Uw elektronische regelneef

Vandaag de dag vindt bijna alle zakelijke communicatie plaats via de elektronische snelweg. Daar sluit Outlook goed op aan. Het idee achter Outlook is dat u een compleet programma op uw pc heeft waarmee u tal van dagelijkse werkzaamheden kunt uitvoeren. Het is zonde om de software alleen te gebruiken voor het uitwisselen van e-mails en bestanden. Outlook heeft veel meer te bieden dan u misschien denkt of op dit moment benut aan mogelijkheden. In versie 2013 van het programma zijn er weer volop nieuwe functies toegevoegd. Dit themadossier van PC Rendement helpt u het maximale uit Outlook 2013 te halen. Alle nieuwe opties en mogelijkheden passeren de revue.

Outlook 2013 Uw elektronische regelneef

Uw elektronische regelneef

Outlook 2013

Uw elektronische regelneef

november 2013

JA ARGANG 9

▶

NUMMER 6

▶

Novemb er 2013

Outlook 2013

Themadossier PC Rendement is een periodiek verschijnend themadossier voor de professionele pc-gebruiker Auteur Peter Scharpff Hoofdredacteur Diny Basoski Medewerkers Anouk Broersma, Bastiaan Geleijnse, Olga Koppenhagen, Ellen Kraft, Dominik van Mierlo, Amy Moi-ThukShung, John Reid, Ramses Reijerman, Marianne Schiltmans-Verhoeven, Nicole Slagboom, Lieke Steijvers, Jean-Marc van Tol, Annemieke van der Velden, Justin Verbeek, Michel Wolf Algemeen hoofdredacteur Robert Hiemstra Uitgever Marnix Hoogerwerf

(Proef)abonnementen kunnen ieder moment ingaan, maar slechts worden beëindigd indien uiterlijk twee maanden voor het einde van de abonnementsperiode is opgezegd. Zonder of bij niet-tijdige opzegging wordt het abonnement automatisch met een periode van een jaar verlengd. Abonnementen zijn zakelijk en derhalve is de consumentenwetgeving niet van toepassing. Rendement behoudt zich het recht voor om prijzen en inhoud van de algemene voorwaarden te wijzigen. U kunt onze volledige algemene voorwaarden en ons privacybeleid ook nalezen op www.rendement.nl/av. ISSN 1875-4627 © 2013 Rendement Uitgeverij BV Postbus 27020, 3003 LA Rotterdam tel:. (010) 243 39 33 fax: (010) 243 90 28 e-mail: [email protected] website: www.rendement.nl

Druk Ten Brink, Meppel Abonnementen Dossier PC Rendement verschijnt 6× per jaar. De prijs voor een abonnement op Dossier PC Rendement bedraagt voor abonnees op PC Rendement € 179 per jaar, exclusief het Premium-account à € 50 per jaar. Losse nummers: € 49. Alle prijzen zijn inclusief verzendkosten en exclusief BTW.

Niets uit deze uitgave mag, noch geheel, noch gedeeltelijk, worden overgenomen en/of vermenigvuldigd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de uitgever. Hoewel aan de totstandkoming van deze uitgave uiterste zorg is besteed, aanvaarden de auteur(s), redacteur(en) en de uitgever geen aansprakelijkheid voor eventuele fouten en onvolkomenheden, noch voor de gevolgen hiervan.

Outlook 2013

Uw elektronische regelneef

Het Premium-account: ijzersterk en supervoordelig. Bent u langer dan een half jaar als abonnee verbonden aan Rendement, dan heeft u toegang tot het Premium-account. Dat is een online platform dat het werken een stuk makkelijker maakt. Het Premium-account kent de volgende modules: MKB Vaktools

MKB Voordeelshop

Contracten, checklists en meer

Bespaar direct op uw zakelijke inkoop

MKB Adviesdesk

MKB Banenbank

Experts beantwoorden uw praktijkvragen

Plaats uw vacatures direct in uw doelgroep

Activeer uw account op www.rendement.nl/activeer

Voorwoord We communiceren tegenwoordig bijna volledig elektronisch via de digitale snelweg: slechts een enkeling heeft nog een papieren agenda in zijn binnenzak, documenten worden niet meer geprint maar als pdf meegestuurd met een e-mail, telefoonnummers zoek je niet meer op in boeken maar in browsers, en zelfs vanuit de telefooncentrale lopen nu de verbindingen zo’n beetje allemaal via internet. Op weg dus naar het papierloze bureau? Dat was ooit wel de gedachte in de tijd dat Microsoft het programma Outlook bedacht om al uw dagelijkse werkzaamheden zo veel mogelijk via de personal computer te regelen. De enorme toename van het gebruik van papier sinds de komst van de pc heeft ondertussen dat sprookje wel flink bijgesteld. Maar het idee achter Outlook is tot op heden nog altijd erg sterk: een compleet programma voor ‘personal information management’ met handige onderling nauw samenhangende onderdelen. Het is dan ook een uitstekend hulpmiddel voor uzelf – maar ook voor uw organisatie – om alle communicatie, e-mail, bestandsuitwisseling en andere taken en werkzaamheden digitaal te regelen. En er kan veel met Outlook, veel meer dan u wellicht ooit heeft gedacht of op dit moment al gebruikt aan mogelijkheden. Outlook is met het verschijnen van de nieuwste Officebundel aanbeland bij versie 2013. In dit themadossier vindt u een overzicht van alle (nieuwe) opties en mogelijkheden van dit handige timemanagementprogramma. Enkele onderwerpen zult u wellicht al zijn tegengekomen in het themadossier Office Kompas 2013 dat eerder dit jaar is verschenen. Die komen hier dan ook nog maar kort voor het voetlicht. Mocht u er meer over willen weten, kunt u natuurlijk altijd

5

even de vaktools en andere relevante informatie raadplegen op de website van PC Rendement. Diny Basoski Hoofdredacteur PC Rendement

Aanvulling op themadossier Zoals u inmiddels heeft gemerkt, verschijnen de themadossiers van Rendement Uitgeverij sinds dit jaar in een handzaam pocketformaat. Daarnaast zijn de vertrouwde bijlagen bij de dossiers voortaan online toegankelijk. U heeft als trouwe abonnee namelijk toegang tot Rendements Premium-account! MKB Vaktools Eén van de onderdelen van dit Premium-account is een grote database aan vaktools, die Rendement graag met u deelt. De toegang tot de vaktools is tot stand gekomen door een samenwerkingsverband tussen Rendement en MKB Vaktools. Onbeperkt downloaden Op rendement.nl/pcdossier vindt u een overzicht van vaktools die een mooie aanvulling vormen op de onderwerpen die in dit themadossier aan de orde komen. Hierbij kunt u denken aan modelcontracten en -brieven, rekentools, stappenplannen, naslagwerken en checklists. Deze zeer praktisch toepasbare hulpmiddelen helpen u bij uw dagelijkse werkzaamheden. Als Premium-abonnee kunt u onbeperkt vaktools downloaden!

6

Inhoudsopgave 1 Inleiding 9 1.1 Timemanagement 9 1.2 Onderdelen 11 1.3 Versies 14 2 2.1 2.2 2.3

Outlook Vandaag 15 Welkomstpagina 16 Navigeren 18 Venster 20

3 3.1 3.2 3.3

Weergave 23 Beeld 23 Huidige weergave 25 Het lint 26

4 4.1 4.2 4.3 4.4

Agenda 29 Vensterindeling 29 Afspraken 33 Datumnavigator 38 Netwerken 41

5 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5 5.6 5.7 5.8 5.9

Contactpersonen 45 Database 45 Weergave 46 Adreslijsten 47 Visitekaartjes 53 Categorieën 54 Zoeken 56 Verwijderen 57 Distributielijsten 57 Beheer 58

7

6 6.1 6.2 6.3

Communicatie 61 Bellen 61 Faxen 63 Mailen 64

7 Taken en notities 73 7.1 Takenlijst 73 7.2 Notities 78 8 8.1 8.2 8.3

Zoeken en filteren 81 Zoeken 82 Filteren 87 Gefilterde weergave 90



Register 93

8

1 Inleiding Outlook 2013 is de nieuwste versie van het timemanagementprogramma van Microsoft, en onderdeel van de kantoorsoftwarebundel Office 2013. Misschien bent u er al op overgestapt of overweegt u dat binnenkort te doen. In beide gevallen zal het overzicht in dit themadossier goed van pas komen. De afgelopen tien jaar heeft Outlook een nogal turbulente ontwikkeling doorgemaakt: bij de introductie van versie 2007, de eerste Officebundel die beschikte over een lint met opdrachten in plaats van menu’s en werkbalken, waren alle programma’s qua vormgeving netjes aangepast aan die nieuwe interface, behalve Outlook. In de hoofdvensters van dit veelgebruikte en populaire programma was nog geen sprake van een lint. Pas in versie 2010 werd dit volledig doorgevoerd. Bij de verschijning van de laatste Officebundel loopt Outlook weer braaf in de pas met de nieuwste interface: de Modem UI van Windows 8. De vormgeving en wat dat voor uw gebruik voor gevolgen heeft, komen in het volgende hoofdstuk aan bod.

1.1 Timemanagement Er wordt wel beweerd dat vooral tijdgebrek de reden was om de nieuwe interface met het lint ook volledig in Outlook in Office-versie 2007 toe te passen. Of dat waar is of niet, er blijkt maar weer eens uit hoe belangrijk het is om de tijd in het kader van werkzaamheden of een bepaald project goed te plannen.

9

lint

Modem UI

Outlook 2013

En dan is het wel wat ironisch als juist het timemanagementprogramma van de kantoorsoftwaregigant in de knel blijkt te zijn gekomen.

tweeminutenregel

Tips Het is sowieso verstandig om goed na te denken over tijd, planning en timemanagement voor u met een programma als Outlook aan de slag gaat. En dan eigenlijk ook zonder rekening te houden met de digitale of elektronische mogelijkheden van het programma. Hieronder daarom enkele tips om op een slimme manier met uw tijd om te gaan: ▪▪ Pas de ‘beroemde’ tweeminutenregel uit de timemanagementwereld (zie kader) waar mogelijk toe op alle af te handelen zaken, taken of werkzaamheden.

Getting Things Done De tweeminutenregel is afkomstig uit de productiviteitsmethode die is ontwikkeld door David Allen (2002). Het komt op het volgende neer: als iets is af te handelen binnen twee minuten, doe het dan direct. Toevoegen aan een takenlijst en er later weer op (moeten) terugkomen is inefficiënter en kost over het algemeen meer tijd.

▪▪ Breng een vaste (volg)orde of routine aan in standaardza-

to-do

ken die elke dag moeten gebeuren. Dan hoeft u er eigenlijk niet meer over na te denken wat het volgende is dat u moet gaan doen. ▪▪ Zorg ook voor routine in de zaken of hulpmiddelen die u nodig heeft: bij de hand (op een vaste plaats). ▪▪ Formuleer (deel)taken als acties met een gewenste einddatum of deadline, niet als ‘ooit nog eens uit te voeren handelingen’. ▪▪ Plaats taken (to-do) niet in de agenda en agenda-items (met datum en tijd) niet in een takenlijst. Dat werkt verwarrend.

10

Inleiding

▪▪ Zet geen vage plannen of voornemens tussen concrete zaken die moeten worden gedaan. Maak daarvoor een ander lijstje. ▪▪ Wijs prioriteit en belang toe aan taken, gebruik ook de mogelijkheden die timemanagementsoftware (zoals Outlook) daarvoor biedt. ▪▪ Maak regelmatig tijd – bijvoorbeeld wekelijks – voor het opschonen van takenlijstjes en agenda’s. Geef vervolgacties aan en verander prioriteit of status. En wat klaar is: afvinken of afvoeren. ▪▪ Laat niet elk ad-hoc-klusje direct uw taakplanning of agenda in de war schoppen. Zorg links en rechts voor wat vrije ruimte als u vaak met zulke tussendoortjes te maken krijgt. En heeft u die ruimte eens een keer ‘over’, gebruik die dan bijvoorbeeld voor een ‘grote schoonmaak’ in uw verzameling berichten en contacten.

1.2 Onderdelen Outlook biedt u een totaalprogramma om uw werkzaamheden en communicatie daaromheen te organiseren met diverse hulpmiddelen. Houd bij uw verkenning van en ervaring met het programma en de onderdelen daarin, de tips hierboven steeds in het achterhoofd. Want de Outlook-onderdelen zijn prima hulpmiddelen voor uw timemanagement. Hieronder worden de onderdelen in het kort beschreven in de volgorde waarin u ze tegenkomt in de verticale navigatiebalk onderin het venster van versie 2013. Als u al over die versie beschikt, kunt u ze bij het doorlezen van de beschrijving hierna meteen al even in het scherm bekijken. In het volgende hoofdstuk komen de interface van Outlook 2013 en de navigatie door de onderdelen nog nader aan bod. ▪▪ E-mail In dit onderdeel vinden al uw e-mailactiviteiten plaats. Van hieruit kunt u over- of doorschakelen naar allerlei pagina’s en mappen, zoals Postvak IN (waar u uw e-mail ont-

11

prioriteit

opschonen

Outlook 2013

voorbeeld­ paneel

netwerk

veld

importeren

personenkaart

taakverzoek

vangt), Verwijderde items of Verzonden items. Standaard is een voorbeeldpaneel in het venster aanwezig waarin u al (een deel van) een bericht kunt zien. Berichten stuurt u eventueel naar een contactpersoon. Dubbelklik op een bericht voor onderwerp, inhoud, afzender, et cetera. ▪▪ Agenda In het onderdeel Agenda houdt u afspraken en vergaderingen bij. Afspraken zijn voor uzelf bedoeld en kunnen dus op een stand alone-pc gebruikt worden. Wilt u ook afspraken voor anderen maken, bekijken of beheren in hun agenda’s, dan kan dat alleen via een netwerk. In die situatie kunt u ook vergaderingen plannen. Voorwaarde is wel dat iedereen al zijn bezigheden in Outlook invoert en bijhoudt. ▪▪ Contactpersonen Het onderdeel Contactpersonen biedt de mogelijkheid om gegevens van uw relaties per persoon op te slaan met behulp van velden (naam, adres, postcode, plaats, et cetera). Gegevens uit andere bestanden (Schedule+, Access, ASCII-teksten met scheidingsteken, en dergelijke) kunt u importeren. Het is mogelijk om zelf velden te definiëren (bijvoorbeeld schoenmaat, muziekinstrument). Outlook kan voor u het telefoonnummer kiezen of het e-mailadres ophalen van de personen waarvan u dergelijke gegevens heeft verzameld. In het voorbeeldpaneel ziet u bij dit onderdeel de Personenkaart met alle bij u bekende gegevens over het contact, eventueel ook uit sociale netwerken. ▪▪ Taken In dit onderdeel kunt u taken voor uzelf (of anderen) definiëren, bijhouden, gereed melden of een bepaald percentage gereed aangeven. In een netwerksituatie kunt u een taakverzoek verzenden aan een ander. Deze kan het verzoek aannemen of afwijzen. Het takenoverzicht kan in het Agenda-venster worden afgebeeld. ▪▪ Notities Notities in Outlook zijn de digitale varianten van de gele plakbriefjes. U kunt ze ook buiten Outlook plakken, bijvoorbeeld op uw bureaublad.

12

Inleiding

▪▪ Mappen Als u op het onderdeel Mappen klikt, laat Outlook u links in het venster alle mappen in het programma zien, ongeacht onder welke hoofdcategorie ze vallen en ongeacht of ze zelf een hoofdrubriek zijn. ▪▪ Snelkoppelingen Het onderdeel Snelkoppelingen geeft u de mogelijkheid handige snelkoppelingen binnen Outlook te definiëren. Standaard is daar de link naar de startpagina Outlook Vandaag aanwezig.

snelkoppeling

Waar is het onderdeel Logboek? In het logboek worden uw verrichtingen bijgehouden in Outlook maar ook in andere programma’s zoals Word, PowerPoint, Access of Excel. E-mail en telefoongesprekken kunnen erin worden vastgelegd. Het is zelfs mogelijk de verrichtingen van een bepaalde contactpersoon of andere gebruikers vast te leggen. Al zegt Microsoft in Help dat dit onderdeel is verwijderd, eigenlijk is alleen de optie uit de navigatiebalk verdwenen. Het logboek zelf is er nog wel, en als u gewend was er gebruik van te maken, is de snelste weg erheen: ▪▪ Ga naar onderdeel Mappen via de navigatiebalk. ▪▪ Klik in het linkerpaneel van het venster op de link naar de ‘map’ Logboek. Het oogt en werkt vergelijkbaar als in vorige versies.

logboek

Met Outlook kunt u zo in het kader van uw timemanagement dergelijke zaken allemaal in de onderdelen van het programma regelen via uw pc en eventueel via het netwerk in uw organisatie. Telefoonnummers of e-mailadressen kunt u direct vanuit het programma gebruiken, in een netwerk kunt u bijvoorbeeld uw eigen agenda of die van anderen inzien en beheren, vergaderingen beleggen en onderling berichten uitwisselen. Maar zelfs als u Outlook zonder

13

Outlook 2013

bedrijfsnetwerk gebruikt, is het nuttig voor het bijhouden van uw agenda en uw bezigheden (taken), en – met een verbinding met internet – kunt u e-mailberichten verzenden en contactpersonen bellen.

1.3 Versies

Office 365

In dit themadossier is de focus gericht op de nieuwste versie van Outlook, namelijk 2013. Natuurlijk kunt u met voorgaande versies ook heel goed uw taken en werkzaamheden organiseren, maar de nieuwste versie is wel geheel in stijl met de andere programma’s uit de Office-familie. En in lijn, want u zult in de praktijk merken dat de samenwerking met en de werkwijze in de andere onderdelen van de kantoorbundel perfect aansluiten. Dat is in het verleden wel eens anders geweest. Zelfs in de eerste lintversie van Office (2007) was de interface wat uiterlijk betreft veel minder aangepast dan bijvoorbeeld de andere toepassingen vergeleken met versie 2003, waarin nog de tot dan toe ‘gebruikelijke’ menu’s en werkbalken voorkwamen. Gelukkig is Outlook 2013 weer geheel ‘bij de tijd’ en kunt u er bijvoorbeeld via een handig – en betaalbaar – abonnement op Office 365 (of in andere licentievormen) van gebruikmaken om uw dagelijkse taken, afspraken en werkzaamheden te organiseren.

14

2 Outlook Vandaag Hoewel Microsoft het programma Outlook normaliter standaard met het Postvak IN in het onderdeel e-mail opstart, zijn er heel wat gebruikers die dat liever doen via de pagina Outlook Vandaag. Dat is namelijk een erg handige overzichtspagina om elke dag mee te starten. Op de pagina Outlook Vandaag vindt u de agenda-items, de takenlijst en een aantallenlijstje van de ingekomen en uitgaande berichten (en concepten) voor vandaag bij elkaar. Voor u als dagelijkse professionele pc-gebruiker natuurlijk een buitengewoon handige optie. ▪▪ Start Outlook 2013 en ga direct naar de pagina Outlook Vandaag: daar komt u door aan de linkerkant op het item Outlook-gegevensbestand te klikken (in onderdeel e-mail waarmee het programma standaard opstart).

Voorgangers In dit themadossier is het uitgangspunt dat u beschikt over versie 2013 van Outlook. Mocht dat niet het geval zijn – bijvoorbeeld omdat u overweegt om op die versie over te stappen en nu nog een voorganger gebruikt – zult u even in Help op zoek moeten naar de hier genoemde mogelijkheden (tenminste, als ze al in de oudere versies voorkomen). Inhoudelijk verschilt Outlook 2010 trouwens nauwelijks van de nieuwste versie. Hier en daar vindt u nog bepaalde aanwijzingen om een en ander ook in voorgaande versies te realiseren.

15

Outlook ­Vandaag

Outlook 2013

In versie 2010 klikt u voor de pagina Outlook Vandaag op het item Persoonlijke mappen. Zoek in oudere versies in Help op hoe u de pagina start.

2.1 Welkomstpagina Op de pagina Outlook Vandaag vindt u rechtsboven in het venster een knop om de welkomstpagina aan te passen. Eén van de opties die u kunt instellen (met een vinkje) is of deze pagina moet worden weergegeven als u Outlook start. Als dit vinkje niet ingeschakeld is, start Outlook standaard met Postvak IN (of met een map die u heeft ingesteld – zie verderop). ▪▪ Bekijk de opties van Outlook Vandaag aanpassen. ▪▪ Laat het programma bij opstarten beginnen met de pagina Outlook Vandaag. ▪▪ Sluit het aanpassingsvenster af met de optie Wijzigingen opslaan (rechtsboven). ▪▪ Het effect wordt pas zichtbaar als Outlook opnieuw gestart wordt: sluit Outlook dus en start het programma weer. Het programma toont nu als eerste de pagina Outlook Vandaag.

Figuur 2.1 Welkomstpagina Outlook Vandaag

▪▪ Herstel de oorspronkelijke (standaard)situatie, dus laat het programma weer starten met Postvak IN. Sluiten en starten is nu niet nodig.

16

Outlook Vandaag

U kunt ook de stijl van de welkomstpagina instellen, bijvoorbeeld in twee of drie kolommen of volgens opmaakstijl Zomer of Winter.

Merk in de figuur hiernaast de vormgeving van Outlook 2013 op: die is net als alle andere programma’s van Office 2013 geheel in stijl gebracht voor gebruik in besturingssysteem Windows 8. Of eigenlijk liever: voor gebruik op computers met aanraakscherm (touchscreen). De interface komt nog hier en daar aan de orde. Meer opties Via tab Bestand, Opties, categorie Geavanceerd vindt u nog wat meer mogelijkheden als u Outlook opstart: daar stelt u bijvoorbeeld in met welk onderdeel Outlook begint als niet Outlook Vandaag of Postvak IN de startpagina moet zijn (optie: Outlook in deze map starten). Er zijn heel wat gebruikers die standaard met de agenda opstarten in Outlook, onder andere omdat zij hun elektronische post via een andere (web)client afhandelen en het onderdeel E-mail van het timemanagementprogramma dus helemaal niet gebruiken. ▪▪ Laat Outlook (opnieuw) opstarten met de Agenda. Mocht u meerdere agenda’s gebruiken, selecteer dan de gewenste zoals u een map zou kiezen in de lijst (in de onderstaande figuur is een privéagenda als submap van de agenda gekozen).

Figuur 2.2 Opstarten met privéagenda

▪▪ Draai ook deze opstartwijziging weer terug.

17

aanraakscherm touchscreen

Outlook 2013

2.2 Navigeren

navigatie navigatiebalk

Wat nu zo aardig is aan de pagina Outlook Vandaag, is dat het drie van de belangrijkste onderdelen voor uw dagelijkse timemanagement – die al kort aan de orde kwamen in het eerste hoofdstuk – in beeld brengt: de agenda, de takenlijst en de e-post. En u kunt vanuit Outlook Vandaag direct overschakelen naar die drie onderdelen door op de kop van de categorie te klikken. ▪▪ Klik op een van de koppen van de drie kolommen: Agenda, Taken of Berichten. Zie dat u direct overschakelt naar het betreffende onderdeel van Outlook. De normale navigatie in de interface is in Outlook 2013 geregeld via een navigatiebalk onderaan (in plaats van in eerdere versies een vensterpaneel links). Zie figuur 2.1 aan het begin van dit hoofdstuk. Die balk bevat knoppen met tekst (E-mail, Agenda, Contactpersonen, Taken, en dergelijke), en ze brengen u natuurlijk net zo goed in de diverse onderdelen van het programma. ▪▪ Klik op de navigatiebalk onderaan op de verschillende onderdelen. Merk op dat sommige van de items (zoals Taken) in meerdere Outlook-onderdelen als vensteronderdeel voorkomen.

Wijs de items van de navigatiebalk aan met de muis en u ziet hier en daar alvast een overzicht van recente of relevante informatie uit het onderdeel.

compacte ­navigatie

De balk neemt behoorlijk wat plaats in, en daarom kunt u de onderdelen in de navigatiebalk ook als pictogrammen in beeld brengen. Ze verschijnen dan onderaan het paneel aan de linkerkant. ▪▪ Klik op de drie punten aan de rechterkant van de navigatiebalk en kies Navigatieopties. ▪▪ Vink bovenin de optie Compacte navigatie aan.

18

Outlook Vandaag

Figuur 2.3 Navigatieopties

In figuur 2.3 ziet u die compacte weergave in pictogrammen nog net onder het venster met de Navigatieopties. ▪▪ Wijs de pictogrammen aan om te ontdekken welk pictogram hoort bij welk onderdeel (voor zover u dat niet al zelf kunt bedenken natuurlijk). Omdat er niet voor alle onderdelen plaats is bij deze breedte van het linkervensterpaneel, zult u voor de overige hulpjes de drie puntjes moeten gebruiken.

Versleep de grens van het paneel naar rechts om meer pictogrammen te zien. Bepaal zelf welke pictogrammen u aan de linkerkant ziet door de volgorde te veranderen.

Sneltoetsen Zoals in de meeste programma’s zijn er ook in Outlook sneltoetsen beschikbaar waarmee u veel sneller kunt navigeren. Bijvoorbeeld met [Ctrl]+[1] activeert u direct onderdeel Email, met [Ctrl]+[2] gaat u meteen naar de Agenda, et cetera. Een beetje merkwaardig is wel dat de sneltoetsen niet meeveranderen zodra u de volgorde van de onderdelen in de navigatiebalk heeft gewijzigd (zie ook de figuur hierboven). Dit kan bijvoorbeeld als u de agenda aan de linkerkant als eerste onderdeel wilt hebben. Kennelijk heeft Microsoft een ‘vaste’ volgorde in de onderdelen voor ogen gehad. Die volgorde kunt u in ieder geval herstellen met de knop [Beginwaarden] bij de Navigatieopties.

19

sneltoets

Outlook 2013

Mappen­­ venster

Mappenvenster Boven de (nu ingestelde) pictogrammen ziet u in het Mappenvenster (waar in voorgaande versies van Navigatiepaneel werd gesproken) bij aanklikken van een bepaald onderdeel de bijbehorende items of mappen getoond. Bij e-mail bijvoorbeeld staan er koppelingen naar uw postmappen. ▪▪ Klik nog eens op diverse onderdelen – ook die achter de puntjes – en zie wat er steeds in het mappenvenster verschijnt. In feite is een klik op een van de items in het Mappenvenster ook een vorm van navigeren. En dan is dat eigenlijk niet eens zoveel anders dan in de vorige versies: toen stond op die plek immers het Navigatiedeelvenster.

Figuur 2.4 Vensterpanelen in onderdeel Agenda

Het Outlook-venster ziet er in de rubriek Agenda uit als in figuur 2.4. Daardoor verschijnen als ‘mappen’ de kalenders onder andere die van de huidige maand. En als u via die kalenders een bepaalde datum in beeld laat verschijnen, bent u natuurlijk net zo goed aan het navigeren door uw agenda.

2.3 Venster De indeling van uw venster hangt af van het onderdeel waarin u zich bevindt, en in meer of mindere mate ook van de vorm en grootte van uw beeldscherm. In de titelbalk van het venster ziet u in welk onderdeel en eventueel in welke map

20

Outlook Vandaag

u zich bevindt (Postvak IN, Persoonlijke mappen, en dergelijke). Daar vlak onder ziet u het lint van Outlook. Welke opties er precies in het lint staan, is ook weer afhankelijk van het onderdeel waar u bent, en meestal ook van wat u aan het doen bent. Soms verschijnen er ook extra tabs met Hulpmiddelen bij de objecten of acties waar u mee bezig bent.

lint

De tabs van het lint zijn in Outlook (en Office) 2013 in hoofdletters weergegeven. Dat is gedaan om het lint gemakkelijker te kunnen bedienen op een aanraakscherm.

Dit deelvenster met mappen kunt u overigens ook in- of uitschakelen of minimaliseren via tab Beeld, groep Indeling, knop Mappenvenster (of schakelend met de toetscombinatie [Alt]+[F1]). Via het knopje rechtsbovenaan [<] kunt u ook schakelen tussen minimaliseren of weergeven. Touchscreenmodus In een eerder genoemde tip kon u al lezen dat de bediening van de programma’s in Office 2013 aangepast is voor aanraakschermen. Daar is namelijk een speciale modus voor, die u in de werkbalk Snelle toegang kunt activeren. Maar dan moet u wel eerst nog even de knop aan de werkbalk toevoegen. ▪▪ Klik op het meest rechtse knopje van de werkbalk Snelle toegang (Werkbalk Snelle toegang aanpassen). ▪▪ Vink in het keuzemenu de optie Aanraak-/muismodus aan. Er verschijnt dan een extra knop in de werkbalk.

Figuur 2.5 Aanraak-/muismodus

21

touchscreen aanraakscherm snelle toegang

aanraak-/muismodus

Outlook 2013

samenvouwen

Als u die modus inschakelt, krijgt u extra ruimte tussen de beeldelementen op het lint zodat bediening met de hand nog verder wordt vergemakkelijkt. Probeer maar. Helaas blijft die extra ruimte niet beschikbaar als u het lint automatisch verbergt en weer tevoorschijn haalt, en dat zult u waarschijnlijk op een tablet wel willen doen voor extra werkruimte. Als alternatief kunt u ook kiezen voor het samenvouwen van het lint waarbij de tabs in beeld blijven, en ook de aanraakmodus gehandhaafd blijft als alle opties weer in beeld verschijnen. Zoals u ziet zijn er allerlei weergavemogelijkheden van de onderdelen in Outlook en daarover gaat het volgende hoofdstuk.

22

3 Weergave Het is maar net hoe je het bekijkt. Dat blijkt vaak op te gaan in de verschillende vensters waar u mee te maken krijgt als u met Outlook werkt. Een bepaalde lijn is er niet zo gemakkelijk in te ontdekken, maar hoe kan het ook anders met zoveel verschillende onderdelen binnen een programma. Wat wilt u eigenlijk zien? Weergave is in veel gevallen een persoonlijke kwestie: wat vindt u het prettigst of hoe is een en ander voor u het handigst ingedeeld? Vandaar dat Outlook nogal wat mogelijkheden kent om van alles en nog wat aan die indeling van uw vensters aan te passen.

3.1 Beeld Wanneer u naar uw e-mails kijkt, wilt u eigenlijk vrij snel kunnen vaststellen of direct een actie of antwoord noodzakelijk is. Daarom is in de standaardweergave van het onderdeel E-mail een voorbeeldvensterpaneel opgenomen dat een deel van de inhoud van een bericht laat zien zodra u het selecteert. ▪▪ Schakel als dat nodig is over naar het onderdeel E-mail, en breng de map Postvak IN in beeld. ▪▪ Bekijk de berichtenlijst, selecteer een bericht en zie wat er in het Leesvenster rechts ernaast wordt weergegeven. Het leesvenster kan ook onder de lijst verschijnen – zoals in oudere versies gebruikelijk was – of uitgeschakeld worden. Alle weergavemogelijkheden staan op tab Beeld, en bijvoorbeeld het keuzemenu van de knop Leesvenster geeft u de weergaveopties van dat vensterpaneel.

23

voorbeeld­ paneel

leesvenster

Outlook 2013

▪▪ Bekijk de mogelijkheden voor de weergave van het Leesvenster, ook de speciale opties (de laatste optie in het snelmenu). Als u ze uitprobeert, verander dan daarna de situatie weer terug naar de standaardindeling.

Met de knop Voorbeeld van bericht (tab Beeld) laat u direct in de lijst een of enkele regels van het bericht verschijnen. Het leesvenster kunt u dan eventueel uitschakelen.

sociale ­netwerken personenkaart

Rechts in het venster staat standaard onder het Leesvenster het Deelvenster Personen. Dit paneel is in versie 2013 flink opgepoetst, en kan op diverse onderdelen en plaatsen opduiken in verschillende verschijningsvormen. Belangrijke nieuwe eigenschap is dat er ook gegevens uit sociale netwerken kunnen worden toegevoegd aan de personenkaart.

Figuur 3.1 Sociale netwerken koppelen

In het hoofdstuk over de contactpersonen zult u de personenkaart nog een keer tegenkomen. ▪▪ Verberg de personenkaart door op de titelbalk van het deelvensterpaneel te klikken. Dat geeft u meer ruimte in het Leesvenster. ▪▪ Laat de personenkaart weer verschijnen, maar nu via de knop met keuzelijst op tab Beeld.

24

Weergave

Zoals u ziet, zijn er nogal wat mogelijkheden om de indeling van uw venster naar wens aan te passen. Zoals meestal bevinden de belangrijkste weergaveopties zich op tab Beeld. ▪▪ Onderzoek op tab Beeld de verdere mogelijkheden van de indeling van uw venster. Laat de knoppen voor de weergave in groep Huidige weergave nog even met rust.

3.2 Huidige weergave De Outlook-onderdelen worden allemaal op een bepaalde standaardmanier in het venster weergegeven: dat hangt ervan af welke bijbehorende items getoond moeten worden. Er zijn verschillende weergaven en u kunt de weergave ook beïnvloeden. De keuze uit verschillende weergavetypen is voor ieder onderdeel anders. ▪▪ Ga in het onderdeel E-mail, map Postvak IN naar tab Beeld en klik helemaal links op de knop Weergave wijzigen.

Figuur 3.2 Huidige weergave in de Agenda

In dit onderdeel zijn drie standaardweergaven: Compact, Enkel en Voorbeeld. U mag ook uw eigen weergave bedenken – onder andere door een van de bestaande weergaven aan te passen – en die bewaren met een eigen naam. Mocht u alleen tijdelijk wijzigingen aanbrengen, dan kunt u die weer ongedaan maken met behulp van de knop Weergave herstellen. Daar komen we zo op terug. De huidige weergave in een ander onderdeel kan er heel anders uitzien, en dat is logisch omdat het afhankelijk is van dat onderdeel. ▪▪ Schakel over naar de Agenda (bijvoorbeeld met sneltoets [Ctrl]+[2]?).

25

Outlook 2013

▪▪ Kijk op tab Beeld welke weergaven u in dit onderdeel ter beschikking heeft.

Figuur 3.3 Huidige weergave in onderdeel E-mail

▪▪ Bekijk ook in de andere Outlook-onderdelen welke standaardweergaven u ter beschikking heeft, en probeer ze waar mogelijk uit. Herstel de situatie daarna weer. Neem vooral even de vele handige standaardweergaven van het onderdeel Taken door.

Eigen weergave Een (huidige) weergave kunt u aanpassen via de groep Huidige weergave op tab Beeld. De werkwijze is hier en daar nogal verschillend en dat kan best wel eens verwarrend overkomen. Sommige gebruikers stellen zelfs hardop de vraag of het überhaupt wel nuttig is om eigen weergaven te maken als dat zo onduidelijk is, en als er al zoveel handige standaardweergaven in het programma beschikbaar zijn. Maar in sommige situaties kan het best handig zijn. En zo complex is het nu ook weer niet. We gaan er hier niet nader op in.

3.3 Het lint

lint

Zoals alle Windowsvensters, kan ook het Outlook-venster worden versmald en verbreed (als u niet de maximale venstergrootte heeft gekozen tenminste). En dat heeft invloed op de weergave van het lint. Mocht u het venster smaller ma-

26

Weergave

ken, dan ‘verdwijnen’ er knoppen in het lint. Laten we dat eens bekijken met uw Agenda. ▪▪ Ga naar de Agenda (sneltoets…). ▪▪ Laat het venster van Outlook in Windows maximaal weergeven (klik op de maximaliseerknop in de titelbalk of dubbelklik op de titelbalk zelf). ▪▪ Ga met de cursor langs de knoppen en opties van het lint (van een bepaalde tab, standaard is Start in beeld), en lees de uitlegkadertjes die verschijnen. ▪▪ Verklein het venster nu naar een tussenvorm (via het knopje in de titelbalk) en maak het venster smaller tot er een knop of optie verdwijnt. ▪▪ Maak het venster nog smaller en kijk in welke volgorde de knoppen verdwijnen. U kunt er behoorlijk lang mee doorgaan, totdat uiteindelijk per groep maar één knop overblijft, en daarna zelfs het hele lint verdwijnt. ▪▪ Herstel de uitgangssituatie. Nu zal zo’n smal beeldscherm niet vaak een handige instelling zijn om in te werken, maar het kan wel. Mocht u het lint af en toe even willen laten verdwijnen dan is daar ook nog een andere manier voor. ▪▪ Klik helemaal rechtsonder op het lint op het pijlknopje naar boven: hierdoor wordt het lint geminimaliseerd. Het kan ook met sneltoets [Ctrl]+[F1]. Laat daarmee het lint weer verschijnen. Een geminimaliseerd lint verschijnt zodra u een tab aanklikt, en verdwijnt weer vanzelf als u een bepaalde opdracht heeft gekozen. Als het eenmaal in beeld is, kunt u het ook weer permanent in het vizier houden via de punaise rechtsonder (vastpinnen). Werkbalk Snelle toegang Een andere bekende functie uit de Officeomgeving – sinds versie 2007 – is de werkbalk Snelle toegang. Die werkt in de nieuwste Outlook natuurlijk op dezelfde manier; we hebben er in het vorige hoofdstuk al even aandacht aan besteed. Standaard staan hier twee knoppen: die voor het ophalen en verzenden van alle mail (wat ook kan met behulp van func-

27

snelle toegang

Outlook 2013

tietoets [F9]), en die voor Ongedaan maken ([Ctrl]+[z]). O ja, en natuurlijk het kleine knopje aan de rechterkant om de werkbalk te kunnen aanpassen. Misschien heeft u dat in het vorige hoofdstuk al gebruikt om de knop toe te voegen die de aanraakmodus kan activeren. Mocht u de precieze werking van en met de werkbalk Snelle toegang niet kennen, dan kunt u dat eventueel nog even opzoeken in het eerder dit jaar verschenen Office Kompas of in de vaktools op rendement.nl/pc.

Waan van het verleden Als u een balkje samenstelt met uw belangrijkste en meestgebruikte knoppen (knopje Werkbalk…aanpassen, optie Meer opdrachten), én u plaatst die (via het snelmenu van de balk) onder het lint, én u minimaliseert dat lint ook nog eens, dan zult u zich in deze indeling bijna weer in de allereerste versie van Outlook (97) wanen.

28

4 Agenda Het onderdeel Agenda is erg handig als u Outlook uw ‘personal information manager’ wilt laten zijn. Want wat is nuttiger voor het indelen van uw tijd dan een agenda. Steeds meer gebruikers waarderen in Outlook juist de agenda en andere onderdelen die typisch gericht zijn op timemanagement, meer nog dan de e-mailfaciliteiten die het programma zo populair hebben gemaakt. Tijd dus om die agenda eens grondig te bestuderen. In een agenda legt u (regelmatig terugkerende) afspraken vast en zo houdt u overzicht over uw geplande werkzaamheden. De mogelijkheden van een elektronische agenda zoals die in Outlook, zijn uitgebreider dan van een papieren agenda: afspraken, gebeurtenissen en vergaderingen zijn overzichtelijk gerangschikt, en zijn eenvoudig aan te passen of te verplaatsen. De Outlook Agenda werkt bovendien nauw samen met de onderdelen E-mail, Taken en Contactpersonen. Dat kan allemaal in een situatie met één enkele pc, maar in een netwerk is het nog handiger. Dan kunt u namelijk ook agenda’s van andere gebruikers raadplegen en zelfs inzetten om bijvoorbeeld een vergadertijdstip te bepalen dat iedereen goed uitkomt. Of laat Outlook dat voor u doen.

4.1 Vensterindeling In het vorige hoofdstuk is de vensterindeling al even aan de orde geweest, maar toch nemen we hier nog enkele belangrijke aspecten daarvan met betrekking tot de Agenda met u door. Want dit onderdeel wil hier en daar nog wel eens

29

afspraak gebeurtenis vergadering

netwerk

Outlook 2013

werkweek

afwijken ten opzichte van de andere onderdelen vanwege de vorm van de gegevens die moeten worden weergegeven zoals datums en tijden. ▪▪ Ga naar onderdeel Agenda. ▪▪ Bekijk op tab Beeld de standaardweergaven nog eens en probeer ze – voor zover u dat nog niet gedaan heeft – allemaal even uit. Als er geen items in de agenda staan, zult u hiervan natuurlijk niet veel kunnen zien. Bekijk de weergaven dan later nog eens als u de agenda volop in gebruik heeft. ▪▪ Eindig met de weergave Agenda en laat de Werkweek weergeven. De knop voor dat laatste vindt u zowel op tab Beeld in de groep Rangschikking, als op tab Start (daar heet de groep overigens Schikken).

Om in versie 2007 de werkweek in beeld te laten verschijnen, klikt u boven de agenda een keuzerondje aan. In oudere versies is er een knop voor in de werkbalk.

De vensterindelingen van de Outlook-onderdelen zijn in de opvolgende versies nogal eens gewijzigd. Dat betekent dat deelvensters en panelen die u nu op bepaalde plaatsen in versie 2013 tegenkomt, in oudere versies ergens anders stonden of soms helemaal niet in beeld waren.

Figuur 4.1 De vensterindeling in de Agenda

30

Agenda

Panelen Welke panelen heeft u allemaal ter beschikking in het venster van de Agenda? A Links staat een paneel met daarin de kalender van de huidige maand en meestal ook die van de volgende.

U kunt de weeknummers in de kalender weergeven of verbergen via tab Bestand, Opties, Agenda met een vinkje bij Weeknummers weergeven (...) in de datumnavigator.

B Rechts van de kalenders staat in het middenpaneel de eigenlijke agenda met aan de linkerrand de tijdbalk. Elke regel geeft een uur weer (door een stippellijn in twee halve uren opgedeeld) en u kunt er direct uw afspraken op die tijdstippen intypen. Afspraken met andere tijdstippen (bijvoorbeeld 11 u 48) voert u via het afsprakenvenster in.

U mag een gedetailleerde tijdsverdeling binnen een uur instellen (via het snelmenu van de tijdbalk). Dat neemt wel veel meer plaats in beslag in het agendablok.

C Onder de kalenders staat een deelvenster waarin u aan kunt geven welke kalenders u wilt zien. Als u maar één agenda heeft, is dit paneel natuurlijk niet nodig. D Rechts in het venster staat de Takenbalk. Daarin kunnen de volgende items als inhoud staan: Taken, Personen of een kalender van de huidige maand (die onder een geselecteerde datum uw afspraken toont). Waarom u dat laatste zou willen in deze weergave in onderdeel Agenda, is onduidelijk. Het handigste item om hier te tonen is de takenlijst. Het onderdeel Taken komt verderop in dit themadossier nog uitgebreider aan bod.

31

takenbalk

takenlijst

Outlook 2013

Opties De weergave van de werkweek kan voor elke gebruiker anders zijn. Het zou bijvoorbeeld kunnen dat u maar vier dagen per week werkt. En dan wilt u uw vrije dag niet in de weergave zien. Dat is snel geregeld: ▪▪ Ga naar tab Bestand, Opties, Agenda en bekijk de mogelijkheden.

Vensterpanelen aanpassen Als u de grens van de verschillende vensterpanelen in Outlook aanwijst, verandert de muiswijzer van vorm (het wordt een dubbel streepje met een dubbele pijl) ten teken dat u die grens kunt verslepen. Er bevindt zich bijvoorbeeld een grens tussen de kalender en het blok met de afspraakregels in het agendavenster, en ook een tussen de agenda en de takenlijst. Met de muis kunt u zulke vensterscheidingen verslepen. Naarmate u meer ruimte reserveert voor een paneel, zal daar meer zichtbaar worden, meer maanden bijvoorbeeld. ▪▪ Versleep de paneelgrens van het mappendeelvenster zodat er maanden bijkomen. ▪▪ Herstel de oorspronkelijke situatie ook weer.

venster­ scheiding

▪▪ Stel met de aankruisvakjes in welke dagen van de week tot uw (fictieve) werkweek behoren. Kies bijvoorbeeld voor een werkweek van maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag. ▪▪ Klik op [OK]. Bekijk de werkweek in uw Agenda en zie dat de woensdag nu ontbreekt. ▪▪ Stel via (rang)schikken in dat u de hele week wilt zien. Let op de gewijzigde achtergrond in de agenda van de woensdag. Via Bestand, Opties, Agenda zijn nog veel meer zaken te regelen, zoals het weergeven van een tweede tijdzone, het aanpassen van begin- en eindtijd van de werkdag(en), en

32

Agenda

dergelijke. Neem er gerust even de tijd voor om alle mogelijkheden door te nemen.

Laat een tweede tijdzone weergeven als u of uw organisatie in verre landen contacten heeft. Dat is erg handig bij het plannen van afspraken met hen!

Statusbalk Onderin het venster vindt u de navigatiebalk – die is al besproken in een vorig hoofdstuk – en daaronder nog de statusbalk. De laatste kunt u net als in de meeste andere Officeprogramma’s allerlei informatie, onderdelen en meldingen laten tonen. ▪▪ Klik met de rechtermuisknop op de statusbalk om de mogelijkheden te bekijken. Aan de rechterkant van de statusregel staat zoals gebruikelijk in Office 2013 het Zoomgereedschap. Daarmee is de (standaard)vensterindeling beschreven, maar we zullen hieronder nog nader ingaan op weergaveverschijnselen als dat relevant is. ▪▪ Breng de agenda zo nodig terug in de oorspronkelijke staat.

statusbalk

4.2 Afspraken Waar het allemaal om gaat in de Agenda, is natuurlijk het noteren van afspraken en vergadertijdstippen. ▪▪ Plaats een (gefingeerde) lunchafspraak voor morgen in de agendaregel bij de tijdsaanduiding 13 (klik er één keer en typ er bijvoorbeeld Lunch). ▪▪ Klik dubbel op de afspraak (of druk op [Enter] als die nog is geselecteerd). Het invoer- en wijzigvenster Afspraak verschijnt. De begintijd van deze afspraak is gelijk aan de tijd op de tijdbalk waar u de afspraak bent gaan intypen in de Agenda. De eindtijd is standaard een half uur later.

33

afspraak

Outlook 2013

▪▪ Overschrijf beide tijdstippen met een willekeurig mo-

herinnering

ment in de buurt: bijvoorbeeld 13:02 in plaats van 13 uur en 13:35 in plaats van 13:30 uur. In het afsprakenvenster kunt u diverse zaken rond uw ingevoerde afspraak regelen met behulp van de opties en opdrachten (in het lint). Zo kunt u op tab Afspraak, groep Opties bij Herinnering instellen hoe lang van tevoren u aan uw afspraak wilt worden herinnerd (met een waarschuwing). ▪▪ Stel een herinnering in op een kwartier voor aanvang.

Figuur 4.2 In de agenda weergeven als Bezet

planning

netwerk vergadering

Daarnaast kunt u achter Weergeven als: aangeven hoe een ingeplande afspraak in de agenda moet worden weergegeven: Vrij, Elders werkend, et cetera (zie figuur 4.3). Voor elke tekst is een kleur of patroon gereserveerd, behalve voor Vrij. Die tekst ziet u terug in het Afsprakenvenster via tab Afspraak, groep Weergeven, knop Planning. Naast de afspraak in de agenda verschijnt bovendien een kleurbalkje volgens uw instelling (als de afspraak is opgeslagen tenminste). ▪▪ Stel de gereserveerde lunchtijd in als Voorlopig bezet. ▪▪ Sluit het venster met de knop Opslaan en sluiten. ▪▪ Bekijk de (patroon)kleur in uw planning (zowel in de agendavermelding als in het Afsprakenvenster). ▪▪ Keer terug naar de agenda. Als u een afwijkende tijd voor uw afspraak heeft ingesteld (dus anders dan de tijdsindeling op de tijdbalk) staat die ook in een kadertje dat verschijnt als u de afspraak aanwijst. Zolang u de Agenda voor uzelf gebruikt, heeft de waarde van die weergegeven tijd en uw beschikbaarheid alleen voor u betekenis, maar zodra u – in een netwerksituatie – Outlook een vergadering laat plannen met meer deelnemers, zal

34

Agenda

een vergadering op een tijdstip dat u er niet bent, geweigerd worden (of gesignaleerd, afhankelijk van de instellingen). Extra agenda Als uw vele (werk of privé) afspraken door elkaar dreigen te gaan lopen, is het handig om met meerdere agenda’s te werken. Voeg een extra agenda toe via tab Start, groep Agenda’s beheren. Daar treft u diverse mogelijkheden, bijvoorbeeld aanmaken van een nieuwe lege agenda, of het ophalen van een (gedeelde) agenda uit andere kanalen.

extra agenda

Agenda’s naast elkaar leggen U kunt meerdere agenda’s naast elkaar laten verschijnen: zie hieronder als voorbeeld links de standaardhoofdagenda en rechts een nieuw ingevoegde privéagenda.

Herhalende afspraken Een afspraak die regelmatig, bijvoorbeeld eenmaal per week, per maand of per jaar moet plaatsvinden, kunt u voorzien van een Terugkeerpatroon. Het dialoogvenster daarvoor is te vinden in het venster Afspraak via de knop Terugkeerpatroon in groep Opties op tab Afspraak. ▪▪ Begin een nieuwe afspraak in de Agenda (knop Nieuwe afspraak op tab Start van het lint). Noem het bijvoorbeeld Werklunch (vak Onderwerp).

35

terugkeer­ patroon

Outlook 2013

▪▪ Klik in het venster Afspraak op de knop [Terugkeerpatroon].

▪▪ Klik bij Type terugkeerpatroon achtereenvolgens op elk keuzerondje (dagelijks, wekelijks, maandelijks, jaarlijks) en bekijk welke waarden er dan ingevuld kunnen worden. ▪▪Maak nu bijvoorbeeld een nieuwe (werk)lunchafspraak van 13:00 tot 14:00 buiten de deur (Locatie: Lunchroom, Weergeven als: Niet aanwezig), en regel in het afsprakenvenster dat die éénmaal per week op woensdag plaatsvindt voor de komende drie maanden (dus eindigt na 13 keer), en waarbij u één uur van tevoren een signaal hoort. ▪▪ Sluit het venster en bekijk een paar van de volgende afspraken. In uw agenda zijn afspraken met een terugkeerpatroon gemarkeerd met ronde (terugkerende!) pijltjes. U mag een afspraak uit een reeks terugkerende afspraken ook incidenteel aanpassen of wijzigen ten opzichte van het patroon, waardoor u het terugkeerpatroon voor dat item doorbreekt. Outlook zal u dan vragen of de wijziging voor alleen die afspraak geldt of voor de hele reeks.

herinnering

Reageren op herinneringen Hoe reageert u op de herinneringen die u voor uw afspraken in de Agenda instelt? ▪▪ Maak in de Agenda een afspraak, waarbij u over enkele minuten gewaarschuwd wordt. ▪▪ Wacht de waarschuwing af. Na enige tijd verschijnt een waarschuwingsvenster met daarin een aantal keuzemogelijkheden: ▪▪ Alles verwijderen klik op deze knop als u aan de vermelde afspraken niet meer wilt worden herinnerd (u verwijdert overigens de herinnering, niet de afspraak in de agenda). ▪▪ Verwijderen klik daarop voor de geselecteerde afspraak als u er vervolgens naartoe gaat.

36

Agenda

Uitstellen u kunt dan een aantal minuten opgeven, waarna u weer een signaal krijgt. ▪▪ Slapen de herinnering wordt onderdrukt, maar blijft wel bestaan en komt eventueel later weer opduiken. Dubbelklik op het item in het waarschuwingsvenster als u niet meer weet waar het over gaat, u krijgt dan weer het bijbehorende Afspraakvenster. Aan afspraken wordt u ook herinnerd als u Outlook start: de waarschuwingsvensters voor de items van vandaag verschijnen dan. Als u de agendafunctie optimaal wilt gebruiken, is het handig als Outlook meteen opstart zodra u de computer aanzet. Dit doet u bijvoorbeeld door een snelkoppeling te plaatsen in de map Opstarten van het Startmenu. ▪▪

Overlapping Als er eenmaal afspraken in de agenda zijn opgenomen, kan bij het invoeren van een nieuwe afspraak overlapping ontstaan of een nieuwe afspraak kan aansluiten bij een vorige of een volgende. U kunt ze desondanks invoeren, Outlook zet deze afspraken naast elkaar in de agenda en maakt er in het afsprakenvenster melding van. ▪▪ Zet in de agenda een nieuwe langdurende afspraak die één van uw lunchafspraken (gedeeltelijk) overlapt, bijvoorbeeld een vergadering van 12:00 tot 15:00 uur. ▪▪ Voer ook een afspraak in die begint op het eindtijdstip van een reeds ingevoerde afspraak en één die eindigt op het begintijdstip van een ingevoerde afspraak. ▪▪ Bekijk hoe zulke afspraken in de agenda worden weergegeven. Een langer durende afspraak kunt u invoeren via het afsprakenvenster, maar u kunt ook eerst de tijd in de agenda selecteren (door over de tijdregels te slepen) en vervolgens de afspraak in te typen. Ook achteraf een afspraak van standaard een half uur met behulp van slepen verlengen, is mogelijk. Het naast elkaar plaatsen gebeurt in beide gevallen direct in de agenda.

37

slapen

overlapping

Outlook 2013

Figuur 4.3 Overlappende afspraken

U kunt de begin- en eindtijd wijzigen door te slepen, maar u kunt ook de hele afspraak verslepen naar een ander tijdstip, en in de week- of maandweergave ook naar een andere dag.

4.3 Datumnavigator

datum­ navigator

De kalender is voornamelijk bedoeld om snel het deel van de agenda in beeld te brengen met de datum waarop u een afspraak of een vergadering wilt noteren of wilt bekijken. Daarom wordt de kalender ook wel de Datumnavigator genoemd, want u navigeert zo snel door uw agenda. De wijze waarop uw agendablok is weergegeven, ziet u trouwens ook in de kalender terug. ▪▪ Controleer in de kalender of de datum van vandaag gemarkeerd is met een (donker) blokje, en de eventuele andere dagen in uw weergave met een lichter blokje. ▪▪ Laat nu het agendablok per één dag weergeven (met de knop op tab Start of Beeld). Merk op dat in de kalender alleen die dag is weergegeven met een blokje. ▪▪ Klik op een andere datum dan vandaag in de kalender. Let op de datumaanduiding boven het agendablok en zie in de kalender dat de blokjes zich op twee verschillende datums bevinden. Wanneer u met de muis op het witte vlak vóór de dagnummers van de kalender gaat staan, verandert de muiswijzer in een naar rechts wijzende pijl (zoals bij Word vooraan een regel). Klik dan en u ziet dat tegelijkertijd de weergave in

38

Agenda

het agendablok verandert (hele week). Overschakelen naar andere weergaven van het agendablok kan natuurlijk ook via (rang)schikken. Maar met de kalender kunt u eveneens afwijkende weergaven creëren. ▪▪ Selecteer twee datums naast elkaar in de kalender: in het agendablok staan nu ook die twee dagen. Dat kan trouwens alleen op deze manier. Als u eenmaal een bepaalde weergave voor u heeft en daar staan geen afspraken, geeft Outlook u aan dat er (links of rechts) op andere datums afspraken zijn genoteerd. Met de tabs aan de zijkanten kunt u zo naar die afspraken springen.

Figuur 4.4 Volgende afspraak

▪▪ Laat het agendablok één dag weergeven en selecteer dan een dag waarop geen afspraken staan: zie de tabs verschijnen.

▪▪ Spring via de tabs naar een van uw eerdere of latere afspraken.

Datums waarop u in het agendablok afspraken heeft genoteerd, zijn in de kalender (datumnavigator) vet weergegeven, en dus snel te overzien.

Sneltoetsen Er zijn nog meer manieren om snel te bladeren door uw agenda of bepaalde weergaven te activeren, bijvoorbeeld met sneltoetsen. Deze worden veel gebruikt, maar u moet er wel even induiken als u ze nog niet kent. Ze zijn namelijk minder intuïtief dan Microsoft ons meestal wil doen geloven.

39

sneltoets

Outlook 2013

In Help vindt u een fikse lijst van sneltoetsen die u kunt gebruiken in Outlook. Door de grote hoeveelheid geeft het nog wel eens verwarring over welke sneltoets wat doet en in welk onderdeel. Er zijn namelijk sneltoetsen die overal werken, maar ook die binnen de onderdelen soms heel andere dingen doen dan in andere onderdelen.

Neem de sneltoetsenlijst in Help van Outlook vooral eens door. Maak dan meteen een lijstje voor uzelf van de toetsen die u vaak denkt te gaan gebruiken.

Hieronder treft u een kleine selectie uit de sneltoetsenverzameling voor het onderdeel Agenda aan waarmee u bijzondere dingen kunt doen.

Toetscombinatie

Functie in het onderdeel Agenda *

[Alt]+[cijfer]

Toont 1 t/m 9 dagen in de agenda, 0 geeft 10 dagen weer

[Alt]+[ ] of [ ]

Verplaatst afspraak naar volgende of vorige dag (bij weergeven van meerdere dagen)

[Alt]+[ ] of [ ]

Geeft dezelfde dag in de vorige of volgende week weer

[Alt]+[PgUp] of [PgDn]

Toont de eerste of laatste dag van de maand

[Ctrl]+[g]

Gaat naar een bepaalde datum

[Ctrl]+[ ] of [ ]

Geeft de volgende of vorige dag weer

[Ctrl]+[Alt]+[1]

Geeft één dag weer

[Ctrl]+[Alt]+[2]

Laat alleen de werkweek zien

[Ctrl]+[Alt]+[3] of [Alt]+[-] Toont de volledige week [Ctrl]+[Alt]+[4] of [Alt]+[=] Schakelt over naar maandweergave [Ctrl]+[Alt]+[5]

Geeft de Planningsweergave

[Ctrl](+[Shift])+[,] of [.]

Gaat naar vorige of volgende afspraak

*werkt soms alleen in bepaalde weergaven

40

Agenda

4.4 Netwerken Netwerken wordt een stuk gemakkelijker als u Outlook in een netwerk gebruikt! Samenvoegen van agenda’s, raadplegen van agenda’s van anderen, vergadermomenten kiezen op basis van de agenda’s van de deelnemers; dergelijke zaken zijn allemaal mogelijk met Outlook in een netwerksituatie. Het hangt af van de situatie bij u (in de organisatie) of u van de genoemde faciliteiten gebruik kunt maken in Outlook.

netwerk

Agenda e-mailen Een relatie of contactpersoon die niet via uw netwerk met u verbonden is, kunt u informatie uit uw agenda toesturen in een e-mail (via internet dus). De werkwijze komt erop neer dat u de gewenste informatie uit de agenda als inhoud van uw bericht verzendt. Dit kan naar wens gefilterd, met veel of weinig details, over een bepaalde periode, en dergelijke. De e-mailontvanger hoeft niet over Outlook te beschikken en kan het bericht met uw agendagegevens in zijn eigen mailprogramma lezen.

Uitwisselen Microsoft heeft diverse mogelijkheden om Outlook in een netwerk te gebruiken: het synchroniseren, delen of uitwisselen van Outlook-gegevens zoals afspraken, berichten, contactpersonen of taken kan verlopen via de netwerkfunctionaliteiten van Microsoft Exchange, SharePoint of Windows Server. En dan werkt het prima, al is beheer door de ICTafdeling wel onvermijdelijk. Vooral grotere organisaties kiezen voor Exchange Server. Deze netwerksoftware kan behalve mail uitwisselen ook kalenderprogramma’s met elkaar vergelijken of in overeenstemming brengen. Vooral de mogelijkheden in Outlook

41

synchro­ niseren delen Exchange SharePoint Windows Server

Outlook 2013

planning

om te plannen met meerdere agenda’s van de medewerkers zijn populair, zoals vergaderingen of andere groepsactiviteiten afspreken op tijden dat iedereen ervoor beschikbaar is, eventueel begeleid door uitnodigingen aan de deelnemers. In Exchange Server kunt u via de optie Mijn agenda delen een en ander regelen, en u zult met de agenda’s van de aangesloten Exchange-accounts moeiteloos voor gezamenlijke planning of vergaderverzoeken kunnen zorgen. Niet iedereen is overigens even enthousiast over de oplossingen van Microsoft. Daarnaast is investeren in zulke geavanceerde netwerksoftware voor veel (kleinere) organisaties niet rendabel.

Als alternatief kunt u ook agenda’s delen via internet of online publiceren. Naast Microsoft-opties zijn daar ook andere – soms zelfs gratis – webservices voor.

Er zijn ook wel andere programma’s te vinden die buiten Exchange (of andere Microsoft-software) om een en ander kunnen regelen, maar u moet wel altijd grondig onderzoeken of zo’n tool probleemloos gekoppeld kan worden met Outlook. Sowieso zult u zich in elke oplossing moeten verdiepen.

groeps­ planning

Groepsplanning Als agenda’s worden gedeeld, kunt u via Outlook een groepsplanning maken. Werkwijze: ▪▪ Maak een nieuwe groep aan op tab Start, groep Agenda’s beheren, knop Agendagroepen.

Figuur 4.5 Nieuwe agendagroep maken groep

▪▪ Geef die groep een toepasselijke naam.

42

Agenda

▪▪ Verzamel vervolgens de namen van de betrokken groep personen om de (beschikbaarheid in de) agenda’s te zien.

U kunt ook een bestaande situatie met meerdere agenda’s via de knop Agendagroepen bewaren als nieuwe agendagroep.

Om de beschikbaarheid van de diverse personen handig te kunnen overzien, beschikt Outlook 2013 over een speciale weergave: de Planningsweergave (tab Start, groep Schikken). Met kleuraanduidingen op een tijdsbalk is te zien wanneer een groepslid afspraken heeft en of hij deze afspraken heeft gemarkeerd als Bezet, Voorlopig of Niet aanwezig. Op grond van deze gegevens kunt u bepalen of een groepslid wel of niet aanwezig is. Ook kunt u zo vaststellen welk moment voor alle groepsleden het meest geschikt is om met elkaar iets te af te spreken. Vervolgens kunt u vanuit uw groepsplanning een e-mailbericht verzenden naar de groepsleden of direct een vergadering beleggen. Vergadering plannen Door het delen van agenda’s is het gemakkelijker een vergadering of andersoortige meeting te plannen met personen waarvan u weet wanneer ze beschikbaar zijn. Outlook kan u helpen bij het plannen van een vergadering door te zoeken naar een geschikt moment voor alle deelnemers. Ook kan het een locatie vastleggen, eventuele hulpmiddelen inschakelen en de deelnemers van een en ander in kennis stellen. En bij acceptatie van een vergaderverzoek komt de afspraak voor de vergadering direct in de Agenda te staan van iedere deelnemer. Werkwijze: ▪▪ Haal de namen van de deelnemers op uit uw adresboek. Zelf een persoon toevoegen door het e-mailadres in te typen mag ook. ▪▪ Gebruik de planningsassistent om het moment van vergaderen af te stemmen op de agenda van de deelnemers.

43

vergadering

vergader­ verzoek

Outlook 2013

plannings­ opties

▪▪ Stel eventueel aanvullende planningsopties in (zie kader) en nodig vervolgens de betrokkenen uit via een vergaderverzoek.

Planningsopties Er zijn nog diverse opties in te stellen voor de planning, bijvoorbeeld of u reacties terug wilt krijgen van de genodigden, en of u voorstellen wilt krijgen om het tijdstip te wijzigen. Relevante extra informatie rond de vergadering zoals de notulen van de vorige keer, kunt u nog kwijt in een tekstvak, of u voegt deze toe als een bijlage.

stemknoppen

Iedere genodigde ontvangt van u als organisator van de vergadering een e-mailbericht, en kan daarop reageren met antwoordopties (stemknoppen) als Accepteren, Voorlopig bezet, Weigeren of Nieuw tijdstip voorstellen. Op deze manier kunt u in een venster controleren hoe iedereen op het vergaderverzoek heeft gereageerd.

Mocht u een geplande vergadering verplaatsen of annuleren, dan levert Outlook u daarover een bericht aan dat u meteen naar de deelnemers kunt verzenden.

44

5 Contactpersonen Ze zijn al een paar keer ter sprake gekomen in het voorgaande: de contactpersonen. Die zijn erg belangrijk in een programma voor de organisatie van uw werkzaamheden. Dus heeft Outlook er een aparte categorie voor ingericht. Het onderdeel is een soort kaartenbak op alfabet, waarin u heel veel gegevens over personen kunt vastleggen. Het is heel gebruikelijk om relaties te organiseren op (elektronische) kaartjes waarop naam, adres, woonplaats, telefoonnummers, bedrijfsnaam, en dergelijke, worden vastgelegd. En om de namen van de relaties snel terug te kunnen vinden, is het handig om een alfabetische volgorde te gebruiken, die door een computer natuurlijk snel kan worden uitgerekend en bijgehouden. Dat is de achterliggende gedachte van een database, wat Outlook-onderdeel Contactpersonen in feite ook is.

database

5.1 Database Zo’n kaartje in een database noemt men ook wel een record. Elk record – in uw adresboek het kaartje van één contactpersoon dus – bevat een aantal velden zoals achternaam, titel, straatnaam, huisnummer, enzovoorts. Het is nodig dat één van de velden uniek is voor een record om het van alle andere te kunnen onderscheiden. Outlook regelt dat zelf via de toekenning (buiten uw beeld) van een uniek ID-nummer. Om gegevens over uw contactpersonen bij te houden heeft u in Outlook de beschikking over een heleboel standaardvelden, tot de verjaardag van de relatie aan toe. Meer gegevens

45

record veld uniek veld

Outlook 2013

selectie volgorde

invoeren is geen probleem, want u kunt altijd velden bijmaken (dat komt verderop aan de orde). Een van die velden bevat het e-mailadres van de contactpersoon, en dat adres kunt u direct ophalen als u een nieuwe mail maakt voor deze relatie. Of andersom: als u deze persoon heeft geselecteerd in uw adresboek kunt u direct een e-mail sturen of – afhankelijk van uw situatie – telefonisch contact maken. Daarnaast kunt u elk veld gebruiken voor een selectie of om een volgorde te bepalen in de contactpersonen. Zo’n selectie kunt u bewaren en weer oproepen. In een netwerk kan iedere gebruiker over zijn eigen selectie contactpersonen beschikken: bijvoorbeeld verkopers of klanten per regio. Welke velden u precies ter beschikking heeft om de gegevens van uw contactpersonen op te slaan: daarop komen we verderop terug.

5.2 Weergave

weergave

personenkaart mensenkaart

Ook in het onderdeel Contactpersonen speelt de manier waarop u naar de gegevens kijkt, een belangrijke rol. ▪▪ Bekijk nog even enkele weergaven zoals Visitekaartje of Telefoon. U vindt de opties in de groep Huidige weergave op tab Start (of tab Beeld, maar dan moet u de weergave kiezen via de knop Weergave wijzigen). Eindig met de weergave Personen. In deze weergave treft u de Personenkaart aan, door Microsoft hier en daar ook wel Mensenkaart genoemd. Het is een nieuw item in Outlook 2013, en als het in het rechterpaneel van het venster staat (in te stellen via tab Beeld, Indeling), krijgt u het meest complete en gedetailleerde overzicht.

Figuur 5.1 Personen- of Mensenkaart

46

Contactpersonen

Door contactpersonen te koppelen – zie de link aan de rechterkant in figuur 5.1 – kunnen de persoonsgegevens van meerdere contacten in de personenkaart verschijnen. Dat kan overigens de overzichtelijkheid op de kaart aardig parten spelen, omdat niet altijd even duidelijk is welke gegevens nu precies bij welke persoon horen. En dat wordt nog erger als niet bij alle ingevoerde personen dezelfde detailgegevens beschikbaar zijn.

koppelen

Nogal verwarrend is het wanneer u een contactpersoon in de lijst selecteert, en in beeld verschijnt de persoon waaraan hij is gekoppeld. Blijf dus alert.

5.3 Adreslijsten Het adresboek kan gevuld of opgebouwd zijn uit meerdere lijsten van contacten. Ze kunnen eventueel afkomstig zijn uit verschillende bronnen of gegevensverzamelingen, waarbij u kunt denken aan: ▪▪ Een algemene adressenlijst, gemaakt en beheerd door de ICT-afdeling of netwerkbeheerder in uw organisatie. Deze bevat bijvoorbeeld de e-mailadressen van alle gebruikers in het bedrijfsnetwerk. ▪▪ Elk willekeurig database- of tabelbestand met gegevens van personen. Deze gegevens zullen eventueel moeten worden geïmporteerd, en in sommige gevallen ook worden geconverteerd naar bruikbare formaten. ▪▪ Een Outlook-adresboek: Outlook kan dit automatisch maken op basis van de items in de map Contactpersonen waarvoor het e-mailadres is ingevuld. ▪▪ Contacten uit uw accounts bij sociale netwerken kunt u relatief eenvoudig toevoegen aan het onderdeel Contactpersonen. Via tab Bestand, Info, Accountinstellingen legt u verbinding met uw online sociale netwerken zoals Facebook of LinkedIn, maar ook met SharePoint of nog andere.

47

adressenlijst

database importeren converteren

sociale ­netwerken

SharePoint

Outlook 2013

Figuur 5.2 Koppelen met sociale netwerken

Standaard worden uit de social networks toegevoegde contactpersonen niet bijgewerkt, maar dat kunt u via de Accountinstellingen wel regelen.

Contacten toevoegen U kunt op verschillende manieren leden toevoegen aan het Outlook-adresboek: ▪▪ via het ophalen uit bestaande lijsten zoals hierboven beschreven; ▪▪ met behulp van de optie Nieuwe contactpersoon (beschikbaar als zelfstandige knop, maar ook als optie in de keuzelijst van knop Nieuwe items in de groep Nieuw van tab Start); ▪▪ via de optie Toevoegen aan Outlook-contactpersonen in het contextmenu dat verschijnt als u een persoon met emailadres in een binnengekomen bericht met de rechtermuisknop aanklikt. Nieuw contact De procedure om handmatig een nieuwe contactpersoon in te voeren, is eenvoudig en redelijk intuïtief.

48

Contactpersonen

Structuur in de contacten U kunt contactpersonen ook in submappen onderbrengen, bijvoorbeeld om uw contacten bij (verschillende) klanten van elkaar gescheiden te houden, om afnemers, leveranciers of privépersonen in aparte mappen bij te houden, et cetera.

U kiest daarvoor op tab Start de knop [Nieuwe contactpersoon] (of omslachtiger: de optie uit de keuzelijst onder Nieuwe items), en het venster (Naamloos) Contactpersoon verschijnt. Op de tab Contactpersonen van dit venster treft u weer een heel andere groep met weergaven aan.

Figuur 5.3 De groep Weergaven

De volgende weergaven zijn er voor u beschikbaar: ▪▪ Algemeen Deze weergave is bedoeld om de basisgegevens van elke contactpersoon in te voeren. ▪▪ Details Voor de invoer van extra informatie zoals over de organisatie waar de contactpersoon werkt, over zijn mana-

49

Outlook 2013

certificaat

gers of collega’s, en dergelijke, maar ook de geboortedatum, de naam van de partner, et cetera. ▪▪ Certificaten In deze weergave kunt u elektronische identificatiebestanden (certificaten) instellen of importeren die horen bij of verband houden met de contactpersoon. ▪▪ Alle velden Hier treft u alles aan wat er aan velden maar in te vullen valt. Maar dit is een nogal gebruiksonvriendelijke weergave, want u krijgt naar aanleiding van uw keuze in het veldselectievak bovenin alles gepresenteerd in kale tabellen. In eerste instantie ziet u de weergave Algemeen waar de standaardgegevens van uw contacten staan. ▪▪ Kies nu even voor het weergeven van Details. Merk op dat naast bijvoorbeeld de naam van de manager, assistent of partner ook plaats is voor de bijnaam van een contactpersoon.

Een contactpersoon kan in het kader van privacywet- of regelgeving een uitdraai van zijn gegevens eisen. Houd daar rekening mee als (en of) u een bijnaam invult!

▪▪ Bekijk ook even de mogelijkheden en inhoud in de andere twee niet-algemene weergaven.

▪▪ Keer uiteindelijk terug naar de standaardweergave Alge-

volledige naam

meen. Verreweg de handigste manier om een nieuwe contactpersoon toe te voegen, is via de knop [Volledige naam]. U krijgt dan een apart invul- c.q. controlevenster voor de naamgegevens. ▪▪ Voer via [Volledige naam] een (fictieve) naam in. Kijk even naar onderstaande opmerkingen over dit invulvenstertje. ▪▪ Gebruik voor tussenvoegsels (in versie 2010 heette dat veld ook zo) als ‘van’, ‘van de’, ‘van der’, ‘de’, ‘’t’, enzovoorts, het veld Midden (dat eigenlijk van de Amerikaanse

50

Contactpersonen

Middle Name is overgebleven). Zo komt bij alfabetische volgorde een Contact met de naam Van Dijk terecht bij de D en niet bij de V. ▪▪ De labels ‘eerste’ en ‘laatste’ zijn rommelige vertaalrestjes van First en Last Name. In de vorige Outlook droegen die gewoon als veldnaam Voornaam en Achternaam. ▪▪ De vakjes Titel en Achtervoegsel zijn keuzelijsten met invoervak. U kunt dus behalve een optie kiezen, ook eigen invoer typen die niet in de lijst voorkomt (zoals ‘Jhr. Ir.’ of ‘Prof. dr.’ vooraan, of ‘PhD’ achter de naam). Voer liever niet ‘De heer’ en ‘Mevrouw’ als titels in, maar gebruik daarvoor het veld Geslacht.

Figuur 5.4 Volledige naam van de contactpersoon

▪▪ Klik na het invullen van de benodigde velden van de naam op [OK]. Niet alleen verschijnt nu de volledige naam aan elkaar geplakt in het naamvakje bovenaan, maar uit de ingevulde gegevens leidt Outlook ook de naam af waaronder dit contact wordt opgeslagen (zie de figuur hierboven).

Bent u niet tevreden met wat Outlook als opslagnaam bedacht, dan kunt u via de keuzepijl achter het vak Opslaan als: een andere optie kiezen. Of u typt zelf een naam.

Het meest voor de hand ligt een opslagnaam in de vorm Achternaam, Voorletters, Tussenvoegsel (Vries, J.Th. de). Outlook zal meestal automatisch de ingevoerde Volledige

51

opslagnaam

Outlook 2013

naam (Angelina de la Porta) afbreken ná het laatste woord met een kleine letter (Porta, Angelina de la). Bij jonkheer G. Schoon den Bezemer gaat dat niet goed (Bezemer, Jhr. G. Schoon den)! U moet dan in het veld Opslaan als zelf intypen hoe u het wilt hebben.

Figuur 5.5 Meer keuzen als opslagnaam

Er verschijnen meer vormen onder Opslaan als – bijvoorbeeld bedrijfsnaam + (achternaam + voorletters) – als u het vakje achter Bedrijf heeft ingevuld.

In de rubrieken Internet, Telefoonnummers en Adressen kunt u nu de verdere gegevens van de contactpersoon invoeren. Bij de meeste velden staat achter het label een keuzepijl waarmee verschillende varianten van datzelfde gegeven kunnen worden ingevoerd: zo kunt u bij Adressen onderscheid maken tussen het zakelijk en het privé-adres, voor e-mail heeft u drie velden, en kijk voor de aardigheid eens hoeveel velden er voor telefoonnummers bestaan.

Als u de rubriek Adressen niet (volledig) ziet, verklein dan onderaan het paneel Personen door de bovengrens te verslepen, of door het dicht te vouwen (knopje rechts).

▪▪ Vul de benodigde gegevens voor deze contactpersoon in. Zie de gegevens ook verschijnen in het visitekaartje rechtsboven. ▪▪ Sluit het invoervenster met de knop [Opslaan en sluiten]. Uw contactpersoon is nu ingevoerd.

52

Contactpersonen

▪▪ Voer nog een contactpersoon in met twee adressen: huisadres en werkadres.

▪▪ Sla de gegevens op ([Opslaan en sluiten]) en kijk welk adres (huis- of werkadres) in het adreskaartje wordt weergegeven (Weergave wisselen).

Welke van de twee adressen wordt weergegeven, stelt u in met een vinkje onder het adres bij ‘Dit adres gebruiken in adressenlijst’.

Contacten muteren Om de gegevens van een bestaande contactpersoon te wijzigen (muteren), kunt u meteen in het hoofdvenster van onderdeel Contactpersonen op de persoon in kwestie dubbelklikken. Meestal komt u dan uit in hetzelfde contactpersoneninvulvenster als wanneer u een nieuwe persoon invoert.

muteren

Als u in weergave Personen op een item dubbelklikt, krijgt u een invulvenster dat beter geschikt lijkt voor gebruik op mobiele apparaten met touchscreens.

5.4 Visitekaartjes Maar alle goede bedoelingen van Microsoft ten spijt met de verbeteringen voor aanraakschermen, kunt u ook nog altijd naar uw contactpersonen kijken met behulp van de in eerdere Outlook-versies populaire standaardweergave Visitekaartje. De gegevens van een contactpersoon verschijnen dan in een vorm die vergelijkbaar is met het papieren visitekaartje.

Figuur 5.6 Weergave als elektronisch visitekaartje

53

aanraakscherm

visitekaartje

Outlook 2013

handtekening

Zo’n elektronisch visitekaartje kunt u ook inzetten om uw eigen persoonlijke gegevens te verzenden aan relaties. Dan is het natuurlijk wel belangrijk dat uw visitekaartje de juiste informatie bevat, en er goed en professioneel uitziet. Dat eigen visitekaartje kunt u dan vervolgens als onderdeel van een handtekening of als bijlage aan een e-mailbericht toevoegen. De ontvanger van uw bericht kan het bijgevoegde visitekaartje gebruiken om uw gegevens direct toe te voegen aan zijn map Contactpersonen.

5.5 Categorieën

categorie groeperen

Om overzicht te houden op uw contactpersonen, kan het handig zijn om deze te voorzien van een categorie. Hierdoor kunnen ze in bepaalde weergaven gegroepeerd volgens die categorieën in een lijst terechtkomen. Deze manier van weergeven met categorieën is trouwens bij elk onderdeel van Outlook mogelijk.

De mogelijkheden van categorieën wijken in oudere versies enigszins af. Wilt u het hulpmiddel in een voorganger gebruiken, zoek dan een en ander op in Help.

De werkwijze en opties met betrekking tot categorieën in Outlook 2013 zijn als volgt: ▪▪ Roep de gegevens van één van de contactpersonen op vanuit de weergave Visitekaartje (bijvoorbeeld door dubbel te klikken). ▪▪ Klik op de knop Categoriseren in het lint (tab Contactpersoon, groep Labels). ▪▪ Kies de optie Alle categorieën. In het venster Kleurcategorieën dat nu verschijnt, kunt u met een vinkje aangeven dat u de geselecteerde contactpersoon met een kleurtje wilt weergeven. Dat had ook direct in het submenu van de knop gekund natuurlijk, maar veel handiger is het om die de eerste keer dat

54

Contactpersonen

u een kleurcategorie toewijst van een inzichtelijke naam te voorzien. ▪▪ Selecteer de groene categorie en klik op de knop Naam wijzigen: verander de naam in ‘Belangrijke relatie’. ▪▪ Wijs ook een sneltoets voor toekenning van deze categorie toe, bijvoorbeeld [Ctrl]+[F12]. ▪▪ Vink de optie aan en sluit het venster met [OK]. De geselecteerde contactpersoon krijgt nu boven in het venster een vermelding als Belangrijke relatie (in een groene balk). ▪▪ Sluit het venster Contactpersoon (via de optie Opslaan en sluiten). ▪▪ Kies een andere contactpersoon en geef die via de knop Categoriseren (open hiervoor het venster Contactpersoon) direct via het submenu de status van Belangrijke relatie. ▪▪ Selecteer nog een of meer visitekaartjes van contactpersonen en geef die via de sneltoets dezelfde status. Dit kan overigens ook met de opties in het snelmenu via de rechtermuisknop. Hiervoor is het dus niet eens nodig het venster Contactpersoon te openen. Maar het is wel handig, want bij toewijzing van de categorie in het venster met de Visitekaartjes ziet u niet meteen dat de categorie van toepassing is geworden.

Verwijderen van een toegewezen categorie (of meerdere) gaat ook via Categoriseren: Alle categorieën wissen. De categorieën zelf worden dan niet verwijderd.

Met behulp van de categorieën kunt u in uw lijsten onderscheid maken in uw contactpersonen (groeperen). ▪▪ Schakel over naar de weergave Lijst (via Huidige weergave). ▪▪ Kies in groep Rangschikking op tab Beeld een groepering op Categorie.

55

Outlook 2013

Figuur 5.7 Groeperen op Categorie

In de nu gepresenteerde lijstweergave staan twee categorieën: (geen) en Belangrijke relatie. Door op de pijlkop-knopjes ervoor te klikken worden de bij de rubriek behorende contactpersonen in beeld gebracht of verborgen. ▪▪ Open de categorie Belangrijke relatie (mocht die gesloten zijn) en controleer de perso(o)n(en) met deze status. ▪▪ Verberg de personen zonder status (zie figuur hierboven).

5.6 Zoeken

zoeken

In een groot contactpersonenbestand kunt u in de weergave Visitekaartje versneld zoeken door de knoppen met letter(groepje)s te gebruiken die ernaast staan. Het lijkt verdacht veel op sommige oude telefoonklappers. Als u de knoppen gebruikt, wordt de eerste persoon opgezocht waarvan de volledige naam met de gekozen letter begint.

Mocht er geen persoon bestaan waarvan de naam begint met de door u gekozen letter, dan wordt de dichtstbij gelegen (bij voorkeur volgende) geselecteerd.

▪▪ Ga naar de weergave Visitekaartje. ▪▪ Klik op een aantal letterknoppen en zie hoe de gekleurde balk van de geselecteerde contactpersoon wordt verplaatst.

56

Contactpersonen

U zult in het laatste hoofdstuk van dit themadossier zien dat u ook met andere middelen naar gegevens kunt zoeken in de diverse onderdelen.

5.7 Verwijderen Natuurlijk kunt u ook contactpersonen verwijderen als dat nodig is. En het aardige is, dat Outlook uw verwijderde items nog even bewaart, zodat u ze toch nog terug kunt halen als u zich bedenkt. ▪▪ Wijs een van de contactpersonen aan (eerste regel is dan sterker gekleurd) en druk op de toets [Del] van het toetsenbord, of klik op de verwijderknop in het lint. ▪▪ Kijk bij het onderdeel E-mail in de map Verwijderde items (Mappenvenster) en haal de verloren zoon (of dochter) terug (rechtermuisknop: snelmenu Verplaatsen, Contactpersonen).

Als u de map Verwijderde items écht leegmaakt (bijvoorbeeld via het snelmenu met de rechtermuisknop), zijn uw gegevens ook écht weg.

5.8 Distributielijsten Zodra u eenmaal beschikt over een (uitgebreide) gegevensverzameling van contactpersonen (adresboek), zult u uw geadresseerden snel kunnen kiezen bij het versturen van uw mails, vergader- of taakverzoeken, en dergelijke. Het zal ook wel regelmatig voorkomen dat u een bericht wilt verzenden naar een bepaalde groep personen. Als dat regelmatig dezelfde groep is, hoeft u de personen niet steeds één voor één in uw adresboek op te zoeken en toe te voegen, maar maakt u een distributielijst (groep) met een toepasselijke naam. Door in het geadresseerdenvak [Aan…] van een bericht zo’n groep te selecteren, verzendt u het bericht in één keer aan elke persoon die in de distributielijst is opgenomen.

57

groep

Outlook 2013

U kunt zoveel lijsten maken als u wilt: voor uw organisatie of afdeling, voor uw zakenrelaties of voor uw familie, vrienden en kennissen, zelfs voor uw hobbyclub.

Dezelfde contactpersoon kan van meerdere groepen deel uitmaken.

Uitvouwen is ‘onomkeerbaar’ Zodra de naam van een distributielijst als geadresseerde in het vak achter [Aan…] van een e-mailbericht verschijnt, krijgt het ervoor een plusteken (+). Aanklikken van dat symbooltje vouwt de lijst uit en dan ziet u alle leden in een groep opgesomd. Dat is handig als u een of enkele van de leden wilt uitsluiten bij het verzenden van het bericht. Maar pas op: na openklikken kunt u de lijst niet meer samenvouwen (wel eventueel opnieuw als lijst invoeren).

uitvouwen

samenvouwen

Een distributielijst wordt in Outlook bewaard als één item in de map Contactpersonen. Daar kunt u de lijst openen en bewerken om eventueel (meerdere) namen toe te voegen of te verwijderen. En als u de distributielijst zelf kwijt wilt, verwijdert u het item uit de map Contactpersonen.

5.9 Beheer Het beheer van contactpersonen is een belangrijk onderdeel van uw (dagelijkse) organisatie van werkzaamheden. Voor u het weet is een e-mailadres alweer veranderd! Maak er een regelmatig terugkerende taak van (wekelijks) in uw takenlijstje om alle gegevens bij te werken en de mappen op te schonen.

58

Contactpersonen

Velden Bij het beheer van uw contactendatabase kan ook horen: welke gegevens legt u allemaal vast over uw relaties? Welke velden u ter beschikking heeft om gegevens bij te houden van elke relatie, vindt u als volgt: ▪▪ Zorg dat u zich in onderdeel Contactpersonen bevindt, en dat de weergave Lijst is. ▪▪ Klik op tab Beeld, in groep Rangschikking op de knop Kolommen toevoegen. Een venster als hieronder verschijnt.

Figuur 5.8 Kolommen weergeven

▪▪ Zoek in de keuzelijst Beschikbare kolommen selecteren uit: (bovenin het venster) naar Veelgebruikte velden (is meestal standaard) en kijk in het vensterpaneel eronder (Beschikbare kolommen), welke velden bij deze groep behoren. ▪▪ Zoek vervolgens de selectiecategorie Alle contactpersoonvelden en kijk weer. ▪▪ Bekijk zo nog enkele groepen. ▪▪ Kijk in het rechtervensterpaneel Kolommen weergeven in deze volgorde. In deze categorie ziet u de velden die u meteen kunt gebruiken – en die trouwens nu al door Outlook zelf gebruikt worden – om de gegevens van uw contactpersonen vast te leggen.

59

Outlook 2013

▪▪ Sluit de vensters weer door twee keer op [Annuleren] te klikken.

Merk op dat u met de knop [Nieuwe kolom] in het midden ook zelf velden kunt definiëren, bijvoorbeeld om gegevens bij te houden waarvoor Outlook geen veld heeft.

Contacteren Alle personen waarvoor u een telefoonnummer of e-mailadres invoert in het onderdeel Contactpersonen, kunt u door Outlook laten contacteren. Daarom is het van belang in ieder geval dergelijke velden op te nemen voor elke contactpersoon.

contacteren

vergadering

Exchange Server

Met alle contactpersonen die een e-mailadres hebben, kunt u vergaderingen afspreken. Als alle (potentiële) deelnemers hun agenda consequent invullen, kan Outlook zelfs automatisch het eerste tijdstip bepalen, waarop alle genodigden beschikbaar zijn. Dat vereist wel gemeenschappelijke software binnen het netwerk, zoals Microsoft Exchange Server. O ja, én discipline bij uw collega’s.

60

6 Communicatie Outlook is vooral bekend om de uitgebreide e-mailmogelijkheden. Toch kunt u met het programma (nog altijd) ook op andere manieren communiceren met de buitenwereld. Denk aan bellen of faxen, al wordt dat laatste wel steeds vaker vervangen door mails met pdf’s als bijvoegsel. In dit hoofdstuk komen al die communicatiekanalen voorbij. Een dag zonder e-mail: u kunt zich dat waarschijnlijk niet meer voorstellen. En een leven zonder (vaste of mobiele) telefoon is ook bijna niet meer denkbaar. Alleen dagen zonder fax zijn steeds vaker realiteit. Outlook kan u helpen om alle communicatie zo prettig mogelijk te laten verlopen!

6.1 Bellen Outlook kan een contactpersoon voor u bellen als u over het telefoonnummer beschikt, en als u daarvoor voorzieningen beschikbaar heeft in uw organisatie. In een stand-alonesituatie kunt u een en ander bijvoorbeeld realiseren met een modem – verbonden met uw systeem, eventueel als insteekkaart – waarop een telefoonlijn is aangesloten. Maar u kunt in sommige gevallen ook andere mogelijkheden toepassen, bijvoorbeeld via VoIP (Voice over Internet Protocol) dat in veel organisaties als protocol wordt gebruikt voor de telefooncentrale. Er zijn ook speciale VoIP-toestellen die – eenmaal gekoppeld met een pc – de telefoonnummers die u in een venster kiest, direct bellen. Welke mogelijkheden voor u beschikbaar zijn, kunt u het beste overleggen met uw telecomprovider.

61

bellen

modem

VoIP

Outlook 2013

Of u de mogelijkheden die hieronder worden geschetst, ook daadwerkelijk kunt gebruiken of testen, hangt af van de situatie in uw organisatie. ▪▪ Ga naar Contactpersonen en klik er met de rechtermuisknop op een persoon die u wit bellen (daarvan moet dus wel een telefoonnummer zijn ingevoerd – doe dat eventueel alsnog). ▪▪ Kies in het snelmenu Bellen en vervolgens het nummer (of een van de nummers, als u er meerdere heeft verzameld) van de contactpersoon.

U kunt een nieuwe telefonische oproep starten in het snelmenu (onderste optie) om een nummer te bellen van iemand die niet tot uw Contactpersonen behoort.

Figuur 6.1 Direct telefoonnummer bellen

Het bovenstaande venster verschijnt. Mocht de contactpersoon in kwestie over meerdere telefoonnummers beschikken, dan kunt u ook hier nog een ander nummer kiezen. ▪▪ Klik op [Nummer kiezen]. Mocht u over een fysiek toestel beschikken – veel gebruikers werken liever met een headset of met microfoon en speakers – neem dan de hoorn van de haak! Tot slot nog twee opmerkingen over het bellen vanuit Outlook via Nieuw nummer kiezen. ▪▪ Achter de knop [Kieseigenschappen] vindt u de instellingen die bij het in gebruik nemen van het modem, de communicatieapparatuur of de software zijn ingevoerd. Meestal zijn dat speciale instellingen in de Windowsomgeving die door uw (externe) systeembeheerder of tele-

62

Communicatie

commer zijn geregeld. Zoals wanneer voor een buitenlijn eerst een 0 of 93 moet worden getoetst (is bij sommige telefooncentrales het geval). ▪▪ Onder de knop [Kiesopties] heeft u de beschikking over een aantal ‘geheugenplaatsen’ voor versneld nummer kiezen. De items voor deze lijst moet u wel zelf invoeren. U kunt hier niet verwijzen naar Contactpersonen of deze importeren vanuit een ander bestand. De mogelijkheden om vanuit Outlook naar buiten te bellen, zijn dus in allerlei opzichten afhankelijk van uw situatie en de manier waarop de opties zijn ingesteld in Windows. We gaan er hier niet nader op in.

6.2 Faxen Zoals aan het begin van dit hoofdstuk al even aangegeven: het faxen met behulp van een apart apparaat en via een telefoonlijn begint langzamerhand te verdwijnen van de werkvloer. Het is ook tamelijk onzinnig om een document eerst te printen om het vervolgens met behulp van een faxapparaat te versturen, en het dan in de papierversnipperaar te stoppen. Het is dus niet zo vreemd dat Microsoft vanaf versie Office 2010 de Fax-optie uit Outlook heeft verwijderd en die heeft vervangen door internetfaxen. Wat hierboven voor bellen geldt, is min of meer ook van toepassing op faxen via de computer. Voor succesvol faxverkeer zijn in bepaalde situaties speciale vereisten of specifieke instellingen nodig – bijvoorbeeld in het onderdeel Windows Faxen en scannen in uw besturingssysteem – en soms zelfs een (betaald) abonnement bij een faxservice. Zulke diensten of programma’s handelen faxen af alsof ze e-mails zijn (zie kader op de volgende pagina). Mocht u nog vaak of veel gebruikmaken van faxen, verdiep u dan in de digitale mogelijkheden – er is genoeg informatie te vinden op internet – en hoe u dat binnen Outlook, of liever nog: binnen Office 2013 allemaal aan de praat krijgt. Want het faxapparaat heeft waarschijnlijk zijn langste tijd wel gehad.

63

fax

Outlook 2013

Faxen vanuit de pc Om een fax op te stellen met en te verzenden vanuit Outlook, dient u te beschikken over een internetfaxservice. Tegenwoordig beveelt Microsoft daarvoor eFax.com (Venali) aan, dat zowel via Outlook als via Windows Faxen en scannen te gebruiken is. Een nieuwe fax kunt u in Outlook 2013 starten via Nieuwe items, Meer items, Internetfax (of de handige sneltoets die u in onderstaande figuur kunt zien in het uitlegkadertje).

faxservice

internetfax

Een faxservice kan ook als virtuele printer in Windows zijn geïnstalleerd en is dan vanuit elk programma aan te roepen.

6.3 Mailen

netwerk intranet

Outlook dankt zijn bekendheid en populariteit voor een groot deel aan de vele faciliteiten voor e-mail. Elektronisch postverkeer kan plaatsvinden over een intern netwerk (intranet) waarbij de deelnemers zijn opgenomen in het onderdeel Contactpersonen, maar ook rechtstreeks via internet naar andere gebruikers. Die kunnen natuurlijk ook in Contactpersonen zijn opgenomen. De berichten die binnenkomen, vindt u in Postvak IN. De mails die u verstuurt, worden verzameld in Postvak UIT

64

Communicatie

als ze nog niet zijn verzonden. Op het moment dat ze wel zijn verstuurd, komen ze terecht in de map Verzonden Items. In veel organisaties is op de achtergrond een netwerkserver opgesteld speciaal om digitaal berichtenverkeer af te handelen. Hierop draait dan vaak als software Microsoft Exchange Server. Dat programma heeft de functie om verschillende soorten berichten langs één kanaal te laten verlopen, en Outlook voegt daar beheermogelijkheden aan toe door de combinatie te regelen, bijvoorbeeld tussen de Contactpersonen en de Agenda (vergaderingen). In een stand-alonesituatie vindt de berichtenafhandeling meestal plaats aan de kant van de provider. Dan heeft u bepaalde toegangsgegevens nodig om uw post te kunnen ophalen en versturen.

vergadering

Nieuw bericht Om een e-mailbericht op te stellen, heeft u een invoervenster beschikbaar dat u ongetwijfeld al vaak heeft gezien. We nemen nog even kort enkele mogelijkheden met u door aan de hand van (vinger)oefeningen. ▪▪ Ga naar onderdeel E-mail. ▪▪ Open nu even de map Postvak UIT zodat u ziet waar het bericht straks ‘blijft’ als u het gaat versturen. ▪▪ Begin een Nieuwe e-mail via de meest linkse knop op tab Start van het lint. Het maakt overigens niet uit of u wel of niet in Postvak UIT staat, want ook in de andere mappen van het onderdeel E-mail verschijnt er standaard een nieuw bericht als u op die knop klikt.

U kunt direct vanuit Windows een nieuwe mail beginnen via de jump list van Outlook: klik met de rechtermuisknop op het (vastgepinde) pictogram op de taakbalk.

U kunt natuurlijk een e-mailadres zelf intypen, maar handiger is – zeker met een touchscreen – de knop [Aan…] te

65

touchscreen

Outlook 2013

CC

BCC

berichtopties

urgentie

opvolgen

gebruiken, al was het maar om geen typefouten in het adres te maken. ▪▪ Klik op de knop [Aan...]. U kunt nu de naam selecteren aan wie u de e-mail wilt versturen. Via zoeken of door alvast een paar letters te typen, komt u snel bij de gewenste persoon. U mag ook meerdere geadresseerden selecteren in het venster Namen selecteren. Die moet u van elkaar scheiden door een puntkomma, wat Outlook zelf voor u regelt als u ze selecteert uit de lijst. In hetzelfde venster kunt u meteen ook personen toevoegen in het vak CC (Carbon Copy): oftewel de personen die een kopie van uw mail moeten ontvangen. Deze personen zijn bij alle ontvanger(s) van het bericht ook zichtbaar. Als u dat niet wilt, kunt u gebruikmaken van BCC (Blind Carbon Copy), waardoor voor de ontvanger(s) niet zichtbaar is wie een kopie heeft gekregen. ▪▪ Vul de velden verder naar keuze in. Voor deze oefening kunt u ook uzelf als contactpersoon kiezen (eventueel zelf intypen). ▪▪ Sluit het selectievenster met [OK]. Standaard is het berichtvenster BCC – en trouwens ook Van – niet zichtbaar (meestal ook niet meteen nodig). U schakelt ze eenvoudig in via de tab Opties, groep Velden weergeven. Mocht u een e-mailadres in het vak BCC hebben geplaatst in het selectievenster, dan verschijnt het vak vanzelf ook in het berichtvenster. ▪▪ Vul nu een onderwerp in en typ een kort bericht. Berichtopties In het lint treft u nog diverse belangrijke knoppen aan die te maken hebben met de verzending van het bericht. Zo vindt u op tab Bericht, groep Codes onder andere knoppen voor hoge of lage urgentie: de tekens bij die opties (uitroepteken en pijl omlaag) zien de ontvanger(s) in hun berichtenlijst bij het bericht staan. Ook de optie Opvolgen is handig: daarmee geeft u het bericht voor uzelf een markering mee van bijvoorbeeld de

66

Communicatie

datum dat u deze mail wilt opvolgen. U mag ook een actie van de ontvanger vragen, zoals antwoorden op een voorstel, of een bericht terug- of doorzenden. Een en ander is gedetailleerd in te stellen via het keuzemenu van de knop, optie Aangepast. ▪▪ Kies in dit voorbeeld nu even voor Opvolgen, Geen datum en zie de mededeling die boven in het venster verschijnt.

Figuur 6.2 Opvolgen zonder datum

Als u ervoor had gekozen om wel een tijdstip te gebruiken, zou dit als begin- en einddatum aan de taak zijn toegevoegd. Aan het eind van dit hoofdstuk staat een samenvatting van nog veel meer berichtopties. Neem die vooral ook even door. Bijlage U kunt natuurlijk ook een bijlage (attachment) meezenden met uw bericht: een bestand of een foto, een Excel-model of een PowerPoint-presentatie, enzovoorts. Het pictogram waar u dan op moet focussen, is de paperclip. ▪▪ Klik op tab Bestand, groep Opnemen op de paperclip (knop Bestand bijvoegen) en bekijk het venster dat verschijnt: die Verkenner kende u al. ▪▪ Voeg eventueel een bijlage toe, maar het hoeft niet. Verzenden Nadat u alle variabelen voor het bericht heeft ingesteld, kunt u de e-mail daadwerkelijk gaan verzenden. Het bericht komt hierna in de map Postvak UIT te staan. Zodra het verzenden is gebeurd (en gelukt), belandt de mail in Verzonden items. Het versturen gaat via een continu beschikbare breedbandinternetverbinding zo snel dat u het

67

bijlage attachment

verzenden

Outlook 2013

bericht – zeker als het een heel kort bericht met alleen tekst betreft – waarschijnlijk niet eens in de map Postvak UIT, maar direct in Verzonden items zult zien opduiken. Als u het bericht aan uzelf heeft gestuurd, zult u het zien verschijnen in Postvak IN als u via de groep Verzenden/Ontvangen de nieuwe berichten weer heeft opgehaald. ▪▪ Beslis zelf of u het bericht verzendt, bijvoorbeeld aan uzelf als u wilt zien hoe u als geadresseerde bepaalde berichtopties in Postvak IN terugziet. Nadat u heeft geklikt op de knop [Verzenden], sluit het berichtenvenster zichzelf, en keert u terug in de berichtenlijst van onderdeel E-mail. Mocht u de mail uiteindelijk niet verzenden en het berichtenvenster zelf sluiten, dan zal Outlook vragen of u het bericht misschien nog wilt bewaren in de map Concepten.

fax voorbeeld­ paneel beantwoorden doorsturen

RE: FW:

Antwoorden De berichten die u van anderen ontvangt – E-mail, maar ook bijvoorbeeld een fax – komen binnen in Postvak IN. U krijgt daarvan eventueel een melding (op het bureaublad). U bekijkt de berichten in het voorbeeldpaneel of opent ze door erop te dubbelklikken. Een ontvangen bericht kunt u meteen beantwoorden of doorsturen als het misschien toch niet voor u bestemd is. Daarvoor heeft u onder andere de beschikking over de volgende opties (groep Reageren van tab Start, maar ze staan ook bovenaan in het Leesvenster): Beantwoorden, Allen beantwoorden en Doorsturen. Die mogelijkheden kent u vast en zeker wel, maar er zijn nog andere opties zoals Doorsturen als bijlage. In uw reacties kunnen bepaalde velden in het antwoordbericht al ingevuld worden of voorzien van een markering (RE: en FW: Reply en Forward voor respectievelijk Antwoorden en Doorsturen). Standaard is ingesteld dat de tekst van het oorspronkelijke bericht mee teruggestuurd moet worden in het antwoord, maar dat kunt u ook verwijderen. Eventueel schakelt u de standaardoptie uit.

68

Communicatie

U kunt voor ontvangen berichten diverse acties uitvoeren via het lint, zoals Verplaatsen naar: of E-mail aan team: de opties spreken voor zich en u zult ze intuïtief gebruiken.

Speciale opties In het restant van dit hoofdstuk kunt u in het kort nog even de belangrijkste speciale opties doornemen die het mailonderdeel van Outlook voor u in petto heeft. Deze zijn in het eerder dit jaar verschenen Office Kompas 2013 al nader besproken. Voor meer informatie kunt u ook op de website van PC Rendement terecht. ▪▪ Ontvangstbevestiging Deze krijgt u altijd terug – als u het verzoek (standaard) meestuurt – zodra het bericht succesvol is afgeleverd bij de geadresseerde. ▪▪ Leesbevestiging Deze ontvangt u zodra uw bericht bij de ontvanger op zijn beeldscherm is weergegeven, tenminste, als de ontvanger daar toestemming voor gegeven heeft. En zelfs dat wil niet zeggen dat het bericht ook gelezen is. De Leesbevestiging is dan ook geen juridisch bewijs. ▪▪ Stemknoppen Stuur met een bericht alvast de mogelijke antwoorden mee op een door u geformuleerde vraag (bijvoorbeeld Ja, Nee of Misschien). Dat maakt uw communicatie en beslissingsprocessen in heel wat situaties een stuk sneller!

Figuur 6.3 Stemknoppen meesturen

69

ontvangst­ bevestiging

lees­ bevestiging

stemknoppen

Outlook 2013

handtekening

▪▪

afwezigheid

▪▪

Handtekening Hiermee stelt u een standaardondertekening (of misschien juist de aanhef) in voor een nieuw bericht. U kunt ook meerdere ondertekeningen of andere standaardinhoud ontwerpen. Het werkt op vergelijkbare manier als sjablonen, al zijn ze dat niet echt (want daarvoor heeft u ‘briefpapier’ en ‘thema’s’). De inhoud is te koppelen aan bepaalde berichten (nieuw, of antwoorden), maar ook direct in te voegen bij elk willekeurig bericht dat u verstuurt. Afwezigheid Bij uw afwezigheid kan Outlook een automatisch antwoord sturen naar degenen die u in die periode mailen. Via een Exchange-account is er een uitgebreide wizard om een en ander in te stellen, anders zult u zelf met regels de binnenkomende mail tijdens uw afwezigheid af moeten handelen (zie volgende punt).

Pas op met meldingen bij afwezigheid: die kunnen ook bij spammers en phishers terechtkomen! Zo komen zij te weten dat uw adres bestaat (en ook dat u er niet bent).

▪▪

regels

70

Regels Een speciale optie binnen onderdeel E-mail is de mogelijkheid om zelf regels op te stellen voor de afhandeling van uw e-post: u vindt de optie Regels op tab Start, in de groep Verplaatsen. Zo zou u dus een automatisch antwoord in verband met uw afwezigheid alleen maar kunnen melden aan bepaalde contactpersonen. Maar u kunt bijvoorbeeld ook regels instellen om bepaalde spam of phishingmails die toch door de standaardfilters heen glippen, te onderscheppen en naar de map Ongewenste e-mail te dirigeren. Het opstellen van die e-mailregels werkt via een stappenplan dat u nauwkeurig moet volgen, maar goed lezen is het halve werk.

Communicatie

Onderhoud De meeste gebruikers kijken niet meer om naar de regels als ze eenmaal zijn ingesteld. Terwijl ondertussen diverse afzenders hun (domein)naam of adres hebben gewijzigd, aankondigingen zoals ‘nieuwsbrief’ hebben verwijderd uit de onderwerpregel waarop u selecteert, et cetera. Plan daarom – en waarom niet meteen in uw Outlook Agenda – periodiek een onderhoudsbeurt voor de emailregels voor uw inbox. Bekijk dan in ieder geval of de filters nog werken zoals ze ooit verzonnen zijn en ga na of de te verplaatsen mails nog wel direct in de bedoelde submappen komen. Zonder onderhoud aan de regels kan er weer snel vervuiling in uw postvakken optreden.

▪▪

Archiveren Het is verstandig – en ruimtebesparend – om uw mails regelmatig te archiveren. Dat kan handmatig, bijvoorbeeld door berichten naar andere mappen te verplaatsen, maar Outlook heeft ook diverse hulpmiddelen aan boord om dat automatisch te doen.

archiveren

Figuur 6.4 Schoonmaakmiddelen ▪▪

Snelle stappen Sinds versie 2010 kent Outlook-onderdeel E-mail een tool om bepaalde veelvoorkomende handelingen uit te voeren: Snelle stappen. Deze stappenplannen kunt u naar believen ontwerpen, al dan niet op basis van bestaande procedures. Ze houden een beetje het midden

71

snelle stappen

Outlook 2013

▪▪

account

sociale ­netwerken

tussen macro’s en de regels die u kunt maken voor de afhandeling van uw elektronische post. Meerdere accounts U kunt binnen Outlook meerdere mailaccounts opnemen, bijvoorbeeld naast een zakelijke ook een privé­- account. Verder is het mogelijk om een koppeling te leggen met de accounts van de sociale netwerken waarbij u zich heeft aangesloten.

Figuur 6.5 Accounts van sociale netwerken toevoegen

Voeg eventueel ook uw webaccounts zoals van Windows Live, Outlook.com (opvolger van Hotmail), Gmail, en dergelijke, toe in de e-mailclient van Outlook.

72

7 Taken en notities Bij adequaat timemanagement hoort ook overzicht over de taken en werkzaamheden die u moet uitvoeren. Dat doet u natuurlijk niet (meer) met een papieren to-do-lijstje, maar met behulp van de elektronische hulpmiddelen van Outlook. Toch? Taken en Notities zijn twee handige onderdelen in Outlook die u kunt inzetten om bij te houden wat u moet of wilt gaan doen. De eerste is een strakke tool waarin u uw taken en werkzaamheden kunt organiseren alsof het een project betrof. De tweede is een vrijere vorm waarmee u ideeën, losse notities, vergeet-me-nietjes, en dergelijke kunt bewaren. In dit hoofdstuk komen de belangrijkste facetten van beide onderdelen voor het voetlicht.

project

7.1 Takenlijst Bij het organiseren en afhandelen van uw afspraken, berichten en werkzaamheden kan de Outlook-takenlijst een handig hulpmiddel zijn. U noteert een bepaalde activiteit of opdracht die u (nog) moet uitvoeren in een taak, en plaatst die in de takenlijst van het onderdeel Taken.

Figuur 7.1 Takenlijst

73

takenlijst

Outlook 2013

opvolgen

prioriteit uitvoeringsstatus herinnering

categorie

database vergadering afspraak

Boven de lijst bevindt zich onder de kolomkoppen een vakje waarin u een begin kunt maken met het definiëren van een taak. Ook in de andere vakken – eventueel van bestaande taken – kunt u rechtstreeks gegevens invoeren of aanpassen. Belangrijk voordeel van het bijhouden van uw werkzaamheden in de takenlijst is dat u per taak de voortgang kunt registreren. Zo behoudt u het overzicht over al uw werkzaamheden. U kunt bijhouden hoe ver u bent en eventueel prioriteiten verleggen. Dat helpt u om efficiënt te werken. U ziet in figuur 7.1 (op de vorige pagina) dat daarvoor ook allerlei opties zijn in tab Start: de groepen Taak beheren en Opvolgen. De taken die u aanmaakt, kunnen op allerlei plekken in Outlook verschijnen, zoals u verderop kunt zien. En onthoud: daar kunt u ook ter plekke weer nieuwe taken invoeren of bestaande bewerken of verwijderen. Taken maken Een taak kan diverse elementen hebben: het onderwerp (een korte aanduiding waar de taak over gaat), een begin- en einddatum voor de uitvoering, een prioriteit, de uitvoeringsstatus, en een percentage om aan te geven hoe ver u in de uitvoering bent gevorderd. Ook kunt u een herinneringsmelding aan een taak toevoegen, zodat Outlook – net als bij een afspraak – een melding zal geven als de taak binnenkort voltooid moet zijn. Met de toewijzing van een (kleur)categorie voorziet u een taak van een speciale aanduiding, zodat u verwante taken gemakkelijker kunt vinden en groeperen. Verder kunt u een verwijzing opnemen naar een bestand zoals een document of database, maar ook naar typische Outlookitems als een vergadering of afspraak.

U kunt in het onderdeel Taken kiezen uit een groot aantal weergaven en velden, deze ook naar hartenlust aanpassen of bijmaken. Experimenteer er vooral mee!

74

Taken en notities

Een taak invoeren gaat het handigst door in het vensterpaneel waarin de takenlijst is weergegeven, te klikken in het vak Nieuwe taak typen en daar de naam (beschrijving) van de taak in te voeren. Dit is vergelijkbaar met het direct invoeren van een agendaregel. In plaats van de weergave Takenlijst, kunt u ook de weergave Eenvoudige lijst of Gedetailleerd gebruiken (zoals hiervoor in figuur 7.1 in het middenpaneel). Na [Enter] verschijnt die taak in de lijst. Als u er dubbel op klikt, kunt u de overige gegevens invullen. Het invul- en mutatieformulier zal ook verschijnen bij dubbelklikken op een lege regel of via de knop Nieuwe taak op tab Start. Zo wijzigt u ook een bestaande taak (muteren): door te dubbelklikken op de regel waar de taak staat en dan de aanpassingen in te voeren in het takenvenster (al kunt u ook in de regel zelf editten). ▪▪ Ga naar onderdeel Taken. ▪▪ Kies als huidige weergave Gedetailleerd. ▪▪ Voer naar keuze enkele taken in. Gebruik daarbij verschillende invoeropties en bewerkingen zoals hierboven vermeld. ▪▪ Bekijk welke velden u kunt gebruiken om uw taak nader te definiëren, zoals Status of Einddatum. Eigenschappen Als u de velden hiervoor goed heeft bekeken, zult u gemerkt hebben dat u nog allerlei eigenschappen aan de taak kunt toekennen. Doorloop hieronder enkele van de mogelijkheden die u ter beschikking staan: ▪▪ Vul een urgentie in voor een of enkele van de taken door op tab Start in de groep Labels te kiezen uit Hoog of Laag: niets invullen betekent Normaal. Dat kan ook in de takenregel – klik voor de taak in het kolommetje met het uitroepteken – en natuurlijk ook in het invoer- en wijzigvenster. ▪▪ Roep van een taak het invoer- en wijzigvenster op (dubbelklik op regel) en wijzig de status in Voltooid. Let op de waarde in het vak ‘% voltooid’.

75

takenlijst

muteren

veld

urgentie

Outlook 2013

Een taak markeren als Voltooid kan ook met een knop in het lint of via een optie in het snelmenu. Dan moet de taak wel als regel zijn geselecteerd.

▪▪ Zet de status op een andere waarde, bijvoorbeeld Wordt uitgevoerd.

▪▪ Stel nu % voltooid in op 100% en let op wat er bij de status komt te staan.

▪▪ Sluit het venster. ▪▪ Zet in de Takentabel de einddatum van een taak op een datum vóór vandaag en geef die de status Uitgesteld (dan wordt die taak rood weergegeven).

Voor complexere projecten is de werkwijze via Outlook niet zo praktisch. Dan kunt u beter Microsoft Project gebruiken waarin u veel uitgebreidere mogelijkheden heeft.

filter

Taken weergeven De weergave Takenlijst is het meestgebruikte overzicht, maar de meeste details ziet u direct als u de taken als tabel laat weergeven, bijvoorbeeld in de weergave Gedetailleerd. En als extraatje: zoals in alle tabelweergaven mogelijk is, sorteert u de takenlijst daar snel naar wens door te klikken op een kolomkopje. ▪▪ Kies de tabelweergave Gedetailleerd. ▪▪ Sorteer de taken op enkele kolomkopjes, bijvoorbeeld datum gereed of urgentie. ▪▪ Probeer nu enkele andere weergaven om de taken te overzien. ▪▪ Kies ook eens de weergave Actief die alleen onvoltooide taken laat zien. De taak die u hiervoor op Voltooid heeft gezet, is daar niet zichtbaar. Feitelijk is er nu een filter ingevoerd (daar zijn in Outlook ook vele en geavanceerde mogelijkheden voor).

76

Taken en notities

In andere Outlook-onderdelen zoals Agenda of E-mail, kunt u uw taken ook bekijken. Daarvoor is er aan de rechterkant een paneel Takenbalk beschikbaar (te maken) waarin u de weergave Takenlijst ziet (in figuur 7.1 aan het begin van dit hoofdstuk is een en ander wel dubbelop: daar zou u de Takenbalk best kunnen verbergen). De weergave in dat paneel in de andere onderdelen gedraagt zich vrijwel net zo als de weergave Takenlijst in het onderdeel Taken. Ook hier kunt u taken toevoegen, verwijderen en aanpassen. Standaard ziet u hier overigens alleen de actieve (nietvoltooide) taken. ▪▪ Ga naar Outlook Agenda en zorg dat de takenlijst zichtbaar is (tab Beeld). ▪▪ Voeg een nieuwe taak toe via het vak van de Takenbalk. ▪▪ Wijs bij een van de taken het vlaggetje aan, lees de uitleg en stel zo de taak in op Voltooid. Als het goed is, verdwijnt de taak direct uit de lijst.

takenbalk

Taakverzoek Als u Outlook in een netwerk gebruikt, is het mogelijk om bijvoorbeeld taken toegewezen te krijgen van anderen die via het netwerk met u zijn verbonden of om taken toe te sturen aan geadresseerden in uw adressenboek met contactpersonen. Dergelijke taakverzoeken spelen zich normaliter af in combinatie met het programma SharePoint (SharePoint Services of Microsoft Office SharePoint Server) of in een omgeving waarin Microsoft Exchange Server draait. U maakt zo’n taakverzoek aan via tab Start, groep Nieuw, Nieuwe items. Zo’n Taakverzoek gedraagt zich – net als bijvoorbeeld Vergaderverzoeken – als een bericht. U kunt een taak die een ander uitvoert in uw eigen takenlijst bijhouden door het vakje ‘Een bijgewerkte kopie van deze taak bewaren in de takenlijst’ aan te vinken in het bewerkvenster (van de Taak).

netwerk

taakverzoek SharePoint Exchange

77

Outlook 2013

7.2 Notities notitie prioriteit

Losse (goede) ideeën, plannen of notities, en taken die niet direct de hoogste prioriteit hebben maar ook niet moeten worden vergeten, kunt u natuurlijk ook opnemen in uw takenlijstje. Zonder einddatum blijven die er zo lang u wilt ‘pro memorie’ op staan. Een alternatief daarvoor vormen de mogelijkheden van onderdeel Notities in Outlook. Het is een soort elektronische variant op de gele plakbriefjes die u waarschijnlijk (tot nu toe) overal op uw bureau en monitor geplakt heeft. Een korte samenvatting van hoe het werkt. U kunt Outlook Notitievelletjes overal op plakken, behalve op de rand van uw beeldscherm. Maar wel bijvoorbeeld op het bureaublad, dus buiten het programma Outlook zelf. Handig, maar ze zijn wel enigszins beperkt in het gebruik (zoals u verderop nog zult zien). Nieuwe notitie Een nieuwe notitie maakt u – en dat kon u ondertussen ook wel raden – door te klikken op Nieuwe notitie op tab Start van het onderdeel Notities (waarom het niet overal elders ook met de knop Nieuwe items kan, is niet helemaal duidelijk). U kunt de tekst meteen intypen. Op de sluitknop (met het kruisje) klikken heeft hier de functie van Opslaan en sluiten. ▪▪ Ga naar het onderdeel Notities. ▪▪ Maak een nieuwe notitie met de tekst: ‘Idee New Business uitwerken’. ▪▪ Klik op de sluitknop. U kunt notities geopend of als pictogram in uw beeldscherm achterlaten. U ziet in de figuur hieronder de beide verschijningsvormen.

Figuur 7.2 Verschijningsvormen van notities

78

Taken en notities

De weergave in het onderdeel Notities is standaard die met pictogrammen. Ook een lijst is mogelijk – u weet ondertussen hoe u de weergave verandert – maar dat gaan we hier niet doen. ▪▪ Sleep de notitie naar het bureaublad. Eventueel moet u daarvoor eerst Outlook (en andere programma’s) in een niet geheel schermvullend venster weergeven (Verkleinen) om dat te kunnen doen. ▪▪ Minimaliseer Outlook (en alle andere programma’s) en open de notitie op het bureaublad. ▪▪ Sluit weer en ga terug naar Outlook Notities. Door aan Notities categorieën toe te kennen, kunnen ze ook van kleur verschieten. En in tabelweergaven gegroepeerd worden getoond natuurlijk.

categorie groeperen

Notities maken van bestaande items In onderdeel Notities kan eenvoudig van vrijwel ieder Outlook-item een notitie gemaakt worden: en dat werkt heel eenvoudig, namelijk door een item ‘gewoon’ naar optie Notities in de navigatiebalk te slepen. ▪▪ Ga naar onderdeel Agenda en selecteer (één klik) een afspraak. ▪▪ Sleep deze vervolgens naar de knop Notities in de navigatiebalk. ▪▪ Controleer dat er (in het onderdeel Notities) een notitie bijgekomen is.

navigatiebalk

Notities gebruiken Het gebruik van de Outlooknotities is handig, maar wel enigszins beperkt. En bovendien zijn de notities binnen Outlook alleen beschikbaar als het hoofdprogramma geopend is, al dan niet geminimaliseerd. Nu heeft u waarschijnlijk een groot deel van de dag Outlook open staan, maar is dat niet het geval, dan verdwijnen alle handige plakblaadjes uit beeld.

79

Outlook 2013

Met uitzondering overigens van de notities die u op het bureaublad (als pictogram) heeft geplaatst. Die kunt u daar nog steeds bekijken, ook als Outlook zelf niet actief is. Het programma wordt er ook niet door opgestart.

Andere plaknotities Als u Outlook niet voortdurend open heeft staan, kan het ook handig zijn om in plaats van het onderdeel Notities van Outlook de vergelijkbare variant uit Windows te gebruiken: Plaknotities. En natuurlijk heeft Microsoft zelf ook nog een Officeprogramma dat helemaal om notities draait: OneNote. Daarin heeft u veel meer mogelijkheden dan in onderdeel Notities van Outlook.

Plaknotities OneNote

80

8 Zoeken en filteren Als u alle informatie in Outlook heeft verzameld, wilt u die natuurlijk adequaat gebruiken in uw timemanagementroutines. Maar hoe meer gegevens u heeft, des te lastiger is het om uit al die data de belangrijke of benodigde zaken te filteren. Gelukkig schiet Outlook u te hulp met uitgebreide filter- en zoekmogelijkheden. Outlook kan gebruikt worden in de meest uiteenlopende (kantoor)omgevingen. Zowel in grote als in kleine organisaties is het vaak handig om alle bedrijven en (contact)personen met wie de diverse werknemers te maken hebben, toch in één systeem onder te brengen. Dat betekent niet dat alle gebruikers in de organisatie ook over alle gegevens moeten beschikken. In allerlei procedures en processen, en ook in projecten is het nodig dat een bepaalde gebruiker juist alleen maar toegang heeft tot een selectie uit de gegevens. Op ‘hoger’ niveau in de organisatie kan het bijvoorbeeld gewenst zijn dat alleen specifieke gegevens beschikbaar zijn, bijvoorbeeld de klantgegevens voor de verkoopafdeling, het personeelsbestand voor de afdeling PZ, de leveranciers voor de inkopers, et cetera. Daarvoor kunt u filters inzetten.

project

filter

Niet alleen de gegevens van personen kunnen worden gefilterd, in principe kan op alle soorten items van Outlook een filter worden toegepast.

Naast filters aanbrengen, kunt u ook zoeken naar items met bepaalde eigenschappen, al dan niet met behulp van zoek-

81

zoeken

Outlook 2013

criteria

voorwaarde

criteria. Het aantal berichten, afspraken, taken enzovoorts, kan al gauw flink oplopen in Outlook, en ondanks het feit dat deze zaken op het oog niet meteen een gemeenschappelijk kenmerk hebben waarvoor u een filter kunt maken, wilt u toch snel iets in zulke (lange) lijsten kunnen vinden! De werkwijze bij het filteren van een groep gegevens en het zoeken naar bepaalde items met behulp van criteria kent binnen Outlook grote overeenkomsten. In beide gevallen gaat het om het opstellen van voorwaarden, waaraan de gezochte items moeten voldoen. Door zoeken en filteren kunt u precies die informatie in beeld brengen die u op een bepaald moment nodig heeft: alle mails van een bepaalde contactpersoon, alle berichten, taken en eventuele andere items over een bepaald onderwerp, en dergelijke.

8.1 Zoeken

zoeken

e-mail filteren

U vindt in elk onderdeel op de tab Start aan de rechterkant een groep Zoeken, waarin u met een zoekvak kunt zoeken naar bepaalde personen. Verder staat er een link naar uw Adresboek en die brengt u in het zoekvenster daarvan. Alleen in onderdeel E-mail is er een derde optie: E-mail filteren.

Figuur 8.1 E-mail filteren

▪▪ Ga naar onderdeel E-mail. ▪▪ Bekijk de opties van de groep Zoeken, ook de subopties (achter de keuzen met een pijltje naar rechts). Enerzijds is het wel logisch dat er vooral voor mails uitgebreidere filters zijn, maar anderzijds zou u ook in de andere

82

Zoeken en filteren

onderdelen willen filteren op allerlei zaken. Daar komen we zo op terug. Wat in ieder geval in elk onderdeel aanwezig is, is het zoekvak (meestal in het middenpaneel rechtsboven). Om simpelweg een tekst te zoeken die in item zou moeten voorkomen (in het onderwerp of in de inhoud), begint u gewoon meteen in het zoekvak te typen. ▪▪ Zoek via het zoekvak alle berichten met een bepaald woord waarvan u zeker weet dat het erin voorkomt. Alleen de berichten die aan uw zoekcriterium voldoen, blijven nu in beeld staan, alle andere worden verborgen. Enkele zaken moeten u opvallen: ▪▪ Het gevonden zoekwoord is in de berichtregels – als het tenminste in beeld is – en in het leesvenster gemarkeerd. ▪▪ In het lint is een nieuwe tab verschenen: Hulpmiddelen voor zoeken. ▪▪ De resultaten verschijnen al tijdens het typen, op het loepje klikken of [Enter] drukken is niet eens meer nodig. ▪▪ De focus (het tekstinvoegpunt) blijft in het zoekvak zodat u nog meer tekens kunt toevoegen voor een beter resultaat. U kunt de extra tab in het lint met de Hulpmiddelen voor zoeken ook direct oproepen met de sneltoets voor Direct zoeken: [Ctrl]+[e] (zie het zoekvak).

Figuur 8.2 Hulpmiddelen voor zoeken

De hulptab ziet er in dit onderdeel uit als hierboven, maar in andere onderdelen staan er soms andere opties, bijvoorbeeld in onderdeel Contactpersonen staat een knop ‘Heeft telefoonnummer’ die u in de andere onderdelen van Outlook niet zult tegenkomen. ▪▪ Schakel over naar Taken.

83

leesvenster lint

sneltoets

Outlook 2013

▪▪ Klik in het zoekvak (of druk op [Ctrl]+[e]) en zie de Hulpmiddelen voor zoeken in het lint verschijnen.

▪▪ Bekijk de mogelijkheden in die hulptab. Deze opties hadden net zo goed ook in een keuzelijstje op de tab Start van het onderdeel kunnen staan.

criteria

Meer zoekcriteria De tab met Hulpmiddelen voor zoeken bevat in elk onderdeel ook een knop met die naam en die brengt u via keuzeoptie Zoekcriteria in een venster met meer mogelijkheden voor het instellen van criteria. ▪▪ Ga naar het venster Zoekcriteria.

Figuur 8.3 Zoekcriteria

Bekijk in het submenu van de knop Hulpmiddelen voor zoeken de Zoekopties om instellingen voor al uw zoekacties te regelen, zoals locaties, markeerkleur, en dergelijke.

In het venster Zoekcriteria staan – iets verder vanaf de titelbalk dan u misschien gewend bent – drie tabbladen. Het is zodanig opgebouwd dat u steeds ingewikkelder zoekcriteria kunt opgeven.

84

Zoeken en filteren

Op het eerste blad vult u waarden in van voor de hand liggende velden. De velden die op het eerste blad verschijnen, zijn afhankelijk van het Outlook-onderdeel (hier Taken). ▪▪ Kies bovenin het venster in de keuzelijst Zoeken naar: een ander object dan Taken, bijvoorbeeld Contactpersonen of Verwijderde items. Constateer dat de tekst op het eerste tabblad meeverandert. Op het eerste blad gaat het steeds om een tekst die u zoekt in een veld van het item, een type of status, contactpersonen en een begrenzing in de tijd van de items waarbinnen u zoekt. Met een zoeklijst kunt u steeds aangeven in welk veld u zoekt. Door middel van een zoeklijst ‘Zoeken naar de tekst’ en een invoerveld ‘In’, kunt u toch voor verschillende velden een waarde invoeren. Met de knop [Bladeren] geeft u aan of Outlook nog in andere mappen moet zoeken. ▪▪ Kijk vervolgens naar het tweede tabblad Meer opties. Het principe is hetzelfde als het eerste, maar er zijn andere velden waarop u kunt zoeken. ▪▪ Probeer enkele zoekacties, bijvoorbeeld bij de contactpersonen die u ingevoerd heeft. Op het derde tabblad Geavanceerd kunt u voor elk veld een voorwaarde opgeven. Die bestaat meestal uit een veld (bijvoorbeeld Land), een logische operator (‘=’, ‘is groter dan’ of ‘bevat’) en een waarde (bijvoorbeeld ‘België’ of ‘1 mei 2014’). Er kunnen overigens velden zijn die wél ingevuld zijn, terwijl u ze in een bepaalde weergave niet ziet! ▪▪ Ga binnen de zoekfunctie – dus nog steeds in het venster Zoekcriteria dat u vanuit Taken had opgeroepen – naar Contactpersonen. ▪▪ Klik op het tabblad Geavanceerd. ▪▪ Klik op de knop [Veld]: u treft er alle categorieën en bijbehorende velden aan die u in Outlook kunt gebruiken. ▪▪ Kies in de groep Naamvelden of in de groep Veelgebruikte velden het veld Opslaan als. U ziet dat één veld soms in meer categorieën staat! ▪▪ Ga naar het keuzeveld Voorwaarde en kies ‘bevat’ (als het er al niet staat) en vul als waarde een lettercombinatie in, die in enkele namen voorkomt.

85

veld

zoeklijst

voorwaarde

Outlook 2013

▪▪ Klik op [Toevoegen]. De voorwaarde verschijnt nu in het vak onder Items zoeken die aan deze criteria voldoen. Als dat gewenst is, kunt u nog meer voorwaarden voor bepaalde velden invoeren. Want de knop [Veld] is nog steeds beschikbaar. Maar bij gebruik van meer dan één voorwaarde moet u even opletten: als u zoekcriteria instelt en meerdere zoekopties selecteert, worden alleen de items gevonden die aan álle zoekcriteria voldoen; als u echter hetzelfde veld gebruikt om meerdere criteria in te stellen, worden ook items gevonden die aan één van de criteria binnen dat veld voldoen. Het beste is om zelf te experimenteren met verschillende voorwaarden. ▪▪ Voeg nu nog een voorwaarde toe, bijvoorbeeld Telefoon Werk bevat cijfers 0172. Dit geeft alle bedrijven in (en rond) ­A lphen aan den Rijn, en een enkeling die die cijfercombinatie in het abonneenummer heeft zitten (u mag ook zelf criteria bedenken voor uw gegevens). ▪▪ Start de zoekactie met [Nu zoeken]). ▪▪ Bekijk het resultaat onder in het venster (een en ander wordt niet in de lijst van het hoofdvenster getoond, zie de onveranderde takenlijst op de achtergrond).

Figuur 8.4 Resultaten

Als de lijst onderin leeg blijft zoals in de figuur hierboven, betekent het met deze ingestelde criteria dat er geen con-

86

Zoeken en filteren

tactpersonen zijn met de tekens ‘rpff’ in hun opslagnaam (veld Opslaan als) EN met een telefoonnummer waarin ‘0172’ voorkomt. Het is de combinatie van beide voorwaarden (EN...EN) waaraan een item moet voldoen om in de lijst te komen. ▪▪ Probeer nog enkele voorwaarden en combinaties ervan, ook criteria voor hetzelfde veld (dat is dus een OF…OF combinatie).

opslagnaam

EN...EN

OF…OF

Eventueel kunt u ‘losse’ (geselecteerde) criteria met een knop [Verwijderen]. Wis snel alle ingestelde voorwaarden met de knop [Opnieuw zoeken].

De items die u met behulp van deze procedure zoekt, komen dus in de resultatenlijst binnen het zoekvenster. In het hoofdvenster blijft de situatie ongewijzigd, of u daar nu wel of niet al eerder gezocht heeft naar bepaalde items. Sterker nog: zoeken met tekenreeksen die binnen het woord voor moeten komen, werkt niet in het hoofdvenster omdat het zoekvak daar gebruikmaakt van de indexeringsservices van Windows (probeer het maar eens uit). In die indexen worden geen tekenreeksen opgenomen die voorkomen in het midden van een woord. Voor zulke tekstfragmenten bent u dus aangewezen op het venster Zoekcriteria.

indexering

8.2 Filteren Als u in de figuur op de pagina hiernaast even goed in de statusbalk kijkt, ziet u daar staan dat Outlook een filter heeft toegepast, terwijl er eigenlijk alleen gezocht is naar bepaalde gegevens. Kennelijk resulteert zoeken in sommige gevallen direct in het toepassen van een filter, en dat is eigenlijk ook wel logisch. Tenslotte worden bij een filter ook bepaalde criteria ingesteld waaraan de items moeten voldoen om te worden weergegeven in de lijst.

87

filter

criteria

Outlook 2013

Het gebruik van (kleur)categorieën voor het groeperen van taken, contactpersonen of afspraken is ook een soort filtering. U mag ze ook als extra zoekcriterium instellen.

De functie Filteren is bedoeld om de weergave aan te passen, oftewel de manier waarop u naar de gegevens wilt kijken. Of moet kijken, want filters kunnen ook op een hoger niveau worden ingesteld, zoals u in het begin van dit hoofdstuk al kon lezen. Een filter dat is aangebracht op een verzameling items – zoals contactpersonen, taken of afspraken – zorgt er normaliter voor dat de gebruiker alleen dat deel van de verzameling ziet dat nodig is voor zijn werk. Werkwijze De werkwijzen bij Filter en Zoeken lijken nogal op elkaar. Er is zo veel mogelijk analogie in de vensters aangehouden: net als bij de Zoekcriteria heeft elk Outlook-onderdeel een eigen Filtervenster. Maar in tegenstelling tot bij de zoekprocedure kunt u in het Filtervenster niet van Outlook-onderdeel wisselen. Het activeren van een filter via het lint doet u (op een nogal omslachtige manier) via tab Beeld, Huidige weergave, Weergave-instellingen, knop [Filteren…]. Maar er zijn kortere wegen, bijvoorbeeld via het snelmenu van de kolomkopregels in de geselecteerde weergave, of het contextmenu van de weergave in het lint.

Figuur 8.5 Kortere wegen naar Weergave-instellingen

88

Zoeken en filteren

En nog sneller komt u er door met de rechtermuisknop ergens in een leeg gebied van de weergave te klikken en in het snelmenu de optie Filter te kiezen. Probeer dat in de onderstaande oefeningen maar eens uit!

Als u regelmatig gebruik gaat maken van filters, is het slim om de Filterknop aan de werkbalk Snelle toegang toe te voegen. Dat is verreweg de kortste weg …

▪▪ Ga naar Contactpersonen en kies als Huidige weergave de Telefoonlijst.

▪▪ Activeer het Filtervenster op een van de genoemde manieren. Kijk nog even links onderin het venster Contactpersonen en zie dat daar in de statusbalk het aantal items (het aantal ingevoerde persoonsrecords) vermeld staat. ▪▪ Vul op tabblad Contactpersonen in het vak achter Zoeken naar tekst: een tekenreeks in die in enkele van uw ingevoerde namen voorkomt. Constateer dat uw filter werkt in het veld Opslaan als. ▪▪ Klik [OK] en zie het resultaat. Dat resultaat is nu direct van toepassing op de weergave in het hoofdvenster van het onderdeel (zie ook de melding linksonder in de statusregel). Het werkt allemaal heel vergelijkbaar met Zoeken, dus ook Filtervoorwaarden kunt u combineren. ▪▪ Ga weer naar het Filtervenster. ▪▪ Regel op tabblad Geavanceerd via de knop [Veld] en de bijbehorende vakjes een tweede criterium waaraan uw contactpersonen moeten voldoen om in de lijst weergegeven te worden. Wat geldt voor een combinatie van voorwaarden bij het zoeken, geldt ook voor het opstellen van filters. Dus meerdere criteria worden EN…EN gecontroleerd (het moet aan alle criteria voldoen), bij verschillende waarden voor hetzelfde veld geldt OF…OF.

89

statusbalk

EN…EN OF…OF

Outlook 2013

Alles weergeven Als u een filter heeft aangebracht, het onderdeel verlaat en het later weer opent, is het filter nog steeds van toepassing. ▪▪ Zorg dat u in de weergave van Contactpersonen een gefilterde telefoonlijst ziet die niet leeg is. Verwijder eventueel het tweede criterium als dat in een lege lijst resulteerde, of stel een geheel nieuw criterium in. ▪▪ Schakel over naar een ander Outlook-onderdeel. ▪▪ Ga terug naar Contactpersonen en u ziet dat het filter nog steeds van toepassing is. Op zich natuurlijk handig dat u niet steeds opnieuw een filter hoeft te definiëren. Maar hoe handig het ook is om gegevens te filteren, soms is het toch noodzakelijk om alle records weer in beeld te krijgen. ▪▪ Activeer het Filter. ▪▪ Klik op de knop [Alles wissen]. ▪▪ Sluit het venster. Alle records verschijnen weer.

8.3 Gefilterde weergave weergave

Een filter wordt bewaard bij de huidige weergave en is dan wel of niet actief zoals u hierboven kon zien. ▪▪ Maak een nieuw filter voor uw Contactpersonen. ▪▪ Ga nu naar het venster Geavanceerde weergave-instellingen (dat u op weg naar het filtervenster tegenkomt). Achter de knop [Filteren] van in dit geval de Telefoonlijst ziet u waarop is gefilterd. Als u een tweede Telefoonlijstweergave definieert – bijvoorbeeld als kopie van de huidige, maar eigen weergaven mogen ook – kunt u daarop een (ander) filter toepassen. Zo kunt u kiezen uit verschillende weergavevarianten om verschillende filters actief te laten zijn. ▪▪ Zorg dat in Contactpersonen de weergave Telefoon de huidige is en dat er geen filter wordt toegepast. ▪▪ Maak via tab Beeld, groep Huidige weergave, Weergave wijzigen, Weergaven beheren, via de knop [Kopiëren] een kopie van de weergave Telefoon en geef die de naam Telefoonlijst Rotterdam (of een andere stad naar uw keuze).

90

Zoeken en filteren

Figuur 8.6 Weergave kopiëren

▪▪ Sluit het venster Weergave kopiëren. ▪▪ Kies in het venster Geavanceerde weergave-instellingen: Telefoonlijst Rotterdam de knop [Filteren...] die nu Uit staat. Die knop brengt u in hetzelfde venster dat u al tegenkwam bij het bepalen van het filter hiervoor. ▪▪ Stel het filter in dat alleen Contactpersonen uit Rotterdam (of uw keuzestad) selecteert en sluit het venster.

veld

Kies uw velden Zoals u kunt zien in het venster met de weergave-instellingen, is het mogelijk om zelf te bepalen welke velden (knop [Kolommen]) u in een weergave wilt zien. We gaan er in het kader van dit themadossier niet nader op in, maar willen u er wel op wijzen dat uw keuze van invloed kan zijn op de filters. Als u namelijk een weergave kiest waarin een bepaald veld ontbreekt en u gebruikt dit veld wel om te filteren of te zoeken, ziet u geen resultaat!

91

Outlook 2013

▪▪ Maak de nieuwe weergave actief.

Figuur 8.7 Weergave met filter

▪▪ Wissel tussen beide weergaven – Telefoon en Telefoonlijst Rotterdam – om het verschil in filtering te zien.

▪▪ Maak nog een gefilterde weergave met geavanceerde criteria. Deze manier van werken heeft als voordeel dat u een filter steeds weer kunt activeren, simpelweg door een andere weergave toe te passen. Handig en snel! En dat is niet verkeerd bij het indelen van uw tijd.

92

Register aanraak-/muismodus 21 aanraakscherm 17, 21 account 72 adressenlijst 47 afspraak 29, 33, 74 afwezigheid 70 agendagroep 43 archiveren 71 attachment 67 BCC 66 beantwoorden 68 bellen 61 berichtopties 66 bijlage 67 categorie 54, 74, 79 CC 66 certificaat 50 compacte navigatie 18 contacteren 60 converteren 47 criteria 82, 84, 87 database 45, 47, 74 datumnavigator 38 delen 41 doorsturen 68 e-mail filteren 82 EN...EN 87, 89 Exchange 41, 77 Exchange Server 60

extra agenda 35 fax 63, 68 faxservice 64 filter 76, 81, 87 FW 68 gebeurtenis 29 groep 42 groeperen 54, 79 groepsplanning 42 handtekening 54, 70 herinnering 34, 36, 74 importeren 12, 47 indexering 87 internetfax 64 intranet 64 jump list 65 koppelen 47 leesbevestiging 69 leesvenster 23, 83 lint 9, 21, 26, 83 logboek 13 Mappenvenster 20 mensenkaart 46 modem 61 Modem UI 9 muismodus 21 muteren 53, 75

93

Outlook 2013

navigatie 18 navigatiebalk 18, 79 netwerk 12, 29, 34, 64, 77 notitie 78 Office 365 14 OF…OF 87, 89 OneNote 80 online publiceren 42 ontvangstbevestiging 69 opschonen 11 opslagnaam 51, 87 opvolgen 66, 74 Outlook Vandaag 15 overlapping 37 personenkaart 12, 24, 46 Plaknotities 80 planning 34, 42 planningsopties 44 prioriteit 11, 74, 78 privacy 50 project 73, 76 publiceren, online 42 RE 68 record 45 regels 70 samenvouwen 22 selectie 46 Server, Exchange 60 Server, Windows 41 SharePoint 41, 77 slapen 37 snelkoppeling 13 snelle stappen 71

94

snelle toegang 21, 89 sneltoets 19, 39 sociale netwerken 24, 47, 72 statusbalk 33, 89 stemknoppen 44, 69 synchroniseren 41 taakverzoek 12, 77 takenbalk 31, 77 takenlijst 31, 73, 75 terugkeerpatroon 35 tijdsverdeling 31 to-do 10 touchscreen 17, 21, 65 tweeminutenregel 10 uitvoeringsstatus 74 uitvouwen 58 uniek veld 45 urgentie 66, 75 veld 12, 45, 74, 75, 85, 91 vensterscheiding 32 vergadering 29, 34, 43, 65, 74 vergaderverzoek 43 verzenden 67 visitekaartje 53 VoIP 61 volgorde 46 volledige naam 50 voorbeeldpaneel 12, 23, 68 voorwaarde 82, 85 webaccount 72 weeknummers 31 weergave 46, 90

REGISTER

Werkbalk Snelle toegang 21, 89 werkweek 30 Windows Server 41 zoeken 56, 81, 82 zoeklijst 85

95