Een Nieuw NHV: één centraal geleide organisatie met regionale steunpunten. Op 17 december 2011 zal de Bondsvergadering gevraagd worden akkoord te gaan met de uitwerking van het traject „naar één NHV,‟ zoals opgesteld door het bondsbestuur, in nauwe samenwerking met de adviesgroep, aan de hand van de bestuursopdracht van 18 juni jl, zoals genotuleerd in de bondsvergadering van 18 juni jl. zodat het NHV voldoet aan alle eisen van Goed Sportbestuur zoals opgesteld door NOC*NSF Een Nieuw NHV ontstaat doordat alle taken vanaf dat moment vanuit het “centrale” punt zullen worden aangestuurd. Het nieuwe NHV moet ook transformeren naar een ledengerichte organisatie en stelt zich ten doel de handbalsport in al zijn verschijningsvormen in Nederland te doen beoefenen en te bevorderen. Het NHV is „eigenaar‟ van het product handbal en stelt alles in het werk om via handbalpromotie/handbalstimulering de aantrekkingskracht van de handbalsport onder de aandacht te brengen en te houden. Het NHV heeft als kerntaken: 1. 2. 3. 4.
het organiseren en faciliteren van de gehele handbal competitie (ongeacht het niveau en de rol); het bieden van een aantal gekwalificeerde opleidingen voor trainers, scheidsrechters en rapporteurs; het bieden van verenigingsondersteuning op een vraag gestuurde wijze richting handbalverenigingen; het NHV is verantwoordelijk voor de organisatie en het faciliteren van de nationale selecties en de internationale Europese vertegenwoordiging van de clubbelangen voor de Europese club competities om daarmee de (spelende) leden een “toekomstperspectief” te bieden; 5. de sport meer uitstraling te geven en het Nederlandse Handbal internationaal te vertegenwoordigen. Deze kerntaken zullen uitgevoerd worden met een deugdelijk administratief en organisatorisch apparaat waarin regionale - en centrale taken een logische plaats hebben en de inzet, facilitering en waardering voor vrijwilligers maximaal ingevuld wordt. Het NHV is een democratische vereniging. Het bondsbestuur is verantwoordelijk voor het opstellen van het jaarplan, begroting (al dan niet met een contributie voorstel) en eventueel wijziging in statuten en of reglement waarbij het bestuur zich in beginsel richt tot het in de Algemene Vergadering (Bondsvergadering) gewenste beleid. De Algemene Vergadering (Bondsvergadering) is verantwoordelijk voor de vaststelling van het Jaarplan en de begroting en het Bondsbestuur legt verantwoording over het resultaat af aan de Algemene Vergadering. Ook is het bestuur verantwoordelijk voor de toetsing van het functioneren van de directeur van de werkorganisatie, in relatie tot het vastgestelde jaarplan en begroting, gedurende het jaar.
Het bondsbestuur. Het bondsbestuur bestuurt de vereniging. Dit ruime begrip omvat leiding geven, zorgen voor een goede taakvervulling van de vereniging, voor haar deelneming aan het maatschappelijk verkeer en het functioneren van haar apparaat. Het besturen is een eigen taak van het bestuur, in de uitoefening waarvan het slechts door de wet en de statuten beknot kan worden. Anders gezegd: al wat nodig is om de vereniging – gelet op haar statutaire doelstelling en maatschappelijke activiteiten – intern en extern goed te laten functioneren. Het bestuur mag niet buiten het wettelijke en statutaire kader van haar bevoegdheden treden. Het bestuur legt, overeenkomstig de wet en de statuten, verantwoording af aan de Algemene Vergadering. De bevoegdheden van het NHV -bondsbestuur zijn nader gespecificeerd in artikel 10 van de statuten van het NHV en behoeven geen nadere invulling.
De bondsvergadering.
Een Nieuw NHV
Pagina 1 van 38
De bondsvergadering is de Algemene Vergadering van het NHV. Aan de Algemene Vergadering komen alle bevoegdheden toe, die niet door de wet of de statuten aan andere organen in de vereniging zijn opgedragen. (Deze wettelijke taak bevat niet in de eerste plaats een praktische regeling voor ‘restbevoegdheden’ die bestaan naast de uitdrukkelijk aan bepaalde organen verleende. Zulke bevoegdheden zullen immers in vele gevallen onder ‘besturen’ vallen en dus het bestuur toekomen. Dit artikel bedoelt te erkennen dat de Algemene Vergadering de hoogste macht heeft binnen de vereniging. Men moet dit niet verwarren met de grootste feitelijke macht, die het bondsbestuur vaak heeft. Ook de algemene vergadering mag niet buiten het wettelijke en statutaire kader van haar bevoegdheden treden. In het bijzonder behoeft het bondsbestuur op zijn eigen terrein geen aanbevelingen of opdrachten van de Algemene Vergadering te accepteren. Anders gezegd, het bestuur en de bondsvergadering staan als organen ten opzichte van elkaar niet in een hiërarchische verhouding en de bondsvergadering heeft geen instructiebevoegdheid ten opzichte van het bestuur. De bondsvergadering kan het bestuur wel instructies geven hoe te besturen maar heeft geen sanctie wanneer het bestuur een instructie niet opvolgt, anders dan het bestuur te 1 ontslaan (na een aangenomen voorstel tot ontslag Hoge Raad 21 januari 1955, NJ 1959, 43: Forumbank)). De bevoegdheden van de NHV bondsvergadering zijn nader gespecificeerd in artikel 22 van de statuten en behoeven geen nadere invulling. Met betrekking tot het eenwordingsproces zou men kunnen overwegen de bondsvergadering anders vorm te geven: a. Directe vertegenwoordiging. De leden vormen de Algemene Vergadering en een Algemene Vergadering van alle leden vertegenwoordigt een directe verantwoording van het resultaat naar alle leden. Men kan zich de vraag stellen of men het kan en mag verwachten van alle leden zich te verdiepen in de verantwoording van het resultaat van het NHV. b. Indirecte vertegenwoordiging. Vertegenwoordigers vanuit de afdelingen of regio‟s die de algemene vergadering vormen, gekozen vanuit de regio of afdeling. Hierin kan men kiezen tussen een evenredige vertegenwoordiging naar ledenaantal of gelijke vertegenwoordiging per regio. Het ligt voor de hand om (op termijn) eventueel nieuw te vormen regio‟s – zo veel als mogelijk te formeren aan de hand van de ledenspreiding zodat regio‟s ongeveer even groot zijn. Voor de afgevaardigden zijn er twee mogelijkheden: een vrij mandaat of een bindend mandaat. De literatuur pleit voor een vrij mandaat omdat de ervaring heeft geleerd dat het voorschrijven van bindend stemgedrag van de afgevaardigden vanuit de regio of afdeling de besluitvorming in de vereniging „verlamd‟ omdat telkens moet worden teruggekoppeld wanneer de besluitvorming in de bondsvergadering anders verloopt dan in een regio of afdeling was voorzien. Het NHV heeft krachtens haar statuten gekozen voor een evenredige vertegenwoordiging per afdeling waarbij de afgevaardigden een vrij mandaat hebben. Bondsafgevaardigden moeten het resultaat van het door het bondsbestuur gevoerde beleid kunnen beoordelen. Voor de beoordeling van het resultaat met betrekking tot nationale verenigingszaken is het, in het nieuwe NHV, voor bondsafgevaardigden ook van belang om een goede bestuurlijke binding met verenigingen te hebben.
1
Arrest van de Hoge Raad 21 januari 1955, NJ 1959, 43: Forumbank)
Een Nieuw NHV
Pagina 2 van 38
De werkorganisatie. De werkorganisatie van het NHV dient te worden heringericht. Door de realisatie van Een Nieuw NHV neemt haar takenpakket toe. Een belangrijke verandering is de centraal aangestuurde communicatie. De grootste veranderingen liggen op het gebied van de communicatie. 9 websites gaan op in 1 (om over de andere NHV-gerelateerde websites nog maar te zwijgen); interne en externe communicatie wordt in kaart gebracht (de nieuwe medewerker communicatie is hierbij voorwaardelijk.) Een aantal afdelingen geeft periodiek een nieuwsbrief uit, het verdient aanbeveling om deze te combineren tot één landelijke nieuwsbrief, waarin de aandacht voor de „couleur locale‟ blijft behouden. In dit licht bezien kan de inhoud van Handbal Weekly en Verenigingsnieuws hierin ook worden opgenomen. Naast het organiseren van de diverse competities verzorgt het NHV het totale opleidingspakket voor trainers en e scheidsrechters, indien dit betrekking heeft op de nationale topcompetitie (eredivisie en 1 divisie) spreken we van topsport, de overige competities inclusief opleidingspakket vallen onder de breedtesport. Daarnaast biedt het NHV ook de vraag gestuurde ondersteuning aan verenigingen via accountmanagers. Het managen van de nationale selecties, de uitvoering van talentontwikkeling van handbalschool tot NTC (Handbalacademie) en het stimuleren van de handbalsport en het organiseren van handbalevenementen behoren tot het takenpakket. Ook dienen verenigingen extra ondersteund te worden met betrekking tot handbalpromotie en handbalstimulering. De keuze voor het beleidsvormend bestuursmodel leidt ertoe dat naast een uitbreiding van taken, nu ook de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de werkorganisatie toenemen. Om deze verandering in goede banen te leiden, dient de inrichting van de werkorganisatie te worden herzien.(zie organogram in de bijlage) Topsport, nationale selecties (nieuwe term voor Topsport wordt ‘presteren’) Nationale selecties worden deels gefinancierd door het NOC*NSF en vraagt een andere manier van organiseren dan breedtesport. Hier geldt nog meer het belang van de sport als uithangbord dan die van de individuele verenigingen. Topsport is per definitie niet democratisch. Niet het recht van het aantal (meeste) stemmen geldt, maar het recht van de beste (sterkste). Binnen de kwaliteitseisen Goed Sportbestuur is vastgesteld dat de technisch directeur op basis van zijn/haar deskundigheid eigenstandig verantwoordelijk is voor de uitvoering van het topsportbeleidsplan. De technisch directeur is over het gevoerde beleid verantwoording verschuldigd aan het bestuur. De verbinding tussen topsport en breedtesport wordt o.a. gevormd door de gecertificeerde handbalscholen. Het is verstandig om deze, thans veelal zelfstandige rechtspersonen, binnen het NHV onder te brengen teneinde ook hier eenheid van beleid en organisatie te kunnen waarborgen. Deze handbalscholen kunnen ook een rol vervullen bij de fondsenwerving bij zowel gemeenten als provincies.
Een Nieuw NHV
Pagina 3 van 38
Breedtesport (nieuwe term wordt ‘participeren) De kurk waar elke sportbond op drijft en is in feite de “core business” van elke sportbond. Zonder breedtesport is topsport ondenkbaar. Het zijn in feite de twee zijden van dezelfde medaille. Dit is ook het onderdeel van de organisatie waar de meeste leden bij betrokken zijn en alleen al daarom vraagt dit een specifieke aandacht waarbij de belangen van de verenigingen voorop staan. In dit onderdeel van de organisatie is een groot aantal vrijwilligers vanuit de regio‟s betrokken bij de uitvoering. Omdat een vrijwilliger ook waardering voor zijn werk wil zien (wellicht is dit zelfs zijn grootste drijfveer) is het van groot belang dat de mening en visie van vrijwilligers meeweegt bij het nemen van besluiten en het opstellen van toekomstig beleid. Dit kan alleen indien de vrijwilligers betrokken worden bij de gang van zaken. Ook in het Nieuwe NHV is op lokaal - en regionaal niveau de betrokkenheid van vrijwilligers noodzakelijk binnen de diverse werkgroepen. Als de afdeling bestuurslaag is weggevallen zal er zorg voor gedragen moeten worden dat dit op een andere manier wordt verankerd. Om dit te kunnen doen zullen op landelijk niveau werkgroepen worden ingesteld die bestaan uit vertegenwoordigers van de regionaal opererende werkgroepen en waarbinnen de onderlinge afstemming kan worden geregeld. Er dienen werkgroepen ingesteld te worden voor: 1. Competitie; 2. Scheidsrechters, 3. Opleidingen, 4. Jeugd en handbalstimulering 5. regionale selecties
Projecten. Op dit moment vallen projecten, als Sportiviteit en Respect, Masterplan Arbitrage, Proeftuinen, Gehandicaptenhandbal en Sportaanbod voor het onderwijs veelal onder de breedtesport. Voor zich spreekt dat de verantwoordelijkheid voor de uitvoering bij de werkorganisatie blijft en dat dus voor een goede verantwoording op basis van een door de directeur op te stellen opdracht sprake zal moeten zijn. Voordeel van deze manier van organiseren is dat per project een projectleider kan worden aangesteld die op passende wijze binnen de organisatie kan worden “neergezet”. Projecten worden veelal gesubsidieerd door VWS of NOC*NSF en dienen alleen dan te worden uitgevoerd indien deze een meetbaar resultaat hebben waarbij het belang van de handbalsport voorop staat.
Het administratief apparaat. Binnen de centrale werkorganisatie is een klein faciliterend team dat er zorg voor draagt dat de organisatie als geheel naar behoren kan functioneren. Onder dit deel van de organisatie vallen: secretariaat, financiën, ledenadministratie, automatisering en communicatie (organisatorisch deel). Het is te overwegen om onderzoek te doen naar de mogelijkheid dit facilitaire team op termijn te delen met andere sportbonden in het kader van besparingen in het centrale apparaat.
Regionale indeling.
Een Nieuw NHV
Pagina 4 van 38
Bij een bond die centraal wordt geleid maar waar een lokale verankering gewenst is zal op de een of andere manier een indeling moeten worden bepaald. Het is raadzaam om de huidige afdelingsbureaus als werklocatie te behouden. Met het oog op subsidiemogelijkheden bij gemeentelijke en provinciale overheden is een geografische indeling naar provincie wenselijk. Ledenvertegenwoordiging is een belangrijke factor voor de keuze van de indeling. Ook met het oog op de vertegenwoordiging vanuit de regio in de Bondsvergadering. De huidige afdelingsgrenzen zijn ook beperkend voor de indeling van de competitie. De werkgroep competitie heeft zich over dit probleem gebogen en komt met een voorstel tot herindeling van de competitie waarbij de noodzaak van beperking van reisafstand leidend is Het bondbestuur is verheugd de bondsvergadering een breed gedragen concrete invulling te kunnen presenteren van het eenwordingstraject voor het NHV wat niet betekent dat de invulling in het beton gegoten is, er zal voortdurend aandacht moeten blijven voor lering en optimalisering gedurende het proces. Wij danken de adviesgroep voor haar onuitputtelijke energie, invulling en concrete adviezen die hebben geleid tot vertrouwen in het overgaan van de afdelingen en het bondsbureau in één centrale organisatie. De uiteindelijke uitwerking gedurende 2012, zal maatwerk blijven. 5 afdelingen hebben aangegeven per 1 januari de werkzaamheden centraal te laten uitvoeren. Voor afdeling Limburg wordt de overgang gekoppeld aan het LHP en afdeling Zuid Holland zal de werkzaamheden uiterlijk halverwege 2012 over laten gaan. De contributieheffing zal per 01 januari centraal geheven worden conform afspraak met het NOC*NSF Documenten met betrekking tot het eenwordingstraject: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
van Bestuursopdracht naar Actieplan status uitwerking bestuursopdracht versie 3 november het nieuwe organisatie schema functie omschrijvingen het nieuwe werken organisatie ontwikkelingsinstrument stappenplan financiële administratie sociaal plan
Een Nieuw NHV
Pagina 5 van 38
1. van Bestuursopdracht naar Actieplan Bestuursopdracht ‘Naar één NHV’
17 juni 2011
met stand van zaken per 17 juli Vooraf (1) Formeer een adviesgroep van 8 afdelingsbestuurders (één per afdeling) aangevuld met 1 lid van het bondsbestuur. Deze adviesgroep adviseert het bondsbestuur bij het eenwordingstraject, getoetst aan de randvoorwaarden zoals opgenomen in deze bestuursopdracht en geeft – bij eventuele noodzakelijke afwijkingen van deze bestuursopdracht op grond van onvoorziene omstandigheden – advies over nadere invulling aan die randvoorwaarden; Adviesgroep is direct door bestuur geformeerd en heeft 20 juli 2e adviesvergadering met vertegenwoordigers bestuur plaats gevonden Thema 1 – Personeel (2)
Het personeel van de afdelingen gaat 1-op-1 over van de afdelingen naar NHV Centraal en treedt aldaar in dienst met volledig behoud van arbeidsvoorwaarden, inclusief standplaats, met inachtneming van reeds bestaande afspraken tussen de afdelingen, NHV Centraal en/of derde partijen. De snelheid hiervan kan per individuele afdeling verschillen, maar de methode en het tijdstip van overgang dient uiterlijk 1 september 2011 duidelijk te zijn ; De overgang van personeel dient volgend te zijn aan de overgang van de inning van de afdelingscontributie. Immers, zoals bekend, is het NHV niet kapitaal krachtig genoeg om de salariskosten van alle afdelingsmedewerkers “voor te schieten”. In het gesprek van de penningmeester met de afdelingspenningmeesters op dinsdag 19 juli en 23 augustus wordt een aangepast schema besproken.
(3a) Voordat sub 2 van deze bestuursopdracht geëffectueerd wordt, zal door bondsbestuur en afdelingsvoorzitters in overleg met NOC*NSF een organisatieplan (inclusief functie-omschrijvingen en dekkingsplan) geschreven worden dat, zodra gereed, wordt getoetst door de adviesgroep; Zie organisatieplan (bijlage 1) en bijbehorende functiebeschrijvingen. (bijlage 2) Op basis hiervan is het mogelijk om met een (financieel) dekkingsplan te komen. Toelichting bij het (nieuwe) organisatieschema De vrijwilligers vormen de kurk waarop het NHV drijft. Van de leden van de algemene afdelingswerkgroepen tot de huidige afdelingsbestuurders, iedereen is belangrijk. Er zijn drie verschillende afdelingswerkgroepen: jeugd/handbalstimulering, kaderopleidingen en competitie/scheidsrechters. De voorzitters van de verschillende afdelingswerkgroepen komen 4x maal per jaar in Oosterbeek bijeen om ervaringen uit te wisselen en de processen te stroomlijnen. Alles wordt in het werk gesteld om het aantal vrijwilligers kwantitatief en kwalitatief uit te breiden. Er worden cursussen georganiseerd om (verenigings)kader op te leiden. Het NHV nieuwe stijl koestert, nog meer dan voorheen, deze vrijwilligers. Evenementen worden georganiseerd door vrijwilligers, daarbij gesteund door een bondsgedelegeerde, die als taak heeft te zorgen dat alles conform de geldende afspraken verloopt. Een Nieuw NHV
Pagina 6 van 38
Door de inzet van deze vrijwilligers zullen de kosten van evenementen worden beperkt tot de operationele kosten. Door de inzet van vrijwilligers bereiken we een grotere betrokkenheid van verenigingsleden bij alles wat er binnen het NHV gebeurt. De vrijwilligers ondersteunen niet alleen de NHV-regiomedewerkers, maar ook de vereningsconsulenten. De NHV-regiomedewerkers houden zich o.a. bezig met de organisatie van de competitie en andere evenementen en met veel administratieve taken, zij vormen een belangrijke schakel tussen regio en bondsbureau. Leidinggevenden van het bondsbureau (programmamanager breedtesport; manager bedrijfsvoering en algemeen directeur) komen beurtelings een- of tweewekelijks langs in de regio. Het is van groot belang dat de regiomedewerkers werkzaam blijven in de regio. Door toepassing van het Nieuwe Werken (zie bijlage 3) is zelfs thuiswerken een reële optie. Eenmaal in de maand komen de regiomedewerkers in Oosterbeek voor plenair overleg met de collega‟s in Oosterbeek. Na een inwerkperiode kan de frequentie naar eenmaal in de twee maanden. De technisch directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het technisch beleid en is direct leidinggevende van alle coaches en trainers, alsmede de medewerkers topsport. De technisch directeur heeft direct (beleids)contact met het bestuurslid topsport. De medewerkers topsport faciliteren de werkzaamheden van de technisch directeur en zijn operationeel verantwoordelijk van alle organisatorische zaken rondom de nationale teams en de talentontwikkeling. De functie coördinator verenigingsondersteuning wordt gecombineerd met de functie programmamanager breedtesport. De coördinator Verenigingsondersteuning borgt de optimale dienstverlening van de verenigingsconsulenten en de regiomedewerkers aan de verenigingen, vooral gericht op ondersteuning en advisering van de verenigingsbestuurders. In het beleidsplan 2012 worden de landelijke projecten (inclusief hun aanpak) vermeld. Voltooid uiterlijk 15 oktober 2011. De manager opleidingen heeft als primaire taak te zorgen voor kwalitatief uitmuntende opleidingen voor scheidsrechter, rapporteur en trainer. Hij/zij dient er voor te zorgen dat opleidingen toegankelijk blijven voor geïnteresseerden, waarbij aan de kwaliteit van de opleiding (zowel inhoudelijk als organisatorisch) geen concessie wordt gedaan. Voor 1 oktober wordt een aangepast uitvoeringsplan “Opleidingen” aangeboden. De competitieleider is primair verantwoordelijk voor de organisatie van de landelijke competitie. Hij/zij is ook verantwoordelijk voor het realiseren en bewaken van eenheid van beleid en uitvoering van de competities op regionaal niveau i.s.m. de competitiemedewerkers in de regio. De manager bedrijfsvoering is verantwoordelijk voor de financiële zaken, automatisering, personeelszaken en facilitaire zaken. De medewerker communicatie (nieuwe functie) is operationeel verantwoordelijk voor alle communicatie-uitingen van het NHV, zowel mondeling (woordvoerderschap), schriftelijk (o.a. persberichten en officiële mededelingen) als digitaal (website en nieuwsbrieven). Kennis van het toepassen van social media in de communicatie is een Een Nieuw NHV
Pagina 7 van 38
must. Er is dit jaar onderzoek verricht naar het toepassen van de digitale informatie binnen het NHV (zie bijlage 4) De directiesecretaresse ondersteunt directie en bestuur. De directeur is eindverantwoordelijk voor het gehele proces en is direct leidinggevende van de manager bedrijfsvoering, programmamanager breedtesport, competitieleider., medewerker communicatie en directiesecretaresse, De directeur: is als eerste adviseur aanwezig bij bestuursvergaderingen (met uitzondering van -een deel van- de jaarlijkse evaluatie) is verantwoordelijk voor de voorbereiding/afhandeling (inhoudelijk, procesregie) van de bestuursvergadering (inhoudelijk, procesregie) en legt periodiek verantwoording af aan het bestuur. is de ambtelijk secretaris van het bestuur (niet zijnde lid van het bestuur) Het bestuur adviseert en ondersteunt de directie in alle werkzaamheden en vergadert tweemaandelijks met de directie in de verschillende regio‟s. De adviesgroep adviseert het bestuur in het eenwordingstraject totdat dit volledig is afgerond. (3b) Onderdeel van het organisatieplan als bedoeld in sub 3a is onder andere: - een beschrijving van de huidige werkzaamheden en functies binnen de afdelingen en NHV Centraal; Het is niet mogelijk een overzicht te geven van de huidige functies en werkzaamheden van de afdelingen, omdat gegevens van een aantal afdeling (nog) niet beschikbaar zijn. De beschrijving van de werkzaamheden en functies van NHV Centraal staan in -
-
een beschrijving op hoofdlijnen van de formatie en functies binnen de nieuwe werkorganisatie, waarbij de nadere invulling door het bondsbestuur geschiedt met inachtneming van de randvoorwaarden uit deze bestuursopdracht; Vaststelling van een Sociale Regeling (Sociaal Statuut) met als uitgangspunten: (i) de regeling kost de leden géén geld en gaat evenmin ten koste van het beschikbare budget ten behoeve van de breedtesport; (ii) “mens volgt werk” in die zin dat de functie en werkzaamheden van de huidige medewerkers zoveel als mogelijk aansluiten op de functie en werkzaamheden in de nieuwe werkorganisatie en dat – onder voorbehoud van geschiktheid en de mogelijkheid van onderlinge, gelijkwaardige uitruil van werkzaamheden – die functie/werkzaamheden ook worden toebedeeld aan de medewerkers; (iii) indien onderdeel ii niet tot aanstelling in een functie leidt, is bij gedwongen uitstroom het ondersteunend beleid van het NHV gericht op begeleiding van werk naar werk; Op basis van de nieuwe organisatie, de matching met de kwaliteit van de medewerkers, wordt een sociaal statuut opgezet op basis van bovenstaande uitgangspunten.
- een helder communicatieplan met aandacht voor specifieke communicatie naar personeel, naar leden en naar werknemersorganisaties; In augustus wordt een afspraak gemaakt met de bestuurder van FNV-Sport Een Nieuw NHV
Pagina 8 van 38
(3c)
Het organisatieplan dient in beginsel 1 september 2011 gereed te zijn; Het organisatieplan wordt op 20 juli met de adviesgroep besproken
Thema 2 – Organisatie (4a) Op basis van het opgestelde organisatieplan wordt de invulling van de functies op het bondsbureau getoetst aan de nieuwe functieprofielen. De aanstelling van de directeur gebeurt op basis van een duidelijke directieopdracht, opgesteld door het bondsbestuur in lijn met deze bestuursopdracht, De prestaties van de directeur worden jaarlijks door het bondsbestuur beoordeeld; Op basis van de in het functieprofiel beschreven competenties wordt een meetinstrument toegepast. Door NOC*NSF wordt samen met een aantal bondsdirecteuren gewerkt aan het opstellen van een organisatieontwikkelinstrument. Het NHV maakt gebruik van dit meetinstrument zodra dit is voltooid. (zie bijlage 6) De directieopdracht is gegeven in de bestuursvergadering dd 30 juni 2011 en wordt gefinetuned tussen de directeur en de voorzitter van het bestuur. Daarnaast zijn voor alle functies profielen gemaakt (4b) De kosten van de verandering van het functiegebouw van het bondsbureau komen ten laste van het vermogen van NHV Centraal en worden niet gefinancierd door de afdelingen of door (contributie)bijdragen van de leden. Deze kosten mogen niet ten laste komen van het beschikbare budget voor breedtesport; De kosten voor de reorganisatie (verandering van het functiegebouw) worden uit het vermogen van het NHV gefinancierd, mits daarvoor toestemming wordt verkregen van de financiële commissie. Via Sport en Zaken zal eventueel worden gekeken of een extern bureau ingeschakeld kan worden (dit gebeurt dan zonder kosten) (5)
Borg de kwaliteit van dienstverlening naar alle betrokkenen, met als randvoorwaarden: de medewerkers van de huidige afdelingsbureaus behouden zoveel als mogelijk hun standplaats, zodat wordt geborgd dat niet alleen nu maar ook in de toekomst het NHV regionale steunpunten kent, rekening houdend met regionale wensen en regionaal beschikbaar budget in het kader van het nader te omschrijven “cafetariamodel”; Het is van groot belang dat de regiomedewerkers werkzaam blijven in de regio. Door toepassing van het Nieuwe Werken is zelfs thuiswerken een reële optie. Wel wordt er op toegezien dat eenheid van beleid en uitvoering blijven geborgd. -
de huidige afdelingen worden omgevormd naar regio’s, maar de bestaande organisatie blijft zoveel als mogelijk intact; de afdelingsbesturen in elke regio kunnen onder de naam ‘regioberaad’ behouden blijven voor een coördinerende, uitvoerende taak; Per regio een regioraad: Rol toegespitst op het doorgeven van regionale input voor en regionale uitvoering van gezamenlijk vastgesteld beleid „Vrijwilligers‟ met brede ervaring en skills Een Nieuw NHV
Pagina 9 van 38
Gevoel voor couleur locale, geen bestuurlijke rol, groot gevoel voor rolvastheid In samenspel met de betrokken verenigingsondersteuners en vrijwilligers (bijvoorbeeld rondom scheidsrechterszaken), aanspreekpunt voor verenigingen en bestuur Specifiek gericht op ontwikkeling verenigingsbestuurders („coaching‟) Maandelijks afstemmingsoverleg met betrokken verenigingsondersteuners en vrijwilligers over specifieke voeding, signalen en attentiepunten ten behoeve van succesvolle regionale uitvoering van gezamenlijk vastgesteld beleid Per kwartaal voortgangsoverleg met betrokken verenigingsondersteuners en manager Breedtesport -
de afdelingsvrijwilligers in regionale werkgroepen en commissies blijven behouden onder aansturing van het regioberaad, tenzij het regioberaad besluit die aansturing over te dragen aan de werkorganisatie; In het organisatieschema is de plek en de aansturing van de regiomedewerkers geborgd. Ongeacht een eventuele herindeling (op langere termijn) zullen regiomedewerkers het overgrote deel van hun werkzame uren vanuit de regio invullen. Eenmaal in de maand komen de regiomedewerkers in Oosterbeek voor plenair overleg met de collega‟s in Oosterbeek. Na een inwerkperiode kan de frequentie naar eenmaal in de twee maanden. De automatiseringssystemen stellen de medewerkers in staat om het Nieuwe Werken toe te passen. Vanaf 1 september werkt het NHV met een nieuw automatiseringssysteem, Hosted exchange 2010, waardoor er vanaf iedere plek in Nederland via Internet wordt ingelogd op je eigen “bureaublad”. Iedereen werkt hierdoor met het zelfde besturingssysteem (windows) en met de zelfde software (microsoft office-pakket incl. Outlook) en Sportlink. Voor de financiële administratie wordt Exact-software gebruikt.
(6)
Borg de medezeggenschap van verenigingen binnen het NHV op een goede manier, onder meer doordat: de afdelingsbesturen in elke regio onder de naam ‘regioberaad’ behouden blijven als spreekbuis en belangenbehartigers van de leden naar bondsbestuur en werkorganisatie; de afdelingsvergadering als regiovergadering voor regionale aangelegenheden wordt behouden; Jaarlijks wordt er minimaal een regiovergadering georganiseerd. Daarbij zijn aanwezig verenigingsbestuurders, een vertegenwoordiger van het bondsbestuur, regioraad, de verenigingsconsulent(en) en een vertegenwoordiger van het bondsbureau. Daarnaast worden themabijeenkomsten georganiseerd.
(7)
Richt een proces in hoe om te gaan met verschillende vragen van verschillende actoren zoals verenigingen, scheidsrechters, trainers, club bestuurders en afdelingsvrijwilligers. Monitor of een en ander werkt en een meerwaarde geeft; Er wordt een 0900-HANDBAL nummer ingesteld, waar alle leden terecht kunnen met hun vragen. Dat betekent dat alle handballers (handbalverenigingen) op dit nummer terecht kunnen voor hun vragen. Dit klantgerichte nummer kan door het hele land worden opgenomen. Er wordt een helpdesk ingesteld, bemand door medewerkers van het NHV (waar ook gevestigd in Nederland) Thema 3 – Financiën
Een Nieuw NHV
Pagina 10 van 38
De penningmeester is in contact met de afdelingspenningmeesters om gezamenlijk de juiste invulling te geven aan de financiële paragraaf (8)
De contributieheffing (bondscontributie en regiocontributie) wordt uiterlijk per 1 september 2011 voor alle regio’s geïnd door NHV Centraal; De NHV contributie wordt vanaf 1-7-2011 geïnd door NHV Centraal. In overleg met de afdelingspenningmeesters wordt de inning van de regiocontributie zo snel mogelijk overgeheveld naar NHV centraal. Hiervoor zijn afspraken gemaakt met de afdelingspenningmeesters.
(9)
Presenteer een meerjarenbegroting 2012-2016 waarbij alle contributies (bondscontributie en regiocontributie) tot en met 2014 voor de leden gelijk blijven op het huidige niveau, afgezien van een jaarlijkse indexering volgens de consumentenprijsindices (CPI). Afgezien van toeslagen voor externe verschotten zoals Sportlink, verzekering en zaalhuur, zijn – onvoorziene omstandigheden daargelaten, in welk geval sub 1 geldt – tot en met 2014 extra bijdragen bovenop de contributies, onder welke naam en voor welk doel dan ook, niet toegestaan; De meerjarenbegroting 2012-2016 wordt in de najaarsvergadering gepresenteerd door het nieuwe bestuur en is feitelijk een optelling van de NHV begroting en de begrotingen van de afdelingen. De uitgangspunten zijn: Handhaving huidige contributieniveau (inclusief indexering volgens CPI) Splitsing van de kosten breedtesport en topsport Regiocontributie wordt besteed voor regiomedewerkers en bijbehorende regioactiviteiten (10) Stel uiterlijk per 1 oktober 2011 een implementatieplan financiën op dat inhoudt dat uiterlijk per 1 juli 2012 de financiële administratie van iedere afdeling is geïntegreerd in 1 centrale financiële NHVadministratie;
(11) De huidige afdelingscontributie heet voortaan regiocontributie en bestaat uit een vast basisdeel dat uiteindelijk vanaf 2015 voor alle regio’s gelijk zal zijn, aangevuld met een variabel deel dat voor iedere regio kan verschillen en dat dient ter bekostiging van het “cafetariamodel” waaraan die betreffende regio invulling geeft; (12) Ontwikkel in het seizoen 2011-2012 een nieuwe contributiesystematiek die recht doet aan de regionale behoeften (“cafetariamodel”) Op basis van de verkregen informatie blijkt de afdelingscontributie nu zeer divers. Dit zal uiterlijk in 2014 vervangen worden door een voor iedere regio gelijke contributie aangevuld met een variabel deel per regio volgens de wensen van de regio. (13) Respecteer het eigen vermogen en eventuele voorzieningen van de afdelingen-verenigingen door op geen enkele wijze, direct noch indirect, hierop aanspraak te maken en evenmin kosten ten laste hiervan te brengen door deze op de afdelingen af te wentelen; De afdelingsbestuurders maken een plan van aanpak hoe de vermogens van de diverse afdelingen ingezet worden voor de leden cq. Verenigingen. De afdelingen kunnen ook besluiten om deze vermogens over te hevelen naar het NHV met een doelbestemming.
Een Nieuw NHV
Pagina 11 van 38
(14) Zorg er voor dat het personeel van de afdelingen pas daadwerkelijk overgaat naar het nieuwe NHV op het moment dat de financiering van de personele kosten in kaart is gebracht en is goedgekeurd door het bondsbestuur; Gezien de financiële positie van het NHV zal het personeel van de afdeling pas overgaan als hiervoor een dekking is via de regiocontributie die geheven gaat worden door het NHV. Thema 4 – Competitie (15) Faciliteer de activiteiten van regio’s (zaal-, beker-, jeugd-, beach-, veldcompetitie) op een adequate manier. Behoud de couleur locale; De regionale activiteiten blijven behouden en zullen waar mogelijk worden uitgebreid. De huidige afdelingsmedewerkers verrichten ook onder de centrale aansturing grotendeels de (zelfde) operationele taken. Het bondsbestuur heeft als een van haar speerpunten het contact met de verenigingen te verstevigen en via korte lijnen met elkaar te communiceren. Dit houdt in dat bestuur en directie van het NHV zich voortdurend “in het land” laten zien. Zij wonen, zo veel als mogelijk, zowel breedtesportevenementen als topsportevenementen bij. Zij zijn aanwezig op regiovergaderingen en bij bijzondere gebeurtenissen in de regio.
(16) Richt een prestatieve en recreatieve competitie in voor teams op regioniveau en landelijk niveau, met een daarbij passend kader rondom faciliteiten. Bekijk in dat verband de functionaliteit van Sportlink en besteedt aandacht aan flexibele competities, “andere wedstrijdvormen” en “wat de jeugd daadwerkelijk wil”;
Sportlink speelt in de komende jaren een grotere rol in het efficiënter maken van de organisatie van de competitie. Inhuur van zalen, wensen t.a.v. reistijd en voorkeur van regionale derby‟s zijn leidend in de organisatie van de competitie en worden als parameters ingebracht in de samenstelling van de diverse competitieklassen. Er wordt nauwlettend op toegezien dat reistijd en competitieprogramma wordt afgestemd op de wensen van alle verenigingen. (17) Organiseer een Nederlands Kampioenschap (NK) selecties / Handbalscholen, NK zaal voor clubteams, NK veld voor clubteams en NK beach, gefinancierd vanuit de bondscontributie; De wedstrijdleiding van de diverse NK‟s zal, onder auspiciën van een bondsgedelegeerde, worden zo veel als mogelijk bemand door vrijwilligers. De daarmee gepaard gaande kostenverlaging heeft zijn invloed op de bijdrage van de deelnemende teams. Er wordt getracht de kosten van de deelnemende teams zo laag mogelijk te houden. Gezien de beperkte financiële capaciteit (aangepaste begroting 2012) kan (nog) niet worden gegarandeerd dat dit zonder inschrijfgeld van de deelnemende teams mogelijk is. (18) De wijze van inhuur van sporthallen en -zalen voor competitiewedstrijden, evenementen enz. wordt per regio bepaald, al naar gelang de regionale wensen en mogelijkheden;
Een Nieuw NHV
Pagina 12 van 38
Regionale verschillen op dit punt worden geharmoniseerd per 01-01-2015. Er moet wel worden voorkomen dat de hogere halhuurprijzen in het westen van het land mee worden betaald door de verenigingen in het oosten van het land.
Thema 5 – Topsport (19) Definieer topsport (wie, hoe, wat) en geef topsport een plek, status en zeggenschap binnen de organisatie. Maak duidelijk onderscheid tussen topsport en breedtesport. Positioneer talentontwikkeling eenduidig: Citaat van www.noc-nsf.nl
Het topsportbeleid van NOC*NSF richt zich op een vaste positie bij de tien beste landen van de wereld. Eén van de voorwaarden daarvoor is dat topsporters zich optimaal kunnen voorbereiden op topsportprestaties. Aanvullend op de investeringen van je bond biedt NOC*NSF ter ondersteuning verschillende financiële en materiële voorzieningen. Het Ministerie van VWS en de NOC*NSF Partners in Sport verlenen hieraan hun medewerking. Wanneer ben je topsporter? Binnen de sport in Nederland wordt de volgende definitie van topsporter gehanteerd: "Je bent topsporter als je internationaal op het hoogste seniorenniveau (EK's, WK's en Olympische Spelen) meedoet, binnen een erkend topsportprogramma." Ook binnen het NHV is het topsportsegment kwantitatief een minderheidsgroepering. Het bondsbestuur streeft naar een budget-neutrale positie van topsport binnen haar (meerjaren)beleid. Topsport zonder breedtesport is ondenkbaar, doch andersom is net zo waar. Topsport is een belangrijk uithangbord van het NHV, mede daarom moet gewerkt worden aan een transparante en duidelijke scheiding van kosten tussen breedtesport en topsport. Via doelgroepmarketing, gekoppeld aan een aantrekkelijke propositie voor bedrijven, zal topsport uiterlijk 2013 zichzelf moeten bedruipen. Het NHV heeft een commercieel plan opgesteld, inclusief doelgroepenmarketing, dat moet leiden naar een budget-neutrale positie van de topsport. Topsport in 2012 zal worden gedomineerd door de activiteiten en prestaties van de dames. (20) Maak topsport een transparant en separaat onderdeel van het meerjarenbeleid en de meerjarenbegroting, waarbij subsidies duidelijk gelabeld worden en bijdragen vanuit de breedtesport niet verhoogd worden ten opzichte van het huidige niveau; Op dit moment zijn alle subsidies, verstrekt door VWS en NOC*NSF, geoormerkt. (21) Faciliteer doorstroming van breedtesport naar topsport, in ieder geval door reële promotie-kansen die niet belemmerd mogen worden; Talentontwikkeling, aanwezigheid van (gecertificeerde)handbalscholen stimuleren de doorstroom van breedtesport naar topsport. De oprichting van RTC‟s (Regionaal Een Nieuw NHV
Pagina 13 van 38
Talenten Centrum) op diverse locaties in het land borgen de doorstroming naar de Handbalacademie. (22) Bied eerlijke kansen voor talenten. Gebruik hiervoor de topsportverenigingen en ondersteun deze; De oprichting van de projectgroep Nationale Topcompetitie, waarin zijn vertegenwoordigd de eredivisieverenigingen (via bestuur Eredivisieplatform), scheidsrechters, competitieleiders en spelers, zorgt voor een doorstroom van talenten naar (inter)nationaal niveau. Thema 6 – Breedtesport (23)
Definieer breedtesport (wie, hoe, wat) en geef ook breedtesport een plek, status en zeggenschap binnen de organisatie; In het (aangepaste) beleidsplan 2012 en het globale meerjarenbeleidsplan 2012 – 2014, gekoppeld aan een SMART projectbeschrijving, zoals in het kader van de subsidiering van NOC*NSF gewenst, heeft breedtesport (sportparticipatie) een hoofdrol. De in te dienen projectbeschrijving in het kader van de Sportagenda 2012 is leidend in het breedtesportbeleid van het NHV. Overige thema’s
(24)
Formuleer in het seizoen 2011-2012 een deugdelijk opleidingsbeleid voor zowel trainers als scheidsrechters en start reeds tijdens dit seizoen met de implementatie daarvan. Coördineer en organiseer alle opleidingen centraal, inclusief opleiding docenten en vaststelling inhoud cursussen. Organiseer alle opleidingen tot en met niveau 3 sterk regionaal en zelfs lokaal. De huidige opleidingen vragen om veel aanpassingen. Raadpleeg “het veld” hiervoor en betrek hen middels een landelijke werkgroep/denktank bij de totstandkoming van het nieuwe opleidingsbeleid; Opleiding van scheidsrechters, rapporteurs en trainers, van niveau 2 t/m 4, wordt aangepast aan de eisen van het Competentie Gericht Opleiden. Door centralisering van het opleidingsbeleid wordt wellicht afgeweken van het ideale logistieke proces, maar worden vrijwilligers wel in staat gesteld om frequent gebruik te maken van het opleidingsaanbod. Het is gemakkelijker om opleidingen te organiseren in twee afdelingen dan slechts in een afdeling. Daartoe wordt z.s.m. met alle NHV-medewerkers samen één complete jaaractiviteitenlijst opgesteld voor alle beleidsterreinen. Denk hierbij niet alleen aan opleidingen, maar ook aan de verenigingsondersteuning, competitie-evenementen (bijv. voorrondes NK's), topsportevenementen, bestuurlijke bijeenkomsten, etc.. Op die manier kunnen de activiteiten voor de verenigingen beter over het seizoen worden verspreid.
Een Nieuw NHV
Pagina 14 van 38
2. status uitwerking bestuursopdracht versie 3 november Inleiding. Wij zijn de afgelopen maanden met z’n allen druk bezig geweest met de invulling en uitvoering van de bestuursopdracht. Gedurende het proces komen de gevoeligheden uit het verleden steeds duidelijker boven tafel te liggen. Ik heb tussentijds op uitnodiging van Zuid Holland en Noord Holland Noord de afdelingsbureaus bezocht. Ron gaf daarbij aan dat wij toch een grote handbalfamilie zijn. Mijn reactie was dat het wel een stevig gebrouilleerde familie was. In mijn beleving is dat de afgelopen 20 jaar steeds verder geëscaleerd. De communicatie via de mail en het handbalforum hebben daar geen goed aan gedaan. Met als dieptepunt de afgelopen jaren. Er is een bestuursvacuüm ontstaan na het wegsturen van het vorige bestuur en dat is pas 18 juni dit jaar opgevuld. In het afgelopen jaar hebben enkele welwillenden de boel gaande gehouden. Daarmee hebben we de problemen van de afgelopen 20 jaar nog niet geheel boven tafel en zeker niet opgelost. In jullie reacties op de bestuursopdracht en de persoonlijke gesprekken ervaar ik de wil van alle betrokkenen, afdelingsvoorzitters/penningmeesters en bestuur om hier (snel) uit te komen. Het knelt met name bij de medewerkers van de afdelingen en het bondsbureau. Dit is het gevolg van het gebrek aan eenheid van beleid en organisatie. Klaas Toes De feiten op een rij: 1. Afdelingen2 hebben een nauwe band met de verenigingen. Zij organiseren de afdelingscompetitie en samen met het bondsbureau cursussen voor trainers en scheidsrechters. Er zijn verschillen in de taakuitvoering, soms gebeurt dit door vrijwilligers, soms door betaalde krachten. 2. De werkgroepen werken binnen alle afdelingen naar behoren. De financiën lijken grotendeels in orde. De loonkosten voor de afdelingsmedewerkers zijn relatief gering. Alle afdelingsmedewerkers worden betaald uit de afdelingscontributie 3. Afdelingen bemoeien zich niet met topsport maar hebben in voorkomende gevallen wel een band met de handbalschool in hun afdeling. 4. “Oosterbeek”is het bondsbureau waar voor de breedtesport niet alleen landelijke projecten maar ook regionale en lokale worden geïnitieerd en uitgevoerd. Voorbeelden: Sportiviteit en respect; Masterplan arbitrage; Sport en School; G-handbal (gehandicapten) en beachhandbal (een potentieel succes als nieuwe Olympische sport). Verenigingsconsulenten voeren (deels) deze projecten uit. Tot nu toe brengt het NHV deze successen onvoldoende voor het voetlicht. De voornaamste oorzaak hiervan is het gebrek aan eenheid van communicatie vanuit afdelingen en bondsbureau. Een professionele medewerker communicatie kan hier verandering in brengen door het opstellen van helder beleid en het maken van heldere afspraken mbt de uitvoering hiervan..
2
Met afdelingen wordt bedoeld: afdelingsbestuur, afdelingswerkgroepen en afdelingsmedewerkers
Een Nieuw NHV
Pagina 15 van 38
Een aantal van de boven genoemde activiteiten gaat voor een groot deel aan afdelingsbureaus en – bestuurders voorbij. Het gebrek aan tweerichtingsverkeer in de communicatie tussen afdelingen en bondsbureau is hier mede debet aan. Communicatie is altijd tweeledig! Waarom wordt telkens een scheiding aangebracht tussen ‘centraal’ (bondsbureau) en ‘decentraal’? We hebben toch samen hetzelfde doel? 5. Het bondsbureau is leidend op topsportgebied. Onder leiding van de technisch directeur zijn bondscoaches en trainers actief in de training en begeleiding van de (nationale) vertegenwoordigende teams. 6. Daarnaast wordt de Handbalacademie (voor meisjes in Papendal, voor jongens nog op te richten in Limburg) geleid door de zelfde technische staf (of sommigen daarvan). 7. Er is een certificeringssysteem voor handbalscholen, maar de operationele betrokkenheid is (nog) nihil. Al meer dan 3 jaar wordt er gesproken over de rol van de handbalscholen versus afdelingsselecties, samenwerkingsvormen hierbij en bv. organisaties van jeugd-NK’s. Duidelijkheid op korte termijn is absoluut geboden. Dat geeft helderheid en motivatie aan eenieder die betrokken is bij handbalscholen, selecties of talentontwikkeling in het algemeen. 8. “Oosterbeek” is het aanspreekpunt van de koepelorganisatie (NOC*NSF) en overheid (VWS) en is erkend door EHF en IHF. 9. Het in de afgelopen jaren gevoerde topsportbeleid heeft zich bewezen. De dames behoren tot de wereld(sub)top en de meiden < 19 jaar tot de wereldtop. De oprichting van de handbalacademie en het gevolgde beleid hierin is de basis van het succes. Handbalscholen en de talentencentra spelen hierin positieve rol. De instroom naar de Hanbalacademie vond grotendeels plaats vanuit de regionale talentencentra. In de begroting 2012 zullen alle kosten voor de Topsport transparant worden weergegeven en zal er duidelijk moeten worden gemaakt hoeveel procent van de bondscontributie naar topsport gaat. Bij een gelijkblijvende contributie betekent dit automatisch dat er steeds meer geld gaat naar breedtesport, geld dat o.a. gebruikt kan worden voor ledenwerving en ledenbehoud. Uit jullie reacties blijkt dat de belangrijkste knelpunten zijn: 1. Het sociaal plan 2. De nieuwe regio-indeling 3. Relatie afdelingsbureaus en bondsbureau. De bestuursopdracht die jullie ons hebben gegeven richt zich op de goede integratie van de afdelingsbureaus. Vanzelfsprekend is dat maar een deel van de opdracht die wij ons gesteld hebben. Als wij naar Een Nieuw NHV gaan, dan wordt ook het functioneren van het bondsbureau nauwgezet onder de loep genomen. Kortom het is voor ons niet 8 afdelingen die opgaan in Oosterbeek, maar het is een nieuwe NHV organisatie waar die optimale dienstverlening aan haar klanten (leden en verenigingen) geeft, zodat Handbal centraal staat voor zowel de recreatieve, als de prestatieve handballers.
Een Nieuw NHV
Pagina 16 van 38
We moeten ons realiseren dat veel leden het verschil tussen ‘NHV-centraal’ en afdelingen niet eens kennen en vaak ook niet relevant vinden. Andersom zullen afdelingen ook moeten durven samen te werken en te vernieuwen! Het woord afdeling impliceert nl. inhoudelijke verschillen, terwijl we het slechts hebben over bepaalde regionale werkgebieden, zonder verdere aparte status. Alle handbalactiviteiten zijn NHV-activiteiten, waar(vandaan) deze ook georganiseerd worden. Naar aanleiding van de ingebrachte opmerkingen: thema 1 - Personeel
Het concept-sociaal plan zal in overleg met vakbond en medewerkers moeten groeien naar een sociaal akkoord. Er is een gesprek met FNV-sport ( 14 september) geweest en op basis daar van wordt het plan verder aangepast. Er is op 25 oktober een informatiebijeenkomst georganiseerd voor alle medewerkers van het NHV, waarin het nog het op te stellen communicatieplan wordt gepresenteerd. (Noot: voor het format is een eerder sociaal plan van de KNVB gebruikt) Tijdens de “vlootschouw” (gesprek van de afdelingsmedewerker en de medewerkers bij het NHV te Oosterbeek met de werkgever) wordt tegelijkertijd in kaart gebracht hoe de werkwijze/samenwerking tussen de professionals en de regionale werkgroepen verloopt.
thema 2 - Organisatie
het aantal regio/afdelingsbureaus zal mogelijk verminderen; het idee om regionale servicepunten te laten rouleren is van de baan.
de discussie over de regiocoördinator is nog open
Citaat uit de opmerkingen van Ab Hofman Waarom een regiocoördinator en wie is dit dan? In het concept wordt een keuze gelaten voor een professional of een vrijwilliger. De genoemde werkgroepen worden begeleid door een front- of backofficemanager en er lopen ook nog verenigingsconsulenten rond. Een regioraad of een vrijwilliger zonder enige bevoegdheid gaat m.i. niet functioneren en past m.i. ook niet in de richting waarop deze structuur wordt gedacht. Ik stel me voor dat of de genoemde officemanager en/of de verenigingsconsulent de rol van regiocoördinator op zich neemt en zich gewenst laat bijstaan door vrijwilligers, met allerlei bruikbare kennis. Als deze coördinator met de juiste attitude opereert is dit m.i. een zeer realiseerbare optie. Je kunt dan genoemde werkgroepen aanhouden. Waarbij mijn kanttekening dat ik gezien de ontwikkelingen binnen het vrijwilligerswerk en de verenigingen ik een 4e werkgroep noodzakelijk acht gericht op verenigingskader en vrijwilligerswerk. Als dan nog bedacht wordt dat in alle landelijke werkgroepen een medewerkers van het bondsbureau voorzitter is dan is de professionalisering een feit. Een centrale vraag is derhalve:
Een Nieuw NHV
Pagina 17 van 38
Is NHV een organisatie geleid en uitgevoerd door vrijwilligers, waarbij beroepskrachten in dienst zijn (vergelijk politieke organisaties; diverse landelijke welzijnsorganisaties) -of wordt NHV een instelling met beroepskrachten waarin vrijwilligers als medewerkers/vrijwillige werknemers taken uit voeren (vergelijk ziekenhuis/verzorgingshuis) De rol en de kwaliteit van de verenigingsondersteuner dient ook nadrukkelijk ter discussie worden gesteld op basis van meetbare resultaten. De eindverantwoordelijke voor verenigingsondersteuning stimuleert, initieert en coördineert de taakgebieden en stuurt al op resultaat. In het nieuwe NHV zal dat voor alle medewerkers moeten gelden. In bijlage 1 staat een uitgewerkte opzet van een mogelijk model van de organisatiestructuur in de breedtesport.
organisatieschema o is een raad van advies tijdens de integratie wenselijk? Het nieuwe NHV moet zich beraden over de dienstverlening naar de verenigingen. Naast het organiseren van de competitie en het verzorgen van de opleidingen is de verenigingsondersteuning een kerntaak. Voor 2012 stellen we de volgende speerpunten voor. Zie bijlage 2. Het verplaatsen van het bondsbureau is logistiek gezien een reële optie, het maakt immers niet uit waar de organisatieondersteuning is gevestigd. Het huidige huurcontract met de gemeente Oosterbeek loopt nog 10jaar. Er zal contact worden gezocht met de gemeente Oosterbeek over de mogelijkheden deze overeenkomst vroegtijdig te ontbinden. Het is zeer gewenst om topsport en talentontwikkeling, evenals de nationale gestuurde projecten vanuit een centraal bureau aan te sturen. De combinatie van het bondsbureau en een afdelingsbureau is een interessante optie. Ook moet onderzocht worden of terugkeer naar het huis van de Sport mogelijk is. Het voordeel hiervan is dat een deel van de overheadkosten gedeeld kan worden met de andere aanwezige bonden. De “couleur locale” moet worden behouden. Dit geldt vooral voor de organisatie van de afdelingscompetitie. Een overgang naar een meer geautomatiseerde organisatie van de competitie zal zeer gefaseerd moeten gebeuren. Een telefonisch aanspreekpunt (helpdesk) onder 0900-HANDBAL blijft een reële optie. Er zal een afweging worden gemaakt of een door efficiency (kostenreductie) gedreven doelstelling een ledengerichte oplossing is. Binnen het NHV wordt jaarlijks in de maand april, onder alle 400 handbalverenigingen, de "NHV Ambitiemonitor" uitgezet. Hierin wordt op acht verschillende thema's gevraagd naar de ambities/behoeften van de verenigingen; op het gebied van ledenwerving en -behoud, technisch kader, bestuurlijk kader, financiën, sportaanbod, accommodatie, samenwerking en beleid. Met de resultaten kunnen de verenigingen vervolgens pro-actief worden benaderd en ondersteund door de NHV Verenigingsconsulenten (accountmanagement). Ook wordt hierbij nadrukkelijk gekeken naar de ledenontwikkeling van de (betreffende) verenigingen. de statuten en reglementen moeten tegen licht worden gehouden. Er is via Sport en Zaken al contact met een Amsterdamse advocatenkantoor (kost ons niets) thema 3 – Financiën De financiële paragraaf wordt verder uitgewerkt door de afdelingspenningmeesters en de bondspenningmeester thema 4 - Competitie
Een Nieuw NHV
Pagina 18 van 38
Er zijn geen aanvullende opmerkingen hierover gemaakt behoudens het dringende advies de “couleur locale” te blijven behouden. En dat is geen punt van discussie. thema 5 – Topsport Topsport is van ons allen. Naast de nationale selecties zijn de nationale topcompetities (spelers, trainers en scheidsrechters) en de talentontwikkeling onderdeel van topsport. thema 6 – Breedtesport geen aanvullende opmerkingen Overige thema’s geen aanvullende opmerkingen
Een Nieuw NHV
Pagina 19 van 38
bijlage 1 Opzet nieuwe organisatiestructuur breedtesport NHV Uitgaande van 4 nieuwe regio’s: zie plaatje ● Noord-West: Noord-Holland, Flevoland en Utrecht ● Zuid-West: Zuid-Holland, Zeeland en Brabant-west ● Zuid-Oost: Limburg, Brabant-Oost en Gelderland ● Noord-Oost: Groningen, Friesland, Drenthe en Overijssel Deze regio-indeling is een goede optie. Echter, iedere verandering van indeling is arbitrair en onderhevig aan discussie. We moeten ons vooral realiseren dat we Een Nieuw NHV zijn en dat grenzen tussen gebieden niet meer van groot belang zijn. NB. Regioindeling staat los van de structuur Benodigde betaalde medewerkers per regio: totaal ● ± 1,0 fte: frontoffice (verenigingsconsulent) per regio ± 4,0 fte ● ± 0,5 fte: backoffice (medew. sportstimulering) per regio ± 2,0 fte ● medew. kaderopleidingen: projectleider + assistent ± 2,0 fte ● management (1,0 fte) + assistent (0,5 fte) ± 1,5 fte ● ‘regiocommissarissen’ (max. vrijwilligersvergoeding) ± 0,5 fte ± 10,0 fte Heeft de invulling per regionaal steunpunt plaatsgevonden op basis van inventarisatie van alle taken bij het NHV, zowel centraal als decentraal? Wat kan centraal, wat moet centraal? Wat kan decentraal, wat moet decentraal? Uiteindelijk is de scheiding irrelevant: het NHV heeft doelen (meerjarenbeleidsplan), wat leidt tot taken, waarvoor functies worden gemaakt, die vervolgens uitgevoerd worden door betaalde en onbetaalde medewerkers. Waar deze personen zijn/ vandaan komen is in 95% van de gevallen niet relevant (alleen bij consulenten=frontofficemedewerkers, die snel bij de clubs moeten kunnen zijn), Bij alle regionale ondersteuningspunten misschien wel de belangrijkste taak: de organisatie van de competities. En hoe past dit gemis in de eerder genoemde “Couleur Locale” van competities? En hoe wordt dit bewaakt? Heeft iedereen een beeld van hoe regionale competities kunnen worden geborgd met alle specifieke wensen hierbij (denk bv. aan het grote verschil in beleving van veld- en zaalcompetities in de diverse regio’s of hoe de verschillende afdelingen omgaan met een invulling geven aan specifieke wensen)? Verenigingen moeten, bij EEN NIEUW NHV, vertrouwen houden in aantrekkelijke competities. Wees duidelijk t.a.v. bv. het in afdelingen gehanteerde solidariteitsprincipe of wijze van inhuren van sporthallen. De rol / taak van de verenigingsconsulent als frontoffice medewerker zou misschien herzien moeten worden. Het is te overwegen verenigingsondersteuners te specialiseren. Niet meer van alles “iets” weten, maar van het meeste veel weten en minimaal 1 specifieke deskundigheid. Bv. 1 of 2 verenigingsondersteuners specialiseren zich op “subsidies” waardoor zij clubs nadrukkelijk en vooral deskundig kunnen ondersteunen bij lokale, regionale en / of provinciale subsidies. Verdere specialisatie gebieden kunnen zijn: opleidingen, vernieuwende projecten, school en handbal enz. Belangrijkste taken frontoffice-medewerkers: ● informeren van verenigingen (accountmanagement, clusters) Een Nieuw NHV
Pagina 20 van 38
● organiseren van breedtesportevenementen, handbalclinics, etc. ● lokaal/regionaal coördineren van ‘landelijke’ ondersteuningsprojecten ● organiseren bestuurlijke clubondersteuning/advies ● achterhalen en verspreiden van good practices bij clubs ● rapporteren en ondersteunen t.b.v. management ● organiseren/ondersteunen sportontwikkeling en handbalpromotie Belangrijkste taken backoffice-medewerkers: ● organiseren van diverse handbalvormen (los van reguliere competities): - schoolhandbal basisonderwijs (voorrondes NK) - schoolhandbal middelbaar onderwijs (Mission Olympic) - minihandbaltoernooien - G-handbaltoernooien ● redactie NHV Verenigingsnieuws (+ gezamenlijke website) ● coördinatie totale NHV Activiteitenkalender ● distributie en verzending spel- en promotiematerialen Belangrijkste taken regiocommissarissen: ● (onafhankelijk/ onpartijdig) voorzitten regiovergaderingen ● adviseren bij complexere (bestuurlijke/ politieke) verenigingszaken - oprichting van nieuwe verenigingen - aanstelling van combinatiefunctionarissen - aanleg van nieuw sportcomplex - conflicten tussen verenigingen - subsidies
Een Nieuw NHV
Pagina 21 van 38
Een Nieuw NHV
Pagina 22 van 38
bijlage 2 NHV Jaarplan 20123 speerpunten m.b.t. Verenigingsondersteuning SPORTONTWIKKELING 1. Impuls ledenwerving d.m.v. koppeling handbal & onderwijs! In de periode 2009 tot en met 2012 neemt het NHV, net als ca. 18 andere sportbonden deel aan het (door het Ministerie van VWS gesubsidieerde) project “Sportaanbod voor het Onderwijs” (zie www.handbalondersteuning.nl voor meer informatie). Dit project heeft als doel om minimaal 1500 sportverenigingen structureel schoolactief te maken. Dit betekent dat deze verenigingen een nauwe samenwerking aangaan met onderwijsinstellingen in de buurt en daar jeugd kennis laten maken met de desbetreffende sport. Een vereniging is ‘schoolactief’ als deze jaarlijks tenminste 20 uur sportles verzorgt tijdens en/of na schooltijd en bovendien een visie heeft wat betreft haar jeugdbeleid (ledengroei en opleidingsvisie). Het NHV stelde zich in 2009 als doel om tot minimaal nieuwe 75 schoolactieve verenigingen te komen. Uit metingen is gebleken dat reeds circa 25 handbalverenigingen ‘van oudsher’ schoolactief genoemd kunnen worden. Totaal moet dit dus leiden tot 100 schoolactieve clubs; een kwart van alle handbalverenigingen in Nederland! Gesteld kan worden dat het project goed loopt; in het najaar van 2011 staat de teller al op 51 deelnemende verenigingen (van de beoogde 75). Het NHV streeft er dan ook naar om in 2012 deze impuls verder door te zetten en nog meer handbalverenigingen de mogelijkheid te bieden om kinderen kennis te laten maken met de handbalsport en –vereniging. Dit zal het imago van handbal verbeteren en uiteindelijk ook (moeten) leiden tot extra ledenaanwas. In 2012 zal binnen het NHV op het gebied van jeugdhandbal specifieke aandacht uitgaan naar:
het verder opzetten van samenwerking met organisaties voor buitenschoolse kinderopvang (i.s.m. de volleybal-, basketball- en badmintonbond). het in het hele land uitdragen van uniforme trainingsmethoden en speelwijzen voor E- en D-jeugd (technisch jeugdbeleid voor verenigingen). het ontwikkelen en opzetten van Beach Handball-leskaarten op basis- en middelbare scholen. het extra stimuleren van jongens om lid te worden van handbalverenigingen, o.a. via de ontwikkeling van specifieke promotiematerialen en het organiseren van aparte ‘jongenshandbalclinics’. Een belangrijke factor hierin is: “geschoold kader”. De clubs hebben niets aan nieuwe leden als zij niet beschikken over voldoende kader, laat staan voldoende geschoold kader. De doelstelling is duidelijk: MEER LEDEN. Richt niet alleen de aandacht op ledenWINST maar zeker ook op ledenBEHOUD.
Er is een dreiging van een grote uitstroom bij de senioren als gevolg van een zeer sterke verjonging aan met name de dameskant van de standaardteams. Teveel teams bestaan van voor een groot deel uit A- en zelfs al B-jeugd. De uitstroom aan de bovenkant heeft ook directe gevolgen voor het KADER, immers oudere spelers kunnen een 3
Nog niet vastgesteld door de bondsvergadering
Een Nieuw NHV
Pagina 23 van 38
belangrijke rol spelen bij invulling van KADERtaken (zeker ook scheidsrechters) Werven en opleiding van technisch kader wordt buiten het pakket van de consulenten gehouden. Dit is meer een landelijke taak (projectleider + backoffice). Werven en opleiden van bestuurlijk en organisatorisch kader valt wel binnen de VO. VERENIGINGSONDERSTEUNING 2. Extra impuls ondersteuning verenigingsbesturen! Een ander belangrijk speerpunt voor het jaar 2012 betreft het nadrukkelijker promoten van de (nieuwe) mogelijkheden voor verenigingsbesturen, om via het NHV beleidsmatig ondersteund te worden. Uit de “NHV Ambitiemonitor”, die jaarlijks in april onder alle handbalverenigingen wordt uitgezet, is namelijk gebleken dat relatief veel verenigingen hier graag mee aan de slag willen, maar dit niet zelfstandig kunnen. Het gaat hierbij voornamelijk om ondersteuning op het gebied van vrijwilligersbeleid, ledenwerving, sponsorfinding en sportiviteit&respect (Sportief Besturen). Het NHV zal in 2012, waar mogelijk in regionale clusters van verenigingen en in samenwerking met externe partners zoals provinciale sportraden en andere sportbonden, verschillende themaworkshops gaan organiseren die verenigingen hierbij op weg helpen. Daarnaast gaat het NHV tijdens het EK voor dames in december (in 4 speelsteden) een grootschalig congres organiseren voor verschillende doelgroepen, zoals verenigingsbestuurders, trainers en scheidsrechters. Een andere belangrijke doelgroep die hierin een specifieke rol zullen hebben, zijn oudere jeugdleden. Er zal voor en door deze jeugdleden, de zogenaamde “WhoZnextteams” (zie www.whoznext.nl), een apart jeugdcongres plaatsvinden. Tenslotte is het NHV in 2011 een samenwerking aangegaan met het nieuwe social medium “Sportpoort” (www.sportpoort.nl). Dit initiatief, waar veel sportbonden en andere organisaties aan deelnemen, biedt een schat aan waardevolle kennis en informatie voor verenigingsbestuurders op alle niveaus en voor verschillende functies. In 2012 wordt dit platform verder ontwikkeld en gepromoot onder alle handbalverenigingen. HANDBALPROMOTIE 3. Handbalpromotiecampagne rondom EK Dames! Van 2 tot en met 16 december 2012 zal in vier Nederlandse speelsteden (Rotterdam, Apeldoorn, Eindhoven en Maastricht) het EK voor Dames georganiseerd worden (zie www.ekhandbal.nl voor meer informatie). Dit topevenement zal voor XX veel aandacht voor de handbalsport gaan zorgen. Los van deze media-exposure, die een positieve invloed zal hebben op de beeldvorming over handbal in het land, wordt het via het EK ook voor de lokale handbalclubs mogelijk om meer zichtbaar te worden voor hun omgeving. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het verspreiden van de al beschikbare handbalpromotiematerialen, het aanbieden van handbalkennismakingsprogramma’s op scholen, het organiseren van handbalclinics, etc. Vooral de NHV Verenigingsconsulenten zullen de verenigingen met raad en daad bijstaan om de landelijke aandacht voor de handbalsport ook regionaal lokaal zo goed mogelijk te benutten. De mogelijkheden en behoeften van de verenigingen zelf zijn hierbij leidend. Alle evenementen van de laatste decennia kenmerken zich door steeds dezelfde fouten: te weinig inschakelen van regionale en lokale kennis. Er moet en betere marketing- en communicatiestrategie komen naar leden en verenigingen toe!
Een Nieuw NHV
Pagina 24 van 38
Het EK voor Dames zal daarnaast nadrukkelijk gekoppeld worden aan de al bestaande NHVbreedtesportevenementen die ook in 2012 zullen plaatsvinden zoals de Nationale Sportweek (jaarlijks in april: www.nationalesportweek.nl). de diverse Nederlandse Kampioenschappen die jaarlijks in het voorjaar plaatsvinden: de NK’s Zaalhandbal (voor A- en B-jeugd), Afdelingsselecties, Beach Handball, Basisscholen en Mission Olympic (voortgezet onderwijs: www.missionolympic.nl). de Grote Clubactie (jaarlijks in september: www.clubactie.nl). spelregeltesten clubtoernooien
Een Nieuw NHV
Pagina 25 van 38
3. het nieuwe organisatie schema
bondsvergadering
bondsbestuur
adviesgroep
Directeur 1 fte
directiesecretaresse 1 fte
medewerker commerciele zaken / sponsoring 1 fte
medewerker communicatie 1 fte
manager bedrijfsvoering 1 fte
medewerkers financien en automatisering 3 fte
topsport
competitieleider 1 fte
technisch directeur 1 fte
coaches en trainers 4 fte
ondersteuning 1,7 fte
Een Nieuw NHV
programmanager breedtesport 1 fte
regiomedewerkers competitie 4 fte
leden werkgroepen
verenigingsconsulenten
leden werkgroepen
manager opleidingen 3 fte
incl. projecten 8 fte
leden werkgroepen
Pagina 26 van 38
4. functie omschrijvingen (als bijage) 5. het nieuwe werken 1. Het nieuwe werken vanuit het perspectief van de werknemer Voor veel medewerkers (al 1/3 vd Nederlanders werkt flexibel!), betekent ‘het nieuwe werken’: flexibel werken, dus werken waar (en wanneer) je wilt ('your office anywhere'). In de praktijk betekent dit: het flexibiliseren van de arbeidstijden (variëren in begin- / eindtijdstip vd werkdag en duur) en het variëren van de locatie van waaruit wordt gewerkt. Werken in de sport betekent per definitie flexibele werktijden. De beoogde doelen van werknemers zijn: het ontlopen van de files, het beter kunnen combineren van werk en privé en in voorkomende gevallen minder een beroep te hoeven doen op kinderopvang. De resultaten van flexibel werken zijn voor de werknemer: het verkrijgen van een gevoel van vrijheid, zich gelukkiger voelen, afname van de stress en hierdoor neemt de aantrekkelijkheid baan die dit mogelijk maakt toe. 2. Het nieuwe werken vanuit het perspectief van de organisatie Zoals uit bovenstaande blijkt neemt de aantrekkelijkheid van het NHV voor medewerkers toe, hetgeen zich vertaalt in grotere loyaliteit een betere werksfeer en minder ziekteverzuim! Bovendien werkt het NHV in een projectenstructuur, hetgeen betekent dat wisselende groepen medewerkers op vaak wisselende locaties moeten samenwerken. 3. Hoe faciliteer ik het nieuwe werken in onze organisatie? Een ICT-structuur waarin iedereen op willekeurige locaties kan werken is een eerste vereiste. Bovendien moeten documenten voor een ieder, altijd en overal, overzichtelijk beschikbaar en toegankelijk zijn. Onze ICT-beheerder biedt Hosted Exchange 2010 aan, deze is gebaseerd op Microsoft-technologie, waarmee kleine en middelgrote bedrijven efficiënter kunnen communiceren en effectiever kunnen concurreren. Waarom Hosted Exchange 2010 voor het NHV de ideale oplossing is? Geen serveronderhoud Werken vanaf elke plek met internettoegang Geen serversoftware die je up2date moet houden De data van het NHV veilig in een zwaar beveiligd datacenter Dagelijkse backup Ook op PDA’s of iPhone beschikbaar Meerdere virus-/spamfilters standaard geactiveerd Geen grote investering nodig Zeer scherp geprijsd Simpel en snel uit te breiden naar meerdere accounts De exchange zit op de snelste internetverbinding Standaard SLA en optie voor 24/7 SLA Pushmail Efficiënter kunnen werken Dankzij de uitgebreide clientfunctionaliteit van Microsoft Outlook en de veilige hostinginfrastructuur van onze ICTbeheerder is Hosted Exchange 2010 uitermate geschikt voor het NHV. Hosted Exchange 2010 zorgt voor een dagelijkse backup van de e-mail, agenda's, zakelijke contactpersonen en gedeelde bestanden en mappen.
Een Nieuw NHV
Pagina 27 van 38
6.
organisatieontwikkelinginstrument
Inleiding In dit document wordt het organisatieontwikkelinstrument ingeleid. Achtereenvolgens komen aan bod: -
aanleiding organisatieontwikkelinstrument begrippenkader uitgangspunten bij de uitwerking van het organisatieontwikkelinstrument toelichting normenkader toelichting meetmethode.
Aanleiding organisatieontwikkelinstrument In de Sportagenda 2012 is vastgelegd dat een continue verbetercyclus bij werkorganisaties van sportbonden op gang gebracht wordt. Daarbij staat een organisatieontwikkelinstrument voor ogen dat inzicht verschaft in de huidige kwaliteit, het toekomstperspectief en de mogelijkheden in ontwikkelstappen voor sportbonden. De focus daarbij ligt op de werkorganisatie.
Het doel van dit instrument is om de kwaliteit van sportbonden objectief en eenduidig inzichtelijk te maken en sportbonden te ondersteunen bij het professionaliseren van de werkorganisatie. Dit instrument vraagt om een meetmethode die eenduidig, eenvoudig en objectief het functioneren van de sportbonden meet en vervolgens helpt ontwikkelen.
Voor de ontwikkeling van het instrument (het normenkader en de meetmethode) is gekozen voor samenwerking tussen bondsdirecteuren, NOC*NSF en Twynstra Gudde in een werkgroep.
Het proces van het organisatieontwikkelinstrument Allereerst zijn de verwachtingen van het instrument, de kwaliteitscriteria, de methode en de consequenties die daaruit volgen gemanaged en besproken.
Vervolgens wordt een pilot georganiseerd om het instrument bij de sportbonden te testen. Daarna wordt geëvalueerd of het instrument ook doet wat het moet doen, namelijk; - het objectief meten van kwaliteit: op een door stakeholders geaccepteerde wijze en op een eenduidige manier (slechts op één manier te interpreteren)
Een Nieuw NHV
Pagina 28 van 38
- de kwaliteitsmeting eenvoudig en eenduidig laten verlopen (geen administratieve lastendruk, op één manier uitlegbaar en makkelijk in gebruik) - sportbonden helpen hun organisatie te ontwikkelen.
In beslisdocumenten zijn tijdens dit traject uitgangspunten, afspraken en besluiten vastgelegd. Het instrument is geen segmentatiemethodiek of afrekenmechanisme en het gebruik zelf kent ook geen financiële of organisatorische consequenties. De ontwikkeling van sportbonden staat centraal.
Leeswijzer Allereerst staan we in deze inleiding stil bij een aantal centrale begrippen. In dit document worden vervolgens de uitgangspunten bij het instrument verder toegelicht. Hoe zijn deze tot stand gekomen en waar voldoen ze aan? Vervolgens wordt een toelichting op het normenkader en de methodiek zelf gegeven. Zo kan dit document als toelichting worden beschouwd op het werken met het instrument. De combinatie van instrument, normenkader en methode wordt in dit document aangeduid met organisatieontwikkelinstrument.
Begrippenkader We gebruiken verschillende begrippen. Het helpt bij het begrijpen van het instrument en deze inleiding, als we eerst stilstaan bij deze begrippen. Kwaliteit
Het vermogen van een sportbond om professioneel te organiseren
Sportbond
De organisatie die het belang van de sport behartigt en verenigingsoverstijgende taken uitvoert
Organisatie
De gezamenlijke uitvoering van werkzaamheden door medewerkers, zonder onderscheid te maken tussen vrijwilligers-, bestuurlijke- en werkorganisatie
Werkorganisatie
De betaalde bureauorganisatie (werknemers) die de vrijwilligersorganisatie en de bestuurlijke organisatie ondersteunt
Methode/methodiek
Methode en handleiding die wordt ingezet bij het meten én ontwikkelen van kwaliteit
Normenkader
Het samenhangend geheel van normen, criteria, werkwijzen, etc. die bepalend zijn voor kwaliteit van sportbonden
Beslisdocument
Document voor de werkgroep om te beslissen over de voortgang van de pilot
Organisatieontwikkelinstrume Het instrument is de combinatie van het normenkader en de nt methode. Dit is dus de overkoepelende term voor het normenkader én de methode
N.B.
De begrippen zijn hier toegesneden op gebruik in de context van dit project.
Een Nieuw NHV
Pagina 29 van 38
Uitgangspunten bij uitwerking van het organisatieontwikkelinstrument Om tot een geaccepteerd normenkader en methode te komen, zijn verschillende eisen, uitgangspunten en opvattingen besproken. Ook is besproken waar het organisatieontwikkelinstrument niet over gaat, wat het niet is en waar het niet voor ingezet wordt. Hiermee is bij het opstellen van het normenkader rekening gehouden. Hierna lichten we deze uitgangspunten toe.
De terreinen van kwaliteit We hebben kwaliteit als volgt gedefinieerd.
Het vermogen van een sportbond om professioneel te organiseren.
Dat vermogen omvat de volgende terreinen en grenzen: - dit normenkader gaat over het organiseren maar niet over de inhoud van de sport - de verantwoordelijkheid voor het organiseren ligt in de sport voornamelijk in handen van de werkorganisaties en ondersteunt daarbij de bestuurlijke en de vrijwilligersorganisatie - goed sportbestuur betekent dat (het stellen van) doelen ook met het organiseren van de sport verbonden is. Goed sportbestuur moet georganiseerd worden. Deze aspecten van goed sportbestuur zijn opgenomen in het normen-kader - het organiseren van een werkorganisatie is geen statisch proces. Dat betekent dat de wijze van ontwikkelen deel uitmaakt van het normenkader. Werken in de sport Ook de condities die horen bij het werken in de sport hebben effect gehad op het normenkader. De onderwerpen die de context van de sport anders maken dan de context van andere branches en die de sportbonden onderling verbinden, zijn;: - de sterke emotie en de verbondenheid met de sport zelf - de blijvende afweging tussen investeren in het primaire of secundaire proces en de afweging tussen investeren in de sport of de randvoorwaarden - de organisatievorm met als entiteiten de ledenvergadering/ledenraad, het bestuur, de werkorganisatie, vrijwilligers, verenigingen en hun onderlinge afhankelijkheid - de financiële soberheid van de branche tegenover de grote ambities die sporters en de georganiseerde sport kenmerken - de samenhang en tegelijkertijd de spanningsvelden tussen top- en breedtesport - het werken met topsportcycli, gericht op de Olympische Spelen, WK’s, EK’s en andere (topsport)evenementen.
Een Nieuw NHV
Pagina 30 van 38
Verschillen tussen de sportbonden Het normenkader is zo uitgewerkt dat het voor alle sportbonden nut heeft er mee te werken. Echter, er zijn grote verschillen tussen de sportbonden onderling. Vastgesteld is dat de toets op professioneel organiseren alleen gedaan kan worden in de context van de organisatie. Met context wordt bedoeld “de sport en de wijze waarop deze wordt beoefend, de bondsstructuur en de doelstellingen die op dit moment in deze bond gekozen zijn”. De onderwerpen die een goed beeld geven van de specifieke context van een organisatie en waarin of waarop de bonden onderling verschillen binnen de bandbreedte van de sport, zijn; - de sport: er zijn grote verschillen in de beoefening van sporten: teamsport, individuele sport, binnen- en buitensport, etc. De regels in en het wezen van de sport hebben grote invloed op de organisatie van een sport/de bond en de cultuur - doelgroepen: verschillende sporten trekken verschillende doelgroepen aan qua; leeftijd, opleidingsniveau, etniciteit, et cetera. Verschillende doelgroepen hebben verschillende kenmerken, eisen en bijdrage aan een bond - historie: de ontstaansgeschiedenis en het verleden van een bond hebben invloed op de manier van (samen)werken, het mandaat en de rol van een werkorganisatie - kerntaken en doelstellingen: elke bond heeft een andere opvatting over haar kerntaken en de gekozen doelstellingen waardoor ook het primaire proces van de werkorganisaties vaker verschilt dan overeenkomt - besturing en besluitvorming: er zijn grote verschillen in de wijze van besturing van en besluitvorming binnen bonden - impact: er zijn grote verschillen tussen bonden in omvang, ledenaantal, achterban, organisatie, cultuur, financiële slagkracht, zichtbaarheid, draagvlak, etc.
Bovenstaande uitgangspunten maken dat het streven naar eenduidigheid en begrip voor de sportcontext een plek heeft gekregen in dit organisatieontwikkelinstrument. De eenduidigheid is geborgd in het normenkader. Het begrip voor de sportcontext (en daarmee rekening houden) is geborgd in de methode: de manier van omgaan met het normenkader.
Samenhang met de minimale kwaliteitseisenscan De minimale kwaliteitsscan is een algemene voorwaarde in de sport om in aanmerking te komen voor de Lottofinanciering. Dit geldt vanaf 2011. De veronderstelling is dat het voldoen aan minimale kwaliteitseisen een positief effect heeft op het vermogen van de werkorganisatie om professioneel te organiseren. We hebben daarom de onderwerpen van de minimale kwaliteitsscan meegenomen in het normenkader. Echter, de minimale kwaliteitseisenscan heeft een ander doel dan het organisatieontwikkelinstrument. Daarom zijn niet alle kwaliteitseisen herkenbaar terug te vinden in het normenkader. In principe voldoen de sportbonden vanaf 2011 aan de minimale kwaliteitseisen of zijn zij daar mee bezig. Voldoen aan de minimale kwaliteitseisen is geen voorwaarde voor gebruik van het instrument bij organisatieontwikkeling.
Een Nieuw NHV
Pagina 31 van 38
Toelichting normenkader De kern van het organisatieontwikkelinstrument is het normenkader. Een normenkader is de verzameling van objectieve eisen waaraan iets moet voldoen. Het ‘iets’ is in dit geval de kwaliteit van de werkorganisatie. De kern van normeren is te bepalen op welk niveau de kwaliteit op verschillende onderdelen er voor staat. Deze verschillende onderdelen zijn in een normenkader gegroepeerd tot hanteerbare en inhoudelijk betekenisvolle sets.
In het normenkader dat onderdeel is van het organisatieontwikkelinstrument, gaan de normen over het functioneren van de werkorganisatie van sportbonden. Meten met het normenkader levert (door normen) onderbouwde uitspraken op over de kwaliteit van organiseren van een sportbond, of het vermogen van een sportbond om professioneel te organiseren. Met meer inzicht in het huidige vermogen en het niveau van de verschillende onderdelen, kan de organisatie gericht verder ontwikkelen.
Onderdelen van het normenkader De hoofdthema’s zijn een onderverdeling die aangeeft op welke terreinen een werkorganisatie in de sport opereert. Dit zijn - governance/besturing - organiseren - ontwikkelen. De subthema’s zijn voor NOC*NSF en de sportbonden de essentiële thema’s waarover gesproken wordt wanneer het over de kwaliteit gaat op het terrein van het betreffende hoofdthema. Een criterium is de “maatstaf” of de inhoudelijke eis waaraan iets moet voldoen. In het normenkader zijn deze in vraagvorm geformuleerd. Een indicator is de eenheid of grootheid die bepaalt of iets aan het criterium voldoet. De indicatoren zijn per criterium op drie kwaliteitsniveaus beschreven.
Toelichting meetmethode Het organisatieontwikkelinstrument is bedoeld om werkorganisaties van sportbonden te meten en te ontwikkelen. Daarom vraagt de inzet van dit instrument om het balanceren tussen complexiteit en eenvoud, het ongevraagd of gevraagd advies geven en oog hebben voor plichten of voor rechten.
Een Nieuw NHV
Pagina 32 van 38
Het instrument omvat zowel het normenkader als de methode die gebruikt wordt bij de inzet van het normenkader. Het is niet bedoeld als beoordelingskader of afrekenmechaniek. De bonden zijn zelf verantwoordelijk voor de inzet van dit instrument ten behoeve van hun eigen ontwikkeling.
Activiteiten van de meetmethode De methode is de wijze waarop het normenkader wordt toegepast. Deze werkwijze kan op verschillende manieren worden vormgegeven. In ieder geval zijn er vier activiteiten die deel uitmaken van het proces: 1. informatie verzamelen en bundelen: naar thema en relevantie (wat is er allemaal bekend?) - het invullen van de vragenlijst - het betrekken van andere stakeholders met relevante kennis of informatie 2. informatie controleren: volledigheid en betrouwbaarheid (is dit alles en geeft het de juiste informatie?) - samen met de begeleider doorlopen van de informatie 3. bespreking, analyse, interpretatie: het verkennen van de huidige positie (waar sta je nu t.o.v. anderen?) en het verkennen van de ontwikkelrichting (waar wil en kun je naartoe?) - bijeenkomst/gesprek waarin de uitkomsten geanalyseerd en geïnterpreteerd worden 4. inzichten toepassen: het uitwerken van de ontwikkelstappen (wat te doen?) en het uitwerken van de ontwikkelwijze (hoe dat te doen?) - het organisatieontwikkelplan opstellen en uitwerken. Betrokken personen en rollen Bij het gebruik van het instrument en de verschillende activiteiten worden verschillende partijen betrokken in een rol die bij de inzet van dit instrument past. We identificeren in ieder geval onderstaande partijen. Sportbond: - de bond heeft uiteraard de belangrijkste rol in het gebruik van het instrument. De bond is leidend bij de uitvoering en in haar eigen ontwikkeling. Coördinator: - rond de inzet van het instrument zijn coördinerende werkzaamheden nodig. Deze praktische en ondersteunende rol wordt opgepakt door NOC*NSF. Begeleider: - de inhoudelijke ondersteuning bij het meten en ontwikkelen van de kwaliteit van een sportbond. Deze rol kan door meerdere partijen worden ingevuld. Meerdere partijen (zoals de bond zelf, een andere bond, NOC*NSF, een externe partij, et cetera) kunnen de rol van begeleider invullen. Al deze verschillende begeleiders hebben elk hun eigen voor- en nadelen. Een externe partij heeft bijvoorbeeld een grotere onafhankelijkheid. Onafhankelijkheid betekent meer afstand, iets waar minder sprake van is bij bijvoorbeeld de accountmanagers van NOC*NSF als begeleider. Begeleiding door een andere bond maakt het gebruik van hun eigen ervaringen mogelijk en zelfbegeleiding creëert meer ruimte voor het bespreken van vertrouwelijke informatie en de spanning van de dagelijkse realiteit. Welke begeleider het best past bij welke individuele bond is op voorhand lastig te zeggen. Welke begeleidingsvormen de methodiek (en de meeste bonden) het best past, kan in een pilot getoetst worden. Een Nieuw NHV
Pagina 33 van 38
Een Nieuw NHV
Pagina 34 van 38
7. stappenplan financiele administratie Stappenplan tot integratie van de financiële administratie van NHV Afdeling X in de financiële administratie van NHV Centraal.
Inleiding. Door het bestuur van afdelingen van het NHV is het besluit genomen om de financiële administratie van de afdeling over te hevelen naar NHV Centraal. Om de overdracht van de financiële administratie zo soepel en zorgvuldig mogelijk over te laten gaan zal er een bijeenkomst gepland worden op 19 juli en 23 augustus 2011met daarbij aanwezig: Namens de afdelingen: de afdelingpenningmeesters eventueel aangevuld met 1 medewerker of bestuurslid. Namens NHV Centraal: Lex Nannings, Gerard van Uem en Anke Willemse en Ad Tielemans
Uitvoering werkzaamheden. Bij NHV Centraal wordt de financiële afdeling bemand door Gerard van Uem als administrateur (full-time) en Anke Willemse als financieel medewerkster (part-time). Bij het NHV Centraal wordt gewerkt met het boekhoudpakket van Exact Globe. Binnen dit pakket bestaat de mogelijkheid om projectadministraties te voeren. De administraties van de afdelingen worden binnen de financiële administratie van NHV Centraal opgenomen als een aparte projectadministratie. Dit geeft als resultaat dat voor elke afdeling de financiële gegevens apart inzichtelijk zijn en gepresenteerd kunnen worden. Zoals gebruikelijk is, binnen NHV Centraal zal er binnen 6 weken na afloop van een kwartaal een financiële rapportage kunnen worden verstrekt.
Financiële werkzaamheden. Door het afdelingsbureau worden de navolgende financiële werkzaamheden verricht: o o o o
contributie inning opmaken van de voorschotnota opmaken van de eindafrekening eventuele zaalhuur betaling en doorbelasting naar verenigingen
Een Nieuw NHV
Pagina 35 van 38
o o o o o o o o
opleggen van boetes bij te late betalingen incasseren van boetes bij fouten in de wedstrijdformulieren en overige boetes met betrekking tot de competitie betalingen van declaraties en facturen betalingen van scheidsrechters doorbelasting en kostenverdeling van de scheidsrechterskosten salarisadministratie (zal vervallen in de nieuwe situatie) overige werkzaamheden …..
Stappenplan en overdracht. Om een helder en juist inzicht te krijgen over de financiële positie zal de financiële administratie van de diverse afdelingen met ingang van 1 juli 2011 worden opgenomen in de administratie van NHV Centraal. Dit heeft tot gevolg dat er vanaf het gehele boekjaar 2012 een eenduidige financiële rapportage zal worden gepresenteerd. De financiële verantwoording zal geschieden op factuurbasis om zodoende een juist inzicht te hebben in de vorderingen en schulden.
Controle op de juistheid van facturen en declaraties De facturen en declaraties zullen na ontvangst bij NHV Centraal worden gescand en wekelijks worden gemaild naar de verantwoordelijke. Uiteraard zal dit ook van toepassing zijn op post voor het afdelingsbestuur dat in Oosterbeek wordt ontvangen.
Betaling van facturen en declaraties. Na ontvangst van een akkoordverklaring zullen de facturen worden opgenomen in het betaalcircuit. Gebruikelijk is om facturen binnen een maand na ontvangst in Oosterbeek te betalen. Declaraties worden betaald na akkoordverklaring. De betalingen binnen NHV Centraal geschieden in principe eens per week op de donderdag.
Bankzaken. Binnen de diverse afdelingen zijn er verschillende bankinstellingen actief als huisbankier. Op de voorschotnota’s en afrekeningen die door NHV Centraal worden verzonden zal het rekening nummer van NHV Centraal worden vermeld. Verenigingen die nog betalingen verrichten via de Bank van de afdeling zullen worden geïnformeerd over de wijziging van het bankrekening nummer.
Een Nieuw NHV
Pagina 36 van 38
Op het moment dat er geen geldverkeer meer is bij de Bank van de afdeling zal deze rekening in overleg met het afdelingsbestuur worden opgeheven. De tekeningsbevoegdheid van de rekening van de Bank kan overgedragen worden naar NHV Centraal.
Voorschotnota’s / afrekeningen. De verenigingen zullen de voorschotnota over het seizoen 2011-2012 ontvangen vanuit NHV Centraal. Als basis zal hiervoor de huidige werkwijze gelden. De afrekening over het seizoen 2010-2011 zal op de gebruikelijke wijze worden gedaan.
Zaalhuur. Momenteel is het in sommige afdelingen gebruikelijk dat de nota’s van de zaalhuur worden gezonden naar het afdelingsbureau. Deze betaalt en factureert de kosten aan de desbetreffende vereniging. Dit is vrij arbeidsintensief. Er zal een inventarisatie komen in samenspraak met de verenigingen waarbij het uitgangspunt zal zijn dat de verenigingen rechtstreeks de nota’s ontvangen van de verhuurder van de zalen.
Communicatie richting verenigingen en leveranciers. Richting de verenigingen en leveranciers zal er een brief opgesteld worden waarin de veranderingen opgenomen zijn ten aanzien van: o o o o o
adressering van de poststukken vestigingsadres telefoonnummer bankrekening nummer namen van medewerkers.
Communicatie richting afdelingsbestuur. Naar aanleiding van de gepresenteerde kwartaal rapportages zal er periodiek overleg zijn tussen het afdelingsbestuur en NHV Centraal.
Diverse attentiepunten.
Huisvesting: Een Nieuw NHV
Pagina 37 van 38
o o o o o o o o
huurcontract inventaris (bureaus, kasten, pc’s e.d.) kopieermachine telefoon post verzekeringen archief digitaal archief
Opleiding: Aansturing vanuit NHV Centraal in overleg met de werkgroep Verenigingsondersteuning: Zoals gebruikelijk via NHV Centraal in overleg. Competitie:
o
o opzet zoals vorig jaar o aansturing vanuit NHV Centraal in overleg met de werkgroep inhuur zalen
Een Nieuw NHV
Pagina 38 van 38
