E-invoicing Efficiëntere verwerking van al uw binnenkomende facturen Hans C. Arents Senior adviseur e-government strategie & programma management Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE) - Departement Informatie Vlaanderen Tel: +32 2 553 52 95 – E-mail:
[email protected] – Twitter: @ArentsHA Boudewijngebouw 4B, Boudewijnlaan 30 bus 46, 1000 Brussel Web: http://www.vlaanderen.be/e-government/
www.bestuurszaken.be
Inhoud 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Wat is e-invoicing? Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid Het juridische kader Voordeel bedrijf: administratieve vereenvoudiging Voordeel overheid: efficiëntiewinst Het digitale facturatieproces in de overheid - voordelen: tijdig betalen & goed financieel beheer
8. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR - leveranciers / ontvangers van e-facturen
9. Gebruik van het MAGDA platform 10. Architectuur van de oplossing 11. Status van het Vlaams e-invoicingproject 12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden
1. Wat is e-invoicing? • e-invoicing = digitale uitwisseling van factuurgegevens - tussen bedrijven onderling (B2B) - van bedrijven naar overheden (B2G)
• aanleveren én verwerken – dus impact naar bedrijfsleven – maar ook impact voor overheden
• overdracht gegevens in een UBL-standaard een eenvoudige PDF is géén digitale factuur
• idealiter in- én uitgaande facturen
1. Wat is e-invoicing? • • • •
Vlaamse overheid = +/- 700.000 facturen Belgische overheid = +/- 1.100.000 facturen Andere overheden = … Aantal facturen in B2B = …
Aantal facturen in België wordt geraamd op 1 miljard impact van e-invoicing en daarop aansluitend van de digitalisering van het facturatieproces is bijzonder groot!
2. Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement • E-invoicing = het sluitstuk in een volledig gedigitaliseerd aankoopproces • Bij overheden = alles rond overheidsopdrachten (van aankondiging tot gunning, tot bestelling, tot betaling …) wordt gedigitaliseerd!
2. Onderdeel van ‘end to end’ e-procurement
3. Europees, Belgisch en Vlaams beleid EUROPA • Grote gangmaker voor e-invoicing • “als bedrijven naar overheden digitaal kunnen factureren zullen zij dit ook doen naar hun andere private klanten” Europees beleid zet nationale overheden in om de digitalisering van het facturatieproces te veralgemenen • Europese richtlijn over e-invoicing recentelijk goedgekeurd (na omzettingstermijn van de richtlijn van 2 jaar, moeten overheden digitale facturen aanvaarden!) http://ec.europa.eu/internal_market/payments/einvoicing
3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid BELGIË • Doelstelling: de overheid zal vanaf 2016 elektronisch factureren stelselmatig verplicht maken voor haar leveranciers (Digitaal Belgium actieplan) • Federale e-invoicing werkgroep met stakeholders – – – – –
Overheid Bedrijfsorganisaties Cijferberoepen (boekhouders, revisoren) Service providers Experten
• Fedict en DAV: federale projectleiding • http://www.efactuur.belgium.be/
3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid VLAANDEREN • Beslissing van de Vlaamse Regering van 12 juli 2013 • Geen eigen toepassing ontwikkelen, maar samenwerking en hergebruik van federale (eigenlijk Europese) toepassing • Aantal strategische en operationele doelstellingen – tegen 1 januari 2015 moet het mogelijk zijn dat ondernemingen hun facturen digitaal aanleveren aan Vlaamse overheid en instellingen – vanaf 1 januari 2017 verplicht Besteksbepaling in overheidsopdracht:
Vlaamse doelstellingen
4. Het juridische kader: regelgeving • Vanaf 1 januari 2013 (BTW-wetgeving van 12 dec. 2012): – Volledige gelijkschakeling : Papieren factuur = e-factuur factuurgegevens kunnen digitaal of op papier verstuurd of ontvangen worden • Uitvoering van Europese richtlijn 2010/45/EU • Nieuwe Europese richtlijn 2014/55/EU over e-invoicing in openbare aanbestedingen goedgekeurd op 16 april 2014 overheden moeten digitale facturen aanvaarden
5. Voordeel bedrijf: administratieve vereenvoudiging
• De administratieve kost van de factuur voor een verzender (bedrijf) vermindert met 57% (van €11,1 naar €4,7) (www.billentis.com)
5. Voordeel bedrijf: administratieve vereenvoudiging • Interessant als een bedrijf veel facturen heeft • Voor een bedrijf dus dé opportuniteit om het facturatieproces te digitaliseren naar alle klanten slechts één digitale facturatiestroom
6. Voordeel overheid: efficiëntiewinst
• Ook voor de overheid is de efficiëntiewinst omvangrijk (de kost van de afhandeling van de factuur vermindert met 62%, van €17,6 naar €6,7) (www.billentis.com)
6. Voordeel overheid: efficiëntiewinst • Voorwaarde voor de efficiëntiewinst: digitalisering van het volledige facturatie proces! • Geen PDF-factuur die afgedrukt wordt en naderhand terug een papieren verwerking ondergaat (Ter info: Vlaamse overheid organiseert voor haar entiteiten ondersteuning bij de digitalisering van het facturatieproces, zie www.bestuurszaken.be)
7. Het digitale facturatieproces in de overheid
7. Voordeel: tijdig betalen • De overheid als correcte betaler drastische keuze voor een imago verbetering van de Vlaamse overheid
• E-invoicing: opportuniteit & hulpmiddel voor tijdig betalen! – Opportuniteit , want e-invoicing verplicht ons na te denken over het facturatieproces – Hulpmiddel, want zal niet vanzelf gaan!
7. Voordeel: goed financieel beheer • Verbetering transparantie van het financieel gebeuren – vandaag: gebrek aan informatie over status van factuur manager geen zicht op facturen die dreigen te laat betaald te worden e-invoicing zal transparante info geven over status
• Verbetering van het financieel proces – entiteiten zullen door e-invoicing verplicht worden hun financieel proces grondig te herdenken! – factuur komt immers rechtstreeks in financieel systeem toe en moet daarin volledig digitaal verwerkt worden
8. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR
• Beslissing van federale en Vlaamse regering om niet zelf een platform te ontwikkelen, maar een bestaand platform te nemen en dit platform gezamenlijk te gebruiken – e-PRIOR Mercurius
• Grote belang van één enkel platform is dat er geen veelheid van oplossingen tussen klanten (overheden) en leveranciers (bedrijven) ontstaat • Voordelen voor federale en Vlaamse overheid: – delen van kosten – uitwisselen van ervaringen
8. Een gezamenlijke keuze voor e-PRIOR Hergebruik platform ontwikkeld door de Europese Commissie
e-PRIOR Supplier portal SMEs and individuals
Supplier systems Big companies
• Traceability • Integrity • Non-repudiation • Routing • Archiving
Back-offices of the Commission
BII UBL standaard
9. Gebruik van het MAGDA platform • Vraag vanuit de federale overheid: – verdeelpunt nodig naar de Vlaamse financiële systemen – Fedict wenst die rol niet op te nemen CORVE neemt die rol op
• MAGDA-platform wordt ingezet: – gebruik van de bestaande MAGDA infrastructuur – benutten van de bestaande beveiligde connectiviteit tussen het MAGDA-platform en de federale service bus (FSB) – bouwen van nieuwe “doorgeefdiensten” tussen FSB en VO klanten
• CORVE treedt op als enig aanspreekpunt – naar de federale overheid – naar de klanten binnen de Vlaamse overheid en bij lokale overheden: • technische ondersteuning bij het aansluiten van financiële systemen
10. Architectuur van de oplossing leverancier intermediair (dienstenleverancier)
portaal
Web service
MAGDA-VSB FedCom
...
Federale overheid
...
...
andere lokale regio’s besturen andere regio’s
K&G
OVAM
Orafin
VDAB
De Lijn
Vlaamse overheid (regio)
... intermediair
... Vlaamse lokale besturen
10. Leveranciers van e-facturen
• 3 manieren van verzenden van e-facturen: – rechtstreeks – via leveranciersportaal
– via een intermediair (dienstenleverancier)
10. Leveranciers van e-facturen
Manier
Scope
Techn. skills
Opzet kosten
Gebruiks kosten
Portaal
B2G
++ (manueel)
Rechtstreeks
B2G
++
++
Intermediair
B2B & B2G
+
+
+/- (kost)
10. Ontvangers van e-facturen • Binnen de Vlaamse overheid: 2 manieren van ontvangen – rechtstreeks: • VO (Orafin): Plantentuin Meise, Toerisme Vlaanderen, … • VDAB (Peoplesoft) • OVAM, De Lijn (SAP)
– (via PDF: Kind & Gezin)
• Bij de lokale besturen: 2 manieren van ontvangen – rechtstreeks: • aansluitingen gepland met Antwerpen en Gent
– via intermediair: • momenteel slechts 1 dienstenleverancier: Arco • aansluiting gepland met Sint-Katelijne-Waver
11. Status van het Vlaams e-invoicing project
11. Status van het Vlaams e-invoicing project • Documentatie: – context & beleid – juridisch kader – het Mercurius platform
• Stand van zaken binnen de Vlaamse overheid
11. Status van het Vlaams e-invoicing project • Leveranciers:
• Intermediairen (dienstenleveranciers en softwarehuizen)
12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden • Sensibilisering: artikel in BinnenBand maart 2014 • Uitnodiging om Mercurius platform te gebruiken om maximale bedrijfsvriendelijkheid te creëren • Contacteer projectteam voor algemene vragen:
[email protected] • Leiding van het Vlaams e-invoicing project: – algemeen:
[email protected] – MAGDA-VSB platform:
[email protected] – suppliers management:
[email protected]
• Algemene website: www.bestuurszaken.be/e-invoicing
