1
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Verwerking van elektronische facturen in uw brandweer- en politieboekhouding
Liesbeth Janssens
26 maart 2015
Politie- en brandweerboekhouding Boekhouding conform NGB wetgeving Hervorming brandweer per 01/01/2015 Schaalvergroting Verspreide locaties Behoefte aan decentrale werking * ingave bestelaanvraag * verwerking inkomende facturen * opmaak uitgaande facturen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
2
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Verwerking inkomende facturen optie 1
Factuur inscannen
Factuur manueel registreren in boekhouding
Beeld aan factuur koppelen in boekhouding
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Goedkeurende beheerder valideert in boekhouding
26 maart 2015
Inscannen factuur via MFP
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
3
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Manuele registratie factuur in combinatie met beeld factuur
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Koppeling beeld aan geregistreerde factuur
Beeld factuur tonen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
4
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Validatie geregistreerde factuur door beheerder
Valideren
Tegenhouden
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Kies je voor dringende validatie -> mail
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
5
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Aanrekening factuur van zodra goedgekeurd
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Consultatie historiek validatie factuur
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
6
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Handige overzichten per leverancier met mogelijkheid tot oproepen digitaal beeld
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Verwerking inkomende facturen – optie 1
26 maart 2015
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
7
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Voordelen optie 1 Lage instapdrempel Digitaal beeld van de factuur steeds oproepbaar vanuit uw boekhouding Mogelijkheid tot goedkeuringsflow in de boekhouding Centraal documentenbeheer: geen kopieën, risico op verloren facturen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Benodigdheden optie 1 MFP (Multi Functional Printer) Module “digitaal documentenbeheer” in de NH boekhouding Schijfruimte
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
8
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Verwerking inkomende facturen optie 2 Case Dendermonde Politie en Hulpverleningszone In samenwerking met Arco
26 maart 2015
Scan – OCR – workflow – boekhouding
Ffactuur scannen
OCR
Workflowtoepassing
• Validatie door beheerder
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
Boekhouding
• automatische registratie factuur • oproepen digitaal beeld
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
9
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Scan – OCR – workflow - boekhouding Scannen factuur met OCR (Optical Character Recognition) via specifieke software (Kofax of andere) Data (beeld + gegevens factuur) gaat naar workflowtoepassing van Arco Import vanuit Arco in de boekhouding Automatische registratie aankoopfactuur (= pre-registratie) Oproepen digitaal beeld
Verdere verwerking (aanrekening) in de boekhouding Consultatie digitaal beeld factuur vanuit de boekhouding
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Import bestanden vanuit workflowtoepassing
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
10
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Automatische registratie aankoopfacturen Pre-registratie
Bisdomplein 3
9000 GENT
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
11
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Nummering en validatie aankoopfacturen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
12
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Consultatie digitaal beeld factuur vanuit boekhouding
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
13
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Voordelen optie 2 Interface met uw workflowtoepassing Geen manuele registratie factuur Digitaal beeld van de factuur steeds oproepbaar vanuit uw boekhouding Centraal documentenbeheer: geen kopieën, risico op verloren facturen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Benodigdheden optie 2
MFP (Multi Functional Printer) Software (Kofax of andere) voor OCR Workflow toepassing Module “digitaal documentenbeheer” in de NH boekhouding Schijfruimte
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
14
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Wat biedt deze boekhouding u nog meer aan?
26 maart 2015
Decentrale werking voor bestelaanvragen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
15
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Uitgaande facturen inlezen
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
26 maart 2015
Loonbestanden verwerken
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
16
10de Cevi Klantendag – 26 maart 2015
Vragen?
Verwerking elektronische facturen in politie en brandweer
Bisdomplein 3
9000 GENT
26 maart 2015
Tel.: 09 264 07 01 Fax: 09 264 07 02 E-mail:
[email protected]
