EDE Consulting. BouwManager Handleiding

EDE Consulting

BouwManager 2008 Handleiding

Operations

Financials

EDE Consulting bvba, 21.12.2007

EDE Consulting BouwManager 2008.03

BouwManager 2008.03 BouwManager is een zeer gebruiksvriendelijke software voor de bouw waarmee U Uw activiteiten als aannemer kan beheren vanaf de offerte tot de oplevering en facturatie. Tevens kan beheer je al Uw personeel, hun verlof, afwezigheden en prestaties rechtstreeks vanuit Bouwmanager.

Belangrijkste troeven: Het enige wat U nodig heeft is een computer, er wordt geen software geïnstalleerd op Uw computer. U kunt zelfs vanaf een vreemde computer, bv in een internet café, uw bouwprojecten beheren. Geen zorgen meer voor de backups, die maken wij voor U in ons computercentrum. U hoeft nooit meer thuis te blijven of bij ons langs te komen indien er aanpassingen gedaan moeten worden. Wij doen die automatisch voor alle klanten centraal in ons computercentrum. Gratis ondersteuning 24/24 7/7 Beheer een onbeperkt aantal werven, klanten, werknemers Gratis updates

Minimum Systeem vereisten: Internet verbinding Een 17” (of groter) beeldscherm met een min. resolutie van 1280*1024 Een printer

BouwManager 2008.03 bestaat uit twee grote onderdelen: BouwManager 2008.03 Operations BouwManager 2008.03 Financials

www.bouwmanager.be

2

Laatste update: 03.01.2008


BouwManager 2008.03 Operations

Gebruik dit deel voor het operationele beheer van uw onderneming.

BouwManager Operations bestaat uit volgende onderdelen: Mijn profiel Leveranciers Architecten Bouwheren Werven Materialen Meetstaten Leveringstaten Vorderingstaten Bestelbonnen Leveringsbonnen Werknemers Prestaties

www.bouwmanager.be

3



Mijn Profiel Het is heel belangrijk om alle gegevens eigen aan de onderneming correct in te vullen. Deze gegevens zoals rekeningnummer, adres, BTWnummer, … komen automatisch op alle af te printen documenten zoals bv facturen, meetstaten, … Telkens u BouwManager start zal er automatisch een scherm komen waarin u deze gegevens kan invullen en dit tot wanneer ze compleet zijn. Bedrijfstypes worden gebruikt om onderscheid te maken tussen verschillende activiteiten indien uw onderneming uit meerdere afdelingen bestaat. Bv: u bent zowel een “aannemer van algemene bouwwerken” als een “Schilder”. Omdat de producten en product groepen van beide afdelingen niet door elkaar zouden staan in de staten, en om het beheer ervan te vereenvoudigen maak je per afdeling een apart bedrijfstype. Zo zal je voorkomen dat er bv 10 soorten verf op een meetstaat staan voor een ruwbouw. Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met verschillende disciplines. Indien u uw erkenningen aanvult zullen ook deze automatisch verschijnen op alle documenten. De menu optie “instellingen” wordt gebruikt om Uw BouwManager een persoonlijke tint te geven. Zo kan je de kleuren en de layout bepalen bij het afdrukken van facturen, krediet nota’s, alle soorten staten, bestelbonnen en leveringsbonnen. Indien je enveloppen gebruikt met een venster kan je via de instellingen bepalen waar het adres van de bestemmeling gedrukt moet worden. Verder kan je ook bepalen of je de hoofding en voetnoot samen met de factuur afdrukt. Indien je voorgedrukt papier gebruikt kan je dit hier instellen.

Leveranciers Gebruik dit deel voor het beheer van al uw leveranciers. Velden met een * zijn velden die verplicht ingevuld moeten worden. Hoe meer gegevens u per leverancier invult, hoe vollediger uw staten zullen zijn omdat deze automatisch daarop ingevuld worden. Indien de gemeente niet in de automatische lijst staat kan je het postnummer en gemeente invullen in het veld “Andere Gemeente”. In het overzicht kan je alle details oproepen door op “Info” te klikken. Door nadien op het email adres te klikken kan je onmiddellijk een mail versturen. Er kan een lijst met alle gegevens van alle leveranciers geëxporteerd worden naar Excel. Op die manier kan je deze informatie ook gebruiken om bv een mailing te sturen vanuit Word. Opmerking:

De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per dag aangepast, meestal gedurende de nacht. Dit wil zeggen dat leveranciers toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

U kan een leverancier alleen maar verwijderen indien ook alle leveringstaten voor die leverancier verwijderd zijn.

www.bouwmanager.be

4



Architecten Gebruik dit deel voor het beheer van al uw architecten. Velden met een * zijn velden die verplicht ingevuld moeten worden. Hoe meer gegevens u per architect invult, hoe vollediger uw staten zullen zijn omdat deze automatisch daarop ingevuld worden. Indien de gemeente niet in de automatische lijst staat kan je het postnummer en gemeente invullen in het veld “Andere Gemeente”. In het overzicht kan je alle details oproepen door op “Info” te klikken. Door nadien op het email adres te klikken kan je onmiddellijk een mail versturen. Er kan een lijst met alle gegevens van alle architecten geëxporteerd worden naar Excel. Op die manier kan je deze informatie ook gebruiken om bv een mailing te sturen vanuit Word. Opmerking:

De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per dag aangepast, meestal gedurende de nacht. Dit wil zeggen dat architecten toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

U kan een architect alleen maar verwijderen indien ook alle meetstaten, vorderingstaten en werven voor die architect verwijderd zijn.

Bouwheren Gebruik dit deel voor het beheer van al uw bouwheren. Velden met een * zijn velden die verplicht ingevuld moeten worden. Hoe meer gegevens u per bouwheer invult, hoe vollediger uw staten zullen zijn omdat deze automatisch daarop ingevuld worden. Indien de gemeente niet in de automatische lijst staat kan je het postnummer en gemeente invullen in het veld “Andere Gemeente”. In het overzicht kan je alle details oproepen door op “Info” te klikken. Door nadien op het email adres te klikken kan je onmiddellijk een mail versturen. Een bouwheer kan zowel een particulier als een onderneming zijn. Er kan een lijst met alle gegevens van alle bouwheren geëxporteerd worden naar Excel. Op die manier kan je deze informatie ook gebruiken om bv een mailing te sturen vanuit Word. Opmerking:

De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per dag aangepast, meestal gedurende de nacht. Dit wil zeggen dat bouwheren toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

www.bouwmanager.be

5


EDE Consulting BouwManager 2008.03 U kan een bouwheer alleen maar verwijderen indien ook alle meetstaten, vorderingstaten en werven voor die bouwheer verwijderd zijn.

Werven Gebruik dit deel voor het beheer van al uw werven. Dit is een heel belangrijk gedeelte omdat in BouwManager alles start vanuit een werf. Bij het toevoegen van een nieuwe werf zijn de Architect, Bouwheer, Werfnaam en werftype verplichte velden. Indien er geen architect bij betrokken is kies je de “Geen Architect” optie uit de lijst. Kies een welomschreven maar korte naam voor iedere werf, later zal het zoeken in de lijsten eenvoudiger zijn. Kies een werftype uit de lijst. Indien er nog geen werftypes aangemaakt werden kan je dit vanuit het menu. Voorbeelden van werftypes: Woning, Garage, Loft, … Indien de werf hetzelfde adres is als dat van de bouwheer volstaat het “Zelfde als Bouwheer” aan te vinken en alle velden met het * in te vullen, alle andere worden automatisch ingevuld. Het BTW tarief is zeer belangrijk. Elke prijsopgave later zal automatisch het BTW tarief aannemen van de werf. Werven kunnen: “Actief” en “Afgesloten zijn”. Dit onderscheid wordt gemaakt om het oplijsten van werven overzichtelijk te houden. Eens een werf volledig afgewerkt kan je hem beter administratief afsluiten om te voorkomen dat er nog meetstaten, leveringstaten of vorderingstaten op gemaakt worden. Je kan altijd een werf opnieuw heropenen. In het overzicht kan je alle details oproepen door op “Info” te klikken. Door nadien op het email adres te klikken kan je onmiddellijk een mail versturen. Je kan ook doorklikken naar de Architect en Bouwheer. Er kan een lijst met alle gegevens van alle werven geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking:

De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat werven toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

U kan een werf alleen maar verwijderen indien ook alle meetstaten, vorderingstaten en leveringstaten voor die werf verwijderd zijn.

Materialen In dit stuk zal je al uw materialen die je in alle staten kan gebruiken beheren. Er is een belangrijk verschil tussen groepen en producten. Groepen zijn er om structuur en volgorde te brengen in de producten en/of diensten die je op de staten kan plaatsen. Er zijn twee soorten groepen: Hoofd en sub groepen. Je kunt producten toevoegen zowel rechtstreeks onder een hoofdgroep als onder een subgroep.

www.bouwmanager.be

6


EDE Consulting BouwManager 2008.03 Groepen en hun producten zijn verbonden met het bedrijfstype. Zo zullen groepen en producten uit het ene bedrijfstype (bv: algemene bouwwerken) nooit verschijnen tussen die van een ander bedrijfstype (bv: schilderwerken). Dit is vooral belangrijk voor bedrijven met verschillende disciplines. Alle groepen hebben een bepaalde volgorde. Deze zal op alle staten dezelfde zijn. Je kan deze volgorde aanpassen. Bij het ingeven van producten kan men de standaard eenheid en eenheidsprijs ingeven. Daardoor wordt die automatisch overgenomen op staten en facturen wanneer men een dergelijk product kiest. Deze prijs kan op ieder moment altijd aangepast worden. Er kan een lijst met alle groepen en producten geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking:

De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per dag aangepast, meestal gedurende de nacht. Dit wil zeggen dat groepen en producten toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

Je kunt een product enkel verwijderen indien dit in geen enkele staat gebruikt werd. Je kunt een groep enkel verwijderen indien deze in geen enkel staat gebruikt werd en indien er geen enkel subgroep of product meer aan verbonden is.

Meetstaten Een meetstaat is een offerte naar de klant. Een leveringstaat wordt opgemaakt wanneer materialen voor een werf geleverd werden. Een vorderingstaat is het detail van de factuur. Later kan je, via de ingebouwde analyses, meetstaten, vorderingstaten en leveringstaten eenvoudig en automatisch met elkaar vergelijken. Alle toegangen naar een meetstaat gaan via een werf, werven staan centraal in BouwManager. Om het overzicht te bewaren van alle meetstaten wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve meetstaten en afgesloten meetstaten. Je kan een meetstaat oproepen via een werf of rechtstreeks via de “Volledige lijst”. Je kunt op ieder ogenblik op “oproepen” klikken om de details te kennen van de meetstaat en op “info” om de details te kennen van de werf. Tijdens het maken van een meetstaat kan op een gemakkelijke manier producten en groepen bijvoegen. Indien je een product wil toevoegen dat niet in de database zit kan je altijd kiezen voor “Blanco Lijn” zowel onder een hoofdgroep als onder een subgroep. Door het afdrukken van een lege meetstaat krijg je een overzicht van alles wat op een meetstaat kan staan. Je kunt dit bv. als kladversie gebruiken voor je de meetstaat in BouwManager ingeeft. www.bouwmanager.be

7



Iedere meetstaat kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een meetstaat in Excel kan opgeroepen worden.

Leveringstaten Een meetstaat is een offerte naar de klant. Een leveringstaat wordt opgemaakt wanneer materialen voor een werf geleverd werden. Een vorderingstaat is het detail van de factuur. Een leveringstaat is heel belangrijk. Alle producten die door leveranciers geleverd worden kunnen later opgeroepen worden om na te gaan of de factuur die uw leverancier opmaakt wel degelijk klopt. Later kan je, via de ingebouwde analyses, meetstaten, vorderingstaten en leveringstaten eenvoudig en automatisch met elkaar vergelijken. Alle toegangen naar een leveringstaat gaan via een werf, werven staan centraal in BouwManager. Om het overzicht te bewaren van alle leveringstaten wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve leveringstaten en afgesloten leveringstaten. Je kan een leveringstaat oproepen via een werf of rechtstreeks via de “Volledige lijst”. Je kunt op ieder ogenblik op “oproepen” klikken om de details te kennen van de leveringstaat en op “info” om de details te kennen van de werf. Tijdens het maken van een leveringstaat kan op een gemakkelijke manier producten en groepen bijvoegen. Indien je een product wil toevoegen dat niet in de database zit kan je altijd kiezen voor “Blanco Lijn” zowel onder een hoofdgroep als onder een subgroep. Door het afdrukken van een lege leveringstaat krijg je een overzicht van alles wat op een leveringstaat kan staan. Je kunt dit bv. als kladversie gebruiken voor je de leveringstaat in BouwManager ingeeft. Iedere leveringstaat kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een leveringstaat in Excel kan opgeroepen worden.

www.bouwmanager.be

8



Vorderingstaten Een meetstaat is een offerte naar de klant. Een leveringstaat wordt opgemaakt wanneer materialen voor een werf geleverd werden. Een vorderingstaat is het detail van de factuur. In het facturatie gedeelte kan je een vorderingstaat rechtstreeks omzetten naar een factuur. Later kan je, via de ingebouwde analyses, meetstaten, vorderingstaten en leveringstaten eenvoudig en automatisch met elkaar vergelijken. Alle toegangen naar een vorderingstaat gaan via een werf, werven staan centraal in BouwManager. Om het overzicht te bewaren van alle vorderingstaten wordt een onderscheid gemaakt tussen actieve vorderingstaten en afgesloten vorderingstaten. Je kunt een vorderingstaat oproepen via een werf of rechtstreeks via de “Volledige lijst”. Je kunt op ieder ogenblik op “oproepen” klikken om de details te kennen van de vorderingstaat en op “info” om de details te kennen van de werf. Tijdens het maken van een vorderingstaat kan op een gemakkelijke manier producten en groepen bijvoegen. Indien je een product wil toevoegen dat niet in de database zit kan je altijd kiezen voor “Blanco Lijn” zowel onder een hoofdgroep als onder een subgroep. Door het afdrukken van een lege vorderingstaat krijg je een overzicht van alles wat op een vorderingstaat kan staan. Je kunt dit bv. als kladversie gebruiken voor je de vorderingstaat in BouwManager ingeeft. Iedere vorderingstaat kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een vorderingstaat in Excel kan opgeroepen worden.

Bestelbonnen Een bestelbon is voor U het door de klant ondertekend bewijs dat hij bij U een bestelling plaatste. Later, wanneer de bestelling aan de klant geleverd wordt, kan je automatisch een leveringsbon laten maken die je bij levering laat ondertekenen. Nog later kan je dan automatisch een factuur laten maken op basis van deze leveringsbon. Men kan een bestelbon op twee manieren maken: een handmatige vanuit de bestaande materiaalgroepen en producten. Kies een datum, de bouwheer, de BTW en de betalingstermijn, commerciële korting en korting betaling contant. Het vak voor “Informatie” kan gebruikt worden om kleine bijkomende info op de bestelbon te plaatsen. Bv. om de klant een gelukkig nieuwjaar te wensen.

www.bouwmanager.be

9


EDE Consulting BouwManager 2008.03 Tijdens het maken van een bestelbon kan op een gemakkelijke manier producten en groepen bijvoegen. Indien je een product wil toevoegen dat niet in de database zit kan je altijd kiezen voor “Blanco Lijn” zowel onder een hoofdgroep als onder een subgroep. In tegenstelling tot een staat zullen de groepen niet op de bestelbon staan, enkel materialen als detail lijn. De commerciële korting zal als een extra detail regel op de bestelbon verschijnen, de korting bij contante betaling verschijnt als extra totaal op de bestelbon. Het uiteindelijke bedrag hangt immers af van de periode waarin de deze factuur zal betalen. Wanneer de BTW voet 0% is zal de wettelijke tekst voor het factureren met medecontractant automatisch in het info vak van de bestelbon komen. Iedere bestelbon kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een bestelbon in Excel kan opgeroepen worden.

leveringsbonnen Een leveringsbon is voor U het door de klant ondertekend bewijs dat de bestelling aan de klant geleverd werd. Later kan je dan automatisch een factuur laten maken op basis van deze leveringsbon. Men kan een leveringsbon op drie manieren maken: een handmatige vanuit de bestaande materiaalgroepen en producten rechtstreeks vanuit een bestaande bestelbon. Kies een datum, de bouwheer, de BTW en de betalingstermijn, commerciële korting en korting betaling contant. Het vak voor “Informatie” kan gebruikt worden om kleine bijkomende info op de leveringsbon te plaatsen. Bv. om de klant een gelukkig nieuwjaar te wensen. Na het maken van een factuur vanuit een leveringsbon zal de bon automatisch afgesloten worden. Tijdens het maken van een leveringsbon kan op een gemakkelijke manier producten en groepen bijvoegen. Indien je een product wil toevoegen dat niet in de database zit kan je altijd kiezen voor “Blanco Lijn” zowel onder een hoofdgroep als onder een subgroep. In tegenstelling tot een staat zullen de groepen niet op de leveringsbon staan, enkel materialen als detail lijn. De commerciële korting zal als een extra detail regel op de leveringsbon verschijnen, de korting bij contante betaling verschijnt als extra totaal op de leveringsbon. Het uiteindelijke bedrag hangt immers af van de periode waarin de deze factuur zal betalen.

www.bouwmanager.be

10


EDE Consulting BouwManager 2008.03 Wanneer de BTW voet 0% is zal de wettelijke tekst voor het factureren met medecontractant automatisch in het info vak van de leveringsbon komen. Iedere leveringsbon kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een leveringsbon in Excel kan opgeroepen worden.

Werknemers Je kunt werknemers toevoegen en aanpassen, je kan geen werknemers verwijderen. Alle velden met een * moeten ingevuld worden. Door de “Datum uit dienst” in te vullen zet je de werknemer op inactief. Hierdoor kan je er geen boekingen meer op maken. Neem je hem later opnieuw in dienst, maak dan de “datum uit dienst” opnieuw leeg en pas de “datum in dienst” opnieuw aan. Er kan een lijst met alle gegevens van alle werknemers geëxporteerd worden naar Excel. Op die manier kan je deze informatie ook gebruiken om bv een mailing te sturen vanuit Word. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per dag aangepast, meestal gedurende de nacht. Dit wil zeggen dat werknemers toegevoegd op maandag, pas dinsdag in die lijst zullen staan.

Prestaties In deze module kun je per werknemer en per werf alle prestaties, afwezigheden en ziekte verlof beheren. Je kan voor een bepaalde periode automatisch een leeg prestatieblad afdrukken per werknemer. Daarop vullen ze hun uren in. Op het einde van de maand vraag je de formulieren terug en kan je heel vlug alle uren in één keer ingeven. Bij het ingeven van de prestaties kies je een datum, werknemer, werf prestatiecode en uren. Omdat je per werknemer ingeeft en een werknemer meestal meerdere dagen op dezelfde werf werkt zal enkel de datum automatisch aangepast worden. Indien dezelfde werknemer iedere dag het zelfde aantal uren presteerde op de zelfde werf, kan je aankruisen voor welke bijkomende dagen je automatisch de prestaties wil toevoegen. Dit laat je toe heel snel te werken. Er zijn een aantal standaard prestatiecodes aanwezig; werk, verlof, ziekte, vorstverlet, … Je kan zelf prestatiecodes bijmaken. Feestdagen en verlofdagen komen automatisch op het prestatieblad en overzichten in een ander kleur. Je kan de lijst van vakantie en verlofdagen opvragen via “Lijst feestdagen/verlof”.

www.bouwmanager.be

11



BouwManager 2008.03 Financials

Gebruik dit deel voor het beheren van alle financiële aspecten van uw onderneming.

BouwManager Financials bestaat uit volgende onderdelen: Facturen-Klanten Facturen-Leveranciers Kredietnota’s Analyses

Facturen-Klanten Voor het maken van een factuur zijn er vier mogelijkheden: Handmatig Automatisch vanuit een bestaande bestelbon of leveringsbon. Handmatig wil zeggen dat je alle detail lijnen op de factuur zelf kan invullen. Je kan volledig automatisch een factuur maken van een bestaande vorderingstaat, bestelbon of leveringsbon. Kies een datum, de bouwheer, de BTW en de betalingstermijn, commerciële korting en korting betaling contant. De betalingstermijn zal later gebruikt worden om via de analyses na te gaan welke nog openstaande facturen al betaald moesten zijn. Het vak voor “Informatie” kan gebruikt worden om kleine bijkomende info op de factuur te plaatsen. Bv. om de klant een gelukkig nieuwjaar te wensen. Na het maken van een factuur vanuit een bestelbon of leveringsbon zal de bon automatisch afgesloten worden.

www.bouwmanager.be

12


EDE Consulting BouwManager 2008.03 De commerciële korting zal als een extra detail regel op de factuur verschijnen, de korting bij contante betaling verschijnt als extra totaal op de factuur. Het uiteindelijke bedrag hangt immers af van de periode waarin de deze factuur zal betalen. Wanneer de BTW voet 0% is zal de wettelijke tekst voor het factureren met medecontractant automatisch in het info vak van de factuur komen. Wanneer een vorderingstaat niet volledig correct is kan het soms toch de moeite zijn om de factuur eerst automatisch te maken vanuit de vorderingstaat en later de factuur aan te passen. Er kunnen later detail lijnen verwijderd en toegevoegd worden. Alle facturen moeten genummerd zijn en perfect op elkaar volgen. Daarom is het verboden om een factuur te verwijderen die niet de laatste factuur is. Indien je bv de voorlaatste factuur wil verwijderen, zal je eerst de laatste moeten verwijderen, daarna de voorlaatste. Via “Factuur Betalen” kan je systeem laten weten dat deze factuur door de klant betaald werd. Hierdoor zal ze niet meer als onbetaalde factuur in de lijsten opgenomen worden. Opmerking:

De instellingen van de percentages voor de korting bij contante betaling en de commerciële korting worden NIET automatisch mee overgenomen van de bestaande bestel of leveringsbon.

Iedere factuur kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een factuur in Excel kan opgeroepen worden.

Facturen-Leveranciers Dit deel maakt het mogelijk om na te gaan of de factuur van uw leverancier strookt met wat er echt geleverd werd. Telkens er een levering plaatsvindt, hetzij op de werf of in uw magazijn, zal je een leveringstaat maken. Telkens er een factuur van een leverancier komt kan je controleren of de hoeveelheden en prijzen kloppen met de levering (de vorderingstaat). Door materialen als betaald te markeren kan je via de analyses nagaan hoeveel je nog moet betalen. Wanneer de laatste lijn van een leveringstaat betaald wordt zal deze leveringstaat automatisch afgesloten worden.

Kredietnota’s Voor het maken van een kredietnota zijn er twee mogelijkheden: Handmatig vanuit een bestaande factuur. Handmatig wil zeggen dat je alle detail lijnen op de kreditnota zelf kan invullen. Je kan volledig automatisch een kredietnota maken van een bestaande factuur.

www.bouwmanager.be

13


EDE Consulting BouwManager 2008.03 Kies een datum, de bouwheer, de BTW en de betalingstermijn en de eventuele commerciële korting. Het vak voor “Informatie” kan gebruikt worden om kleine bijkomende info op de factuur te plaatsen. Bv. om de klant een gelukkig nieuwjaar te wensen. Wanneer de BTW voet 0% is zal de wettelijke tekst voor het factureren met medecontractant automatisch in het info vak van de factuur komen. Wanneer een factuur niet volledig correct is kan het soms toch de moeite zijn om de kredietnota eerst automatisch te maken vanuit de factuur en later de kredietnota aan te passen. Er kunnen later detail lijnen verwijderd en toegevoegd worden. Alle kredietnota’s moeten genummerd zijn en perfect op elkaar volgen. Daarom is het verboden om een kredietnota te verwijderen die niet de laatste is. Indien je bv de voorlaatste kredietnota wil verwijderen, zal je eerst de laatste moeten verwijderen, daarna de voorlaatste. Iedere kredietnota kan geëxporteerd worden naar Excel. Opmerking: De gegevens in de geëxporteerde Excel bestanden wordt maar één keer per uur aangepast. Dit wil zeggen dat het tot max. 1 uur kan duren voor een kredietnota in Excel kan opgeroepen worden.

Analyses In de lijst met openstaande facturen kan je zien welke facturen nog door de bouwheer betaald moeten worden. Je kan het detail van de factuur oproepen door te klikken op “oproepen”. Facturen die over de betalingstermijn gegaan zijn staan vetgedrukt en in het rood. De bedragen voor het deel “Nog te factureren aan klanten” wordt berekend op basis van de nog niet afgesloten vorderingstaten. Wanneer een factuur handmatig gemaakt wordt zal je de vorderingstaat zelf moeten afsluiten. Indien een factuur gemaakt wordt rechtstreeks vanaf de vorderingstaat zal deze automatisch afgesloten worden en zal er geen rekening mee gehouden worden voor het bepalen van het bedrag dat nog aan klanten gefactureerd moet worden. De Bedragen voor het deel “Nog te betalen aan Leveranciers” wordt berekend op basis van de nog niet betaalde detail lijnen van de leveringstaat. Men kan totalen opvragen per bouwheer, architect, leverancier, product en per werf. Het totaal per leverancier wordt berekend op basis van de leveringstaten. Behalve het totaal per klant, worden alle andere totalen berekend op basis van de vorderingstaten. Het totaal per klant wordt berekend op basis van de facturatie. Door staten te vergelijken kan men per werf nagaan wat de verschillen zijn tussen wat men voorzien had in de offerte, wat er geleverd werd en wat er voor die werf uiteindelijk aan de klant gefactureerd werd. www.bouwmanager.be

14



In de database gegevens krijgt men een kort overzicht van het aantal lijnen in de tabellen.

www.bouwmanager.be

15


EDE Consulting. BouwManager Handleiding

Recommend Documents