ZN – GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Windows Live Mail 2012
Informatiedomein: ZN – GERRIT@Mail - Handleiding Instellen Windows Live Mail 2012 Status: Productie Versie: v02.00 Publicatie datum: 14-8-2015 Auteur: Paul Scheper
Inleiding Wanneer mail zorginhoudelijke en / of persoonsgebonden informatie bevat, moet de mail adequaat beveiligd zijn. GERRIT@Mail is de dienst van GERRIT waarmee u besloten kunt e-mailen met andere partijen die ook zijn aangesloten op GERRIT@Mail. Daarnaast kunt u ook gewoon e-mailen met iedereen die niet is aangesloten op GERRIT@Mail. Het e-mailadres dat u krijgt van GERRIT is geschikt voor beide vormen van e-mail. Onder besloten mail wordt verstaan; e-mail die binnen het besloten netwerk van GERRIT blijft. Doordat deze e-mail niet op het openbare internet terecht komt, kan deze e-mail ook gebruikt worden om patiëntinformatie te delen. Om het mogelijk te maken om zeker te weten of e-mail besloten wordt verstuurd moeten er 2 accounts in Windows Live Mail worden aangemaakt. Eén voor e-mailen via internet, en één om besloten mee te e-mailen. Door deze 2 accounts aan te maken kan bij het versturen van een email bewust worden gekozen via welke route het e-mailtje wordt verstuurd. Deze handleiding legt uit hoe u beide accounts in Windows Live Mail 2012 kunt instellen.
Instellen account Start Windows Live Mail, ga dan naar Accounts, u krijgt dan onderstaand scherm te zien.
Figuur 1: Accounts menubalk In bovenstaand scherm drukt u op ‘E-mail’, u krijgt vervolgens het scherm te zien voor het toevoegen van een nieuwe account, zie figuur 2. De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Gebruikersgegevens E-mailadres Wachtwoord Schermnaam
Het e-mailadres dat u wilt instellen. Het door u aangemaakte wachtwoord Uw eigennaam, of die van bijvoorbeeld de praktijk.
Het e-mailadres waar u de email vanaf verzend. Dit is wat de ontvanger ziet als naam van de verzender.
Figuur 2: E-mailaccounts toevoegen Vul uw gegevens in, selecteer de optie ‘Serverinstellingen handmatig configureren’ en kies voor ‘Volgende’.
In het nu getoonde scherm, figuur 3, vult u de overige gegevens voor het e-mailaccount in. De velden dienen als volgt ingevuld te worden: Servergegevens Servertype
POP3 of IMAP
mail.gerritzorgnet.nl
In bijlage 1 wordt het verschil uitgelegd tussen POP3 en IMAP Voor zowel IMAP als POP3
Serveradres (inkomende e-mail) Serveradres (uitgaande e-mail)
Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl
U gaat 2 accounts aanmaken in Outlook. Elke gebruikt een andere uitgaande mailserver
Aanmeldingsgegevens Gebruikersnaam
Uw gehele e-mailadres
Binnen GERRIT@Mail is uw emailadres ook uw gebruikersnaam
Figuur 3: Instellingen voor internet e-mail Vul uw gegevens in en klik op ‘Volgende’. U krijgt dan figuur 4 te zien:
Let op, u dient deze stappen tweemaal te doorlopen. Voor zowel het instellen van een Besloten account als een account waarmee u naar internet kunt e-mailen. Het verschil zit hem in de keuze voor de uitgaande e-mailserver: Internet: smtp.gerritzorgnet.nl Besloten: besloten.gerritzorgnet.nl
Account uitschakelen voor overbodige ontvangst Als u 2 accounts instelt met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord, dan zal het ene account alle mail ophalen en het tweede account doet een zinloze ophaal actie, of haalt de mail dubbel op. Eigenlijk hoeft u maar 1 mailaccount in te stellen voor de email ontvangst, want het 2e account is alleen nodig om email te kunnen verzenden. In Windows Live Mail kunt u elk account via de eigenschappen aanpassen. Selecteer het gewenste account in de linker kolom:
Figuur 4: Account selecteren Open het menu ‘Accounts’ en klik op ‘Eigenschappen’.
Figuur 5: Eigenschappen van het e-mail account Haal een vinkje weg bij ‘Account opnemen bij berichtverzending en synchronisatie’ en druk op OK. Nu zal dat account niet meer worden opgehaald, maar u kunt dat account wel gebruiken als afzender. Ter informatie: In de account eigenschappen zijn de gebruikersnaam, wachtwoord en inkomende server wel verplichte velden om in te vullen, maar eigenlijk doen ze er nu niet meer toe voor dit account.
Standaard verzend account instellen In Windows Live Mail kunt u aangeven via welk account u standaard wilt verzenden. Default is dit het eerste account dat is aangemaakt, maar u kunt zelf ook een ander account als standaard instellen. Selecteer in de linker kolom het account dat u als standaard wilt instellen en klik met de rechter muisknop op deze naam. U krijgt dan onderstaand scherm te zien:
Figuur 6: Account instellen als standaardaccount Klik vervolgens op ‘Instellen als standaardaccount’.
Account kiezen voor verzenden van e-mail Voor het verzenden van een e-mail moet u kiezen vanaf welk account u de e-mail wilt verzenden. Als er meerdere accounts zijn aangemaakt, dan wordt onder de knop Verzenden een keuzeknop Account zichtbaar. Wanneer u een e-mail opstelt, krijgt u het volgende scherm te zien:
Figuur 7: E-mail opstellen Door in het ‘Van’ veld het gewenste afzender e-mail adres te kiezen, kunt u bewust kiezen vanaf welk account de e-mail verstuurd wordt. Op deze manier kunt u aangeven of een e-mail Besloten of via Internet gestuurd moet worden. Als u een Besloten en Internet e-mail account hebt aangemaakt, dan wordt hier van elk e-mail account het e-mail adres getoond. U kunt hierdoor meerdere gelijke e-mail adressen zien, waardoor het lastig is om te kiezen welke voor besloten en welke voor internet e-mail gebruikt moet worden. Maak gebruik van de volgende tip: Stel bij de eigenschappen van uw internet e-mail account (zie figuur 5) een e-mail adres in met alleen kleine letters. En stel bij de eigenschappen van uw besloten e-mail account een e-mail adres in met 1 of meer hoofdletters (bijvoorbeeld initialen). E-mail adressen zijn niet hoofdletter gevoelig, dus dat kunt u naar eigen wens zo instellen. Zodra u nu een e-mail gaat opstellen kunt u kiezen via welke route de e-mail verzonden moet worden (besloten via e-mail adres met hoofdletters, of internet via e-mail adres met kleine letters). Opmerking: U kunt bij de eigenschappen ook de naam voor elk e-mail account aanpassen, maar deze naam wordt niet gebruikt in het ‘Van’ veld (Microsoft Outlook doet dat wel). De account naam is alleen zichtbaar in de linker kolom van Windows Live Mail.
Bijlage 1 – Begrippen POP en POP3 POP (Post Office Protocol) versie 3 is het meest gebruikte e-mailprotocol. Bij dit protocol worden emailberichten van de server opgehaald en (afhankelijk van instellingen binnen het emailprogramma) verwijderd. De e-mailberichten staan vervolgens alleen op uw computer (offline) en zijn niet meer online te bekijken. Er zitten twee voordelen aan het gebruik van POP. Ten eerste wordt de e-mail snel opgehaald. Daarnaast raakt de mailbox niet vol, omdat outlook de e-mail weghaalt van de server.
IMAP IMAP (Internet Message Access Protocol) is een uitgebreid protocol voor het lezen, opslaan en beheren van uw e-mail, waarbij u online kunt werken. Dit betekent dat de acties die u in het emailprogramma op uw computer uitvoert, worden gereflecteerd in uw mailbox op de server. Dit geeft u meer flexibiliteit en maakt het mogelijk dat u op meerder locaties, altijd uw e-mail bij de hand heeft. Een nadeel is dat de e-mail zowel in uw e-mailprogramma alsmede op de GERRIT@Mail server blijft, waardoor uw mailbox sneller vol raakt.
