11/20/2013
eAdministrasi Layanan Administrasi Akademik Online Universitas Sultan Ageng Tirtayasa Tahun 2013
Sekilas Info 1. Laman https://siakad.untirta.ac.id/portal/ 2. Heregistrasi Mahasiswa Lama 3. Akhir Semester ini pada saat input nilai sudah ada nilai B+ dan C+
1
11/20/2013
https://siakad.untirta.ac.id/portal/ • Ada yang baru pada url https://siakad.untirta.ac.id/portal atau https://siakad.untirta.ac.id/sia_fak • Adanya https (Hyper Text Transfer Protocol Secured) • Jika pada saat mau ke laman tersebut kemudian ada warning untrusted certificate, klik continue saja.
https://siakad.untirta.ac.id/portal/
2
11/20/2013
Heregistrasi Mahasiswa Lama 1. Registrasi Ulang (Herregistrasi) Mahasiswa Lama tidak lagi dilakukan dengan mengubah (mereset) PIN SIAKAD 2. Setiap Mahasiswa Untirta yang pernah memiliki PIN dapat menggunakan PIN tersebut untuk login ke portal SIAKAD kapan saja dan dapat melihat KHS tanpa harus membayar SPP terlebih dahulu. 3. Setiap mahasiswa yang tidak memiliki PIN berhak mendapatkan PIN selama ybs masih tercatat sebagai mahasiswa Untirta.
Heregistrasi Mahasiswa Lama
3
11/20/2013
Context Diagram
4
11/20/2013
Arsitektur Aplikasi
Features / Layanan 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Permohonan Cuti Kuliah Permohonan Aktif Kembali (dari Cuti/Dicutikan) Permohonan Surat Pernyataan Masih Kuliah Permohonan Surat Magang / Kerja Praktek Permohonan Surat Penelitian TA / Skripsi Permohonan Pindah Kuliah (Keluar Untirta) Permohonan Pindah Program Studi Surat Permohonan Legalisir Ijazah/Transkrip (in Progress)
5
11/20/2013
http://eadministrasi.untirta.ac.id
Dasar Pemikiran 1. Status Mahasiswa Untirta Jumlah mahasiswa aktif 2. Prosedur Cuti dan layanan administrasi lainnya yang tidak seragam. 3. Penggunaan kertas yang cukup banyak dalam pelaksanaan layanan administrasi akademik.
6
11/20/2013
Prinsip Layanan • Memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa sebagai customer. • Memberikan kepuasan terhadap layanan akademik khususnya kepada mahasiswa. • Melakukan efisiensi penggunaan kertas dalam layanan akademik dengan istilah less paper. • Penyeragaman prosedur dan kebijakan dalam pelaksanaan layanan akademik. • Prinsip single sign on dalam layanan akademik mahasiswa.
Ketentuan Umum • Layanan administrasi akademik yang disebutkan di atas, harus dilaksanakan secara online dengan laman sah yang digunakan adalah http://eAdministrasi.untirta.ac.id. • Setiap mahasiswa Untirta wajib memiliki account dalam aplikasi ini dengan cara mendaftar secara gratis melalui laman http://eAdministrasi.untirta.ac.id. • Setiap prosedur layanan administrasi akademik yang dinyatakan di atas dianggap tidak berlaku lagi setelah prosedur ini ditetapkan. Kecuali untuk layanan akademik yang belum masuk dalam lingkup layanan administrasi akademik dalam SOP ini. • Mahasiswa Untirta hanya boleh menempuh Prosedur Cuti ini hanya maksimum 2 (dua) kali selama menjadi Mahasiswa Untirta.
7
11/20/2013
System Entities • • • • •
Mahasiswa Admin Prodi Admin Fakultas Admin BAKP Alumni
Status Mahasiswa 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Cuti Aktif Dicutikan Pindah Prodi Keluar (Keluar Untirta / mengundurkan diri) Drop Out Blokir
8
11/20/2013
Strategi Implementasi • Status awal mahasiswa di eadministrasi: aktif (KRS semester ini), Cuti (data BAKP), Lulus (Aplikasi Wisuda), dan Dicutikan (selain yang KRS dan Cuti). • Status awal semester mahasiswa (setelah masa heregistrasi), Aktif (dari KRS semester baru), Cuti (Permohonan Cuti Mahasiswa melalui eadministrasi), Lulus (aplikasi wisuda), dan Dicutikan (selain yang KRS dan pengajuan cuti). • Keluar (Pengajuan eadministrasi) • Blokir (lebih dari 2 kali mengajukan cuti atau dicutikan).
Authentification
9
11/20/2013
Hak Akses Mahasiswa 1. Mahasiswa Cuti / Dicutikan : (1) Permohonan Aktif Kembali, (2) Permohonan Pindah Prodi, (3) Permohonan Pengantar Pindah, (4) Permohonan Surat Pernyatan Masih Aktif Kuliah 2. Mahasiswa Aktif : (1) Permohonan Cuti, (2) Permohonan Surat Pernyataan Masih Aktif Kuliah, (3) Permohonan Surat Magang/KP, (4) Permohonan Surat Penelitian TA/Skripsi, (5) Permohonan Pindah Prodi, (6) Permohonan Pengantar Keluar Untirta.
Hak Akses Admin 1.Admin BAKP: (1) Beranda, (2) Alasan, (3) Profil, (4) Jenis Surat, (5) Semester, (6) Alumni, (7) Rekap Surat, (8) Fakultas, (9) Akademik, (10) Tracer, (11) Prodi, (12) Konten, (13) Surat 2.Admin Fakultas : (1) Beranda, (2) Surat, (3) Rekap, (4) Alumni, (5) profil, (6) Tracer. 3.Admin Prodi: (1) Beranda, (2) Surat, (3) Rekap, (4) Alumni, (5) profil, (6) Tracer.
10
11/20/2013
1
P R O S E D U R C U T I
1
P R O S E D U R C U T I
Prodi menerima Cetak Bukti Permohonan Cuti yang sudah dilegalisir pihak Bank.
Prodi log in ke laman admin, memeriksa status mahasiswa, dan memberikan verifikasi atas permohonan cuti mahasiswa.
BAKP log in ke laman admin, memeriksa status mahasiswa, dan memberikan validasi atas permohonan cuti mahasiswa.
BAKP mencetak Surat Ijin Cuti dan meminta tanda tangan Wakil Rektor I Bidang Akademik.
BAKP menyerahkan Surat Ijin Cuti kepada mahasiswa yang mengajukan permohonan.
Mahasiswa Resmi Dinyatakan Cuti
Selesai
11
11/20/2013
Flow Permohonan Cuti
Simulasi Pengajuan Cuti
12
11/20/2013
2
P R O S E D U R A K T I F
2
P R O S E D U R A K T I F
13
11/20/2013
Flow Pengajuan Aktif Kembali
Simulasi Aktif Kembali
14
11/20/2013
P R O S E D U R
3
P E R N Y A T A A N K U L I A H
P R O S E D U R
3
P E R N Y A T A A N K U L I A H
15
11/20/2013
Flow Permohonan Pernyataan Masih Kuliah
Simulasi Permohonan Surat Pernyataan Masih Kuliah
16
11/20/2013
P R O S E D U R
4
S U R A T M A G A N G
P R O S E D U R
4
S U R A T M A G A N G
17
11/20/2013
Flow Permohonan Surat Magang/KP
Simulasi Permohonan Magang/KP
18
11/20/2013
P R O S E D U R
5
S U R A T P E N E L I T I A N
P R O S E D U R
5
S U R A T P E N E L I T I A N
19
11/20/2013
Flow Permohonan Surat Penelitian TA/Skripsi
Simulasi Permohonan Penelitian Tugas Akhir / Skripsi
20
11/20/2013
P R O S E D U R
6
P I N D A H U N T I R T A
P R O S E D U R
6
P I N D A H U N T I R T A
21
11/20/2013
Flow Permohonan Surat Pengantar Pindah
Simulasi Permohonan Keluar Untirta
22
11/20/2013
P R O S E D U R
7
P I N D A H P R O D I
P R O S E D U R
7
P I N D A H P R O D I
23
11/20/2013
P R O S E D U R
7
P I N D A H P R O D I
Flow Permohonan Pindah Prodi
24
11/20/2013
Simulasi Permohonan Pindah Prodi
Diskusi
25
