e-devop 8 Help 1.1 Inleiding... 4

handleiding

e-devop 8 Help

INHOUD 1. Inleiding .................................................................................................................... 4 1.1 Inleiding .............................................................................................................. 4 1.2 Wat is e-devop? .................................................................................................. 5 1.3 Hoe werkt e-devop .............................................................................................. 6 1.4 Praktijk kiezen bij opstarten................................................................................. 6 1.5 Updates .............................................................................................................. 7 2. Tien meest gestelde vragen...................................................................................... 7 2.1 Tien meest gestelde vragen. ............................................................................... 7 2.2 Wat is een prestatiecode ..................................................................................... 9 2.3 Hoe kan ik verwerken? ...................................................................................... 10 2.4 Kan ik declaraties die verwerkt zijn nog een keer verwerken? ........................... 12 2.5 Wat is een machtigingsnummer? ...................................................................... 12 2.6 Wat is de zorgverlenerscode verwijzer? ............................................................ 12 2.7 Waar kan ik zelf codes toevoegen? ................................................................... 12 2.8 Hoe maak ik een back-up?................................................................................ 13 2.9 Hoe verwijder ik een patiënt? ............................................................................ 14 2.10 Bij het opstarten van e-devop krijg ik een melding dat e-devop vorige keer niet op de juiste wijze was afgesloten. ........................................................................... 15 3. Knoppen ................................................................................................................. 16 3.1 Menu-balk ......................................................................................................... 16 3.2 Navigatiebalk .................................................................................................... 16 3.3 Voorbeeld Keuzelijst ......................................................................................... 17 4. Verwerken .............................................................................................................. 17 4.1 Verwerkscherm maatschappijen ....................................................................... 17 4.2 Vecozo .............................................................................................................. 18 4.3 Verwerkscherm factuur ..................................................................................... 18 4.4 Nota opmaak..................................................................................................... 19 4.5 Crediteren ......................................................................................................... 22 5. Controleren patiënt ................................................................................................. 22 5.1 Controleer actieve patiënten ............................................................................. 22 5.2 Openen retourbestand ...................................................................................... 24 5.3 Statusmeldingen patiënt .................................................................................... 25 5.4 Foutmelding bij controleren patiënt ................................................................... 26 5.6 Certificaten ........................................................................................................ 27 1

e-devop 8 Help 6. Back-up .................................................................................................................. 27 6.1 Het maken van een Backup .............................................................................. 27 6.2 Het terugzetten van een backup........................................................................ 28 7. Declaratie versturen ............................................................................................... 29 7.1 Declaratie verzenden naar Vecozo ................................................................... 29 7.2 Verzenden met email ........................................................................................ 30 8. Overzichten ............................................................................................................ 30 8.1 Omzet overzicht ................................................................................................ 30 8.2 Declaratie overzicht........................................................................................... 31 8.3 Menu Overzicht ................................................................................................. 31 9. Mutatieschermen .................................................................................................... 32 9.1 Huisartsen en andere zorgverleners ................................................................. 32 9.2 Sjablonen voor verslaglegging .......................................................................... 32 9.4 Invoeren/wijzigen codes .................................................................................... 36 9.5 Patiëntenscherm ............................................................................................... 36 9.5.1 Invoeren nieuwe patiënten .......................................................................... 36 9.5.2 Verslaglegging ............................................................................................ 40 9.5.3 Verplichte velden Patiëntenscherm............................................................. 40 9.5.4 Statusmeldingen patiënt ............................................................................. 41 9.6 Maatschappijenscherm ..................................................................................... 42 9.6.1 Invoeren Maatschappij................................................................................ 42 9.6.2 Verplichte velden Maatschappijscherm ....................................................... 43 9.7 Praktijkscherm .................................................................................................. 43 9.7.1 Invoeren/muteren praktijkgegevens ............................................................ 43 9.7.2 e-devop configuratie ................................................................................... 45 9.7.3 Invoeren/muteren prestatiecodes................................................................ 46 9.7.4 Declarerende medewerkers ........................................................................ 47 LET OP: Er mogen alleen medewerkers ingevoerd worden die zelfstandig moeten declareren bij de zorgverzekeraar, want iedere behandeling wordt gekoppeld aan een medewerker met diens zorgverlenersnummer. ............................................. 47 9.7.5 Authorisatie ................................................................................................ 47 9.7.6 Zorgverlenersnummer ................................................................................ 47 Let op: Zorgverlenersnummer en praktijknummer zijn altijd verschillend, maar hebben dezelfde structuur.9.7.7 Praktijknummer ................................................. 48 9.7.8 Verplicht in te voeren velden....................................................................... 48 9.8 Declaratiescherm .............................................................................................. 49

2

e-devop 8 Help 9.8.1 Invoeren behandeling ................................................................................. 49 9.8.2 Invoeren nieuwe patiënten .......................................................................... 49 10. Zorgmail ............................................................................................................... 52 10.1 Zorgmail .......................................................................................................... 52 11. Direct factureren ................................................................................................... 54 11.1 Direct factureren ............................................................................................. 54 12. Agenda ................................................................................................................. 55 12.1 Agenda ........................................................................................................... 55 13. .............................................................................................................................. 59 13.1 Prestatiecodes ................................................................................................ 59

3

e-devop 8 Help

1. Inleiding 1.1 Inleiding

e-devop Help is gebaseerd op een praktijk voor fysiotherapie. Voor andere beroepsgroepen kan e-devop er enigszins afwijkend uitzien, de werking echter is grotendeels identiek. Wat is e-devop? e-devop is een handig declaratieprogramma voor (para) medici waarin ook verslaglegging gedaan kan worden. Met e-devop kunnen declaraties aangemaakt worden voor de Vektis standaarden: PM304/PM305 voor fysiotherapeuten, oefentherapeuten, logopedisten, diëtisten, ergotherapeuten, huidtherapeuten en andere genezers; EP301/EP302 voor eerstelijns psychologen; OS301/OS302 voor overige sectoren, GGD's en specialistische verpleegkunde voor de thuiszorg; KZ301/KZ302 voor kraamzorg; VK301/VK302 voor verloskundigen; HA340/HA305 voor huisartsen, verpleeghuisartsen en overige artsen. Wat kunt u met e-devop? -

-

-

-

-

-

U kunt eenvoudig en snel elektronisch declareren aan verzekeringsmaatschappijen. Uiteraard volgens de laatste Vektis-standaard. De declaratie kunnen zonder ingewikkelde handelingen direct op de website van Vecozo geplaatst worden. U dient hiervoor wel een certificaat aan te vragen bij Vecozo. Nota's op papier aanmaken. De layout van de nota's kan zelf worden bepaald. U kunt BTW facturen maken; facturen kunnen direct afgedrukt worden, zonder gehele declaratieperiode te verwerken. Overzichten van declaraties op beeldscherm dan wel printen (per declaratieperiode, per maatschappij en per verzekeringsvorm). Declaraties exporteren naar Excel formaat. Omzetoverzichten maken. Patiëntenkaart onderhouden, verslaglegging dan wel corespondentie standaardiseren aan de hand van zelf te ontwikkelen sjablonen. Verslaglegging direct naar husiarts versturen via Zorgmail Controleren of patiënten wel of niet ingeschreven zijn (COV). U beschikt over een internetverbinding én u bent aangemeld bij Vecozo, dan kunt u controleren of de patiënt daadwerkelijk ingeschreven is. Hiervoor dient u een speciaal certificaat bij Vecozo aan te vragen. Retourinformatie bekijken. Indien de declaratie door de verzekeringsmaatschappij is afgewezen ontvangt u een declaratiebestand terug. Dit ontvangen bestand kunt u door edevop laten inlezen en opnieuw een declaratie maken. Uitgebreide agenda, gekoppeld aan patiëntenkaart. Behandelingen zijn vanuit agenda direct als declarabel klaar te zetten. Opmerkingen gemaakt bij de agenda worden automatisch aan patiëntenkaart gekoppeld. Kortom: e-devop is een uitermate handig en gebruikersvriendelijk computerprogramma, zonder veel ballast en voor het gebruik waarvan nauwelijks of geen kennis van computers noodzakelijk is.

4

e-devop 8 Help

1.2 Wat is e-devop? 1. Waar staat e-devop voor? e-devop staat voor elektronisch Declareren voor (Para)medici. 2. Voor wie is e-devop bedoeld? e-devop is ontwikkeld voor (para) medici. Tot deze categorie behoren:  Fysiotherapie  Ergotherapie  Diëtetiek  Oefentherapie (Cesar en Mensendieck)  Logopedie  Huidtherapeuten  Psychologen  Artsen (verpleeghuisartsen, en overige artsen)  Verloskundigen  Kraamzorg  Overige sectoren o.a. specialistische thuiszorg verpleegkundigen en GGD instellingen. 3. Wat doet e-devop? Zoals de naam al aangeeft, is e-devop in de eerste instantie ontwikkeld om declaraties te verwerken en naar de zorgverzekeraar te versturen. 4. Ik behoor niet tot de categorie (para)medici, kan ik e-devop toch nog gebruiken? e-devop is expliciet ontwikkeld én gespecialiseerd voor (para)medici. Indien u niet tot die categorie behoort, maar wel een beroep beoefent die daarvan afgeleid is kunt u edevop ook gebruiken. 5. Wat is er nieuw in e-devop? e-devop is voortdurend in ontwikkeling om aan meerdere zorgverleners declaratiemogelijkheden te bieden en om functionele mogelijke uit te breiden.

6. Ik ben niet aangemeld bij VECOZO, kan ik dan toch nog gebruik maken van edevop? Ja , het is mogelijk om zonder dat u aangemeld bent bij VECOZO gebruik te maken van e-devop. U kunt dan geen gebruik maken van de functie om patiënten te controleren en de gegevens te actualiseren. Tevens kunt u uw declaraties niet rechtstreeks via de website van VECOZO versturen. Wilt u aanmelden bij VECOZO, dan kunt dit doen via www.Vecozo.nl. Het aanmelden bij VECOZO is gratis. 7. Ik zie meerdere versies van e-devop op de website, welke moet ik downloaden? Dit is volledig afhankelijk van uw instelling. Werkt u in een verpleeghuis of met meerdere praktijken, dan raden wij u met klem aan om de netwerk versie van e-devop multidisciplinair te downloaden. Heeft u een eigen praktijk met één of meerdere medewerkers, dan raden wij u aan om e-devop standallone te downloaden.

8. Raak ik bij het updaten van e-devop mijn gegevens kwijt? Bij het updaten van e-devop raakt u geen gegevens kwijt. Uw gegevens worden bewaard en zijn te gebruiken in e-devop. U hoeft geen extra handelingen te verrichten, maar we adviseren u om een back-up te maken van de database voordat u e-devop installeert. Mocht het misgaan tijdens de installatie heeft u altijd een back-up achter de hand. 9. Is e-devop gratis? Voor nieuwe gebruikers is e-devop is gedurende 30 dagen volledig én gratis te gebruiken. Na deze periode kunt u e-devop nog wel gegevens en declaraties invoeren

5

e-devop 8 Help maar geen declaraties meer verwerken. Indien e-devop u goed bevalt, kunt u een licentie nemen op e-devop. Neem dan contact op met IGCN bv. Telefoonnummer is 030-634 22 44. U kunt ook via e-mail contact opnemen: [email protected] 11. Waaraan moet mijn computer aan voldoen om e-devop te laten werken? e-devop heeft geen minimale systeemeisen. In principe werkt e-devop op elke computer, mits een versie van Microsoft Windows is geïnstalleerd. Om volledig alle mogelijkheden van e-devop te kunnen gebruiken heeft u minimaal nodig:  Microsoft Windows 2000 met de nieuwste updates of hoger  Internet Explorer 7 inclusief service pack 1 Ook dient u aangemeld te zijn bij VECOZO om patiënten te controleren en declaraties te verzenden via de website.

1.3 Hoe werkt e-devop Voordat u met e-devop behandelingen kunt invoeren en verwerken, moeten er eerst een aantal gegevens bekend zijn bij e-devop. Op de eerste plaats zijn dit gegevens die betrekking hebben op de praktijk. Vervolgens moeten de zorgverleners en prestatiecodes worden ingevoerd die voor de praktijk relevant zijn. Als al deze gegevens volledig zijn ingevoerd kunnen de patiënten in het systeem worden toegevoegd. Als de patiënten waarvan behandelingen moeten worden gedeclareerd zijn ingevoerd kan met de feitelijk declaratie gestart worden. In het behandelingenscherm wordt eenvoudig een patiënt gekozen en met enkele muishandelingen is een behandeling ingevoerd. Een volgende declaratie bij dezelfde patiënt vergt in de meeste gevallen slechts een handeling. Reeds verwerkte periodes kunnen geraadpleegd of opnieuw verwerkt worden. Nadat alle behandelingen in de betreffende periode geregistreerd zijn kan het declaratiebestand worden aangemaakt. e-devop maakt per maatschappij de declaratiebestanden aan en plaats ze op een diskette of u verstuurt het naar Vecozo via de website. Voor patiënten waarvoor dit niet geldt wordt een factuur afgedrukt. Per declaratieperiode kan een overzicht worden uitgedraaid van de declaratie. Verder is het mogelijk omzetoverzichten uit te printen of op het scherm te tonen. Dit kan via overzichten in de menubalk bovenin.

1.4 Praktijk kiezen bij opstarten Indien u niet in een multidisciplinaire omgeving werkt, is dit bij u niet van toepassing. Naam wijzigen. Selecteer eerst de praktijknaam die u wilt wijzigen. Dit kunt u doen door op het witte rondje te klikken bij keuze. Daarna klikt u op de knop 'Wijzigen praktijknaam'.

6

e-devop 8 Help

Er verschijnt een klein venstertje. in het witte rechthoekje kunt u de naam opgeven die u wenst.

Na het invoeren van uw gewenste praktijknaam klikt u op de knop 'opslaan'. Het venstertje wordt automatisch afgesloten en uw opgegeven praktijknaam is nu geplaatst. Dit hoeft u maar 1 keer te doen. Als u e-devop de volgende keer weer opstart, ziet u uw opgegeven praktijknaam weer staan.

1.5 Updates e-devop is nog in volle ontwikkeling, eens in de zoveel tijd worden er verbeteringen c.q. uitbreidingen toegepast op het programma. Om op de hoogte te blijven van deze ontwikkelingen raden wij u aan, van tijd tot tijd onze website www.e-devop te bezoeken. Hier kunt u vervolgens de nieuwste updates downloaden. Als u op uw e-devop PC niet de beschikking heeft over een internet aansluiting, kunt u de update elders downloaden en met behulp van een USB geheugenstick of Cd installeren.

2. Tien meest gestelde vragen 2.1 Tien meest gestelde vragen. Tien meest gestelde vragen.

1.

Is e-devop 8 conform aan de eisen van het nieuwe zorgstelsel? e-devop 8 is speciaal uitgegeven vanwege het nieuwe zorgstelsel. e-devop 8 is conform aan de eisen van de Vektisstandaard.

2. Wat is een prestatiecode?

7

e-devop 8 Help Met een prestatiecode kunt u aangeven wat uw prestaties waren bij de behandelde patiënt. Elke prestatie heeft zijn eigen code. Een behandeling wordt een prestatie genoemd. Bij de eerste keer opstarten van e-devop wordt u gevraagd de gewenste prestatiecodes in te voeren. U kunt de prestatiecode selecteren aan de hand van de uitleg naast de code. Als laatste voert u het bedrag in voor de prestatie en de "eenheid prestatie". "eenheid prestatie" is verdeeld in 2 eenheden:  Per uur  Per zitting

3. Hoe moet ik verwerken? Heeft u van alle patiënten de declaraties ingevuld die u had behandelt in de declaratieperiode die uw wilt verwerken? Dan bent u klaar voor het verwerken en versturen van de declaratie naar de verzekeraarmaatschappij. U opent het scherm 'verwerken' via het menu 'Bestand' --> 'Verwerken'. In dit scherm kunt u selecteren van welke verzekeraarmaatschappijen u wilt declareren. U hoeft niet het bestandsnaam in te voeren, dit wordt namelijk automatisch gegenereerd. Druk op de knop 'Voltooien' om de declaratie van eerste verzekeraarmaatschappij te declareren. U wordt gevraagd of u op diskette wilt opslaan of op de harde schijf van uw computer.

Wilt u via de website van Vecozo de declaratie versturen, dan kies u voor de optie 'Elders(C:\)'. De declaratie wordt opgeslagen op uw computer. Hierna wordt u gevraagd of u gelijk naar de website van Vecozo wilt gaan, om de declaratie te versturen. Kies u voor 'Ja', dan wordt uw webbrowser (vrijwel altijd Internet Explorer) gestart. Kies u voor 'Nee' dan wordt het scherm afgesloten en u bent weer in het scherm 'Verwerken'. Declareert u meer dan bij 1 verzekeraarmaatschappij, dan kunt u dezelfde procedure als bij de eerste declaratie doorlopen.

4. Kan ik declaraties die verwerkt zijn nog een keer verwerken? Dit is wel mogelijk. U kunt alleen geen behandelingen meer toevoegen of veranderen.

5. Wat is een machtigingsnummer? U kunt dit negeren. Het is niet verplicht om deze velden in te voeren.

6. wat is de zorgverlenerscode verwijzer? Indien u weet wat de code van zorgverlener is van de patiënt die u behandelt, kunt u dat invoeren. Weet u de code niet, dan kunt u dit gewoon negeren en leeg laten. 7. Waar kan ik zelf codes toevoegen? Via het menu 'Bewerken' --> 'Code tabellen' kunt kiezen uit 4 soorten codes. Bij alle 4 de codes gaat het wijzigen op dezelfde manier te werk. Open één van de schermen van welke u de code wilt wijzigen. Op de navigatiebalk linksboven drukt u op het 'plus'-teken (+). Er wordt een nieuw record toegevoegd. U kunt nu uw code toevoegen met een beschrijving. Hierna klikt u op het 'vinkje' () om op te slaan.

8. Hoe maak ik een back-up? Via het menu 'Bestand' --> 'Backup' --> 'Nieuwe backup' opent u het back-up formulier. Bepaal de opslagplaats waar u het back-up wil bewaren. U wordt aangeraden om dit op een extern medium te doen. Mocht u computer niet meer op willen starten, dan heeft u altijd nog een back-up.

8

e-devop 8 Help

9. Hoe verwijder ik een patiënt? U kunt een patiënt alleen verwijderen als u geen declaraties heeft verwerkt of open heeft staan. Wilt u deze patiënt toch verwijderen, dan kunt u de status 'Actief' op 'Neen' zetten. Na deze wijziging komt de patiënt niet meer voor op het declaratieformulier en kunt u niet meer van deze patiënt declareren. U kunt dit te allen tijde weer ongedaan maken.

10. Bij het opstarten van e-devop krijg ik een melding dat e-devop vorige keer niet op de juiste wijze was afgesloten. Deze melding verschijnt als u e-devop niet correct heeft afgesloten. Er zijn diverse oorzaken, waardoor deze melding verschijnt:  Tijdens het werken met e-devop liep Microsoft Windows vast, waardoor u de computer opnieuw moest opstarten.  Tijdens het werken met e-devop was er een stroomstoring.  U sloot e-devop af via taak beëindigen. Veel gevolgen heeft dit niet, maar als het vaak voorkomt, kan het voorkomen dat de database beschadigt raakt. U kunt dit repareren door het meegeleverde programma 'e-devop repareren'. e-devop dient dan wel afgesloten te zijn!

2.2 Wat is een prestatiecode Hiermee kunt u aangeven wat u bij de behandelde patiënt heeft uitgevoerd. Dit wordt een prestatie genoemd. Deze prestatie kan worden vertaald naar een code, prestatiecode. U kunt dan kort aangeven welke behandeling u heeft verricht en tegen welke kosten bij de betreffende patiënt U kunt dit instellen op de praktijkkaart (Bewerken - Praktijk).

De praktijkkaart wordt geopend. U klikt dan op de tab 'Prestatiecodes/Tarieven

9

e-devop 8 Help

Hierna gaat u met de muis naar het driehoekje en klikt erop. U krijgt het onderstaande menu te zien, voor niet-fysiotherapeuten ziet deze lijst er uiteraard anders uit.

Selecteer een prestatiecode die van toepassing is. Hierna geeft u een tarief op en de eenheid van het tarief. Bij eenheid tarief kunt u kiezen uit het volgende:  Per zitting  Per uur  Per kwartier  Toeslag Zo kunt u alle mogelijke prestaties invullen die voor u van toepassing zijn. Een toeslag wordt niet meegeteld in de gevallen dat het aantal behandelingen wordt berekend en getoond. Wanneer u bij een toeslag aangeeft dat het een zitting betreft, wordt in feite twee behandelingen geteld terwijl het er maar één is.

2.3 Hoe kan ik verwerken? U heeft de behandelingen ingevoerd en u bent klaar met invoeren, dan kunt u de declaratie verwerken. Het venster 'verwerken' kan geopend worden via Bestand - verwerken.

10

e-devop 8 Help

Er wordt eerst gevraagd of u alles volledig ingevuld heeft. Bent u daar niet zeker van, druk dan op de knop 'Nee' en controleer of u alles heeft ingevuld. TIP Draai eerst een declaratieoverzicht om de behandelingen te controleren.

Bent u er wel zeker van, klik dan op de knop 'Ja'. U krijgt dan het verwerkvenster te zien.

Dit venster is bedoeld om uw behandelingengegevens te verwerken zodat u het kan opsturen naar de verzekeraarmaatschappij. Selecteer de verzekeraarmaatschappij, of indien u meer dan één maatschappij heeft in u lijst dan kunt u het vinkje aanzetten bij 'Selecteer alle maatschappijen'. U bent niet verplicht om een bestandsnaam in te voeren. Deze wordt automatisch aangemaakt.

11

e-devop 8 Help

Klik nu op de knop 'Voltooien' om de declaraties per maatschappij op te slaan. Er wordt u nu gevraagd waar u het declaratiebestand wilt opslaan.

Heeft u voor meerdere maatschappijen behandelingen ingevoerd kunt u ook op de knop 'Alles voltooien en Zippen' klikken. Alle maatschappijen worden dan in 1 bestand geplaatst, dit bestand kan in zijn geheel bij Vecozo ingediend worden.

2.4 Kan ik declaraties die verwerkt zijn nog een keer verwerken? Dit is wel mogelijk. U kunt alleen geen behandelingen meer toevoegen of veranderen

2.5 Wat is een machtigingsnummer? Wanneer niet voor de patiënt van toepassing mag u dit negeren. Het is niet verplicht om dit veld in te vullen.

2.6 Wat is de zorgverlenerscode verwijzer? Indien u weet wat de zorgverlenercode van de verwijzer is kunt u dat invoeren. Weet u de code niet, dan kunt u dit gewoon negeren en leeg laten, wanneer er sprake is van verwijzing moet in ieder geval beroepsgroep van de verwijzer worden gevuld

2.7 Waar kan ik zelf codes toevoegen? Via het menu 'Bewerken' en dan 'Code tabellen'

U kunt kiezen uit 4 verschillende keuzes. Als u bijvoorbeeld de prestatiecode wilt wijzigen dan opent u het scherm 'prestatie codes'. U kunt met behulp van de navigatieknoppen eenvoudig record toevoegen of wijzigen.

12

e-devop 8 Help

Code toevoegen. klik op het + teken om een code toe te voegen. Er wordt een nieuwe record toegevoegd. U kunt nu uw nieuwe code toevoegen. Hierna klikt u op het vinkje. Code wijzigen. Selecteer eerst de code die u wilt wijzigen. Hierna klikt op het driehoekje. Wijzig de code naar uw wens. Klik nu op het vinkje om de wijziging op te slaan. Prestatiecodes bewerken / toevoegen

2.8 Hoe maak ik een back-up? Nieuwe Backup Het is verstandig regelmatig een backup te maken, een backup is een kopie van de ingevoerde gegevens. U start het backupscherm op de volgende manier. (Bestand backup)

Het volgende scherm verschijnt:

13

e-devop 8 Help

e-devop schrijft de backup standaard naar een diskette, zodat wanneer er een computer storing ontstaat er geen risico's zijn voor uw bestanden. Klik op de button (knopje met de puntjes) en kies een andere schijf en/of map om de backup te plaatsen als u dit niet op een diskette wenst te bewaren. e-devop geeft een vaste naam aan het backup-bestand. Een backup gemaakt op 12 juli 2002 krijgt de naam edevop1272002.ebu (ebu staat voor e-devop backup). De cijfers staan voor de datum wanneer de backup is gemaakt. U kunt de backup uiteraard ook op een USB geheugenstick plaatsen.

2.9 Hoe verwijder ik een patiënt? U kunt een patiënt alleen verwijderen als u geen declaraties heeft verwerkt of open heeft staan. Wel kunt u de patiënt de status veranderen van actief naar niet-actief, deze patiënten verschijnen niet meer in keuzelijsten. open de patiëntenkaart via het menu 'Bewerken', 'Patiënten'.

De patiëntenkaart verschijnt. Rechts op de kaart kunt u de status 'Actief' van de patiënt wijzigen.

14

e-devop 8 Help

staard staat deze status op 'Ja'. Deze dient u dan te wijzigen in 'Neen'.

2.10 Bij het opstarten van e-devop krijg ik een melding dat e-devop vorige keer niet op de juiste wijze was afgesloten. Dit kan diverse oorzaken ben met het gevolg dat u bij het opstarten het waarschuwingscherm krijgt te zien.

Dit verschijnt alleen als e-devop niet correct was afgesloten. Met correct afsluiten wordt als volgt bedoeld: Afsluiten via 'Bestand', 'Afsluiten'. U krijgt dan een melding te zien of u het zeker weet dat u wilt afsluiten.

15

e-devop 8 Help

Afsluiten v het kruisje rechtsboven. U krijgt dan een melding te zien of het zeker weet dat u wilt afsluiten.

Deze 2 manieren van afsluiten zijn de enige juiste manieren om e-devop af te sluiten, zonder dat u de bovenstaande foutmelding ziet. Was e-devop niet op één van deze manieren afgesloten maar afgesloten doordat:  Tijdens het werken met e-devop liep Microsoft Windows vast, waardoor u de computer opnieuw moest opstarten.  Tijdens het werken met e-devop was er een stroomstoring.  U sloot e-devop af via taak beëindigen.

3. Knoppen 3.1 Menu-balk De menu balk in e-devop wordt gebruikt om verschillende onderdelen op te starten:

3.2 Navigatiebalk

16

e-devop 8 Help

3.3 Voorbeeld Keuzelijst

4. Verwerken 4.1 Verwerkscherm maatschappijen Dit onderdeel wordt gestart via de menubalk

In onderstaand scherm staan alle zorgverzekeraars die over de gekozen periode een declaratiebestand moeten ontvangen. Declaraties kunnen op 2 manieren worden gemaakt:  1. Alles voltooien en zippen, op deze manier verpakt e-devop direct alle individuele declaratie bestanden in een zogenaamd Zip bestand. Voordeel hiervan is dat er slechts 1 bestand aan de Vecozo website hoeft te worden aangeboden. Vecozo verzorgt de verdere distributie naar de verzekeraars. De bestandsnaam die e-devop genereert bestaat uit de letters edc + praktijknummer + declaratienummer + .zip. Deze naam mag veranderd worden.  2. Alle declaraties afzonderlijk voltooien met voor iedere verzekeraar een apart declaratiebestand die aan Vecoao moeten worden aangeboden. De bestandsnaam is als volgt opgebouwd: Eerste letter beroepsgroep + UZOVI-nummer + periodenummer + edc LET OP: naam van bestand maximaal 8 tekens voor de punt en maximaal 3 tekens na de punt.

17

e-devop 8 Help

4.2 Vecozo Wat is VECOZO? VECOZO is een organisatie die als doel heeft om, in opdracht van de zorgverzekeraars, digitale certificaten uit te geven aan partijen met wie de zorgverzekeraars een overeenkomst tot uitwisseling van (persoons)gegevens hebben gesloten, en wel ten behoeve van een logische toegangscontrole op geautomatiseerde informatiesystemen. Met deze certificaten kunnen de certificaathouders zich op het internet authentiseren. Daarmee wordt een basis gelegd om met de zorgverzekeraars via het internet op een veilige manier te communiceren, waaronder het verzenden van uw declaraties. VECOZO en e-devop Met VECOZO bestaat er de mogelijkheid om de declaraties aan de zorgverzekeraars te versturen via het internet door middel van hun website. Om van deze mogelijkheden gebruik te maken dient u toegang te hebben, dit kunt u aanvragen via de website www.Vecozo.nl Het is onmogelijk om een directe koppeling met VECOZO te maken, er kan echter wel gedeclareerd worden met VECOZO. Om dit te realiseren dient u bij het verwerken van een declaratieperiode te kiezen voor diskette en vervolgens moet u ervoor zorgen dat de declaratiebestanden op de harde schijf (of diskette) komen te staan. Nu kunt u de declaratiebestanden toevoegen als bijlagen aan de VECOZO-website. De VECOZO-website zorgt vervolgens voor de juiste verzending van de declaratiebestanden naar de zorgverzekeraars. Het principe is gelijk aan emailen via uw emailprogramma (Outlook, Outlook express of andere) waarbij u een bijlage meestuurt.

4.3 Verwerkscherm factuur Dit onderdeel wordt gestart via de menubalk.

18

e-devop 8 Help

In onderstaand scherm staan alle patiënten die over de gekozen periode een nota moeten ontvangen. Door in het vakje voor de patiëntnaam een vinkje te plaatsen wordt, nadat op de knop verzenden is gedrukt, de nota van de betreffende patiënt op een scherm als afdrukvoorbeeld getoond. Door het vakje "Selecteer alle facturen" aan te schrappen worden alle patiënten in een keer geselecteerd. Vanuit het afdrukvoorbeeld kan een printopdracht gegeven worden. De knop “Nota Opmaken” biedt de mogelijkheid om de layout van de nota aan te passen.

4.4 Nota opmaak In e-devop bestaat er de mogelijkheid de nota (voor particulieren) naar eigen inzicht op te maken, dit kan gedaan worden in het opmaakscherm. Het opmaakscherm kan op 2 verschillende manieren opgestart worden: d.m.v. het menu via "bewerken - nota opmaken"

19

e-devop 8 Help

Er zijn diverse eigenschappen van tekstvelden die kunnen worden aangepast. Door met de rechtermuisknop te klikken verschijnt een menu waarin de mogelijkheden per onderdeel worden getoond.

20

e-devop 8 Help

De mogelijkheden binnen het opmaakscherm:  Het positioneren van de teksten: alle tekst die zich op de nota bevindt kan worden verplaatst naar een andere positie. Dit kan gedaan worden door het stukje tekst te "slepen" met de muis (zie ook uitlijn-opties gebruiken), of door een tekstonderdeel te selecteren en vervolgens met te pijltoetsen te verplaatsen. De onderlinge verhoudingen van de regels waarop de afzonderlijke behandelingen worden getoond kunnen niet worden gewijzigd. De tekstregels zelf kunnen wel worden aangepast. Er zijn wel beperkingen gesteld aan het verplaatsen omdat de structuur van de nota gehandhaafd moet worden.  Lettertype wijzigen: Het lettertype van de tekst-items kan onafhankelijk gewijzigd worden.  Teksten aanpassen: Alle vaste tekstvlakken zoals voetteksten of kolomtitels kunnen worden gewijzigd.  Uitlijn-opties gebruiken: Om een groep gegevens goed te positioneren kunt u gebruik maken van automatisch uitlijnen. Door een aantal items te selecteren kan aan de hand van de ingestelde waarde (midden-bovenin scherm) de groep worden uitgelijnd.  Items verwijderen/toevoegen: Desgewenst kunnen items die zich op de nota bevinden worden verwijderd. Verwijderde items worden altijd geplaatst in het selectievak rechtsboven in het scherm. Het terugplaatsen van verwijderde items gebeurt door betreffende item opnieuw te selecteren.  Positie Totaalbedrag: De positie van het totaalbedrag kan helemaal onder aan de pagina komen te staan of direct onder de behandelingen. Dit kan gedaan worden door op het tekstvlak van totaalfactuurbedrag op de rechter muisknop te klikken. Verwijderen / toevoegen van factuuropmaak elementen.

Indien u niet alle opmaak elementen heeft gebruikt worden deze geplaatst in het verwijderde items lijstje.

21

e-devop 8 Help Sinds e-devop versie 8 is het mogelijk om een logo en een groot voettekst vlak te gebruiken. Deze voettekst kan dan met de tekstverwerker worden geschreven en opgemaakt. Voor praktijken die ook BTW facturen versturen zijn BTW elementen toegevoegd. Logo Om het logo op de factuur te krijgen moet het logo opgeslagen worden in de e-devop map, met de naam logofactuur.jpg of logofactuur.bmp Het verplaatsen van het logo gebeurt door erop te klikken en vervolgens met behulp van de pijltjes te schuiven. Beheer van verschillende opmaken: e-devop heeft een standaard opmaak waarmee direct gewerkt kan worden. Voor e-devop gebruikers die met een oudere versie hebben gewerkt, worden de settings van de oude versie overgenomen. Er kunnen meerder opmaakmodellen worden opgeslagen die kunnen worden geselecteerd om als standaard opmaak te dienen. Handig voor herinneringsnota's.

4.5 Crediteren Wanneer een behandeling door foutieve invoer niet door de verzekeraar wordt vergoed, kunt u die behandeling, nogmaals in de nieuwe periode declareren. De zorgverzekeraar zal dit gewoon accepteren. Echter, in e-devop is er spraken van een dubbele behandeling. Hierdoor ontstaan bij omzet overzichten, onjuiste gegevens. Om dit te voorkomen zou u een credit behandeling moeten invoeren. Voer deze behandeling dan dus nogmaals in, alleen moet de D(ebet) een C(redit) worden. Crediteren kan ook op een eenvoudige wijze via ‘Lezen Retourbericht’ Zie paragraaf: Openen retourbestand LET OP: dat u de credit regel(s) in een nieuwe declaratie periode invoert en verwerkt. Dus u verwerkt een periode met alleen maar credit regels, u stuurt deze uiteraard niet op. Hiermee is het omzet overzicht correct. Dit is niet het geval wanneer een verzekeraar om een creditregel heeft gevraagd.

5. Controleren patiënt 5.1 Controleer actieve patiënten Om dit formulier te gebruiken dient u over de juiste Vecozo certficaten en een internetverbinding te beschikken. Met dit formulier kunt u maximaal 21 patiënten tegelijk controleren of de patiënten ingeschreven zijn of niet.

22

e-devop 8 Help Hoewel er maximaal 21 patiënten tegelijk gecontroleerd mogen worden, wordt door Vecozo aangeraden om maximaal 8 patiënten tegelijk te controleren. Dit bevordert de snelheid bij het zoeken van de patiënten. Kies altijd patiënten met dezelfde verzekeraar om tegelijk te controleren. Alleen de status van de patiënt wordt aangepast. De rest van uw gegevens blijft intact. U kunt dit formulier benaderen via het menu 'Bewerken' en dan op 'Controleer actieve patiënten'.

U krijgt een scherm te zien met alle actieve patiënten. U kunt geen gegevens veranderen, dit is slechts een overzicht van uw patiënten. Selecteer met de muis een patiënt. U ziet dat de geselecteerde patiënt blauw wordt.

Om meerdere patiënten te selecteren, maakt u gebruik van de combinatie Ctrl toets en de muis of de Shift toets en de muis. Beiden combinaties reageren anders:

CTRL-toets en muis combinatie. Selecteer een patiënt met de muis. Indien u nog een patiënt wilt selecteren, dan drukt u de CTRL-toets in. Houdt deze toets ingedrukt en selecteer daarna de andere patiënt. SHIFT-toets en de muis combinatie.

23

e-devop 8 Help Selecteer een patiënt met de muis. Daarna gaat u met de muiswijzer naar de laatste patiënt. Daarna drukt u de SHIFT-toets in van het toetsenbord. Houdt de toets ingedrukt en klik dan met de muis de patiënt aan. Alle velden worden nu blauw.

Na het selecteren van de patiënt(en) kunt u controleren. Dit doet u met behulp van de knop 'Controleer Patiënten' links bovenin.

5.2 Openen retourbestand Als de verzekeringsmaatschappij uw declaratie afwijst, krijgt u vrijwel in alle gevallen het declaratiebestand terug. Het ontvangen declaratiebestand is alleen te lezen met e-devop. Open het formulier 'Lezen retourbestand' via het menu 'Bestand', linksboven.

U krijgt dan een leeg formulier te zien. Linksboven in het formulier ziet u de knop 'Openen'. Klik op de knop en er verschijnt een nieuw venster. in dit venster kunt u het ontvangen declaratiebestand van de verzekeringsmaatschappij openen.

Indien u het declaratiebestand niet ziet, controleer of u in de juiste map zoekt. Als u het juiste declaratiebestand gevonden heeft, selecteert u het declaratiebestand en druk op de knop 'Open'.

24

e-devop 8 Help Het declaratiebestand wordt geladen en u kunt nu zien waarom de verzekeringsmaatschappij uw declaratie afwees. U kunt dit bericht opslaan als een worddocument. Klik op de knop 'Als bestand' om dit op te slaan als een worddocument of als een RTF document(deze kunt u ook openen in wordpad). Wilt u dit bericht verwerken in e-devop, zodat u op een later tijdstip kunt zien welke declaratie is afgewezen, dan klikt u op 'In e-devop Crediteren'. U kunt dan op de patiëntenkaart, op het tabblad 'Raadplegen behandelingen' zien welke declaraties afgewezen zijn. Indien u over een printer beschikt, kunt u het declaratiebestand afdrukken. Dit doet u met de knop 'Afdrukken'. Om het programma te verlaten klikt u op de knop 'Sluiten'. .

5.3 Statusmeldingen patiënt Niet geautoriseerd te zoeken bij de aangegeven zorgverzekeraar. U heeft geen rechten om te zoeken bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. Indien u denkt dat u wel rechten heeft, neem dan contact op met Vecozo Waarschijnlijk is uw certificaat verouderd. Niet gevonden bij aangegeven zorgverzekeraar, bij andere zorgverzekeraars mag niet gezocht worden. De patiënt is niet gevonden bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. Waarschijnlijk is de patiënt bij een andere verzekeringsmaatschappij verzekerd, maar u heeft niet genoeg rechten om bij een andere verzekeringsmaatschappij te zoeken. Neem contact op met Vecozo. Waarschijnlijk is uw certificaat verouderd. Niet gevonden, niet alle zorgverzekeraars konden geraadpleegd worden. De patiënt is niet gevonden bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. De andere verzekeringsmaatschappijen zijn momenteel niet beschikbaar. Probeer het later nog eens met zoeken. Record onvolledig of onjuist ingevuld. U bent vergeten één van de verplichte velden in te vullen. Controleer wat u bent vergeten en probeer opnieuw de patiënt te controleren. Zijn alle velden ingevuld, dan kan het zijn dat u een typfout hebt gemaakt. Controleer of de gegevens klopt en probeer opnieuw de patiënt te controleren. Patiënt niet verzekerd, ingangsdatum verzekering wel bekend. De patiënt is op moment van behandeling niet verzekerd. De datum wanneer de verzekering van de patiënt ingaat is wel bekend. Dit betekent dat de patiënt binnenkort verzekerd is. Meerdere personen gevonden, zoekgegevens niet uniek. Er zijn meerdere patiënten gevonden. Controleer of u geen veld hebt leeg gelaten. Vul zoveel mogelijk de velden in zodat de patiënt gevonden wordt. verzekering van cliënt is beëindigd. De patiënt is niet meer verzekerd bij de verzekeringsmaatschappij die de patiënt, tijdens behandeling, had opgegeven. Patiënt is verzekerd. De patiënt is verzekerd. U krijgt de keuze om de gegevens van de verzekeraars over te nemen of uw eigen gegevens behouden. Combinatie 'verzekerdennummer' en 'geboortedatum' niet met elkaar in overeenstemming. U heeft of de verzekerdennummer of de geboortedatum niet correct ingevoerd. Controleer dit en verbeter het. Hierna kunt u opnieuw controleren naar de patiënt.

25

e-devop 8 Help

Patiënt is verzekerd, verzekerdennummer is gewijzigd. De patiënt is verzekerd, maar het verzekerdennummer van de patiënt is gewijzigd door de verzekeringsmaatschappij. U kunt kiezen of u de verzekerdennummer wil overnemen van de verzekeringsmaatschappij. Patiënt is verzekerd, code zorgverzekeraar en/of verzekerdennummer is gewijzigd. De patiënt is verzekerd, maar de code van de verzekeringsmaatschappij en/of het verzekerdennummer van de patiënt is gewijzigd. U kunt kiezen of u de code van de verzekeringsmaatschappij en/of de verzekerdennummer wil overnemen van de verzekeringsmaatschappij. Vanwege een technische oorzaak is de patiënt niet gevonden(tijdelijk probleem). Vecozo is momenteel niet bereikbaar. Probeer het later nog eens. Patiënt niet gevonden. De patiënt kan niet worden gevonden. De patiënt komt bij geen enkele verzekeringsmaatschappij voor. Controleer of uw patiëntgegevens correct zijn. Zorgverzekeraar neemt niet deel aan Controle op Verzekering. De verzekeringsmaatschappij waar de patiënt is verzekerd staat niet geregistreerd bij Vecozo. U kunt de patiënt niet controleren. Controledatum valt niet in de periode die door de zorgverzekaar is toegestaan. U mag alleen zoeken op de dag van vandaag tot maximaal tot 2 jaar terug. Controleer of uw controledatum aan de eisen voldoen. BSN vaker gevonden bij zelfde of meerdere zorgverzekeraars. Patiënt is gevonden. BSN komt meer dan 1 keer voor.

5.4 Foutmelding bij controleren patiënt Tijdens het controleren kan er diverse foutmeldingen optreden. Deze foutmeldingen komen alleen voor op het formulier 'Patiënten' en 'Controleer actieve patiënten'.

Er kan geen verbinding tot stand gebracht worden. Probeer het later nog eens. U probeerde een patiënt te controleren. Controleer of uw computer verbonden is met het internet. Indien uw computer niet verbonden is met het internet, maak dan eerst een internetverbinding. Beschikt u niet over een internetverbinding, dan kunt u deze controle niet uitvoeren. Is uw computer wel verbonden met het internet, dan is het mogelijk dat Vecozo momenteel niet beschikbaar is. U kunt later nog een keer proberen. Uw certificaat is niet geschikt om uw aanvraag te versturen. In dit geval beschikt u over een onjuiste certificaat . U mag niet controleren bij Vecozo . Neem contact op met Vecozo, voor een geldig certificaat. Geen certificaten gevonden! Installeer eerst de benodigde certificaten van Vecozo. U heeft geen certificaten geïnstalleerd. U moet contact opnemen met Vecozo. Zolang u geen certificaten hebt geïnstalleerd, kunt u geen patiënten controleren. Er is een technische fout opgetreden bij de verzekeraar. Probeer het later nog eens. Er is een probleem geconstateerd bij Vecozo. U kunt hieraan niks doen. Probeer het later nog eens met controleren van de patiënten.

26

e-devop 8 Help Uw Internet Explorer is verouderd! Uw Internet Explorer is verouderd. U dient een nieuwe versie te downloaden van www.microsoft.com

5.6 Certificaten Wat is een certificaat? Een certificaat is een soort digitale identificatiekaart. Met het certificaat, mits u over die van Vecozo beschikt, kunt u zich identificeren dat u geregistreerd staat. U heeft dan toegang tot een beveiligd gebied bij Vecozo. Hierbij moet u aan denken aan de plaats waar u de declaraties verstuurd. e-devop maakt gebruik van het certificaat die u hebt gekregen van Vecozo. Met het certificaat heeft u toegang tot de database van de verzekeringsmaatschappijen waarin de patiëntgegevens zijn opgeslagen. U kunt dan controleren of de patiënt daadwerkelijk is ingeschreven bij de opgegeven verzekeringsmaatschappij. Ook kunt u direct vanuit e-devop de declaratie versturen. U heeft geen certificaat geïnstalleerd? Neem dan contact op met Vecozo om een certificaat aan te vragen. Let op: U dient een systeemcertificaat te hebben. Heeft u al een certificaat van Vecozo, maar u kan met e-devop geen verbinding maken, dan heeft u niet de systeem certificaat. Deze moet u apart aanvragen bij Vecozo. Frenzs kan niet helpen met het uitgeven van een certificaat.

6. Back-up 6.1 Het maken van een Backup Nieuwe Backup Het is verstandig regelmatig een backup te maken, een backup is een kopie van de ingevoerde gegevens. U start het backup-scherm op de volgende manier. (Bestand-Back-up)


27

e-devop 8 Help

e-devop schrijft de backup standaard naar een diskette, zodat wanneer er een computer storing ontstaat er geen risico's zijn voor uw bestanden. Klik op de button (knopje met de puntjes) en kies een andere schijf en/of map om de backup te plaatsen als u dit niet op een diskette wenst te bewaren. e-devop geeft een vaste naam aan het backup-bestand. Een backup gemaakt op 12 juli 2002 krijgt de naam edevop1272002.ebu (ebu staat voor e-devop backup). De cijfers staan voor de datum wanneer de backup is gemaakt. Tip voor het gebruik van de Backup-functie Het is verstandig om voordat u een periode verwerkt een backup te maken. Zoals u weet kunnen er na het verwerken geen behandelingen meer gewijzigd worden. Stel dat dit om bepaalde redenen toch gewenst is, dan kan dit alsnog gedaan worden nadat de backup is teruggezet.

6.2 Het terugzetten van een backup Terugzetten Backup Wanneer u uw Backup wilt gebruiken (terugzetten), doet u dat via bestand - Backup en vervolgens Terugzetten Backup.


28

e-devop 8 Help

plaatst het stickje met de Backup, of zoek de juiste schijf en/of map. Zoek het juiste bestand met behulp van de datum in de bestandsnaam. LET OP: dat u geen gegevens terugzet over gegevens van recentere datum.

7. Declaratie versturen 7.1 Declaratie verzenden naar Vecozo In het scherm verwerken klikt u op de knop voltooien (Er word per maatschappij een bestand aangemaakt) of Alles voltooien en Zippen (Alles word in 1 bestand gezet).

U krijgt nu de keuze waar u uw declaratiebestand wilt opslaan. Kies, om via de website van Vecozo te verzenden, op 'Elders (C:\)' en sla het bestand op. Onthoud waar u het declaratiebestand hebt opgeslagen, zodat u niet meer hoeft te zoeken.

29

e-devop 8 Help Hierna krijgt u een ander scherm te zien met de vraag of u de website van Vecozo wilt openen, zodat u uw declaratiebestand kunt verzenden.

Wilt u het declaratiebestand gelijk versturen, klik dan op 'Ja'. Er wordt dan een website geopend en verbinding gemaakt met Vecozo. U moet nu inloggen met de gegevens die u gekregen heeft van Vecozo. U kunt het declaratiebestand ook later verzenden.

7.2 Verzenden met email In e-devop 8 is dit niet meer mogelijk. U kunt uw declaratiebestand versturen via Vecozo.

8. Overzichten 8.1 Omzet overzicht Dit scherm kunt u opstarten via de menubalk (via Overzichten - Omzet) Het volgende scherm komt tevoorschijn:

In dit scherm kunt u kiezen over welke kalenderperiode u een overzicht getoond wilt hebben.

30

e-devop 8 Help Indien er geen datum wordt ingegeven totaliseert het overzicht over alle aanwezige periodes. Standaard wordt over alles uit gekozen kalenderperiode getotaliseerd. Indien gewenst, kan bepaald worden of er per zorgverlener subtotalen moeten worden getoond, en/of subtotalen per verzekeringsvorm. Indien omzetoverzichten niet volgens verwachting een gelijke uitkomst bieden als een declaratieoverzicht, dan betekent dit dat er behandelingen over een periode niet allemaal in hetzelfde declaratienummer zijn geboekt.

8.2 Declaratie overzicht Dit scherm kunt u opstarten via de menubalk (via Overzichten - Declaraties) Het volgende scherm komt tevoorschijn:

In dit scherm kunt u kiezen over welke declaratie een overzicht getoond wilt hebben. Standaard wordt alles uit de periode getoond. Indien gewenst, kan bepaald worden of er per specifieke maatschappij een overzicht moet worden getoond. Alleen in de periode relevante maatschappijen kunnen worden gekozen. Indien gewenst kan afzonderlijk per verzekeringsvorm worden getoond. Doormiddel van het ingedikte overzicht krijgt u een cumulatieve lijst per patiënt. Declaraties kunnen ook worden geëxporteerd naar een Excel bestand. Alleen declaraties die reeds verwerkt zijn kunnen worden geëxporteerd.

8.3 Menu Overzicht Alle overzichten verschijnen eerst op het scherm. Met behulp van de menubalk kunnen de nodige handelingen verricht worden.

De functies op de balk gezien van links naar rechts: - zoomen - bladeren - printer instellen

31

e-devop 8 Help - printen - Alle overzichten kunnen al PDF worden opgeslagen

9. Mutatieschermen 9.1 Huisartsen en andere zorgverleners In dit scherm kunt u al de huisartsen en andere zorgverleners waarmee u correspondeert cq communiceert vastleggen. Links naast het veld met de AGB code ziet u een handige link naar de website van vektis waar u eenvoudig alle noodzakelijke gegevens van zorgverleners kunt opzoeken! Op de patiëntenkaart kunnen de huisartsen die hier zijn ingevoerd worden gekozen en automatisch in verslagleggingsdocumenten worden geladen.

Voor Abakus gebruikers: Huisarts gegevens worden doorgegeven aan Abakus database indien op patiëntkaart ingevuld. Het Zorgmail (Lifeline) adres moet worden gevuld indien van zorgmail gebruik wordt gemaakt.

9.2 Sjablonen voor verslaglegging Sjablonen zijn basis documenten die als uitgangspunt dienen voor de verslaglegging. Deze basis documenten kunnen worden gebruikt op de patiëntenkaart. In het e-devop Basis document vindt u alle samenvoegvelden die gebruikt kunnen worden en gevuld door e-devop gegevens als ze in de patiëntenkaart worden geladen.

32

e-devop 8 Help

Indien u kiest voor een nieuw sjabloon wordt deze door e-devop gevuld met alle mogelijke samenvoegvelden. U kunt deze in het nieuwe sjabloon gebruiken of gewoon verwijderen. Als u in het bovenstaande scherm kiest voor e-devop Basis en daarna bewerken sjabloon verschijnt onderstaand scherm:

33

e-devop 8 Help

Alle teksten ingeloten in <> worden door e-devop data gevuld indien dit sjabloon op de patiëntenkaart wordt geladen. Voor de paramedische gebruikers zijn er standaardsjablonen aangemaakt voor Directe Toegang [Logopedie,Ergotherapie,Diëtetiek,Oefentherapie,Fysiotherapie]. TIP Indien u reeds een Word document heeft dat voor verslaglegging dienst doet kunt u deze kopiëren in een nieuw sjabloon. Werkwijze: 1. Maak een nieuw sjabloon (druk op + teken) 2. Geef het sjabloon een zinvolle naam 3. Druk op Bewerken sjabloon Onderstaand staan scherm verschijnt:

34

e-devop 8 Help

Alle velden ingesloten door <> die in het sjabloon niet gebruikt worden kunnen worden verwijderd. 4. Open Word (sluit e-devop niet af) 5. Open in Word het document dat u voor verslaglegging gebruikt 6. In Word: kies bewerken - alles selecteren 7. In Word: kies bewerken - kopiëren 8. Ga naar e-devop 9. Plaats de cursor na de laatste regel (klik met de muis) 10. Kies bewerken -plakken. Uw sjabloon is nu geladen in e-devop. Indien u van geavanceerde Word functies gebruik gemaakt heeft kan het noodzakelijk zijn dat u het e-devop document wat moet aanpassen. Op plaatsen in het document waar e-devop gegevens gevuld moeten worden plaatst u het betreffende samenvoegveld.

35

e-devop 8 Help

9.4 Invoeren/wijzigen codes In e-devop wordt gebruik gemaakt van keuzelijsten. Voor de lijsten met betrekking tot Soort indicatie, Prestatie codes en Reden einde zorg bestaat de mogelijkheid deze aan te passen. Ook diagnosecodes kunnen worden toegevoegd en gewijzigd. LET OP: De codes alleen wijzigen in samenspraak met de zorgverzekeraar Deze codes kunnen gewijzigd worden door:

9.5 Patiëntenscherm 9.5.1 Invoeren nieuwe patiënten In het scherm met de patiëntenkaart worden nieuwe patiënten ingevoerd, gemuteerd, geraadpleegd of verwijderd. Dit onderdeel wordt gestart via de menubalk (via Bewerken Patiënten).

Vervolgens verschijnt het volgende scherm:

36

e-devop 8 Help

Het navigeren door de patiënten gebeurt door middel van de navigatiebalk Bovenbalk opties: Indien u het vinkje heeft geactiveerd bij 'Toon alleen actieve patiënten' worden in patiëntselectielijsten alleen die patiënten getoond die bij bij het veld 'Actief' ja hebben gevuld. Printen

Als u op het printericoon klikt wordt er automatisch een schermafdruk naar de printer gestuurd. Indien het tabblad 'Raadplegen behandelingen' geactiveerd is verschijnt de vraag of een behandelingen-rapport van de patiënt afgedrukt moet worden, antwoorden met nee betekent schermafdruk. Controleren patiënt:

Met behulp van de knop 'Controleer Patiënt' kunt u controleren of de patiënt ingeschreven is of niet. U kunt tot maximaal 2 jaar terug zoeken (selecteer hiervoor de controledatum) . Zo kunt u controleren of de patiënt ingeschreven was tijdens de behandeling. LET OP: Hiervoor dient een speciaal certificaat bij Vecozo aan te vragen.

Na het instellen van de datum drukt u op de knop bovenin.

37

e-devop 8 Help

Het navigeren door de patiënten gebeurt door middel van de navigatiebalk. Bovenbalk opties: Indien u het vinkje heeft geactiveerd bij 'Toon alleen actieve patiënten' worden in patiënt selectielijsten alleen die patiënten getoond die bij bij het veld 'Actief' ja hebben gevuld. Printen

Als u op het printericoon klikt wordt er automatisch een schermafdruk naar de printer gestuurd. Indien het tabblad 'Raadplegen behandelingen' geactiveerd is verschijnt de vraag of een behandelingenrapport van de patiënt afgedrukt moet worden, antwoorden met nee betekent schermafdruk. Controleren patiënt:


Na het instellen van de datum drukt u op de knop bovenin. Druk op de knop. Er verschijnt een voortgangsschermpje die vanzelf verdwijnt als de controle klaar is. Verschijnt er een foutmelding, klik dan op de link om de uitleg van de foutmelding te lezen. Is de controle gelukt, dan verschijnt een melding of de patiënt ingeschreven is of niet. De status van de patiënt wordt automatisch op het formulier geplaatst. Op dit scherm wordt er gebruik gemaakt van 3 tabbladen, de eerste (zie hierboven) voor de patiëntgegevens, de tweede voor het raadplegen behandelingen en de derde voor de verslaglegging. Patiëntgegevens: Voor het aanmaken van correcte declaraties zijn een aantal patiëntgegevens noodzakelijk. Deze moeten hier dan ook verplicht worden ingevoerd. Sommige velden zijn vrij invoerbaar, andere velden hebben een beperkte invoer, deze invoer wordt m.b.v. de muis gekozen uit een keuzelijst Bijzondere velden: BSN = Burger Service Nummer (i.p.v. het inschrijfnummer) Inschrijfnummer = inschrijfnummer patiënt bij verzekeringsmaatschappij. Niet meer gebruiken, BSN gebruiken. Huisarts = Vrijblijvend veld, is van toegevoegde waarde voor eventueel gebruik van verslaglegging. Maximum aantal behandelingen = Vrijblijvend veld, indien gevuld zal e-devop melding maken indien maximum bereikt is. LET OP: beroepsgroepen ergotherapie en logopedie kunnen hier minuten invullen. Het aantal items op het tabblad verzekering verschilt per beroepsgroep. De werkwijze is eenduidig, e-devop maakt melding bij niet gevulde verplichte gegevens.

38

e-devop 8 Help Met declaratievorm wordt bedoelt hoe u wilt declareren. Declaratie via Vecozo is declareren middels een declaratiebestand naar Vecozo. Bij factuur maakt u voor de patiënt de rekening. Indien de verzekeringsvorm van de patiënt basis- of aanvullende verzekering is, dan moet uiteraard ook de maatschappij worden ingevuld. Indien het veld actief op nee wordt gezet dan is deze patiënt in het behandelingenscherm niet meer te kiezen. Onderstaande schuine grijze tekst is nog actueel maar kan vervangen worden door de nieuwe en uitgebreide verslaglegging op het tabblad veslaglegging! Onder in het scherm bevind zich het statusveld. Hierin kan de status van de betreffende patiënt worden opgenomen. Indien u op de statusknop drukt wordt er een handige tekstverwerker opgestart waarmee u de status kunt bewerken. Indien u binnen het schrijfvlak de rechter-muisknop indrukt verschijnt er een popupmenu met allerlei tekstverwerking opties. Brief Er wordt een brief gegenereerd, waar u alleen de inhoud hoeft te bewerken. LET OP: U kunt zorgverlenerscode van de verwijzer leeg gelaten, het is voldoende de beroepsgroep aan tegeven in de linker kolom. (Tenzij dit door de verzekeraar specifiek wordt gevraagd.) Door op de link (Zorgv code verwijzer) te klikken wordt internetsite http://www.agbcode.nl opgestart. Hier kunt u alle zorgverleners met een AGB code vinden.

Raadplegen behandelingen: Onder het tabblad raadplegen behandelingen vindt u alle reeds ingevoerde behandelingen van de patiënt. Let op: De gegevens kunnen hier niet gewijzigd worden. Zie hieronder:

De gegevens zijn hetzelfde als op het behandelingenscherm. Indien retourbestanden worden ingelezen dan wordt bij afgewezen declaraties de status gevuld.

Door op het veld 'Afgewezen' te dubbelklikken, die in het voorbeeld blauw is door te selecteren, krijgt u een informatievenster te zien met daarin de redenen in opgenomen waarom de declaratie is afgewezen.

Verslaglegging

39

e-devop 8 Help Op het derde tabblad de mogelijkheid om verslaglegging te doen.

9.5.2 Verslaglegging Verslaglegging begint in onderstaand scherm. Uitgangspunt voor e-devop verslaglegging is dat er een basisdocument (sjabloon) wordt gebruikt. In onderstaand scherm Type (sjabloon) genoemd.Sjablonen maken kan via Bewerken-Sjablonen in het menu.

Indien een Type (sjabloon) is gekozen en eventueel een geadresseerde kan het document worden bewerkt. Alle samenvoegvelden die in het sjabloon zijn gedefinieerd worden door edevop automatisch gevuld. Is een document al eerder gemaakt dan worden de samenvoegvelden niet ververst. Om het document met zorgmail te kunnen versturen is het verplicht een geadresseerde te kiezen. Door het gebruik van goede sjablonen kan verslaglegging met een minimum aan tekstinvoer op een herkenbare manier worden gerealiseerd. De velden Naam document, Datum en Gemaakt door zijn alleen voor uw herkenbaarheid van belang. De tekstverwerker waarmee wordt gewerkt is de Wordpad tekstverwerker waarmee ruime opmaak mogelijkheden voorhanden zijn.

9.5.3 Verplichte velden Patiëntenscherm De volgende velden in het patiëntenscherm moeten een waarde hebben: e-devop dwingt u deze velden in te vullen. - BSN, Inschrijfnummer (minimaal een van beide gevuld) - Naam - Voorletters - Postcode - Huisnummer - Geslacht - Indicatie ongeval - Declaratievorm - Verzekeringsvorm (Basis, Aanvullend)

40

e-devop 8 Help - Maatschappij indien declaratievorm: Declaratie via

9.5.4 Statusmeldingen patiënt Niet geautoriseerd te zoeken bij de aangegeven zorgverzekeraar. U heeft geen rechten om te zoeken bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. Indien u denkt dat u wel rechten heeft, neem dan contact op met Vecozo. Waarschijnlijk is uw certificaat verouderd. Niet gevonden bij aangegeven zorgverzekeraar, bij andere zorgverzekeraars mag niet gezocht worden. De patiënt is niet gevonden bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. Waarschijnlijk is de patiënt bij een andere verzekeringsmaatschappij verzekerd, maar u heeft niet genoeg rechten om bij een andere verzekeringsmaatschappij te zoeken. Neem contact op met Vecozo. Waarschijnlijk is uw certificaat verouderd. Niet gevonden, niet alle zorgverzekeraars konden geraadpleegd worden. De patiënt is niet gevonden bij de door u gekozen verzekeringsmaatschappij. De andere verzekeringsmaatschappijen zijn momenteel niet beschikbaar. Probeer het later nog eens met zoeken. Record onvolledig of onjuist ingevuld. U bent vergeten één van de verplichte velden in te vullen. Controleer wat u bent vergeten en probeer opnieuw de patiënt te controleren. Zijn alle velden ingevuld, dan kan het zijn dat u een typfout hebt gemaakt. Controleer of de gegevens klopt en probeer opnieuw de patiënt te controleren. Patiënt niet verzekerd, ingangsdatum verzekering wel bekend. De patiënt is op moment van behandeling niet verzekerd. De datum wanneer de verzekering van de patiënt ingaat is wel bekend. Dit betekent dat de patiënt binnenkort verzekerd is. Meerdere personen gevonden, zoekgegevens niet uniek. Er zijn meerdere patiënten gevonden. Controleer of u geen veld hebt leeggelaten. Vul zoveel mogelijk de velden in zodat de patiënt gevonden wordt. verzekering van cliënt is beëindigd. De patiënt is niet meer verzekerd bij de verzekeringsmaatschappij die de patiënt, tijdens behandeling, had opgegeven. Patiënt is verzekerd. De patiënt is verzekerd. U krijgt de keuze om de gegevens van de verzekeraars over te nemen of uw eigen gegevens behouden. Combinatie 'verzekerdennummer' en 'geboortedatum' niet met elkaar in overeenstemming. U heeft of de verzekerdennummer of de geboortedatum niet correct ingevoerd. Controleer dit en verbeter het. Hierna kunt u opnieuw controleren naar de patiënt. Patiënt is verzekerd, verzekerdennummer is gewijzigd. De patiënt is verzekerd, maar het verzekerdennummer van de patiënt is gewijzigd door de verzekeringsmaatschappij. U kunt kiezen of u de verzekerdennummer wil overnemen van de verzekeringsmaatschappij. Patiënt is verzekerd, code zorgverzekeraar en/of verzekerdennummer is gewijzigd. De patiënt is verzekerd, maar de code van de verzekeringsmaatschappij en/of het verzekerdennummer van de patiënt is gewijzigd. U kunt kiezen of u de code van de verzekeringsmaatschappij en/of de verzekerdennummer wil overnemen van de verzekeringsmaatschappij. Vanwege een technische oorzaak is de patiënt niet gevonden(tijdelijk probleem).

41

e-devop 8 Help Vecozo is momenteel niet bereikbaar. Probeer het later nog eens. Patiënt niet gevonden. De patiënt kan niet worden gevonden. De patiënt komt bij geen enkele verzekeringsmaatschappij voor. Controleer of uw patiëntgegevens correct zijn. Zorgverzekeraar neemt niet deel aan Controle op Verzekering. De verzekeringsmaatschappij waar de patiënt is verzekerd staat niet geregistreerd bij Vecozo . U kunt de patiënt niet controleren. Controledatum valt niet in de periode die door de zorgverzekaar is toegestaan. U mag alleen zoeken op de dag van vandaag tot maximaal tot 2 jaar terug. Controleer of uw controledatum aan de eisen voldoen. BSN vaker gevonden bij zelfde of meerdere zorgverzekeraars. Patiënt is gevonden. BSN komt meer dan 1 keer voor.

9.6 Maatschappijenscherm 9.6.1 Invoeren Maatschappij In het scherm met de maatschappijen worden maatschappijen ingevoerd, gemuteerd, geraadpleegd of verwijderd. Dit onderdeel wordt gestart met de menubalk (via Bewerken Maatschappijen).

Vervolgens verschijnt het maatschappijenscherm

42

e-devop 8 Help

Het navigeren tussen de verschillende maatschappijen verloopt via de navigatiebalk Alleen maatschappijen die relevant voor uw patiënten zijn dienen te worden toegevoegd. Beide velden zijn verplicht en dienen altijd ingevuld te worden. De UZOVI-nummers van maatschappijen kunnen niet worden gewijzigd. In geval van een fusie tussen meerdere maatschappijen zal een UZOVI-nummer blijven bestaan. Om patiënten aan deze fusiemaatschappij te koppelen dient u in het patiëntenscherm de betreffende patiënten op te zoeken en de maatschappij daar te wijzigen. Bij nieuwe zelf in te voeren maatschapijen moet u rekening mee houden dat de code van een maatschappij bestaat altijd uit 4 nummers. Indien passief is aangevinkt worden de maatschappij in keuzelijsten niet meer getoond. Betaling aan zorgverlener alleen aanvinken als u met deze verzekeraar een bijzondere afspraak heeft gemaakt dat er direct aan de zorgverlener wordt betaald i.p.v aan de praktijk.

9.6.2 Verplichte velden Maatschappijscherm De volgende velden in de maatschappijenkaart moeten een waarde hebben: e-devop dwingt u om deze velden in te vullen.

- UZOVI-nummer (Unieke ZorgVerzekeraarsIdentificatie)Naam van de maatschappij

9.7 Praktijkscherm 9.7.1 Invoeren/muteren praktijkgegevens In het scherm met de praktijkkaart worden de gegevens van de praktijk ingevoerd, gemuteerd, geraadpleegd of verwijderd. Dit onderdeel wordt gestart met de menubalk via Bewerken Praktijk)

. Vervolgens verschijnt het scherm praktijkkaart: Om de gegevens te kunnen wijzigen c.q invoeren moet eerst op het driehoekje links boven worden geklikt.

43

e-devop 8 Help

De volgende onderdelen moeten worden ingevuld: De algemene gegevens zoals naam, adres en woonplaats etc.  Praktijknummer; dit nummer bestaat uit 8 karakters en is onder te verdelen in 2 onderdelen, 1e onderdeel bestaat uit 2 karakters, dit onderdeel geeft het soort praktijk aan (07 oefentherapeuten, 04 fysiotherapeuten, 05 logopedisten, 88 ergotherapeuten, 24 diëtetiek, 90 huidtherapeuten, 94 Psychologen). Als u een fysiotherapeut bent dan zijn de eerst 2 karakters dus "04". Voor de nieuwe (2011) e-devop standaarden: 08 verloskunde, 01 of 84 artsen/overige artsen,33 kraamzorg. Overige sectoren hebben geen eenduidig agbnummer. Ook voor de andere beroepsgroepen zijn afwijkingen mogelijk. 2e onderdeel bestaat uit het praktijknummer wat u van uw zorgverzekeraar heb gekregen. Het kan voorkomen dat het praktijknummer wat u van de zorgverzekeraar gekregen hebt bestaat uit minder dan 6 cijfers. U moet dit dan (tussen) opvullen met nullen. Wanneer u een nummer heeft van meer dan zes cijfers dan zijn de laatste 4, 5 of 6 cijfers de te gebruiken cijfers eventueel tussen) opgevuld door nullen. Voorbeeld: u bent een fysiotherapeut en u hebt van het zorgverzekeraar het praktijknummer 1234 gekregen en dan wordt het praktijknummer: 04001234. Zorgverlenersnummer; Hoewel dit nummer identiek is qua opbouw aan het praktijknummer, is het nooit gelijk aan praktijknummer

44

e-devop 8 Help Declaratiemethode: Dit onderdeel geeft aan geeft aan of er per praktijk per medewerker wordt gedeclareerd, of dat de individuele medewerkers als afzonderlijke praktijk moeten worden beschouwd. Indien het wachtwoord niet ingevuld is wordt deze ook niet gevraagd bij het opstarten. Indien u wenst dat er ingelogd wordt ondanks dat er maar sprake is van 1 medewerker dient het schrapveld inloggen geactiveerd te worden. Bovendien moet het wachtwoord ingevuld zijn. Indien u voor een zorginstelling, dus geen praktijk, declareert, kunt u de 'Declaratie betreft zorginstelling' aanvinken. Bij het aanvinken verschijnt er een veld waarin het type zorginstelling moet worden opgeven.

9.7.2 e-devop configuratie Op het praktijkscherm kan aangegeven worden welke extra gebruiksmogelijkheden zijn gewenst en moeten worden geactiveerd. Opties:

Gebruik agenda Om de agenda te gebruiken moet deze optie worden geselecteerd. Als u het vinkje plaatst verschijnt er op de praktijkkaart een nieuw tabblad met agenda instellingen.

Hier kunnen de globale instellingen van de agenda worden vastgelegd. Deze kunnen ook altijd weer gewijzigd worden. Deze instellingen vergemakkelijken het gebruik van de agenda. Nadat de agenda is geactiveerd moet e-devop opnieuw worden gestart, dan zal de agenda als menu optie te selecteren zijn.

45

e-devop 8 Help Koppeling met Abakus Voor sommige beroepsgroepen (fysio en oefentherapie) is het mogelijk met Abakus te koppelen ten einde een inhoudelijk zorgdossier aan te leggen. Maak gebruik van zorgmail Indien u de huisartsen op elektronische wijze van verslaglegging wil voorzien kunt u hiervoor Zorgmail activeren. Om met Zorgmail te kunnen werken moet u zich aanmelden bij Lifeline. Zij zijn verantwoordelijk voor de veilige afhandeling van uw berichten. Mogelijkheid tot zorgmail wordt dan in de module verslaglegging geactiveerd. Direct factureren behandelingen Het is in veel gevallen handig / noodzakelijk om een behandelde patiënt direct een factuur mee te kunnen geven. Indien geactiveerd kunt u op scherm waar behandelingen worden ingevoerd direct kiezen voor het maken van een factuur. Nadat deze optie is geactiveerd moet e-devop opnieuw worden gestart, dan zal deze optie in het declaratiescherm te gebruiken zijn. Declaraties via Famed Om declaraties niet aan Vecozo aan te bieden maar Famed hiervoor verantwoordelijk te maken moet er een bewerking worden gedaan aan het declaratiebestand. Via deze optie wordt dit bewerkstelligd. Facturen met BTW Steeds vaker vallen behandelingen / prestaties onder een BTW regime. Als dit aan de orde is kan in het prestatiecodescherm worden aangegeven welke op prestaties BTW wordt geheven. Tevens kan via de factuuropmaak een BTW factuur worden samengesteld.

9.7.3 Invoeren/muteren prestatiecodes Voor het invoeren en wijzigen van prestatiecodes gebruikt u het tweede tabblad op het praktijkscherm Dit is het tabblad voor de prestatiecodes/tarieven:

46

e-devop 8 Help Er moet minimaal één prestatiecode worden ingevoerd. In keuzelijst prestatiecode kunnen uit de beschikbare Vektis-codes voor de praktijk relevante prestatiecodes worden gekozen. Het tarief moet ingevuld worden. Indien er een tariefswijziging plaatsvindt moet dit op het moment van ingang worden gewijzigd. Overigens kan er bij het invoeren van behandelingen van het tarief worden afgeweken. Voor verschillende beroepsgroepen is het mogelijk dat tarieven per maatschappij verschillen. Hiertoe kunnen in het rechter scherm de tarieven per prestatiecode en maatschappij worden gemuteerd. Tarieven behorend bij maatschappijen kunnen worden toegevoegd, gewijzigd en verwijderd. Maak hiervoor gebruik van de Navigatiebalk.{linkID=70}

9.7.4 Declarerende medewerkers Een extra declarerende medewerker kan worden toegevoegd op de praktijkkaart Het zorgverlenersnummer van de medewerker moet met dezelfde twee tekens beginnen als het praktijknummer. Er moet minimaal een medewerker worden ingevuld. LET OP: Er mogen alleen medewerkers ingevoerd worden die zelfstandig moeten declareren bij de zorgverzekeraar, want iedere behandeling wordt gekoppeld aan een medewerker met diens zorgverlenersnummer.

9.7.5 Authorisatie Indien meerdere gebruikers zijn ingevoerd is het mogelijk 2 verschillende typen gebruikers te definïeren:  Praktijkhouder, zonder beperkingen  Medewerker, deze kan alleen behandelingen invoeren, overige functies zijn afgeschermd. De inhoud van overzichten is beperkt tot door medewerker zelf ingevoerde declaraties.

In het geval er verschillende type gebruikers worden gedefinieerd moet iedere gebruiker met hierboven ingevulde gegevens inloggen

9.7.6 Zorgverlenersnummer Dit

nummer bestaat uit 8 karakters en is onder te verdelen in 2 onderdelen, 1e onderdeel bestaat uit 2 karakters, dit onderdeel geeft het soort praktijk aan (07 oefentherapeuten, 04 fysiotherapeuten, 05 logopedisten, 88 ergotherapeuten, 24 diëtetiek, 90 huidtherapeuten, 94 Psychologen). Als u een fysiotherapeut bent dan zijn de eerst 2 karakters dus "04". Voor de nieuwe (2011) e-devop standaarden: 08 verloskunde, 01 of 84 artsen/overige artsen,33 kraamzorg. Overige sectoren hebben geen eenduidig agbnummer. Ook voor de andere beroepsgroepen zijn afwijkingen mogelijk. 2e onderdeel bestaat uit het zorgverlenersnummer dat u van uw zorgverzekeraar heb gekregen. Het kan voorkomen dat het praktijknummer wat u van de zorgverzekeraar gekregen hebt bestaat uit minder dan 6 cijfers. U moet dit dan (tussen) opvullen met nullen. Wanneer u een nummer heeft van minder dan zes cijfers dan zijn de laatste 4, 5 of 6 cijfers de te gebruiken cijfers eventueel tussen-opgevuld door nullen. Voorbeeld: u bent een logopedist en u hebt van uw zorgverzekeraar het zorgverlenersnummer 1234 gekregen en dan wordt het zorgverlenersnummer: 05001234.

47

e-devop 8 Help Let op: Zorgverlenersnummer en praktijknummer zijn altijd verschillend, maar hebben dezelfde structuur.9.7.7 Praktijknummer Dit nummer bestaat uit 8 karakters en is onder te verdelen in 2 onderdelen, 1e onderdeel bestaat uit 2 karakters, dit onderdeel geeft het soort praktijk aan (07 oefentherapeuten, 04 fysiotherapeuten, 05 logopedisten, 88 ergotherapeuten, 24 diëtetiek, 90 huidtherapeuten, 94 Psychologen). Als u een fysiotherapeut bent dan zijn de eerst 2 karakters dus "04". Voor de nieuwe (2011) e-devop standaarden: 08 verloskunde, 01 of 84 artsen/overige artsen,33 kraamzorg. Overige sectoren hebben geen eenduidig agbnummer. Ook voor de andere beroepsgroepen zijn afwijkingen mogelijk. 2e onderdeel bestaat uit het zorgverlenersnummer dat u van uw zorgverzekeraar heb gekregen. Het kan voorkomen dat het praktijknummer wat u van de zorgverzekeraar gekregen hebt bestaat uit minder dan 6 cijfers. U moet dit dan (tussen) opvullen met nullen. Wanneer u een nummer heeft van minder dan zes cijfers dan zijn de laatste 4, 5 of 6 cijfers de te gebruiken cijfers eventueel tussen-opgevuld door nullen. Voorbeeld: u bent een logopedist en u hebt van uw zorgverzekeraar het zorgverlenersnummer 1234 gekregen en dan wordt het zorgverlenersnummer: 05001234. Let op: Zorgverlenersnummer en praktijknummer zijn altijd verschillend, maar hebben dezelfde structuur.

9.7.8 Verplicht in te voeren velden De volgende velden in het praktijkscherm moeten een waarde hebben: e-devop dwingt u deze velden in te vullen. - Praktijknummer - Naam - Adres - Postcode - Plaats - Declaratiemethode (standaard Praktijk) Op Tabblad declarerende zorgverleners Minimaal 1 zorgverlener Verplichte velden: Zorgverlenersnummer (eerste twee tekens dezelfde als Praktijknummer) Korte naam Op Tabblad prestatiecodes Minimaal 1 prestatiecode Verplichte velden: - Prestatiecode (m.b.v keuzemenu) - Omschrijving (vanzelf) - Tarief - Eenheid tarief (m.b.v keuzemenu) Indien van toepassing Verplichte velden: alle

48

e-devop 8 Help

9.8 Declaratiescherm 9.8.1 Invoeren behandeling Indien de verplichte standaardgegevens (praktijkgegevens en patiëntgegevens) zijn ingevoerd kan met de feitelijke declaratie worden gestart.

In het schermgedeelte 'Declaratie' bevinden zich de gegevens met betrekking tot de periode van de declaratie. Standaard wordt een declaratienummer aangemaakt, dit volgnummer is niet te wijzigen en heeft slechts technische betekenis. Indien een declaratie nog niet verwerkt is, kan de periode wel aangepast worden. De datums in het scherm kunnen worden gewijzigd door ze te overschrijven, of door met de muis op het kalendertje te klikken; u kunt dan met de muis een datum kiezen. De datums die zo de declaratieperiode aanduiden zijn niet strikt bepalend voor de behandeldatums. Het kan immers noodzakelijk zijn een behandeling uit een voorbije periode alsnog te declareren. In het schermgedeelte 'Patiënten' kiest u de patiënt waarop de behandeling betrekking heeft. Dit kan door op het invoerveld patiënt te klikken. Hierna verschijnen alle ingevoerde patiënten. In het schermgedeelte 'Behandeling' kan een behandeling worden ingevoerd. Hiertoe drukt u op het + teken in de navigatiebalk. Er is nu een behandeling geïnitieerd met gegevens die bekend zijn over deze patiënt. Als dit niet de eerste behandeling betreft in deze periode dan wordt na het invoeren van de datum de hele behandeling ingevoerd gebaseerd op de vorige. In veel gevallen zal dit immers gelijk zijn. Is dit niet het geval dan dient u dit per regel te wijzigen. Het veld aantal dient altijd met 1 te worden gevuld omdat in de Vektisstandaard is vastgelegd dat ieder afzonderlijke behandeling moet worden invoerd. Slechts met toestemming en in overleg met de zorgverzekeraar zou hiervan afgeweken kunnen worden. Het machtigingsnummer mag ongevuld blijven. Wanneer u aan code tabellen wilt toevoegen, bewerken of verwijderen klikt u met de muis op bewerken, daarna op code tabellen en vervolgens het desbetreffende onderdeel. Als u gegevens wilt veranderen of toevoegen van patiënten, van uw praktijk of van maatschappijen kan dat ook via bewerken.

9.8.2 Invoeren nieuwe patiënten In het scherm met de patiëntenkaart worden nieuwe patiënten ingevoerd, gemuteerd, geraadpleegd of verwijderd. Dit onderdeel wordt gestart via de menubalk (via Bewerken Patiënten).

49

e-devop 8 Help

Vervolgens verschijnt het volgende scherm:

Het navigeren door de patiënten gebeurt door middel van de navigatiebalk Bovenbalkopties: Indien u het vinkje heeft geactiveerd bij 'Toon alleen actieve patiënten' worden in patiëntselectielijsten alleen die patiënten getoond die bij bij het veld 'Actief' ja hebben gevuld. Printen

Als u op het printericoon klikt wordt er automatisch een schermafdruk naar de printer gestuurd. Indien het tabblad 'Raadplegen behandelingen' geactiveerd is verschijnt de vraag of een behandelingen-rapport van de patiënt afgedrukt moet worden, antwoorden met nee betekent schermafdruk.

50

e-devop 8 Help

Controleren patiënt:


Na het instellen van de datum drukt u op de knop bovenin.

Druk op de knop. Er verschijnt een voortgangsschermpje die vanzelf verdwijnt als de controle klaar is. Verschijnt er een foutmelding, klik dan op de link om de uitleg van de foutmelding te lezen. Is de controle gelukt, dan verschijnt een melding of de patiënt ingeschreven is of niet.. De status van de patiënt wordt automatisch op het formulier geplaatst. Op dit scherm wordt er gebruik gemaakt van 3 tabbladen, de eerste (zie hierboven) voor de patiëntgegevens, de tweede voor het raadplegen behandelingen en de derde voor de verslaglegging. Patiëntgegevens: Voor het aanmaken van correcte declaraties zijn een aantal patiëntgegevens noodzakelijk. Deze moeten hier dan ook verplicht worden ingevoerd. Sommige velden zijn vrij invoerbaar, andere velden hebben een beperkte invoer, deze invoer wordt m.b.v. de muis gekozen uit een keuzelijst Bijzondere velden: BSN = Burger Service Nummer (i.p.v. het inschrijfnummer) Inschrijfnummer = inschrijfnummer patiënt bij verzekeringsmaatschappij. Niet meer gebruiken, BSN gebruiken. Huisarts = Vrijblijvend veld, is van toegevoegde waarde voor eventueel gebruik van verslaglegging. Maximum aantal behandelingen = Vrijblijvend veld, indien gevuld zal e-devop melding maken indien maximum bereikt is. LET OP: beroepsgroepen ergotherapie en logopedie kunnen hier minuten invullen. Het aantal items op het tabblad verzekering verschilt per beroepsgroep. De werkwijze is eenduidig, e-devop maakt melding bij niet gevulde verplichte gegevens. Met declaratievorm wordt bedoelt hoe u wilt declareren. Declaratie via Vecozo is declareren middels een declaratiebestand naar Vecozo. Bij factuur maakt u voor de patiënt de rekening. Indien de verzekeringsvorm van de patiënt basis- of aanvullende verzekering is, dan moet uiteraard ook de maatschappij worden ingevuld. Indien het veld actief op nee wordt gezet dan is deze patiënt in het behandelingenscherm niet meer te kiezen.

51

e-devop 8 Help

Onderstaande schuine grijze tekst is nog actueel maar kan vervangen worden door de nieuwe en uitgebreide verslaglegging op het tabblad veslaglegging! Onder in het scherm bevind zich het statusveld. Hierin kan de status van de betreffende patiënt worden opgenomen. Indien u op de statusknop drukt wordt er een handige tekstverwerker opgestart waarmee u de status kunt bewerken. Indien u binnen het schrijfvlak de rechter-muisknop indrukt verschijnt er een popupmenu met allerlei tekstverwerking opties. Brief Er wordt een brief gegenereerd, waar u alleen de inhoud hoeft te bewerken. LET OP: U kunt zorgverlenerscode van de verwijzer leeg gelaten, het is voldoende de beroepsgroep aan tegeven in de linker kolom. (Tenzij dit door de verzekeraar specifiek wordt gevraagd.) Door op de link (Zorgv code verwijzer) te klikken wordt internetsite http://www.agbcode.nl opgestart. Hier kunt u alle zorgverleners met een AGB code vinden.

Raadplegen behandelingen: Onder het tabblad raadplegen behandelingen vindt u alle reeds ingevoerde behandelingen van de patiënt. Let op: De gegevens kunnen hier niet gewijzigd worden. Zie hieronder:

De gegevens zijn hetzelfde als op het behandelingenscherm. Indien retourbestanden worden ingelezen dan wordt bij afgewezen declaraties de status gevuld.

Door op het veld 'Afgewezen' te dubbelklikken, die in het voorbeeld blauw is door te selecteren, krijgt u een informatievenster te zien met daarin de redenen in opgenomen waarom de declaratie is afgewezen.

Op het derde tabblad de mogelijkheid om verslaglegging te doen.

10. Zorgmail 10.1 Zorgmail Het verzenden van elektronische berichten tussen (para)medici en huisartsen is een snelle en makkelijke manier om informatie uit te wisselen. Omdat deze berichten in meer of mindere mate vertrouwelijke (patiënt)gegevens bevatten zijn maatregelen nodig om dit berichtenverkeer te beveiligen.

52

e-devop 8 Help E.Novation zorgt voor deze service en e-devop biedt uw berichten in de juiste vorm aan zodat het bericht op een veilige en correcte manier in de informatiesystemen van de huisartsen worden opgenomen. Hoe werkt het? Op de eerste plaats moet u zich bij E.Novation aanmelden. U kunt dit doen via de website www.zorgmail.nl Als u deelnemer bent van zorgmail kunt u dit activeren in e-devop. U gaat hiervoor naar de praktijkkaart (bewerken-praktijk) en zet rechtsboven het vinkje aan bij "Maak gebruik van zorgmail". Hierdoor wordt het mogelijk om een zorgmailadres en wachtwoord in te voeren in het scherm Declarerende zorgverleners. Het zorgmailadres en wachtwoord ontvangt u van E.Novation en is verplicht om met zorgmail te kunnen werken.

Om zorgmail te versturen zijn geadresseerden (huisartsen of andere zorgverleners) nodig. Deze kunnen worden toegevoegd in het invoerscherm voor huisartsen en andere zorgverleners. Vervolgens kan op de patiëntenkaart op het tabblad verslaglegging een nieuw of bestaand document worden bewerkt. In de tekstverwerker voor verslaglegging kan gekozen worden om het document via zorgmail te versturen.

53

e-devop 8 Help

11. Direct factureren 11.1 Direct factureren Direct factureren is een facturatiemethode zonder de declaratieperiode in zijn geheel te verwerken. Werkwijze: Deze facturatiemethode moet u activeren in e-devop. U gaat hiervoor naar de praktijkkaart (bewerken-praktijk) en zet rechtsboven het vinkje aan bij "Direct factureren behandelingen".

LET OP: Om de werkwijze te activeren moet na het zetten van het vinkje e-devop worden afgesloten en opnieuw gestart. Hierna zal in de toekomst de werkwijze gehandhaafd blijven.

Het behandelingenscherm heeft nu 1 extra kolom en een knop erbij gekregen..

In de kolom "Direct factureren" kan worden aangevinkt welke behandeling(en) direct moeten worden gefactureerd. Een behandeling die reeds gefactureerd is krijgt een donkere kleur in de kolom "Direct factureren". Behandelingen die reeds gefactureerd zijn kunnen opnieuw worden gefactureerd. Behandelingen met verschillende factuurnummers kunnen niet gezamenlijk op een factuur.

54

e-devop 8 Help Om direct te kunnen factureren moet in de kolom "Decl." aangegeven worden dat het een factuur betreft. Het aanmaken van de factuur gebeurt door te drukken op de knop "Factuur maken". De opmaak van de factuur die wordt gebruikt is de opmaak die in "Nota opmaak" als standaard is gezet. Indien de declaratieperiode later in zijn geheel wordt verwerkt komen de facturen ook weer terug in het verwerkscherm.

12. Agenda 12.1 Agenda De agenda kan worden geactiveerd op de praktijkkaart Als op de praktijkkaart de instellingen van de agenda zijn aangegeven zou de agenda er na opening zo uit kunnen zien:

Met meerdere agenda's tegelijk werken is mogelijk. Indien meerdere medewerkers op de praktijkkaart zijn ingevoerd zijn in het selectievak links de agenda's van de verschillende medewerkers selecteerbaar; hetzij meerder tegelijk of afzonderlijk. Door, op de kalenders aan de rechterkant te klikken kunt u snel naar een andere tijdsperiode navigeren. De tijdsindeling van de agenda kan worden aangepast door met de linkermuis op tijdsbalk te klikken. Onderstaande keuzes zijn dan mogelijk:

55

e-devop 8 Help

U kunt de agenda op verschillende tijdseenheden weergeven:

Er zijn verschillende agenda lijsten op te vragen en te printen:

56

e-devop 8 Help

Een agenda gebeurtenis toevoegen doet u door op het gewenste tijdvak te dubbelklikken, het volgende scherm verschijnt:

U kunt in het bovenste selectievak de patiënt selecteren, de lijst is dezelfde als u gewend bent op de patiëntenkaart. Daaronder selecteert u een prestatiecode. In het onderwerp verschijnt automatisch de patiënt met daarbij zijn/haar telefoonnummer. U kunt de duur aanpassen door in het tijdvakje te typen of door op de buttons rechts hiervan te klikken. Indien de behandelingsduur een rol speelt in de declaratie dan wordt het aantal minuten dat de agenda weergeeft in de declaratie opgnomen. Dit wordt altijd naar boven afgerond in een veelvoud van 15. Het tijdvak kan ook buiten dit invoerscherm door met de muis het vak te vergroten of te verkleinen.

57

e-devop 8 Help U kunt vanaf dit scherm ook rechtstreek naar de patiëntenkaart door op de button te drukken. Indien u nog geen patiënt had gekozen wordt bij het terugkeren van de patiëntenkaart automatisch de patiënt gevuld. Onder in het tekstvlak kunt u opmerkingen, acties, afspraken of andere tekst plaatsen, de teksten worden in verslaglegging opgenomen in het document agendanotities. Links boven ziet u button Met deze button wordt een agendaitem geopend voor een nieuwe patiënt. Deze patiënt is in e-devop nog niet bekend, maar kan zo wel in de agenda opgenomen worden. Later kan deze patiënt aan e-devop worden toegevoegd en de behandeling als uitgevoerd worden aangemerkt bij de dan ingevoerde patiënt. Met button kunt u in de agenda ruimte creeëren om een extra prestatie toe te voegen, bijvoorbeeld een toeslag. Wanneer u de behandeling als uitgevoerd aanmerkt worden de gekozen prestaties ter declaratie opgenomen. Het is ook mogelijk herhaalde behandelingen in te voeren. De herhaal button opent het volgende scherm:

58

e-devop 8 Help

Ukunt hier het herhalingspatroon en aantal herhalingen aangeven.

13. 13.1 Prestatiecodes Hier muteert u prestatiecodes en indien geactiveerd BTW gegevens behorend bij prestatiecodes.

59

e-devop 8 Help

Prestatiecodelijst wordt standaard door e-devop bepaald; het kan echter zo zijn dat een prestatiecode(s) een afwijkende lijst betreft. Voorbeeld hiervan is een bilaterale afspraak, hier wordt dan 990 ingevuld.

60

e-devop 8 Help 1.1 Inleiding... 4

Recommend Documents