Zakelijke gedragscode 1 Kleding Bij eerste ontmoetingen een formeel westers pak. In warme maanden: korte mouwen, maatpak niet altijd nodig.
2 De zakenmeeting Stiptheid is van het allergrootste belang. Indien men uitnodigende partij is, dient men minstens 10 minuten op voorhand ter plaatse te zijn. De Chinezen komen dikwijls vroeger aan op de afspraak als teken van respect. Er zijn niet veel Chinezen die het Engels goed machtig zijn. Daarom wordt er aangeraden een tolk aan te stellen. Deze kan ter voorbereiding ook het visueel materiaal zoals brochures of presentaties omzetten naar het Mandarijns. Hou rekening met de volgende aandachtspunten:
Titels zijn belangrijk bij de aanspreking. Het is beter de juiste titel te gebruiken dan de naam van iemand trachten uit te spreken; Naamkaartjes, brochures en cadeautjes dienen met beide handen worden gegeven; Zorg ervoor dat een onderhandeling uitdraait op een win-win situatie voor beide partijen. Chinezen staan erom gekend harde onderhandelaars te zijn, ‘tijd is geld’ is een ongekend concept voor hen. Ook tijdens de besprekingen van het contract kan alles nog veranderen, zelfs na het zetten van de handtekening; Weet dat de uiteindelijke beslissing bij de directeur van het bedrijf ligt, mocht u bijvoorbeeld via een handelsbeurs werken kunt u hier met een tussenpersoon te maken hebben. Deze kan veel beloftes maken maar of deze ook waargemaakt kunnen worden, is maar ook de vraag. Probeer dus te verzekeren dat u zaken doet met iemand die weet waar het bedrijf toe in staat is; Een basiskennis van het Chinees wordt ten zeerste geapprecieerd. Bijvoorbeeld: Ni hao (Goedendag), Xiexie (Sjee sjee = Dank u), Zai Jian (Tsai dzjen = Tot ziens); Wees te allen tijde bereid om weg te stappen van de onderhandelingstafel. Zij het wel zonder enige uiting van boosheid of frustratie, de kans op succes is groter zo; Wees realistisch en gebruik gezond verstand. Trap niet in het excuus “This is China”. Wees voorzichtig!; Guanxi (Gwaan shie) is het fundament van de Chinese zakencultuur, en dus van groot belang. Dit houdt in dat wanneer u iets doet voor een ander u een wederdienst mag verwachten, dit kan zijn op het moment zelf tot zelfs jaren later. Zonder dit netwerk of het opbouwen van een vertrouwensrelatie is het moeilijk om iets in China te bereiken.
Ga er niet van uit dat een “Ja” effectief een “Ja” is. Gezichtsverlies ligt in China een pak gevoeliger dan men in Europa gewend is. Weet dan ook hoe laat het is als men zegt: “ We zullen dit bekijken”, of als men met andere gelijkaardige suggesties afkomt. Omdat Chinese werknemers problemen zullen willen verborgen houden, kan dit tot een vertrouwensbreuk leiden tussen Westerse en Chinese partners. Hetzelfde geldt ook in de andere richting. Breng een negatief antwoord altijd voorzichtig aan en let ook op wie hierbij aanwezig is. Een Chinese CEO zal het enorm vernederend vinden om afgewezen te worden voor de ogen van zijn personeel.
3 Naamkaartjes Heel wat naamkaartjes meebrengen, liefst in het Chinees en Engels. Volgens de Chinese beleefdheidsregels dient het overhandigen en aannemen van naamkaartjes, documenten, enzovoort met beide handen te gebeuren. Steek het naamkaartje ook niet meteen weg, maar bestudeer het even en toon interesse.
Landendossier China | Zakelijke gedragscode | Juni 2014 ___________________________________________________________ 1
4 Diner/Lunch Indien u door de Chinese partij bent uitgenodigd, is het gebruikelijk dat u op een later tijdstip de uitnodigende partij op zijn beurt weer uitnodigt. Best is om alles wat u aangeboden krijgt op zijn minst te proeven. Alles opeten is dan weer ‘not done’, omdat dit beschouwd wordt alsof de gastheer te weinig eten heeft aangeboden. In China gebruiken ze op de meeste plaatsen geen bestek maar ‘chopsticks’ om te eten. Dit is dan ook wat u zult aantreffen op tafel. In de betere/duurdere restaurants zal men u ook bestek kunnen aanbieden. Het is belangrijk dat u de volgende tips in het achterhoofd houdt:
De tafelschikking is zeer belangrijk. Het hoofd van de inviterende partij zal steeds met zijn gezicht naar de deur gaan plaatsnemen, en de belangrijkste persoon van de andere partij zal rechts van hem zitten. Het is onbeleefd om eten op de stokjes te spiesen of er mee in te prikken; Het is onbeleefd om met de stokjes te wijzen; Het is onbeleefd om te bijten in de stokjes; Het is onbeleefd om iemand eten aan te bieden met behulp van uw stokjes; Als u gedaan heeft met eten of als u de stokjes niet meer gebruikt mag u deze niet in de kom laten liggen, maar dient u deze naast de kom te leggen. Zeker niet de stokjes kruisen of horizontaal op het bord leggen.
Chinezen staan ervoor bekend relatief veel alcohol te consumeren tijdens zakendeals. De minste reden is dan ook genoeg om een toost uit te roepen met de gekende Chinese uitspraak ‘Gan Bei’ (Gaan pei), wat ‘Dry the cup’ betekent. Indien u dit niet wenst kan men nog altijd een ziekte veinzen. (hier zal zeker begrip voor bestaan). U wacht voor het uitbrengen van de toast op de gastheer. Nadien is het de gewoonte dat u op uw beurt ook de andere gasten uitnodigt voor een toast. De maaltijd is gedaan wanneer de gastheer zich recht stelt. Dit kan soms bruusk overkomen doch dit is het gebruik en betekend zeker niet dat er iemand zich beledigd voelt. Indien u een vergadering belegt rond de late voormiddag zal de Chinese partij verwachten dat u hem zal uitnodigen voor een lunch. Hetzelfde voor vergaderingen in de late namiddag. Let wel: de Chinezen eten hun diner om 18:00 stipt.
Persoonlijke contacten Het leggen van persoonlijke contacten is belangrijker dan het tekenen van een contract. Een contract moet doorgaans gezien worden als een momentopname van een bepaalde fase in de onderhandelingen. Een zakelijk contract zonder persoonlijk contact is veel minder waardevol. De kunst is dus beiden te bekomen. Dit kan niet genoeg benadrukt worden. Probeer steeds informele momenten in te bouwen om de vriendschap te versterken. Het is sterk aan te raden om ter voorbereiding van uw reis iets te leren over het land en de cultuur. Dit wordt door de Chinese partner enorm gewaardeerd. Let wel, onderwerpen zoals politiek blijven eerder taboe.
De Vlaamse zakenman versus de Chinese zakenman De beste contacten worden gelegd op gespecialiseerde beurzen. Deze evenementen laten de producent toe de marktsituatie te doorgronden, nieuwe producten uit te testen, innoverende know-how te introduceren, nieuwe merken te lanceren en last but not least contacten te leggen met potentiële agenten en klanten. Op een beurs zal de Vlaamse exporteur oog in oog komen te staan met de Chinese zakenman en zijn Chinees bedrijf. Met de term “Chinees bedrijf” doelen we niet enkel op bedrijven uit de Volksrepubliek, maar ook de zogenaamde “overzeese” Chinese bedrijven uit Thailand, Maleisië, Taiwan en Hongkong. Het belangrijkste kenmerk van (overzeese) Chinese firma’s is (1) dat zij bijna altijd familiebedrijven zijn, die (2) opgebouwd zijn met het persoonlijk familiefortuin en die (3) achter de schermen bestuurd worden door een dominante pater (of mater) familias.
2 ___________________________________________________________________________
Voor de Chinezen kan het zakenleven en het handeldrijven niet losgekoppeld worden van de familie. Dit is niet verwonderlijk. In de context van de Chinese cultuur geldt de familie als basis voor alle vormen van vereniging en organisatie – of het nu gaat om service clubs, bedrijven, politieke partijen of onderwijsorganisaties. In Chinese bedrijven worden de belangrijkste beslissingen doorgaans niet gemaakt door de man of vrouw met een visitekaartje waarop de ronkende titel “Chief Executive Officer” gedrukt staat. De echte beslissingsmacht ligt nog steeds bij de stamvader van de clan die het familiebedrijf oprichtte en zijn vertrouwelingen. De familiepatriarch zal er altijd op toezien dat de firma in handen blijft van de clan. In het familiaal management model mag dan minder ruimte zijn voor democratisch overleg, het heeft als ontegensprekelijk voordeel een snelle besluitvorming en een grote aanpassingssnelheid. Een ander specifiek kenmerk is dat Chinese bedrijven doorgaans opgebouwd zijn en functioneren met het familiefortuin. Dit maakt hen onafhankelijk van banken en ongelooflijk flexibel in het uitvoeren van bepaalde grote, risicovolle financiële transacties. Het kan niet anders dan dat in de komende twintig jaar de traditionele Chinese manier van bedrijfsleiding onderhevig zal worden aan organisatorische veranderingen en strategische koerswijzigingen. Bedrijven opgericht door burgers van de Volksrepubliek zullen vroeg of laat invloed ondervinden van de strenge bevolkingspolitiek (één kind per gezin). De “captains of industry” uit de Volksrepubliek hebben, in tegenstelling tot de overzeese Chinezen, minder kinderen en bijgevolg een kleiner aantal mogelijke kandidaten die voor de opvolging kunnen zorgen. Toch blijft het traditioneel model primeren. Het traditionele bestuursmodel van de overzeese Chinese bedrijven daarentegen zal in de toekomst vooral beïnvloed worden door de westerse universitaire opleiding die het nazaatschap van de bedrijfsoprichters doorgaans genoten heeft. De kans is groot dat zij, wanneer ze het roer overnemen, geleidelijk aan moderne managementstechnieken gaan toepassen. Wij geloven niet dat de confucianistische moraal, die sedert zoveel eeuwen de Chinese handelsmentaliteit en familiewaarden gekneed heeft, zo snel verlaten zal worden. Filiale piëteit en respect voor de clanoudsten en voorouders blijven heilige principes en kosten noch moeite worden gespaard om deze traditionele (vanuit westerse logica commercieel nutteloos beschouwde) principes te heiligen. De sterkte van het Chinese familiebedrijf ligt in haar bijzonder sterke aanpassingsvermogen en flexibiliteit. In de toekomst zal de voornaamste uitdaging van de Chinese businesspatriarchen het vinden van de “gulden middenweg” zijn tussen modern, op westerse leest geschoeid management en traditionele familiewaarden. De Vlaamse ondernemer mag zich dus niet laten vangen door de schone (westerse) schijn die veel middelgrote en grote Chinese bedrijven bieden. Achter de ordelijke, westers aandoende bedrijfsfaçade schuilt een Oosters kluwen van interpersoonlijke relaties, familiebanden en clanbelangen. Het belang van het Chinese bedrijf is altijd nauw verweven met het belang van de familie van de oprichter. In onderhandelingen met een Chinees familiebedrijf, om het even van welke orde, onderhandelt men niet zozeer om contracten maar om een relatie of “guanxi”. Het Chinese concept “guanxi” is moeilijk te vertalen. Het laat zich misschien best omschrijven als persoonlijke connecties of relaties die ontwikkeld worden buiten de familie en werksfeer om. Idealiter spelen vertrouwen, sympathie en respect een rol in het opbouwen van “guanxi” maar het is zeker geen conditio sine qua non. Het belang van “guanxi” is historisch gegroeid in de Chinese maatschappij die van oudsher te kampen heeft met een gebrek aan transparantie in juridische en sociale regelgeving. Voor de grote overzeese concerns is het opbouwen van “guanxi” in China een heuse bedrijfsstrategie waar tijd, kosten noch moeite voor gespaard worden. Het opbouwen van “guanxi” kost tijd en kan alleen gebeuren door het inwinnen van vertrouwen. Het uitwisselen van naamkaartjes is een beginfase, bij voorkeur gevolgd door diners en gezamenlijke bezoekjes aan de Karaoke (met het obligate zingen). Maar hier houdt het niet bij op want guanxi dienen onderhouden te worden en dit gebeurt het best door kleine gestes van genegenheid. Gematigdheid blijft natuurlijk een sleutelwoord. Overdreven uitingen van
Landendossier China | Zakelijke gedragscode | Juni 2014 ___________________________________________________________ 3
genegenheid (bijvoorbeeld dure geschenken) werken verstikkend voor de Chinese tegenpartij. Sedert dit jaar zijn er strenge anticorruptie-maatregelen van kracht. Dure geschenken kunnen uw Chinese partner in nauwe schoenen brengen, zeker als het een publiek figuur is. Het is voor de mensen uit de publieke sector ook steeds moeilijker om diners of lunchen te aanvaarden, alsook buitenlandse zakenreizen. Een tweede sleutelwoord in het uitbouwen van contacten met Chinezen staat eigenlijk in nauw verband met guanxi en heet vertrouwen. In de westerse traditie is onderhandeling een strikt zakelijk middel om te komen tot een bepaald doel, met name het afsluiten van een contract. De inhoud van de gesprekken is dan ook doorgaans bijzonder to the point. Chinezen in onderhandeling zijn zelden to the point en zullen, naar westerse normen, meer over koetjes en kalfjes keuvelen. Voor hen is de onderhandeling een middel om de kat uit de boom te kijken en de onderhandelingspartner af te tasten op sterktes en zwakheden. Het doel van onderhandeling is niet het afsluiten van een contract maar het opbouwen van vertrouwen – een beetje vergelijkbaar met een palaver in Afrika. De Chinezen zien een contract dan ook minder als een document dat twee partijen wettelijk bindt maar veeleer als een korte samenvatting van de gepleegde onderhandeling, een snapshot als het ware, van de relatie tussen de twee partijen. De inhoud van een contract is voor Chinezen dan ook altijd voor verandering vatbaar. Wat voor westerlingen contractbreuk is, betekent daarom nog geen schending voor Chinezen. Wanneer een bedrijf hiermee geconfronteerd wordt, raden wij ten stelligste aan de zaak in der minne te regelen door middel van “guanxi” en gepalaver. Bepaalde bedrijven – vooral diegene die actief zijn in strategische sectoren zoals de telecommunicatiesector of de luchtvaart – beantwoorden niet helemaal aan het traditionele patroon zoals hierboven staat beschreven. De bedrijfsleiders van dit soort strategische bedrijven hebben altijd nauwe banden met de politieke machthebbers. Zakendoen met dit soort bedrijven heeft altijd een politieke dimensie, waarbij het goed om weten is dat het staatsbelang soms primeert op het economisch belang.
5 Geschenken Indien men een uiteenzetting of seminarie geeft bij een Chinees bedrijf of elders, voorziet men best kleine geschenken. Geschikte geschenken zijn Belgische pure chocolade (geen melkchocolade die doorgaans te zoet bevonden wordt), eventueel Belgisch bier in feestelijke geschenkverpakking, dassen en andere lokale “specialiteiten” (Chinezen op het vasteland zijn doorgaans dol op “kitsch”). Pennen en kantoorbenodigdheden met bedrijfsnaam zijn ook zeer gegeerd. Wel niet altijd eenvoudig daar men zelden op voorhand weet met hoeveel mensen men op een afspraak te maken zal hebben. In de meeste gevallen is het voldoende dat u een geschenk aan de CEO of chairman geeft. Geschenken worden nooit ter plaatse opengemaakt.
6 Verifieer Ga nadat het contact met een Chinees bedrijf is gelegd nooit over één nacht ijs. Verifieer de informatie bij verschillende bronnen. Stel dezelfde vragen steeds opnieuw. De Chinese zijde doet trouwens hetzelfde.
7 Flexibiliteit Flexibiliteit is een ander belangrijk sleutelwoord in de handelsbetrekkingen met Chinezen. Chinezen zijn doorgaans niet vies van improvisatie op het gebied van de agendapunten, ontmoetingen, het aantal personen bij de vergadering, maaltijden, enz. Er worden dikwijls op het laatste moment wijzigingen doorgevoerd om de zakenpartner onder druk te zetten. Speel dit spel altijd mee en blijf uiterlijk rustig onder alle omstandigheden. Toon niet te veel gevoelens (uitbundige blijdschap, kwaadheid, frustratie, irritatie…). Dit staat gelijk aan “gezichtsverlies”. Iets wat ten allen tijde vermeden moet worden.
8 Tips
Leg voor de eigenlijke onderhandelingen voor uzelf een grens vast en tracht deze nooit te overschrijden. De Chinese zakenpartner wil steeds de minimumprijs (dit is een erezaak).
Een ondertekend contract is niet het einde van de zaak maar eerder een ‘snapshot’ van de vorige bespreking en een onderdeel van een dialoog.
4 ___________________________________________________________________________
Wees bereid om van een onderhandeling weg te stappen (zonder echter boosheid, gramschap of frustratie te tonen!), de kans zal dan groot zijn dat de Chinese zakenman toehapt.
Bouw een marge in de prijszetting van 20-30%. Geef nooit bij aanvang de bodemprijs.
Werk in eerste instantie nooit op vertrouwen. Laat documentaire kredieten openen. (Pas na een lange zakenrelatie kan men voorzichtig op vertrouwen beginnen werken).
Exclusiviteit geven voor de gehele Chinese markt is in de meeste gevallen niet realistisch: China is niet zozeer een land dan wel een continent. Bovendien kampt het grootste gedeelte van het land met een gebrekkige infrastructuur en een zwak distributienetwerk. Verdeel de markt in realistische stukken. Exclusiviteit kan bijvoorbeeld geografisch, tijdelijk en resultaat gebonden zijn.
Haast en spoed zijn zelden goed! De benadering van de Chinese markt vergt een gedegen voorbereiding. Verwacht geen resultaten op korte termijn. Het Vlaams bedrijf dient 100% achter de beslissing te staan om de Chinese markt te betreden en hier derhalve ook de nodige middelen voor uit te trekken om permanente aandacht aan de markt te kunnen besteden want met cyclisch engagement lukt het niet. De succesvolle bedrijven zijn meestal die bedrijven die jaren ter plaatste vertoefd hebben.
In China gebruikt men eerst de familienaam, dan pas de voornaam. Spreek de mensen aan met hun familienaam, niet met hun voornaam
Sta open voor alle mogelijke informatie. In China moet men steeds tussen de regels lezen en er wordt niets gezegd zonder reden.
In de Chinese zakencultuur speelt entertainment een grote rol. Neem deel aan het lange tafelen en karaoke zingen. Vermijd dan zakelijke gesprekken. Alcohol wordt alleen geweigerd als je een medische reden hebt.
Volgende onderwerpen zijn best te vermijden tijdens conversaties omdat deze soms gevoelig kunnen liggen. De Japanse – Chinese relatie: Vergelijk niet zomaar China met Japan. Beide landen hebben reeds een woelige geschiedenis achter de rug. Hierdoor rest er nog steeds aversie ten opzichte van elkaar. Het laatste jaar is die relatie trouwens nog verslechterd. Taiwan: China bestempelt Taiwan als een afvallige provincie, en de regering van de republiek China is nog altijd hier gevestigd. Tibet: China bestempelt Tibet als een opstandige provincie. Hier zijn voor -en tegenstanders van. Falun Gong, de afvallige religieuze beweging (al zullen zij dit eerder als een sekte bestempelen). Tiananmen Square, meningen verschillen hierover en hangen af van hoe dicht men tegen Peking zit. De relatie van China met Noord-Korea. De culturele revolutie, de boxer opstanden of Mao’s gewelddadige campagnes. Wanneer de gesprekspartner hier zelf over zou beginnen, wees dan op uw hoede en doe zeker geen controversiële uitspraken, omdat deze onderwerpen zeer gevoelig liggen. Deze onderwerpen zijn zeker te vermijden bij het eerste contact.
Het ligt voor de hand dat alles wat niet met politiek of met de Westelijke verschillen van het Westen met China te maken heeft, kunt u gerust aansnijden. Twee onderwerpen die men zeker zal appreciëren zijn: Onderwijs: Chinezen zijn zeer trots op hun opleiding en nemen deze dan ook zeer serieus. Een van de eerste vragen in een informeel gesprek zal dan ook vaak zijn waar u gestudeerd heeft en welke opleiding u genoten heeft. Geschiedenis: Kennis van het oude China wordt zeer geapprecieerd. Chinezen zijn zeer fier op hun rijke geschiedenis die reeds vele jaren terugloopt.
Tot slot, verlies beslist de ‘fundamentals’ niet uit het oog en denk niet dat het “unieke” van China een excuus is om dingen te doen die u in andere landen niet zou doen. Met andere woorden, laat het gezond verstand niet varen.
Landendossier China | Zakelijke gedragscode | Juni 2014 ___________________________________________________________ 5
