Earned Value Management: Kansen, drempels en uitdagingen
Stageview Balance 13 juni 2013
1
Agenda 1. Introductie 2. Earned Value Management: De basis, waarom wel en waarom niet? 3. EVM in de praktijk: de resultaten 4. Workshop: In hoeverre is EVM op jouw project toepasbaar? 5. Terugkoppeling en discussie
6. Vragen? 2
1. Introductie
3
Waar het mee begon: EVM Opdracht Vleugel
4
1. Introductie
“Begrip creëeren voor het verbinden van tijd en geld teneinde inzicht te krijgen in de voortgang van het project. EVM geeft dit inzicht. Tevens is het een methodiek die geïntegreerde projectbeheersing ondersteunt en objectieve sturingsinformatie genereerd.”
5
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
6
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Het probleem met géén EVM
We hebben 50% van het budget besteed, we zitten dus op de helft…!
We hebben nog 2 van de 8 weken te gaan, dus we zitten op 75%.....!
We hebben 8 van de 10 deelproducten gereed, onze voortgang is 80%.....! 7
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Traditionele vs. EVM Rapportage Rapportage
Traditioneel
EVM
Rapportage
Tijd en geld afzonderlijk
Tijd en geld geïntegreerd
Voortgang
Gebruikt budget en verstreken tijd
Verdiende waarde
Historie voldongen feiten
Historie + verwachting Early warning Trends
Control level
8
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Redenen om EVM NIET te gebruiken: • Onbekendheid methodiek
• Complexiteit invoering • Beperkte projectadministratie/data • Te academisch • Te zachte/niet meetbare resultaten • Onvoldoende tools
9
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
Redenen om EVM WEL te gebruiken: • Geeft stuurmogelijkheden • Geeft inzicht in resultaten verwachtingen • Eenvoudige, krachtige weergave projectstatus en toekomstverwachting
• Eenvoudige, heldere rapportage • Objectiveren projectstatus • Goed inzicht in planning en kosten • In control zijn, grip op de zaak hebben 10
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Doel EVM Early Warning
• Creëer tijd om bij te sturen • Tijdig meer tijd / geld vragen • Percepties managen
11
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Budget At Completion (BAC) Rapportage datum
Kosten
Planned Value(PV)
Earned Value (EV) Actual Cost
Tijd na de projectstart
Einde project 12
2: Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Budget At Completion (BAC) Rapportage datum Achter op schema = 1 maand
Kosten
Schedule Variance (Achter op schema) Cost Variance (onder budget)
Einde project Tijd na de projectstart
13
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? Achtergrond Earned Value
Voorbeeld Status @ week 7 Kosten = 8,000 Voortgang = 60% = 6km 14
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? “Koninkrijken” en Mismatches Financiën/ERP
Planning/PPM
15
Tijd-Geld koppeling:
SAP
Betaalstaten
+ Eigen “vertrouwde” data
+/- Data aannemer
+ Betaalde en ingediende facturen
+/- Periodieke “vooruitbetalingen”
+/- Contractbegroting; (≤ 90% Lineair)
+/- Termijn begroting (≤ 90% Lineair)
-/- Koppeling kwaliteit pas bij ≥ 90%
-/- Koppeling kwaliteit pas bij ≥ 90%
+/- Inclusief VTW (na tijdsvertraging)
+ Inclusief VTW (direct)
+ Export Primavera (+ Excel)mogelijk
-/+ Export via Excel
-/- “Verouderde” gegevens
+ “Up-to-date” gegevens
-/- Gericht op concern control & consolidatie (F&C en Min. M&I)
+ gericht op project control (planning)
-/- Hoog niveau, grof
+ Laag niveau, detail
-/- Huidige processen aanpassen
+ geen invloed op huidige processen
-/- Inflexibel, aanpassing “politiek”
+ Flexibel; op contractbasis aanpasbaar
16
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? ERP-PPM (WBS) mismatch: Niet-matchende processen
17
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? (C)
Activiteit Code 1 2 3
}
… 700
(A)
Activiteit Code
(D)
Account. Code
Activiteit Code
1
1
1
2
2
2
3
3
3
…
…
…
125
700
(B)
Account. Code
Activiteit Code
1
1
1
2
2
2
3
3
3
…
…
…
700
Account. Code
125
700
125
Account. Code
{ 1
2 3
… 125 18
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? (C) Activiteit codes (~ 700)
>1
(D)
Maak roll-up Act. codes
(A) 1
Match of Roll-ups
(B)
1 op 1 relatie
Act. code Split-up
A-C: relatief simpel op te lossen met matching lijst, roll-up of split-up D: moeilijk op te lossen zonder herschikking van activiteit- of accounting code dan wel acceptatie van high level control middels roll-ups.
Meerderheid bouw- en >1 Accounting codes (~ 125) engineering contracten 1
onder D.
+ (E) accounting codes zonder activity codes => LOE 19
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
20
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
Efficiency EVM*
Parallel
Veel effort / weinig resultaat
Serieel
Weinig effort / veel resultaat
De netwerkstructuur beïnvloed de toegevoegde waarde van EVM (*)Mario Vanhoucke: Measuring time & project management with dynamic scheduling
21
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
EVM Analyse &
Prestatie probleem in het project…!
Rapportage
Welke activiteiten zijn kritisch en verantwoordelijk voor het probleem…? 22
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet? “Drill down” SPI of CPI over een kritische drempelwaarde? (Slechte prestatie)
“Drill down” tot op het laagste WBS niveau (activiteiten)
Identificeer de activiteiten in de problemen (Neem beheersmaatregelen)
23
2. Earned Value – De basis, Waarom wel, waarom niet?
“Drempelwaarden” voor “kritische” activiteiten
Hogere drempelwaarde = meer controle
Geen actie zone Actie zone
Actiedrempel!
Lagere drempelwaarde = minder controle
24
4. Workshop • Hoe steekt jouw planning in elkaar? Hoeveel belang wordt überhaupt aan de planning gehecht? • Hoe steekt de begroting in elkaar? Hoeveel belang wordt sowieso aan de begroting gehecht (versus de planning?) • Welke hindernissen zijn er politiek gezien? • Hoe geschikt zijn de systemen binnen de organisatie? • Welke processen zijn er, en welke processen ontbreken binnen de (project)organisatie die EVM kunnen hinderen? 25
4. Workshop De ervaring van de klant (2011) ...
“EVM geeft ons eerder signalen wanneer tijd en/of geld afwijken van onze planning.
Hierdoor kunnen we constructievere gesprekken voeren met opdrachtgevers en opdrachtnemers en het project en de perceptie daarover beter managen.” Gerrit ten Klooster, projectmanager ProRail VleuGel, (05/2011)
26
5. Terugkoppeling en discussie
Hoe zou jij in jouw omgeving
een EVM implementatie aanpakken...? 27
6. Vragen?
28
