Watts Water Technologies
Zakelijke Gedragscode
Watts Water Technologies
Watts Water Technologies, Inc. Corporate Headquarters 815 Chestnut Street North Andover, MA 01845-6098 U.S.A.
Tel.: +1 978.688.1811 Fax: +1 978.794.1848
F-WWT-COBC (Nederlands)
1320
©2013 Watts Water Technologies, Inc. Alle rechten voorbehouden.
De Watts Manier voor Principiële Prestaties
Onze missie (het primaire doel van ons bedrijf) Het verbeteren van het comfort, de veiligheid en de kwaliteit van leven voor mensen over de hele wereld, door onze expertise in een breed scala van watertechnologieën. De beste te zijn in de ogen van onze medewerkers, klanten en aandeelhouders.
Onze visie (de aspiraties van ons bedrijf voor de toekomst) Wereldwijd leider te zijn in het bieden van innovatieve, kwalitatief hoogwaardige producten, systemen en oplossingen voor de voorziening, duurzaamheid, controle en het veilig gebruik van water door middel van een focus op • klanten, • innovatie en • voortdurende verbetering
Onze waarden (de normen van ons bedrijf) 1. Integriteit Doe altijd het juiste; behandel anderen zoals u zelf behandeld wilt worden.
3. Voortdurende verbetering Blijf klantgericht; word elke dag beter.
2. Eigendom Handel als een eigenaar; neem initiatief; doe waar u goed in bent.
4. Doorlopend studeren Blijf ontwikkelen; zoek naar groeimogelijkheden.
Onze strategie Het bedrijf heeft een driedelige strategie om haar belangrijkste financiële doelstellingen te realiseren: 1. Groei — verkopen vergroten 2. Operationele excellentie — winsten vergroten 3. ‘Eén Watts Water’ — opereren als één uniforme organisatie
Kerncompetenties van medewerkers We zijn toegewijd aan het aantrekken, ontwikkelen en bevorderen van getalenteerde mensen die bijdragen aan het creëren van waarde voor onze klanten en aandeelhouders door hun vermogen en bereidheid om: 1. Onderling samen te werken met alle werkgroepen 2. Effectief te communiceren 3. Positieve veranderingen te initiëren 4. Voor resultaten te gaan 5. Kwalitatief hoogwaardig werk te leveren 6. Technische expertise te leveren
Verantwoordelijkheden van medewerkers • Kennis van de normen die van toepassing zijn op uw functie en ons bedrijf. • Voldoen aan deze normen — altijd. • Doen wat juist is en vragen stellen wanneer u er niet zeker van bent wat u moet doen. • Doorvragen tot u het antwoord krijgt!
i
Geachte collega’s: Watts Water Technologies doet er alles aan om onze visie te realiseren en te handelen in overeenstemming met onze waarden. We doen zaken in verschillende regio’s, zakelijke klimaten en culturen. We vertrouwen erop dat onze missie, visie en waarden de intrinsieke verschillen in cultuur, zakelijk klimaat en mensen overstijgen, en we werken dagelijks in gevarieerde werkomgevingen in elk van onze vestigingen verspreid over de wereld. Onze missie, visie en waarden staan voor de gemeenschappelijke taal die ons verenigt, richt onze inspanningen, en stimuleert ons om voortdurend beter te presteren voor onze klanten, onze aandeelhouders, onze belanghebbenden en elkaar. Watts Water heeft een reputatie opgebouwd voor het presteren met principes en maatschappelijke verantwoordelijkheid. Die reputatie hebben we opgebouwd doordat we onze waarden waarmaken, elke dag weer in de duizenden transacties die u, namens ons, uitvoert met klanten, aandeelhouders, leveranciers, belanghebbenden en elkaar. Door in alles dat we doen blijk te geven van onze waarden, beschermt en bouwt u niet alleen aan onze reputatie, maar ook aan uw eigen reputatie. We presenteren u nu deze Zakelijke gedragscode om ons streven naar handelen volgens ‘De Watts-manier voor presteren met principes’ uiteen te zetten en u te helpen om u deze normen eigen te maken en ernaar te handelen. Als Watts Water-werknemer wordt u verwacht deze Zakelijke gedragscode te kennen en te volgen. Verwijzingen naar de Watts-manier (aangegeven door een symbool in de vorm van een ‘waterdruppel’ S), en rode vlaggen en situatiegebonden voorbeelden zullen u helpen bij het navigeren door het constant veranderende zakelijke landschap over de gehele wereld. Eenieder van u heeft een grote impact op de reputatie van ons bedrijf en de waarde die we genereren door de manier waarop u zaken doet namens ons. We verzoeken u dan ook met aandrang om deze verantwoordelijkheid ernstig te nemen, zich onze normen eigen te maken en er elke dag naar te leven. Hoogachtend,
David J. Coghlan Chief Executive Officer en President
Kenneth R. Lepage General Counsel en Executive Vice President of Administration
ii
Dean P. Freeman Executive Vice President en Chief Financial Officer
INHOUDSOPGAVE Aan de Slag Bestuursbelofte........................................................................................................................1 Uw Belangrijkste Hulpmiddel voor Zaken Doen op de Watts Manier......................................1 De Watts Manier.....................................................................................................................2 Anderen Managen op de Watts Manier....................................................................................2 Goedkeuringen en Vrijstellingen..............................................................................................3 Overtredingen en Hun Gevolgen.............................................................................................3
Hulpmiddelen voor het Maken van de Juiste Keuzes Vertrouw op Uw Instinct..........................................................................................................5 Wanneer u om Hulp moet Vragen...........................................................................................5 Waar u om Hulp kan Vragen...................................................................................................5 De Watts Water Hulplijn.........................................................................................................6 Geen Vergelding......................................................................................................................7
Onze Werknemers Onze Belofte...........................................................................................................................8 Gelijke Kansen........................................................................................................................8 Wederzijds Respect en Waardigheid........................................................................................8 Eerlijke Werkpraktijken............................................................................................................9 Arbeidsomstandigheden........................................................................................................10 Privacy en Vertrouwelijkheid.................................................................................................11
Onze Klanten, Leveranciers en Markt Onze Belofte.........................................................................................................................12 Consumentenbescherming, Productkwaliteit en -Veiligheid...................................................12 Kartelbestrijding en Eerlijke Concurrentie..............................................................................12 Ethische Verkoops- en Marketingpraktijken............................................................................14 Relatiegeschenken en Vermaak..............................................................................................15 Omgaan met Leveranciers.....................................................................................................17 Internationale Handelsbeperkingen.......................................................................................18
Onze Aandeelhouders Onze Belofte.........................................................................................................................20 Belangenconflicten................................................................................................................20 Handel met Voorkennis.........................................................................................................21 Nauwgezette Financiële Verslaglegging.................................................................................22 Bescherming van Eigendommen............................................................................................23 Documentbeheer...................................................................................................................24
Onze Gemeenschappen en Maatschappij Onze Belofte.........................................................................................................................26 Milieuzorg.............................................................................................................................26 Anticorruptie.........................................................................................................................27 Betrokkenheid bij Gemeenschap en Politiek..........................................................................28 Correcte Communicatie en Openbaarmaking........................................................................28
iii
AAN DE SLAG BESTUURSBELOFTE Watts Water streeft ernaar zaken te doen naar de letter en de geest van de wet, met naleving van strenge vereisten voor ethisch zakelijk gedrag, en in overeenstemming met onze Waarden. Dat is waar “De Watts Manier voor Presteren met Principes” van pas komt. Deze Gedragscode is meer dan alleen een beschrijving van onze bedrijfsregels, het is tevens het middelpunt van onze wereldwijde normen die we hebben ingesteld voor de manier waarop we opereren, welke ondersteund worden door onze Raad van Bestuur en directieleden, en die bedoeld zijn om alle werknemers een houvast te bieden bij de vele interacties die ze dag in dag uit hebben op het werk.
UW BELANGRIJKSTE HULPMIDDEL VOOR ZAKEN DOEN OP DE WATTS MANIER Deze Gedragscode is een wereldwijd hulpmiddel die ons allen helpt om: • De belangrijke gedragsnormen die van toepassing zijn op onze banen te begrijpen en toe te passen • Te weten wanneer we om hulp moeten vragen • Te weten waar we hulp kunnen krijgen als we niet zeker zijn van de juiste handelswijze
De Gedragscode vestigt ook aandacht op belangrijke wetgeving en bedrijfsregels die van toepassing zijn op iedereen die bij Watts Water werkt, ongeacht titel, status, aantal dienstjaren of locatie. Als een wereldwijd opererend bedrijf respecteren wij de wetten in alle landen waar we actief zijn. Als een vertegenwoordiger van het Bedrijf is het uw verantwoordelijkheid om vertrouwd te raken met de gedragsnormen in deze Gedragscode die van toepassing zijn op uw functie en om deze na te leven, alsmede om blijk te geven van onze Waarden van Integriteit, Respect en Voortdurende Verbetering in uw omgang met anderen namens ons. Deze Gedragscode moet in verband gezien worden met onze specifieke bedrijfsregels en procedures, waarvan vele strenger zijn dan de minimale wettelijke vereisten van de landen waar we actief zijn. U bent er tevens verantwoordelijk voor om advies in te winnen indien nodig, en om punten van zorg bij het management te melden, evenals potentiële overtredingen van onze Gedragscode, zodat we de manier waarop we zaken doen kunnen blijven verbeteren. Als u vindt dat een bepaling uit deze Gedragscode geïnterpreteerd kan worden als tegenstrijdig met een toepasselijke wet, regel of andere bedrijfsregel, kunt u dat opnemen met de aangewezen persoon binnen het Bedrijf, zoals legal counsel of human resources. Pas bij twijfel altijd de strengste norm toe of vraag om hulp.
1
AAN DE SLAG DE WATTS MANIER S U draagt uw steentje bij wanneer u: • Zich op de hoogte houdt. De bedrijfsregels en normen begrijpt en volgt, evenals de normen die van toepassing zijn op uw functie; trainingssessies volgt voor zakelijk gedrag; de tijd neemt om updates van onze normen te lezen en te begrijpen; en samenwerkt met collega’s om te zorgen dat iedereen op de hoogte is van de meest recente vereisten. • Om Begeleiding vraagt. Er wordt niet van u verwacht dat u alles weet, maar wel dat u om hulp en raad vraagt bij anderen wanneer u niet zeker bent van de juiste handelswijze. • Standvastig bent. Compromitteer nooit onze normen (of uw persoonlijke integriteit) om zakelijke doelstellingen te realiseren. Als er zich een kans voordoet om tijdswinst te boeken, moet u altijd onthouden dat van u verwacht wordt dat u doet wat juist is, en dat u daar de volledige steun van het management bij heeft. • Problemen aan de oppervlakte brengt. Uw stem telt. Er wordt van u verwacht en u wordt aangemoedigd om u te laten horen als iets verkeerd lijkt, zelfs als u alleen een vermoeden hebt van een potentiële overtreding of probleem. Ga er niet van uit dat als iedereen iets doet het dan in orde is, dat het senior management het al weet, of dat iemand anders het wel zal melden. Naast het melden van problemen wordt u ook aangemoedigd om naar voren te komen met ideeën die ons zullen helpen om onze bedrijfsverantwoordelijkheden beter te managen en te verbeteren.
U zult gevraagd worden om uw steun aan de gedragsnormen uit deze Gedragscode te bevestigen, behalve waar de lokale wetgeving dat niet toelaat.
ANDEREN MANAGEN OP DE WATTS MANIER S Als u een manager of supervisor bent, bevindt u zich in een speciale vertrouwenspositie. Om dat vertrouwen te bewaren, moet u altijd: • Een Positief Rolmodel zijn. Laten zien wat het betekent om integer te zijn in uw dagelijkse beslissingen en handelingen. Verantwoordelijkheid nemen voor uw gedrag en dat van uw team, en bereid zijn om aansprakelijk gesteld te worden voor dat gedrag. • Bewustzijn en Begrip vergroten. Gebruik uw kennis van ons bedrijf om de mensen om u heen te helpen om risico’s die zich mogelijk voordoen in hun werk te identificeren en ermee om te gaan. • Gepaste doelen stellen. Stel duidelijke, meetbare en uitdagende doelen – maar alleen als deze haalbaar zijn zonder onze waarden en normen te compromitteren. • Open staan voor vragen. Reageer op passende wijze op personen die een probleem melden met betrekking tot zakelijk gedrag. Controleer het gedrag van degenen onder u en neem eerlijke, gepaste en consequente maatregelen als dat gedrag niet strookt met onze normen.
2
AAN DE SLAG GOEDKEURINGEN EN VRIJSTELLINGEN De meeste bedrijfsregels en normen uit deze Gedragscode moeten strikt nageleefd worden. In zeldzame gevallen zijn uitzonderingen mogelijk, maar dergelijke vrijstellingen kunnen alleen toegekend worden door de Executive Corporate Responsibility Steering Committee van het Bedrijf. Sommige bedrijfsregels of zakelijke activiteiten vereisen voorafgaande melding, toestemming of goedkeuring. Andere zakelijke transacties zijn vrij gecompliceerd of hebben specifieke vereisten met betrekking tot (boekhoudkundige) verslaglegging, zoals zaken doen of werken met overheden. Zorg er in deze gevallen voor dat de verslaglegging en goedkeuringen in orde zijn. Vrijstelling van deze Gedragscode voor directieleden of managers kan alleen verleend worden door de raad van bestuur en moet zo snel mogelijk openbaar gemaakt worden.
OVERTREDINGEN EN HUN GEVOLGEN Hieronder volgen voorbeelden van handelingen die kunnen leiden tot disciplinaire maatregelen tegen managers en werknemers in het kader van de Gedragscode: • Wetten of Bedrijfsnormen overtreden • Anderen opdragen of aanzetten tot het overtreden van wetten of Bedrijfsnormen • Nalaten om gekende of vermoede overtredingen van wetten of Bedrijfsnormen te melden • Nalaten om het gedrag van werknemers, agenten of leveranciers waarvoor u toezichtsverantwoordelijkheid hebt te controleren • Onbehulpzaam of oneerlijk gedrag vertonen tijdens een onderzoek • Vergeldingsmaatregelen nemen tegen anderen die een zakelijk gedragsprobleem hebben gemeld of aangekaart • Opzettelijk of bewust een valse aanklacht doen of een niet bestaand probleem melden • Elk ander gedrag dat niet strookt met een zakelijke omgeving of een hoge mate van integriteit en toewijding aan naleving van de wet
3
AAN DE SLAG OVERTREDINGEN EN HUN GEVOLGEN Tegen een ieder die onze Gedragscode of onderliggende bedrijfsregels overtreedt kunnen disciplinaire maatregelen genomen worden, tot aan beëindiging van het dienstverband toe. De specifieke disciplinaire maatregel zal gebaseerd worden op specifieke omstandigheden en de ernst van het geval, en zal in overeenstemming zijn met de lokale wetgeving en toepasselijke arbeidsovereenkomsten. Daarbij komt dat wanneer een strafbaar feit is begaan, het Bedrijf de politie kan inschakelen. Overtredingen van de wet kunnen leiden tot een strafzaak tegen u, uw collega’s of het Bedrijf, hetgeen kan resulteren in: • Intrekking van vergunningen en bevoegdheden • Hoge straf- en civielrechtelijke boetes • Gevangenisstraf • Beëindiging van zakelijke operaties
Waarom is dit belangrijk? Omdat uw baan, de banen van uw collega’s, uw aanzien in de gemeenschap en de reputatie van het Bedrijf allemaal op het spel staan. Daarom is deze Gedragscode, en begrip van uw verantwoordelijkheden in het kader van deze Gedragscode, zo belangrijk.
STOP
4
Hulpmiddelenvoor het makenvan de juiste keuzes VERTROUW OP UW INSTINCT U bent zelf in de beste positie om onderscheid te maken tussen wat juist is en wat niet. Voordat u een beslissing neemt of een opdracht uitvoert, moet u eerst overwegen welke weerslag deze zal hebben op onze Waarden en het Bedrijf door uzelf het volgende af te vragen:
a Vormt het een overtreding van de wet of bedrijfsregels? a Heeft het op oneerlijke wijze een negatieve uitwerking op anderen? a Is mijn oordeel vrij van belangenconflicten, of zal ik iemand hierdoor een tegendienst schuldig zijn?
a Zou ik met een gerust hart mijn beslissing uit kunnen leggen aan mijn familie of de gemeenschap?
a En tot slot, is dit de juiste handeling?
WANNEER U OM HULP MOET VRAGEN U moet om hulp of raad vragen wanneer het u niet duidelijk is wat de meest geschikte handelswijze is. Bijvoorbeeld wanneer: • U er niet zeker van bent of de bedrijfsregels van toepassing zijn op een specifieke situatie • De relevante wetten of vereisten gecompliceerd zijn en moeilijk te interpreteren • U beperkte ervaring hebt met de desbetreffende zaken • Het gewoonweg niet aanvoelt als de juiste beslissing!
WAAR U OM HULP KAN VRAGEN We verwachten van u, en moedigen u aan om problemen eerst intern te melden, als dat tenminste niet strijdig is met de vigerende wetgeving, zodat we onze systemen en werkomgeving kunnen blijven verbeteren. Dit slaat op situaties waarin u weet of vermoedt dat één van de volgende partijen zich bezig heeft gehouden met — of op het punt staat over te gaan tot — illegale of onethische activiteiten: • Werknemers of managers • Agenten of derden die namens het Bedrijf handelen • Distributeurs, klanten of eindgebruikers • Leveranciers of toeleveranciers • Partners in een samenwerkingsverband
Er staan vele interne communicatiekanalen tot uw beschikking om te zorgen dat uw vragen of problemen op correcte wijze behandeld kunnen worden. Hoewel u het kanaal moet kiezen waar u zich het beste bij voelt, is uw directe supervisor of manager meestal uw beste eerste aanspreekpunt. U kunt met vragen of problemen
5
Hulpmiddelenvoor het makenvan de juiste keuzes ook terecht hogerop in de hiërarchie (dus de supervisor van uw supervisor, enz), of bij een gespecialiseerde afdeling of een expert binnen het Bedrijf op het gebied van het desbetreffende onderwerp, zoals Human Resources of de Juridische Afdeling.
DE WATTS WATER HULPLIJN Als u een probleem op vertrouwelijke wijze wilt melden, kunt u ook contact opnemen met de Watts Water Hulplijn door te bellen naar +1 877-792-8878, of via de speciale website van de hulplijn: www.wattswater.ethicspoint.com. Plaatselijke telefoonnummers voor de hulplijn voor elk land waar Watts Water actief is, kunt u vinden op de website van de Hulplijn. Dit communicatiekanaal is altijd beschikbaar, maar is vooral handig wanneer u zich niet op uw gemak voelt bij een ander kanaal, of wanneer andere kanalen ineffectief gebleken zijn bij het oplossen van een probleem. De Hulplijn is 24 uur per dag bereikbaar, zeven dagen per week, voor werknemers en derden waar we zaken mee doen (zoals distributeurs of leveranciers). De Hulplijn biedt specifieke hulp via een extern bedrijf met een goede naam op het gebied van de behandeling van meldingen van mogelijke overtredingen van Gedragscodes.
Watts Water Hulplijn
877.792.8878
www.wattswater.ethicspoint.com
6
Hulpmiddelenvoor het makenvan de juiste keuzes • Het Bedrijf moedigt u aan om uzelf te identificeren wanneer u de Hulplijn gebruikt zodat uw probleem grondig onderzocht kan worden — als uw naam ons tenminste in staat stelt om contact met u te leggen voor extra informatie en ons helpt om uw situatie op te volgen om te zorgen dat u niet te maken krijgt met vergeldingsmaatregelen omdat u te goeder trouw een melding hebt gedaan. Het Bedrijf zal er alles aan doen om uw identiteit vertrouwelijk te houden, maar er zijn omstandigheden waarin openbaarmaking van uw identiteit vereist wordt door de wet of noodzakelijk is om uw problemen volledig te kunnen behandelen en onderzoeken. • Het is wellicht mogelijk om anoniem te blijven wanneer u contact opneemt met de Hulplijn (met uitzondering van problemen die zich voordoen in de Europese Unie). Als u er toch voor kiest om anoniem te blijven, is het belangrijk om gedetailleerde informatie te verstrekken en regelmatig te kijken of de status van de behandeling wijzigt en of er verzoeken om informatie zijn vanuit het team dat is aangewezen om uw probleem te onderzoeken.
Wanneer een probleem gemeld wordt via de Hulplijn nemen we het altijd serieus en gaan we er altijd op in. Hoewel we wellicht geen gedetailleerde resultaten van het onderzoek met u kunnen delen of u niet kunnen inlichten over de tegenmaatregelen die zijn genomen, zullen we altijd proberen om u op de hoogte te houden van de status van het onderzoek zodat u weet dat uw probleem een passende reactie krijgt. Europese Unie: Wees u ervan bewust dat onder bepaalde Europese privacy wetten er specifieke soorten aantijgingen zijn die niet gemaakt mogen worden via de Hulplijn van het Bedrijf, maar gemaakt moeten worden bij een lokale instantie. Bijkomende beperkingen met betrekking tot de mogelijkheid om anoniem te blijven zijn van toepassing op problemen die zich voordoen in bepaalde landen in de Europese Unie, of op problemen die geen betrekking hebben op financiële, boekhoudkundige of controle zaken. In dergelijke gevallen zal de Hulplijn van het Bedrijf u doorverwijzen naar de aangewezen persoon die u kan helpen.
GEEN VERGELDING Watts Water verbiedt vergelding tegen iemand die, te goeder trouw, een probleem heeft gemeld of medewerking heeft verleend aan een onderzoek, zelfs wanneer de aantijging uiteindelijk ongegrond blijkt te zijn. Tegen een ieder, ongeacht functie of lengte van dienstverband, die zich schuldig heeft gemaakt aan vergelding tegen iemand die te goeder trouw een probleem met betrekking tot zakelijk gedrag heeft gemeld, zullen disciplinaire maatregelen genomen worden, mogelijk in de vorm van ontslag. Als u vindt dat u het slachtoffer bent van vergelding, kunt u contact opnemen met de Hulplijn voor hulp. Weet echter wel dat onze regels tegen vergelding u niet vrijstellen van disciplinaire maatregelen als u zelf eveneens op onbehoorlijke wijze hebt gehandeld.
7
ONZE WERKNEMERS ONZE BELOFTE Ons succes is afhankelijk van het in stand houden van een gevarieerd en getalenteerd personeelsbestand dat onze Visie en Waarden deelt. We zijn toegewijd aan respect voor en de waardigheid van onze collega’s en het bieden van een werkplek die vrij is van discriminatie, intimidatie, pesten, illegale activiteiten en onveilige omstandigheden.
GELIJKE KANSEN Als een werkgever die mensen gelijke kansen biedt, zullen we werknemers werven, aannemen, betalen, opleiden, promoveren en ontslaan in overeenstemming met alle geldige wet- en regelgeving, en zonder te kijken naar ras, huidskleur, religie, leeftijd, geslacht, herkomst, staatsburgerschap, burgerlijke stand, seksuele geaardheid, handicap, status als oorlogsveteraan of een andere beschermde status. De Watts Manier: S
S
Beslissingen met betrekking tot banen nemen op basis van de vaardigheden en verdiensten van het individu, en niet op basis van persoonlijke eigenschappen die geen verband houden met de baan
S
Redelijke voorzieningen bieden voor individuen met een handicap of die een bepaald geloof belijden
S
Diversiteit op prijs stellen en personen met andere achtergronden willen opnemen
Vraag om hulp wanneer u het volgende waarneemt: Beoordeling van personen op basis van factoren die geen verband houden met hun vaardigheden of de taak in kwestie Discriminatie tegen personen bij het nemen van beslissingen met betrekking tot werving, personeelsaanname, salaris, opleiding, promotie of ontslag Weigering om samen te werken met of medewerking te verlenen aan personen omwille van hun ras, geloof, geslacht of andere wettelijk beschermde eigenschap
WEDERZIJDS RESPECT EN WAARDIGHEID Wederzijds respect en waardigheid behoren de basis te vormen van onze omgang met collega’s, en u moet op uw hoede zijn voor gedrag dat vertrouwen schendt, de kwaliteit van de werkomgeving aantast of de integriteit van de besluitvorming ondermijnt. Het Bedrijf verbiedt gedrag dat leidt tot of bijdraagt aan het ontstaan van een intimiderende, vijandige of kwetsende werkomgeving.
8
ONZE WERKNEMERS WEDERZIJDS RESPECT EN WAARDIGHEID De Watts Manier: S
S S S
Anderen behandelen zoals u zelf behandeld wilt worden
S
Een professioneel werkklimaat in stand houden
Personen met standpunten die verschillen van de uwe erkennen en respecteren Op een beschaafde en constructieve manier door onenigheden of conflicten heen werken
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Ongewilde, ongepaste of oneerbiedige seksuele toenaderingen of intimidatie Vunzige grapjes, beledigende opmerkingen, kleinerende e-mails of obscene tekeningen of foto’s Pesterijen, bedreigingen, intimidatie, kleinerend gedrag, verbale of fysieke uitspattingen
Vraag: We hebben iemand in ons team die slechthorend is. Hij is een geweldige werknemer. Hij kan praten maar hij klinkt heel anders dan de anderen. Sommigen steken de draak met hem achter zijn rug. Ik vind dat gênant en slecht voor de teamgeest. Wat moet ik doen? Antwoord: Het gedrag dat u omschrijft is onaanvaardbaar. U heeft verscheidene opties. U kunt proberen om met de betrokkenen te gaan praten — druk van collega’s kan dergelijke zaken vaak succesvol verhelpen. U kunt hier ook melding van maken bij Human Resources — die zijn getraind in het behandelen van dergelijke problemen. En u kunt altijd de Watts Water Hulplijn bellen.
EERLIJKE WERKPRAKTIJKEN Eerlijke werkpraktijken houden meer in dan zorgen dat het Bedrijf zich houdt aan wetgeving met betrekking tot werk en werkgelegenheid. Ze onderscheiden ons vermogen om het beste talent binnen te halen en te behouden. We streven naar naleving van alle wetgeving met betrekking tot vrijheid van vereniging, collectief onderhandelen, immigratie, loon, arbeidstijden, arbeidsvoorwaarden, evenals wetgeving die gedwongen arbeid, verplichte arbeid en kinderarbeid verbiedt. De Watts Manier: S
S S
Werkbevoegdheid van werknemers nagaan
S
Werkweken, rustperiodes, vrije dagen en arbeidsvoorwaarden aanhouden volgens lokale wetgeving
Werknemers correct betalen voor reguliere en extra uren in overeenstemming met lokale wetgeving
9
ONZE WERKNEMERS EERLIJKE WERKPRAKTIJKEN Daarbij komt dat we vereisen dat: • Werknemers alleen aangenomen worden op basis van werkelijke werkbevoegdheidscriteria • Werknemers toegestaan wordt om collectief te onderhandelen zonder dwang of inmenging • Werkweken nooit langer zijn dan wettelijk toegestaan, of, wanneer geen maxima worden aangegeven door de wet, niet langer dan 60 uur zijn tijdens productieperiodes buiten piektijden (8 maanden van de 12) of niet langer dan 72 uur tijdens piekproductietijden (4 maanden van de 12) • Werknemers ten minste één rustdag hebben tijdens elke periode van 7 dagen tijdens productieperiodes buiten piektijden • Werknemers betaald worden voor alle gewerkte uren zonder onwettige of ongeautoriseerde inhoudingen op salaris of bonussen • Alle gewerkte uren nauwgezet bijgehouden worden • Alle wettelijk vereiste feestdagen, rustperiodes of vrije dagen worden gerespecteerd • Kinderarbeid (onder de 15 jaar) of gedwongen arbeid (slavernij leercontract of dwangarbeid in de gevangenis) wordt verboden • Betalingen worden gedaan aan de werknemer die ervoor gewerkt heeft (tenzij er een beslaglegging is opgelegd door de rechtbank of de werknemer heeft ingestemd met een andere betalingsregeling) • De originele door de overheid uitgegeven identificatie, paspoort of werkvergunning niet ingenomen wordt zonder schriftelijke toestemming
ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN We streven naar het beschermen van de gezondheid en veiligheid van elke werknemer. We geloven dat arbeidsongevallen en ziektes opgelopen op de werkplek te voorkomen zijn. Geen enkele activiteit is zo belangrijk dat het onveilig gedaan mag worden, en het welzijn van een persoon mag nooit gecompromitteerd worden in wat we ook doen. Een veilige en beveiligde werkomgeving betekent ook een werkplek zonder geweld en illegale drugs. De Watts Manier: S
10
S
Ons te allen tijde houden aan alle geldige wetgeving, regelgeving en bedrijfsregels met betrekking tot veiligheid, en iedereen om ons heen aanmoedigen hetzelfde te doen
S
Onmiddellijk stoppen met een activiteit wanneer er een duidelijke aanwijzing is dat een werknemer aan een risico wordt blootgesteld
S
Alleen werk ondernemen waarvoor u getraind, bevoegd, medisch in staat en voldoende uitgerust en alert bent
S
Een dienstdoende supervisor onmiddellijk op de hoogte brengen van een ongeval, letsel, ziekte, onveilige situatie, of dreigend geweld
ONZE WERKNEMERS ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Onveilige werkactiviteiten of -omstandigheden Bezit, gebruik of verspreiding van illegale drugs of andere verboden middelen op het bedrijfsterrein zonder medische autorisatie Dreigementen, intimidatie of ander geweld
Vraag: Zal ik gestraft worden als ik stop met een activiteit omdat ik me zorgen maak over de veiligheid? Antwoord: We willen een veilige werkplek bieden voor iedereen – en dat betekent ook dat u het werk mag stilleggen en overleggen met een supervisor als u zich zorgen maakt over de veiligheid ervan.
Onthoud altijd, het is beter het zekere Als u zorgen over veiligheid niet kunt bespreken met uw plaatselijke managers kunt u de Watts Water Hulplijn bellen. voor het onzekere te nemen.
PRIVACY EN VERTROUWELIJKHEID We geloven in het respecteren van de vertrouwelijkheid van de persoonlijke informatie van onze werknemers. Dit betekent dat toegang tot persoonlijke documenten alleen voorbehouden moet zijn aan personeel met de passende bevoegdheid en een duidelijk zakelijk oogpunt. Werknemers die toegang hebben tot persoonlijke informatie moeten zich houden aan de toepasselijke vertrouwelijkheidsregels met betrekking tot het gebruik van deze informatie, en moeten op de hoogte zijn van mogelijke wettelijke beperkingen en/of vereisten voor het verzenden van persoonlijke gegevens buiten het land van herkomst. Geef nooit persoonlijke informatie van een werknemer aan iemand die niet de juiste autorisatie heeft.
Persoonlijke gegevens, informatie of elektronische communicaties die zijn gecreëerd of opgeslagen op bedrijfscomputers of andere elektronische media zoals draagbare apparaten zijn niet privé. Archieven van uw elektronische communicaties mogen aangelegd en gebruikt worden voor verschillende doeleinden, en mogen gecontroleerd of nagezien worden zonder voorafgaande kennisgeving. Onthoud dat, en gebruik de elektronische media van het bedrijf behoedzaam. De Watts Manier: S
S
Persoonlijke gegevens van werknemers alleen inzamelen, verwerken en gebruiken voor legitieme doeleinden
S
Anonieme, opgedeelde of vervangende informatie gebruiken wanneer dat praktisch mogelijk is (bijv. door het bedrijf uitgegeven identificatienummers gebruiken in plaats van sofinummers)
S
Versleutelde bestanden en apparaten gebruiken om privé-informatie op te slaan en te verzenden om ongeautoriseerde toegang te voorkomen
Raadpleeg voor Extra Informatie en Begeleiding de Bedrijfsregels voor Informatiebeveiliging [Information Security Policy].
11
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT ONZE BELOFTE Watts Water streeft naar het creëren van waarde voor haar klanten door ze vernieuwende, veilige en hoogwaardige producten aan te bieden. We promoten onze producten en concurreren op eerlijke wijze. We zoeken relaties met klanten die onze toewijding aan ethische en duurzame zakelijke praktijken delen, en we bouwen deze relaties voor de lange termijn uit op basis van Integriteit, Respect en Voortdurende Verbetering.
CONSUMENTENBESCHERMING, PRODUCTKWALITEIT EN -VEILIGHEID Innovatie staat centraal in alles wat we doen, en kwaliteit en veiligheid zijn de waarmerken die de markt terecht van ons verwacht. De integriteit van onze producten is afhankelijk van de voortdurende naleving door de werknemers van degelijke productiepraktijken die in overeenstemming zijn met alle wettelijke, regulerende, kwaliteits- en contractuele vereisten. De Watts Manier: S
S
Producten leveren die reële waarde creëren voor onze klanten, en die eenvoudig te bestellen, ontvangen en installeren zijn
S
Alle wettelijke, regulerende, kwaliteits- en contractuele vereisten naleven die van toepassing zijn op hoe onze producten gemaakt worden
S
manieren zoeken om met nieuwe producten te komen die passen binnen onze strategieën, en duurzame en milieuvriendelijke oplossingen bieden voor onze klanten
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Vervanging van onderdelen of grondstoffen voor onze producten zonder de vereiste toestemming Het minder nauw nemen met kwaliteit en veiligheid teneinde productiedoelstellingen of geprogrammeerde doelen te halen Vervalsing of verkeerde voorstelling van resultaten van productonderzoek, kwaliteits- of veiligheidstesten
KARTELBESTRIJDING EN EERLIJKE CONCURRENTIE Ons doel is om de concurrentie te overtreffen – op eerlijke en rechtvaardige wijze. Onze bedrijfsstrategie, productassortiment en personeel is van wereldklasse, en we hoeven geen toevlucht te nemen tot oneerlijke of bedrieglijke middelen om de markt voor ons te winnen, en zullen dit ook niet doen. We houden ons nauwgezet aan de wetgeving die “mededingingsrecht” heet in veel landen en “antitrustwetgeving” in de VS – wetgeving die de basis vormt voor de vrije markten over de hele wereld. Mededingingsrecht verbiedt over het algemeen concurrentievervalsende overeenkomsten, zoals prijsafspraken met concurrenten
12
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT of afspraken met concurrenten om een markt onderling te verdelen. Door te handelen binnen de grenzen van de wetgeving inzake eerlijke concurrentie en kartelbestrijding bieden we onze klanten en leveranciers waarde, en verwerpen we gedrag dat eerlijke, stabiele en open markten ondermijnt.
KARTELBESTRIJDING EN EERLIJKE CONCURRENTIE De Watts Manier: S
S
Concurreren op basis van de kwaliteiten van onze producten en diensten en niet trachten om concurrentie in te perken of onderdrukken
S
Zakelijke afstand houden tot concurrenten, en contacten die de schijn kunnen wekken van ongeoorloofde afspraken, nevenafspraken of informele afspraken vermijden
S
Informatie over het Bedrijf, haar klanten en leveranciers strikt vertrouwelijk houden, en situaties vermijden waarin die informatie in handen van een concurrent terecht zou kunnen komen
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Afspraken of gesprekken met een concurrent over: – prijzen, prijsformules, kosten of winst – offertes voor aanbestedingen, marketingplannen of verkoopgebieden – verkoopsvoorwaarden – marktaandeel, verkoopcapaciteit of productievolumes – onderlinge verdeling van klanten of productassortiment – methodes met betrekking tot leveranciers, inkoop of distributie Indiening van nepoffertes of offertes die niet bedoeld zijn om een contract binnen te halen Afspraken of gesprekken met klanten die de prijs beperken of andere voorwaarden waaronder de klant een product mag doorverkopen Verzameling van informatie over concurrenten op een ongepaste, misleidende of oneerlijke manier
Vraag altijd de Juridische Afdeling om Raad Voordat u: • Een samenwerkingsverband aangaat, een fusie of overname onderneemt, of marketing-, aankoop- of gelijksoortige gezamenlijke regelingen treft met een concurrent • Een exclusiviteitsovereenkomst sluit (d.w.z. contracten waarbij een bedrijf alleen onze producten mag gebruiken) • Verschillende producten samenvoegt of bundelt (bijv. contracten waarbij een koper die één bepaald product wil kopen ook een daarmee “gebundeld” product moet kopen)
13
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT KARTELBESTRIJDING EN EERLIJKE CONCURRENTIE Vraag: Mijn manager vertelde me laatst dat hij wist dat we een bepaald contract waarvoor we de laatste twee weken aan een offerte hebben gewerkt niet zouden binnenslepen. Toen ik hem vroeg hoe hij dat wist, zei hij dat wij niet waren, en dat onze concurrent
“aan de beurt” “aan de beurt” was. Is deze situatie ok?
Antwoord: Nee, dit is niet ok. Als wat de manager zegt waar is, dan kan dit fraude met offertes zijn, en daar is sprake van wanneer potentiële leveranciers samenzweren om te bepalen wie de opdracht krijgt.
Dit is een overtreding van het
mededingingsrecht omdat het concurrentie tussen de samenzwerende leveranciers vervalst.
Dergelijke activiteiten moeten zeker gemeld worden.
ETHISCHE VERKOOP- EN MARKETINGPRAKTIJKEN We streven naar een eerlijke promotie van onze diensten en het informeren van onze klanten over het juiste gebruik van onze producten. Dit betekent dat u duidelijk, nauwgezet en waarheidsgetrouw moet zijn in de voorstelling van de kwaliteit, eigenschappen en potentiële risico’s van onze producten. U moet te allen tijde voorkomen dat u onwaarheden uit over onze concurrenten. De Watts Manier: S
S
Alleen degelijk onderbouwde beweringen gebruiken in reclame, marketing- of verkoopmateriaal
S
Gebruiksaanwijzingen en waarschuwingen bij producten voegen die duidelijk zijn en die de eindgebruiker gemakkelijk kan begrijpen
S
Zorgen dat producten correcte etiketten dragen en dat etiketten in overeenstemming zijn met alle wettelijke, regulerende en contractuele vereisten
S
Het Bedrijf alleen onderscheiden van haar concurrenten op basis van feitelijke vergelijkingen
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Overdrijving van de eigenschappen van onze producten Nalatigheid bij informeren over risico’s of gevaren die zich mogelijk voor kunnen doen bij onze producten Onnauwkeurige etiketten op producten, inclusief informatie over het land van herkomst Het doen van onrealistische beloftes over productie, beschikbaarheid of levering van producten
14
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT RELATIEGESCHENKEN EN VERMAAK Zakelijke attenties — zoals relatiegeschenken, gunsten en vermaak — worden vaak uitgewisseld teneinde goede werkrelaties op te bouwen. Hoewel relatiegeschenken en vermaak goodwill kunnen kweken, kunnen ze ook leiden tot vraagtekens bij de redenen waarom iemand ze geeft. Kortom, relatiegeschenken en vermaak kunnen leiden tot “belangenconflicten.” Als een algemene regel is het verstandig om geen zakelijke attenties aan te bieden als dat ertoe leidt dat u als bevooroordeeld overkomt of het lijkt alsof u een zakelijke beslissing probeert te beïnvloeden. En u kunt ook het beste nooit om een zakelijke attentie vragen of deze accepteren van een derde als dat opgevat kan worden als een poging om uw objectiviteit bij het nemen van een zakelijke beslissing te ondermijnen. De schijn van ongepaste beïnvloeding alleen al kan genoeg zijn om door onze belanghebbenden, inclusief collega’s, opgevat te worden als verval in onze integriteit. Het is altijd het beste om het veilig te spelen, en dergelijke aanbiedingen beleefd af te wijzen wanneer of als deze zich voordoen. Voor Bijkomende Informatie en Begeleiding: Het Bedrijf heeft specifieke Richtlijnen voor Zakelijke Attenties [Business Courtesies Compliance Guidelines] die u altijd moet raadplegen voordat u relatiegeschenken of vermaak aanbiedt aan of aanvaardt van zakelijke collega’s. Voor sommige soorten zakelijke attenties is voorafgaande toestemming van het bedrijf nodig, dus het is het beste om de Richtlijnen erop na te slaan of uw plaatselijke financiële controller te vragen voordat u zakelijke attenties aanbiedt of aanvaardt. De Richtlijnen voor Zakelijke Attenties zijn beschikbaar via het Communicatieportaal van het Bedrijf “Connect,” of op papier verkrijgbaar als u uw plaatselijke financiële controller daar om vraagt. Onthoud dat deze Richtlijnen wettelijke en ethische doelstellingen laten prevaleren boven budgettaire doelstellingen. Werknemers mogen beperkingen die het Bedrijf stelt niet overtreden door persoonlijke betalingen te doen of bedragen die de limieten uit de Bedrijfsregels of Richtlijnen overschrijden niet te declareren. Algemene vereisten: Een zakelijke attentie mag alleen aangeboden, gegeven of ontvangen worden als aan alle volgende voorwaarden wordt voldaan: • De zakelijke attentie moet redelijk zijn qua waarde, mag niet in cash gegeven worden (of in cash equivalenten zoals in geschenkbonnen), en moet op een open en transparante manier gegeven worden zodat het niet redelijkerwijs opgevat kan worden als een poging om een oneerlijk zakelijk voordeel te behalen. • Zakelijke attenties die door vertegenwoordigers van het bedrijf worden gegeven mogen alleen aangeboden worden ter promotie, demonstratie of uitleg van producten of diensten van het Bedrijf of voor algemene goodwill-doeleinden. • Een zakelijke attentie mag onder geen enkel beding aangeboden of gegeven worden met het oog op onrechtmatig beïnvloeden van een overheidsfunctionaris of besluitvormer bij een bedrijf, om hun ertoe te krijgen hun positie te misbruiken of hun handelingen te beïnvloeden (Zie ook “Anticorruptie” in deze Gedragscode).
15
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT RELATIEGESCHENKEN EN VERMAAK • Het geven en aanvaarden van een zakelijke attentie moet legaal zijn en toelaatbaar onder lokale wetgeving, overheidsregelgeving en de bedrijfsregels van de organisatie waar de persoon die het geschenk aanbiedt of ontvangt werkt. • Zakelijke attenties gegeven door vertegenwoordigers van het Bedrijf moeten geautoriseerd worden op het juiste managementniveau in het Bedrijf, de vereiste goedkeuringen hebben voor die zakelijke attenties waarvoor voorafgaande goedkeuring vereist is, en direct en correct opgenomen worden in de boekhouding en archieven van het Bedrijf. • Zakelijk vermaak in gelegenheden waar “vermaak voor volwassenen” wordt aangeboden is verboden, zelfs als werknemers en/of andere deelnemers er zelf voor betalen en geen vergoeding van de kosten willen. • Cash of cash equivalenten, zoals cadeaubonnen of prepaid creditcards, hoe gering het bedrag ook, mogen nooit gebruikt worden als een zakelijke attentie. • Wanneer het gaat om Overheidsfunctionarissen, Niet-Commerciële Organisaties en Politieke Partijen moet er altijd een geldig zakelijk doel gediend worden en moet het aangeboden vermaak redelijk zijn in verhouding tot het zakelijke doel ervan. Vermaak moet een kans creëren om zaken te bespreken, en niet buitensporig of anderszins gênant zijn voor het Bedrijf.
De Watts Manier: S
S
Gezond verstand, gematigdheid en discretie betrachten bij het geven en ontvangen van zakelijke attenties
S
Maak uzelf vertrouwd met de Richtlijnen voor Zakelijke Attenties [Business Courtesies Compliance Guidelines] voordat u geschenken of vermaak aanbiedt of aanvaardt, vooral als er overheidsfunctionarissen bij betrokken zijn; vraag uw plaatselijke financiële controller om hulp als u niet weet hoe u een bepaalde situatie moet opvatten
S
Van goede smaak getuigen bij de keuze van gelegenheden, zoals restaurants, sportevenementen, theater of andere culturele evenementen
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Er wordt iets gevraagd of ontvangen als “tegenprestatie” of als onderdeel van een afspraak om iets te doen in ruil voor een zakelijke attentie Het geven of ontvangen van een geschenk of cash (of cash equivalenten zoals cadeaubonnen die omgezet kunnen worden in cash, cheques, geldwissels, effectenbeleggingen, verhandelbare stukken, leningen, aandelen of opties) Deelname aan een activiteit waardoor de gever of ontvanger van de zakelijke attentie de regels van zijn of haar eigen werkgever of plaatselijke regelgeving zou overtreden Deelname aan zakelijk vermaak dat onsmakelijk of seksueel getint is, of anderszins niet strookt met onze waarden en normen Niet correct vastleggen van relatiegeschenken en vermaak op declaratieformulieren of in de boekhouding en archieven van het Bedrijf
16
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT OMGAAN MET LEVERANCIERS Onze leveranciers zijn gewaardeerde partners in het succes van ons bedrijf. Onze relaties met leveranciers moeten zich onderscheiden door eerlijkheid en oprechtheid. Leveranciers moeten geselecteerd worden op basis van concurrentiefactoren zoals kwaliteit, service, technologie en prijs. Daarbij komt dat leveranciers gezocht moeten worden die onze toewijding aan Integriteit, Respect en Voortdurende Verbetering door duurzame zakelijke praktijken delen. Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Het aanbieden of aannemen van ongepaste relatiegeschenken, smeergelden of andere waardevolle voorwerpen tijdens het proces van leverancierselectie en onderhandelingen (Zie ook de sectie over Belangenconflicten in deze Gedragscode) Gunning van een contract aan een bedrijf met banden met een overheidsfunctionaris waar Watts Water betrekkingen mee heeft (Raadpleeg onze Richtlijnen voor Zakelijke Attenties [Business Courtesies Compliance Guidelines] voor meer gedetailleerd advies op dit vlak)
Vraag: Ik zit midden in een verbouwing van mijn badkamer, en zag dat één van onze leveranciers kranen verkoopt die ik erg mooi vindt. Ik belde en vroeg mijn contactpersoon bij die leverancier waar ik een bepaalde kraan, die 250 dollar kost, kon kopen omdat ik hem niet kon vinden bij mijn plaatselijke doe-het-zelfzaak. De volgende dag kreeg ik een pakketje toegestuurd met de betreffende kraan erin, met een briefje van de leverancier waarop stond “onze diensten aan klanten omvatten niet de installatie van deze kraan, veel succes met uw project!” Ik weet niet wat de groothandelsprijs van deze kraan is, maar mag ik hem houden? Antwoord: Hoogstwaarschijnlijk niet. Dit geschenk is te gul volgens onze richtlijnen voor zakelijke attenties, en hoewel dit een geste is van de leverancier om goodwill te kweken, moet u om goedkeuring vragen onder de richtlijnen voor zakelijke attenties om het geschenk te mogen houden.
17
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT INTERNATIONALE HANDELSBEPERKINGEN Een aantal landen legt beperkingen op voor export en handel met andere landen, entiteiten, individuen en activiteiten. Handelsbeperkingen kunnen verscheidene vormen aannemen, inclusief verboden op: • Export naar een verboden land • Reizen naar of vanuit een land waar een sanctie op rust • Financiële transacties en betrekkingen met een land waar een sanctie op rust of met bepaalde personen en entiteiten • Deelname, direct of indirect, aan boycots die door bepaalde landen zijn opgelegd
“Export” bestaat niet alleen uit het overdragen van een fysiek handelsartikel – het kan ook de overdracht zijn van vertrouwelijke informatie naar een staatsburger van een ander land door middel van: • E-mail of telefoongesprekken • Persoonlijke gesprekken • Bezoeken aan Watts Water-bedrijven • Uitwisseling van technische documenten, zelfs binnen het Bedrijf (maar over de grens)
De lijst met verboden landen en regels voor handelsbeperkingen zijn complex en onderhevig aan verandering. Daarom moet u wanneer uw werk bestaat uit het verkopen of vervoeren van producten, technologieën of diensten over de grens zorgen dat u op de hoogte blijft van de geldende regels en vraag personeel van de Exportafdeling van het Bedrijf om raad als u ergens niet zeker van bent. De Watts Manier: S
18
S
Alle relevante internationale handelsregelgeving en de eigen bedrijfsregels en procedures van het bedrijf met betrekking tot het importeren en exporteren van goederen, technologie, software en diensten naleven
S S
Zorgen dat invoerverklaringen kloppen en compleet zijn
S
Zakelijke transacties en relaties met klanten, leveranciers en andere derden tegen het licht houden van alle geldende regels die transacties beperken met bepaalde landen en personen waar een sanctie op rust en voor verboden eindgebruik
S
Leren om boycot verzoeken te herkennen en dergelijke verzoeken melden aan de juridische afdeling
Controleren of speciale autorisatie of een vergunning vereist wordt. Goederen die gebruikt kunnen worden voor militaire doeleinden zijn onderhevig aan speciale exportcontroles
ONZE KLANTEN, LEVERANCIERS EN MARKT Voor Extra Informatie en Begeleiding: Raadpleeg de Regels voor Import en Export [Import and Export Compliance Regulations] voor de landen waarin we actief zijn, evenals samenhangende bedrijfsregels en procedures, verkrijgbaar via het communicatieportaal van het Bedrijf, Connect of de Exportafdeling. Vraag: Ik wil bepaalde producten sturen naar een klant in een land dat op de lijst met exportbeperkingen staat. Mag ik deze producten naar een ander Watts-bedrijf sturen in een land dat deze beperking niet heeft, zodat zij ze dan kunnen verkopen aan de klant in kwestie? Antwoord: Nee. Een poging om regels te omzeilen via een gelieerd bedrijf is geen manier om onder een beperking uit te komen, en is bovendien illegaal.
19
ONZE AANDEELHOUDERS ONZE BELOFTE We genereren waarde voor aandeelhouders door superieure financiële resultaten te boeken door middel van een degelijke zakelijke strategie die de tand des tijds doorstaat. Bij het nastreven van dat doel zullen we blijkgeven van Integriteit en Respect voor onze Aandeelhouders door rechtdoorzee te zijn wanneer het gaat om het meten en openbaar maken van onze financiële prestaties, waarbij bedrijfseigendommen en middelen beschermd worden, en de handel in aandelen in het bedrijf.
BELANGENCONFLICTEN Een “Belangenconflict” ontstaat wanneer iemands persoonlijke, sociale, financiële of politieke activiteiten in botsing kunnen komen met hun loyaliteit en objectiviteit aan het Bedrijf. Belangenconflicten kunnen ook ontstaan wanneer een werknemer of directeur of een lid van de directe familie van een werknemer of een directeur voordeel haalt, of voordeel lijkt te halen, uit een zakelijke regeling met het Bedrijf. Werkelijke conflicten moeten voorkomen worden, maar zelfs de schijn van een belangenconflict kan ook beschadigend zijn. De Watts Manier: S
S
Situaties die de schijn wekken van een mogelijk belangenconflict zoveel mogelijk vermijden
S
Situaties melden die zouden kunnen leiden tot een werkelijk of mogelijk belangenconflict
Werknemers (inclusief directieleden en managers) mogen het volgende niet doen: Persoonlijk voordeel halen uit iets dat ze te weten zijn gekomen door het gebruik van bedrijfseigendommen, bedrijfsinformatie of de positie van het bedrijf Persoonlijk voordeel halen uit het gebruik van bedrijfseigendommen, bedrijfsinformatie of de positie van het bedrijf Direct of indirect concurreren met het Bedrijf zonder toestemming van het Bedrijf
Als werknemers betrokken zijn bij activiteiten die opgevat kunnen worden als strijdig met de belangen van het Bedrijf moeten ze dat deze melden aan het Bedrijf ter beoordeling. Wanneer er een belangenconflict bestaat, zijn er toch bepaalde omstandigheden die zouden kunnen leiden tot een vrijstelling van het conflict voor de werknemer. Maar het is belangrijk dat het Bedrijf er van op de hoogte is om problemen in de toekomst te voorkomen.
20
ONZE AANDEELHOUDERS BELANGENCONFLICTEN Vraag: Ik werk in de Engineering afdeling en ben betrokken bij het ontwerpen van stralingswarmtesystemen. Één van onze leveranciers wil me als consultant inhuren om hen te helpen onderdelen te ontwikkelen die beter overeenstemmen met de behoeften van onze producten.
Mag ik dit doen in mijn vrije tijd?
Antwoord: Dit is waarschijnlijk niet toelaatbaar omdat het gezien kan worden Als
als betaald worden om de leverancier een oneerlijk voordeel te verschaffen.
er zakelijke redenen zijn voor intensievere samenwerking met leveranciers van onderdelen, dan kunt u met uw managementteam bespreken of deze samenwerking wellicht deel zou moeten uitmaken van het normale ontwerpproces en aangeboden dient te worden aan alle potentiële leveranciers op een gelijke basis.
En daarbij
komt dat het bedrijf wellicht zelf deze kans wil benutten.
Vraag: We moeten een lokaal bedrijf contracteren om gebouwonderhoudsdiensten te verlenen en hebben al veel tijd gestoken in het zoeken naar een geschikte dienstverlener.
Mijn broer runt een onderhoudsbedrijf en ik weet dat je op hem kan rekenen om goed werk af te leveren. Kunnen we niet gewoon tijd besparen en zijn bedrijf direct inhuren? Antwoord: Nee. Dit is een klassiek geval van een “belangenconflict” en de schijn van onbehoorlijk gedrag moet vermeden worden. Hoewel het bedrijf van uw broer wel uitgenodigd mag worden om een offerte in te dienen, moeten we wel de procedure voor selectie van leveranciers doorlopen, en u mag deze keer geen rol spelen in de besluitvorming.
HANDEL MET VOORKENNIS Om het beleggende publiek te beschermen, verbiedt de effectenwetgeving het personen met “voorkennis” om effecten te kopen of verkopen (aandelen, obligaties, opties, enz.). “Voorkennis” slaat op informatie die • niet openbaar beschikbaar is en die • “koersgevoelig” is
“Koersgevoelige” informatie slaat, op zijn beurt, op informatie die een redelijke belegger waarschijnlijk als belangrijk zou beschouwen in de besluitvorming om een effect te kopen of verkopen. Als u voorkennis bezit, mag u deze niet gebruiken om te beslissen om effecten te kopen of verkopen, en niet-openbare voorkennis mag u ook niet doorspelen aan iemand buiten het Bedrijf door middel van een “tip”; dit omvat ook gesprekken in “chat rooms” op het Internet. Voorkennis kan ook informatie zijn die u vertrouwelijk is medegedeeld tijdens uw werkzaamheden en betrekking heeft op een ander bedrijf — bijvoorbeeld van een klant of leverancier. 21
ONZE AANDEELHOUDERS HANDEL MET VOORKENNIS Door effectenwetgeving na te leven, houden we ons aan onze beloften aan onze aandeelhouders dat we integer zullen handelen om de waarde die zij van ons verwachten te behouden. Voor Extra Informatie en Begeleiding: Raadpleeg de Verklaring over Handel met Voorkennis [Insider Trading Statement] en Procedures voor Handel met Voorkennis [Insider Trading Procedures] van het Bedrijf
NAUWGEZETTE FINANCIËLE VERSLAGLEGGING Financiële en andere openbare verslaglegging door het Bedrijf moet volledig, nauwkeurig en vrij van misleidende verklaringen zijn. Elke dag genereren werknemers informatie die opgenomen wordt in de financiële administratie van het Bedrijf, en daarom speelt iedereen een rol in het zorgen dat deze informatie betrouwbaar is. Alle gegevens of informatie die worden ingevoerd – inclusief zaken zoals tijdsregistratie en onkosten, kooporders voor leveranciers, facturen, salarisadministratiedocumenten, inventarisgegevens of veiligheidsverslagen – worden onderdeel van de archieven van het Bedrijf en moeten daarom eerlijk, nauwkeurig en volledig zijn. U moet interne controles en geldende boekhoudkundige normen volgen wanneer u dergelijke gegevens registreert. U moet ook zorgen dat documentatie (zoals bonnetjes, bankafschriften en uitgevoerde contracten) bewaard wordt die de gegevens onderbouwt die in de bedrijfsadministratie zijn ingevoerd. Geen enkele manager, directielid, of werknemer mag ervoor zorgen dat het Bedrijf een transactie aangaat met de bedoeling om deze op een misleidende of onwettige manier te documenteren of registreren. En geen enkele manager, directielid, of werknemer mag documentatie vervalsen of nepdocumenten maken of nepboekingen of misleidende posten opvoeren voor een transactie waar het Bedrijf aan heeft deelgenomen. Vraag: Het is de laatste week van de driemaandelijkse verslagperiode. Mijn baas wil zorgen dat we onze doelcijfers voor het kwartaal halen, en heeft me daarom gevraagd om een onbevestigde verkoop nu al te boeken, ook al zal deze verkoop pas volgende week rondgemaakt worden. Dit doet volgens mij niemand kwaad – mag ik doen wat hij vraagt? Antwoord: Zeker niet. Kosten en opbrengsten moeten geboekt worden in de juiste De verkoop is pas officieel rond zodra deze bevestigd is, en het zou bedrog zijn om deze in een eerdere periode te boeken. U moet dit zeker melden aan tijdsperiodes.
de controller van het bedrijf of aan de juridische afdeling als u een dergelijke situatie opmerkt.
22
ONZE AANDEELHOUDERS BESCHERMING VAN EIGENDOMMEN Verlies, diefstal en misbruik van bedrijfseigendommen heeft een directe weerslag op de zaken van het Bedrijf en haar winstgevendheid. Van werknemers, directieleden en managers wordt verwacht dat zij bedrijfseigendommen waarvoor zij verantwoordelijk zijn beschermen, en dat zij geen inbreuk maken op eigendommen van anderen (zoals concurrenten, klanten of leveranciers). Zoals hier gebruikt, slaat het concept “eigendommen” bijvoorbeeld op: • Fysieke bezittingen, inventaris en documenten • Financiële eigendommen, zoals contant geld en equivalenten daarvan, bankrekeningen, en vorderingen • Elektronische eigendommen, gegevensnetwerken en computersystemen • De tijd gedurende welke u betaald wordt om te werken • Intellectuele eigendommen (auteursrechten, handelsmerken en bedrijfsgeheimen) • Vertrouwelijke informatie en informatie over eigendomsrechten
Over het algemeen mogen bedrijfseigendommen niet gebruikt worden voor persoonlijke doeleinden, behalve wanneer dit expliciet is toegestaan. Echter, er kunnen zich situaties voordoen waarbij sporadisch en beperkt gebruik voor persoonlijke doeleinden aanvaardbaar is. Wanneer dergelijke situaties zich voordoen, dient u uw gezond verstand en inschattingsvermogen te gebruiken en dit met uw manager te bespreken als u twijfelt over of het gebruik van de eigendo mmen gepast is. Voor Extra Informatie en Begeleiding: Raadpleeg de Bedrijfsregels voor Informatiebeveiliging [Information Security Policy] De Watts Manier: S
S
Toegang tot bedrijfsgebouwen afschermen en voldoen aan vereisten voor toegang tot en het verlaten van gebouwen en met betrekking tot het dragen van een identiteitsbadge
S
Eigendommen waar u verantwoordelijk voor bent op verantwoorde wijze gebruiken en beveiligen tegen diefstal, verspilling of misbruik
S
Beveiligingsrichtlijnen volgen die gericht zijn op het beschermen van werknemers, bedrijfsgebouwen, informatie en technologische eigendommen
S
Declaraties, betalingen aan leveranciers, saldi van rekeningen, boekingen, salarisadministratiecijfers, en budgetvariaties controleren op abnormale activiteiten
S
Intellectueel eigendom identificeren en beschermen tegen ongeautoriseerde openbaarmaking of gebruik
S
Geldige octrooien, materiaal waar auteursrechten op rusten, informatie over eigendomsrechten en andere beschermde intellectuele eigendommen van anderen respecteren
S
Vertrouwelijkheid en geheimhoudingsovereenkomsten met anderen eerbiedigen
23
ONZE AANDEELHOUDERS BESCHERMING VAN EIGENDOMMEN Vraag om Hulp Wanneer U het volgende Waarneemt: Ongeautoriseerde toegang tot bedrijfsgebouwen of beveiligde locaties Diefstal, verspilling of misbruik van bedrijfseigendommen Ongeautoriseerd gebruik of openbaarmaking van vertrouwelijke informatie of informatie waar een octrooi, auteursrechten of handelsmerk op rust Het maken van illegale kopieën van software voor persoonlijk of zakelijk gebruik Gebruik van computers of net werken van het bedrijf voor e-mailen of om websites te bezoeken die ongepast zijn op het werk Gebruik van vertrouwelijke informatie of informatie over eigendomsrechten die eigendom is van een vorige werkgever Het delen van intellectuele eigendommen die het eigendom zijn van een leverancier met een andere leverancier
Vraag: We hebben recentelijk iemand aangenomen die afkomstig is van een concurrent en bij ons in de Project Engineering afdeling werkt. Hij heeft enkele ontwerpen meegenomen die hij gemaakt heeft toen hij nog bij zijn vorige werkgever werkte, waarvan hij denkt dat wij ze kunnen gebruiken om onze eigen producten te verbeteren.
Hij zei dat hij degene was die oorspronkelijk het idee had voor de
ontwerpen, dus zou het in orde moeten zijn om ze te gebruiken omdat hij nu voor ons werkt, of niet?
Antwoord: Waarschijnlijk niet. Zelfs als hij degene is die de ontwerpen heeft ontwikkeld, zijn ze hoogstwaarschijnlijk eigendom van zijn voormalige werkgever die hem betaalde om ontwerpen te maken.
U kunt het beste de juridische afdeling
om raad vragen, wat waarschijnlijk uiteindelijk zal uitlopen op het retourneren van het materiaal aan de rechtmatige eigenaar.
DOCUMENTBEHEER Bedrijfsdocumenten moeten beheerd worden volgens bedrijfsregels die het maken, opslaan, onderhouden, terugvinden en vernietigen van bedrijfsdocumenten reguleren. Wees u ervan bewust dat documenten vele verschillende vormen kunnen aannemen, zoals:
a Papieren documenten a Elektronische documenten a Beeldmateriaal a Tekeningen a Videobanden a Foto’s a Voicemailberichten U moet zich volledig houden aan bedrijfsregels inzake documentbeheer en in het bijzonder aan de bewaarprocedure in situaties waar sprake is van een (potentieel) kort geding. 24
ONZE AANDEELHOUDERS DOCUMENTBEHEER De Watts Manier: S
S
Documenten bewaren of afdanken in overeenstemming met bedrijfsregels inzake documentbeheer
S
Documenten bewaren in een veilige en beveiligde omgeving; beperkende versleuteling van toegangsrechten gebruiken voor persoonlijk identificeerbare informatie, zoals een voornaam en een achternaam of eerste voorletter en achternaam in combinatie met iemand of meerdere van de volgende gegevenselementen die verband houden met een dergelijk persoon: – Sofinummer of nationaal identiteitsnummer – Rijbewijsnummer of nummer van van overheidswege uitgegeven identiteitskaart – Een nummer van een bankrekening, of een nummer van een creditcard of bankpas, met of zonder beveiligingscode, toegangscode, persoonlijk identificatienummer of wachtwoord, dat toegang zou verschaffen tot de financiële rekening(en) van die persoon
S
Wanneer documenten worden weggegooid in overeenstemming met onze bedrijfsregels moet ervoor gezorgd worden dat documenten met vertrouwelijke of op personen herleidbare informatie volledig versnipperd of vernietigd worden
S
Vat het concept “documenten” breed op als u een bevel krijgt om documenten in verband met werkelijke of mogelijke rechtsgeschillen te bewaren en bewaar alle soorten documenten (e-mails, papieren kopieën, enz.) die relevant kunnen zijn voor het bevel
Voor Extra Informatie en Begeleiding: Raadpleeg de Bedrijfsregels voor Documentbewaring en -vernietiging [Records Retention and Destruction Policy] van het Bedrijf voor verdere begeleiding bij het beheren van Bedrijfsdocumenten.
25
ONZE GEMEENSCHAPPEN EN MAATSCHAPPIJ ONZE BELOFTE We vatten onze maatschappelijke verantwoordelijkheid zeer ernstig op en streeft ernaar om een goede buur te zijn. Onze omgang met overheden, toezichthouders, de media en lokale gemeenschappen zullen gegrondvest zijn op eerlijkheid and goede trouw. We ondersteunen de wettelijke regels en nemen onze verantwoordelijkheid door dezelfde hoge normen voor ethisch gedrag aan te houden over de hele wereld, en samen te werken met lokale organisaties om de gemeenschappen waarin we leven en werken te verbeteren.
MILIEUZORG De natuurlijke omgeving en de gezondheid en veiligheid van de gemeenschap waarin we actief zijn beschermen is een kerndoel van onze bedrijf. Daarbij komt dat we ook alle wettelijke vereisten volledig nakomen en toegewijd zijn aan het aanhouden van duurzame zakelijke praktijken. De Watts Manier: S
S
Zorgen dat onze producten en operaties voldoen aan lokale overheidsvereisten en bedrijfsnormen, waarbij we altijd de strengste aanhouden
S
Grondstoffen, producten en afval op een milieuvriendelijke manier behandelen, vervoeren en af laten voeren
S
Zoeken naar mogelijkheden om onnodig reizen, vervoer, verzending en verpakkingsmateriaal te verminderen
S
Zoeken naar kostenbesparende of belastingbesparende mogelijkheden om zuinige installaties, apparaten en roerende goederen te gebruiken
S S
Mogelijkheden zoeken om industrieel afval en kantoorafval te recyclen
S
Zaken of problemen die een milieurisico zouden kunnen betekenen direct melden aan het management
Mogelijkheden zoeken om lawaai, stank of visuele overlast voor onze buren te minimaliseren
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Overschrijding of schending van lucht-, water-, land- of andere milieuvergunningen Verkeerde opslag, behandeling of afdanking van chemicaliën of gevaarlijke materialen Vervalsing van gegevens in milieudocumentatie of voorgeschreven archivering
26
ONZE GEMEENSCHAPPEN EN MAATSCHAPPIJ ANTICORRUPTIE Internationale wetgeving, zoals de Foreign Corrupt Practices Act in de VS, beschouwt corruptie als een zeer ernstige zaak. Het is niet alleen illegaal, corruptie is ook slecht voor het bedrijf omdat het investeringen afschrikt, economische groei ondermijnt en marktkansen verkleint. Wanneer de overheid omkoopbaar is, wordt het vertrouwen van de mensen in hun overheid vernietigd, en kunnen mensen en bedrijven niet meer rekenen op open markten en eerlijke concurrentie. Dit leidt tot hogere kosten voor onderwijs, voeding, schoon water en gezondheidszorg – waardoor vele burgers vaak geen toegang meer hebben tot essentiële publieke diensten. Watts Water streeft ernaar om ook maar de perceptie te wekken dat het tot omkoping zou overgaan om een marktvoordeel te behalen. Het is daarom ten strengste verboden om iets van waarde (inclusief een dienst, geschenk of vermaak) te geven aan overheidspersoneel of andere functionarissen met het oog op het op ongepaste wijze verkrijgen of behouden van klandizie, beïnvloeden van ambtsverplichtingen of omwille van een ander ongepast doel of marktvoordeel. Het is net zo onwettig en ontoelaatbaar om iemand anders – een agent of andere derde – te vragen, aan te dringen of toe te staan om een betaling te doen, of een andere handeling uit te voeren, die ongepast zou zijn wanneer deze rechtstreeks door het Bedrijf zelf gedaan zou worden. Bovendien is omkoping altijd omkoping, wat betekent dat deze regels niet alleen van toepassing zijn op onze omgang met overheidsfunctionarissen, maar ook op onze omgang met commerciële klanten en leveranciers. De Watts Manier: S
S
Voordat u een geschenk geeft, een klant vermaak aanbiedt of reiskosten van een klant vergoedt, moet u zorgen dat u de wettelijke vereisten begrijpt en volgt, evenals de eigen regels van de klant en de Richtlijnen van het Bedrijf voor Zakelijke Attenties [Business Courtesies Compliance Guidelines] (Zie ook “Relatiegeschenken en vermaak”)
S
Zorgen dat agenten en andere derden die namens het Bedrijf zaken doen goed worden doorgelicht en vereisen dat zij deze Gedragscode lezen en naleven
Vraag Altijd de Juridische Afdeling om Raad wanneer: • Achtergrondinformatie over bestaande of potentiële derde vertegenwoordigers, klanten of leveranciers wijst op: – aantijgingen van onbehoorlijke zakelijke praktijken – een reputatie van betalen van en vragen om smeergeld – een familielid of andere relatie die de beslissingen van een klant of overheidsfunctionaris op ongepaste wijze zou kunnen beïnvloeden • Er om betaling van een provisie gevraagd wordt voorafgaand aan de bekendmaking van een gunning
27
ONZE GEMEENSCHAPPEN EN MAATSCHAPPIJ ANTICORRUPTIE • Elke suggestie om zaken te doen met een bepaalde vertegenwoordiger, partner of leverancier omwille van een “speciale relatie” • Elk verzoek om een betaling in een land of aan een persoon of entiteit dat niet in verband staat met de transactie • Een provisie die abnormaal hoog lijkt
Voor extra informatie en begeleiding: Raadpleeg de Anti-Omkoopbeleid [Anti-Corruption Policy] en de Richtlijnen voor Zakelijke Attenties [Business Courtesies Compliance Guidelines] van het Bedrijf Vraag: Er is mij verteld dat ik een adviseur kon inhuren die voor alle vergunningen zou zorgen die we nodig hebben van een buitenlandse overheid. Hij vroeg om een voorschot van 25.000 dollar en zei dat hij dat zou gebruiken om “het proces soepel te laten verlopen.” Moeten we, aangezien we niet echt weten waar dat geld heengaat, ons hier zorgen om maken? Antwoord: Absoluut. U moet weten waar dat geld heengaat en waarvoor het Bovendien moet het bedrijf stappen nemen om zich ervan te vergewissen dat dit geld niet als smeergeld gebruikt wordt. U moet uw manager of de juridische afdeling om raad vragen. gebruikt wordt.
BETROKKENHEID BIJ GEMEENSCHAP EN POLITIEK Het Bedrijf moedigt haar werknemers aan om hun kwaliteiten en vrije tijd te delen met hun gemeenschappen, en ondersteunt werknemers die legale politieke giften willen doen als particulieren. Het is echter niet gepast om zonder voorafgaande goedkeuring geld te geven aan een politieke partij of aan niet-commerciële organisaties, inclusief goede doelen, namens het Bedrijf. U mag de middelen van het Bedrijf of de naam van het Bedrijf niet gebruiken wanneer u zich mengt in dergelijke activiteiten zonder eerst de Bedrijfsregels voor gemeenschapsrelaties [Community Relations Policy] van het bedrijf te raadplegen.
CORRECTE COMMUNICATIE EN OPENBAARMAKING Klanten, leveranciers, overheidsinstanties en gemeenschappen zijn afhankelijk van de eerlijkheid en correctheid van onze communicaties. Elk van ons heeft de verantwoordelijkheid om op oprechte en eerlijke wijze te communiceren, zonder misleidende of onware informatie. Transparantie in onze openbaarmakingen over onze prestaties (goed of slecht) zorgt voor geloofwaardigheid en vertrouwen bij degenen waar we afhankelijk van zijn voor ons succes. En we zijn even zozeer toegewijd aan samenwerking met overheden en instellingen in onderzoeken, en voldoen aan terechte verzoeken om documenten en informatie als onderdeel van gerechtelijke acties. 28
ONZE GEMEENSCHAPPEN EN MAATSCHAPPIJ De Watts Manier: S Verwijs analytici, investeerders, media of andere partijen met vragen naar de aangewezen persoon zoals vermeld in de Communicatieregels [Communications Policy] van het Bedrijf
S S S
In het openbaar niet zonder toestemming namens het bedrijf spreken Waarheidsgetrouwe informatie geven wanneer u interactie heeft met toezichthouders bij de overheid, onderzoekers of wanneer u getuigt in een rechtszaak Als u er voor kiest om uzelf te identificeren als een Watts Water-werknemer op websites van sociale media, wordt van u verwacht dat u uw gezond verstand gebruikt en zorgt dat uw activiteiten en uitingen in overeenstemming zijn met de normen uit deze Gedragscode en de Communicatieregels [Communications Policy]
Vraag om Hulp wanneer U het volgende Waarneemt: Misleiding van een overheidsinspecteur of andere functionaris van de overheid of de toezichthouder Pogingen om de vergaring van informatie, gegevens, getuigenissen of documenten door geautoriseerde overheidsfunctionarissen op onbehoorlijke wijze te belemmeren
V
Eén Watts Water
COM K P
ERN ENTIES ET
RDEN A A
IE ISS
ISIE
M
Bespreking van de financiële toestand van het Bedrijf met derden of het doen van financiële voorspellingen zonder de uitdrukkelijke toestemming van de Chief Financial Officer of een andere bevoegde functionaris
29
W
Notities
30
Watts Water Technologies
Zakelijke Gedragscode
Watts Water Technologies
Watts Water Technologies, Inc. Corporate Headquarters 815 Chestnut Street North Andover, MA 01845-6098 U.S.A.
Tel.: +1 978.688.1811 Fax: +1 978.794.1848
F-WWT-COBC (Nederlands)
1320
©2013 Watts Water Technologies, Inc. Alle rechten voorbehouden.
De Watts Manier voor Principiële Prestaties