Ondersteuning CAO’s binnen salarissoftware in beeld gebracht Onderzoeksbureau GBNED, 9 januari 2009 Wat bedoelt een leverancier van salarissoftware met ondersteuning van CAO’s? Is het salarissysteem volledig ingericht voor CAO’s of moet u als gebruiker zelf aan de gang. De overheid streeft naar lastenvermindering voor ondernemers, ook op het gebied van salarisadministratie. Maar de overheid is natuurlijk niet verantwoordelijk voor alle verschillende CAO afspraken die gemaakt worden door werkgevers- en werknemersorganisaties. Deze CAO afspraken kunnen ook van invloed zijn op de complexiteit van een salarisadministratie en de daarmee samenhangende administratieve lasten. Als salarisadministrateur moet u natuurlijk betreffende CAO afspraken met uw salarissysteem wel uit kunnen voeren. Heeft u als administrateur te maken met één CAO dan valt het in de regel wel mee, maar als u te maken heeft met meerdere CAO’s kan er meer werk op u afkomen. Dat laatste is natuurlijk het geval voor (salaris)administratiekantoren die de salarisadministratie verzorgen voor meerdere werkgevers in vaak verschillende sectoren. De ondersteuning van CAO’s binnen standaard salarissoftware is niet altijd direct duidelijk. Want wat bedoelt een leverancier precies met de ondersteuning van CAO’s? Moet u als gebruiker zelf de CAO wijzigingen bijhouden en doorvoeren in het salarissysteem of is het systeem al volledig ingericht voor betreffende CAO’s. En worden wijzigingen ook door de leverancier van het salarissysteem verzorgd? Een rondje langs leveranciers van salarissoftware leert dat ondersteuning van CAO’s in de praktijk niet altijd op dezelfde wijze wordt ingevuld. Afgelopen jaar hebben wij aan leveranciers gevraagd of alle CAO’s verloond worden in hun salarissoftware. Aanvullend hebben wij leveranciers de volgende vragen voorgelegd: 1. Voor welke Bedrijfstak CAO's worden premies meegeleverd in het systeem? Zo mogelijk met per CAO een onderverdeling naar: - Pensioenregelingen - Opleidingsfondsen - Sociale fondsen - Andere regelingen 2. Welke van de volgende gegevens en regelingen van CAO's worden meegeleverd naast premies? - Loonschalen - Overwerk - Toeslagen - Vakantiebijslag - Onkostenvergoedingen - Verlofregelingen
- Andere specifieke CAO regelingen 3. Wat moet de gebruiker van uw software doen om nieuwe cijfers/informatie te krijgen? 4. Als het pakket klantspecifiek is te maken en er komen nieuwe cijfers, hoe gaat dit dan? 5. Als een gebruiker de mogelijkheid heeft een meegeleverde looncomponent te wijzen, hoe gaat dit dan met een nieuwe update? Blijft de gewijzigde waarde dan behouden of wordt deze overschreven. De volgende leveranciers hebben antwoord gegeven op de gestelde vragen: ADP, AFAS ERP Software, AGP Business Software, Easylon Loon en Salaris, Elsevier Financieel en Fiscaal (onderdeel van Reed Business), IBS, Infor, Logica, Logihuis, Microloon, Oracle, RoosRoos, Salar Nederland, SDB Groep, Unit 4 Agresso en WYXX. Bevindingen 1. De meeste leveranciers geven aan alle CAO’s te ondersteunen. 2. Het meeleveren van premies, andere gegevens en regelingen is niet standaard het geval bij alle aanbieders van salarissoftware. Bij leveranciers die wel informatie meeleveren is het verstandig vooraf af te stemmen voor welke CAO’s dit is en welke informatie het precies betreft. 3. Het verkrijgen van nieuwe cijfers/informatie varieert van volledig automatisch tot het zelf redzaam zijn. In alle gevallen is het aan te raden als salarisadministrateur goede notie te nemen van de wijzigingen en de gevolgen daarvan. 4. Als een gebruiker een looncomponent heeft gewijzigd blijven deze waardes behouden en worden niet zonder meer overschreven. Wel zijn gewijzigde waardes natuurlijk een aandachtspunt voor de salarisadministrateur bij een update. Misschien is een gewijzigde waarde wel niet meer nodig na een update. Deze individuele antwoorden van de leveranciers zijn opgenomen in onderstaande tabel.
Leverancier
Alle CAO’s verlonen
1. Voor welke CAO’s worden premies meegeleverd?
2. Welke gegevens en regelingen 3. Wat moet de van CAO’s worden meegeleverd? gebruiker doen om nieuwe cijfers te krijgen?
4. Hoe gaat de verwerking van nieuwe cijfers als pakket klantspecifiek is gemaakt?
ADP
JA
Voor alle CAO's stuurt ADP centraal de percentages voor zowel pensioenregelingen, opleidingsfondsen, sociale fondsen en andere regelingen aan.
Loonschalen en Overwerk kunnen in de software worden geregeld (Perman) alle overige door u genoemde regelingen worden wederom centraal door ADP aangestuurd. Ook andere specifieke CAO-regelingen zijn beschikbaar, bijvoorbeeld bedrijfstakeigen regelingen voor de metalektro, bouw etc.
Er zijn vele mogelijkheden om het pakket flexibel in te richten. Voor de meeste regelingen zal ADP de cijfers in de gaten houden. Als de inrichting erg afwijkt zijn er situaties waarbij de klant zelf een aantal zaken in de gaten moet houden.
AFAS ERP Software
JA
AFAS ondersteunt in haar toepassing Profit Payroll meer dan 125 bedrijfstak CAO’s. Wij noemen dit de Profit CAO’s.
AFAS ondersteunt in haar Profit CAO’s alle loonregelingen uit het cao-boekje en reglementen die in de bedrijfstak gebruikt worden. Het gaat daarbij om ondersteuning van pensioenregelingen, opleidingsfondsen, sociale fondsen, overwerk, toeslagen, vakantiebijslag, onkostenvergoedingen en eventueel andere regelingen. Deze regelingen automatiseren wij zoveel mogelijk, zodat u zo min mogelijk handmatige handelingen hoeft uit te voeren om uw medewerkers te verlonen. Lopende 2009 zullen wij met de Profit CAO’s ook de loonschalen meeleveren.
Een volledig overzicht van de uitgeleverde Profit CAO’s en de cao’s die op dit moment bij ons gebouwd worden vindt u op de Profit CAO website van AFAS.
ADP communiceert alle aanpassingen die automatisch worden doorgevoerd of mogelijke aanpassingen op verzoek van de klant via ADP Online (klantportal), (e)nieuwsbrief en voor CAO-wijzigingen de ADP CAO-signalering via email (alleen gericht aan gebruikers van een bepaalde CAO). Methode 1: Nieuwe cijfers leveren wij uit met een CAO Update. De CAO’s publiceren wij op een beveiligde klantportal. Hiervandaan kan de klant de CAO Updates downloaden en opslaan. Methode 2: Daarnaast leveren wij per CAO een RSS Feed. Op de klantportal kan de klant zich abonneren op de RSS Feeds van de CAO’s die hij gebruikt. Als wij een nieuwe CAO Update publiceren, genereren wij ook direct een RSS Feed voor die update. De klant kan vanuit de RSS Feed direct de
Onze klanten hebben de mogelijkheid om op een eenvoudige manier zelf loonregelingen toe te voegen. Deze regelingen komen naast de onze te staan en de klant kan besluiten onze regelingen te deactiveren en de zijne te activeren. Gedeactiveerde regelingen worden met een cao update ook altijd bijgewerkt, zodat als een klant besluit weer van onze regelingen gebruik te maken, deze altijd bij zijn met de laatste cijfers. Zie verder onder de volgende vraag.
5. Hoe gaat het met Opmerkingen updates als een gebruiker een looncomponent heeft gewijzigd? Klanten kunnen naar eigen inzicht looncomponenten wijzigen. ADP zal zonder toestemming van de klant nooit waardes overschrijven.
AFAS levert alle loonregelingen met bijbehorende cijfers uit in een zogenaamde Profit CAO. Als wij dit in een regeling aangeven, kan de klant van deze cijfers afwijken. Deze afwijking overschrijft nooit de door ons uitgeleverde waarde, maar komt hiernaast te staan. Als wij een update met nieuwe cijfers uitleveren blijft de door ons uitgeleverde waarde altijd behouden, naast de waarde van de klant. De klant kan dus altijd
Met behulp van een online cao inventarisatie kan de klant aangeven welke cao’s hij gebruikt of wil gaan gebruiken. Wij gebruiken deze inventarisatie om te bepalen welke cao’s wij in de toekomst in welke volgorde uit gaan leveren. De cao met de meeste aanvragen gaat voor. De Profit CAO’s worden ontwikkeld in nauwe samenwerking met de instanties en onze klanten. Samen realiseren wij de meest gebruiksvriendelijke looninrichting, die aansluit bij de regelgeving, maar ook (wanneer deze elkaar niet tegenspreken) bij de interpretatie van de sector.
bijbehorende CAO Update downloaden en opslaan. Via een importfunctie in de Profit Payroll software leest de klant de CAO Update met de nieuwe cijfers in. Nieuwe Zie vorige punt. belastingtabellen en fiscale wijzigingen worden middels een update naar de klanten gestuurd.
weer besluiten om de door ons aangeleverde waarde te gebruiken in plaats van de afwijking.
AGP Business Software
JA
Wij leveren geen premies mee.
Wij leveren geen CAO gegevens mee.
Easylon Loon en Salaris
JA
Voor zo’n 60 bedrijfstakken.
Bij de installatie van het pakket worden alle regelingen door ons ingevoerd en ingeregeld.
Als er nieuwe informatie is krijgt de klant van ons een email. Hij kan dan inloggen op onze website en de laatste versie downloaden.
Klantspecifieke regelingen blijven er in staan. (deze kunnen nooit met een letter E beginnen) Alle E(asylon) regelingen worden door ons ge-updated.
De gewijzigde waarde blijft behouden.
Elsevier Financieel en Fiscaal (onderdeel van Reed Business)
JA
-
-
Zelf redzaam zijn
Wij bieden die mogelijkheid niet
N.v.t.
IBS
JA (m.u.v. bouw)
Ook ten aanzien van deze regelingen kunnen we stellen dat deze regelingen tijdens de implementatie eenmalig worden ingericht. Daarna zijn deze, desgewenst eenvoudig door de klant aan te passen.
Alle, door de klanten aangebrachte wijzigingen/instelling blijven uiteraard behouden.
Op aanvraag
Als het om wettelijke aanpassingen gaat helemaal niets omdat de klant deze automatisch aangeleverd krijgt. Ten aanzien van de CAO geldt het antwoord bij vraag 1 en 2. Een solution downloaden en installeren.
Ons pakket EMIS wordt per klant naar de wensen van de klant ingericht. Aanpassingen in bijvoorbeeld percentage´s worden op eenvoudige wijze door de klant zelf aangebracht.
Infor
In onze toepassing EMIS worden alleen de Wettelijke aanpassingen door IBS aangebracht en gedistribueerd. De voor de betreffende klant geldende CAO wordt eenmalig ingericht en aanpassingen, zoals percentage´s, kunnen op een eenvoudige wijze door de klant zelf worden aangebracht. Pensioenregelingen: Bouw (Cordares), Afbouw (A&O services). Voor grootmetaal, metalektro en kleinmetaal worden de grondslagen en franchises en maxima
Via een nieuwsbrief waar de klant zich op kan inschrijven wordt aangekondigd dat er een nieuwe solution klaar staat om te downloaden. Tevens wordt in de
Voor alle nieuwe componenten wordt door een conversieslag bekeken of deze reeds in gebruik is
(Easylon heeft ons een overzicht verstrekt met zo’n 60 bedrijfstakken die ondersteund worden).
Loonschalen: zit er wel in, maar niet gevuld met geldbedragen. Overwerk: door een flexibele opzet op
Gewijzigde looncomponenten blijven behouden.
aangeleverd. De klant moet alleen nog het percentage aanpassen. Opleidingsfondsen: Bouw en afbouw Sociale fondsen: Bouw en afbouw Andere regelingen: TSF (bouw) en Vakantiebonnen (afbouw en metaal)
werkgeversnivo kunnen alle voorkomende percentages eenvoudig worden toegepast.
nieuwsbrief aangegeven om welke wijzigingen het gaat, zodat de klant zelf kan bepalen of hij deze solution installeert of niet.
Toeslagen: idem als overwerk-percentages Vakantiebijslag: alle voorkomende methoden (minimum, reservering, inhaalreserveringen, over het laatst genoten salaris). Onkosten-vergoedingen: Onbeperkt uit te breiden (serie van 100 reeds standaard uitgeleverd). Per periode (absoluut) of per dag, waarbij weer onderscheid gemaakt kan worden voor welke soort dagen deze geldig zijn.
bij de klant. Indien dit het geval is wordt de nieuwe component 1 nummer opgehoogd. Is er geen ruimte dan volgt een waarschuwing op het printverslag met de opmerking om nadere actie te nemen c.q. de servicedesk te raadplegen.
Verlofregelingen: Ziek / ATV / Vorst / WW / Snipper / Ongeoorloofd verzuim / vakantie / jeugdig verlof / arbeidsongeschikt / senioren / bijzonder verlof / ouderschapsverlof
Logica
JA
Logica ondersteunt proactief CAO’s. Logica geeft aan wat (bijvoorbeeld welke codes of percentages) wanneer gaat veranderen, geeft de impact in zowel regelgeving als in functionaliteit en change weer en maakt afspraken voor aanpassing en uitleveren van de aanpassing(en). Bij maatwerk CAO’s levert P&I wel functionele support, echter biedt Logica niet standaard proactieve ondersteuning. Logica richt wel de piramide in, maar niet op CAO niveau. Logica draagt echter altijd zorg voor sluitende wet- en regelgeving. Maatwerk op verzoek van de klant (ongeacht welke CAO
Andere specifieke CAO regelingen: Bter premies voor de gehele bouw en (af)bouwgerela-teerde sector. Logica’s Cao-ondersteuning richt zich op de volgende regelingen: 1. Standaard werktijden 2. Vakantie- en verlofdagen 3. Salarisschalen en –treden 4. Uurloonberekening 5. Pensioenregelingen 6. Vakantiegeldregeling 7. Ziekengeldberekening 8. Toeslagberekeningen 9. Koppelingen cao-specifiek 10. Looncodes cao-specifiek
Logica informeert haar klanten proactief.
In overleg met de klant De oude waarde worden klantspecifieke blijft behouden afspraken gemaakt en (middels ‘historie’). dergelijke zaken ingeregeld, dit is afhankelijk van de scope van de klant. Klanten profiteren in dit geval uiteraard wel van de generieke inrichting door Logica.
Logica heeft haar Caoondersteuning op regelgeving generiek ingericht, klantspecifieke delen worden opgepakt en zoveel mogelijk met gebruikmaking van de generieke inrichting ingevuld. Logica biedt echter multicliënt en een generieke inrichting. De klant zal door deze generieke inrichting doorgaans minder kosten maken.
wordt gevolgd is altijd mogelijk, dit kan bestaan uit het volgende: Regulier onderhoud binnen het bestaande template van de piramide, bijvoorbeeld aanpassen percentage(s).
Grote wijzigingen waarvoor aanpassingen buiten het template cq. de serviceverlening nodig zijn (denk aan het uitruilen van arbeidsvoorwaarden). Vrijwel alle
Logihuis
JA
Microloon
JA
Wij leveren alle gegevens. Dus pensioenfondsen en opleidings- en sociale- en andere fondsen voor alle bedrijfstak cao's, behalve overheid.
Oracle
JA
De Salarisverwerkingssoftware van Oracle ("Oracle eBusiness Suite Payroll" en "Oracle PeopleSoft Payroll") is een internationaal pakket waarmee indien gewenst de salarisverwerking van meerdere landen kan worden uitgevoerd. De specifieke Nederlandse CAOgegevens worden daarom niet meegeleverd. In plaats hiervan
Geen
Updates installeren
Ja, zie opmerking hierna.
Blijft behouden
Wij leveren geen Loonschalen, overwerk, toeslagen, vakantiebijslag, onkostenvergoedingen, verlofregelingen of andere specifieke regelingen. Uiteraard zijn er binnen het programma alle instrumenten om dit zelf in te voeren en te verwerken. -
Premies van fondsen worden via automatische update gedownload van onze internetsite. Voor loongegevens moet de klant de CAO volgen.
Klanten kunnen afwijken van de door ons verstuurde fondsen en looncomponenten. Dat wordt dan niet door ons overschreven bij updates.
Zie antwoord hiervoor.
-
-
-
In LogiSal kunnen inhoudingen gekoppeld worden aan fondsen. Fondsen houden wij bij en dus gaan wijzigingen automatisch via updates. Maar inhoudingen kunnen ook zelf worden ingericht en desgewenst zelf worden bijgehouden. Daarnaast werken wij met looncodes en die zijn strikt gebruikergebonden.
-
bieden beide salarissoftwarepakketten de standaardmogelijkheid om CAO-regels en CAO-informatie in te richten voor één of meerdere CAO's. CAO wijzigingen kunnen hierdoor ook eenvoudig worden doorgevoerd en beheerd. In de Nederlandse localisatie van de salarissoftware van Oracle worden wél alle wettelijk vereiste regels meegeleverd. Nieuwe wettelijke regelgeving wordt door Oracle in het kader van het standaard supportcontract uitgeleverd aan klanten. Alle CAO’s (zo’n 190 stuks). Ook de franchise-bedragen, maxima, leeftijdsgrenzen, etc.
RoosRoos
JA
Salar Nederland
JA
Bijna alle! 90%
Geen
SDB Groep
CAO’s in de sector Zorg en Welzijn
Loonschalen, overwerk, toeslagen, vakantiebijslag, verlofregelingen. Volledige CAO-regelingen.
Unit 4 Agresso
JA
Ondersteuning van de volgende CAO’s: VVT, Ziekenhuizen, GGZ, Gehandicapten, Welzijnswerk, Jeugdzorg, Huisartsenzorg, Dagverblijven, Kinderopvang en KNR. Meer dan 100 bedrijfstakken die ondersteund worden. (Unit 4 Agresso heeft ons een overzicht verstrekt met meer dan 100 bedrijfstakken die ondersteund worden).
Loonschalen voor o.a. de Horeca (functielonen). Vakantiebijslag / vakantiebon voor alle CAO’s. Diverse ‘voorgebakken’ toeslagen waaruit de gebruiker kan kiezen. O.a. voor de sector Bouw. Dit soort toeslagen zit dus niet ‘hard’ gekoppeld aan een werknemer.
Unit 4 Agresso onderhoudt de berekenings-methodiek van bedrijfstakfondsen. Bijbehorende parameters worden ook door Unit 4 onderhouden, voor zover niet werkgever gebonden. Daarnaast beschikt Unit 4 Salaris over een exclusieve koppeling met
Niets. Via (gratis) updates ontvangt de gebruiker de nieuwe cijfers/informatie. Het Loonpakket signaleert automatisch of het upto-date is, en adviseert de update te installeren (via het web) als het niet meer up-to-date is. Update downloaden
Via Nieuwsbrief aan de betreffende klanten. Ook daarvoor geldt: gratis update voor de nieuwe cijfers/informatie via het web.
Behouden, uiteraard
Indien men zelf de percentages aanpast dan zullen deze niet overschreven worden. Vooringevulde Door SDB ingevulde De gewijzigde standaardwaarden van defaultwaarden kunnen waarde blijft SDB controleren. worden overschreven indien behouden. gewenst. Zodra nieuwe regelingen/fondsen beschikbaar zijn of zaken aan bestaande regelingen/fondsen zijn aangepast wordt de klant hiervan op de hoogte gebracht middels onze e-
D.m.v. updating
Klanten maken over het algemeen gebruik van de standaard door ons meegeleverde regelingen/fondsen. Daarnaast kunnen zijn zoveel bedrijfseigen regelingen bijmaken als ze zelf willen. Wij verversen de
Zie ook het antwoord bij de vorige vraag. Kiest een klant voor het inrichten van eigen regelingen dan is de klant ook zelf verantwoordelijk voor het onderhoud
Alles wat bij CAO is geregeld; wordt automatisch ondersteund. Daar waar de CAO afwijking toestaat; wordt die ruimte geboden. Updates zijn altijd cumulatief. Een klant kan dus afhankelijk van de update kiezen om deze al dan niet te installeren (bijvoorbeeld afhankelijk van de meegeleverde regelingen). Een volgende update bevat ook weer de aanpassingen van een vorige update.
over een exclusieve koppeling met CAOnet voor de vakinhoudelijke informatie over alle CAO’s.
WYXX
JA
Bouw CAO Vanwege het vele maatwerk (differentiatie) in tal van deze regelingen leveren wij nooit percentages aan met uitzondering van de landelijke percentages sv.
mailservice. Vervolgens kan de klant een update downloaden van de selfservicesite en deze installeren.
standaard ‘unit 4 regelingen’ en laten andere regelingen intact. Wil een klant afwijken van een door ons aangeleverde standaard regeling dan kan hij deze dupliceren en in het duplicaat de wijzigingen aanbrengen. Deze duplicaat regeling wordt door ons niet bijgewerkt.
De bouwklanten krijgen deze parameters standaard aan het begin van ieder loonjaar aangeleverd en worden bij wijzigingen door ons geupdate.
-
De betreffende percentages en bedragen kunnen op eenvoudige wijze door de gebruiker worden ingevoerd, die daarvoor o.i. ook altijd de (eind)verantwoordelijkheid dient te dragen. Een uitzondering wordt gemaakt in onze bouwmodule ten aanzien van de rekenregels. Alle regelingen van de bouw-CAO voor de verschillende caocodes zijn hierin ondergebracht, terwijl wij ook de afbouw (cao code 02) hierin nog steeds hebben kunnen onderbrengen (ondanks het feit dat deze al weer geruime tijd onder A&O Services ressorteert).
(Bovenstaande gegevens zijn afkomstig van genoemde leveranciers. Er kunnen geen rechten aan ontleend worden).
daarop. Kiest de klant voor het aanpassen van een standaard meegeleverde regeling dan doet hij dat in een kopie van die regeling en niet in het origineel. De kopie wordt dan een eigen regeling van de klant. Deze wordt door ons niet overschreven of aangepast. Wanneer een klant meent hierin eigenhandig wijzigingen te moeten aanbrengen en ons daarin niet kent, worden zijn wijzigingen uiteraard overschreven bij een update. Wel attenderen wij onze klanten bij updates altijd met nadruk op nieuwe aanlevering van deze cijfers mét een zinsnede als 'indien u eigenhandig wijzigingen had aangebracht, dient u deze opnieuw in te brengen'.
De structuur van het pakket zorgt er voor dat per werkgever alleen de van belang zijnde regelingen zichtbaar zijn.
-
