E VA L U A T I E T T S P E E D W E E K Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders Gemeente Assen

E VA L U A T I E T T – S P E E D W E E K 2 0 1 4

Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders Gemeente Assen 24 september 2014

Evaluatie TT Speed Week 2014

1


Inhoud

Leeswijzer / 3 Samenvatting voor de opdrachtgever / 4 1

Inleiding / 5

2

TT Speed Week Nieuwe Stijl / 7

3

Sfeertekening TT Speed Week 2014 / 11

4

Bevindingen / 14

5

Fricties / 23

6

Randvoorwaarden, aanbevelingen en scenario’s / 30

Verantwoording en bijlagen / 36

2


Leeswijzer De lezer kan de aanleiding tot deze evaluatie en de evaluatievragen vinden in hoofdstuk 1. In hoofdstuk 2 wordt de TT Speed Week nieuwe stijl beschreven, waarbij in wordt gegaan op de ambities, de organisatie en de financiën van de nieuwe organisatie. De ingevoerde lezer kan dit hoofdstuk overslaan. Hoofdstuk 3 vergelijkt in een sfeertekening het verloop van de TT Speed Week 2014 met de vastgestelde gestelde ambities. De bevindingen over de gevolgde processen, de toegepaste procedures en de inhoud staan in hoofdstuk 4. Deze bevindingen vormen de basis voor de laatste twee hoofdstukken. In de aanloop naar de TT Speed Week ontstaan fricties. De wijze van anticiperen op deze fricties heeft gevolgen voor de toekomst van de TT Speed Week. Hoofdstuk 5 bevat de analyse van de fricties en beschrijft de gevolgen. Het hoofdstuk eindigt met een aanzet voor oplossingen. Hoofdstuk 6 gaat in op de noodzakelijke randvoorwaarden voor het vervolg en doet aanbevelingen voor de toekomstbestendigheid van de TT Speed Week. Dit hoofdstuk mondt uit in scenario’s, een bijbehorend organisatiemodel en praktische aanbevelingen.

3


Samenvatting voor de opdrachtgever De evaluatie van de TT Speed Week 2014 gaat in op de realisatie van de ambities die de gemeenteraad van Assen op 17 oktober 2013 heeft vastgesteld, op de processen die lopen van dat besluit tot aan de realisatie van de Speed Week 2014 en op de procedures. Toekomstbestendigheid De TT Speed Week blijkt binnen de geldende subsidievoorwaarden niet toekomstbestendig. Bij de stakeholders uit het Asser bedrijfsleven ontbreekt het draagvlak verder bij te dragen aan de Speed Week in de huidige opzet en organisatievorm. De provincie Drenthe heeft als voorwaarde voor haar subsidie gesteld dat deze ondernemers bijdragen. In totaal gaat het om € 224.000 per jaar. Daarmee vervalt bij ongewijzigde omstandigheden de financiële basis onder het evenement. Die uitkomst schaadt de onderliggende motieven voor de TT Speed Week:  de toekomst van het Circuit van Drenthe,  de werkgelegenheid in de regio,  het ‘unique selling point’ dat de stad Assen heeft. Randvoorwaarden voor de toekomst De toekomst van het groeimodel kan alleen worden veiliggesteld als wordt voldaan aan drie harde randvoorwaarden:  vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de vastgestelde ambities,  een robuuste financiering,  het onverkort handhaven op eenmaal afgesproken tijdslijnen. De deadline waarop aan die randvoorwaarden moet zijn voldaan verloopt op 1 december 2014. Dat is het uiterste tijdstip om nog een evenwichtig event voor 2015 neer te kunnen zetten (zie hoofdstuk 6). Aanbevelingen en scenario’s Pas als de betrokken actoren er in slagen aan de drie randvoorwaarden te voldoen, komen de aanbevelingen voor de toekomst in beeld:  Consolideer in 2015 allereerst de stap die in 2014 op het groeipad is gemaakt.  Zorg voor de nodige verbindingen tussen de stakeholders, stichting, bezoekers, Assenaren en het event. Borg ieders belangen.  Zorg voor sterke en zichtbare sturing. Voer regie op het proces. Het ideale scenario ontstaat als het lukt het vertrouwen tussen en in alle actoren tijdig te herstellen: ‘bouwen aan verbetering’. Als het vertrouwen niet te herstellen is, komt het scenario ‘opnieuw beginnen’ in beeld. In dit scenario komen de ambities op achterstand. De aanbevelingen monden uit in een organisatiemodel dat minder kwetsbaar is voor uitvoering door één organisator. Dit model wijkt fundamenteel af van de benadering die de afgelopen jaren in Assen is gekozen. Tot slot volgen praktische aanbevelingen die in alle gevallen toepasbaar zijn (zie hoofdstuk 6).

4


1

Inleiding

1.1

Aanleiding

Sinds het voorjaar van 2010 beraden de gemeente, de provincie Drenthe en de stakeholders zich op een visie over een vernieuwde aanpak voor het TT-festival. Een door alle partijen gedragen visie moet elementen bevatten, die een economische impuls voor Assen, het Circuit van Drenthe en de naaste regio genereren. De betrokken overheden en stakeholders hebben in 2013 samen een ambitiedocument opgesteld. Op 17 oktober 2013 stemt de gemeenteraad van Assen in met de ontwikkeling van een nieuwe opzet voor het TT-festival, nu bekend als de TT Speed Week. In dit besluit stemt de raad in met het ambitiedocument, een juridische vernieuwde organisatievorm en een breder gedragen financieringsmodel. Ook besluit de raad dat de gemeente en de in het leven te roepen stichting na afloop van de TT Speed Week een evaluatie laten uitvoeren. Het raadsbesluit leidt tot een intentieovereenkomst tussen de gemeente en de stichting die loopt van 1 januari 2014 tot 1 november 2014. Na afloop van deze periode neemt de gemeente een besluit over een overeenkomst voor onbepaalde tijd. 1.2

Opdracht tot evaluatie

In aansluiting op de TT Speed Week 2014 heeft aXis de opdracht gekregen de TT Speed Week in de vernieuwde opzet te evalueren tegen de achtergrond van het ambitiedocument. De evaluatie van de TT Speed Week 2014 bevat een aantal evaluatievragen. Zij gaan in op het structuurniveau van de organisatievorm en op de uitvoering van de TT Speed Week: 1. Inhoud In hoeverre zijn de inhoudelijke doelstellingen zoals geformuleerd in de afgesloten overeenkomst inclusief bijlagen (ambitiedocument Eindrapport De Nieuwe Aanpak TT-festival, september 2013 en het Programma van Eisen) en conform gemaakte afspraken behaald? Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort? 2. Proces Hoe verliep de aanloop naar de oprichting van de stichting en de afsluiting van de overeenkomst, hoe verliep de samenwerking tussen partijen (gemeente, stichting, organisatiebureau en TT-regisseur) en overige stakeholders (waaronder de horeca)? Hoe werd invulling gegeven aan ieders rol en verantwoordelijkheden, hoe verliep de informatievoorziening? Hoe is het proces rondom het precariostelsel verlopen? Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort?

5


3. Procedure Hoe verliep de procedure tot en met het concreet plaatsvinden van de TT Speed Week, hierbij gekeken naar gestelde termijnen, planning, gemaakte (financiële) afspraken en vergunningverlening? Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort? De bevindingen bij deze vragen moeten leiden tot adviezen over de organisatie en inrichting van de TT Speed Week en aanbevelingen over de toekomstbestendigheid van de (organisatie van het) evenement en de bijbehorende inspanningen.

1.3

Werkwijze

De evaluatie kent drie stappen: 1. De evaluatie begint met een fase van verzamelen en verwerken van input. Deze input wordt verkregen uit dossiers (o.a. overeenkomsten, contracten vergunningen en verordeningen, verslagen, evaluaties, correspondentie en email), een trendanalyse van uitingen in (sociale) media en vertrouwelijke interviews met circa 35 personen. 2. Na een analyse van de bevindingen is een tijdlijn gereconstrueerd, zijn de gegevens geverifieerd en is ontbrekende informatie verzameld. Als uitkomst van deze analyse is een beschrijving van onderliggende fricties toegevoegd. 3. In de volgende fase van zijn bevindingen, conclusies en aanbevelingen over de toekomst van de TT Speed Week gerapporteerd. Deze zijn teruggekoppeld naar de gemeente Assen en de stichting TT Speed Week. Zij hebben de uitkomsten van feedback voorzien.

6


2

TT Speed Week Nieuwe Stijl

Vernieuwing van het TT festival krijgt vorm in een besluit van de gemeenteraad van Assen op 17 oktober 2013. Aan dit besluit liggen ten grondslag een ambitiedocument en het rapport over de ‘Ontwikkeling van het TT festival nieuwe stijl’. De omslag wordt mogelijk gemaakt door financiële bijdragen van de provincie Drenthe en de stakeholders1. 2.1

Ambities

Op 17 maart 2013 ondertekenen de gemeente Assen, Provincie Drenthe en de belangrijkste stakeholders een ambitiedocument. Naast beide overheden gaat om het Circuit van Drenthe BV, MKB Assen Binnenstad, Horeca Nederland afd. Assen, Gilde Bart Assen en Parkmanagement Assen. In dit ambitiedocument is opgenomen dat het TT-festival: • • • • • • • • • • • •

minimaal 4 dagen duurt; 100.000 bezoekers over de volle breedte per dag trekt gedurende tenminste 3 dagen; door minimaal 30% van de Asser bevolking bezocht wordt (draagvlak); een evenement met nationale en internationale exposure is en landelijke bekendheid geniet; een kapstok is naar de “motor” (in de breedste zin van het woord); onderscheidend moet zijn binnen het brede festivalaanbod op de Nederlandse leisuremarkt; en onderscheidend karakter heeft dat een acquirerende werking heeft op bezoekersaantallen; een begrip wordt in de (inter-)nationale “motorwereld” (hoog gewaardeerd); een meerwaarde is voor bezoekers van de TT races en een reden tot langer verblijf is; versterkend is aan de TT races en andersom; naast de TT races staat: de bezoeker moet meer elementen halen uit een bezoek aan het TT-circuit en uit het festival en elkaar daarin versterken; zich naast de binnenstad ook afspeelt in andere delen van Assen, de Provincie Drenthe en de regio Groningen-Assen.

De opgestelde ambities geven een beeld van de gewenste situatie over een periode van vijf jaar. Nadrukkelijk is gesteld dat de ambities in een groeimodel tot resultaat kunnen leiden. De ambities zijn leidend voor het besluit van de gemeenteraad van Assen om het festival te verzelfstandigen. Onderdeel van het besluit is het rapport ‘Ontwikkeling van het TT festival nieuwe stijl’ van het bureau De Nieuwe Aanpak (rapport DNA). Dit rapport gaat uit van een begroting van € 1,2 miljoen voor een ontwikkeld festival. Het rapport maakt een voorbehoud voor de groei.

1

Bijlage 7 bevat een uitgebreide toelichting op de organisatie rond de TT Speed Week 2014

7


2.2

Veranderingen in het evenement

De ambitie om het TT festival door te ontwikkelen naar de TT Speed Week leidt tot veranderingen in de programmering en uitvoering van het evenement:  De doelgroep van het evenement verandert de komend jaren aanzienlijk. De ambitie gaat uit van 3 dagen 100.000 bezoekers per dag, waarvan 20.000 Assenaren. Daarbij hoort een andere programmering die aansluit op de doelgroep van buiten Assen.  De regie over de programmering en de uitvoering van het event ligt een op te richten stichting, niet bij de gemeente. Daarmee verdwijnt de invloed van de gemeente op het evenement. De gemeente stuurt per opdracht en op hoofdlijnen.  Grotere delen van de openbare ruimte staan ter beschikking van het evenement. En voor meer dagen. Dat heeft gevolgen voor bereikbaarheid en toegankelijkheid. 2.3

Financiële bijdrage van de stakeholders

De middelen van het evenement worden gevormd uit bijdragen van de stakeholders en uit eigen inkomsten van de organiserende stichting. Op 17 oktober 2013 zijn de volgende bedragen toegezegd: Stakeholder Jaarlijkse bijdrage in euro Gemeente Assen 150.000 Provincie Drenthe *) 150.000 Circuit van Drenthe 50.000 Gilde Bart Assen **) 24.000 Parkmanagement Assen, 50.000 MKB Assen Binnenstad **) Totaal 424.000 *) subsidiebedrag, onder andere afhankelijk van bijdragen van het bedrijfsleven **) toezegging voor 1 jaar, onder voorbehoud

Daarnaast gaat de begroting uit van een bijdrage van de plaatselijke horeca. Deze is maximaal geraamd op € 100.000. Het rapport van DNA geeft aan dat deze bijdrage ook in natura kan zijn. De overige groei moet worden gerealiseerd uit de verkoop van food and beverage, sponsoring, nieuwe verdienmodellen, reclame, enz. De verkoop van food and beverage is ook in voorgaande jaren een belangrijke bron van inkomsten. Tevens is voorzien in de stichting van een TT-fonds. Dit fonds dient om tegenvallers op te vangen en om het evenement verder te ontwikkelen. De gemeente Assen stort in 2014 eenmalig € 200.000 in het fonds om het event op gang te helpen. In de jaren daarna stort de gemeente jaarlijks € 90.000 in het TTfonds.

8


2.4

Organisatie

Het besluit van de gemeenteraad voorziet in de oprichting van een stichting die de organisatie van het festival op zich neemt. De aansturing vanuit de gemeente komt tot stand via een overeenkomst van opdracht en een programma van eisen. In de uiteindelijke constructie stuurt de stichting een besloten vennootschap aan waarin de zakelijke risico’s zijn onder gebracht. Een aan te trekken TT-regisseur is directeur van deze B.V. In het voorjaar van 2014 ziet de organisatie er als volgt uit:

2.5

Contractvorming met TT–regisseur en Rotedsim

Het stichtingsbestuur i.o. werft allereerst een TT-regisseur en vervolgens de organisator voor het evenement. Die laatste wordt SpeedEvents NL, onderdeel van Rotedsim. Die volgorde is omgekeerd aan het advies van DNA. Vertegenwoordigers van de gemeente zijn betrokken bij beide wervingen. Zij adviseren wel bij de keuze, maar kiezen niet zelf. Dat doet het stichtingsbestuur i.o.. De gemeente kan zich in beide gevallen vinden in de keuze van de stichting i.o.. De TT-regisseur heeft geen stem in de werving van de organisator. De gemeente sluit een tijdelijk arbeidscontract af met de TT-regisseur, omdat de stichting i.o. nog niet over rechtsbevoegdheid en over middelen beschikt. De gemeente detacheert via een overeenkomst de TT-regisseur bij de stichting i.o.. Gemeente en stichting i.o. spreken af dat de stichting de voorgeschoten loonkosten aan het einde van het boekjaar terugbetaalt uit de baten. SpeedEvents NL gaat voortvarend aan de slag zonder een zekerstelling in de vorm van een contract. Dat kan ook niet, want op dat moment ontbreken de formele toezeggingen aan de stichting. De concept overeenkomsten tussen gemeente en stichting zijn overigens al wel bekend. Rotedsim neemt een aanzienlijk zakelijk

9


risico met deze poging een snelle start te maken. Het bedrijf kiest daarmee voor een zeer positieve insteek. Rotedsim wil verder het eerste jaar meteen een onderscheidend event neerzetten. Vanwege de financiële en organisatorische risico’s sluiten stichting en Rotedsim uiteindelijk een vijfjarig contract. Met deze looptijd maakt de stichting het Rotedsim mogelijk de aanloopverliezen die met de start gepaard gaan in latere jaren te compenseren. Rotedsim krijgt het volledig recht op de inkomsten uit food and beverage, sponsorwerving en reclame. Rotedsim moet die inkomsten zelf genereren, de stichting draagt deze niet aan. Rotedsim heeft na afloop van het contact recht op een vergoeding van 15 % van de jaarlijkse waarde van sponsorcontracten die na die termijn nog doorlopen. De vergoeding geldt als ‘fee’ voor de werving van deze sponsoren. De groei die Rotedsim met de genoemde inkomsten bewerkstelligt, dient terug te komen in de programmering van de Speed Week. Rotedsim en stichting maken hierover jaarlijks afspraken. Na afloop van het vijfjarig contract moet er een event staan dat aantrekkelijk is om voort te zetten. Hetzij door Rotedsim, hetzij door een andere organisator. Het recht op de inkomsten uit precario blijven bij de stichting. Zij wil hieruit haar exploitatiekosten dekken. De constructie die de stichting i.o. kiest, vrijwaart haar van de gevolgen van een eventueel mislukken van het event. Het risico ligt volledig bij Rotedsim. In 2014 betaalt de stichting € 500.000 aan Rotedsim voor de productie, in de jaren daarna € 450.000. Deze betalingen zijn in lijn met de inkomsten die de stichting de komende jaren verwacht (zie bijlage 4).

10


3

Sfeertekening TT Speed Week 2014

In het rapport ‘Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl’ worden diverse ambities benoemd (zie ook hoofdstuk 2 van deze evaluatie). Deze ambities zijn niet in één jaar te realiseren, in het rapport van DNA wordt een tijdpad van vier jaar genoemd. Gemeente, stichting en stakeholders hebben geen stappenplan opgesteld om deze ambities te realiseren. Dit hoofdstuk beschrijft in hoeverre in 2014 stappen zijn gezet in het bereiken van de ambities.

3.1

Programma

Het programma van de TT Speed Week bestaat dit jaar uit activiteiten verspreid over zeven dagen. Op zaterdag betreft het onder andere de TT-run. Op zondag de TT City racing en op maandag en dinsdag een voorgenomen motorbeurs op de Kop van de Vaart. Op woensdag, donderdag en vrijdag wordt de programmering uitgebreid naar 11 locaties. Het aantal podia wordt daarmee met 30% uitgebreid ten opzichte van 2013. Het programma van het festival concentreert zich in de binnenstad op drie dagen (woensdag, donderdag en vrijdag). Ook in het voorafgaande weekeinde vinden in de binnenstad activiteiten plaats. In de programmering wordt de eerste stap gezet in het terug brengen van de motor in de stad door motorgerelateerde onderdelen in te bouwen. Verder is de inhoud van het programma breed, met onder meer een kinderprogramma, (beperkt) straattheater en een dance-stage. Het programma zet in op de grootste mogelijke doelgroep. Bij wijze van spreken van 2 tot 99 jaar. Met name de dance line-up krijgt na afloop grote waardering. Buiten het motorgedeelte voldoet het programma nog niet aan het gewenste onderscheidende karakter en (inter-)nationaal niveau. Van citydressing is onvoldoende sprake: de sfeer en beleving van een motorgerelateerd evenement missen in delen van de stad. Verbindende schakels tussen stad en TT-circuit ontbreken. De programmering (bekend gemaakt op 11 juni) is nog niet tot één geheel gesmeed. Er is sprake van een strikte scheiding tussen het programma van SpeedEvents NL en de elementen die andere ondernemers verzorgen.

3.2

Bezoekers en beleving

Gemeten over de drie festivaldagen woensdag, donderdag en vrijdag wordt ingeschat dat in vergelijking met 2012 het op de woensdag rustiger was. Donderdag en vrijdag zijn vergelijkbaar met 2012 (40.000 respectievelijk 70.000 bezoekers). Het jaar 2013 wordt hier buiten beschouwing gelaten vanwege de bijzonder slechte weersomstandigheden. Welk percentage van deze bezoekers uit Assen komt is niet gemeten. Ook het aandeel buitenlandse bezoekers is niet gemeten. Ten slotte is ook niet gemeten of de bezoekers langer in Assen zijn gebleven vanwege de programmering.

11


De ‘social media’ geven beperkt inzicht in de beleving rond de Speed Week. Het aantal reacties op het Facebook- en Twitter-account van de TT Speed Week is te herleiden tot minder dan 60 respondenten die niet op enige wijze aan het event zijn verbonden. Een aanvullende analyse van reacties op artikelen in het Dagblad van het Noorden levert te kleine aantallen op (bijlage 8). Dat zegt ook iets over het gebruik van social media als meetinstrument in de toekomst. Het samenvattend beeld dat RTV Drenthe maakt over de Nacht van Assen laat tevreden bezoekers en horecaondernemers aan het woord.

3.3

Economie en toegevoegde waarde

Een van de uitgangspunten is dat het festival en de races elkaar versterken. Het festival moet voor de bezoekers van de races een reden zijn om langer in de regio te blijven. En voor de bezoekers van het festival moet een bezoek aan de races een logische uitbreiding van hun dag of week(end) zijn. Objectieve cijfers om dit te kunnen beoordelen ontbreken. De landelijke motor gerelateerde media besteden geen aandacht aan de TT Speed Week. Wel neemt een enkel blad de persberichten op die de organisatie heeft verstuurd. Met het toevoegen van een aantal festivallocaties buiten het centrum, is een voorzichtig begin gemaakt met het uitbreiden van het evenement naar locaties buiten de directe binnenstad (Haventerrein en Acmesaterrein). De lokale horeca heeft in 2014 een goed jaar gedraaid. Van de mogelijkheden om eigen vermaak te organiseren hebben de Asser horeca ondernemers ruim gebruik gemaakt. Andere bedrijven zijn minder tevreden over de toegankelijkheid van de binnenstad.

12


3.4

Realisatie van de ambities in de TT Speed Week 2014

Voorop staat dat het leerjaar 2014 het eerste jaar in de nieuwe constructie is (nieuwe stichting, nieuwe organisator). In de tabel hieronder zijn van de eerder geformuleerde ambities bekeken in hoeverre ze zijn gerealiseerd of in hoeverre een eerste stap is gezet in de realisatie. Programma Minimaal 4 dagen Motor als kapstok Onderscheidend in festivalaanbod: motor als thema Onderscheidend in festivalaanbod: muziek Divers programma Voorziet in behoefte motorrijders (Inter)nationale exposure en landelijke bekendheid Onderscheidend karakter, trekt daardoor meer bezoekers Begrip in (inter)nationale motorwereld Event in binnenstad, provincie en regio Bezoekers 100.000 bezoekers (minimaal 3 dagen) Minimaal 30% van de Asser bevolking Economie, toegevoegde waarde Meerwaarde voor bezoekers TT races (versterkend) Door TT Speed Week langer verblijf bezoekers races Races en festival versterken elkaar

2014 000 00 000 0 00 NG 0 0 0 00 0 NG 0 NG 0

Legenda: 0 = (nog) niet gerealiseerd, 00 = ontwikkeling zichtbaar ,000 = gerealiseerd, NG = Niet gemeten

Uit de scores blijkt dat er op een aantal terreinen stappen gezet zijn richting de ambities, maar dat deze nog niet tot het gewenste resultaat hebben geleid. Daarnaast is er op veel terreinen meer werk nodig.

13


4

Bevindingen

De bevindingen uit dit hoofdstuk gaan over de vraag of er is voldaan aan de verwachtingen die gelden over de inhoud, het proces en de procedures. Wat is er terecht gekomen van de ambities en de afspraken daarover? Hoe verloopt het proces tot de vorming van de stichting en de afsluiting van de overeenkomst, hoe verliep de samenwerking, hoe wordt invulling gegeven aan ieders rol, hoe verliep de informatievoorziening en hoe is de invoering van de precario verlopen? En ten slotte: hoe verliepen de procedures, zijn de termijnen gehaald, hoe zijn de financiële afspraken nageleefd en wat is er te zeggen over de vergunningverlening? Dit hoofdstuk belicht deze vragen op hoofdlijnen. Niet ieder detail is belicht, niet ieder besproken voorval beschreven. Wat wel in de spotlights staat, geeft een adequaat beeld van het onderwerp. 4.1.

Tijdlijn

Alle genoemde onderwerpen zijn in de tijd uit te zetten. De bevindingen beginnen daarom met een schets van de tijdlijn (volgende pagina). 4.2. Realisatie van de ambities Het vorige hoofdstuk laat zien dat 2014 heeft geleid tot een beperkte realisatie van de ambities. Dat is op zich niet verwonderlijk in een leerjaar. Het ontbreken van afspraken over monitoring maakt het lastig feiten en meningen over de realisatie te scheiden. Voor de komende jaren is beter inzicht nodig in de verhouding tussen inspanning en opbrengsten. Buiten Assen lijken de ambities nog niet te worden herkend. Zo levert een snelle scan van de motorbladen geen commentaar op het bezoek aan Assen zelf op. Omdat de nieuwe opzet van het TT-festival niet goed is bekend gemaakt, is hier voor 2014 geen verband uit op te maken. Wel is dit een serieus aandachtspunt voor de komende jaren. De organiserende stichting, de organisator en andere actoren zijn van mening dat het aan tijd heeft ontbroken om de ambities volledig te realiseren. Uit de volgende paragrafen blijkt dat dit tekort aan tijd niet vanzelf ontstaat.

14


Tijdlijn maart-13 17-mrt september 2013 10-sep 23-sep oktober 2013 16-okt 17-okt medio november 2013 25-nov december 2013 4-dec 11-dec januari-14 2-jan 23-jan 24-jan 28-jan 30-jan februari-14 1-feb 5-feb 12-feb maart 2014 1-mrt 11-mrt 14-mrt april 2014 april-14 april-14 april-14 15-apr 16-apr 16-apr 30-apr mei 2014 1-mei 7-14 mei medio 3-jun 11-jun Laatste dagen voor evenement 21- 28 juni

15

Projectgroep stelt Ambitiedocument vast Rapport 'TT-festival nieuwe stijl' (DNA) gereed Gemeente biedt kwartiermaker aan Financiële toezegging MKB Binnenstad en Parkmanagement Raadsbesluit over 'TT Festival Nieuwe stijl" en bijdrage TT Speed Week Gemeente heeft concept statuten stichting gereed Eerste bestuurlijk overleg gemeente en stichting i.o. Eerste vergadering bestuur stichting TTSW i.o. De beoogde vijf bestuursleden zijn bekend. Stichting i.o. maakt standpunt over opzet TT Speed Week kenbaar aan gemeente Voortgangsbesluit gemeente over de inzet van de stichting i.o.. Overeenstemming over standpunten van de stichting i.o. Concept Overeenkomst van Opdracht en PvE Informatie aan horeca over vermaakpleinen en precario College informeert de raad over relatie tussen gemeente en stichting Stichting vraagt offerte bij 3 organisatoren Gemeente stort 1e termijn van bijdrage niet tijdig Bijeenkomst horeca op initiatief van de gemeente Eerste meeting met Rotterdam Speedevents (later: SpeedEvents NL) Storting bijdrage gemeente Assen overschrijdt termijn Oprichting Stichting TTSW en TTSW BV Gemeenteraadsverkiezingen College beraadt zich op risico's: veiligheid en financiën. Persconferentie waarin programma/plannen nog niet definitief zijn SpeedEventsNL overschrijdt deadlines: informatie voor vergunningverlening Gemeente heeft toenemende zorgen over deadlines. Deze brengen vergunningverlening in gevaar. Overeenkomst van Opdracht tussen stichting en gemeente Gemeente twijfelt aan inkomstenniveau van precario. stichting houdt vast aan inkomstenniveau Stichting verzoekt gemeente omoverbruggingskrediet; Circuit van Drenthe voorziet hier tijdelijk in Gemeente overschrijdt tweede stortingstermijn Briefwisseling tussen B&W en stichting over prestaties en verwachtingen Nieuw college van B&W Zorgen van hulpdiensten nemen verder toe Presentatie definitief programma, hulpdiensten nog niet akkoord met plannen Opknippen vergunningverlening in delen om evenement mogelijk te maken TT Speed Week


4.3

Proces

4.3.1 Fasen in het proces De tijdlijn maakt het mogelijk vier belangrijke fasen in de aanloop naar de TT Speed Week te onderscheiden:  Van het besluit op 17 oktober 2013 tot de samenstelling van het bestuur  Van samenstelling van het bestuur tot oprichting van de stichting  De werving van de TT-regisseur en de organisator SpeedEvents NL  De organisatie van de TT Speed Week zelf Voor een deel overlappen deze fasen elkaar. Uit de tijdlijn blijkt dat de momenten waarop cruciale besluiten in de voorbereiding vallen, steeds verder uiteen lopen met de planning uit het rapport van DNA: Activiteit Aanstellen productiebureau binnenstadsfestival

Planning voor 1 november 2013

Oprichten Stichting Motor TT week

oktober/november

Afspraken met horeca ondernemers Opstarten selectieprocedure TT– regisseur Financiën waaronder sponsoring

Programmering

oktober/november oktober/november

vanaf september

Realisatie februari 2014 SpeedEvents gaat aan de slag 23 januari 2014 overeenstemming 11 maart oprichting stichting TT speed Week februari 2014 januari 2014 start na het aantrekken van Speed Events in februari 2014 start na het aantrekken van Speed Events in februari 2014

De afwijkingen zijn aanzienlijk. Het is daarom goed de oorzaken kort te beschouwen. Een belangrijke oorzaak van de vertraging in de eerste fase is het ontbreken van een gericht stappenplan dat moet leiden tot de oprichting van de stichting. In de aanloop naar het besluit van de gemeenteraad lijkt het niet noodzakelijk dat gemeente en stakeholders gezamenlijk kaders meegeven aan de stichting in de vorm van een opdracht, een bestuurssamenstelling of een stappenplan voor operationalisatie. Het kader bestaat uit het ambitiedocument en het rapport van DNA. Het besluit van de raad zelf valt na de beoogde deadline van 1 oktober. De gemeente neemt bewust afstand van de vorming van de stichting. Zij verwacht ook initiatieven van de stakeholders. De samenwerking die hiervoor nodig is komt onvoldoende tot stand.

16


Wel stelt de gemeente een kwartiermaker aan. Zij stelt ook alvast concept statuten voor de stichting op. Het zoeken naar potentiële bestuursleden wordt in eerste instantie overgelaten aan de vertegenwoordiger van het Circuit van Drenthe. Dat is de enige financierende stakeholder die bereid is zitting te nemen in het bestuur. Gilde Bart Assen vindt dat zij als netwerkorganisatie geen plaats kan innemen. Wel neemt een vertegenwoordiger van de horeca een plaats in het bestuur i.o. in. Het lukt in een bestek van 6 weken een functionerend bestuur te formeren. De beide overheden zien af van een plek in het bestuur: de provincie Drenthe stelt zich op als subsidiegever, de gemeente Assen kiest voor de rol van opdrachtgever. De stakeholders stemmen op 3 december 2013 in met de bestuurssamenstelling. De gemeente onderzoekt midden december de kansen van slagen voor 2014. Eind december 2013 trekt zij de conclusie dat er een bestuur is voor de stichting i.o. dat de taken oppakt. Een tweede oorzaak is de tijd die de positiebepaling van het stichtingsbestuur i.o. kost. In de aanloop naar de oprichting van de stichting laat het bestuur i.o. de risico’s en de aansprakelijkheid onderzoeken. De uitkomsten worden verschillende malen besproken met vertegenwoordigers van de gemeente en met de adviseur van de stichting. De stichting i.o. komt voorts tot de conclusie dat er een aanzienlijk financieel gat is tussen de totale projecties van het rapport van DNA voor 2104 en de toezeggingen van de stakeholders. Zij raamt de bijdrage van de horeca op € 60.000, via precario te innen. Bestuurlijk overleg draagt bij aan het vinden van oplossingen. Het bestuur van de stichting kiest voor een juridische veilige constructie als model. De Speed Week BV is daar van de uitkomst. Het duurt tot de vierde week van januari 2014 voordat alle punten zijn geklaard. Dan liggen er ook de concept Overeenkomst van opdracht en het Programma van eisen. In de tussenliggende tijd is er nauwelijks ruimte te werken aan de ontwikkeling van de Speed Week 2014. Een derde oorzaak ligt in het late tijdstip waarop de organisator kan worden aangetrokken. SpeedEvents NL gaat enthousiast aan de slag om tijd in te lopen. Het bedrijf heeft dan nog niet de rechtszekerheid van een contract. Het bedrijf werkt vervolgens eigenstandig aan het event. Het slaagt er bijvoorbeeld niet in synergie tot stand te brengen met plaatselijke organisatoren van activiteiten. Die eigenstandigheid culmineert in de procedures rond de vergunningverlening (zie 4.4). Conclusie: De korte tijd die beschikbaar is voor de organisatie heeft drie oorzaken:  De onvoorbereide start van de stichting. Het besluit van de gemeenteraad alleen is niet genoeg geweest om de stichting op gang te helpen.  De tijd die het kost om de positie van de stichting te bepalen.  De eigenstandige aanpak van de organisator. 4.3.2 Focus op samenwerking, taak en verantwoordelijkheid Tot op vandaag zijn de inzichten over taak en rol verschillend. De stichting gaat uit van samenwerking binnen het opdrachtgever-opdrachtnemer model. De gemeente hanteert het opdrachtgever – opdrachtnemer model. De gemeente biedt in de aanloop naar 2014 wel hulp in de vorm van kennis en desgewenst inzet van mensen. De stakeholders zijn feitelijk buiten beeld. Uitzondering is het Circuit van Drenthe.

17


Ook in de taakopvatting verschillen gemeente en stichting. De gemeente ziet het als eerste taak voor de stichting de Speed Week te organiseren. Binnen het bestuur van de stichting leeft het achterliggende beeld: de Speed Week moet de economie van Drenthe in brede zin stimuleren. Het had verder een lagere intensiteit van de inspanningen verwacht. Conclusie: De genoemde verschillen van inzicht beïnvloeden de wijze van samenwerking. De fricties in het afgelopen jaar hangen daar mee samen. De oorzaak ligt in het onvoldoende gemeenschappelijk maken van de beelden bij de start van de verzelfstandiging. Ook in januari 2014 lukt dat niet. Dat werkt door in de rest van het proces. Uit de analyse van verantwoordelijkheden en taken blijkt verder dat de TT-regisseur na het contract met SpeedEvents NL onvoldoende tot zijn recht kan komen. Dat is een rechtstreeks gevolg van het feit dat de organisatie van het evenement bij één partij wordt gelegd (bijlagen 6 en 7). 4.3.3 Informatievoorziening en communicatie De eisen aan de informatievoorziening tussen stichting en gemeente zijn vastgelegd in de Overeenkomst van opdracht:  Er is een bestuurlijk overleg.  Voorts dient de stichting de gemeente te informeren over ontwikkelingen binnen de stichting of die relevant zijn voor de uitvoering van de overeenkomst. Het volgende valt op:  De onderwerpen die op de tafel van het bestuurlijk overleg komen betreffen veelal de operationalisatie van de stichting en praktische uitvoeringsopgaven. Feitelijk komt men niet toe aan vraagstukken die de ontwikkeling van het evenement zelf betreffen.  Er is een interpretatieverschil over hoe de informatieplicht doorwerkt. Dit wordt op verschillende momenten duidelijk zichtbaar: - bij de contractvorming met de organisator, - bij de bestemming van de bijzondere storting van € 200.000 in 2014.

Conclusie: De stichting is van mening dat het gemeentebestuur vooraf betrokken is bij de beslissingen en dus medeverantwoordelijkheid draagt. De gemeente is een andere mening toegedaan. Zij is allereerst van mening dat zij procedureel geen rol heeft. Bovendien ervaart zij de voorgelegde onderwerpen als een voldongen feit. De verschillen in rolopvatting en taakafbakening worden hier duidelijk. Het Programma van eisen geeft aan waaraan de externe communicatie moet voldoen. Het voortouw ligt bij Speed Week BV. Het volgende valt op:  Op verzoek van de stichting, TT-regisseur of SpeedEvents NL heeft de gemeente Assen hun communicatie ondersteunt met beantwoording van hun eigen vragen, door te faciliteren met informatie en met enkele adviezen. Vragen uit de media zijn consequent doorgeleid naar stichting, regisseur of Speed Events. Daaruit kan geen medeverantwoordelijkheid voor de communicatie worden afgeleid.

18




 

Op verschillende momenten communiceren de verschillende actoren over verschillende onderwerpen: stichting, stichtingsbestuur en gemeentebestuur samen, de TT-regisseur en SpeedEvents. De communicatie naar bewoners en ondernemers in de binnenstad over uitvoeringsmaatregelen is deels onvolledig, onnauwkeurig of (te) laat. De omschakeling van muziekfestival naar motorevent komt niet overal in Assen goed aan (petities, beeld in media). De communicatie richt zich op een boodschap van verandering. Het beeld in de media wordt niet witter. Diverse respondenten noemen nadrukkelijk dat zij van mening zijn dat de gemeente SpeedEvents NL in bescherming had moeten nemen tegen negatieve publiciteit. Zeker als die het gevolg is van te treffen veiligheidsmaatregelen. Volgens het programma van eisen berust het voortouw voor de externe communicatie bij Speed Week B.V.

Conclusie:  Extern is niet duidelijk wie de regie op de communicatie heeft: stichting, regisseur, SpeedEvents NL of toch de gemeente. Dit gebrek aan zichtbare regie draagt bij aan het externe beeld van een rommelige organisatie.  De communicatie had zich eerder, vollediger en transparanter op de weerstanden in Assen kunnen richten. Alleen het zenden van een boodschap van verandering blijkt niet genoeg. 4.3.4 Precario Voor het eerst sinds 2007 heft de gemeente weer extra precario tijden het evenement. De invoering van het precariostelsel kent een lange weg. Koninklijke Horeca Nederland, afdeling Assen spant zich tot het uiterste in voor de ontwikkeling van een model om de bijdrage van de plaatselijke horeca te innen. Zij doet dat samen met een aantal horecaondernemers. Het precario-model komt als meest geschikt uit de bus. Het is juridisch het meest zeker. Tijdens de voorbereiding van het stelsel wordt vroegtijdig duidelijk dat de individuele ondernemers weinig gecharmeerd zijn van de uniforme heffing. Zij komen met tegenvoorstellen en met bezwaren tegen de heffing omdat deze voor kleine ondernemers onvoordelig uitpakt. De gemeente denkt dat de tegenvoorstellen juridisch niet haalbaar en/of kwetsbaar zijn, bovendien stelt het haar voor een uitvoeringsprobleem. De vergunningen moeten worden herzien. Daarvoor ontbreekt de tijd. In de loop van het proces wordt de lage organisatiegraad van de Asser horeca duidelijk. Deze bedraagt naar schatting 30-40%. Noch de gemeente, noch Koninklijke Horeca Nederland slagen erin de informele leiders van de ongeorganiseerde horeca aan tafel te krijgen. Zij zijn eenvoudigweg niet bekend. Dat is overigens in meer Nederlandse steden zo. De voorlichting die de gemeente organiseert over het stelsel werkt averechts. Het verzet neemt eerder toe dan af. Achterliggende oorzaak is dat de ruimte voor onderhandeling ontbreekt. Het bedrag van € 100.000 is leidend voor de gemeente. De gemeente benadrukt dat horecaondernemers die zelf vermaak organiseren worden vrijgesteld van de heffing. Die aanpak is in overeenstemming met het rapport van DNA. Dat zet de bijdrage van de horeca op geld. En DNA geeft aan

19


dat die bijdrage ook in natura kan plaatsvinden door het organiseren van activiteiten. De grote horecaondernemingen in Assen doen een geste in een poging de stemming te keren. Zij richten een fonds op van € 7.500 van waaruit kleinere ondernemers een gedeeltelijke compensatie kunnen ontvangen. Conclusie  Voor de stichting heeft de gekozen aanpak aanzienlijke financiële gevolgen. Zij gaat in haar begroting al uit van € 60.000 inkomsten aan precario in plaats van € 100.000. Dat bedrag valt in 2014 nog lager uit. Er ontstaat extra druk op de begroting van de stichting. Zij heeft de inkomsten uit precario nodig om haar eigen exploitatie te dekken.  De analyse van de precario brengt ook iets aan het licht over de verschillende visies op de Speed Week. De begroting van DNA geeft feitelijk de totale omzet van de Speed Week weer. Daarbij zijn alle activiteiten geïntegreerd, zowel de centraal georganiseerde (via de stichting), als de activiteiten van individuele ondernemers, organisaties en verenigingen. De stichting TT Speed Week heeft de cijfers van DNA allereerst opgevat als vaste basis voor al haar activiteiten. Zij heeft die verwachting fors naar beneden moeten bijstellen. Zij ziet het in de eerste plaatst als haar taak de centrale onderdelen van het evenement te organiseren. Integratie met activiteiten van derden komt op de tweede plaats.  Uit de gevoerde evaluatiegesprekken blijkt dat het verzet tegen het ontbreken van differentiatie in precario - en daarvan afgeleid de hoogte van de tarieven nog breed aanwezig is. Dat kan er toe leiden dat dit verzet bij dezelfde aanpak net zo oplaait als in het afgelopen jaar. Als dat het geval is, begint het jaar 2015 wederom met een negatief beeld. 4.4

Procedure

4.4.1. Betalingstermijnen De overeenkomst van opdracht benoemt termijnen waarop de gemeente de stichting betaalt. Op 30 april 2014 schort de gemeente haar betalingen aan de stichting op. Een belangrijke aanleiding is dat SpeedEvents NL er weer niet in slaagt de termijnen te halen die in het programma van eisen zijn genoemd. De gemeente is van mening dat de stichting het proces niet goed aanstuurt. De stichting komt op dat moment in liquiditeitsproblemen. Zij wendt zich tot het Circuit van Drenthe dat de stichting gedurende een korte periode een overbruggingskrediet verstrekt. Een briefwisseling en volgende gesprekken klaren de lucht enigszins.

20


Conclusie:  Het is de vraag of de gemeente in dit geval verstandig handelt. Weliswaar is de frustratie bij de gemeente en de hulpdiensten over de uitvoering zeer hoog opgelopen, maar zij treft met haar handelen niet de directe veroorzaker van het probleem. Bovendien lijkt de overeenkomst van opdracht de gemeente niet de ruimte te geven om de betalingen op te schorten. Deze overeenkomst benoemt wel een aantal termijnen waaraan de stichting moet voldoen, maar deze hebben niets met voortgang van de planvorming te maken. Bovendien leidt de controverse de aandacht af van de ontwikkeling van de TT Speed Week.  Stichting en gemeente dienen opnieuw afspraken te maken over hoe zij beiden handelen als de organisator het laat afweten.  Zeker is dat deze periode de verstandhouding tussen gemeente en stichting niet bevordert. Uit de interviews blijkt dat het beide partijen nog vers in het geheugen zit. 4.4.2 Inzicht in financiën Op het moment van schrijven van deze rapportage is er geen zicht op het financiële resultaat van het event. De stichting heeft de benodigde cijfers niet beschikbaar. Zij is daartoe ook niet verplicht omdat zij is gehouden aan boekjaren. Het inzicht in de bestedingen in de regio is eveneens niet op te maken. Bekend is dat Speed Events met meerdere regionale onderaannemers heeft gewerkt. Verder is duidelijk dat de stichting heeft gekozen voor een opzet die haar overzichtelijke risico’s oplevert. 4.4.3 TT Fonds Per saldo heeft de stichting TT Speed Week in 2014 geen bijdrage kunnen leveren aan het vullen van het TT-fonds. De (extra)gelden die de gemeente Assen daarvoor ter beschikking heeft gesteld, zijn besteed aan frictiekosten die horen bij de oprichting van de stichting, de extra kosten voor de programmering en om het deficiet te dekken dat is ontstaan door de lagere inkomsten uit de precario. De mogelijkheid om in 2014 de reserve voor het TT-fonds anders te besteden was vooraf ingebouwd. De stichting heeft de gemeente Assen tijdig op de hoogte gesteld van de gewijzigde besteding. Daarbij past de opmerking dat de financiële situatie geen andere keus overliet. Conclusie: Het TT-fonds is aan het begin van 2015 niet gevuld. 4.4.4 Vergunningverlening en veiligheid De gemeente Assen vergunt activiteiten op basis van ingediende plannen. Vooraf geeft zij een organisatie gedetailleerd inzicht in de eisen. Samen met de hulpdiensten beoordeelt de gemeenten de ingediende plannen. Het verlenen van een vergunning is aan termijnen gebonden. Assen heeft de naam streng te zijn. Die strengheid is gebaseerd op het verleden. De beschreven procedure wordt ook in 2014 gevolgd. De organisator wordt meegenomen door de stad om ervaringen te delen. De organisator wil ook inzicht

21


in de draaiboeken van voorgaande jaren. De gemeente kan deze niet overhandigen omdat zij afkomstig zijn van voorgaande organisatoren en bedrijfsgevoelige informatie bevatten. Als de organisator de plannen indient, blijkt dat deze de lokale situatie niet weet te vertalen naar een adequate vergunningaanvraag. Er volgt een tweede ronde, terwijl de tijd doorloopt. Ook opnieuw ingediende plannen voldoen niet of blijken onvolledig onderbouwd. Bijstelling en nieuwe deadlines zijn opnieuw nodig. Die worden wederom niet gehaald. De procedure wordt gecompliceerd door de voortdurende wijzigingen die de organisator in het programma aanbrengt. Het verplaatsen van activiteiten naar andere locaties betekent dat de vergunningaanvraag moet worden herzien. Evenals de capaciteitsaanvragen bij de hulpdiensten. Er ontstaat een voortdurende herhaling van zetten die tot grote irritaties bij alle betrokken instanties en de veiligheidsdiensten leidt. Van de organisatoren krijgt Assen het verwijt te zijn doorgeslagen in de veiligheidseisen. Het verschil van inzicht leidt er toe dat het onderwerp veiligheid regelmatig in het bestuurlijk overleg aan de orde komt. Er ontstaat extra wrijving omdat de gemeente de organisator wijst op uitvoeringsdetails zoals de verzorging van de vrijwilligers. Dat is echter niet haar taak. De situatie verbetert kwalitatief als de organisator een ervaren veiligheidsadviseur inschakelt. De wijzigingen in de programmering blijven desondanks tot kort voor de Speed Week doorgaan. De gemeente ziet op het laatst geen andere mogelijkheid dan de vergunning in delen te knippen om het event te kunnen laten doorgaan. Conclusie:  Een nadere analyse laat zien dat de veiligheidseisen van de gemeente niet de oorzaak van de problemen zijn. Die eisen zijn zwaar, maar niet onredelijk of onmogelijk. De begeleiding die Assen heeft geleverd is gelijk aan die van vorige jaren. Toen is de vergunningverlening wel goed verlopen. De oorzaak ligt in de voortdurende wijzigingen in de programmering, de capaciteit die de organisator in eerste instantie inzet en de onderschatting van het risicoprofiel van Assen.  Op zich kan Assen de procedure rond de vergunningverlening anders organiseren door vooraf kaders mee te geven in de vorm van blauwdrukken en vlekkenplannen voor veiligheid. Zo’n aanpak zou niet tot andere uitkomsten hebben geleid.

22


5

Fricties

Dit hoofdstuk verkent fricties die aan de uitkomsten van 2014 ten grondslag liggen of daarvan het gevolg zijn. Het gaat om 2014 als leerjaar. Als de evaluatie zich alleen richt op het verloop van het proces, de inhoud en de procedure, kan dat snel tot de conclusie leiden dat 2015 straks vlekkeloos verloopt. De aanloopproblemen zijn immers opgeruimd of kunnen in de loop naar de Speed Week 2015 worden opgeruimd. Die veronderstelling is onjuist. Uit de gesprekken en inventarisaties blijkt dat onderliggende fricties doorslaggevend zijn voor de toekomst van de TT Speed Week. 5.1

Overzicht van fricties

5.1.1 Doelen  De weg waarlangs de ambities tot stand komen is vooraf onvoldoende concreet en gemeenschappelijk gemaakt door heldere doelen te formuleren. De stakeholders hebben zo’n richting bij de start van de stichting niet mee-gegeven in de vorm van een kader, bestuurssamenstelling of aanwijzingen voor de statuten. Een gezamenlijk beeld op de uitkomsten is er niet.  De stakeholders hebben geen meetbare resultaten afgesproken. Niet op de korte termijn, niet op de lange termijn. Feitelijk is niet duidelijk waar het event en de organisatie ervan over 1, 5 of 10 jaar staan. Dat leidt er toe dat ieder resultaat óf voldoet óf in het geheel niet voldoet, afhankelijk van het standpunt dat je kiest.  De opdracht aan de stichting laat veel ruimte voor interpretatie. De brief waarmee de stichting haar taak aanvaardt, geeft een beperkte uitleg van op de manier waarop zij haar taak wil oppakken.  Het ontbreken van een strategisch en een operationeel plan wreekt zich in het beeld dat derden hebben. De manier waarop de stichting het event heeft aanbesteed, past bij voorbeeld geheel binnen de kaders die zij heeft meegekregen. Toch zijn meerdere stakeholders niet tevreden met de uitkomst. Zo kan de mening postvatten dat de stichting niet meer is dan een vehikel om gelden door te sluizen naar een commerciële event-producer. Ook de stap van TT-festival naar Motorweek wordt als groot ervaren. Toch past die stap binnen de kaders. 5.1.2 Concepten Het concept voor de TT Speed Week hangt af van de doelen die eraan worden toegekend. Omdat er geen gedeeld beeld is van het einddoel bij de verschillende stakeholders, ontstaat verschil van inzicht over het toegepaste concept. De vraag of de TT SpeedWeek een geïntegreerd muziekevent moet zijn of een motorfestival, is een inhoudelijke vraag die bij de stichting is neergelegd. Zolang de stichting voldoet aan de gewenste groeidoelstellingen en aan het aandeel Assenaren (20.000 deelnemers) dat het event bezoekt, voldoet zij aan de ambities die gemeente en stakeholders hebben uitgesproken. Als de programmering voor 2014 bekend wordt, blijkt de ruimte die media, stakeholders en Assenaren de stichting gunnen kleiner dan de stichting uit de ambities kon opmaken. In de aanloop naar het besluit van 17 oktober 2013 spreekt de gemeenteraad over een groeimodel. De gewenste snelheid blijft echter in het midden: het eindjaar

23


wordt benoemd, de groei wordt afhankelijk gesteld van de beschikbare middelen. Daarmee ligt de weg vrij voor Stichting en SpeedEvents NL. Zij willen in het eerste jaar graag een aanzienlijke stap maken om de potentie van het event te demonstreren. De grootte van die stap leidt wederom tot verschil van inzicht. 5.1.3 Belangen en perspectief De stakeholders hebben - evenals de gemeente - bewust nagelaten een positie in het bestuur van de stichting te claimen. Uitzondering is het Circuit van Drenthe. Daarmee ontstaat een verschil in de mate waarin de verschillende stakeholders het event kunnen beïnvloeden. Een enkele stakeholder zit bij de ontwikkelingen, de overige kunnen alleen achteraf hun invloed doen gelden, de gemeente wordt bij beslissingen betrokken of erin gekend. Dat leidt tot een gevoel van onevenwichtigheid. De stakeholders hebben uiteenlopende belangen en een bijbehorend perspectief:  De horecaondernemers in de binnenstad hebben belang bij een event dat meeropbrengsten levert. Voor veel ondernemers is het evenement het jaarlijkse zout in de pap. Terrassen en vermaakpleinen dragen daar aan bij. Per saldo dalen daardoor de inkomsten voor de stichting. De horeca is ook gebaat bij een programmering die naadloos aansluit op eigen activiteiten en deze aanprijst. Hun perspectief richt zich vooral op de korte termijn en op het eigen bedrijf.  Voor horecaondernemers in de ring daarbuiten geldt feitelijk hetzelfde. Zij zijn steppingstone tussen stad en TT-circuit of profiteren van het toegenomen verblijf.  Vermelding verdienen de grote ondernemers die de stap naar voren maken om het precariofonds op te richten. Zij kijken op langere termijn naar hun sector.  De binnenstadondernemers - niet zijnde horeca - zijn gebaat bij positieve invloed van het event op hun eigen omzet. Een toegankelijke binnenstad en overzichtelijke aanrijroutes horen daar onvoorwaardelijk bij. Hun perspec-tief richt zich vooral op de duur van het event en op het eigen bedrijf.  De grotere ondernemers uit Assen die vooral zijn vertegenwoordigd in het Parkmanagement moeten het niet zo zeer hebben van het event zelf. Zij zijn op zoek naar de economische spin-off van het TT-circuit op de middellange termijn.  De gemeente heeft meerdere belangen. De TT Speed Week is in de eerste plaats een uithangbord voor Assen zelf. De werkgelegenheid die met het event samenhangt, draagt bij aan de economie van de stad. Tot slot is Assen gebaat bij een veilig en ordelijk verloop van het bezoek van de tienduizenden bezoekers. Afhankelijk van de invalshoek is het perspectief gericht op de lange termijn, de middellange termijn of de korte termijn.  Voor het Circuit van Drenthe is de TT Speed Week een van de zeven pijlers van het lange termijn beleid. Het event moet leiden tot meer bezoekers aan de TT-races. Samengevat: de diversiteit in belangen en perspectief verzwaart de opgave voor de stichting. En heeft zijn weerslag op de gemeenschappelijkheid van de doelen. Zo’n omgeving vraagt een uitgekiend stakeholder management.

24


5.1.4 Organisatiekracht In de aanloop naar het evenement blijkt regelmatig een gemis in organisatiekracht:  het voortdurend missen van deadlines voor het inleveren van plannen,  de permanente wijzigingen in de programmering,  de voortdurende groei en wisseling van het aantal onderaannemers en de geringe bevoegdheden die zij krijgen,  het op het laatste doorkruisen van reeds vastgestelde plannen. SpeedEvents etaleert haar kracht in het lanceren van concepten en het verbinden van sponsorgelden (rol als visiebureau). Het neerzetten van een strak en tijdig geregisseerd meerdaags event (rol als producent/organisatiebureau) komt minder uit de verf. Juist onder een hoge tijdsdruk, lijkt het verstandiger zich te voegen naar de lokale omstandigheden dan te proberen deze naar eigen hand te zetten. Het schakelen naar een event met een hoog risicoprofiel verloopt moeizaam. Dat kan niet alleen worden verklaard uit de veiligheidseisen die de gemeente Assen hanteert. SpeedEvents NL weet pas grip op de situatie te krijgen als het bedrijf een onderaannemer aantrekt die is gespecialiseerd in veiligheid. Dan is het moment voorbij om nog op een normale wijze vergunning te verlenen. Ook hier lijkt organisatiekracht te missen. De beleden wil om synergie tot stand te brengen wordt door lang niet alle respondenten op dezelfde manier beleefd. De veiligheidsdiensten geven bijvoorbeeld aan tot het uiterste te zijn opgerekt. Het tekort aan organisatiekracht dat SpeedEvents NL demonstreert in de voorbereiding in Assen is opvallend. De VKV-CityRacing in Rotterdam wordt – ook door respondenten in Assen – hoog gewaardeerd. 5.1.5 Ontwikkelingskracht SpeedEvents NL heeft elementen toegevoegd aan de TT Speed Week die zonder meer een verrijking van het programma zijn. Dat het bezoekersaantal van die elementen tegenvalt, lijkt eerder het gevolg van onvoldoende en ontijdige PR dan van de toevoegingen zelf. Het ontbreken van die PR is zorgelijk omdat PR bijdraagt aan de aantrekkingskracht en daarmee de toekomstbestendigheid. In 2014 komt SpeedEvents NL onvoldoende toe aan sponsorbinding en nieuwe verdienmodellen. Het bedrijf is vooral bezig met programmering en organisatie. De VKV-racing laat zien dat Speed Events NL zeker in staat is sponsors aan zich te binden. De financiële slagkracht van de sponsors in het Noorden valt het bedrijf tegen. SpeedEvents NL beschikt vooral over sponsorcontacten buiten het Noorden. Zij moet deze in de toekomst inzetten om extra inkomsten te genereren. 5.1.6 Gevoel voor Assen Voor de stichting, TT-regisseur en SpeedEvents NL ligt in Assen niet per definitie de rode loper klaar. Daarbij komt dat de Assenaren en Asser ondernemers een aanzienlijke stap moeten maken van een eigen feest naar een event dat de stad overstijgt. Het vraagt gevoel voor de cultuur van Assen en stuurmanschap om die stap te mogelijk te maken. Dat gevoel is niet altijd geëtaleerd. Ter illustratie: een Asser onderneming die in eerdere jaren omvangrijke en gewaardeerde initiatieven heeft getoond, verwacht een volwaardig, geïntegreerd onderdeel van de programmering en de PR te zijn. Daarover is ook gesproken. Die

25


verwachting is niet uitgekomen. Het event is op zichzelf gepresenteerd, als iets waarvoor Assen het decor mag zijn. De kans dat deze onderneming in 2015 aan de Speed Week deelneemt, is sterk verkleind. Het bedrijf heeft ook andere mogelijkheden inkomsten te verwerven. Het gevolg is dat het totale aanbod verschraalt. Het gebrek aan synergie tijdens de voorbereiding en uitvoering heeft ook een ander gevoel aangetast: namelijk dat het als (Asser) ondernemers leuk is gezamenlijk geld te verdienen. Dat is geen goede start voor 2015. 5.1.7 Werkelijkheid en beelden Verschillende actoren hebben een verschillend beeld van de opbrengsten van de TT Speed Week. De afspraak dat 2014 een leerjaar is, dient centraal te staan bij de beoordeling van die beelden. Het verschil in opvatting tussen gemeente en stichting over de zakelijkheid van hun relatie is van invloed op de onderlinge verhoudingen. Allereerst kiest de gemeente voor afstand tot de stichting. Die biedt zij overigens wel personele hulp aan. Dat laatste vergroot de duidelijkheid over de rol van de gemeente niet. Vervolgens kiest de gemeente formeel voor een opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. De stichting gaat in eerste instantie uit van een partnerschap. Dit verschil in benadering is over en weer onvoldoende begrepen. De consequentie is dat de stichting veel meer steun had verwacht gedurende het proces en dat bij de gemeente het beeld leeft dat de stichting onvoldoende heeft gestuurd. De ruimte die de stichting heeft meegekregen in doelen en kaders versterkt deze tegenstelling in beleving nog eens. Dit vraagt om een gezamenlijke herijking. De opbrengst van de Speed Week is positiever dan de berichtgeving in de aanloop naar het event doet vermoeden. Het samenvattend beeld dat RTV Drenthe maakt over de Nacht van Assen laat tevreden bezoekers en horecaondernemers aan het woord. Een groter contrast met de beelden in verschillende media in de aanloop naar de TT Speed Week is nauwelijks denkbaar. De late programmering draagt overigens niet bij aan de uitstraling van het event. Je kunt er geen PR mee bedrijven. En een late programmering beperkt de keuze van de attracties. Veel bezoekers ervaren tijdens de Nacht van Assen dat de binnenstad leger lijkt. Velen ervaren dit positief. Anderen stellen de vraag: zou het event dan toch minder bezoekers hebben getrokken? Het bezoekersaantal blijkt gelijk aan 2012: zo’n 65.000 tot 70.000. De ervaren ruimte blijkt het gevolg van de betere spreiding van podia over de stad. De programmering leidt dus tot extra capaciteit voor groei. Het ontbreken van objectief onderzoek naar de beleving van bezoekers maakt het lastig feiten en meningen te scheiden. 5.1.8 Financiën De stichting heeft gekozen voor een vorm van uitbesteding waarbij het risico van het event volledig bij de organisator komt te liggen. De keerzijde is dat de stichting zelf geen inkomstenbronnen heeft, anders dan de opbrengst van de precario. Het gevolg is dat de stichting de komende jaren een deel van de gelden voor het TTfonds nodig heeft voor de eigen exploitatie. De verdeling € 150.000 exploitatie en € 90.000 fondsvorming voldoet niet meer.

26


Bij de gekozen vorm van uitbesteding hoeft dat geen bezwaar te zijn. De stichting schat in dat een TT-fonds van circa € 100.000 voldoende is. Een weerstandsvermogen met die omvang kan in enkele jaren zijn gevormd. De gemeente Assen kan de ontwikkeling van de TT Speed Week versnellen door binnen de beschikbare € 240.000 gelden te verschuiven van de bestemming TT fonds naar de bestemming exploitaite. Investeringen in nieuwe activiteiten blijven de komende jaren op gespannen voet met de verwachte opbrengsten. De mogelijkheden om nieuwe sponsors in het Noorden aan te trekken zijn niet groot gebleken. De groeiverwachtingen voor 2015 dienen daarop te worden aangepast. Dat geldt ook voor de kans op nieuwe verdienmodellen. Tegelijkertijd moet er een goed event staan met een positieve uitstraling voordat het is te vermarkten. Dat vraagt evenwichtskunst en creativiteit. In dat licht komt de vraag op of in de Nacht van Assen en de aanloop daarnaartoe wel iedere attractie vrij toegankelijk kan zijn. Zeker als attracties met een (inter-) nationale uitstraling een even (inter-)nationaal publiek moeten trekken. Als andere bronnen van inkomsten achterblijven, draagt het heffen van entree bij aan de gewenste in de kwaliteit van het event. Ook hier gaat de kost voor de bate uit. 5.1.9 Communicatie Er is voldoende ruimte voor verbetering van de communicatie tussen de verschillende actoren:  De informatieuitwisseling tussen gemeente, stichting, stakeholders en organisator laat het toe dat over en weer negatieve beelden ontstaan. Die dragen bij aan de lage bereidheid tot samenwerking.  De communicatie naar de Asser gemeenschap en ondernemers in de binnenstad over toegankelijkheid en bereikbaarheid kenmerkt zich door ontijdigheid en incompleetheid. Het roept irritatie op die lang blijft schuren.  De communicatie naar de horeca wordt aan de ontvangende zijde anders beleefd dan aan de kant van de zender. Of die laatste nu gemeente, TTregisseur of SpeedEvents is. Kennelijk vraagt de Asser horeca een andere, kleinschaliger benadering die in eerste instantie uitgaat van luisteren. Dan van begrijpen. En dan pas van zenden. Al is dat een kwestie van meer dan een jaar.  Er lopen vanuit de Asser gemeenschap ook andere lijnen naar de media dan de officiële kanalen alleen. In de aanloop naar het event lukt het niet een eenduidig, centraal geleid geluid te laten horen. Kennelijk neemt niemand de verantwoordelijkheid hiervoor. 5.2

Fricties bedreigen de toekomstbestendigheid

De fricties bij elkaar roepen het beeld op dat 2014 (nog) geen succesjaar was. Een aantal actoren beleven dat beeld scherp. De berichtgeving in een deel van de media versterkt dat beeld nog eens. Het feit dat meetbare resultaten ontbreken schept alle ruimte voor eigen interpretaties. Het is duidelijk dat het vertrouwen tussen de verschillende actoren onvoldoende is voor een vlekkeloze samenwerking. Tussen sommige actoren ontbreekt het vertrouwen geheel. Dat tekort tast de wil tot samenwerking aan en bedreigt de financiering van de TT Speed week.

27


De vraag wordt hoe en in welke mate de actoren kunnen werken aan het kweken van voldoende vertrouwen. De fricties laten zien dat het vaak meerdere actoren zijn die een rol hebben bij het ontstaan ervan. Er is lang niet altijd één veroorzaker aan te wijzen. In de loop van deze evaluatie maken vertegenwoordigers van de stakeholders uit het Asser bedrijfsleven duidelijk niet verder te willen met de huidige constructie. Dat zijn MKB Binnenstad, Gilde Bart en Parkmanagement Assen. En zeker niet onder dezelfde condities. Zij zijn van mening dat hun belangen onvoldoende tot uiting zijn gebracht in het uitgevoerde concept. Ook zijn zij in hun opinie onvoldoende betrokken bij de uitwerking. Deze stakeholders zijn niet van plan hun bijdrage aan de Speed Week te continueren. Hun bijdrage was in eerste instantie voor een jaar toegezegd. Met die stellingname komt ook de bijdrage van de Provincie Drenthe op losse schroeven te staan. Die is onder andere afhankelijk gesteld van de bijdragen uit het bedrijfsleven. Daarnaast stelt de provincie voorwaarden aan het verloop van het festival in het eerste en volgende jaren. In totaal gaat het om een jaarlijkse bijdrage van € 224.000 aan de stichting. Een enkele noordelijke sponsor heeft kenbaar gemaakt te overwegen de bijdrage voor 2015 te stoppen. Argumenten zijn de rommelige voorbereiding en de negatieve pers die schadelijk is voor hun activiteiten. Hetzelfde geldt voor sommige bedrijven die dit jaar een activiteit hadden geprogrammeerd. Bij een onveranderde aanpak is de kans reëel dat in 2015 de financiering niet rond komt. Het is een open vraag of het gat van € 224.000 is te vullen met nieuwe inkomsten uit sponsoring, reclame en verdienmodellen. Nog belangrijker is de vraag of de stichting TTSW in 2015 wel kan voldoen aan haar contractuele verplichting aan SpeedEvents NL. Zij dreigt de beschikking kwijt te raken over een groot deel van de € 450.000 die zij contractueel verschuldigd is voor de organisatie van het festival.

5.3

Kansen voor de toekomst

De sleutel voor de toekomst ligt bij de stichting TT Speed Week. Daarmee wil zeker niet gezegd zijn dat de stichting hoofdverantwoordelijk is voor de ontstane situatie. Vertegenwoordigers van de stichting TTSW identificeren in een eigen eerste terugblik verschillende punten die voor verbetering in aanmerking komen. Zij constateren dat zij in 2014 door tijdsdruk niet aan deze punten zijn toegekomen. Het gaat om de volgende prioriteiten:  het maken van een strategisch plan waaruit operationele plannen zijn af te leiden,  de communicatie en in het bijzonder het stakeholdermanagement,  de PR en marketing,  de verdienmodellen en sponsoring,  het uitwerken van begrippen als lokale werkgelegenheid en duurzaamheid.

28


Als de stichting daaraan de volgende punten toevoegt, legt zij de basis voor hernieuwd vertrouwen dat door alle actoren ook zo wordt beleefd:  Het strategisch plan zorgt voor inkadering van het event en schetst een helder toekomstbeeld van de stichting zelf. Dat schept focus voor alle actoren.  Daarbij hoort een gelijkwaardige invloed op het beleid van de stichting voor alle stakeholders. Dat hoeft niet door het innemen van een zetel in het bestuur, wel door bestuurders individueel mandaat te verlenen. De stichting biedt daarvoor de ruimte, de stakeholders nemen hun verantwoordelijkheid.  De stichting rekent het tot haar taak de integratie tussen het event en Asser ondernemers tot stand te brengen. Zij zorgt voor een gezamenlijke programmering.  De stichting laat zien dat zij de regie heeft en stuurt scherp op resultaat en deadlines. Daarin mag zij ook verlangen dat gemeente en stakeholders zorgen voor een goede wegbereiding.  Hierbij past een scherp geprofileerde regisseur met het hoofd bij de stad en de voeten in de organisatie van het event. Cruciaal is de beslissingsbevoegdheid die de regisseur meekrijgt. Zo iemand kan de nodige bruggen in 2015 slaan. Hier zij opgemerkt dat de stichting TTSW van mening is dat de geschetste fricties het gevolg zijn van aanloopproblemen die zich in 2015 niet meer voordoen. Bovendien is zij van mening dat de fricties (te) zwaar zijn aangezet.

29


6 Randvoorwaarden, scenario’s en aanbevelingen 6.1

Een nieuwe toekomst

Een exacte herhaling van 2014 leidt maar tot een uitkomst: het voortijdig vastlopen van de TT Speed Week 2015. Dat levert verdere onderlinge verwijdering en imagoschade op. Die uitkomst schaadt ook de onderliggende motieven van de Speed Week:  de toekomst van het TT-circuit,  de werkgelegenheid in de regio,  het ‘unique selling point’ dat de stad Assen heeft. Dat gegeven leidt tot de volgende randvoorwaarden en aanbevelingen. 6.1.1 Drie harde randvoorwaarden Het vasthouden van het momentum dat het raadsbesluit van 17 oktober 2013 genereert, lukt alleen als gemeente, stakeholders en stichting vasthouden aan drie harde randvoorwaarden voor het vervolg:  vernieuwd draagvlak voor het uitwerken van de ambities,  heldere en robuuste financiering,  het onverkort handhaven op de afgesproken tijdlijn. Ter toelichting Bij vernieuwd draagvlak hoort ook het aanwijzen van verantwoordelijken met hun verantwoordelijkheden en het benoemen van de onderlinge verhoudingen. Dat vraagt een nieuwe positiebepaling en een gezamenlijke inkadering van de doelen en werkwijze van de stichting. Daarbij zijn alle stakeholders betrokken. Zonder dat blijft het onderling vertrouwen een breekpunt. De financiering moet helder zijn voordat afspraken zijn te maken over de opzet van het event in 2015 en het gewenste groeipad en –tempo. Anders krijgen toekomstige, externe financiers geen vertrouwen in de opzet. Uit de voorliggende evaluatie en de evaluatie van het TT-festival in 2012 blijkt dat het negeren van deadlines onveranderlijk leidt tot verstoorde verhoudingen en een verstoord productieproces. Voor 1 december 2014! Als één van de randvoorwaarden niet haalbaar blijkt, kan maar een conclusie mogelijk zijn: het stilleggen van de doorontwikkeling van de ambities. In dat geval keren de stakeholders terug naar de uitgangssituatie van oktober 2013. Van daaruit definiëren zij de ontwikkeling voor 2015 opnieuw. 2016 wordt dan het jaar om de ambities in een event uit te werken. 1 December 2014 is de uiterste deadline is waarop aan de randvoorwaarden moet zijn voldaan. De toch al krappe tijd om terug te schakelen naar de opzet van 2013 verdampt anders helemaal.

30


6.1.2 Aanbevelingen voor de toekomst In 2014 is een belangrijke stap in de ontwikkeling van de TT Speed Week gedaan. De wens om die vooruitgang vast te houden en verder uit te bouwen leidt tot de volgende drie thema’s voor de aanbevelingen. 1       2      3    6.2

Consolideer in 2015: Leg het gemeenschappelijk einddoel vast. Benoem gezamenlijk de verschillende belangen en de targets die daar bij horen. Maak heldere, eenduidige afspraken over ieders verantwoordelijkheden. Leg het voortouw in de complete uitvoering bij de stichting. Houdt iedereen aan de afgesproken deadlines. Ondersteun als gemeente en stakeholders de stichting als zij daarom vraagt. De gemeente Assen trekt zich terug op haar basis: veiligheid, vergunningverlening en openbare orde. Schep ruimte om te kunnen organiseren: leg de programmering voor 2015 vroegtijdig vast. Dan wint het event ook aan kwaliteit. Externe communicatie is cruciaal voor de groei van het event. Zorg voor betere PR en marketing. Tijdige programmering is een ‘selling argument’. Verbindt: Stakeholders aan event. Zorg dat de bestuur, programmering, uitvoering en bestedingen ook hun belangen dienen. Schep van daaruit nieuw vertrouwen. De behoeften van de stad (knus, lokaal, muziek) met de behoeften van de bezoeker (uitdagend, bovenregionaal wervend, motor). Draag dat uit in een heldere programmering van 2 * 2 dagen. Event en horeca. Zorg voor afstemming van de programmering: met elkaar, versterkend, niet om elkaar heen. Stad met omgeving van het TT-circuit. Benut de steppingstones, gebruik de omgeving van het TT-circuit. Vrijwilligersorganisatie aan event. Dat zorgt voor lokaal draagvlak en verlaagt de kosten. Stuur: Laat dat zien in concrete, meetbare toekomst- en stappenplannen. Wijs binnen het stichtingsbestuur aandachtsvelden toe, juist op de fricties. Zorg voor sterke regie! Scenario's

6.2.1 Inleiding Op basis van de resultaten, rollen en activiteiten in 2014 zijn twee scenario’s voor (door)ontwikkeling van de TT Speed Week mogelijk. Deze zijn hieronder op hoofdlijnen samengevat. De bandbreedte van deze scenario’s loopt uiteen van ‘bouwen aan verbetering’ tot ‘opnieuw beginnen’. De aangrijpingspunten voor scenario’s worden bepaald door vertrouwen tussen actoren, draagvlak voor het organisatiemodel en hardheid van het financiële model.

31


6.2.2 Scenario 1: Bouwen aan verbetering Dit scenario kan uitgevoerd worden als er sprake is van voldoende herstel van onderling vertrouwen tussen alle actoren. Dit scenario gaat door op de ingeslagen weg, met de nodige aanpassingen. Randvoorwaarden voor dit scenario zijn voldoende financiële middelen, het voortzetten van de samenwerking met SpeedEvents NL en draagvlak bij de stakeholders. Voor elk van de actoren zijn een aantal aanpassingen nodig binnen dit scenario. Aanpassingen voor de stichting TT Speed week  Stichting in de lead Dit betekent dat de stichting een Strategisch Meerjarenplan en een bijbehorend uitvoeringsprogramma opstelt. Tevens worden de rollen en taken van de regisseur ingevuld en verstevigd. Daarnaast is het van belang de taakverdeling tussen stichting en organisator en de opdracht aan de organisator in te kaderen en vast te leggen.  Good governance Om goed te kunnen besturen is het belangrijk dat de stakeholders zich committeren aan het evenement. Mandatering van bestuursleden op voordracht van de betrokken stakeholders en voor beperkte tijd is daarvan een onderdeel. De bestuursleden hoeven niet rechtstreeks uit de stakeholders voort te komen. Het bestuur moet in staat zijn goed geëquipeerd de regie te voeren en de communicatie aan te sturen. De kennis die het bestuur heeft van evenementen, financieel netwerk en sponsoring, communicatie en de lokale situatie dient voor de langere termijn te zijn gewaarborgd. Beide punten zijn eenvoudig te realiseren door de mandatering, de zittingsduur en de noodzakelijke specialismen in de statuten op te nemen als vereiste voor de benoeming van toekomstige bestuursleden. Het toewijzen van portefeuilles binnen het bestuur is een logische vervolgstap.  Financiën Ook hier is de stichting in de lead. De stichting kan besluiten om sponsorverwerving en het uitwerken van verdienmodellen uit te besteden, maar blijft wel eindverantwoordelijk. Het verkrijgen van additionele gelden van overheden en fondsen ligt bij de stichting. Ook heeft de stichting de verantwoordelijkheid het TT-fonds aan te vullen. De stichting werkt een financieel robuust model met draagvlak uit.  In relatie tot de organisator De stichting maakt duidelijke afspraken met organisator: wie doet wat en geeft een duidelijk kader mee. Aanpassingen voor de organisator  Gevoel voor Assen noodzakelijk.  Uitwerken van het Strategisch Meerjarenplan van de stichting tot een Meerjarenstappenplan.  Verantwoording afleggen aan stichting (financieel en inhoudelijk).  Optimaliseren van het event, afstemmen met andere aanbieders.

32


Aanpassingen voor de gemeente  Servicegericht sturen De gemeente werkt aan een vlekkenplan (blauwdruk) inzake de veiligheid, looproutes en -richtingen, verlichting etc. Nadat dit vlekkenplan is kort gesloten met de hulpdiensten, wordt het ter beschikking gesteld aan de organisator.  De gemeente staat toe dat binnen de vigerende financiële toezegging gelden van de bestemming TT-fonds naar de bestemming exploitatie worden verschoven.  De gemeente handhaaft op deadlines.  De gemeente doet wat de gemeente moet doen (adviseren, vergunning verlening, opdrachtverlening). Zij verklaart voorts de stichting TT Speed Week tot een van de ‘verbonden partijen’.  Aanscherpen van de afspraken over interne en externe communicatie met stichting: wie doet wat.  De gemeente gaat het gesprek over precario opnieuw met de horeca aan. 6.2.3 Scenario 2: Opnieuw beginnen Dit scenario wordt uitgevoerd als er geen basis van vertrouwen meer is tussen meerdere actoren en dit vertrouwen ook niet meer op te bouwen is. Als dat het geval is, zijn er twee opties mogelijk. Randvoorwaarden voor dit scenario zijn dat er consensus is over het organisatiemodel, dat alle actoren de mogelijkheid krijgen om bij te dragen en eventueel een rol in de TT Speed Week te vervullen (indien passend binnen de ambities). Optie A: Nieuwe organisatiestructuur met ingang van 2015  Opzet op basis van de bestaande stichting, met (deels) gewijzigd bestuur of eventueel een nieuwe stichting.  Het stichtingsbestuur krijgt meer uitvoeringstaken.  De organisatiestructuur wordt vernieuwd en een nieuwe team wordt samengesteld (zie 6.2.5). Alleen met de regisseur worden (evt.) langjarige afspraken gemaakt.  In de nieuwe opzet is eventueel een rol voor Speed Events als conceptontwikkelaar.  Een andere mogelijkheid is dat de organisatie wordt ondergebracht bij een bestaande stichting.

Optie B: Nieuwe organisatie structuur met ingang van 2016  In 2015 is de gemeente nog een jaar in de lead. De gemeentelijke aanbestedingsprocedures gelden weer.  In de tussentijd wordt gewerkt aan het op afstand brengen van het evenement van de gemeente.

33


6.2.4 Succesfactoren en scores Op basis van de ervaringen is het bij de uitwerking van scenario’s - in welke vorm dan ook - van belang rekening te houden met de volgende succesfactoren (scores):  Realisatie(tempo) van ambities  Robuuste financiering  Anticiperen op fricties  Verankering in Asser samenleving en bedrijven  Voortouw bij de stichting 6.2.5 Een ander organisatiemodel, een andere kans, andere risico’s Als het scenario ‘opnieuw beginnen’ van toepassing is, dan komt een ander organisatiemodel in beeld. Dit organisatiemodel maakt het evenement minder afhankelijk van één organiserend bedrijf. Tot nog toe is de keuze in Assen altijd gevallen op productie in een hand. Het voordeel is dat de opdrachtgever zelf geen kennis hoeft te ontwikkelen. Ook het financiële risico is beperkt. Het nadeel is de afhankelijkheid van een beperkte markt. Dat is de afgelopen jaren gebleken. De onderstaande figuur maakt het nieuwe model duidelijk. Een stichting of rechtspersoon is net als nu in de lead terwijl de regisseur de organisatie aanstuurt. Voor elke expertise worden specialisten of specialistische bedrijven een eigen netwerk en een eigen kennis aangetrokken. Dit is het team dat de daadwerkelijke uitvoering doet. Het bestuur van de stichting is eindverantwoordelijk. Alleen met de regisseur worden (indien gewenst) meerjarige afspraken gemaakt. De andere betrokkenen kunnen per jaar wisselen, als nodig.

34


6.3

Praktische aanbevelingen

Voor het welslagen van de TT Speed Week als evenement zijn nog een aantal praktische aanbevelingen te geven.   

      

Creëer draagvlak bij stakeholders, bij de inwoners van Assen, bij de media en bij leveranciers door hen in het concept zelf te betrekken. Zorg voor eenduidige communicatie. Kies wie waarover communiceert. Maak onderscheid naar bestuur, regisseur en – indien van toepassing – organisator. Bewaak de uitvoering van de communicatie. De blauwdrukken en vlekkenplannen geven aan wat waar wel of niet georganiseerd kan worden in termen van capaciteit, veiligheid en doorstroming en looprichtingen. Voorts beschrijft dit instrument wat de te treffen voorzieningen zijn. De gemeente overlegt dit concept met hulpdiensten, zoekt samen met hen de ruimte en stelt de blauwdrukken beschikbaar voor organisator. Hanteer heldere lijnen. Benoem wie waarvoor verantwoordelijk is. Leg dit vast in een helder organogram, met gedelegeerde verantwoordelijkheden. Zorg tijdig voor een goed uitvoeringsplan, deel dit met alle betrokkenen en voer dit daadwerkelijk uit. Wees op tijd (programmering, bekendmaking programma, bestellen benodigdheden, draaiboek, vergunning). Bewaak de deadlines. Verzamel kundige mensen om het evenement, maak gebruik van bestaande en lokale kennis. Evalueer direct na afloop met alle betrokken partijen en zorg voor een goede terugkoppeling en actielijst voor de volgende editie. Meten is Weten: vooraf, tijdens en achteraf meten wat je wilt weten. Zet interviews met doelgroepen en bezoekers in als middel. De regisseur werkt in opdracht van de stichting.

35

VERANTWOORDING EN BIJLAGEN

36


Verantwoording en bijlagen bij Evaluatie TT Speed Week 2014

1

Opdracht

2

Organisatie

3

Procesaanpak

4

Begrotingen 2014 en verder

5

Praktische aanbevelingen

6

Rollen en verantwoordelijkheden

7

TT Speed Week Nieuwe Stijl 2014

8

Analyse social media

37


Gemeente Assen Opdracht Evaluatie TT Speed Week 2014 zaaknummer inkoop: Z 2014-20350

Inleiding Op 17 oktober 2013 heeft de gemeenteraad van Assen ingestemd met het eindrapport TT Festival nieuwe Stijl en daarmee gekozen voor een nieuwe opzet voor het TT Festival; de TT Speed Week. Het college heeft per brief van 28 januari 2014 aan de raad aangegeven hoe de juridische vormgeving en de financiële relatie rondom de organisatie van de festivalweek eruit zal zien. Hierin is ook aangegeven dat direct na afloop van de TT week gemeente en Stichting een evaluatierapport zullen opmaken en zijn ook evaluatiepunten benoemd. De TT Speed Week heeft in de week van 21-28 juni 2014 plaatsgevonden. De evaluatie moet uiterlijk 1 oktober 2014 zijn afgerond.

Resultaat evaluatie De evaluatie geeft inzicht in de mate waarin van te voren gestelde doelen zijn bereikt. Heeft de nieuwe invulling, organisatie en vormgeving dat gebracht wat werd beoogd? De evaluatie kijkt daarbij niet alleen naar de mate waarin de inhoudelijke ambities zijn bereikt maar ook naar de wijze waarop het proces om daartoe te komen is ingericht, de gevolgde procedures en de rol en de rolinvulling van zowel gemeente, stichting als andere betrokken stakeholders. Hoe is de aanloop naar de vorming van een stichting verlopen, inclusief de gemaakte afspraken met o.a. de stakeholders (waaronder Horeca) en de werking van het gehanteerde precariostelsel, wordt meegenomen in de evaluatie. De evaluatie trekt conclusies en geeft adviezen over de organisatie en inrichting van de TT Speed Week en benoemt aanbevelingen en inspanningen ten behoeve van het waarborgen van de toekomstbestendigheid van (de organisatie van) het festival.

Overeenkomst gemeente en Stichting TT Speed Week Vanuit de gedachte om als gemeente de organisatie van het TT-festival niet meer onder gemeentelijke verantwoordelijkheid te organiseren, is er voor gekozen het jaarlijkse TTfestival (nu TT Speed Week geheten) onder verantwoordelijkheid van een aparte rechtspersoon (stichting TT Speed Week) te laten plaatsvinden. Met de stichting TT Speed Week is een overeenkomst van opdracht afgesloten voor de periode 1 januari 2014 tot 1 november 2014, waarbij de intentie is uitgesproken na deze periode deze overeenkomst onder voorwaarden, voor onbepaalde tijd voort te zetten. In de overeenkomst is onderkend door beide partijen dat er sprake is van een overgangsjaar met een korte voorbereidingstijd voor het organiseren van de TT Speed Week 2014.

38


Onder de overeenkomst ligt een Programma van Eisen waarin de rollen en verantwoordelijkheden van gemeente en stichting voor 2014 zijn beschreven. Tevens zijn in de overeenkomst al enkele evaluatiepunten concreet benoemd. Deze evaluatiepunten zijn richting de gemeenteraad gecommuniceerd (brieven 28 januari 2014 en 19 juni 2014).

Evaluatieonderdelen De evaluatie omvat drie onderdelen: 1.Inhoud In hoeverre zijn de inhoudelijke doelstellingen zoals geformuleerd in de afgesloten overeenkomst inclusief bijlagen (ambitiedocument Eindrapport De Nieuwe Aanpak TT Festival, sept. 2013 en het Programma van Eisen) en conform gemaakte afspraken behaald. Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort? 2.Proces Hoe verliep de aanloop naar de oprichting van de stichting en de afsluiting van de overeenkomst, hoe verliep de samenwerking tussen partijen (gemeente, stichting, organisatiebureau en TT-regisseur) en overige stakeholders (waaronder Horeca). Hoe werd invulling gegeven aan ieders rol en verantwoordelijkheid en hoe verliep de informatievoorziening. Hoe is het proces rondom het precariostelsel verlopen. Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort? 3.Procedure Hoe verliep de procedure tot en met het concreet plaatsvinden van de TT Speed Week , hierbij gekeken naar gestelde termijnen, planning, gemaakte (financiële) afspraken en vergunningverlening. Welke bevindingen, conclusies en aanbevelingen vloeien hieruit voort? Kenmerken opdracht Opdrachtgeverschap evaluatie De gemeente is formeel opdrachtgever voor het opstellen van deze evaluatie maar zal het evaluatieproces in goed overleg met de stichting vormgeven. De gedachte hier achter is, dat het proces en de totstandkoming van de evaluatie door beide partijen wordt geaccepteerd en wordt vermeden dat de te presenteren uitkomsten aan de raad, ter discussie worden gesteld door gebrek aan draagvlak op het gevoerde proces. Het Bestuurlijk Overleg tussen Stichting en gemeente fungeert als klankbordgroep. Opdrachtnemer is verantwoordelijk voor de projectopzet, de methodiekbewaking, de toets op onafhankelijkheid en de eindredactie. De voorlopige eindversie van de evaluatie wordt in concept in het Bestuurlijk Overleg tussen gemeente en stichting besproken. Na eventuele aanpassingen wordt de evaluatie aangeboden aan het college t.b.v. agendering in de gemeenteraad van Assen. Afbakening 1. Het ambitiedocument en het eindrapport van De Nieuwe Aanpak zijn door de raad vastgesteld en zijn een gegeven. 2. De afwikkeling van een aansprakelijkstelling door Mix Events/GK produkties richting gemeente is geen onderdeel van deze evaluatie. 3. Het schrijven van het voorstel voor het college en het raadsvoorstel maakt geen onderdeel uit van de opdracht. Wel onderdeel van de opdracht is het presenteren van het evaluatierapport aan het college en Stichting en het geven van een toelichting aan

39


c.q. beantwoorden van vragen van de raad (opiniërend blok van een raadsvergadering) Eindproduct evaluatie Een evaluatienotitie op hoofdlijnen met conclusies en aanbevelingen voor college, raad en de Stichting TT Speed Week. Te verrichten activiteiten 1. Dossieronderzoek: onderzoek van stukken door gemeente en Stichting aan te leveren. Hierin wordt meegenomen de via de sociale media verkregen reacties van inwoners/bezoekers. 2. Interviewronde. a. Afvaardiging gemeenteraad b. (Afvaardiging) college (eventueel voormalig collegeleden) c. Afvaardiging ambtelijke organisatie Gemeente Assen d. (Afvaardiging) bestuur Stichting TT Speed Week e. TT Regisseur f. Organisatiebureau TT Speed Events, eventueel onderaannemers van het organisatiebureau. g. Overige stakeholders: MKB Assen, Parkmanagement Assen, Gilde Bart, Binnenstadsvereniging h. Directeur TT Circuit i. Provincie Drenthe j. Koninklijke Horeca Nederland, afd. Assen k. Afvaardiging lokale horeca-ondernemers l. Opsteller eindrapport De Nieuwe Aanpak 3. Bevindingen en Analyse 4. Opstellen van conclusies en aanbevelingen 5. Opstellen van een concept-eindrapport 6. Hoor en wederhoor waaronder het bespreken met de algemeen directeur mw. I. Oostmeijer-Oosting: verwerken commentaar 7. Bespreken concept rapport met gemeente en stichting in Bestuurlijk Overleg TT Speed Week 8. (Eventuele) aanpassing rapport 9. Aanbieden aan/presentatie in college en Bestuur Stichting 10. Bijwonen bespreken in raad (ondersteuning, presentatie) Planning Bespreken in raadsvergadering van oktober 2014. Detailplanning volgt. De uiterste aanleverdatum van het eindrapport is 1 september 2014. Aanspreekpunt gemeente en stichting De opdrachtnemer van de evaluatie heeft als aanspreekpunt: De heer F. Ligthart, Eenheidsmanager BMA, gemeente Assen. Randvoorwaarden opdrachtnemer: Het te kiezen onderzoeksbureau heeft een goede lokale kennis (kent Assen, de cultuur in Assen en het festival en de TT in Assen). Opdrachtverstrekking Het onderzoeksbureau wordt verzocht te offreren op basis van de hierboven geformuleerde opdracht, inclusief bijlagen. De opdrachtverstrekking dient zo spoedig mogelijk plaats te vinden, gelet op het voornemen het rapport in oktober in de raad te behandelen.

40


Bijlage 2. Organisatie. Opdrachtgever Opdrachtgever voor de evaluatie is het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Assen. Als bestuurlijk opdrachtgever namens het college van BenW treedt op de heer R. Wiersema, portefeuillehouder Evenementen. Ambtelijk opdrachtgever is de heer F. Ligthart, hoofd van de eenheid BMA. De laatste is ook de dagelijkse contactpersoon voor aXis. De heer B. Venema verzorgt de ambtelijke ondersteuning van de opdrachtgevers. Vertegenwoordigers van de stichtng TT Speed Week zijn betrokken bij de opdrachtformulering en de selectie van de opdrachtnemer.

Opdrachtnemer Opdrachtnemer is aXis strategie beleid management, gevestigd in Zuidlaren. aXis zet drie adviseurs in die met hun ervaring het hele terrein van de evaluatie bestrijken:  Jaap de Vos: projectleider, beleidsadviseur, specialist evaluaties, bekend met TT en Assen,  Immie Jonkman (Immie Jonkman Communicatie en Organisatie): specialist evenementenorganisatie, -bestuur en -marketing,  Henk Doeven (Buro Kompaan): beleidsadviseur, specialist publieke en private economische samenwerking en regelgeving. Klankbordgroep Er is een klankbordgroep voor de evaluatie. Deze bestaat uit het bestuurlijk overleg dat heeft gefunctioneerd in de aanloop naar de TT Speed Week:  J.R.A. Boertjens, voorzitter stichting TT Speed Week  M. Baldew, secretaris/penningmeester stichting TT Speed Week  P. Oosterbaan, bestuurslid stichting TT Speed Week  Mw. M. van de Valk-Möller, vice-voorzitter stichting TT Speed Week  J. Dijkstra, hoofd eenheid Beleid, gemeente Assen  Mw. J. van den Berg, beleidsregisseur, gemeente Assen De bestuurlijk opdrachtgever zit de klankbordgroep voor. De klanbordgroep komt twee keer bijeen:  27 augustus 2013: presentatie voorlopige conclusie  17 september 2013: bespreking concept-rapportage

41


Bijlage 3. Procesaanpak 3.1

Interviews

3.2 Dossiers, gegevens en geraadplaagde documenten Onderwerp Ambitiedocument Toekomst TT Festival Assen Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl Raadsvoorstel, besluitenlijst, gemeenteraad Assen Stichting TT Festival Nieuwe Stijl (notulen) Projectgroep Toekomstvisie TT Festival Bestuurlijk Overleg (BO) Afstemmingsoverleg(AO) Productgroep (PG) Veiligheidsoverleg (VO) Integraal Overleg (PG + VO) Programma van Eisen TT Motorweek 2014 Oprichtingsacte Stichting TT Speed Week Oprichtingsacte Stichting TT Speed Week BV Overeenkomst van Opdracht TT Speed Week Detacheringsovereenkomst regisseur TTMW Overeenkomst van opdracht Rotedsim BV Vergunning TT Speed Week, bijlagen Diversen: correspondentie, memo’s, e-mails, etc. Interne Evaluaties TTSW 2014, gemeente Assen en hulpdiensten Reacties “social media” en pers

Toelichting Stakeholders, 17 maart 2013 Bureau DNA, september 2013 Gemeenteraad Assen, 17 oktober 2013 5 maart 2014 Periode 10 maart 2011 – 4 maart 2013, 3 december 2013 Periode 14 maart 2014 - 2 juli 2014 Periode 1 april 2014 - 20 mei 2014 Periode 13 maart 2014 – 24 april 2014 Periode 3 juni 2014 – 25 juni 2014 Periode 23 mei 2014 – 6 juni 2014 Gemeente Assen, januari 2014 11 maart 2014 11 maart 2014 16 april 2014 Concept 31 maart 2014 Deel 21-24 juni, deel 25-27 juni

DvhN, RTV Drenthe, twitter TT Speed Week, Facebook TT Speed Week

3.3 Terugkoppeling en besluitvorming Datum 27 augustus 2014 4 september 2014 P.m. 11 september 2014 17 september 2014 23 september 2014

Toelichting Klankbordgroep (stichting + gemeente): Presentatie voorlopige conclusies Hoor en wederhoor: gemeentesecretaris-directeur, gemeente Assen Bespreken concept eindrapportage Voorzitter stichting TTSW: Bespreken concept eindrapportage Bestuurlijk opdrachtgever: Bespreken concept eindrapportage Klankbordgroep (stichting + gemeente): bespreken concept eindrapport College van B&W gemeente Assen en bestuur stichting TTSW: aanbieding evaluatie rapport TT Speed Week 2014

42


43

Bijlage 4. Begrotingen 2014 en verder Datum2014

Organisatie

Personen

22- juli

Stichting TT Speed Week

24 juli 28 juli

4 augustus

College van B&W, gemeente Assen MKB Assen Binnenstad, Gilde Bart Assen, Citymanager Gemeente Assen

4 augutus

Gemeente Assen

4 augustus

Horeca Assen

4 augustus 5 augustus

Provincie Drenthe Speed Events NL

6 augustus



Stichting TTSW St. Circuit van Drenthe

6 augustus 6 augustus 7 augustus

Kon. Horeca Nederland, afdeling Assen TT-regisseur College van B&W, gemeente Assen

dhr. J. Boertjens, voorzitter dhr. P. Oosterbaan, bestuurslid mw. C. Abbenhues, portefeuillehouder veiligheid dhr. P. Sluyter, voorzitter dhr. H.Hartog, voorzitter dhr. R. Obbes mw. A. ter Veld, evenementencoördinator dhr. A. Hof, beleidsspecialist veiligheid mw. J. van den Berg, projectleider TT Speed Week sinds februari 2014 mw. H. Maas dhr. D. Maas dhr. A. Smit mw. J. Marcis dhr. J. Hemmes dhr. F. Heukers, beleidsadviseur dhr. R. Heilbron, directeur dhr. S. van Hamersveld, projectleider dhr. J. Boertjens, voorzitter mw. M. van de Valk-Moller, vice-voorzitter dhr. B. Baldew, secretaris/penningmeester dhr. P. Oosterbaan, bestuurslid dhr. W. de Rooy, bestuurslid dhr. R. Geene, juridisch adviseur stichting TTSW dhr. P. Oosterbaan, directeur dhr. B. Jansen, vice voorzitter dhr. R. van der Valk, voorzitter

7 augustus

College van B&W, gemeente Assen

8 augustus 11 augustus 11 augustus 11 augustus 11 augustus

De Nieuwe Aanpak Gemeente Assen Doornbos Evenementenservice Gemeente Assen Gemeenteraad van de gemeente Assen

12 augustus

Gemeente Assen

dhr. A. de Ruyter dhr. R. Wiersema, portefeuillehouder evenementenbeleid vanaf 9 mei 2014 dhr. H. Matthijsse, portefeuillehouder evenementenbeleid tot 9 mei 2014 dhr. L. Kruijver, directeur dhr. J. Dijkstra, eenheidsmanager beleid dhr. A. Doornbos, directeur mw A. ter Veld, evenementencoördinator mw. L. Punt en de heren B. Bergsma, K. Boonzaaijer, R. Leemrijse, T. Poelman, E. Prent, L. Rengers en B. Wienen dhr. P. Faber, gemeentelijk projectleider TT Speed Week (tot februari 2014)

44


18 augustus

Stichting TTSW


De Bonte Wever Parkmanagement Assen

4.1

dhr. J. Boertjens, voorzitter/ dhr. B. Baldew, secretaris/penningmeester mw. C. de Ruiter, directeur dhr. R Kuiper, voorzitter

TT Speed Week jaarbudget 2014

Begroting bij het raadsbesluit, d.d. 17 oktober 2013. Uitgaven TT-regisseur Projectondersteuning Muziek op de podia (binnenstad) Aanjaagbudget citydressing Aanjaagbudget motoractiviteiten Aanjaagbudget innovatie&duurz. Aanjaagbudget overige activiteiten Aanjaagbudget marketing TOTAAL in 2014

4.2

€ € € € € € € €

Bedrag 100.000 75.000 500.000 100.000 175.000 100.000 50.000 100.000

Inkomsten Gemeente Assen Provincie Drenthe Horeca Assen Gilde Bart MKB Binnenstad TT Circuit Parkmanagement Food&beverage (eigen inkomsten) Overige subsidies

€ 1.200.000

Bedrag € 150.000 € 150.000 € 100.000 € 25.000 € 50.000 € 50.000 € 75.000 € 350.000 € 150.000

€1.200.000

Begroting Stichting TT Speed Week

Begroting opgesteld door stichting TT Speedweek (mei 2014) Aangepast voor contract met SpeedEvents NL (aXis)

Gemeente Assen Provincie Drenthe TT Circuit Horeca Assen/precario Gilde Bart/MKB/ Parkmanag.

2014 [€] 150.000 150.000 50.000 60.000 74.000

2015 [€] 150.000 150.000 50.000 60.000 50.000

2016 [€] 150.000 150.000 50.000 60.000 50.000

2017 [€] 150.000 150.000 50.000 60.000 50.000

2018 [€] 150.000 150.000 50.000 60.000 50.000

Totaal inkomsten

485.000

460.000

460.000

460.000

460.000

75.000

50.000

50.000

50.000

50.000

Netto te besteden TT Speed Week

409.000

410.000

410.000

410.000

410.000

Jaarlijks Contract Rotedsim

500.000

450.000

450.000

450.000

450.000

Reserve Reserve Fonds Cumulatieve ontwikkeling Reserve Fonds

-90.000 200.000 109.000

-40.000 90.000 150.000

-40.000 90.000 190.000

-40.000 90.000 230.000

-40.000 90.000 270.000

Algemene Bedrijfskosten


45


Bijlage 5. Praktische aanbevelingen. 1. In de voorbereiding Draagvlak creëren Om een TT Speed Week te organiseren dat voldoet aan alle gestelde ambities heeft het draagvlak nodig. Zonder draagvlak heeft een feest geen uitstraling, geen sfeer en geen toegevoegde waarde. Zonder draagvlak is de TT Speed Week niet levensvatbaar. Dit draagvlak moet gevonden worden onder stakeholders (ondernemers), maar ook onder de inwoners van Assen en de regio. Het draagvlak is niet alleen financieel van belang, maar ook voor de uitstraling. De TT Speed Week is een feest ván de Assenaren, zij zijn de ambassadeurs, naast dat zij het feest mede mogelijk maken (organisatorisch en financieel). Creëer draagvlak door mensen te betrekken bij de planvorming, als vrijwilliger, luister naar ideeën, geef ruimte voor input. En communiceer open en transparant. De organisatie en doorslaggevende stem ligt bij de organisator, dat is voor iedereen duidelijk, maar bij een dergelijk groot feest is altijd ruimte voor betrokkenheid. Betrokkenheid is van levensbelang. Ga in overleg met scholen (stagiaires en mogelijk deel van de invulling van het programma of aankleding), betrek bestaande verenigingen voor deel-werkzaamheden (barbemensing, aankleding, opbouwen/afbreken), geef buurtverenigingen de ruimte (financieel en organisatorisch) om hun buurt aan te kleden (een wedstrijd voor de mooiste straat?), betrek vrijwilligers (opbouwen, aankleding, andere voorkomende werkzaamheden). Al deze mensen zijn je ambassadeurs en worden trots op ‘hun’ feest. Betrek zoveel mogelijk regionale leveranciers. Ook dit zorgt voor draagvlak. Als de regionale leveranciers duurder zijn dan leveranciers van elders, ga dan in gesprek over de prijs en de secundaire voorwaarden. Vaak zit in dat laatste een groot winstpunt (service uit betrokkenheid). Communiceer open en transparant De communicatie naar alle stakeholders moet regelmatig, goed en transparant zijn. Je stakeholders zijn je medestanders, zijn onderdeel van je bestaansrecht. Ga in overleg om te kijken wat de stakeholders van je verwachten en in hoeverre je daar aan kunt voldoen. Betrek hen in knelpunten die je tegenkomt, misschien hebben zij een oplossing. Maar deel ook je ‘successen’, communiceer. Ook de communicatie naar de media, regionaal, landelijk of vakbladen is van buitengewoon belang. Communiceer op het juiste moment, bouw een goed netwerk op. Daarbij zijn regionale / lokale bladen net zo belangrijk als de (inter)nationale vakbladen. Zorg voor goede contacten, die jou ook eens iets gunnen door bijvoorbeeld iets (nog) niet te publiceren. Communiceer altijd open. Houd geen dingen achter, maak dingen niet mooier dan ze zijn. Als je iets niet weet, dan communiceer je dat.

Vergunningverlening, veiligheid, plannen De gemeente kan, in samenwerking met hulpdiensten, zorgen voor blauwdrukken en vlekkenplannen van de stad: wat kan waar wel of niet, wat zijn de looproutes en waar rekening mee houden. Gemeente en organisator gaan in een vroeg stadium om tafel om de

46


randvoorwaarden goed door te spreken. Elk houdt zich aan de gemeente afspraken. Mochten afspraken niet nagekomen worden, communiceer dat tijdig. Help elkaar in plaats van elkaar tegen te werken. Werk aan een wederzijds vertrouwen.

2. Tijdens de TT Speed Week Delen Deel de successen. Met de media, maar ook met je samenwerkende partijen en stakeholders. Geef elk ook de verdiende credits, zowel intern als extern. Houd voor ogen dat dit een gezamenlijk feest is. Overleg, luister Leg je oor te luister tijdens het evenement bij je stakeholders en andere betrokken partijen. Kijk zelf hoe een en ander loopt, ervaar.

3. Na afloop Nazorg Evalueer met de stakeholders, gemeente, hulpdiensten en de andere betrokken partijen (omgeving, vrijwilligers, verenigingen). Zorg voor goede verslagen, met verbeterpunten en pak die in de voorbereiding naar volgend jaar weer op, samen met de betrokken partijen. Gezamen-lijke evaluaties zijn voor alle partijen goede leermomenten en verbeteren een evenement. Meten Meten is weten. Meet wat je wilt weten, zowel tijdens, achteraf en vooraf. Vooraf wil je weten wat je doelgroep (de motorrijders, de bezoekers) eigenlijk willen. In het licht van de ambities kun je dan hier op sturen. Wat verwacht de motorrijder uit Munchen? Tijdens meet je de bezoekersaantallen, wat trekt mensen, wat niet. En waarom wel of niet. Waar komen de bezoekes vandaan, hoe lang blijven ze, en waar verblijven ze. En wat vinden ze het programma, omgeving, sfeer, verblijfslocatie? Stel een referentiegroep in die je vooraf en na afloop ondervraagt over het evenement. Wat zijn de verwachtingen en wat was de werkelijkheid. Laat ze tips geven.

47

48


Bijlage 6. Rollen en verantwoordelijkheden. Programma

Veiligheid

Communicatie

Financiën

Vergunningen

Precario

Ambities

PvE

Relatiebeheer

Draai- boek

Gemeente

geen

eind

mede

mede

aanvraag

heffen, innen, communic. geen

mede

eind

eind

eind

eigen + inwoners bindend

advies + faciliteren eind

Stakeholders

mede

geen

eigen gebied

bijdrage + precario eind + extra financiering bijdrage

advies en afgeven

Stichting

eigen gebied + ri partners eind

geen

geen

mede

mede

eigen

geen

TT circuit

geen

geen

geen

bijdrage

geen

geen

mede

geen

eigen

geen

Regisseur

?

?

?

?

?

?

?

Gedelegeerd eindverantw.

mede

aanvragen

geen

gedelegeerd eindverantw.


samenwerken


Hulpdiensten

geen

geen

gedeleg externe financiering gedeleg + extra financiering geen

?

Speed Events

gedeleg eindverantw. marketing Gedelegeerd eindverantw. inhoud eigen gebied

advies

geen

geen

geen

eigen

advies + faciliteren

Horeca

mede

geen

geen

bijdrage

eigen

betalen

bijdrage

geen

eigen

geen

Provincie

geen

geen

geen

Bi jdrage

geen

geen

mede

geen

geen

geen

Legenda: Geen Bijdrage

geen verantwoordelijkheid en rol leveren een bijdrage in proces

Gedelegeerd Eind

gedelegeerd eindverantwoordelijk eindverantwoordelijk


Mede

medeverantwoordelijk

?

49

rollen en verantwoordelijkheden onduidelijk


50

Bijlage 7. TT Speed Week Nieuwe Stijl 2014 7.1

Inleiding

Met een besluit van de gemeenteraad van Assen op 17 oktober 2013 krijgt de vernieuwing van het TT festival vorm. Dit besluit gaat gepaard met een ambitiedocument, een rapport over de “Ontwikkeling van het TT festival nieuwe stijl”, oprichting van een stichting en een BV, aanstelling van een regisseur en een financiële bijdrage van de provincie en de stakeholders. 7.2

Ambities

Op 17 maart 2013 ondertekenen de gemeente Assen, Provincie Drenthe en de belangrijkste stakeholders een Ambitiedocument. Naast beide overheden gaat om het Circuit van Drenthe BV, MKB Assen Binnenstad, Horeca Nederland afd. Assen, Gilde Bart Assen en Parkmanagement Assen. In dit ambitiedocument is opgenomen dat het TT-festival: • minimaal 4 dagen duurt; • 100.000 bezoekers over de volle breedte per dag trekt gedurende ten minste 3 dagen; • door minimaal 30% van de Asser bevolking bezocht wordt (draagvlak); • een evenement met nationale en internationale exposure is en landelijke bekendheid geniet; • een kapstok is naar de “motor” (in de breedste zin van het woord); • onderscheidend moet zijn binnen het brede festivalaanbod op deNederlandse leisuremarkt; • een onderscheidend karakter heeft dat een acquirerende werking heeft op bezoekersaantallen; • een begrip wordt in de (inter)nationale “motorwereld” (hoog gewaardeerd); • een meerwaarde is voor bezoekers van de TT races eneen reden tot langer verblijf is; • versterkend is aan de TT races en andersom; • naast de TT races staat: de bezoeker moet meer elementen halen uit een bezoek aan het TT-circuiten uit het festival en elkaar daarin versterken; • zich naast de binnenstad ook afspeelt in andere delen van Assen, de Provincie Drenthe en de Regio Groningen-Assen. De opgestelde ambities geven een beeld van de gewenste situatie over een periode van vijf jaar. Nadrukkelijk is gesteld dat de ambities in een groeimodel tot resultaat kunnen leiden. 7.4

TT-festival nieuwe stijl en Raadsbesluit

De ambities vormen de basis voor de opdracht aan het bureau De Nieuwe Aanpak BV (Kruijver). Het rapport “Ontwikkeling TT Festival Nieuwe Stijl” is op 10 september 2013 in overeenstemming met de stakeholders tot stand gekomen. Het rapport is op 17 oktober 2013 door de gemeenteraad besproken en vastgesteld. Daarbij is gekozen voor een groeimodel van 4 jaar stijl (2014 - 2017) waarin het TT Festival nieuwe stijl zich kan ontwikkelen.


7.5

51

Gemeente Assen

De TT Speed Week is voor de gemeente Assen het belangrijkste evenement in termen van economische spin-off en imago, maar ook qua organisatorische impact. Met de keuze de organisatie van de TT Speed Week over te dragen aan een stichting, wijzigt de positie van Assen naar die van opdrachtgever/financier en vergunningverlener. De gemeente is leidend in openbare orde en veiligheid. 7.6

Stakeholders

De stakeholders krijgen vanaf het begin van het proces inbreng bij de formulering van de ambities, voor een vernieuwde opzet van het TT-festival. Naast een bijdrage van de gemeente leveren stakeholders in 2014 voor het eerst een financiële bijdrage aan de organisatie van het vernieuwde evenement, de TT Speed Week. De bijdragen komen van de provincie Drenthe, het Circuit van Drenthe, Gilde Bart, Binnenstadsvereniging MKB Assen, Parkmanagement en de Horeca Nederland afdeling Assen en horeca-bedrijven via precario. 7.7


De organisatie van de TT Speedweek is in 2014 ondergebracht in een autonome stichting, met een eigen financiële huishouding. De stichting heeft tot doel in de TT-week een meerdaags evenement te organiseren, waarbij Assen het decor wordt van een “motor-city”. Het bestuur is, naast een onafhankelijke voorzitter en een secretaris/penningmeester samengesteld uit 3 bestuurders, op voorspraak van Horeca Assen, MKB Assen, Circuit van Assen. Gemeente Assen, provincie Drenthe, Gilde Bart, Park Management Assen kiezen niet voor een bestuurszetel. Dit wijkt af van het rapport van DNA, waarin het bestuur naast een onafhankelijke voorzitter en bestaat uit vertegenwoordigers namens de zeven stakeholders2 uit het ambitiedocument. De Stichting vervult een toezichthoudende en adviserende rol en belegt de beleidsvorming en uitvoering belegt bij de directeur. De stichting richt een BV (bijlage 7.8) op om zakelijke transacties te effectueren en benoemt een directeur/regisseur (bijlage 7.9), die wordt gefinancierd vanuit de begroting van de stichting. 7.8

TT Speedweek BV

Om de opdracht van de TT Speedweek te kunnen uitvoeren richt de stichting een besloten vennootschap met beperkte aansprakelijkheid op. Door tussenkomst van deze BV worden alle financiële en zakelijke contracten om het evenement vorm te geven gesloten Zo sluit de vennootschap o.a. een contract met de extern geworven organisator van het evenement. 7.9

TT-regisseur

Het rapport van DNA beschrijft de functie van de TT-regisseur als volgt. De stichting benoemt een directeur (TT-regisseur) die jaarrond belast is met de overall realisatie (regie, coördinatie, dagelijkse leiding) van de organisatie van de TT Speed Week. De regisseur (directeur) is het gezicht van de 2Gemeente

Assen, Provincie Drenthe, Horeca Nederland, afd.Assen, MKB Assen Binnenstad, Gilde Bart Assen, Circuit van Drenthe, en Parkmanagement Assen.


52

stichting naar buiten en de schakeltussen de ambitiepartners en de uitvoerende partijen. De TTregisseur:  legt als statutair directeur verantwoording af aan het bestuur (o.a. in kwartaalrapportage, jaarverslag, jaarrekening, voortgang in het programma);  stelt uitvoeringsprogramma’s (incl. begroting) op voor 2014 tot en met 2017;  vertaalt beleidsplannen in operationele jaar-/uitvoeringsplannen (o.a. marketing, PR, promotie);

 realiseert de doelstellingen binnen de vastgestelde budgetten en beleidskaders;  stelt het businessplan op en draagt overall begrotings- en budgetverantwoordelijkheid;  presentatie en belangenbehartiging op beurzen en (internationale) congressen;  onderhoudt interne en externe contacten en participeert in en ontwikkelt kennisnetwerken;  geneert nieuwe inkomstenbronnen en acquireert op het gebied van sponsoring en subsidies;  is aanspreekpunt voor de pers. In de praktijk van 2014 wijkt de functie van de TT-regisseur af van dit ideaalmodel. 7.10

De Organisator

De TT Speed Week BV sluit een meerjarig contract met een externe organisator, Rotedsim B.V. om de Speed Week te organiseren en te produceren. Rotedsim is de moedermaatschappij van SpeedEvens NL, dat de TT Speed Week in opdracht van de stichting organiseert. Het contract eindigt na vijf jaren van rechtswege en tussentijds als Rotedsim een wanprestatie levert of failleert. In 2014 betaalt de stichting € 500.000,- aan de organisator voor de productie. De BV betaalt Rotedsim uit in drie termijnen van 30% van de hoofdsom (in maart, april en juni 2014). Bij de jaarlijkse eindafrekening verrekent de BV de vierde termijn van 10%, indien de organisator alle afspraken over de uitvoering volledig nakomt. Die afspraken komen tot stand op basis van het Programma van Eisen dat de gemeente en de Stichting overeenkomen. In de jaren 2015, 2016 en 2017 betaalt de BV de organisator € 450.000,-/jaar. Na afloop van het contract heeft de organisator nog recht op een vergoeding van 15 % van de jaarlijkse waarde van sponsorcontracten die na die na 2017 nog doorlopen. Deze vergoeding geldt als ‘fee’ voor de werving van deze sponsoren. De organisator krijgt het volledig recht op de inkomsten uit food & beverage, sponsorwerving en reclame. De organisator moet die inkomsten zelf genereren, de stichting draagt deze niet aan. De groei die de organisator met deze inkomsten bewerkstelligt, dient volgens afspraak terug te komen in de programmering. De organisator en de stichting maken hierover jaarlijks afspraken. Na afloop van het contract moet er een evenement staan dat aantrekkelijk is om voort te zetten; door Rotedsim of door andere partijen in de markt. 7.11

Financiering

De financiering van de TT Speedweek krijgt een bredere basis dan voorheen het TT-festival. Op 10 september 2013 stemmen alle stakeholders in met een bijdrage aan de organisatie van de TT Speed week. De hoogte van deze bijdrage is met de desbetreffende stakeholders overeen gekomen. Begroting TT Speed Week (bijlage 4)


53

Voor uitvoering van de TT Speed Week, volgens de opzet in het rapport van DNA, is jaarlijks € 1,2 mln. nodig. De ambitiepartners spreken af dat niet alle ambities tegelijkertijd gerealiseerd kunnen worden. Zij kiezen voor een groeiscenario waarbij het ‘TT-festival nieuwe stijl’ in een periode van vier jaar (2014-2017) groeit naar het benodigde jaarbudget. De jaarlijks benodigde middelen bestaan uit jaarlijkse bijdragen van de zeven ambitiepartners, inkomsten uit food & beverage, subsidies en overige nieuwe inkomsten. De ambitiepartners leveren de volgende bijdragen aan de begroting:  Gemeente Assen De jaarlijkse bijdrage van de gemeente aan de begroting van de stichting bedraagt € 150.000,-. Daarnaast draagt de gemeente substantieel bij in diverse uitvoeringskosten voor de TT Speed Week (verkeersborden, communicatie, coördinatie, etc.).  Provincie Drenthe De provincie Drenthe stelt in 2014, 2015 en 2016 een subsidiebijdrage van € 150.000 per jaar beschikbaar voor realisatie van de TT Speedweek Week. Deze subsidie is beschikbaar onder de voorwaarde dat tenminste de in de begroting opgenomen bedragen van andere convenantpartners (bijlage 4) jaarlijks worden gerealiseerd  TT Circuit De jaarlijkse bijdrage van het Circuit van Drenthe aan de TT Speedweek Week bedraagt € 50.000, - structureel.  MKB Binnenstad, Parkmanagement, Gilde Bart In 2014 bedraagt de bijdrage van de stakeholders MKB Assen Binnenstad, Parkmanagement Assen en Gilde Bart Assen aan de jaarbegroting van de TT Speed Week gezamenlijk € 74.000,-. Voor deze bijdrage hebben Parkmanagement Assen en MKB Assen Binnenstad toestemming van hun leden om 2014 eenmalig € 50.000, - aan het Ondernemersfonds Assen (OFA) te onttrekken. Gilde Bart Assen onttrekt in 2014 € 24.000, - uit eigen middelen zonder een toezegging voor volgende jaren.  Horecaondernemers Assen: Precariobelasting De horeca levert een bijdrage aan de TT Speed Week via een verhoging van de precariobelasting tijdens de week. De gemeente int deze terrasbelasting jaarlijks en heeft deze in de TT Speed Week op maat gemaakt (verhoogd) voor horecaondernemers, die tijdens de TT Speed week een tappuntof raamverkoop willen inrichten. Na intensief overleg tussen de horeca, de gemeente en de stichting, in de aanloop naar het evenement, is de belasting ingevoerd. De geschatte inkomsten voor de begroting van de TT Speed Week uit de horeca bedragen € 100.000, - (bijlage 4). Deze stichting stelt deze schatting bij naar € 60.000,-. Horecaondernemers kunnen ook op andere wijze aan het evenement bijdragen. Als horecaondernemers zelf een vermaakplein inrichten en daarmee een deel van de productie voor hun rekening nemen, worden zij vrijgesteld van de precariobelasting. TT-fonds Naast de financiering van het jaarbudget wordt een TT Speed Week Fonds (TT-fonds) opgericht. Enerzijds is dit een waarborgfonds om tegenvallers op tekunnen vangen. Anderzijds is het opgezet als ‘revolverend’ investeringsfonds, om financiering van bepaalde activiteiten mogelijk te maken.Rente en aflossingenvloeien weer terug in het fonds en zijn beschikbaar voor nieuwe investeringen. Om het groeimodel voor de TT Speed Week te realiseren heeft het fonds bij voorkeur een omvang van ca. € 1, - mln. De vulling van het fonds neemt tijd in beslag. Het fonds krijgt een (juridisch) onafhankelijk positie en een toetsingscommissie, bestaande uit deskundigen op het gebied van financiën, marketing en evenementen organisatie. In 2014 stort de gemeente Assen de eerste bijdrage van € 200.000,- in het fonds. Dit bedrag kan ook anders worden aangewend. Daarna stort de gemeente Assen jaarlijks € 90.000,-.


54


7.12

Organisatiemodel

De TT Speed Week 2014 wordt volgens het volgende model georganiseerd.

55


Bijlage 8

56

Analyse social media

De social media geven enig inzicht in de beleving rond de Speed Week. Het aantal reacties op het Facebook- en Twitter-account van de TT Speed Week is te herleiden tot minder dan 60 respondenten die niet op enige wijze aan het event zijn verbonden. Van hun reacties is 61% negatief, 24 % positief en 15 % is aan te duiden als neutraal. Bij de negatieve reacties overheersen de meningen over de organisatie en het programmering. Bij de positieve reacties de mening over de programmering. Bij personen die over een langere periode meerdere reacties instuurden, veranderde de mening niet tijdens of na afloop van het event. Respondenten die als eerste reactie een positief bericht instuurden bleven positief, negatieve respondenten bleven negatief. De uitvoering van het event heeft kennelijk geen invloed op hun mening. Een aanvullende analyse van 32 reacties op artikelen in het Dagblad van het Noorden in de periode 11 juni – 4 juli 2014 laat het zelfde beperkte beeld zien. De aantallen zijn te klein om een verdere analyse op toe te passen.


57

E VA L U A T I E T T S P E E D W E E K Opdrachtgever: College van burgemeester en wethouders Gemeente Assen

Recommend Documents