EDITIE 2012 JEUGDDIENST-JEUGDRAAD GEMEENTE ROTSELAAR DEEL 1

EDITIE 2012 JEUGDDIENST-JEUGDRAAD GEMEENTE ROTSELAAR

DEEL 1

Vanaf 1 september 2011 wordt in onze gemeente een nieuw fuifreglement toegepast. Dit reglement komt er na een grondige evaluatie van het huidige fuifreglement en na overleg met de Rotselaarse jeugdraad en de politiezone Begijnendijk-RotselaarTremelo. Fuiven hebben een belangrijke sociale betekenis voor jongeren. Het is de ideale plek om nieuwe mensen te ontmoeten, te dansen op goede muziek, zich te amuseren. Aan een goed georganiseerde fuif gaan heel wat voorbereidingen vooraf. Een fuif blijkt pas echt geslaagd wanneer alles rustig en gemoedelijk verloopt, zowel voor jongeren, politie als buurtbewoners. Op dat vlak dragen fuiforganisatoren een grote verantwoordelijkheid. Deze fuifbrochure is opgemaakt om fuiforganisatoren wegwijs te maken in het nieuwe fuifbeleid, om te duiden welke inspanningen er verwacht worden en om een leidraad aan te bieden bij de organisatie van de fuif. In een eerste deel van de brochure krijg je een overzicht van het fuifreglement van de gemeente Rotselaar. In een tweede deel vind je een beknopt draaiboek, met aandachtspunten en algemene info, dat je kan gebruiken bij je fuiforganisatie. Samen met het nieuwe fuifreglement, kunnen fuiforganisatoren op de jeugddienst ‘fuifkoffers’ ontlenen. Met deze fuifkoffers willen we als gemeentebestuur fuiforganisatoren extra ondersteunen bij een veilig en vlot verloop van hun fuiven. Deze brochure is een aanzet om het fuiven in Rotselaar positief te benaderen en om ervoor te zorgen dat ‘fuiven onder de kerktoren’ kan blijven bestaan. Veel fuifplezier!

VOORWOORD

Lucia Wouters Schepen van jeugd

3

1. Fuifbeleid



1.1. Toepassingsgebied 1.2. Aanvraag en toelating 1.3. Verzekering 1.4. Sluitingsuur 1.5. Geluid 1.6. Veiligheid en preventie 1.6.1. Alcohol en fuiven 1.6.2. Brandveiligheid 1.6.3. Stewards – security 1.6.4. EHBO 1.6.5. Vermeldingen voor publiek 1.7. Milieu

2 Draaiboek 2.1.: VOOR DE FUIF

2.1.1. Concept 2.1.2. Locatie 2.1.3. Muziek – DJ 2.1.4. Sponsors 2.1.5. Promotie 2.1.6. Materiaal 2.1.7. Aanvragen en vergunningen 2.1.8. Verzekeringen

6 6 6 7 7 7 7 8 8 9 11 11 12 13 14 14 14 14 15 15 16 17 18

2.1.9. Inkomkaarten 2.1.10. Veiligheid 2.1.11. Preventie 2.1.12. Kostenraming 2.1.13. Afspraken met medewerkers 2.1.14. Algemene tips 2.2.1. Taakverdeling 2.2.2. Eindverantwoordelijken 2.2.3. Toegang – kassa 2.2.4. Vestiaire 2.2.5. Alcohol 2.2.6. Drugs 2.2.7. Preventie 2.2.8. Geluidshinder 2.2.9. Einde van de fuif

20 20 20 21 21 21 23 23 23 23 24 24 25 25 25 26

2.3.: NA DE FUIF

27

3. NUTTIGE CONTACTGEGEVENS

29

2.2.: TIJDENS DE FUIF



2.3.1. Opruimen 2.3.2. Financieel 2.3.3. Evaluatie 2.3.4. Bedanking

27 27 27 27

DEEL 1

1. Dit deel focust op enkele belangrijke krachtlijnen uit het Rotselaarse fuifbeleid. Lees er zeker het volledige fuifreglement van de gemeente Rotselaar op na dat je kan terugvinden op www.rotselaar.be/jeugd onder de rubriek ‘fuiven in Rotselaar’ of op de website van de jeugdraad: www. jeugdrotselaar.be. Op de jeugddienst kan je ook terecht voor een exemplaar van het fuifreglement of voor informatie i.v.m. het organiseren van een fuif in de gemeente Rotselaar.

1.1. Toepassingsgebied

Het fuifreglement geldt enkel voor publiek toegankelijke (openbare) fuiven die plaatsvinden op het grondgebied van de gemeente Rotselaar, dus niet voor privéfuiven. Er is sprake van een privéfuif als er op de fuif enkel mensen toegelaten zijn die een persoonlijke uitnodiging hebben ontvangen. Het moet hierbij uitgesloten zijn dat anderen dan de genodigden aan het gebeuren kunnen deelnemen. Bij een privé-fuif bestaat er een band tussen de organisator en de genodigden. (bijvoorbeeld: trouwfuif, verjaardagsfuif,…) Een openbare fuif daarentegen, staat open voor iedereen, eventueel tegen betaling van een toegangsprijs. Privé-feestjes en dus ook privé-fuifjes vallen in principe niet onder dezelfde regels als fuiven, maar uiteraard wel onder de algemene regels van openbare orde, nachtlawaai, burenhinder, enz. waartegen de politie altijd kan optreden. Opgelet! Ook voor privéfuiven moet je SABAM en billijke vergoeding betalen! Het privé-karakter van een fuif sluit deze ‘auteursrechten’ niet uit!

TIP: Ook al bestaat geen wettelijke meldingsplicht voor privé-feestjes, het is aangewezen om de buren op de hoogte te brengen van je initiatief. Zo laat je zien dat je rekening wil houden met de nachtrust van de omwonenden en dat je klachten zoveel mogelijk wil voorkomen. Enkel verenigingen van binnen de politiezone Begijnendijk-Rotselaar-Tremelo kunnen een aanvraag indienen voor de organisatie van een tent- of openluchtfuif. Indien je een fuif organiseert in een VLAREM vergunde zaal, dan geldt te allen tijde de goedgekeurde vergunning van de desbetreffende locatie (aantal decibels, brandveiligheid, hygiëne enz.).

1.2. Aanvraag en toelating

Er kan enkel een fuif worden ingericht na toelating van het college van burgemeester en schepenen. Om een toelating van het college te bekomen, dien je een aanvraag voor het inrichten van een fuif in bij de jeugddienst van Rotselaar. In de gemeente Rotselaar kan je 3 categorieën van fuiven onderscheiden. Afhankelijk van de categorie, verschilt de termijn waarbinnen je de fuifaanvraag moet indienen. Een overzicht: Categorie I: Fuiven met een bezoekersaantal tot 400 personen, die doorgaan in een vaste infrastructuur Met een ‘vaste infrastructuur’ wordt bedoeld: een fuifzaal, een verenigingslokaal, een jeugdhuis enz. Tentfuiven of openluchtfuiven met een bezoekersaantal tot 400 personen vallen niet onder deze categorie maar onder categorie II.

6

• Indienen van de fuifaanvraag uiterlijk 1 maand vóór de fuif. Categorie II: Fuiven met een bezoekersaantal vanaf 401 tot 800 personen of fuiven die niet doorgaan in een vaste infrastructuur • Indienen van de fuifaanvraag uiterlijk 3 maanden vóór de fuif. Categorie III: Fuiven met een bezoekersaantal vanaf 801 personen • Indienen van de fuifaanvraag uiterlijk 3 maanden vóór de fuif.

TIP: Wacht tot je de toelating van het college van burgemeester en schepenen hebt

ontvangen, vooraleer je promo begint te voeren en allerlei grote contracten afsluit (DJ’s, huur tenten,…). Het aanvragen van een fuif doe je via het aanvraagformulier dat je terugvindt op www.rotselaar.be/jeugd, op www.jeugdrotselaar.be of op de jeugddienst. Indien je een fuif organiseert op een privé-eigendom, dan steek je een ondertekende toelating van de eigenaar(s) van de percelen waarop de fuif doorgaat bij het aanvraagformulier. Het ingevulde aanvraagformulier bezorg je op de jeugddienst: • Per post: • Per mail: • In levende lijve:

1.3. Verzekering

jeugddienst Rotselaar Provinciebaan 20 3110 Rotselaar [email protected] Provinciebaan 2, 3110 Rotselaar

Je bent verplicht een evenementenverzekering af te sluiten voor de fuif die je organiseert.

1.4. Sluitingsuur

Elke fuif die plaatsvindt op het grondgebied van de gemeente Rotselaar moet uiterlijk eindigen om 04u00. Dit sluitingsuur moet ingeleid worden door een systematische afbouw van de fuif. Dit om de overlast die een sluitingsuur kan meebrengen, preventief in te perken. • 3u30: Stop verkoop drank- en eetbonnen • 3u45: Stop muziek • 4u00: Stop verkoop drank en/of voeding en einde fuif

1.5. Geluid

Tijdens de fuif geldt een maximum geluidsniveau van LAeq,15min = 95dB(A). Als organisator zorg je voor een geijkte geluidsbegrenzer op de aanwezige muziekinstallatie(s). Op de jeugddienst kan je een geluidsbegrenzer ontlenen. Indien er geen geluidsbegrenzer beschikbaar is op de jeugddienst, dan voorzie je als organisator er zelf een. Voor en tijdens de fuif kunnen controles op het geluidsniveau worden uitgevoerd door politie of een aangestelde van het gemeentebestuur.

1.6. Veiligheid en preventie

Een goed georganiseerde fuif staat of valt met de inspanningen die je als organisator levert op het vlak van veiligheid en preventie. Als organisator draag je hierbij een grote verantwoordelijkheid. Het is belangrijk de nodige preventieve maatregelen te nemen om het risico op overlast en verstoring van de openbare orde zo klein mogelijk te houden. Minstens even belangrijk is de creatie van een veilige fuifomgeving die het risico op ongevallen, brand,... zo veel mogelijk beperkt. Een grote kluif maatregelen van het Rotselaarse fuifreglement, spitst zich dan ook toe op veiligheid en preventie. Een overzicht.

7

1.6.1. Alcohol en fuiven

Wat alcoholhoudende dranken betreft, kunnen in Rotselaar tijdens fuiven enkel pilsbieren en/of fruitbieren met een alcoholgehalte van maximum 5,2% en mousserende wijnen worden geschonken. Het college van burgemeester en schepenen geeft geen vergunningen voor het schenken van sterke dranken op fuiven. Omwille van veiligheidsredenen mogen op fuiven geen glazen worden gebruikt. Zorg ervoor dat fuifbezoekers de fuiflocatie niet kunnen betreden met eigen drank.

- 16 en alcohol

Het is bij wet verboden om elke drank of elk product waarvan het effectief aloholvolume hoger is dan 0,5% vol. te verkopen, te schenken of aan te bieden aan min-zestienjarigen. In diezelfde wet (Wet houdende diverse bepalingen inzake gezondheid – 10 december 2009) kan je lezen dat van elke persoon die alcoholhoudende producten wil kopen, mag gevraagd worden aan te tonen dat hij of zij ouder is dan zestien. Als organisator van een fuif in Rotselaar voorzie je een polsbandjessysteem waardoor er een onderscheid gemaakt wordt tussen min-zestienjarigen en plus-zestienjarigen. Vraag de fuifbezoekers aan de inkom om hun leeftijd aan te tonen. Dit kan aan de hand van een identiteitskaart, een rijbewijs, een studentenkaart met foto enz. Indien iemand weigert aan te tonen of hij of zij plus-zestien is, geef je hem of haar geen polsbandje waarmee de persoon in kwestie alcohol kan kopen. Het werken met polsbandjes is één ding. Het naleven van het verbod is een tweede. Zorg dat alle medewerkers van de fuif (en de tappers in het bijzonder) goed geïnformeerd zijn en dat ze wel degelijk rekening houden met het polsbandje wanneer iemand alcoholhoudende dranken wil kopen.

TIP: Je kan als organisator gratis kraantjeswater schenken. Dit kost je praktisch niets en kan mensen ertoe aanzetten om meer water te drinken bij het fuiven!

1.6.2. Brandveiligheid

De organisator van een fuif in een vaste infrastructuur of van een fuif in een tent of openlucht moet te allen tijde een brandveiligheidsattest kunnen voorleggen. Organiseer je een tent- of openluchtfuif of heeft de zaal waarin je fuif doorgaat geen brandveiligheidsattest, dan moet je een brandweercontrole laten uitvoeren voorafgaandelijk aan de fuif. Neem hiervoor tijdig contact op met de brandweer van Leuven. Je vindt de contactgegevens achteraan in deze brochure. Het maximum aantal toegelaten personen op de fuiflocatie moet te allen tijde gerespecteerd worden. Als fuiforganisator dien je erop toe te zien dat er niet meer personen dan toegelaten op een bepaald moment aanwezig zijn op de fuiflocatie. Volgende bandveiligheidsmaatregelen moeten worden nageleefd bij de organisatie van een (tent)fuif: • De brandweer moet ten allen tijde over een toegangsweg beschikken met een breedte van minimaal 3meter en een permanent vrije hoogte van minimaal 4meter. • De tent mag zich niet verder bevinden dan 60meter van een plaats waar de brandweervoertuigen zich kunnen opstellen. • Rondom de tent moet zich steeds vanaf de tentharingen een vrije doorgang van minimaal 1,20meter bevinden. • In de tent moet 1 bluseenheid met minimaal 2 blustoestellen per 150m² voorzien worden. • Elk kraam of elke stand met een kook-, bak- of braadtoestel moet in

8

het bezit zijn van 1 blus toestel. • Frituren moeten bijkomend beschikken over een branddeken. • De opslagplaats van brandstoffen zoals gasflessen dient steeds buiten de tent te gebeuren, gegroepeerd, tegen omvallen beschermd, afgesloten voor het publiek en vlot bereikbaar voor de brandweer. • Voor gas- en elektrische installaties moet ten allen tijde een keuringattest kunnen worden voorgelegd dat is opgemaakt door een erkend organisme zoals aangeduid in artikel 275 van het AREI en artikel 829 van het ARA. Dit verslag mag niet ouder zijn dan 13 maanden. • Ballonnen gevuld met een brandbaar gas zijn verboden. • Voor de breedte van de uitgangen wordt gerekend met 1,25 cm uitgang per aanwezige persoon. De totale bezetting wordt berekend aan 2 personen per m² netto oppervlakte. De netto opppervlakte wordt bepaald in overleg tussen de organisator en de brandweer. • Vanaf een bezetting tussen 50 en 250 personen moeten er minimaal 2 uitgangen aanwezig zijn, bij voorkeur in tegenovergestelde richtingen. Tot 500 personen moeten er minimaal 3 uitgangen aanwezig zijn, terwijl er steeds 1 extra uitgang moet worden voorzien per begonnen schijf van 500 personen. • De verschillende uitgangen moeten aangeduid worden d.m.v. voorgeschreven pictogrammen en veiligheidsverlichting. • Uitgangen en evacuatiewegen moeten steeds vrij blijven. Het tentzeil bij uitgangen mag nooit dicht gevlochten zijn. • Het tentzeil moet minimaal brandklasse A2 bezitten. De organisator moet hier ten allen tijde een bewijs van kunnen voorleggen.

1.6.3. Stewards – security

Een fuif organiseren brengt heel wat verantwoordelijkheden met zich mee. Als organisator moet je de veiligheid van de fuifbezoekers kunnen waarborgen. Dit wil zeggen dat je als organisator een zo veilig mogelijke fuiflocatie creëert en dat je hiertoe alle mogelijke voorzorgsmaatregelen neemt.

a) Fuiven in Rotselaar: 3 categorieën In de gemeente Rotselaar kan je 3 categorieën van fuiven onderscheiden. Elke categorie heeft een aantal specifieke maatregelen met betrekking tot het aspect ‘security’. Een overzicht: Categorie I: Fuiven met een bezoekersaantal tot 400 personen, die doorgaan in een vaste infrastructuur. Met een ‘vaste infrastructuur’ wordt bedoeld: een fuifzaal, een verenigingslokaal, een jeugdhuis enz. Tentfuiven of openluchtfuiven met een bezoekersaantal tot 400 personen vallen niet onder deze categorie maar onder categorie II. • De organisator stelt 4 vrijwilligers van de eigen vereniging of 4 personen van een vergunde bewakingsonderneming aan om toezicht te houden op het veilig en ordelijk verloop van de fuif. • De organisator stelt 2 personen aan om toezicht te houden in de omgeving van de fuiflocatie. Met de ‘omgeving van de fuiflocatie’ wordt minstens bedoeld: de parking aan de fuiflocatie en de voorliggende straten. Categorie II: Fuiven met een bezoekersaantal vanaf 401 tot 800 personen of fuiven die niet doorgaan in een vaste infrastructuur • De organisator stelt 6 vrijwilligers van de eigen vereniging of 6 personen van een vergunde bewakingsonderneming aan om toezicht te houden op het veilig en ordelijk verloop van de fuif. • De organisator stelt minimum 2 personen aan van een vergunde bewakingsonder- neming, en dit bovenop het aanstellen van de hierboven vermelde 6 vrijwilligers of 6 personen van een vergunde bewakingsonderneming. De naam van de vergunde bewakingsonderneming deel je mee aan de jeugddienst via het fuifaanvraagformulier. • De organisator stelt 2 personen aan om toezicht te houden in de omgeving van de fuiflocatie. Met de ‘omgeving van de fuiflocatie’ wordt minstens bedoeld: de parking aan de fuiflocatie en de voorliggende straten.

9

Categorie III: Fuiven met een bezoekersaantal vanaf 801 personen Voor fuiven van de derde categorie roept de jeugddienst een coördinatievergadering samen, waarop de organisator van de fuif, een afvaardiging van de politiezone Begijnendijk-Rotselaar-Tremelo en een afvaardiging van de gemeente Rotselaar wordt verwacht. Op de coördinatievergadering kunnen indien nodig bijkomende experts worden uitgenodigd. Op deze coördinatievergadering wordt gekeken naar de specifieke situatie en inplanting van de fuif, naar mogelijke gevolgen van de fuif op de (verkeers)veiligheid, naar het verloop van eventuele vorige edities van de fuif enz. Op die manier worden op de coördinatievergadering de nodige veiligheidsmaatregelen bepaald, die een veilig en ordelijk verloop van de fuif waarborgen: • Het aantal in te zetten vrijwilligers van de eigen vereniging of personen van een vergunde bewakingsonderneming, om toezicht te houden op het veilig en ordelijk verloop van de fuif. • Het bijkomend aantal in te zetten bewakingsagenten van een vergunde bewakingsonderneming. • Het aantal in te zetten personen om toezicht te houden in de omgeving van de fuiflocatie. • Wat juist wordt bedoeld met de ‘omgeving van de fuiflocatie’ of m.a.w. waar precies toezicht moet worden gehouden in de omgeving van de fuif. Het exacte aantal in te zetten personen wordt op de coördinatievergadering bepaald. Gezien de grootte van de fuif, kan je er echter vanuit gaan dat de aantallen minstens zullen overeenkomen met het aantal in te zetten personen voor fuiven van categorie II.

Opgelet! Op vraag van de politie of op vraag van de gemeente kan er ook voor fuiven van categorie I of categorie II een coördinatievergadering worden samengeroepen. b) Vrijwillige bewakers Als je kiest om te werken met een vrijwillig bewakingsteam, dan zijn hier een aantal wettelijke voorwaarden aan verbonden. Een volledig overzicht vindt je terug onder artikel 5.9. in het fuifreglement. Hier lees je alvast enkele belangrijke zaken waar je rekening mee moet houden als je vrijwillige stewards inzet: • De vrijwilligers moeten lid zijn van de organiserende vereniging of er minstens een aanwijsbare band mee hebben. Bij een jeugdvereniging kunnen dit dus ook ouders zijn van leiding of leden! • De vrijwilligers zijn minstens 18 jaar oud. De postchef, dit is de persoon die de leiding heeft over het team van vrijwillige bewakers, is minstens 21 jaar oud. • De vrijwilligers kunnen de taak van bewakingsvrijwilliger slechts ‘sporadisch’ uitoefenen. Dit wil zeggen, maximum 4 keer per jaar. • De vrijwilligers oefenen hun taak onbezoldigd uit. Ze krijgen er dus geen geld voor in de plaats. Ook vergoedingen in natura of fooien zijn niet toegelaten. • De vrijwilligers moeten als ‘vrijwilliger belast met toezicht’ herkenbaar zijn door het publiek. Ze dragen hiervoor een herkenningsteken op de kledij of ze dragen uniformekledingsstukken. Indien ze kiezen voor het dragen van uniforme kledingsstukken, dan moet de kledij wit, zwart, rood of geel zijn. • De vrijwilligers mogen enkel taken uitoefenen van persoonscontrole. • De vrijwilligers gebruiken geen alcohol voor en tijdens de uitoefening van hun taak. Alcohol verandert het gedrag, ook bij interventies op een fuif. De vrijwilligers verliezen hun rechten als blijkt dat ze bij problemen onder invloed waren van alcohol en/of illegale drugs.

10

Bij het inzetten van een vrijwillig bewakingsteam stel je één van deze vrijwilligers aan als postchef. De leiding van het vrijwillige bewakingsteam berust bij deze postchef. De postchef is minstens 21 jaar oud. Tijdens de fuif is de postchef bereikbaar per gsm. Hij/ zij zal het aanspreekpunt zijn voor politiediensten bij eventuele problemen. De aanvraag voor de toestemming voor het inzetten van vrijwilligers voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten vind je terug op het fuifaanvraagformulier. Als je een vrijwillig bewakingsteam inzet, krijg je van de burgemeester hier al dan niet een schriftelijke goedkeuring voor. Als organisator moet je ervoor zorgen dat de originele toestemming en een kopie ervan aanwezig zijn op de fuiflocatie, gedurende de volledige duurtijd van de fuif. De vrijwilligers die voor het veiligheidstoezicht worden aangesteld: • Houden het publiek op de locatie en verwittigen de politiediensten bij problemen • Zien erop toe dat duidelijk zichtbaar dronken personen de toegang tot de fuiflocatie wordt ontzegd of verzoeken hen op te stappen en verwittigen de politiediensten bij problemen. • Leggen bij een vechtpartij de muziek onmiddellijk stil en verwittigen de politiediensten • Houden de nooduitgangen ten allen tijde vrij. c) Toezichters in de omgeving van de fuiflocatie Controle uitoefenen op de openbare weg of op openbare plaatsen is een exclusieve overheidstaak (politie). Toch zijn we ons als gemeentebestuur ervan bewust dat de organisatoren ondersteund kunnen worden om de overlast buiten de deuren aan te pakken, in samenwerking met de politie. De personen die toezicht houden in de omgeving van de fuiflocatie zorgen ervoor dat de fuifbezoekers op een rustige manier toekomen en weggaan zodat de nachtrust van de buren gewaarborgd blijft. Ze kunnen dit doen door op een vriendelijke, doch kordate manier de bezoekers attent te maken op eventuele overlast. Ze moeten hierbij wel rekening houden met het feit dat het handhaven van de openbare orde een taak is voor de politiediensten. Bij het vaststellen van een misdrijf

(bijv. een vechtpartij of vandalisme) mogen deze personen niet fysiek tussenkomen. Zij verwittigen in dat geval onmiddellijk de politie. Bij vechtpartijen mogen ze wel verbaal proberen de gemoederen te bedaren in afwachting van het arriveren van de politiediensten. Bij het arriveren van de politie kunnen ze helpen om de amokmakers te identificeren. d) Vergunde bewakingsonderneming Ga steeds na of de bewakingsonderneming beschikt over de nodige vergunningen! Een lijst met alle Belgische vergunde bewakingsfirma’s kan je terugvinden op www.vigilis. be.

1.6.4. EHBO

Als je een fuif organiseert, zorg je ervoor dat er altijd een EHBO-koffer aanwezig is op de fuiflocatie. Voor fuiven van categorie III (vanaf 801 personen) zorgt de organisator van de fuif gedurende de fuif voor een EHBO-post. Deze EHBO-post bevindt zich in een afzonderlijke ruimte en wordt aangeduid met pictogrammen, zodat de fuifbezoekers de EHBO-post kunnen lokaliseren. Er wordt een EHBO-verantwoordelijke aangesteld die een erkende initiatie EHBO heeft gevolgd. Bij megamanifestaties moet je zeker overwegen beroep te doen op de diensten van het Rode Kruis of het Vlaamse Kruis. Je vindt de contactgegevens achteraan. Denk eraan hen tijdig te contacteren.

1.6.5. Vermeldingen voor publiek.

Als je gebruik maakt van flyers ter promotie van je fuif, dan ben je verplicht volgende gegevens te vermelden op de flyer: • Sluitingsuur: 4u00 • Vol = vol

11

Ook op de fuif zelf ben je verplicht enkele zaken te vermelden. Je voorziet hiervoor op minstens 3 voor het publiek zichtbare plaatsen (aan de inkom, aan de verkoopstand van de bonnetjes en aan de drankstand) volgende boodschappen: • Stop verkoop drank- en/of eetbonnen: 3u30 • Stop verkoop drank en/of eten: 4u00 • Einde fuif: 4u00 • Rookverbod m.b.v. rookverbodstekens • Verbod op alcohol voor min-zestienjarigen • Verbod op illegale drugs In de fuifkoffer, te ontlenen op de jeugddienst, vind je hiervoor materialen. Ook op het vlak van alcohol- en drugspreventie willen we een steentje bijdragen. Je verspreidt hiervoor op minstens één manier een preventieboodschap m.b.t. alcohol en andere drugs via de communicatiekanalen die je gebruikt om promotie te maken voor je fuif. Bijvoorbeeld een preventieve boodschap op de flyer, affiche of website. Materiaal (logo’s, info, boodschap) hiervoor kan je bekomen via de intergemeentelijke preventiedienst: emailadres: [email protected]

tor erop toe dat de fuifbezoekers niet met drank naar buiten gaan. Je kan de afvalberg natuurlijk preventief inperken door te werken met herbruikbare bekers! De organisator duidt een opruimploeg van minstens 5 personen aan, die onmiddellijk na afloop van de fuif zowel de fuiflocatie als de buitenomgeving proper maken en meteen opruimen. Ten laatste 2 dagen na afloop van de fuif is de fuiflocatie en de buitenomgeving volledig opgeruimd en proper. Voor fuiven is het gewone gemeentelijke politiereglement inzake huisvuilophaling van toepassing. Indien er geen afvalcontainer aanwezig is, is de organisator verplicht de fracties restafval en PMD apart te verzamelen in de voorziene huisvuilbakken of –zakken en deze te deponeren langs de openbare weg op de geldende ophaaldata. Het gemeentebestuur van Rotselaar kan personen afvaardigen die belast worden met het controleren van het naleven van het fuifreglement. De organisator dient volledige medewerking te verlenen bij deze controle. Fuiforganisatoren dienen dan ook toegang tot de fuif te verlenen aan de afgevaardigde ambtenaren in functie (jeugdconsulent, preventieambtenaar, milieuambtenaar,…).

1.7. Milieu

Fuiven en feesten heeft natuurlijk ook een impact op het milieu, zowel op de fuiflocatie zelf als in de onmiddellijke omgeving. Denk maar aan de ettelijke drankbekers die op een fuif de revue passeren, als aan rondslingerend afval dat een spoor vormt tot aan de parking. Wegens veiligheidsredenen mogen op Rotselaarse fuiven geen glazen recipiënten worden gebruikt. Dit heeft als gevolg dat de meeste fuiforganisatoren kiezen voor plastieken bekers (= restafval). Om te voorkomen dat plastieken bekers na afloop van een fuif tot ver in de omgeving van de fuiflocatie terug te vinden zijn, ziet de organisa-

12

DEEL 2

2.1 2.1.1. Concept

Vooraleer je een fuif organiseert, denk je best eerst na welke soort fuif je wil organiseren. Hierbij moet je volgende aandachtspunten in de gaten houden: • privé of publiek • doelgroep • bezoekersaantal • muziekthema • datum Om gelijktijdig fuiven te voorkomen ga je na of er geen soortgelijke activiteiten op dezelfde dag doorgaan in de gemeente en of er geen grote fuiven zijn in de regio. Maak je gewenste datum ook snel bekend, bijvoorbeeld via de jeugdraad. Je kan activiteiten invoegen en raadplegen op de kalender van www.jeugdrotselaar.be en op www.rotselaar. be (Uit in Rotselaar).

2.1.2. Locatie

Kies je voor een zaal, een tent of een fuif in openlucht, dan moet je steeds rekening houden met een aantal aandachtspunten en voorschriften: • de capaciteit van de zaal, de tent of het terrein • de kostprijs van de locatie: huur tent, huur sanitair, huur podium, huur tapinstallatie en frigo’s, huur afsluiting, huur stroomgenerator. • de ligging van de locatie: parkeermogelijkheid, verkeersveiligheid, (geluids) overlast omwonenden,… • aanwezig materiaal • (brand)veiligheid

• vergunningen • verzekeringen Organiseer je een fuif in openlucht of in een tent, dan dien je een aanvraag voor de inrichting van de fuif uiterlijk drie maand vooraf aan de fuif in bij de jeugddienst. Organiseer je een fuif in een vaste infrastructuur (zaal, jeugdhuis, jeugdlokaal,…) met een maximum bezoekersaantal van 400 personen, dan moet je de aanvraag uiterlijk 1 maand voor de fuif dienen. Opgelet! Om contracten af te sluiten (bijvoorbeeld voor de huur van een zaal) moet je minstens 18 jaar oud zijn.

2.1.3. Muziek – DJ

Nadat je een concept hebt, sta je voor een volgende keuze. Welke muziek ga je spelen? Hierbij moet je de volgende vragen stellen: • Beperk je het muziekaanbod tot één stijl of laat je alle genres aan bod komen? • Welk publiek verwacht je op de fuif? Ook de keuze van de DJ is van belang. Hiervoor kan je beroep doen op een professional of je kan zelf de platen opleggen. Net als met je andere medewerkers moet je ook met de DJ de nodige afspraken maken: • over de reglementering inzake geluidsbegrenzing • over de afbouw van de fuif • over het stopzetten van de muziek bij problemen

14

2.1.4. Sponsors

Om de financiële lasten van je fuif minder zwaar te maken, kan je één of meer sponsor(s) zoeken. Je kan beroep doen op plaatselijke horeca, bedrijven en handelaars of een grotere sponsor aanspreken. Aangewezen is om steeds schriftelijke sponsorcontracten (sponsordossier) af te sluiten waarin zoveel mogelijk gegevens over de overeenkomst zijn opgenomen. Een sponsorcontract kan bestaan uit: • instaan voor het drukwerk, t-shirts, … • financiële steun • materiële ondersteuning Voor wat hoort wat, bijgevolg zal je de sponsor ook iets moeten aanbieden. Ook hier heb je verschillende mogelijkheden: • vermelding van hun logo op de affiche, flyer, t-shirts, inkomkaarten… • spandoek van de sponsor ophangen tijdens de fuif • gratis inkomkaarten Geef een duidelijke omschrijving van je activiteit, vooral van je doelpubliek en zoek sponsors die dit doelpubliek willen bereiken. Wees origineel en werk een goed plan uit als je grote sponsors wil strikken.

2.1.5. Promotie

Eveneens essentieel voor het slagen van je fuif is de promotie. a) Affiches • Wat wordt er georganiseerd? • Wanneer (datum en aanvangsuur) vindt het evenement plaats? • Waar (zaal, locatie) vindt de fuif plaats? • Wie organiseert de activiteit? • Wat is de toegangsprijs?

• Vermelding sponsors? • Wie is de verantwoordelijke uitgever? Zorg er voor dat je affiche duidelijk en origineel is! Opgelet! Affiches ophangen op het openbaar domein (elektriciteitscabines, bushokjes, straatmeubilair, …) is verboden in Rotselaar! Sinds 1 januari 2007 zijn alle affiches die kleiner zijn dan één vierkante meter vrijgesteld van aanplakkingtaks. Naast de A3-affiches, zijn dus ook A2-affiches (formaat 42x59,4cm), A1-affiches (formaat 59,4x84,1cm) en de A0-affiches (formaat 84,1x118,9cm) vrijgesteld van de aanplakkingtaks. Indien je een fuif met een liefdadig karakter organiseert, ben je vrijgesteld van zegeltaks. Dit betekent dat je de opbrengst van de fuif aan een liefdadig doel besteedt en dat iedereen belangeloos meewerkt. Je moet dan wel vermelden: “Vrij van zegel, art. 198, 7e wetboek der taksen”. Als je wel zegeltaks moet betalen, dan kan je dat via de drukker regelen of aanvragen bij het plaatselijke belastingskantoor dat je een nummer bezorgt om op de affiche te drukken. De gegevens van het kantoor bij jou in de buurt kan je opvragen bij het Ministerie van Financiën: Ministerie van Financiën Sector der registratie en domeinen Rijksadministratief Centrum Financietoren bus 58 Kruidtuinlaan 50 1010 Brussel Tel: 02-210 29 16

15

b) Flyers Voor flyers gelden ongeveer dezelfde principes als voor affiches. Zo gebruikt men vaak een verkleinde versie van de affiche. Verplicht te vermelden op flyers: • verantwoordelijke uitgever en adres • sluitingsuur: 4u00 • vol = vol • niet op de openbare weg gooien Indien je op privé-plaatsen strooibriefjes wenst uit te delen, denk er dan aan dat je steeds de toelating vraagt aan de eigenaar. Indien je op openbare plaatsen strooibriefjes wenst uit te delen, denk er dan aan dat je steeds de toelating vraagt aan het gemeentebestuur (aanvraag via de jeugddienst). c) Publiciteitsborden langs de openbare weg In Rotselaar is het verboden om reclamebordjes langs de weg te plaatsen. Wel kan je gebruik maken van de vaste gemeentelijke infrastructuur voor het plaatsen van publiciteitsborden. Het aanvraagformulier en reglement vind je via www.rotselaar.be/cultuur. d) Pers Je kan ook de lokale pers verwittigen. Om zeker aan bod te komen, kan je een aantal vrijkaarten ter beschikking stellen. Wil je dat je fuif wordt opgenomen in de activiteitenkalender van ‘Info Rotselaar’, surf dan naar www.rotselaar.be en klik op ‘UiT in Rotselaar’. Alle activiteiten die je invoert via deze UiTdatabank, verschijnen in de agenda op www.rotselaar.be en in de kalender van Info Rotselaar. Bovendien halen ook een heleboel regionale en nationale agenda’s en UiTinVlaanderen.be hun gegevens uit deze UiTdatabank.

e) Internet Via mail of sociale netwerksites kan je een affiche versturen naar alle mogelijke adressenlijsten of contacten. Op die manier kan je kosteloos, efficiënt en snel aan al je vrienden laten weten wat er te gebeuren staat. Daarnaast zijn er de sites www.rotselaar.be (UiT in Rotselaar) en www. jeugdrotselaar.be waar je melding kan maken van je fuif. f) Geluidswagens. Het gebruik van geluidswagens is verboden op het grondgebied van Rotselaar.

2.1.6. Materiaal a) Licht en geluid Vooraleer je materiaal huurt, ga je best eerst na wat je behoeften zijn. Ga op zoek naar licht en geluid op maat van je fuif. Als je een kleine fuif geeft, is het niet nodig om een heuse lichtshow te voorzien. Dit geldt ook voor de geluidsinstallatie. Als je materiaal huurt, is het verstandig om meerdere firma’s aan te spreken. Zo kan je op basis van prijsverschil, service en materiaal dat de firma ter beschikking stelt een juiste keuze maken. b) Ander materiaal Naast licht en geluid heb je soms ook nog ander materiaal nodig zoals tafels, podiumelementen, bekercollectoren enz. Via de gemeentelijke uitleendienst kan je een en ander bekomen. Surf naar www.rotselaar.be/cultuur voor het reglement en een aanvraagformulier. De provincie Vlaams-brabant beschikt over een uitgebreide uitleendienst. De uitleendienst stelt gratis materiaal ter beschikking voor social-profit organisaties, verenigingen en instellingen uit de sectoren jeugd, cultuur, onderwijs, sport, recreatie, leefmilieu, welzijn en gezondheid. Neem een kijkje op

16

www.vlaamsbrabant.be/uitleendienst. Opgelet! Weet dat je steeds tijdig je aanvraag moet indienen. Voorzie ook tijdig alle randartikelen zoals stempels, drankbonnen en wisselgeld. c) Fuifkoffer Via de jeugddienst kan je een fuifkoffer ontlenen. In een fuifkoffer zitten een aantal materialen die je bij de organisatie van je fuif van pas kunnen komen. Surf naar www.rotselaar.be/jeugd voor meer info.

2.1.7. Aanvragen en vergunningen a) Toelating fuif – Gemeente Rotselaar Bij het organiseren van een fuif moet je steeds een toelating hebben van het gemeentebestuur. Na het indienen van je aanvraagformulier krijg je een toelatingsbewijs. Aanvraagformulier: www.rotselaar.be/jeugd. (rubriek: fuiven) Meer info: zie punt 2.2: Aanvraag en toelating. b) Sabam Tijdens een fuif wordt er muziek gebruikt die auteursrechtelijk beschermd is. Om die muziek te mogen gebruiken, moet je de toestemming krijgen van de makers van deze muziek. Sabam is een organisatie met componisten, auteurs en uitgevers als leden. Sabam geeft de fuiforganisator de toestemming om gebruik te maken van de beschermde muziek. Om deze toestemming te krijgen moet je uiterlijk 10 dagen voor het evenement een “Aanvraag tot toelating” indienen bij Sabam. Het forfaitaire bedrag (tarief 105) dat je betaalt, is afhankelijk van de grootte van de fuifruimte en de toegangsprijzen.

Binnen de 8 dagen na de fuif moet je een lijst doorsturen met de opgave van de muziek die op je fuif werd gedraaid. Pas dan kan Sabam een correcte prijsberekening maken. Opgelet: ook voor privé-feesten en verjaardagsfuiven of -feesten moet je Sabam aanvragen. Het is pas als je een feest of fuif organiseert waarop je enkel en alleen familieleden uitnodigt, dat je wordt vrijgesteld van het betalen van de auteursrechten. Vergeet dit zeker niet want Sabam voert regelmatig controles uit. Indien je niet in orde bent, kan je een boete verwachten! Contactgegevens: SABAM Aarlenstraat 75/77 bus 2 1040 Brussel Tel 02-286.82.11 Fax 02-742.24.60 [email protected] www.sabam.be c) Billijke vergoeding Terwijl Sabam de rechten van de auteurs beschermt, dien je ook billijke vergoeding te betalen. Deze beschermt de rechten van de uitvoerders en de producenten.

17

Informeer steeds bij de zaaluitbater of je nog billijke vergoeding moet betalen! Het is mogelijk dat de zaaluitbater een jaarlijks forfait betaalt. Informeer dan wel voor welk tarief hij heeft gekozen! Opgelet! Indien je de aangifte zelf moet doen, dient de aangifte uiterlijk 5 werkdagen voor de activiteit binnen te zijn. Indien de fuif in een tent of in openlucht plaatsvindt, sta je altijd zelf in voor de betaling van de billijke vergoeding! Voor info en aanvraag: www.ikgebruikmuziek.be Net als bij Sabam kan je een boete krijgen als je niet in orde bent met je aanvraag! d) Vergunning voor etenswaren Voor het verkopen van etenswaren zoals chips en broodjes, heb je een vergunning ‘tot het fabriceren en/of in de handel brengen van voedingsmiddelen’ nodig. Deze kan je aanvragen bij de provinciale controle-eenheid van het Federaal Agentschap voor de veiligheid van de voedselketen. FAVV Vlaams-Brabant - Eetwareninspectie Greenhill Campus - Interleuvenlaan 15 blok E Researchpark Haasrode 1515 B-3001 LEUVEN Tel 016-390111 Fax 016-390105 [email protected] Als je beroep doet op een externe hotdogkraam-, frituuruitbater of cateringbedrijf, hoef je als organisator niet voor dergelijke vergunning te zorgen. De verkoper moet dit voor zijn rekening nemen. Voor éénmalige jaarfeesten van verenigingen ben je vrijgesteld van deze vergunningsplicht.

2.1.8. Verzekeringen

Voorkomen is beter dan genezen. Hoe goed je ook verzekerd bent, het is altijd beter als je via een goede preventie een ongeval hebt kunnen voorkomen. Maar ook al neem je als organisator de nodige voorzorgen, tijdens een fuif kan er altijd iets verkeerd gaan. Daarom is het aangewezen om een verzekering af te sluiten waardoor je beschermd bent tegen bepaalde risico’s. a) Evenementenpolis Verschillende verzekeringskantoren voorzien een evenementenpolis. Dit is een pakket waarin alle nodige verzekeringen zitten voor de organisatie van een fuif. Deze evenementenpolis is niet heel duur en wordt berekend op het aantal medewerkers. Een evenementenpolis is verplicht en moet worden voorgelegd aan de politie en de jeugddienst vóór aanvang van het evenement! b) Brandverzekering Een brandverzekering heeft tot doel om schade door brand aan roerende en onroerende goederen te dekken. Hierbij gaat het zowel om gebouwen als de inboedel. Een brandverzekeringspolis dekt ook andere risico’s zoals blikseminslag en ontploffing. Bovendien is het ook mogelijk om door deze verzekering dekking te voorzien voor schade die wordt veroorzaakt door storm, hagel of water. Wanneer je een zaal huurt, ga je best na of deze over een brandverzekering beschikt en of daarin een clausule “afstand van verhaal” is opgenomen. Dit wil zeggen dat wanneer er zich een brand voordoet op het moment dat de zaal verhuurd wordt, toch de brandpolis van de eigenaar van toepassing is.

18

Als zulk een clausule niet opgenomen is in de brandpolis van de zaaluitbater, dan neem je best zelf een brandverzekering gedurende de periode dat je de zaal huurt. Opdat ook de ganse inboedel verzekerd is, moet je een zo gedetailleerd mogelijk overzicht maken van alle zaken die zich in het gebouw bevinden.

Opgelet! Deze verzekering dekt niet de mogelijke schade aan

materiaal dat je zelf in de fuifruimte hebt opgesteld (bijv. gehuurde muziek- en lichtinstallatie). Deze voorwerpen moet je, als je dit nodig vindt, nog apart verzekeren. c) Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid (BA) Een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid dekt de schade aan derden die veroorzaakt wordt door een fout, onvoorzichtigheid of nalatigheid van de organisatoren en helpers. Als je iets organiseert vanuit een vereniging, is deze organisatie vaak gedekt door de polis die door de vereniging afgesloten werd voor bijvoorbeeld wekelijkse activiteiten. Toch zal je moeten nagaan of dit ook geldt voor grotere evenementen zoals een optreden of een fuif. Indien dit niet het geval is, doe je er goed aan een verzekeringspolis ‘burgerlijke aansprakelijkheid’ af te sluiten voor de schade die door een fout, een onvoorzichtigheid of een nalatigheid van één of meerdere van deze vrijwilligers werd toegebracht aan derden. In de meeste gevallen wordt deze schade immers niet gedekt door de klassieke ‘familiale’ polis van de betrokkene, als die er al is. Zonder bijkomende verzekering Burgerlijke Aansprakelijkheid kan de

organisator opdraaien voor schade die voortvloeit uit de organisatie. Bij een feitelijke vereniging zal dit altijd op de verantwoordelijke persoon worden verhaald. Heeft de organisatie een vzw-structuur, dan zal de schade normaal op de vereniging worden verhaald. Opgelet! Een verzekering BA is echter geen ontlasting van mogelijke schuld. Je moet er dus steeds voor zorgen dat de organisatie goed is opgezet en dat het risico dat er iets fout loopt, zo klein mogelijk wordt gehouden. De schade mag dus niet te wijten zijn aan eigen schuld, een actieve daad of nalatigheid. d) Verzekering contractuele aansprakelijkheid Wanneer je een zaal huurt om een fuif in te organiseren, is het de bedoeling om deze zaal na afloop achter te laten in dezelfde staat als waarin ze was vóór de fuif. Nu kan er altijd schade optreden die niet gedekt wordt door je brandpolis of je verzekering burgerlijke aansprakelijkheid. Deze schade kan verzekerd worden door een polis contractuele aansprakelijkheid. Verzekeraars zijn echter niet snel geneigd om deze verzekering af te sluiten. Daarom is het belangrijk om met je zaaluitbater goede afspraken te maken. Zo ga je best vooraf met de zaaluitbater rond in de ruimte om eventuele schade vast te stellen. Op die manier kan je de verantwoordelijkheid doorschuiven naar de zaaluitbater. e) Verzekering lichamelijke ongevallen Bij het organiseren van een fuif kan er altijd een ongeluk gebeuren. Ook tegen de mogelijke consequenties hiervan kan je je beschermen door een verzekering lichamelijke ongevallen af te sluiten.

19

Wanneer je de fuif organiseert vanuit een vereniging die al een verzekering lichamelijke ongevallen heeft, hoef je je hierover geen zorgen te maken (contacteer je verzekeringsagent om dit na te vragen). Als er bij de organisatie van de fuif medewerkers betrokken zijn die niet tot de vereniging horen, sluit je best deze verzekering voor hen af. f) Verzekering ‘alle risico’s’ Met deze verzekering kan je gehuurde of geleende materialen (bijv. licht- en geluidsinstallatie) beschermen tegen risico’s als vandalisme of diefstal. Het is niet nodig om alle materiaal in deze polis op te nemen. De kosten voor het afsluiten van deze verzekering mogen de baten natuurlijk niet overschrijden. Beperk je daarom tot het kostbare materiaal. Indien je regelmatig evenementen organiseert en daarvoor veel materiaal nodig hebt, is het aan te raden om een abonnementspolis aan te gaan. Een verzekering ‘alle risico’s’ is zeker geen ontlasting van alle mogelijke schuld. Indien er schade veroorzaakt is door een fout, een actieve daad of nalatigheid van een medewerker, kan je deze niet laten dekken door de polis.

Opgelet! ‘Verdwijning’ (diefstal zonder sporen van braak) van een

voorwerp kan nooit worden verzekerd g) Objectieve aansprakelijkheid brand en ontploffing Volgens de wet moet het merendeel van de voor publiek toegankelijke inrichtingen verplicht verzekerd zijn tegen lichamelijke

en stoffelijke schade ten gevolge van brand en ontploffing. O.a. dancings, discotheken en alle openbare gelegenheden waar er wordt gedanst (jeugdhuizen!), vallen hieronder. De exploitant is verplicht om deze verzekering te nemen; dit kan dus de eigenaar zijn, maar het kan ook de huurder of gebruiker zijn. Ga dus zeker na of de zaaluitbater of de verhuurder van de tent, deze verzekering is aangegaan! Uit antwoorden op parlementaire vragen blijkt dat infrastructuur die slechts zeer occasioneel gebruikt wordt, niet geviseerd wordt door deze reglementering.

2.1.9. Inkomkaarten

Het is zeker aan te raden om te werken met inkomkaarten. Meestal is een kaart goedkoper in voorverkoop dan wanneer je aan de kassa betaalt. Geef je sponsors zeker een aantal kaarten! Ze zullen misschien niet komen opdagen op je fuif maar ze zullen het zeker op prijs stellen dat je hen uitnodigt. Verkoop niet meer inkomkaarten dan de maximum capaciteit van je fuiflocatie!

2.1.10. Veiligheid Onder punt 2.6. ‘veiligheid en preventie’ werd het aspect ‘veiligheid’ al grondig aangehaald. Lees er ook het volledige fuifreglement op na.

2.1.11. Preventie

Onder ‘preventie’ verstaan we niet enkel het nemen van maatregelen om een goed en veilig verloop van een fuif mogelijk te maken. Ook alcohol- en drugspreventie hoort hier thuis. Als organisator van een fuif maak je gebruik van het preventiemateriaal m.b.t. alcohol en andere drugs dat ter beschikking gesteld

20

wordt door de gemeente via de fuifkoffer. We vragen bovendien om op minstens één manier een preventieboodschap m.b.t. alcohol en andere drugs te verspreiden via de communicatie- en promokanalen voor je fuif, bijvoorbeeld een boodschap op de website van je fuif, op de affiche of de flyer. Voor meer info en tips: www.bekijkheteensnuchter.be

2.1.12. Kostenraming

Maak vooraf een kostenraming waarin je alle inkomsten en uitgaven opneemt. Tracht hierin zo realistisch mogelijk te zijn! Door goed na te denken, kan je een eventuele financiële put vermijden. Onverwachte omstandigheden kunnen zich steeds voordoen waardoor de kosten alsnog de hoogte inschieten, maar een goed overwogen financieel plan, verkleint dit risico.



holgebruik bij de medewerkers. Om correct en be heerst te reageren bij on voorziene omstandigheden, conflicten of problemen, om als tapper geloofwaardig over te komen als je alcohol moet weigeren is nuchter zijn een must. Bovendien draag je als organisator een grote verantwoordelijkheid en ben je hiertoe wettelijk verplicht. • Wees consequent in je afspraken: geen drank weggeven = geen drank weggeven.

2.1.14. Algemene tips

2.1.13. Afspraken met medewerkers • Voorzie voldoende medewerkers. Hoe groter de fuif hoe meer medewerkers je zal nodig heb ben. Schat op voorhand goed in wat je met de beschikbare mensen aankan. Hou hier rekening met het aantal in te zetten vrijwillige bewakers (stewards) en toezichters is de omgeving van de fuiflocatie. • Maak op voorhand een duidelijke taakverdeling (opbouw, bar, inkom, verkoop bonnen, toezicht buit -en, geldlopers, opkuis, …) • Het is belangrijk dat alle medewerkers nuchter zijn. Maak duidelijke afspraken over een verstandig alco

• Zorg dat alle medewerkers duidelijk herkenbaar zijn, door bijvoorbeeld hetzelfde opvallend t-shirt te dragen. • Schenk dranken in recycleerbare bekers. • Verwijder loszittende elementen en meubels uit de zaal. • De nooduitgangen moeten los en bereikbaar zijn. • Plaats de discobar op een podium (minder kans tot beschadiging en bovendien kan je het podium gebruiken als uitkijkpost). • Controleer vooraf met de verhuurder de zaal om achteraf betwisting te vermijden. • Stel vooraf een lijst op met nuttige telefoonnummers (politie, brandweer, arts, apotheker van dienst, zaalverantwoordelijke, ...).

21



• Maak de kassa’s regelmatig leeg en breng het geld naar een veilige plaats. • Maak eventueel een afspraak met een bankinstelling. Zorg dan zeker voor een goede begeleiding als het geld wordt getransporteerd. • Zorg voor voldoende buitenverlichting (minder kans tot vandalisme). • Bij megamanifestaties zorg je best voor de aanwezig- heid van de medische hulpdiensten. Indien je activi- teit in een zaal plaatsvindt voorzie je een apart lokaal waar eventuele gekwetsten en zieken kunnen worden verzorgd. • Het is van belang, als een vechtpartij begint of dreigt, ter plaatse te zijn en de onruststokers via gesprek tot bedaren te brengen. Loopt de situatie uit de hand, contacteer dan meteen de politiediensten (101).



• Zorg dat er geen gevaarlijke voorwerpen worden binnengebracht. • Schenk geen alcohol meer aan dronken personen (voorkomen is beter dan genezen). Het is strafbaar alcohol te schenken aan iemand waaraan je ziet dat hij/zij al dronken is! • Zorg dat enkele medewerkers het gebruik van het brandweermateriaal kennen. • Tracht in crisissituaties steeds met een gezonde dosis verstand te handelen

22

2.2 2.2.1. Taakverdeling

Een fuif organiseren doe je niet alleen. Hiervoor heb je nog andere medewerkers nodig. Niet alleen tijdens de fuif, maar ook tijdens de opbouw en de opruim. Om alles vlot te laten verlopen, is het noodzakelijk om duidelijke afspraken te maken met iedereen die meewerkt. Hier volgen enkele tips: • Maak een werklijst (inkom, bonnetjes, (voor)toog, opbouw, afbraak, opkuis, toezicht omgeving,…). • Werk in verschillende shiften. • Geef een beloning aan de medewerkers (drankbon- netjes, t-shirt,…). • Maak duidelijke afspraken over het drankverbruik van de medewerkers! Niet alleen wat betreft alcohol gebruik, maar ook over het aantal gratis drank zij kunnen nuttigen voor, tijdens en/of na hun taak. • Roep vóór het begin van de fuif al je medewerkers samen en overloop alle afspraken!

2.2.2. Eindverantwoordelijken

Op het fuifaanvraagformulier moet je een verantwoordelijke van de organisatie opgeven. Deze verantwoordelijke moet minstens meerd-

erjarig zijn. De eindverantwoordelijke zal als contactpersoon fungeren voor instanties zoals de zaaluitbater, de politiediensten en het gemeentebestuur. De taak van de eindverantwoordelijken eindigt niet bij het begin van de fuif wanneer alle voorbereidingen afgerond zijn. Ook op de fuif zelf hebben deze personen een zeer belangrijke taak. Zij staan als het ware in voor de algehele coördinatie van het evenement. Nuchter blijven is een must!

2.2.3. Toegang – kassa a) Locatie van de kassa De toegang tot de fuif verdient ook de nodige aandacht. Zorg er voor dat het binnen- en buitengaan van bezoekers gescheiden is van elkaar en vlot kan verlopen. Plaats ook voldoende medewerkers aan de kassa, want de bezoekers willen zo snel mogelijk binnengaan. Daarom moet het betalen van de inkomprijs, de leeftijdscontrole en het geven van een polsbandje en eventuele stempel zeer vlot verlopen. Zorg er ook voor dat er aan de ingang nooit te veel geld ligt. Op die manier verklein je het risico op diefstal. b) -16-jarigen De wet stelt dat -16-jarigen geen toegang krijgen tot fuiven. Maar indien de fuif niet uit handelsgeest georganiseerd wordt, mag dit wel. Het gaat hierbij om fuiven die geen winstgevend doel hebben. Bijvoorbeeld een fuif van de plaatselijke scouts, chiro, jeugdhuis om

23

een stukje jaarwerking mee te bekostigen of een fuif waarvan de opbrengst naar een goed doel gaat. In de meeste gevallen, zal je dan ook geen min-zestienjarigen mogen weigeren op je fuif. Je mag hen echter geen alcoholhoudende dranken schenken. Werken met een polsbandjessysteem dat een duidelijk onderscheid maakt tussen -16 en +16 is dus noodzakelijk. Je mag aan de bezoekers van je fuif vragen hun leeftijd te bewijzen. Dit hoeft niet aan de hand van de identiteitskaart, maar kan met elk document (bv. treinabonnement, studentenkaart, ....) waar een foto en een geboortedatum van de persoon in kwestie op staat. Weigert iemand zijn leeftijd aan te tonen, dan geef je hem/haar geen polsbandje waarmee alcohol gekocht kan worden. c) Toegang weigeren Uiteraard mag er geen discriminatie plaatsvinden aan de ingang van de fuif. Je mag bezoekers niet weigeren om je fuif te betreden. Hierop zijn uiteraard enkele uitzonderingen: • overdreven drankgebruik • bezit, verkoop of gebruik van drugs • wapenbezit • het lastigvallen van andere bezoekers Bij problemen, verwittig je de politie (101).

2.2.4. Vestiaire

Je kan een vestiaire voorzien waar de fuifgangers hun jas kunnen achterlaten. Als organisator moet je dan wel rekening houden met een aantal punten: • Als je het gebruik van de vestiaire verplicht of je laat de mensen ervoor betalen dan ben je als organisator verant woordelijk bij diefstal of schade. • Als je een vestiaire voorziet die niet door mede- werkers wordt bewaakt, moet je duidelijk kenbaar maken dat er geen sprake is van bewaring. Hang een bordje “onbewaakte vestiaire, jas ophangen is op eigen verantwoordelijkheid” zo dat er geen misver standen kunnen zijn. • Als je toelaat om kledij achter de toog of in een aparte ruimte te leggen, is er wel sprake van bewar- ing. De organisa tor draagt dus de verantwoordelijkheid. • Indien er sprake is van een bewaakte vestiaire, doe je er best aan om een verzekering af te sluiten om diefstal of schade te dekken. Indien je een diefstal vaststelt, doe dan altijd aangifte bij de politie!

2.2.5. Alcohol

Dronkenschap is strafbaar in elke openbare plaats. Dus ook in de ruimte waar je activiteit plaatsvindt.

24

Wanneer is alcohol schenken strafbaar? • Bij het schenken aan een persoon die reeds kennelijk dronken is. • Bij het voorstellen of het aanvaarden van een uit daging om te drinken als die uitdaging leidt tot dronkenschap. • Bij het verstrekken, zelfs gratis, aan iemand jonger dan 16 jaar.

2.2.7. Preventie

Door preventie, kan je problemen op je fuif voorkomen. Zo is een goede voorbereiding en organisatie zeer belangrijk. Vooraf gemaakte afspraken tussen de medewerkers zorgen er voor dat iedereen weet hoe op te treden in geval van overmatig alcoholgebruik, druggebruik, dealen, … Ook de muziekkeuze is belangrijk en bepaalt mee de sfeer van je fuif.

Voor specifieke vragen en tips rond alcohol- en drugspreventie Wat zegt het fuifreglement? of voor gebruik van sensibilisatiemateriaal kan je contact opne• Het fuifreglement is heel duidelijk. Op fuiven kunnen wat men met de intergemeentelijke preventieambtenaar Begijnendijkalcoholhoudende dranken betreft enkel pils- en/of fruit bieren met een maximum alcoholgehalte van 5,2% en/of Rotselaar-Tremelo. mousserende wijnen worden geschonken. 016 61 63 09 • Als organisator voorzie je een polsbandjessysteem om te [email protected] controleren dat min-zestienjarigen geen alcoholhoudende dranken kunnen kopen. 2.2.8. Geluidshinder In het fuifreglement van de gemeente Rotselaar i.s.m. de politi2.2.6. Drugs ezone BRT vind je de verplichte geluidsvoorschriften. Druggebruik tolereren is absoluut verboden! Je kan bezoekers via affiches, via je flyer, via je website er attent op maken dat je geen handel of gebruik van drugs tolereert.

25

a) Toepassingsgebied • Voor publiek toegankelijk fuiven die plaatsvinden in een vaste infrastructuur, in een tent of in open lucht of, anders dan in VLAREM vergunde feestzalen en lokalen, wordt via het fuifreglement van Rotselaar een afwijking toegestaan op het koninklijk besluit van 24 februari 1977 houdende vaststelling van geluidsnormen voor muziek in openbare en private inrichtingen volgens titel 2 van de VLAREM wetgeving, hoofdstuk 6.7. niet-ingedeelde muziekactiviteiten. b) Voorschriften • Tijdens de volledige duurtijd van de fuif mag het maximale geluidsniveau van LAeq,15min = 95dB(A) niet overschreden worden. • De organisator kan vrijblijvend kiezen voor een geluidsniveau dat lager ligt dan dit maximale geluidsniveau van LAeq,15min = 95dB(A). De organisator dient de wettelijke bepalingen die voortvloeien uit het gekozen geluidsniveau na te leven. • De organisator voorziet ten allen tijde een geijkte geluidsbe grenzer voor de aanwezige apparatuur. • De organisator geeft ten allen tijde toestemming aan politiediensten en aan een aangestelde van het gemeentebestuur om het geluid te meten. Geluidsmetingen mogen worden uitgevoerd overal waar publiek kan komen.

2.2.9. Einde van de fuif

Er zijn meerdere manieren waarop je een fuif kunt eindigen. De fuif geleidelijk stopzetten (afbouwen) is de beste aanpak, zo vermijd je problemen met fuifgangers. • Het sluitingsuur voor fuiven in Rotselaar is 4u00. • Na 3u30 mag er geen enkele vorm van verkoop van drank- en eetbons worden georganiseerd. • Na 3u45 mag er geen enkele vorm van muziek worden geproduceerd. • Na 4u00 mag er geen drank en/of voeding worden verkocht.

Voor fuiven die plaatsvinden in VLAREM vergunde feestzalen en lokalen geldt ten allen tijde de goedgekeurde vergunning van de desbetreffende locatie.

26

2.3 2.3.1. Opruimen

Het is misschien niet het leukste aspect van fuiven, maar opruimen hoort erbij. • Het gemeentelijk politiereglement inzake huis- vuilophaling is van toepassing tijdens fuiven. • De organisator ziet er op toe dat er niet met drankrecipiënten wordt buiten gegaan. • De organisator duidt een reinigingsploeg van minimaal 5 personen aan die na afloop va de fuif zowel de fuiflocatie als de buitenomgeving proper maakt en meteen opruimt. • Indien er geen afvalcontainer aanwezig is, is de organisator verplicht de fracties restafval en PMD apart te verzamelen in de voorziene huuisvuilcontainer(s) en PMD- zakken en deze te deponeren langs de openbare weg op de geldende ophaaldata. • Ten laatste 2 dagen na afloop van de fuif is de locatie en de buitenomgeving volledig opgeruimd en proper.

2.3.2. Financieel

Eén van de verantwoordelijken ontfermt zich over het geld en brengt dit best zo snel mogelijk naar de bank. Na de fuif zullen nog enkele rekeningen vereffend moeten worden. Dit doe je best zo snel mogelijk. Op die manier kan je snel een volledig financieel verslag opmaken en evalueren. 2.3.3. Evaluatie Een goede evaluatie na afloop van de fuif is heel belangrijk. Hierbij ga je niet alleen in op de financiële kant van de zaak, maar bekijk je ook uitgebreid het algemene verloop van de fuif. Met het oog op een volgend evenement kunnen interessante bevindingen meegenomen en eventueel gemaakte fouten of misverstanden vermeden worden. 2.3.4. Bedanking Zoals reeds werd vermeld, kan je je sponsors nog eens extra in de bloemetjes zetten door hen een bedankje te sturen. Vergeet zeker ook je medewerkers niet. Je kan hen een bedanking sturen maar je kan ook overwegen om een medewerkerfeestje te geven.

27

NUTTIGE CONTACTGEGEVENS!

28

Naam

Medische Spoedddienst Politiediensten Brandweer

Telefoon 100 / 112 (voor GSM) 101 100 / 112 (voor GSM)

Naam

Telefoon

E-amail

Adres

Brandweer Leuven Rode Kruis Vlaams-Brabant Het Vlaams Kruis Jeugddienst Gemeente Rotselaar Milieudienst Gemeente Rotselaar Brandwondencentrum Antigifcentrum Politiezone BRT

016-22 33 33 (alarmlijn) 016-31 72 11 (preventie)

[email protected]

Terbankstraat 20, 3001 Heverlee

016-39 80 70 016-23 78 88

[email protected] [email protected]

Herestraat 49/BTC, 3001/3000Leuven Tervuursestwg. 23, 3001 Heverlee

016-61 64 13

[email protected]

Provinciebaan 20, 3110 Rotselaar

016-61 63 49 016-34 87 50 070-245 245 016-53 16 72

[email protected]

Provinciebaan 20, 3110 Rotselaar

[email protected]

Kruisstraat 31, 3120 Tremelo

29

Samenstelling Maarten Deprouw

Verantwoordelijke uitgever Lucia Wouters, schepen van jeugd

Lay- out

Sarah Morrison

Druk

Drukkerij Beullens 30