ZN – GERRIT@Mail – Handleiding ISPconfig voor klanten
Informatiedomein: ZN – GERRIT@Mail – Handleiding ISPconfig voor klanten Status: Productie Versie: v01.00 Publicatie datum: 11-9-2014 Auteur: Paul Scheper
Wijziging historie Datum Wijziging 20-08-2014 9-9-2014
Versie v00.01 v00.02
Gewijzigd door P. Scheper P. Scheper
11-9-2014
v00.03
P. Scheper
11-9-2014
v00.04
P. Scheper
11-9-2014
v00.05
P. Scheper
11-9-2014
v00.06
P. Scheper
11-9-2014
v01.00
P. Scheper
Beschrijving Wijzigingen Eerste opzet Teksten aanpassen en reviewen Aanpassingen na document review door D. Nederpel Document ter acceptatie aangeboden Stuk over instellingen voor e-mailclient toegevoegd Opnieuw ter acceptatie aangeboden Document in productie genomen
2
Inleiding In deze nieuwe opzet van de GERRIT@Mail omgeving heeft u de beschikking gekregen over een eigen domeinnaam. Deze is als volgt opgebouwd <prefix>.gerritzorgnet.nl. De prefix is door onze servicedesk vast gesteld. GERRIT heeft een tool beschikbaar gesteld zodat u uw eigen e-mailadressen kunt beheren. Dit betekend dat u volledige vrijheid heeft over het aanmaken/verwijderen van uw e-mailadressen. Er zijn ook geen beperkingen in het aantal adressen die u aanmaakt. Wel is er een beperking in de hoeveelheid ruimte die u kunt gebruiken op onze server, deze ruimte De tool die u kunt gebruiken om uw e-mailaccounts te beheren heet ISPConfig en is te benaderen via: https://mailbeheer.gerritzorgnet.nl In de volgende hoofdstukken wordt de werking van ISPConfig uitgelegd aan de hand van de meest voorkomende taken die u kunt uitvoeren, bijvoorbeeld het aanmaken/verwijderen van emailaccounts. In de schermafdrukken ziet u als e-maildomein het domein test.gerritzorgnet.nl, dit domein wordt gebruikt door GERRIT voor test doeleinden. Mocht u na het lezen van deze handleiding nog vragen hebben dan staat onze servicedesk voor u klaar. U kunt ons bereiken op telefoonnummer 085-76 040 76 of via de e-mail op
[email protected].
3
ISPConfig Inloggen
Figuur 1 - Inlogscherm
Gebruik bij het inloggen de inloggegevens die u gekregen heeft van GERRIT. Indien u deze gegevens niet meer heeft kunt u een nieuw wachtwoord aanvragen via de servicedesk. Wachtwoord kwijt De functie ‘Password Lost’ werkt nog niet, want er is bij ons van u nog geen e-mailadres bekend wat hiervoor gebruikt kan worden. Er zou dan een nieuw wachtwoord toegestuurd kunnen worden. . Indien u wel gebruik wilt kunnen maken van deze functie, dan kunt u aan de servicedesk aangeven welk e-mailadres u aan het beheer account wilt laten koppelen.
4
Dashboard Na inloggen komt u standaard in het Dashboard scherm. Hier kunt u het gebruik van uw account inzien.
Figuur 2 - Dashboardscherm
Er wordt hier, onder andere, getoond hoeveel e-mailadressen u heeft aangemaakt en hoeveel ruimte de verschillende accounts gebruiken op de server. N.B.: Er staat op het dashboard ook informatie over de website harddisk quota, deze functionaliteit wordt niet gebruikt door GERRIT.
5
Mail Beheer
Figuur 3 - E-mailbeheer
Beheren e-mailaccounts U kunt uw e-mailaccounts beheren via het menu E-mail:
Figuur 4 - E-mailbeheer menu
Hieronder vindt u Domein, E-mail mailbox en E-mail alias.
6
Domein Uw email domein is alvast door GERRIT ingesteld. U kunt geen nieuw domein toevoegen en u kunt ook uw domein niet wijzigen of verwijderen. Wel kunt u hier zien welke domeinen er aan uw account zijn toegevoegd. Met deze domeinen kunt u e-mailadressen aanmaken. Aanmaken account In het E-mail menu kiest u voor de optie 'E-mail mailbox'. U krijgt dan het volgende scherm te zien:
Figuur 5 - E-mailbeheer scherm
Dit scherm toont een overzicht van de reeds bestaande accounts, middels de knop ‘Toevoegen mailbox’ kunt u een nieuwe account toevoegen. U krijgt dan het volgende formulier te zien
7
Figuur 6 - Invulscherm nieuw account
Hieronder staat een kort overzicht van de velden die u kunt invullen en waar deze voor gebruikt worden. Veld Echte naam E-mail Alias Domain Wachtwoord
Repeat Password Quota
Stuur kopie naar Spamfilter Ontvangen inschakelen Uitschakelen IMAP
Uitschakelen POP3
Gebruik De echte naam van de gebruiker van de mailbox Het stukje voor het @ in een e-mailadres Het stukje na het @. Als u meerdere domeinen heeft kunt u hier aangeven welk domein u wilt gebruiken Hier kunt u aangeven wat het wachtwoord moet zijn voor de mailbox. Eventueel kunt u een wachtwoord laten generen dmv de ‘Generate Password’ link. Uw wachtwoord wordt later niet meer weergegeven. Herhaal hier het wachtwoord wat u bij wachtwoord heeft opgegeven. Hier geeft u aan hoeveel ruimte de bewuste mailbox mag gebruiken. U moet hier een waarde anders dan 0 opgeven. U krijgt standaard van GERRIT een totale quota van 500mb. U moet per mailbox aangeven hoeveel ruimte deze maximaal mag gebruiken. Het totaal mag niet boven de 500mb komen.
Optioneel Optioneel Verplicht Verplicht
Spamfiltering wordt centraal geregeld door GERRIT, en is daarom niet ingeschakeld op deze server Standaard staat dit aangevinkt. Maar u zou eventueel het ontvangen van e-mail kunnen uitschakelen. Met die vinkje kunt het gebruik van IMAP uitschakelen voor een specifieke mailbox. Als u niet bekend bent met IMAP dan adviseren wij om deze optie niet aan te vinken Met die vinkje kunt het gebruik van POP3 uitschakelen voor een specifieke mailbox. Als u niet bekend bent met POP3 dan adviseren wij om deze optie niet aan te vinken
N.v.t.
Verplicht
Verplicht Verplicht
N.v.t. N.v.t.
N.v.t.
Nadat alle verplichte velden zijn ingevoerd kunt u door middel van de knop ‘Opslaan’ het emailaccount aanmaken. U krijgt de volgende melding, dit is in orde:
Na ongeveer 1 minuut is het account actief op de server en kan er gebruik van gemaakt worden. Let op: Het complete e-mailadres is tevens uw gebruikersnaam
8
Instellen E-mail cliënt Om het aangemaakt e-mailaccount te kunnen gebruiken in uw e-mail cliënt heeft u de volgende gegevens nodig. Wij adviseren u om het account twee keer in te stellen: een voor het versturen van e-mail naar emailadressen die op het besloten netwerk van GERRIT zitten en een voor het versturen van mail naar internet. Username Password Inkomende server (POP3 en IMAP) Uitgaande server Internet Uitgaande server Besloten
Dit is het hele e-mailadres Deze heeft u zelf opgegeven bij het aanmaken van het account mail.gerritzorgnet.nl smtp.gerritzorgnet.nl besloten.gerritzorgnet.nl
Op de website van GERRIT (http://www.gerrit-net.nl) staat handleidingen voor het instellen van de meest gebruikte e-mail cliënts. Verwijderen Account Om een account te verwijderen, opent u eerst het overzicht van alle mailboxen. Klik in het menu Email op ‘E-mail mailbox’ (zie figuur 5 pagina 7). Door op het knopje rechts van een e-mailbox te klikken kunt u deze verwijderen. U krijgt dan nog de vraag of u het zeker weet of u het bewuste e-mailaccount wil verwijderen, zie figuur 7.
Figuur 7 - Bevestiging verwijderen mailbox
Na op ‘OK’ geklikt te hebben komt de volgende melding:
Het zal ongeveer 1 minuut duren voordat de e-mailbox, inclusief alle e-mail, is verwijderd.
9
Aanpassen Account Om een account aan te passen, opent u eerst het overzicht van alle mailboxen. Klik in het menu Email op ‘E-mail mailbox’. Door op de naam te klikken van een mailbox krijgt u de mogelijkheid om de gegevens te wijzigen. Kijk hiervoor bij de informatie voor het aanmaken van een nieuw account. Ook hier geldt dat de wijzingen pas na 1 minuut actief zullen zijn. E-mail Alias Wat is een e-mailalias? Een e-mailalias is niet hetzelfde als een e-mailadres, maar het werkt wel ongeveer hetzelfde. Een emailalias is een virtueel mailadres. Er kan wel mee verstuurd en ontvangen worden, maar het heeft geen eigen inbox. E-mailberichten die naar een alias worden gestuurd, komen terecht in de inbox van het onderliggende mailadres. Voorbeeld: Stel u heeft het mailadres
[email protected]. U wilt echter ook bereikbaar zijn via
[email protected], maar alle mailberichten in dezelfde inbox aan laten komen. In dat geval maakt u alias ‘informatie’ aan bij het eerdergenoemde mailadres. Hoe werkt een e-mailalias? Ontvangen: Wanneer een mail wordt gestuurd naar een e-mailalias, komt de mail automatisch terecht in de inbox van het onderliggende mailadres. Een mail naar
[email protected] komt dus terecht in het postvak van
[email protected] (zie bovenstaand voorbeeld). Er hoeven dan ook geen nieuwe accounts aangemaakt te worden in uw e-mailprogramma. Versturen: Het is mogelijk om een mailbericht te versturen met als afzender uw e-mailalias. De ontvanger krijgt dan dus bericht van
[email protected] in plaats van
[email protected]. In de meeste e-mailprogramma’s doet u dit door uw alias in te vullen bij het ‘from’-veld. Alleen bij mailprogramma Outlook Express is dit niet mogelijk, dan zou u een apart account moeten aanmaken voor uw e-mailalias. Aanmaken van een e-mailalias Selecteer in het E-mail menu de optoe ‘E-mail Alias’(zie figuur 4 pagina 5). U krijgt een overzicht van alle reeds ingestelde e-mail aliassen, zie figuur 8:
10
Figuur 8 E-mailalias beheer
Via de knop ‘Toevoegen nieuwe e-mail alias’ kunt een nieuwe alias toevoegen en krijgt u onderstaand scherm te zien.
Figuur 9 E-mailalias toevoegen
Het invoeren spreekt redelijk voor zich, bij Alias vult u het stukje voor het @ in om een e-mailadres te creëren. Bij bestemming kunt u alleen kiezen uit reeds aangemaakte e-mailaccounts, hier kiest u het account waar de e-mail voor het alias adres moeten worden afgeleverd. Klik daarna op ‘opslaan’, het duurt nu nog ongeveer 1 minuut voordat de nieuw aangemaakte alias is aangemaakt. Wijzigen van een e-mailalias Vanuit het e-mailalias beheerscherm (figuur 8 pagina 9) klikt u op de bron of bestemming. U krijgt het invoerscherm te zien zoals besproken wordt bij het aanmaken van een nieuwe e-mailalias. U kunt hier het alias adres aanpassen. Na het opslaan van de wijzigingen duurt het ongeveer 1 minuut voordat de wijziging is doorgevoerd.
11
Verwijderen van een e-mailalias Door op het knopje rechts van een e-mailbox te klikken kunt u deze verwijderen. U krijgt dan nog de vraag of u zeker weet of u het bewuste e-mailaccount wilt verwijderen, zie figuur 10.
Figuur 10 Bevestiging verwijderen alias
Na op ‘OK’ geklikt te hebben zal het ongeveer 1 minuut duren voordat de e-mail alias is verwijderd. Het onderliggende e-mail account zal blijven bestaan
12
