Duurzaam inkopen door bedrijven: stappenplan Gebaseerd op werk van het Kennisnetwerk Duurzame Productketens U bent inkoper van beroep. U speelt dus een sleutelrol bij het realiseren van MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) en duurzaamheid binnen uw bedrijf. De taak van de inkoper is immers de beste partijen te vinden waarmee zijn organisatie haar duurzame doelstellingen bereikt. Bent u op zoek naar een aanpak? Dan vindt u hier een stappenplan. Het plan is ontwikkeld door bedrijven die koploper zijn in maatschappelijke verantwoord ondernemen en inkopers hebben die op hun beurt ‘voor goud gaan’. De focus van het stappenplan ligt op het positioneren van duurzaam inkopen in de werkwijze van een bedrijf of organisatie (stap 1). Periodieke bijsturing krijgt aandacht (stap 5) evenals de voorbereidingsfase van specifieke inkoopprocessen (stap 2-4). De uitvoering van de inkoop wordt niet behandeld. De vijf stappen zijn essentieel maar de invulling is voor ieder bedrijf verschillend!
Stap 1 MVO strategie, inkoop ambitie, bedrijfsvoering, en herpositioneren
Stap 4 Krijgen wat u wilt, wensen honoreren, puntenwaardering, economische waardering
a. MVO-doelstellingen in kaart brengen b. Relevante medewerkers betrekken c. Professionaliteit inkoopfunctie vergroten d. Inkoopportfolio analyseren e. Ad hoc kansen benutten f. Ervaringen en resultaten monitoren
a. Heldere criteria formuleren b. Criteria transparant maken c. Normen vaststellen - minimumeis, gewicht en waarderingsschaal - economisch waarderen d. Faseren e. Criteria testen
Stap 2
Stap 5
Functioneel, interne duurzaamheidstoets, marktconsultatie a. Behoefte van klant analyseren b. Oplossingsrichtingen in kaart brengen c. Relevante MVO-aspecten bepalen d. Marktconsultatie, de markt(-en) kennen e. Inkoopvraag functioneel formuleren f. Inkooptype en contract specificeren
Stap 3 Voorselectie, bijzondere strategie a. Inkoopstrategie kiezen passend bij MVO-doelen b. Stapsgewijze verbetering benutten
Leren van ervaringen a. Ervaringen evalueren en registreren b. Leveranciersprestaties evalueren c. Ervaring klant inventariseren d. Communiceren en inspireren e. Aanbevelingen formuleren
Meer informatie: www.nevi.nl www.mvonederland.nl/inkoopenketen
Stap 1 Duurzaam inkopen positioneren MVO strategie, inkoop ambitie, bedrijfsvoering Wat u als ambitieuze duurzame inkoper bereikt, hangt af van uw ‘drive’ en kundigheid. Maar vooral ook van de context waarin u opereert: uw bedrijf of organisatie kan zorgen voor een stevige rugwind, of voor tegenwind. Een minder gunstige omgeving belemmert weliswaar duurzaam inkopen, maar u hoeft niet stil te vallen. ‘Tegenwind maakt je sterker’, kan uw motto zijn. U zult in dat geval extra alert moeten zijn op kansen en tegelijk proberen de omstandigheden naar uw hand te zetten, door een sterkere positie voor duurzaam inkopen te stimuleren.
Aanpak a. MVO-doelstellingen in kaart brengen: Breng in kaart welke triple-P doelstellingen uw bedrijf/organisatie nastreeft en hoe deze zijn ‘belegd’ met taken en bevoegdheden. Raadpleeg hiervoor bijvoorbeeld het mission statement, beleidsplan, coalitieakkoord, het meest recente jaarwerkplan en eventueel de afdeling HRM (om te achterhalen hoe MVO-taken in de functieprofielen zijn opgenomen). Ga na welke financiering beschikbaar is voor het realiseren van duurzaamheiddoelstellingen. b. Relevante medewerkers betrekken: Betrek relevante medewerkers/afdelingen bij uw inkoopteam, onder wie toekomstige gebruikers (de ‘interne klant’) en de ‘milieu’ – of ‘duurzaamheids’ experts en verantwoordelijken. c. Professionaliteit inkoopfunctie vergroten: Hou in het oog hoe uw bedrijf/organisatie bezig is zijn inkoopfunctie te professionaliseren en vergroot uw vaardigheden op het vlak van marktanalyse, portfolioanalyse en management van leveranciersrelaties. d. Inkoopportfolio analyseren: Analyseer uw inkoopportfolio (inclusief duurzaamheidrisico’s) en benut deze analyse als grondslag voor een systematische duurzaam inkopen-praktijk, afgestemd op de triple-P doelstellingen. e. Ad hoc kansen benutten: Benut ad-hoc kansen voor verbreding en verdieping van duurzaam inkopen. f.
Ervaringen en resultaten monitoren: Monitor en evalueer wat u gedaan heeft. Dit met het oog op toekomstige verbetering van het MVO profiel en de inkoopprofessionaliteit van uw bedrijf/organisatie (zie ook stap 5).
Stap 2 Inkoopvraag herformuleren Functioneel, interne duurzaamheidstoets, marktconsultatie Een product (levering, dienst, werk) aanschaffen dient ergens toe. Een interne klant heeft er om gevraagd, dus heeft er behoefte aan. Maar als duurzame inkoper zal u niet ‘blind’ uitgaan van de kant-en-klare inkoopvraag die u is voorgelegd. Bijvoorbeeld: de interne klant vraagt om een radiator. U kunt die bestellen. Maar de onderliggende behoefte van de klant is waarschijnlijk dat hij de temperatuur in zijn werkkamer wil kunnen beheersen. En daarvoor zijn ook andere oplossingen denkbaar.
Aanpak a.
Behoefte van klant analyseren: Analyseer de onderliggende behoefte van uw interne klant: hij zoekt niet een bepaald product maar een oplossing. Stel vragen om de werkelijke behoefte van de (interne) klant te achterhalen. Waar dient het gevraagde product toe? • Wat wil de klant met het gevraagde product bereiken? • Is het gevraagde product de enige optie? • Kan het gebruik ervan minder? • Zijn er andere oplossingen die ook voorzien in de behoefte van de klant? •
b.
Oplossingsrichtingen in kaart brengen: Breng verschillende mogelijke oplossingen in kaart, inclusief levensduuraspecten: Hoe lang gaan ze mee? • Hoe zit het met (kosten van) onderhoud/verwijdering? •
c.
Relevante MVO-aspecten bepalen per oplossing: Weet welke triple-P aspecten relevant zijn: Wat is de potentiële impact van deze aankoop op de eigen doelstellingen? • Welke functionele kwaliteiten, standaardeisen, keurmerken etc. zijn gangbaar? • Welke verdergaande wensen zijn mogelijk? • Welk effect hebben die op de genoemde impact? •
d.
Marktconsultatie, de markt(-en) kennen: Let op: bijhouden van MVO-ontwikkelingen in de aanbod-markt kan beter doorlopend gebeuren. Wie de markt pas verkent nadat zijn interne klant op de deur heeft geklopt, heeft dan vaak onvoldoende tijd. • Welke concepten bieden leveranciers aan, met welke productspecificaties? • Welke verbeterde/alternatieve opties zijn mogelijk als experiment of op termijn?
e.
Inkoopvraag functioneel formuleren: Specificeer wat u wilt kopen, liefst in functionele termen en op een wijze die leveranciers uitdaagt: • Wat moet het product kunnen? • Welke functie dient het product te vervullen? • Aan welke bijkomende wensen moet het bij voorkeur voldoen?
f.
Inkooptype en contract specificeren: Specificeer ook het type inkoop en de contractvorm: • Een eenmalige aanschaf, een meerjarig contract inclusief dienstverlening, • Een raamcontract met enkele aanbieders etc.
Stap 3 Inkoopstrategie bepalen Selectie, bijzondere strategie Als duurzame inkoper zoekt u producten die voldoen aan uw (functionele) specificatie, inclusief gevarieerde triple-P wensen. Hoe vindt u de leveranciers van zulke producten? En hoe vergelijkt u hun aanbiedingen? Beoordeelt u leveranciers en producten steeds opnieuw, of investeert u in langduriger relaties met vertrouwde en/of innovatieve partners? Als inkoper in de marktsector, bent u vrij de inkoopstrategie te kiezen die u bevalt.
Aanpak a.
Inkoopstrategie kiezen passend bij MVO-doelen: Kies een inkoopstrategie waarmee u aanbieders van duurzame producten aanmoedigt en niet-duurzame leveranciers/producten ontmoedigt. Er zijn tal van mogelijkheden om de eigen MVO-ambities te integreren in het ‘supply chain management’ bijvoorbeeld door: •
• •
•
b.
het product selecteren met de gewenste planet- en people-karakteristieken, door ze te toetsen aan gecertificeerde keurmerken, toepassing van een goed milieuzorgsysteem en ILO-normen, branchestandaarden of aan eigen criteria; de laatste al of niet open, uitdagend geformuleerd de kwaliteit van leveranciers toetsen aan keurmerken en branchestandaarden, en eventueel eigen eisen formuleren in de vorm van ‘codes of conduct’ eigen productcriteria en leverancierseisen afstemmen op de triple-P doelstellingen van uw bedrijf. Die aanpak is vooral passend voor (leveranciers van) producten die een cruciale rol spelen in het eigen productieproces en de eigen triple-P impact (zoals kan blijken uit een inkoopportfolio-analyse; zie stap 1) criteria en standaarden hanteren als minimumeis, dan wel er een zeker gewicht aan toekennen; dus kiezen voor afweging met andere dimensies zoals de prijs of een andere kostenparameter
Benut stapsgewijze verbetering: Benut hierbij de mogelijkheden voor stapsgewijze verbetering via samenwerking met ‘preferred suppliers’ en ‘strategic partners’. Leverancieraudits, samenwerking in de keten, co-innovatie projecten zijn hierbij aansluitende instrumenten.
Stap 4 Normen bepalen Krijgen wat u wilt, wensen honoreren, puntenwaardering, economische waardering Doorgaans kunt u als inkoper kiezen uit verschillende offertes van meerdere leveranciers. U zult eerst toetsen of deze leveranciers en hun producten voldoen aan gestelde minimumeisen. Vervolgens komt de vraag op tafel: welk product is de beste keus? De duurzame inkoper zal zijn voorkeur laten afhangen van alle relevante triple-P aspecten: de prijs en andere financiële aspecten, planet- en people-aspecten. Kortom: van een reeks ongelijksoortige parameters.
Aanpak a.
Heldere criteria formuleren: in het algemeen geldt: formuleer heldere criteria voor het beoordelen en vergelijken van leveranciers en hun offertes. Zorg dat die zo goed mogelijk weerspiegelen welke triple-P productkwaliteiten belangrijk zijn en een eenduidige uitkomst genereren.
b.
Criteria transparant maken: Maak deze criteria transparant voor potentiële leveranciers.
c.
Normen vaststellen: Stel normen vast om de beste keus te kunnen maken. Bijvoorbeeld: • criteria en standaarden hanteren als minimumeis • een zeker gewicht en waarderingsschaal aan de criteria toekennen, in combinatie met een aggregatieregel • relevante aspecten te waarderen als economische kost of baat
d.
Kiezen voor fasering kan ook. Dat wil zeggen kiezen voor een verbetertraject naar een op zeker moment te bereiken kwaliteit van leveranciers en/of producten. Leverancier-audits, samenwerking in de keten, co-innovatie projecten zijn hierbij aansluitende instrumenten.
e.
Criteria testen: test de zo gedefinieerde criteria en waardering in een simulatie met fictieve offertes, vóórdat u hem in de praktijk toepast: selecteren de criteria zoals u wilt?
Twee methodieken voor waardering Het komt er dus op neer dat u criteria definieert en waardeert die de triple-P productkwaliteiten die belangrijk zijn zo goed mogelijk weerspiegelen en bovendien transparant zijn en een eenduidige uitkomst genereren. Er bestaan twee, conceptueel verschillende methodieken om dit voor elkaar te krijgen, namelijk puntenscores en Economische waardering: Wilt u meer weten over inkoopcriteria en methodieken voor waardering? Bekijk dan het artikel ‘Duurzaam inkopen door bedrijven: waardering van inkoopcriteria’ op onze website.
Stap 5 Leren van ervaringen en herpositioneren U heeft zich met het doorlopen van de stappen 1- 4 goed voorbereid en bent nu in staat de feitelijke inkoopbeslissing af te stemmen op de triple-P ambities van uw bedrijf. Wel moet er nog veel gebeuren voor het beslismoment daar is: de daadwerkelijke aanbesteding begint nu pas. Deze uitvoerende inkoopactiviteiten zijn niet wezenlijk anders in de context van ‘duurzaam inkopen met ambitie’. Daarom zijn ze in dit stappenplan niet verder uitgewerkt. Kenmerkend voor ambities is dat ze inspireren en uitdagen, maar niet in één keer te verwezenlijken zijn. Leren van ervaringen is de sleutel om vervolgens de werkwijze bij te sturen en toepassing ervan te verbreden. Monitoren en evalueren leggen hiervoor de basis. Alle vier eerder beschreven stappen zijn daarbij relevant, evenals de hier niet uitgewerkte uitvoeringsfase van inkoopprocessen. Het leerproces kan betrekking hebben op specifieke inkooptrajecten, maar ook op de strategie van duurzaam inkopen als geheel.
Aanpak: a.
Ervaringen evalueren en registreren: Evalueer ieder duurzaam inkooptraject en leg ervaringen vast als input (‘lessons learned’) voor volgende trajecten.
b.
Leveranciersprestaties evalueren: Registreer en evalueer leveranciersprestaties.
c.
Ervaring klant inventariseren: Registreer en evalueer de ervaringen van gebruikers (de interne klanten), inclusief triple-P aspecten tijdens de gebruiksfase van het product.
d.
Communiceren en inspireren: Communiceer goede ervaringen en ‘lessons learned’ binnen en buiten het bedrijf: inspireer uw collega’s en klanten.
e.
Aanbevelingen formuleren: Inventariseer (bijvoorbeeld) jaarlijks de opgedane ervaringen; evalueer deze in het licht van de gestelde ambities en beschikbare middelen. Formuleer aanbevelingen voor verbeterde positionering van duurzaam inkopen.
