Handleiding Sellerconnect ordersysteem. Versie mei 2016

Handleiding   Sellerconnect   ordersysteem     Versie  mei  2016                                                                        

©  Verleij  Trading  Europe  2016  

Inhoud:    

Hoofdstuk   Hoofdstuk  1   Hoofdstuk  2   Hoofdstuk  3   Hoofdstuk  4   Hoofdstuk  5   Hoofdstuk  6   Hoofdstuk  7   Hoofdstuk  8   Hoofdstuk  9                              

Onderwerp              Bladzijde   Algemene  uitleg                        3   Orders  inzien                          4   Orders  behandelen              5   Database                  7   Annuleringsverzoeken  8   Orders  verzenden            9   Retouraanvragen            10   Backorders                10   Orderstatus  aanpassen  10  

2  

Hoofdstuk  1   Algemene  uitleg     Belangrijk  is  om  ALTIJD  een  actieve  internetverbinding  te  hebben  tijdens  het  verwerken   van  de  orderbestanden.    Bestanden  inzien  zonder  internet  is  geen  probleem,  om   bestandsconflicten  te  voorkomen  is  het  offline  verwerken  zeer  af  te  raden!     Het  systeem  bestaat  uit  een  programma  welke  draait  op  onze  servers  en  de  te   verwerken  BOL.com  bestellingen  om  zet  naar  Excel  bestanden  voor  de  verwerking.   Hierdoor  is  het  eenvoudig  om  de  orders  in  te  zien  en  af  te  handelen.  Elk  proces  in  de   BOL.com  orderafhandeling  kan  vanuit  ons  syteem  gedaan  worden,  van  het  als   verzonden  markeren  tot  het  accepteren  of  afwijzen  van  retouren  en  het  accepteren  of   afwijzen  van  annuleringsverzoeken.     Elke  5  minuten  worden  de  orders  bij  BOL.com  opgehaald  en  worden  deze  in  de  database   verwerkt.  Daarnaast  worden  er  zogeheten  “Orderfiles  gebouwd”  (verdere  uitleg  volgt)   om  de  orders  in  te  zien  en  te  kunnen  verwerken.     Het  als  verzonden  markeren  (met  trackingnummers)  gebeurd  ook  elke  5  minuten,   evenals  het  ophalen  van  retouraanvragen  (en  verwerking  hiervan),   annuleringsverzoeken  en  de  behandeling  van  annuleringsverzoeken.  Kortgezegd   gebeurd  eigenlijk  de  verwerking  van  alles  wat  in  deze  handleiding  beschreven  staat  elke   5  minuten.     Om  zoveel  mogelijk  klantcontact  momenten  bij  de  BOL  klantenservice  weg  te  halen  (dit   kost  je  performance)  verstuurd  ons  systeem  na  het  bevestigen  van  elke  order   automatisch  een  mailtje  naar  de  klant.  Dit  zijn  bedankmailtjes  voor  de  status  “Besteld”   en  “Backorder”  en  excuusmailtjes  indien  iets  niet  leverbaar  is  voor  status  “Niet   leverbaar”  of  “Geannuleerd.     Welke  stappen  gaan  automatisch  en  welke  moet  ik  zelf  doen?     Eigenlijk  gaat  er  zoveel  mogelijk  automatisch.  We  kunnen  de  computer  immers  voor  ons   laten  werken.  Er  zijn  enkele  dingen  welke  handmatig  moeten  gebeuren.     Het  verwerken  van  de  bestellingen  gaat  volledig  automatisch.  Het  ophalen,  status   aanpassen,  e-­‐mails  verzenden,  facturen  maken  en  verzenden  gaat  allemaal  automatisch.   Het  handmatige  deel  zit  hem  in  het  aanpassen  van  de  status  in  de  “orderfiles”,  het   eventueel  toevoegen  van  een  opmerking  bij  de  bestelling  in  deze  zelfde  file.     Annuleringsverzoeken  welke  binnenkomen  terwijl  een  order  nog  niet  verwerkt  is   (status  “Nieuw”)  of  op  status  “Niet  leverbaar”  of  “Geannuleerd”  staat  in  de  database   worden  automatisch  geaccepteerd  door  het  systeem.  De  overige  annuleringsverzoeken   van  orders  die  al  verwerkt  zijn  (“Besteld”  of  “Verzonden”  status)  komen  in  een  aparte   map  terecht  en  moeten  handmatig  verwerkt  worden.  (meer  info  verderop  in  deze   handleiding)          

3  

Hoofdstuk  2   Orders  inzien  

                     

  Om  orders  in  te  zien  ga  je  naar  de  Dropbox  map  “Orders”  

En  vervolgens  naar  de  map  “Nieuw  orders”    

 

  In  deze  map  staan  alle  nog  onafgehandelde  orders  bij  elkaar.  Open  het  Excel  bestand  om   in  te  zien  wat  er  besteld  is  en  door  wie.    Ook  staat  hier  het  aantal,  referentienummer,   productnaam,  uiterste  leverdatum  enz  

   

4  

Hoofdstuk  3   Orders  behandelen     We  blijven  nog  even  in  het  bovengenoemde  en  getoonde  bestand.  Om  de  orders  te   verwerken  zijn  er  4  knoppen  aanwezig  links  bovenin:  

    De  uitleg  per  knop:   Besteld  =  als  artikel  direct  leverbaar  is  en  naar  de  klant  verzonden  kan  worden.   Backorder  =  als  een  artikel  niet  in  voorraad  is  maar  dat  wel  snel  komt.   Niet  leverbaar  =  wat  het  eigenlijk  zegt,  een  bestelling  kan  niet  geleverd  worden.  De   klant  krijgt  dan  automatisch  een  mailtje  hierover.   Geannuleerd  =  wil  een  klant  annuleren  voordat  de  order  verwerkt  is?  Gebruik  dan  deze   knop  (alleen  NA  annuleringsverzoek,  gebruik  anders  Niet  leverbaar)     De  order  kan  je  een  status  meegeven  door  op  de  rij  van  de  order  te  gaan  staan  en  op  een   knop  te  drukken:     De  datum  en  tijd  van  het  bedienen  van  de  knop  wordt  automatisch  ingevuld  in  de   Datum_besteld  kolom.  Elke  status  heeft  ook  zijn  eigen  kleur  om  verwarring  te   voorkomen.  Groen  =  besteld,  rood  =  geannuleerd  of  niet  leverbaar,  paars  =  backorder     Je  hoeft  niet  in  één  keer  alle  bestellingen  te  verwerken.  Je  kunt  elk  gewenst  aantal  doen.   Elke  5  minuten  wordt  het  bestand  ververst  en  nagekeken.  Elke  verwerkte  order  wordt   eruit  gehaald  en  in  de  database  verwerkt.  Daarnaast  wordt  de  pakbon  klaargezet  als   PDF  in  de  pakbonnen  map  om  direct  te  kunnen  printen.     Heb  je  een  fout  gemaakt?  De  “ongedaan  maken”  knop  werkt  in  dit  geval  niet.  Maak  de  cel   “Datum_besteld”  leeg  en  verander  de  “Status”  cel  handmatig  terug  in  “Nieuw”   (handmatig  intypen)  De  volgende  verwerk  ronde  zal  de  kleur  verdwijnen  en  weer   normaal  wit  zijn.  De  kleur  aanpassen  is  dus  niet  nodig.     Bij  elke  status  wordt  automatisch  een  mailtje  naar  de  klant  verzonden.  Bedank  mailtjes   bij  “Besteld”  en  “Backorder”  en  excuus  mailtjes  bij  “Niet  leverbaar”  en  “Geannuleerd”.       Wil  je  voor  een  later  moment  een  opmerking  bij  de  bestelling  bijvoegen  (welke  terug  te   vinden  is  in  de  database)  gebruik  dan  kolom  I.  Hier  kan  je  alles  invullen  wat  jij   noodzakelijk  acht  om  later  terug  te  lezen  bij  deze  specifieke  bestelling.  Dit  komt  niet   alleen  terug  in  de  database  maar  ook  in  het  verzendbestand  (welke  we  later  nog   behandelen  in  deze  handleiding)            

5  

2  belangrijke  kolommen  zijn  de  Aantal  kolom  en  de  Bestelnummer  kolom.  Indien  een   klant  2  of  meer  artikelen  heeft  besteld  kleurt  deze  rood  zodat  dit  opvalt.  Heeft  een  klant   2  verschillende  artikelen  in  1  bestelling  geplaatst  dan  worden  de  bestelnummers  geel.   Dit  om  je  erop  te  attenderen  dat  er  iets  speciaals  met  de  bestelling  aan  de  hand  is  

  Daarnaast  wordt  ook  de  Producttitel  kolom  rood  gekleurd  indien  hier  een  mogelijke   variabele  in  staat,  denk  hierbij  aan  maten,  gewichten,  grootte,  kleuren  etc.  Wederom  om   aan  te  geven  goed  op  te  letten  bij  de  verwerking  van  deze  bestelling.  In  sommige   gevallen  is  het  vals  alarm  omdat  een  karakter  op  een  andere  manier  voorkomt  in  de  titel   dan  zou  moeten.     Een  aantal  kolommen  in  dit  bestand  staan  er  ter  referentie,  zoals  de  prijzen,  referentie,   uiterste  leverdatum  en  EAN  kolommen.  Niet  geheel  onbelangrijk  zijn  ook  de  adres   kolommen  met  de  volledige  verzendadres  gegevens  van  de  klant.  Als  laatste  staat  het   afgeschermde  BOL.com  emailadres  er  nog  waarop  de  betreffende  klant  te  e-­‐mailen  is.     Indien  je  alle  gewenste  orders  verwerkt  hebt  hoef  je  het  bestand  alleen  te  sluiten.   Opslaan  gaat  automatisch.  Binnen  5  minuten  wordt  het  bestand  opgepikt  door  ons   syteem  en  verwerkt  in  de  database.    

 

 

                             

6  

Hoofdstuk  4   De  database     Alle  orders  die  ooit  binnengekomen  zijn  worden  bijgehouden  in  de  database.  Deze   database  is  te  vinden  in  deze  map:  

    Het  database  bestand  in  deze  map  wordt  elke  10  minuten  vervangen  door  een  vers   exemplaar.  In  deze  database  is  alles  terug  te  vinden  wat  betrekking  heeft  op  de   bestelling.  Van  artikelnummers,  EAN  nummers,  leverdata,  besteldata,  adres  en   factuurgegevens  etc  tot  de  dingen  die  gewijzigd  of  toegevoegd  vanuit  het  orderbestand   in  het  vorige  hoofdstuk.  Denk  hierbij  aan  de  status  van  de  bestelling  of  de  opmerking  die   bij  de  bestelling  geplaatst  is.      

 

  Ben  je  opzoek  naar  een  specifiek  bestelnummer,  naam,  woonplaats  etc  omdat  je  iets   moet  weten?  Druk  dan  op  CTRL+F  en  tik  in  het  zoekveld  het  bestelnummer  in.  De   bestelling  wordt  direct  gevonden.    

  Ook  zit  er  onderin  het  bestand  een  tab  “Rapport”  genaamd  waar  je  in  één  oogopslag  kan   zien  wat  er  aan  orders  verwerkt  is,  wat  er  nog  open  staat,  statussen  etc.    

   

 

  7  

Hoofdstuk  5   Annuleringsverzoeken     Indien  er  een  annuleringsverzoek  gedaan  wordt,  wordt  dit  automatisch  ook  gezien  door   ons  systeem.    Afhankelijk  van  de  orderstatus  kunnen  er  2  dingen  gebeuren:   1. Indien  de  orderstatus  nog  “Nieuw”  is  (bijvoorbeeld  een  klant  besteld  iets  op   zondagochtend  en  besluit  zondagmiddag  het  toch  niet  te  willen  hebben)  of  “Niet   leverbaar”  of  “Geannuleerd”  dan  zorgt  het  systeem  automatisch  voor  een   acceptatie  van  dit  verzoek.  Dit  kan  omdat  de  order  toch  nog  niet  verwerkt  was  of   nog  geannuleerd  moest  worden.  De  status  in  de  database  veranderd  dan  ook  naar   “Geannuleerd”.  Ter  controle  is  hier  te  allen  tijde  informatie  over  terug  te  vinden.   Dat  staat  in  de  map:      

  In  dit  archief  staan  tekst  bestanden  (met  bestelnummer  als  titel)  welke  je  kunt   openen.  Hierin  staat  allerlei  relevantie  informatie:    

 

  2. Indien  de  orderstatus  “Besteld”  of  “Verzonden”  is  ten  tijde  van  een   annuleringsverzoek  dan  komt  er  een  zelfde  soort  tekst  file  als  hierboven  ter   voorbeeld  staat  in  deze  map  terecht:      

                     In  deze  map  staan,  naast  het  tekst  bestand,  nog  2  mappen:                        

  Een  verzoek  accepteren  of  afwijzen  is  in  dit  geval  simpel,  is  het  akkoord  sleep                         dan  het  tekst  bestandje  naar  de  map  “Akkoord”.  Is  het  niet  akkoord  sleep  dan  het   tekst  bestandje  naar  de  map  “Niet  akkoord”.  De  klant  krijgt  bij  deze  laatste  optie   automatisch  een  e-­‐mail  met  daarin  de  mededeling  dat  annuleren  niet  meer  mogelijk   was  omdat  het  artikel  reeds  verzonden  was.  Binnen  5  minuten  is  het   annuleringsverzoek  verwerkt  of  de  klant  is  gemaild.    

   

8  

Hoofdstuk  6   Orders  verzenden     Om  orders  te  kunnen  verzenden  gebruik  je  het  Shipments  bestand.  Dit  bestand  is  te   vinden  in  deze  map:         In  dit  bestand  is  alle  relevante  informatie  samengevat  om  orders  als  “Verzonden”  te   kunnen  markeren  in  zowel  je  verkoopaccount  als  in  de  Database.  Ter  controle  staat  er   veel  informatie  in,  zoals  naam,  adres,  uiterste  leverdatum,  besteldatum,  orderstatus  (uit   database)  etc.  Om  een  order  als  “Verzonden”  te  markeren  moeten  er  2  velden  ingevuld   worden.  Dit  zijn  kolom  D+E.  Kolom  F  kan  je  ook  aanpassen  maar  voor  het  gemak  hebben   we  hier  de  uiterste  leverdatum  alvast  ingevuld.  Er  zijn  enkele  punten  belangrijk  bij  het   invullen  van  deze  kolommen.   In  kolom  D  moeten  minimaal  4  tekens  staan  waarvan  minimaal  1  cijfer.  Indien  er  3  of   minder  tekens  in  de  cel  staan  dan  krijg  je  een  foutmelding  welke  aangeeft  dat  er   minimaal  4  tekens  aanwezig  moeten  zijn.   In  kolom  E  kies  je  uit  het  dropdown  menu  de  vervoerder  waarmee  het  verzonden  is.   Indien  je  hier  PostNL  Briefpost  kiest  vult  het  systeem  automatisch  1234  in,  in  kolom  D.   Dit  heeft  als  reden  dat  BOL.com  vanuit  ons  systeem  geen  lege  trackingnummers   accepteert.  Dit  kan  je  negeren  dus.   Zoals  eerder  gezegd  is  kolom  F  optioneel  te  wijzigen  (wel  aan  te  raden)  ter  veiligheid   kan  er  geen  datum  later  dan  de  uiterste  leverdatum  uit  kolom  C  ingevuld  worden.  Ook   hier  volgt  dan  een  foutmelding.     Indien  alles  juist  is  ingevuld  komt  er  in  kolom  G  (Shipment  status)  het  volgende  te  staan:    

  Dit  betekend  dat  alles  juist  is  ingevuld  en  dat  het  systeem  de  order  bij  BOL.com  zal   markeren  als  verzonden  met  de  zojuist  ingevulde  gegevens.  Komt  READY  er  niet  te   staan,  controleer  dan  de  cellen  nogmaals  op  juistheid.   Indien  je  de  trackingnummers  naar  wens  hebt  ingevuld,  sluit  dan  het  bestand.  Binnen  5-­‐ 15  minuten  (afhankelijk  van  de  drukte  bij  BOL)  staan  de  orders  op  verzonden  in  je   verkoopaccount.     Is  de  cel  in  kolom  A  (Bestelnummer)  rood?  Dan  is  de  status  (kolom  Z)  van  de  bestelling   NIET  “Besteld”  of  “Backorder  en  behoeft  controle.  Is  de  datum  in  kolom  C  rood?  Dan  is   er  een  fout  bij  BOL.com  in  het  systeem  en  is  de  datum  een  geschatte  datum.  Extra   controle  bij  BOL  is  gewenst  i.v.m  mogelijk  te  laat  bevestigen.    

 

     

9  

Hoofdstuk  7   Retouraanvragen     Retouraanvragen  van  bestellingen  zijn  te  vinden  in  het  Returnitems  bestand  in  deze   map:         Open  dit  bestand  en  je  ziet  direct  alle  lopende  retouraanvragen.    In  dit  bestand  staat   wederom  allerlei  relevante  informatie  vermeld  van  de  klant  en  de  bestelling  met  als   aanvulling  de  reden  van  retour  van  de  klant.  Kolom  F  is  de  standaardreden,  in  kolom  K   staat  de  optionele  reden  van  de  klant.    Indien  een  retour  ontvangen  is  en  je  deze  wilt   behandelen  klik  je  op  de  cel  in  kolom  G  en  kiest  uit  het  dropdownmenu  hoe  je  de  retour   wilt  afhandelen.  Dit  kan  volgens  de  standaard  opties  van  BOL.com.   • Retour  accepteren   • Retour  voldoet  niet  aan  retourvoorwaarden   • Klant  houdt  artikel  alsnog   • Ruilen/repareren    

Hoofdstuk  8   Backorders     Alle  bestellingen  uit  het  bestand  van  hoofdstuk  3  welke  de  status  “Backorder”  gekregen   hebben,  staan  allemaal  samen  in  het  bestand  “BOL_Backorder”  in  de  map:       Open  dit  bestand  om  de  backorders  in  te  zien.  De  status  aanpassen  is  mogelijk  maar  niet   noodzakelijk  omdat  over  het  algemeen  de  volgende  status  is  “Verzonden”  welke  gedaan   wordt  vanuit  het  Shipments  bestand  uit  hoofdstuk  6.    

Hoofdstuk  9   Orderstatus  aanpassen  

  Is  een  order  verzonden  en  moet  deze  geannuleerd  worden  of  heb  je  een  andere  reden   om  de  status  in  de  database  aan  te  willen  passen?  Het  aanpassen  in  het  in  hoofdstuk  4   genoemde  bestand  gaat  niet  werken.  Indien  je  de  orderstatus  wilt  aanpassen  ga  dan   naar  de  map:       Open  het  bestand  “Status  updaten”.  Voer  in  dit  bestand  het  ordernummer  in,  in  kolom  A   en  kies  in  kolom  B  de  nieuwe  status.  Sluit  het  bestand,  de  rest  gaat  automatisch.    

10