Kaderregeling elektronische apparaten Inhoudsopgave Kaderregeling elektronische apparaten ............................................................................................ 1 Inhoudsopgave ..................................................................................................................................... 1 Voorwoord ............................................................................................................................................ 1 Mobiele telefoons.................................................................................................................................. 1 Laptops en overige elektrische apparatuur (tot € 450,-) ................................................................. 2 Vergoeding voor Tablets ......................................................................................................................... 2 Gebruik van apparatuur ...................................................................................................................... 2 Beschadigingen, defecten en vermissing van de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat ............................................................................................................................. 3 Inleveren ................................................................................................................................................ 3 Mobiele telefoons KPN ................................................................................................................ 3 Abonnementen:............................................................................................................................. 4 Toestel: ........................................................................................................................................... 4 Levering: ........................................................................................................................................ 4 Gebruik in het buitenland: .......................................................................................................... 4 Uit dienst:....................................................................................................................................... 5 Handleiding Activa (mobiele telefoons) invoeren in AFAS Profit HRM ............................. 5 Uit de belastinggids ................................................................................................................................. 6 Voorwoord In een aantal situaties kan het nuttig of noodzakelijk zijn medewerkers het gebruik te geven over mobiele elektronische apparatuur omdat ze door hun functie met enige regelmaat op verschillende plaatsen hun werk moeten verrichten en/of bereikbaar moeten zijn. De directeur van de school of het CvB bepaalt of hij de mobiliteit van de functie zo groot acht dat het noodzakelijk is. Dit is mede afhankelijk van het budget waarover de school of het bureau beschikt en niet alleen afhankelijk van de mate van mobiliteit. Deze regeling geeft de grote lijnen aan. Op de scholen kan de regeling aangepast worden aan de eigen situatie en de eigen budgettaire mogelijkheden en prioriteiten. De directeur stelt aan de hand van de NUOVO-kaderregeling een schoolregeling voor het gebruik van laptops, mobiele telefoons en andere elektrische apparaten op.
De kaderregeling elektronische apparaten Mobiele telefoons (Communicatiemiddelen) Voor NUOVO geldt dat het CvB en de directeuren gebruik mogen maken van een mobiele telefoon van NUOVO. Binnen de school en het bestuursbureau wordt door de directeur c.q. het CvB bepaald aan welke functiegroepen een mobiele telefoon beschikbaar wordt gesteld. Te denken valt aan: o leidinggevenden die beschikbaar moeten zijn voor ziekmeldingen o systeem- of netwerkbeheerders die bereikbaar moeten zijn buiten hun normale werktijden o hoofdconciërges (of conciërges die alleen op een locatie staan, en een bereikbaarheidsverplichting hebben) o stagebegeleiders en overige medewerkers met noodzaak tot bereikbaarheid en meer dan 50% van de week buiten de school.
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
1
De mobiele telefoon wordt uitgegeven door de leiding van de school c.q. het bestuursbureau en is bedoeld voor zakelijk gebruik. Ten aanzien van privégebruik wordt terughoudendheid verwacht. De medewerker tekent voor ontvangst en geeft aan op de hoogte te zijn van de inhoud van de regeling: “Kaderregeling elektronische apparaten .” De beschikking over de mobiele telefoon inclusief de ondertekende verklaring wordt door de personeelsconsulenten geregistreerd in het HRM-systeem. Laptops en overige elektrische apparatuur met een scherm groter dan 7 inch tot een bedrag van € 450,Binnen de school of het bestuursbureau wordt door de directeur/de leidinggevende bepaald aan welke functiegroepen een computer beschikbaar gesteld kan worden. Dit is afhankelijk van de mobiliteit, de plek van de werkzaamheden en de budgettaire mogelijkheden en prioriteiten van de school. Te denken valt aan: o directieleden, die ook veel werk thuis doen o medewerkers die tijdens een overleg gebruik maken van computers en /of thuis vaak aan het werk zijn o systeem- of netwerkbeheerders die bereikbaar moeten zijn buiten hun normale werktijden en die contact moeten kunnen leggen met het netwerk o docenten die veel lesmateriaal/opdrachten, al dan niet digitaal, beschikbaar moeten maken voor leerlingen en collega’s en die niet altijd kunnen beschikken over een vaste werkplek op de school De computer wordt uitgegeven door de leiding van de school (of iemand die door hem daartoe is aangewezen) en is bedoeld voor zakelijk gebruik. De medewerker tekent voor ontvangst en geeft aan op de hoogte te zijn van de inhoud van de regeling: “Kaderregeling elektronische apparaten .” De beschikking over de laptop en/of andere mobiele apparatuur inclusief de ondertekende verklaring wordt door de personeelsconsulenten geregistreerd in het HRM-systeem. De computer blijft het bezit van NUOVO. Vergoeding voor Tablets De belastingdienst geeft aan dat het tablets ziet als computers die minstens voor 90% zakelijk gebruikt moeten worden om onbelast vergoed te kunnen worden. Bij een iPad gaan ze ervan uit dat dat niet kan worden aangetoond. Verder kost een Ipad meer dan de €450, - die als bovengrens geldt voor en apparaat dat vergoed mag worden. Tablets kunnen dus alleen belast vergoed worden. Ze gelden dan als extra inkomen. Het CvB en de schooldirecties kunnen voor het bureau NUOVO respectievelijk de eigen school beslissen of ze een iPad of andere tablet vergoeden. Het bedrag wordt dan bruto uitbetaald en niet gebruteerd. Hierdoor kost het ook de medewerker geld omdat hijzelf de belasting over het bedrag van aanschaf betaald. Het apparaat wordt eigendom van de medewerker.
Gebruik van apparatuur 1. De directeur/ de leiding van het bestuursbureau of een daartoe aangewezen medewerker reikt de medewerker een mobiele telefoon/laptop/ ander elektrisch apparaat. uit. 2. De mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat blijft eigendom van de school c.q. NUOVO. De gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk voor een goed beheer en juist gebruik van de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
2
3.
4.
5.
6.
apparaat. De gebruiker mag de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat niet aan derden ter beschikking stellen. Per apparaat /per school wordt vastgesteld wat de minimale gebruiksduur is voordat tot vervanging wordt overgegaan. Te denken valt aan: a. een laptop 4 jaar b. een mobiele telefoon 3 jaar c. een PDA 4 jaar. Teneinde het belgedrag enigszins te reguleren bewaakt de directeur de gemaakte gesprekskosten. Daar waar onredelijk veel of bovengemiddeld gebeld wordt, kan de directeur vragen om een verklaring. Als die verklaring daartoe aanleiding geeft kan een naar het oordeel van de directeur onjuist gebruik aanleiding zijn om een bedrag terug te vorderen of het gebruik van de mobiele telefoon verder te ontzeggen. De directeur kan ook vaste bedragen afspreken waarboven de gesprekskosten in ieder geval onderwerp van gesprek zijn en eventueel gedeeltelijk in rekening kunnen worden gebracht bij de werknemer. De gebruiker wordt geacht de mobiele telefoon hoofdzakelijk voor zakelijke doeleinden te gebruiken. Tijdens werktijden en in afwezigheid van een vaste telefoonverbinding mag de mobiele telefoon ook voor privédoeleinden gebruikt worden. Minimaal 10% van de tijd moet de telefoon aantoonbaar voor zakelijk gebruik zijn ingezet. De school c.q. NUOVO houdt zich het recht voor om de kosten van privégesprekken door te verrekenen met de gebruiker.
Beschadigingen, defecten en vermissing van de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat 7. Beschadigingen en/of defecten dienen direct te worden gemeld bij de directeur/ leiders bestuursbureau of een door heen aangewezen persoon. Mocht blijken dat de beschadiging en/of het defect aan de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat is ontstaan door aantoonbaar onzorgvuldig gebruik dan zullen de kosten voor reparatie of een vervangende telefoon in rekening worden gebracht. 8. In geval van diefstal doet de gebruiker direct aangifte bij de politie en stelt de directeur/ de leiding van het bestuursbureau of een door heen aangewezen persoon in kennis van de diefstal. Wanneer er sprake is van diefstal als gevolg van onzorgvuldige omgang dan kan de gebruiker aansprakelijk worden gesteld. Inleveren 9. Bij uitdiensttreding dient de mobiele telefoon/de laptop/ het andere elektrische apparaat uiterlijk op de laatste werkdag (laatste werkdag voor de vakantie / opname vakantiedagen) te worden ingeleverd bij de directeur/ de leiding van het bestuursbureau of een door hen aangewezen persoon. Bij niet tijdige inlevering worden de gemaakte kosten vanaf de datum uitdiensttreding in rekening gebracht. 10. De personeelsconsulent of een andere daartoe aangewezen medewerker draagt zorg voor de administratieve uitgifte en inname van een mobiele telefoon. 11. Iedere school maakt een specifieke procedure voor uitgave en inname van telefoons, computers. Sleutels, digipassen ed. Mobiele telefoons KPN NUOVO heeft een lopend contract voor mobiele telefonie met KPN. Dit contract wordt beheerd door het bestuursbureau van NUOVO (hoofd ICT). Voor het gebruik van de mobiele telefonie van NUOVO gelden een aantal voorwaarden:
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
3
Abonnementen: - Afhankelijk van de behoefte van de medewerker kan hierbij sprake zijn van spraak en/of data abonnement (=Internet). Er zijn diverse data-abonnementen mogelijk. Het meest gebruikelijke is Pocket Internet Start; deze heeft een beperking in data gebruik tot 50MB per maand. Voor het reguliere e-mailverkeer en synchronisatie van je agenda is dit ruim voldoende. Indien een intensiever zakelijk internetgebruik wordt verondersteld, kan dit abonnement worden opgewaardeerd naar een hogere capaciteit of evt. onbeperkt gebruik. - De directie (van de school) bepaalt, wie gebruik kan maken van een mobiele telefoon van NUOVO en welke abonnementen voor de medewerker van toepassing zijn. Een fiscale vereiste voor het gebruik van de mobiele telefonie van de zaak is dat minstens 10% van de gesprekken aantoonbaar een zakelijk karakter dient te hebben. - De abonnementen worden in de regel afgesloten voor de duur van twee jaar. - Aanvragen voor de mobiele aansluitingen kunnen door de directies (of personeelsconsulenten voorzien van een goedkeuring van de directie) bij de facilitair manager NUOVO worden ingediend. Er wordt dan binnen het bestaande contract gekeken naar de beste oplossing voor desbetreffende aanvraag. Toestel: - De SIM-kaarten en de telefoontoestellen blijven eigendom van NUOVO. - Er kan doorgaans worden gekozen uit de Gratis toestellen die KPN bij zakelijke abonnementen beschikbaar stelt. - Bij elke verlenging van een abonnement (in de regel dus om de twee jaar) is het mogelijk een nieuw toestel aan te vragen. - Indien het toestel tussentijds kapot gaat, kan deze door KPN voorlopig niet kosteloos worden vervangen/gerepareerd. De evt. reparatiekosten of aanschafkosten van het vervangende toestel kunnen wel vergoed worden door NUOVO in overleg met de leidinggevende. (Wij onderzoeken op dit moment of het handig is om de toestellen van NUOVO van een Toestel Service van KPN te voorzien. Dan zijn wij verzekerd van een vervangend toestel bij verlies, diefstal of storingen.) Levering: De bestelde en geleverde toestellen en SIM-kaarten worden altijd bezorgd op het bestuursbureau. Door een medewerker van het bestuursbureau worden in AFAS Profit in het dossier van de gebruiker van de telefoon geregistreerd: - het zakelijke telefoonnummer - type en serienummer toestel (zgn. IMEI-nummer) - nummer SIMkaart en de bijbehorende PUKcode Gebruik in het buitenland: - Voor het goedkoper bellen in het buitenland is er op alle abonnementen van NUOVO het module KPN op Reis van toepassing. - Het gebruik van de mobiele telefoon in het buitenland dient zoveel mogelijk te worden beperkt; SMS-en is sowieso een goedkoper alternatief. - Het gebruik van mobiel internet in het buitenland brengt hoge kosten met zich mee en is alleen in zeer beperkte mate (en alleen in dringende gevallen) toegestaan.
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
4
Let op: Je dient de synchronisatie van je mail en agenda voordat je naar het buitenland gaat uit te zetten! Je kan eventueel eenmalig handmatig je mail binnenhalen. Uit dienst: De afhandeling van het gebruik van de mobiele telefonie is een onderdeel van de check-list bij uitdiensttreding onder verantwoordelijkheid van de personeelsconsulent. Bij het uit dienst gaan van NUOVO zijn er diverse mogelijkheden: 1. met nummerbehoud: het is mogelijk om het abonnement te laten overnemen door de nieuwe werkgever of deze te overhevelen naar privé. Daartoe dient een overnameformulier worden ingevuld en tijdig met KPN worden afgehandeld. 2. zonder nummerbehoud: je levert tijdig het toestel incl. de SIM-kaart in bij NUOVO (de personeelsconsulent is hiervoor de aangewezen persoon). Alle kosten na het ontslagdatum worden bij de ex-medewerker in rekening gebracht. (In overleg kan hiervan worden afgeweken.)
Handleiding Activa (mobiele telefoons) invoeren in AFAS Profit HRM Deze omschrijving heeft betrekking op de activa, die door NUOVO om niets zijn ontvangen (zoals de mobiele telefoons). 1. HRM/Medewerker: eigenschappen medewerker 2. Tabblad Activa 3. Nieuw: zie screenshot
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
5
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
Naam actief: Merk en typeaanduiding (bijv. Nokia N97 mini, HP compaq r25) Activagroep: Kiezen (34 voor Mobiele telefonie, evt. 19 voor Computers) Datum aanschaf en Datum in gebruik invullen Leverancier (voor telefoons meestal KPN Mobiele communicatie 700004) Volgende (F6) Dit blad alleen invullen: School 3x Volgende (F6) Hier bij serienummer invullen: IMEI: nummer_ SIM (indien bekend): nummer 12. PUK code: nummer (uit het SIM-pakketje) 13. Voltooien (F7) 14. Bij Tabblad Contact checken of het telefoonnummer al bekend is, toevoegen in alle gevallen bij Mobiel werk.
Uit de belastinggids 19.8 Computers De regels voor een onbelaste vergoeding of terbeschikkingstelling van computers wijken af van de regels voor communicatiemiddelen, zoals een smartphone. Om te bepalen of een apparaat een computer of een communicatiemiddel is, kunt u uitgaan van het volgende:• Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) van maximaal 7 inch (17,78 cm) zijn communicatiemiddelen. • Smartphones en dergelijke apparaten met een beeldscherm (diagonaal) groter dan 7 inch (17,78 cm), zoals tablets, zijn computers. Dit onderscheid tussen computers en communicatiemiddelen (zie ook paragraaf 19.23) geldt voor de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen en voor de werkkostenregeling. U maakt gebruik van de oude regeling van vrije vergoedingen en verstrekkingen U mag aan een werknemer een computer en dergelijke apparatuur (en bijbehorende apparatuur) alleen onbelast vergoeden, verstrekken of beschikbaar stellen, als de apparatuur voor 90% of meer zakelijk wordt gebruikt. Als de apparatuur meerdere jaren gebruikt kan worden, mag u maximaal het bedrag van de jaarlijkse afschrijving onbelast vergoeden. Als de kostprijs inclusief btw minder is dan € 450, mag u het hele bedrag ineens onbelast vergoeden of verstrekken.
2012-02-06 Kaderregeling elektronische apparaten (telefoons en computers etc)
6
