je het probleem nader te formuleren: • • • •
Waar gaat het over? Wat zijn de klachten? Wat zijn de feiten? Wat is de essentie van het probleem?
In stap 2 bepaal je je doel: • •
Welke verandering is noodzakelijk? Wat is het doel waarnaar je gaat streven?
De gewenste verandering en het gewenste doel omschrijf je zodanig dat je de kern van het probleem aanpakt, en dat de klachten die eruit voortvloeien, niet meer kunnen voorkomen. Door eerst de kern van het probleem te omschrijven, kun je daarna makkelijker een doel formuleren! Voorbeeld Er zijn klachten over een bepaalde bedrijfsregeling. Bij nadere omschrijving van het probleem blijkt dat dat komt omdat mensen de regeling niet goed kennen. Het doel is dan dus niet, om de regeling te veranderen, maar om de mensen daarover beter te informeren!
Formuleer geen vage doelen, maar probeer ze zo concreet mogelijk, en in praktische en haalbare termen te omschrijven. Zo nodig kun je het doel uitsplitsen in: • •
een doel op korte termijn en een doel op lange termijn.
Overigens zijn de doelen die je formuleert, niet hetzelfde als 'definitieve oplossingen'. Voorbeeld Er zijn klachten over de werktijden. Dat probleem wil je als vakbondsafdeling aanpakken. Maar je weet niet precies wat de oplossing is, omdat je niet precies weet wat de mensen willen. Bij zo'n probleem kun je dan als doel formuleren: 'meer weten over wat mensen wensen over hun werktijden, alvorens te kijken hoe we die wensen kunnen realiseren'. De definitieve 'oplossing' hoeft dus niet altijd bekend te zijn. 4. Je formuleert een strategie en aanpak. Als je het probleem en het doel geformuleerd hebt, is het in principe mogelijk om een weg te formuleren, waarlangs je het probleem wilt oplossen en je doel wilt bereiken. Je kunt daarbij aan een aantal vakbondsmiddelen denken: • • • • • • • • • • •
veranderingen in de cao; veranderingen in het bedrijfsreglement; het inschakelen van de or; het inschakelen van een deskundige (via de bond of de or, of direct bij instanties als bijvoorbeeld de Arbeidsinspectie of het Arbeidsbureau); leden informeren via een vergadering of een nieuwsbrief; het mobiliseren van de achterban (om bijvoorbeeld in het uiterste geval in actie te komen); publiciteit zoeken en de pers inschakelen; zelf informatie en documentatie bij elkaar zoeken; het houden van een enquête onder het personeel; het houden van een ledenvergadering om meningen te peilen en standpunten te formuleren, die zo breed mogelijk gedragen worden; overleg met de directie of met medewerkers van de afdeling Personeelszaken.
Een strategie is heel belangrijk: • • • • •
om het beste succes te bereiken; om problemen systematisch aan te pakken (in plaats van 'lukraak'); om geen belangrijke dingen te vergeten; om problemen zo snel mogelijk op te lossen; om de achterban zoveel en zo goed mogelijk bij het probleem te betrekken, en om uiteindelijk aan leden te laten zien dat je hebt 'gescoord'.
Denk bij het formuleren van een strategie na over:
• • • •
hoe je de achterban betrekt; hoe je medestanders kunt vinden: de bond, de Arbeidsinspectie, het publiek (via de pers), milieuorganisaties, enzovoorts; hoe je je tegenspelers benadert (bijvoorbeeld met druk, maar ook zonder een werkgever tegen je in het harnas te jagen); hoe je de or er zo nodig bij betrekt.
5. Je verdeelt taken en maakt een tijdsplan. Het probleem is omschreven, doelen zijn geformuleerd en je hebt een strategie bepaald. Nu ga je de strategie concreet maken. Hoe ga je het werkplan uitvoeren? • • •
Welke stappen ga je nemen, en in welke volgorde? Wanneer wil je dat wat gebeurt? Maak een tijdsplanning; Wie doet wat? Maak een taakverdeling in de kadergroep.
Op die manier heb je een concrete planning van de vakbondsactiviteiten, heb je de mogelijkheid om kaderleden op hun verantwoordelijkheid te wijzen, en kun je de voortgang van je vakbondsactiviteiten controleren. Voor die controle is het nodig dat je bepaalde momenten afspreekt waarop je het werkplan in de bestuursvergadering van de afdeling doorspreekt: bijvoorbeeld eens in de zoveel maanden. Je kunt ook naar aanleiding van het werkplan een vaste 'Pro Memorie-lijst' (PM-lijst) opnemen in het verslag van iedere kadergroep vergadering. Een PM-lijst is een lijstje met onderwerpen uit het werkplan, dat je iedere vergadering even snel doorneemt. Niet om elk punt uitgebreid te bespreken, maar wel om per punt even te kijken of de voortgang nog wel loopt. Het kan best voorkomen dat je samen besluit punten nog even te laten liggen, bijvoorbeeld omdat het uitzoeken van informatie langer duurt dan verwacht, of omdat er andere urgente problemen tussengekomen zijn. Maar je voorkomt dat van (begrijpelijk) uitstel ook afstel komt, omdat alle punten in de PM-lijst blijven staan. 6. Je formuleert je werkplan en stelt het vast. Uiteindelijk zet je je werkplan definitief op papier, en stel je het vast. In eerste instantie doe je dat als kadergroep of afdelingsbestuur; vervolgens leg je het bij voorkeur ook voor aan de leden die jullie achterban vormen. Je hoeft van een werkplan geen uitgebreide nota te maken. Makkelijker en overzichtelijker is om in een paar pagina's kort en helder te formuleren, wat jullie van plan zijn. Doe dat door per onderwerp onder kleine kopjes te formuleren: probleem, doel, aanpak en uitvoering.
Voorbeeld-werkplan De cao Naleving betaling nachttoeslag probleem: Er zijn klachten bij personeelsleden over de nachttoeslag. Die toeslag wordt niet altijd uitbetaald volgens de regels in de cao. doel: Uitzoeken bij wie dat probleem speelt, hoe omvangrijk het is en welke cao-regels niet worden nageleefd. Vervolgens streven we naar een 100%-naleving van de cao. aanpak: We gaan met een aantal werknemers uit de afdelingen X en Y praten over wat er precies aan de hand is en hoe vaak het voorkomt. Met de begeleidend bestuurder gaan we na welke regels worden overtreden. Vervolgens proberen we een aantal bewijzen boven tafel te krijgen. Met de bestuurder organiseren we een gesprek hierover met de directie. Als dat niet slaagt, vragen we de bond een gerechtelijke procedure te starten. Na het gesprek met de directie versturen we een nieuwsbrief naar de leden met het resultaat. uitvoering: Bert M. coördineert dit onderwerp. Hij schakelt bestuursleden in om op afdelingen te gaan polsen. Kees B. neemt daarna contact op met de bestuurder van de bond. Het probleem moet over 2 maanden duidelijk zijn. Uiterlijk een maand later volgt het gesprek met de directie. Inroosteren atv-dagen probleem: De kadergroep wil dat het personeel meer vrijheid krijgt om zelf te bepalen wanneer atv-dagen worden opgenomen. Het huidige systeem in de cao geeft de werkgever alle ruimte om dat zelf te bepalen. doel: Meer zeggenschap van werknemers om atv-dagen op te nemen, eventueel in te roosteren in overleg met de or. aanpak: In de or vragen of de werkgever bereid is overleg te plegen. Daarnaast ook: inbrengen in komende cao-onderhandelingen. uitvoering: Marijke K. brengt het namens ons in de komende or-vergadering. Samen met onze andere cao-wensen uit dit plan, zorgt Kees B. dat het bij de vakbondsbestuurder wordt gemeld. Hij houdt in de gaten dat de bond er wat mee doet (voor cao-onderhandelingen aan het eind van dit jaar). (enzovoorts) Goedkeuring Tenslotte kun je het werkplan in zijn definitieve vorm aan de leden voorleggen ter goedkeuring. In sommige bedrijven ligt dat echter moeilijk. Als je het rondstuurt naar leden, zal ook de werkgever al gauw op de hoogte zijn, en kennis nemen van jullie strategie en aanpak. Dat kan hij later tegen je gebruiken. Daarom is het beter om aan leden een verkorte versie voor te leggen: met de problemen en de doelen. Voorleggen aan de leden heeft als voordeel:
dat het werkplan democratisch is vastgesteld en 'gedragen' wordt door de leden; dat de leden weten dat de bond actief bezig is om hun belangen te verdedigen; dat leden die ook wel wat 'voor de bond' willen doen, weten waar ze zich actief voor zouden kunnen gaan inzetten. Daarmee kun je op termijn het aantal kaderleden in je afdeling, bedrijf, regio of sector op peil houden of zelfs uitbreiden.
