Handleiding voor klanten

Handleiding voor klanten


Databoxx Gebruikersnaam

:...........................................

Wachtwoord

:...........................................

Versie 2011/09 ©2011

1


Versie 2011/09©2011, ADMOND administraties, Almere. Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt, in enige vorm of op enige wijze, hetzij elektronisch, mechanisch, door fotokopieën, opnamen, of enige andere manier, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van ADMOND administraties.

Versie 2011/09 ©2011

2


Inhoudsopgave Wanneer bent u btw-plichtig als ondernemer?.................................................4 Hoe beoordeelt de Belastingdienst of u ondernemer bent voor de btw?........................................4 Onduidelijkheid starters / freelancers.............................................................................................4 Vrijstelling van btw.........................................................................................................................4 De kleine-ondernemersregeling voor de btw .................................................................................5 Instellen van uw Online administratie............................................................6 Toevoegen Extern bureaublad.........................................................................................................6 Printen met M.I.S.............................................................................................................................8 Sneltoetsen en Handigheden.......................................................................9 Sneltoetsen en handigheden.............................................................................................................9 Diverse administratiepaden..............................................................................................................9 BTW codes....................................................................................................................................10 Grootboekrekeningnummers.........................................................................................................10 Boeken................................................................................................12 Inkoop / Crediteuren......................................................................................................................12 Inkoopfacturen boeken..............................................................................................................12 Crediteuren aanmaken/wijzigen................................................................................................14 Overzicht openstaande crediteurenlijst.....................................................................................15 Crediteurenkaarten....................................................................................................................15 Verkoop / Debiteuren.....................................................................................................................16 Verkoopfacturen boeken (Indien u niet vanuit MIS factureert)................................................16 Factureren met MIS..................................................................................................................17 Debiteuren aanmaken/wijzigen.................................................................................................18 Overzicht openstaande Debiteurenlijst.....................................................................................19 Debiteurenkaarten.....................................................................................................................19 Liquide middelen...........................................................................................................................20 Kas boeken................................................................................................................................20 Bank boeken..............................................................................................................................22 Zakelijk internetbankieren........................................................................................................23 Electronisch bank boeken.........................................................................................................24 Balans & Resultaat.........................................................................................................................25 Controleren omzetbelasting...........................................................................................................25 Openen/Sluiten periode..................................................................................................................25 Nieuw boekjaar openen.................................................................................................................25 Uw administratie digitaal aanleveren in Databoxx...........................................26 Digitaal aanleveren........................................................................................................................26 PDF Split and Merge.....................................................................................................................27 Split...........................................................................................................................................27 Merge........................................................................................................................................28 Algemene Informatie...............................................................................29 Wist u dat op www.admond.nl:...................................................................30

Versie 2011/09 ©2011

3


Wanneer bent u btw-plichtig als ondernemer? Voor de btw bent u ondernemer als u zelfstandig een bedrijf of een beroep uitoefent. U kunt uw activiteiten uitoefenen in de vorm van een eenmanszaak, een maatschap, een B.V. of een N.V.. Voor de btw maakt het niet uit in welke rechtsvorm u uw bedrijf of beroep uitoefent. Als u een onderneming start, moet u uw melden bij de Belastingdienst. Als de Belastingdienst u als ondernemer voor de btw registreert, dan ontvangt u een btwnummer.

Hoe beoordeelt de Belastingdienst of u ondernemer bent voor de btw? Om te beoordelen of u ondernemer bent voor de btw, let de Belastingdienst op de volgende punten: • U voert zelfstandig een beroep of bedrijf. Voor de btw is het niet van belang of u winst maakt. Ook een inschrijving bij de Kamer van Koophandel is niet voldoende. U dient zelfstandig werkzaam te zijn. Als u werkzaamheden in dienstbetrekking verricht, bent u dus geen ondernemer. • Als u naast uw vaste baan nog andere werkzaamheden verricht, dit houdt in nevenwerkzaamheden. Dan zou het kunnen dat u voor de nevenwerkzaamheden btwplichtig bent. Waarschijnlijk moet u over de vergoeding die u voor die nevenwerkzaamheden ontvangt, btw berekenen.

• Als u een vermogensbestanddeel of een recht exploiteert, dan kunt u ook als ondernemer voor de btw worden beschouwd.

• Als u incidenteel of alleen in besloten kring uw werkzaamheden uitvoert, dan bent u voor de btw geen ondernemer.

Onduidelijkheid starters / freelancers Vooral als iemand pas voor zichzelf is begonnen of als freelancer werkt, is het wel eens onduidelijk of hij voor de btw ondernemer is. Als iemand ondernemer is, hoeft hij mogelijk geen btw te betalen. Dit geldt in de volgende gevallen: • Het te betalen bedrag aan btw is laag: voor ondernemers die weinig btw hoeven te betalen, is er de kleineondernemersregeling. • Er is een vrijstelling van toepassing.

Vrijstelling van btw De levering van goederen en diensten die zijn vrijgesteld van btw, zijn te verdelen in een aantal categorieën. Globaal genomen zijn de volgende prestaties vrijgesteld van btw: • • • • • • • • • •

De levering van onroerende zaken, ouder dan 2 jaar. Onderwijs. Diensten in de medische sector. Diensten door sportverenigingen aan hun leden. Sociaal-culturele diensten en producten. Financiële diensten. Kinderopvang. Zorgdiensten en huishoudelijke verzorging. Diensten door componisten, schrijvers en journalisten. Fondswerving door vrijgestelde organisaties.

Versie 2011/09 ©2011

4


Als u vrijgestelde goederen levert of vrijgestelde diensten verricht, dan heeft dat twee gevolgen: • Over de vergoeding voor vrijgestelde goederen en diensten mag u uw klanten geen btw in rekening brengen. Als u toch btw op de factuur zet, dient u deze aan de belastingdienst te betalen. • U heeft geen recht op aftrek van voorbelasting. De btw die uw leveranciers u in rekening brengen voor uw inkopen, investeringen en kosten, kunt u niet aftrekken als voorbelasting. Het 0%-tarief geldt voor ondernemers die zaken doen met het buitenland. •

Als u levert aan buitenlandse ondernemers, dan past u dit tarief toe op uw leveringen.

• Over de verkoop van tabaksproducten hoeft u geen btw te berekenen. De fabrikant of de importeur heeft de btw namelijk al afgedragen, tegelijk met de accijns. Het verschil tussen het 0%-tarief en de vrijstelling • Het verschil tussen het 0%-tarief en de vrijstelling van btw is de aftrek van voorbelasting. Als uw producten of diensten onder het 0%-tarief vallen, heeft u recht op aftrek van voorbelasting. Als uw producten of diensten zijn vrijgesteld, is dat niet het geval.

De kleine-ondernemersregeling voor de btw Voor ondernemers die per saldo weinig btw hoeven te betalen. Toepassing van die regeling kan betekenen dat u minder (of zelfs helemaal geen) btw hoeft te betalen of dat u ontheffing van uw administratieve verplichtingen voor de btw kunt vragen. Zo'n ontheffing houdt onder meer in dat u geen aangifte meer hoeft te doen. U dient wel uw facturen te bewaren voor een eventuele controle. Er zijn vier voorwaarden voor de kleine-ondernemersregeling: • U betaalt, na aftrek van de voorbelasting, in een jaar een bepaald bedrag(dit bedrag verschilt. U kunt dit op de site van de belastingdienst terug lezen wat de grote van dit bedrag is of u kunt contact opnemen met ons. • U heeft een eenmanszaak of u maakt deel uit van een samenwerkingsverband, zoals een maatschap of vennootschap onder firma. Bij een samenwerkingsverband geldt dat de deelnemers geen rechtspersonen mogen zijn. • U voldoet aan uw administratieve verplichtingen voor de btw, zoals het regelmatig boeken van de ontvangsten en het bewaren van uw facturen. • Uw onderneming is in Nederland gevestigd (deze voorwaarde geldt niet als u als buitenlandse ondernemer uitsluitend in Nederland prestaties verricht).

Versie 2011/09 ©2011

5


Instellen van uw Online administratie Toevoegen Extern bureaublad •

•

Wat houdt verbinding maken met extern bureaublad eigenlijk in? U kunt met het programma Extern bureaublad via uw eigen computer op een andere computer werken. Zo kunt u vanaf thuis of een andere locatie gebruik maken. U kan met een extern bureaublad ook programma's, bestanden en mappen bewerken en kopiëren, naar uw eigen pc toesturen. De volgende kopjes die rood zijn gemaakt hoeft u niet in te stellen, alleen als u van uw eigen computer een externe computer wilt maken!! De instellingen van de externe computer, de instellingen van de computer goed zetten om van een andere computer verbinding te krijgen: Klik op Start/Instellingen/Configuratiescherm/systeem/tabblad verbindingen van buiten af. Of klik met de rechtermuisknop op Deze Computer/Eigenschappen/Tabblad verbindingen van buiten af.

•

• •

•

• •

•

Vink bij Extern bureaublad hier het vakje Externe gebruikers mogen verbinding met deze computer maken aan en klik op OK. Een Account aanmaken, een wachtwoord en aanmeldingsnaam op je pc zetten: Om een wachtwoord en een aanmeldingsnaam op je pc te zetten moet je een aantal dingen doen. Klik op Start/instellingen/Configuratiescherm/en kies dan voor de optie gebruikers (klasieke weergave) Klik dan een nieuw account maken, en volg hierna de instructies op. Instellingen voor je eigen Computer, klik op Start/programma's/Bureauaccessoires/Communicatie/Verbinding met extern bureaublad Er opent een scherm genaamd Verbinding met Extern Bureaublad. Computer, hier voert u : ◦ Toegang tot de online server via: ▪ Lijn 1: online.admond.nl online.xbssolutions.nl ts.xbssolutions.nl online.jorsoft.nl ▪ Lijn 2:** online2.jorsoft.nl Opties, hier klikt u op. Tabblad Algemeen. ◦ Aanmeldingsinstellingen. ▪ Computer, u voert bijv. "online.admond.nl" in. ▪ Gebruikersnaam, u voert in: JORSOFT\uw gebruikersnaam die u heeft gekregen.*** ▪ Mijn referenties mogen worden opgeslagen, als u wilt dat uw gebruikersnaam en wachtwoord worden opgeslagen vinkt u deze aan. Tabblad Weergave. ◦ Groote van Extern bureaublad, schuift u de knop naar Meer (dit voor volledig beeld). ◦ Kleuren, zet u naar de hoogste kwaliteit(32 bits of 64 bits****). ◦ Verbindingsbalk weergeven bij weergave volledigscherm, vinkje.

Versie 2011/09 ©2011

6


•

Tabblad Lokale bronnen. ◦ Geluid van Extern computer, op deze computer afspelen. ◦ Toetsenbord, Alleen bij weergave op volledig scherm. ◦ Lokale apparaten en bronnen: ▪ Printers, geen vinkje.***** ▪ Klembord, vinkje. ◦ Meer, hier klikt u op. ▪ Smartcards, vinkje. ▪ Seriële poorten, geen vinkje. ▪ Stations, vinkje.****** ▪ Ondersteunende Plug-en- Play-apparaten, geen vinkje. Tabblad Gebruikerservaring. ◦ Prestaties, Modem (56 kbps). ▪ Thema, vinkje. ▪ Bitmapafbeeldingen in cache plaatsen, vinkje. ◦ Opnieuw verbinding maken als de verbinding wordt verbroken, vinkje. Verbinden, hier klikt u op.

• • • •

Nu komt het externe bureaublad in beeld, er wordt om het volgende gevraagt. Username, hier voert u uw gebruikersnaam in.*** Password, hier voert u uw wachtwoord in.*** Log on to, hier voert u JORSOFT in. OK, hier klikt u op.

•

•

•

Wachtwoord veranderen van uw Online Administratie, in uw externe bureaublad gaat u naar Start/Settings/Windows security/Change password. Nu kunt u uw wachtwoord wijzigen.*******

*Als je verbinding maakt met een extern bureaublad wordt de gebruiker die ingelogd is op de pc waar je verbinding mee maakt, uitgelogd. **Lijn 2 wordt alleen gebruikt wanneer geen enkele van Lijn 1 het doen. ***Deze gebruikersnaam en wachtwoord heeft u gekregen bij uw licentie documenten van uw online administratie of via de mail. ****Om te controleren welke versie u op uw computer heeft staan kunt het volgende doen: Ga naar Deze computer, klik op met uw rechtermuisknop op Eigenschappen, nu komt u terecht in het scherm Systeem. Ga naar het kopje Systeem daar onder staat Type computer hier achter staat wat voor computer u heeft. *****Zie blz. 8 Printen met M.I.S. om uw printer in stellen voor uw online administratie. ******Hier kunt u uw stations/schijven selecteren waarmee het externe bureaublad verbinding mag maken. *******Wijzig regelmatig uw wachtwoord.

Versie 2011/09 ©2011

7


Printen met M.I.S. U dient er voor te zorgen dat u na het opstarten van uw computer nog geen verbinding heeft gemaakt met uw externe bureaublad of online administratie. Heeft u hiermee wel verbinding gemaakt, dan dient u de computer geheel opnieuw op te starten.

•

Screwdriver downloaden, om de printersoftware te downloaden dient u naar www.admond.nl te gaan, u klikt op de knop service. U kunt kiezen uit twee verschillende screwdrivers (32 bits of 64 bits), dit is afhankelijk van uw computer.* U klikt op de screwdriver die bij uw computer hoort, u klikt op uitvoeren om de screwdriver te downloaden en te installeren.

•

Standaardprinter selecteren, Start/Configuratiescherm/Hardware en geluiden/Printers, u opent de printer die u als standaard printer wilt instellen. Dan klikt u boven in de balk op: Printer/Als standaard printer instellen. Testpagina afdrukken, om te kijken of de printer het doet dient u een testpagina af te drukken. Selecteer uw printer, hierna klikt met uw rechtermuisknop op Eigenschappen en dan op Testpagina afdrukken.

•

• • •

• • • • •

Verbinding maken met Extern bureaublad. Voordat u hiermee verbinding maakt klikt u op opties/lokale bronnen, u ziet het kopje lokale apparaten en bronnen staan. Zet het vinkje uit bij Printers. Verbinden, nu kunt u verbinding maken met het Externe bureaublad. Open uw administratie. Boekhouding/Tabellen/Instellingen (Pad: NTS) Printer, hier voert u de printer in die u wilt gaan gebruiken (zoals standaard ingesteld). U dient wel de volgende tekens te verwijderen die bij de printer staan: < en >. Voorbeeld op scherm, vink deze aan. Opslaan, hier klikt u op. Wijzigingen opslaan, hier klikt u op Ja. Nu bent u klaar om te printen met M.I.S.

*Om te controleren welke versie u op uw computer heeft staan kunt het volgende doen: Ga naar Deze computer, klik op met uw rechtermuisknop op Eigenschappen, nu komt u terecht in het scherm Systeem. Ga naar het kopje Systeem daar onder staat Type computer hier achter staat wat voor computer u heeft. Versie 2011/09 ©2011

8


Sneltoetsen en Handigheden Sneltoetsen en handigheden • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

Esc, hiermee gaat u een scherm of een stap terug. Enter, hiermee bevestigt u een invoer. Insert, hiermee kunt u een regel tussen andere regels invoegen. Delete,hiermee kunt u een regel verwijderen of een boeking verwijderen. F3, hiermee kunt u een extra omschrijving regel toevoegen (werkt alleen in: EN/ES/UU/UR). F8, hiermee ververst u de gegevens wanneer bijv. een debiteur of crediteur is aangemaakt / een boeking is aangemaakt of verwijderd / een andere btw code ingevoerd (dan verandert ook het btw bedrag). F9, hiermee kunt uw cursor in het eerste veld van het venster plaatsen. Alt B, is de sneltoets in NBB van Balans. Alt D, is de sneltoets van Afdrukken. Alt L, is de sneltoets in NBB van Resultaat. Alt P, is de sneltoets van Wijzigen periode Alt S, is de sneltoets van Sluiten Alt T, is de sneltoets van Toevoegen. Alt W, is de sneltoets van Wijzigen. Alt V, is de sneltoets van Verwijderen. Alt Z, is de sneltoets van Zoeken. Bewerking ongedaan maken, Kies de toetsen + om een bewerking ongedaan te maken. Bewerking opnieuw uitvoeren, Kies de toetsen + <Shift> + om een bewerking opnieuw uit te voeren. Gebruik komma en punt, In MIS kunt u bij het invoeren van bijvoorbeeld bedragen gebruik maken van het numerieke gedeelte van het toetsenbord. Indien u gebruik maakt van een Nederlands toetsenbord staat er in het numerieke gedeelte een komma in plaats van een punt. MIS zal indien u een komma intoetst deze automatisch in het systeem wijzigen in een punt. Dit geldt voor alle velden in het systeem. *Als u in de schermen de Alt-toets ingedrukt houdt dan wordt bij de knoppen een letter onderlijnd. **Voor meer sneltoetsen en handigheden kunt u naar Info/help (Pad: TH) en ga naar blz. 31.

Diverse administratiepaden • • • • • •

• • • • •

Pad

Omschrijving

Vanuit menu

NA NK NBB NCI NCM CO NUI NUM PO NLO TH

: : : : : : : : : : :

: Boekhouding/mutaties : Boekhouding/electronisch bankieren : Boekhouding/balansen/balans : Boekhouding/debiteuren/overzicht openst. posten : Boekhouding/debiteuren/debiteurenkaarten : Debiteuren/overzicht debiteuren : Boekhouding/crediteuren/overzicht openst. posten : Boekhouding crediteuren/crediteurenkaarten : Crediteuren/overzicht crediteuren : Boekhouding/grootboek/overzicht grootboekmutaties : Info/help

Mutaties Electronisch bankieren Balans/Resultaat Overzicht openst. debiteurenlijst Debiteurenkaart Overzicht debiteuren Overzicht openst. crediteurenlijst Crediteurenkaart Overzicht crediteuren Overzicht grootboekmutaties Help

*Om de pad codes te gebruiken houdt eerst de Alt-toets ingedrukt.

Versie 2011/09 ©2011

9


BTW codes • • • • • • • • • • •

0 1 2 3 5 6 7 8 9 A B

: : : : : : : : : : :

BTW 0% Inclusief BTW 19% Exclusief BTW 19% BTW verlegd BTW vrijgesteld Inclusief BTW 6% Exclusief BTW 6% BTW privé gebruik BTW overig %, behalve 0% Inclusief BTW 19% alleen te gebruiken voor verkoop/omzet in KAS EN BANK Inclusief BTW 6% alleen te gebruiken voor verkoop/omzet in KAS EN BANK

Grootboekrekeningnummers Hieronder hebben wij een aantal standaard rekening nummers voor op een rijtje gezet. Bij type heeft u twee letters: B = Balans, R = Resultaat. Groep • 0

• 1

Type B

B

Omschrijving : Vaste activa, eigen vermogen, voorzieningen en lang vreemd vermogen • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

0030 0035 0040 0045 0050 0055 0060 0065 0070 0075 0090 0110 0120 0130 0150 0601 0603 0690 0700 0800 0810

: Gebouw. : Afschrijvingen gebouw. : Verbouwing. : Afschrijvingen verbouwing. : Machines en gereedschap. : Afschrijvingen machines en gereedschap. : Inventaris. : Afschrijvingen inventaris. : Vervoersmiddelen. : Afschrijvingen vervoersmiddelen. : Overige investeringen. : Lening u/g. : Leasecontracten u/g. : Hypotheek u/g. : Effecten. : Opnamen privé. : Stortingen privé : Resultaat vorig boekjaar. : Pensioenen. : Lening o/g. : Leasecontracten o/g.

•

0820

: Hypotheek o/g.

: Vorderingen, liquide middelen en korte schulden • • • • • • • • • • • • • • • • •

Versie 2011/09 ©2011

1000 1100 1200 1299 1300 1310 1320 1330 1340 1370 1550 1560 1650 1750 1900 1930 1940

: Kas. : Bank. : Postbank. : Kruisposten liquide middelen. : Debiteuren. : Betaalde waarborgsommen. : R/C directie. : Te ontvangen bedragen. : Vooruitbetaalde bedragen. : Dubieuze debiteuren. : Afdracht Omzetbelasting. : Suppletie Omzetbelasting. : Afdracht Loonheffing. : Afdracht Vennootschapsbelasting. : Crediteuren. : Vooruit ontvangen bedragen. : Te betalen kosten.

10


• 2

B

: Tussenrekeningen • • •

2000 2500 2900

: Kruisposten. : Nettosalaris. : Uit te zoeken posten.

• 3

B

: Voorraad grondstoffen, hulpstoffen en halffabricaten

• 4

R

: Kostenrekeningen

•

• 7

R

• • • •

4000 4100 4200 4400

•

4500

• •

4600 4700

R

R

: Personeelskosten. : Huisvestingskosten. : Autokosten. : Algemene kosten. Communicatie kosten, alg. verzekeringen, kantoorbenodigdheden, bankkosten, enz. : Verkoopkosten. Representatiekosten, relatiegeschenken, reclamekosten, giften, enz. : Afschrijvingskosten. : Administratiekosten, diensten van derden.

7000 7001 7005 7100 7200 7500 7501 7505 7506 7600 7700 7950 7990

: : : : : : : : : : : : :

Inkoop goederen 0% btw. Inkoop goederen 19% btw. Inkoop goederen 6% btw. Inkoop goederen binnen de EU. Inkoop goederen buiten de EU. Inkoop diensten 0% btw. Inkoop diensten 19% btw. Inkoop diensten verlegd. Inkoop diensten 6% btw. Inkoop diensten binnen de EU. Inkoop diensten buiten de EU. Boekwaarde verkochte activa. Voorraad mutatie.

: : : : : : : : : : : :

Omzet goederen vrijgesteld. Omzet goederen 0% btw. Omzet goederen 6% btw. Omzet goederen 19% btw. Omzet goederen binnen de EU. Omzet goederen buiten de EU. Omzet diensten vrijgesteld. Omzet diensten 0% btw. Omzet diensten 6% btw. Omzet diensten 19% btw. Omzet diensten verlegd. Verkoop eigen activa.

: Verkopen • • • • • • • • • • • •

• 9

: Handelsgoederen.

: Inkopen • • • • • • • • • • • • •

• 8

3000

8000 8100 8200 8300 8400 8450 8500 8600 8700 8800 8809 8905

: Resultatenrekeningen. • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

9000 9050 9100 9150 9200 9250 9300 9310 9400 9450 9500 9550 9600 9650 9700 9710 9800 9830 9835

: : : : : : : : : : : : : : : : : : :

Intrest lening u/g. Intrest leasecontract u/g. Intrest hypotheek u/g. Lening deelneming u/g. Intrest lening directie. Intrest bank. Intrest debiteuren. Intrest overig. Intrest lening o/g. Intrest leasecontract o/g. Intrest hypotheek o/g. Lening deelneming o/g. Intrest r/c directie. Intrest bank. Intrest crediteuren. Intrest overig. Betalingsverschil. Overige buitengewone baten. Overige buitengewone lasten.

*Grootboekrekeningnummers kunnen naar behoefte ingericht worden. Versie 2011/09 ©2011

11


Boeken Inkoop / Crediteuren Inkoopfacturen boeken • •

• •

• • • • • • •

• •

Boekhouding/Mutaties (Pad: NA). Jaar, hier vult u het jaar in waarin de factuurdatum valt. Periode, hier vult u de periode in waarin de factuurdatum valt. Dagboek, hier vult u het dagboek nummer in van de Inkopen waar uw inkoopfacturen betrekking op hebben. (Dit is in MIS meestal dagboek 40, als u een inkoopfactuur van het buitenland heeft kiest u voor dagboek 41). Nu ziet u dat de onderste knoppen zichtbaar worden. Toevoegen, klik hierop. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen mutaties. Datum, hier voert u de factuurdatum. Crediteur, hier voert u de naam/afkorting van de crediteur in. Factuur, hier voert u het factuurnummer van de crediteur in (Als deze te groot is, dan voert u de laatste 9 cijfers in van de factuur. Hierbij kunt u geen letters invoeren.) Bedrag, hier voert u het te betalen bedrag van de factuur in. Betalingscond., deze slaat u over (Hier wordt automatisch de betalingsconditie van de desbetreffende crediteur ingevuld). Referentie, hier voert u het mutatienummer in, dan een streepje en dan het hele factuur nummer van de leverancier (Mutatienummer kunt u links boven in beeld zien). Dan komt u bij het onderste gedeelte: Datum, hier voert u nogmaals de factuurdatum. Rekening, hier voert u het grootboekrekeningnummer in waar de factuur betrekking op heeft. Hier zijn verschillende rekeningnummers mogelijk. Deze zijn in groepen verdeeld. Hetgeen wat het meeste voorkomt bij inkoopfacturen is: 4-groep, deze groep gebruikt u voor kosten die voor het bedrijf zijn, zoals personeelskosten, verzekeringen enz. 7-groep, deze groep gebruikt u voor kosten die betrekking hebben op het verkopen van het eindproduct (inkopen van de omzet). Als u een investering doet die betrekking heeft op inventaris, vervoermiddelen, gebouw, verbouwingen en deze zijn boven de € 450,- dan dient u deze te activeren te worden. U boekt deze in de 0 groep.

• • • •

Omschrijving, hier voert u de naam/afkorting, dan sterretje (*) en dan waar de factuur betrekking op heeft. BTW, hier voert u de btw code in, wij hebben hiervoor verschillende codes. U dient wel het btw percentage aan te houden dat op de factuur staat. Bedrag, hier voert u het te betalen bedrag in van de factuur (Als u verschillende soorten rekeningnummers gaat gebruiken dan dient u ook het te betalen bedrag te splitsen). BTW bedrag, dit wordt automatisch ingevuld, u dient deze wel te controleren of dit juist is.

Versie 2011/09 ©2011

12


Om te kijken of u alles juist heeft in gevoerd kunt u rechts bovenin zien of er een Verschil is ontstaan. Gelijk kunt u ook de BTW controleren, hier staat het totale BTW bedrag. Als u op sluiten klikt en er komt het volgende in beeld: Verschil is niet 0.00. Mutatie kan niet worden afgesloten. Dan betekent het dat er nog ergens een verschil is. Als u wel weer naar het NA menu terug keert dan is de inkoopfactuur juist verwerkt.

* Als u de BTW of BTW-code wilt aanpassen kunt u dit doen door gebruikt te maken van de Esc-toets, deze zal dan een veld terug gaan.

Versie 2011/09 ©2011

13


Crediteuren aanmaken/wijzigen • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

Crediteuren/Overzicht crediteuren (Pad: PO).* Toevoegen, hier klikt u op. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen crediteur. Code, hier voert u de eerste paar letters of een afkorting van de crediteur in. Naam, hier voert u de volledige naam in. Adres, hier voert u het adres in. Postcode, hier voert u de postcode in. Plaats, hier voert u de vestigingsplaats in. Land, hier voert u de afkorting van het land waar de crediteur gevestigd is in. Taal, hier voert u de afkorting van Taal in. Telefoon, hier voert u het telefoonnummer in. Fax, hier voert u het faxnummer in. Telefoon 2, hier voert u eventueel een tweede telefoonnummer in. Mob., hier voert u het mobiele telefoonnummer in. Agent, hier voert u de code AO in. Contactpersoon, hier voert u de naam van de contactpersoon van de crediteur in. Email, hier voert u het Email adres in. Internet, hier voert u de website in. Levertijd, deze entert u door. Inkoop prioriteit, deze entert u door. Categorie, hier voert u AL in. BTW nummer, als u te maken heeft met een buitenlandse crediteur, dan dient u hier het BTW nummer van de crediteur in te voeren. Betalingsconditie, iedere crediteur heeft een andere betalingstermijn in MIS zit standaard 14 dagen en dit is Code 1.** Leveringsconditie,deze entert u door. (kijk wel of er code 0 : MIS update in vermeldt staat.) %Korting, deze entert u door. Valuta, standaard in het systeem staat vermeldt: EUR ,Euro's. Deze voert u hier in. Dagboek, crediteuren zitten standaard gekoppeld aan het dagboek van inkopen. Hier voert u dagboek 40 in. Rekening, als de crediteur altijd hetzelfde product/dienst aan u levert dan is het handig om aan de crediteur een grootboekrekeningnummer te koppelen. Kostenplaats, deze entert u door. BTW code, als de crediteur altijd hetzelfde btw rekent voor zijn product/dienst dan is het handig om aan de crediteur een btw code te koppelen.*** U kunt ook het hokje Btw toepassingen aanvinken. U klikt nu op Opslaan. Dan wordt u gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan, u kiest Ja. Vervolgens opent u de net aangemaakt crediteur. Er zijn nu een aantal knoppen zichtbaar geworden rechts onderin, twee hiervan zijn van toepassing. Financieel, als u een factuur heeft ingevoerd dan kunt u hier zien welke nog open staan. Bankrekeningen, hier voert u het bankrekeningnummer in. Hiermee zal in het elektronisch bankieren de crediteur zoeken met deze bankrekeningnummer, en de juiste factuur eraan koppelen (Wel altijd controleren of het de juiste factuur is). U klikt nu op Opslaan. Dan wordt u gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan, u kiest Ja.

*Alle blauw velden zijn verplicht. Voor meer informatie over Pad: CO, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 226. **Toevoegen van betalingscondities, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 81. ***Toevoegen van btw codes, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 91. ****Afhankelijk van welke versie u heeft, beschikt u over bepaalde invoervelden.

Versie 2011/09 ©2011

14


Overzicht openstaande crediteurenlijst •

• • • •

• •

Boekhouding/Crediteuren/overzicht openstaande posten (Pad: NUI). Er opent zich een scherm. Sorteren op, hier kunt u selecteren op welke wijze u de lijst wilt laten sorteren. Van crediteur t/m , hier voert u van af welke crediteur tot en met welke crediteur u wilt. T/m datum, hier voert u de datum in tot wanneer u de lijst wilt zien. Jaar, hier voert u in welk jaar u wilt zien. Periode, hier voert u in welke periode u wilt zien. Als u dan ook verkorte lijst aan vinkt dan krijgt u de verkorte lijst. Start, deze staat rechts onderin. Klik hierop. Er opent zich een nieuw scherm, nu kunt u bekijken bij welke crediteur u nog facturen heeft openstaan en ook hoelang deze al openstaan.

Crediteurenkaarten • •

• • •

Boekhouding/Crediteuren/Crediteuren kaarten (Pad: NUM). Er opent zich een scherm. Jaar, hier voert u in welk jaar u wilt zien. Periode, hier voert u in welke periode u wilt zien. Crediteur, hier voert u de code van de crediteur in. U ziet links onderin Sorteren op hier kunt u selecteren op welke wijze u wilt sorteren. Start, deze staat rechts onderin. Klik hierop. Nu ziet u in het scherm diverse regels, dit zijn de boekingen die zijn gemaakt op deze crediteur. Als u op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zich een scherm, overzicht grootboekmutaties (Pad: NLO), hier kunt u zien wat er met uw mutaties is gebeurd nadat u deze heeft ingeboekt. Als u weer op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zicht een scherm, wijzigen mutatie (Pad: NA), hier kunt u de mutatie die u heeft gemaakt wijzigen.

Versie 2011/09 ©2011

15


Verkoop / Debiteuren Verkoopfacturen boeken (Indien u niet vanuit MIS factureert) • •

• •

• • • • • • •

• •

• • • •

Boekhouding/Mutaties (Pad: NA). Jaar, hier vult u het jaar in waarin de factuurdatum valt. Periode, hier vult u de periode in waarin de factuurdatum valt. Dagboek, hier vult u het dagboek nummer in van de Verkopen waar uw verkoopfacturen betrekking op hebben. (Dit is in MIS meestal dagboek 50, als u een inkoopfactuur van het buitenland heeft kiest u voor dagboek 51). Nu ziet u dat de onderste knoppen zichtbaar worden. Toevoegen, klik hierop. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen mutaties. Datum, hier voert u de factuurdatum van de factuur in. Debiteur, hier voert u de naam/afkorting Factuur, hier voert u het factuurnummer van de factuur in (Als deze te groot is, dan voert u de laatste 9 cijfers in van de factuur. U hierbij geen letters invoeren.) Bedrag, hier voert u het te betalen bedrag van de factuur in. Betalingscond., deze slaat u over (Hier wordt automatisch de betalingsconditie van de desbetreffende crediteur ingevuld). Referentie, hier voert u het mutatienummer in, dan een streepje en dan het hele factuur nummer (Mutatienummer kunt u links boven in beeld zien). Dan komt u bij het onderste gedeelte: Datum, hier voert u nogmaals de factuurdatum. Rekening, hier voert u het grootboekrekeningnummer in waar de factuur betrekking op heeft. Hier zijn verschillende rekeningnummers mogelijk. Deze zijn in groepen verdeeld. Hetgeen wat het meeste voorkomt bij verkoopfacturen is: 8-groep, deze groep gebruikt u voor de omzet die gemaakt wordt. Omschrijving, hier voert u de naam/afkorting, dan sterretje (*) en dan waar de factuur betrekking op heeft. BTW, hier voert u de btw code in, wij hebben hiervoor verschillende codes. U dient wel het btw percentage aan te houden dat op de factuur staat. Bedrag, hier voert u het te betalen bedrag in van de factuur (Als u verschillende soorten rekeningnummers gaat gebruiken dan dient u ook het te betalen bedrag te splitsen). BTW bedrag, dit wordt automatisch ingevuld, u dient deze wel te controleren of dit juist is. Om te kijken of u alles juist heeft in gevoerd kunt u rechts boven in zien of er een Verschil is ontstaan. Gelijk kunt u ook de BTW controleren, hier staat het totale BTW bedrag. Als u op sluiten klikt en er komt het volgende in beeld: Verschil is niet 0.00. Mutatie kan niet worden afgesloten. Dan betekent het dat er nog ergens een verschil is. Als u wel weer naar het NA menu terug keert dan is de verkoopfactuur juist verwerkt.

Versie 2011/09 ©2011

16


Factureren met MIS U kunt via MIS ook factureren. Dit houdt in dat MIS ook verkoopfacturen kan uitdraaien en deze worden dan ook na verwerking automatisch geboekt.

•

•

Eerst dient u de debiteurenkaart geheel te hebben ingevoerd.* Daarnaast dient er ook een factuur lay-out aanwezig te zijn.** Verkoop/tabellen/instellingen verkoopfacturen (Pad: ETI) • Printer 1, hier voert u de printer in waarmee u de facturen wilt uitprinten. • Kopieën 1, hier voert u het nummer van het aantal facturen dat u wilt uitprinten van één factuur. • Voorbeeld op scherm, deze vinkt u aan. U kunt dan zien of de factuur correct is. Bij document instellingen selecteert u printer. • Verwerkingsdatum, hier voert u de datum van uw factuur in.*** • Opslaan, hier klikt u op. Wijzigingen opslaan, hier klikt u op Ja. Verkoop/verkoopfacturen (Pad: EN). • Toevoegen, hier klikt u op. Er opent zich een scherm. • Debiteur, hier voert u de debiteur in. • Referentie, hier voert u de naam van de debiteur en het factuurnummer in. • Bevestiging, deze entert u door. • Order deb., deze entert u door. • Artikel, door middel van de cursor kunt uw artikel kiezen. • Omschrijving, hier voert u de omschrijving van de factuur in. • Aantal, hier voert u het aantal in. • Aantal geleverd, deze entert u door (hier wordt het aantal overgenomen). • % Kort., als de korting niet van toepassing is entert u door. • Prijs, hier voert u het totaal bedrag van de factuur in. • Dan enter u door totdat de regels is toegevoegd. • Sluiten, hier klikt u op. • Afdr. factuur, hier klikt u op. De factuur wordt afgedrukt. Controleer of deze correct is. • Definitief verwerken, hier kiest Ja (als de factuur juist is). Nu wordt de factuur verwerkt en doorgeboekt naar NA. U kunt nu in de balans de factuur terug zien.

* Zie blz. 18 **Om deze aan te maken, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 258 (deze begint in het midden van de pagina). ***Verwerkingsdatum verkoopfacturen wijzigen WAARSCHUWING! Met deze functie hebt u de mogelijkheid om de verwerkingsdatum van uw verkoopfacturen te wijzigen. Zo kunt een factuurdatum terug in de tijd of verder in de tijd instellen. Indien u het veld ‘Verwerkingsdatum’ invult zal het systeem deze verwerkingsdatum aanhouden op uw verkoopfacturen. Om dit duidelijk weer te geven worden de vensters Verkoopfacturen en Verkoopfacturen afdrukken weergegeven in een duidelijke rode kleur. Zo is het direct duidelijk dat de verwerkingsdatum is gewijzigd en niet is ingesteld op de huidige datum. BTW komt in de periode van de factuurdatum, dus wees voorzichtig met terugwerkende kracht. Vrije factuur layout; hier voor wel waarde ingeven bij Bep velden.

Versie 2011/09 ©2011

17


Debiteuren aanmaken/wijzigen • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • •

•

Debiteuren/Overzicht debiteuren (Pad: CO).* Toevoegen, hier klikt u op. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen debiteur. Code, hier voert u de eerste paar letters of een afkorting van de debiteur in. Naam, hier voert u de volledige naam in. Adres, hier voert u het adres in. Postcode, hier voert u de postcode in. Plaats, hier voert u de vestigingsplaats in. Land, hier voert u de afkorting van het land waar de debiteur gevestigd is in. Taal, hier voert u de afkorting van Taal in. Telefoon, hier voert u het telefoonnummer in. Fax, hier voert u het faxnummer in. Telefoon 2, hier voert u eventueel een tweede telefoonnummer in. Mob., hier voert u het mobiele telefoonnummer in. Agent, hier voert u de code AO in. Contactpersoon, hier voert u de naam van de contactpersoon van de debiteur in. Email, hier voert u het Email adres in. Internet, hier voert u de website in. Categorie, hier voert u AL in. Kolommen prijslijst, deze entert u door. Verkoop prijslijst, deze entert u door. Status, deze entert u door. (kijk wel of er code 0 : MIS update in vermeldt staat.) BTW nummer, als u te maken heeft met een buitenlandse debiteur, dan dient u hier het BTW nummer van de debiteur in te voeren. Kredietlimiet, deze entert u door.(kijk wel of er 0,00 in vermeldt staat.) Betalingsconditie, iedere debiteur heeft een andere betalingstermijn in MIS zit standaard 14 dagen en dit is Code 1.** Leveringsconditie,deze entert u door. (kijk wel of er code 0 : MIS update in vermeldt staat.) Vervoerder, deze entert u door. (kijk wel of er code 0 : MIS update in vermeldt staat.) Bankgegevens, hier voert u code 0 in.*** %Korting, deze entert u door. Valuta, standaard in het systeem staat vermeldt: EUR ,Euro's. Deze voert u hier in. Dagboek, debiteuren zitten standaard gekoppeld aan het dagboek van verkopen. Hier voert u dagboek 50 in. Rekening, als u bij de debiteur altijd hetzelfde product/dienst levert dan is het handig om aan de debiteur een grootboekrekeningnummer te koppelen. Kostenplaats, deze entert u door. BTW code, als u bij de debiteur altijd hetzelfde btw rekent voor uw product/dienst dan is het handig om aan de debiteur een btw code te koppelen. U kunt ook het hokje Btw toepassingen aanvinken. U klikt nu op Opslaan. Dan wordt u gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan, u kiest Ja. Vervolgens opent u de net aangemaakt debiteur. Er zijn nu een aantal knoppen zichtbaar geworden rechts onderin, twee hiervan zijn van toepassing. Financieel, als u een factuur heeft ingevoerd dan kunt u hier zien welke nog open staan. Bankrekeningen, hier voert u het bankrekeningnummer in. Hiermee zal in het elektronisch bankieren de debiteur zoeken met deze bankrekeningnummer, en de juiste factuur eraan koppelen (Wel altijd controleren of het de juiste factuur is). U klikt nu op Opslaan. Dan wordt u gevraagd of u de wijzigingen wilt opslaan, u kiest Ja. *Alle blauw velden zijn verplicht. Voor meer informatie over Pad: PO, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 176. **Toevoegen van betalingscondities, info/help (Pad: TH) en dan naar blz. 81. ***Toevoegen van bankgegevens, info/ help (Pad: TH) en dan naar blz. 93. ****Afhankelijk van welke versie u heeft, beschikt u over bepaalde invoervelden.

Versie 2011/09 ©2011

18


Overzicht openstaande Debiteurenlijst •

• • • •

• •

Boekhouding/Crediteuren/overzicht openstaande posten (Pad: NCI). Er opent zich een scherm. Sorteren op, hier kunt u selecteren op welke wijze u de lijst wilt laten sorteren. Van debiteur t/m , hier voert u van af welke debiteur tot en met welke debiteur u wilt. T/m datum, hier voert u de datum in tot wanneer u de lijst wilt zien. Jaar, hier voert u in welk jaar u wilt zien. Periode, hier voert u in welke periode u wilt zien. Als u dan ook verkorte lijst aan vinkt dan krijgt u de verkorte lijst. Start, deze staat rechts onderin. Klik hierop. Er opent zich een nieuw scherm, nu kunt u bekijken bij welke debiteur nog facturen heeft openstaan en ook hoelang deze al openstaan.

Debiteurenkaarten • •

• • •

Boekhouding/debiteuren/debiteuren kaarten (Pad: NCM). Er opent zich een scherm. Jaar, hier voert u in welk jaar u wilt zien. Periode, hier voert u in welke periode u wilt zien. Debiteur, hier voert u de code van de debiteur in. U ziet links onderin Sorteren op hier kunt u selecteren op welke wijze u wilt sorteren. Start, deze staat rechts onderin. Klik hierop. Nu ziet u in het scherm diverse regels, dit zijn de boekingen die zijn gemaakt op deze debiteur. Als u op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zich een scherm, overzicht grootboekmutaties (Pad:NLO), hier kunt u zien wat er met uw mutaties is gebeurd nadat u deze heeft ingeboekt. Als u weer op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zicht een scherm, wijzigen mutatie (Pad: NA), hier kunt u de mutatie die u heeft gemaakt wijzigen.

Versie 2011/09 ©2011

19


Liquide middelen Kas boeken Bij het boeken van uw kas dient u de kasbladen aan te houden. Controleer dit wel met uw omzet staat. De omzet dient overeen te komen het kasblad. • • • •

• • • •

Boekhouding/Mutaties (Pad: NA). Jaar, hier vult u het jaar in waar uw kasbladen betrekking op hebben. Periode, hier vult u de periode in waar uw kasbladen betrekking op hebben. Dagboek, hier vult u het dagboek nummer in van de Kas waar uw kasbladen betrekking op hebben. (Dit is in MIS meestal dagboek 10). Nu ziet u dat de onderste knoppen zichtbaar worden. Toevoegen, klik hierop. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen mutaties. Beginsaldo, hier voert u het begin saldo van het Kas blad in. Eindsaldo, hier voert u het eind saldo van het Kas blad in. Referentie, hier voert u het volgende in maand/jaar/-/mutatie nummer bijv.: 0110-22 het volgende: 01 betekent de maand, 10 betekent het jaar, -22 betekent het mutatie nummer. Het bovenste gedeelte boekt u alsvolgt: Bijv. Beginsaldo: € 0,Eindsaldo: € 17,50 Referentie: 0110-01 Het onderste Bijv. Datum 01-01-2010 01-01-2010 01-01-2010 01-01-2010 01-01-2010

• •

gedeelte boekt u alsvolgt: Rekening 8300 8200 7001 1299 9800

Omschrijving 0110*Omzet hoog 0110*Omzet laag 0110*Inkoop hoog 0110*Storting 0110*Werkelijk kas verschil

BTW A B 1 0 0

Bedrag € 350,€ 400,-/-€ 30,-/-€ 700,-/-€ 2,50

Dan komt u bij het onderste gedeelte: Datum, hier voert u de datum in die betrekking heeft op de mutatie die gebeurt op het kas blad (bijv. factuurdatum of datum waarop de omzet is gemaakt). Rekeningnummer, hierbij kiest u het nummer waar het de mutatie betrekking op heeft. 8-groep, deze groep gebruikt u voor de omzet die gemaakt wordt. 4-groep, deze groep gebruikt u voor kosten die voor het bedrijf zijn, zoals personeelskosten, verzekeringen enz. 7-groep, deze groep gebruikt u voor kosten die betrekking hebben op het verkopen van het eindproduct. 1299, dit nummer gebruikt u voor geld dat voor een korte tijd onderweg is (kas naar bank/bank naar bank/bank naar kas). 2000, dit nummer gebruikt u voor geld dat voor een langere tijd onderweg is (kas naar bank/bank naar bank/bank naar kas). 9800, gebruikt u voor de werkelijk verschillen in uw kas. 2900, gebruikt u als u niet zeker weet op welk rekeningnummer iets geboekt moet worden. Dan dient in de omschrijving wel een duidelijke omschrijving te staan waarover het gaat.

•

•

Omschrijving, zet het volgende neer bijvoorbeeld: 0110*Omzet hoog het volgende: 01 betekent de maand, 10 betekent het jaar, * , Omzet hoog betekend waar het betrekking op heeft. Deb./Cred., hier voert u de omschrijving van de debiteur of crediteur in waar de mutatie betrekking op heeft.*

Versie 2011/09 ©2011

20


•

Factuur, hier kunt u door met de pijlen toets omhoog of omlaag te gaan, te zoeken naar de factuur waar de mutatie betrekking op heeft.*

•

BTW, Voor Verkoop in de kas gebruik de volgende btw Codes: Voor omzet hoog gebruikt u btw code A Voor omzet laag gebruikt u btw code B

•

Bedrag, hier voert u het te betalen bedrag in dat op de bijbehorende factuur staat (Als u verschillende soorten rekening nummers gaat gebruiken dan dient u ook het te betalen bedrag te splitsen). BTW bedrag, deze wordt automatisch ingevoerd. U dient wel te controleren of dit juist is.

•

Hierna entert u door totdat u bij de volgende regel bent. Nadat alle mutaties van het betreffende kasblad zijn ingevoerd, kijkt of u alles juist heeft in gevoerd dit kunt u rechts boven in zien of er een Verschil is ontstaan. Gelijk kunt u ook de BTW controleren, hier staat het totale BTW bedrag. Als u op sluiten klikt en er komt het volgende in beeld: Verschil is niet 0.00. Mutatie kan niet worden afgesloten. Dan betekend het dat er nog ergens een verschil is. Als u wel weer naar het NA menu terug keert dan is het kas blad juist verwerkt.

* Deze functies kan alleen gebruikt worden als het om een debiteur of een crediteur gaat. **In de kas werkt de geldstroom als volgt: Uitgaven zijn Min(-)(Credit). Inkomsten zijn Plus(+)(Debet). ***Als de klant een groot bedrag heeft zou het kunnen zijn dat het uit meerdere facturen bestaat. Hiervoor kunt u de F3 intoetsen, dan opent zich een scherm Zoeken op deb. veld. En dan kunt u de factuurnummers en bedragen zien staan.

Versie 2011/09 ©2011

21


Bank boeken • • • •

• • • • •

• • • • • • •

Boekhouding/Mutaties (Pad: NA). Jaar, hier vult u het jaar in waar uw bank-afschriften betrekking op hebben. Periode, hier vult u de periode in waar uw bank-afschriften betrekking op hebben. Dagboek, hier vult u het dagboeknummer in van de bank waar uw bank-afschriften betrekking op hebben. Nu ziet u dat de onderste knoppen zichtbaar worden. Toevoegen, klik hierop. Dan opent zich een scherm, genaamd Toevoegen mutaties. Datum, hier voert u de datum in die boven aan het bankafschrift staat. Beginsaldo, hier voert u het beginsaldo van het bankafschrift in. Eindsaldo, hier voert u het eindsaldo van het bankafschrift in. Referentie, hier voert u de naam van uw bank in, dan de laatste 3 cijfers van uw bankrekeningnummer, dan 'da' en het volgnummer van het bankafschrift (Bijv. Rabo 539 da 21). Dan komt u bij het onderste gedeelte: Datum, hier voert u de valuta datum in die betrekking heeft op de transactie van het bankafschrift. Rekeningnummer, hierbij kiest u het nummer waar het bankafschrift betrekking op heeft, bijv. op een crediteur, u kiest voor rekeningnummer: 1900. Omschrijving, hier zet u neer waar de mutatie betrekking op heeft. Deb./Cred., hier voert u de omschrijving van de debiteur of crediteur waar de mutatie betrekking op heeft.* Factuur, hier kunt u door met de pijlen toets omhoog of omlaag te gaan, te zoeken naar de factuur waar de mutatie betrekking op heeft.* BTW, als u de banken boekt dient u geen btw boeken (Dit kan alleen in de in-en verkoop dagboeken).** Bedrag, deze neemt u over van uw bankafschrift( let dus op als het totaal bedrag meerdere facturen betreft).*** Hierna entert u door totdat u bij de volgende regel bent. Dan kunt naar de volgende regel gaan als deze er nog tussen staat. Om te kijken of u alles juist heeft in gevoerd kunt u rechts boven in zien of er een Verschil is ontstaan. Gelijk kunt u ook de BTW controleren, hier staat het totale BTW bedrag. Als u op sluiten klikt en er komt het volgende in beeld: Verschil is niet 0.00. Mutatie kan niet worden afgesloten. Dan betekend het dat er nog ergens een verschil is. Als u wel weer naar het NA menu terugkeert dan is de bankafschrift juist verwerkt.

* Deze functies kan alleen gebruikt worden als het om een debiteur of een crediteur gaat. ** Vaak ontvangt u van een energiemaatschappij of van een watermaatschappij geen factuur, maar er zit wel BTW in. Dan kunt u de btw wel aanpassen naar btw code 1 of 6. Als u een storting heeft van omzet maar u heeft daar geen factuur van dan dient u btw code A of B. ***Let op voor als het totaal bedrag meerdere facturen betreft. Als er een klein verschil ontstaat, zoals een paar cent,u dient dan het transactie bedrag aan te houden en dan kunt u deze bij ver. code 1 intoetsen. Versie 2011/09 ©2011

22


Zakelijk internetbankieren Om uw bank-afschriften sneller, efficiënter en foutloos te kunnen verwerken in uw administratie, kunt u via uw bank een digitale versie van uw bank-mutaties downloaden. Dit bestand kunnen wij/kunt u vervolgens importeren in uw administratie. U kunt daarbij het bestand op uw voorwaarden direct laten verwerken. Dat bespaart u veel tijd. Hoe u het juiste digitale bank bestand kunt downloaden bij uw bank, wordt hieronder uitgelegd. Stappenplan: • • •

U dient naar de website van uw bank te gaan en hierbij in te loggen. Dan gaat u naar de knop (mutaties) downloaden. U krijgt nu het scherm Download op uw scherm, hier staat vermeldt wat voor soort bestand u wilt downloaden. Per bank zijn er verschillende bestand types, hieronder kunt u zien welk bestand types er zijn per bank: Rabobank: ABN: SNS: Fortis: ING (oud Postbank): ING:

• • •

•

MT-940 bestand MT-940 bestand MT-940 bestand MT-940 bestand ASCII bestand ASCII bestand

Hierna kunt u de periode selecteren, wij zouden graag per maand de bank bestanden willen ontvangen ( bijv.: 01-01-2010 t/m 31-01-2010). Hierna drukt u op de knop downloaden of status ophalen. Dan krijgt u in beeld dat u het bestand kunt openen/ opslaan/ annuleren, dan kiest u voor de optie: Opslaan, (nooit het bestand openen en dan opslaan). U kunt deze dan wegschrijven onder de eigen C-schijf/ bureaublad of op een USB stick. Daarna kunt u het bestand toesturen naar: [email protected] (Dit is van toepassing als u geen online administratie heeft).

Versie 2011/09 ©2011

23


Electronisch bank boeken • • • •

• • •

•

• • •

• • •

• • • • • •

•

Boekhouding/Electronisch bankieren (Pad: NK). Vul de volgende velden in: Jaar, hier vult u het jaar in waar uw bankbestanden betrekking op hebben. Periode, hier vult u de periode in waar uw bankbestanden betrekking op hebben. Dagboek, hier vult u het dagboeknummer in van de bank waar uw bankbestanden betrekking op hebben. Nu ziet u dat de onderste knoppen zichtbaar worden. U klikt op de knop import. Dan opent zich een scherm. U gaat nu naar de map waarin de bank-bestanden staan en klikt u op het bestand die u wilt invoeren. Klik op de knop openen. Hierna wordt gevraagd of u de afschriften wilt open, u klikt op Ja. Nu ziet u in het scherm dat er roze regels bij zijn gekomen. Controleer of het saldo van uw bankrekening, u kunt dit controleren om in uw balans te kijken (Pad: NBB), aansluit met het laatst verwerkte bankafschrift (Dit zodat er geen dubbele boekingen ontstaan of afschriften/posten worden vergeten). Klik dubbel op een roze regel om deze te openen. Er wordt u gevraagd of u deze afschrift automatisch wilt uitsplitsen, u klikt op ja. U krijgt nu het scherm Wijzigen Afschrift in beeld, weer ziet u roze regel(s) (als deze zwart is/zijn dan is/zijn deze automatisch door MIS al ingevoerd, ze dienen echter nog wel gecontroleerd te worden of de juiste crediteur/debiteur en bedrag is ingevoerd). Ook hier dubbel klikt u op de roze regel. U ziet dat links onderin de datum op licht, u klikt op enter en dan staat u op Rekeningnummer. Rekeningnummer, hierbij kiest u het nummer waar de roze regel betrekking op heeft, bijv. op een crediteur, u kiest veelal voor rekeningnummer: 1900 (crediteuren) en 1300(debiteuren). Omschrijving, hier zet u neer waar de roze regel betrekking op heeft. Deb./Cred., hier voert u de zoekcode van de debiteur of crediteur waar de roze regel betrekking op heeft.* Factuur, hier kunt u door met de pijlen toets omhoog of omlaag te gaan, te zoeken naar de factuur waar de roze regel betrekking op heeft.* BTW, als u de banken boekt kunt u in principe geen btw boeken (Dit kan alleen in de in-en verkoop dagboeken).** Bedrag, deze wordt automatisch overgenomen van de roze regel.*** Hierna entert u door totdat u bij de volgende regel bent. Dan kunt naar de volgende roze regel gaan als deze er nog tussen staat, zo niet dan kunt u deze sluiten. U ziet nu dat u uit het afschrift bent en dat de boeking die u zojuist heeft gewijzigd van kleur is veranderd. Verwerken, als de kleur is veranderd van de boeking dan kunt u verwerken. Deze knop kunt u recht midden vinden (Daarna zullen de openstaande posten verdwijnen).

* Deze functie kan alleen gebruikt worden als het om een debiteur of een crediteur gaat. ** Vaak ontvangt u van een energiemaatschappij of van een watermaatschappij ontvangt u geen factuur, maar er zit wel btw op. Dan kunt u de btw wel aanpassen naar btw code 1 of 6. ***Let op voor als het totaal bedrag meerdere facturen betreft. Als er een klein verschil ontstaat, zoals een paar cent, dan kunt u bij ver. code 1 intoetsen. Verschil wordt dan automatisch afgeboekt.

Versie 2011/09 ©2011

24


Balans & Resultaat • • • • • • •

Boekhouding/balansen/balans (Pad: NBB). Er opent zich een scherm. Jaar, hier vult u het jaar in die u wilt bekijken (Dit zal veelal het actuele jaar zijn). Secundaire jaar, hier vult u het jaar in waarmee u het primaire jaar wilt vergelijken. Van periode t/m, hier vult u de periode in van wanneer t/m wanneer u wilt bekijken. Van rekening t/m, hier vult u het rekeningnummer in van welke t/m welke u wilt bekijken. Van datum t/m, hier vult u de datum in van wanneer t/m wanneer u wilt bekijken. Zoeken, hier klikt u op(deze knop zit rechts boven). Nu ziet u dat er een aantal regels in beeld komen. Links onderin ziet u dat u Balans en Resultaat kunt aanvinken, waar het vinkje bij staat is wat u in beeld krijgt. Als u op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zich een scherm, overzicht grootboek kaarten(Pad: NLL), hier kunt u zien welke mutatie er geboekt zijn op deze grootboekrekening. Als u op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zich een scherm, overzicht grootboekmutaties (Pad: NLO), hier kunt u zien wat er met uw mutaties is gebeurt nadat u deze heeft ingeboekt. Als u weer op een regel klikt kunt u inzoomen en er opent zicht en scherm, wijzigen mutatie (Pad: NA), hier kunt u de mutatie die u heeft gemaakt wijzigen.

Controleren omzetbelasting Als u uw administratie heeft verwerkt en wij kunnen deze controleren, dan kunt u ons een E-mail naar het volgende adres doen toekomen: [email protected] Na het controleren zullen wij uw (indien van toepassing) omzetbelasting aangifte versturen naar de belastingdienst. U ontvangt van ons per mail een kopie van de ingezonden aangifte.

Openen/Sluiten periode Na de maand of kwartaal omzetbelasting aangifte is gecontroleerd/ingediend dan sluiten wij de periode, dit doen wij om mogelijke fouten te voorkomen.

Nieuw boekjaar openen Aan het begin van het jaar zullen wij een nieuw boek jaar openen zodat u verder kunt gaan met boeken.

Versie 2011/09 ©2011

25


Uw administratie digitaal aanleveren in Databoxx Wist u dat u nu ook uw administratie digitaal kunt aanleveren.

Digitaal aanleveren Inscannen Bestandsformaat Resolutie Scan

:PDF :300 DPI :Bij voorkeur op zwart/wit

Één pdf per factuur (Dus als de factuur meerdere pagina's heeft dan moeten deze in één bestand). Dit kan door het programma PDF split and merge(zie pagina vijf en zes voor het gebruik van het programma) te downloaden van www.databoxx.nl . De kas kunt u in één PDF verzamelen met het overzicht op de eerste pagina. De bankafschriften als u deze in scant of download graag per maand en per maand in één pdf. Naar windowsverkenner U opent windowsverkenner en u toetst dan in: ftp.databoxx.nl. Voer uw gebruikersnaam en wachtwoord in, u kunt dan ook kiezen om uw wachtwoord op te slaan (dan hoeft u niet iedere keer uw gebruikersnaam en wachtwoord in te vullen). U ziet de volgende mappen staan: • Bank (Hierbij ook de elektronische bankbestanden) • Belastingdienst • Informatie • Inkoop • Kas • Verkoop U kunt nu de bestanden naar de desbetreffende mappen toe slepen. *Let op!! U kunt alleen naar deze mappen schrijven u kunt geen bestanden meer verwijderen, ook als u een bestand met dezelfde benaming hiernaar toe probeert te schrijven lukt dit niet. Als er een bestand niet tussen hoort of in de verkeerde map staat, dan kunt u ons bellen of mailen met hierin uw gebruikersnaam en desbetreffende map en bestandsnaam.

Versie 2011/09 ©2011

26


PDF Split and Merge Met behulp van PDF splitsen of samenvoegen is zo gemakkelijk. Voor elke taak die u volgt (4) eenvoudige stappen om uw klus te klaren. • Split: Hiermee kunt u uw PDF met meerdere pagina's splitsen in enkele PDF's. • Merge: Hiermee kunt u een aantal PDF's samenvoegen tot een PDF.

Split Stap 1. • Selecteer de optie Split PDF. • Klik op Next om naar de volgende stap te gaan. Stap 2. • Selecteer het PDF-boek dat u wilt splitsen. • Klik op Valideren om te controleren of deze PDF geldig zijn en niet beschadigd. Als het geselecteerde PDF is gecodeerd (beveiligd met een wachtwoord) een kleine dialoog zal verschijnen op het boek wachtwoord in te voeren om deze te ontgrendelen. • Klik op Next om naar de volgende stap te gaan. Stap 3. • Selecteer de pagina's bereiken die u wilt splitsen van uw PDF, voeg dan elke reeks aan de tabel van reeksen. Elk bereik dat u opgeeft zal worden afgesplitst van de PDF naar een nieuwe PDF maken van. • U kunt op Geavanceerd varieert selectie om een dialoog te openen, die u zal toestaan om de splitsing methode die bij u past gebruiken: Split naar losse pagina's: Waar elke pagina in het PDF-bestand wordt opgeslagen in een nieuwe PDF. • Interval elke (n) pagina's: Waar u opgeeft (n) als het aantal pagina's naar de PDF splitsen na, en elk van deze reeksen worden opgeslagen in een nieuwe PDF. Stap 4. • Dit is de laatste stap, waar u een map kiest om de gegenereerde PDF-bestanden op te slaan. • U kunt een naam geven voor de gegenereerde PDF's uit de keuzelijst en u kunt de optie Bestaande bestanden overschrijven naar PDF-bestanden die al bestaan overschrijven in de opgegeven map met dezelfde naam van een van de gegenereerde PDF's. • Klik op Start splitsen om de splitsing te starten. • Wanneer de taak voltooid is, ziet u de taak succes dialoogvenster. • Als u klikt op de task rapport label in de taak succes dialoog, zal een rapport logboek te voorschijn komen waarin een aantal gegevens over de taak staan.

Versie 2011/09 ©2011

27


Merge Stap 1. • Selecteer de optie Merge PDF's. • Klik op Next om naar de volgende stap. Stap 2. • Klik op Toevoegen om te bladeren en selecteer alle PDF's die u wilt samenvoegen. • Als een van de PDF's die u hebt geselecteerd beveiligd is(beveiligd met een wachtwoord), dan klikt u op de knop Bewerken in het veld Wachtwoord dat overeenkomt met deze PDF. Een wachtwoord dialoog zal verschijnen om de PDF wachtwoord in te voeren om deze te ontgrendelen. • Klik op de knop Bewerken om de PDF's te selecteren die u wilt samenvoegen, in plaats van alle PDF's samen te voegen. • De PDF's zullen worden samengevoegd op basis van de volgorde in de tabel, dus je kunt klikken op de pijl Omhoog of Omlaag als je een PDF's wilt wijzigen. • Klik op Next om naar de volgende stap. Stap 3. • Schakel de optie een lege pagina in als u een lege witte pagina tussen de gefuseerde PDF's wilt invoegen. • Alle maten zijn in inches. Als u de eerste optie Zelfde formaat van de pagina kiest, dan heeft de ingevoegde lege pagina dezelfde afmetingen als de PDF-pagina als daarvoor. • Klik op Next om naar de volgende stap. Stap 4. • Dit is de laatste stap waarin u het pad en de naam van de gegenereerde PDF selecteerd. • U kunt de optie Overschrijven als de naam al bestaat kiezen om het PDF-bestand te overschrijven als het al bestaat in het opgegeven pad. • Klik op Start samen te voegen om het samenvoegen te starten. • Wanneer de taak voltooid is, ziet u de taak succes dialoogvenster. • Als u klikt op de task rapport label in de taak succes dialoog, zal een rapport logboek te voorschijn komen waarin een aantal gegevens over de taak staan. Databoxx is een simpele tool om grote bestanden te up- en downloaden naar uw computer. Denk hierbij aan het aanleveren van administraties, databases, software, facturen en gescande documenten. Een vijftal organisaties hebben zich inmiddels aangesloten om zo hun klanten van dienst te kunnen.

Versie 2011/09 ©2011

28


Algemene Informatie Met het inboeken dient u te zorgen voor een correcte/duidelijke omschrijving, dit zodat met het nakijken van de administratie dat er geen facturen nodig zijn. Afkorting leverancier/ * /en dan wat er wordt gekocht/periode/tel.nr./enz. • • • • •

Deze handleiding is niet alles bevattend Gebaseerd op een standaard rekeningschema Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Wij kunnen niet verantwoordelijk gehouden worden indien het volgen van de instructies niet het gewenste resultaat opleverd. Er is altijd een mogelijkheid tot persoonlijke uitleg en/of training.

Versie 2011/09 ©2011

29


Wist u dat op www.admond.nl: • •

•

Het actuele nieuws wordt uitgebracht. Diverse formulieren kunt downloaden, waaronder: ◦ Formulier Loonheffing. ◦ Formulier Nieuw Personeel. Diverse software kunt downloaden: ◦ PDF printerdriver ◦ PDF reader ◦ PDF split & merge ◦ Printer screwdriver 32 bits ◦ Printer screwdriver 64 bits

Versie 2011/09 ©2011

30


Versie 2011/09 ©2011

31


ADMOND administraties Jool Hulstraat 17 1327 HB ALMERE Tel. nr.: 036-5300035 Mail: [email protected]

Versie 2011/09 ©2011

32

Handleiding voor klanten

Recommend Documents