Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging Commissie verenigingen in oprichting

Werner ter Avest Nijmegen, mei 2005

Met dank aan RV De Doorslag, Nieuwegein


Inhoudsopgave ORIËNTATIEFASE

5

VORMGEVINGSFASE

5

DE UITWERKINGSFASE

7

DE AFRONDINGSFASE

8

ALGEMENE OPMERKINGEN

9

BIJLAGEN

9

BIJLAGE 1:

ORGANISATIE VAN DE VERENIGING

10

1.1

Inleiding

10

1.2

Structuur en beleid

10

1.3

Taakverdeling

10

1.4 Criteria bij het verdelen van taken. 1.4.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden 1.4.2 Eigen invulling

11 11 11

1.5 Informatie 1.5.1 Communicatie

12 12

1.6 Soorten besturen 1.6.1 De keuze voor een bestuursvorm 1.6.2 Omvang van een bestuur

12 13 13

1.7

14

Problemen met de organisatiestructuur

BIJLAGE 2: TAAKVERDELING BINNEN HET BESTUUR

15

1.

15 15 15 16

de voorzitter Enkele taken Een goed voorzitter moet aan een aantal criteria voldoen Vergadertips

2.

de secretaris

16

3.

de penningmeester

17

4.

Taakomschrijvingen

17

6.

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

18

Koninklijke Nederlandsche Roeibond

3


Aansprakelijkheid van bestuursleden Interne aansprakelijkhe id Externe aansprakelijkheid Aansprakelijkheid en schadevergoeding

18 18 18 19

BIJLAGE 3: MODEL STATUTEN

20

BIJLAGE 4: MODEL HUISHOUDELIJK REGLEMENT

31

BIJLAGE 5: FINANCIËN

40

5.1

Financieel beleid

40

5.2 Inkomsten 5.2.1 Contributie 5.2.2 Financiële ondersteuning

40 40 40

5.2

41

Uitgaven

BIJLAGE 6: LOCATIECRITERIA KNRB

42

6.1 Terrein

42

6.2 Gebouwen

42

6.3 Bereikbaarheid

42

6.4 Omgeving

42

6.5 Vaarwater

42

BIJLAGE 7: ADRESGEGEVENS

43


4


Dit draaiboek is geschreven om mensen te ondersteunen, die een nieuwe roeivereniging willen oprichten. Het oprichtingstraject is ingedeeld in vier verschillende fases en stap voor stap wordt dit traject doorlopen. In dit draaiboek wordt regelmatig verwezen naar standaarden voorbeelddocumenten; deze vindt u achter in dit draaiboek.

Oriëntatiefase ?

Bedenkt u zich in de eerste fase goed waarom u een roeivereniging op wilt richten. Het sporten in verenigingsverband biedt een aantal voordelen. De voordelen hebben met name betrekking op de rechtspositie van een vereniging en de mogelijkheid om op verenigingsniveau naar buiten te treden. Zodoende kunnen trainingen, cursussen, wedstrijden en toernooien volgens een structurele grondslag worden georganiseerd en kan hierover verantwoording worden afgelegd. Daarnaast kan alleen een officieel erkende vereniging aanspraak maken op subsidiegelden (in sommige gevallen wordt het lidmaatschap van een bij NOC-NSF aangesloten sportbond als extra voorwaarde gesteld).

?

Stel daarnaast tijdens de oriëntatiefase belangrijke vragen, zoals: zijn er al roei- of watersportverenigingen bij u in de buurt? Bestaan er lange wachtlijsten bij verenigingen in uw omgeving? Heeft u voldoende mensen die aan uw vereniging deel willen ne men? Zijn er voldoende mogelijkheden om potentiële leden te werven? Mogelijk kunt u deze vragen beantwoorden door een haalbaarheidsonderzoek uit te voeren. Bij de gemeente kunt u informatie krijgen over de bevolkingssamenstelling.

?

Indien u informatie of ondersteuning zoekt, benader dan al in deze fase de Koninklijke Nederlandse Roei Bond. De bond geeft graag verenigingsondersteuning en kan u bovendien in contact brengen met diverse sportorganisaties. Indien nodig kunnen KNRB-medewerkers en bestuursleden mogelijk lobbywerk verrichten. Daarnaast kan de KNRB u in contact brengen met andere verenigingen, die op dat moment hetzelfde traject als u doorlopen. Tijdens het ontwikkelen van dit draaiboek is gebleken dat verenigingen in oprichting veel voor elkaar kunnen betekenen.

?

Leg contact met roeien watersportverenigingen in uw omgeving. Mogelijk dat zij u kunnen voorzien van adviezen, materiaal, en/of stallingmogelijkheden voor boten. Voor namen, adressen en telefoonnummers kunt u terecht op het bondsbureau.

?

Bent zich er van bewust, dat het veel tijd en energie kost een roeivereniging op te richten? Zorg daarom, als u besloten heeft een roeivereniging op te richten, dat u een groep van enthousiaste mensen om u heen verzamelt, die bereid zijn u te helpen. Het is raadzaam (indien mogelijk) een groep mensen te kiezen die al ervaring heeft met het besturen van een organisatie.

Vormgevingsfase Nu u besloten heeft een roeivereniging op te gaan richten, kunt u uw plan vorm gaan geven en uit gaan voeren. In de vormgevingsfase stelt u gezamenlijk een plan van aanpak op en legt u belangrijke eerste contacten. Mocht u behoefte hebben aan ondersteuning in deze fase, dan kan een verenigingsondersteuner van de KNRB of een regionale sportraad u verder helpen met uw plannen. Daarnaast kunt u bij de volgende organisaties terecht voor informatievoorziening en/of verenigingsondersteuning: provinciale sportraad, NCSU, NKS, Sport4all en IOSSPORT.


5


Stap 1 Stap 2

Beleg een informatieve bijeenkomst met geïnteresseerden. Leg uw plannen uit en zoek mensen die verder willen helpen met de oprichting. Bespreek samen goed wat uw wilt en hoe u het wilt. Leg dit vast in een Plan van aanpak. In het plan van aanpak moeten visie, uitgangspunten en strategie worden vastgelegd met betrekking tot roeien, verenigingsorganisatie, materiaal en locatie (locatiecriteria KNRB, zie bijlage 5). Stel een plan samen waarvoor onder alle ‘oprichters’ draagvlak bestaat. Een gedegen Plan van aanpak is van belang om serieus genomen te worden in komende gesprekken met bijvoorbeeld Rijkswaterstaat, gemeenten en sportraden.

Financiën Zonder geld kunt u een eigen vereniging niet realiseren. Het nieuwe bestuur zal dus op zoek moeten gaan naar financiële middelen. De meest gebruikelijke financiële inkomsten zijn de contributie en sponsorinkomsten. In sommige, gunstige gevallen geven gemeenten een subsidie voor de oprichtingskosten. Ten onrechte wordt vaak verondersteld dat subsidies de belangrijkste bron van inkomsten zijn. Een deskundige in de regio kan u helpen in de speurtocht naar mogelijke geldbronnen. Bij gemeenten is vaak een sportconsulent werkzaam of bestaat een sportloket waar u zich kan melden. Daarnaast kunt u terecht bij bestaande sportverenigingen met de vraag hoe zij hun financiën regelen. (zie bijlage 5 voor meer informatie over de financiën van uw vereniging) Stap 3

Leg contact met instanties waar u, in de toekomst, mee te maken krijgt. Informeer bij de gemeente naar benodigde vergunningen, mogelijkheden voor locatie en accommodatie, financiering- en ondersteuningsmogelijkheden, e.d. De KNRB kan u informatie geven over bijvoorbeeld locatiecriteria, verenigingsondersteuning, e.d.

Gemeente Het contact met de gemeente is van groot belang. Bij de gemeente kunt u namelijk terecht voor accommodatie, vergunningen, subsidies en andere ondersteuningsmogelijkheden. Probeer binnen de gemeente een vaste contactpersoon te vinden, met wie u op geregelde tijden een gesprek voert over de voortgang. Het is bovendien handig om behalve met een ambtenaar ook met de verantwoordelijke wethouder te spreken. Vaak kunt u uw doelstelling beter realiseren als u met beide personen spreekt. Zorg ervoor dat u de weg binnen het gemeentelijk apparaat leert kennen. Vaak krijgt u met meer dan één gemeenteafdeling te maken (afdeling sportzaken, jeugdzaken, welzijn en/of grondbedrijf). Elke gemeente voert hierin een eigen beleid. Informeert u bij de afdeling voorlichting van uw gemeente naar de afdeling waar u moet zijn. Stap 4

Organiseer een introductieactiviteit. Indien u geen ideeën heeft, vraag dan bijvoorbeeld de KNRB of de plaatselijke/regionale sportraad u daar bij te helpen, bijvoorbeeld door spelen promotiematerialen ter beschikking te stellen. Dit is de eerste keer dat u als roeivereniging ‘in oprichting’ naar buiten treedt.

Een goede eerste indruk is belangrijk! Zorg voor een goede PR, doordat er informatie verschijnt in bijvoorbeeld plaatselijke en regionale dagbladen en op de kabelkrant.


6


De uitwerkingsfase In deze fase werkt u uw plan van aanpak uit. Ga alleen verder als er zich voldoende belangstellenden hebben aangemeld. Houd gedurende de gehele oprichtingsfase de belangstellenden goed op de hoogte van uw vorderingen, door bijvoorbeeld een (digitale) nieuwsbrief uit te geven. Stap 5 Stap 6

Plaats een oproep voor een tweede bijeenkomst. Maak eventueel nadere afspraken met uw gemeente. Nu het Plan van aanpak uitgewerkt wordt, dienen er definitieve afspraken gemaakt te worden over bijvoorbeeld de locatie, accommodatie en benodigde vergunningen. Hierin speelt Rijkswaterstaat ook een belangrijke rol.

Accommodatie Soms kan gebruik worden gemaakt van reeds bestaande verenigingsaccomodaties in de omgeving, omdat een nieuwe te bouwen accommodatie financieel niet altijd haalbaar zal zijn. Het is als nieuwe vereniging wel van groot belang dat u zo snel mogelijk kunt beschikken over een eigen accommodatie of ontmoetingsruimte. Voor het gebruik van een bestaande accommodatie betaalt de vereniging een vast tarief aan de gemeentelijke dienst sportzaken. Houd hiermee rekening in uw begroting. Als u een eigen accommodatie hebt gevonden, kunt u denken aan een kantine. In dat geval heeft u voldoende vrijwilligers en de benodigde vergunning van de gemeente nodig. Tevens dient een kantine te voldoen aan de bepalingen van de Horecawetgeving. Hierover kunt u contact opnemen met de gemeente, de sportraad of de KNRB. Stap 7

Stap 8 Stap 9

Stap 10

Stap 11

Stap 12

Overleg met een notaris over de op te stellen statuten. Een eerste informatief gesprek is kosteloos. Modelstatuten kunt u opvragen bij de KNRB en vindt u achter in dit draaiboek (bijlage 3 en 4). Stel een conceptbegroting op. Denk hierbij aan zaken als een investeringen, exploitatie, contributie, huisvesting, en een financieringsplan voor de vloot. Houdt de tweede bijeenkomst. Laat potentiële leden een inschr ijfformulier invullen en ondertekenen. Wanneer er voldoende belangstellenden zijn, kunt u besluiten de vereniging op te richten, tijdens de eerste Algemene Leden Vergadering (zie Stap 13). Bespreek zeker de volgende zaken: • De conceptbegroting (denk hierbij ook aan de hoogte van de contributie). • Datum officiële oprichtingsvergadering (eerste Algemene Leden Vergadering). • Naam van de vereniging/kleuren roeitenue. • Verdeling van de taken en bestuursfuncties. Stel een marketing- en communicatieplan op. Bedenk hoe je vanaf nu de potentiële leden gaat benaderen. Welke mogelijkheden bied je nieuwe roeiers ter kennismaking? (bijv. gratis proeflessen, kennismakingscursus) Werk de conceptstatuten uit en het concepthuishoudelijk reglement uit. Achter in dit draaiboek en op de website van de KNRB vindt u conceptstatuten en een concepthuishoudelijk reglement.


7


De afrondingsfase In deze fase vindt de werkelijke oprichting plaats en moeten een aantal formaliteiten geregeld worden. De volgorde van stappen is in deze fase van belang. Aan het bezoek aan de notaris zijn bijvoorbeeld kosten verbonden. Voordat je de statuten daar laat vastleggen, moeten deze dus zijn goedgekeurd door de Algemene Leden Vergadering en de KNRB. Stap 13

Stap 14 Stap 15

Organiseer de eerste algemene ledenvergadering. Tijdens deze vergadering wordt de vereniging officieel opgericht. Laat in ieder geval de volgende onderwerpen aan bod komen: • Kies de bestuursleden. • Stel de hoogte van de contributie vast. • Keur de begroting goed • Neem de statuten en huishoudelijk reglement aan. (Laat in de notulen van de algemene ledenvergadering opnemen dat de vergadering twee bestuursleden machtigt om namens hen naar de notaris te gaan). • Bespreek daarnaast zaken als trainings-, wedstrijdmogelijkheden, e.d. Laat na de Algemene Ledenvergadering de KNRB de statuten goedkeuren. Ga vervolgens met de statuten naar de notaris.

Het is belangrijk om eerst de statuten door de KNRB te laten goedkeuren, alvorens u ermee naar de notaris gaat. Dit bespaart de kosten van een eventuele tweede gang naar de notaris, indien de KNRB de statuten mocht afkeuren!! Stap 16

Laat de vereniging inschrijven in het Verenigingenregister van de Kamer van Koophandel. Deze inschrijving kost ongeveer €30,= per jaar. De namen van bestuursleden worden hierbij vastgelegd. Vanaf dit moment zijn zij bestuurlijk aansprakelijk voor datgene wat binnen de vereniging gebeurt.

Vinden er bestuurswijzigingen plaats, dan dienen deze namen ook bij de KvK gewijzigd te worden, in verband met de bestuurlijke aansprakelijkheid!! Als alle formaliteiten geregeld zijn kan de vereniging werkelijk van start. KNRB-lidmaatschap Uw bondslidmaatschap moet worden voorgelegd aan de algemene leden vergadering van de KNRB. Dit kan éénmaal per jaar, tijdens de algemene leden vergadering in februari. De voordelen van het KNRB- lidmaatschap zijn onder meer: ? Deelname van leden aan door de KNRB goedgekeurde wedstrijden. ? Deelname aan door de KNRB georganiseerde instructeurs- en coachcursussen. ? Het ontvangen van verenigingsondersteuning. Een verenigingsondersteuner kan u ondersteuning verlenen bij o.a. vrijwilligerswerving, sponsorwerving, schoolroeiprojecten en het schrijven van beleidsplannen. ? U kunt gebruik maken van het relatienetwerk van de KNRB. De KNRB heeft bijvoorbeeld contacten met roeiverenigingen, overkoepelende sportorganisaties en provinciale sportraden. ? U kunt gebruik maken van de kennis van de KNRB op diverse gebieden, zoals veiligheid, aansprakelijkheid, reglementen en aangepast roeien.


8


Algemene opmerkingen ? ? ? ?

Zorg dat er van alle bijeenkomsten notulen worden gemaakt. Van idee tot realisering vergt veel tijd en inspanning. Neem de tijd om de diverse fasen goed af te ronden. Aarzel niet om te overleggen met de betreffende sportbond.

Bijlagen Bijlage 1: Bijlage 2: Bijlage 3: Bijlage 4: Bijlage 5: Bijlage 6: Bijlage 7:

Organisatie van een vereniging Taakverdeling binnen het bestuur Concept verenigingsstatuten Concept Huishoudelijk Reglement Financiën Locatiecriteria KNRB Diverse adresgegevens


9


Bijlage 1: Organisatie van de vereniging 1.1

Inleiding

Wanneer de werkzaamheden binnen een vereniging maar door een paar personen gedaan worden, zal het maken van afspraken weinig problemen opleveren. Naarmate er meer mensen bij de organisatie van de vereniging betrokken worden, wordt het maken van een duidelijke taakverdeling steeds belangrijker. Het wordt dan zaak af te spreken wie wat doet, welke bevoegdheden daarbij horen en hoe men elkaar onderling op de hoogte zal gaan houden. Het wordt dan ook moeilijker om in de gaten te houden of iedereen nog wel dezelfde doelstellingen nastreeft. Met andere woorden hoe complexer de vereniging wordt hoe belangrijker de organisatiestructuur wordt. Definitie Een organisatiestructuur is het ge heel van afspraken over de taak- en functieverdelingen en de daarbij behorende bevoegdheden en de afspraken omtrent de wijze van communiceren. 1.2

Structuur en beleid

Structuur en beleid zijn nauw met elkaar verweven. Een organisatiestructuur moet een vertaling zijn van het beleid. De doelstellingen die een vereniging heeft moeten terug te vinden in de functies. Bijvoorbeeld: Wanneer een vereniging als doelstelling heeft zich nadrukkelijk bezig te houden met jeugd zal hiervoor een bestuursfunctie jeugdzaken of een jeugdcommissie in het leven geroepen moeten worden. Binnen een vereniging kunnen we een onderscheid maken tussen: De bestuurlijke structuur. Deze bestaat uit het bestuur en de Algemene Ledenvergadering (ALV). De taken van het bestuur laten zich als volgt omschrijven: ? Het geven van leiding aan de dagelijkse gang van zaken. ? Het opstellen van beleid. ? Er op toezien dat beleid wordt uitgevoerd. De taken die hieraan gekoppeld worden hebben te maken met het functioneren als organisatie. In zijn algemeenheid zijn dit vergaderwerk (voorbereiden agenda's, notuleren), financiën (boekhouding, begroting maken), beheer (onderhoud, inkopen) en public-relations (voorlichting, representatie). Deze taken zijn dan ook in bijna iedere vereniging terug te vinden. De uitvoerende struc tuur. Dit is dat deel dat zich bezighoudt met het door de bestuurlijke structuur vastgestelde doelen. Hieraan worden taken gekoppeld die voortkomen uit de concrete uitwerkingen van de doelstellingen van een organisatie (trainingen, vervoer van jeugdroeiers, evenementen organiseren, etc.). 1.3

Taakverdeling

Taken worden verdeeld over groepen of personen. Meestal verdeel je taken eerst over groepen en daarna weer over personen. Zo heeft bijvoorbeeld het bestuur de taak beleid te maken en


10


toe te zien dat het beleid wordt uitgevoerd. Deze taak is weer onder te verdelen in 'sub' – taken die weer onder verschillende personen worden verdeeld. Commissies worden vaak ingezet om bepaalde, duidelijk herkenbare onderdelen van het werk op zich te nemen. Ook daarbinnen is weer een verdeling te maken over verschillende personen. Het instellen van commissies kan geregeld worden in de statuten. Anders worden commissies door de ALV in het leven geroepen. We kunnen twee soorten commissies onderscheiden namelijk: Een vaste commissie. Vaste commissies maken blijvend deel uit van de verenigingsstructuur. Binnen iedere vereniging is de kascommissie een vaste commissie omdat die ook door de wet verplicht is. Ook een Technische commissie en een barcommissie kunnen we tot de vaste commissies rekenen. De overige commissies worden tijdelijke of ad hoc commissies genoemd omdat een ALV deze in het leven kan roepen of op kan heffen. Zij hebben in principe een specifieke en tijdelijke opdracht. Voorbeelden hiervan zijn een toernooicommissie en beleidscommissie. 1.4

Criteria bij het verdelen van taken.

Veel taakverdelingen zijn mogelijk, zolang ze maar binnen de statuten en het huishoudelijk reglement passen. Verder moet bij de verdeling gelet worden op: ? Duidelijkheid. Het moet eenieder helder en klaar zijn wat er precies van hem/haar verwacht wordt. Verder moet duidelijk zijn wat de bevoegdheden zijn. ? Hanteerbaarheid en omvang van de taken. Iemand kan een taak pas goed doen wanneer hij/zij: - Er zin in heeft. - Over de juiste capaciteit beschikt. - Over voldoende tijd beschikt. - Door anderen geaccepteerd wordt. ? Verder is het belangrijk om te voorkomen dat er mensen zijn die te veel naar zich toetrekken. Niet alleen kunnen deze mensen worden overbelast, ook kan een slecht controleerbare machtspositie ontstaan. Bij het wegvallen is de vereniging ineens lam gelegd. Daarnaast denken potentiële medewerkers vaak dat er van hen een vergelijkbare inspanning wordt verwacht. ? Controleerbaarheid. Medewerkers zullen bereid moeten zijn hun deel van de werkzaamheden te laten zien en bespreekbaar te maken. Anders is het niet mogelijk om zaken goed op elkaar af te stemmen en eventueel bij te sturen. 1.4.1 Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Taakverdeling is bijna hetzelfde als verdeling van verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Iemand kan alleen maar een taak goed uitvoeren als degene daartoe ook in staat is, dus ook over de bijbehorende bevoegdheden beschikt. Dan pas kan iemand verantwoordelijk worden gesteld. 1.4.2 Eigen invulling De toekenning van taken en bevoegdheden is niet alleen een formele zaak. Veel hangt af van de wijze waarop medewerkers er persoonlijke invulling aan geven. Daarom is het belangrijk


11


om niet direct kritiek te leveren als iemand zijn/haar functie anders invult als dat je zelf zou doen. Wel is het belangrijk dat afspraken goed nagekomen worden. 1.5

Informatie

Iedere medewerker binnen de vereniging heeft recht op informatie. Als mensen niet weten wat er gaande is binnen de vereniging ontstaat al snel frictie. Mensen kunnen ook alleen zich dan betrokken voelen wanneer we op de hoogte gehouden worden met betrekking tot hun eigen werkzaamheden, ontwikkelingen en de vereniging. Het is belangrijk stil te staan bij de volgende punten: ?

Aard van de informatie. Mensen vragen meestal alleen die informatie die noodzakelijk is voor hun eigen functioneren binnen de club. De beoordeling wat noodzakelijk is, ligt echter bij de betreffende medewerker.

?

Omvang van de informatie. Te weinig informatie is demotiverend, maar door teveel informatie raken medewerkers ook geërgerd.

?

Vorm van de informatie. Met andere woorden hoe worden medewerkers op de hoogte gehouden.

Informatie is niet alleen volgens de regels doorspelen van gegevens. Informatie komt pas over en is bruikbaar wanneer die voortkomt uit de bereidheid om mensen inzichten te verschaffen in een sfeer van openheid. 1.5.1 Communicatie Met wie gecommuniceerd wordt is afhankelijk van: Wie is bij het onderwerp betrokken of hoort er volgens afspraken bij betrokken te worden. Wat je zelf nodig hebt (bijvoorbeeld uitlaatklep). 1.6

Soorten besturen

We kennen binnen de amateursportvereniging een drietal soorten besturen: 1.

2. 3.

Een toezichthoudend en/of controlerend bestuur. Zij waakt er slechts voor dat de doelstellingen van de organisatie naar behoren worden vervult. Deze bestuursvorm treffen we bij amateurverenigingen bijna nooit aan. Een beleidsvormend of –bepalend bestuur. Bij deze vorm houdt een bestuur zich met name bezig met het voorbereiden en het toezicht op de uitvoering van beleid. Een executief bestuur. Hier bepaalt en voert het bestuur het beleid uit. Dit is de meest voorkomende vorm bij sportclubs. In de praktijk zien we ook vaak de volgende situatie: het bestuur doet van alles zonder dat er sprake is van een expliciet beleidsplan. Het beleid is af te leiden van wat het bestuur doet. Wanneer na verloop van tijd zaken anders worden gedaan, verandert daarmee het beleid. We kunnen bij deze vorm zeggen dat de bestuurlijke en uitvoerende structuur nauwelijks te scheiden zijn.

In de praktijk komen deze vormen meestal in een soort mengvorm voor.


12


1.6.1 De keuze voor een bestuursvorm De keuze voor een van deze bestuursvormen is afhankelijk van de volgende factoren: De grootte van de vereniging: De grootte van een vereniging bepaald mede de hoeveelheid werk dat gedaan moet worden. In het algemeen kunnen we zeggen hoe groter de vereniging hoe minder een bestuur zich met de uitvoering zal bezighouden. Een bestuur zal dan meer beleidsbepalend moeten zijn. De veranderlijkheid van de omgeving: Naar mate de omgeving van de vereniging aan grote veranderingen onderhevig is, bijvoorbeeld bij fusies of privatiseringsplannen zal vooral een beleidsbepalend bestuur gewenst zijn. De aard en omvang van het uitvoerend deel: Wanneer er een nijpend tekort is aan medewerkers zal een bestuur er haast niet aan ontkomen om ook een deel van de uitvoering voor haar rekening te nemen. De deskundigheid van het uitvoerend deel: Wanneer er onvoldoende deskundigheid is bij de medewerkers zal een bestuur zich nadrukkelijker met de uitvoering moeten bezighouden. De ontwikkelingsfase van de vereniging: Dat het bestuur bij de oprichting van een vereniging een beleidsbepalende rol moet spelen zal duidelijk zijn, terwijl bij een vereniging die al jaren bestaat waar al veel meer geregeld is. De cultuur van de vereniging: We praten hier over de 'gewoonten' in de club. Een andere wijze van besturen betekent vaak een cultuuromslag. De persoonlijk voorkeuren van de bestuurders: Zo zijn bijvoorbeeld sommige bestuurders meer 'doeners' dan 'denkers'. Al deze factoren samen bepalen vaak de wijze waarop een vereniging bestuurd wordt. 1.6.2 Omvang van een bestuur Uitgaande dat iedere vereniging een voorzitter, secretaris en penningmeester heeft, kunnen we hen beschouwen als de romp van het bestuur. Voor iedere functie die er aan wordt toegevoegd moet dan ook gelden dat zij een wezenlijke bijdrage levert aan het functioneren van het bestuur. Hierbij zijn de volgende factoren van belang: ? Het soort bestuur. Een uitvoerend bestuur zal over het algemeen meer bestuursleden tellen dan een louter beleidsbepalend bestuur. ? De hoeveelheid bestuurlijk werk dat gedaan moet worden. Dit heeft met name te maken met de doelstellingen van de vereniging. Zo zal bijvoorbeeld een grote watersportvereniging met een jeugd en seniorenafdeling meer bestuurlijke werk vragen als een kleine recreatieve roeivereniging. Zo kan het voor een club die bijvoorbeeld nieuwbouw wil plegen, verstandig zijn een deskundige op dit gebied op te nemen in het bestuur. ? Belangrijk is ook het aantal 'belangengroepen' dat zich vertegenwoordigd moet voelen in het bestuur. Dit heeft alles te maken met het draagvlak dat voor een bestuur nodig is om goed te kunnen functioneren. ? De slagvaardigheid van een bestuur. In het algemeen kunnen we stellen dat een klein bestuur sneller kan optreden dan een groot bestuur. ? Gevraagde deskundigheid. Wanneer in een bestuur specifieke kennis wordt gevraagd op verschillende terreinen kan dit de omvang van een bestuur bepalen. Dit heeft te maken met name te maken met de complexiteit van de omgeving van de vereniging. Wanneer een vereniging bijvoorbeeld een nieuwe accommodatie gaat bouwen of gaat privatiseren kan het zinvol zijn een extra bestuurslid aan te stellen die zich hier mee bezig gaat houden. (Dit mag echter niet in strijd zijn met de statuten en/of huishoudelijk reglement).


13


1.7

Problemen met de organisatiestructuur

De organisatiestructuur levert veel verenigingen nogal wat problemen op. De oorzaken hiervan zijn meestal: Er is geen duidelijke taakverdeling. Het is niet altijd duidelijk wie wat doet. De verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn niet vastgelegd. Er is geen evenwichtige verdeling van de taken. Sommige mensen zijn te zwaar belast. Binnen veel verenigingen is er vaak een klein groep mensen die heel veel doet en een grote groep die niets of nauwelijks iets doet. Een meer gelijke spreiding van taken over meer mensen moet voorkomen dat mensen voortijdig afhaken. Er ontbreekt bepaalde deskundigheid voor bepaalde taken, functies. Het is voor een vereniging niet altijd makkelijk de juiste mensen op de juiste plaats te zetten. De organisatie is niet flexibel genoeg en kan onvoldoende snel inspelen op gebeurtenissen. Er vindt onvoldoende overleg plaats. Men is onvoldoende op de hoogte van wat anderen doen. Met andere woorden er ontbreekt de juiste informatie om goede beslissingen te kunnen nemen. De organisatiestructuur sluit onvoldoende aan op de doelstellingen van de vereniging. Wanneer een vereniging bijvoorbeeld veel nadruk legt op jeugd zal dat ook in de organisatiestructuur tot uiting moeten komen. De organisatie is te veel naar binnen gericht. Signalen uit de omgeving worden genegeerd of er wordt onvoldoende op in gespeeld. Met name van wettelijke regelingen zijn veel verenigingen onvoldoende op de hoogte.


14


Bijlage 2: Taakverdeling binnen het bestuur Binnen verenigingsbesturen zijn diverse taken die moeten worden uitgevoerd. De belangrijkste zijn de voorzitter, secretaris en penningmeester. Hun taken worden hieronder toegelicht. Het is belangrijk dat de taken van de afzonderlijke bestuursleden worden vastgelegd in heldere taakomschrijvingen, zodat zij kunnen worden aangesproken op hun verantwoordelijkheden en dat een overlap van taken wordt voorkome n. Bestuursleden zijn verantwoordelijk voor een goede uitvoering van hun taak. Indien zij hun taak niet naar behoren uitvoeren, zijn bestuursleden aansprakelijk. Aan het eind van deze bijlage wordt dit toegelicht en wordt aangegeven hoe een vereniging zich kan verzekeren om schade aan privé-vermogens van aansprakelijke bestuursleden te voorkomen. 1.

de voorzitter

De voorzitter leidt de ledenvergadering, alsmede de bestuursvergaderingen en wordt bij afwezigheid vervangen door de vice-voorzitter, welke door het bestuur als zodanig is gekozen. Ook dient de voorzitter de onafhankelijkheid te handhaven in overleg en onderhandelingssituaties met partijen binnen de roeivereniging. De voorzitter heeft de hoogste verantwoordelijkheid. Een voorzitter moet niet alleen coördineren, stimuleren en delegeren, maar in bepaalde situaties ook de rol van leidsman/vrouw en scheidsman/vrouw op zich nemen. Enkele taken ? leiden van het dagelijks bestuur ? leiden van het voltallig bestuur ? voorzitten van vergaderingen ? neemt daar waar nodig initiatieven, komt met voorstellen, zorgt er in vele gevallen voor dat tijdens de ledenvergadering genomen besluiten worden uitgevoerd ? legt verantwoording af aan de leden over de wijze waarop het bestuur het ‘beslotene’ heeft uitgevoerd (en in algemeen; “het beleid” heeft uitgevoerd) ? bereidt samen met de secretaris de agenda voor ? onderhoudt contacten met “buiten” Een goed voorzitter moet aan een aantal criteria voldoen ? Objectiviteit: Hij/zij zal voortdurend onderscheid moeten kunnen maken tussen objectieve informatie en subjectieve meningen. ? Tact: Door een tactvolle benadering moet hij/zij de deelnemers weten te stimuleren hun standpunten naar voren te brengen. ? Mensenkennis: Relaties tussen mensen liggen soms zeer subtiel. De voorzitter moet daarmee rekening houden. ? Creativiteit: De voorzitter moet de vergadering als geheel in het rechte spoor zien te houden. Een gestrande discussie kan door een creatieve voorzitter weer opgang worden gebracht. Dat geldt ook voor zaken als een onverwachte wending in de vergadering of niet verwacht gedrag van een van de deelnemers. ? Timing: Zijn de deelnemers te lang van stof, dan moet de voorzitter ingrijpen. Iedere vergadering heeft af en toe behoefte aan een regulering van het tempo: soms gaan de zaken te snel, soms te langzaam.


15


Vergadertips Hieronder nog een aantal praktische tips die u als voorzitter van een vergadering van nut kunnen zijn. ? Stel een notulist aan. U kunt kiezen tussen een letterlijk verslag of een samenvatting van de vergadering. Bij dit laatste worden alleen de hoofdlijnen van de discussie vastgelegd. Voorkomen moet worden, dat de notulist zijn/haar eigen mening of die van de voorzitter laat prevaleren in het verslag. ? Betrek alle deelnemers in de vergadering. Bij iedere bijeenkomst zijn er mensen die veel praten en mensen die hun mond niet open doen. Het is de taak van de voorzitter om alle aanwezigen aan het woord te laten. Het is echter ook niet nodig dat iedereen evenveel zegt: sommige mensen hebben gewoon meer te melden dan andere. ? Behoud altijd de leiding. Een vergadering dreigt wel eens uit de hand te lopen. Bij twistgesprekken of hooglopende emoties moet de voorzitter ingrijpen en duidelijk maken dat een ieder gelegenheid krijgt om zijn zegje te doen. In plaats van in een “welles-nietes”-situatie te belanden, moet de voorzitter de deelnemers stimuleren zo goed mogelijk naar elkaar te luisteren. ? Domineer niet te veel. Een voorzitter mag niet te zeer zijn stempel op de vergadering drukken. Maar hij/zij moet ook voorkomen dat andere deelnemers te overheersend optreden. ? Stel zelf vragen. Om doodgelopen discussies nieuw leven in te blazen, is het goed dat u als voorzitter af en toe één of meer gerichte vragen stelt. Daarnaast is het uw taak om vragen, die tijdens de vergadering naar voren komen, door te spelen naar de deelnemer die ze kan beantwoorden. ? Huur deskundigen in. Wanneer een onderwerp te specialistisch is, doet u er goed aan een deskundige uit te nodigen, bijvoorbeeld een verenigingsondersteuner van de KNRB of sportraad. ? Geef regelmatig een samenvatting. Van tijd tot tijd is het goed het voorafgaande kort samen te vatten en te controleren of de samenvatting correct is. Aan het einde van de vergadering moet de voorzitter een inhoudelijke samenvatting geven van hetgeen is bereikt. ? Aan het slot van de vergadering worden datum, tijd en plaats van de volgende vergadering vastgesteld. In de zogenaamde besluitenlijst wordt vastgelegd wie wat doet. Het is zaak het verslag zo snel mogelijk aan de deelnemers toe te zenden. 2.

de secretaris

De secretaris is belast met de algehele correspondentie betreffende de roeivereniging en voert deze in overleg met en namens het bestuur. Enkele taken: ? Draagt zorg voor het jaarverslag en notuleert de ledenvergaderingen. Houdt tevens een volledige ledenlijst bij. ? Alle correspondentie met het bestuur (en vereniging) loopt, over het algemeen via de secretaris. Zo ook de correspondentie met “buiten”. ? Houdt tijdens vergaderingen houdt de notulen bij en zorgt ervoor dat de statuten en het huishoudelijk reglement bij de hand zijn. ? Houdt boekenlijst of register bij en bewaart het verenigingsarchief. ? Verzorgt de voorbereiding van vergaderingen, te weten; administratieve zaken zoals bestuur en de leden op de hoogte te stellen van het tijdstip en de plaats waar bestuursen algemene vergaderingen plaatsvinden. ? Toezenden van de notulen, die tijdens de vorige ledenvergadering zijn gemaakt. (Dit moet tijdig voor de ledenvergadering gebeuren)


16


?

Draagt zorg voor het schrijven van het jaarverslag (hoeft niet persé door de secretaris te worden geschreven). 3.

de penningmeester

De penningmeester voert het financiële beheer van de vereniging en is verplicht dat nauwkeurig en overzichtelijk te registreren. De penningmeester is verplicht jaarlijks een financieel overzicht van de vereniging aan de ledenvergadering voor te leggen. Is belast met de zorg voor de ‘penningen’, dat wil zeggen dat de penningmeester: het vermogen van de vereniging beheert en namens het bestuur daarover aan de Algemene Ledenvergadering verantwoording af moet leggen. Enkele taken: ? Legt op de jaarlijkse Algemene Ledenvergadering, rekening en verantwoording af voor het financieel beheer en brengt daarvan schriftelijk verslag uit in de vorm van tenminste een “balans” en een staat van “baten en lasten”; ? Dient op de algemene vergadering tevens een begroting in, van de inkomsten en uitgaven voor het nieuwe verenigingsjaar (dit moet uiteraard van te voren door het bestuur worden goedgekeurd); ? Zorgt voor het innen van de contributie en de betalingen; ? Houdt de inkomsten en uitgaven zodanig bij, dat de baten en lasten van de vereniging ten allen tijde te overzien zijn; ? Betaalt via bank, giro of contant uit de verenigingskas (dit laatste tegen afgifte van een betalingsbewijs). 4.

Taakomschrijvingen

In veel verenigingen heeft men “wel zo ongeveer” een beeld van de taken die bepaalde commissies of functionarissen uit moeten voeren. Het is goed de verschillende taken binnen een vereniging(sbestuur) helder vast te leggen in taakomschrijvingen. Voorwaarde voor een goede organisatie van de vereniging is, duidelijkheid over de verschillende taken, werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Voordelen van het werken met een goede taakomschrijving zijn: • • • • • • • •

u krijgt een goed overzicht van de verschillende werkzaamheden van bestuursleden u weet wie u waarvoor kan benaderen u geeft een indicatie van de omvang van de functie toekomstige kaderleden kunnen zich een beeld vormen van de functie het voorkomt een overlap van werkzaamheden het “beschermt” mensen die veel te veel willen doen u kunt bij ziekte of afwezigheid van een kaderlid makkelijker vervangen u kunt elkaar makkelijker aanspreken op het uitvoeren van de verschillende taken

Het samenstellen van een taakomschrijving is een tijdrovende bezigheid, maar de investering zeker waard. Vraag bestaande roeiverenigingen of zij werken met taakomschrijvingen en vraag of u deze als voorbeeld kunt gebruiken. Neem voor extra informatie of ondersteuning contact op met de KNRB of met de verenigingsondersteuner voor uw regio.


17

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging 5.

Tot slot

Waarschijnlijk is het niet ontgaan dat er met de uitstalling van de functies, taken en werkzaamheden nog iets werd vergeten. Elk genoemd persoon is niet alleen functionaris, verantwoordelijk voor de verenigingsakten, daarnaast is men vooral bestuurslid. Het bestuur draagt als groep een gezamenlijke functie van bestuurder, met als bestuurstaken: ?

? ?

?

het voeren van verenigingsbeleid, oftewel het opvangen van signalen uit de samenleving, die vertalen in roeiverenigingstermen en kijken naar reacties uit de maatschappij op de bereikte resultaten (doelstellingen). het planmatig verwezenlijken van ideeën qua haalbaarheid en tijd (planning!). het goed op poten zetten van een “gesmeerd bedrijf”, zonder het verlies van energie en met een hoge “productie” door middel van een goede organisatie, taakverdeling en leiding bij de uitvoering. het voortdurend contact houden met zowel de maatschappij als ook met alle sectoren van de vereniging, welke ook onderling een goede communicatie met elkaar moeten hebben. 6.

Verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid

Aansprakelijkheid van bestuursleden De persoonlijke aansprakelijkheid van verenigingsbestuurders staat op dit moment volop in de schijnwerpers. Bij de vaststelling van bestuursaansprakelijkheid speelt het geen rol van betekenis of de bestuurder zijn taak uitoefent als vrijwilliger of dat het een betaalde functie betreft. Een bestuurslid wordt geacht te functioneren zoals het een goed bestuurder betaamt. Hierbij wordt getoetst of de bestuurder niet te lichtvaardig tot zijn omstreden besluit is gekomen. Interne aansprakelijkheid De vereniging kan haar bestuurders aansprakelijk stellen op grond van onbehoorlijke taakvervulling. De taakvervulling van een bestuurder is erop gebaseerd dat hij moet instaan voor zijn kwaliteiten in deze functie. Van onbehoorlijk taakvervulling is bijvoorbeeld sprake wanneer een bestuurder geld van de vereniging uitleent, zonder hiervoor zekerheid in de vorm van een borg of garantie te bedingen. Externe aansprakelijkheid Bestuursleden kunnen ook door derden aansprakelijk worden gesteld. Dan gaat het om de externe aansprakelijkheid van de bestuurder. Het kan hierbij gaan om leveranciers, afnemers of werknemers van de vereniging of de curator in het faillissement van de vereniging. Derden kunnen verenigingsbestuurders aansprakelijk stellen op grond van onrechtmatige daad. Een bestuurder kan aansprakelijk worden gesteld wanneer hij verplichtingen aangaat terwijl hij wist of behoorde te weten, dat de vereniging deze verplichtingen niet zou kunnen nakomen. Bestuurders van vennootschapsbelastingplichtige verenigingen kunnen bovendien aansprakelijk worden gesteld op grond van kennelijk onbehoorlijk bestuur. Hierbij moet worden gedacht aan balansaansprakelijkheid, de derde anti- misbruikwet in geval van faillissement en de tweede anti- misbruikwet met betrekking tot rechtstreekse en persoonlijke aansprakelijkheid voor belastingen en premies.


18


Aansprakelijkheid en schadevergoeding Fouten van bestuurders kunnen derha lve ernstige financiële gevolgen hebben voor hun privévermogen. De BTA-polis (Bestuurders- en Toezichthouders-Aansprakelijkheid) voorziet in bescherming van deze privé-vermogens, wanneer verzekerde bestuursleden persoonlijk aansprakelijk gesteld worden in hun hoedanigheid van bestuurder. De polis dekt schade die is toegebracht aan de vereniging en schade aan derden en daarnaast ook de kosten van verweer en advies, met inbegrip van de proceskosten. Opzettelijk veroorzaakte schade is uitgesloten van verzekering. De penningmeester die er met de clubkas vandoor is gegaan, valt dus niet onder de dekking. Het is raadzaam om als vereniging na te gaan waar en wanneer de bestuursleden persoonlijke risico's lopen en of deze risico's door verzekering kunnen worden afgedekt. Op de BTA-polis zijn te goeder trouw gemaakte fouten van bestuurders verzekerd en wordt ervan uitgegaan dat bestuursleden de weten regelgeving ten aanzien van rechtspersonen kennen.


19


Bijlage 3: Model statuten De statuten zijn het belangrijkste stuk van de vereniging. De statuten bepalen namelijk in grote lijnen het doen en laten van de organisatie. In de statuten mag u in feite alles regelen wat u belangrijk vindt voor de organisatie, maar een aantal zaken dienen er in elk geval in te staan: ? ? ? ? ?

Naam, zetel (vestigingsplaats) en doel van de vereniging. Verplichtingen van leden. Wijze van bijeenroepen van de Algemene Leden Vergadering. Manier waarop bestuurders worden benoemd en ontslagen. Bestemming van een batig saldo van de vereniging.

Vaak worden ook de voorwaarden opgenomen voor het lidmaatschap, de wijze van contributiebetaling, of de manier van besluitvorming in het bestuur. Deze zaken kunt u echter ook in een apart Huishoudelijk Reglement opnemen. Hieronder vindt u een model van statuten, maar u kunt ook voorbeelden opvragen bij NOC-NSF of de KNRB.


20


I NAAM, VESTIGINGSPLAATS, DOEL, DUUR en MIDDELEN Artikel 1 - Naam, vestigingsplaats 1. 2. 3.

De vereniging is genaamd ____________________ , hierna te noemen 'de vereniging'. Zij is gevestigd te __________. De verkorte naam van de vereniging luidt __________. De vereniging bezit volledige rechtsbevoegdheid. De vereniging is ingeschreven in het Handelsregister, dat gehouden wordt bij de Kamer van Koophandel te __________.

Artikel 2 - Oprichting, duur 1. De vereniging is opgericht op __________. 2. De vereniging is aangegaan voor onbepaalde tijd. 3. Het boekjaar, tevens verenigingsjaar, loopt van __________ tot en met __________.

Artikel 3 - Doel 1. De vereniging heeft ten doel het doen beoefenen en het bevorderen van de roeisport. 2. De vereniging tracht dit doel ondermeer te bereiken door a. haar lidmaatschap van de Koninklijke Nederlandse Roeibond “KNRB”; b. de benodigde accommodatie tot stand te brengen; c. het verwerven en in stand houden van een vloot; d. deel te nemen aan door de KNRB georganiseerde of goedgekeurde wedstrijden en evenementen; e. zelf evenementen op het gebied van de roeisport te organiseren; f. het verzorgen van de oefening en begeleiding van de leden; g. alle andere middelen, die aan het doel bevorderlijk kunnen zijn.

Artikel 4 - Middelen 1. De geldmiddelen van de vereniging bestaan uit: a. contributies van de leden; b. andere jaarlijkse bijdragen; c. subsidies; d. giften; e. erfstellingen; f. legaten; g. andere inkomsten. 2. a. De leden zijn jaarlijks gehouden tot het betalen van een contributie, die door de algemene vergadering van tijd tot tijd zal worden vastgesteld. Zij kunnen daartoe in categorieën worden ingedeeld, die een verschillende bijdrage betalen. b. De kosten die de vereniging moet maken voor de inning van achterstallige contributie kunnen op het wanbetalende lid worden verhaald. 3. Degene, aan wie het predikaat erelid is verleend, is vrijgesteld van het betalen van contributie. 4. Wanneer het lidmaatschap in de loop van een boekjaar eindigt, blijft niettemin de contributie voor het gehele boekjaar verschuldigd. 5. Erfstellingen kunnen slechts worden aanvaard onder voorrecht van boedelbeschrijving.

II LEDEN, ERELEDEN EN BEGUNSTIGERS Artikel 5 - leden, ereleden 1. De vereniging kent leden, ereleden en begunstigers. 2. Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur als lid zijn toegelaten. 3. Bij Huishoudelijk Reglement kunnen voorwaarden worden gesteld voor de toetreding tot het lidmaatschap van de vereniging.


21

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging 4. Ingeval van niet-toelating door het bestuur kan op verzoek van betrokkene de eerstvolgende algemene vergadering alsnog tot toelating besluiten, zulks met inachtneming van het in lid 2 en 3 van dit artikel bepaalde. 5. Erelid is degene die door de algemene vergadering als zodanig is benoemd op grond van bijzondere verdiensten voor de vereniging.

Artikel 6 - begunstigers De vereniging kent naast leden begunstigers. Begunstigers zijn die natuurlijke of rechtspersonen die door het bestuur zijn toegelaten en die zich jegens de vereniging verplichten om jaarlijks een door het bestuur vastgestelde bijdrage te storten. 3. Begunstigers hebben geen andere rechten en verplichtingen dan die welke hen in of krachtens de statuten en/of reglementen zijn toegekend of opgelegd. 4. De rechten of verplichtingen van begunstigers kunnen te allen tijde wederzijds door opzegging worden beëindigd, behoudens dat de jaarlijkse bijdrage voor het lopende boekjaar voor het geheel verschuldigd blijft. 5. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. 1. 2.

Artikel 7 - Register Het bestuur houdt een register bij waarin zijn opgenomen de namen, adressen, geboortedata en andere gegevens van de leden en de begunstigers die van belang kunnen zijn in verband met de activiteiten van de vereniging.

III RECHTEN, VERPLICHTINGEN EN SANCTIES Artikel 8 - Rechten en verplichtingen 1. De vereniging kan, voor zover uit de statuten van de vereniging niet het tegendeel voortvloeit, ten behoeve van de leden rechten bedingen. De vereniging kan in een voorkomend geval ten behoeve van een lid nakoming van bedoelde rechten en schadevergoeding vorderen, tenzij het lid het bestuur schriftelijk mededeelt het bestuur daartoe niet te machtigen. 2. Het bestuur van de vereniging kan in naam van de leden verplichtingen jegens derden aangaan, uitsluitend voor zover de desbetreffende algemene ledenvergadering het bestuur daartoe vertegenwoordigingsbevoegd heeft verklaard. 3. Voor zover van toepassing gelden de in de leden 1 en 2 van dit artikel bedoelde rechten en verplichtingen ook ten opzichte van de vereniging. 4. De in de leden 1, 2 en 3 van dit artike l genoemde bevoegdheden worden uitgeoefend door het bestuur. 5. De vereniging kan door een besluit van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan verplichtingen aan de leden opleggen. 6. De leden zijn verplicht zich jegens elkaar en jegens de vereniging te gedragen naar hetgeen door de redelijkheid en billijkheid wordt gevorderd. 7. De leden zijn gehouden: a. de statuten en reglementen van de vereniging, alsmede de besluiten van het bestuur, van de algemene vergadering of van een ander orgaan van de vereniging na te leven; b. de statuten, reglementen en de besluiten van een orgaan van de KNRB na te leven; c. de belangen van de vereniging niet te schaden.

Artikel 9 - Sancties 1. a. In het algemeen zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de wet, dan wel met de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de vereniging, of waardoor de belangen van de vereniging worden geschaad. b. Tevens zal strafbaar zijn zodanig handelen of nalaten dat in strijd is met de statuten, reglementen en/of besluiten van organen van de KNRB of waardoor de belangen van de KNRB, dan wel van de roeisport in het algemeen worden geschaad.


22

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging 2. Daargelaten de bevoegdheid van de KNRB om overtredingen als bedoeld in lid 1 onder b te bestraffen, is het bestuur bevoegd om overtredingen te bestraffen. 3. a. In geval van een overtreding, als bedoeld in lid 1, kunnen de volgende straffen worden opgelegd: 1. berisping; 2. uitsluiting van deelneming aan wedstrijden, hetzij voor een bepaalde duur, hetzij voor een in de straf bepaald aantal wedstrijden; 3. ontzegging van het recht om één of meer in de straf genoemde functies voor een in de straf genoemde termijn uit te oefenen; 4. geldboete; 5. schorsing; 6. ontzetting uit het lidmaatschap. b. Van het opleggen van een straf wordt schriftelijk aan het lid mededeling gedaan. In spoedeisende gevallen kan een opgelegde straf mondeling aan het lid worden medegedeeld. 4. Van opgelegde straffen worden de leden in kennis gesteld op een bij huishoudelijk reglement nader te bepalen wijze. 5. Geldboetes kunnen worden opgelegd tot ten hoogste die bedragen die bij huishoudelijk reglement door de algemene ledenvergadering zijn vastgesteld. 6. Een schorsing kan ten hoogste voor de duur van drie maanden worden opgelegd. Gedurende de periode dat een lid is geschorst, kunnen de aan het lidmaatschap verbonden rechten niet worden uitgeoefend, met uitzondering van het recht om in beroep te gaan. 7. a. Ontzetting uit het lidmaatschap kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt, of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. b. Nadat het bestuur tot ontzetting heeft besloten, wordt het lid zo spoedig mogelijk door middel van een brief met bericht van ontvangst met opgave van redenen van het besluit in kennis gesteld. 8. a. Een lid kan van een op grond van lid 3 van dit artikel opgelegde schorsing of ontzetting uit het lidmaatschap, binnen een maand na ontvangst van kennisgeving daarvan, in beroep gaan bij de algemene vergadering. b. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst.

IV. EINDE VAN HET LIDMAATSCHAP. Artikel 10 - einde 1. Het lidmaatschap eindigt: a. door overlijden; b. door opzegging door het lid; c. door opzegging namens de vereniging;; d. door ontzetting. 2. Opzegging van het lidmaatschap kan, onverminderd het in lid 7 bepaald, slechts geschieden tegen het einde van het boekjaar en met inachtneming van een opzeggingstermijn van vier weken. 3. Opzegging namens de vereniging geschiedt door het bestuur. 4. De vereniging kan het lidmaatschap opzeggen: a. in de gevallen in de statuten genoemd; b. wanneer het lid heeft opgehouden te voldoen aan de vereisten die de statuten aan het lidmaatschap stellen; c. wanneer redelijkerwijs van de vereniging niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren. 5. Een lid kan het lidmaatschap opzeggen met inachtneming van het in dit artikel bepaalde. 6. Een lid kan het lidmaatschap voorts met onmiddellijke ingang beëindigen: a. wanneer redelijkerwijs niet kan worden gevergd het lidmaatschap te laten voortduren; b. binnen een maand nadat een besluit, waarbij zijn rechten zijn beperkt of verplichtingen zijn verzwaard, hem is bekend geworden of medegedeeld, in welk geval het besluit alsdan niet op


23


7. 8. 9. 10. 11. 12.

13. 14.

15.

hem van toepassing is. Deze bevoegdheid tot opzegging komt het lid niet toe wanneer rechten en verplichtingen worden gewijzigd, die in de statuten nauwkeurig zijn omschreven, wijziging van geldelijke rechten en verplichtingen hieronder begrepen; c. binnen een maand nadat hem een besluit is medegedeeld tot omzetting van de vereniging in een andere rechtsvorm, tot fusie of tot splitsing. In afwijking van het in lid 2 bepaalde kan het lidmaatschap met onmiddellijke ingang worden beëindigd in de gevallen als genoemd in de leden 4 onder b en c en 6 van dit artikel. Een opzegging in strijd met het in lid 2 bepaalde doet het lidmaatschap eindigen op het vroegst toegelaten tijdstip, volgende op de datum waartegen was opgezegd. Een lid is niet bevoegd door opzegging van zijn lidmaatschap een besluit waarbij verplichtingen van de leden van geldelijke aard zijn verzwaard, te zijnen opzichte uit te sluiten. Ontzetting uit het lidmaatschap geschiedt door het bestuur. Ontzetting kan alleen worden uitgesproken wanneer een lid in strijd met de statuten, reglementen of besluiten van de vereniging handelt of de vereniging op onredelijke wijze benadeelt. Van een besluit tot opzegging van het lidmaatschap namens de vereniging op grond dat redelijkerwijs van de vereniging niet gevergd kan worden het lidmaatschap te laten voortduren alsmede van een besluit tot ontzetting uit het lidmaatschap, staat de betrokkene binnen één maand na ontvangst van de kennisgeving van het besluit beroep open op de algemene vergadering. Hij wordt daartoe ten spoedigste van het besluit met opgave van reden in kennis gesteld, waarbij hij tevens op de mogelijkheid van beroep wordt gewezen. Gedurende de beroepstermijn en hangende het beroep is het lid geschorst. Wanneer een lidmaatschap in de loop van een verenigingsjaar eindigt, blijft desalniettemin de jaarlijkse bijdrage voor het geheel verschuldigd. Behoudens in geval van overlijden wordt enig gewezen lid dat heeft opgezegd, geacht nog lid te zijn tot ten hoogste het eind van het boekjaar volgend op dat waarin werd opgezegd, a. zolang het lid niet heeft voldaan aan zijn geldelijke verplichtingen ten opzichte van de vereniging, of b. zolang enige andere aangelegenheid waarbij hij betrokken is niet is afgewikkeld, de tenuitvoerlegging van een opgelegde straf daarin begrepen. Gedurende deze periode kan de betrokkene geen recht uitoefenen, met uit zondering van het recht om binnen de gestelde termijn in beroep te gaan. Waar in dit artikel wordt gesproken van lidmaatschap wordt daaronder mede verstaan erelidmaatschap..

V HET BESTUUR Artikel 11 - het bestuur 1. a. Het bestuur bestaat uit tenminste drie en ten hoogste zeven meerderjarige personen die door de algemene vergadering uit de leden worden benoemd. b. Het bestuur bestaat in ieder geval uit een voorzitter, secretaris en penningmeester c. De voorzitter en de penningmeester worden in functie benoemd. 2. Bestuursleden worden kandidaat gesteld door het bestuur of door tenminste drie leden. De kandidaatstelling geschiedt niet door middel van een bindende voordracht. 3. Ieder bestuurslid wordt benoemd voor een periode van drie jaar en treedt af volgens een door het bestuur op te maken rooster van aftreden. Aftredende bestuursleden zijn terstond herbenoembaar. Wie in een tussentijdse vacature is benoemd, neemt op het rooster de plaats van zijn voorganger in. 4. In zijn eerste bestuursvergadering na een benoeming van bestuursleden, stelt het bestuur in onderling overleg de taken van de bestuursleden, anders dan van de voorzitter en de penningmeester, vast en doet hiervan op een nader door het bestuur te bepalen wijze schriftelijke kennisgeving aan de leden. 5. Ieder bestuurslid is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien het een aangelegenheid betreft die tot de taak van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen geheel aansprakelijk ter zake van een tekortkoming, tenzij


24

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging deze niet aan hem is te wijten en hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. 6. a. De algemene vergadering kan een bestuurslid schorsen of ontslaan indien zij daartoe termen aanwezig acht. Een schorsing die niet binnen drie maanden wordt gevolgd door een besluit tot ontslag, eindigt door het verloop van die termijn. b. In afwijking van het onder a bepaalde kan het bestuur in spoedeisende gevallen een bestuurslid voorlopig schorsen. Het bestuur dient vervolgens onverwijld de algemene ledenvergadering op zo kort mogelijke termijn bijeen te roepen. De algemene ledenvergadering kan de voorlopige schorsing van het bestuurslid opheffen of, met inachtneming van het onder a bepaalde, omzetten in een definitieve schorsing dan wel overgaan tot ontslag. 7. Het bestuurslidmaatschap eindigt voorts: a. door het eindigen van het lidmaatschap; b. door bedanken.

Artikel 12 - taken en bevoegdheden 1. Behoudens beperkingen volgens de statuten is het bestuur belast met het besturen van de vereniging. 2. Indien het aantal bestuursleden beneden drie is gedaald, blijft het bestuur bevoegd. Het is echter verplicht zo spoedig mogelijk een algemene vergadering te beleggen waarin de voorziening in de open plaats(en) aan de orde komt. 3. Het bestuur is bevoegd uit zijn midden een dagelijks bestuur te benoemen en de taken en bevoegdheden van het dagelijks bestuur vast te stellen. 4. Het bestuur is bevoegd onder zijn verantwoordelijkheid bepaalde onderdelen van zijn taken te doen uitvoeren door commissies die door het bestuur zijn benoemd. 5. Het bestuur behoeft goedkeuring van de algemene vergadering voorafgaande aan het aangaan van: a. overeenkomsten tot verkrijging, vervreemding of bezwaring van registergoederen b. overeenkomsten waarbij de vereniging zich als borg of hoofdelijk medeschuldenaar verbindt, zich voor een derde sterk maakt of zich tot zekerheidstelling voor een schuld van een ander verbindt. c. andere overeenkomsten die een door de algemene ledenvergadering vast te stellen bedrag te boven gaan.

Artikel 13 - Vertegenwoordiging 1. Het bestuur vertegenwoordigt de vereniging, voor zover uit de wet niet anders voortvloeit. 2. a. De vereniging wordt voorts in en buiten rechte vertegenwoordigd door de voorzitter tezamen met de secretaris of tezamen met de penningmeester, dan wel bij afwezigheid van één van de genoemden tezamen met een ander bestuurslid. b. Ten aanzien van het beschikken over bank- en girosaldi is de penningmeester en bij diens ontstentenis een door hem bij voorbaat gemachtigd ander bestuurslid alleen vertegenwoordigingsbevoegd. c. Het bestuur is bevoegd aan anderen een schriftelijke volmacht te verlenen, op grond waarvan deze bevoegd zijn de vereniging in de in de volmacht omschreven gevallen te vertegenwoordigen. 3. a. De bevoegdheid tot vertegenwoordiging die aan het bestuur of aan bestuursleden toekomt, is onbeperkt en onvoorwaardelijk, voorzover uit de wet en de statuten niet anders voortvloeit. Een wettelijk toegelaten of voorgeschreven beperking van of voorwaarde voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging kan slechts door de vereniging worden ingeroepen. b. De uitsluiting, beperkingen en voorwaarden gelden mede voor de bevoegdheid tot vertegenwoordiging van de vereniging terzake van de in artikel 12 lid 5 bedoelde handelingen. 4. Bestuursleden aan wie krachtens de statuten of op grond van een volmacht vertegenwoordigingsbevoegdheid is toegekend, oefenen deze bevoegdheid niet uit dan nadat tevoren een bestuursbesluit is genomen waarbij tot het aangaan van de desbetreffende rechtshandeling is besloten. 5. De vereniging wordt op de vergaderingen van de KNRB vertegenwoordigd door twee daartoe door het bestuur aangewezen bestuursleden, die overeenkomstig de reglementen van de KNRB


25

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging bevoegd zijn op die vergadering namens de vereniging en de leden aan de stemming deel te nemen.

Artikel 14 - Rekening en verantwoording 1. Het bestuur is verplicht tot het houden van zodanige aantekeningen omtrent de vermogenstoestand van de vereniging dat daaruit te allen tijde haar rechten en verplichtingen kunnen worden gekend. 2. a. Het bestuur brengt op de algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar - behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering - een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de algemene vergadering over. b. De onder a bedoelde stukken worden ondertekend door alle bestuursleden; ontbreekt een handtekening van een bestuurslid, dan wordt hiervan onder opgave van redenen melding gemaakt. Na afloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuursleden in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen. 3. a. De algemene vergadering benoemt een kascommissie, bestaande uit drie leden en één plaatsvervangend lid, die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. b. De leden worden benoemd voor de duur van drie jaar en treden volgens een op te maken rooster af. Zij zijn aansluitend slechts éénmaal herbenoembaar. c. De kascommissie onderzoekt de balans en de staat van baten en lasten en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit. 4. Het bestuur is verplicht de kascommissie ten behoeve van haar onderzoek alle door haar gevraagde inlichtingen te verschaffen, haar desgewenst de kas en de waarden te tonen en inzage in de boeken en de bescheiden van de vereniging te geven. 5. Goedkeuring door de algemene vergadering van het jaarverslag en van de rekening en verantwoording strekt het bestuur tot kwijting voor alle handelingen, voor zover die uit de jaarstukken blijken. 6. Het bestuur is verplicht de bescheiden als bedoeld in de leden 1 en 2 van dit artikel zeven jaar lang te bewaren.

VI BESLUITEN VAN ORGANEN VAN DE VERENIGING Artikel 15 1. Voorzover de statuten niet anders bepalen, worden besluiten van organen van de vereniging met een gewone meerderheid van stemmen genomen. 2. Orgaan van de vereniging zijn het bestuur en de algemene vergadering, alsmede die commissies en personen die krachtens de statuten door de algemene vergadering zijn be last met een nader omschreven taak en aan wie daarbij door de algemene vergadering beslissingsbevoegdheid is toegekend. 3. a. Het in een vergadering van een orgaan uitgesproken oordeel van de voorzitter omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. b. Wordt echter onmiddellijk na het uitspreken van de voorzitter de juistheid daarvan betwist, dan wordt het te nemen besluit schriftelijk vastgelegd en vindt een nieuwe stemming plaats, indien de meerderheid van de vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 4. Van het verhandelde in een vergadering worden notulen gemaakt, die op de eerstvolgende vergadering van het orgaan dienen te worden goedgekeurd. 5. a. Een besluit van een orgaan dat in strijd is met de wet of met de statuten, is nietig, tenzij uit de wet iets anders voortvloeit. Een nietig besluit mist rechtskracht. b. Is een besluit nietig, omdat het is genomen ondanks het ontbreken van een door de wet of de statuten voorgeschreven voorafgaande handeling of medede ling aan een ander dan het orgaan


26

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging dat het besluit heeft genomen, dan kan het door die ander worden bekrachtigd. Is voor de ontbrekende handeling een vereiste gesteld, dan geldt dit vereiste ook voor de bekrachtiging. c. Bekrachtiging is niet meer mogelijk na afloop van een redelijke termijn, die aan de ander is gesteld door het orgaan dat het besluit heeft genomen of door de wederpartij tot wie het was gericht. 6. a. Een besluit van een orgaan is, onverminderd het elders in de wet omtrent de mogelijkheid van een vernietiging bepaalde, vernietigbaar: 1. wegens strijd met wettelijke of statutaire bepalingen die het tot stand komen van het besluit regelen 2. wegens strijd met de redelijkheid en billijkheid, als bedoeld in artikel 8 lid 6; 3. wegens strijd met een reglement. b. Tot de onder a bedoelde bepalingen behoren niet die welke de voorschriften bevatten, waarop in lid 4 onder b wordt gedoeld. 7. De bevoegdheid om vernietiging van een besluit te vorderen, vervalt een jaar na het einde van de dag, waarop hetzij aan het besluit voldoende bekendheid is gegeven, hetzij een belanghebbende van het besluit kennis heeft genomen of daarvan is verwittigd. 8. Een besluit dat vernietigbaar is op grond van het bepaalde in lid 5 onder a, kan door een daartoe strekkend besluit worden bevestigd. Voor dit besluit gelden dezelfde vereisten als voor het te bevestigen besluit. Bevestiging is niet mogelijk zodra een vordering tot vernietiging aanhangig is. Indien de vordering wordt toegewezen, geldt het vernietigde besluit als opnieuw genomen door het latere besluit, tenzij uit de strekking van dit besluit het tegendeel voortvloeit.

VII. ALGEMENE VERGADERING Artikel 16 - bevoegdheden, bijeenroeping, agenda 1. Aan de algemene vergadering komen in de vereniging alle bevoegdheden toe, die niet bij de wet of bij, dan wel krachtens de statuten aan andere organen zijn opgedragen. 2. Jaarlijks wordt uiterlijk zes maanden na afloop van het boekjaar een algemene vergadering gehouden (de jaarvergadering). 3. Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit noodzakelijk acht of daartoe op grond van de statuten verplicht is. 4. De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur, met inachtneming van een termijn van tenminste veertien dagen. De bijeenroeping geschiedt door middel van een aan alle leden te zenden kennisgeving met gelijktijdige vermelding van de agenda. 5. a. Het bestuur is verplicht op schriftelijk verzoek van tenminste een zodanig aantal leden, als bevoegd is tot het uitbrengen van een/tiende gedeelte van de stemmen in de algemene vergadering, tot het bijeenroepen van een algemene vergadering op een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van het verzoek. b. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan door oproeping overeenkomstig het bepaalde in het vorige lid of door het plaatsen van een advertentie in tenminste één, ter plaatse waar de vereniging is gevestigd, veel gelezen dagblad. De verzoekers kunnen alsdan anderen dan bestuursleden belasten met de leiding van de vergadering en het opstellen van de notulen. 5. De agenda van de jaarvergadering bevat onder meer: a. Vaststelling van de notulen van de vorige algemene vergadering; b. Jaarverslag van het bestuur; c. Financieel jaarverslag over het afgelopen boekjaar; d. Verslag van de kascontrolecommissie; e. Goedkeuring van de balans en van de staat van baten en lasten en de daarbij behorende toelichting; f. Vaststelling van de contributies; g. Vaststelling van de begroting; h. Benoeming leden kascontrolecommissie


27

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging i. Benoeming bestuursleden; j. Benoeming commissieleden; k. Rondvraag. 6. Op schriftelijk verzoek van tenminste zoveel leden als tezamen bevoegd zijn een/tiende gedeelte van de stemmen in een algemene vergadering uit te brengen, is het bestuur verplicht een opgegeven onderwerp op de agenda te plaatsen, mits een zodanig verzoek wordt ontvangen tenminste tien dagen voor de algemene vergadering, de dag van ontvangst en die der algemene vergadering niet meegerekend. 7. De door het bestuur opgestelde begroting voor het lopende verenigingsjaar, alsmede de balans en exploitatierekening over het afgelopen verenigingsjaar moeten tenminste tien dagen voor de jaarvergadering op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage worden gelegd.

Artikel 17 - Het leiden en notuleren van algemene vergaderingen 1. De algemene vergaderingen worden geleid door de voorzitter van het bestuur of door zijn plaatsvervanger. Zijn de voorzitter en zijn plaatsvervanger verhinderd, dan treedt een ander door het bestuur aan te wijzen bestuurslid als voorzitter op. Wordt ook op deze wijze niet in het voorzitterschap voorzien, dan voorziet de vergadering daarin. 2. Van het verhandelde in elke algemene vergadering worden door een bestuurslid notulen gemaakt. De notulen worden schriftelijk ter kennis van de leden gebracht en dienen door de eerstvolgende algemene vergadering te worden vastgesteld.

Artikel 18 - Toegang en besluitvorming algemene vergadering 1. a. Ieder lid heeft toegang tot de algemene vergadering. b. Leden, die geschorst zijn, hebben geen stemrecht en geen toegang tot de algemene vergadering. c. In afwijking van het onder b bepaalde heeft een geschorst lid slechts het recht op toegang tot de algemene vergadering om daarin voor zijn verdediging het woord te voeren, als overeenkomstig het bepaalde in artikel 9 en 10 van deze statuten, diens beroep tegen een aan hem opgelegde straf wordt behandeld. 2. Ieder stemgerechtigd lid heeft één stem. 3. Ieder lid is bevoegd zijn stem te doen uitbrengen door een schriftelijk gemachtigd ander lid van 18 jaar en ouder. De gemachtigde kan echter in totaal niet meer dan twee stemmen uitbrengen. 4. Het stemrecht over besluiten, waarbij de vereniging aan bepaalde personen, anders dan in hun hoedanigheid van lid, rechten toekent of verplichtingen kwijtscheldt, wordt aan die personen en aan hun echtgenoot en bloedverwanten in de rechte lijn ontzegd. 5. Een éénstemmig besluit van alle leden, ook al zijn deze niet in een vergadering bijeen, heeft, mits met voorkennis van het bestuur genomen, dezelfde kracht als een besluit van de algemene vergadering. 6. Stemming over zaken geschiedt mondeling, over personen schriftelijk. 7. Over alle voorstellen zaken betreffende wordt, voor zover de statuten niet anders bepalen, beslist bij meerderheid van de uitgebrachte stemmen. Bij het staken van de stemmen wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. 8. Bij stemming over personen is degene benoemd, die de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien niemand die meerderheid heeft verkregen, wordt een tweede stemming gehouden tussen de personen, die het hoogste aantal van de uitgebrachte stemmen hebben verkregen en is hij benoemd, die bij die tweede stemming de meerderheid van de uitgebrachte stemmen op zich heeft verenigd. Indien bij die tweede stemming de stemmen staken, beslist het lot. 9. a. Ongeldige stemmen zijn stemmen die: - blanco uitgebracht zijn; - op enigerlei wijze ondertekend zijn; - iets anders aanduiden dan in stemming is gebracht; of - andere namen bevatten dan die van de personen over wie wordt gestemd. b. Ongeldige stemmen blijven bij de vaststelling van een gekwalificeerde meerderheid waar vereist volgens de statuten, buiten beschouwing.


28


Artikel 19 - Statutenwijziging 1. De statuten kunnen slechts worden gewijzigd door een besluit van de algemene vergadering, waartoe werd opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van de statuten zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering moet tenminste veertien dagen bedragen. 2. Zij, die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot statutenwijziging hebben gedaan, moeten tenminste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag, waarop de vergadering wordt gehouden. Bovendien wordt de voorgestelde wijziging tenminste veertien dagen vóór vergadering schriftelijk aan alle leden ter kennis gebracht. 3. Het bepaalde in de leden 1 en 2 van dit artikel is niet van toepassing, indien in de algemene vergadering alle leden aanwezig of vertegenwoordigd zijn en het besluit tot statutenwijziging met algemene stemmen wordt aangenomen. 4. a. Een besluit tot statutenwijziging behoeft tenminste twee derden van de uitgebrachte stemmen, in een vergadering waarin tenminste twee derden van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. b. Indien geen twee derden van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is, wordt binnen vier weken op een andere datum daarna een tweede vergadering bijeengeroepen en gehouden. In deze vergadering kan over het voorstel, zoals dat in de vorige vergadering aan de orde is geweest, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden, een besluit worden genomen, mits met een meerderheid van tenminste twee derden van de uitgebrachte stemmen. 5. a. Een statutenwijziging treedt niet in werking dan nadat hiervan een notariële akte is opgemaakt. Van dit tijdstip wordt mededeling gedaan in het clubblad of op andere wijze schriftelijk aan de leden ter kennis gebracht. Ieder bestuurslid afzonderlijk is dan tot het doen verlijden van deze akte bevoegd. b. De bestuursleden zijn verplicht een authentiek afschrift van de wijziging en de gewijzigde statuten in het Handelsregister gehouden door de Kamer van Koophandel neer te le ggen. 6. De vereniging behoeft voor een wijziging van de statuten de voorafgaande goedkeuring van de KNRB. Hetzelfde geldt voor de wijziging van de naam van de vereniging.

Artikel 20 - Ontbinding en vereffening 1. a. Voor een besluit tot ontbinding van de vereniging is het bepaalde in artikel 19 lid 1 en lid 2 van overeenkomstige toepassing. b. De vereniging wordt ontbonden door een daartoe strekkend besluit van de algemene vergadering, genomen met tenminste twee derden van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin tenminste drie vierden van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is. 2. Bij de oproeping van de in dit artikel bedoelde vergaderingen moet worden medegedeeld, dat ter vergadering zal worden voorgesteld de vereniging te ontbinden. De termijn voor oproeping tot zodanige vergadering moet tenminste veertien dagen bedragen. 3. a. De bestuursleden treden na het besluit tot ontbinding van de vereniging op als vereffenaars. b. De algemene vergadering is bevoegd na het besluit tot ontbinding de alsdan zitting hebbende bestuursleden te ontslaan met gelijktijdige benoeming van één of meer vereffenaars. 4. Bij een besluit tot ontbinding wordt de bestemming van een eventueel batig saldo bepaald, terwijl de algemene vergadering tevens één of meer bewaarders aanwijst. 5. Van het besluit tot ontbinding wordt terstond kennis gegeven aan de KNRB. 6. Na de ontbinding blijft de vereniging voortbestaan voor zover dit tot vereffening van haar vermogen nodig is. Gedurende de vereffening blijven de bepalingen van de statuten en reglementen voor zover mogelijk van kracht. In stukken en aankondigingen, die van de vereniging uitgaan, moet aan haar naam worden toegevoegd de woorden "in liquidatie". 7. De boeken en bescheiden van de ontbonden vereniging moeten door de bewaarder(s) worden bewaard gedurende zeven jaren na afloop van de vereffening.


29


Artikel 21 – Fusie 1. Voor een besluit tot het aangaan van een fusie met een andere vereniging is het bepaalde in artikel 19 lid 1 en lid 2 van overeenkomstige toepassing. 2. Een besluit van de algemene vergadering om een fusie aan te gaan, wordt genomen met tenminste twee derden van het aantal uitgebrachte stemmen in een vergadering waarin tenminste drie vierden van de leden aanwezig of vertegenwoordigd is.

VIII. REGLEMENTEN Artikel 22 - huishoudelijk reglement 1. De algemene vergadering kan een huishoudelijk reglement, een tuchtreglement of andere reglementen omtrent die onderwerpen waarvan regeling haar gewenst voorkomt vaststellen en wijzigen. 2. Een reglement mag niet in strijd zijn met de wet, ook waar die geen dwingend recht bevat, noch met de statuten. 3. De statuten en reglementen van de vereniging mogen niet in strijd zijn met die van de KNRB.

Slotbepaling Voor de eerste maal worden benoemd tot leden van het bestuur: 1. 2. 3. 4. 5. van wie de onder 1 en 2 genoemden de functies van resp. voorzitter en penningmeester zullen bekleden.


30


Bijlage 4: Model Huishoudelijk Reglement Artikel 1 Leden 1.1 Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op alle leden, aspirant- leden en begunstigers. 1.2 Onder leden wordt verstaan: jeugd-, senior- en ereleden. Artikel 2 Aspirant -leden 2.1 In dit reglement wordt verstaan onder aspirant- leden: personen die kenbaar hebben gemaakt dat zij lid willen worden van de vereniging, maar nog niet als lid geaccepteerd zijn. Aspirant-leden hebben geen stemrecht. 2.2 Het aspirant- lid mag niet alleen roeien, doch dient altijd vergezeld te worden door een senior- of jeugdlid. 2.3 Het aspirant- lid meldt zich aan bij het Bestuur. Het Bestuur bepaalt of het aspirant- lid verplicht is een instructiecursus te volgen. 2.4.1 Bij het aanmelden betaalt het aspirant- lid een bedrag voor instructie. Deze kosten zullen worden verrekend indien hij zich inschrijft als lid. 2.4.2 Een aspirant lid kan lidmaatschap aanvragen na het met goed gevolg afleggen van de instructiecursus. 2.4.3 Bij inschrijving is het aspirant- lid verplicht een incassomachtiging af te geven. 2.4.4 Aspirant- leden mogen het verenigingsgebouw betreden en gebruik maken van de boten; é.é.a. volgens een door het Bestuur vast te stellen reglement. 2.4.5 Het aspirant lid mag niet alleen roeien, doch dient altijd vergezeld te worden door een senior- of jeugdlid Artikel 3 Jeugdleden 3.1 Voor het jeugdlidmaatschap geldt een minimum leeftijd van 12 jaar. 3.2 Op het aanmeldingsformulier wordt nadrukkelijk vermeld dat jeugdleden na het behalen van de benodigde examens zelfstandig en zonder begeleiding in de boten van de vereniging zullen mogen roeien. 3.3 Aanmeldingsformulieren van minderjarigen dienen meeondertekend te worden door een ouder of voogd. Artikel 4 Begunstigers 4.1 Regelgeving inzake begunstigers is vastgelegd in artikel 6 van de Statuten. 4.2 De minimumbijdragen te voldoen door begunstigers worden jaarlijks voorgesteld door het Bestuur en ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. 4.3 Begunstigers kunnen uitsluitend op uitnodiging deelnemen aan de verenigingsactiviteiten Artikel 5 Aanmelding 5.1.1 Het verzoek tot lidmaatschap of begunstiging dient gedaan te worden door het invullen van een door het Bestuur vastgesteld aanmeldingsformulier. 5.1.2 De verzoeker dient de zwemkunst machtig te zijn en dit op het formulier te verklaren; aan begunstigers wordt deze eis niet gesteld. 5.1.3 De aanmeldingsformulieren worden bijgehouden door de secretaris. 5.1.4 Elk lid en elke begunstiger dient van een adreswijziging zo spoedig mogelijk bericht te geven aan de secretaris van het Bestuur. Wijzigingen worden in het verenigingsorgaan bekendgemaakt.


31


5.1.5 Het Bestuur beslist binnen 6 weken na ontvangst van het ingevulde en ondertekende aanmeldingsformulier over de toelating als lid. Het besluit wordt schriftelijk aan de verzoeker medegedeeld. In geval van een afwijzing, motiveert het bestuur zijn besluit. Tegen een afwijzing staat beroep open bij de Algemene Ledenvergadering. 5.1.6 Elk nieuw lid ontvangt een exemplaar van de statuten, het huishoudelijk reglement en een overzicht van overige verplichtingen. Artikel 6 Contributies en overige verplichtingen 6.1 De contributie wordt jaarlijks door het Bestuur voorgesteld en ter vaststelling voorgelegd aan de Algemene Ledenvergadering. 6.2 De op de Algemene Ledenvergadering vastgestelde bedragen gelden voor het verenigingsjaar, dat volgt op het jaar, waarin die Algemene Ledenvergadering is gehouden. Artikel 7 Gebruik van faciliteiten De leden hebben het recht om van de faciliteiten en eigendommen van de vereniging gebruik te maken onder de voorwaarden als door bet Bestuur zijn of zullen worden gesteld. Artikel 8 Gedragingen Leden en begunstigers dienen zich te gedragen naar de voorschriften die bij of krachtens de statuten, het huishoudelijk of besluiten van het Bestuur zijn vastgesteld, alsmede de aanwijzingen op te volgen van een bestuurslid of van een door het Bestuur nadrukkelijk en voor iedereen kenbaar daartoe aangewezen lid. Artikel 9 Toegang ledenvergaderingen Leden en begunstigers hebben toegang tot ledenvergaderingen. Artikel 10 Ieder lid is gehouden een actieve bijdrage te leveren aan werkzaamheden binnen de vereniging zulks jaarlijks, op voorstel van het bestuur, vast te stellen door de ALV. De vrijwilligerscoördinator ziet toe op de verdeling van de werkzaamheden Artikel 11 Met inachtneming van het bepaalde in art. 12 tot en met 14, hebben leden het recht een niet- lid te introduceren. Artikel 12 Introductie 12.1 Met uitzondering van begunstigers, kunnen leden een niet-verenigingslid introduceren om mee te roeien in een boot van de vereniging of voor een verenigingsactiviteit op de verenigingsaccomodatie. 12.2 De introducé mag slechts roeien of sturen in een boot van de vereniging, indien het introducerend lid de introducé begeleidt, e.e.a. conform het botenreglement. 12.3 Het introducerend lid is ten alle tijden verantwoordelijk voor de introducé en diens gedragingen 12.4 De introducé moet worden ingeschreven in het introductieboek. 12.5 Iemand kan ten hoogste driemaal per jaar geïntroduceerd worden. 12.6 Een introducé kan niet namens de vereniging deelnemen aan activiteiten die door een andere roeivereniging worden georganiseerd, noch deelnemen aan toertochten van de vereniging.


32


12.7 12.8

Zij die in het verleden door het Bestuur uit hun lidmaatschap ontzet zijn of als lid door het Bestuur geweigerd of opgezegd zijn, kunnen niet worden geïntroduceerd. Het Bestuur kan voor bepaalde gelegenheden het recht van introductie uitsluiten.

Artikel 13 Medische keuring Voor leden die aan wedstrijden deelnemen, is een medische keuring verplicht, e.e.a. conform de reglementen van de Koninklijke Nederlandse Roeibond (KNRB). Artikel 14 Opzegging 14.1 Opzegging van het lidmaatschap gebeurt schriftelijk door middel van een aangetekend schrijven gericht aan het Bestuur. In de opzeggingsbrief wordt, met inachtneming van het in artikel 10 van de statuten bepaalde, in ieder geval de datum van opzegging vermeld. 14.2 De opzegging zal schriftelijk door het Bestuur worden bevestigd. Uitingen Artikel 15 Verenigingskleuren en -kleding 15.1 Het blad van de riem is _______________kleurig 15.2 De vlag van de vereniging bestaat uit de kleuren _______________ en is voorzien van _______________. 15.3 De officiële roeikleding bestaat uit een _______________ shirt en uit een _______________ broek, of uit een roeipak, uitgevoerd in dezelfde kleuren. 15.4 Het dragen van de officiële roeikleding is verplicht bij: 1. officiële wedstrijden van de KNRB, de regionale bonden en andere FISAbonden, tenzij deze bonden anders bepalen; 2. vriendschappelijke wedstrijden; 3. KNRB-vaardigheidsproeven. Artikel 16 Verenigingsorgaan 16.1 De vereniging geeft een verenigingsorgaan uit dat verschijnt onder verantwoordelijkheid van de redactie en dat aan alle leden en begunstigers wordt toegestuurd. 16.2 Bestuursmededelingen en –besluiten, gepubliceerd in het verenigingsorgaan, worden geacht aan ieder lid bekend gemaakt te zijn. 16.3 De redactie is verplicht tot het opnemen van artikelen of andere inzendingen van het Bestuur, onder voorwaarde dat de door de redactie vastgestelde sluitingsdata in acht worden genomen; de redactie is niet verantwoordelijk voor de inhoud hiervan. 16.4 Voor de redactie gelden dezelfde journalistieke vrijheden als die gebruikelijk zijn bij de Nederlandse dagen weekbladpers. 16.5 Ieder lid krijgt het verenigingsorgaan toegezonden. Bij een gemeenschappelijke huishouding van meer dan één lid heeft slechts één lid recht op ontvangst van het verenigingsblad. Artikel 17 Bestuur 17.1 Het Bestuur is verantwoordelijk voor en belast met: 1. de verwezenlijking van de doelstellingen van de vereniging. 2. het doen van beleidsvoorstellen aan de ledenvergadering. 3. de uitvoering van het beleid, zoals dat door de ledenvergadering is goedgekeurd, al dan niet door het vaststellen van reglementen. 4. de uitvoering van de overige besluiten genomen door de ledenvergadering.


33


5. 17.2 17.3 17.4 17.5 17.6

het toezicht op de naleving van de statuten, het huishoudelijk en verenigingsreglementen.. Het Bestuur is bevoegd uitgaven te doen conform de begroting; uitgaven boven de € 3.000,00 (drieduizend euro) vereisen instemming van de ALV. Bestuursfuncties kunnen worden gecombineerd met uitzondering van de functies van penningmeester en voorzitter Tenzij anders bepaald, worden besluiten in de bestuursvergadering genomen met gewone meerderheid van stemmen. De volgende commissarissen zijn lid van het bestuur: commissaris roeien, commissaris materiaal en commissaris accommodatie. Het bestuur benoemt een vrijwilligerscoördinator

Artikel 18 Onverenigbaarheden Een bestuurslid kan niet benoemd worden in de kascontrolecommissie en vice versa Artikel 19 De voorzitter De voorzitter 1. is verantwoordelijk voor externe contacten zoals die met gemeentelijke en andere overheden, met de KNRB en andere roeien sportbonden. 2. leidt de Bestuurs- en ledenvergaderingen. Artikel 20 De penningmeester De penningmeester 1. beheert de gelden van de vereniging 2. houdt administratie bij waarin financiële staat van de vereniging is opgenomen. 3. doet alle door het bestuur of de ledenvergadering goedgekeurde uitgaven. 4. zorgt voor de opstelling van de begroting en van de financiële jaarstukken. 5. voert de financiële correspondentie. 6. is bevoegd alle financiële stukken in te zien van commissies met uitzondering van de kascontrolecommissie. 7. is bevoegd bij door hem geconstateerd financieel wanbeleid van een penningmeester van een commissie deze uit functie te zetten na overleg met na overleg met bestuur en de kascontrolecommissie. 8. legt bij tussentijds aftreden verantwoording af en doet verslag, zoals hij dat anders na afloop van het boekjaar verplicht is te doen Artikel 21 De secretaris De secretaris 1. zorgt voor het bijeenroepen van bestuursen ledenvergaderingen, het opstellen van de agenda en het maken van de notulen. 2. zorgt er voor dat de ingekomen stukken uiterlijk de eerstvolgende bestuursvergadering in behandeling worden genomen. 3. houdt afschrift van alle uitgaande stukken en bewaart deze, evenals de ingekomen stukken, in het archief. 4. draagt zorg voor het bekend maken van wijzigingen van de statuten, het huishoudelijk reglement en verenigingsreglementen 5. is belast met het bekend maken van besluiten van de bestuursen ledenvergaderingen 6. is verantwoordelijk voor de ledenadministratie. 7. houdt de samenstelling van commissies bij.


34


8.

is verantwoordelijk voor het archief.

Artikel 22 De vaste commissarissen 22.1 De materiaalcommissaris: 1. is verantwoordelijk voor het opstellen van een beleidsnota voor de vloot voor de komende 5 jaar. Uitgaande van het budget, de leeftijd en renovatiemogelijkheid van boten en de behoefte van de vereniging. 2. is verantwoordelijk voor het onderhoud van de boten en de aanscha f van het daarvoor benodigde materiaal. 3. is bevoegd boten buiten gebruik te stellen, i.v.m. onderhoud, schade of de gevoeligheid voor schade. 4. regelt zowel het huren/lenen van boten en botenwagens van, als het verhuren/uitlenen van boten en botenwagen aan andere verenigingen. 5. zorgt voor de aanwezigheid van een afschrijfboek, schadeboek, introductieboek en een lijst met de indeling van de boten naar niveau, gewicht en roeidiscipline. 6. geeft leiding aan de materiaalcommissie. 22.2

De roeicommissaris: 1. is belast met de leiding en de organisatie van, en het toezicht op de roeiinstructie van de gewone leden. 2. draagt zorg voor de opleiding van instructeurs. 3. bepaalt voor nieuwe leden met roeiervaring, na voorroeien, het voorlopige roeiniveau. 4. heeft de taak te bevorderen, dat nieuwe leden in de vereniging worden opgenomen, b.v. door de vorming van ploegen te stimuleren. 5. stelt de eisen vast aan de praktijk en de theorie van de verschillende roeiniveaus 6. geeft leiding aan de instructiecommissie. 7. geeft leiding aan de roeicommissie. 8. verantwoordelijk voor de toertochten van de vereniging. 9. beslist over deelname aan toertochten van andere roeiverenigingen en coördineert de deelname 10. is verantwoordelijk voor het botentransport voor toertochten en wedstrijden. 11. geeft al dan niet toestemming tot het gebruik van toerboten en botenwagen voor tochten van de eigen leden. 12. is verantwoordelijk voor de aanwezigheid van een toerboek, waarin de 13. reservering van toerboten en botenwagen wordt vastgelegd. 13. is verantwoordelijk voor alle evenementen, die verband houden met het toeren recreatief roeien. 14. regelt de inschrijving van de wedstrijdploegen en onderhoudt de kontakten dienaangaande naar buiten. 15. beoordeelt of de wedstrijdploegen zich voldoende hebben voorbereid en voldoende presteren, rekeninghoudend met het niveau van de wedstrijd, om inschrijving te rechtvaardigen. 16. wijst de wedstrijdboten toe, rekeninghoudend met het niveau van de ploeg. 17. draagt zorg voor de opleiding van de coaches en instructeurs. 18. stimuleert de vorming van wedstrijdploegen en opleiding van wedstrijdcoaches 19. is verantwoordelijk voor de voorbereiding, het verloop en de evaluatie van wedstrijden die georganiseerd worden door de vereniging.


35


20.

22.3

houdt een overzicht bij van de uitslagen van de wedstrijden, waaraan ploegen van de vereniging hebben deelgenomen.

Commissaris accommodatie 1. is verantwoordelijk voor het functioneren van alle zaken die verband houden met de accommodatie. 2. is verantwoordelijk voor het onderhoud van de accommodatie en alle andere goederen van de vereniging, met uitzondering van hetgeen onder verantwoordelijkheid van de commissaris materiaal valt. 3. Is verantwoordelijk voor naleving van relevante wet en regelgeving zoals drank en horecawet, warenwet, tabakswet ed. 4. Is contactpersoon naar andere verenigingen m.b.t. gemeenschappelijk gebruik van de accommodatie.

Artikel 23 Sancties 23.1 Wegens het niet nakomen van geldelijke verplichtingen, wangedrag of grove nalatigheid kan het Bestuur een lid een van de in artikel 9 lid 3 onder a van de statuten genoemde sancties opleggen. 23.2 Onder wangedrag wordt ondermeer verstaan: 1. het in opspraak brengen van de vereniging; 2. het schaden van de belangen van de vereniging of de roeisport; 3. het zich niet houden aan het bepaalde in statuten en reglementen en de besluiten van de organen van de vereniging; 4. het niet opvolgen van instructies een aanwijzingen door of namens het bestuur gegeven 5. ander onbehoorlijk gedrag 23.3 Als een boete wordt opgelegd, kan dit onder de voorwaarde dat zolang de boete niet is betaald, het lid is uitgesloten van deelname aan alle verenigingsactiviteiten. 23.4 Als een uitsluiting wordt opgelegd voor het deelnemen aan een aantal wedstrijden of aan andere specifiek benoemde verenigingsactiviteiten, eindigt de straf de dag volgend op de dag dat de laatste in de straf genoemde wedstrijd of het evenement heeft plaatsgehad. 23.5 Als een schorsing wordt opgelegd, houdt dit in, dat het lid de toega ng tot alle gebouwen, terreinen, evenementen en reguliere verenigingsactiviteiten in die periode is ontzegd. 23.6 Indien het bestuur overweegt tot schorsing of ontzetting over te gaan, zal het daartoe niet besluiten voordat het betrokken lid gehoord is of daartoe in de gelegenheid is gesteld. 23.7 In geval de mogelijke schorsing of ontzetting een minderjarig lid betreft, worden diens wettelijke vertegenwoordigers uitgenodigd als toehoorders aanwezig te zijn bij de hoorzitting. 23.8 Besluiten tot schorsing en ontzetting worden in het verenigingsorgaan gepubliceerd. Artikel 24 Commissies 24.1 Ter bevordering van de goede gang van zaken kan het bestuur, onverminderd eigen verantwoordelijkheid, uit de leden commissies instellen. 24.2 Iedere door het Bestuur ingestelde commissie valt onder verantwoordelijkheid van één bestuurslid,. 24.3 Bij instelling van een commissie stelt het Bestuur de taken vast; de commissie voert werkzaamheden uit binnen door het Bestuur aangegeven mandaat.


36


24.4 24.5 24.6 24.7 24.8

24.9

Elke commissie kent een voorzitter en een penningmeester die verantwoording afleggen aan het Bestuur. Een commissie bestaat uit tenminste twee leden. Commissieleden worden voor een termijn van 3 jaar benoemd, tenzij bij mandaat anders is bepaald. Commissieleden zijn bij aftreden direct herbenoembaar. Het verantwoordelijk bestuurslid voor een commissie heeft het recht commissievergaderingen bij te wonen. Penningmeester van een commissie dient direct gevolg te geven aan een verzoek van de penningmeester om de financiële administratie in te zien. De vereniging kent de volgende commissies: 1. Roeicommissie 2. Materiaalcommissie 3. Accommodatiecommissie 4. Communicatiecommissie 5. Financiële commissie

Artikel 25 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

De vrijwilligerscommissie Verdeelt en coördineert de werkzaamheden zoals vastgesteld door de ALV; Inventariseert alle werkzaamheden Zorgt voor de omschrijving van de verschillende taken Geeft uitvoering aan het beleid met betrekking tot behoud- en werving leden Draagt zorg voor de ontvangst en introductie van aspirant- leden Benadert (aspirant) leden met juiste kennis en kunde voor diverse activiteiten; Zorgt voor een goede verdeling van de werkzaamheden.

Artikel 26 1. 2. 3. 4.

De roeicommisie De roeicommissaris is voorzitter van de commissie De Roeicommissie regelt en verzorgt het afnemen van de roei-examens. De Roeicommissie bestaat uit minimaal drie en maximaal vijf leden. De leden worden door het Bestuur benoemd. De voorzitter van de commissie rechtstreeks, de andere leden op voordracht van de voorzitter van de Roeicommissie. Op officiële examendagen zijn tijdens de examens altijd 2 leden van de Roeicommissie aanwezig. Alle leden van de Roeicommissie hebben de bevoegdheid tijdens de officiële examendagen, nadat het lid voldaan heeft aan de exameneisen, roeibevoegdheden toe te kennen. De voorzitter van de examencommissie publiceert de uitslagen van de examens op het mededelingenbord en geeft deze door aan de secretaris en legt een ledenlijst met roeibevoegdheden ter inzage op de accommodatie.

5. 6.

7.

Artikel 27 1. 2. 3. 4. 5.

De materiaalcommissie De materiaalcommissaris is voorzitter van de commissie. De materiaal commissie is verantwoordelijk om de vloot in de vaart te houden. Leden worden gekozen op basis van technische kennis van, en ervaring met, boten(onderhoud). Stelt een onderhoudsplan op Stelt een botenplan op


37


Artikel 28 1. 2. 3.

4. 5.

6. 7.

De kascontrolecommissie De kascontrolecommissie wordt door de algemene vergadering benoemd voor de tijd van een jaar. Zij bestaat uit tenminste twee meerderjarige leden alsmede een reservelid, die geen bestuurslid zijn. Elk jaar treedt het langst zittende lid af. De balans en andere financiële stukken als genoemd in artikel 14 der statuten die de algemene vergadering worden aangeboden, dienen goedgekeurd te zijn door de kascommissie. Deze goedkeuring dient schriftelijk gegeven te worden. Kascontrolecommissie is gerechtigd ten alle tijden alle financiële correspondentie in te zien; Bestuur i.c. penningmeester dient aan een verzoek hiertoe direct gevolg te geven. Opgestelde financiële jaarstukken dienen door voltallig Bestuur getekend te worden. Lid van de kascontrolecommissie kan niet tevens penningmeester zijn van een commissie.

Artikel 29 1. 2.

De financiële commissie De penningmeester is voorzitter van de financiële commissie Stelt plannen op en voert activiteiten uit ter verkrijging en instandhouden van roerende en onroerende goederen van de vereniging

Artikel 30 1. 2. 3.

De accommodatiecommissie De accommodatiecommissaris is voorzitter van de accommodatiecommissie Draagt zorg voor het vinden van een geschikte locatie Is er verantwoordelijk voor dat de accommodatie geschikt is en blijft om de verenigingsactiviteiten te kunnen uitoefenen

Artikel 31 1. 2. 3. 4. 5.

Communicatiecommissie Onderhoud website Verzorgt van communicatie uitingen zowel intern als extern. Draagt zorg voor tijdigheid, continuïteit, actualiteit en de vorm van de uitingen Verzorgt de communicatie naar leden toe omtrent verenigingsactiviteiten. Verzorgt de communicatie extern, naar andere begunstigers, overige (roei)verenigingen en sponsoren

Artikel 32 Schade, aansprakelijkheid, verhaal 32.1 Een ieder die gebruik maakt van de faciliteiten van de vereniging en schade veroorzaakt van welke aard dan ook aan de vereniging en/of een derde is verplicht die schade te vergoeden. Voor zover het schade aan een derde betreft, vrijwaart de veroorzaker, voor zover dat noodzakelijk is, de vereniging daarvoor. 32.2 Indien schade naar de mening van het bestuur te wijten is aan opzet, schuld of nalatigheid van één of meer leden, wordt het bedrag van de schade, vastgesteld door het bestuur, aan de betrokken leden in rekening gebracht. Voorzover niet het gevolg van opzet, schuld of nalatigheid, komen beschadigingen aan roeimaterieel van de vereniging, indien deze schade voor herstel in aanmerking komt, voor rekening van de vereniging 32.3 Indien daartoe naar het oordeel van het bestuur termen aanwezig zijn, kan het op de gebruiker te verhalen schadebedrag lager worden gesteld dan het schade bedrag


38


32.4 32.5

De vastgestelde schadevergoeding dient binnen 14 dagen na een schriftelijk betalingsverzoek te zijn voldaan. Verhaal van de schade op de gebruiker laat de mogelijk van het bestuur tot het opleggen van een verdere sanctie onverlet

Artikel 33 Verzekeringen Het bestuur draagt zorg voor adequate verzekering van eigendommen van de vereniging en van de leden die in ieder geval de volgende zaken dekt: 1. Aansprakelijkheid 2. Bestuursaansprakelijkheid 3. Rechtsbijstand 4. Collectieve onge vallen Artikel 34 Eigen verantwoordelijkheid leden De vereniging neemt generlei verantwoordelijkheid op zich voor persoonlijke eigendommen, welke dan ook, aan wie dan ook toebehorende, zich waar en hoe dan ook bevindende op de verenigingsaccomodatie of in een boot van de vereniging. Artikel 35 Slotbepaling Daar waar dit document niet in voorziet, beslist het bestuur


39


Bijlage 5: Financiën 5.1

Financieel beleid

Een goed financieel beleid is van essentieel belang. U hebt namelijk inzicht nodig in de uitgave n en inkomsten van de vereniging, teneinde deze draaiende te houden. Daarnaast is een bestuur verplicht tegenover de leden verantwoording af te leggen, over het gevoerde financiële beleid. Normaal gesproken gebeurt dat tweemaal per jaar, tijdens de Algemene Leden Vergadering. Om de leden inzicht te geven in het financiële beleid van het bestuur, wordt aan het begin van het jaar een begroting opgesteld. In de begroting wordt aangegeven welke inkomsten en uitgaven de vereniging in het komende jaar verwacht. Aan het einde van het jaar worden in de jaarrekening de werkelijke inkomsten en uitgaven weergegeven. Op grond van deze gegevens kan ieder lid het financiële beleid van de vereniging controleren. Mocht uw vereniging subsidie ontvangen, dan bent u verplicht schriftelijk een begroting en een financiële verantwoording op te stellen. Op grond van de begroting wordt door de subsidiegever bepaald of de vereniging voor subsidie in aanmerking komt. Op basis van de financiële verantwoording kan de subsidiegever bepalen of u het geld op de juiste manier heeft besteed. Uiteraard bestaat goed financieel beleid niet alleen uit het opstellen van een begroting en een jaarrekening. Het is verstandig om op gezette tijden in het lopende jaar de gemaakte kosten te vergelijken met het budget dat in de begroting is opgenomen. Zo komt u niet voor grote verrassingen te staan bij het opmaken van de jaarrekening. 5.2

Inkomsten

Om een vereniging te runnen heeft u financiële middelen nodig. Deze kunt u op diverse manieren genereren. Over het algemeen is de contributie die de leden betalen, de belangrijkste inkomstenbron. Daarnaast is het mogelijk om inkomsten binnen te krijgen door middel van: kantineomzet, subsidies, sponsoring, donaties en schenkingen. Ook zijn er mogelijkheden om geld binnen te halen via ‘de grote clubactie’, loterijen of door de organisatie van roeievenementen. 5.2.1 Contributie De meest gebruikelijke manier om geld binnen te krijgen, is de contributie. Alle leden dienen deze contributie te betalen, zodat zij bijdragen aan de financiën van hun vereniging. In de meeste gevallen geldt dat volwassenen meer betalen dan jongeren. Daarnaast heeft u diverse andere mogelijkheden om diversiteit aan te brengen in de hoogte van de contributie, zoals ‘trainingsleden’ en studentenlidmaatschap. Soms wordt de contributie niet door alle leden betaald. Redenen hiervoor kunnen zijn dat men geen geld heeft, dat men de verplichting tot betaling niet kent of dat men niet gemotiveerd is contributie te betalen. Dit kunt u voorkomen door goede voorlichting (bijvoorbeeld over wat de vereniging met het geld doet) en door het instellen van betalingsregelingen. Ligt daarom leden bij aanvang van het lidmaatschap goed voor over de betalingsverplichting; noem het verschuldigde bedrag, hoe de betaling plaats moet vinden (contant, bank of giro) en voor wanneer deze binnen dient te zijn. 5.2.2 Financiële ondersteuning Als u een vereniging opricht, kunt u gebruikt maken van de ondersteuningmogelijkheden van gemeenten, provincies, rijksoverheid en particuliere fondsen. Deze organisaties stellen vaak


40


subsidies beschikbaar. Om in aanmerking te komen voor deze subsidies, dient u op de hoogte te zijn van de voorwaarden die deze organisaties aan subsidiëring stellen. Deze criteria verschillen per gemeente en per aanvraag. Gemeenteambtenaren, sportraden en KNRB verenigingsondersteuners kunnen uw aanvraag ondersteunen. 5.2

Uitgaven

In de begroting die wordt opgesteld aan het begin van het jaar dient u rekening te houden met de diverse uitgaven. Hieronder vindt u een opsomming van kosten waarmee rekening dient te houden: ? Oprichtingskosten: het opstellen van statuten en huishoudelijk reglement, kosten van de notaris en de kamer van koophandel. Informeer bij de gemeente naar subsidiëring van de oprichtingskosten. ? Accommodatiekosten: alle kosten die te maken hebben met huur en onderhoud van de accommodatie en overige faciliteiten. Reductie van deze kosten is mogelijk door het houden van zelfwerkzaamheidacties. Leden helpen in dat geval de accommodatie te onderhouden en in stand te houden (denk aan schilderwerk, schoonmaakwerkzaamheden). ? Kosten trainers: mogelijke vergoedingen die trainers ontvangen voor hun werkzaamheden. Denk daarnaast aan opleidingskosten voor trainers en overig kader. ? Bondskosten: in het geval van KNRBlidmaatschap draagt u lidmaatschap af per verenigingslid. ? Bestuurskosten: kosten voor vergaderingen, porti, telefoon,secretariaat en representatie. ? Clubblad: drukkosten en porto- of verspreidingskosten. ? Overige kosten: bijvoorbeeld reiskosten.


41


Bijlage 6: Locatiecriteria KNRB De KNRB (Koninklijke Nederlandse Roeibond) heeft een lijst met criteria vastgesteld voor beginnende roeiverenigingen met ongeveer 300 leden. Dit zijn uitgangspunten, geen harde eisen. Hieronder is deze lijst verkort weergegeven. 6.1 Terrein

Gewenst ca. 1500 m² Kadelengte (vlotlengte): minimaal 60 m, gewenst 80 m Kadehoogte 10-25 mm t.o.v. waterpeil, vanaf 25 mm is een drijvend vlot nodig Ruimte voor 100 fietsen 6.2 Gebouwen

Optimale omvang botenloods 22x30=660m² Sociëteit 120 m² Werkplaats: 70-100 m² Secundaire ruimten: 150 m² 6.3 Bereikbaarheid

Goed bereikbaar voor personen d.m.v. fiets/auto/OV Eigen toegang tot terrein vanaf de weg voor botentransport Voldoende parkeerruimte voor auto´s, botenwagens 6.4 Omgeving

Rekening houden met: Aantrekkelijkheid omgeving: industrie/woonwijk Conflictmogelijkheid buren Sociale controle Criminaliteitsgevoeligheid Veilige bereikbaarheid (jeugd/vrouwen) Omgevingslawaai Uitbreidingsmogelijkheden Bestemmingsplan Eigenaar van grond 6.5 Vaarwater

Rekening houden met: Breedte vaarwater Drukte vaarwater/beroepsvaart Overzichtelijkheid/bruggen belemmeren zicht Wind en stroming op het water Niveauverschillen waterstand i.v.m. vlotconstructie Reflectie golven/oeverconstructie: hard of golfdempend Aansluiting vaarwegennet in omgeving Trainingsmogelijkheden wedstrijdploegen met coach Instructiemogelijkehden vanaf vlot/kant voor jeugd/beginners Instructie vaste roeibak op eigen terrein Wedstrijdmogelijkheid: 2 banen en oproeibaan (minimaal 36 meter)


42


Bijlage 7: Adresgegevens Koninklijke Nederlandsche Roeibond Bosbaan 6 1182 AG Amstelveen Telefoon: +31 (20) 646 27 40 Fax: +31 (20) 646 38 81 E- mail: [email protected] Website: www.knrb.nl Openingstijden Maandag t/m vrijdag van 9:00 uur - 17:00 uur.* Medewerkers deskundigheidsbevordering (MDB), verenigingsondersteuning & opleidingen: Werner ter Avest [email protected] Verenigingondersteuner Overijssel, Flevoland en Gelderland Helma Kiewiet [email protected] Verenigingsondersteuner Friesland, Groningen en Drenthe Bärbel Molenaar [email protected] Medewerker sportstimulering aangepast roeien Jeanne Stockmann [email protected] Medewerker deskundigheidsbevordering Chris van Winden [email protected] Medewerker deskundigheidsbevordering

Huis voor de Sport Groningen Postbus 177 9600 AD Hoogezand T: 0598-323200 F: 0598-325448 E: [email protected] W: www.huisvoordesportgroningen.nl Bezoekadres: Laan van de Sport 6 9603 TG Hoogezand SPORT Fryslãn Postbus 757 8901 BN Leeuwarden T: 058-2677910 Koninklijke Nederlandsche Roeibond

Sportservice Midden Nederland Daltonlaan 400 3584 BK Utrecht T: 030-2322927 F: 030-6037089 E: [email protected] W: www.sportservice-smn.nl Bezoekadres: Daltonlaan 400 3584 BK Utrecht Sportservice Noord-Holland Postbus 338 2000 AH Haarlem T: 023-5319475 43


F: 058-2671550 E: mail@sport- frl.nl W: www.sportfryslan.nl Bezoekadres: Kalverdijkje 77c 8924 JJ Leeuwarden SportDrenthe Postbus 84 7900 AB Hoogeveen T: 0528 - 233775 F: 0528-233779 E: [email protected] W: www.sportdrenthe.nl Bezoekadres: Eisenhowerstraat 35 7901 AG Hoogeveen Sportraad Overijssel Postbus 260 8000 AG ZWOLLE T: 038 - 4577777 F: 038 - 4528992 E: [email protected] W: www.sportraadoverijssel.nl Bezoekadres: Jacob Catsstraat 25 8023 AE ZWOLLE Gelderse Sport Federatie Postbus 60066 6800 JB Arnhem T: 026-3540399 F: 026-3540398 E: [email protected] W: www.gelderland-sport.nl Bezoekadres: Turfstraat 1 6811 HL Arnhem Sport Service Flevoland Postbus 2251 8203 AG Lelystad T: 0320-251113 F: 0320-250297 E: [email protected] W: www.sportflevo.nl Bezoekadres: Middendreef 277 8233 GT Lelystad


F: 023-5322194 E: [email protected] W: http://www.sportservicenoordholland.nl/ Bezoekadres: Nieuwe Gracht 7 2011 NB Haarlem Sportraad Zuid-Holland Postbus 70 2685 ZH Poeldijk T: 0174-244940 F: 0174-281147 E: [email protected] W: www.sportraadzh.nl Bezoekadres: Arckelweg 30 2685 SN Poeldijk SportZeeland Seissingel 100 4334 AC MIDDELBURG T: 0118-640700 F: 0118-640711 E: [email protected] W: www.sportzeeland.nl Bezoekadres: Seissingel 100 4334 AC MIDDELBURG Sportservice Noord-Brabant Postbus 106 5050 AC Goirle T: 013-5349027 F: 013-5347866 E: [email protected] W: www.ssnb.nl Bezoekadres: Nieuwkerksedijk 21-a 5051 HS Goirle Huis voor de Sport Limburg Postbus 5061 6130 PB Sittard T: 046-4770590 F: 046-4770599 E: [email protected] W: www.huisvoordesport.org Bezoekadres: Mercator 1 6135 KW Sittard

44

Draaiboek voor het oprichten van een nieuwe roeivereniging

Recommend Documents