De ‘Eindhovense’ wijze van digitaal archiefbeheer in de praktijk Digitaal Archiefbeheer in de praktijk Antwerpen, 25 juni 2003 RHC-Eindhoven (c)
1
Opzet presentatie • Omgeving • Uitgangspunten • Aanpak: de ‘Eindhovense’ wijze
RHC-Eindhoven (c)
2
Aard van het toezicht Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend
RHC-Eindhoven (c)
3
Wat is een archief ? Onze benaderingswijze:
EEN BEDRIJFSMIDDEL
Cultuurhistorische waarde RHC-Eindhoven (c)
4
Wat was ons probleem? •
functies
•
kwaliteitseisen
•
documentbeheer
• Verantwoording: • bewijs • rechtmatigheid • Informatie • C ultuur historisch erfgoed RHC-Eindhoven (c)
5
Wat was ons probleem? •
functies
•
kwaliteitseisen
•
documentbeheer
Document: • integriteit (authenticiteit, historiciteit en controleerbaarheid) Proces/organisatie: • primaire procesondersteuning • performance • Q-informatievoorziening • Q-besluitvorming RHC-Eindhoven (c)
6
Wat was ons probleem? •
functies
•
kwaliteitseisen
•
documentbeheer
Levensloop: • gebruikersprofiel • zoekprofielen (OL2000) • organisatie doelstellingen Beheersprocessen: • creatie/ontvangst • waardering • beheer RHC-Eindhoven (c)
7
Verschillen in benadering • • • •
Bedrijfsmiddel – cultuurhistorie In-proces – out-proces Informatiestromen – informatieresidu Bedrijfslogistiek - historisch
RHC-Eindhoven (c)
8
Elementen Bedrijfsmiddel • • • • • • • •
Activiteiten Actoren Producten Kennis Documenten Datamodellen Metadata Applicaties RHC-Eindhoven (c)
9
Model van een archiveringssysteem Record keeping system
Context
Waardering Kwaliteit Warehousing
Performance
Logistiek
RHC-Eindhoven (c)
10
Kwaliteitseisen • zijn volledig onafhankelijk van de gebruikte informatiesystemen • zijn noodzakelijk voor het realiseren van accountability (en dus performance) en raadpleging op termijn • dienen te worden vervuld ongeacht medium, conversie, compressie of andere documentaire handelingen • archiveringssystemen dienen voortdurend te worden getoetst op systeem- en contentkwaliteit RHC-Eindhoven (c)
11
Kwaliteitseisen • integriteit (het moet onmogelijk zijn om data te wijzigen of toe te voegen) • authenticiteit (de documenten moeten de juiste vorm vertonen, ongeacht de gebruikte compressie) • controleerbaarheid (het document en de gegevens daarin moeten kunnen worden getest op betrouwbaarheid) • historiciteit (de gegevens gebruikt op het moment dat het document wordt samengesteld dienen in dezelfde samenstelling bewaard te blijven, zolang als nodig is) RHC-Eindhoven (c)
12
Model van een archiveringssysteem Record keeping system
Context
Waardering Kwaliteit Warehousing
Performance
Logistiek
RHC-Eindhoven (c)
13
Context • Context – informatie over de omstandigheden waaronder archiefdocumenten tot stand komen binnen de processen – informatie over de organisatie en het proces dat de archiefdocumenten heeft gecreëerd • Archiefdocumenten kunnen slechts informatie- en bewijswaarde krijgen als de context bekend is.
RHC-Eindhoven (c)
14
Context • omgeving van de organisatie en omgevingsinvloeden • beschrijving van de organisatie • beschrijvingen van processen en activiteiten • documentdefinities • autorisaties • de rol die het document speelt in het proces • audit trail RHC-Eindhoven (c)
15
Model van een archiveringssysteem Record keeping system
Context
Waardering Kwaliteit Warehousing
Performance
Logistiek
RHC-Eindhoven (c)
16
Waardering • Waardering (appraisal) – opstellen van bewaartermijnen (document- of procesgericht) – bepaald door wet- en regelgeving op grond van wettelijk bewijs, fiscale redenen, ‘evidence’ en cultuurhistorische overwegingen – ‘verplichting’ tot vernietiging – gegevens of documenten (representatie van gegevens) ? – databases of records in databases ? RHC-Eindhoven (c)
17
Model van een archiveringssysteem Record keeping system
Context
Waardering Kwaliteit Warehousing
Performance
Logistiek
RHC-Eindhoven (c)
18
Warehousing • Warehousing – Twee doelstellingen dienen gerealiseerd te worden: • kort- en langdurige bewaring, gevolgd door fysieke vernietiging • ‘accessability and retrieval’
– Enkele aspecten: • duurzaamheid (zowel van documenten als van metadata) • ordenings- en zoeksystemen • standaardisatie RHC-Eindhoven (c)
19
Model van een archiveringssysteem Record keeping system
Context
Waardering Kwaliteit Warehousing
Performance
Logistiek
RHC-Eindhoven (c)
20
Logistiek • Logistiek – probeert de distributiewijze van de archiefdocumenten in het proces te beïnvloeden – twee doelstellingen: • vereenvoudiging van de documentstromen en van het proces • management van de documentenstromen RHC-Eindhoven (c)
21
*Aard van het toezicht * Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend
RHC-Eindhoven (c)
22
Theorie en praktijk • Geen eenduidig begrippenkader • Onvoldoende vaardigheden en kennis • Geen instrument
RHC-Eindhoven (c)
23
De aanpak • Integrale benadering van DIV/DM/RM vanuit organisatiekunde, informatiekunde en archiefkunde ten einde praktische tools voor de inrichting van de informatiehuishiuding te realiseren
RHC-Eindhoven (c)
24
Wat betekent dit ? • Kennisdeling • Uniformeren begrippenkader • Standaardisatie en beschrijving procedures • Ontwikkeling instrumentarium • Standaardisatie data en archiefdocumenten RHC-Eindhoven (c)
25
Hoe doen we dat ? • Cursussen: • Werken in een digitale omgeving • Waarderen en selecteren • Procesanalyse • Gebruikers- en documentprofielen • Metadata en metadatastructuren • Implementatie DSP VBE®-cursussen
• Modellen:VBE®-modellen (prototypes) RHC-Eindhoven (c)
26
Milieu
Produktenstamboom Milieu Melding
Vergunning
Verlening vergunning
Intrekking vergunning
Intrekking ex art 8.25
RHC-Eindhoven (c)
Intrekking ex art 8.26
27
Burgerproces
Om informatie MV verzocht
Referentie-procesmodel ‘Melding Wet Milieubeheer’.
Houden vooroverleg MV
Informatie MV verstrekt
Melding i.g.v. art 8.41
Melding i.g.v. art 8.19
Melding i.g.v. art 8.44
Aanvraag MV
Beschikking melding i.g.v. art 8.41
Beschikking melding i.g.v. art. 8.19
Beschikking melding i.g.v. art 8.44
RHC-Eindhoven (c)
MV niet vereist
28
Processtap, met expliciete en impliciete kennis
Beoordeel advies melding 8.44
Juridisch medewerker Milieu Wet Milieubeheer
Regelgeving
Positief advies melding 8.44
Registratie volgsysteem Registratievolgsysteem
Registreer melding 8.44
RHC-Eindhoven (c)
Juridisch medewerker Milieu
29
Het proces Verlenen sloopvergunning, onderdeel toetsen compleetheid aanvraag (kwaliteit) Toets wettelijke termijn
Medewerker Bouw- en woningtoezicht A
Binnen wettelijke termijn
Buiten wettelijke termijn
Brief aanvraag niet ontvankelijk
Deel niet ontvankelijkheid aan aanvrager mee
Vervaardig leges Financien
Juridisch medewerker Bouwzaken
Medewerker Bouw- en woningtoezicht A
Leges
Aanvraag niet ontvankelijk
Leges berekend
RHC-Eindhoven (c)
30
WVG aanvraag ontvankelijk
WVG-gegevens verzameling
WVGapplicatie
Word Verzoek om medisch advies
Word Formulier medisch verzoek
Medewerker wvg Werkinstructie
WVG-applicatie Begeleidend schrijven
Medisch advies verzocht
WVG-wet
Referentieprocesmodel, inclusief impliciete en expliciete kennis RHC-Eindhoven (c)
31
Document-inventarissen en waarderingslijsten, gecombineerd met actor- en systeemrelaties.
Activiteit Ontvang advies melding 8.44 Vervaardig advies melding 8.44 Verzoek om advies melding 8.44
Actor Juridisch medewerker Milieu RMDE Juridisch medewerker Milieu
Zend ontvangst Juridisch medewerker bevestiging Milieu Ontvang melding 8.44 Juridisch medewerker Milieu Stel melding 8.44 op Aanvrager Beoordeel advies melding 8.44 Publiceer melding 8.44 Registreer melding 8.44
Juridisch medewerker Milieu Juridisch medewerker Milieu Juridisch medewerker Milieu
Systeem
Document uit Aanvraag Melding 8.44 Tekstverwerkingssysteem Advies melding 8.44 Advies melding 8.44 Opdrachtregistratie Melding 8.44 Aanvraag Melding 8.44 (k) Tekstverwerkingssysteem Ontvangstbevestiging Melding 8.44 Melding 8.44
Waardering Opmerkingen B 1 1
Na vaststelling Na vervallen
1
Na vaststelling
B 1
Na vaststelling
B
Aanvraag Melding art. 8.44
B
Publicatie beschikking Melding 8.44
1
Na vervallen
Registratievolgsysteem
RHC-Eindhoven (c)
32
Aanvraag MV
Datamodel, entiteiten Formulier melding gegevens Naam aanvrager MV NAW aanvrager
Adres aanvrager MV
Soort inrichting Gegevens inrichting
Adres inrichting
Aanvraag gegevens
Aanvraag MV metadata
RHC-Eindhoven (c)
33
Naam aanvrager MV
Geslachtsnaam
Datamodel, datamodel van de entiteit Naam aanvrager MV
Voorletters
Voorvoegsel
Adelijke titel predicaat RHC-Eindhoven (c)
34
Op Weg: RHC-Eindhoven Toezichthoudende taak (Auditing): - Voornaamste kenmerk: - pro-actief mededenkend -Monitor -Audit -Vernietigingslijsten -servicebezoeken - Adviezen
- Controlerend - Adviserend
RHC-Eindhoven (c)
35
Contactadressen • Drs. F.F.M. Ector, Regionaal Historisch Centrum Eindhoven, f.ector@rhc-eindhovenPart • Partner voor ontwikkeling model en cursussen: • Van Bussel Document Services, Helmond
[email protected]
RHC-Eindhoven (c)
36
