E-DISCOVERY AWARENESS DIGITAL ARCHIVING AND COMPLIANCE Dr G.J. van Bussel. Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

‘E-DISCOVERY AWARENESS’ DIGITAL ARCHIVING AND COMPLIANCE

Dr G.J. van Bussel

Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

‘E-Discovery Awareness’. Digital Archiving and compliance

Digital Archiving: ‘enjoy the ride … and the peanuts’


-

“... The bad thing about archiving is that almost everybody thinks they can understand it. The problem is that since suddenly (in evolutionary terms) some deviant went and built the printing press. After that, almost nobody had control. There was only success in archiving some papaper documents for reasons unknown. Since we’re digitized and we’re switching batteries in our laptop computers while streaking through the sky in shiny metal objects in which soft drinks and peanuts are served, nobody knows how to handle the huge amount of digital and digitized documents. Not even the archivist….”

-

Naar: Scott Adams, The Dilbert Principle, Boxtree, 1996


Geert-Jan van Bussel Publicist, Archivaris, Bedrijfskundige, Bestuurlijk Informatiekundige Docent Hogeschool van Amsterdam (MIC) Docent Universiteit van Amsterdam (Archiefwetenschap Directeur Van Bussel Document Services Adviseur en Auditor Enterprise Content Management en Content Auditing Voorzitter van de Bijzondere Commissie Archieven van de Raad voor Cultuur Onderzoeker E-Discovery bij het Kenniscentrum MCI van de Hogeschool van Amsterdam Gepromoveerd op verantwoordingssystemen, content-intensieve organisaties en performance www.vbds.nl en blog.gjvanbussel.nl



‘E-Discovery’ -

-

-

‘Digitale sporen moeten kunnen worden getraceerd, geanalyseerd, en op een manier worden bewaard en gepresenteerd die enerzijds praktisch haalbaar is en anderzijds tegemoetkomt aan wat de wet voorschrijft om als wettelijk bewijsmateriaal te dienen’. Het bewustzijn, de ‘awareness’, dat iedere organisatie geconfronteerd kan worden met E-discovery legt bijzondere nadruk op ‘Digital Archiving’ en op ‘Compliance’. ‘Digital Archiving’ organiseert de informatie binnen een organisatie zodanig, dat het de haalbaarheid van E-discovery verbetert, de kosten daarvan beperkt en de kwaliteit van de informatie waarborgt.



‘E-Discovery Reference Model’



‘Information Management Reference Model’



‘Digital Archiving Reference Model’



Wat is ‘Digital Archiving’ ? ‘A combination of well-defined roles, formal processes, and supporting systems architecture that helps firms contribute, collaborate on, control and store documents and document elements such as text, graphics, multimedia, and applets’. Forrester Research (Februari 2004)

‘Digital Archiving is a set of well-defined processes and tools that support the collaborative activities of document creators, site administrators and document managers in realizing work’. Intelligent Enterprise (September 2006)

‘Het geheel van mensen, middelen, kennis en procedures, gericht op creatie, (her-)gebruik, opslag en duurzaamheid van gegevenssets, documenten en de gegevens daarin’. G.J. van Bussel (April 2010)



Wat is ‘compliance’ ? Compliance gaat over: Het kennen van de regels; Het toepassen van de regels;

Dit betekent: -

Corporate Governance en Risicomanagement

-

Opvolgen van regels

-

Management van informatie (documenten, e-mail, gegevenssets, SMS, voice-mail, instant messages, video, e.d.)

-

Ondersteuning E-Discovery

-

Afdwingen van retentiebeleid

-

Realiseren toegankelijkheid

-

Management van kosten

En Het bewijzen dat volgens regels is gehandeld



Compliance en Archiving Bedrijfsprocessen

Informatieprocessen worden geïntegreerd in het bedrijfsproces: snelle toegang tot informatie van goede kwaliteit

Metadata

Metadata worden toegevoegd om informatie en processen nu en later te kunnen begrijpen, duiden en reconstrueren.

Informatiebewerking Informatiebewerkingen envalidatie validatie

Bewerking van informatie met realisatie van kwaliteitseisen en validatie d.m.v. digitale handtekeningen.

Digital Archive

Opname van de informatie in een gecontroleerd en duurzaam Digital Archive, waartoe de toegang is gewaarborgd.



Waarom is ‘Digital Archiving’ een ‘issue’ ? De evolutie van papieren tot digitale informatie is nooit georganiseerd.

-

Het genereren, verwerken, beheren en archiveren van informatie is veelal ‘ chaotisch’.

Informatiekanalen

Chaos Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

IMS

Organisatie

Informatiekanalen

-

Informatiebronnen

Informatieprocessen zijn op volstrekt toevallige wijze gegroeid.

Informatiebronnen

-


Wat betekenen ‘Chaos’ en ‘Organisatie’ ? CHAOS

ORGANISATIE ( = wet- en regelgeving)

-

Veel verschillende digitale containers

-

Een centraal en gecontroleerd archief

-

Slechte versie-controle

-

Juiste versie, tijd en plaats

-

Geen multi-channelling

-

Multi-channelling

-

Ongecontroleerde Archiving

-

Gecontroleerde Archiving

-

Geen integratie in het bedrijfsproces

-

Integratie in het bedrijfsproces

-

Nauwelijks toegangscontrole

-

Functie- en rolgebaseerde toegang

-

Arbeidsintensief hergebruik (if all)

-

Effectief en efficiënt hergebruik

-

Problematisch beheer van samengestelde documenten

-

Beheer en opslag van samengestelde documenten

-

Problematische zoekstructuren

-

Georganiseerde zoekstructuren

-

Onbekendheid met de context

-

-

Geen standaardisatie in opslagformaten

Toegevoegde metadata voor begrijpen van de context

-

Geen aandacht voor duurzaamheid

-

Standaardisatie

-

Duurzaamheid



Welke eisen stellen we aan informatie ? Reconstrueerbaar

-

Te herstellen zoals gemaakt ‘Unbroken custody’

Begrijpelijk

-

Leesbaar (nu en straks) Duidelijk qua rol en functie Voorzien van gebruikte presentatie

Contextueel

-

Bedrijfsproces, transactie en autorisatie Versie-historie, incl. goedkeuring Audit trails

Vindbaar

-

Classificatie, taxonomie Full text (content) Gerelateerd aan bedrijfsproces/transactie

Duurzaam

-

Raadpleegbaar gedurende de bewaartijd Voorzien van historiciteit

Authentiek

-

Bewijs en digitale handtekening



Waartoe leidt ‘Digital Archiving’ ? -

Integratie van archiveringsprocessen in bedrijfsprocessen

-

Wet- en regelgeving wordt geïntegreerd in bedrijfsprocessen, voor een rechtmatig verloop daarvan en voor het waarborgen van de wettelijke eisen aan informatie.

-

Informatie kan gecontroleerd en gestructureerd worden gegenereerd, bewerkt, (her-)gebruikt en opgeslagen

-

De kwaliteit van informatie wordt gedurende de totale levensfase gegarandeerd

-

De informatie wordt samen met de context (o.a. werkstroom) gearchiveerd, zodat het bedrijf zich intern en extern kan verantwoorden

-

Informatie kan worden gebruikt als bewijs, zeker indien voorzieningen zijn getroffen inzake het gebruik van digitale handtekeningen en de reconstructie van bedrijfshandelingen.



Functionaliteiten van ‘Digital Archiving’

Documentmining

Ontologie/ Classificatie

BI R/H DBMS

CRM

Dataware -housing/ mining Information Retrieval

XML

Web Content Management

DM/RM ECM

Extranet

WFM

BPR / BPM

Knowledge Engineering ‘Digital Archiving’: Convergentie van Disciplines


Context Management Conversie, Migratie, Emulatie

AI


Digital Archiving

Wet en Document Management: compliance en OEI

Create/ Change Capture

Route Approve

Publish

Retire

een geborgd proces Classificatie Business Rules Versiebeheer

Metadata Retention Auditing unified access

Opslag en Mobiliteit

Storage Area Networks met geïntegreerde beveiliging en herstel Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

discovery E-discovery

Compliance

Informatie Management


‘E-Discovery readiness’ -

-

-

‘Digitale sporen moeten kunnen worden getraceerd, geanalyseerd, en op een manier worden bewaard en gepresenteerd die enerzijds praktisch haalbaar is en anderzijds tegemoetkomt aan wat de wet voorschrijft om als wettelijk bewijsmateriaal te dienen’. ‘Digital Archiving’ en ‘compliance’ creëren omstandigheden, die het onderzoek naar digitale sporen optimaliseren en verhogen de ‘e-discovery readiness’. Organisaties kunnen door ‘digital archiving’ eenvoudiger informatie uitzonderen, een goed gefundeerd retentiebeleid formuleren, zich beter verantwoorden, ‘compliance’ realiseren en hun procesperformance verhogen.



Dank voor Uw aandacht !


E-DISCOVERY AWARENESS DIGITAL ARCHIVING AND COMPLIANCE Dr G.J. van Bussel. Media, Informatie en Communicatie E-Discovery

Recommend Documents