DRAAIBOEK VESTA. (versie september 2009)

DRAAIBOEK VESTA (versie 2.0. – 17 september 2009)

1

1. Inhoudstafel 1. Inhoudstafel ......................................................................................................................................... 1 2. Wat is Vesta? ...................................................................................................................................... 2 3. De webtoepassing van Vesta.............................................................................................................. 3 3.1. Mogelijkheden van de webtoepassing.......................................................................................... 3 3.2. Inloggen in de webtoepassing ...................................................................................................... 3 3.3. Beheren van de rollen voor de webtoepassing ............................................................................ 4 3.4. Consulteren en beheren van de basisgegevens van de dienst voor gezinszorg ......................... 5 3.5. Inschrijven van medewerkers ....................................................................................................... 6 3.6. Consulteren van gegevens die doorgestuurd werden naar Vesta ............................................... 7 3.7. Consulteren van gegevens van de gebruikers over alle diensten voor gezinszorg ..................... 8 4. De webservices van Vesta ................................................................................................................ 10 4.1. Inleiding....................................................................................................................................... 10 4.2. Doorsturen van de tewerkstellingsgegevens van de medewerkers ........................................... 10 4.3. Doorsturen van de gegevens over de gebruikers....................................................................... 13 4.4. Doorsturen van de gegevens over de prestaties van het verzorgend personeel....................... 16 4.5. Heropenen van afgesloten periodes........................................................................................... 18 5. De helpdesk van Vesta...................................................................................................................... 19 5.1. Algemene en inhoudelijke vragen over Vesta (en het heropenen van afgesloten periodes) ..... 19 5.2. Vragen of problemen over de toegang tot Vesta........................................................................ 19 5.3. Technische problemen met Vesta .............................................................................................. 19

2

2. Wat is Vesta? Vesta is een systeem van elektronische gegevensuitwisseling tussen de diensten voor gezinszorg en het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid. Vesta bestaat uit webservices en een webtoepassing. De webservices maken een elektronische gegevensuitwisseling mogelijk tussen het agentschap en de verschillende informaticasystemen die gebruikt worden door de diensten voor gezinszorg. De gegevens over de geholpen gebruikers en het personeel (inclusief de prestaties van de verzorgenden), die het agentschap nodig heeft voor de subsidieberekening, worden via webservices vanuit de diverse softwarepakketten van de diensten doorgestuurd naar het agentschap. Dat doorsturen gebeurt (semi-)automatisch: terwijl de diensten voor gezinszorg werken met hun softwarepakket worden op de achtergrond de gegevens die nodig zijn voor de subsidiëring doorgestuurd naar het agentschap. Daardoor moeten de diensten sinds 1 januari 2009 geen papieren formulieren meer bezorgen aan het agentschap voor hun subsidiëring. Naast de webservices stelt het agentschap ook een webtoepassing ter beschikking van de diensten voor gezinszorg, die ze kunnen gebruiken voor het consulteren van een aantal gegevens. Zo kunnen de diensten via de webtoepassing onder meer nagaan of een kandidaat-personeelslid al beschikt over een inschrijvingsnummer bij het agentschap, het overzicht bekijken van de subsidies waarop ze recht hebben, recente gegevens opvragen over de door hen geholpen gebruikers (evenals van personen van wie ze een hulpvraag gekregen hebben, en bij wie ze in de toekomst – na het uitvoeren van een sociaal onderzoek – de hulp zullen opstarten), en de gegevens consulteren die ze eerder via de webservices doorgestuurd hebben naar het agentschap. Nagenoeg alle gegevens die de diensten via de webtoepassing kunnen consulteren, kunnen ze ook consulteren door gebruik te maken van webservices. Omgekeerd is het echter niet mogelijk om de gegevens die nodig zijn voor de subsidieberekening aan het agentschap te bezorgen via de webtoepassing: dat kan alleen via webservices. De webtoepassing is dus maar een klein onderdeel van Vesta; de diensten voor gezinszorg moet vooral werken met hun eigen softwarepakket, dat uitgebreid werd met webservices.

3

3. De webtoepassing van Vesta 3.1. Mogelijkheden van de webtoepassing De webtoepassing van Vesta biedt de personeelsleden van de diensten voor gezinszorg een aantal consultatiemogelijkheden. Ze kunnen de webtoepassing gebruiken om: – de gegevens in verband met de erkenning, het bankrekeningnummer, het adres en de contactgegevens van de eigen dienst voor gezinszorg te consulteren en (op voorwaarde dat men over schrijfrechten beschikt) beperkt te wijzigen; – na te gaan of de personen die ze willen tewerkstellen al beschikken over een inschrijvingsnummer bij het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid als verzorgend, begeleidend of leidinggevend personeelslid (zonder inschrijvingsnummer kan een dienst geen tewerkstellingsgegevens over die personeelsleden doorsturen naar Vesta); – de naar Vesta doorgestuurde gegevens over het personeel van de eigen dienst voor gezinszorg te consulteren (tewerkstellingsgegevens zoals de in- en uitdiensttreding, het statuut en het arbeidsritme, en de gegevens over de door het verzorgend personeel gepresteerde uren gezinszorg en bijscholing); – de naar Vesta doorgestuurde gegevens over de gebruikers van de eigen dienst voor gezinszorg te consulteren (BEL-profielscore, gezinssamenstelling, gebruikersbijdrage, datum van het laatste huisbezoek, andere professionele hulp zoals huisarts, thuisverpleegkundige of poetshulp, ...); – na te gaan of een gebruiker ook gezinszorg krijgt (of in het recente verleden gekregen heeft) van een andere dienst voor gezinszorg, en - als dat het geval is - het zorgprofiel van die gebruiker te consulteren; – een overzicht van de subsidies voor de eigen dienst voor gezinszorg te krijgen, en de gegevens die gebruikt werden voor de berekening ervan. De mogelijkheden van de webtoepassing voor de diensten voor gezinszorg worden verder toegelicht in punt 3.4 tot 3.7. De module waarmee de diensten hun subsidies kunnen consulteren, is op dit ogenblik nog in ontwikkeling. Ook het Vlaams Agentschap Zorg en Gezondheid maakt gebruik van Vesta. De personeelsleden van het agentschap gebruiken de webtoepassing om: – inschrijvingsnummers toe te kennen aan nieuwe personeelsleden van de diensten voor gezinszorg; – de gegevens over het personeel van de verschillende diensten voor gezinszorg te consulteren; – de subsidies voor de diensten voor gezinszorg te berekenen; – de gegevens in verband met de erkenning van de verschillende diensten voor gezinszorg te beheren.

3.2. Inloggen in de webtoepassing De webtoepassing is bereikbaar via een webbrowser (bij voorkeur Internet Explorer of Mozilla Firefox) op het volgende URL-adres: vesta.vlaanderen.be. U moet daarvoor geen specifieke software installeren op uw computer. Het volstaat dat u die URL ingeeft in de webbrowser waarmee u ook websites bekijkt. Opgelet: alleen de personeelsleden die daartoe de nodige lees- en eventueel schrijfrechten gekregen hebben van hun dienst voor gezinszorg hebben toegang tot die webtoepassing (zie punt 3.3). Andere personen kunnen niet inloggen. Wanneer u de URL van de webtoepassing van Vesta ingeeft in uw webbrowser, moet u zich identificeren. Het inloggen in de webtoepassing kan op twee manieren gebeuren: – met een federaal burgertoken (een kaart met 24 persoonlijke codes): voer uw gebruikersnaam, uw wachtwoord en de gevraagde code van uw federaal token in (opgelet: het is niet mogelijk om in de webtoepassing van Vesta in te loggen met een ambtenarentoken); – met een elektronische identiteitskaart: stop uw elektronische identiteitskaart in de kaartlezer (die is soms ook ingebouwd in het toetsenbord), en voer vervolgens uw PIN-code in.

4

Wie niet kan inloggen met zijn elektronische identiteitskaart en ook nog geen federaal burgertoken heeft, kan dat token elektronisch aanvragen bij de Federale Overheidsdienst voor Informatie- en Communicatietechnologie (Fedict), op de volgende pagina van zijn website: https://www.belgium.be/usermgmt/eGovUserMgmtwebapp/public/RegistrationIntro.do. Een antwoord op een aantal veelgestelde vragen over dat federaal burgertoken is ook terug te vinden op de website van Fedict: http://www.belgium.be/security/nl_BE/application_help/application_help_0334.htm.

3.3. Beheren van de rollen voor de webtoepassing Elke dienst voor gezinszorg is zelf verantwoordelijk voor het toegangsbeheer van zijn personeelsleden tot de webtoepassing van Vesta. Het toekennen van lees- en schrijfrechten gebeurt op de volgende manier. 1. De (Co-)Verantwoordelijke Toegangen Onderneming moet eerst op de portaalsite van de sociale zekerheid (http://www.socialezekerheid.be), na het aanmelden op de startpagina voor ondernemingen, in de module toegangsbeheer voor werkgevers en ondernemingen eenmalig het activiteitendomein (hoedanigheid) “eHealth Gezondheidszorg” activeren op “Home - Lijst van de hoedanigheden”. Vervolgens kan die persoon een (Co-)Lokale Beheerder aanduiden voor die hoedanigheid. 2. Daarna kan de (Co-)Lokale Beheerder de gebruikers voor de webtoepassing van Vesta aanmaken en beheren via diezelfde module toegangsbeheer voor werkgevers en ondernemingen van de portaalsite van de sociale zekerheid (inloggen via de startpagina voor ondernemingen). Bij grote organisaties kan de Lokale Beheerder ervoor kiezen om het gebruikersbeheer voor Vesta te delegeren naar een Co-Lokale Beheerder, die nauwer betrokken is bij de werking van de dienst voor gezinszorg. Alle informatie over dat User Management is terug te vinden in de handleiding toegangsbeheer (User Management Sociale Zekerheid). Voor Vesta kan men alleen gebruikers aanmaken onder het ondernemingsnummer van de instantie (bijvoorbeeld de vzw of het OCMW) die erkend is als dienst voor gezinszorg of onder het ondernemingsnummer van de OCMW's van een erkende koepelvereniging. 3. Nadat de (Co-)Lokale Beheerder de gebruikers voor de webtoepassing van Vesta aangemaakt heeft in de module toegangsbeheer voor werkgevers en ondernemingen, kan die de juiste lees- en eventueel schrijfrechten (het profiel) toekennen aan die gebruikers. Dat gebeurt in de ReMaPHapplicatie (Responsibility Management for Public Health), die ter beschikking gesteld wordt op de website van eHealth (https://www.ehealth.fgov.be/web/remaph). Alle informatie over die ReMaPHapplicatie is terug te vinden in de handleiding ReMaPH voor Vesta. In de ReMaPH-applicatie moet de (Co-)Lokale Beheerder voor elke persoon apart aangeven welke rechten die moet hebben in de webtoepassing van Vesta. De volgende rollen kunnen worden toegekend: – consultatie (niveau 2): een medewerker van de dienst voor gezinszorg met die rol kan nagaan of een kandidaat-medewerker al beschikt over een inschrijvingsnummer, kan de gegevens over de medewerkers en de gebruikers van de eigen dienst raadplegen en kan nagaan of een gebruiker ook gezinszorg krijgt of kreeg van een andere dienst (= leesrechten); – beheer (niveau 3): een medewerker van de dienst voor gezinszorg met die rol beheert de adresen contactgegevens en het bankrekeningnummer van de eigen dienst en kan de subsidies van zijn dienst raadplegen (= lees- en schrijfrechten). Daarnaast kan hij dezelfde gegevens raadplegen als iemand met de rol “consultatie (niveau 2)”. Er is nog een derde rol voor de diensten voor gezinszorg (niveau 1), maar daaraan zijn op dit ogenblik nog geen rechten gekoppeld. Die rol zal pas in de toekomst geactiveerd worden. Voor alle vragen in verband met het gebruikersbeheer voor Vesta via de portaalsite van de sociale zekerheid en via de ReMaPH-applicatie kunt u terecht bij het eHealth-contactcenter (tel. 02 788 51 55; contactformulier op https://www.ehealth.fgov.be/nl/contactform/website/home/contactform.html), en dat van maandag tot vrijdag tussen 7 uur en 20 uur, uitgezonderd op feestdagen. Buiten die openingsuren kunt u altijd vragen om teruggebeld te worden.

5

3.4. Consulteren en beheren van de basisgegevens van de dienst voor gezinszorg Elke dienst kan zijn gegevens in verband met de erkenning, het bankrekeningnummer, het adres en de contactgegevens raadplegen via de webtoepassing van Vesta, door bovenaan op “Dienst” te klikken. Het agentschap beheert voor elke dienst voor gezinszorg de volgende basisgegevens: – het erkenningsnummer van de dienst (opgelet: het erkenningsnummer van een dienst bestaat sinds de start van Vesta nog slechts uit de eerste drie cijfers; de twee nullen achteraan worden niet langer vermeld); – de naam van de dienst; – het ondernemingsnummer van de initiatiefnemer van de dienst, zoals vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO); – het type van de dienst (privaat of openbaar); – de startdatum van de erkenning (voor alle diensten die al erkend waren op het ogenblik dat Vesta van start ging, werd er standaard 1 januari 1950 als startdatum voor de erkenning ingevuld); – de adresgegevens van de maatschappelijke zetel van de initiatiefnemer van de dienst, zoals vermeld in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). De diensten voor gezinszorg kunnen de hierboven opgesomde basisgegevens niet zelf wijzigen. Wanneer die gegevens moeten aangepast worden, dan moeten ze dat melden aan het agentschap. De overige gegevens op de pagina “Dienst” moeten de diensten voor gezinszorg zelf beheren. Dat kan alleen door de medewerkers van de dienst voor gezinszorg aan wie de rol “beheer (niveau 3)” werd toegekend. Alleen die personen hebben namelijk schrijfrechten voor de webtoepassing (en uitsluitend voor de pagina “Dienst”). Medewerkers met de rol “consultatie (niveau 2)” kunnen die gegevens niet invullen of wijzigen, maar alleen consulteren. Wanneer een dienst voor gezinszorg pas erkend is, moet hij de volgende gegevens invullen in de webtoepassing: – de gegevens over het rekeningnummer waarop de subsidies voor de dienst voor gezinszorg moeten gestort worden: o het IBAN-nummer (= het nummer van de bankrekening); o de BIC-code (= het identificatienummer van de bank); o de naam van de rekeninghouder; o de datum vanaf wanneer het (nieuw ingevoerde) rekeningnummer moet gebruikt worden; – de adresgegevens van de dienst voor gezinszorg (die eventueel kunnen afwijken de adresgegevens van de maatschappelijke zetel van de initiatiefnemer van de dienst); – de contactgegevens (telkens naam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres en geslacht) van drie verantwoordelijken van de dienst (telkens een per type) voor: o het aanvragen van inschrijvingsnummers voor de medewerkers van de dienst (wanneer de dienst een inschrijvingsnummer aanvraagt voor een van zijn medewerkers, zal dat nummer gemaild worden naar het e-mailadres dat de dienst hier invult); o de subsidies van de dienst; o ICT-technische zaken (gebruikersbeheer, webservices, software,…). De e-mailadressen die ingevuld worden, hoeven niet noodzakelijk de persoonlijke e-mailadressen te zijn van de vermelde verantwoordelijken. De dienst kan ook een algemeen e-mailadres invullen, waardoor de mails toekomen in de mailbox van meerdere personen (bijvoorbeeld de mails met de nieuwe inschrijvingsnummers in de mailbox van alle personeelsleden die verantwoordelijk zijn voor het inschrijven van nieuwe personeelsleden). De dienst vult alle gevraagde gegevens in, en klikt vervolgens onderaan rechts op de knop “Bewaar”. Alle velden zijn verplicht in te vullen (met uitzondering van het veld waarin het busnummer van de dienst kan ingevuld worden). Indien niet alle velden ingevuld zijn, zal de dienst een foutmelding krijgen, en wordt er ook geen enkel gegeven opgeslagen in Vesta. De dienst moet dan eerst de

6

ontbrekende gegevens op de pagina “Dienst” invullen, vooraleer hij (via de knop “Bewaar”) alle ingevulde gegevens kan bewaren. De medewerkers van de dienst met schrijfrechten kunnen later op dezelfde manier de eerder ingevoerde gegevens wijzigen: ga naar de pagina “Dienst”, pas daar de gegevens aan waar nodig en klik vervolgens onderaan rechts op de knop “Bewaar”. Een aantal aandachtspunten bij de pagina “Dienst”: – zolang de dienst die pagina niet verder aangevuld heeft, zal hij geen e-mails ontvangen met de inschrijvingsnummers voor de medewerkers waarvoor hij een aanvraag heeft bezorgd aan het agentschap. Ook andere informatie (wijzigingen in de regelgeving, subsidiëring, technische onderbrekingen in Vesta, …) zal de dienst dan niet ontvangen; – wanneer een dienst de gegevens van zijn bankrekeningnummer invult of wijzigt in Vesta, dan moet hij dat ook bevestigen met het formulier “Bevestiging van de gegevens van het bankrekeningnummer in Vesta”. Dat formulier geldt dan als schriftelijk bewijsstuk. Zolang u een wijziging van het bankrekeningnummer in de webtoepassing van Vesta niet schriftelijk hebt bevestigd met dat formulier, zal dat nummer niet aangepast worden in de betalingssystemen van het agentschap, en worden de subsidies uitbetaald op het oude nummer.

3.5. Inschrijven van medewerkers De diensten voor gezinszorg moeten een inschrijvingsnummer aanvragen voor: – alle verzorgende personeelsleden die zij willen tewerkstellen, met om het even welk statuut (dus bijvoorbeeld ook voor verzorgenden die als gesco tewerkgesteld worden); – alle begeleidende en leidinggevende personeelsleden die zij willen tewerkstellen, met om het even welk statuut. Diensten voor gezinszorg kunnen namelijk alleen maar personeelsgegevens doorsturen naar Vesta voor medewerkers die beschikken over een inschrijvingsnummer. Dat nummer wordt toegekend door het agentschap. Per functie (verzorgend, begeleidend of leidinggevend personeelslid) wordt er een apart inschrijvingsnummer toegekend. Per persoon kunnen er bijgevolg maximaal drie inschrijvingsnummers toegekend worden. Voor administratieve personeelsleden, die instaan voor de ondersteuning binnen gezinszorg, moeten de diensten voor gezinszorg geen inschrijvingsnummer aanvragen. Tewerkstellingsgegevens van het administratief personeel moeten namelijk niet doorgestuurd worden naar Vesta. Een dienst kan via de webtoepassing van Vesta nagaan of een persoon al beschikt over een inschrijvingsnummer: klik bovenaan op “Inschrijvingen”, vul het INSZ-nummer (Identificatienummer van de Sociale Zekerheid) van die persoon in en klik onderaan rechts op de knop “Identificeer”. Er wordt dan een overzicht gegeven van de inschrijvingsnummers waarover de persoon met dat INSZnummer al beschikt. Indien die persoon nog geen nummer heeft, of niet voor de functie waarvoor de dienst die wil tewerkstellen, dan kan de dienst op die pagina het formulier downloaden dat moet gebruikt worden om een inschrijvingsnummer aan te vragen bij het agentschap. (Het is ook mogelijk dat de dienst een softwarepakket gebruikt waarmee via de webservices van Vesta het INSZ-nummer naar Vesta kan doorgestuurd worden. Vesta stuurt dan een antwoord, dat bestaat uit persoonsgegevens en gegevens over de inschrijvingsnummers waarover die persoon beschikt.) Als de persoon die de dienst voor gezinszorg wil tewerkstellen nog geen inschrijvingsnummer heeft (of toch niet voor de functie waarvoor de dienst die wil tewerkstellen), dan moet de dienst het formulier “Aanvraag van een inschrijvingsnummer voor een personeelslid van een dienst voor gezinszorg” versturen naar het agentschap. Bij dat formulier moet de dienst een kopie van het studiebewijs voegen, waaruit blijkt dat die persoon voldoet aan de kwalificatievereisten voor de functie (verzorgend, begeleidend of leidinggevend personeelslid) waarvoor er een nummer aangevraagd wordt. Via de webtoepassing van Vesta kan dus alleen nagegaan worden of iemand al beschikt over een inschrijvingsnummer; een nummer aanvragen, kan niet op elektronische wijze, maar moet gebeuren

7

aan de hand van dat papieren formulier. De dienst kan ook alleen maar een inschrijvingsnummer aanvragen voor personen die beschikken over een geldig INSZ-nummer. Het agentschap gaat na of de persoon voldoet aan de kwalificatievereisten, en als dat het geval is, wordt er een inschrijvingsnummer toegekend. De dienst wordt daarvan per mail op de hoogte gebracht. Die mail bevat het inschrijvingsnummer, en de datum vanaf wanneer dat inschrijvingsnummer mag gebruikt worden. De dienst kan geen tewerkstellingsgegevens doorsturen die betrekking hebben op een periode die ligt voor de datum vanaf wanneer het inschrijvingsnummer geldig is. (Zolang de dienst voor gezinszorg de pagina “Dienst” van de webtoepassing niet aangevuld heeft, kan het agentschap geen mails versturen, waardoor de dienst bijgevolg niet op de hoogte gebracht wordt over de inschrijvingsnummers die op zijn vraag werden toegekend.) Een inschrijvingsnummer wordt in principe toegekend op de dag waarop de documenten (het aanvraagformulier en een kopie van het studiebewijs) toekomen op het agentschap (de dag van de ontvangst blijkt uit de datum van de ontvangststempel van het agentschap op het aanvraagformulier). Als de documenten later verwerkt worden, blijft het inschrijvingsnummer wel geldig vanaf de datum waarop de documenten toegekomen waren op het agentschap. Op dat principe wordt er (omwille van de kerstvakantie) een uitzondering gemaakt voor de aanvragen voor een inschrijvingsnummer die op het einde van het jaar verstuurd worden. Aanvragen met een ontvangststempel tussen 20 december en 3 januari (beide dagen telkens inbegrepen), krijgen een inschrijvingsnummer dat geldig is vanaf 20 december. Voor verzorgende personeelsleden maakt het agentschap een inschrijvingsbewijs aan, waarop het inschrijvingsnummer vermeld wordt. Omdat het onderste luik van het aanvraagformulier in dat geval gebruikt wordt om er dat inschrijvingsbewijs van te maken, is het belangrijk dat de dienst in dat geval dat formulier op geel papier afdrukt. De dienst moet dan ook een recente pasfoto van de kandidaat-verzorgende toevoegen bij het aanvraagformulier. Het agentschap verstuurt het inschrijvingsbewijs naar de dienst die de aanvraag deed. De dienst kan via de webtoepassing van Vesta ook nagaan of een bepaald inschrijvingsnummer correct is, en behoort tot die welbepaalde persoon: klik bovenaan op de “Inschrijvingen”, vul het inschrijvingsnummer in en klik onderaan rechts op de knop “Identificeer”. Als het inschrijvingsnummer correct is, worden de persoonsgegevens voor dat inschrijvingsnummer gegeven (samen met een overzicht van de verschillende inschrijvingsnummers waarover die persoon beschikt). (Het is ook mogelijk dat de dienst een softwarepakket gebruikt waarmee via de webservices van Vesta het inschrijvingsnummer naar Vesta kan doorgestuurd worden. Vesta stuurt dan een antwoord, dat bestaat uit de persoonsgegevens voor dat inschrijvingsnummer, samen met een overzicht van de verschillende inschrijvingsnummers waarover die persoon beschikt.) Opgelet: wanneer de dienst iemand wilt tewerkstellen als verzorgende die al van voor het jaar 2000 niet meer in de thuiszorg gewerkt heeft, moet hij voor die persoon een nieuw inschrijvingsnummer aanvragen, omdat het oude inschrijvingsnummer niet gekend is in Vesta. De dienst kan in die (eerder uitzonderlijke) gevallen wel verwijzen naar het eerder toegekende inschrijvingsnummer: een kopie van het studiebewijs moet dan niet meer bezorgd worden aan het agentschap, aangezien aan de hand van het oude inschrijvingsnummer nog kan nagegaan worden dat de betrokkene voldoet aan de kwalificatievereisten. Omdat dat oude inschrijvingsnummer niet meer geldig is, zal het agentschap wel een nieuw inschrijvingsbewijs, met een nieuw nummer, afleveren. Het nieuwe inschrijvingsnummer krijgt dezelfde “geldig van”-datum als het oude nummer. De dienst kan via de webtoepassing van Vesta snel nagaan of een oud inschrijvingsnummer nog geldig is. Krijgt men de melding “Inschrijving niet gevonden.” nadat men het inschrijvingsnummer ingevuld heeft, dan wil dat zeggen dat de dienst een nieuw inschrijvingsnummer moet aanvragen voor die persoon.

3.6. Consulteren van gegevens die doorgestuurd werden naar Vesta De diensten voor gezinszorg moeten de tewerkstellingsgegevens van hun verzorgend, begeleidend en leidinggevend personeel, de prestaties van hun verzorgend personeel en de gegevens over hun gebruikers doorsturen naar Vesta via webservices (zie deel 4). Zij kunnen vervolgens gebruik maken van de webtoepassing van Vesta om te controleren of die gegevens correct en volledig

8

doorgestuurd werden. (Het is ook mogelijk dat de dienst een softwarepakket gebruikt waarmee die gegevens via de webservices van Vesta kunnen geconsulteerd worden.) De tewerkstellingsgegevens kunnen als volgt geconsulteerd worden via de webtoepassing: klik bovenaan op “Medewerkers”, vul minimaal de begin- en einddatum in van de periode van tewerkstelling waarvoor u een consultatieopdracht wilt uitvoeren, en vul eventueel nog een of meer andere zoekcriteria in. Nadat u op “Zoek” geklikt hebt, krijgt u een lijst van alle tewerkstellingen van uw dienst voor gezinszorg die voldoen aan de opgegeven criteria. Klikt u op het “+”-teken voor de naam van een medewerker uit de lijst, dan krijgt u een gedetailleerd overzicht van de statuten en arbeidsritmes van die persoon. Bij medewerkers (verzorgenden) van wie er ook prestaties doorgestuurd werden naar Vesta staat er een icoontje (vergrootglas) in de voorlaatste kolom (“Prest.”). Klikt u daarop, dan krijgt u een overzicht van alle prestaties die verbonden zijn aan die tewerkstelling. De prestaties van de verzorgenden kunnen ook rechtstreeks geconsulteerd worden via de webtoepassing: klik bovenaan op “Prestaties”, vul minimaal de begin- en einddatum in van de periode van waarvoor u prestaties wilt consulteren, en vul eventueel nog een of meer andere zoekcriteria in. Nadat u op “Zoek” geklikt hebt, krijgt u een lijst van alle prestaties van uw dienst voor gezinszorg die voldoen aan de opgegeven criteria. U kunt die lijst met prestaties ook exporteren naar Excel: wanneer u onderaan links op “Excel” klikt, dan wordt er u gevraagd om een document te openen of op te slaan met daarin alle prestaties die weergegeven worden op de pagina van de webtoepassing waarop u zich bevindt. Prestaties kunnen dus per pagina geëxporteerd worden naar Excel. De dienst kan dan verdere bewerkingen uitvoeren met die prestaties. Wanneer u in die lijst met prestaties op de naam van een verzorgende klikt, krijgt u een overzicht van de bijhorende tewerkstellingsgegevens. Bij de prestaties die uitgevoerd werden bij de gebruikers (= “verzorging”) kunt u ook nog klikken op: – het dossiernummer, om een overzicht te krijgen van alle dossiergegevens die over die gebruiker beschikbaar zijn in Vesta; – het INSZ-nummer, om na te gaan welke diensten voor gezinszorg op dit ogenblik hulp verlenen of in de afgelopen twee jaar hulp verleend hebben aan die gebruiker (zie punt 3.7). Ten slotte kunnen de diensten voor gezinszorg ook de dossiergegevens van hun gebruikers consulteren via de webtoepassing: klik bovenaan op “Dossiers”, en vul minimaal één zoekcriterium in. Nadat u op “Zoek” geklikt hebt, krijgt u een lijst van alle dossiers van uw dienst voor gezinszorg die voldoen aan de opgegeven criteria (voldoet slechts één dossier aan de criteria, dan wordt dat onmiddellijk getoond). Klikt u in die lijst met dossiers op een dossiernummer, dan krijgt u een gedetailleerd overzicht van alle gegevens uit dat dossier (inclusief informatie over het zorgprofiel en de gebruikersbijdrage, met een volledige historiek).

3.7. Consulteren van gegevens van de gebruikers over alle diensten voor gezinszorg Via de webtoepassing van Vesta kunnen de diensten voor gezinszorg niet alleen de gegevens consulteren die ze zelf doorgestuurd hebben naar Vesta. Het is daarnaast namelijk ook mogelijk om na te gaan of een gebruiker ook gezinszorg krijgt (of in het recente verleden gekregen heeft) van een andere dienst voor gezinszorg: klik bovenaan op “Cliënten”, en vul het INSZ-nummer van de gebruiker in. Nadat u op “Zoek” geklikt hebt, krijgt u dan een overzicht van de dossiers die voor de persoon met dat INSZ-nummer terug te vinden zijn in Vesta, bij de verschillende diensten voor gezinszorg. Alleen dossiers met voldoende recente gegevens worden getoond, dat wil zeggen dossiers waarbij het recentste huisbezoek uiterlijk twee jaar geleden plaatsvond. (Het is ook mogelijk dat de dienst een softwarepakket gebruikt waarmee die gegevens via de webservices van Vesta kunnen geconsulteerd worden.) Bij elk dossier in het overzicht wordt vermeld tot welke dienst voor gezinszorg dat dossier behoort en of het al dan niet om een afgesloten dossier gaat. Als de betrokken gebruiker ook al gezinszorg ontvangt van de dienst zelf, dan vindt u ook het dossier van de eigen dienst terug in het overzicht. Klikt u in die lijst met dossiers op een dossiernummer, dan krijgt u de meest recente gegevens over het zorgprofiel en de gebruikersbijdrage, zoals die terug te vinden zijn in dat dossier. Wanneer het

9

gaat om een dossier van de eigen dienst voor gezinszorg, dan is het vervolgens ook mogelijk om de volledige historiek van dat dossier te consulteren.

10

4. De webservices van Vesta 4.1. Inleiding De diensten voor gezinszorg moeten gebruik maken van webservices om de gegevens door te sturen naar Vesta die het agentschap nodig heeft voor de berekening van de subsidies. De private diensten moeten gebruik maken van de Vesta-webservicespecificaties (conform eHealth), terwijl de openbare diensten de webservicespecificaties van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) moeten gebruiken. Een nieuwe dienst voor gezinszorg kan bij het agentschap de volgende documenten over de webservices verkrijgen: – de functionele beschrijving van de webservices; – de technische specificaties van de webservices; – het logisch datamodel, inclusief de parametertabellen; – de parametertabel met NIS-codes voor de feitelijke gemeentelocatiecode; – de WSDL met security; – het cookbook voor de implementatie van de webservicebeveiliging.

4.2. Doorsturen van de tewerkstellingsgegevens van de medewerkers De diensten voor gezinszorg moeten de tewerkstellingsgegevens van alle verzorgende, begeleidende en leidinggevende personeelsleden doorsturen naar het agentschap, ook als het gaat om personeelsleden die niet in aanmerking komen voor subsidiëring door het agentschap. Op die manier verkrijgt men een volledig beeld over de tewerkstelling binnen gezinszorg; die gegevens worden onder meer gebruikt in het kader van de VIA-akkoorden. Dat betekent bijvoorbeeld ook dat een kleine dienst, die niet in aanmerking komt voor de subsidiëring van een leidinggevend personeelslid omdat hij minder dan 75 VTE (reguliere) verzorgende personeelsleden heeft, toch ook de tewerkstellingsgegevens van het leidinggevend personeel moet doorsturen naar het agentschap. De tewerkstellingsgegevens van stagiairs moeten niet doorgestuurd worden naar Vesta. Die personen hebben geen inschrijvingsnummers, maar lopen hun stage onder begeleiding/toezicht van een verzorgende, wiens gegevens wel naar Vesta worden doorgestuurd. Ook de tewerkstellingsgegevens van het administratief personeel, dat instaat voor de ondersteuning binnen gezinszorg, moeten niet doorgestuurd worden naar Vesta. De dienst ontvangt wel een subsidiebedrag voor de subsidiëring van de administratie- en coördinatiekosten, op basis van het aantal geholpen gebruikers. De tewerkstellingsgegevens van jobstudenten moeten wel doorgestuurd worden naar Vesta (voor die personen moet wel eerst een inschrijvingsnummer aangevraagd worden, zoals voor andere medewerkers). De personen van wie de tewerkstellingsgegevens als begeleidend of leidinggevend personeelslid doorgestuurd worden naar Vesta, moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: – effectief werken voor de dienst voor gezinszorg (het volstaat bijvoorbeeld niet dat men leidinggevende is binnen het OCMW, men moet ook werken voor de dienst voor gezinszorg van dat OCMW); – binnen de dienst voor gezinszorg de taken uitvoeren die door de regelgeving opgelegd worden aan respectievelijk het begeleidend en het leidinggevend personeel van de diensten voor gezinszorg; – beantwoorden aan de kwalificatievereisten voor het begeleidend en het leidinggevend personeel van de diensten voor gezinszorg (en een inschrijvingsnummer hebben bij het agentschap). Bovendien moet (een deel van) de loonkost van die personeelsleden boekhoudkundig verrekend worden in het activiteitencentrum “dienst voor gezinszorg”, als aanduiding dat die personen ook effectief voor gezinszorg werken. Een OCMW met een dienst voor gezinszorg mag dus niet per definitie tewerkstellingsgegevens van de secretaris of de ontvanger doorsturen naar Vesta. Alleen als die personen voldoen aan de hierboven vermelde voorwaarden, en een deel van hun loonkost boekhoudkundig verrekend wordt in het activiteitencentrum “dienst voor gezinszorg”, mag de dienst die tewerkstellingsgegevens doorsturen.

11

Voor alle duidelijkheid: alleen de tewerkstellingsgegevens van de personeelsleden die voor gezinszorg werken, moeten doorgestuurd worden. Bijvoorbeeld: wanneer de organisatie naast gezinszorg ook andere vormen van hulp- en dienstverlening (logistieke hulp, aanvullende thuiszorg, poetshulp, maaltijdbedeling, …) aanbiedt, dan mogen toch alleen maar de gegevens van de begeleidende en leidinggevende personeelsleden doorgestuurd worden die (geheel of gedeeltelijk) voor gezinszorg werken, en alleen wat hun aandeel binnen gezinszorg betreft. De gegevens van de begeleidende en leidinggevende personeelsleden die exclusief voor een andere vorm van hulpverlening werken, mogen niet doorgestuurd worden naar Vesta. Wanneer een begeleidend of leidinggevend personeelslid bijvoorbeeld halftijds voor gezinszorg werkt, en halftijds voor aanvullende thuiszorg, dan mag alleen een arbeidsritme van 50% (voor gezinszorg) doorgestuurd worden naar Vesta. Een dienst kan pas tewerkstellingsgegevens voor een bepaald personeelslid doorsturen als aan die persoon een inschrijvingsnummer werd toegekend door het agentschap (voor het correcte functietype: verzorgend, begeleidend of leidinggevend personeelslid). Tewerkstellingsgegevens die betrekking hebben op een periode die ligt voor de datum vanaf wanneer het inschrijvingsnummer geldig is, kunnen niet doorgestuurd worden. De prestaties van een verzorgend personeelslid kunnen pas doorgestuurd worden naar Vesta nadat de tewerkstellingsgegevens van dat personeelslid werden doorgestuurd. De diensten voor gezinszorg hebben de mogelijkheid om met secties te werken. Elke dienst bepaalt zelf of hij al dan niet met secties werkt, en op welke manier. Het agentschap houdt geen rekening met de indeling in secties (het agentschap heeft bijvoorbeeld ook geen informatie over de wijze waarop een welbepaalde dienst zijn secties heeft ingedeeld). Het werken met secties is louter een optie die aangeboden wordt in Vesta, onder meer om de diensten de mogelijkheid te bieden hun personeelsleden toe te wijzen aan een bepaalde deelentiteit, en dan nadien op basis van dat criterium gegevens op te zoeken in Vesta. Het is niet mogelijk om eenzelfde personeelslid op hetzelfde ogenblik te koppelen aan meer dan een sectie van dezelfde dienst (bijvoorbeeld: een verzorgende kan niet halftijds voor sectie 1 werken, en halftijds voor sectie 2). Het is wel mogelijk om de prestaties van de verzorgende personeelsleden te koppelen aan verschillende secties (zie “Doorsturen van de gegevens over de prestaties van het verzorgend personeel”). Verandert een medewerker in de loop van zijn tewerkstellingsperiode van sectie, dan moet de dienst de tewerkstelling beëindigen in Vesta en een nieuwe tewerkstelling aanmaken, met het gewijzigde sectienummer. Telkens wanneer de dienst een nieuw verzorgend, begeleidend of leidinggevend personeelslid tewerkstelt, moet hij de volgende gegevens doorsturen naar Vesta: 1. Inschrijvingsnummer van het personeelslid Het is mogelijk dat een bepaalde persoon verschillende inschrijvingsnummers heeft (één per functietype, dus maximaal drie). Indien iemand op hetzelfde ogenblik twee functies heeft binnen de dienst voor gezinszorg (bijvoorbeeld halftijds als begeleidend en halftijds als leidinggevend personeelslid tewerkgesteld is), dan moeten de tewerkstellingsgegevens van die persoon apart doorgestuurd worden (in het voorbeeld hierboven: de gegevens als begeleidend personeelslid, met het bijhorende inschrijvingsnummer, en die als leidinggevend personeelslid, met het daarbij horende (andere) nummer). 2. Startdatum van de tewerkstelling Dit is de datum waarop het personeelslid in dienst komt (in de specifieke functie waarvoor de gegevens doorgestuurd worden). Het is bijgevolg mogelijk dat die persoon tevoren ook al bij dezelfde werkgever tewerkgesteld was, binnen gezinszorg (met een ander functietype), of binnen een ander deel van de organisatie (bijvoorbeeld aanvullende thuiszorg). 3. Paritair comité Alleen de private diensten voor gezinszorg vallen onder een paritair comité (318.02). De openbare diensten moeten “00000” gebruiken. 4. Statu(u)t(en) waarin dat personeelslid tewerkgesteld wordt Het is de bedoeling dat men in Vesta een volledig beeld krijgt van de tewerkstelling van het personeel binnen de sector van de diensten voor gezinszorg. Daarom moet de dienst een overzicht bezorgen van alle statuten waarin het personeelslid tewerkgesteld is (ook als het gaat om een statuut dat geen

12

recht geeft op subsidiëring door het agentschap), en daarbij ook telkens aangeven of die persoon tewerkgesteld wordt als arbeider of als bediende: – regulier; – uitzendkracht (iemand die tewerkgesteld wordt via een uitzendkantoor); – Sociale Maribel; – gesco – geco (ex-IBF, tewerkgesteld in het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest); – artikel 60, §7, van de OCMW-wet; – toeslag maatregel werkdrukvermindering (financiering van vervangend personeel voor personeel dat recht heeft op arbeidsduurvermindering vanaf een bepaalde leeftijd); – ander statuut. Er wordt in Vesta geen onderscheid gemaakt tussen vastbenoemd en contractueel (met een tijdelijk contract of een contract voor onbepaalde duur) personeel. 5. Per statuut het arbeidsritme Het arbeidsritme moet doorgestuurd worden in de vorm van een percentage. Dat percentage geeft de verhouding weer tussen het aantal uren dat het personeelslid in kwestie gedurende een bepaalde periode binnen een welbepaald statuut werkt, en het aantal uren dat een personeelslid dat voltijds tewerkgesteld zou zijn gedurende diezelfde periode zou werken. Bijvoorbeeld: voor iemand die binnen de dienst halftijds werkt als verzorgende, waarvan de helft als regulier personeelslid en de helft via de Sociale Maribel, bedraagt het arbeidsritme voor elk van die statuten 25%. Wanneer een of meerdere van de hierboven vermelde tewerkstellingsgegevens wijzigen (bijvoorbeeld: het personeelslid verandert van statuut, verandert van een voltijdse naar een halftijdse tewerkstelling,…) of wanneer het personeelslid uit dienst gaat, dan moet de dienst die wijziging doorsturen naar het agentschap. Zowel voor nieuwe tewerkstellingsgegevens als voor de wijziging van gegevens (inclusief een uitdiensttreding) geldt dat ze uiterlijk de derde maand, volgend op de maand waarin de indiensttreding plaatsvindt of waarop de wijziging van de gegevens betrekking heeft, naar Vesta moeten doorgestuurd worden. Dat geldt voor de tewerkstellingsgegevens van alle personeelsleden van de dienst voor gezinszorg: de verzorgende personeelsleden, maar ook de begeleidende en de leidinggevende personeelsleden. Met uitzondering van de afwezigheden wegens ziekte of vakantie moet elke afwezigheid van een medewerker (bijvoorbeeld: zwangerschapsverlof, moederschapsbescherming, arbeidsongeval, tijdskrediet, ouderschapsverlof, loopbaanonderbreking, ...) onmiddellijk ingevoerd worden in Vesta (= de tewerkstelling beëindigen op de laatste dag voorafgaand aan de afwezigheid). Bij afwezigheden wegens ziekte moet de tewerkstelling van een begeleidend of leidinggevend personeelslid precies na één maand afwezigheid beëindigd worden, voor verzorgende personeelsleden mag dat ook sneller. Bij afwezigheden wegens vakantie moet de tewerkstelling niet beëindigd worden. Voor begeleidende en leidinggevende personeelsleden gebeurt de subsidieberekening op basis van de doorgestuurde arbeidsritmes. Daarom is het belangrijk dat de dienst de tewerkstelling van een begeleidend of leidinggevend personeelslid dat afwezig is onmiddellijk beëindigt – of bij ziekte na de eerste maand ziekteverlof – omdat het personeelslid in kwestie op dat ogenblik niet meer in aanmerking komt voor subsidiëring. De specifieke (afwijkende) regeling bij afwezigheid van een begeleidend of leidinggevend personeelslid wegens ziekte is ingevoerd omdat de diensten voor die eerste maand afwezigheid nog verder het loon moeten uitbetalen. Voor verzorgende personeelsleden gebeurt de subsidieberekening op basis van de doorgestuurde prestaties. Toch is het ook hier belangrijk dat de dienst tijdig de nodige wijzigingen doorstuurt, omdat bepaalde statuten wel in aanmerking komen voor subsidiëring, en andere niet. Wel is het zo dat de tewerkstelling van een verzorgend personeelslid dat afwezig is wegens ziekte, niet precies na één maand ziekte hoeft beëindigd te worden. Dat mag ook al sneller (maar niet later). Alleen de tewerkstellingsgegevens van medewerkers die effectief voor gezinszorg aan het werk zijn, moeten dus doorgestuurd worden. Nog een aantal voorbeelden ter verduidelijking. Een medewerker die voor 1/5 met loopbaanonderbreking is, maar verder volledig voor gezinszorg werkt, moet naar Vesta doorgestuurd worden met een arbeidsritme van 80%. De gegevens van een medewerker die

13

volledig met loopbaanonderbreking is, moeten daarentegen niet doorgestuurd worden naar Vesta. Het is immers niet mogelijk om iemand met een arbeidsritme van 0% door te sturen naar Vesta; pas op het ogenblik dat die persoon terug komt werken (deeltijds of voltijds), moeten de tewerkstellingsgegevens van die persoon doorgestuurd worden. En voor een medewerker die halftijds werkt, maar op bepaalde momenten vervangingen doet, moet de dienst telkens een nieuw arbeidsritme doorsturen voor de periodes dat die persoon meer werkt (en nadien ook weer een verminderd arbeidsritme op het ogenblik dat de vervanging afgelopen is).

4.3. Doorsturen van de gegevens over de gebruikers De diensten voor gezinszorg moeten de gegevens over alle gebruikers, aan wie zij gezinszorg verlenen, doorsturen naar het agentschap. In ieder geval moeten ze eerst de gegevens over hun gebruikers doorsturen naar Vesta, alvorens ze de prestaties van hun verzorgenden kunnen doorsturen. De diensten hebben de mogelijkheid om met secties te werken. Elke dienst bepaalt zelf of hij al dan niet met secties werkt, en op welke manier. Het agentschap houdt geen rekening met de indeling in secties (het agentschap heeft bijvoorbeeld ook geen informatie over de wijze waarop een welbepaalde dienst zijn secties heeft ingedeeld). Het werken met secties is louter een optie die aangeboden wordt in Vesta, onder meer om de diensten de mogelijkheid te bieden hun gebruikers en dossiers toe te wijzen aan een bepaalde deelentiteit, en dan nadien op basis van dat criterium gegevens op te zoeken in Vesta. Een dossier kan slechts aan één sectie gekoppeld worden. Verandert een dossier in de loop van de hulpverlening van sectie, dan moet de dienst dat dossier afsluiten in Vesta en een nieuw dossier (met een ander dossiernummer) doorsturen, met het gewijzigde sectienummer. Per gebruiker die hulp krijgt of zal krijgen van de dienst voor gezinszorg moeten de volgende gegevens doorgestuurd worden naar het agentschap: 1. INSZ-nummer van de gebruiker De gebruiker is de (meerderjarige) persoon in de woning met de hoogste BEL-profielscore. De dienst kan alleen gegevens doorsturen voor personen die beschikken over een geldig INSZ-nummer. 2. Dossiernummer Het dossiernummer moet uniek zijn binnen de dienst voor gezinszorg (eenzelfde dossiernummer kan in de loop van de tijd niet gekoppeld worden aan verschillende INSZ-nummers). Samen met het dossiernummer moet ook de datum meegestuurd worden vanaf wanneer dat dossier geldig is. 3. Type van de hulpverlening Bij de start van Vesta moeten er alleen gegevens over gezinszorg doorgestuurd worden. Andere hulptypes (bijvoorbeeld poetshulp) zijn bijgevolg nog niet mogelijk. 4. Plaats van de hulpverlening De plaats van de hulpverlening is de feitelijke woonplaats van de gebruiker (die kan afwijken van de gemeente waar hij gedomicilieerd is). De dienst moet de fusiegemeente doorsturen. De steden Gent en Antwerpen vormen daarop echter een uitzondering: omdat het daar om grote gemeenten gaat, is het belangrijk om daar de specifieke deelgemeente te kennen. Een gebruiker moet zijn feitelijke woonplaats in het Vlaamse of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest hebben om recht te kunnen hebben op gezinszorg. Het is echter wel mogelijk dat diens officiële woonplaats buiten een van die twee gewesten ligt. De dienst kan dus een dossier aanmaken voor iemand wiens officiële woonplaats zich niet in het Vlaamse of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest bevindt, op voorwaarde natuurlijk dat men voor die persoon beschikt over een geldig INSZ-nummer. De feitelijke woonplaats (= de plaats waar de gezinszorg geboden wordt) moet echter wel altijd in het Vlaamse of het Brusselse Hoofdstedelijke Gewest liggen. 5. Gegevens over het profiel van de gebruiker Dit zijn gegevens die het begeleidend personeelslid verzamelt tijdens het jaarlijkse huisbezoek: - datum van het huisbezoek; - BEL-profielscore van de gebruiker;

14

-

samenstelling van het gezin (het gaat om de codes die in het verleden op het formulier F81 gebruikt werden): o IVM: invalide of zieke vrouw, met partner (zonder kinderen); o IMV: invalide of zieke man, met partner (zonder kinderen); o IVMK: invalide of zieke vrouw, met partner en een of meer kinderen; o IMVK: invalide of zieke man, met partner en een of meer kinderen; o GEB: gezin met een pasgeboren kind; o GK: gezin met een kind met een handicap; o AVK: alleenstaande vrouw, met een of meer kinderen; o AMK: alleenstaande man, met een of meer kinderen; o G: volwassene met een handicap; o GP: volwassene met een handicap, met partner; o BVBM: bejaarde vrouw en bejaarde man, beiden hulpbehoevend; o BVM: bejaard echtpaar waarvan de vrouw hulpbehoevend is; o BMV: bejaard echtpaar waarvan de man hulpbehoevend is; o ABVM: alleenwonende bejaarde vrouw, met mantelzorg; o ABVZ: alleenwonende bejaarde vrouw, zonder mantelzorg; o ABMM: alleenwonende bejaarde man, met mantelzorg; o ABMZ: alleenwonende bejaarde man, zonder mantelzorg; o BVK: bejaarde vrouw, inwonend bij haar familie (of bij anderen); o BMK: bejaarde man, inwonend bij zijn familie (of bij anderen); o A: andere gezinssituatie; - overzicht van de andere hulp die aan de gebruiker verleend wordt, met per hulptype de frequentie per week of per maand: o huisarts; o thuisverpleging; o maatschappelijk werk; o kinesitherapie; o pedicure; o poetshulp; o oppasdienst (dag); o oppasdienst (nacht); o dagverzorgingscentrum; o karweihulp; o warme maaltijden; o personenalarmsysteem; o andere. Bij het doorsturen van die gegevens moet de dienst ook aangeven vanaf welke datum die geldig zijn. Indien de dienst het overzicht van de andere hulp niet op een geautomatiseerde manier ter beschikking heeft in zijn systeem, dan moet hij die nog niet doorsturen naar Vesta. Het is in dat geval echter aan te raden dat de dienst zo snel mogelijk begint met het elektronisch registreren van die gegevens, aangezien ze bijdragen tot een zo volledig mogelijk zorgdossier voor de gebruiker. 6. Gebruikersbijdrage De dienst moet de bijdrage doorsturen die de gebruiker moet betalen voor een uur gezinszorg, inclusief alle toeslagen, afwijkingen en kortingen, maar met uitzondering van de korting waarop gebruikers met een BEL-profielscore van 35 of meer recht hebben tijdens de maanden dat ze minstens 60 uur gezinszorg krijgen. Er hoeft evenmin rekening gehouden te worden met de toeslag voor onregelmatige prestaties, die voor bepaalde uren eventueel wordt aangerekend. De bijdrage die moet doorgestuurd worden naar Vesta, is dus de bijdrage zoals die op het formulier F51 in de rubriek “Door de gebruiker te betalen gebruikersbijdrage per uur gezinszorg” ingevuld wordt in het eerste van de zes vakjes (= gebruikersbijdrage per uur gezinszorg (op een weekdag)). Samen met het bedrag van de bijdrage moet ook de datum meegestuurd worden vanaf wanneer die geldig is. Elke wijziging in de gebruikersbijdrage moet doorgestuurd worden naar Vesta. Dat betekent dus dat wanneer de BEL-profielscore van een gebruiker wijzigt naar minimaal 35, de nieuwe bijdrage (met de verplichte korting) moet doorgestuurd worden (de gewijzigde BEL-profielscore moet dan trouwens ook doorgestuurd worden naar Vesta). Idem voor de situatie waarbij de gebruiker met een BELprofielscore van 35 of meer één jaar hulp krijgt: de gewijzigde bijdrage als gevolg van de bijkomende verplichte korting moet dan doorgestuurd worden naar Vesta. Het volstaat dus niet om één keer per

15

jaar de gebruikersbijdrage door te sturen, ook tussentijdse wijzigingen moeten doorgestuurd worden. Alleen wijzigingen als gevolg van de korting waarop gebruikers met een BEL-profielscore van 35 of meer recht hebben tijdens de maanden dat ze minstens 60 uur gezinszorg krijgen, moeten niet doorgestuurd te worden. Via het aantal uren hulp per maand, zoals doorgestuurd naar Vesta, kan immers achterhaald worden of de betrokken gebruiker in die maand recht had op die korting. De dienst moet niet alleen de gegevens van nieuwe gebruikers doorsturen naar Vesta, maar ook alle wijzigingen aan bestaande dossiers. Aangezien er bij elke gebruiker minimaal één huisbezoek per jaar moet plaatsvinden (waarbij er ook een nieuw financieel onderzoek moet uitgevoerd worden), moet de dienst bijgevolg minimaal één keer per jaar de (gewijzigde) gegevens over het profiel van de gebruiker doorsturen naar Vesta. Daarbij moet de dienst ook telkens aangeven vanaf wanneer die nieuwe gegevens geldig zijn. Wanneer de hulp stopgezet wordt, dan moet de dienst het dossier in Vesta ook afsluiten. Naast de afsluitingsdatum moet de dienst in dat geval ook de reden doorsturen waarom het dossier afgesloten werd: – de gebruiker is overleden; – de gebruiker is opgenomen in een rusthuis; – de gebruiker is verhuisd; – er is een wijziging van de meest hulpbehoevende; – de gebruiker wenst niet langer hulp: o de gebruiker heeft een alternatief; o de gebruiker vindt de kostprijs te hoog; o de gebruiker heeft een klacht ingediend over de hulp; o andere reden; – de hulp is niet meer nodig (= de hulpvraag is niet langer aanwezig); – de hulp is stopgezet door de dienst: o de dienst geeft voorrang aan meer prioritaire hulpvragen; o de gebruiker komt de gemaakte afspraken niet na; o andere reden; – andere reden. De dienst kan een afgesloten dossier opnieuw openen, wanneer na verloop van tijd de hulp terug opgestart wordt bij dezelfde gebruiker. De dienst kan in dergelijke gevallen hetzelfde dossiernummer opnieuw gebruiken, en hoeft daarvoor dus geen nieuw dossiernummer aan te maken. Dat geldt bijvoorbeeld ook voor hulpverleningssituaties waar de gezinszorg langer dan dertien weken onderbroken werd: Vesta gaat voor de bepaling van het aantal geholpen gebruikers zelf na hoe lang de hulpverlening bij een bepaalde gebruiker onderbroken werd (daarvoor wordt er gekeken naar de periode die ligt tussen de datum waarop er voor de laatste keer hulp verleend werd, en de datum waarop er voor de eerste keer opnieuw hulp verleend wordt), zodat een dienst geen nieuw dossiernummer hoeft te gebruiken. Dat laat toe om voor een bepaalde persoon altijd hetzelfde dossiernummer te blijven gebruiken. Aangezien het dossiernummer in Vesta gekoppeld wordt aan de (feitelijke) plaats van de hulpverlening, is er één uitzondering op het principe dat men altijd hetzelfde dossiernummer kan blijven gebruiken voor dezelfde gebruiker. Verandert de feitelijke woonplaats van de gebruiker, dan moet de dienst het dossier van die gebruiker afsluiten in Vesta, en een nieuw dossier – met een ander dossiernummer – doorsturen naar Vesta. Een dossier is altijd gekoppeld aan één INSZ-nummer. Wanneer bij een echtpaar de meest hulpbehoevende in de loop van de hulpverlening wijzigt, dan moet de dienst het dossier op naam van de ene partner afsluiten en een nieuw dossier (met een ander dossiernummer) aanmaken op naam van de andere partner. Een dossier moet namelijk altijd op naam van de persoon met de hoogste BEL-profielscore opgesteld worden. De reden voor de stopzetting van het eerste dossier is dan: “er is een wijziging van de meest hulpbehoevende”. Bij bepaalde hulpvragen wordt de hulp uiteindelijk niet opgestart. De dienst heeft de keuze om dossiergegevens onmiddellijk door te sturen naar Vesta, of te wachten totdat de hulpverlening effectief opgestart is. Wanneer voor een dossier de hulp uiteindelijk niet opgestart wordt, dan kan de dienst

16

dat dossier in Vesta opnieuw verwijderen. Een dossier verwijderen is logischerwijze alleen mogelijk wanneer er daarvoor nog geen prestaties van verzorgenden doorgestuurd werden naar Vesta. Gegevens over de gebruikers moeten uiterlijk de derde maand, volgend op de maand waarin ze van toepassing werden, naar Vesta doorgestuurd worden. De gegevens van een dossier (met uitzondering van de einddatum en de reden van afsluiten), of de gegevens over het zorgprofiel of de gebruikersbijdrage, waarvan de begindatum in een afgesloten periode ligt, kunnen niet meer gewijzigd worden. Het is wel mogelijk om nieuwe (recenter) gegevens over het profiel van de gebruiker of een nieuwe gebruikersbijdrage voor dat dossier naar Vesta door te sturen, met een latere begindatum, die nog niet in een afgesloten periode ligt.

4.4. Doorsturen van de gegevens over de prestaties van het verzorgend personeel De diensten voor gezinszorg moeten voor al hun verzorgende personeelsleden (dus niet alleen de verzorgenden van wie de prestaties in aanmerking komen voor subsidiëring) de onderstaande gegevens doorsturen naar Vesta. De diensten moeten er daarbij rekening mee houden dat ze eerst de tewerkstellingsgegevens over hun verzorgend personeel en de gegevens over hun gebruikers moeten doorsturen naar Vesta, alvorens ze gegevens over de prestaties van die verzorgenden bij die gebruikers kunnen doorsturen. Voor het begeleidend en leidinggevend personeel moeten alleen tewerkstellingsgegevens doorgestuurd worden, geen gegevens over hun prestaties. 1. Inschrijvingsnummer van het verzorgend personeelslid 2. De datum waarop de prestatie uitgevoerd werd Indien een prestatie doorloopt na 24 uur, moet alleen de begindatum van die prestatie doorgestuurd worden. 3a. Indien het om een prestatie bij een gebruiker gaat: het dossiernummer van die gebruiker en het begin- en het einduur van de prestatie De dienst die het begin- en het einduur van de uitgevoerde prestaties nog niet registreert in zijn systeem, mag (bij wijze van overgangsmaatregel) de duur van die prestaties doorsturen. Om een correcte berekening van de subsidies voor de onregelmatige prestaties mogelijk te maken, moet de dienst in dat geval per prestatie (of onderdeel van de prestatie) ook aangeven binnen welke periode die gepresteerd werd: – op een weekdag tussen 0 uur en 7 uur; – op een weekdag tussen 7 uur en 20 uur; – op een weekdag tussen 20 uur en 22 uur; – op een weekdag tussen 22 uur en 24 uur; – op een zaterdag tussen 0 uur en 7 uur; – op een zaterdag tussen 7 uur en 22 uur; – op een zaterdag tussen 22 uur en 24 uur; – op een zon- of feestdag tussen 0 uur en 7 uur; – op een zon- of feestdag tussen 7 uur en 22 uur; – op een zon- of feestdag tussen 22 uur en 24 uur. De diensten moeten bij de onregelmatige prestaties altijd de werkelijk gepresteerde uren doorsturen, dus ofwel het werkelijke begin- en einduur van de prestatie, ofwel de werkelijke duur ervan. De aanpassing naar 2 of 8 uur gebeurt binnen Vesta bij de subsidieberekening. 3b. Indien het om een andere prestatie gaat: het type van die prestatie en het begin- en het einduur van de prestatie Dit gaat over de uren bijscholing en de gelijkgestelde uren (deelname aan de ondernemingsraad, deelname aan het comité voor preventie en bescherming op het werk, syndicale verplichtingen, werkvergaderingen, wijkwerking, uren die vrijgesteld zijn van prestaties omwille van de maatregel arbeidsduurvermindering vanaf 45 jaar en wachturen in het kader van kraamzorg). Ook hier kan de dienst (bij wijze van overgangsmaatregel) de duur van die prestaties doorsturen in de plaats van het begin- en het einduur. Omdat er voor deze prestaties nooit een subsidieverhoging geldt, moet de

17

dienst niet aangeven binnen welke periode de uren bijscholing en de gelijkgestelde uren plaatsvonden. Net zoals bij het doorsturen van de tewerkstellingsgegevens van de medewerkers, hebben de diensten ook bij het doorsturen van de prestaties van hun verzorgend personeel de mogelijkheid om te werken met secties. Ook hier bepaalt de dienst zelf of hij al dan niet met secties werkt, en op welke manier. Het agentschap houdt geen rekening met de indeling in secties (het agentschap heeft bijvoorbeeld ook geen informatie over de wijze waarop een welbepaalde dienst zijn secties heeft ingedeeld). Het werken met secties is louter een optie die aangeboden wordt in Vesta, onder meer om de diensten de mogelijkheid te bieden de prestaties van hun verzorgende personeelsleden toe te wijzen aan een bepaalde deelentiteit, en dan nadien op basis van dat criterium gegevens op te zoeken in Vesta. Diensten kunnen elke prestatie van een verzorgende koppelen aan een bepaalde sectie; verschillende prestaties van eenzelfde verzorgende kunnen aan verschillende secties gekoppeld worden. Voor het doorsturen van gegevens over de prestaties van het verzorgend personeel moet de dienst rekening houden met de volgende principes en termijnen: – de dienst streeft ernaar om de gegevens over de prestaties zo snel mogelijk door te sturen, en uiterlijk nadat de dienst intern de eerste controles uitgevoerd heeft op de correctheid van die prestaties. In principe kan de dienst dus ten laatste vanaf de twintigste van de maand, volgend op de maand waarin die prestaties uitgevoerd werden, beginnen met het doorsturen van de gegevens. Het vormt daarbij geen probleem dat die prestaties nog niet 100% correct zijn en nog kunnen wijzigen (bijvoorbeeld een vergissing die wordt vastgesteld nadat een gebruiker een opmerking gemaakt heeft over een fout in zijn factuur). Die correcties kunnen dan later (zie de volgende principes) nog doorgestuurd worden naar Vesta, op het ogenblik dat die wijzigingen in het eigen systeem van de dienst doorgevoerd worden; – gegevens over de prestaties worden gespreid doorgestuurd, per kalenderdag. Dagelijks moeten dus de prestaties van één dag doorgestuurd worden naar Vesta. – de dienst streeft ernaar om 98% van de prestaties correct ingevoerd te hebben in Vesta op de twintigste van de tweede maand, volgend op de maand waarin die prestaties uitgevoerd werden; – alle prestaties moeten correct ingevoerd zijn in Vesta op het einde van de derde maand die volgt op de maand waarin die prestaties uitgevoerd werden. De diensten voor gezinszorg moeten rekening houden met de hierboven vermelde termijnen, maar gegevens over de prestaties mogen natuurlijk ook vroeger doorgestuurd worden. De dienst moet er met andere woorden naar streven om de gegevens over de prestaties zo snel mogelijk door te sturen, en uiterlijk nadat hij intern de eerste controles uitgevoerd heeft op de correctheid van die prestaties. Wijzigingen en correcties op die gegevens worden zo snel mogelijk doorgestuurd, bij voorkeur de dag waarop die gegevens in het eigen systeem gewijzigd worden. Aanvullend kan ook nog gesteld worden dat: – ook planningsgegevens mogen doorgestuurd worden; – als er geen prestaties ingevoerd zijn in het eigen systeem, ze natuurlijk ook niet doorgestuurd kunnen worden naar Vesta. In de praktijk is het zo dat niet elke dienst dagelijks prestaties invoert, en ze dus ook niet dagelijks kan doorsturen (dat hangt af van het gebruikte softwarepakket); – wanneer alle gegevens op een bepaald moment beschikbaar zijn om de eerste keer door te sturen (bijvoorbeeld rond de twintigste van de maand volgend op de maand waarin de prestaties uitgevoerd werden), al die prestaties ook in "bulk" mogen doorgestuurd worden. Spreiden per kalenderdag zou in dat geval immers betekenen dat de informatie met veel (onnodige) vertraging in Vesta toekomt; – het principe van gespreid doorsturen per kalenderdag in de toekomst zal kunnen afgedwongen worden. Men moet dat eigenlijk lezen als: "het principe van continu (minimaal dagelijks) doorsturen van gegevens", dus van zodra gegevens beschikbaar of gewijzigd worden. Dat wordt nu echter al door het agentschap vooropgesteld, zodat alle softwareleveranciers er al maximaal rekening mee kunnen houden bij de implementatie; – de termijn voor het initieel doorsturen van prestaties in de toekomst vervroegd kan worden. Dat zal echter nog niet meteen gebeuren.

18

4.5. Heropenen van afgesloten periodes Alle gegevens (tewerkstellingsgegevens van de medewerkers, gegevens over de gebruikers en prestaties van het verzorgend personeel) moeten uiterlijk de derde maand volgend op de maand waarop ze betrekking hebben correct in Vesta zitten. Na drie maanden worden die gegevens afgesloten. Dat betekent dat de diensten vanaf dat ogenblik de gegevens die betrekking hebben op die maand niet langer kunnen doorsturen of wijzigen. Een dienst voor gezinszorg kan wel aan de helpdesk van Vesta (zie deel 5) vragen om een maand die afgesloten is in Vesta opnieuw open te stellen. Daartoe moet hij de volgende gegevens per mail bezorgen aan de helpdesk: – de types van gegevens (tewerkstellingen – dossiers – prestaties) en de maand(en) die moeten heropend worden; – de hoeveelheid gegevens (aantal medewerkers, aantal prestaties, ...); – de reden van de gevraagde verbetering; – de omschrijving van de achterliggende oorzaak; – het overzicht van de acties die genomen worden om die fout in de toekomst te vermijden; – een contactpersoon; – een voorstel van datum (of periode) waarbinnen de dienst de fout wil rechtzetten. De helpdesk van Vesta gaat dan na of de dienst voor gezinszorg zijn vraag om een afgesloten periode in Vesta tijdelijk terug open te stellen voldoende gemotiveerd heeft, en of het technisch mogelijk is om erop in te gaan. De helpdesk brengt de dienst vervolgens op de hoogte van de genomen beslissing.

19

5. De helpdesk van Vesta 5.1. Algemene en inhoudelijke vragen over Vesta (en het heropenen van afgesloten periodes) Het agentschap heeft voor Vesta een specifieke helpdesk opgericht. De helpdesk van Vesta is bereikbaar voor de diensten voor gezinszorg en voor de softwareleveranciers: – bij voorkeur via e-mail: [email protected]; – telefonisch: 02 553 35 25. U kunt de helpdesk van Vesta bereiken van maandag tot vrijdag tussen 8.30 uur en 12 uur en tussen 13.30 uur en 16 uur, uitgezonderd op feestdagen. Illustreer waar mogelijk uw vraag of probleem met bijlagen bij uw e-mail, zoals een schermafdruk of xsd-berichten (= webserviceberichten). Complexe vragen moet u ons in elk geval per e-mail bezorgen. Wanneer u de helpdesk contacteert (telefonisch of via e-mail), krijgt u per e-mail een ticketnummer. Daarna zult u een antwoord krijgen op uw vraag. De helpdesk engageert zich om uiterlijk de eerstvolgende werkdag te antwoorden op een algemene of inhoudelijke vraag. Als de helpdesk geen reactie van u ontvangt, wordt het ticketnummer voor uw vraag na 2 dagen definitief afgesloten (te rekenen vanaf de dag waarop u antwoord kreeg). De diensten voor gezinszorg kunnen aan de helpdesk ook vragen om een periode, die afgesloten is in Vesta, opnieuw open te stellen, zodat ze de gegevens die betrekking hebben op die periode opnieuw kunnen doorsturen of wijzigen. Die vraag kunt u uitsluitend via e-mail stellen aan de helpdesk. In punt 4.5 wordt een overzicht gegeven van de informatie die u daarvoor moet bezorgen aan de helpdesk.

5.2. Vragen of problemen over de toegang tot Vesta Voor vragen over het toegangsbeheer tot de webtoepassing en de eHealth-certificaten voor de webservices is er een specifiek eHealth-contactcenter: – telefonisch: 02 788 51 55; – via het contactformulier op de website van eHealth (https://www.ehealth.fgov.be/nl/contactform/website/home/contactform.html). Het eHealth-contactcenter is bereikbaar van maandag tot vrijdag tussen 7 uur en 20 uur, uitgezonderd op feestdagen. Buiten die openingsuren kunt u altijd vragen om teruggebeld te worden.

5.3. Technische problemen met Vesta De diensten voor gezinszorg en de softwareleveranciers moeten bij een technisch probleem niet de helpdesk van Vesta contacteren, maar wel de helpdesk van Smals. Die helpdesk zal alle meldingen toewijzen aan de bevoegde diensten binnen Smals (Middleware voor hardwareproblemen of Toepassingsbeheer voor problemen met de Vesta-toepassing zelf) of aan de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ). De helpdesk van Smals is bereikbaar van maandag tot vrijdag tussen 8 uur en 16.30 uur, uitgezonderd op feestdagen: – telefonisch: 02 787 58 27; – via e-mail: [email protected].