Využití platebního styku v provozní oblasti

Bankovní institut vysoká škola Praha Katedra finančnictví a ekonomických disciplín

Využití platebního styku v provozní oblasti Bakalářská práce

Autor:

Martina Kolářová Bankovní management

Vedoucí práce:

Praha

Ing. Zbyněk Kalabis

Duben 2013

Prohlášení: Prohlašuji, že jsem svou bakalářskou práci „ Využití platebního styku v provozní oblasti“ vypracovala samostatně pod vedením vedoucího bakalářské práce a s použitím odborné literatury a dalších informačních zdrojů, které jsou uvedené v seznamu na konci práce. Svým podpisem stvrzuji, že jsem neporušila autorská práva třetích osob a že jsem seznámena s postupem zveřejnění mé práce v interní databázi elektronických vysokoškolských prací.

……………….... V Praze dne 30. 4. 2013

Martina Kolářová

Poděkování: Ráda bych touto cestou poděkovala panu Ing. Zbyňku Kalabisovi za spolupráci, odborné konzultace a příjemná přístup vedení této bakalářské práce. Zároveň bych chtěla poděkovat i panu Ing. Erichu Hübnerovi za věcnou spolupráci praktické části bakalářské práce.

Využití platebního styku v provozní oblasti Use of Payments Relating to Operating Activities Anotace Předmětem této bakalářské práce na téma „ Využití platebního styku v provozní oblast“ je podrobná charakteristika platebního styku. V úvodu se bakalářská práce věnuje podrobnému popisu činností v provozní oblasti. Popisuje jednotlivé rozdělení provozní oblasti a jejích činností. Dále popisuje systémy využívané v provozní oblasti. V další části se bakalářská práce zaměřuje na kompletní popis platebního styku. Popisuje jak teoretickou tak praktickou stránku platebního styku. V závěru se bakalářská práce soustředí na budoucí vývoj platebního styku v provozní oblasti. Snaží se nastínit budoucí vývoj platebního styku a jeho dopad na provozní oblast. Klíčová slova:provozní úsek/oblast,tuzemský platební styk, zahraniční platební styk, banka, proces. Abstract The subject of this thesis on the topic „The use of payments in the operating area“ is a detailed characterization of payments. The beginning of the work deals with a detailed description of the activities within operational area. It describes its particular divisions and its activities as well as systems used in those area. The second part of this thesis is focused on a complete description of payment in both theoretical and practical aspects. The conclusion outlines a future payments development and its impact on running of the enterprise. Keywords: operating segment / region, domestic payments, foreign, payments, bank process

Obsah Úvod ........................................................................................................................................... 7 Zvolené metody zpracování........................................................................................................ 8 1

Vymezení provozníhoúseku ................................................................................................ 9 1.1

2

Účetnictví dodavatelských faktur ................................................................................ 9

1.1.1

Dodavatelské faktury .......................................................................................... 10

1.1.2

Zaměstnanci ........................................................................................................ 13

1.1.3

Ostatní................................................................................................................. 13

1.2

Všeobecné účetnictví ................................................................................................. 14

1.3

SAP ............................................................................................................................ 17

1.4

Systémy používané v provozní oblasti ...................................................................... 18

1.4.1

MultiCash NET .................................................................................................. 18

1.4.2

Profile/IBS .......................................................................................................... 18

1.4.3

Profile/FMS ........................................................................................................ 19

1.4.4

SAP R/3 .............................................................................................................. 19

1.4.5

IBIS..................................................................................................................... 19

Provádění platebního styku v provozní oblasti ................................................................. 20 2.1

Klasický bankovní platební styk ................................................................................ 20

2.2

Právní úprava platebního styku.................................................................................. 20

2.3

Všeobecné rozdělení platebního styku....................................................................... 21

2.3.1

Nástroje bezhotovostního platebního styku ........................................................ 22

2.3.2

Bankovní spojení ................................................................................................ 22

2.3.3

IBAN .................................................................................................................. 23

2.3.4

SWIFT ................................................................................................................ 24

2.4

Procesní rozdělení platebního styku .......................................................................... 24

2.5

Promítnutí platebního styku do provozních procesů ................................................. 31

2.5.1

Společné prvky platebního styku........................................................................ 31 5

3

2.5.2

Efekty a přínosy v tuzemském a zahraničním platebním styku ......................... 32

2.5.3

Bankovní výpisy ................................................................................................. 32

2.5.4

Inkasa .................................................................................................................. 32

2.5.5

Dobropisy ........................................................................................................... 33

2.5.6

Platby odvodů z mezd ........................................................................................ 33

2.5.7

Platby mezd zaměstnancům ............................................................................... 33

2.5.8

Ostatní procesy ................................................................................................... 34

2.5.9

Účtování mank a škod ........................................................................................ 35

Očekávaný vývoj platebního styku v provozní oblasti ..................................................... 36 3.1

Obecné trendy vývoje ................................................................................................ 36

3.1.1

Standardizace procesů ........................................................................................ 36

3.1.2

Personální náklady.............................................................................................. 37

3.1.3

Vývoj IT systémů ............................................................................................... 37

3.1.4

Právní úprava ...................................................................................................... 38

3.2

Vývoj platebního styku v provozní oblasti v podmínkách ČSOB ............................. 38

3.2.1

Fáze vývoje platebního styku v provoz oblasti .................................................. 40

3.2.2

Vyhodnocení fází vývoje platebního styku v provozní oblasti .......................... 45

3.3

Shrnutí vývoje a budoucí předpoklady v platebním styku......................................... 46

Závěr ......................................................................................................................................... 49 Seznam použité literatury ......................................................................................................... 50 Seznam použitých obrázků a tabulek ....................................................................................... 51

6

Úvod Pro svou bakalářskou práci jsem chtěla zvolit téma, ke kterému bych měla blízko, které by bylo blízké mým zájmům a představovalo i oblast zájmu Bankovního managementu. Zvolila jsem téma „ Využití platebního styku v provozní oblasti“. Výběr tohoto tématu byl také z velké části ovlivněn mým několikaletým působením v Československé obchodní bance. Zde pracuji na pozici účetní v útvaru Všeobecného účetnictví, který je součástí většího komplexu nazvaného Provozní oblast banky. Hlavním cílem mé bakalářské práce je především analyzovat specifika platebního styku banky v provozní oblasti a specifikace faktorů, které ho ovlivňují. Dále pak zmapovat vývoj této části platebního styku v kontextu procesních, organizačních a technologických změn v ČSOB. Myslím si, že všeobecné téma platebního styku je zajímavým odvětví bankovního sektoru a je přínosné nahlédnout na tento pojem i z jiného úhlu pohledu nežli jen z pohledu klienta. Platební styk v provozní oblasti je specifický svým činnostmi a procesy a nelze ho na sto procent ztotožňovat s obecně popsanými pravidly a postupy v literatuře.

7

Zvolené metody zpracování Zpracování bakalářské práce bylo zaměřeno na podrobné analyzování specifik platebního styku banky v provozní oblasti. V první části se bakalářská práce zaměřuje na podrobnou charakteristiku provozní oblasti. Tato části byla zpracována pomocí získávání informací ze základních předpisů a lety sestavovanýchseznamů činností tak jak je provozní oblastprovádí. Další část bakalářské práce se zaměřuje na podrobnou charakteristiku včetně podrobného popisu procesu platebního styku, který se uskutečňuje v Československé obchodní bance. Popis platebního styku byl z části čerpán pomocí nastudování všeobecných informací o platebním styku z odborné literatury a zároveň poskytnutím informací z praktických zkušeností od kolegů, ale i zkušeností osobních. Nadále nemůže být opomenuty i jasně stanové předpisy a postupy banky, které byly také součástí podrobného nastudování. Závěrečná část bakalářské byla zpracována pomocí analýzy zkušeností z let předešlých, podrobným popisem a zhodnocením nastávajícího vývoje v platebním styku.

8

1 Vymezení provozníhoúseku Provozní úsek (oblast) v Československé obchodní bance představuje část organizační struktury banky, kterouorganizačně tvoří útvar Provozního účetnictví a útvar SAP. ÚtvarProvozního účetnictví se ještě dále dělí na oddělení Účetnictví dodavatelských faktur a oddělení Všeobecného účetnictví. Věcně představuje Provozní oblast následující procesy: A. Externí -

dodavatelsko- odběratelské vztahy, založené na uzavřených obchodních smlouvách mimo klientskou oblast,

-

vztahy k orgánům státní správy, tzn. daňové povinnosti vůči správcům daní, odvodové a platební povinnosti vyplývající ze mzdové oblasti,

B. Interní -

vztahy k zaměstnancům = interním zákazníkům, tzn. zpracování mezd a jejich výplata, zpracování a výplata ostatních náhrad (např. cestovní náhrady, drobná vydání)

-

účtování vnitřních operací banky (manka a škody, vnitropodnikové převody, vnitřní přefakturace na úrovni skupiny apod.).

Útvar Provozní účetnictví a SAP plní důležitouroliv zajišťování správného choduplatebního styku pro zázemí banky, reprezentované externími a interními procesy, který budeme nadále rozebírat. V této kapitole se však zaměříme na podrobný rozbor Provozní oblasti, abychom si udělali představu o tom, v jakém prostředí se budeme pohybovat. Tento rozbor provádíme z organizačního pohledu s promítnutím věcných procesů, uváděných výše.

1.1 Účetnictví dodavatelských faktur Útvar Účetnictví dodavatelských faktur provádí operace spojené s dodavatelskými fakturami a činnostmi na ně navazujícími, ale i s činnostmi spojenými se zaměstnanci a další. Tyto činnosti jsou samozřejmousoučástí procesu platebního styku, který zajišťuje útvar Všeobecného účetnictví. Účetnictví dodavatelských faktur je jednou z nejobsáhlejších agend z pohledu zpracování množství dokladů.

9

1.1.1 Dodavatelské faktury Co to je faktura? Faktura (z latinského facere – dělat, udělat) je účet neboli daňový doklad, který fyzické nebo právnické osoby podnikající vystavují ostatním osobám nebo institucím proto, aby jim mohli zaplatit za odebrané zboží či služby. Faktury obsahují popis dodavatele,popis toho, za co se má platit, způsob platby a datum splatnosti. Faktura zároveň slouží i jako účetní doklad. Faktura může být vystavována buďto s okamžitou splatností (přímo proti platbě), nebo s různě dlouhou dobou splatnosti. Standardně se vystavuje se čtrnáctidenní splatností. V případě, že je faktura vystavena s velmi dlouhou dobou splatnosti např. 1 až 2 měsíce, stává se z ní skvělý a po světě velmi využívaný zdroj krátkodobého financování chodu firmy. Postup využívání tohoto procesu spočívá v tom, že podnikatel nejprve na dluh vyrobí nebo zprostředkuje objednané zboží či služby a až konečný spotřebitel zaplatí poslednímu podnikateli v řetězci za hotové zboží, dojde k proplacení faktur mezi všemi podnikateli zapojenými do výrobního řetězce. Ani jediný z podnikatelů v tomto případě nepotřeboval finanční prostředky a výroba proběhla tzv. „zadarmo” na dobré slovo (tj. na fakturu). Nesmíme samozřejmě zapomenout na to, že fakturace s dlouhou dobou splatnostifungují pouze mezi zavedenými firmami s dobrou platební morálkou. Fakturu lze vystavovat přímo v účetním softwaru (pro nás toto prostředí je SAP) nebo za využitím samostatné fakturační aplikace. Fakturu lze také tvořit i obyčejným tabulkovým procesorem1 Fakturu nám upravuje Zákon o účetnictví § 11, který stanovuje její náležitosti. Musí obsahovat: Označení účetního dokladu Účetní případ a jeho účastníci Peněžní částka, cena a vyjádření množství Datum vyhotovení účetního dokladu Datum uskutečnění účetního případu podpis 1

Zdroj:ZEMÁNEK, Josef. Faktura. In: Euroekonom [online]. 2011 [cit. 2013-03-13]. Dostupné z:

http://www.euroekonom.cz/podnikani-faktura.php.

10

Obrázek 1- faktura

Zdroj:

FakturaLine.cz.

FAKTURALINE.

FakturaLine.cz

[online].

[cit.

2013-03-13].

Dostupné

z:

http://fakturaline.cz/assets/images/page/3/faktura-vzor.jpg.

Vysvětlili jsme se co to je pojem „faktura“ a teď můžeme navázat na činnosti související s fakturou zajišťované útvaru dodavatelských faktur. Procesy týkající se faktur

11

Postupně si popíšeme procesy spojené s fakturou, které zajišťuje útvar dodavatelských faktur v časové posloupnosti: Provádí skenování faktur Přenáší elektronickou podobu faktur do workflow systému SAP, Předběžně pořizuje došlé faktury v systému SAP Předává do útvaruVšeobecné účetnictví podklady pro založení kmenového záznamu dodavatele, případně podklady pro změnu kmenového záznamu dodavatele Odesílá faktury jednotlivým gestorům k doplnění k zaúčtování případně k zajištění podpisů podle schvalovacího a podpisového řádu Řeší s jednotlivými gestory odchylky faktur od objednávek a příjmů materiálů Proúčtovává vrácené faktury na základě podkladů k jednotlivým fakturám (objednávky, příjemky, potvrzení příjmu, nákladové středisko zakázky) Nastavuje v systému SAP časové rozlišení nákladů z jednotlivých faktur kontroluje úhrady dobropisů od jednotlivých dodavatelů, prování vystavování upomínek a případné předávání agendy k soudnímu vymáhání dlužných pohledávek provádí měsíční odsouhlasování a sestavování zůstatků na všech bilančních účtech, které se týkají útvaru Účetnictví dodavatelskýchfaktur (dodavatelé, zálohy, závazky, časové rozlišení, atd.) ve spolupráci s personálním útvarem dodává podklady pro vystavení faktur na KBC, účtuje o úhradách těchto faktur, páruje jednotlivé položky faktury s jednotlivými položkami na účtu přefakturace vede příruční archiv dodavatelských faktur a ostatních dokladů, které vyplývají z činnosti útvaru Účetnictví dodavatelských faktur. Zajišťuje předávání těchto písemností do Centrálního archivu, sleduje skartační lhůty, odsouhlasuje skartování těchto písemností zajišťuje výkon account managementu prostřednictvím accountmanagerů na základě podkladů od jednotlivých účetních, kterým jsou přiděleny jednotliví dodavatelé ve Zvláštní Hlavní knize zajišťuje veškerou písemnou agendu s dodavateli v případě nesrovnalostí na základě pokynů jednotlivých gestorů

12

1.1.2 Zaměstnanci Zaměstnanec je účastníků pracovněprávního vztahu společně se zaměstnavatelem. Povinností zaměstnance je provozovat určitou závislou činnost pro zaměstnavatele, za kterou mu přísluší mzda či plat. Plnou právní způsobilost má zaměstnanec až v dovršení 18 let. Za specificky stanovených podmínek lze dosáhnout právní způsobilosti být zaměstnancem již v 15 letech. Takto mladý zaměstnanec se nazývá mladistvý. Útvar mimo zúčtování dodavatelských faktur zajišťuje také zúčtování některých operací spojené se zaměstnanci. Útvar zajišťuje vedení účtů a účtování zaměstnaneckého fondu. Provádí účtování vratek zaměstnancům v případě přeplatku nebo nevyužití účasti na akcích hrazených ze zaměstnaneckého fondu. Vzhledem k tomu, že banka vlastní ubytovací zařízení pro zaměstnance musí v souvislosti s tím provádět účtování rekreačního zařízení, včetně účtování příručních pokladen, vratek za neuskutečněnou rekreaci a účetnictví skladového hospodářství. Banka také zařizuje školení a závodní stravování pro své zaměstnance a se kterými souvisí účetní úkony, jako je účtování ubytovacích a školicích zařízení a účtování závodního stravování. Útvar musí v rámci účtování, které provádí jedenkrát měsíčně předávat hlášení do mzdové účtárny za poskytnutá plnění pro zaměstnance (vyplývající z dodavatelských faktur), kterým bylo poskytnuto plnění podléhající zdanění fyzických osob (na základě zákona o daních z příjmů – školení, dary a jiná peněžní i nepeněžní plnění) Dále zajišťuje proúčtování srážkové a zajišťovací daně, včetně vystavování příslušných formulářů na Finanční úřad a účtování spotřeby frankotypu a přísně zúčtovatelných tiskopisů (kolky).

1.1.3 Ostatní 

účtuje na příslušné podrozvahové účty podle dispozic



proúčtovává jednotlivé účetní doklady (přeúčtování spotřeb, proúčtování plateb za jiný způsob stravování od zaměstnanců apod.



účtuje na účty dohadných položek z minulých let



vede agendu leasingu 13



provádí hlášení FÚ o fyzických osobách na základě zákona o správě daní



navrhuje metodické pokyny, spolupracuje při vytváření předpisů



vede účetnictví v hlavní knize SAP, okrajově v systému Profile



zpracovává měsíční tabulky vybraných údajů pro personální útvar

1.2 Všeobecné účetnictví „Účetnictví je stoletími zdokonalovaný nástroj řízení, který tvoří systém s jednoduchou a pochopitelnou logikou. Vsoučasnosti účetnictví není pouze nástrojem evidence, ale je nástrojem ekonomické kontroly a řízení organizace. Sleduje stav a pohyb hospodářských prostředků a zjišťuje výsledek hospodaření. Pro vlastní potřeby si každá organizace buduje svůj systém, jehož součástí je účetnictví.“2 Literatura

nám

umí

všeobecně

vysvětlit

pojem

účetnictví,

ale

co

znamená

Všeobecnéúčetnictví?V provozní oblasti banky tento pojem známe jako útvar zajišťující jednak účetní podporuplatebnímu styku v provozní oblasti, dále oblastodběratelských a vnitřních vztahů a v neposlední řadě operace se zaměstnanci. Významnou oblastí procesů jsou účetní procesy souhrnně nazývané jako „všeobecné“ (společné) účetnictví. Tyto procesy představují souhrn účetních aktivit, které je každá účetní jednotka povinna zachycovat a evidovat podle zákona o účetnictví (operace s fondy, hospodářským výsledkem apod.) a nadto se patří ještě procesy, které představují souhrn aktivit vyvolaných specifiky banky a požadavky zákona o bankách a souvisejících zákonných předpisů (např. pojištění vkladů, garanční fond apod.). Co se v útvaru Všeobecného účetnictví děje: zajišťuje výkon role klíčového uživatele pro moduly SAP Travel Management a SAP – Odběratelské faktury provádí likvidace a proúčtování tuzemských a zahraničních pracovních cest, včetně poskytování záloh v systémech SAP a PROFILE/IBS proplácí tuzemské faktury prostřednictvím systémů SAP a MULTICASH NET proplácí zahraniční faktury prostřednictvím systémů SAP a MULTICASH NET

2

Zdroj: BRADA, Jiří. Základy účetnictví. Vyd. 1. Praha: Vysoká škola chemicko-technologická v Praze, 2007, 157 s. ISBN 978-80-7080-636-4.

14

vyhotovuje sestavení o došlých dobropisech, ostatních kreditních položkách a provedených inkasech z tuzemského a zahraničního platebního styku SAP pro útvar Účetnictví dodavatelských faktur vystavuje avíza pro vybrané úhrady dodavatelům účtuje operace vyvolané platebním stykem systému SAP (dotace WASH účtů, inkasa, dobropisy, neidentifikované položky a šeky mezi jednotlivými systémy platebního a zúčtovacího styku) provádí správu kmenových záznamů obchodních i neobchodních (FÚ apod.) dodavatelů a obchodních partnerů (zakládání, změny, blokování) v systému SAP na podkladě žádostí jednotlivých dceřiných společností, útvarů Nákupu nebo útvaru Účetnictví dodavatelských faktur provádí správu kmenových záznamů bank v systému SAP (zakládání, změny, blokování) pro zajištění průběhu tuzemského a zahraničního platebního styku zajišťuje výkon account managementu prostřednictvím accountmanagerů útvaru za stanovený rozsah účtů hlavní knihy SAP provádí měsíční předávání hlášení do mzdové účtárny za poskytnutá plnění pro zaměstnance, kterým bylo poskytnuto plnění podléhající zdanění fyzických osob na základě zákona o daních z příjmu (cestovné a jiná peněžní i nepeněžní plnění) provádí účtování jednotlivých výběrů, uskutečněných služebními platebními kartami (SPK) v systémech SAP a PROFILE/IBS, kontroluje zůstatky technických účtů k SPK vede ”provozní pokladny” prostřednictvím bezhotovostního zúčtování proti účtům zaměstnanců, jednotlivým zálohám a služebním platebním kartám v systémech PROFILE/IBS a SAP proúčtovává jednotlivé účetní doklady všeobecného účetnictví: dohadnou položku příspěvku do fondu pojištěných vkladů a úhradu a rozúčtování příspěvku na pobočky v systému SAP a odvod tohoto příspěvku rezervy (na soudní spory, restrukturalizační rezervy, na nájemné, obecné rezervy) účtování a odvody daní dle požadavků útvaru Daně (účtování srážkové daně ze systému PROFILE do systému IBIS, vratky DPH ze zahraničí a odloženou daň v systému SAP, zálohy na daň z příjmů právnických osob vnitrobankovní účtování soudních poplatků v systému SAP 15

účtování opravných položek k časovému rozlišení úroků z úvěrových pohledávek v systémech PROFILE a IBIS, opravných položek k nepovoleným debetům běžných účtů a další vybrané operace s opravnými položkami účtování odměn fyzické ostraze účtování vybraných operací se strukturálními fondy EU účtování nevyčerpaných rámců České pošty v systému PROFILE účtování rezervy za oceňovanými klienty účtování příspěvků do Garančního fondu v systému SAP jednorázová účtování dle požadavků odborných útvarů ústředí prioritní platby z vnitřních účtů dle požadavků odborných útvarů ústředí a segmentů účtuje centrálně agendu mank a škod v systémech IBIS, PROFILE a SAP včetně pohledávek za zaměstnanci z titulu mank a škod a jejich podrozvahovou evidenci zajišťuje komplexní finanční účtování mezd za ČR včetně odvodových povinností zajišťuje účtování splátek půjček a návratných sociálních výpomocí zaměstnanců poskytnutých ze zaměstnaneckého fondu navrhuje metodické pokyny, spolupracuje při vytváření předpisů účtuje tvorbu opravných položek k pohledávkám z dodavatelských dobropisů v systému SAP podílí se na přípravě a provedení prací souvisejících s roční účetní závěrkou, provádí opravy na základě auditorských doporučení, zajišťuje gesce za vybrané UT v systému IBS (UCTU3) a FMS (HLA1) zajišťuje vedení předepsané evidence uložených písemností a sledování skartační lhůty a následné vyřazení ke skartaci vykonává agendu rozvrh podpisových a schvalovacích pravomocí za útvar Provozní účetnictví a SAP vykonává činnost hospodáře pro útvar Provozní účetnictví a SAP zajišťuje vedení agendy vydaných faktur: vystavuje a odesílá odběratelské faktur banky v systému SAP účtuje o vydaných fakturách v systému SAP, zpracovává úhrady od odběratelů zajišťuje účtování přefakturací v SAP vystavuje upomínky neuhrazených plateb, evidenci a sledování pohledávek 16

zajišťuje sběr podkladů pro soudní vymáhání pohledávek, tvorbu opravných položek k pohledávkám po splatnosti v SAP zajišťuje výkon Střediska sdílených služeb pro vybrané dceřiné společnosti a sesterskou společnost KBC GlobalServices Czech Branch v rozsahu stanoveném smlouvami s jednotlivými společnostmi

1.3 SAP „SAP“ ( Systems-Applications-Products ) je z pohledu širokého okolí znám jako společnost zabývající se výrobou, zdokonalováním a inovováním tzv. ERP3 systémů. Hlavním produktem této společnosti je SAP R/3 z řady mySAP produktů.

SAP R/3 je software

sloužící pro řízení podniku. Pojem SAP z pohledu Československé obchodní banky je útvar zajišťující podporu stejnojmenného systému, který je v bance hojně využíván k zajištění mnoha výše již zmíněných procesů, postupů a funkcí. V první řadě tento útvaru zajišťuje roli expertního uživatele SAP pro oblast likvidacedodavatelských a odběratelských faktur (tzv. modul MM), platebního styku a správy kmenových záznamů dodavatelů a odběratelů. Rovněž zajišťuje i podporu dalším procesům, které jsou technicky a účetně navázány a provozovány v systému SAP. Jedná se především o modul hlavní knihy (FI), moduly správy majetku a investic (IM a AM), modul controllingu a plánování (CO) a modul řízení nájmů a pronájmů (REM). Rozsáhlým modulem, jehož implementace se připravuje, je modul řízení lidských zdrojů (HR), ze kterého je v současné době provozován pouze submodul pracovních cesty (TRM). Útvar SAP musí zajistit věcnou a metodickou podporu všem uživatelům tohoto systému ve všech provozovaných modulech. Útvar v návaznosti na tyto procesy musí takézajišťovat technickou podporu modulu AM SAP. V těchto aktivitách úzce spolupracuje s útvarem ICT (informační podpory), který je organizačně součástí sesterské společnosti banky – společnosti KBC GlobalServices Czech Branch. Technická podpora systému: Sleduje čistotu dat v systému a zajišťuje odstranění případných nedostatků u kompetentních osob 3

Enterprise resource planning - podnikový informační systém

17

Řídí nákup a související procesy po technické stránce Řídí aktualizace dat v systémech, za které je zodpovědný řídí spolupráci s externími dodavateli konzultačních služeb a aplikační podpory navrhuje další směry rozvoje systému zajišťuje metodickou, výkonnou a technickou podporu modulů SAP pro ČR a SR provádí poradenskou a školící činnost uživatelům jednotlivých modulů SAP v ČR a v SR koordinuje metodické řízení procesů modulu, změny a údržbu nastavení systému SAP provádí monitoring funkčnosti systému, vytváří pravidelný reporting dat ze systému za účetní okruhy ČR/SR

1.4 Systémy používané v provozní oblasti Provozní oblast využívá několik základních systému pro zajištění svých činností

1.4.1 MultiCash NET Systém MultiCash NET se v bance používá pro zadávání tuzemských platebních příkazů k úhradě/inkasu, zadávání platebních příkazů k úhradě do zahraničí, k získání kreditní i debetní avíza, informace o zůstatcích na účtech, informace o odmítnutých platbách, zobrazení, export a tisk elektronických výpisů z účtů, informace o kurzech ČSOB. Systém využívá zejména korporátní klientela (tzn. velcí klienti s ročním obratem nad 300 mil. CZK) a na tento systém se napojila i provozní oblast, neboť svým obratem dosahuje parametrů korporátní klientely a v neposlední řadě za existence tzv. střediska sdílených služeb (viz dále v kapitole č. 3) obsluhuje právě klienty, které se řadí do oblasti korporátního bankovnictví. Technicky je placení prostřednictvím tohoto systému realizováno načtením souborů ze systému SAP R/3 v požadovaném formátu a následné odeslání souborů do modulu 24/7, který je přímo napojen na clearingové centrum ČNB v případě tuzemských plateb. V případě zahraničních plateb je MultiCash napojen na systém SWIFT. Platby odcházejí podepsané elektronickým podpisem dvěma nezávislými pracovníky (kontrola „čtyř očí“).

1.4.2 Profile/IBS Zde jsou vedeny NOSTRO a VOSTRO účty, klientské účty segmentů středních firem (s ročním obratem pod 300 mil CZK) a účty fyzických osob (občanů) a malých podnikatelů (živnostníků a osob samostatně výdělečně činných)- tzv. retail.Provozní oblast pak využívá 18

tento systém pro vedení účtů služebních platebních karet, všech zaměstnaneckých účtů a účtů pro provozní oblast, tzv. technických běžných účtů. Jedná se o účty typu běžných účtů, které však nejsou úročené ani zpoplatněné, neboť jsou vedeny pro vnitřní potřeby banky. Tento systém převzala ČSOB po sloučení s IPB (viz dále v kapitole č. 3).

1.4.3 Profile/FMS Tento systém je reliktem po IPB a v současné době slouží pro vedení vnitřních účtů, které však podporují klientskou oblast segmentu středních firem a detailového bankovnictví. Je technologicky navázán přímo na systém PROFILE/IBS a je jeho hlavní knihou (tzn., že operace ze systému IBS se denně přenášejí kumulovaně na účty hlavní knihy do systému FMS). FMS však není finální hlavní knihou banky, tou je systém SAP R/3.

1.4.4 SAP R/3 SAP R/3 se používá k vnitrobankovnímu účetnictví, účtování dodavatelsko-odběratelských vztahů, účtování škod z operačního rizika, cestovních příkazů tuzemských a zahraničních, služební platebníchkaret a drobných vydání za hotové,provádění provozního platebního styku sledovaní podrozvahových účtů, vedení operativní evidence majetku banky, plánování a controllingu, vedení evidence nájemních smluv, účtování mezd a vybraných operací všeobecného účetnictví. Systém byl implementován v r. 2004 a je finální hlavní knihou banky. To znamená, že všechny ostatní systémy se svými transakcemi vstupují denním načítáním rozhraní na účty hlavní knihy tohoto systému. Vstupy z jiných systému jsou kumulované, např. v klientské oblasti jde o denní změnu stavu na všech běžných účtech, úvěrových účtech apod.

Vlastní operace v systému SAP R/3 jsou účtovány detailně

jednotlivými manuálními nebo automatickými zápisy na analytických účtech hlavní knihy nebo vedlejších knihy tohoto systému. Systém má i výstupy směrem ven: jsou zejména účetní dávky, které jsou směřovány do jiných systémů, např. mzdového systému VEMA pro účely výplat mezd zaměstnancům. I tyto pohyby směrem ven ze systému jsou zaúčtovány v hlavní knize jako zápisy na příslušných analytických účtech.

1.4.5 IBIS Jde o nejstarší systém provozovaný v ČSOB. V tomto systému jsou vedeny účty korporátních klientů (viz kapitola 1.4.1), Systém neslouží pro provozní operace banky, obsahuje však také vnitřní účty, které slouží podpoře klientů korporátního segmentu. I tento systém přenáší svoje denní výstupy do finální hlavní knihy banky, tj. do systému SAP R/3 formou kumulovaných účetních zápisů na jednotlivé k tomu určené analytické účty. 19

2 Provádění platebního styku v provozní oblasti V té to kapitole se zaměřím na specifikaci platebního styku v provozní oblasti. V první řadě všeobecně popíšu platební styk, jeho rozdělení tak, jak nám popisuje literatura. Vymezím také pár zásadním pojmů, které jsou v platebním styku používány. Nadále se zaměřím na jednotlivé rozdělení platebního styku v provozní oblasti a porovnám jednotlivé faktory tak, aby byly vidět zásadní rozdíly.

2.1 Klasický bankovní platební styk Platební styk můžeme vysvětlit jako vztah mezi plátce a příjemcem, při kterém dochází k přesunu peněz mezi nimi a to buď přímo anebo za pomocí peněžního ústavu.4 Realizace platebního styku patří mezi základní služby, které banky poskytují svým klientům. Banky však nenabízejí svým klientům z titulu platebního styku pouze přesun peněžních prostředků. Jde tedy o více než vlastní finanční transfery z příkazu nebo ve prospěch klientů, resp. bank, nýbrž o celý soubor různých operací či nástrojů, jejichž prostřednictvím nebo v jejichž důsledku dochází k finančním procesům. Tyto operace či nástroje si můžeme vysvětlit jako tzv. bankovní aktivitu neboli činnost, která vstupuju mezi jednotlivé klienty banky (plátce nebo příjemce) a dělí původní operace časově, ale i třeba místně. Mezi tyto operace banka přidává tzv. přidanou hodnotu neboli určitou službu. Tato služba je často spojena s bankovním závazkem nebo nějakou podmínkou apod. Přesto však zůstává hlavním úkolem přesun finanční prostředků ve prospěch účtu příjemce, ať již vložená bankovní aktivita představovala platební či platebně zajišťovací instrument.5

2.2 Právní úprava platebního styku Platební styk je z mnoha pohledů chápán jako obyčejné přesouvání finančních prostředků prostřednictvím bank bez širší znalosti forem a nástrojů. Tyto druhy a nástroje se od sebe často podstatně liší a vycházejí z různých pramenů práva. Proto si tu lehce zmíníme výklady některých právních norem, které upravují platební styk.

4

Zdroj: SCHLOSSBERGER, Otakar a Marcela SOLDÁNOVÁ. Platební styk. 3. přeprac. a dopl. vyd. Praha: Bankovní institut, 2007, 435 s. ISBN 978-807-2651-078 5 Zdroj: MÁČE, Miroslav. Platební styk: klasický a elektronický. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 220 s. ISBN 80247-1725-5.

20

Jedna ze základních právních úprav se nachází v Zákoně o platebním styku č. 128/2009 Sb. o převodech peněžních prostředků, elektronických platebních prostředcích a platebních systémech. Tento zákon upravuje následující výtah z problematiky platebního styku: Provádění převodů peněžních prostředků Užívání elektronických platebních prostředků Vyžívání platebních systémů Další z důležitých právních úprav je vyhláška České národní banky č. 62/2004 Sb, která slouží pro stanovení způsobu provedení platebního styk mezi bankami a nadále i o zúčtování na účtech a technické postupy bank při opravném zúčtování. Za hlavní prameny práva pro vymezení pojmu běžný učet se používá Obchodní zákoník č. 513/1991 Sb.

2.3 Všeobecné rozdělení platebního styku6 Platební styk může všeobecné rozdělit do dvou základních skupin: Hotovostní platební styk, který využívá bankovky a mince Bezhotovostní platební styk, který probíhá prostřednictvím bank-platba je provedena pomocí tzv. účetních peněz, tj. výhradně zápisem na vrub a ve prospěch účtu vedeného u banky. Bezhotovostní platební styk se dále dělí: Tuzemský platební styk, který probíhá mezi účty, vedenými bankami v České republice (obchodními bankami a Českou národní bankou) Zahraniční platební styk, co je převod prostředků mezi různými státy Přeshraniční platební styk, který je definovaný v zákoně č. 128/2009 Sb., o převodech peněžních prostředků, elektronických platebních prostředcích a platebních systémech (zákon o platebním styku). V této práci si nadále zaměřím na bezhotovostní platební styk tuzemský a zahraniční.

6

Zdroj:KALABIS, Zbyněk. Bankovní služby v praxi. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2005, viii, 148 s. ISBN 80251-0882-1

21

2.3.1 Nástroje bezhotovostního platebního styku Základním stavebním kamenem pro zajištění tuzemského a zahraničního bezhotovostního platebního styku v bankách jsou tzv. instrumenty (nástroje) platebního styku. K současným nástrojům bezhotovostního platebního styku, které využívají banky, patří zejména: Příkaz k úhradě Příkaz k inkasu Hromadný příkaz k úhradě/inkasu Trvalý příkaz k úhradě /inkasu Paymentorder- platební příkaz pro zahraniční styk Obrázek 2- příkaz k úhradě

Zdroj:Business.center.cz.

Zbyněk

Mlčoch

[online].

2008

[cit.

2013-03-24].

Dostupné

z:

http://www.zbynekmlcoch.cz/informace/images/stories/texty/tiskopisy_formulare/prikaz_k_uhrade_vzor.jpg.

2.3.2 Bankovní spojení7 Pojem bankovní spojení je nejdůležitějším údajem nejenom v bezhotovostním platebním styku. Bankovní spojení jednoznačně identifikuje účet klienta a banku, ve které je účet veden. Bankovní spojení tvoří: 7

Zdroj: KALABIS, Zbyněk. Bankovní služby v praxi. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2005, viii, 148 s. ISBN 80251-0882-1.

22

Vlastní číslo účtu a Identifikační kód banky Vlastní číslo účtu je tvořeno maximálně 16 číselnými znaky, které se dělí na část předčíslí, které má maximálně 6 číselných znaků a na hlavní číslo účtu. To má maximálně 10 číselných znaků. Část předčíslí nemusí být v čísle účtu obsažena. Identifikační kód banky obsahuje čtyři číselné znaky. Tyto znaky přiděluje Česká národní banka pro každou obchodní banku. Tento kód je pro každou banku jedinečný. V tuzemském platebním styku se číslo účtu řídí pomocí modula 11. Modulo 11 je princip výpočtu kontrolní číslice, která na základě stanovených mechanismů zajišťuje automatickou kontrolu správnosti natypovaného čísla účtu.

2.3.3 IBAN8 IBAN (International Bank Account Number) je formát čísla účtu definovaný mezinárodní normou ISO 13616. Tato nově aktualizovaná norma je nyní v souladu se standardem, který v roce 1996 vydala ECBS (European Committee for Bankiny Standards). Konkrétní podobu čísla účtu ve formátu IBAN vytváří banka, která účet vede. Standardní mezinárodní formát čísla účtu (IBAN) může obsahovat číslice a velká písmena: 2 znaky-kód země 2 znaky-kontrolní číslice-umožňuje programovou kontrolu čísla Číslo účtu ve formátu IBAN má dvě podoby- elektronickou a písemnou. Každá země si určuje vlastní strukturu s tím, že pevně stanoví pozice, na kterých je kód banky, popř. pobočky banky pevně stanoví pozice, na kterých je uvedeno číslo účtu Důvodem zavádění IBANu je podpora automatizovaného zpracování přeshraničních příkazů, zrychlení, zjednodušení a zlevnění přeshraničního platebního styku a snížení počtu chyb z důvodu nesprávně zadaného čísla účtu. 8

Banky. Banky [online]. 2013 [cit. 2013-03-25]. Dostupné z: http://www.banky.cz/iban-mezinarodni-cislo-uctu

23

2.3.4 SWIFT9 Základním předpokladem pro provádění zahraničního bezhotovostního platebního styku je existence společnosti, resp. systému, zajišťujícího technicky přenos zpráv, tj. jednotlivých položek zahraničního platebního styku. Nejrozšířenější, a nejvyužívanější společností (systémem) je SWIFT. Společnost pro celosvětové mezibankovní finanční telekomunikace Society for Worldwide Financial Telecommunication (SWIFT) se sídlem v Bruselu byla založena již v roce 1973. Systém SWIFT začal fungovat v roce 1977. Cílem společnosti SWIFT je vývoj a provoz mezinárodní komunikační sítě podporované počítači, které umožňuje členským bankám rychlý a bezpečný přenos informací v mezinárodním bankovním obchodě, např. platebních transakcí, dokumentárních akreditivů, devizových potvrzení, cenných papírů nebo výpisy z účtů. Cíle SWIFT tedy jsou: Bezdokladové zpracování platebního styku, Zrychlení komunikace mezi bankami prostřednictvím výměny zpráv, Minimalizace rizik, které existují v konvečních postupech (ztráty, falšování apod.) Snížení nákladů na přenos dat, Přímý přístup k finančním institucím na celém světě. Swiftová adresa BIC slouží k identifikaci odesílatele a příjemce platby a také k identifikacím swiftových bank. BIC má osm nebo jedenáct znaků a skládá se z následujících kódů: Kód banky Kód země Kód místa Příp. kód pobočky

2.4 Procesní rozdělení platebního styku Při respektování obecných ustanovení a zákonů vztahujících se k oblasti platebního styku, můžeme jeho vlastní realizaci rozdělit podle typu na tuzemský a zahraniční platební styk. Oba typy mají svá přesně vymezená specifika a pravidla, které banky transformují pro vnitřní 9

Zdroj:KALABIS, Zbyněk. Bankovní služby v praxi. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2005, viii, 148 s. ISBN 80251-0882-1.

24

účely do podoby instrukcí a příruček (předpisová základna ČSOB) a pro potřeby klientů do podoby obchodních podmínek, které jsou součástí drtivé většiny smluv mezi bankou a klientem. I Provozní oblast banky zachovává členění platebního styku na uvedené dva typy. Níže uvádíme podrobné struktury těchto procesů: Tuzemský platební styk Tabulka 1 - Tuzemský platební styk Č. Krok

Popis kroku

1

Definice

Platič definuje parametry platby v SAP Platič

parametrů platby

s použitím standardní transakce.

2

Vytvoření média V SAP je vytvořeno médium platby Platič platby

3

Role

s použitím standardní transakce.

Import

média Načtení (upload) média platby do Platič

platby

do systému MultiCash NET

MultiCash NET 4 5

Generování

V

systému

souboru platby

generuje soubor platby.

Elektronické

V

podepsání

provede

souboru platby

souboru

systému

MultiCash

NETplatič Platič

MultiCash

NETplatič Platič

elektronické platby.

(2

podepsání elektronické

podpisy) 6

Odeslání souboru Soubor platby je odeslán ze systému Platič do systému 24*7

7

MultiCash NET do systému 24*7.

Formální kontrola Systém 24*7 provede automatickou Systém 24*7 kontrolu souboru platby.

8

Přenos

souboru Systém 24*7 přenese soubor platby do Systém 24*7

platby do ČNB 9

ČNB (clearingové centrum).

Načtení výpisů do Platič načte výpisy z účtů do systému Platič MultiCash NET

MultiCash NET.

25

Č. Krok 10 Import

Popis kroku

Role

výpisů Výpisy z účtů jsou importovány do Platič

z účtů do SAP

SAP.

Vysvětlivky k jednotlivým krokům: krok 1- Platební styk je realizován za pomocí tzv. souboru plateb, který je v systému SAP automaticky denně vytvářen ze splatných plateb. Role Platiče je technicky oddělená od role Účetního z důvodu zamezení rizika zpracování celého procesu pouze jednou osobou. V definování parametru platby jsou obsaženy základní údaje ve smyslu vyhlášky o platebním styku: datum splatnosti, číslo účtu příjemce, částka platby, symbolika platby, doplňují textové údaje. Dále údaje specifické pro systém, např. typ platebního běhu, způsob platby, apod. krok 2 – Médiem platby se rozumí automatické strukturování plateb do formátu, který musí splňovat zákonné podmínky vyhlášky o platebním styku, např. ABO formát čísla účtu, počty a strukturu znaků v jednotlivých symbolech platby apod. krok 3 – Vytvořený platební soubor se ze systému SAP naimportuje do systému elektronického bankovnictví ČSOB (neboť SAP nemá přímý kontakt s vnějšími platebními systémy). V tomto kroku vystupuje Provozní oblast jako jeden z klientů banky, v tomto případě jako interní klient. kroky 4 a 5 – představují práci s neimportovaným souborem plateb, který je v tomto systému znovu zkontrolován z pohledu správnosti jeho formátu a podepsán elektronickým podpisem 2 různými osobami (tzv. kontrola čtyř očí). kroky 6,7 a 8 – provádí systém automaticky bez zásahu uživatele stejně jako všechny standardní platby všech klientů banky. kroky 9 a10 – provádějí se následující den po realizaci plateb – z platebních souborů je vygenerován elektronický výpis, který se importuje zpět do systému SAP a následně po tomto importu je provedena rekonciliace, tzn. spárování položek z výpisu s položkami původních plateb a identifikace položek z tzv. 3. strany (položky, které nebyly v původním platebním souboru) – tj. inkasa, dobropisy, neidentifikované úhrady.

26

Zahraniční platební styk Tabulka 2 - Zahraniční platební styk Č.

Krok

Popis kroku

Role

1

Definice

Platič definuje parametry platby v SAP Platič

parametrů

s použitím standardní transakce.

platby 2 3

Vytvoření

Je vytvořeno médium platby v SAP Platič

média platby

s použitím standardní transakce.

Import

média Načtení

platby

(upload)

média

platby

do Platič

do systému MultiCash NET.

MultiCash NET 4 5

6

Generování

Plátce generuje soubor platby v systému Platič

souboru platby

MultiCash NET.

Elektronické

Plátce provede elektronické podepsání Platič

podepsání

souboru platby v systému MultiCash

souboru platby

NET. (2 elektronické podpisy)

Odeslání

Soubor platby je odeslán ze systému Systém

souboru platby MultiCash NET do systému Profile IBS. MultiCash do

systému

Profile IBS 8

Export souboru Soubor platby je exportován do systému Systém platby

do IBIS00.

Profile IBS

IBIS00 9

Export souboru Soubor platby je exportován do systému Systém HIPE platby

do HIPE

systému HIPE 10

Načtení výpisů Platič načte výpisy z účtů do systému Platič do

MultiCash MultiCash NET.

NET 11

Import

výpisů Výpisy z účtů jsou importovány do SAP. Platič

z účtů do SAP

27

Vysvětlivky k jednotlivým krokům: V porovnání s tuzemským platebním stykem můžeme pozorovat odchylku, která je uvedena v krocích 6 – 9. Důvodem je odlišná cesta platebního souboru, který je po vyslání ze systému MultiCash importován do transakčního systému IBIS a následně automaticky předán k centrálnímu zpracování do systému HIPE (systém pro celou skupinu společností KBC a ČSOB). Schématicky lze znázornit proces platebního styku jako dva procesy (na následujících stránkách): -

proces vyslání platebních příkazů (výňatek č. 09 z celkových procesů provozní oblasti)

-

proces načtení výpisů z realizovaných plateb (výňatek č. 10 z celkových procesů provozní oblasti)

Ve slovním i grafickém popisu procesů platebního styku je používán termín „platič“. Jedná se o procesní název role v systému SAP. Tato role je přiřazena konkrétní osobě, která spouští rutiny platebního styku a jedná se o zavedenou konvenci, užívanou v ČSOB. Platič se při své práci řídí tzv. denním provozním harmonogramem, který určuje čas a posloupnost jednotlivých kroků v provádění platebního styku.

28

Obrázek 3 -vyslání platebních příkazů za došlé faktury Kompletní uložení a zaúčtování faktury

09. Vyslání platebních příkazů za došlé faktury

Faktura je zaúčtována

3x Denně: Dopoledne, v poledne a odpoledne

dopoledne - zahraniční poledne a odpo - tuzemské

Dávka: Faktury uvolněné k placení

Platič

Vytvoření parametrů platby

SAP FI Vytvoření platebního média a uložení na R:

Platič

Pro zahraniční SWIFT Platební médium pro uzem ské do ČNB

Import platebního média do Multicashe

Platič

Multicash Vytvoření platebního souboru

Platič

Elektronické podepsání platebního souboru

Platební soubor

Platič

Multicash

Dávka obsahuje tuzemské platby (platební soubor je pro ČNB)

Dávka obsahuje zahraniční platby (platební soubor je pro SWIFT) Multicash

Platební soubor

Odeslání souboru do 24*7

Platební soubor

Formální kontroly a opravy souboru

Multicash Odeslání souboru do Profile IBS

Platební soubor

Platič

čte

Platební soubor

Kontrola formální správnosti platebního souboru

24*7

Platič

Nedokumentární platby vyšlé

Profile IBS Platební soubor obsahuje chybné záznamy

Odeslání souboru do CC ČNB

Platební soubor je bez chyb

Platební soubor je odeslán do ČNB

Platební soubor

Konzultace s Účetní podporou a oprava chyby

Profile IBS

Nedokumentární platby vyšlé Platič

spolupracuje na

Platební soubor

Profile IBS Export platebního souboru do systému IBIS00

Nedokumentární platby vyšlé

ČSOB 00 Export platebního souboru do SWIFT Aliance Druhý den navazuje proces Platební soubor je odeslán do SWIFT Aliance

Ráno

Načtení výpisu plateb za faktury

Odeslání SWIFT souboru zahraničních plateb

29

IBIS/AS

Obrázek 4- načtení výpisu plateb za faktury Vyslání platebních příkazů za došlé faktury

10. Načtení výpisu plateb za faktury Ráno

Multicash Stažení výpisu plateb za faktury z předchozího dne z Profile (Wash)

Výpis dle jednotlivých Wash účtů

Platič

Platič

Načtení výpisu plateb za faktury z předch. dne do SAP (mezibanka)

Mapa (SAP FI)

Platič

Párování na účtu mezibanka (debety a kredity)

Denní výpis z účtu mezibanka

SAP FI

čte

Na výpisu není již další neřešená nespárovaná položka

Postupné procházení nespárovaných položek mezib.

Platič

Na výpisu jsou ještě nespárované položky (postup dále pro 1 polož.)

Jinými slovy, vš echny položky na účtu byly vyřeš eny a proces končí

Nespárovaná položka na účtu je dobropis

Nespárovaná položka na účtu je platba s chybným pár. znakem

Nespárovaná položka na účtu je inkaso

Vyhledání údajů pro zjištění dodavatele v historii Wash účtu

Denní výpis z účtu mezibanka

Platič

Denní výpis z účtu mezibanka

Profile IBS Zanesení inkas a dobropisů do souboru

Prověření a doplnění sestavy otevřených položek

Sestava otevřených položek.xls

čte

Ruční zaúčtování inkasa/dobropisu na dodavatele

Platič

Dobropis / inkaso

Platič

Účetní

Obstarání chybějících dokumentů k platbám

SAP FI Inkaso/dobropis je přeúčtováno na účet dodavatele v SAPu

Dokumenty k přích. platbám obstarány - nyní možno pořízení

Formální kontrola faktury

30

Účetní

čte

Ruční zadání párovacího znaku (=variabilní symbol) do Mapy

Platič

2.5 Promítnutí platebního styku do provozních procesů Celý model platebního styku, který byl implementován do banky i do společností ve skupině, sledoval dosažení následujících efektů (přínosů): -

úsporu lidských zdrojů a kapacit

-

jednotnou technickou platformu

-

nastavení stejných procesů při provádění platebního styku

2.5.1 Společné prvky platebního styku Tuzemský i zahraniční styk probíhá prostřednictvím vlastních technický běžných bankovních účtů, které má banka vedené v transakčním systému PROFILE/IBS podle jednotlivých vybraných měn (CZK, GBP, USD, CHF, EUR) pro platby dodavatelských faktur a pro úhrady odběratelských faktur, a v měně CZK pro platby cestovních náhrad, platby drobných vydání, výplaty mezd, odvodových povinnosti a daňových povinností. Tuzemský i zahraniční styk probíhá je prováděn na smluvní bázi i pro vybrané dceřiné společnosti banky prostřednictvím jejich bankovních účtů, které mají dceřiné společnosti

založeny

u

ČSOB

v transakčním

systému

PROFILE/IBS

nebo

v transakčním systému IBIS podle jednotlivých vybraných měn (CZK, GBP, USD, CHF, EUR) ve struktuře pro platby dodavatelských faktur a pro úhrady odběratelských faktur, v měně CZK také pro cestovní náhrady, drobná vydání, daňové, odvodové a mzdové povinnosti, pokud je to upraveno smlouvou. V tomto případě plní banka roli tzv. střediska sdílených služeb (SSC – ShareServiceCentres). Tuto roli plní v současné době pro společnosti Centrum Radlická, Hypoteční banku, ČSOB PropertyFund a pro svou sesterskou společnost KBC GlobalServices Czech Branch. platební soubory jsou vytvářeny za všechny společnosti podle jednotného věcného a časového harmonogramu denního platebního styku, výpisy z bankovních účtů jsou doručovány bance a jednotlivým dceřiným společnostem firemní banky v SAP (tzn. zrcadla běžných účtů) jsou založeny podle účetních okruhů jednotlivých dceřiných společností a jejich struktura je založená na rozčlenění podle plateb a úhrad (tzn., že účet firemní banky v SAP je společným „zrcadlem“ bankovních účtů za všechny měny). Pro komunikaci s bankou (tj. s clearingovým centrem ČNB v tuzemském platebním styku a pro komunikaci v zahraničním platebním styku) se používá aplikace Multicash NET.

31

2.5.2 Efekty a přínosy v tuzemském a zahraničním platebním styku Racionalizace provozních procesů v tomto typu platebního styku, prováděného v rámci SCC přinesla následující dílčí efekty: Hromadné vytváření platebních návrhů Generování souborů platebních příkazů Import platebních příkazů do aplikace Multicash NET Jednotný přístup k řešení odmítnutých plateb Jednotné sledování a účtování dobropisů a inkas Jednotné dotování technických účtů platebního styku Centralizace těchto kroků omezila počet koncových uživatelů, které bylo nutné vyškolit, a zjednodušila komunikaci v případě jakýchkoli problémů.

2.5.3 Bankovní výpisy Všeobecné účetnictví ČSOB má odpovědnost za načtení bankovních výpisů. Načtení výpisů do systému, příprava pro zaúčtování a spuštění vlastního účtování jsou z větší části technické kroky a proto bylo nezbytné odpovědnost za tyto kroky přenést na oddělení Všeobecného účetnictví ČSOB. Další zpracování, tj. dohledání položek, které nejsou vyrovnány automaticky, dobropisy, inkasa, nejasné platby atd. jsou v odpovědnosti dceřiných společností, protože ty mají detailní informace o dokladech. Všeobecné účetnictví ČSOB pro dceřiné společnosti vytváří pouze sestavení otevřených položek a dle dispozice dceřiných společností provede zaúčtování.

2.5.4 Inkasa Inkasní způsob placení je používán pro vybrané smluvní dodavatele. V tuzemském platebním styku útvar Všeobecné účetnictví ČSOB udržuje systémovou tabulku smluvních inkas s jednotlivými dodavateli, nastavenou k bankovním účtům v transakčním systému ČSOB. Stejným způsobem je udržováno nastavení inkas pro dceřiné společnosti v jejich transakčním systému.

32

Smluvní inkasa v zahraničním platebním styku provádí zahraniční dodavatel zatěžováním NOSTRO10-účtů ČSOB u zahraničních bank. Všeobecné účetnictví komunikuje s útvarem Správy NOSTRO a vostro účtů při odúčtování inkasované částky z transakčního systému do SAP.

2.5.5 Dobropisy Všeobecné účetnictví ČSOB sestavuje denní sestavení došlých dobropisů a inkas, kterou předává útvaru Účetnictví dodavatelských faktur k dohledání a spárování s příslušným dodavatelem. Po doplnění požadovaných údajů zaúčtuje útvar Všeobecné účetnictví ČSOB částku na účet příslušného dodavatele. Má-li došlý dobropis všechny potřebné identifikátory (částku, variabilní symbol a název dodavatele), zaúčtovává se přímo bez dalších konzultací.

2.5.6 Platby odvodů z mezd K těmto účelům jsou zřízeny v ČSOB samostatné bankovní účty, platby provádí přímo útvar mezd. Do doby implementace nového modulu SAP HR dceřinéspolečnosti postupují samostatně ve výplatách mezd, tzn., provedou vygenerování platebního média ze SAPu a odeslání plateb souvisejících s účtováním mezd (tj. odvody) cestou elektronického platebního styku do systému MultiCash NET nebo zachovají přímý interface do svého systému platebního styku. Vlastní zaúčtování se však provádí centrálně v útvaru Všeobecné účetnictví.

2.5.7 Platby mezd zaměstnancům V ČSOB jsou platby mezd nahrávány přímo do transakčního systému Profile/IBS a peníze odchází na účty zaměstnanců v bance. Do doby implementace nového modulu SAP HR je v dceřiných společnostech ze systémů, které používají pro výpočet mezd nastaven interface do systému SAP, modulu FI. V ČSOB je takto nastaven interface mezi mzdovým systémem VEMA a hlavní knihou SAP, modulem FI.

10

NOSTRO účet je běžný účet, který má banka u jiné banky

33

Pro výplaty mezd prostřednictvím elektronického platebního styku MultiCash NETjsou založeny samostatné technické běžné účty, aby bylo možné striktně oddělit provozní platební transakce od mzdových z důvodu jejich důvěrnosti.

2.5.8 Ostatní procesy Pracovní cesty Účtování pracovních cest je prováděno v submodulu TRM (Travel Management), který je součástí připravované implementace modulu HR.V modulu TRM se provádí výpočet cestovní náhrad (tuzemských i zahraničních), jejich zaúčtování do hlavní knihy SAP, modulu FI. Systém TRM současně spolu se zaúčtováním vygeneruje soubor platebních příkazů v požadovaném formátu, které je importován do MULTICASH NET na účty zaměstnanců v transakčním systému banky PROFILE/IBS . Drobná vydání Vstupem do procesu je vložení vlastní hotovosti zaměstnance nebo použití služební platební karty. Za pomocí speciální transakce je opět vytvořen soubor platebních příkazů v požadovaném formátu na účty zaměstnanců v transakčním systému banky PROFILE/IBS. Vzhledem k tomu, že účty zaměstnanců jsou vedeny v transakčním systému, je vyrovnání prováděno manuálními platebními příkazy a účtování je manuálně prováděno do hlavní knihy SAP. Účtování dle dispozic Tento proces zahrnuje aktivity, jejichž společným jmenovatelem je pořízení dokladu do hlavní knihy SAP, ať již přímo nebo zprostředkovaně přes subsystémy, mající rozhraní do hlavní knihy SAP. Doklady od jednotlivých gestorů (odborných útvarů) jsou zasílány listinně i elektronicky. Aktivity zahrnují část všeobecného účetnictví provozního a bankovního. Přijatá dispozice je ve většině případů přímo pořízena do systému bez předchozího přepisování do účetního dokladu.V tomto procesu se platební příkazy nenačítají do souboru plateb, neboť se jedná o platby, kterým nepředchází zaúčtování faktury a nemají atribut pravidelnosti. Platby jsou pořizovány manuálně přímo do transakčního systému banky (PROFILE/IBS) nebo přímo do elektronického bankovnictví systému MultiCash NET. Výpisy z provedených operací jsou načítány standardně v režimu základních procesů, uvedených v kapitole 2.4.3.

34

2.5.9 Účtování mank a škod Pro společnosti nebankovní se proces účtování neliší od procesu účtování dle dispozic. Pro bankovní subjekty modul SAP FI zabezpečuje v účetní položce povinné označení čísla škodného protokolu a kódu škody, který je základním informačním zdrojem pro reporting řízení bankovních rizik dle standardů BASEL II. Společnosti typu bank využívají toto informační pole pro vlastní reporting. Informační základnou tohoto reportingu je samostatná IT on-line úloha „Databáze evidence škod“ (DEŠ), která vede operativní evidenci jednotlivého škodného případu a slouží jako zdroj pro účtování mank a škod do nákladů banky a evidence pohledávek za zaměstnanci z titulu mank a škod. Uvedenou informační databázi společnosti typu bank využívají pro evidenci škodných případů. Platební styk v této oblasti (výplaty náhrad mank a škod, zaúčtování přijatých náhrad) se provádějí stejně jako v procesu Účtování podle dispozic v kapitole 2.4.8.

35

3 Očekávaný vývoj platebního styku v provozní oblasti V této kapitole se zaměřím na vývoj platebního styku v provozní oblasti do současnosti. A nadálepopíši, jaký očekávaný vývoj by platební styk mohl mít do budoucnosti.

3.1 Obecné trendy vývoje Vývoj platebního styku v provozní oblasti je podmíněn 4 základními faktory: -

standardizací procesů

-

tlakem na úsporu personálních nákladů

-

technickým vývojem IT systémů

-

platnou právní úpravou

Vzájemná závislost a podmíněnost uvedených prvních tří faktorů je zřejmá: čím pokročilejší jsou IT systémy a čím více jsou standardizovány procesy platebního styku, tím menší je potřeba personálních kapacit a z toho plynoucích nákladů na tyto kapacity. Ukazatel personálních nákladů je v současné době hlavním faktorem a do jisté míry i omezující podmínkou dalšího rozvoje platebního styku: vývoj je podporován, avšak za cenu nezvyšování personálních nákladů, v optimálním případě vedoucí k jejich snižování. Faktor legislativy ovlivňuje především náklady na vývoj nových IT systémů, podporujících platební styk. V posledních letech se tento faktor promítl zejména v zahraničním platebním styku s přechodem na evropské direktivy (např. úprava formátu pro IBAN tvar čísel účtů, nové normativy pro zpoplatnění plateb apod.).

3.1.1 Standardizace procesů Standardizace je proces, při kterém dochází k výběru, sjednocování a stabilizaci jednotlivých variant postupů, procesů, vstupů a jejich kombinací, ale jakož to i výstupů, činností a informací v procesu řízení firmy nebo v jeho dílčích částech. Cílem je snížení rozmanitosti, nahodilosti v řízení procesu a zároveň zajištění jasnosti výkladu přijatých rozhodnutí, přístupů a prvků11.

11

Zdroj:TOMEK, Gustav. Řízení výroby a nákupu. 1. vyd. Praha: Grada, 2007, 378 s. ISBN 978-80-247-1479-0.

36

Standardizace má řadu pozitivních přínosů pro organizaci a řízení podniku. Především je to: Racionální organizování výrobní, technické, ekonomicko-obchodní, personální a jiné činnosti firmy, Sjednocení informací a zajištění jejich jednoznačné vypovídací schopnosti, Shromažďování výrobního procesu a tím zjednodušení jeho organizace a řízení, dále snížení nákladů, odrážející se pozitivně v cestě ke konkurenční výhodě firmy, Respektování požadavků trhu, zejména pokud jde o přizpůsobení variant a sortimentní skladby výrobků požadavkům zákazníků, Zvyšování bezpečnosti práce a odstraňování namáhavosti pracovních úkonů.

3.1.2 Personální náklady Personální náklady jsou náklady, které z pohledu zaměstnavatele zaujímají největší část nákladů s provozem firmy spojené. Personální náklady zahrnují: náklady/výdaje na nábor zaměstnanců (kromě mezd personálního útvaru), náklady/výdaje na výchovu a zapracování učňů, náklady/výdaje na školení zaměstnanců pro povolání, náklady/výdaje na pracovní oděv, uniformy a ošatné ostatní náklady/výdaje na zabezpečení zaměstnanců (doplatky jízdného, rehabilitační péče apod.). Jedná se o hodnotu připadající v průměru na 1 odpracovanou hodinu nebo na 1 zaměstnance za určité období (měsíc/rok)

3.1.3 Vývoj IT systémů Informační technologie Informačními technologiemi (IT) rozumíme veškeré přístroje, které mají souvislost s informacemi, jejich analýzou, tvorbou, zpracováním nebo přenosem. Mezi informační technologie patří telekomunikace, Internet, počítače, přístroje na analýzu dat ve vědě, v lékařství, televize a mnoho dalšího. Dnešní době se říká doba informačních technologií, protože nás tyto veškeré vymoženosti obklopují na "každém kroku" a život bez nich si nemůžeme ani představit.

37

Tyto přístroje nám ulehčují práci. Díky nim máme všeobecný přehled (televize, rádio). Pomáhají nám ve zdravotnictví (při léčbě, při vývoji léku), pomáhají nám ve vědě, pomáhají nám v průmyslu. Nahrazují stereotypní práci lidí. Informační technologie ovládly všechna odvětví lidského života. Nikdo bez nich dnes již nežije. Každý využívá nějaký druh informační technologie, když ne osobně, tak určitě zprostředkovaně.

3.1.4 Právní úprava Právní úprava znamená zasazení procesů platebního styku do struktury platebních právních předpisů a přizpůsobení technických parametrů platebního styku těmto předpisům. Jde např. o již uváděný formát čísla účtu, délku a obsah jednotlivých symbolů.

3.2 Vývoj platebního styku v provozní oblasti v podmínkách ČSOB Vývoj platebního styku v provozní oblasti v ČSOB respektuje obecné trendy, popisované v předchozích částech kapitoly č. 3. Při jejich analýze zjišťujeme, že nelze od sebe jednotlivé trendy oddělovat. Ty se promítají do celkového vývoje často současně: ČSOB měla před sloučením s IPB v r. 2000 jediný systém platebního styku, a to systém IBIS. Tento systém sloužil jak pro provozování platebního styku v klientské oblasti, tak pro provozování platebního styku pro provozní oblast. Technologicky se jednalo o jednotlivé decentralizované databáze, které pokrývaly jednotlivá obchodní místa. V tomto období byla i oblast provozního platebního styku decentralizována na tato obchodní místa. Po sloučení s IPB byly převzaty její systémy platebního styku, a to systém PROFILE s modulem IBS (modul pro klientské účty) a modulem FMS (modul pro vnitřní účty, tzn. účty, ve kterých IPB vedla účetnictví a platební styk pro provozní oblast). Sloučení obou bank vyvolalo zákonitě problém dalšího řešení postavení jednotlivých systémů v budoucí koncepci informačních technologií. Ruku v ruce s tímto problém bylo nutné řešit i celkovou organizaci banky a provázanost systémů platebního styku na tuto organizaci. Provozní oblast byla v obou bankách před jejich sloučením decentralizovaná. Výkon provozních činností byl soustředěn do pobočkové sítě, resp. do větších územních pracovišť (v tehdejší terminologii do oblastních a hlavních poboček). To na sebe navazovalo velké

38

množství lidských kapacit, neboť účetnictví i platební styk v provozní i klientské oblasti vykonávaly zaměstnanci těchto regionů. V první fázi restrukturalizace v letech 2001 – 2002 došlo k centralizaci, kterou lze charakterizovat 3 směry. -

Centralizace procesní – sloučená banka vytěsnila všechny procesy, které přímo nepodporovaly klientský rozvoj, do svého ústředí do Prahy. Současně s touto centralizací byly analyzovány stávající procesy a navrženy procesy nové, mající za cíl odstranění duplicit v procesech, hluchých míst nebo takových míst, která nepřinášela přidanou hodnotu procesu.

-

Centralizace personálních kapacit – došlo k uvolnění těch zaměstnanců v regionech, kteří nevykonávali přímou podporu klientů. Naopak byly posíleny útvary ústředí, které nově tuto podporu převzaly, avšak s poměrně redukovaným počtem zaměstnanců (nešlo tedy o změnu v poměru 1:1). Tím došlo k výraznému poklesu mzdových nákladů na ty činnosti, které přímo nesouvisejí s podporou klientů.

-

Centralizace technologická, tzn. centralizace informačních technologií: - Systém IBIS byl centralizován do třech databází, jejichž obsluha byla soustředěna do ústředí, pouze klientské potřeby jsou zabezpečovány vzdáleným přístupem z jednotlivých regionů, - Systém PROFILE/FMS byl centralizován nejprve do tzv. regionálních účetních pracovišť, která měla za úkoly podporovat střední a retailové bankovnictví v jednotlivých regionech. Později se i tato regionální účetní pracoviště sloučila do jednoho pracoviště, tzv. regionální účetní podpory, která sídlí v Hradci Králové. Touto dvojnásobnou centralizací došlo opět k výrazné úspoře personálních nákladů a vytěsnění činností nesouvisejících s podporou klientů středního a retailového segmentu bankovnictví. - Systém PROFILE/IBS byl již po sloučení obou bank centralizovaným systémem, na který jednotlivá obchodní místa přistupovala vzdáleným přístupem. Tato koncepce byla pro tento okamžik restrukturalizace ponechána, došlo pouze k nahrazení koncových vstupních zařízení (tzv. terminálů) standardními osobními počítači, ze kterých jsou přístupné všechny provozované aplikace. Touto výměnou došlo k dalším úsporám v oblasti majetkové a nákladů na údržbu těchto koncových stanic.

39

Platební styk v provozní oblasti se v tomto období podřídil mechanismu centralizace, tzn., že samostatný výkon platebního styku v organizačních jednotných prostřednictvím manuálních příkazů zadávaných do systému IBIS se postupně centralizoval na pracoviště tzv. provozní účtárny do Prahy. Při této centralizaci byl poprvé nasazen elektronický platební styk formou modemového připojení mezi systémy KAPPA (tehdejší účetní systém pro zpracování faktur) a systémem IBIS. Tento krok přinesl výrazné zrychlení procesů platebního styku, takže bylo možné jej koncentrovat na dva zaměstnance. V roce 2003 bylo rozhodnuto představenstvem banky na základě souhlasu majoritního vlastníka KBC o implementaci systému SAP R/3 do všech procesů provozního účetnictví banky. I tato implementace se v průběhu dalších let rozdělila do několika fází, které uvádíme v následující kapitole.

3.2.1 Fáze vývoje platebního styku v provoz oblasti V první fázi byl systém SAP implementován pouze do ČSOB (tehdy ještě spojené české i slovenské části banky) a nedílnou součástí této implementace bylo řešení platebního styku v provozní oblasti. Jak již bylo uváděno, systém SAP není systémem, který by byl přímo napojen na externí platební systémy (clearingové centrum České národní banky nebo SWIFT, případně jiné systémy pro mezinárodní platební styk). SAP dokáže pouze vytvořit ze zaúčtovaných faktur nebo jiných závazkových vztahů platební soubor v požadovaném formátu, který je nutno vyexportovat do systému, který je napojen na platební styk. Pro potřeby tohoto napojení byl zvolen z důvodů výše uvedených systém MultiCash Net, jako progresívní systém elektronického bankovnictví, který zajišťuje jak tuzemský, tak mezinárodní platební styk. V bance se začal tento platební styk realizovat prostřednictvím tzv. technických běžných účtů, které byly otevřeny podle následujících klíčů: -

nejpoužívanějších měn (USD. CHF, EUR, GBP) a základní měny CZK

-

rozdělení na účty představující závazkové vztahy z dodavatelských faktur a pohledávkové vztahy z odběratelských faktur

-

v další fázi implementace pak byly otevřeny ještě účty v měně CZK pro vypořádání pohledávkových a závazkových vztahů se zaměstnanci (cestovní náhrady, drobná vydání), účty pro daňové povinnosti a účty pro závazkové vztahy vyplývající ze mzdové oblasti.

Přehlednou strukturu těchto účtů uvádíme na následující straně, 40

Tabulka 3 - Seznam účtů

Číslo účtu

IBAN

Název účtu

188093797

CZ14 0300 0000 0001 8809 3797

CSOB PLATBY

188099056

CZ29 0300 0000 0001 8809 9056

CSOB PLATBY EUR

188099507

CZ74 0300 0000 0001 8809 9507

BANKA ODBÌRATELÉ

188099646

CZ07 0300 0000 0001 8809 9646

CSOB PLATBY DANI

188099726

CZ78 0300 0000 0001 8809 9726

ČSOB VÝPLATA MEZD

188099750

CZ12 0300 0000 0001 8809 9750

CSOB ODVODY

188099806

CZ52 0300 0000 0001 8809 9806

CSOB SKUPINA DPH

188099822

CZ08 0300 0000 0001 8809 9822

CSOB PLATBY USD

188099857

CZ33 0300 0000 0001 8809 9857

BANKA ÚHRADY USD

188099937

CZ07 0300 0000 0001 8809 9937

CSOB PLATBY CHF

188100002

CZ95 0300 0000 0001 8810 0002

CSOB PLATBY GBP

188100117

CZ94 0300 0000 0001 8810 0117

BANKA ÚHRADY GBP

188100520

CZ77 0300 0000 0001 8810 0520

BANKA ÚHRADY EUR

216624402

CZ52 0300 0000 0002 1662 4402

CSOB - PRAC. CESTY

220593469

CZ67 0300 0000 0002 2059 3469

CSOB - DROBNA VYDANI

Ve 2. fázi byla implementace rozšířena do vybraných dceřiných společnosti banky (2007 2009), a to do společností Hypoteční banka, Českomoravská stavební spořitelna, ČSOB Pojišťovna, Centrum Radlická a ČSOB Property Fund. V této fázi se začaly projevovat odstředivá tendence některých společností k úplné centralizace provozního účetnictví a systému platebního styku v provozní oblasti. Výsledkem těchto tendencí a částečně i nedůsledností realizace závěrů projektu, který měl tuto fázi implementovat, byla skutečnost, že některé společnosti své procesy necentralizovaly nebo pouze částečně. Úplná centralizace proběhla v Hypoteční bance, společnostech Centrum Radlická a ČSOB Property Fund. Centralizace neproběhla naopak v Českomoravské stavební spořitelně, která sice přijala nové nastavení procesů, avšak činnost vykonává nadále samostatně. Dílčí centralizace proběhla v ČSOB Pojišťovně, která část procesů předala k provádění do ČSOB (account managementv provozní oblasti), část si ponechala ve svém ústředí v Pardubicích (platební styk). Převzetí těchto aktivit za společnosti plně centralizované nevyvolalo žádné personální posílení, čímž došlo k nepřímým úsporám mzdových nákladů.

41

Ve 3. fázi v roce 2009 rozhodla mateřská společnost KBC o zřízení její dceřiné společnosti KBC GlobalServices Czech Branch v České republice jako svou organizační složku na území cizího státu. Předmětem činností této jednotky bylo převedení ICT služeb pro celou skupinu do této společnosti. Šlo o tzv. formu vnitroskupinového outsourcingu. Provozní činnost a platební styk v provozní oblasti za tuto novou jednotku převzalo rovněž stávající pracoviště útvaru Provozního účetnictví včetně zaimplementování procesů platebního styku v provozní oblasti prostřednictvím systému MultiCash Net, napojeného ovšem na systém SAP v Belgii. Převzetí těchto aktivit opět nevyvolalo žádné personální posílení, čímž došlo k dalším nepřímým úsporám mzdových nákladů. V roce 2011 rozhodlo představenstvo mateřské společnosti KBC o přípravě nového modelu řešení provozních činností banky i skupiny včetně provozního platebního styku. Předmětem tohoto rozhodnutí bylo vyčlenění některých vybraných provozních aktivit do nově založeného střediska sdílených služeb (Share service centre – SSC). Tím vývoj platebního styku v provozní oblasti postoupil do 4. fáze. KBC v rámci své politiky outsourcingu rozhodla o vybudování SSC v Brně, které bude v budoucnu plnit roli sdílených služeb pro všechny její společnosti ve střední Evropě. Jako první byly outsourcovány činnosti vlastní KBC v oblasti zpracování plateb mezinárodního platebního styku. ČSOB byla vyzvána, aby vyčlenila z provozních činností ty, které jsou přímo navázány na dodavatelsko-odběratelské vztahy. Jde o tyto činnosti: -

zpracování dodavatelských faktur

-

zpracování odběratelských faktur

-

provozní platební styk zajišťující úhrady těchto faktur

-

další podpůrné činnosti, navázané na dodavatelsko-odběratelské vztahy (správa souboru dodavatelů a odběratelů v systému SAP, account management za dotčené účty, inventarizace, archivace apod.).

Celá koncepce outsourcingu má 3 základní úrovně (tzn. „governance“): Governance 1 – jde o úroveň, při které jsou procesy vykonávány outsourcingovou jednotkou (SSC), ovšem za přímého dohledu a kontroly jednotky, pro kterou je outsourcing vykonáván (model „paralelní běhu“).

42

Governance 2 – outsourcingová jednotka vykonává činnosti zcela samostatně bez přímého dohledu, avšak metodika procesu a postupy jsou nadále řízeny příjemce outsourcingu (model „oni pracují, my řídíme“). Governance 3 – outsourcingová jednotka přebírá zodpovědnosti i za metodiku procesu a za stanovení postupů (model „oni pracují i řídí). KBC vydala memorandum, ve kterém požaduje realizaci outsourcingu do úrovně Governace 2. Tomuto rozhodnutí bylo přizpůsobeno i řešení platebního styku v provozní oblasti za uvedené aktivity. Bylo nutno realizovat následující kroky. 1. vyčlenit účty platebního styku v provozní oblasti, které budou obsluhovány z pracoviště SSC Brno a návazně také procesy, které jsou s těmito účty spojeny. Obsluhou se rozumí možnost aktivního přístupu – realizace platebního styku a načítání denních výpisů včetně jejich zaúčtování. 2. stanovit nové zodpovědné osoby s rolí „Platič“, kterým byly přiděleny role a oprávnění, aby mohly tuto roli bez přerušení provozu převzít. Bylo nutné také stanovit dostatečný počet těchto osob z důvodu kontroly „čtyř očí“ a odpovídající zastupitelnosti. 3. Rozhodnout, zda systém MultiCash techniky ponechat v jedné provozované instalaci nebo zakoupit u dodavatele systému další instalaci a do ní nasadit outsourcované účty platebního styku. Všechny uvedené kroky a rozhodnutí o způsobu vlastní realizace banka navázala na rozhodnutí KBC o realizaci modelu outsourcingu v úrovni Governace 2. To znamenalo následující: -

metodika provádění platebního styku zůstala dále v kompetenci útvaru Provozní účetnictví na pracovišti Praha,

-

systém MultiCash je nadále provozován v jedné instalaci – to znamená, že účty outsourcované do SSC Brno jsou pro útvar Provozní účetnictví nadále dostupné (lze pasivně sledovat vývoj a historii položek i těch účtů, které byly do SSC předány),

-

jedna provozovaná instalace dále umožnila rozdělit přístup k účtům podle kritéria vyčlenění výše uvedených procesů a se zapracováním hlediska aktivního přístupu

43

pomocí elektronického podpisu se podařilo optimalizovat jejich rozdělení a obsluhu těchto účtů, -

pouze 2 účty jsou obsluhovány na principu sdílenosti – jedná se o běžné účty vybraných dceřiných společností, kde zřízení nových běžných účtů pouze pro dodavatelsko-odběratelské vztahy se ukázalo jako neefektivní z hlediska nákladovosti (další poplatky a výlohy spojené s vedením těchto účtů).

Nové rozdělení účtů ve 4. fázi vývoje platebního styku v provozní oblasti je přehledně vidět v tabulce: Tabulka 4 - Rozdělení účtů Rozdělení podle

účtů kritéria

podpisového práva číslo účtu

Měna

název účtu

účtu

Majitel účtu

SSC

PUC

Brno

Praha

A Centrum 300 / 166986033 /

Běžný účet v CZK

CZK

300 /290280 /

Běžný účet v EUR

EUR

300 / 290330 /

Běžný účet v HUF

HUF

Běžný účet v CZK

CZK

GS GS GS

A

A

N

A

N

Czech Czech

Branch KBC

N

Czech

Branch KBC

300 / 227739838 /

A

Branch KBC

A

Radlická,

a.s. KBC

N

N GS

A

Czech

300 / 266119463 /

Běžný účet v CZK

CZK

Branch

A

A

300 / 188093797 /

CSOB PLATBY

CZK

ČSOB, a.s.

A

N

300 / 188099056 /

CSOB PLATBY EUR

EUR

ČSOB, a.s.

A

N

A

N

BANKA 300 / 188099507 /

ODBĚRATELÉ

CZK

ČSOB, a.s.

300 / 188099646 /

CSOB PLATBY DANÍ CZK

ČSOB, a.s.

N

A

ČSOB, a.s.

N

A

CSOB 300 / 188099726 /

MEZD

VYPLATA CZK

44

300 / 188099750 /

CSOB ODVODY CSOB

SKUPINA

CZK

ČSOB, a.s.

N

A

N

A

–

300 / 188099806 /

DPH

CZK

ČSOB, a.s.

300 / 188099822 /

CSOB PLATBY USD

USD

ČSOB, a.s.

A

N

BANKA

ÚHRADY

300 / 188099857 /

USD

USD

ČSOB, a.s.

A

N

300 / 188099937 /

CSOB PLATBY CHF

CHF

ČSOB, a.s.

A

N

300 / 188100002 /

CSOB PLATBY GBP

GBP

ČSOB, a.s.

A

N

GBP

ČSOB, a.s.

A

N

A

N

BANKA 300 / 188100117 /

ÚHRADY

GBP BANKA

ÚHRADY

300 / 188100520 /

EUR

EUR

ČSOB, a.s.

300 / 216624402 /

ČSOB - pracovní cesty CZK

ČSOB, a.s.

N

A

300 / 220593469 /

ČSOB - drobná vydání CZK

ČSOB, a.s.

N

A

3.2.2 Vyhodnocení fází vývoje platebního styku v provozní oblasti První realizovaná fáze byla dle názoru autora úspěšně realizována a přispěla k výrazné optimalizaci celého procesu platebního styku v provozní oblasti – úsporou mzdových nákladů, sjednocení vykonávání tohoto procesu z jednoho místa a technologické sjednocení na jednu informační platformu. Druhá realizovaná fáze nebyla dokončena z hlediska sjednocení procesů organizačně a personálně. Došlo sice k počátečnímu nastavení jednotných procesů, avšak díky nesoustředění těchto procesů do jednoho místa nevznikly u některých společností výrazné personální a mzdové úspory a nadto došlo ke ztrátě kontroly nad efektivností vykonávaných procesů v následujících letech po implementaci. Důkazem toho je i skutečnost, že v následujících letech byly zaznamenány odchylky od původně navržených procesů (např. použití jiného systému elektronického bankovnictví, jiná struktura provozovaných účtů pro platební styk). Ve třetí fázi dochází k tomu, že mateřská společnost KBC začíná vyvíjet tlak na to, aby se procesy v nově vzniklé organizační jednotce přizpůsobovaly podmínkám a standardům mateřské společnosti. Jedním z faktorů tohoto tlaku byla i neznalost místní právní úpravy platebního styku a obtížné přizpůsobování provozované belgické verze systému SAP těmto

45

místním podmínkám (např. nenastavení symbolu devizové statistiky do příznaku zahraniční platby, který je nutno doplňovat manuálně). Dalším faktorem bylo odmítnutí, resp. neochota vynakládat další finanční prostředky na rozvoje belgické verze systému SAP. KBC provozuje tento systém jako základní verzi bez dalšího zákaznického vývoje a vazby na jiné kompatibilní systémy. Názorným příkladem je absence elektronického systému oběhu dodavatelských faktur ve workflow, který byl v českém prostředí systému SAP implementován ihned v r. 2004. Důsledky těchto tlaků vedly ve třetí fázi k nastaveníodlišných procesů právě pro tuto společnost, což v další etapě vývoje vedlo k jejich outsourcingu do SSC Brno. Na čtvrtou fázi je možno nazírat dvěma pohledy: -

na jedné straně je zde vyvinuto úsilí o centralizaci některých agend včetně provozního platebního styku do jednoho místa pro více společností velkého územního celku (střední Evropu), která by v budoucím horizontu měla přinést další úspory nákladů vyplývající z nižších nákladů práce v lokalitě Jihomoravského kraje,

-

na druhé straně přináší tato další centralizace paradoxně další decentralizaci spočívající v momentu vyčlenění již centralizovaných agend pro některé společnosti ve druhé fázi vývoje do jiné společnosti (do KBC GlobalServices Czech Branch). Nadto společnosti necentralizované ve druhé fázi zůstávají nadále se svými provozními procesy včetně platebního styku samostatné.

Přínosy této čtvrté fáze jsou tedy v tomto okamžiku sporné a v prvopočátku nepřinesly hlavní efekt – snížení nákladů. Důvodem jsou zejména vysoké zřizovací náklady na nové pracoviště SSC Brno (náklady na zaškolení nového personálu, náklady na vybavení technikou, ostatní režijní náklady).

3.3 Shrnutí vývoje a budoucí předpoklady v platebním styku Vývoj asoučasná implementace čtvrté fáze postupu je dlouhodobým plánem mateřské společnosti KBC,cesta k dosažení této fáze byla velmi trnitá. Muselo se vyřešit mnoho úskalí a problém-ů, kterým byla ČSOB jak z pohledu technologického, ale hlavně procesního a v nejnáročnější části i z personálního hlediska vystavena. V souhrnu došlo k těmto změnám:

46

Pozitivní: Zavedení nových pracovních pozic v Jihomoravském kraji Možnost získání nových poznatků, postupů a standardů k zajištění těchto procesů Negativní: Rozpad původního záměru centralizace procesů na jeden středobod do Prahy Zásadní rozdělení činností na sebe navazujících Masivní propouštění lidí, na centrále v Praze se záměrem ušetření personálních nákladů Zvýšení komplikací a možností střetu při vstupu do systému z různých míst Z mého pohledu došlo i kevzniku větší nejistoty z pohledu udržení ostatních procesů na centrále v Praze V tuto chvíli je ČSOB v pozici vyčkávání, čtvrtá fáze se po malých krůčcích úspěšně uchycuje v SSC Brno a v několika následujících měsících se uvidí, jaký přínos bude mít do budoucnosti. Můžeme se ještě pokusit spekulovat a nahlédnout do budoucnosti jaký by mohl být vývoj. Úhel pohledu můžeme zaměřit dvěma základními směry: 1. Směr První směr by mohl být zaměřený na možnost, že se čtvrtá fáze vývoje neuchytí podle plánů.Ktomuto vývoji by mohlo dojít např. z důvodů nedodržování standardních procesů a postupů v takové rozsahu a kvalitě, v jakém je zajišťovala ČSOB.Mohloby tudíž dojít ke zpětnému navrácení činností zpět na centrálu a tím opětovnému centralizování poskytovaných služeb.To by znamenalo faktický návrat ke druhé nedokončené fázi. 2. Směr Druhý směr vývoje by se však mohl zaměřit na postupné posunutí čtvrté fáze do třetí úrovně outsourcingu tzv. Governance 3 zmíněné v bodě 3.6.1. Zavedení této úrovně zatímnení hlavní cílem KBC, ale to že vůbec tento způsob řízení existuje,

47

můževyvolat potřebu, že bude časem zaveden. V tomto případě by se současný stav mohl rozšířit i na další agendy provozované v Provozní oblasti a postupem času by centralizace jednotlivých agend mohla přejít do SSC Brno se ztrátou vlivu na metodiku tohoto procesu ze strany ČSOB. V tomto případě by celý model směřoval k úplnému outsourcingu, plně závislému na procesech nastavených u poskytovatele služby, tj. u KBC.

48

Závěr Smyslem této bakalářské práce bylo ukázat, jaké je fungování jednoho z mnoha procesů (platebního styku v provozní oblasti) na příkladu konkrétní firmy. Zvolila jsem si ČSOB jako firmu s bankovní licencí, na které jsou specifika tohoto platebního styku vidět velmi zřetelně v kontextu jejich desetiletého vývoje. V první části bakalářské práce jsem vymezila zasazení platebního styku v provozní oblasti do celkové organizační struktury banky a současně jsem definovala jeho nástroje, tzn. systémy, ve kterých je tento platební styk provozován. Ve druhé části bakalářské práce jsem se zaměřila na detailní analýzu procesů platebního styku v provozní oblasti banky. V této části jsem využila i konkrétní poznatky ze studia odborné literatur, která lze s vysokou mírou úspěchu aplikovat i ve firemní praxi. Dále jsem využila i interní materiály ČSOB s cílem proniknout do specifik analyzovaného tématu. Při této analýze jsem si všímala i efektů, které přinesla do provozního platebního styku implementace východiskového systému, tzn. systému SAP R/3. V poslední části bakalářské práce jsem podrobně zmapovala vývoj platebního styku v provozní oblasti v kontextu působících vlivů (technologických, procesních, personálních) za uplynulé desetiletí. Tento vývoj ukazuje zřetelný posun od decentralizace k postupné centralizaci nejen v rámci banky samotné, nýbrž i k tlaku na centralizaci v okruhu ovládaných (dceřiných) společností banky. Stejný tlak je pak vidět, nahlížíme-li na platební styk z pohledu vlastníka ČSOB, kdy tento model může směřovat k jeho úplnému vyčlenění, to znamená vyčlenění vlastního výkonu procesu i jeho metodiky. Tento model předpokládá nastavení kvalitních smluvních podmínek mezi účastníky outsourcingu včetně najití konsensu v optimalizaci procesů.

49

Seznam použité literatury Literatura 1. BRADA, Jiří. Základy účetnictví. Vyd. 1. Praha: Vysoká škola chemickotechnologická v Praze, 2007, 157 s. ISBN 978-80-7080-636-4. 2. KALABIS, Zbyněk. Bankovní služby v praxi. Vyd. 1. Brno: Computer Press, 2005, viii, 148 s. ISBN 80-251-0882-1 3. MÁČE, Miroslav. Platební styk: klasický a elektronický. 1. vyd. Praha: Grada, 2006, 220 s. ISBN 80-247-1725-5. 4. SCHLOSSBERGER, Otakar a Marcela SOLDÁNOVÁ. Platební styk. 3. přeprac. a dopl. vyd. Praha: Bankovní institut, 2007, 435 s. ISBN 978-807-2651-078

5. TOMEK, Gustav. Řízení výroby a nákupu. 1. vyd. Praha: Grada, 2007, 378 s. ISBN 978-80-247-1479-0.

Další zdroje 1. Interní materiály ČSOB, a.s.

Internetové zdroje 1. www.banky.cz 2. www.euroekonom.cz 3. www.fakturaline.cz 4. www.zbynekmlcoch.cz

50

Seznam použitých obrázků a tabulek Obrázky Obrázek 1- faktura .................................................................................................................... 11 Obrázek 2- příkaz k úhradě ...................................................................................................... 22 Obrázek 3 -vyslání platebních příkazů za došlé faktury........................................................... 29 Obrázek 4- načtení výpisu plateb za faktury ............................................................................ 30

Tabulky Tabulka 1 - Tuzemský platební styk ........................................................................................ 25 Tabulka 2 - Zahraniční platební styk ........................................................................................ 27 Tabulka 3 - Seznam účtů .......................................................................................................... 41 Tabulka 4 - Rozdělení účtů....................................................................................................... 44

51