Whitepaper
Trends in FMIS Een overzicht van de belangrijkste ontwikkelingen 1.1 Inleiding Eind jaren tachtig van de vorige eeuw, in de tijd dat pc's populair werden, kwam de CAFMtechnologie (Computer Aided Facility Management) op. Het belangrijkste doel van deze technologie was om het gebruik van gebouwen, middelen, ruimtes en andere resources te optimaliseren ter ondersteuning van de primaire bedrijfsprocessen van organisaties. Deze verouderde autonome pc gebaseerde systemen worden tegenwoordig vervangen door webbased Facility Management Informatie Systemen, FMIS of IWMS (Integrated Workplace Management Systems) genoemd. De oorspronkelijke focus wordt uitgebreid naar het aanbieden van een geïntegreerd onlineservicepunt waar medewerkers, leveranciers en klanten aanvragen kunnen indienen, informatie kunnen delen en samen kunnen werken aan bedrijfsprocessen. Ook hebben de betrokkenen toegang tot de meest actuele rapportages over bijvoorbeeld kosten en prognoses. Andere ontwikkelingen zijn bijvoorbeeld de integratie met financiële systemen, geografische informatiesystemen, gebouwbeheersystemen en mobiele toegang. Facility management systemen zijn uitgegroeid tot strategische tools voor het verbeteren van de dienstverlening, het verlagen van de kosten en bijvoorbeeld het realiseren van lange termijndoelen ten aanzien van duurzaamheid. 1.2 Volledig webbased Bijna alle leveranciers van FM software bieden een webfront-end voor het invoeren van aanvragen en reserveringen. Vaak zijn echter niet alle modules beschikbaar via internet. Er moet bij uitbreiding alsnog worden teruggevallen op onderdelen die op de pc of server worden uitgevoerd. Deze moeten dus worden geïnstalleerd, onderhouden en bijgewerkt. Dit is doorgaans het geval bij modules die te maken hebben met configuratie, aangepaste instellingen, workflows, rapportages of uitgebreide back-office functionaliteiten. Dit resulteert in extra onderhouds- en installatiekosten. Daarnaast kan een degelijk systeem niet op afstand worden geconfigureerd. De implementatieadviseurs moeten dan op locatie werken, hetgeen niet alleen reiskosten met zich meebrengt, maar ook de implementatie vertraagt. Bovendien hebben externe gebruikers na de implementatie geen toegang tot de volledige functionaliteit, tenzij zij speciale software installeren. Dit houdt in dat derden die essentiële onderdelen niet hebben geïnstalleerd, geen gebruik kunnen maken van het betreffende FMIS. Een andere factor die de keuze voor volledig webbased systemen stimuleert, is het feit dat bijna alle gebruikers mobiele apparaten bezitten. Deze gebruikers verwachten dat ze hun telefoons en tablets kunnen gebruiken, niet alleen voor het invoeren van aanvragen, maar
1
Whitepaper
ook om urenstaten, declaraties en werkorders in te dienen en inspecties uit te voeren. Met volledig webbased systemen kunnen mobiele gebruikers hun voordeel doen met het hele scala aan applicaties. Een volledig webbased oplossing betekent niet noodzakelijkerwijs dat het systeem alleen als cloudoplossing kan worden geleverd. U kunt een webbased systeem 'on-premise' (op de eigen locatie) installeren en toch profiteren van alle voordelen van gegevenstoegang via internet en 'zero-installation'-clients. Bij sommige leveranciers van webbased systemen is het mogelijk om te starten met een cloudoplossing die later 'on-premise' kan worden geïnstalleerd. 1.3 Gegevensintegratie Veel organisaties beheren hun facilities niet meer met pen en papier, maar met spreadsheets en e-mail. Spreadsheets zijn echter foutgevoelig. Twee gebruikers kunnen bijvoorbeeld hun eigen versie hebben en daarin allebei tegelijk wijzigingen aanbrengen. Ook kunnen er geen documenten en foto's gekoppeld worden aan rijen in de spreadsheets. In plaats van spreadsheets is het veel beter om gebruik te maken van een geïntegreerd systeem waarin alle informatie centraal wordt geconsolideerd en geback-upt. U kunt dan exact bijhouden wie informatie heeft ingevoerd en gewijzigd, en toegangsmachtigingen instellen op basis van gebruikersrollen. Nadat u gegevens hebt geïmporteerd, kunt u relaties tussen objecten definiëren. Zo kunt u een asset toewijzen aan een huurovereenkomst, een locatie of een persoon. Wanneer er een probleem is met een asset, kunt u snel navigeren naar de huurovereenkomst om te zien wie verantwoordelijk is voor de oplossing van het probleem en of er nog een garantie loopt. Wanneer een medewerker het bedrijf verlaat, krijgt u een melding over teruggave van alle assets die aan deze persoon zijn toegewezen. Het is belangrijk dat uw systeem flexibel is wat betreft het type, de relevantie en de hoeveelheid informatie die u kunt opslaan. Wanneer u bijvoorbeeld een asset van de categorie ‘computer’ volgt, wilt u wellicht ook de hoeveelheid ‘geheugen’ en het type ‘besturingssysteem’ volgen. Als u een vastgoed van het type ‘benzinestation’ volgt, wilt u misschien het ‘aantal pompen’, het ‘merk’ en de ‘capaciteit van benzinetank’ volgen. Voor elk veld moet u het gegevenstype kunnen definiëren, zoals ‘getal’, ‘keuze’, ‘datum’ of ‘tekst’. En u moet deze velden kunnen doorzoeken, erover kunnen rapporteren en ze kunnen consolideren. Dit lukt niet met alleen maar een paar aangepaste velden die u een nieuwe naam kunt geven. U hebt een systeem nodig waarmee u klantspecifieke velden kunt definiëren. En u wilt deze velden zelf kunnen maken, zonder downtime en zonder tussenkomst van de leverancier. Naast de gestructureerde gegevens in objecten en velden wilt u ook documenten kunnen beheren. Denk hierbij aan vergunningen, plattegronden, tekeningen, verzekeringsbewijzen, gescande huurovereenkomsten en foto's. Een geïntegreerd, professioneel documentbeheersysteem moet dus een essentieel onderdeel zijn van elk modern FMIS. U moet documenten kunnen uploaden, bekijken en downloaden, revisies kunnen bijhouden en
2
Whitepaper
documenten kunnen toewijzen aan andere objecten in het systeem. Sommige documenten kunnen worden gedeeld door meerdere objecten. Als u bijvoorbeeld een onderhoudshandleiding hebt die aan diverse assets is toegewezen, kunt u volstaan met het maken van een update op één plek en hoeft u geen gegevens te dupliceren. Als u een projectdocument hebt dat aan alle projecten van een bepaalde categorie is gekoppeld, kunnen alle teamleden met toegang tot het project het document lezen. 1.4 Procesbeheer Zoals spreadsheets ongeschikt zijn voor gegevensbeheer op grote schaal, zo is e-mail ongeschikt voor professioneel procesbeheer. Wanneer u bijvoorbeeld een e-mail stuurt aan iemand met een verzoek om iets te doen, kent u de huidige status van die persoon niet. Deze persoon kan bijvoorbeeld op vakantie zijn, en dan gebeurt er niets. Het sturen van een e-mail aan meerdere personen, in de hoop dat er iemand beschikbaar is, is ook geen goede oplossing omdat dan misschien meerdere mensen dezelfde taak oppakken. Of er gebeurt juist niets omdat alle geadresseerden denken dat een ander de taak wel op zal pakken. De oplossing voor procesbeheer is de implementatie van een workflowmanagementsysteem. Een workflow bestaat uit een serie taken die achtereenvolgens of parallel worden uitgevoerd door gebruikers met een bepaalde rol. U kunt voorwaarden en bedrijfsregels instellen om de workflowpaden te definiëren. Een inkoopaanvraag moet bijvoorbeeld worden goedgekeurd door de manager van de aanvrager en als het aankoopbedrag hoger is dan een bepaalde drempel, is ook de goedkeuring van een hogere manager vereist voordat de order kan worden geplaatst. Het voordeel van workflowmanagement is dat processen en goedkeuringsketens altijd consistent worden uitgevoerd. Mensen krijgen automatisch een bericht wanneer ze iets moeten doen en u kunt gemakkelijk vertragingen en bottlenecks analyseren. Door verbeterde browsertechnologie kunt u workflows grafisch definiëren, zonder kennis van programmacode. U kunt taken verplaatsen op het scherm door middel van slepen en ze vervolgens met elkaar verbinden in paden. De grafische workflow geeft feedback over de huidige status en toont het pad dat is gevolgd vanaf het begin tot het huidige punt. Ondersteuning van workflowversies is belangrijk. Dit betekent dat u een workflowdefinitie kunt wijzigen terwijl het systeem actief is, zonder de al gestarte workflows te onderbreken.
3
Whitepaper
Figuur 1: voorbeeld van een workflow voor een proces rondom indiensttreding
Door gebruik te maken van workflowmanagementtools kunt u ook gegevens vastleggen over de uitvoering van het proces. U kunt achterhalen wanneer een aanvraag werd ingediend, hoe lang het duurde tot er werd gereageerd en binnen welk tijdsbestek de kwestie werd afgehandeld. Voor elk item kunnen deze waarden worden vergeleken met de SLA's (Service Level Agreements) om te zien of aan de SLA's wordt voldaan. Workflowmanagement wordt ook belangrijker nu er steeds vaker sprake is van overeenkomsten van het type 'designbuild-finance-maintain-operate' (DBFMO), waarbij de bouw en exploitatie van faciliteiten geheel worden uitbesteed aan derden en de service levels uit de uitvoeringsovereenkomsten worden geanalyseerd aan de hand van de gegevens van de workflows. Nauw verbonden met gegevens- en procesbeheer is veiligheidsbeheer. FMIS-systemen van de nieuwe generatie moeten een geavanceerd en flexibel (op rollen gebaseerd) beveiligingsframework ondersteunen. U moet voor elke rol toegangsrechten kunnen definiëren, op basis van objecten, velden, functies, categorieën, mappen en status in de workflow. 1.5 Selfservice Selfservice is een algemene trend van de laatste paar decennia en dit zie je overal terug. Zo zijn er bijna geen benzinestations meer met personeel dat direct je auto voltankt als je bent gearriveerd. Ook gebruiken mensen pinautomaten en internetbankieren in plaats van naar
4
Whitepaper
de bank te gaan. En wie gaat er nog naar een reisbureau? De meesten boeken hun vakantiereis liever online. De selfservice trend is deels ontstaan door het kostenaspect; het is goedkoper dan wanneer je ergens een volledig dienstenpakket afneemt. Selfservice kent echter ook een psychologisch aspect. Mensen houden ervan om zelf de controle te hebben en willen niet worden beperkt door bepaalde kantooruren of locaties waar ze naartoe moeten reizen. Ze willen meteen zien wat er beschikbaar is tegen welke prijs en vervolgens kunnen kiezen uit diverse alternatieven. In veel gevallen is selfservice de betere service. De afdeling voor facilitair management is vaak een interne dienst. Medewerkers verwachten van interne diensten hetzelfde serviceniveau als van externe partijen. Mensen zijn gewend online te checken of hotelkamers beschikbaar zijn en ze verwachten hetzelfde bij vergaderruimtes binnen hun bedrijf. Ook willen ze hun lunch of nieuwe telefoon kunnen bestellen via de interne bedrijfswebsite in plaats van het heen en weer sturen van e-mails. Niet alleen het indienen van de aanvraag wordt gemakkelijker, maar ook het online volgen en herzien van de aanvraagstatus. Selfserviceportals moeten worden geïntegreerd in het bedrijfsintranet. Leveranciers van facility management systemen moeten tools ontwikkelen zodat deze integratie gemakkelijk en naadloos kan verlopen. Dit betekent dat er ondersteuning moet zijn voor een Single SignOn-service, zoals SAML zodat gebruikers na eenmalige verificatie voor het intranet niet opnieuw hoeven in te loggen. Het uiterlijk van het onderliggende facility management systeem moet kunnen worden aangepast via opmaakmodellen, zodat het visueel aansluit op de rest van het bedrijfsintranet. Selfservice is meer dan het bieden van een betere service. Met selfservice worden ook kosten bespaard en fouten voorkomen. Door gebruik te maken van selfserviceportals wordt ook de werkbelasting voor de facilitaire backoffice verminderd in vergelijking met communicatie via de telefoon of e-mail. Gebruikers kunnen alleen toegestane middelen selecteren en alleen beschikbare ruimtes reserveren. Er kunnen aanvullende controles en validaties worden opgegeven voor invoervelden. Aanvragers kunnen de voortgang van hun aanvraag online bekijken, zonder de helpdesk te hoeven bellen. 1.6 Mobiel Het tijdperk van een facility afdeling met een aantal managers achter hun pc's ligt achter ons en heeft plaatsgemaakt voor een volledig geïntegreerde omgeving die duizenden gebruikers verbindt via hun webbrowsers. De volgende stap in deze ontwikkeling is dat deze gebruikers niet meer aan hun bureau hoeven te zitten maar voortdurend zijn verbonden via hun smartphones met wifi- en 4G-netwerken. Een andere verandering is dat ze via hun smartphones overal een camera, scanner, videospeler en een GPS-apparaat bij zich hebben. Een duidelijk voordeel van het permanent online zijn, is dat meldingen in realtime worden ontvangen. Terwijl een technicus aan een probleem werkt, kan hij een werkorder krijgen voor een probleem in een nabijgelegen ruimte en alle relevante informatie bekijken zonder naar zijn kantoor terug te hoeven gaan. Nu de GPS-locatie van alle technici bekend is, kunnen nieuwe problemen worden toebedeeld op basis van geografische nabijheid.
5
Whitepaper
Smartphones fungeren ook als scanners en kunnen streepjescodes en QR-codes lezen. Iedereen kan nu een streepjescodelezer via een app op de smartphone gebruiken zodat er geen aparte barcodescanners meegenomen hoeven te worden. Is er een probleem met een koffiemachine, dan volstaat het om de QR-code te scannen en een onlinehandleiding voor probleemoplossing te raadplegen op smartphone of tablet. En kan het probleem niet worden verholpen, dan is een klik op de knop ‘onderhoudsaanvraag’ voldoende om direct ter plekke een serviceaanvraag in te dienen. Tijd, locatie, asset en gebruiker worden automatisch geregistreerd en aanvragers krijgen op hun telefoon bericht wanneer het probleem is opgelost.
Figuur 2. Offlinegebruik van mobiele apparaten
Inspecties en preventief onderhoud zijn een ander belangrijk toepassingsgebied voor mobiele apparaten. Deze activiteiten worden soms uitgevoerd op plaatsen zonder internetverbinding. Onderhoudssystemen van de volgende generatie bieden de mogelijkheid offline te werken via een mobiel apparaat. Het systeem downloadt automatisch alle benodigde informatie over checklists, assets en werkorders wanneer u online bent. Deze informatie wordt vervolgens lokaal op het mobiele apparaat opgeslagen, waar u offline wijzigingen kunt aanbrengen, gegevens kunt invoeren en foto's kunt bijvoegen. Zodra u weer online bent, wordt de informatie gesynchroniseerd.
6
Whitepaper
1.7 Gebruiksgemak Traditionele CAFM-systemen moesten worden bediend door deskundigen met een technische achtergrond. Deze gebruikers moesten bekend zijn met databases, CAD-software (Computer-Aided Design) en technische tekeningen. Webbased systemen zijn gebruiksvriendelijk en worden ingezet door mensen met verschillende achtergronden zoals receptionisten, magazijnmedewerkers en beheerders van huurovereenkomsten. Toch zijn dit uiteraard nog altijd professionele gebruikers die een training hebben gevolgd en de taal van hun beroepsdomein begrijpen. Door de trend van selfservice en mobiele apparaten moet de gebruikersinterface van het facility management systeem aan extra vereisten voldoen. Het is niet altijd mogelijk de eindgebruiker te trainen; het systeem moet dus intuïtief te bedienen zijn en 'fool proof' zijn. Dit is geen onrealistische vereiste. Wie leest vooraf een gebruikershandleiding alvorens online een auto te reserveren of vliegtickets? Een enkel systeem voor zowel professionele back-endgebruikers als incidentele frontendgebruikers vraagt om een gebruikersinterface die kan worden aangepast per gebruikersrol. Het moet eenvoudig zijn om bepaalde velden of functies te verbergen en geïntegreerde helpteksten en berichten te bieden. De gebruikersinterface moet ook kunnen worden aangepast al naar gelang de locatie van gebruikers. Daarbij gaat het niet alleen om een vertaling, maar ook om de weergave van numerieke waarden in de toepasselijke maateenheden, valuta's, datums en tijdnotaties. Webbased systemen van de oude generatie kenden beperkingen vanwege de functionaliteit van webbrowsers. Ze waren in veel opzichten minder gebruiksvriendelijk dan de pcsystemen met grafische interface en onmiddellijke respons. Webbrowsers van de nieuwe generatie hebben voordeel van de ontwikkelingen in JavaScript en HTML5. Het is hierdoor mogelijk om grafische gebruikersinterfaces te realiseren waarin documenten kunnen worden verplaatst door middel van slepen en waarin Gantt-diagrammen kunnen worden bewerkt en ruimtes kunnen worden gereserveerd door middel van aanwijzen en klikken. Gebruikersinterfaces reageren nu ook beter door het gebruik van Ajax, waarmee tekst automatisch wordt aangevuld zodra de gebruiker typt, zonder dat het scherm opnieuw wordt geladen. Systemen van de volgende generatie ondersteunen visuele bewegingen, zoals vegen, om naar de volgende pagina te gaan. Gebruikers maken verbinding met apparaten met verschillende schermformaten. De interface moet zichzelf daarom slim kunnen aanpassen om een optimale weergave bij een bepaalde schermresolutie te kunnen garanderen. Het dynamisch inklappen van delen van het scherm en het aanpassen van de lettergroottes zijn hier de bekendste voorbeelden van. Verschillende nieuwe technologieën ten behoeve van mobiele gebruikersinterfaces, zoals Bootstrap, zijn recentelijk beschikbaar gekomen.
7
Whitepaper
Figuur 3. Interactieve grafische en mobiele interface 1.8 Financiële en logistieke integratie Binnen organisaties vormt het beheren van faciliteiten, naast personeelskosten, vaak de hoogste kostenpost. Een facility management systeem moet er dan ook niet alleen voor zorgen dat dingen op tijd gebeuren, maar ook binnen het budget. Het systeem moet helpen de uitgaven te analyseren, verrekenen en minimaliseren. Een facility management informatie systeem moet daarom ten minste basisondersteuning bieden voor het beheer en de integratie van financiële gegevens. Deze basisondersteuning moet onder meer de toewijzing van inkomsten en uitgaven aan kostenplaatsen en rekeningcodes omvatten. Kostenplaatsen definiëren waar bepaalde uitgaven in rekening moeten worden gebracht en hoe deze geboekt moeten worden in het grootboek. Deze definitie moet zijn ingesteld voor elk object met een kostenaspect, zodat uitgaven kunnen worden toegewezen aan afdelingen, projecten, vastgoedobjecten of assets. Bij meer geavanceerde systemen kunnen ook budgetten worden opgegeven. Een budget kan meerdere items en periodes omvatten. Zo kunt u een vastgoedbudget hebben met afzonderlijke items voor inkomsten en uitgaven, en kunt u voor elk item een maandelijks budgetbedrag bepalen. U kunt ‘wat als’-scenario's uitvoeren om alternatieven te evalueren. Wanneer orders en facturen worden geboekt, kunt u de werkelijke en toegezegde bedragen versus de gebudgetteerde bedragen bekijken. In moderne FMIS-systemen is een tijdbesparende functie voor het genereren van facturen geïntegreerd. Gebouwexploitanten kunnen hun huurders factureren door gegevens rechtstreeks af te leiden uit het contract zonder deze te hoeven exporteren naar een financieel systeem. De facturatiemodule moet terugkerende en eenmalige kosten kunnen verwerken, en facturen kunnen vereffenen met vooruitbetaalde servicekosten. Het genereren van facturen is ook handig voor projectbeheer, reserveringen en werkorders. Tot slot kan het genereren van facturen van pas komen als u het FMIS gebruikt vanuit de rol van
8
Whitepaper
een huurder. Zo kunt u binnenkomende facturen genereren op basis van contractuele verplichtingen en de betalingen aan verhuurders genereren. Als alle financiële informatie voorhanden is in de database en u facturen kunt genereren, is er nog een laatste stap: het boeken van facturen in het grootboek. Zo kunt u inkomsten, exploitatiekosten, kapitaaluitgaven, winsten en verliezen per vastgoedobject, project of asset bijhouden. De meeste systemen voor Facility en Real Estate Management zullen alleen nog maar verder worden ontwikkeld en tevens geïntegreerde accounting- en financiële modules bieden als alternatief voor het heen en weer sturen van gegevens tussen het FMIS en de financiële systemen. Ook op het gebied van geïntegreerde logistieke ondersteuning kunnen nieuwe ontwikkelingen worden verwacht. Medewerkers moeten items kunnen aanschaffen via intranet, dus moet er een catalogus van producten en diensten met prijzen en leveranciers voorhanden zijn. Onderhoudstechnici die werkorders uitvoeren, hebben onderdelen nodig die uit de voorraad worden gehaald of moeten worden besteld. Binnenkomende onderdelen en materialen moeten worden geregistreerd en de facturen moeten overeenkomen met de leveringen. Deze workflows ‘purchase to pay verhogen de efficiency, verbeterde budgetbewaking en voorkomen onnodige betalingen voor items die niet zijn geleverd. 1.9 Building Information Model Gegevens voor het beheer van faciltiies en vastgoed zijn nauw verbonden met de ruimtelijke informatie in tekeningen en plattegronden. De technische tekeningen kunnen een basis zijn voor het bepalen van de afscheidingen tussen verdiepingen, secties en (werk)ruimtes. Het moet mogelijk zijn om tekeningen te importeren in het FMIS en om na te gaan welke ruimtes zijn ingesloten in andere ruimtes en het bruikbare en verhuurbare oppervlak te bepalen. Deze informatie heeft betrekking op de geometrie en de topologie. Geometrie omvat gegevens over oppervlak en omtrek. Topologie beschrijft welke ruimtes deel uitmaken van andere oppervlakken en hoe oppervlakken kunnen worden gecombineerd om de totale verhuurbare ruimte te berekenen. Nadat de tekeningen zijn geïmporteerd, kunnen ze worden gebruikt om informatie over de bezettingsgraad weer te geven. U kunt bijvoorbeeld alle ruimtes markeren die de volgende 6 maanden beschikbaar komen, een plattegrond van alle oppervlakken per afdeling weergeven met kleurcodes en een ruimte markeren waar onderhoud nodig is voor een asset. De vorige generatie van 2D CAD-systemen wordt in rap tempo vervangen door BIMsystemen in 3D (Building Information Systems) . Deze systemen bieden een volledige 3Dweergave van het gebouw met informatie over oppervlakken, volumes, materialen, onderdelen en leveranciers. Deze informatie kan worden gebruikt om snel informatie over leveranciers, assets, apparatuur, afwerkingen en onderhoudsvereisten in het FMIS te laden. Het FMIS moet ondersteuning bieden voor intensieve uitwisseling van BIM-gegevens aan de hand van opkomende standaarden zoals IFC en OpenBIM.
9
Whitepaper
Figuur 4. BIM-integratie 1.10 Geografische informatiesystemen Organisaties hebben behoefte aan integratie van hun FM software met GIS-systemen (geografische informatiesystemen) zoals Google Maps. Ruimtelijke informatie is immers essentieel tijdens de hele levenscyclus van een faciliteit, waaronder locatiekeuze, bouw, afvalverwerking, onderhoud en uiteindelijk de sloop. Plattegronden kunnen worden gebruikt voor visuele rapportage over vastgoed en voor het navigeren tussen vastgoedobjecten en assets in de database, simpelweg door aanwijzen en klikken op de plattegrond. Thematische plattegronden met demografische gegevens of informatie over de samenstelling van de bodem kunnen worden gebruikt als achtergrond bij de weergave van de vastgoedportefeuille. Met vormen, kleuren en symbolen kunnen verschillende parameters van het vastgoedobject worden gevisualiseerd, zoals gegevens over eigendom, bezettingsgraad of marktwaarde. Elementaire ondersteuning voor GIS-integratie omvat onder meer de mogelijkheid geografische locaties op te slaan met adressen, vastgoedobjecten en assets. Het moet het systeem de mogelijkheid bieden om elementaire vormen, kleuren en pop-upteksten te definiëren voor de weergave van plattegronden. Een interface met Google Maps zal in de meeste gevallen waarschijnlijk voldoende zijn. Integratie met geavanceerde systemen zoals ArcGIS van ESRI biedt meer geavanceerde thematische plattegronden en ook kaarten voor afgelegen gebieden.
10
Whitepaper
Figuur 5. Geografische informatiesystemen.
Integratie met kaartapplicaties zorgt ervoor dat de locatie van assets kan worden weergegeven. U kunt ook weergeven waar werkorders worden uitgevoerd om een optimale route te bepalen voor onderhoudstechnici. Voor het onderhoud aan bepaalde assets, zoals windturbines, kunt u een grafische weergave maken van een veiligheidszone waar bijvoorbeeld schepen varen. 1.11 Building Information Systems Een Building Management System (BMS) is een in gebouwen geïnstalleerd computersysteem waarmee de mechanische en elektrische installaties van een gebouw kunnen worden aangestuurd en bewaakt. Denk hierbij aan ventilatie, verlichting en energie-, brand- en beveiligingssystemen. Deze systemen kunnen worden gebruikt om problemen met de verwarming en ventilatie automatisch te detecteren, het energieverbruik te meten voor facturering aan huurders, problemen op te sporen en energie te besparen door aanwezigheidsdetectie zodat voorzieningen alleen worden ingeschakeld als er iemand aanwezig is. Als een ruimte te warm wordt, kan een sensor een bericht sturen naar het FMIS, waardoor automatisch een workflow wordt gestart met details over de locatie, tijd en huidige temperatuur. Wanneer de temperatuur weer normaal is, wordt de workflow afgesloten. De duur van het incident zoals geregistreerd door het FMIS kan worden gebruikt om te meten of aan de SLA's wordt voldaan. Informatie over reserveringen in het FMIS kan op schermen buiten de ruimte worden weergegeven. Een aanwezigheidsdetector kan een signaal naar de reserveringsworkflow in het FMIS sturen wanneer de bijeenkomst daadwerkelijk is begonnen. Als er 15 minuten na de geplande begintijd geen aanwezigheid wordt gedetecteerd, wordt de reservering automatisch geannuleerd en komt de ruimte weer beschikbaar.
11
Whitepaper
Figuur 6: Integratie met sensoren en displays. 1.12 Duurzaamheid Gebouwen zijn goed voor 70 procent van het elektriciteitsverbruik, 60 procent van het grondstoffenverbruik en bijna 50 procent van de uitstoot van broeikasgassen in het land. Ter vergelijking: voor vervoer bedraagt dit cijfer slechts 28 procent. Duurzaamheid omvat het terugdringen van het energie- en waterverbruik, het verminderen van afval en de carbon footprint alsmede het verbeteren van het binnenmilieu. Dit concept wordt vaak ‘Green Building’ genoemd en er bestaan officiële certificeringsprogramma's zoals LEED en BREEAM. Het FMIS kan facility managers helpen bij het verbeteren van de duurzaamheid door het energieverbruik en de carbon footprint te meten. Waarden van externe energiemeetsystemen kunnen worden geïmporteerd en worden weergegeven in rapporten en dashboards. De energiekosten tijdens de levenscyclus van apparatuur kunnen worden vergeleken met KPI's voor de duurzaamheidsdoelen van de organisatie. Energieverbruik kan worden verminderd door verouderde systemen te vervangen door efficiëntere apparatuur en door onderhoudsproblemen te detecteren die zorgen voor een bovenmatig verbruik. De historische gegevens kunnen worden gebruikt om de efficiency van een gebouw te vergelijken met de benchmarks binnen de branche en om piekverbruik te analyseren met het oog op de selectie van de meest geschikte gebouwbeheersystemen. De carbon footprint van een organisatie verwijst naar de totale CO2- en CH4-uitstoot die direct in verband staat met de bedrijfsactiviteiten. Dit omvat onder meer de uitstoot door energieverbruik, vliegreizen en het gebruik van papier en andere materialen. Een FMIS kan helpen bij het verkleinen van de carbon footprint door de uitstoot van broeikasgassen te meten die vrijkomen bij de productie van bestelde materialen en door de bedrijfsauto's en apparatuur. Ook de carbon footprint van uw leveranciers kunt u meenemen in uw overwegingen. U kunt via het FMIS deze informatie verzamelen en opvragen. Vervolgens kan het FMIS de totale uitstoot van broeikasgassen in een bepaalde periode berekenen door het combineren van het eigen verbruik en de gegevens van inkooporders en
12
Whitepaper
voorraadwijzigingen. Tot slot kan tevens op basis van het aantal deelnemers aan onlinevergaderingen (en dus de afname van het aantal reizen) de vermindering van CO2uitstoot worden berekend. 1.13 Software as a Service Software as a Service (SaaS), of cloud computing, belooft de populairste manier te worden om een FMIS te implementeren. En daar zijn goede redenen voor. Er hoeft immers geen hardware of software geïnstalleerd te worden en er is slechts een internetverbinding en een computer of mobiel apparaat nodig om van het systeem gebruik te maken. U betaalt voor de licentie via een jaarabonnement en betaalt alleen voor wat u daadwerkelijk gebruikt. Een groot voordeel van SaaS is minder risico door softwareaankoop en minder implementatietijd. U kunt meteen aan de slag met een paar modules die op uw business aansluiten en van daaruit het aantal gebruikers en het aantal modules geleidelijk uitbreiden. Er zijn geen belangrijke kapitaalinvesteringen vereist en er is geen gedoe met installaties en upgrades. Omdat SaaS per definitie via internet wordt aangeboden kunt u samenwerken met uw klanten, partners en leveranciers.In de vroege dagen van SaaS waren sommige gebruikers bezorgd over de snelheid en veiligheid, maar door de snelle draadloze 3G/4Gverbindingen en aanvaarde best practices voor internetbeveiliging levert dit geen problemen meer op. Inmiddels zijn veel bedrijfsmanagers ervan overtuigd dat een SSAE 16/ISEA 3402 gecertificeerd SaaS-leverancier vaak een veiligere omgeving biedt dan hun eigen interne ITafdeling.Een belangrijke vereiste voor een FMIS op basis van SaaS is een combinatie van ingebouwde best practices en de mogelijkheid om het systeem zodanig te configureren dat het aansluit op de behoeften van uw organisatie. In tegenstelling tot traditionele, uniforme SaaS-oplossingen kunt u uw eigen gegevensvelden, schermen en workflows definiëren, waardoor u over een systeem beschikt dat routinematige taken automatiseert en u van de juiste stuurinformatie voorziet. Dit levert u overzicht en inzicht op waardoor u altijd grip heeft op uw bedrijfsprocessen. U kunt hierdoor een betere service verlenen en meer tijd besteden aan de strategische aspecten van uw bedrijfsvoering. 1.14 Axxerion Axxerion houdt zich bezig met de ontwikkeling, advisering, verkoop, training en implementatie van het informatiesysteem Axxerion. Wij staan garant voor een hoogwaardig webbased systeem waarmee u uw werkprocessen kunt stroomlijnen en optimaliseren. Wij werken samen met partners in verschillende landen verspreid over Europa, Rusland en de Verenigde Staten. Dit resulteert in het feit dat er inmiddels wereldwijd honderden Axxerion klanten zijn en er dagelijks tienduizenden eindgebruikers profiteren van onze software. Of u nu op zoek bent naar krachtige Facility Management Software (FM Software, FMIS), complete bedrijfssoftware of een treffende tool voor uw vastgoedbeheer, Axxerion biedt het u aan. U kunt onze in the cloud software eenvoudig aanpassen op uw eigen bedrijfsprocessen en u betaalt alleen voor het feitelijk gebruik. Kijk op onze website www.axxerion.com voor meer informatie.
13
