Handleiding MezzoRegistratie. Versie 2.0 mei XSARUS E-development & Consulting B.V

Handleiding MezzoRegistratie Versie 2.0 – mei 2010 © 2010 XSARUS E-development & Consulting B.V.

Handleiding MezzoRegistratie - versie 2.0 – mei 2010

Inleiding Deze handleiding beschrijft de werking van MezzoRegistratie, het registratiesysteem speciaal voor organisaties actief in mantelzorgondersteuning en vrijwillige zorg. MezzoRegistratie is - in opdracht van Mezzo - ontwikkeld door ICT-dienstverlener XSARUS E-development & Consulting B.V., die tevens beheer voert over het systeem en trainingen en ondersteuning biedt. In deze handleiding wordt uitgegaan van basiskennis van het werken met computers en internet. In een enkel geval worden enkele technische termen gebruikt, deze worden zo mogelijk verduidelijkt. Heeft u na het lezen van deze handleiding nog vragen over MezzoRegistratie kunt u terecht bij de servicedesk. Tevens willen we u wijzen op trainingen, welke door Mezzo worden georganiseerd. Wij wensen u veel plezier met het gebruik van het systeem!

2


Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave................................................................................................................................................. 3 1. Werken met een webapplicatie .................................................................................................................... 6 1.1. Compatibiliteit met besturingssystemen en webbrowsers ........................................................................... 6 1.2. Centrale database......................................................................................................................................... 6 1.3. Beveiliging en privacy ................................................................................................................................... 6 1.4. Javascript en cookies .................................................................................................................................... 7 1.5. Beeldschermresolutie ................................................................................................................................... 7 1.6. Tips voor het werken met Internet Explorer ................................................................................................. 7 2. Basisprincipes MezzoRegistratie ................................................................................................................... 9 2.1. Dossiers ......................................................................................................................................................... 9 2.2. Personen ....................................................................................................................................................... 9 2.3. Procesgericht werken ................................................................................................................................. 10 2.4. Stamtabellen / definitielijsten..................................................................................................................... 10 2.5. Inloggen en uitloggen ................................................................................................................................. 11 2.6. Autorisatie .................................................................................................................................................. 11 2.7. Schermonderdelen ...................................................................................................................................... 12 3. Module Hulpvragers & Mantelzorgers ........................................................................................................ 15 3.1. Nieuwe aanmelding .................................................................................................................................... 15 3.2. Zoek dossier ................................................................................................................................................ 16 3.3. Snelzoekschermen ...................................................................................................................................... 16 3.4. Hulpvrager- / mantelzorgerdossier............................................................................................................. 17 3.5. Persoonsgegevens wijzigen ........................................................................................................................ 19 3.6. Contactpersonen......................................................................................................................................... 19 3.7. Aanmelding................................................................................................................................................. 19 3.8. Intake .......................................................................................................................................................... 20 3.9. Invoeren hulpvraag ..................................................................................................................................... 20 3.10. Hulpvraag ................................................................................................................................................. 21 3.11. Hulpvraag wijzigen ................................................................................................................................... 21 3.12. Zoek hulpaanbod (koppelen van een vrijwilliger) ..................................................................................... 22 3


3.13. Zorginzet ................................................................................................................................................... 23 3.14. Zorginzet wijzigen ..................................................................................................................................... 23 3.15. Zorgmomenten ......................................................................................................................................... 24 3.16. Evaluaties.................................................................................................................................................. 24 3.17. Declaratie ureninzet ................................................................................................................................. 25 3.18. Kennismaking wijzigen ............................................................................................................................. 26 3.19. Activiteiten ................................................................................................................................................ 26 3.20. Doorverwijzingen ...................................................................................................................................... 27 3.21. Mantelzorgers........................................................................................................................................... 28 3.22. Verzorgden ............................................................................................................................................... 28 3.23. Coördinatoren ........................................................................................................................................... 29 4. Module Vrijwilligers ................................................................................................................................... 30 4.1. Nieuwe aanmelding .................................................................................................................................... 31 4.2. Zoek dossier ................................................................................................................................................ 31 4.3. Snelzoekschermen ...................................................................................................................................... 31 4.4. Vrijwilligersdossier ...................................................................................................................................... 32 4.5. Persoonsgegevens wijzigen ........................................................................................................................ 34 4.6. Contactpersonen......................................................................................................................................... 34 4.7. Aanmelding................................................................................................................................................. 34 4.8. Intake .......................................................................................................................................................... 34 4.9. Trainingsfase .............................................................................................................................................. 35 4.10. Beschikbaarheid........................................................................................................................................ 35 4.11. Kenmerken & criteria ................................................................................................................................ 36 4.12. Invoeren hulpaanbod ................................................................................................................................ 36 4.13. Hulpaanbod .............................................................................................................................................. 36 4.14. Hulpaanbod wijzigen ................................................................................................................................ 37 4.15. Activiteiten ................................................................................................................................................ 37 4.16. Organisaties .............................................................................................................................................. 38 5. Module Activiteiten.................................................................................................................................... 39 5.1. Activiteiten .................................................................................................................................................. 39 5.2. Activiteit...................................................................................................................................................... 41 5.3. Activiteit wijzigen........................................................................................................................................ 42 5.4. Deelnemersregistratie ................................................................................................................................ 42 4


5.5. Kostenregistratie ........................................................................................................................................ 44 5.6. Urenregistratie ........................................................................................................................................... 45 5.7. Calculatieregels .......................................................................................................................................... 46 5.8. Beheer sjablonen ........................................................................................................................................ 46 5.9. Beheer tarieven........................................................................................................................................... 47 6. Module Personen ....................................................................................................................................... 48 6.1. Zoek persoon .............................................................................................................................................. 48 6.2. Persoon ....................................................................................................................................................... 48 6.3. Persoon wijzigen ......................................................................................................................................... 50 6.4. Adressen ..................................................................................................................................................... 50 6.5. Activiteiten .................................................................................................................................................. 50 6.6. Persoon toevoegen ..................................................................................................................................... 50 6.7. Organisaties ................................................................................................................................................ 50 6.8. Organisatie ................................................................................................................................................. 51 6.9. Organisatie wijzigen ................................................................................................................................... 52 6.10. Organisatie toevoegen ............................................................................................................................. 52 7. Module Rapportage ................................................................................................................................... 53 7.1. Rapportgenerator ....................................................................................................................................... 53 7.2. Opgeslagen rapportages ............................................................................................................................ 55 7.3. Periode rapportage ..................................................................................................................................... 57 8. Module Systeembeheer ............................................................................................................................. 61 8.1. Accountgegevens wijzigen .......................................................................................................................... 61 8.2. Gebruikersbeheer ....................................................................................................................................... 61 8.3. Stamtabellen............................................................................................................................................... 62 A. Aanvullende informatie ............................................................................................................................. 63 Servicedesk ........................................................................................................................................................ 63 Training .............................................................................................................................................................. 63 Conversie databestanden .................................................................................................................................. 63

5


1. Werken met een webapplicatie MezzoRegistratie is een volledig ‘webbased’ systeem. Een webgebaseerd systeem heeft als voordeel dat op de eigen computers of op het eigen netwerk geen software hoeft te worden geïnstalleerd en dat het systeem met een standaard webbrowser te gebruiken is. Dit geeft u tevens de mogelijkheid om het systeem op verschillende locaties te gebruiken; op kantoor, thuis of eventueel zelfs onderweg via een notebook. Het enige wat u nodig heeft is een verbinding met internet. In dit hoofdstuk wordt een aantal belangrijk aspecten besproken van het werken met webapplicaties en in het bijzonder MezzoRegistratie.

1.1. Compatibiliteit met besturingssystemen en webbrowsers MezzoRegistratie is ontwikkeld en getest voor het gebruik met de volgende (web)browsers:

   

Microsoft Internet Explorer 6 en hoger (Windows) Mozilla Firefox 1.5 en hoger (Windows, Mac) Safari 3 en hoger (Mac) Opera 9 en hoger (PC, Mac)

1.2. Centrale database Kenmerkend voor een webapplicatie is het gebruik van een centrale database. In deze database zijn de gegevens opgeslagen van alle MezzoRegistratie gebruikers en organisaties. Een groot voordeel hiervan is dat u zich geen zorgen hoeft te maken over het veiligstellen van uw gegevens, bijvoorbeeld door het maken van een back-up. De centrale database is geplaatst in een beveiligd datacentrum in Amsterdam, en er wordt iedere nacht automatisch een back-up van uw gegevens gemaakt.

1.3. Beveiliging en privacy De beveiliging en privacy van de gegevens opgeslagen in MezzoRegistratie is op de volgende manieren gewaarborgd:



Voor het inloggen in de applicatie heeft u te allen tijde een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. Bewaar deze gegevens op een veilige plaats en verander zo nodig uw wachtwoord.



De centrale databestanden kunnen alleen worden geraadpleegd door geautoriseerde medewerkers binnen slechts uw eigen organisatie. Er wordt geen data gedeeld tussen verschillende organisaties. Daarnaast kunnen – met uw toestemming – enkele technische medewerkers zich toegang verschaffen om u te ondersteunen (servicedesk) en voor het maken van back-ups.



Voor het uitwisselen van de gegevens tussen uw lokale computer en MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van een beveiligde verbinding met behulp van een SSL-certificaat. U kunt dit herkennen doordat een slotje wordt getoond in de adresbalk van de browser. Het adres dient altijd te beginnen met https://registratie.mezzo.nl !

6


1.4. Javascript en cookies Voor het optimaal laten functioneren van MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van Javascript. In een enkel geval kan het gebruik van Javascript zijn geblokkeerd. In dat geval zal MezzoRegistratie niet werken, u dient JavaScript te activeren. Tevens wordt gebruik gemaakt van een cookie, zodat u niet steeds opnieuw hoeft in te loggen. Het cookie bevat slechts een tekenreeks voor identificatie, geen andere kenmerkende gegevens en wordt automatisch verwijderd op het moment dat u uw browser sluit.

1.5. Beeldschermresolutie MezzoRegistratie is geoptimaliseerd voor een beeldschermresolutie van 1024 x 768 of hoger. Op deze resolutie verschijnt er geen horizontale schuifbalk, past het gehele menu ineens op het scherm en hoeft u slechts verticaal te scrollen (veelal met scrollwiel op de muis mogelijk).

1.6. Tips voor het werken met Internet Explorer Internet Explorer is de meest gebruikte browser op het Windows platform. Om de werking van MezzoRegistratie verder te optimaliseren wordt in dit onderdeel een aantal tips gegeven die specifiek van toepassing zijn op deze browser.

1.6.1. Toevoegen aan favorieten U kunt MezzoRegistratie toevoegen aan uw favorieten, zodat u niet steeds opnieuw het adres hoeft te typen. 1.

Ga naar het inlogscherm van MezzoRegistratie door in de adresbalk te typen: https://registratie.mezzo.nl

2.

Typ CTRL+D en klik op ‘Toevoegen’. MezzoRegistratie is toegevoegd aan u favorieten.

Om MezzoRegistratie vanuit uw favorieten te laden: 1.

Typ CTRL+I

2.

Klik op MezzoRegistratie. Het inlogvenster verschijnt.

1.6.2. Toevoegen aan vertrouwde websites U kunt MezzoRegistratie toevoegen aan de lijst met vertrouwde websites. Hierdoor worden geen beveiligingsvragen meer gesteld, zodat u sneller kunt werken. 1.

Ga naar het inlogscherm van MezzoRegistratie door in de adresbalk te typen: https://registratie.mezzo.nl

2.

Kies in het menu van Internet Explorer voor ‘Extra’ > ‘Internetopties’. (indien de menubalk niet zichtbaar is, toets ALT)

3.

Klik in het tabblad ‘Beveiliging’ op ‘Vertrouwde websites’

4.

Klik op ‘Websites’.

5.

Controleer of de adresregel het MezzoRegistratie adres is ingevuld en klik op ‘Toevoegen’. 7


6.

Klik op ‘Sluiten’ en vervolgens op ‘OK’.

1.6.3. Tijdelijke internetbestanden wissen Tijdens het bezoeken van diverse websites worden afbeeldingen, scripts etc. bewaard. Hierdoor worden pagina’s sneller weergegeven. Het kan echter voorkomen dat de hoeveelheid tijdelijke internetbestanden zo groot is geworden dat dit juist vertragend werkt. U kunt de tijdelijke bestanden dan handmatig wissen. 1.

Kies in het menu van Internet Explorer voor ‘Extra’ > ‘Internetopties’. (indien de menubalk niet zichtbaar is, toets ALT)

2.

Klik in het tabblad ‘Algemeen’ onder het kopje ‘Browsegeschiedenis’ op ‘Verwijderen’. De bestanden worden gewist, dit kan even duren.

3.

Klik op ‘OK’.

8


2. Basisprincipes MezzoRegistratie In dit hoofdstuk worden een aantal basisprincipes besproken die terugkomen in MezzoRegistratie.

2.1. Dossiers De registratie van gegevens gebeurt zoveel mogelijk binnen dossiers. Dossiers binnen MezzoRegistratie hebben de volgende eigenschappen:

     

Een aanmaakdatum waarop het dossier gestart is Een status (open of gesloten) Eén of meerdere coördinatoren (eigenaar van het dossier) Een afsluitdatum voor dossiers die gesloten zijn Een koppeling met één persoon (de cliënt) Een type: hulpvrager, mantelzorger of vrijwilliger

Binnen MezzoRegistratie kan er slechts één geopend dossier zijn per persoon per type dossier.

2.2. Personen Een dossier heeft altijd een koppeling met een persoon. Een persoon kan in MezzoRegistratie in theorie 3 dossiers hebben, namelijk een hulpvragersdossier, een mantelzorgdossier en een vrijwilligersdossier. Het is belangrijk om bij het aanmaken van een nieuw dossier eerst te kijken of de persoon al bekend is in MezzoRegistratie. U kunt dan gelijk de gegevens overnemen.

Hulpvragersdossier

Persoonsgegevens

Contactpersoon

Hulpvragersdossier

Hulpvragersdossier

9


Op een dossier kunnen ook weer persoonsgegevens worden gekoppeld, bijvoorbeeld een contactpersoon of een mantelzorger. Via de persoonskiezer kunt u in de personendatabase zoeken en de persoon selecteren.

2.3. Procesgericht werken MezzoRegistratie kent ingebouwde werkprocessen, die overeenkomen met de primaire processen van uw organisatie. Dit heeft tot gevolg dat:

 

Dossiers alleen kunnen worden aangemaakt via de ‘nieuwe aanmelding’ procedure. Binnen dossiers vervolgacties worden aangeboden die op dat moment van toepassing zijn. Deze worden afgeleid van de op dat moment beschikbare gegevens binnen het dossier.



Sommige zaken niet geregistreerd kunnen worden voordat andere gegevens zijn ingevoerd.

Per module wordt uitgelegd welk proces wordt gevolgd en welke voorwaarden zijn ingebouwd.

2.4. Stamtabellen / definitielijsten Tijdens de registratie wordt op veel plaatsen gebruik gemaakt van selectielijsten. Deze selectielijsten kunt u in veel gevallen aanpassen naar de wensen van uw organisatie.

 

Lokale tabellen kunt u volledig zelf beheren Centrale tabellen worden onderhouden door de servicedesk, u kunt echter zelf bepalen welke waarden u wilt gebruiken. Uw keuze is, afhankelijk van de tabelsoort, zichtbaar als:

 

Filter: slechts de geselecteerde waarden worden getoond Voorkeurswaarden: de geselecteerde waarden worden bovenin de selectielijst getoond, het is echter nog wel mogelijk de andere waarden te kiezen.

Deze opzet heeft de volgende voordelen:

 

U bent weinig tijd kwijt met de keuze voor waarden en het beheer daarvan U maakt gebruik van een landelijk begrippenkader; uw organisatie registreert op soortgelijke wijze als andere organisaties.

10


2.5. Inloggen en uitloggen Om in te loggen in MezzoRegistratie heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord nodig. De gebruikersnaam bestaat altijd uit een voorloopcode, gevolgd door een streepje (‘-‘) en het persoonlijke deel. De voorloopcode is gelijk bij alle medewerkers van één organisatie.

1.

Open uw browser en typ in de adresbalk ‘https://registratie.mezzo.nl’.

2.

Typ uw gebruikersnaam en wachtwoord en klik op ‘inloggen’

3.

Het systeem controleert uw gegevens en stuurt u door naar het startscherm

Uitloggen uit MezzoRegistratie kunt u eenvoudig doen door het venster te sluiten, of door te klikken op ‘uitloggen’.

2.6. Autorisatie Alle systeemfuncties van MezzoRegistratie zijn verbonden aan een centrale autorisatietabel. Afhankelijk van de rollen die aan uw account zijn toegewezen, zullen meer of minder functies worden getoond. De handleiding gaat altijd uit van de meest uitgebreide mogelijkheden, het kan dus voorkomen dat bepaalde zaken worden beschreven die u in uw schermen niet terugvindt.

11


2.7. Schermonderdelen Binnen MezzoRegistratie wordt gebruik gemaakt van grafische user interface met een aantal kenmerkende, steeds terugkerende schermonderdelen. Als u deze onderdelen kunt bedienen, zult u snel kunnen omgaan met het systeem. Hieronder worden deze schermonderdelen benoemd.

1.

Actief dossier: Op het moment dat u een dossier heeft gekozen worden hier altijd de basisgegevens van dit dossier getoond. Door te klikken op dit vlak gaat u direct naar het dossier-scherm.

2.

Menu: Dit is het hoofdmenu van MezzoRegistratie. Per module worden verschillende opties getoond. Met ‘+’ en ‘-‘ kunnen delen respectievelijk openen dichtgeklapt worden. Menuonderdelen die vet gemarkeerd zijn en daarbij aantal vermelden, vereisen uw attentie. De criteria die hiervoor gelden verschillen per optie.

3.

Gegevens ingelogde gebruiker: Hier worden de gegevens van de ingelogde gebruiker (u dus) getoond. ‘Start’ leidt u direct naar de startpagina. M.b.v. ‘Uitloggen’ wordt u uitgelogd uit de applicatie. Het vraagteken leidt tot het online helpsysteem (delen van deze handleiding)

4.

Titelbalk: Het scherm is altijd opgebouwd uit één of meerdere blokken. Door te klikken op de titelbalk wordt het betreffende blok dicht- of opengeklapt. Hiermee kunt u uw scherm zelf indelen. In sommige schermen zijn bepaalde blokken standaard dichtgeklapt.

5.

Datumveld: Op veel plaatsen kunt u datums invullen. Dit kan handmatig in het formaat ‘ddmm-jjjj’ en door te selecteren met behulp van de datumkiezer. Klik hiervoor op het kalendertje. Na een datum geselecteerd te hebben klikt u naast het venstertje. De datumkiezer zal dan sluiten.

6.

Knoppenbalk: Hiermee bevestigd u uw invoer of maakt u een keuze. De knoppen hebben altijd slechts betrekking op het blok waar ze in staan.

12


7.

Kolomkop: Alle lijsten in het systeem zijn uitgerust met kolomkoppen waarop geklikt kan worden. Hiermee wordt de lijst gesorteerd (oplopend of aflopend) op de waarden in deze kolom. U kunt de kolomkop verslepen naar een andere positie, waardoor de indeling van de lijst wordt aangepast.

8.

Kolommenu: Door te klikken op het pijltje naast de kolomkop, verschijnt het kolommenu. Hierin kunt u weer kiezen voor sorteeropties. M.b.v. ‘Kolommen’ kunt u aangeven welke kolommen worden getoond in de huidige lijst.

9.

Dossierstatus: Standaard worden alleen de open dossiers getoond. U kunt met behulp van het dit veld ook alle gesloten dossiers tonen, of alle dossiers (open en gesloten).

10. Navigatiepad: Hierin wordt de schermpositie van het huidige scherm ten opzichte van bovenliggende schermen aangegeven. Hoe verder (dieper) wordt doorgeklikt in het systeem, hoe langer dit pad zal zijn. Door te klikken op de schermnaam wordt dit scherm getoond. 11. Handleiding: Als u op het vraagteken klikt, verschijnt de handleiding van MezzoRegistratie in pdf-bestand. 12. Berichtenbalk: Hier toont het systeem meldingen, veelal als bevestiging van de zojuist uitgevoerde actie. Door op de balk te klikken verdwijnt deze. 13. Actieknoppen voor wijzigen en verwijderen: Deze verschijnen in de meest linkse kolom van veel lijsten. Hiermee kunt u de items respectievelijk wijzigen of verwijderen. 14. Verplicht veld: Deze worden altijd aangeduid met een asterisk (*). Wanneer u deze velden niet invult zult u hiervan een melding krijgen en kunt u de gegevens niet opslaan. 15. Persoonkiezer-icoon: Hiermee opent u de persoonkiezer

13


2.7.1. Persoonkiezer Op diverse plaatsen worden persoonsgegevens opgeslagen. Om niet steeds dezelfde gegevens opnieuw te hoeven invoeren wordt gebruik gemaakt van een centrale personendatabase. U opent deze database door op het persoonskiezer-icoon (zie punt 15, onderdeel 2.6).

1.

Zoekformulier: Vul (delen van) gegevens in om te zoeken in de personendatabase. Na klikken op ‘zoeken’ verschijnen resultaten in het scherm.

2.

Nieuwe persoon toevoegen Wanneer de persoon nog niet in de database beschikbaar is kunt u deze hier toevoegen.

3.

Tabblad details: Na klik op een gevonden persoon verschijnen in dit tabblad de details van deze persoon.

Met een geselecteerd persoon heeft u de volgende mogelijkheden:

4.

Kopiëren. De adresgegevens van deze persoon kopiëren naar het tabblad ‘Nieuwe persoon toevoegen’. U kunt deze functie gebruiken indien u personen wilt toevoegen met dezelfde adresgegevens als de geselecteerde persoon, bijvoorbeeld gezinsleden.

5.

Wijzigen. De gegevens van deze persoon wijzigen

6.

Selecteren. De gegevens van deze persoon overnemen in het onderliggende scherm. Deze functie zult u meestal gebruiken.

14


3. Module Hulpvragers & Mantelzorgers Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op hulpvrager- en mantelzorgerdossiers. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven.

3.1. Nieuwe aanmelding In dit scherm kunt u: 

Een nieuw hulpvrager- of mantelzorgerdossier aanmaken



Het registreren van het eerste contact van een hulpvrager of mantelzorger met uw organisatie

15


1.

Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in.

2.

Klik op ‘opslaan’

3.

Het dossierscherm wordt getoond.

Opmerking 

Het scherm is gesplitst in twee delen, een eenvoudig en een uitgebreid deel. In de snelle aanmelding zijn slechts de minimaal vereiste velden opgenomen voor het aanmaken van een dossier. U kunt het uitgebreide deel tonen of verbergen met respectievelijk de knoppen ‘Uitgebreide aanmelding’ en ‘snelle aanmelding’.

 

Indien u zelf coördinator bent wordt u automatisch als coördinator geselecteerd. U kunt optioneel invoeren wie de aanvrager is, indien dit niet de hulpvrager of mantelzorger zelf is, maar bijvoorbeeld een familielid.



U kunt optioneel invoeren wie de verwijzer is, zoals een bestaande andere cliënt of een professionele hulpverlener.



Nadat een dossier is aangemaakt kunt u het type niet meer wijzigen. Kies dus bewust voor hulpvrager of mantelzorger. De verdere werkwijze in het systeem is voor beide dossiertypes gelijk, echter naamgeving van bepaalde elementen zal afwijken. Bovendien is het binnen een hulpvragerdossier niet mogelijk verzorgden te registreren (zij zijn immers zelf hulpvrager) en binnen een mantelzorgerdossier is het niet mogelijk mantelzorgers te registreren.



MezzoRegistratie controleert bij het aanmaken van een dossier of er al een openstaand dossier van hetzelfde type bestaat bij deze persoon. In dat geval krijgt u een foutmelding te zien. U kunt dan beter het betreffende dossier openen en daarin werken.

3.2. Zoek dossier In dit scherm kunt u een bestaand hulpvrager- of mantelzorgerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1.

Vul bekende criteria in in het formulier

2.

Klik op ‘maak selectie’ om de zoekactie te starten

3.

Klik op ‘toon alle’ om zonder criteria te zoeken (alle dossiers worden getoond)

3.3. Snelzoekschermen De in het diagram met * gemarkeerde schermen zijn snelzoekschermen voor het vinden van dossiers met bepaalde eigenschappen. 1.


2.


3.


16


3.3.1. Regels voor markering Om snel inzage te geven in de status van de items wordt gewerkt met markeringen. Het aantal te markeren regels wordt tevens in het menu weergegeven, het menu-onderdeel wordt dan ook vet getoond. De telling die wordt gemaakt geldt voor alle dossiers binnen uw organisatie (niet slechts de dossiers waarvan u coördinator bent). De criteria gelden voor de markering zijn: Intakes: Geplande, niet ingevoerde intakes met geplande datum in het verleden Hulpvragen: Hulpvragen met de status ‘nieuw’ of ‘gedeeltelijk ingevuld’ Zorginzet: Zorginzetten met de status ‘voorlopig’ Kennismakingen: Geplande, niet ingevoerde kennismakingen met geplande datum in het verleden Evaluaties: Geplande, niet ingevoerde evaluaties met geplande datum in het verleden Elke markering is ook apart te openen, en de ingestelde criteria zijn ook te wijzigen.

3.4. Hulpvrager- / mantelzorgerdossier Dit scherm bevat alle informatie die binnen het hulpvrager- / mantelzorgerdossier is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen.

3.4.1. Schermonderdelen Het dossierscherm kent de volgende onderdelen. Elk menuonderdeel is te openen met behulp van het pijltje aan de rechterkant. De meeste onderdelen bevatten een knop ‘toevoegen/wijzigen’ welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd.

17


Basisgegevens van de cliënt. Dit zijn verzamelde gegevens, die dienen ter herkenning van het dossier.



Klik op de naam van de persoon verwijst naar de uitgebreide details van deze persoon binnen de personenmodule.



Knop ‘Print dossier’ geeft de optie tot printen van het dossier. U kunt per dossieronderdeel aangeven of u het wilt printen of niet.

 

Knop ‘Wijzig persoonsgegevens’ verwijst naar het scherm ‘Persoonsgegevens wijzigen’ Knop ‘Dossier verwijderen’. Hiermee wordt het gehele dossier verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. In andere gevallen kunt u beter gebruik maken van‘Afsluiten dossier’. De knop is alleen zichtbaar als er nog geen koppelingen met andere personen/dossiers of activiteiten zijn gemaakt.



Vervolgstappen. Zie Vervolgstappen

   

Gegevens aanmelding. De gegevens die zijn ingevoerd bij de aanmelding.



Gegevens intake. De gegevens die zijn ingevoerd bij de intake. Ziektebeeld van de hulpvrager of de verzorgde(n) zoals ingevuld bij aanmelding of intake. Hulpvragen. De gestelde hulpvragen t.b.v. het zoeken/koppelen van een vrijwilliger.

 

Klik op een hulpvraag verwijst naar het scherm ‘Hulpvraag’.

Zorginzetten. De geboden hulp t.b.v. de ingevoerde hulpvragen (koppelingen met vrijwilligers)

 

Knop ‘doorgaan >>’ voert de geselecteerde vervolgstap uit.

Klik op een zorginzet verwijst naar het scherm ‘Zorginzet’.

Geleverde activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.). Dit zijn individuele activiteiten.



Deelname aan activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen. Dit zijn groepsactiviteiten.

   

Doorverwijzingen. De geregistreerde doorverwijzingen naar externe organisaties. Mantelzorgers. De bij deze hulpvrager geregistreerde mantelzorgers. Verzorgden. De bij deze mantelzorger geregistreerde verzorgden. Contactpersonen. De bij deze persoon geregistreerde contactpersonen (familie, vrienden, overige relaties).



Coördinatoren. De coördinatoren die verantwoordelijk zijn voor dit dossier.

3.4.2. Vervolgstappen Dit scherm kent geen standaardprocedure. Wel geeft het systeem u voorstellen voor mogelijke vervolgstappen, afhankelijk van de huidige status en invulling van het dossier. 1.

Kies één van de mogelijke vervolgstappen:



Intakegesprek inplannen op vastgestelde datum randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd



Resultaten van de intake invoeren randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd of een intake is gepland



Hulpvraag invoeren randvoorwaarde: de intake is ingevoerd



Invoeren resultaat kennismaking met vrijwilliger randvoorwaarde: een kennismaking is gepland



Doorverwijzen naar een andere organisatie

18


 

Activiteit registreren Afsluiten (dossier, hulpvragen, zorginzet). De manier om dossiers af te sluiten. U kunt hier in 1 stap alle hulpvragen en zorginzetten en het dossier afsluiten, in plaats van 1 voor 1. Het dossier is te heropenen, maar de afgesloten hulpvragen en evt zorginzetten worden niet heropend.

2.

Klik op ‘doorgaan >>’ om de gekozen vervolgactie te starten. Het betreffende scherm wordt geopend.

3.5. Persoonsgegevens wijzigen In dit scherm kunt u de basispersoonsgegevens van de aan dit dossier gekoppelde persoon wijzigen. 1.


2.


3.


Opmerking In dit scherm kunt u snel een aantal basisgegevens wijzigen. Voor uitgebreide gegevens kunt u deze persoon wijzigen binnen de module ‘Personen’.

3.6. Contactpersonen In dit scherm kunt u contactpersonen behorende bij de aan dit dossier gekoppelde persoon registreren.

3.6.1. Toevoegen 1.


2.


3.

De contactpersoon wordt weergegeven in het overzicht.

3.6.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de contactpersoon die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De contactpersoon wordt weergegeven in het overzicht.

3.6.3. Verwijderen 1.

Klik op het verwijder-icoon bij de contactpersoon die u wilt verwijderen.

2.

Bevestig met ‘OK’.

3.

De contactpersoon wordt verwijderd.

3.7. Aanmelding In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 19


1.


2.


3.


3.8. Intake In dit scherm kunt u de intakegegevens wijzigen. 1.


2.


3.


Opmerking 

Bij selectie van ziektebeelden wordt automatisch het bovenliggend niveau geselecteerd. Bij deactivering van een groep worden automatisch alle onderliggende ziektebeelden uitgeschakeld.



De waarden bij ‘overige kenmerking’ worden gebruikt voor het matchen met hulpaanbod door vrijwilligers



Als u alleen de geplande datum wilt wijzigen gebruik dan het bovenste gedeelte.

3.9. Invoeren hulpvraag In dit scherm kunt u een nieuwe hulpvraag toevoegen aan het dossier. 1.


2.


3.

Het scherm ‘Hulpvraag’ wordt getoond.

Opmerking Bij het toevoegen van een hulpvraag wordt automatisch de status ‘Niet ingevuld / nieuw’ gekozen.

20


3.10. Hulpvraag In dit scherm worden de details van een hulpvraag getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar kennismakingen en zorginzetten gekoppeld aan deze hulpvraag.

1.

Klik op ‘zoek hulpaanbod’ om een nieuwe koppeling te maken met een vrijwilliger

2.

Knop ‘wijzigen’ verwijst naar het scherm ‘Hulpvraag wijzigen’

3.

Met de knop ‘verwijderen’ kunt u de hulpvraag verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u de hulpvraag wilt beëindigen, volstaat het invullen van de einddatum.

4.

Kennismakingen kunt u rechtstreeks vanuit dit scherm wijzigen of verwijderen d.m.v. de iconen vooraan de regel.

3.10.1. Status wijzigen 1.

Klik in het gekleurde kader op de gewenste status

2.

Bevestig met ‘OK’

3.

Het scherm wordt ververst met de nieuwe statusinformatie

3.11. Hulpvraag wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van een hulpvraag wijzigen. 1.

Vul zoveel mogelijk gegevens, maar minimaal de verplichte velden in. 21


2.


3.

Het scherm ‘Hulpvraag’ wordt getoond.

3.12. Zoek hulpaanbod (koppelen van een vrijwilliger) In dit scherm kunt zoeken naar hulpaanbod van vrijwilligers ten behoeve van de geselecteerde hulpvraag. 1.

Vul één of meer van de volgende zoekcriteria in:



Naam vrijwilliger: indien u een specifieke vrijwilliger op het oog heeft kunt u hier direct de naam invullen.

  

Soort hulpaanbod: het soort hulpaanbod wat past bij de hulpvraag Woonplaats: kies de plaats waar de vrijwilliger woonachtig moet zijn Maximale afstand in kilometers: Hiermee kunt u de afstand tussen hulpvrager en vrijwilliger beperken. Selecteer een maximaal aantal kilometers en de postcode van hulpvrager (ingevoerd bij de persoonsgegevens)

2.

Klik op ‘zoek hulpaanbod’

3.

Het aanbod wat overeenkomt met de geselecteerde criteria wordt getoond.

  4.

Alleen openstaand hulpaanbod wordt getoond. Indien geen aanbod wordt gevonden kunt u de criteria verruimen.

Klik op het hulpaanbod wat het best past bij de hulpvraag. In het volgende scherm worden alle gegevens getoond die nodig zijn voor het bepalen van de match.

5.

Beoordeel de match aan de hand van de volgende gegevens:

 

Het gewenste aantal uren door hulpvrager en geboden door vrijwilliger De voorkeuren van de vrijwilliger en overeenkomsten hiervan met de eigenschappen van de hulpvrager.



De huidige zorginzet door de vrijwilliger en het feit of de vrijwilliger bij één of meerdere hulpvragers kan worden ingezet.

6.

Bij positieve beoordeling dient de zorginzet te worden vastgelegd, hierbij worden de volgende (voorlopige) gegevens geregistreerd: 1.

Soort zorginzet: Eenmalig of doorlopend

2.

Startdatum zorginzet (standaard vandaag)

3.

Uren per frequentie

4.

Plaats een vinkje om direct een kennismaking te plannen en kies een datum

5.

Plaats een vinkje om direct een evaluatie te plannen en kies een datum

6.

Kies de nieuwe status van de hulpvraag

7.

Kies de nieuwe status van het hulpaanbod

Klik op ‘vastleggen’ om de zorginzet (voorlopig) op te slaan. Het scherm ‘Hulpvraag’ wordt getoond. Om direct extra gegevens bij de zorginzet te registreren: 0.

Klik op de betreffende regel in het gedeelte ‘zorginzet door vrijwilligers’

1.

Het scherm ‘zorginzet’ wordt getoond

Om direct gegevens in te voeren bij de kennismaking: 0.

Klik op de betreffende regel in het gedeelte ‘kennismakingen’.

1.

Het scherm ‘kennismaking’ wordt getoond

22


Opmerking Doorlopende zorginzetten worden opgeslagen met status ‘voorlopig’. Hierdoor kan deze procedure snel doorlopen worden met een minimale hoeveelheid gegevens. Eenmalige zorginzetten worden niet als voorlopig opgeslagen, ze vinden immers maar 1 keer plaats. Als er wordt gekozen voor eenmalige zorginzet, wordt er ook automatisch een einddatum voor de zorginzet ingevuld, en wordt de zorginzet ook afgesloten.

3.13. Zorginzet In dit scherm worden de details van een zorginzet getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar zorgmomenten, evaluaties, en declaraties gekoppeld aan deze zorginzet.

3.13.1. Schermonderdelen 

Basisgegevens zorginzet

 

Klik op ‘wijzigen’ om de zorginzet te wijzigen Klik op ‘verwijderen’ om de zorginzet te verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie verwijderd. Een zorginzet kan worden afgesloten door de einddatum te registreren (via wijzigen).

 

Gegevens hulpvraag (standaard dichtgeklapt) Gegevens hulpaanbod (standaard dichtgeklapt)



Klik op de naam van de vrijwilliger om de details van deze vrijwilliger op de vragen (binnen de module ‘Personen’)



Zorgmomenten. De dagen en tijdstippen waarop de zorginzet plaatsvindt.



Evaluaties. De geplande en uitgevoerde evaluaties van deze zorginzet



Ureninzet volgens gemaakte afspraken toont de historie van de afspraak betreffende de

 

Knop ‘toevoegen/wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Zorgmomenten’ Knop ‘toevoegen/wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Evaluaties’

ureninzet.



Ureninzet volgens declaratie toont de gedeclareerde uren met betrekking tot deze zorginzet.



Knop ‘toevoegen/wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Declaratie ureninzet’.

3.14. Zorginzet wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van de zorginzet wijzigen. 1.


2.


3.

Het scherm ‘Zorginzet’ wordt getoond.

3.14.1. Zorginzet afsluiten Om de zorginzet af te sluiten, volstaat het om de einddatum te registreren.

23


Opmerking 

Bij wijziging van de startdatum, einddatum en/of de uren per frequentie berekent MezzoRegistratie automatisch de uren per periode in en houdt historie bij in de tabel ‘ureninzet volgens gemaakte afspraken’. U hoeft dus geen nieuwe zorginzet / afspraak te registreren bij een wijziging.



Let op: bij het wijzigen van starten eindtijd wordt u vrijheid gegeven om te antidateren. U bent hiervoor zelf verantwoordelijk. Eventuele gemaakte rapportages kunnen hierdoor afwijken van de werkelijkheid.

3.15. Zorgmomenten In dit scherm kunt u de momenten registreren waarop wel of juist geen zorg wordt geleverd.

3.15.1. Toevoegen 1.


2.


3.

Het zorgmoment wordt weergegeven in het overzicht.

3.15.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij het zorgmoment dat u wilt wijzigen.

2.


3.


4.



Klik op het verwijder-icoon bij het zorgmoment dat u wilt verwijderen.

2.


3.

Het zorgmoment wordt verwijderd.

Opmerking 

Door middel van het veld ‘inzet’ geeft u aan of er in de geselecteerde periode wel of juist geen zorg wordt geleverd. Door een moment toe te voegen met ‘inzet: nee’ kunt u een uitzondering op de regel registreren, bijvoorbeeld i.v.m. afwezigheid van de hulpvrager of vrijwilliger.



Zorgmomenten dienen slechts als detaillering van de afspraak. Aan deze gegevens worden geen berekeningen of rapportages ontleend.

3.16. Evaluaties In dit scherm kunt u evaluaties registreren die u heeft gehouden met de hulpvrager en/of vrijwilliger betreffende deze zorginzet.

24


3.16.1. Toevoegen van een uitgevoerde evaluatie 1.


2.


3.

De evaluatie wordt weergegeven in het overzicht.

3.16.2. Inplannen van een evaluatie 1.

Kies een datum en tijdstip

2.

Klik op ‘inplannen’

3.


3.16.3. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de evaluatie die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.



Klik op het verwijder-icoon bij de evaluatie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De evaluatie wordt verwijderd.

3.17. Declaratie ureninzet In dit scherm kunt u urendeclaraties van vrijwilligers registreren.



2.


3.

De declaratie wordt weergegeven in het overzicht.

Indien u een gecumuleerde declaratie invoert (alle opgetelde uren van één periode ineens): 1.

Vul bij ‘datum realisatie’ de laatste datum van de declaratie in.

2.

Vul bij ‘opmerking’ de periode in, bijvoorbeeld een jaartal + maand of weeknummer, afhankelijk van uw declaratieperiode.

3.17.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de declaratie die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De declaratie wordt weergegeven in het overzicht. 25



Klik op het verwijder-icoon bij de declaratie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De declaratie wordt verwijderd.

3.18. Kennismaking wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van een kennismaking wijzigen. 1.


2.


3.


3.19. Activiteiten In dit scherm kunt u activiteiten registreren binnen het dossier. Hiervoor dienen binnen de module ‘Activiteiten’ eerst activiteiten gedefinieerd te worden zoals deze worden aangeboden door uw organisatie.


Overzicht geregistreerde individuele activiteiten. In dit overzicht staan alle geregistreerde individuele activiteiten die gekoppeld zijn aan dit dossier. Deze activiteiten hebben als kenmerk ‘registratiemethode: individueel’



Overzicht geregistreerde deelname aan activiteiten. In dit overzicht staan alle activiteiten waarin deze cliënt deelneemt. Deze (groeps-)activiteiten hebben als kenmerk ‘registratiemethode: deelnemers’.



Registratie levering activiteit. Hiermee worden nieuwe activiteiten geregistreerd binnen dit dossier.

3.19.2. Registreren van een activiteit 1.

Selecteer in de activiteitenboom de gewenste activiteit(en).

2.

Indien u een individuele activiteit selecteert, kies

3.

1.

Datum levering (standaard vandaag)

2.

Leveringsvorm / contacttype (standaard zoals binnen de activiteit gedefinieerd)

3.

Bestede tijd

4.

Opmerking

5.

Opvolgdatum

Indien u een groepsactiviteit selecteert, kies 1.

Datum inschrijving

2.

Status van de inschrijving

4.

Klik op ‘toevoegen’.

5.

De activiteit wordt weergegeven in het betreffende overzicht.

26


Let op Er kunnen meerdere groepsactiviteiten tegelijk worden geregistreerd door deze te selecteren, in dat geval geldt de geselecteerde datum en status voor alle gekozen groepsactiviteiten. Activiteiten worden altijd op persoon geregistreerd, en niet op dossier (ook al worden ze geregistreerd vanuit het dossier). Bij een persoon met meerdere dossiers, bijvoorbeeld een vrijwilliger en een mantelzorger , zijn dezelfde activiteiten zichtbaar.

3.19.3. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de activiteitregistratie die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De gewijzigde registratie wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de activiteitregistratie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De registratie wordt verwijderd.

3.20. Doorverwijzingen In dit scherm kunt u doorverwijzingen registreren binnen dit dossier.



2.


3.

De doorverwijzing wordt weergegeven in het overzicht.

3.20.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de doorverwijzing die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De doorverwijzing wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de doorverwijzing die u wilt verwijderen.

2.


3.

De doorverwijzing wordt verwijderd.

27


Opmerking U kunt zoveel doorverwijzingen registreren als u wenst. Het aanwezig zijn van doorverwijzingen (of beter gezegd: doorverwezen) is geen eindstatus van het dossier. Indien dit wel gewenst is kunt u het dossier direct na het toevoegen van een doorverwijzing handmatig afsluiten.

3.21. Mantelzorgers In dit scherm kunt u mantelzorgers registreren binnen dit hulpvragerdossier. Dit zijn dus de mantelzorgers waar u geen directe relatie mee heeft, maar wilt registreren om de hulpvrager beter van dienst te kunnen zijn.



2.


3.

De mantelzorger wordt weergegeven in het overzicht.

3.21.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de mantelzorger die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De mantelzorger wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de mantelzorger die u wilt verwijderen.

2.


3.

De mantelzorger wordt verwijderd.

Opmerking Met deze registratie maakt u geen mantelzorgdossier aan voor de geselecteerde persoon, u geeft alleen een relatie aan. Indien u voor hier geregistreerde mantelzorgers ook directe diensten verleent kunt u voor deze personen een mantelzorgerdossier aanmaken via ‘Nieuwe aanmelding’.

3.22. Verzorgden In dit scherm kunt u verzorgden registreren binnen dit mantelzorgerdossier. Dit zijn dus de verzorgde(n) waar u geen directe relatie mee heeft, maar wilt registreren om de mantelzorger beter van dienst te kunnen zijn.



2.

Klik op ‘opslaan’ 28


3.

De verzorgde wordt weergegeven in het overzicht.

3.22.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de verzorgde die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De verzorgde wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de verzorgde die u wilt verwijderen.

2.


3.

De verzorgde wordt verwijderd.

Opmerking Indien u voor hier geregistreerde verzorgden ook directe diensten verleent kunt u voor deze personen een hulpvragerdossier aanmaken via ‘Nieuwe aanmelding’.

3.23. Coördinatoren In dit scherm kunt u de coördinatoren registreren die verantwoordelijk zijn voor dit dossier.


Kies de coördinator die u wilt toewijzen.

2.


3.

De cöordinator wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de coördinator die u wilt verwijderen.

2.


3.

De coördinator wordt verwijderd.

Let op Elk dossier dient minimaal één coördinator te bevatten. Het is hierdoor niet mogelijk de laatste coördinator te verwijderen.

29


4. Module Vrijwilligers Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op vrijwilligersdossiers. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven.

30


4.1. Nieuwe aanmelding In dit scherm kunt u:

 

Een nieuw vrijwilligersdossier aanmaken

1.


2.


3.


Het registreren van het eerste contact van een vrijwilliger met uw organisatie

4.2. Zoek dossier In dit scherm kunt u een bestaand vrijwilligerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1.


2.


3.


4.3. Snelzoekschermen De in het diagram met * gemarkeerde schermen zijn snelzoekschermen voor het vinden van dossiers met bepaalde eigenschappen. 1.


2.


3.


4.3.1. Regels voor markering Om snel inzage te geven in de status van de items wordt gewerkt met markeringen. Het aantal te markeren regels wordt tevens in het menu weergegeven, het menu-onderdeel wordt dan ook vet getoond. De telling die wordt gemaakt geldt voor alle dossiers binnen uw organisatie (niet slechts de dossiers waarvan u coördinator bent). De criteria gelden voor de markering zijn: Intakes: Geplande, niet ingevoerde intakes met geplande datum in het verleden Evaluatiegesprekken: Geplande, niet ingevoerde evaluatiegesprekken met een geplande datum in het verleden. Trainingsfase: Trainingsfasen met ‘status: lopend’ Hulpaanbod: Hulpaanbod met de status ‘nieuw’ of ‘gedeeltelijk ingevuld’ Elke markering is ook apart te openen, en de ingestelde criteria zijn ook te wijzigen.

31


4.4. Vrijwilligersdossier Dit scherm bevat alle informatie die binnen het vrijwilligersdossier is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen.

4.4.1. Dossieronderdelen Het dossierscherm kent de volgende onderdelen. De meeste onderdelen bevatten een knop ‘toevoegen/wijzigen’ welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd.



Basisgegevens van de cliënt. Dit zijn verzamelde gegevens, die dienen ter herkenning van het dossier.



Klik op de naam van de persoon verwijst naar de uitgebreide details van deze persoon binnen de personenmodule.

 

Knop ‘Wijzig persoonsgegevens’ verwijst naar het scherm ‘Persoonsgegevens wijzigen’ Knop ‘Dossier verwijderen’. Hiermee wordt het gehele dossier verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het

32


opschonen van uw databestand. In andere gevallen kunt u beter gebruik maken van ‘Afsluiten dossier’.



Vervolgstappen. Zie Vervolgstappen.

     

Gegevens aanmelding. De gegevens die zijn ingevoerd bij de aanmelding.



Gegevens intake. De gegevens die zijn ingevoerd bij de intake. Gegevens trainingsfase. De gegevens die zijn ingevoerd bij de trainingsfase. Kenmerken & criteria. De kenmerken en criteria behorend bij de vrijwilliger. Beschikbaarheid. De momenten waarop de vrijwilliger beschikbaar is Hulpaanbod. De aangeboden hulp.

 

Knop ‘doorgaan >>’ voert de geselecteerde vervolgstap uit.

Klik op een hulpaanbod verwijst naar het scherm ‘Hulpaanbod’.

Zorginzetten. De geboden hulp t.b.v. de ingevoerd hulpaanbod (koppelingen met vrijwilligers)



Klik op een zorginzet verwijst naar het scherm ‘Zorginzet’ binnen het betreffende hulpvrager- of mantelzorgerdossier.

 

Evaluatiegesprekken. De geplande en/of ingevoerde evaluatiegesprekken. Geleverde activiteiten. De bij deze vrijwilliger geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.)



Deelname aan activiteiten. De bij deze vrijwilliger geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen.



Contactpersonen. De bij deze persoon geregistreerde contactpersonen (familie, vrienden, overige relaties).



Werkzaam voor organisatie. De dienstbetrekkingen van deze vrijwilliger (zowel beroepsmatig als vrijwillig voor andere organisaties)

4.4.2. Vervolgstappen Dit scherm kent geen standaardprocedure. Wel geeft het systeem u voorstellen voor mogelijke vervolgstappen, afhankelijk van de huidige status en invulling van het dossier. 1.

Kies één van de mogelijke vervolgstappen:



Intakegesprek inplannen op vastgestelde datum randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd



Resultaten van de intake invoeren randvoorwaarde: er is nog geen intake ingevoerd of een intake is gepland



Trainingsfase registreren randvoorwaarde: uitkomst intake is ‘training benodigd’



Kenmerken & (matching-)criteria invoeren randvoorwaarde: uitkomst intake is ‘motivatie en vaardigheden zijn in orde’ of uitkomst trainingsfase is ‘succesvol’



Invoeren hulpaanbod randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria



Invoeren beschikbaarheidsmomenten randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria



Evaluatiegesprek inplannen op datum randvoorwaarde: als bij kenmerken & criteria



Resultaten van een evaluatiegesprek invoeren randvoorwaarde: een evaluatiegesprek is gepland

33


 

Activiteit registreren Dossier afsluiten De manier om dossiers af te sluiten. U kunt hier in 1 stap al het hulpaanbod, zorginzetten en het dossier afsluiten. Het dossier is te heropenen, maar de afgesloten hulpvragen en evt zorginzetten worden niet heropend.

2.

Klik op ‘doorgaan >>’ om de gekozen vervolgactie te starten. Het betreffende scherm wordt geopend.

4.5. Persoonsgegevens wijzigen Zie Persoonsgegevens wijzigen bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers.

4.6. Contactpersonen Zie Contactpersonen bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers.

4.7. Aanmelding In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 1.


2.


3.


4.8. Intake In dit scherm kunt u de intakegegevens wijzigen. 1.


2.


3.


Opmerking 1.

Overige dossierfuncties zijn afhankelijk van de waarde die u kiest bij ‘uitkomst’.

2.

Uitkomst ‘motivatie en vaardigheden zijn in orde’ geeft u alle verdere mogelijkheden, verdere invoerbeperkingen worden uitgeschakeld.

3.

Uitkomst ‘training benodigd’ geeft u de mogelijkheid de trainingsfase te registreren, overige invoerbeperkingen blijven van kracht.

4.

Uitkomst ‘vrijwilliger is ongeschikt’ verandert de invoerbeperkingen niet. Wanneer u geen verdere acties na deze uitkomst wil registreren dan kunt u het dossier afsluiten.

5.

Als u alleen de geplande datum wilt wijzigen, gebruik dan het bovenste gedeelte.

34


4.9. Trainingsfase In dit scherm kunt u de aanmeldingsgegevens wijzigen. 1.


2.


3.


Opmerking 1.

Overige dossierfuncties zijn afhankelijk van de waarde die u kiest bij ‘uitkomst’.

2.

Uitkomst ‘nog niet bekend’ verandert de invoerbeperkingen niet.

3.

Uitkomst ‘training succesvol’ geeft u alle verdere mogelijkheden, verdere invoerbeperkingen worden uitgeschakeld.

4.

Uitkomst ‘vrijwilliger is ongeschikt’ verandert de invoerbeperkingen niet. Wanneer u geen verdere acties na deze uitkomst wil registreren dan kunt u het dossier afsluiten.

4.10. Beschikbaarheid In dit scherm kunt u de momenten registreren waarop de vrijwilliger wel of juist niet beschikbaar is.



2.


3.

De beschikbaarheid wordt weergegeven in het overzicht.

4.10.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de regel die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De beschikbaarheid wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de regel die u wilt verwijderen.

2.


3.

De regel wordt verwijderd.

Opmerking 

Door middel van het veld ‘beschikbaar in deze periode’ geeft u aan of de vrijwilliger in de geselecteerde periode wel of juist niet beschikbaarheid is. Door een regel toe te voegen met ‘beschikbaar in deze periode: nee’ kunt u een uitzondering registreren, bijvoorbeeld i.v.m. vakantie van de vrijwilliger.

35




Het registreren van beschikbaarheid dient slechts als hulpmiddel voor het koppelen van hulpvragen en –aanbod. Aan deze gegevens worden geen berekeningen of rapportages ontleend.

4.11. Kenmerken & criteria In dit scherm kunt u aangeven welke zaken de vrijwilliger kenmerken en welke criteria de vrijwilliger stelt aan een potentiële hulpvrager. 1.

Vink de kenmerken aan die gelden voor de vrijwilliger

2.

Kies de criteria die de vrijwilliger stelt aan een potentiële hulpvrager

3.


4.


Opmerking 

Criteria zeggen iets over het gewenste kenmerk bij de hulpvrager. Door bijvoorbeeld te kiezen voor ‘roken: nee’ geeft u aan dat de vrijwilliger liever ingezet wil worden bij een niet-roker.



De ingevoerde criteria leiden nooit tot uitsluiting bij het zoeken naar hulpaanbod.

4.12. Invoeren hulpaanbod In dit scherm kunt u een nieuw hulpaanbod toevoegen aan het dossier. 1.


2.


3.


Opmerking 

Bij het toevoegen van een hulpvraag wordt automatisch de status ‘Niet ingevuld / nieuw’ gekozen.



U kunt meerdere hulpaanbod onderbrengen binnen één vrijwilligersdossier. Hierdoor kunt u differentiëren naar bijvoorbeeld periode (starten einddatum), frequentie en soort hulpaanbod.

4.13. Hulpaanbod In dit scherm worden de details van het hulpaanbod getoond. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar kennismakingen en zorginzetten gekoppeld aan dit hulpaanbod. Hiermee komt u in de betreffende hulpvrager- of mantelzorgerdossiers terecht. 1.

Knop ‘wijzigen’ verwijst naar het scherm ‘Hulpaanbod wijzigen’

2.

Met de knop ‘verwijderen’ kunt u het hulpaanbod verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u de hulpvraag wilt beëindigen, volstaat het invullen van de einddatum.

36


4.13.1. Status wijzigen 1.

Klik in het gekleurde kader op de gewenste status

2.

Bevestig met ‘OK’

3.

Het scherm wordt ververst met de nieuwe statusinformatie

4.14. Hulpaanbod wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van het hulpaanbod wijzigen. 1.


2.


3.

Het scherm ‘Hulpaanbod’ wordt getoond.

4.15. Activiteiten Zie Activiteiten bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers.

4.15.1. Evaluatiegesprekken In dit scherm kunt u evaluaties registreren die u heeft gehouden met de vrijwilliger.

4.15.2. Toevoegen van een uitgevoerde evaluatie 1.


2.


3.


4.15.3. Inplannen van een evaluatie 1.

Kies een datum en tijdstip

2.

Klik op ‘inplannen’

3.


4.15.4. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de evaluatie die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.



Klik op het verwijder-icoon bij de evaluatie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De evaluatie wordt verwijderd.

37


4.16. Organisaties In dit scherm kunt u registreren voor welke organisaties de vrijwilliger werkzaam is (naast uw eigen organisatie). Organisaties kunnen worden toegevoegd in de module ‘Personen’.



2.


3.

De organisatie wordt weergegeven in het overzicht.

4.16.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de organisatie die u wilt wijzigen.

2.


3.


4.

De organisatie wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de organisatie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De organisatie wordt verwijderd.

Opmerking Alleen de koppeling met de organisatie en de functiegegevens worden verwijderd. De organisatie blijft bestaan binnen de module ‘Personen’.

38


5. Module Activiteiten Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op activiteiten. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven.

5.1. Activiteiten In dit scherm ziet u de gehele structuur van de binnen uw organisatie gedefinieerde activiteiten.

39


De structuur bestaat uit de volgende onderdelen: Categorieën Gebruik categoriën voor het groeperen van activiteiten. Activiteiten met ‘registratiemethode: geen registratie op dossiers’ Vanuit hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligerdossiers kan deze activiteit niet worden geregistreerd. Gebruik dit type voor interne activiteiten, bijvoorbeeld projecten. Activiteiten met ‘registratiemethode: individueel’ Deze activiteiten kunt u als individuele levering registreren bij personen en binnen hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligersdossiers. Gebruik dit type voor bijvoorbeeld de registratie van contactmomenten, ondersteuning, uitgave van documenten etc. Activiteiten met ‘registratiemethode: deelnemers’ Deze activiteiten kunt u als groepsactiviteiten registreren bij personen en binnen hulpvrager-, mantelzorger- en vrijwilligersdossiers. Bij registratie wordt de betreffende persoon op de deelnemerslijst geplaatst. Indien u klikt op een categorie wordt het scherm ververst met alleen categorieën en activiteiten die onder deze categorie vallen. Van de activiteiten geplaatst in de geselecteerde categorie wordt een tabel getoond met uitgebreide gegevens, zoals starten einddatum, registratiemethode, calculaties en geboekte kosten.

5.1.1. Categorie toevoegen 1.

Klik op de categorie waaronder u de nieuwe categorie wilt toevoegen, anders wordt de categorie toegevoegd onder de hoofdcategorie (bovenste laag)

2.

Klap het deel ‘Categorie toevoegen onder ...’ open.

3.

Vul naam en omschrijving van de categorie in

4.

Klik op ‘toevoegen’

5.

De nieuwe categorie wordt getoond in de structuur.

5.1.2. Activiteit toevoegen 1.

Klik op de categorie waaronder u de nieuwe activiteit wilt toevoegen, anders wordt de activiteit toegevoegd onder de hoofdcategorie (bovenste laag)

2.

Klap het deel ‘Activiteit toevoegen onder ...’ open.

3.

Klik op ‘sjabloon’ indien u de activiteitgegevens wilt overnemen van een voorgedefinieerd sjabloon (scherm ‘Beheer sjablonen’)

4.


5.

Kies bij registratiemethode de methode die u wenst, volgens bovenstaande tabel

6.


7.

De nieuwe activiteit wordt getoond in de structuur.

40


Opmerking Wanneer u gekozen heeft voor registratiemethode ‘individueel’ of ‘deelnemers’ kunt u de activiteit registreren binnen de dossiers. Let er wel op dat dit alleen mogelijk is indien de huidige datum tussen de starten einddatum van de activiteit ligt.

5.2. Activiteit

Op dit scherm vindt u alle relevante details van een activiteit. Afhankelijk van het type activiteit, zijn bepaalde onderdelen wel of niet toegankelijk. (in het voorbeeld ziet u een activiteit van het type ‘deelnemers’.)

1. Knop ‘wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Activiteit wijzigen’ 2. Met de knop ‘verwijderen’ kunt u de activiteit verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Indien u deze individuele- of deelnemersactiviteit niet meer wilt registreren vult u dan de

41


einddatum in bij wijzigen. U kunt activiteiten alleen verwijderen indien deze niet is geregistreerd binnen dossiers.

3. De tabel ‘individuele levering aan...’ toont bij welke personen cq. dossiers de individuele activiteit is geregistreerd. De tabel ‘deelnemersregistratie’ toont welke personen cq. dossiers op deelnemerslijst staan. Knop ‘deelnemersregistratie’ verwijst naar het scherm ‘deelnemersregistratie’.

4. De tabel ‘geboekte kosten’ toont de geregistreerde kosten die uw organisatie heeft geboekt op deze activiteit.

 

Knop ‘kostenregistratie’ verwijst naar scherm ‘Kostenregistratie’ Knop ‘urenregistratie’ verwijst naar scherm ‘Urenregistratie’

5. De tabel ‘calculatie’ toont de vooraf gecalculeerde kosten voor deze activiteit en de geboekte kosten voor deze calculatie (absoluut en in procenten)



Knop ‘toevoegen/wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Calculatieregels’

5.3. Activiteit wijzigen In dit scherm kunt u de gegevens van de activiteit wijzigen evenals resultaten invoeren. 1.


2.

Kies bij registratiemethode de methode die u wenst, volgens bovenstaande tabel

3. 4.

Klik op ‘opslaan’ Het scherm ‘activiteit’ wordt getoond.

5.4. Deelnemersregistratie In dit scherm vindt u de gehele deelnemersregistratie voor activiteiten met ‘registratiemethode: deelnemers’.

42


5.4.1. Zoeken raadplegen van de deelnemerslijst Standaard worden alle deelnemers in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1.

Typ (een gedeelte van) de achternaam en/of kies een status

2.

Klik op ‘zoeken’

3.

De lijst wordt gefilterd met de door u opgegeven criteria

5.4.2. Exporteren van de deelnemerslijst 1.

Filter de deelnemerslijst eventueel met behulp van de zoekfunctie

2.

Selecteer in de deelnemerslijst de personen die u wilt opnemen exporteren of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken.

3.

Kies voor ‘met selectie: maak export-bestand (CSV)’

4.

Klik op ‘uitvoeren’

5.

Klik op ‘openen’ om het bestand in bijvoobeeld Excel te openen of klik op ‘opslaan’ om het bestand op uw lokale computer te bewaren.

U kunt met het exportbestand bijvoorbeeld (uitnodigings)brieven verzenden of etiketten printen. Dit kunt u doen met behulp van de functie ‘afdruk samenvoegen’ in Word. Raadpleeg hiervoor eventueel de handleiding van uw tekstverwerker.

5.4.3. Wijzigen van de status U kunt de status van de deelnemers op de lijst wijzigen, bijvoorbeeld nadat u ze hebt uitgenodigd of de activiteit heeft plaatsgevonden. 1.


2.

Selecteer in de deelnemerslijst de personen waarvan u de status wilt wijzigen of selecteer alle personen door op het selectievakje linksboven te klikken.

3.

Kies voor ‘met selectie: wijzig status’ en kies de nieuwe status

4.


5.

De lijst wordt ververst met de bijgewerkt status

5.4.4. E-mailbericht sturen U kunt (een deel van) de deelnemers op de lijst ook een e-mail sturen. Voorwaarde hierbij wel is dat de deelnemers een geldig e-mailadres in hun persoonsgegevens hebben, en dat op de computer waar u op werkt MS Outlook is geïnstalleerd. 1.


2.


3.

Kies voor ‘met selectie: stuur e-mailbericht’.

4.


5.

Er opent zich een nieuw e-mailbericht (Outlook) met de ingevulde e-mailadressen van de geselecteerde deelnemers.

43


5.4.5. Inschrijven voor een andere activiteit Het is mogelijk om (een deel van de) deelnemers op de lijst in 1 keer in te schrijven voor een andere activiteit. 1.


2.


3.

Kies voor ‘met selectie: ook inschrijven voor andere activiteit’ en selecteer de gewenste activiteit in de activiteitenboom.

4.

Selecteer een inschrijfdatum en een status.

5.


6.

De geselecteerde deelnemers zijn nu ook bij de andere activiteit geregistreerd.

5.4.6. Verwijderen van een deelnemer 1.

Klik op het verwijder-icoon voor de deelnemer die u wilt verwijderen.

2.

Bevestig met ‘ok’.

3.

De deelnemer wordt verwijderd uit de lijst.

Let op: hiermee verwijdert u informatie. Indien uw doel is om afwezige deelnemers te registreren kunt beter de status wijzigen.

5.4.7. Deelnemer toevoegen 1.

Kies in het formulier ‘deelnemer toevoegen’ de persoon met behulp van de persoonkiezer

2.

Bepaal de inschrijfdatum (standaard vandaag) en de huidige status

3.


4.

De deelnemerslijst wordt bijgewerkt.

5.5. Kostenregistratie Met behulp van het scherm kostenregistratie kunt u de gemaakte kosten bij de uitvoering van een activiteit registreren. Dit is vooral van toepassing bij activiteiten met ‘registratiemethode: deelnemers’ en ‘geen registratie op dossiers’, t.b.v. interne projecten en kostenbewaking. Werk zo mogelijk met een voorcalculatie, u heeft dan snel inzage in bijvoorbeeld budgetoverschrijdingen en tevens kunt u de boekingen snel toevoegen doordat gekoppeld kan worden aan de calculatie.

5.5.1. Overzicht geboekte kosten Standaard worden alle geboekte kosten in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1.

Bepaal de zoekcriteria (datum vanaf en tot, medewerker)

2.


3.


Mogelijke vervolgacties:

44


1.

Klik op het wijzig-icoon om een boeking te wijzigen

2.

Klik op het verwijder-icoon om een boeking te verwijderen

5.5.2. Boeking toevoegen 1.

Kies de medewerker waarop de boeking betrekking heeft en/of die de kosten heeft gedeclareerd.

2.

Kies, indien u deze boeking wilt koppelen aan de calculatie voor ‘overnemen uit calculatie’ en selecteer een calculatieregel of kies voor ‘losse boeking’ en vul de omschrijving in.

3.

Vul datum realisatie (bijvoorbeeld factuurdatum) en datum boeking (standaard vandaag) in

4.

Vul het totaalbedrag in

5.


6.

De boeking wordt toegevoegd aan het overzicht

5.6. Urenregistratie Met behulp van het scherm kostenregistratie kunt u de gemaakte uren bij de uitvoering van een activiteit registreren. Dit is vooral van toepassing bij activiteiten met ‘registratiemethode: deelnemers’ en ‘geen registratie op dossiers’, t.b.v. interne projecten en kostenbewaking. Werk zo mogelijk met een voorcalculatie, u heeft dan snel inzage in bijvoorbeeld budgetoverschrijdingen en tevens kunt u de boekingen snel toevoegen doordat gekoppeld kan worden aan de calculatie.

5.6.1. Overzicht geboekte uren Standaard worden alle geboekte uren in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1.

Bepaal de zoekcriteria (datum vanaf en tot, medewerker)

2.


3.


Mogelijke vervolgacties: 1.

Klik op het wijzig-icoon om een boeking te wijzigen

2.

Klik op het verwijder-icoon om een boeking te verwijderen

5.6.2. Boeking toevoegen 1.

Kies de medewerker waarop de boeking betrekking heeft en/of die de uren heeft gedeclareerd.

2.

Kies, indien u deze boeking wilt koppelen aan de calculatie voor ‘overnemen uit calculatie’ en selecteer een calculatieregel of kies voor ‘losse boeking’ en vul de omschrijving in.

3.

Kies indien het een ‘losse boeking’ betreft tevens een uurtarief

4.

Vul datum realisatie (bijvoorbeeld factuurdatum) en datum boeking (standaard vandaag) in

5.

Vul het aantal uren in

6.


7.

De boeking wordt toegevoegd aan het overzicht

45


5.7. Calculatieregels In dit scherm kunt u de voorcalculatie voor een activiteit invoeren.

5.7.1. Toevoegen 1.

Selecteer één van de voorgedefinieerde tarieven en/of vul de omschrijving en het tarief in.

2.

Indien u bij tariefsoort ‘uren’ kiest, registreer dan het tarief per uur en het begrote aantal

3.

Indien u bij tariefsoort ‘vast’ kiest, registreer dan het tarief per eenheid of het totaal bedrag en vul bij begroot aantal respectievelijk het aantal eenheden of ‘1’ in. U kunt bijvoorbeeld zaalhuur uitsplitsen per dagdeel of consumpties per deelnemer.

4.


5.

De calculatieregel wordt weergegeven in het overzicht.

5.7.2. Wijzigen 1.


2.


3.


4.

De calculatieregel wordt weergegeven in het overzicht.



2.


3.


5.8. Beheer sjablonen In dit scherm kunt u de sjablonen vastleggen op basis waarvan u later activiteiten kunt aanmaken. In dit scherm beheert u alleen de voor uw organisatie specifieke sjablonen, vanuit een landelijke database worden tevens sjablonen aangeboden.

5.8.1. Toevoegen 1.


2.

Zie voor uitleg over de registratiemethode het onderdeel Activiteiten

3.


4.

Het sjabloon wordt weergegeven in het overzicht.

5.8.2. Wijzigen 1.


2.


3.


4.


46




2.


3.

Het sjabloon is verwijderd.

5.9. Beheer tarieven In dit scherm kunt u de tarieven beheren op basis waarvan u calculaties maakt en kosten kunt boeken.

5.9.1. Toevoegen 1.

Vul omschrijving, tariefsoort en tarief in.

2.


3.


5.9.2. Wijzigen 1.


2.

Vul omschrijving, tariefsoort en tarief in.

3.


4.




2.


3.


Opmerking Indien u tarieven aanpast die al in gebruik zijn bij boekingen of calculaties worden deze niet meeveranderd. Indien gewenst kunt u deze calculaties of boekingen op dat moment herzien.

47


6. Module Personen Binnen deze module vindt u alle functies die betrekking hebben op personen en organisaties. De in deze module vastgelegde personen en organisaties komen terug in de diverse andere modules, o.a. via de persoonkiezer. De module bevat schermen zoals weergegeven in onderstaand diagram. Per scherm wordt kort uitgelegd welk doel het dient, wat de standaardprocedure is en wordt eventueel aanvullende informatie gegeven.

6.1. Zoek persoon In dit scherm kunt u een bestaand vrijwilligerdossier opzoeken op basis van een aantal bekende criteria. 1.


2.


3.

Klik op een persoon om naar het scherm ‘Persoon’ te gaan.

6.2. Persoon Dit scherm bevat alle informatie die bij deze persoon is geregistreerd. Vanuit dit scherm kan worden doorgeklikt naar alle onderliggende informatie, om deze in te zien of te wijzigen.

6.2.1. Schermonderdelen Het persoonscherm kent de volgende onderdelen. De meeste onderdelen bevatten een knop ‘toevoegen/wijzigen’ welke verwijst naar het onderliggende scherm waar de gedetailleerde gegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd.

48




Persoonsgegevens.

 

Knop ‘wijzigen’ verwijst naar het scherm ‘Persoon wijzigen’ Knop ‘verwijderen’. Hiermee wordt de gehele persoon verwijderd. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Deze functie wordt geblokkeerd indien deze persoon dossiers heeft of voorkomt in relaties bij andere personen.



Adressen. Uitgebreide adresgegevens van deze persoon. Hier kunnen ook meerdere adressen van 1 persoon ingevoerd worden (postadres, sleuteladres, bezoekadres).



Dossiers. Een tabel met alle open en gesloten dossiers behorend bij deze persoon.

 

Klik op een dossier om naar het betreffende dossierscherm te gaan

Contactpersonen. Deze contactpersonen zijn dezelfde als die worden getoond en kunnen worden beheerd binnen dossiers van deze persoon.



Klik op het wijzig-icoon voor de regel om een contactpersoon te wijzigen. U gaat naar het scherm ‘Contactpersoon wijzigen’



Klik op het verwijder-icoon voor de regel om de contactpersoon te verwijderen. Let op: u verwijdert slechts de relatie tussen de personen. De persoonsgegevens van de contactpersoon blijven bewaard.



Vul het formulier in en klik op ‘opslaan’ om een contactpersoon toe te voegen

49




Geleverde activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde geleverde activiteiten (contacten etc.)



Deelname aan activiteiten. De bij deze cliënt geregistreerde activiteiten waar aan wordt deelgenomen.



Werkzaam voor organisaties. In deze tabel worden dienstbetrekkingen van de persoon bij door u geregistreerde organisaties getoond.

6.3. Persoon wijzigen In dit scherm kunt u de uitgebreide gegevens van een persoon wijzigen. Wijzigingen in dit scherm worden doorgevoerd naar alle modules en dossiers waar deze persoon gekoppeld is. 1.


2.


3.

Het persoonscherm wordt getoond.

6.4. Adressen In dit scherm kunt de u de adresgegevens van een persoon wijzigen. Wijzigingen in dit scherm worden doorgevoerd naar alle modules en dossiers waar deze persoon gekoppeld is. 1.


2.


3.


6.5. Activiteiten Zie Activiteiten bij de module Hulpvragers & Mantelzorgers.

6.6. Persoon toevoegen In dit scherm kunt een nieuwe persoon toevoegen aan het bestand. Controleer altijd eerst met behulp van ‘Zoek persoon’ of de persoon al bestaat, dit voorkomt dubbele gegevens. Indien u een nieuwe hulpvrager, mantelzorger of vrijwilliger wilt toevoegen kunt u beter gebruik maken van ‘Nieuwe aanmelding’ in de betreffende modules. 1.


2.


3.


6.7. Organisaties In dit scherm kunt u de organisaties beheren waarmee uw organisatie te maken heeft, bijvoorbeeld externe vrijwilligersorganisaties, opdrachtgevers en projectpartners.

50


6.7.1. Organisatie zoeken Standaard worden alle organisaties in het scherm getoond. U kunt echter ook in de lijst zoeken: 1.

Type naam, plaats en/of type van de organisatie

2.


3.


Mogelijke vervolgacties:

  

Klik op ‘toon alle’ om alle organisaties te tonen. Klik op een organisatie om naar het scherm ‘Organisatie’ te gaan Knop ‘nieuw’ verwijst naar scherm ‘Organisatie toevoegen’

6.8. Organisatie In dit scherm ziet u alle informatie die u heeft geregistreerd van een organisatie.


Basisgegevens organisatie

 

Knop ‘wijzigen’ verwijst naar scherm ‘Organisatie wijzigen’ Met de knop ‘verwijderen’ kunt u de organisatie verwijderen. Let op: hiermee wordt informatie definitief verwijderd, gebruik deze functie alleen voor het opschonen van uw databestand. Deze functie wordt geblokkeerd indien deze organisatie voorkomt in relaties bij andere modules (bijvoorbeeld doorverwijzingen en partner- of klantorganisatie bij activiteiten)

51




Werkzame personen. Hier ziet u welke personen werkzaam zijn voor deze organisatie.

6.8.2. Werkzame persoon toevoegen 1.

Kies een bestaande persoon, of voeg een nieuwe toe d.m.v. de persoonkiezer

2.

Vul de functie en het type functie in, evt. met datum in en uit dienst.

3.


4.

De persoon wordt toegevoegd aan het overzicht

6.8.3. Werkzame persoon wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon in het overzicht bij de persoon die u wilt wijzigen

2.

Het wijzig formulier wordt getoond met de bekende gegevens.

3.

Vul de functie en het type functie in, evt. met datum in en uit dienst.

4.

Klik op ‘wijzigen’

5.

De gewijzigde gegevens worden in het overzicht getoond.

6.8.4. Werkzame persoon verwijderen 1.

Klik op het verwijder-icoon in het overzicht bij de persoon die u wilt verwijderen.

2.


3.

De werkzame persoon wordt verwijderd. Let op: slechts de relatie tussen de persoon en de organisatie wordt verwijderd, evenals de functiegegevens. Zowel de persoon als de organisatie blijven bestaan.

6.9. Organisatie wijzigen In dit scherm kunt de gegevens van een organisatie wijzigen.

6.9.1. Werkwijze 1.


2.


3.

Het scherm ‘Organisatie’ wordt getoond.

6.10. Organisatie toevoegen In dit scherm kunt de gegevens van een organisatie wijzigen.

6.10.1. Werkwijze 1.


2.


3.

Het scherm ‘Organisaties’ wordt getoond.

52


7. Module Rapportage Met behulp van deze module kunt u diverse rapportages en selecties maken. De rapportage module bestaat uit de rapportgenerator en uit de periode rapportage.

7.1. Rapportgenerator MezzoRegistratie kent geen voorgedefinieerde rapporten, maar stelt u zelf in staat deze te maken met behulp van een generator. De gemaakte selectie en instellingen kunt u vervolgens opslaan, zodat u deze later weer kunt gebruiken. De kolommen die u kunt betrekken in uw selecties zijn onderverdeeld in categorieën, de 'rapportage hoofdtypen'. Binnen een hoofdtype worden alleen relevante en vergelijkbare gegevens aangeboden. Hieronder worden de onderdelen van de rapportgenerator beschreven.

1.

Hoofdtype rapportage: het hoofdtype eenheid waar u een rapport over wilt maken

2.

Kolommen: In dit veld kunt u aangeven met welke kolommen u een rapport wilt maken. Elke hoofdtype rapportage heeft eigen kolommen. U selecteert de kolommen door ze aan te vinken. Sommige kolommen worden gegroepeerd weergegeven, klik zonodig op de '+' om categoriën open te klappen. Ook selecteerbare kolommen bevatten soms sub-gegevens. Dit zijn afgeleide velden, bijvoorbeeld 'leeftijd' bij 'geboortedatum'.

3.

Reset: hiermee keert u terug naar het beginscherm van de rapportage. U kunt opnieuw het hoofdtype rapportage en de door u gewenste kolommen instellen. 53


4.

Kolommen instellen: Hiermee verschijnt het instellingenscherm met de door u geselecteerde kolommen.

5.

Instellingen rapportage: Per kolom kunt u aangeven welke instellingen u wenst. De instellingen zijn: 

Volgorde Hiermee bepaalt u de volgorde van de kolommen van links naar rechts



Weergave Afhankelijk van het type kolom kunt u kiezen uit de volgende mogelijkheden: o

tonen De kolom wordt normaal getoond met alle gegevens.

o

verbergen De kolom wordt verborgen. U kunt eventueel wel filters instellen voor de kolom.

o

groeperen De gegevens in de kolom worden gegroepeerd. Alle overeenkomstige waarden worden in één regel geplaatst en u ziet het aantal.

o

aantal unieke waarden (bij tekstuele velden) Indien u een andere kolom gegroepeerd weergeeft ziet u in deze kolom het aantal unieke waarden.

o

samengevoegd (bij tekstuele velden) Indien u een andere kolom gegroepeerd weergeeft ziet u in deze kolom de waarden samengevoegd (door komma gescheiden)

o

gemiddelde (bij getallen) Indien u een andere kolom gegroepeerd weergeeft ziet u in deze kolom het gemiddelde van de waarden

o

minimum (bij getallen) Indien u een andere kolom gegroepeerd weergeeft ziet u in deze kolom het minimum van de waarden

o

maximum (bij getallen) Indien u een andere kolom gegroepeerd weergeeft ziet u in deze kolom het maximum van de waarden



Filteren Wanneer u in het rapport alleen waarden wilt tonen/tellen die voldoen aan criteria kunt u een filter instellen. Afhankelijk van het type kolom is dit een vaste waarde of een 'range' met van- en tot-waarden. Om het filter kiest u 1 van de filtertypes en plaats u een vinkje (of meerdere afhankelijk van filtertype) in de waarde waarop u wilt filteren.

6.

Selectie opslaan: met deze knop slaat u de instellingen op. U kunt het rapport een naam geven, waarna het verschijnt in het scherm ‘ Opgeslagen selecties’.

7.

Exporteer: Met deze knop kunt u het rapport exporteren naar een excelbestand (csv-formaat). In dit formaat is het rapport verder te bewerken.

8.

Toon op scherm: Met deze knop kunt u het door u ingestelde rapport genereren en in een nieuw venster weer te geven.



Met 'Toon subtotalen' totaalregels laten weergeven en verbergen. Afhankelijk van het aantal gegroepeerde velden zal per niveau een subtotaalberekening mogelijk zijn.

54


7.1.1. Stappenplan rapportage Hieronder wordt beschreven welke stappen u moet ondernemen om een rapport te maken. 1.

Kies het hoofdtype waaruit een selectie wilt opstellen.

2.

Kies de kolommen die u wilt opnemen in uw rapport.

3.

Klik op 'kolommen instellen'

4.

Het instellingenscherm verschijnt

5.

Kies per gekozen kolom de instellingen die u wenst: om het rapport te genereren en in een nieuw venster weer te geven.

6.

Klik op 'exporteren' of op ‘ toon op scherm’.

Voorbeeld: De gemiddelde leeftijd per geslacht in de gemeente Amsterdam 1.

Kies de kolommen 'leeftijd', 'geslacht' en 'gemeente'

2.

Bepaal de instellingen als volgt:

3.

Kolom

Volgorde Weergave

Filter

leeftijd

3

gemiddelde -

geslacht

2

groeperen

-

gemeente 1

groeperen

Amsterdam

Kies één van de opties: 'selectie opslaan', 'exporteer' of 'toon op scherm'.

Opmerking 

Het is niet mogelijk om de ene kolom 'gegroepeerd' weer te geven en de andere te 'tonen'. De generator zal de tweede kolom automatisch veranderen in 'groeperen'.



Als u gebruik maakt van de weergavefuncties 'aantal unieke waarden', 'samengevoegd', 'gemiddelde', 'minimum' of 'maximum' en u selecteert meerdere kolommen dan dient u bij een andere kolom te groeperen.

7.2. Opgeslagen rapportages In dit scherm ziet u eerder gemaakte en opgeslagen selecties. Klik op de regel om de opgeslagen selectie te laden in de rapportgenerator.


Klik op het verwijder-icoon bij de selectie die u wilt verwijderen.

2.


3.

De selectie wordt verwijderd.

55


Opmerking Let op: slechts de criteria worden verwijderd. Uiteraard gaat de data waarop deze selectie betrekking heeft niet verloren.

56


7.3. Periode rapportage In de periode rapportage kunt u een aantal voorgedefinieerde rapporten heel gemakkelijk genereren. Per rapportage type kunt u met 1 rapport verschillende (management)cijfers genereren, bijvoorbeeld over heel 2009 bekijken hoeveel 

nieuw ingeschreven mantelzorgers er zijn



hoeveel uitgeschreven mantelzorgers er zijn



hoeveel actieve mantelzorgers er zijn geweest.

De periode rapportage bestaat uit de volgende onderdelen:

1. Rapportage type: hierbij kunt u instellen welk rapportage type u wilt zien. U kunt kiezen tussen 

Hulpvragers (cliënten)



Mantelzorgers (cliënten)



Hulpvragers en mantelzorgers (cliënten)



Vrijwilligers



Activiteiten – deelnemers



Activiteiten – individueel

2. Periode: hier kunt u de gewenste periode instellen,eventueel met behulp van de datumkiezer.

3. Uitsplitsen op: U kunt ervoor kiezen om de rapportcijfers uit te laten splitsen op: 

Gemeente



Werkgebied



Doelgroep

4. Toon Rapportage: hiermee wordt het rapport gegenereerd.

7.3.1. Rapport De volgende cijfers zijn terug te vinden in de rapporten: Hulpvragers (cliënten) & Mantelzorgers 

Aantal actief Aantal clienten met een actief - open dossier



Aantal nieuw ingeschreven Aantal mensen waarbij de datum aanmelding binnen de periode valt

57




Aantal uitgevoerde intakes Intakes die binnen de periode hebben plaatsgevonden



Aantal doorverwijzingen Doorverwijzing waarbij de datum doorverwijzing binnen de aangegeven periode valt



Aantal uitgeschreven Aantal dossiers die binnen de aangegeven periode zijn afgesloten



Aantal actieve, unieke hulpvragen



Aantal unieke hulpvragen die actief zijn in de aangegeven periode. Hulpvragen die eindigen of beginnen in de periode of die verder lopen dan de aangegeven periode.



Aantal nieuwe hulpvragen Hulpvragen waarvan de startdatum in de aangegeven periode ligt.



Aantal afgesloten hulpvragen Hulpvragen waarbij de afsluitdatum in de aangegeven periode ligt



Aantal nieuwe zorginzetten Koppelingen die in de geselecteerde periode gestart zijn



Aantal afgesloten zorginzetten Koppelingen die in de geselecteerde periode afgesloten zijn.



Aantal actieve zorginzetten Aantal koppelingen die gestart zijn voor de aangegeven periode of waarbij de einddatum tussen de start en einddatum van de periode ligt of de einddatum is leeg.



Aantal actieve hulpvragen zonder zorginzet in deze periode Aantal hulpvragen die gestart zijn voor het einde van de aangegeven periode en de einddatum later ligt dan de startdatum van de aangegeven periode of de einddatum ligt in de aangegeven periode.

Vrijwilligers 

Aantal actief Aantal vrijwilligers met een actief dossier



Aantal nieuw ingeschreven Aantal mensen waarbij de datum aanmelding binnen de periode valt



Aantal uitgevoerde intakes Intakes die binnen de periode hebben plaatsgevonden



Aantal doorverwijzingen Doorverwijzing waarbij de datum doorverwijzing binnen de aangegeven periode valt



Aantal uitgeschreven Aantal dossiers die binnen de aangegeven periode zijn afgesloten



Aantal actieve, unieke hulpaanbod Aantal uniek hulpaanbod die actief zijn in de aangegeven periode. Hulpaanbod dat eindigt of begint in de periode of die verder lopen dan de aangegeven periode.



Aantal nieuw hulpaanbod Hulpaanbod waarvan de startdatum in de aangegeven periode ligt.



Aantal afgesloten hulpaanbod Hulpaanbod waarbij de afsluitdatum in de aangegeven periode ligt



Aantal nieuwe zorginzetten Koppelingen die in de geselecteerde periode gestart zijn

58




Aantal afgesloten zorginzetten Koppelingen die in de geselecteerde periode afgesloten zijn.



Aantal actieve zorginzetten Aantal koppelingen die gestart zijn voor de aangegeven periode of waarbij de einddatum tussen de start en einddatum van de periode ligt of de einddatum is leeg.



Aantal actieve hulpaanbod zonder zorginzet in deze periode Hulpaanbod wat gestart is voor het einde van de aangegeven periode en de einddatum later ligt dan de startdatum van de aangegeven periode of de einddatum ligt in de aangegeven periode.

Activiteiten Activiteiten deelnemers 

Aantal uitgevoerde activiteiten Aantal activiteiten waarbij de startdatum in de aangegeven periode ligt.



Totaal aantal deelnemers Ingeschreven personen waarbij de startdatum van de activiteit binnen de aangegeven periode ligt.



Gemiddeld aantal deelnemers per activiteit Aantal deelnemers van activiteiten gedeeld door aantal activiteiten

Activiteiten –individueel Per contacttype het aantal activiteiten waarbij de leveringsdatum binnen de aangegeven periode valt

59


60


8. Module Systeembeheer Binnen de module Systeembeheer heeft u de mogelijkheid instellingen voor uw organisatie aan te passen. Hieronder valt het beheer van gebruikersaccounts en stamtabellen.

8.1. Accountgegevens wijzigen Hiermee kunt u uw eigen accountgegevens wijzigen. 1.

Vul uw naam en e-mailadres in

2.

Indien u uw wachtwoord wilt wijzigen, vink deze optie aan en vul tweemaal het nieuwe wachtwoord in

3.

Vul bij elke wijziging uw huidig wachtwoord in.

4.

Klik op 'opslaan'

5.

Uw accountgegevens zijn opgeslagen.

8.2. Gebruikersbeheer Binnen dit onderdeel vindt u alle gebruikers binnen uw organisatie

8.2.1. Toevoegen 1.

Vul de gegevens voor de nieuwe gebruiker in.

2.

Kies of deze gebruiker coördinator is. Deze gebruikers kunnen als coördinator worden gekozen voor de dossiers.

3.

Kies één of meerdere rollen die deze gebruiker typeren. Afhankelijk hiervan wordt bepaald welke onderdelen deze gebruiker mag gebruiken.

4.


5.

De gebruiker wordt weergegeven in het overzicht.

8.2.2. Wijzigen 1.

Klik op het wijzig-icoon bij de gebruiker die u wilt wijzigen.

2.

Vul de gegevens voor de gebruiker in.

3.

Kies of deze gebruiker coördinator is. Deze gebruikers kunnen als coördinator worden gekozen voor de dossiers.

4.

Kies één of meerdere rollen die deze gebruiker typeren. Afhankelijk hiervan wordt bepaald welke onderdelen deze gebruiker mag gebruiken.

5.


6.

De gebruiker wordt weergegeven in het overzicht.


Klik op het verwijder-icoon bij de gebruiker die u wilt verwijderen.

2.


3.

De gebruiker is verwijderd.

61


8.2.4. Activeren en deactiveren 1.

Klik op het sleutel-icoon bij de gebruiker die u wilt activeren of deactiveren

2.

De gebruiker is verwijderd.

Opmerking Het maximaal aantal actieve gebruikers is afhankelijk van de licentie die u heeft afgenomen.

8.3. Stamtabellen 1.

Kies de stamtabel die u wilt wijzigen uit het overzicht

2.

De waarden worden getoond

3.

Indien u gekozen heeft voor een tabel van het type 'lokaal' kunt u zelf alle waarden beheren. Let erop dat alleen niet in gebruik zijnde waarden kunnen worden verwijderd.

4.

Indien u gekozen heeft voor een tabel van het type 'centraal' kunt u aangeven welke (voorkeurs)waarden in uw selectielijsten worden getoond. Bevestig uw keuze met 'opslaan'

62


A. Aanvullende informatie Servicedesk Voor vragen met betrekking tot MezzoRegistratie kunt u terecht bij de servicedesk van XSARUS. Telefoonnummer:

+31 (0) 187 60 70 98

E-mailadres:

[email protected]

Training 

Door Mezzo worden jaarlijks enkele trainingsdagen georganiseerd waar u en andere medewerkers binnen uw organisatie zich voor kunnen inschrijven.



Door XSARUS worden incompany trainingen georganiseerd. U kunt hiervoor contact op met de servicedesk.

Conversie databestanden 

Voor gebruikers van M&M is een conversieprogramma ontwikkeld. Neem hiervoor contact op met de servicedesk.



Voor gebruikers van overige programmatuur is maatwerk mogelijk. Neem hiervoor eveneens contact op met de servicedesk.

63

Handleiding MezzoRegistratie. Versie 2.0 mei XSARUS E-development & Consulting B.V

Recommend Documents