Draaiboek voor het uitwerken van activiteiten 1 Je hebt als groep ouders een idee van wat je rond cultuur, ouderbetrokkenheid en taalstimulering zou willen doen op de school van je kind(eren)? Dit doe je best in vier stappen: Stap 1: een voorbereiding maken van wat je precies wil bereiken Stap 2: je idee voorstellen aan en onderhandelen met (afgevaardigden van) het schoolteam/de directie Stap 3: een actieplan maken en uitvoeren: wat gaan we wanneer doen, en wie gaat dat doen? Stap 4 : na de activiteit evalueren hoe het geheel is gelopen en wat er volgende keer beter kan
Stap 1: een voorbereiding maken van wat je precies wil WAT KAN JE DOEN?
Free Style on Stage
Informeer je eerst grondig over wat de school zelf al doet rond cultuur/taal on stage. Kijk eens op de website van de school of je daar informatie vindt of vraag het aan de directie en/of het schoolteam.
Bijvoorbeeld: op school heeft men de gewoonte om jaarlijks een drietal schoolvoorstellingen bij te wonen in één van de culturele centra uit de buurt. Een avondvullend programma ‘Free Style On Stage’ is op school onbekend.
Formuleer zo helder en concreet mogelijk het doel van jullie actie. Denk vooraf goed na: wat wil je doen, voor wie wil je het doen, waarom wil je het doen en welk resultaat wil je bereiken? Wil je iets organiseren om de leerlingen (en hun ouders) te informeren en te 1
-
het onbekend talent van leerlingen en hun ouders aan bod laten komen tijdens een avondvullend programma; een zo ruim mogelijk publiek van leerlingen en ouders enthousiasmeren rond dit initiatief;
Dit draaiboek is geïnspireerd op het servicedocument voor ouderwerkingen rond gezondheid. Het servicedocument werd ontwikkeld door de ouderkoepels en de VLOR (www.gezondopschool.be )
1
sensibiliseren rond taal en cultuur. Wil je iets organiseren om ouders mee te doen helpen aan de cultuurbeleving op de school, om hun deelname aan het schoolgebeuren te vergroten?
-
-
-
Draag argumenten aan waarmee je de directie kunt overtuigen dat dit initiatief positief is. Waarom zou de directie dit een goed plan kunnen vinden? Geef de nodige achtergrondinformatie over wat je wil doen en leg zeker uit waarom dit voor ouders belangrijk is. Zoek eventueel naar gelijkaardige voorbeelden bij andere scholen of organisaties.
-
-
-
2
de enorme variatie in podiumkunsten laten ervaren: zang, dans, poëzie, stand up comedy, circuskunsten, acrobatie, multimedia-initiatieven, … ouders en leerlingen in hun mogelijkheden aanspreken om de aankleding, pauzes en catering te verzorgen; door dit aanbod en door de informele contacten werken aan ‘taligheid’ bij leerlingen en ouders; uitgebreide followup plannen door nabespreking tijdens de lessen, verslaggeving op de website van de school, in het schoolblad, … eventueel de avondvoorstelling kaderen in een thema: bijvoorbeeld het thema ‘roots’, ‘engagement’, ‘geluk’,100 jaar vrede … iedereen, jong en oud, kan schitteren met haar/zijn talenten; ouders voelen zich zeker aangesproken om hun kinderen te zien schitteren op een podium; door een goede aanpak/voorbereiding bevordert dit initiatief een goede binding met de school; door dit aanbod wordt indirect gewerkt aan taalstimulering en integratie van leerlingen en ouders met een ‘diverse’ achtergrond; door de integratie van door leerlingen en ouders verzorgde catering tijdens de pauzes, verhoogt men het wederzijds respect; door een goede nawerking, wordt het welbevinden van leerlingen en ouders verhoogd, krijgt de band met de school (leerlingen-school, ouders-school) een nieuwe dynamiek en verhogen de leerprestaties; door dit initiatief krijgt de school nog meer zicht op de
Verduidelijk op welke manier je plannen aansluiten bij het bestaande initiatieven van de school: als ouders en schoolteam samenwerken rond taal en cultuur op school, is het belangrijk dat de verschillende initiatieven en activiteiten gekaderd worden en inspelen op wat er al gebeurt op school.
-
Bepaal over welke periode of op welke dag je de actie het best zou uitvoeren en hou rekening met de schoolkalender.
-
-
-
-
-
Bedenk of je de actie kan koppelen aan activiteiten die de school al heeft gepland: een schoolfeest, de start van een nieuw schooljaar, een bijzondere periode in het jaar, ... kunnen soms interessante aanknopingspunten bieden. 3
-
talenten en interesses van ouders; het is een alternatieve en creatieve manier om de ouderbetrokkenheid te verhogen elke school moet een taalbeleid voeren. Creatieve en activerende werkvormen, doelgerichte projecten e.d. dragen hierin bij; het is belangrijk dat in het gewone lesaanbod, in de vakoverschrijdende projecten, in de evaluatie van de leerlingen, in de communicatie … en in het dagelijkse leven op school in het algemeen aandacht wordt besteed aan taalverrijking. ideaal vindt ‘Free Style on Stage’ plaats op een vrijdag-of zaterdagavond; voor de voorbereiding in totaliteit rekent men best op 1 à 2 maanden: bekendmaken van het initiatief, inoefendagen, verzorging van aankleding van de zaal, … einde november vormt zo’n avond een welkome afwisseling in het lange eerste trimester; op vrijdagnamiddag kunnen bepaalde groepen van leerlingen en leraren starten met de voorbereidende werken in de zaal van het gebeuren; zaterdag kunnen makkelijk de overige praktische voorbereidende werken gebeuren door leerlingen, leraren en ouders; een ‘break’ in het lange eerste trimester is welkom; afhankelijk van het thema kan de datum verschuiven: bijvoorbeeld een FOF op 10 november in het kader van 100 jaar vrede;
-
een feest (verjaardag van de school, dag van de mensenrechten, …) geven eveneens voldoende aanleiding tot de organisatie van een FOS.
Bepaal welke mensen hier allemaal aan kunnen meewerken. Pols eventueel al eens of die mensen dat zouden willen doen. Vergeet niet om ook de leerlingenraad te contacteren.
-
de ouderraad, de ouderwerking en andere geïnteresseerde ouders; leerlingenraad en andere geïnteresseerde leerlingen; leraren. Via een minibevraging kan je achterhalen of er voldoende interesse en bereidwillige medewerking zou zijn voor het initiatief.
Becijfer een eerste (ruwe) raming van de kosten om te zien of het allemaal wel financieel en materieel haalbaar is.
-
-
Onderzoek of en hoe experts van buiten de school en/of andere lokale partners (cultuuraanbod in de ruime zin) betrokken kunnen worden.
-
-
Check of je alle ouders wel bij de actie kunt betrekken, ook de moeilijk te bereikbare groepen zoals anderstaligen of tweeverdieners met weinig tijd.
-
4
kostprijs optredens: nihil afhankelijk van de behoeften van de ‘performers’: huur piano, geluidsinstallatie, lichtinstallatie enz. catering: democratische prijzen zijn net kostendekkend drukwerk: op kosten van de school, de ouderraad, … rekening houdend met de doelstellingen, kan het schoolopbouwwerk, het flankerend onderwijsbeleid van de gemeente, de plaatselijke culturele dienst, … gevraagd worden om wat betreft visie en materiaal hun inbreng te doen; in het kader van het taalbeleid kan beroep gedaan worden op een pedagogisch begeleider of de taalbeleidsverantwoordelijke van de school om FOS duidelijker te helpen kaderen in het ruime taalbeleidsplan van de school. buurtopbouwwerkers, medewerkers van schoolopbouwwerk of het flankerend onderwijsbeleid kunnen een cruciale rol spelen in het sensibiliseren van doelgroepouders voor dit initiatief; de modale ouder zal via de kinderen en via de gekende
-
kanalen op gepaste wijze moeten worden gesensibiliseerd om aan dit initiatief deel te nemen; de opbrengst van de activiteit kan naar een praktisch doel gaan bijvoorbeeld: het sponsoren van het inrichten van een open leercentrum Dit kan een bijkomende aantrekkingskracht uitoefenen.
Stap 2: je idee voorstellen en onderhandelen Free Style on Stage
WAT KAN JE DOEN? Stel je plan voor aan de hand van bijvoorbeeld een PowerPoint. Vertel alles wat je in stap 1 noteerde. Vraag om reactie. Wat vinden ze ervan?
Te groots? Niet waar! Veel handen maken een groot werk licht. Te ambitieus? Niet waar! Het kadert perfect in wat een school moet zijn: een leuke, veilige en leerkrachtige omgeving!
Bedenk ook alternatieven. Stel je flexibel op als men niet volledig achter het voorstel staat en ga na hoe je je plan kan bijsturen. Vul dan samen het ‘verbeterkader’ in. Zo kom je te weten wat ze liever anders zouden zien en kan je onderhandelen:
Het doel van dit initiatief is groots en vraagt een doordachte en gedragen aanpak op alle niveaus: leerlingen, leerlingenraad, schoolteam, ouderraad, ouders. Het is daarom belangrijk dat de violen gelijk gestemd worden: het is een leuk en uitdagend initiatief, maar de voorbereiding is intens. Zowel degenen die meewerken aan de concrete voorbereiding als degenen die een ‘optreden’ zullen verzorgen, zullen zich rekenschap moeten geven van het voorbereidend werk. Voor een goede nawerking rond het project, zijn de voorbereidingen van de leraren cruciaal.
BEHOUDEN Welke dingen vind je er wél goed aan? Bv. bereiken van leerlingen, leraren
WEGLATEN Welke dingen moeten voor jou geschrapt worden? 5
en ouders rond leuke dingen die taalverrijkend zijn AANPASSEN Welke dingen zou je graag anders zien en hoe dan? Bv. de multiculti-catering bescheiden houden om haalbaar te zijn
Bv. al te grote acts die veel duur materiaal vragen zijn niet toegelaten TOEVOEGEN Welke dingen mis je nog in dit plan? Bv. de doelgerichte aanpak van communicatie naar de doelgroepouders. Moet er worden gezocht naar vertalers of volstaan de brugfiguren van schoolopbouwwerk?
Bespreek het verbeterkader tot het voor iedereen een ‘aanvaardbaar’ voorstel wordt en waar men tevreden mee kan zijn
Het initiatief moet echt gedragen zijn op alle niveaus.
Stap 3: een actieplan maken en uitvoeren Voor je een actieplan kan maken, moet je een antwoord hebben op onderstaande 4 vragen:
1. Wanneer vindt onze activiteit plaats? Op welke datum, in welke week, welke maand? Kan ze eventueel gekoppeld worden aan een bestaande actie die de school al organiseert? 2. Wat wordt het precieze verloop: wat gaat er op welk moment allemaal gebeuren? 3. Welke partners gaan we aanspreken om mee te werken? De ouderwerking, leden van het team, de leerlingenraad, ...? 4. Hoe kunnen we zorgen dat we ALLE ouders/leerlingen bereiken? Sommige ouders/leerlingen zijn moeilijk te motiveren. Door de juiste actie, timingcommunicatievorm en promotie kan je er toch voor zorgen dat ze zich aangetrokken voelen tot je voorstel.
In het actieplan staan alle taken en werkzaamheden die gaandeweg aan de orde komen. Wat kunnen we allemaal opnemen in zo’n actieplan? Maak een tabel met minimum 4 kolommen: wanneer, wat, wie en bijzonderheden. De laatste kolom dient om extra informatie over een bepaalde taak bij te voegen. 6
Je actieplan werk je telkens bij. Wees concreet over de activiteiten op korte termijn. Over de activiteiten die later plaatsvinden, hoef je in het begin nog niet zo precies te zijn. Dat werk je pas uit als je verder bent met de voorbereidingen. Zo kom je tot een gedetailleerd actieplan waarin van week tot week/dag tot dag/uur tot uur staat beschreven wat er gaat gebeuren, op welke locatie en wie daarvoor verantwoordelijk is. Wanneer
Wat
4 maanden vooraf
Plaats en tijdstip bepalen in overleg
Wie
Bijzonderheden
in overleg met de school Zoeken en aanspreken van mogelijke geïnteresseerde ouders, leerkrachten en leerlingen Materiaal bestellen of zoeken: podium, muziekinstallatie, belichting, drank, stoelen,… …………………………… 2 maanden vooraf
Bekendmaken van de activiteit: oproep voor performers (zowel ouders, leerkrachten als leerlingen) Uitnodiging maken Aankondiging op website van de school, via brief in agenda, schoolkrant enz. 7
Affiches ophangen op de school en eventueel in de buurt …………………………… 1 maand vooraf
Opmaak takenlijst: hoeveel helpers hebben we nodig, voor welke taken, tijdsbesteding van de helpers enz. Verspreiding van de takenlijst zodat alle geïnteresseerde helpers kunnen intekenen Programma opmaken ……………………………
Om de 2 weken
Schoolteam informeren over hoe het loopt Gemaakte kosten verwerken in de boekhouding ……………………………
1 of 2 weken
Afsluiten inschrijvingen performers
vooraf 8
…………………………… Dag voordien
Materialen klaar zetten Aankoop drank en hapjes ……………………………
Dag zelf
Onthaal van performers en publiek Voorstelling Bedanken Schriftelijke evaluatie bij de deelnemers …………………………………….
Dag zelf of dag
Opruimen + alle materiaal
nadien
terugbrengen ……………………………
Dag nadien
Kort (foto)verslag op de website zetten
9
Medewerkers bedanken …………………………… Week nadien
Boekhouding afwerken Vergadering met de werkgroep evaluatie activiteit Tekst voor schoolkrant/website opmaken en doorgeven ……………………………
Stap 4: evalueren Wil je de kwaliteit van je activiteiten verzekeren of zelfs verbeteren, dan is het noodzakelijk om er regelmatig bij stil te staan. Zo’n evaluatie laat toe om duidelijk in kaart te brengen wat je hebt bereikt en wat er bij een volgende gelegenheid anders kan om je activiteiten te verbeteren en echt op maat van je doelgroep te werken. Evalueren doe je ook best zo snel mogelijk na de activiteit. Je kan twee verschillende evaluaties houden: 1. De doelgroep evalueert: hoe hebben ze de actie ervaren? Wat vonden ze van de activiteit? -
-
een evaluatieformulier op papier Je kan hen vragen of ze het een fijne activiteit vonden, of ze nog naar dit soort activiteiten zouden komen, of ze suggesties hebben voor verbetering enz. Zorg waar mogelijk voor gesloten vragen (waar ze bijvoorbeeld kunnen punten geven tussen 1 en 10), zodat ouders niet te veel schrijfwerk hebben. een online enquête enkele leden van het organiserend comité interviewen elk twee deelnemers (maar gebruik altijd een schriftelijke vragenlijst als hulpmiddel).
2. De organisatie evalueert: hoe hebben zij de organisatie ervaren? Een aantal zaken die je kan bespreken zijn: voorbereiding van de activiteit, verloop van de activiteit, opkomst, kostprijs, opruim na de activiteit, taakverdeling, communicatie, enz. 10
Gebruik hiervoor het evaluatiekader BEHOUDEN Welke dingen vind je er wél goed aan?
WEGLATEN Welke dingen moeten voor jou geschrapt worden?
AANPASSEN Welke dingen zou je graag anders zien en hoe dan?
TOEVOEGEN Welke dingen mis je nog in dit plan?
Uit de evaluatie komen de succesvolle of minder succesvolle aspecten aan het licht. Als laatste stap: è è
Schrijf de aanbevelingen en ideeën voor de toekomst uit Koppel de resultaten terug naar alle betrokkenen: maak een artikel voor de schoolkrant en/of publiceer dit op de website (of nog beter: laat de ouders een artikeltje maken of een reactie plaatsen)
Tot slot, een evaluatie kan medewerkers enthousiast maken waardoor meer draagvlak gecreëerd wordt en de betrokkenheid van de ouders vergroot.
11
