In zes stappen naar een inhoudelijk uitgewerkte presentatie

Deel 4

Presentatie

In zes stappen naar een inhoudelijk uitgewerkte presentatie Annemiek Geverink*

‘Presenteren’ wil zeggen dat u informatie overdraagt aan een of meer personen met een bepaald doel: ‘georganiseerd eenrichtingsverkeer’ dus. In een presentatie bent u het die als deskundige op een bepaald terrein een uiteenzetting geeft aan een groep die iets wil of moet weten. Hoe kunt u zich het beste voorbereiden? Een zorgvuldige voorbereiding is voor elke presentatie onmisbaar. Begrens uw onderwerp door een helder doel voor uw presentatie te benoemen en analyseer uw publiek. In een presentatie wilt u bijvoorbeeld het managementteam informeren over de laatste cijfers, klanten informeren over een nieuw product of een groep medewerkers adviseren over een nieuwe werkwijze.Voor elke presentatie is een zorgvuldige voorbereiding onmisbaar. Dat kan aan de hand van een aantal stappen die in dit artikel kort worden beschreven. Daarnaast kunt u lezen waar u allemaal op kunt letten om de kwaliteit van uw presentatie tijdens het uitvoeren te waarborgen.

*

Annemiek Geverink is werkzaam bij Geverink, De Wilde, Bosquet en Partners, organisatieadviseurs en trainers.

Doorloop in de voorbereiding het volgende stappenplan: 1. het doel en effect van uw presentatie benoemen; 2. het publiek analyseren; 3. de opbouw van uw presentatie vaststellen; 4. uw presentatie inhoudelijk uitwerken; 5. de hulpmiddelen kiezen; 6. de situatie waarin de presentatie plaatsvindt analyseren.

Doel en gewenst effect Elke vakinhoudelijke presentatie gaat natuurlijk over een bepaald onderwerp. Een onderwerp waar u doorgaans veel over weet, wellicht veel meer dan voor de presentatie relevant is en voor het oor van de luisteraar straks nog te bevatten. Het gaat er dus om dat u uw onderwerp en uw verhalend vermogen erover zelf al in een vroeg stadium van de voorbereiding ‘begrenst’. Dit kunt u doen door een helder doel voor uw presentatie te benoemen.

49

Dossier 22, december 2004

MC-Dossier22.pmd

49 Zwart

30-11-04, 16:39

Een presentatie in zes stappen

Een doel dat de inhoud van uw presentatie beperkt, formuleert u met een van de volgende werkwoorden: weten, kunnen, kennen, begrijpen. Het idee is namelijk dat als uw doel het werkwoord ‘weten’ bevat, u andersoortige informatie in uw presentatie opneemt dan wanneer uw doel het werkwoord ‘in staat zijn tot’ bevat. Kijkt u maar naar de doelen die hieronder zijn geformuleerd bij het onderwerp Project Ontwerp van Personeels Informatie Systeem X (POPISX). ● Na mijn presentatie weten mijn luisteraars in welke fasen POPISX verloopt. ● Na mijn presentatie begrijpen mijn luisteraars de argumenten die pleiten voor het

belang van POPISX. ● Na mijn presentatie zijn mijn luisteraars in staat zelf onderdeel Z van POPISX uit te

voeren. Het doel kunt u dan weer herformuleren tot een gerichte vraag die u voor uw luisteraars gaat beantwoorden, bijvoorbeeld: Doel: Na mijn presentatie weten de toehoorders in welke fasen POPISX verloopt. Vraag: In welke fasen verloopt POPISX? Aan het inhoudelijk doel moet u in de voorbereiding ook een gewenst effect bij uw toehoorders vastknopen, anders wordt uw presentatie waarschijnlijk te droog. U moet zich afvragen in welke ‘gemoedstoestand’ u wilt dat uw luisteraars naar uw verhaal luisteren en uw presentatie verlaten. Zijn uw toehoorders bij voorkeur: enthousiast, overtuigd, geïnspireerd, kritischer dan voorheen, gemotiveerd, angstig, zelfverzekerd, worden zij aangezet tot denken? Het bereiken van dit soort effecten is uiteraard afhankelijk van de manier waarop u de inhoud brengt en in welk perspectief u de inhoud plaatst. U kunt een onderwerp en bijbehorende inhoud in een bepaald perspectief plaatsen door bepaalde voorbeelden te kiezen, die hetgeen u bedoelt uitwerken en illustreren. U kunt ook gebruikmaken van anekdotes die een aspect onderstrepen, of van metaforen die op een andere manier uitdrukken wat u bedoelt. Als u een inhoudelijk doel en het gewenste effect hebt benoemd, kunt u gemakkelijker bepalen wat u wel en wat u niet vertelt (de inhoud van uw presentatie moet het antwoord geven op de geformuleerde vraag) en hoe u het vertelt (aangekleed met ondersteunende inhoud zoals voorbeelden, anekdotes, analogieën, metaforen).

50

MANAGEMENT & Communicatie

MC-Dossier22.pmd

50 Zwart

30-11-04, 16:39

www.kluwermanagement.nl

Publiek analyseren Om uw doel en het gewenste effect zo scherp mogelijk te formuleren en om met name de haalbaarheid van het gewenste effect in te schatten, moet u zich oriënteren op het publiek dat naar u zal komen luisteren. Stelt u zich daartoe vragen als de volgende: ● Hoe groot is het publiek en hoe is de samenstelling (manvrouw, oud-jong, mono- of multicultureel, taakbekwaam of -onbe-kwaam enzovoort)? ● Kennen (de) leden uit het publiek elkaar? ● Hebben de toehoorders kennis en ervaring met het onderwerp? ● Wat willen ze naar mijn inschatting van mij weten? ● Wat is de betrokkenheid en wat zijn de verwachtingen bij het onderwerp? ● Komt het publiek vrijwillig of verplicht? ● Hoe kijkt het publiek tegen mij aan? ● Zijn er specifieke personen onder mijn gehoor zoals grote deskundigen of duidelijke tegenstanders? De antwoorden op deze vragen bevatten belangrijke aanwijzingen die u helpen de diepgang en het detailniveau van uw presentatie te bepalen en om erachter te komen welke voorbeelden, anekdotes of metaforen tot de verbeelding van uw publiek zullen spreken.

Opbouw van de presentatie Als u werkt met het idee van het benoemen van een doel en van een voor het publiek te beantwoorden vraag, dan zult u zien dat de structuur van de presentatie zich vaak als het ware vanzelf aandient. Vraag: In welke fasen verloopt POPISX? Antwoord: fase 1: onderzoeksfase; fase 2: definitiefase; fase 3: ontwerpfase. U kunt uw informatie in elk geval op verschillende manieren structureren. 1. chronologisch (tijd), bijvoorbeeld: verleden – heden – toekomst; of stap 1 – stap 2 – stap 3; 2. geografisch (plaats/positie), bijvoorbeeld: Amsterdam – Rotterdam – Den Haag; of vestiging A – vestiging B; of RvB – OR – vakcentrale; 3. thematisch (onderwerp), bijvoorbeeld: categorie X – categorie Y – categorie Z; of kenmerk A – kenmerk B – kenmerk C; 4. methodisch (gedachtegang), bijvoorbeeld: feit – gevolg – oorzaak – conclusie – advies; of maatregel – doel – uitvoering – effect; of situatie – voordelen – nadelen – conclusie.

51


MC-Dossier22.pmd

51 Zwart

30-11-04, 16:39


Presentatie uitwerken Als u weet wat u wilt gaan vertellen en in welke volgorde u dat wilt doen, moet u de presentatie uitwerken. U schrijft uw verhaal op ‘speakbriefjes’ uit in zinnen of trefwoorden en u bepaalt per onderdeel of u een hulpmiddel als een sheet, video of flipover erbij kunt gebruiken. Een complete presentatie bestaat altijd uit een inleiding, een gestructureerde kern en een afsluiting en volgt het principe tell, tell, tell: vertel wat je gaat vertellen; vertel het; vertel wat je hebt verteld. In de inleiding heeft u uiteraard de gelegenheid het publiek voor te bereiden op wat komen gaat. In de afsluiting herhaalt u de kern van uw presentatie. Door de herhaling en de accentuering is het gemakkelijker voor het publiek uw verhaal te volgen en te onthouden.

De inleiding uitwerken De inleiding van een presentatie heeft drie verschillende functies. Met een goede inleiding: ● maakt u contact met uw publiek; ● verduidelijkt u het onderwerp, de opbouw van uw verhaal, procedures zoals tijdsduur en roken, en organisatorische zaken; ● heeft u de gelegenheid om op gang te komen.Tijdens de inleiding zult u groeien in uw verhaal en het publiek kan wennen aan uw stem, spreekstijl en houding. De elementen die in een inleiding aan bod kunnen komen, staan hierna genoemd. Afhankelijk van de situatie zult u ze allemaal of slechts een aantal ervan in uw inleiding opnemen. ● Titel. Een goede titel is zowel informatief als wervend. Als een presentatie schriftelijk wordt aangekondigd, beslist het (potentiële) publiek immers op grond van de titel of het de moeite waard is de presentatie bij te wonen. Kies een titel altijd zo dat de mensen nieuwsgierig worden en zich ook een reëel beeld kunnen vormen van de inhoud van de presentatie.Tijdens de presentatie gebruikt u de titel in de opening als aandachtstrekker en vervolgens als rode draad. ● Opening. Aandacht trekken bij de opening van een presentatie lukt vaak goed door op een of andere manier herkenning bij de luisteraar op te roepen. Dit kan bijvoorbeeld door hier gebruik te maken van een citaat dat de inhoud ondersteunt, een woordspeling, een metafoor, een analogie, een anekdote, een concrete situatie, een voorbeeld. ● Afbakening van het onderwerp. Als het onderwerp waarover wordt gesproken op meerdere manieren kan worden opgevat, moet u eerst aangeven wat u er zelf onder verstaat. Ook moet u de reikwijdte van het onderwerp afbakenen: u kunt dit

52


MC-Dossier22.pmd

52 Zwart

30-11-04, 16:39


bijvoorbeeld doen door de vraag die u heeft geformuleerd ter voorbereiding ook expliciet en passend beklemtoond aan het publiek te melden. ● Gewenst effect.U kunt uw publiek betrekken door het vooraf te laten weten welk effect van uw presentatie u voor ogen staat. ● Opbouw. Door in de inleiding kort te vertellen wat er in uw presentatie achtereenvolgens aan de orde komt, geeft u uw publiek een kapstok waaraan het uw verhaal kan ophangen. ● Procedure. Aan het eind van de inleiding kunt u de afspraken opnemen over organisatorische zaken, zoals tijdsduur van de presentatie en pauzes; roken; vragen stellen, onderbreken, discussie; het al of niet ontvangen van de presentatie op schrift (liefst na afloop).

De kern uitwerken Bij de uitwerking van de kern is het handig om de volgende zaken in het achterhoofd te houden en wanneer u klaar bent met het uitwerken hetgeen er dan ligt aan deze zaken te ‘toetsen’. ● Luisteraars kunnen tijdens een presentatie niet terugbladeren zoals ze dat in een rapport wel kunnen. Zorg bij elk onderdeel dat het duidelijk is met welk gedeelte van de totale presentatie u bezig bent (refereer daarbij aan de opbouw, zoals u die in de inleiding besproken heeft). ● Het gesproken woord is vluchtig. Zorg dat u de centrale boodschap herhaalt, bijvoorbeeld door regelmatig samenvattingen te geven. Of zet deze boodschap op een banner of vlag die steeds goed zichtbaar blijft voor het publiek. ● Bouw tussentijds momenten in waarop het publiek vragen kan stellen of kan reageren op wat u heeft verteld. Interactie verhoogt de kans dat uw publiek aandacht blijft houden. ● Bouw voorbeelden, citaten of stukjes video, dia’s enzovoort in en houd er een paar als reserve achter. U kunt die reservestukjes tijdens de uiteindelijke presentatie achterwege laten, waarmee er aan uw verhaal geen afbreuk wordt gedaan, en u kunt ze gebruiken als er tijd over is of als er vragen naar komen. ● Markeer hoofden bijzaken. Dit geeft structuur aan uw presentatie. Het gesproken woord kent geen regel wit, geen tussenkopjes of onderstrepingen. Maak daarom gebruik van signaalwoorden als: ten eerste, ten tweede, ten derde; enerzijds, anderzijds; eerst, vervolgens, tot slot en gebruik signaalzinnen als: Hiervoor kunnen we drie redenen aangeven, Dit laatste punt roept wellicht de volgende vraag bij u op; In tegenstelling tot het voorgaande vinden anderen dat ..; Het eerste onderwerp gaat over ...; Er zijn verschillende redenen die ...; Het laatste en meest belangrijke aspect van de zaak is het volgende ...

53


MC-Dossier22.pmd

53 Zwart

30-11-04, 16:39


Met deze woorden en zinnen legt u accenten en maakt u de overgang naar een nieuw onderdeel duidelijk. Ook door te variëren in uw intonatie en volume kunt u differentiëren. Markeer stukken die u anders wilt uitspreken, bijvoorbeeld met een tekstmarker of een symbool in de kantlijn.

De afsluiting uitwerken Zorg dat uw presentatie een duidelijk herkenbaar slot heeft. De afsluiting van een presentatie bevat vaak een kernachtige conclusie, een uitdagende uitspraak, een wens voor de toekomst. Koppel de afsluiting in elk geval altijd aan uw eerder geformuleerde vraag. Het is zeker prettig als er een ‘uitsmijter’ is: zet uw publiek aan het denken en laat een indruk achter die langer duurt dan de korte tijd die u aan het woord bent geweest.

Hulpmiddelen kiezen Tijdens een presentatie dringt de informatie bij het publiek vooral binnen via ogen en oren. De belangrijkste voordelen van het gebruik van audiovisuele hulpmiddelen zijn: ● u laat het publiek gebruikmaken van verschillende zintuigen waardoor het op verschillende manieren betrokken en geactiveerd raakt; ● u kunt de structuur van uw betoog gemakkelijker vasthouden en deze ook laten zien; ● u fixeert de informatie zodat u er van tijd tot tijd aan kunt refereren; ● u verlevendigt de presentatie. De keuze van hulpmiddelen hangt af van het doel en de inhoud van uw presentatie. Het hulpmiddel moet het luisteren en begrijpen vergemakkelijken. Daarnaast hangt de keuze voor een bepaald hulpmiddel af van een aantal praktische zaken, zoals: de kosten en het beschikbare budget; het rendement in verhouding tot de voorbereidingstijd; de technische mogelijkheden in de ruimte waar wordt gesproken; de groepsgrootte; het bedieningsgemak; uw persoonlijke voorkeur; de soort informatie die overgedragen moet worden. Hierna treft u een lijst aan met hulpmiddelen.

De flipover De flipover is gemakkelijk verplaatsbaar, bevordert spontaniteit en directheid en maakt het mogelijk informatie te laten staan.

54


MC-Dossier22.pmd

54 Zwart

30-11-04, 16:39


De overheadprojector en de beamer De overheadprojector en beamer zijn een handig hulpmiddel omdat u: ● sheets kunt voorbereiden; ● informatie kunt terug halen; ● de opbouw van het verhaal voor de luisteraars kunt visualiseren; ● oogcontact met het publiek kunt blijven houden; ● gemakkelijk complexe informatie kunt presenteren zoals bijvoorbeeld weergegeven in cijfers en grafieken.

De diaprojector De diaprojector stelt u in staat het verhaal visueel op te bouwen en levensechte beelden te vertonen.

Video en film De illustratieve mogelijkheden van video en film zijn onbeperkt. Een filmpje of video kan ter afwisseling en illustratie zeer boeiend zijn.

55


MC-Dossier22.pmd

55 Zwart

30-11-04, 16:39


Situatie analyseren Uw verhaal is uitgeschreven. U heeft bedacht waarvoor en wanneer u welke hulpmiddelen gaat gebruiken. Maar kunt u uw verhaal vertellen zoals u wilt? Creëert de situatie waarin u de presentatie gaat houden mogelijkheden of juist beperkingen? Oriënteert u zich waar mogelijk altijd op de omstandigheden waarin u uw presentatie moet gaan houden. Denk daarbij aan: ● de beschikbare ruimte: vorm en grootte, de opstelling van de tafels en stoelen; licht en ventilatiemogelijkheden; uw plaats ten opzichte van het publiek; ● de beschikbare hulpmiddelen: flipover, whitebord, overhead-projector, beamer; projectiescherm of witte muur; geluidsapparatuur; video; ● de organisatorische omstandigheden: spreektijd en uitloopmogelijkheid; de dag van de week en het tijdstip; de aankondiging of uitnodiging; storingen van buitenaf. Probeer voordat u de presentatie houdt de ruimte en de omstandigheden te verkennen, desnoods vlak voor aanvang. Als u al eens op de plaats heeft gestaan of in de zaal heeft gezeten, is ook de drempelvrees minder groot en weet u hoe het publiek naar u kijkt. Het enige wat u nog hoeft te doen, is uw presentatie repeteren totdat u met de hulp van slechts kleine speakbriefjes kunt volstaan en visualiseren hoe u en uw presentatie er door het oog van de toehoorder uit zullen zien.

Tips ✔ Bereid vellen indien mogelijk voor. ✔ Zorg voor een goede vlakverdeling. ✔ Maak bijvoorbeeld vooraf al een indeling op een blaadje of met een dun potlood ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

op de flipover. Gebruik zwart of blauw als basis en wees consequent. Gebruik kernwoorden en behandel niet meer dan één onderwerp per flip. Gebruiken de flipover niet bij groepen groter dan 25 personen. Zorg voor voldoende papier en stiften. Zorg voor schilderstape als u flips aan de muur wilt hangen.

✔ Licht dia’s toe, in plaats van vooral te vertellen wat erop staat ✔ ✔ ✔ ✔

(dat zien mensen zelf wel). Geef mensen de tijd om een dia te bekijken. Gebruik bij voorkeur een afstandsbediening. Zorg ervoor dat er geen leeg beeldscherm verschijnt. Zorg ervoor dat u zelf niet in de lichtbundel staat.

56


MC-Dossier22.pmd

56 Zwart

30-11-04, 16:39


✔ Zet de projector in een andere ruimte als hij te veel lawaai maakt. ✔ Doe als u klaar bent eerst het licht in de zaal aan en doe dan pas de diaprojector uit.

✔ ✔ ✔ ✔

Zorg voor een inleiding op de film. Vat de film samen en geef gelegenheid tot vragen ter verduidelijking. Gebruik niet te lange films (maximaal tien minuten). Selecteer vooraf uit een lange film de fragmenten die u wilt tonen en praat deze fragmenten aan elkaar.

✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔ ✔

Gebruik niet te veel transparanten (uw publiek wordt passief!). Gebruik kernwoorden. Gebruik een pen of aanwijsstok. Wijs niet aan op het scherm. Gebruik grote letters (minimaal 5 mm letterhoogte). Maak eenvoudige tekeningen. Gebruik kleuren consequent. Leg sheets vooraf in de goede volgorde (nummer ze). Sta niet in het licht of in het beeld van het publiek. Zet de projector of beamer uit als u hem niet gebruikt.

De gouden tip voor elke presentatie: blijf uzelf Om met uw presentatie effect te hebben is een goede voorbereiding het halve werk; daarover heeft u hiervoor meer kunnen lezen. Maar de andere helft van het werk moet ter plekke gebeuren. Krijg en houd de aandacht van het publiek, niet door zichtbaar knellende nieuwe schoenen of een afzakkende broek of bril, maar door met hart en ziel een verhaal te vertellen waarin u gelooft. Hoe kunt u uw presentatie net dat beetje meer kunt geven? Wat kunt u doen met taal, met uw ogen, met uw stem? Hoe gebruikt u een tafel en een flipover, hoe toont u sheets en hoe gaat u het beste om met reacties uit het publiek? Een presentatie vatten we hier steeds op als een verhaal dat door één persoon die al dan niet gebruikmaakt van hulpmiddelen, wordt verteld aan een groep. De groep heeft voornamelijk de rol van luisteraar.

57


MC-Dossier22.pmd

57 Zwart

30-11-04, 16:39


Taal De levendigheid en geloofwaardigheid van uw presentatie kunt u gunstig beïnvloeden met de taal die u gebruikt. Door de woorden die u kiest, zet u mensen (on)willekeurig in een bepaalde ‘mind-set’. Zo is bijvoorbeeld gebleken dat mensen die vooral moeten luisteren naar taal waarin problemen worden benadrukt hun energie verliezen, terwijl ze juist energie krijgen van boodschappen die de nadruk leggen op mogelijkheden en kansen in het hier en nu. Een aantal tips voor uw taalgebruik: ● Gebruik veel ‘ik’-boodschappen. De enige over wie u namelijk met zekerheid uitspraken kunt doen, bent u zelf: ik voel ..., ik zie ..., ik geloof ..., ik meen ..., ik denk ...Vermijd aannames over uw publiek en suggestieve vragen aan uw publiek, zoals: u zult het toch met mij eens zijn dat ...; u vindt natuurlijk ook dat ...; u denkt precies het tegenovergestelde maar u zult zien dat ... Wilt u toch een aanname over uw toehoorders kwijt, formuleer die dan als ‘ik-boodschap’: ik neem aan dat ... ● Gebruik zo min mogelijk kwalificerende en limiterende woorden zoals: ik zou graag zien (ik zie graag ...); het is nogal belangrijk (ik vind het belangrijk); het zou geweldig zijn als ... (het is geweldig dat ..., ik vind het geweldig dat ...); mogelijkerwijs kan dit, maar ... (ik kan dit of dit kan! Daarvoor heb ik dit en dat nodig.) ● Noem een feitelijk persoon in plaats van woorden als ‘men’ of ‘iemand’ te gebruiken. Uw verhaal wordt anders onpersoonlijk, vaag, suggestief en ongeloofwaardig. ● Spreek een publiek van volwassen toehoorders aan met ‘u’ (en niet met ‘jullie’). ● Gebruik vragen, ook al gaat u zelf het antwoord geven. Dit houdt de aandacht vast en geeft uzelf en uw toehoorders structuur. ● Gebruik korte zinnen en spreektaal. Gebruik wel veel structuuraanduidende middelen zoals: ik geef u drie redenen waarom ...: ten eerste ..., ten tweede ... en tot slot ...; ik heb van zo’n situatie nog een voorbeeld ...; mijn conclusie is daarom ...; samengevat komt het erop neer dat ... ● Gebruik metaforen en analogieën om op het eerste gezicht complexe materie te verduidelijken. Gebruik ook woorden als: klinkt als ...; ziet eruit als ...; is vergelijkbaar met ...; lijkt op ...; voelt net als ...; heeft hetzelfde effect als ...

Ogen Uw ogen zijn een belangrijk hulpmiddel als u een presentatie houdt. U kunt ze enerzijds gebruiken als antenne waarmee u signalen opvangt over hoe uw publiek ‘erbij zit’. Anderzijds kunt u ze gebruiken om uw publiek te boeien. Aan de manier waarop uw gehoor erbij zit, kunt u helaas niet per definitie zien of het u begrijpt, verstaat of u interessant vindt. Vaak zijn dat interpretaties die u zelf geeft aan hetgeen u ziet. Bij een frontale presentatie is het daarom raadzaam uw ogen vooral en in eerste instantie te gebruiken om uw publiek te boeien: ● Kijk uw toehoorders afwisselend aan, doe dat met de mimiek die bij de boodschap van dat moment past en beweeg tegelijkertijd uw hoofd hun kant op.

58


MC-Dossier22.pmd

58 Zwart

30-11-04, 16:39


● Laat uw ogen gedurende de presentatie dan weer op de ene en dan weer op de

andere toehoorder rusten. Maak bij voorkeur oogcontact. Vindt u dit ‘eng’, kijk dan eens net boven de ogen naar de onderkant van de wenkbrauwen van uw toehoorders. ● Kijk niet (te lang) over de hoofden van uw publiek heen of alleen naar degene die het verst achteraan zitten of naar de achterste muur. ● Honoreer het oogcontact dat een toehoorder met u maakt, maar vergeet niet de andere toehoorders ook uit te nodigen tot het maken van oogcontact door hen afwisselend en intens aan te kijken.

Stem Met uw stemgebruik kunt u spanning en variatie aanbrengen in uw presentatie. Denk daarbij aan spreektempo, volume en intonatie. Luister eens naar radio- of tv-presentatoren en vraag u af wat hun stemgebruik boeiend of juist niet boeiend maakt. Laat tijdens een presentatie in elk geval uw stem klinken. Als u de volgende tips opvolgt, hoeft u geen spanning op uw strottenhoofd en stembanden te zetten en voorkomt u een stem die afleidt. Zo kan een te hard klinkende stem (zoals u zich die kunt voorstellen bij een donderpreek) mensen het gevoel geven dat u over hen heen walst en hen plat slaat met uw te nadrukkelijke aanwezigheid. Dat is de reden dat bijvoorbeeld luisteraars naar ‘donderpreken’ vaak achterover hellen. Een piepende stem, veroorzaakt door uw stembanden dicht te knijpen, kan worden uitgelegd als het geluid van een angsthaas, die niet durft te zeggen wat hij heeft te zeggen. Een schrille stem lijkt juist weer de stem van iemand die denkt niet gehoord en begrepen te worden. Denk aan de volgende punten: ● Sta rechtop. Staand spreken is gemakkelijker dan in elkaar gedoken achter een tafel. U krijgt meer ruimte in uw borstkas, dus meer lucht en u kunt dan duidelijker spreken. Om rechtop te staan, zet u uw beide benen stevig op de grond, de knieën wat gebogen en de voeten ongeveer dertig centimeter uit elkaar. U trekt uw schouders naar uw oren en laat ze daar recht naar beneden zakken. U kantelt uw bekken enigszins naar voren, zodat uw rug niet te hol of te bol staat. ● Adem ‘door uw voeten’.Verbeeld u dat uw adem helemaal vanuit uw voeten komt en naar boven stroomt en zo uw stem als vanzelf naar buiten draagt. ● Articuleer duidelijk: doe uw mond open als u spreekt (sommige mensen houden hun kiezen op elkaar en maken daardoor een vreemd ‘blaasbalg-geluid’). Ondanks alle tips een kikker in uw keel? Slik, neurie of zing en drink indien mogelijk een slokje water. Ga vooral niet schrapen. Door het schrapen maakt u nog meer slijm aan en wordt het middel erger dan de kwaal. Daarnaast leidt schrapen af, omdat het vragen oproept: is de spreker onzeker? Krijgt de spreker niet genoeg aandacht?

59


MC-Dossier22.pmd

59 Zwart

30-11-04, 16:39


Tips ✔ Zeg soms even niets. Met pauzes in uw verhaal kunt u de aandacht trekken, bijvoorbeeld net voor of net na een belangrijke boodschap. Hierdoor geeft u aan die boodschap extra aandacht en het publiek zal dat ook zo opvatten. ✔ Zet uw eigen stem op een bandje en luister eens naar de klank en variatie.

Handen Handen zijn er om gezien te worden. Mensen mochten anders maar gaan denken dat u iets te verbergen hebt of dat uw handen andere dringende bezigheden hebben. ● Houd ze niet op uw rug (veldwachtereffect). ● Stop ze niet in uw zakken (daar zit iets dat kennelijk interessanter is). ● Geef ze geen speelgoed (zoals een pen of een aanwijsstok). ● Gebruik ze om te onderstrepen wat u zegt met uw stem en uw ogen. ● Betrek uw toehoorders erbij door eens met uw handen uitnodigend te gebaren: open handpalm, handpalm naar boven, licht wenkende vingers. ● Laat ze ‘langszij’ hangen als gebaren maken u niet ligt.

Tafel Een tafel is handig om uw spullen (sheets en of spreekschema in volgorde) op te leggen. Maar dat niet alleen. Ook als u knikkende knieën of trillende handen hebt, is zo’n object een handig hulpmiddel om steun bij te zoeken. ● Blijf in het midden voor de tafel staan en leun met uw achterwerk tegen de rand. Ga niet echt zitten, want dat maakt u minder zichtbaar en hoorbaar. Ga ook niet op de hoek zitten, want dan valt u er misschien af. ● Leg uw papieren naast u neer of laat ze losjes in uw schoot rusten als u tegen de rand van de tafel leunt. Stevig vasthouden accentueert eventueel getril.

Flipover Bij wat kleinere groepen (maximaal 25 mensen) kunt u tijdens uw presentatie een flipover gebruiken. Zo’n flipover stelt u in staat spontaan iets te creëren en/of reacties en vragen uit het publiek zichtbaar vast te leggen. Gestuntel aan een flipover leidt behoorlijk af. Terwijl u schrijft, wilt u het contact met uw publiek natuurlijk ook niet verliezen. Bovendien is uw publiek vooral geïnteresseerd in wat u opschrijft en niet zozeer in uw prachtige rugpartij. Ga om ongewenste effecten te voorkomen bij het schrijven op een flipover als volgt te werk (linkshandigen dienen de aanwijzingen om te draaien):

60


MC-Dossier22.pmd

60 Zwart

30-11-04, 16:39


● Ga links van de flipover staan. ● Zet uw linkerbeen tussen de achter- en voorpoot van de flipover. ● Laat uw linkerarm boven uw linkerbeen hangen of pak er de achterpoot van de

flipover mee vast. ● Zet uw rechterbeen voor de voorpoot en laat uw voet enigszins naar buiten wijzen. ● Schrijf door uw rechterhand vanuit uw schouder op de flipover te zetten: u houdt

uw hoofd en uw lichaam zo veel mogelijk links van de flipover. ● Buig door uw knieën en houdt uw rug recht als u met uw schrijverij de onderkant

van het papier nadert.

Sheets Sheets (ook wel: slides of transparanten) moet u maar met mate gebruiken en ook alleen als ze de toehoorders helpen om de structuur van het verhaal vast te houden of om een complex samenstel van gegevens te volgen. Als u sheets vertoont, let u dan op het volgende (linkshandigen: draai alles om): ● Houd de projector en het scherm altijd aan uw linkerhand, terwijl u met uw gezicht naar de groep staat. ● Neem een aanwijsstokje in uw linkerhand. ● Wijs zaken waar u de aandacht op wilt vestigen met het aanwijsstokje op de projector aan. Kijk niet achterom naar het scherm en wijs niet aan op het scherm. U komt dan in de lichtbundel te staan waardoor uw publiek mogelijkerwijs niet alleen de helft van wat er op de sheet staat mist, maar ook ten prooi kan vallen aan nauwelijks te onderdrukken lachreacties op onbedoelde schaduweffecten.

Reacties uit het publiek U kunt vooraf bepalen hoe u tijdens uw presentatie met vragen wilt omgaan. Sommige sprekers vinden een vraag tijdens hun verhaal storend. Anderen doen niets liever dan tijdens het verhaal ingaan op vragen en raken daardoor juist in hun element. Geef aan het begin van uw presentatie aan welke vorm u prefereert. En dan komen de vragen. Enkele tips: ● Luister goed als de vraag wordt gesteld en herhaal hem ter controle. ● Geef een kort antwoord als de vraag inhoudelijk een beroep doet op uw expertise. Onthoud dat weet niet ook een antwoord is. Als u het antwoord niet weet, zeg dat dan ook. Zeg er wel bij dat u het voor de vragensteller zult uitzoeken of dat u iemand anders met hem/haar contact laat opnemen. ● Laat u niet te snel in de rol van het beste jongetje of meisje van de klas manoeuvreren. Speel een vraag daarom terug naar de vraagsteller of naar de hele groep als u om een (te snel) advies wordt gevraagd: wat vindt u dat ik zou moeten doen? Of: wat vindt u dat er gedaan zou moeten worden? Doe dat ook als u een beledigende of

61


MC-Dossier22.pmd

61 Zwart

30-11-04, 16:39


uitdagende vraag wordt gesteld. Bijvoorbeeld als volgt: ik hoor een zou moeten. Wat denkt u dat u zou moeten doen? Of: wat vindt u zelf? Heeft u zelf al een idee over de keuzen die u kunt maken en welke daarvan voor u de goede is? Wat voor oplossingen heeft u in gedachten? Wie uit de groep heeft suggesties? Wilt u mijn persoonlijke mening?

Tips ✔ Gebruik een tafel niet om u erachter te verstoppen; nee, u moet er juist voor gaan staan!

✔ Wijs met het aanwijsstokje op de projector aan en niet op het scherm. ✔ Als u alle aanwijzingen uit dit artikel opvolgt, komt u een heel eind. U bent er echter nog niet want deze tips ondersteunen namelijk vooral de gouden tip: blijf uzelf!

Bron: Dit artikel is een bundeling van twee artikelen, ‘In zes stappen naar een inhoudelijk uitgewerkte presentatie’ en ‘Gouden tip voor elke presentatie: blijf uzelf’, eerder verschenen in Tijdschrift Administratie, respectievelijk in juni 2002 en juli/augustus 2002. Met toestemming overgenomen.

62


MC-Dossier22.pmd

62 Zwart

30-11-04, 16:39

In zes stappen naar een inhoudelijk uitgewerkte presentatie

Recommend Documents