E-invoicing Het efficiëntieproject van de nabije toekomst Hans C. Arents Senior adviseur e-government strategie & programma management Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE) Tel: +32 2 553 52 95 – E-mail:
[email protected] – Twitter: @ArentsHA Boudewijngebouw 4B, Boudewijnlaan 30 bus 46, 1000 Brussel Web: http://www.vlaanderen.be/e-government/
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Wat is e-invoicing? Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid Het juridische kader Administratieve vereenvoudiging Efficiëntiewinst voor de overheid Het digitale facturatieproces in de overheid Voordelen van het digitale facturatieproces - tijdig betalen - goed financieel beheer
9. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR - leveranciersportaal / rechtstreeks / via intermediair
10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-PRIOR 11. Status van het federale en Vlaamse e-invoicingproject 12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden …
1. Wat is e-invoicing? • e-invoicing = digitale uitwisseling van factuurgegevens - tussen bedrijven onderling (B2B) - van bedrijven naar overheden (B2G)
• aanleveren én verwerken – dus impact naar bedrijfsleven – maar ook impact voor overheden
• overdracht gegevens in een UBL-standaard een eenvoudige PDF is geen digitale factuur
• idealiter in- én uitgaande facturen
1. Wat is e-invoicing? • • • •
Vlaamse overheid = +/- 700.000 facturen Belgische overheid = +/- 1.100.000 facturen Andere overheden = … Aantal facturen in B2B = …
Aantal facturen in België wordt geraamd op 1 miljard impact van e-invoicing en daarop aansluitend van de digitalisering van het facturatieproces is bijzonder groot!
2. Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement • E-invoicing = het sluitstuk in een volledig gedigitaliseerd aankoopproces • Bij overheden = alles rond overheidsopdrachten (van aankondiging tot gunning, tot bestelling, tot betaling …) is gedigitaliseerd!
2. Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement
3. Europees, Belgisch en Vlaams beleid EUROPA • Grote gangmaker voor e-invoicing • “als bedrijven naar overheden digitaal kunnen factureren zullen zij dit ook doen naar hun andere private klanten” Europees beleid zet nationale overheden in om de digitalisering van het facturatieproces te veralgemenen • Europese richtlijn over e-invoicing recentelijk goedgekeurd (na omzettingstermijn van de richtlijn van 2 jaar, moeten overheden digitale facturen aanvaarden!) http://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing
3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid BELGIË • Doelstelling: 50% e-invoicing tegen 2020 • Federale e-invoicing werkgroep met stakeholders – – – – –
Overheid Bedrijfsorganisaties Cijferberoepen (boekhouders, revisoren) Service providers Experten
• Fedict en DAV: federale projectleiding
3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid VLAANDEREN • Beslissing van de Vlaamse Regering van 12/07/2013 www.bestuurszaken.be/e-procurement • Geen eigen toepassing ontwikkelen, maar samenwerking en hergebruik van federale (eigenlijk Europese) toepassing • Aantal strategische en operationele doelstellingen – Belangrijkste op korte termijn: tegen 1 januari 2015 moet het mogelijk zijn dat ondernemingen hun facturen digitaal aanleveren aan alle diensten van de Vlaamse overheid en aan alle Vlaamse Instellingen
Vlaamse doelstellingen
4. Het juridische kader: regelgeving • Vanaf 1 januari 2013 (BTW-wetgeving van 12 dec. 2012): – Volledige gelijkschakeling : Papieren factuur = e-factuur factuurgegevens kunnen digitaal of op papier verstuurd of ontvangen worden • Uitvoering van Europese richtlijn 2010/45/EU • Nieuwe Europese richtlijn over e-invoicing goedgekeurd (moet enkel nog gepubliceerd worden) overheden moeten digitale facturen aanvaarden
4. Het juridische kader: belangrijke begrippen • Authenticiteit van de herkomst De ontvanger moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt.
• Integriteit van de inhoud De inhoud van de factuur mag geen wijzingen ondergaan hebben.
• Leesbaarheid van de factuur De gegevens van een factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is. Hoelang? Vanaf de uitreiking tot het einde van de bewaringstermijn (voor BTWwetgeving: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op datum uitgifte) Hoe garanderen? Door interne bedrijfscontroles op te zetten, door gebruik specifieke technologieën, b.v. geavanceerde elektronische handtekening. Binnen een redelijke termijn moet ook een leesbare factuur kunnen voorgelegd worden.
5. Administratieve vereenvoudiging
• De administratieve kost van de factuur voor een verzender (bedrijf) vermindert met 57% (van €11,1 naar €4,7) (www.billentis.com)
5. Administratieve vereenvoudiging • Interessant als een bedrijf veel facturen heeft • Voor een bedrijf dus dé opportuniteit om het facturatieproces te digitaliseren naar alle klanten slechts één digitale facturatiestroom
6. Efficiëntiewinst voor de overheid
• Ook voor de overheid is de efficiëntiewinst omvangrijk (de kost van de afhandeling van de factuur vermindert met 62%, van €17,6 naar €6,7) (www.billentis.com)
6. Efficiëntiewinst voor de overheid • Voorwaarde voor de efficiëntiewinst: digitalisering van het volledige facturatie proces! • Geen PDF-factuur die afgedrukt wordt en naderhand terug een papieren verwerking ondergaat (Ter info: Vlaamse overheid organiseert voor haar entiteiten ondersteuning bij de digitalisering van het facturatieproces, zie www.bestuurszaken.be)
7. Het digitale facturatieproces in de overheid
8. Voordeel: ‘tijdig betalen’ • De overheid als correcte betaler drastische keuze voor een imago verbetering van de Vlaamse overheid
– 2011: 1 op de 5 facturen bij de Vlaamse overheid te laat betaald – uiterlijke betaaltermijn gemiddeld met 33 dagen overschreden
• E-invoicing is opportuniteit en hulpmiddel voor tijdig beta – Opportuniteit , want e-invoicing verplicht ons na te denken over het facturatieproces – Hulpmiddel, want zal niet vanzelf gaan!
9. Voordeel: goed financieel beheer • Verbetering transparantie van het financieel gebeuren – Vandaag: gebrek aan informatie over status van factuur Manager geen zicht op facturen die dreigen te laat betaald te worden E-invoicing zal transparante info geven over status
• Verbetering van het financieel proces – Entiteiten zullen door e-invoicing verplicht worden hun financieel proces te herdenken! – Factuur komt immers rechtstreeks in financieel systeem toe en moet daarin volledig digitaal verwerkt worden
10. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR Hergebruik platform ontwikkeld door de Europese Commissie
e-PRIOR Supplier portal SMEs and individuals
Supplier systems Big companies
• Traceability • Integrity • Non-repudiation • Routing • Archiving
Back-offices of the Commission
BII
10. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR
• Beslissing van federale en Vlaamse regering om niet zelf een platform te ontwikkelen, maar een bestaand platform te nemen en dit platform gezamenlijk te gebruiken • Grote belang van één enkel platform is dat er geen veelheid van oplossingen tussen klanten (overheden) en leveranciers (bedrijven) ontstaat • Voordelen voor federale en Vlaamse overheid: – delen van kosten – uitwisselen van ervaringen
Werken met e-PRIOR: leveranciersportaal
Attachments
Invoice
Leveranciersportaal
Back-office systeem klant
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Aanmaken van een factuur door de leverancier
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 1: invullen van de leveranciersinformatie
Kies de leverancier
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 2: invullen van de klantinformatie
Kies de klant
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 3: aanmaken van de factuur hoofding
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Verschillende soorten bijlagen kunnen toegevoegd worden aan de factuur
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 4: aanmaken van een factuur lijn
Maak 1ste factuur lijn
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Aanmaken van een factuur lijn: verdere details
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Overzicht van de factuur lijnen
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 5: versturen van de factuur
Verstuur factuur
Een factuur versturen via de leveranciersportaal Verstuurde factuur
Werken met e-PRIOR: rechtstreeks
Attachments
Invoice
Back-office systeem leverancier
Back-office systeem klant
Een factuur rechtstreeks versturen Customer
Leverancier(s)
Back-office
Back-office
Back-office
Het e-PRIOR platform: • biedt een aantal verzenddiensten aan via beveiligde webservices gebaseerd op internationale standaarden (UBL - CEN/BII) • laat de uitwisseling van digitale documenten toe van computer naar computer
Overheid (klant)
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 1: de leverancier maakt de factuur aan in zijn eigen systeem (bvb. ERP)
Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
Back-Office
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 2: dit systeem stuurt de factuur naar e-PRIOR (webservice call)
Supplier(s) Back-Office
Back-Office
Back-Office
Send Technical Ack to Supplier
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 3: e-PRIOR voorverwerkt de factuur
Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
Authenticate Supplier
Authorise Supplier
Back-Office
Validate Message
Apply Business Rules
Archive & Render to Human Readable
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 4: e-PRIOR plaatst de factuur in de gepaste Inbox voor ophaling door back-office systeem klant Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
Back-Office
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 5: de factuur wordt verwerkt in back-office systeem klant en het resultaat wordt bij e-PRIOR in de gepaste Inbox van de leverancier geplaatst
Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
Notify Supplier (e-mail)
Back-Office
Update status of Invoice
Store response in Inbox
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 6: de leverancier raadpleegt zijn e-PRIOR Inbox Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
List of responses
Each response is correlated to its parent
Back-Office
Een factuur rechtstreeks versturen Overheid (klant)
Stap 7: de leverancier haalt het antwoord op
Leverancier(s) Back-Office
Back-Office
Back-Office
Werken met e-PRIOR: via intermediair Attachments
Invoice
Back-office systeem klant
Back-office systeem leverancier
Alternatief: de leverancier maakt gebruik van de diensten van een intermediair
SERVICE PROVIDER
Service providers die al verbonden zijn met e-PRIOR:
Invoice
UBL Invoice
10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-PRIOR • Vraag vanuit de federale overheid: – verdeelpunt nodig naar de Vlaamse financiële systemen – Fedict wenst die rol niet op te nemen CORVE neemt die rol op
• MAGDA-platform wordt ingezet: – gebruik van de bestaande MAGDA infrastructuur – benutten van de bestaande beveiligde connectiviteit tussen het MAGDA-platform en de federale service bus (FSB) – bouwen van nieuwe “doorgeefdiensten” tussen FSB en VO klanten
• CORVE treedt op als enig aanspreekpunt – naar de federale overheid – naar de klanten binnen de Vlaamse overheid en bij lokale overheden (later): • technische ondersteuning bij het aansluiten van financiële systemen
10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-PRIOR leverancier intermediair
Supplier Portal
FSB Submit Invoice
e-PRIOR / MERCURIUS Consult Inbox
FedCom
Retrieve Invoice
Acknowledge Invoice
FSB
Federale overheid MAGDA OraFin andere VO klanten andere LO klanten
Application Response
11. Status van het federale en Vlaamse e-invoicingproject • e-PRIOR/MERCURIUS (federaal) getest • MAGDA-connectie (Vlaams) getest • Leveranciers aanleveren getest - via supplier portal - via intermediaire dienstverlener • Connectie financieel systeem VO juni 2014 • In productie september 2014 • Start e-invoicing communicatiecampagne naar bedrijven najaar 2014
12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden • Sensibilisering: artikel in BinnenBand maart 2014 • Studiedag e-invoicing en lokale overheden: 10 oktober 2014, Lamot, Mechelen • Uitnodiging om e-PRIOR platform te gebruiken om maximale bedrijfsvriendelijkheid te creëren • Contacteer projectteam: [email protected] • Leiding van het Vlaams e-invoicing project: - algemeen: [email protected] - platform: [email protected]
