Workshop Timemanagement Rabobank 20 januari 2015
www.focusoptekst.nl
TOPICS • • • • •
De basis: taken en stappen E-‐mail (geFng things done) Nee-‐zeggen Stop met uitstellen Het nieuwe werken
DE BASIS 1. 2. 3. 4. 5.
Ken je doelen en je taken Splits taken op in concrete stappen Bepaal je prioriteiten (belangrijk/urgent) Maak een planning + te-‐doen-‐lijst Voer uit met rust en focus
Opdracht 1. Noteer een taak die je de komende weken uit moet gaan voeren en die je wel wat Wjd gaat kosten. 2. Stel je voor dat je morgenochtend om 9 uur met de uitvoering van die taak gaat beginnen. Wat zie je jezelf doen?
Taak
Stappen
TAKEN en STAPPEN TAAK: memo schrijven, planning maken, notuleren afdelingsoverleg, lasWge mail beantwoorden, gesprek voeren, vergadering voorbereiden STAP = enkelvoudige handeling Jan bellen voor de cijfers, gegevens casus X verzamelen, Anja naar haar mening vragen, arWkel lezen, tekst corrigeren, geluidsopname uitwerken, powerpoint samenstellen
Plannen • Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken.
Opdracht • Noteer de eerste drie stappen van jouw taak. • Plan deze eerste drie stappen in.
Plannen • • • • •
Hoe concreter hoe beter: hak taken in stukken. Plan alWjd 30% te ruim bij grote taken. Minstens één langer Wjdblok per dag. Cluster gelijksoorWge acWviteiten. Plan Wjd in voor Belangrijk-‐Urgent-‐Onvoorzien.
Slimmer met e-‐mail
Onderzoek McKinsey ² Hoeveel procent van je werkWjd ben jij bezig met e-‐mail? ² Hoeveel e-‐mails ontvang jij per dag? ² Voel jij stress bij het woord ‘e-‐mail’? ² Hoe vaak per dag check jij je e-‐mail op je telefoon als je niet bij je computer bent? ² Er komt een mailtje binnen. Reageer jij direct of voel je de drang daartoe? ² Er pingelt een mailtje binnen: ben je ook een beetje blij?
Cijfers McKinsey ² 28% van de werkWjd bezig met mail ² gemiddeld 121 per dag ² 1/3 voelt stress bij het woord e-‐mail ² 30 x per uur: een mailcheck ² 1/3 reageert direct ² 1/5 is ook een beetje blij met mailonderbreking
Jij als ontvanger • • • •
Informerend & cc’s: maak heldere afspraken Nieuwsbrieven: meld af of stel regel in E-‐mail als overlegvorm? FOUT Exploreer mogelijkheden Whatsapp, Yammer, Onenote of Evernote
Jij als zender • • • • • •
Vraag je alWjd af: wat wil ik van de ontvanger? Heb ik mijn doel duidelijk gemaakt? Is e-‐mail nu wel het beste medium? 1-‐op-‐1-‐schrii voor efficiënWe Urgent? Loop langs of spreek voicemail in Maak afspraken over bereikbaarheid
ELKE DAG EEN LEGE INBOX
TAAK PRULLENBAK
ACTIE?
NEE ARCHIEF
JA
< 2 minuten: NU DOEN
< 30 min: to-do-lijst >30 min: agenda
De e-‐mailviersprong
De viersprong voor je e-‐mail 1. 2. 3. 4.
Prullenbak Archief Antwoord nu Takenlijst (to-‐do-‐lijst) of agenda
Outlook OpWmaal • • • • • •
Werk offline. Verwerk je e-‐mail max 2 keer per dag. Bouw geen of een heel simpel mappensysteem op. Stel REGELS in. Manage verwachWngen van je collega’s. Beperk je e-‐mail: acWe = reacWe! Achterstand? Begin met een schone lei.
Onderwerpregels Ter goedkeuring | nieuw design website Ter info | werkoverleg verplaatst naar 20 maart Verzoek | Feedback nodig offerte Zeilstra BevesWging | Timemanagement training 18 jan.
NEE-‐ZEGGEN
BETER ZELFBEELD
MEER (VRIJE) TIJD
MEER CONTROLE
? MINDER STRESS
MEER RESPECT
MEER ZELF-‐ VERTROUWEN
BETER ZELFBEELD
MEER (VRIJE) TIJD
MEER CONTROLE
ZEG EENS NEE MINDER STRESS
MEER RESPECT
MEER ZELF-‐ VERTROUWEN
Nee-‐zeggen 1. Opdracht Zou jij misschien…? Je gaat een collega vragen iets voor je te doen of van je over te nemen. Bedenk dit verzoek. Als de collega ‘ja’ zegt, gaat hem of haar dat wel wat Wjd kosten. Het is belangrijk voor je dat je collega instemt. Je neemt je voor dat ook duidelijk te maken. Als voorbereiding zet je je verzoek voor jezelf kort op papier. 2. Opdracht Nee-‐zeggen Straks gaat een collega je vragen iets voor hem of haar te doen of over te nemen. Jij gaat nee-‐zeggen. 3. ObservaCes Noteer je observaWes bij de simulaWes. Wat valt je op aan de wijze waarop de collega nee-‐zegt? Verbaal, non-‐verbaal? Lengte van het antwoord, overtuigingskracht, acceptaWe?
Nee-‐zeggen BASIS • Geef kort aan waarom je nee zegt • Herhaal je nee rusWg in dezelfde woorden EXTRA • Vraag even bedenkWjd • Zeg geen nee: formuleer het anders • Zorg dat je wisselgeld geei • Zorg dat je wisselgeld krijgt • Probeer (kleine) nee's • Let eens op hoe anderen nee-‐zeggen
UITSTELGEDRAG
Waarom uitstellen? • Neem een taak voor ogen die je geneigd bent uit te stellen. • Welke gedachten en gevoelens kleven aan deze taak?
Een posiWeve definiWe Uitstellen is het doen van dingen
die je leuker / makkelijker vindt.
Wat stel je uit? 1. 2. 3. 4. 5.
Stappen in je persoonlijke ontwikkeling Taken/klussen op de langere termijn Verantwoordelijkheden jegens anderen Kleine dagelijkse klusjes Beslissingen nemen
PosiWeve psychologie: het wonder Hoe ziet het eruit als je niet meer uitstelt? Wat doe je dan? Hoe reageert je omgeving? Hoe voel je je? Wat verandert er in je leven? Doe je ogen dicht en visualiseer dit andere gedrag: je pakt die vervelende taak op en maakt hem af. Schrijf op wat je concreet doet (minuWeus)
PosiWeve psychologie De uitzondering Wanneer lukte het al wel? Wanneer pak je eerder aan en stel je niet uit? Wat zijn factoren die belangrijk zijn? Wat deed je anders?
PosiWeve psychologie Doe alsof Vandaag heb je geen uitstelprobleem. Jij stelt nooit uit. Je pakt vervelende klusjes juist alWjd als eerste op. Daarna ga je als beloning de taken aanpakken die je leuker vindt.
Uitstellen? No way: eat that frog
Meer Tips Uitstelgedrag • • • •
Avondmens of ochtendmens? Het vijf-‐minutenplan Verbind je via anderen Beloon jezelf
Het nieuwe werken • • • •
De koptelefoon Het 1-‐op-‐1-‐schrii Samenwerkingsafspraken Het nieuwe vergaderen
Communiceer • Ander gedrag? Andere voornemens? Vaker nee-‐zeggen? Je grenzen beter bewaken? -‐> -‐> COMMUNICEER <-‐ <-‐ -‐ ik-‐boodschap -‐ uitleg, geen excuses -‐ herhaling
Veranderplan Schrijf hier je voorgenomen acWes op. Waar ga je mee oefenen, wat ga je anders doen, in welke situaWe?
Tips • Plan een dagdeel per maand om je archief bij te werken. • Schrap de rondvraag bij vergaderingen. • Zet vergaderWps op de agenda. • Train creaWeve nieuwe gewoontes in. • Maak afspraken met collega’s (mail, storen) • Kijk terug op vrijdagen: wat ging goed? • Never be mister of mrs PERFECT – Be GOOD ENOUGH
TOPICS • • • • •
De basis: taken en stappen E-‐mail (geFng things done) Nee-‐zeggen Stop met uitstellen Het nieuwe werken
