Zakelijke gedragscode
Meldingen doorgeven:
U kunt overtredingen melden en vragen stellen over ethisch gedrag door contact op te nemen met één van de volgende contacten: Voor kwesties die betrekking hebben op belangenconflicten, omkoping en corruptie, het gebruik van bedrijfseigendom, due diligence, of oneerlijke concurrentiepraktijken, kunt u contact opnemen met: Het bureau voor internationale ethiek & naleving +1-203-573-2900
[email protected] De juridische afdeling • Noord-Amerika • Latijns-Amerika • Europa • Azië en de Pacific
+1-203-573-2999 +55-11-3896-1530 +41-52-723-4400 +86-21-3866-6688
Interne audit
+1-203-573-2033
Voor kwesties met betrekking tot pesterijen, discriminatie, drugsmisbruik, geweld op de werkplaats of gegevensprivacy, kunt u contact opnemen met:
Voor kwesties met betrekking tot het milieu, gezondheid, veiligheid, beveiliging en vragen betreffende regelgeving, kunt u contact opnemen met: Milieu, gezondheid & veiligheid +1-203-573-2353 Gezondheid, veiligheid en beveiliging +1-203-573-3900
Kwesties betreffende regelgeving +1-203-573-2053 Voor kwesties met betrekking tot computers, elektronische apparatuur of sociale media, kunt u contact opnemen met: Informatietechnologie +1-203-573-2582 Indien u liever geen contact opneemt met één van de bovenstaande contacten, dan kunt u een schending van de gedragscode melden door anoniem te bellen met de resourcelijn van Chemtura: 1-888-CHEM-411 (1-888-243-6411)
Human Resources • Zakelijk/ Noord-Amerika • Latijns-Amerika • Azië en de Pacific • Europa
+1-203-573-3447 +55-11-3896-1554 +86-21-3866-6506 +44-161-875-3237
Beste collega’s,
Daarnaast kunt u voor vragen betreffende ethiek en naleving contact opnemen met het bureau voor internationale ethiek en naleving of met de raad voor handelspraktijken. Leden van de raad voor handelspraktijken staan vermeld op het InfoNet, onder ethiek & naleving, raad voor handelspraktijken
Boodschap van onze CEO Craig A. Rogerson
Voorzitter, president en Chief Executive Officer
Succesvol zijn en concurreren op de internationale markt is van essentieel belang voor Chemtura. Echter de zakelijke gedragscode zoals beschreven in deze brochure staat ten alle tijde voorop. Mijn collega-leiders en ik bij Chemtura vinden het belangrijk dat we op een legale en ethische manier concurreren en succesvol zijn. Dit betekent dat wij allemaal een verantwoordelijkheid hebben om overal waar we zaken doen en in alles wat we doen, te handelen op het hoogste niveau van integriteit. Onze integriteit is een van onze belangrijkste punten, en mag nooit gecompromitteerd worden voor winst of concurrentieel voordeel. Wij zijn trots op de kwaliteiten van onze mensen en onze producten, en wij zijn van mening dat deze kwaliteiten ons zullen helpen te groeien en succes te zijn in een moeilijke internationale, zakelijke omgeving. Onze zakelijke gedragscode is de hoeksteen van ons ethiek- & nalevingsprogramma. Onze zakelijke gedragscode zet de standaarden uiteen die we hanteren tijdens het uitvoeren van onze zaken. Het is op iedereen bij Chemtura van toepassing, zowel op werknemers en externe uitzendkrachten en het drukt onze toewijding aan ethische werken uit, ongeacht titel of functie. Indien u vragen hebt of zich zorgen maakt en u hierover niet voldoende informatie kunt vinden in deze code, dan kunt u uw supervisor of iemand die vermeld staat op deze pagina’s om raad vragen. Indien u denkt dat iemand deze code, het bedrijfsbeleid of de wet heeft geschonden of overtreden, dan moedigen wij u aan dit te melden aan uw manager, het bureau voor ethiek en naleving of de resourcelijn. U zult bij Chemtura nooit te maken krijgen met vergelding voor het te goeder trouw stellen van vragen of het aangeven van problemen. We kunnen alleen problemen oplossen waarvan we op de hoogte zijn. Uw input kan ons helpen bij het identificeren van potentiële probleemgebieden zodat we deze kunnen aanpakken en ons bedrijf kunnen verbeteren. Ik heb hoge verwachtingen voor het nieuwe Chemtura dat we samen aan het opbouwen zijn. We hebben allen een verantwoordelijkheid om de ethische standaarden die beschreven staan in onze zakelijke gedragscode hoog te houden om zo een duurzaam bedrijf op te bouwen waarop we allen trots kunnen zijn. Lees onze zakelijke gedragscode aandachtig door, maak uzelf bekend met de principes ervan en pas deze toe in uw dagelijkse werkactiviteiten en alles wat u doet namens Chemtura. Met vriendelijke groet,
Focus op onze principes en prioriteiten
Dat u zorgen uit
Bij Chemtura werken we allemaal samen om de beste te zijn in wat we kunnen doen. Zelfs wanneer de uitdagingen waarmee we te maken krijgen groot zijn of wanneer er veel uitdagingen zijn, moeten we zorgvuldig aandacht besteden aan onze belangrijkste principes en prioriteiten: Veiligheid en milieubeheer. Wij garanderen dat onze klanten onze producten veilig kunnen gebruiken, dat onze werknemers ze veilig kunnen produceren en dat onze productieprocessen niet schadelijk zijn voor het milieu of voor de gemeenschappen waarin we werken en wonen. Ethisch gedrag. We weten dat we, om te concurreren en om een succesvol bedrijf op te bouwen op de lange termijn, de principes die uiteengezet zijn in onze zakelijke gedragscode moeten toepassen.
en vermoedelijke schendingen onmiddellijk meldt aan uw leidinggevende of een andere persoon die vermeld staat in de sectie “Vragen stellen, zorgen melden” van deze code;
Klantgerichtheid. Hoe meer we naar onze klanten luisteren, hoe beter we op dit moment hun behoeften zullen begrijpen en hoe beter we in de toekomst in hun behoeften kunnen voorzien. We streven ernaar betere kwaliteit te leveren dan wat onze klanten verwachten en we stellen onze teams in staat klanten behoeftes te begrijpen en in te vullen. Diversiteit. Onze verschillen maken ons sterker. We waarderen niet alleen de grote verscheidenheid aan nationaliteiten, religies en rassen van de werknemers van Chemtura, we waarderen ook de verschillen aan ervaring, meningen en ideeën. Leiderschap en empowerment. We kunnen allemaal, ongeacht onze functie, een verschil maken bij Chemtura. Ons bedrijf investeert in zijn werknemers zodat persoonlijke groei de groei van het bedrijf kan evenaren. Snelheid. Wij zijn er trots op vaardig en flexibel te zijn. Hoewel we voorzichtig zijn om overhaaste beslissingen en onethische keuzen te maken, kunnen we ons aanpassen om onze klanten beter van dienst te zijn. Betrouwbaarheid en verantwoording. We maken betrouwbare afspraken en doen altijd wat we zeggen dat we zullen doen. Het naleven van deze belangrijke principes en prioriteiten in alles dat we doen bij Chemtura zal ons helpen ervoor te zorgen dat we altijd het juiste doen. Uiteindelijk zullen deze principes en prioriteiten ons helpen bij het uitbreiden van onze zakelijke doeleinden terwijl we onze reputatie voor sterke zakelijke ethiek behouden.
Inhoudsopgave
1
Introductie: Een nieuwe code voor het nieuwe Chemtura
3
Onze persoonlijke integriteit handhaven
4
Goede beslissingen nemen
4
Vragen stellen, zorgen uiten
6
Waiver
6
Ethisch leidinggeven: aanvullende verwachtingen voor managers
7
Focus op onze collega’s
8
Een respectvolle werkplaats creëren
9
Informatie over werknemers beschermen
9
Bedrijfscomputers, - technologie en sociale media gebruiken
11 Onze collega’s en het milieu beschermen
13 Focus op ons bedrijf
14 Belangenconflicten vermijden
17 Beschermen van bedrijfseigendom
19 Omkoping en corruptie voorkomen
21 Due diligence uitvoeren
21 Handelsbeperkingen en exportregelgevingen opvolgen 23 Focus op onze aandeelhouders
24 Onze archief en documenten beheren
25 Handel met voorkennis
26 Externe communicatie
27 Focus op onze zakenpartners
28 Eerlijke concurrentie promoten
28 Eerlijke concurrentiepraktijken
29 Inzamelen van informatie over concurrenten
29 Lobbyen en politieke bijdragen
Onze code begrijpen Bij Chemtura wordt van ons allen verwacht dat we in al onze zakelijke handelingen het juiste doen. Wanneer we op ons werk zijn, moeten we elkaar altijd met respect en openheid behandelen. Wij leveren onze klanten hoogwaardige producten en diensten. Wij zorgen ervoor dat onze investeerders goed geïnformeerd worden en we beschermen onze werknemers, bedrijfsmiddelen, het milieu en omgeving. We willen dat Chemtura innovatief, winstgevend en voornamelijk ethisch is. Onze code reflecteert deze prioriteiten en levert richtlijnen betreffende het beleid en de standaarden van Chemtura aan. In bepaalde situaties is het echter niet altijd even makkelijk om te bepalen wat de juiste manier van handelen is. Daarom is onze code belangrijk. Het is een richtlijn die ons helpt het vertrouwen dat we opgebouwd hebben met al onze belanghebbenden te behouden. Het opvolgen van de code is een belangrijke stap richting zakelijk succes. Er is natuurlijk geen enkel document dat elk mogelijk scenario dat u kunt meemaken kan beschrijven. Wanneer u aanvullende informatie nodig hebt over een bepaald onderwerp, dan kunt u de sectie “Formulieren en beleid” van het InfoNet van Chemtura raadplegen en u kunt altijd vragen bespreken met uw manager. Onthoud dat het uw verantwoordelijkheid is om het beleid, inclusief deze code, te begrijpen en op te volgen.
Onze code naleven Onze code is op ons allen van toepassing, inclusief werknemers, functionarissen en directeurs van Chemtura over de hele wereld, en bevat de internationale standaarden die we op moeten volgen. We hebben allemaal de verantwoordelijkheid om overal waar we zaken doen onze code te lezen, te begrijpen en op te volgen. Deze verantwoordelijkheid houdt ook in dat we allemaal de plicht hebben om werkelijke of vermoedelijke schendingen van de code te melden wanneer we deze zien. We moeten handelen met de integriteit die onze belanghebbenden en klanten van ons bedrijf verwachten. Daarnaast verwachten we dat iedereen die bij ons bedrijf of namens ons bedrijf werkt, inclusief onze leveranciers, agentschappen, uitzendkrachten, onafhankelijke aannemers en licentiehouders, de principes hantert. Houd er rekening mee dat, hoe moeilijk dat ook kan zijn, geen enkele verkoopquota, productiedoel of ander doel het rechtvaardigt deze code, het bedrijfsbeleid of de wet te overtreden.
1
De wet naleven
Introductie: Een nieuwe code voor het nieuwe Chemtura
Wat wordt er van mij verwacht?
»» Dat u deze code zoals alle regels en procedures die op uw werk van toepassing zijn leest, begrijpt en opvolgt; »» Dat u om hulp vraagt wanneer u ergens over twijfelt; »» Dat u een goed voorbeeld bent voor anderen; »» Dat u deelneemt aan alle vereiste training- en nalevingsinitiatieven;
»» Dat u zorgen uit en vermoedelijke overtredingen onmiddellijk meldt aan uw leidinggevende of een andere persoon die vermeld staat in de sectie “Vragen stellen, zorgen melden” van deze code;
»» Dat u uw volledige medewerking verleent in alle onderzoeken van het bedrijf.
Onze code is ontworpen om er voor te zorgen dat de procedures, regels en wetten van onze zaken over de hele wereld worden geregeld en worden nageleefd. We moeten er voor zorgen dat we de wetten en regels die van toepassing zijn op ons werk kennen en deze begrijpen en opvolgen. Het is belangrijk te onthouden dat wetten kunnen verschillen per land en dat wetten van bepaalde landen van toepassing kunnen zijn, zelfs als we zaken doen buiten hun grenzen. Indien u ooit vragen hebt over welke wetten van toepassing zijn op uw site of op een specifieke zakelijke activiteit, raadpleeg de juridische afdeling dan voordat u handelt. Indien u een conflict opmerkt tussen onze code en de wet, of tussen de wet en iets wat u gevraagd wordt te doen, neem dan contact op met uw manager of met het bureau voor internationale ethiek & naleving. Volgolg de stappen op die hieronder staan uitgelegd over het vragen om advies en het melden van zorgen.
Ons team Chemtura’s bureau voor ethiek & naleving beheert deze code. Het helpt ons ervoor te zorgen dat Chemtura onze standaarden hooghoudt en dat alle toepasselijke wetten worden opgevolgt. Wanneer u advies nodig hebt over gepast zakelijk gedrag kunt u contact opnemen met het ethiek- & nalevingsteam. Het nalevingsteam staat ook klaar om u te helpen met het aanpakken van de zorgen die u hebt over mogelijk wangedrag. Uiteraard kunt u ook altijd eerst contact opnemen met uw manager. De raad voor handelspraktijken heeft tevens een adviserende rol en is het een aanvulling op het bureau voor ethiek & naleving. Deze groep bekijkt alle meldingen van niet-naleving, doet aanbevelingen over gepaste handelingen en helpt met het implementeren van ethiek- en nalevingsinitiatieven. De negen raadsleden vertegenwoordigen een gevarieerde groep van de werknemers van het bedrijf, inclusief vertegenwoordigers uit alle vier regio’s van de wereld. Zij zijn tevens een contact voor uw vragen en zorgen. U kunt de statuten van de raad voor handelspraktijken en de huidige raadsleden vinden op het InfoNet.
2
3
Goede beslissingen nemen
Vragen stellen, zorgen uiten
Wij hebben allemaal de verantwoordelijkheid
Ons bedrijf vertrouwt op de input van elk
ethisch te handelen, ongeacht de
van ons voor het verbeteren van processen
uitdagingen of druk waarmee we te maken
en oplossen van problemen. Wanneer we
hebben op de werkplaats. We zijn allemaal
merken dat onze collega’s of een leverancier,
verantwoordelijk voor ons eigen gedrag,
of andere derde partij op een manier
maar we moeten ook uitkijken voor tekenen
handelt die niet overeenkomt met onze
van ongepast gedrag van anderen. In het
code, hebben we allemaal de plicht aan
geval dat iets niet juist lijkt, of dat u twijfelt
Chemtura om deze handelingen onmiddellijk
over hoe u moet handelen in een zakelijke
in overeenstemming met plaatselijke wetten
situatie, moet u de tijd nemen om het
te melden. Het is tevens belangrijk dat we
volgende te overwegen voordat u handelt:
onze zorgen uiten wanneer we denken dat
1. Wat zijn de feiten van uw kwestie? Gaat u uit van geruchten of aannames?
Onze persoonlijke integriteit handhaven
2. Hoe zou u zich voelen of behandeld willen worden indien u zich in een soortgelijke situatie zou bevinden? Zijn er anderen die bij deze situatie betrokken moeten zijn of erover geïnformeerd moeten worden?
handelingen die uitgevoerd worden namens Chemtura illegaal of onethisch zijn. Ongeacht of het wangedrag opzettelijk is of niet, we moeten er altijd voor zorgen dat Chemtura geen enkele vorm van wangedrag toestaat, of zelfs schijnt toe te staan. Indien u weet dat iemand de code schendt
3. Welke bedrijfsregels en –beleid zijn van toepassing op deze situatie?
of denkt dat dit het geval is, dan moet u deze
4. Raadpleeg uw supervisor of een andere manager bij wie u zich op uw gemak voelt, en stel de vragen die u eventueel hebt.
supervisor of lijnmanager. Indien u zich niet
5. Wees moedig en doe het juiste. Zou u trots zijn wanneer u uw familie over uw beslissing vertelt en hoe zou u zich voelen als dit gemeld zou worden in het nieuws.
kwestie onmiddellijk bespreken met uw op uw gemak voelt met deze aanpak, dan zijn er vele andere resources die u om hulp kan vragen, inclusief: »» Een andere manager in uw meldingslijn; »» De HR-vertegenwoordiger in uw locatie; »» Het bureau voor ethiek & naleving; »» De raad voor handelspraktijken; »» De resourcelijn van Chemtura, telefonisch of op het internet: 1-888-CHEM-411 of http://www.chem411.com.
4
Deze lijst is een overzicht. De volledige lijst met contactinformatie staat aan de binnenzijde van de kaft van deze code. Onze Chemtura-resourcelijn wordt beheerd door een extern bedrijf en is 24 uur per dag, zeven dagen per week beschikbaar. Voor uw gemak kan de resourcelijn gesprekken beantwoorden in de meeste talen en zal de informatie doorgegeven worden aan de gepaste bedrijfsresource voor verdere afwikkeling en, waar gepast, onderzoek. Het personeel van de resourcelijn is getraind om uw melding vertrouwelijk te behandelen en, indien gewenst, anoniem in zoverre dit is toegestaan volgens de wet. U kunt, indien dat is toegestaan door de plaatselijke wetten, uw melding ook anoniem maken via één van onze meldingskanalen.
5
V: Alexander, een procesingenieur, heeft redenen te geloven dat zijn manager verzoeken van collega’s goedkeurt voor het weggooien van gevaarlijke chemicaliën in een afgelegen gebied
Indien nodig zullen kwesties onder de supervisie van het bureau van internationale ethiek & naleving onderzocht worden of voor onderzoek doorverwezen worden naar de gepaste afdeling. Er wordt van ons verwacht dat we onze volledige medewerking verlenen in alle interne onderzoeken. Dit betekent dat we eerlijk en oprecht op onderzoeken moeten reageren met de informatie waarover we beschikken.
Geen vergelding
van een productiefaciliteit van het bedrijf, maar
U kunt vermoedelijke schendingen van onze code, het bedrijfsbeleid of de wet melden zonder bang te zijn voor een negatieve gevolg voor uw baan. Chemtura verbiedt vergelding tegen een persoon voor het te goeder trouw melden van een mogelijke schending of deelname aan een onderzoek ten strengste. “Te goeder trouw” handelen betekent dat u alle informatie geeft die u hebt en dat u gelooft dat u een volledige en eerlijke melding maakt.
hij kan het niet bewijzen. Alexander is van mening
Consequenties voor het schenden van onze code
dat het bedrijf moet handelen volgens de wet en
Chemtura neemt schendingen van de code zeer ernstig. Individuen die de code schenden zijn onderhevig aanmaatregelen, tot en inclusief beëindiging van de arbeidsovereenkomst. Let erop dat in bepaalde plaatsen het niet melden van wangedrag waarvan u op de hoogte bent, kan leiden tot bestuurlijke en strafrechtelijke sancties. Zelfs wanneer het wangedrag niet onwettig is, kunnen schendingen van onze code en het bedrijfsbeleid leiden tot ontslag.
zakelijke gedragscode, maar hij voelt zich niet op zijn gemak zijn manager te beschuldigen van wangedrag en hij wil zijn baan niet verliezen. Moet Alexander zijn vermoeden melden of moet hij wachten totdat hij bewijs heeft?
Iedereen die melding maakt tegen een persoon voor het te goeder trouw aangeven van een melding zal daar persoonlijk de gevolgen van ondervinden, tot en inclusief beëindiging van de arbeidsovereenkomstt. Iedereen die opzettelijk een valse melding maakt, kan ook gevolgen ondervinden.
A: Alexander moet dit onmiddellijk melden. Onze code moedigt Alexander aan alle vermoedelijke schendingen te melden. Hij hoeft niet helemaal zeker te zijn dat een schending heeft
Onze toewijding aan snelle, volledige en eerlijke onderzoeken
plaatsgevonden. In dit geval gelooft Alexander dat
Ons bedrijf zal snel op meldingen reageren en de gemelde informatie, in zoverre dit toegestaan wordt door plaatselijke wetten, op een zo vertrouwelijk mogelijke manier.
er een probleem is, dus hij kan, en moet, te goeder
Wanneer u een melding maakt, kunt u het volgende verwachten: »» Uw melding zal serieus genomen worden; »» Uw melding zal onmiddellijk en discreet behandeld worden; »» Uw melding zal naar de gepaste afdeling doorgestuurd worden of, indien gepast, naar de raad van bestuur van Chemtura Corporation; »» Indien gepast, zal u informatie ontvangen over hoe uw melding afgehandeld is;
»» U zult niet blootgesteld worden aan enige juridische consequenties.
trouw een melding maken. Omdat Alexander zich niet op zijn gemak voelt deze melding persoonlijk te maken, kan hij de resourcelijn gebruiken, maar ongeacht hoe hij de melding maakt, Alexander zal
Waiver Onze zakelijke gedragscode is op alle werknemers, functionarissen en directeuren van Chemtura van toepassing. In het zeldzame geval dat het geven van een waiver aan een directeur of functionaris van Chemtura voor een voorwaarde in de code in het beste belang van het bedrijf is, mag deze uitsluitend gegeven worden door de raad van bestuur of het auditcomité. Daarna moet dit onmiddellijk bekendgemaakt worden aan de aandeelhouders van Chemtura. Vragen betreffende waivers voor werknemers, anders dan een directeur of functionaris, van het bedrijf moeten gesteld worden aan de Chief Compliance Officer.
Ethisch leidinggeven: aanvullende verwachtingen voor managers Leiders van ons bedrijf hebben de verantwoordelijkheid te handelen op een manier die hun positie van vertrouwen en invloed reflecteert. Bent u manager, dan bent u een rolmodel voor gepast zakelijk gedrag. U kunt dit uiten door:
niet te maken krijgen met enige gevolgen voor het te goeder trouw melden van zijn verdenkingen.
»» Laten zien aan uw medewerkers dat u de Chemtura’s cultuur van integriteit, naleving en ethiek volgt; »» Ervoor te zorgen dat degenen die aan u rapporteren toegang hebben tot de benodigde informatie en training voor het uitvoeren van hun werk in naleving van onze code; »» Een omgeving te creëren waarin anderen zich op hun gemak voelen om vragen te stellen en zorgen te uiten;
»» Onmiddellijk te reageren op zorgen en er te zijn voor degenen die zorgen op een eerlijke manier uiten.
6
Een respectvolle werkplaats creëren Chemtura’s succes is verzekerd wanneer we de diversiteit van onze werkplaats respecteren. Pesterij en discriminatie Chemtura promoot een diverse werkplaats waar we op basis van verdiensten allemaal gelijke kansen op succes hebben. Beslissingen betreffende werk zijn niet gebaseerd op ras, huidskleur, religie, nationale afkomst, seksuele oriëntatie, geslacht, burgerlijke staat, leeftijd, handicap, of een andere factor die door de wet beschermd wordt.
7
Tom, één van haar collega’s, samen te werken aan een project. Tom maakt vaak grappen
Chemtura tolereert geen enkele vorm van pesterij of gedrag wat een intimiderende, vijandige of offensieve werkomgeving voor een andere persoon kan creeeren. Pesterijen kunnen seksueel of niet-seksueel van aard zijn en zijn onder andere (maar niet beperkt tot) ongewenst fysiek contact, offensieve opmerkingen en grappen, offensieve foto’s, treiterij en lasterende roddels.
over de etniciteit van Ana en zegt soms in de
Ongeacht of pesterijen en discriminatie uitgevoerd worden door een collega, een manager of zelfs een niet-werknemer, zal het nooit getolereerd worden bij Chemtura. Raadpleeg voor meer informatie het Beleid voor een werkplaats zonder pesterijen.
zou Ana met deze situatie om moeten gaan?
Drugs en alcohol
met opzet en herhaaldelijk, en ze zou deze situatie
Chemtura tolereert het gebruik van drugs op de werkplaats niet aangezien het de gezondheid en veiligheid van onze collega’s in gevaar kan brengen. Houd rekening met het volgende:
Focus op onze collega’s
V: Ana heeft de opdracht gekregen om met
»» Chemtura verbiedt het bezit, het gebruik, de verkoop, de aankoop of de verspreiding van illegale drugs of gereguleerde stoffen door werknemers of aannemers op het terrein van het bedrijf, tijdens werkuren of tijdens het uitvoeren van zaken voor het bedrijf. »» Het gebruik van legale medicijnen op recept is toegestaan mits het gebruik ervan geen negatief effect heeft op het uitvoeren van het werk of op de veiligheid. »» Hoewel Chemtura beperkt alcohol gebruik toe kan staan tijdens goedgekeurde bedrijfsevenementen, moet u altijd uw gezond verstand gebruiken, verantwoordelijk handelen en alle plaatselijke wetten naleven. U mag in geen elk geval een motorvoertuig bedienen terwijl u onder de invloed van alcohol of drugs bent. »» Het bedrijf behoudt zich het recht voor willekeurige drug- en alcoholtests uit te voeren bij werknemers, zoals toegestaan door de wet.
aanwezigheid van haar collega’s dat ze niet gekwalificeerd is voor haar baan. Onlangs deed hij net alsof hij haar geen aan werk gerelateerde informatie wilde geven waar zij om had gevraagd en zei hij dat het te technisch was voor haar. Hoe
A: Pesterij kan vele vormen aannemen, inclusief kleinerende opmerkingen. Tom vernedert Ana onmiddellijk moeten melden. Pesterijen schenden onze code en gaan in tegen onze toewijding aan het met respect en waardigheid behandelen van elkaar.
8
Informatie over werknemers beschermen
Houd rekening met het volgende:
Chemtura beschermt persoonlijke, medische en financiële informatie, zowel op papier als in elektronische vorm. Veelvoorkomende voorbeelden van privé-informatie van werknemers zijn:
»» Netwerk- en computerhulpbronnen moeten op een ethische manier gebruikt worden en zijn alleen bestemd voor gepaste zakelijke doeleinden van Chemtura. Hieronder valt ook het gebruik van internet tijdens werkuren, wat niet gebruikt mag worden voor ongeautoriseerde, illegale of onethische doeleinden, of voor het downloaden van seksueel suggestief of expliciet materiaal;
»» Informatie over arbeidsvoorwaarden; »» Informatie over salaris; »» Medische bestanden; »» Werkgeschiedenis; »» Contactinformatie, zoals thuisadressen en telefoonnummers. Niemand krijgt toegang tot deze informatie zonder specifieke autorisatie op basis van een zakelijke reden. Mocht u toegang hebben tot deze informatie, gebruik deze dan alleen waarvoor u het nodig hebt voor uw werk. Raadpleeg het Beleid voor het beschermen van IT-gegevens en -privacy voor meer informatie. Wetten betreffende gegevensprivacy per land kunnen verschillen, maar we zijn allemaal verantwoordelijk voor het kennen ervan en we 9
»» Beveilig bedrijfsapparatuur steeds en bescherm de apparatuur wanneer het niet in gebruik is te allen tijde met een wachtwoord en bewaar het op een veilige plaats;
moeten ervoor zorgen dat we de wet naleven.
Bedrijfscomputers, - technologie en sociale media gebruiken Chemtura levert ons bedrijfscomputers, ander apparatuur en toegang tot technologie voor het uitvoeren van ons werk. We moeten goed zorgen voor dit bedrijfseigendom en altijd het bedrijfsbeleid voor het gepaste gebruik van de apparatuur en de technologieën naleven.
»» Gebruik, wanneer u gebruik maakt van bedrijfsapparatuur, nooit sociale media voor het uiten van uw persoonlijke meningen en zorg ervoor dat u niet namens Chemtura spreekt of handelt tenzij u hiervoor geautoriseerd bent; »» Gebruik geen ongeautoriseerde media, zoals internet chatrooms, berichtenforums of andere openbare forums, om vertrouwelijke informatie van Chemtura te plaatsen of op een andere manier te delen met het publiek, waaronder voormalige werknemers van Chemtura.
Hieronder vallen e-mail, alle elektronische communicatieprogramma’s, -methoden en -portals
V: Ravi, die bij verkoop werkt, heeft eindelijk een deal gesloten waar hij al een heel lange tijd over aan het onderhandelen was. Hij wil het goede nieuws delen en hij plaats op zijn Facebookpagina dat Chemtura en niet concurrent Acme Chemical het contract met XYZ Tech, Inc. heeft gewonnen. Wanneer een vriendin hem vraagt hoe groot het contract is, vertelt Ravi haar dat ook. Heeft Ravi iets fout gedaan?
en alle vormen van sociale media. Hieronder vallen blogs, microblogs, zoals Twitter®, sociale netwerksites, zoals Facebook® en LinkedIn®, wiki’s, sites voor het delen van foto’s/video’s en chatrooms, en programma’s die in de toekomst beschikbaar zullen zijn.
V: Chris houdt in zijn vrije tijd een blog bij over TV-series uit de hele wereld. Soms downloadt hij tijdens zijn werk series op zijn laptop zodat hij die ’s avonds kan bekijken en beoordelen. Is dit aanvaardbaar? A: Nee, dit is geen aanvaardbaar persoonlijk gebruik aangezien het downloaden van video’s niet alleen zijn tijd op het werk in beslag neemt, maar ook omdat het een aanzienlijke hoeveelheid ruimte op zijn laptop en bandbreedte op het netwerk van het bedrijf in beslag neemt. Daarnaast kan het zijn dat Chris materiaal downloadt dat niet op een legale manier beschikbaar is op zijn locatie en we mogen nooit bedrijfsmiddelen gebruiken voor illegale doeleinden.
10
Chemtura behoudt zich het recht voor het individuele gebruik van elektronica te controleren of willekeurige systeemcontroles op zijn apparaten uit te voeren. Alle controles die het bedrijf uitvoert worden altijd uitgevoerd conform lokale wetten. Indien u vragen hebt over het gebruik van het internet of elektronische communicatie, raadpleeg dan het beleid voor Aanvaardbaar internetgebruik en Aanvaardbaar e-mailgebruik.
A: Ja. Contractinformatie is vertrouwelijke informatie die we nooit mogen delen met iemand die geen zakelijke reden heeft deze informatie te kennen. Het bekendmaken van deze informatie op een sociale mediasite is ongepast aangezien het de toekomstige kansen en reputatie van Chemtura kan schaden.
Als deze deal nog niet bekendgemaakt is aan het algemene publiek heeft Ravi zich ook in een positie geplaatst waarin hij onder de wetten betreffende handel met voorkennis beschuldigd kan worden van tippen. Raadpleeg de sectie over “Handel met voorkennis” voor meer informatie over tippen.
Milieubeheer promoten
Onze collega’s en het milieu beschermen Gezondheid en veiligheid Chemtura zet zich in voor de veiligheid van zijn werknemers en voor het doel geen aan werk gerelateerde ziekten en letsels te hebben in het bedrijf. Veiligheid is de verantwoordelijkheid van iedereen. We moeten altijd: »» Van veiligheid een kernwaarde maken;
11
»» Alle veiligheidswetten en –procedures naleven, inclusief het plaatsen van veiligheidsborden en het gebruik van de voorgeschreven veiligheidsapparatuur; »» Het “Responsible Care Management System” (“RCMS”), dat alle aspecten van onze wereldwijde activiteiten regelt, bekijken en opvolgen; »» Er rekening mee houden dat fabrikanten, vervoerders, on-site aannemers en warenhuizen plichten hebben die unieke aandacht vereisen voor gespecialiseerde veiligheidsregels, voorzorgsmaatregelen en -beleid. Indien u niet weet wat de toepasbare regels en beleid zijn, dan is het uw verantwoordelijkheid om dit uit te zoeken. Indien u op de hoogte bent van onveilige omstandigheden of activiteiten, meldt dit dan onmiddellijk aan uw supervisor of aan de afdeling EHSS. Naast ons RCMS-beleid kunt u ook het aanvullende beleid voor veiligheid, gezondheid en milieu raadplegen die beschikbaar zijn op het InfoNet.
V: Hua merkt op dat een aantal van haar collega’s in tijdsnood zit en dat ze gevaarlijke materialen soms gewoon in de vuilnisbak of container gooien. Wat zou ze moeten doen? A: Deze werknemers overtreden regels en wetten die juiste verwijdering van deze materialen vereisen maar het kan zijn dat zij daar niet van op de hoogte zijn. Hua moet met haar collega’s praten over de juiste verwijderingprocedures voor deze materialen. Indien ze materialen op een onverantwoorde manier blijven weggooien, dan moet Hua hun handelingen meteen melden aan haar supervisor.
Als milieubeheerders moeten we ervoor zorgen dat de negatieve effecten die ons werk op het milieu kan hebben zo minimaal mogelijk zijn en dat ze voldoen aan alle toepasselijke wetten. We moeten ervoor zorgen dat we onze producten en grondstoffen op een veilige en milieuvriendelijke manier beheren. Zo moeten we zorgvuldig controles uitvoeren voordat we productieprocessen veranderen of bijwerken. Daarnaast streeft Chemtura ernaar: »» De lozing van verontreinigende stoffen in het milieu te minimaliseren of elimineren; »» Producten te creëren die veilig zijn, goed geregistreerd zijn en voldoen aan de toepasselijke regelgevingen; »» Werknemers en andere belanghebbenden van genoeg informatie te voorzien om de veiligheids- en milieuaspecten van onze producten en activiteiten te begrijpen, waaronder onze prestatie en de bijdrage van onze producten aan levenskwaliteit. Indien u op de hoogte bent van een overtreding van de wet, ons RCMS-beleid of ander bedrijfsbeleid, moet u deze situatie onmiddellijk melden aan uw supervisor-, milieu-, gezondheid- en veiligheidsprofessional of afdeling zakelijk milieu, gezondheid en veiligheid. Geweld op de werkplaats Wij hebben allemaal recht op een werkplaats die vrij is van geweld. Bedreigend, vijandig of beledigend gedrag, zelfs als het een grap is, zal niet getolereerd worden en moet onmiddellijk gemeld worden aan uw supervisor of aan Human Resources. Daarnaast zijn wapens niet toegestaan op het terrein van Chemtura, inclusief de parkeerplaatsen, of tijdens een bedrijfsevenement of een zakenreis, behalve als u ze specifiek nodig hebt voor uw werk. Eerlijke werkpraktijken
V: Justin merkt op dat een stuk apparatuur niet goed werkt en beschadigd lijkt te zijn. Hij vertelt dit aan zijn supervisor die erop staat dat de machine misschien wat langzaam is, maar dat deze nog steeds werkt. Plus het zou te veel geld kosten om alle oude apparatuur in één keer te vervangen. Justin is niet tevreden met het antwoord en denkt dat er actie ondernomen moet worden. Wat zou hij moeten doen? A: Justin voelt zich terecht niet tevreden met het antwoord. Chemtura moedigt ons aan om potentiële gevaren op de werkplaats te melden. Defecte apparatuur valt daar ook onder. Justin heeft goed gehandeld door de kwestie te melden aan zijn supervisor, maar aangezien de supervisor het probleem negeerde, moet Justin deze zorg doorspelen aan zijn plant manager of iemand anders die in deze code vermeld staat.
We zijn zeer toegewijd aan het respecteren en beschermen van mensenrechten op de plaatsen waar we zaken doen. Ter ondersteuning van deze toewijding: »» Volgen we alle toepasselijke wetten inzake minimumloon, overuren en maximale uren op; »» Zetten wij ons in voor eerlijke arbeidspraktijken, inclusief situaties waarin we omgaan met vakbonden; »» We maken bij geen enkele van onze internationale activiteiten of faciliteiten gebruik van kinderarbeid of gedwongen arbeid, ongeacht of dergelijke praktijken toegestaan zijn in een bepaalde jurisdictie.
12
Belangenconflicten vermijden Over het algemeen komt een “belangenconflict” voor wanneer uw privé-belang de belangen van Chemtura in de weg staat. We moeten situaties waarin onze persoonlijk belangen en loyaliteiten niet overeenstemming zijn, of lijken te zijn, met de belangen van ons bedrijf, vermijden. Indien een belangenconflict zich voordoet, moet u dit onmiddellijk melden aan uw supervisor of aan het bureau voor internationale ethiek & naleving. Bent u manager, dan zult u gevraagd worden deel te nemen aan onze jaarlijkse enquête over belangenconflicten die ontwikkeld is om werkelijke of potentiële belangenconflicten te identificeren of op te lossen. Indien u algemene vragen hebt over belangenconflicten of als u een werkelijke of potentieel belangenconflict wilt bespreken, dan kunt u contact opnemen met uw supervisor of met het bureau voor internationale ethiek en naleving. Raadpleeg voor meer informatie ons Beleid voor belangenconflicten. Een aantal veelvoorkomende belangenconflicten staan hieronder verder uitgelegd. Gepaste limieten voor zakelijke geschenken en entertainment
13
We mogen nooit geschenken of entertainment aanbieden of ontvangen die onze juridische en ethische verplichtingen of gezond zakelijk verstand kunnen schaden of zelfs lijken te schaden. “Geschenken” zijn normaal gesproken goederen en diensten, maar kunnen ook waarde bevatten. Wanneer iemand bijvoorbeeld een maaltijd of entertainment aanbiedt en zelf niet naar het evenement gaat, wordt dat gezien als een geschenk. Onder “entertainment” vallen evenementen, zoals maaltijden of sportevenementen waarbij zowel de persoon die het aanbiedt als de persoon die het ontvangt aanwezig zullen zijn.
Focus op ons bedrijf
We mogen geschenken of entertainment alleen geven of accepteren wanneer het voldoet aan al de volgende criteria: »» Het heeft een geldige zakelijk doel; »» Het is redelijk in waarde en niet overdadig (algemene richtlijn $100 of minder); »» Het niet frequent is; »» Van goede smaak getuigt en in een gepaste zakelijke omgeving plaatsvindt; »» Ongevraagd is; »» Het geen geld is of iets soortgelijks is; »» Het nauwkeurig opgenomen wordt in de boeken en records van het bedrijf.
14
Indien u geschenken of entertainment die de richtlijnen overschrijden, overweegt te accepteren of te geven, neem dan contact op met het bureau voor internationale ethiek & naleving voordat u het bod accepteert of maakt. Houd er rekening mee dat bepaalde regelgevingen over het geven van geschenken en entertainment aan overheidsfunctionarissen door de overheid word bepaald. Deze regels zijn over het algemeen strenger. Daarom moet u, indien u samenwerkt met overheidsfunctionarissen, de sectie
V: Elena werkt regelmatig samen met Alexander,
Extern werk, financiële belangen of lid zijn van een raad
“Voorkomen van omkoping en corruptie” in onze code raadplegen
die voor een leverancier van Chemtura werkt.
Over het algemeen mogen we ons niet inlaten met de hieronder beschreven activiteiten. Zorg
voor meer informatie.
Omdat hij weet dat ze beiden van cricket
ervoor dat u dit soort kwesties met uw supervisor bespreekt om ervoor te zorgen dat het geen
houden biedt Alexander Elena tickets aan voor
werkelijke belangenconflicten worden:
Raadpleeg voor meer informatie over geschenken en entertainment het bedrijfsbeleid Geschenken en entertainment en Ongepaste betalingen. Liefdadigheidsbijdragen 15
Chemtura moedigt ons aan betrokken te zijn bij en deel te nemen aan activiteiten die onze plaatselijke gemeenschappen steunen. Mocht u echter gebruik willen maken van bedrijfsmiddelen of –tijd voor het steunen van non-profit, niet-politieke liefdadigheidsinstellingen, dan moet u eerst toestemming krijgen van onze afdeling human resources, zoals uitgelegd staat in ons Beleid voor liefdadigheidsbijdragen. Samenwerken met familie en vrienden Onze persoonlijke relaties mogen geen ongepaste invloed hebben of schijnen te hebben op onze zakelijke beslissingen. Vermijdt
een uitverkochte kampioenswedstrijd. Omdat Elena weet dat de tickets meer waard zijn dan de werkelijke waarde zoekt ze de marktwaarde op via een biedingsite. Ze denkt dat ze de kaartjes mag accepteren als ze Chemtura het bedrag van de marktwaarde geeft. Mag ze dit doen? A: Het is goed dat Elena bezorgd is over de juiste manier van handelen. Ze moet ervoor zorgen dat het accepteren van de kaartjes niet als belangenconflict gezien wordt door derde partijen. Elena zou de kwestie moeten bespreken met haar supervisor en toestemming moeten krijgen voordat ze de kaartjes accepteert. Samen moeten ze ervoor zorgen dat ze een zakelijke
»» Optreden als consultant, directeur, werknemer of raadslid voor een concurrent, leverancier of zakenpartner; »» Bedrijfstijd gebruiken voor externe belangen of werk; »» Het gebruiken van uw functie bij Chemtura om, direct of indirect, de steun of sponsorschap van Chemtura voor een extern doel te suggereren; »» Verzoeken om of verspreiden van informatie of materialen voor externe activiteiten; »» Het maken of houden van materiële financiële investeringen, zoals het bezit van aandelen, het accepteren van opties om aandelen of ander eigendomsbelang in een bedrijf te kopen waarmee we zaken doen, inclusief verkopers, zakenpartners, cliënten en hun klanten. Over het algemeen wordt een belang dat in eigendom is via wederzijdse fondsen voor deze doeleinden niet gezien als een “financiële investering”.
Indien u vragen hebt of een financiële investering gezien wordt als een belangenconflict, neem dan contact op met uw supervisor en raadpleeg het Beleid voor belangenconflicten.
reden hebben om naar de wedstrijd te gaan
Bedrijfsmogelijkheden
en dat er geen factoren meespelen, zoals een
We mogen nooit persoonlijk voordeel halen uit
aankomende bespreking van een contract, of
bedrijfsmogelijkheden indien we denken dat
zelfs de kosten en exclusiviteit van de kaartjes
Chemtura een belang heeft in de deal, tenzij
zelf, die erop kunnen lijken dat Alexander haar de
en totdat ons bedrijf de kans heeft gehad dit
kaartjes geeft om haar beslissingen of die van het
te evalueren en ervoor heeft gekozen er niets
Indien uw familielid voor een concurrent of zakenpartner van
bedrijf te beïnvloeden. Het documenteren van het
mee te doen. U mag nooit persoonlijk voordeel
Chemtura werkt of voor een bedrijf waarmee ons bedrijf overweegt
goedkeuringsproces zorgt voor transparantie en
zaken te doen, dan moet u deze informatie onmiddellijk melden aan
vermindert de schijn van een conflict.
zakendoen met directe familieleden of vrienden en vermijdt interne directe meldingsrelaties met personen waarmee u een hechte persoonlijke relatie hebt. Onder “direct familie” vallen uw echtgenoot/ echtgenote, ouders, kinderen, broers/zussen, schoonfamilie en andere hechte persoonlijke relaties.
uw supervisor. Indien een familielid een eigendomsbelang heeft in een dergelijk bedrijf, dan moet u dit ook bekendmaken.
halen uit een bedrijfsmogelijkheid die ontdekt wordt met behulp van eigendom of informatie van Chemtura of via uw functie bij Chemtura. Deze verplichting is niet hetzelfde als de plicht om niet met het bedrijf te concurreren dus vraag daarom om advies wanneer u twijfelt.
16
Beschermen van bedrijfseigendom We hebben allemaal toegang tot bedrijfseigendom, inclusief bedrijfsapparatuur, faciliteiten, documenten, fondsen, intellectueel eigendom en het persoonlijke eigendom van andere personen. Bedrijfseigendom moet te allen tijde gebruikt worden conform bedrijfsdoeleinden. We mogen eigendom van het bedrijf nooit meenemen, of proberen mee te nemen, zonder toestemming of zonder een legitieme zakelijke reden. We hebben tevens allemaal de verantwoordelijkheid om diefstal, pogingen tot diefstal of ongepaste activiteiten onmiddellijk te melden. Vertrouwelijke informatie 17
Vertrouwelijke informatie is over het algemeen niet-openbare informatie die we kennen vanwege onze functie bij Chemtura en die handig kan zijn voor onze concurrenten of schadelijk kan zijn voor Chemtura of onze zakenpartners als deze bekendgemaakt wordt, inclusief informatie van derde partijen waarvan Chemtura heeft afgesproken deze op een vertrouwelijke manier te behandelen. Veelvoorkomende voorbeelden van vertrouwelijke informatie: »» Intellectueel eigendom, inclusief formules, patenten, handelsmerken, copyrights en logo’s; »» Resultaten van onderzoeken en ontwikkelingsideeën; »» Financiële informatie; »» Bedrijfsplannen;
Aanvullend praktisch advies over het beschermen van onze
V: Teresa en Omar, die bij onderzoek en
vertrouwelijke informatie:
ontwikkeling werken, gaan lunchen en bespreken
»» Volg alle veiligheidsmaatregelen en interne controles voor uw computer, draagbare elektronische apparaten en andere opslagapparaten op en laat deze apparaten nooit onbeheerd of op een plek achter waar ze gestolen of verloren kunnen worden;
»» Records betreffende onroerend goed; »» Contracten; »» Klantenlijsten; »» Persoonlijke informatie van werknemers. Het opslaan van vertrouwelijke informatie op verwijderbare media moet geminimaliseerd worden. Maak nooit vertrouwelijke informatie bekend zonder hiervoor een zakelijke reden te hebben (ook niet aan collega’s) en zonder voorafgaande toestemming. Indien u geautoriseerd bent om vertrouwelijke informatie te delen met iemand buiten Chemtura, dan moet u een getekende overeenkomst betreffende bekendmaking verkrijgen van de andere partij en veilige overdrachtsmethoden gebruiken. Vernietiging of ongepaste bekendmaking van de vertrouwelijke informatie van ons bedrijf kan onze zakelijke belangen en winstgevendheid ernstig schaden.
Teresa is blij met de oplossing die ze onlangs heeft bedacht en tijdens het uitleggen van haar idee bespreekt ze in het openbaar verschillende processen van handelsgeheimen. Wanneer zij en
»» Geef uw wachtwoord of toegangscodes nooit aan iemand anders en laat anderen uw accounts nooit gebruiken;
Omar het restaurant verlaten merkt Omar dat een
»» Bespreek vertrouwelijke informatie nooit met iemand die geen zakelijke reden heeft om deze te ontvangen of op plaatsen waar anderen u kunnen horen (zoals vliegvelden, in de trein, restaurants of kantines in het bedrijf );
achter hen zat. Wat zouden ze nu moeten doen?
»» Indien u denkt dat een concurrent of een voormalige collega gevoelige informatie probeert te verkrijgen van u, stop het gesprek dan en meld het incident onmiddellijk aan uw supervisor en de juridische afdeling; »» Stuur vertrouwelijke informatie niet vanaf uw persoonlijke e-mail. Ons bedrijfssysteem is veilig en om deze reden beschermd. Deze verplichting blijft bestaan zelfs nadat u het bedrijf verlaat. Voor meer informatie over hoe u om moet gaan met vertrouwelijke
»» Prijs- of kosteninformatie;
tijdens de lunch een project waaraan ze werken.
informatie van het bedrijf, inclusief het gebruik, de opslag en vernietiging, moet u het bedrijfsbeleid en de procedures inzake beveiliging, die op het InfoNet van Chemtura staan, lezen en begrijpen, inclusief het beleid voor recordbeheer en –bewaring, het beleid voor informatie-eigendom en het beleid voor laptopbeveiliging van Chemtura. U kunt ook uw HR-vertegenwoordiger of de juridische afdeling vragen om advies.
aantal werknemers van een concurrent aan de tafel
A: Teresa en Omar moeten de potentiële bekendmaking onmiddellijk melden aan hun manager of aan één van de contacten die in deze code vermeld staat. Onthoud dat we de vertrouwelijke informatie van ons bedrijf moeten beschermen en dat we voorzichtig moeten zijn met het bespreken ervan in openbaren ruimten, zoals restaurants.
18
Omkoping en corruptie voorkomen
Raadpleeg het Beleid voor ongepaste betalingen en Beleid voor verkoopagenten. Neem voor
Chemtura is van mening dat alle vormen van omkoping en andere corrupte praktijken ongeacht plaatselijke gewoonten een ongepaste manier van zaken doen zijn en het bedrijf wijdt zich toe aan het naleven van alle Amerikaanse en internationale anti-corruptiewetten.
Faciliterende betalingen Maak nooit faciliterende betalingen, zelfs niet in gebieden waar dit legaal is of een
Samenwerken met overheidsfunctionarissen
veelvoorkomende praktijk is. Een “faciliterende betaling” is normaalgesproken klein en wordt
Wanneer we met iemand zaken doen, inclusief met overheidsfunctionarissen, mogen we nooit omkopingen, smeergeld, betalingen, geschenken of iets van waarde, direct of indirect aanbieden of proberen aan te bieden met als doel het beïnvloeden van degenen die zullen beslissen of we hun zaken zullen krijgen of behouden. Een “omkoping” kan iets van waarde zijn dat aangeboden wordt aan iemand met de bedoeling om zaken te verkrijgen of te behouden. “Smeergeld” is het geven van een bedrag dat betaald moet worden, of al betaald is, voor het maken of onderhouden van zakelijke overeenkomsten. Dergelijke betalingen zijn illegaal en in strijd met het bedrijfsbeleid.
vaak betaald in contanten aan overheidsfunctionarissen of hun agenten voor het versnellen van routine overheidsdiensten, zoals het verwerken van vergunningen, het leveren van politiebescherming of het versnellen van elektriciteitsdiensten. Hoewel dergelijke betalingen in bepaalde delen van de wereld zijn toegestaan, worden faciliterende betalingen gezien als omkopingen en is het betalen hiervan een overtreding van ons bedrijfsbeleid. Neem voor meer advies of een interactie met een overheidsfunctionaris toegestaan is, contact op met het bureau voor ethiek & naleving.
Houd rekening met het volgende:
19
meer informatie over deze sectie contact op met de juridische afdeling.
»» Bij het doen van zaken in bepaalde landen kan het zijn dat het niet duidelijk is of iemand een overheidsfunctionaris is en, per juridische definitie, kunnen werknemers en anderen die handelen in een officiële capaciteit op alle niveaus van een overheidsinstelling, werknemers van een overheidsinstelling (zelfs geheel commerciële bedrijven die in handen zijn van overheidsinstanties), politieke kandidaten en leden van politieke partijen hieronder vallen; »» U mag uw eigen fondsen niet gebruiken voor het maken van betalingen die verboden worden door het bedrijfsbeleid; »» U mag een derde partij niet aannemen voor het doen van ongepaste betalingen namens u of namens het bedrijf; »» Voer due diligence uit bij het aannemen van derde partijen die om zullen gaan met klanten, inclusief overheidsfunctionarissen, en die namens u zullen handelen; »» Let op “rode vlaggen” (bijvoorbeeld, contante betalingen, betalingen zonder ondersteunende documentatie of betalingen op naam van een andere partij) die de mogelijkheid suggereren van illegale omkopingen door iemand van Chemtura of een derde partij. Deze soorten corrupte praktijken zijn ernstige overtredingen van anti-corruptiewetten, waaronder de Amerikaanse Foreign Corrupt Practices Act (“FCPA”) en de Engelse Bribery Act. Overtredingen van deze wetten hebben ernstige gevolgen, inclusief bestuurlijke sancties en mogelijk strafrechtelijke sancties, voor ons bedrijf en voor de betrokken individuen. We moeten handelingen die de schijn van omkoping kunnen wekken of andere corrupte praktijken vermijden. Neem wanneer u twijfelt contact op met de juridische afdeling van Chemtura. V: Josef werkt samen met een buitenlandse agent, Raoul, die Josef helpt met bepaalde complexiteiten van contracten met de overheid in zijn land. Raoul heeft gevraagd om een betaling die Josef nog nooit is tegengekomen en hij denkt dat een deel van het geld gebruikt zal worden voor het omkopen van overheidsfunctionarissen. Hij is bang dat er raar gekeken zal worden als hij dit meldt aan zijn manager omdat hij geen werkelijk bewijs heeft. Wat zou hij moeten doen? A: Josef zou iets moeten zeggen. Mocht hij liever niet met zijn manager praten, dan staan er in de code verschillende manieren vermeldt waarop Josef zijn zorgen kan melden, maar op een of andere manier moet hij iets zeggen. Ons bedrijf kan aansprakelijk zijn voor omkopingen die gemaakt worden aan buitenlandse overheidsfunctionarissen, zelfs als deze gedaan worden via een agentschap of subcontractor.
Witwassen van geld Het “witwassen” van geld is de methode waarbij criminele fondsen bewogen worden in het financiële systeem om alle sporen van hun criminele oorsprong te verbergen. Wees voorzichtig en gebruik uw gezond verstand wanneer u te maken krijgt met ongewone transacties met onze klanten en andere derde partijen. Doe alleen zaken met klanten die bereid zijn om u juiste informatie te verschaffen om te bepalen of de betalingen gepast zijn of niet. Indien u iets raars ziet of vragen of zorgen hebt over zakelijke transacties, neem dan onmiddellijk contact op met uw supervisor of met het bureau voor ethiek & naleving.
20
Due diligence uitvoeren We moeten alle derde partijen, inclusief leveranciers, consultanten en verkopers die namens Chemtura werkzaam zijn, natrekken voordat we zaken met hen doen. Dit is vooral het geval bij zaken in landen met hoge corruptiepercentages en in situatie waarin “rode vlaggen” aangeven dat verder onderzoek vereist is. Raadpleeg het Beleid voor ongepaste betalingen, het Beleid voor verkoopagenten en het Beleid voor distributeurs, inclusief de Procedure due diligence derde partijen dat onderdeel uitmaakt van dit beleid en volg dit beleid op voordat u een derde partij aanneemt.
Handelsbeperkingen en exportregelgevingen opvolgen
organisaties of individuen beperken. Sancties variëren per land en veranderen continu. Dus
Aangezien Chemtura een Amerikaans bedrijf is met internationale activiteiten, zijn onze
om ervoor te zorgen dat exportwetten nageleefd worden, handhaaft ons bedrijf een robuust
producten altijd onderhevig aan Amerikaanse import- en exportwetten en regelgevingen,
beheersysteem voor handelsnaleving. Dit systeem biedt werknemers training en dekt alle
ongeacht waar in de wereld we zaken doen. Over het algemeen vindt “export” plaats wanneer
procedures voor het verifiëren en garanderen van handelsnaleving en ons auditproces. Indien
een product, software, technologie of informatie naar een ander land gestuurd wordt. Een export
u direct te maken hebt met internationale handel of met de verkoop en distributie van de
kan ook plaatsvinden wanneer goederen geleverd worden aan een inwoner van een ander land, ongeacht of die persoon daar is of niet. Als resultaat daarvan kan het illegaal zijn om een product te verkopen in een situatie waarin we weten of reden hebben om te geloven dat het product 21
Amerikaanse regelgevingen kunnen vereisen dat we de handel met bepaalde landen,
producten van Chemtura, moet u ervoor zorgen dat u dit systeem begrijpt en gebruikt. Mocht u nog vragen hebben, neem dan contact op met registratiezaken of met de juridische afdeling.
uiteindelijk ergens anders, waar handelsbeperkingen van kracht zijn, heengebracht zal worden.
V: Andrei is in Duitsland en moet een laptop sturen naar een team dat zich in China bevindt. De laptop bevat vertrouwelijke informatie van Chemtura,
Een “Import” activiteit of het naar een ander land brengen van de goederen die we leveren aan
waaronder chemische formules van het bedrijf. Moet Andrei nog iets speciaals
een buitenlandse of externe bron, is over het algemeen ook onderhevig aan verschillende wetten
doen voordat hij de laptop verstuurd aangezien de laptop van de ene
en regelgevingen. Het kan zijn dat we voor deze activiteit vereist zijn bepaalde invoerrechten
Chemtura-faciliteit naar een andere zal gaan?
en belastingen te betalen en bepaalde documenten in te dienen. Houd er rekening mee dat Chemtura verantwoordelijk is voor de nauwkeurigheid van de importinformatie, zelfs als de
A: Ja. Andrei moet uitzoeken of een licentie vereist is. Hij mag de laptop
importtransactie uitgevoerd werd door een gelicentieerde douane-agent.
niet versturen zonder de juiste procedures op te volgen. Andrei moet er ook rekening mee houden dat hij moet voldoen aan alle toepasselijke Amerikaanse regelgevingen en die van Duitsland en China aangezien Chemtura een Amerikaans bedrijf is. Boycots Een boycot houdt in dat een persoon, groep of land weigert zaken te doen met bepaalde andere personen of landen. Als Amerikaans bedrijf verbieden handelswetten ons deel te nemen aan of mee te werken aan internationale boycots die niet goedgekeurd zijn door de Amerikaanse overheid. Antiboycotwetten verbieden ons bedrijf tevens zaken met iemand te weigeren op basis van ras, nationale afkomst, religie of geslacht en het verstrekken van informatie over deze kenmerken aan iemand waarmee we zaken doen. Verzoeken om medewerking aan boycotten verschijnen vaak in een offerte of voorstel uit landen die een bepaalde boycot steunen en zijn in sommige gevallen niet duidelijk. Consequenties voor het overtreden van handelswetten en regelgevingen zijn ernstig voor zowel het bedrijf als de betrokken individuen, inclusief het verlies van exportprivileges en mogelijke bestuurlijke en strafrechtelijke sancties. Neem indien u twijfelt contact op met de juridische afdeling. Indien u een verzoek ontvangt om deel te nemen aan een internationale boycot, of denkt dat u een dergelijk verzoek hebt ontvangen, dan bent u onder de wet vereist om dit onmiddellijk te melden aan de juridische afdeling.
22
Onze archief en documenten beheren Onze belanghebbenden vertrouwen erop dat wij onze zaken open uitvoeren, op de juiste manier communiceren en alle geschikte records en boekhoudinformatie op een tijdige manier bekendmaken. Daarom heeft ons bedrijf een krachtig en zorgvuldig intern financieel controlesysteem ontwikkeld om nauwkeurige boeken en records van onze activiteiten bij te houden. Onze Chief Executive Officer en Chief Financial Officer tekenen openbare verklaringen dat onze financiële
V: Michael heeft in de afgelopen week veel
informatie nauwkeurig is en dat onze interne controles effectief zijn.
overgewerkt. Steve, zijn manager, zegt tegen hem
Bij het maken van deze verklaringen rekenen ze op u dat u:
dat hij deze extra tijd niet op moet geven maar dat hij in plaats daarvan volgende week een extra
»» Ervoor zorgt dat transacties geautoriseerd zijn conform het Autorisatiebeleid; »» Elke transactie nauwkeurig, volledig, redelijk uitgewerkt en tijdig genoteerd wordt zodat Chemtura zijn financiële verklaringen kan voorbereiden;
23
»» Het interne controlebeleid en –procedure van het bedrijf opvolgt om ervoor te zorgen dat uw boekhouddocumenten nauwkeurig en betrouwbaar zijn en ter bescherming van onze bedrijfsmiddelen; »» Geen valse verklaringen of invoeren maakt in de boeken en records van het bedrijf, in openbare bekendmakingen of interne of externe communicatie;
vrije dag zal krijgen. Op die manier wordt Michael gecompenseerd voor al zijn harde werk, terwijl Steve zijn salarisbudget voor de afdeling niet overschrijdt. Is dit een goede overeenkomst? A: Nee, Michael en Steve mogen deze overeenkomst niet maken. Tijdkaarten zijn bedrijfsinformatie en het is erg belangrijk dat deze nauwkeurig zijn. Chemtura gebruikt een grote verscheidenheid aan archieven—zelfs archieven van de tijd die we werken—om de toekomst en de verbeteringen van ons bedrijf te plannen. Michael zou Steve’s aanbod af moeten slaan en deze
Focus op onze aandeelhouders
»» Records van bedrijfsmiddelen regelmatig vergelijkt met werkelijke bedrijfsmiddelen en de juiste actie onderneemt om afwijkingen te corrigeren; »» Controlebeoordelingen eerlijk en nauwkeurig voorbereid. Record/Archiefbeheer Alle bedrijfs documentn moeten conform het Chemtura beleid voor recordbeheer en -bewaring en de procedures betreffende de implementatie ervan worden gearchiveerd. Dit beleid zet de standaarden uiteen die we moeten handhaven bij het opslaan, hanteren, verwijderen en vernietigen van bedrijfsinformatie, op papier of in elektronische vorm. Wijzig of verwijder nooit informatie die nodig kan zijn voor een lopende of redelijk te voorziene audits, onderzoeken of rechtszaken. Indien u vragen hebt over beleid voor boekhouding of archiefbeheer, of frauduleuze verslaggeving, misbruik van bedrijfsmiddelen of andere onethisch zakelijke praktijken vermoedt, dan moet deze zorgen melden aan uw supervisor, een geschikt lid van het financiële team of de directeur van recordbeheer.
situatie moeten melden aan de afdeling Human Resources, het bureau voor internationale ethiek & naleving of aan een andere resource die vermeld staat in deze code.
24
Op interne en externe onderzoeken reageren We verlenen altijd onze volledige medewerking aan onderzoeken, ongeacht of deze intern of extern zijn. Reacties op onderzoeken moeten eerlijk en oprecht zijn. U mag nooit records wijzigen of vernietigen als reactie op of in afwachting van een onderzoek. Wanneer de politie of andere overheidsfunctionarissen een onderzoek uitvoeren waar Chemtura bij betrokken is, dan moet u onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling. Zorg ervoor dat u dagvaardingen of schriftelijke of mondelinge verzoeken om informatie altijd onmiddellijk bekendmaakt aan de juridische afdeling voordat u handelt of belooft te handelen. Zorg dat u toestemming van de juridische afdeling van Chemtura krijgt voordat u zich inlaat met een rechtszaak of extern onderzoek. Indien u niet zeker weet of een verzoek een onderzoek is of deel uitmaakt van een rechtszaak of onderzoek, moet u onmiddellijk contact opnemen met de juridische afdeling.
25
V: Alan was van plan aandelen van Chemtura te verkopen om het collegegeld voor zijn dochter te betalen, maar hij heeft net belangrijke informatie gekregen die nog niet beschikbaar is voor anderen buiten Chemtura. Mag Alan de handeling nog uitvoeren? A: Nee. Als Alan aandelen van Chemtura koopt of verkoopt terwijl hij op de hoogte is van deze voorkennis, zal dat beschouwd worden als handelen op basis van die informatie ook al was hij al van plan deze handeling uit te voeren voordat hij hiervan op de hoogte was. Wanneer de voorkennis eenmaal drie werkdagen bekend is bij het publiek mag Alan deze verkoop uitvoeren.
Handel met voorkennis
Externe communicatie
Het kan zijn dat u tijdens uw werk op de hoogte gebracht wordt van belangrijke informatie
Voor het behouden van de reputatie van Chemtura moeten we ervoor zorgen dat de communicatie met media en investeerders duidelijk, nauwkeurig en consistent is. Eventuele verzoeken die worden ontvangen moeten worden doorgestuurd naar:
over het bedrijf of andere bedrijven die nog niet beschikbaar is voor het algemene publiek. Onder deze niet-openbare informatie valt; bedrijfsplannen, productieplannen, nieuwe producten, voorgestelde fusies en overnames, potentiële verkopen, verwachte zakelijke risico’s en andere informatie die een financiële impact kan hebben op Chemtura. Dergelijke informatie wordt beschouwd als “voorkennis” aangezien een redelijke belegger deze informatie handig zou vinden bij de beslissing om een aandeel te kopen, te verkopen of te behouden. Het gebruik van voorkennis om te handelen in aandelen van Chemtura of andere bedrijven is ten strengste verboden. Wanneer u omgaat met voorkennis moet u rekening houden met het volgende:
»» U mag geen voorkennis bespreken met iemand buiten Chemtura, inclusief familieleden, vrienden of netwerkgroepen in de industrie;
»» U mag deze voorkennis niet bespreken met werknemers van Chemtura tenzij zij een zakelijke reden hebben deze informatie te kennen;
»» U kunt informatie die vrijgegeven is aan het publiek gebruiken voor onze zakelijke beslissingen, maar u moet wachten totdat het drie werkdagen lang openbaar is geweest voordat u deze informatie mag gebruiken om te handelen in aandelen van Chemtura of andere bedrijven;
»» Het overtreden van de wetten met betrekking tot voorkennis kan leiden tot bestuurlijke en strafrechtelijke sancties en zelfs tot gevangenisstraf. Een persoon die betrokken is bij voorkennis riskeert tuchtmaatregelen en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.
Indien u niet zeker weet of informatie beschouwd wordt als “voorkennis”, dan moet u het Beleid en procedures voor voorkennis raadplegen of contact opnemen met het bureau voor ethiek en naleving.
»» Verzoeken van de media naar onze afdeling zakelijke communicatie. »» Verzoeken van onze investeerders naar de afdeling investeerderrelaties. »» Verzoeken betreffende mogelijke juridische zaken of overheidsverzoeken naar de juridische afdeling. Als u reden hebt en geautoriseerd bent om namens Chemtura te communiceren met de media, moet u dit, zoals gepast, vooraf regelen met onze afdeling bedrijfscommunicatie, investeerderrelaties of met de juridische afdeling. Onthoud ook dat alle dergelijke communicatie met het publiek moet voldoen aan Chemtura’s beleid en richtlijnen inzake openbare bekendmaking.
26
Eerlijke concurrentie promoten Chemtura tolereert nooit het gebruik van illegale methoden, ondanks de hoge concurrentie binnen de branche. Chemtura gelooft in eerlijke concurrentie en is daarom ethisch en eerlijk in onze marketing-, advertentie- en verkoopactiviteiten. Wij onthouden ons van het maken van onnauwkeurige of misleidende verklaringen over ons product en vermijden het maken van kleinerende opmerkingen of oneerlijke vergelijkingen over de producten van onze concurrenten. Eerlijke concurrentiepraktijken
27
Concurrentiewetten (ook wel “antitrustwetten” genoemd) zijn ontworpen om een gelijk speelveld te hanteren voor alle bedrijven door praktijken en overeenkomsten te verbieden die handel op een oneerlijke manier beperken. Om succesvol te zijn op onze concurrerende marktplaats, streven wij ernaar beter te zijn dan anderen door consistent superieure producten en diensten te leveren. Om krachtig te concurreren en onszelf leider te maken in onze industrie, moeten we alle eerlijke concurrentiewetten naleven op de plaatsen waar we zaken doen. Om dit te doen, mogen we nooit het volgende bespreken met onze concurrenten: »» Prijsbepaling
Focus op onze zakenpartners
»» Verkoop- of marketingpraktijken »» Manipulatie van aanbestedingsprocedures »» Toewijzing van klanten of markten »» Boycotten van bepaalde leveranciers of klanten We moeten zelfs de schijn van samenwerking met onze concurrenten vermijden, wat wil zeggen dat we onze interacties met hen voor legitieme zakelijke doeleinden, zoals tijdens vakbeurzen, moeten beperken. Zelfs dan moeten we voorzichtig zijn en discussies over de bovengenoemde onderwerpen vermijden. Indien een concurrent u probeert te betrekken bij een twijfelachtig gesprek, moet u het gesprek onmiddellijk stoppen en weglopen. Daarnaast moet u een dergelijk incident onmiddellijk melden aan de juridische afdeling. Indien u vragen hebt over deze sectie, raadpleeg dan de juridische afdeling of de Handleiding antitrustnaleving.
28
Inzamelen van informatie over concurrenten Het is aanvaardbaar voor ons om informatie in te zamelen over onze concurrenten om te begrijpen wat zij doen op de marktplaats door het gebruik van openbaar beschikbare informatie en informatie die wettelijk verstrekt is aan ons door de eigenaar zonder dat we hierom hebben gevraagd. Vermijd echter het volgende: »» Familieleden en vrienden vragen naar gevoelige informatie over hun werkgevers of collega’s vragen om soortgelijke informatie van hun voormalige werkgevers; »» Concurrenten vragen om informatie; 29
»» Dergelijke informatie inzamelen door middel van fraude, misleiding, bedrog of andere illegale of onethische middelen, of het tolereren van dergelijke handelingen van iemand die namens Chemtura werkzaam is. Indien u niet zeker weet of een handeling in naleving is van onze code, moet u onmiddellijk de juridische afdeling van Chemtura raadplegen.
Lobbyen en politieke bijdragen De wetten die zakelijke bijdragen aan politieke kandidaten of partijen regelen, zijn complex en variëren per locatie. Hoewel Chemtura u aanmoedigt deel te nemen aan burgerlijke activiteiten in uw eigen tijd, zijn er belangrijke juridische en ethische beperkingen van toepassing op politieke activiteiten waaraan we kunnen deelnemen namens ons bedrijf. Het is nooit toegestaan: »» Directe financiële bijdragen te geven aan politieke kandidaten van een zakelijke rekening; »» Een politieke bijdrage te vergoeden of vergoed te krijgen; »» Bedrijfseigendom, hulpmiddelen of tijd te gebruiken voor persoonlijke, politieke activiteiten; »» Deel te nemen aan een politieke activiteit namens Chemtura zonder de uitdrukkelijk schriftelijke goedkeuring van de algemene raad. Vragen betreffende politieke activiteiten moeten gesteld worden aan het bureau voor ethiek en naleving.
