Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding

Elektronische verwerking van inkomende facturen in de BBCboekhouding

Dirk Van den Bossche (Cevi NV)

CAAS

VRS

E-invoice

PDF-invoice

Kofax

Preregistratie

Basware SAAS Isabel

DOMA

Certipost

Timestamp

DMS OCR Workflow

Signing

Arco Aanvaarding Cloud

Platform

Kostprijs

Digitalisering

Multifunctional Scannen

Data kwaliteit B2C en B2B

Legaal archief

Validatie

Papieren factuur

Digital delivery

Authenticiteit

Digitaliser Creditnota’s

Track and trace

Contracten Secured FTP

Virtuele printer Multi channel approach

Document handling

Data Automation

Leesbaarheid Postbus

ERP

Electronic Channel Paperless office

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

Inhoudsopgave

1. Inscannen van inkomende facturen op een MFP 2. 3.

en manuele registratie in BBC; Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC; Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC;

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Inhoudsopgave

4. Inscannen van inkomende facturen op een MFP

5.

20 juni 2014

met OCR aangevuld met metadata beheerd door een goedkeuringsproces in een workflowtoepassing voor verdere verwerking in de BBC; Binnenhalen van elektronisch aangeleverde inkomende facturen voor verdere verwerking in de BBC (Samenwerking met Basware).

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

1. SCAN – BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP en manuele registratie in BBC.

SCAN

20 juni 2014

BBC

Onderwerp presentatie

1. SCAN – BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP en manuele registratie in BBC • • • •

20 juni 2014

Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); Importeren van de inkomende facturen als digitaal document in BBC; Oproepen van de digitaal document en manuele registratie van de factuur in BBC; Validatiemogelijkheden in BBC.

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

1. SCAN – BBC

20 juni 2014

Visualiseren van de documenten

Onderwerp presentatie

1. SCAN – BBC

Alles selecteren Deselecteren Valideren Commentaar geven Tegenhouden Detail Journaal Verrichtingen Historiek

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

1. SCAN – BBC Voordelen formule • • •

Lage drempel om in te stappen en op termijn uitbreidbaar (zie volgende formules); De digitale factuur is raadpleegbaar in vele consultatieschermen van BBC; Centraal documentenbeheer: geen copies, verloren facturen, …

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

1. SCAN – BBC Benodigdheden formule • • •

20 juni 2014

MFP (Multi Functional Printer); Module ‘Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Schijfruimte.

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

2. SCAN – OCR – BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC.

SCAN

20 juni 2014

OCR

BBC

Onderwerp presentatie

2. SCAN – OCR – BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR voor verdere verwerking in de BBC • • • • • 20 juni 2014

Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); OCR (Optical Character Recognition) met software (Kofax of andere); Importeren van de inkomende facturen als digitaal document in BBC; Oproepen van digitaal document en pre-registratie van de factuur in BBC. Validatiemogelijkheden in BBC. Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

2. SCAN – OCR – BBC Voordelen OCR • • • • •

Herkenning van type en inhoud van een factuur; Optioneel kunnen de detaillijnen van de factuur afgehaald worden zodat deze vergeleken kan worden met de factuur; Mogelijkheid om fouten bij OCR te tonen; Extra controles ingebouwd: dubbele facturen en creditnota’s (automatische koppeling met de desbetreffende factuur); Optioneel kan de VRS-module (Virtual Re-Scanning) meegeleverd zijn met Kofax: betere beeldkwaliteit om herscanning te vermijden.

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

2. SCAN – OCR – BBC Voordelen formule • •

•

20 juni 2014

Hulpmiddel bij factuurregistratie: geen manuele registratie van de factuur, maar pre-registratie; De digitale factuur stroomt mee in de BBC en is gemakkelijk raadpleegbaar in diverse consultaties (factuurregistratie, mandaten, betalingen, gedetailleerde consultatie, …) De ecologische voetafdruk van het bestuur verbetert.

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

2. SCAN – OCR – BBC Benodigdheden formule • •

• • •

MFP (Multi Functional Printer); Software (Kofax of andere): bij verschillende printers wordt deze software erbij geleverd (vb: Fujitsu, Bell&Howell, Kodak, Canon, …); Eventueel VRS-module als deel van de Kofax-software dat rechtstreeks de printer aanstuurt; Module ‘Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Schijfruimte.

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

3. SCAN – ARCO – BBC

3. Inscannen van inkomende facturen op een MFP

met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC.

SCAN

OCR

VALIDATIE

BBC

ARCO

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

3. SCAN – ARCO – BBC Inscannen van inkomende facturen op een MFP met OCR aangevuld met metadata voor verdere verwerking in de BBC • • • •

20 juni 2014

Inscannen van de inkomende facturen op een MFP (Multi Functional Printer); Extractie van de gegevens op het hosting platform; OCR (Optical Character Recognition) met software; Validatie van de gegevens via het hosting platform (of via webinterface door het bestuur);

Onderwerp presentatie

3. SCAN – ARCO – BBC • • •

20 juni 2014

Export van de gegevens naar de boekhouding met preregistratie; Batchinformatie en fouten rapportering via mail en webinterface. Validatiemogelijkheden in BBC.

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

3. SCAN – ARCO – BBC

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

3. SCAN – ARCO – BBC Voordelen formule • • • • • •

20 juni 2014

Bij de CAAS-oplossing wordt er een prijs per verwerkte factuur en/of maand betaald; Er zijn geen investeringen in technologie/hardware; Er zijn geen platform of upgrade problemen; Medewerkers kunnen zich bezighouden met hun eigenlijke werk; SLA verbintenis garandeert de aflevering van facturen binnen de 24 uren; De informatie komt direct in de BBC-boekhouding terecht samen met het digitale beeld. Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

3. SCAN – ARCO – BBC Benodigdheden formule • •

Module ‘Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op het CAAS-platform;

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

4. WORKFLOW

4. Inscannen van inkomende facturen op een MFP

met OCR aangevuld met metadata beheerd door een goedkeuringsproces in een workflowtoepassing voor verdere verwerking in de BBC.

SCAN

OCR

VALIDATIE

WORKFLOW

BBC

ARCO 20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

4. WORKFLOW Benodigdheden formule • •

Module ‘Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op Workflow bij externe leverancier.

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

5. Elektronisch aangeleverde facturen

5. Binnenhalen van elektronisch aangeleverde

inkomende facturen voor verdere verwerking in de BBC.

SCAN

OCR

VALIDATIE

WORKFLOW

BBC

ARCO Elektronisch aangeleverde facturen 20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

5. Elektronisch aangeleverde facturen Voordelen formule •

• • •

• 20 juni 2014

Kostenbesparend: geen voorbereidingstaken, snellere verwerking met het oog op korting, fraude bestendig, elektronische archivage; Geen scanning nodig; Toekomstgericht; Volgende leveranciers werken reeds met elektronische facturen: Belgacom, Electrabel, Proximus, SPE (Luminus), Lampiris, Eni. Anderen volgen: Cevi, ISS, SITA, … De ecologische voetafdruk van het bestuur verbetert. Onderwerp presentatie

5. Elektronisch aangeleverde facturen Benodigdheden formule • •

20 juni 2014

Module ‘Elektronische verwerking inkomende facturen in BBC; Intekening op aanbod Basware.

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

Alle Formules op een rijtje

1. 2. 3. 4. 5.

20 juni 2014

SCAN – BBC SCAN – OCR – BBC SCAN – ARCO – BBC SCAN – (OCR) – (ARCO) – Workflow – BBC BASWARE – (ARCO) – (Workflow) – BBC

Onderwerp presentatie

Alle Formules op een rijtje

1. 2. 3. 4. 5.

20 juni 2014

SCAN – BBC SCAN – OCR – BBC SCAN – ARCO – BBC SCAN – (OCR) – (ARCO) – Workflow – BBC BASWARE – (ARCO) – (Workflow) – BBC

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]

Vragen?

20 juni 2014

Onderwerp presentatie

Cevi NV, Bisdomplein 3, 9000 GENT - Tel.: 09 264 07 01 - Fax: 09 264 07 02 – [email protected] Logins NV, Generaal De Wittelaan 17 B32, 2800 MECHELEN - Tel.: 015 45 48 50 - Fax: 015 45 48 89 – [email protected]