pracovnice v přímém styku se zákazníkem

Tato studijní opora je spolufinancována ze strukturálních fondů 85% a ze státního rozpočtu ČR 15%. OPVK CZ.1.07/3.2.02/05.0083 - Interaktivně, efektivně, kvalitně – využití moderních technologií v dalším vzdělávání

PP MODUL

ROZŠÍŘENÍ ZNALOSTÍ VYUŽITÍ TEXTOVÉHO EDITORU, TABULKOVÉHO PROCESORU, PREZENTACE, ELEKTRONICKÉ POŠTY A INTERNETU V PRÁCI ADMINISTRATIVNÍHO PRACOVNÍKA

STUDIJNÍ MATERIÁL ke vzdělávacímu programu

Pracovník/pracovnice v přímém styku se zákazníkem

NA TVORBĚ SE PODÍLELI: Zpracovatel:

Bohemia Training Institute s.r.o.

Kolektiv autorů: Petr Hanousek David Kuba Tomáš Stibor Manažer projektu:

Mgr. Renáta Divíšková

OBSAH

I.

Microsoft Word

6

II. Microsoft Excel

16

III. Microsoft PowerPoint

32

IV. Microsoft Outlook

38

V. Využití možností internetu

46

7



/ TEORETICKÁ ČÁST

1. STYLY A FORMÁTOVÁNÍ 1.1. PŘEDNASTAVENÉ STYLY Tato nabídka umožňuje změnit formát dokumentu (celého nebo jen části) podle přednastaveného vzoru – nejčastěji používané vidíme přímo na liště a šipka vpravo otevře paletu dalších. 1.2. FORMÁT PÍSMA • Font (není zde nápis Font, ale přímo název aktuálního fontu - standardní je Calibri) Změnit font můžeme šipečkou v pravé části této volby → rozbalí se seznam všech dostupných fontů → vybereme ten, který požadujeme → kliknutím na něj, se rovnou změní u vybraného textu. • Velikost textu (opět přímo číselná hodnota, která udává velikost textu)

ČÁST 1 MICROSOFT WORD

Změnit velikost můžeme šipečkou v pravé části této volby → rozbalí se seznam všech dostupných velikostí → vybereme požadovanou → kliknutím, se opět rovnou změní u vybraného textu. Existuje i další možnost, a sice že klikneme do políčka velikosti → přímo napíšeme požadovanou velikost (číslo) → stiskneme Enter (můžeme použít i velikosti, které v seznamu nejsou). • Zvětšit/zmenšit písmo Tímto dvoutlačítkem zvětšujeme/zmenšujeme vybraný text (klidně vícekrát po sobě). • Vymazat formátování Zruší u vybraného textu formátování (bude to standardní text - tedy standardní font, velikost, atd.). • Blok B I U abc x2 x2 Aa Změní text: B → na tučný, I → na kurzívu, U → na podtržený (více stylů po rozkliknutí šipky), → na přeškrtnutý, x2 → na dolní index, x2 → na horní index, Aa → na velká/malá... písmena (více možností po rozkliknutí šipky). • Barva zvýraznění textu, Barva písma Tyto volby umožňují práci s barvami pozadí textu (zvýraznění), event. barvou písma (šipka otevře paletu možných barev a kliknutím vybereme).

8

1.3. FORMÁT ODSTAVCE Zde najdeme možnosti zarovnání textu, řádkování, odsazení textu odstavce (šipka – více).

9

4. ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ Na kartě Vložení → Záhlaví / Zápatí (lze použít předdefinované, nebo vytvořit vlastní).

5. ODRÁŽKY A ČÍSLOVÁNÍ Na kartě Domů → Odrážky / Číslování / Víceúrovňový seznam (tím se vypne / zapnou odrážky / číslování / víceúrovňový seznam pro vybranou část textu).

Formátování na kartě Domů

2. ŠABLONY 2.1. OTEVŘENÍ NOVÉHO SOUBORU ZE ŠABLONY V menu Soubor → Nový a pravá strana nabídne šablony. Zde najdeme různé předpřipravené šablony z webu Microsoft Office. 2.2. ULOŽENÍ ŠABLONY V menu Soubor → Uložit jako a vybereme v nabídce Uložit jako typ – Šablona Word. Tímto způsobem si můžeme uložit například firemní šablony.

3. NASTAVENÍ VZHLEDU STRÁNKY 3.1. NASTAVENÍ OKRAJŮ Na kartě Rozložení stránky → Okraje – nabízejí se možnosti Normální, Úzké, atd. nebo lze nastavit Vlastní okraje. 3.2. ORIENTACE A VLASTNÍ VELIKOST STRÁNKY Na kartě Rozložení stránky → Orientace – Na výšku / šířku. Velikost – zde můžeme vybrat celou řadu formátů (A3, A4, A5, ale i řadu dalších). 3.3. SLOUPCE Nastavení počtu a vzhledu sloupců + Konce – stránky, sloupce, atd.

6. VKLÁDÁNÍ OBJEKTŮ A PROPOJENÍ 6.1. OBRÁZKY, KLIPARTY Na kartě Vložení → Obrázek / Klipart. 6.2. WORDART, TEXTOVÁ POLE Na kartě Vložení → WordArt / Textové pole (pak zadáme požadovaný text a u WordArtu vybereme požadovaný styl).

10

6.3. HYPERTEXTOVÉ ODKAZY Na kartě Vložení → Hypertextový odkaz (nejjednodušší způsob je z prohlížeče zkopírovat (Ctrl + C) adresu odkazu a pak jej vložit (Ctrl + V) do textu).

11

III. Vybrat příjemce Vybereme, zda chceme Použít existující seznam (klikneme na Procházet... a na disku najdeme soubor se seznamem příjemců), nebo chceme Vybrat z kontaktů aplikace Outlook, nebo Zadat nový seznam (Vytvořit...). Jak vytvořit nový seznam si ukážeme detailněji. Po stisknutí tlačítka Vložit... se nám otevře tabulka Nový seznam adres, kde můžeme zadat naše adresáty. Pro většinu případů je ale v tomto seznamu (tabulce) příliš velké množství polí, takže je nepřehledný. To můžeme snadno změnit - stiskneme Vlastní nastavení sloupců a otevře se nám Vlastní seznam adres, kde můžeme jednotlivá pole odstranit, přejmenovat nebo i přidat nová pole. Pokud jsme si tabulku upravili, případně pokud nám nevadí její rozsah (vyplníme jen potřebná pole), zadáme do ní jednotlivé adresáty - zadáme jednoho, stiskneme Nová položka, pak zadáváme další... Případné chyby opravíme kliknutím na příslušné pole myší a přepíšeme. Když máme adresáty kompletní, stiskneme OK a uložíme na disk (vhodně pojmenujeme a uložíme na disk - seznam můžeme používat opakovaně). IV. Vytvořit dopis V tomto kroku vložíme do dopisu slučovací pole, jak na to si ukážeme také podrobně. Můžeme použít přednastavené části - Blok adresy... (zde je ještě další podnabídka co v adrese má být a jak), Řádek s pozdravem..., nebo si ručně nastavíme to, co potřebujeme - Další položky...

7. PRÁCE S TABULKAMI 7.1. TVORBA TABULKY Na kartě Vložení → Tabulka – nastavíme počet sloupců a řádek tabulky a otevřou se nám karty Nástroje tabulky (Návrh a Rozložení). V kartě Návrh můžeme vybrat předdefinovaný Styl tabulky nebo sami „ručně nakreslit“ to jak tabulka má vypadat. V kartě Rozložení zase můžeme přidávat sloupce, řádky, slučovat či rozdělovat buňky tabulek, odstranit tabulku, atd. 7.2. VLOŽENÍ TABULKY EXCEL, RYCHLÉ TABULKY Na kartě Vložení→ Tabulka najdeme i možnost vložení tabulky Excel a s tou pak pracovat v prostředí Wordu. Rychlé tabulky nabízí vložení nějaké existující standardní tabulky (např. různé kalendáře).

8. HROMADNÁ KORESPONDENCE Použijeme průvodce hromadnou korespondencí. Všimněte si, že pokud zaškrtnete nějakou položku v jednotlivých krocích průvodce, zobrazí se vždy příslušná “podnabídka” a někdy v ní ještě musíme něco zvolit. I. Vybrat typ dokumentu Zde vybereme, co chceme vytvořit - zaškrtneme 1 typ dokumentu. II. Vybrat počáteční dokument Vybereme, zda použijeme aktuální (a to i pokud je prázdný a budeme ho teprve tvořit), nebo vytvoříme nový dokument hromadné korespondence (ze šablony, nebo z existujícího dokumentu).

Vybereme-li Další položky..., můžeme vkládat libovolná pole do textu a mít tak plnou kontrolu nad vzhledem dokumentu. Vybereme jednotlivá pole a tlačítkem Vložit je vložíme na aktuální pozici kurzoru (pozor: pokud vkládáme více polí vedle sebe, nejsou mezi nimi mezery, takže je tam musíme doplnit). V. Zobrazit náhled dopisů Zobrazí se nám kontrolní náhled dopisů, je vhodné si je před tiskem prohlédnout, jestli není někde problém s formátováním odstavců nebo podobně, taky pozor u dlouhých jmen - můžou přeskočit na další řádek.

12

VI. Dokončit hromadnou korespondenci V tomto kroku ještě můžeme jednotlivé dopisy upravit, nebo tisknout.

13



/ PRAKTICKÁ ČÁST

I. Vytvořte text poptávky jako je v zadání (nebo nabídky zboží či služeb obdobně), bez formátování – další úkoly budou právě s tímto textem. Vytvořený soubor uložte jako Poptavka.docx do adresáře dokumenty. Okna – dveře, s.r.o. Za bukem 25 Kocourkov 123 45 V Plzni dne 2. 1. 2015 Poptávka střešních oken Dobrý den, poptáváme pětikomorová plastová okna s izolačním trojsklem a dvoje plastové dveře včetně obložek pro rodinný dům. Přesnou specifikaci oken, technické parametry zasklení, parametry dveří a cenovou nabídku prosím zašlete na naši adresu (viz. níže). Požadujeme: Okno 2100 x 1500 mm 3 ks Okno 2100 x 1200 mm 2 ks Okno 1500 x 800 1 ks. Dveře vstupní 90 - obložkové 2 ks Máme zájem spolupracovat s Vaší firmou dlouhodobě, předpokládáme odběr cca 200 ks oken a cca 40 dveří včetně obložek ročně. S přáním pěkného dne, Čenda Vokurka Domky na klíč, s.r.o. Popelnicová 8 Stavebnicov 213 45

9. KONTROLA PRAVOPISU Word automaticky porovnává text se slovníkem a podtrhává chyby. Červeně jsou to chyby ve slovech, zeleně ve větách. Samozřejmě to není vždy úplně 100%, ale je to dobrá pomůcka. Pokud chceme zkontrolovat celý dokument, můžeme použít tlačítko Pravopis a gramatika na kartě Revize. Word vám postupně ukáže všechny slova i věty, kde je podle něj chyba a nabídne i řešení. Jedná se o řešení, která má ve slovníku, takže někdy - například u cizích slov může jít o nesmysly. Pokud navrhovanou opravu chceme použít (jeden z návrhů), vybereme správný tvar myší a stiskneme Zaměnit. V opačném případě - tedy kdy náš text považujeme za správný, stiskneme Přeskočit. Když se dostaneme na konec dokumentu, Word nám řekne, že došel na konec a kliknutím na OK přijmeme změny a ukončíme kontrolu pravopisu.

10. AUTOMATICKÉ OPRAVY V rozsáhlejším dokumentu může být problém vyhledat nějaké konkrétní slovo ručně, proto na kartě Domů nalezneme vpravo tlačítko Najít. To slouží právě k hledání konkrétních slov, ale možností je tu samozřejmě více. Krom nalezení hledaného textu, jej můžeme i Nahradit textem jiným. Po stisknutí Nahradit (případně po překliknutí záložky v Najít) můžeme jednak vyhledávat konkrétní text - napíšeme do prvního pole Najít: a zároveň do dalšího pole Nahradit čím: můžeme napsat text, na který se má ten vyhledaný změnit. Kliknutím na tlačítko Nahradit se text v dokumentu změní, nebo můžeme použít tlačítko Nahradit vše, které změní všechny tyto texty v celém dokumentu. Použít tento nástroj můžeme např., pokud píšeme často nějaký překlep - dejme tomu píšeme ael místo ale. Otevřeme Nahradit a do položky Najít: zadáme ael, do položky Nahradit čím: ale. Stisknutím Nahradit vše se nám tento překlep změní v celém dokumentu.

II. Postupně společně s lektorem upravte neformátovaný text. a. Dle bodu 1. nastavte formát pomocí stylu – zkuste si nastavit různé styly. Pak se vraťte zpět a budeme formátovat sami. Nastavte formát písma a formát odstavce dle vzoru. b. Dle bodu 2. si sami zkuste otevření nového (jiného) souboru ze šablony. Soubor uložte jako Pokus.docx do adresáře dokumenty. c. V tomto novém souboru si společně s lektorem nastavte okraje, orientaci stránky, nastavení sloupců (viz. bod 3.). d. Ještě v tomto novém souboru si společně s lektorem zkuste vytvořit záhlaví a zápatí (viz. bod 4.). Samostatně si můžete zkusit více možností. e. V bodě 5 se vraťte k souboru Dopis.docx a pomocí tabulátorů upravte adresní blok a začátky odstavců. V dopise vytvořte krátký text dle vzoru, na kterém pak spolu s lektorem vyzkoušejte odrážky a číslování.

14

15

f. Do dopisu vložte obrázek, WordArt, hypertextový odkaz dle vzoru. Okna – dveře, s.r.o. Za bukem 25 123 45 Kocourkov

Dobrý den, poptáváme pětikomorová plastová okna s izolačním trojsklem a dvoje plastové dveře včetně obložek pro rodinný dům. Přesnou specifikaci oken, technické parametry zasklení, parametry dveří a cenovou nabídku prosím zašlete na naši adresu (viz. níže). Okno Okno Okno Dveře vstupní

«Titul» «Jméno» «Příjmení» «Ulice» «PSČ» «Město»

V Plzni dne 2. 1. 2015

Poptávka střešních oken

Požadujeme: 1. 2. 3. 4.

c. Finální dopisy po sloučení zkontrolujte (ověřte a případně upravte, přesahující např. adresu apod.).

2100 x 1500 mm 2100 x 1200 mm 1500 x 800 90 – obložkové

3 ks 2 ks 1 ks 2 ks

V Plzni dne 2. 1. 2015 Poptávka střešních oken Dobrý den, poptáváme pětikomorová plastová okna s izolačním trojsklem a dvoje plastové dveře včetně obložek pro rodinný dům. Přesnou specifikaci oken, technické parametry zasklení, parametry dveří a cenovou nabídku prosím zašlete na naši adresu (viz. níže).

Máme zájem spolupracovat s Vaší firmou dlouhodobě, předpokládáme odběr cca 200 ks oken a cca 40 dveří včetně obložek ročně.

Zbytek poptávky…

V. V poptávce úmyslně vytvořte nějaké pravopisné chyby a překlepy – viz. vzor. Zkuste si text opravit pomocí kontroly pravopisu a pomocí automatických oprav, případně funkce nahradit.

S přáním pěkného dne,

Čenda Vokurka Domky na klíč, s.r.o. Popelnicová 8 213 45 Stavebnicov

III. Vytvořte text seznam jako je v zadání, bez formátování – další úkoly budou právě s tímto textem. Vytvořený soubor uložte jako Seznam.docx do adresáře dokumenty. a. Zkopírujte text ještě jednou pod sebe, ať ho máte dvojmo. První část upravte pomocí tabulátorů a zarážek (z bodu 5.). b. Dle bodu 7. vytvořte tabulku, ve které použijte druhou část seznamu. Tabulku pak podle vzoru naformátujte. Zkuste si samostatně naformátovat tabulku podle předpřipravených stylů. c. Totéž si samostatně zkuste v tabulce Excel, kterou vložte do stejného dokumentu (viz bod 7.2.). Administrativní potřeby pro kancelář XY: Položka Tužka Propiska Sešívačka Dopisní obálka Položka Tužka Propiska Sešívačka Dopisní obálka

Kusů 2 ks 4 ks 1 ks 200 ks Kusů 2 ks 4 ks 1 ks 200 ks

Jedn. cena 10 Kč 15 Kč 70 Kč 0,6 Kč Jedn. cena 10 Kč 15 Kč 70 Kč 0,6 Kč

Celková cena 20 Kč 60 Kč 70 Kč 120 Kč Celková cena 20 Kč 60 Kč 70 Kč 120 Kč

IV. Z dokumentu Poptavka.docx vytvořte (uložením jako) dokument PoptavkaHK.docx opět do adresáře dokumenty. a. Pomocí průvodce hromadnou korespondencí vytvořte dopis hromadné korespondence. b. Společně s lektorem vytvořte adresář, kde budou alespoň 3 lidé (lépe 5) a který uložte např. jako Adresy.mdb do dokumentů.

17



/ TEORETICKÁ ČÁST

1. ÚVOD 1.1. POPIS OBRAZOVKY Po spuštění tabulkového editoru MS Excel se zobrazí hlavní okno aplikace se spoustou ovládacích prvků.

ČÁST 2 MICROSOFT EXCEL 1. Tlačítko office: slouží k zobrazení hlavního menu programu. 2. Panel snadného spuštění: do této oblasti si můžete přidávat vlastní ikonky pro nejčastěji používané funkce. 3. Záložky karet: v tomto pásu se zobrazují a přepínají jednotlivé karty funkcí. Každá záložka/karta seskupuje aplikace podobného rázu. 4. Pole názvů: obsahuje adresu aktuální buňky nebo název skupiny buněk či funkce. 5. Řádek vzorců: do tohoto řádku se zapisují hodnoty buněk a funkce, jejichž výsledek je pak v buňce obsažen. 6. Rozdělení oken: v těchto místech je možné tažením myši rozdělit horizontálně čí vertikálně pracovní plochu okna. 7. Pracovní plocha: pracovní plocha se skládá z jednotlivých buněk. Každou buňku lze jednoznačně adresovat. Horizontální souřadnici tvoří písmena a vertikální pak čísla. 8. Listy: ouška ve výchozím stavu pojmenovaná List1, List2, ... slouží pro přepínání pracovních ploch / listů. 9. Stavový řádek: zde se zobrazují aktuálně probíhající události (ukládání, kontrola pravopisu, výpočet, ...) 10. Lupa: slouží k rychlému zvětšení či zmenšení zobrazení. 11. Přepínač zobrazeni: jednotlivá tlačítka přepínají možnosti zobrazení (Normální, Rozložení stránky, Konce stránky)

18

19

1.2. POPIS NABÍDEK V MENU

Ovládání klávesovými zkratkami

Záložka Domů Záložka Domů je výchozí záložkou, která se zobrazí vždy při otevření nového dokumentu a obsahuje nejčastěji využívané funkce. Každá záložka je dále členěna do sekcí podle využití. Záložka Vložení Záložka vložení seskupuje objekty, které je možné do pracovního listu vložit. Důležité jsou například Obrázek, Graf, Symbol nebo Kontingenční tabulka.

Klávesové zkratky jsou kombinace kláves stisknuté současně (respektive postupně, ale musí být alespoň na okamžik stisknuty všechny) většina klávesových zkratek obsahuje klávesy CTRL nebo ALT + nějaká další klávesa.

2. PRACUJEME SE SOUBOREM (SEŠITEM) A LISTEM 2.1. NOVÝ SEŠIT

V sekci Vzhled stránky je možné upravit okraje, orientaci a celkově oblast tisku.

Po spuštění aplikace Excelu se automaticky otevře nový prázdný sešit. Nový sešit lze založit kliknutím na kulatém tlačítku Office a volbou první možnost Nový. V následujícím okně nového sešitu zvolíme Prázdný sešit.

Záložka Vzorce

Šablony

Nabízí operace pro vkládání a úpravu funkcí a vzorců.

Existují předpřipravené šablony, které můžeme jen upravit nebo rovnou použít. Šablonu lze otevřít tak, že vybereme některou z nainstalovaných šablon, případně můžeme stáhnout spoustu dalších šablon z webu Microsoftu. Pro stažení nových šablon musí mít počítač přístup k internetu, po stažení již můžeme se šablonou pracovat offline.

Záložka Rozložení stránky

Záložka Data Zde najdeme funkce pro práci s externími datovými zdroji, možnosti řazení a filtrování nebo pokročilé datové nástroje. V sekci Datové nástroje se nachází užitečná funkce Odstranit stejné sloužící k odstranění duplicitních hodnot z tabulky.

2.2. OTEVŘENÍ, ULOŽENÍ A ZAVŘENÍ SOUBORU

Záložka Revize

Již vytvořený sešit nejsnáze otevřeme dvojklikem. Druhou možností je vyvolání dialogu Otevřít přes tlačítko Office, volbou Otevřít.

Na záložce revize jsou seskupeny funkce umožňující například kontrolu pravopisu, komentování nebo sledování změn.

Nový sešit lze uložit několika způsoby, nejrychlejší je přes ikonku disketky v panelu Snadného spuštění. Další z možností je přes tlačítko Office a následně tlačítkem Uložit.

Záložka Zobrazení Na poslední záložce zobrazení lze definovat, co má být v dokumentu viditelné, velikost zobrazení nebo volby pro práci s okny. 1.3. ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ EXCELU

Volba Uložit jako slouží k uložení souboru v jiném formátu. Po rozkliknutí malé šipky vpravo dostaneme rozcestník, ve kterém můžeme vybrat některý z formátů. Sešit aplikace Excel je standardní XLSX formát aplikace Excel 2007 a novější. Soubor můžeme zavřít z menu vyvolaným tlačítkem Office, kde ve spodní části najdeme tlačítko Zavřít. Rychlejší a mnohem častěji používaným způsobem je zavírání souborů křížkem v pravém horním rohu.

Ovládání příkazy z hlavního menu Základní možností k ovládání je hlavní nabídka. Kliknutím na rozbalovací šipce se zobrazí další příkazy nebo upřesňující možnosti funkce. U některých bloků je vpravo dole symbol malé šipky směřující do pravého spodního rohu. Kliknutím na ni levým tlačítkem zobrazíme všechny ostatní funkce týkající se onoho bloku.

2.3. VZHLED STRÁNKY A TISK Ovládací prvky vzhledu stránky jsou na záložce Rozložení stránky, v sekci Vzhled stránky. Na stejné záložce Rozložení tisku nalezneme ještě sekci Přizpůsobit měřítko. Tyto volby se hodí v případě, že máme tabulku přesahující rozměr papíru v tiskárně, ale přesto bychom ji rádi vytiskli na jeden list. Máme dvě možnosti:

Ovládání příkazy z kontextového menu

• upravit měřítko na tolik procent, aby se tabulka na stránku vešla

Místní nabídka je k dispozici v každém místě aplikačního okna a vyvoláme ji kliknutím pravého tlačítka myši. Objeví se nabídka s funkcemi, které souvisí s objektem, na který jsme klikli.

• nebo přímé určení na kolik stránek (listů papíru) se má tabulka vytisknout. Tisk Okno tisku vyvoláme přes tlačítko Office výběrem volby Tisk nebo klávesovou zkratkou CTRL+P. Zde je vidět i náhled stránky před tiskem.

20

21

2.4. PRÁCE S LISTY

Čas

Každý soubor může obsahovat několik pracovních ploch, takzvaných listů. Mezi nimi lze přepínat v levé dolní části obrazovky, kde jsou pojmenované záložky. Kliknutím pravým tlačítkem na ouško (název) listu vyvoláme kontextovou nabídku, ve které lze mimo jiné list přejmenovat, odstranit, vložit nový nebo například změnit jeho barvu pro snazší orientaci.

Oddělovačem časových údajů je : (dvojtečka). Uspořádání hodina:minuta:vteřina je nezbytné pro časové výpočty. Komentář Komentář lze do buňky vložit např. přes pravé tlačítko myši nebo klávesovou zkratkou SHIFT+F2.

3. BUŇKA, ZÁKLADNÍ STAVEBNÍ KÁMEN TABULEK

Chybová hlášení Všechna chybová hlášení začínají symbolem mřížky # a nyní si je popíšeme:

3.1. BUŇKY Adresa buněk Pracovní plochu každého listu tvoří matice buněk. Horizontální souřadnice tvoří písmena abecedy (A, B, C, D, ...). Dvacet šest písmen abecedy by samozřejmě nestačilo, proto jsou další sloupce označovány dvojicí, případně trojicí písmen (AA, AB, AC, ... AAA, AAB, AAC,...). Díky tomuto rastru má každá buňka svou jedinečnou adresu. Souřadnice buňky se vždy uvádí jako souřadnice sloupku následovaná souřadnicí řádku. První buňka má tedy souřadnice A1. Adresa aktivní buňky je zobrazena v levé části v poli názvů. Obsah buňky se pak zobrazí v řádku vzorců.

#DIV/0 - Chybové hlášení dělení nulou. Nejčastěji se jedná o vzorec, který obsahuje odkaz na buňku s nulovou hodnotou.

Plná adresa V běžných úkolech si vystačíme s adresami typu A2, B6 a C17. Chceme-li naadresovat buňku na jiném listu, je nutné tuto skutečnost do adresy doplnit. Adresa buňky z jiného listu má tvar NázevListu!SloupecŘádek. Například adresa buňky B2 na listu s názvem Data vypadá takto: Data!B2.

#NUM! - Chybové hlášení oznamující, že číslo je tak velké nebo tak malé, že nejde zobrazit.

Typy adresace Existují dva základní způsoby zápisu adres buněk: absolutní adresa a relativní adresa. Použijeme-li ve vzorci absolutní adresu, pak si ji Excel pamatuje i v případě, že vzorec někam přesuneme. Absolutní adresa je označena znakem dolaru $. V Excelu je možné absolutně adresovat pouze sloupec, řádek nebo celou buňku. V případě absolutní adresace jedné buňky je třeba uvést znak dolaru před obě souřadnice. Adresování můžeme přepínat i funkční klávesou F4. Když v poli vzorců zvolíme adresu buňky, pak klávesou F4 přepínáme tyto varianty 1. První stisk funkční klávesy F4 nastaví adresaci absolutní pro řádek i sloupec ($A$1).

#N/A - Chybové hlášení nedostupnosti hodnoty. Nejčastěji se jedná o vzorec odkazující se na buňku, která ještě neobsahuje žádnou hodnotu. #NÁZEV? - Chybové hlášení nesprávného názvu. Nejčastěji se jedná o použití nesprávného názvu buňky nebo nesprávného názvu funkce.

#REF! - Chybové hlášení oznamuje, že buňka, list nebo sešit, použitý ve vzorci, neexistuje. #HODNOTA! - Chybové hlášení oznamující špatnou hodnotu, špatný operand ve vzorci nebo špatný typ argumentu ve funkci. #### - Tento symbol představuje oznámení, že číslo je příliš dlouhé na to, aby se vešlo do prostoru buňky. Pro nápravu stačí zvětšit šířku buňky. 3.3. KOPÍROVÁNÍ, PŘESOUVÁNÍ, MAZÁNÍ Schránka Office Označený text, soubor nebo obrázek zkopírujeme do schránky přes pravé tlačítko myši volbou Kopírovat (ekvivalent CTRL+C) a na jiném místě opět přes kontextové menu vybereme Vložit (ekvivalent CTRL+V). K ovládání schránky slouží i ikonky v hlavním menu na záložce Domů v sekci Schránka. Výhodou schránky je možnost přenosu dat napříč celým systémem a všemi aplikacemi.

2. Další stisk F4 nastaví relativní adresaci sloupce a absolutní adresaci řádku (A$1). 3. Další stisk F4 nastaví absolutní adresaci sloupce a relativní adresaci řádku ($A1).

Kopírování formátu buněk K tomu slouží ikona Kopírovat formát, která se nachází v sekci Schránka hlavního menu.

4. Dalším stiskem F4 dostaneme opět relativní adresu řádku i sloupce (A1). Mazání

3.2. CO LZE ZAPSAT DO BUŇKY Text Text zapsaný do buňky je často delší, než je šířka buňky. Je ale vždy uložen v jedné buňce. Pokud buňka sousedící vpravo je prázdná, text vidíme celý. Datum Pokud potřebujeme do buňky vložit datum, stačí jej zadat jako den. měsíc.rok a Excel automaticky nastaví formát buňky na datum.

Klávesa DEL smaže pouze obsah buňky, ale formátování zůstane. Smazání veškerého obsahu lze provést z hlavního menu na záložce Domů, kde v sekci Úpravy najdete tlačítko Vymazat. 3.4. FORMÁTOVÁNÍ BUNĚK Podrobné formátování najdeme na záložce Domů, sekce Buňky, ikonka Formát. Zde lze velmi podrobně nastavit podobu čísel, písma, zarovnání, ohraničení nebo výplně. Zarovnání Na záložce Zarovnání stojí za zmínku možnost zarovnání textu buněk vodorovně a svisle. V části Orientace lze měnit úhel, pod kterým se zobrazují hodnoty v buňkách.

22

23

3.5. PODMÍNĚNÉ FORMÁTOVÁNÍ BUNĚK Na kartě Domů, ve skupině příkazů Styly nalezneme tlačítko Podmíněné formátování. Jejím rozkliknutím dostaneme nabídku pěti možností. • Zvýraznit pravidla buněk • Nejpoužívanější či nejméně používaná pravidla • Datové čáry • Barevné škály

3.7. ŘAZENÍ DAT, FILTROVÁNÍ A SOUHRNY Předdefinované řazení V hlavním menu na záložce Domů v sekci Úpravy nalezneme ikonku Seřadit a filtrovat. Nejprve umístíme kurzor do sloupce, který chceme seřadit a následně klikneme na ikonku Seřadit a filtrovat. Pozor! Pokud označíme celý sloupec nebo jen několik sloupců tabulky a zvolíme řazení, zobrazí Excel výzvu Upozornění na řazení a nabízí dvě možnosti, rozšířit oblast řazení nebo seřadit pouze vybraný sloupec. Pokročilé řazení

• Ikony

Budeme postupovat stejně jako v předchozím příkladu, jen zvolíme možnost Vlastní řazení. V otevřeném okně Seřadit máme možnost definovat několik úrovní řazení a je možné řadit nejen podle hodnot nebo abecedy, ale můžetme si zvolit i řazení podle barvy či ikony. Souhrny Souhrn je nástroj pro sumarizaci kategorických dat v tabulkách. Pro jeho správné použití je nutné mít tabulku ve správném formátu. Ne každou lze takto automaticky sumarizovat. Pokročilejším nástrojem pro souhrny jsou kontingenční tabulky. Podíváme se na ně v poslední kapitole. Pro zrušení souhrnu buďme v souhrnné tabulce, klikneme na tlačítko Souhrn a potvrďte Odebrat vše.

4. TABULKY Na všechna pravidla podmíněného formátování buňky se podíváme přes tlačítko Podmíněné formátování Správa pravidel. Zrušení podmíněného formátování Podmíněný formát můžeme smazat přes Správce pravidel, kde po výběru pravidla klikneme na tlačítko Odstranit pravidlo. Druhou možností je použít volbu Vymazat v hlavním menu na záložce Domů v sekci Úpravy. 3.6. ŘADY A SEZNAMY Číselné řady Stačí vyplnit první dvě buňky, označit je a pak chytnout myší za pravý spodní roh označeného bloku tak, aby se kurzor změnil na jakési plus. Nyní stačí táhnout dolů, až kam potřebujete. Pokud bychom označili pouze první buňku, dojde jen ke zkopírování buňky. Pokud stejný postup zopakujeme pravým tlačítkem myši, zobrazí se nám po puštění tlačítka menu s výběrem, co přesně chceme udělat. Textové seznamy Textové posloupnosti se nazývají seznamy. Mezi nejznámější patří dny v týdnu nebo měsíce. Postup je obdobný jako u číselných řad. Při použití pravého tlačítka opět dostaneme na výběr mezi několika možnostmi.

4.1. NAVIGACE V ROZSÁHLÝCH TABULKÁCH Ideální Excelovská tabulka by měla mít záhlaví, tedy řádek který jasně pojmenovává data v konkrétních sloupcích. Jedna tabulka by mezi sebou neměla mít prázdné řádky či sloupce. Excel je pak chápe jako dvě sousedící tabulky. Ukotvení příček U větších tabulek jde o neocenitelnou pomoc. Ukotvit příčky znamená, že ukotvíte záhlaví případně vybrané sloupce tak, aby při posunu dokumentu zůstaly tyto části vždy viditelné. Máte tak při rolování tabulkou stále k dispozici popis sloupců. Klikneme na první buňce, která má být pohyblivá, dále v hlavním menu na záložce Zobrazení v sekci Okno vybereme ikonku Ukotvit příčky. 4.2. FORMÁTOVÁNÍ Aktivujeme buňku kdekoli v tabulce a zvolíme příkaz Formátovat jak tabulku, který se nachází v hlavním menu na záložce Domů ve skupině Styly. Zde si z nabízených možností vybereme tu, která nám nejlépe vyhovuje. Excel si od nás nechá potvrdit oblast buněk a po jeho potvrzení je tabulka okamžitě naformátována. 4.3. STYLY BUNĚK Stejně tak jako lze vybrat styl celé tabulky, můžeme vybrat styl jednotlivých buněk. Tlačítko Styly buňky nalezneme také v sekci Styly na záložce Domů hlavního menu. Pokud si z předdefinovaných stylů nevybereme, můžeme si definovat styl vlastní. K tomu slouží zvýrazněné tlačítko Nový styl buňky.

24

25

5. VZORCE

6. FUNKCE Funkci si můžeme představit jako zjednodušený zápis složitého vzorce. Můžeme využít i funkce, které známe z hodin matematiky, jako jsou sin, cos, odmocniny, kombinace,… a spousty dalších složitějších funkcí, které v Excelu až tak často nepoužijete.

5.1. PRAVIDLA ZÁPISU VZORCŮ Relativní adresování Díky relativnímu adresování můžeme snadno kopírovat vzorce tak, aby neztratily svůj význam i na jiných místech tabulky. Relativní adresování je u buněk výchozí, není tedy nutné nic nastavovat. Na příkladu vidíme, co se stane, pokud vzorec zapsaný do buňky E3 tažením myší rozkopírujeme na ostatní řádky. V každém řádku dojde k úpravě vstupů právě o jeden řádek níž.

Ve funkcích se často vyskytují další operátory, jako jsou: • : (dvojtečka) - odkazuje na oblast buněk určenou (první : a poslední) buňkou (např. (A1:C3) – celkem 9 buněk) • ; (středník) - sjednocuje více odkazů do jednoho (např. (A1;B2;C3) – celkem 3 buňky)

Absolutní adresování Použijeme-li ve vzorci absolutní adresy, nedojde k žádné změně při kopírování vzorce. V případě na obrázku jsme absolutně adresovali buňku C15 a ta se při kopírování vzorce nezměnila. Absolutní adresu můžeme použít pouze pro sloupce nebo řádku. To vždy ovlivňuje znak dolaru před souřadnicí. 5.2. KOPÍROVÁNÍ A PŘESUN VZORCŮ Máme-li tabulku s větším počtem řádků, které potřebujeme například sečíst, znamenalo by to zapsat tolik vzorců, jako máme řádek. To je zdlouhavé a naprosto zbytečné. Vzorec lze snadno zkopírovat stejně jako běžná hodnota (tažením, přes schránku, ...).

• (mezera) - odkazuje na buňky společné dvěma odkazům (A1:C2 C1:B6) 6.1. VKLÁDÁNÍ FUNKCÍ Nejprve je nutné mít aktivní buňku, kam chceme funkci vložit. Následně můžeme funkci zadat přímo z klávesnice (nezapomínejte na úvodní symbol =). Pokud nevíme, jak přesně se funkce používá, vybereme si raději průvodce pro vkládání funkcí. Ten vyvoláme tlačítkem Vložit funkci v hlavním menu na záložce Vzorce v sekci Knihovna funkcí nebo tlačítkem fx na začátku řádku vzorců. Základní funkce Každá funkce začíná znakem = (rovná se) a pak následuje název funkce. Za názvem funkce je v kulatých závorkách seznam argumentů, které mohou být tvořeny hodnotou, odkazem nebo dalším vzorcem či funkcí. Té se pak říká vnořená funkce. Jednotlivé argumenty jsou odděleny středníkem. Nyní si vyzkoušíme vložení funkce suma: • Označme buňku, do které chceme součet vložit.

5.3. VÝPOČTY

• Vyvolejme okno Vložit funkci.

Výpočty jsou nejsilnějším nástrojem Excelu a budou nás provázet téměř v každém dokumentu. Jakýkoli výpočet (vzorec či funkce) začíná v Excelu symbolem = (rovná se). Podle této značky Excel pozná, že jsme zadali nějaký vzorec nebo funkci.

• Nyní si vybereme požadovanou funkci, pro snazší orientaci jsou funkce rozčleněny do kategorii. Funkce suma se nachází v kategorii Matematické.

Vzorce

• Potvrzením zobrazíme okno Argumenty funkce, do polí Číslo1,2,... můžeme zadávat odkazy na buňky nebo klikněte na zvýrazněné tlačítko, zobrazí se redukovaná řádka argumentů. Nyní můžeme myší označit buňky, které chceme do argumentu zahrnout a po ukončení vkládání se opět ikonkou na pravé straně vrátit do hlavního okna argumentů funkce.

V Excelu rozlišujeme tři typy vzorců 1. Aritmetické 2. Logické (neboli porovnávací) 3. Textové

• Pod argumenty rovnou vidíme výsledek funkce.

Zápis vzorce Vzorec, který nám sečte obsah buňky F2 a G2, je zobrazen na obrázku. Povšimněme si barevného zvýraznění textu vzorce a buně, kterých se vzorec týká. Toto označení se velmi hodí ve složitějších vzorcích a usnadní tím dohledávání případných problémů. Do vzorců zásadně vkládáme adresy buněk (pokud nejde o konstantu i když i tu je dobré umístit do buňky) nikoli samotnou hodnotu.

• Po vložení všech argumentů potvrdíme vložení funkce tlačítkem OK. 6.2. VNOŘENÉ FUNKCE Funkce je možné vnořovat jednu do druhé a použít tak rovnou výsledek jedné funkce jako vstupní parametr té druhé aniž bychom museli ukládat mezivýsledek. Například „=ZAOKROUHLIT(PRŮMĚR(A1:C3);0)“

26

6.3. UKÁZKY ZÁKLADNÍCH FUNKCÍ Při vkládání funkcí přes průvodce jsou funkce rozděleny do kategorií. Naposledy použité - tato kategorie obsahuje, jak již název napovídá, funkce, které jste v blízké minulosti použili, proto ji budeme využívat nejčastěji. Datum a čas – časové funkce (Rok, Měsíc, DenTýdne, …) Matematické – zde najdeme nepřeberné množství matematických funkcí, od funkce SUMA po Logaritmus) Statistické – v této kategorii najdeme například funkci Průměr, Počet či Max a Min Text – slouží pro práci s textovými zápisy/řetězci. Logické – logické rozhodovací funkce typu Když. Nebo, And Informační – v poslední kategorii najdeme paříklad funkce pro zjištění obsazenosti buňky, kontrola čísel atd. Když víme, ze které kategorie která funkce pochází, můžeme si ušetřit pár kliků myší v průvodci a rovnou vybrat funkci z dané kategorie. Všechny kategorie jsou přístupné z hlavního menu na záložce Vzorce v sekci Knihovna funkcí.

27

7. Svislá osa Y - Stejné jako osa X. 8. Datové řady - Datové řady již přímo vynášejí hodnoty z tabulky. I zde můžeme měnit spoustu nastavení, od barvy a tloušťky čar až po tvar. Menu Klikneme-li na nějaký graf, rozšíří se hlavní menu Excelu o další tři záložky Návrh, Rozložení a Formát, ze kterých jde ovládat většinu nastavení grafu. 7.2. TYPY GRAFŮ A JEJICH POUŽITÍ Výběr grafu Na to, abychom mohli udělat graf, je nutné mít vstupní data. Vstupní tabulka dat by měla být vhodně uspořádána. Měla by mít záhlaví s popsanými sloupci a řádky, podle těchto popisků pak graf popisuje osy a datové řady. Data ve sloupečcích se nazývají kategorie a obvykle se vynáší na X osu. Řádkům se pak říká hodnoty a vynáší se zpravidla na osu Y. Po označení vstupní tabulky lze graf vytvořit několika jednoduchými způsoby. Nejviditelnější způsob se nachází v hlavním menu na záložce Vložení v sekci Grafy, kde lze příslušný podtyp grafu vybrat a Excel následně vytvoří nový grafický objekt přímo na listu. 7.3. FORMÁTOVÁNÍ GRAFU

7. GRAFY Graf slouží k vizuálnímu zobrazení tabulkových hodnot. Excel je v grafech poměrně silný a má v nich spoustu možností. Začneme tím, že si popíšeme jeho části. 7.1. POPIS GRAFU 1. Oblast grafu - Graf může být takto samostatně jako objekt a můžeme jej libovolně za hranu oblasti přesouvat nebo může graf tvořit samostatný list. 2. Název grafu - Popisek grafu by neměl chybět na žádném grafu. 3. Legenda - Legenda popisuje jednotlivé datové řady. Pro přehlednost nejsou popisky přímo v grafu, ale v legendě. Legenda stejně jako nadpis a všechny popisky lze přesouvat. 4. Stěny grafu - Na stěně grafu je většinou vykreslena mřížka, ale můžeme ji zakázat nebo naopak vykreslit jemnější rastr, případně vložit obrázek nebo vystínovat. 5. Popis osy X - Každá osa může mít svůj popisek, někdy není nutný např. měsíce lze snadno odvodit z popisku sloupců. U grafů fyzikálních jevů jsou již popisky os nepostradatelné. 6. Vodorovná osa X - Osa X v našem případě zobrazuje čas. Ve vlastnostech můžete změnit interval mezi značkami, barvu nebo například tloušťku čar.

Po vytvoření grafu je mnohdy třeba graf trošku upravit nebo změnit typ, který bude lépe zobrazovat daný trend. Učiníte tak z hlavního menu ze záložky Návrh, která je opět zobrazena pouze máme-li aktivní graf. Zde v sekcích Typ a Styly grafů můžeme kompletně změnit vzhled grafu. Máme na výběr z několika stylů, které více či méně graf modifikují. Potřebujeme-li pouze přeuspořádat jednotlivé komponenty grafu, můžeme zkusit jedno z osmi předdefinovaných rozložení v sekci Rozložení grafu. 7.4. ZMĚNA VSTUPNÍCH HODNOT Pokud změníme vstupní data v tabulce hodnot pro graf, dojde k automatickému překreslení grafu. Horší je to v případě kdy například přidáme další řádek či sloupec do tabulky a rádi bychom jej také zahrnuli do grafu. V této situaci není nutné graf vytvářet znovu, stačí pouze upravit datovou oblast. To uděláme tak, že klikneme v grafu pravým tlačítkem myši a zvolíme Vybrat data. Stejnou funkci má ikonka na záložce Návrh v sekci Data. V dialogovém okně Vybrat zdroj dat můžeme znovu definovat Oblast dat grafu nebo upravit pouze určité sloupce či řádky. 7.5. NÁSTROJE GRAFU Kumulace grafů Pro efektivní vytažení určité hodnoty se může hodit zkombinovat dva typy grafů do jednoho. Například sloupcový a spojnicový. Toho docílíme kliknutím pravou myší na konkrétní datovou řadu, kterou chceme změnit a volbou Změnit typ grafu řady. Při pokusech kombinovat některé grafy nás občas Excel upozorní, že vybrané typy nelze kombinovat (kombinovat nelze například 3D grafy). Graf s vedlejší osou Znázorňuje-li datová řada, kterou chceme zvýraznit, odlišné údaje, např. procentuální růst nebo jinou závislost, lze této datové řadě přiřadit vlastní vedlejší Y osu a tím ji proporcionálně zvýšit či snížit. Toho docílíme z kontextového menu vybrané datové řady. Vybereme příkaz Formát datové řady a následně volbu Vedlejší osa v nabídce Vykreslit řady.

28

29

8.2. ÚPRAVY V KONTINGENČNÍCH TABULKÁCH

Analytické nástroje

Každé pole má nad sebou ještě definovaný filtr, takže je možné jej dále filtrovat tak, jak jsme v Excelu zvyklí. Stejně tak jako tomu bylo u grafů, má i kontingenční tabulka své vlastní záložky menu. Možnosti a Návrh. Snadno tak můžeme měnit styly tabulky, rozložení sloupců nebo pokročilé parametry souhrnů.

Pro odhadování následujícího trendu je možné datové řady grafu proložit spojnicí trendu. Vyberteme některou datovou řadu a z hlavního menu na záložce Rozložení vybereme v sekci Analýza ikonu Spojnice trendu. Nyní si můžeme vybrat jaký charakter má spojnice mít. Další možnosti získáme volbou Další možnosti spojnice trendu.

8.3. KONTINGENČNÍ GRAFY Jde o speciální kontingenční graf. Graf samotný se chová stejně jako běžný graf, jen s tím rozdílem, že nelze měnit zdrojová data. Kontingenční graf je pevně spjat s kontingenční tabulkou. Vložení kontingenčního grafu

Aby bylo na první pohled jasné, jaký trend spojnice zobrazuje, je dobré v možnostech trendu zaškrtnout Zobrazit rovnici regrese. Výsledný graf může vypadat jako na obrázku.

8. KONTINGENČNÍ TABULKY Kontingenční tabulka je v podstatě jednoduchý a přitom velmi mocný nástroj pro analýzu dat. Zjednodušeně řečeno jde o kombinaci nástrojů filtr, řazení a souhrn. Oceníme ji zejména u větších tabulek, které jsou jinak dost nepřehledné. Kontingenční tabulky mají široké využití jak v účetnictví tak při běžné sumarizaci dat, kdy potřebujeme porovnat více vstupů. 8.1. JAK VYTVOŘIT KONTINGENČNÍ TABULKU Pokud máme tabulku vhodně uspořádanou, popsané sloupečky a data v řádcích, které mají něco společného, můžeme jednoduše na záložce Vložení vybrat ze sekce Tabulky volbu Kontingenční tabulka. Nová kontingenční tabulka se ve výchozím nastavení vytváří na novém listu. Z počátku je prázdná a přes podokno Seznam polí kontingenční tabulky s ní můžeme manipulovat.

Kontingenční graf vložíme přes hlavní menu, kde na záložce Vložení v sekci Tabulky vybereme z rozbalovacího menu Kontingenční tabulka, Kontingenční graf. Touto volbou vložíme nejen graf, ale i tabulku. Pokud již máme kontingenční tabulku vloženu, lze kontingenční graf nalézt i na záložce Možnosti v sekci Nástroje. Mějme na paměti, že kontingenční tabulka a graf jsou pevně svázány a změna v jednom vždy ovlivní i druhý.

9. DATOVÉ NÁSTROJE EXCELU V hlavním menu na záložce Data v sekci Datové nástroje nalezneme užitečné funkce jako například Text do sloupců, Odebrat stejné nebo Ověření dat. Jednou z nejdůležitějších funkcí je import dat z jiných programů.



/ PRAKTICKÁ ČÁST

1 Úvod

1.1 Jaké programy znáte a čím se odlišují?



1.2 Spusťte program Microsoft Excel. Při spuštění se automaticky otevře nový dokument. Popište pracovní prostředí.



1.3 Kde najdeme nastavení vzhledu stránky? Na které záložce menu je možné vložit obrázek?



1.4 Menu je rozděleno do sekcí, u některých je v pravém spodním rohu malá ikonka. K čemu slouží? Je Vám tento dialog povědomý?

2

Pracujeme se souborem (sešitem) a listem

Zaškrtáváním vstupních polí sestav a případným přesouváním v polích Popisky sloupců a Hodnoty, můžeme tabulku okamžitě měnit, aniž bychom nějak ovlivnili zdrojovou tabulku dat.



2.1 Vyzkoušejte si vytvořit nový prázdný sešit a následně zkuste místo prázdného sešitu použít některou z instalovaných šablon. Zkuste na webu Microsoft Office najít šablonu pro zápis docházky.

Tip: Jednotlivé položky polí popisky sloupců a hodnot můžete přetahovat tzv. Drag-and-Drop myší. (chytit levým tlačítkem myši a přetáhnout o úroveň níž nebo do jiného pole)



2.2 Otevřete nový sešit, vyplňte náhodně jednu buňku a uložte jej pod jménem NovySesit. xlsx. Nyní vyplňte náhodně další buňku a soubor Uložte jako NovySesit2xlsx. Co se nyní stalo s původním souborem (co bude obsahovat první soubor)?

Nejprve si ve vrchní části zaškrtáme pole, která chceme zobrazit a následně je můžeme ve spodní části uspořádat dle potřeby. Kategorie dat se z pravidla vkládají do sekce Popisky řádků. Naopak číselné údaje zpravidla chceme sumarizovat a vkládáme je do pole Hodnoty. V poli Popisky sloupců se umísťují názvy sloupců, je-li jich víc. Při zpracovávání rozsáhlých dat lze využít i Filtr sestavy.

30

31



2.3 Otevřete si soubor docházka.xlsx a podívejte se na náhled před tiskem. Jak docílíte vytištění tabulky na jeden list papíru?



2.4 V  souboru práce_s_listy.xlsx si vyzkoušejte operace na více listech sešitu. Vložte do souboru nový list a pojmenujte jej „všichni“. Změňte barvy oušek jednotlivých listů a přeneste na souhrnný list s názvem všichni výsledky z jednotlivých listů. Jak docílíte propojení buněk?

3

Buňka, základní stavební kámen tabulek



3.1 Každá buňka má jedinečnou adresu. Co znamená adresa buňky „ADR4“? Adresaci buněk si procvičíme v souboru násobilka.xlsx.



3.2 Vyjmenujte, co vše je možné zapsat do buňky Excelu. K čemu slouží formátování buněk? V buňkách se zobrazují i chybová hlášení, jejich ukázky naleznete v souboru errors.xlsx.



3.3 K čemu slouží tzv. Schránka? (schránku lze využít napříč všemi aplikacemi, vyzkoušejte) Pokud si omylem smažete část své práce, je možné vrátit vše zpět?



3.4 Otevřete si soubor tabulka.xlsx a Uložte jej jako MojeTabulka.xlsx a v dalších úpravách pokračujte v tomto sešitu. Dopočítejte tabulku a naformátujte ji (včetně ohraničení). K čemu byste použili zámek buňky?



3.5 Podmíněné formátování je jednou z velkých výhod Excelu. Jak funguje a k čemu byste jej například použili? Vyjmenujte nějaké podmínky, které lze v podmíněném formátování použít.



3.6 Vyzkoušejte si vytvořit číselnou řadu od jedné do sta, znáte více způsobů?. Do druhého sloupečku vyplňte opakující se seznam měsíců (leden – prosinec, které se budou neustále opakovat). Jak se nazývá tato funkce?



3.7 Na příkladu v souboru Filtrovani.xlsx si ukážeme základy filtrování dat. Co se stane se vzorci při aplikování filtru? Jaký rozdíl je mezi skupinou a skrytím sloupce?

4

Tabulky



4.1 Pohyb po rozsáhlých tabulkách může být obtížný. Ukážeme si pár triků jak si práci ulehčit. Říká vám něco funkce „Ukotvit příčky“?



4.2 Formátování tabulky jste si již vyzkoušeli, a pokud chcete zvýraznit záhlaví a případně i odlišit jednotlivé řádky, je to zdlouhavá práce. Excel 2010 umí tabulku naformátovat na pár kliknutí, víte jak?

logické, textové). Uveďte příklad ke každé kategorii. 6

Funkce



6.1 Práci s funkcemi si předvedeme na souboru Pouziti_funkci.xlsx, otevřete si jej.



6.2 Jak se liší zápis funkce od vzorce?



6.3 Ve vzorci a+b je možné za a dosadit jednu hodnotu, ale může jít o výsledek jiného vzorce a=c-d. Stejným způsobem lze vnořovat do vzorců další vzorce/funkce. Na příkladu si ukážeme jak použít výstup funkce jako vstupní argument funkce následující. Vnořené funkce se často používají u logických funkcí typu když.



6.4 Jaké znáte/používáte funkce?



6.5 Říká vám něco funkce „Kukátko“ nebo „Vyhodnocení vzorce“? Pokud ne tak si tyto funkce předvedeme.

7

Grafy



7.1 V této kapitole si vyzkoušíme vytvořit graf, abychom nemuseli vymýšlet nebo opisovat hodnoty, použijeme předpřipravenou tabulky ze souboru graf.xlsx, otevřete si jej.



7.2 Jaký typ grafů je podle vás nejčastěji používaný?



7.3 Jaký typ grafu se hodí pro znázornění částí z celku (např. procent)?



7.4 Zde si ukážeme jak snadno upravit formát grafu.



7.5 Co se stane s grafem, pokud změním hodnoty v tabulce ze které je graf vytvořen?



7.6 Když do tabulky hodnot přidáme další řádek, objeví se jeho hodnoty v grafu?



7.7 Excel umožňuje vytvořit i složité grafy, kde pro zvýraznění určité datové řady použije vedlejší osu, umí i zkombinovat dva grafy do jednoho. Ukážeme si kde tyto nástroje hledat.

8

Kontingenční tabulky



8.1 Pro vytvoření kontingenční tabulky se nehodí každá data. Musí být ve vhodném formátu. Dokážete určit několik zákonitostí? Testovací data pro kontingenční tabulku máme připravena v souboru kontingencni_tabulka.xlsx, otevřete si jej.



8.2 Z vhodně naformátované tabulky lze KT vytvořit doslova několika kliknutími myší. Otevřete si soubor kontingencni_tabulka.xlsx a vytvořte KT.



8.3 KT jsou samostatnou kapitolou a práce s nimi se poněkud liší od běžné tabulky. Povíme si nač dávat pozor.



8.4 Teď když víte co je KT, napadá vás případ z praxe, kde byste ji použili?



4.3 Pokud potřebujete často zformátovat jednu buňku (nastavit velikost písma, barvu, výplň, ohraničení, …) je vhodné vytvořit vlastní styl, případně použít „kopírování formátu“. Jaký je rozdíl v buňce formátované ručně a pomocí stylu?

5

Vzorce



5.1 Zde probereme pravidla zápisu vzorců a zopakujeme důležitost adresace buněk. Jak Excel pozná, že zápis v buňce představuje zápis vzorce?



8.5 Kolikrát je třeba kliknout pro vytvoření kontingenčního grafu z již hotové kontingenční tabulky?



5.2 Jaká vlastnost Excelu umožňuje snadné kopírování vzorců do celé tabulky a dává tak Excelu obrovskou „zbraň“? Vraťte se k příkladu násobilka.xlsx a zdůvodněte, proč jsou některé buňky adresované relativně a jiné absolutně.

9

Datové nástroje Excelu



9.1 V poslední kapitole se podíváme na funkce v sekci Datové nástroje na záložce Data. Vhodný příklad je připraven v souboru zamek_a_overenidat.xlsx.



5.3 Zde si ukážeme základní typy operací, které lze v Excelu ve vzorcích použít (aritmetické,

33



/ TEORETICKÁ ČÁST

1. CÍL PREZENTACE A VOLBA VHODNÉ PREZENTACE 1.1. CÍLOVÁ SKUPINA 1.2. ÚČEL PREZENTACE Ještě než prezentaci začneme vytvářet, je potřeba definovat, pro jakou cílovou skupinu prezentaci připravujeme, co chceme posluchačům sdělit a jaký efekt očekáváme.

2. PŘÍPRAVA STRUKTURY A OSNOVY 2.1. SEZNÁMENÍ S PROBLEMATIKOU 2.2. PODROBNĚ ROZPRACOVANÁ TÉMATA 2.3. ZHODNOCENÍ, VYVOZENÍ ZÁVĚRŮ 2.4. ZOPAKOVÁNÍ NEJPODSTATNĚJŠÍCH BODŮ

ČÁST 3 MICROSOFT POWERPOINT

U prezentace je nejdůležitější obsah, takže jeho přípravě je potřeba věnovat dostatek času a energie. Sebekrásnější prezentace s nicneříkajícím obsahem bude mít vždy mnohem horší výsledky, než základní jednoduchá prezentace, která má kvalitní obsah. To nejdůležitější nestačí posluchačům sdělit jednou, ale vždy alespoň ještě zopakovat na závěr prezentace.

3. VYPRACOVÁNÍ PODKLADŮ 3.1. MÉNĚ JE VÍCE U skvělé prezentace, která ale bude mít příliš mnoho snímků, neudrží pozornost nikdo. Čím více textu i dalších prvků obsahuje každý snímek, čím více informací použijete – tím MÉNĚ přehledná pro posluchače vaše prezentace bude. Prezentace má obsahovat jen jednotlivé body, o kterých mluvíte a prvky, které vaše myšlenky podpoří (grafy, obrázky, ilustrace,…). 3.2. VZHLED PREZENTACE Prezentace má být zajímavá, ale ne přeplácaná. Ideální je používat firemní šablonu, nebo si vyberte jeden ze stylů. Čím více barev, obrázků ale i efektů použijete – tím MÉNĚ pozornosti posluchačů budete mít (všichni budou sledovat efekty, nikoliv vás).

Výběr motivu prezentace na kartě Návrh – úvodní snímek prezentace

34

35

4. ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ

7. OBRÁZKY A PRÁCE S NIMI

Obvykle zde uvádíme jméno prezentace, informace o autorovi, datum.

Obrázky můžeme formátovat pomocí nástrojů na kartě Formát (ve skupině Nástroje obrázku, která se objeví, když vložíme obrázek). Můžeme upravovat velikost, barevnost, jas, ostrost obrázků, použít různé grafické efekty. Snadno upravíme vzhled obrázku pomocí stylu, nastavit, jestli budou v popředí nebo na pozadí (např. za textem), obrázky můžeme otáčet, ořezávat, atd.

5. PRÁCE SE SNÍMKY PREZENTACE 5.1. PŘIDÁVÁNÍ / ODEBRÁNÍ SNÍMKU 5.2. SNÍMEK PODLE OBSAHU Při tvorbě jednotlivých snímků rovnou vybereme typ, podle toho co budou obsahovat.

6. VKLÁDÁNÍ OBSAHU 6.1. TEXTY 6.2. OBRÁZKY 6.3. KOMBINOVANÉ SNÍMKY

Snímek s otevřenou kartou Formát (obrázku) a nabídkou automatické opravy

8. ANIMACE, PŘECHODY SNÍMKŮ 8.1. ZÁSADA – STŘÍDMÉ POUŽITÍ ANIMACÍ Animovat můžeme různé prvky v rámci snímku – např. jednotlivé odstavce či body, obrázky, navigační obrazce, prvky SmartArt. Zásada je – nepřehnat to. 8.2. RŮZNÉ PŘECHODY SNÍMKŮ Nový snímek prezentace na kartě Domů – možnost zadávání textu/objektů

Také přechody mezi snímky lze animovat – i zde platí zásada nepřehánět. Když přechody použijete, tak doporučuji pro celou prezentaci jeden přechod.

9. SPRÁVNÉ ČASOVÁNÍ PREZENTACE Časování je důležité hlavně u animací, obvykle vystačíme s  přednastaveným nebo ho trochu prodloužíme.

36

37

2.5. V bodě 8. nastavte animace a přechody snímků.



/ PRAKTICKÁ ČÁST

1. Vytvořte jednoduchou prezentaci, ve které budete prezentovat produkty fiktivní firmy. Prezentace bude obsahovat úvodní + závěrečný snímek a pak ještě další tři snímky. Prezentaci uložte jako Prezentace.pptx do adresáře dokumenty.

2. Postupně společně s lektorem upravte prezentaci tak, že bude obsahovat celkem 5 snímků + úvodní a závěrečný. Takto připravenou prezentaci postupně upravte dle vzoru. 2.1. Dle bodu 3. nastavte styl prezentace na kartě návrh – sami si zkuste nastavit různé styly. 2.2. Dle bodu 4. nastavte záhlaví a zápatí. 2.3. Přidejte snímky do prezentace (viz. bod 5.) tak, že použijete snímky různého typu (text, obrázek a tabulka, atd. viz. bod 6.). 2.4. Společně s lektorem zkuste upravit obrázek v prezentaci (viz. bod 7.). Samostatně si můžete zkusit více možností.

2.6. Nastavte na jednom snímku časování animací a druhý udělejte obdobně, jen použijte jiné časování a animace.

39



/ TEORETICKÁ ČÁST

POPIS PROGRAMU Microsoft Outlook je jedním z poštovních klientů s podporou úkolů a kalendáře. Většinou se s ním setkáváme ve firmách, kde je navíc napojen na centrální systém MS Exchange. Lze sice nainstalovat i samostatně, ale po napojení na MS Exchange dává práce v něm větší smysl. Pro stejnou funkcionalitu se dají použít i jiné programy, některé jsou dokonce online, záleží na potřebách a nastavení IT prostředí firmy. Příkladem takových programů jsou: Mozilla Thunderbird, mail.google.com nebo outlook.com.

PRVNÍ KRŮČKY (HLAVNÍ OKNO) Kromě prostoru s obsahem zpráv jsou další důležité součásti rozložení okna MS Outlook horní pás karet a levý spodní panel s přepínáním zobrazení pro Poštu, Kalendář, Kontakty a Úkoly. Další informace můžete vidět v levém horním panelu a v pravých panelech, jsou-li přítomné. Obsah a rozložení bočních panelů i pásu karet se mění v závislosti na zvoleném zobrazení. Nadpisy pravého spodního panelu „Úkoly“ jsou klikatelné, lze zvolit způsob řazení úkolů. Zároveň lze v poli „zadejte nový úkol“ rychle založit úkol.

ČÁST 4 MICROSOFT OUTLOOK

ZÁKLADNÍ OVLÁDÁNÍ PÁS KARET, PANEL RYCHLÉHO PŘÍSTUPU Existují dvě „menu“. Jedno je panel rychlého přístupu, druhé je pás karet. Obsah pásu karet a přístupnost ikon v něm se mění za prvé podle zvoleného zobrazení, za druhé podle aktuálních možností. Ikony z pásu karet se dají vytáhnout do panelu rychlého přístupu kliknutím pravým tlačítkem myši na příslušnou ikonu. Kromě úpravy ikon lze z kontextového menu ještě minimalizovat pás karet. Případná odminimalizace se provede šipkou vedle modrého otazníku vpravo nahoře. Přidání ikonek do panelu rychlého přístupu se provede přes menu pod šipkou v menu rychlého přístupu v položce „další příkazy“. V pásu karet jsou nejvíce používané ikony na kartě „Domů“, další možnosti ovládání jsou pod ikonami na dalších kartách. KONTEXTOVÉ MENU Kromě ikon v pásu karet lze k ovládání použít i kontextové menu, které se objeví při kliknutí pravým tlačítkem myši na objekt, například na e-mail, stejně, jako v ostatních Windows aplikacích. Jeho funkci jsme si připomněli i v předchozím odstavci, kde sloužilo k úpravě ikonek v pásu karet. KARTA „SOUBOR“ Jinak barevná karta soubor obsahuje volby pro správu poštovních účtů, nastavení Outlooku, tisk a správu pravidel třídění pošty. ELEKTRONICKÁ POŠTA Jako každý mailový program umí MS Outlook všechny základní operace s poštou. Vytvořit novou, přečíst došlou, odeslat a přeposlat poštu.

40

41

ODESÍLÁNÍ A PŘÍJEM POŠTY Pro odesílání a příjem pošty stačí používat první a druhý pás karet. Tlačítko „zobrazit průběh“ je zde pro případ, kdy potřebujete odeslat zprávy a zkontrolovat nové, například při pomalejším připojení nebo při jeho výpadku. Pro rychlejší práci se zprávami lze též použít některé klávesové zkratky: • CTRL-N – nová zpráva (New) • CTRL-R – odpověď na zprávu (Reply) • CTRL-F – přeposlání zprávy (Forward) Typy adres Při vytváření nové zprávy, přeposílání zprávy nebo odpovědi na ni, je třeba správně vyplnit adresy a jejich účel. Rozeznáváme tři druhy adres: • Komu – adresy osob, kterým je zpráva primárně určena • Kopie – adresy osob, které mají ke zprávě také co říci, ale není jim primárně určena (poradní sbor) • Skrytá – adresy osob, které mají zprávu takzvaně „na vědomí“. Tyto adresy se neukazují žádnému příjemci mailu, ví o nich pouze odesílatel. Kolonka pro vložení skryté adresy se přidá na kartě „Možnosti“ při vytváření zprávy. Psaní zprávy Pro psaní zprávy používáme prostředí Outlooku, které vypadá obdobně, jako prostředí MS Word. Formátování textu je tedy záležitostí učebního tématu MS Word. Základní možnosti formátování textu jsou na kartě „Zpráva“, pokročilejší možnosti jsou na kartě „Formátování textu“. Obrázky, tabulky, grafy, přílohy a další objekty lze do těla mailu vkládat buďto systémem „drag-and-drop“, nebo s použitím ikon v kartě „Vložení“. Potřebujete-li pro text nastavit jazyk pro správnou kontrolu pravopisu, použijte kartu „Revize“. Na kartě „Možnosti“ lze nastavit kromě skryté kopie ještě další občas důležité možnosti. Možnosti v poli „Sledování“ fungují pouze v mailových klientech, kteří je podporují. Obecně se na podporu těchto funkcí nelze spolehnout. Například hlasovací tlačítka budou příjemci fungovat pouze v programu MS Outlook, používá-li příjemce jiný program pro čtení mailů (Gmail), žádná hlasovací možnost se mu nezobrazí. Důležitost zprávy, nastavitelná v poli „Značky“ na kartě „Zpráva“ je většinou mailových programů akceptovaná. Pro rychlejší odeslání zprávy můžete použít i automatický podpis, do kterého si můžete vložit například závěrečný pozdrav a kontaktní informace. Toho se docílí při odesílání zprávy v menu „Zpráva“ pod ikonkou „Podpis“. Zprávu lze při psaní kdykoliv uložit (klávesová zkratka CTRL-S) a vrátit se k ní později přes složku „Drafts“. POŘÁDEK VE ZPRÁVÁCH Používáte-li intenzivně e-mail, měli byste si pro lepší přehlednost komunikací stanovit nějaká pravidla zpracování pošty. MS Outlook umožňuje různé druhy organizace pošty. Lze nastavit kategorii zprávy nebo lze zprávy třídit do složek a prohlížet v režimu konverzací. Zprávě lze přiřadit též datum zpracování, tím se nám projeví v seznamu úkolů v pravém spodním panelu hlavního okna Outlooku.

Složky zpráv Složky zpráv jsou vidět v levém horním panelu pod pásem karet. Kliknutím pravým tlačítkem na „Outlook data file“ a zvolením položky „Nová složka“ vytvoříte novou složku zpráv, do které můžete třídit zprávy. Jestliže potřebujete podsložku zpráv, klikněte na libovolnou již existující složku a postupujte stejně k vytvoření její podsložky. Zatřídit zprávy do nové složky můžete buďto systémem „drag-anddrop“, nebo přes kontextové menu (pravým tlačítkem myši). Kategorie zpráv a datum zpracování Označit zprávu barevným štítkem a přiřadit jí datum zpracování můžete buďto opět přes kontextové menu (kliknutí pravým tlačítkem na zprávu), nebo přes ikony ve skupině „Značky“ na kartě „Domů“. Zobrazení zpráv jako konverzace Abyste nemuseli hledat podle předmětu nebo podle odesílatele a adresátů, které maily jste si s kým vyměnili, můžete si přepnout zobrazení zpráv do konverzačního režimu (karta „Zobrazení“, zaškrtnout políčko „Zobrazit jako konverzace“). Systém na základě interního čísla zprávy pozná, které maily k sobě patří a dokáže je zobrazit v jedné skupině. Skupiny zpráv ve složce jsou poté řazeny podle času poslední aktualizace zpráv ve skupinách, nejstarší mail je ve skupině na konci. KONTAKTY Pro snazší zadávání mailových adres a pamatování si informací o svých kontaktech můžete využít funkci „Adresář“. Kontakty do adresáře můžete vkládat jak vlastní ručně, tak bývá Outlook napojený v rámci MS Exchange nebo SharePoint na podnikový adresář kontaktů. Přidávání položek do adresáře a jejich editace se provádí přes kontextové menu zprávy nebo přímou editací kontaktu v pohledu „Kontakty“. Při psaní nové zprávy funguje přidávání adres kliknutím na ikony „Komu“ a „Kopie“. V kontaktech lze vyhledávat podle různých kritérií, nejen podle jména kontaktu. Vyhledávání je ve stejném okně, jako přidávání a editace kontaktů. Přehledné zobrazení kontaktů včetně rozšířených možností práce s nimi, jako je například třídění do složek a přidávání kategorií, naleznete po přepnutí zobrazení položkou „Kontakty“ v levém spodním panelu. Tu určitě použijte, jestliže nemůžete nalézt kontakt v hledání v jiných pohledech. CRM (PRÁCE S DENÍKEM) Ke kontaktům vám Outlook eviduje automaticky různé statistiky a interakce. Některé se zobrazí například při psaní zprávy a prohlížení kontaktu, některé v tzv. deníku. Informace ke kontaktu se zobrazí po kliknutí na zprávu, ve které kontakt figuruje. Funguje to i při odesílání zprávy, je třeba kliknout ještě ve spodní části okna na obrázek kontaktu. Outlook 2013 výrazně omezil používání deníku, nicméně se k němu lze stále dostat klávesovou zkratkou CTRL-8. KALENDÁŘ Přepnutí Outlooku do kalendářového pohledu můžeme udělat jak kliknutím na položku „Kalendář“ v levém spodním panelu, tak kliknutím na nějaký den v kalendáři v pravém horním panelu. Po zobrazení tohoto pohledu můžeme zadávat dvojklikem na hodinu nebo označením více hodin schůzky. Tyto schůzky jsou po přepnutí do mailového pohledu vidět v pravém horním panelu pod kalendářem a signalizovány vyskočivším upozorněním definovaný čas před svým začátkem. Zobrazení kalendáře lze přepnout tak, aby byly vidět schůzky v jeden den, týden nebo měsíc.

42

Na schůzku můžeme někoho pozvat (ikonka „Pozvat účastníky“), můžeme se přitom podívat, jestli mají v té době volno (ikonka „Plánování“), můžeme si nastavit čas připomenutí schůzky a můžeme nastavit opakování události různými způsoby (ikonka „Opakování“). Tyto ikonky se nachází na kartě „Událost“.

43

SPAM Je nevyžádaná pošta, většinou reklama na nějaký výrobek nebo snaha vylákat peníze z důvěřivého adresáta. Znaky nebezpečného SPAMu:

Založená událost by měla mít předmět, místo konání a popis, aby všichni účastníci věděli, o co se jedná, a nemuseli dohledávat podrobnosti. K události se dají buďto opět přes kartu „Vložení“ nebo systémem „drag-and-drop“ přidávat přílohy ve formě různých souborů. Účastníci schůzky se přidávají výběrem z  adresáře nebo přímým zadáním mailové adresy. Rozlišuje se povinný a nepovinný účastník schůzky. Nakonec je třeba událost uložit a rozeslat pozvánky.

• Nabídka bezpracného výdělku, například za pomoc při převodu peněz

Jestliže je třeba schůzku pouze posunout na jiný den nebo o několik hodin, můžeme ji jednoduše přetáhnout myší z jednoho kalendářového políčka do druhého. Podržíme-li u toho CTRL, schůzka se zduplikuje. Detaily uložené schůzky je možno rychle upravit přes kartu „Schůzka“, která se objeví po kliknutí na konkrétní schůzku. Přes ikonu „Sledování“ na této kartě také můžete rychle zjistit, kteří pozvaní účastníci odpověděli na pozvání a s jakým výsledkem. Uloženou schůzku je možné zařadit do kategorií, stejně jako mailové zprávy.

• Špatná čeština

Pozve-li vás někdo na schůzku, přijde vám o tom upozornění do e-mailu, na které můžete nějak reagovat (v menu hned nad náhledem rozkliknuté zprávy). Buďto lze na takový e-mail odpovědět, nebo lze schůzku rovnou přijmout nebo odmítnout.

• Nabídka podezřele levného výrobku nebo služby • Nabídka drahého výrobku nebo služby

Nejlepší obrana proti SPAMu je ho smazat a nijak na něj nereagovat. Chodí-li vám SPAM z nějakého stálého zdroje, je možné tu zdrojovou adresu přesměrovat mailovým filtrem rovnou do koše nebo zablokovat. Blokace zprávy od uživatele se nejlépe provádí přes kontextové menu položkou „Nevyžádaná pošta“ (předposlední položka). Neotvírejte rovněž žádné přílohy, které vám se SPAMem přijdou, bývají v nich nepěkné viry. HOAX HOAX je také druh nevyžádané pošty, většinou ale přeposílaný neznalými kamarády. Znaky HOAXu: • Poplašná zpráva

Zobrazení úkolů v kalendáři Pod zobrazením kalendáře je seznam úkolů. Mohou být zobrazené buď ty, které mají být hotové v den, kdy jsou uvedené v kalendáři nebo naopak ty, které v daný den začínají. Přepnutí tohoto pohledu se dělá po kliknutí na tento panel úkolů pod kalendářem ikonou „Uspořádat podle“ na kartě „Seznam denních úkolů“, která se v tu chvíli objeví. Úkol lze kliknutím do úkolového pásu k příslušnému dni i rychle založit. ÚKOLY Úkolové zobrazení Outlooku dovoluje rozšířené přehledy úkolů, i jejich rychlé, přitom podrobné, založení nebo úpravy. Ikonami v menu „Aktuální zobrazení“ na pásu karet „Domů“ se přepíná hlavní přehled úkolů. Z něj si můžeme vybrat přehled, který zrovna potřebujeme. Poměrně zásadní je v tomto ohledu přehled „Zpožděné“. Všimněte si, že po kliknutí na panel úkolů vpravo dole se aktivuje karta „Seznam úkolů“, přes niž můžete úkoly upravovat.

• Paranoidní zpráva • Zpráva urgentně něco žádající a apelující na city Většinou má je to řetězová zpráva a končí stylem „přepošlete tento mail co největšímu množství kamarádů“. Nejlepší obranou je zkusit takový mail vyhledat v  databázi na www.hoax.cz a poslat nepoučenému kamarádovi a všem lidem v kopii původního mailu odkaz na výsledek. Podvržené zprávy Mailové zprávy mohou být něčím jiným, než na co na první pohled vypadají. Do pole „Od:“ (FROM) si může každý odesílatel, který ví, jak na to, napsat cokoliv. Jistotu, že vám mail posílá ta adresa, která je uvedený v poli Odesílatel (Od:), máte jen po prozkoumání hlaviček mailu. Toho v Outlooku docílíte tak, že dvakrát kliknete na mail, až se otevře v novém okně. Potom zvolíte kartu „Soubor“ a podíváte se na vlastnosti zprávy. Většinou zjistíte, že různé položky v hlavičce mailu neodpovídají zobrazené položce „Od:“. Na takové zprávy je rovněž nejlepší neodpovídat a neotevírat z nich žádné přílohy.

Úkol nemusíte vytvářet jen pro sebe, lze jím i někoho pověřit. Dělá se to tlačítkem „Přiřadit úkol“ na kartě „Domů“. Stejně jako událostem v kalendáři je možné úkolu přiřadit kategorii a opakování. TISK (DIÁŘ) Kromě tisknutí jednotlivých mailů je možné z Outlooku tisknout i přehled schůzek a úkolů. Tisku můžete dát různý formát a vytisknout si tak například diář na příští měsíc. Zobrazení diáře v tisku lze upravovat pod ikonkou „Možnosti tisku“ (karta „Soubor“, menu „Vytisknout“, tlačítko „Možnosti tisku“). BEZPEČNOST Všeobecně jsou bezpečnostní hrozby při používání Internetu probírané v tématu „Internet“. Při příležitosti používání Outlooku se zaměříme na SPAM a HOAX a podvržené zprávy.



/ PRAKTICKÁ ČÁST

Práce s elektronickou poštou 1. Vyměňte si se svým sousedem mailovou adresu a napište si vzájemně obchodní e-mail. V jakých složkách vidíte svůj a kolegův mail? 2. Odpovězte na kolegův mail, přiložte k  němu přílohu v PDF, označte ho jako vysoce důležitý a použijte automatický podpis. 3. Vytvořte poštovní složku „zákazník1“ jako podsložku Inboxu v „Outlook data file“ a zkopírujte do ní zprávy od kolegy.

44

45

4. Vložte poslední zprávu od kolegy do červené kategorie. 4.1. Nastavte této zprávě dnešní datum zpracování s připomenutím za půl hodiny.

4. Zjistěte, které úkoly jsou zpožděné a u kterých úkolů čekáte, až je vyřídí někdo jiný. 5. Zjistěte, jaké úkoly máte na tento týden.

5. Domluvte se s další dvojicí kolegů a navzájem si pošlete maily tak, aby jeden z vás byl v řádku „Komu“, druhý byl v řádku „Kopie“ a třetí v řádku „Skrytá kopie“. Popište, jak vidíte mail, když je vaše adresa v „Komu“ a „Kopie“ a jak vidíte mail, když je vaše adresa ve skryté kopii.



6. Vytvořte nový e-mail, ale místo poslání ho uložte a okno s vytvářením mailu zavřete. Kde najdete uložený e-mail?

1. Vytiskněte si diář na příští týden.

6.1. Co se stane s uloženým mailem, když ho upravíte a odešlete?

Tisk

2. Upravte tiskové rozložení tak, aby se tisknul jeden týden, byly v něm vidět události v kalendáři i úkoly s datem dokončení. Bezpečnost

7. Kde a jak můžete zjistit, co jste komu kdy posílali? Práce s kontakty 1. Přepněte se do pohledu „Kontakty“ a přidejte 3 své kolegy, se kterými jste již předtím spolupracovali, mezi své kontakty. 1.1. Vyplňte kromě jména a mailové adresy i údaje společnost, funkce a některá telefonní čísla. U dvou uveďte do políčka „Funkce“ položku klient. U každého vyplňte jinou společnost. 1.2. Vyzkoušejte, jak funguje vyhledávání v  pohledu „Kontakty“ a jak funguje vyhledávání při psaní nového e-mailu. Popište rozdíl. 2. Vytvořte skupinu kontaktů a dva ze svých uložených kontaktů se stejnou funkcí do ní vložte.

2.1. Přidejte navíc kontakt, který nemáte v adresáři.

3. Vytvořte nový e-mail s obchodní nabídkou adresovaný právě vytvořené skupině kontaktů. 4. Vytvořte několik různých záznamů v deníku k různým kontaktům. 4.1. Prohlédněte si deník, seřaďte kontakty podle firmy, vyhledejte některé uložené záznamy. Práce s kalendářem 1. Vytvořte si v kalendáři událost. 2. Vytvořte v kalendáři událost a pozvěte na ni svého kolegu. Kolega ať udělá to samé s vámi. 2.1. Prohlédněte si obě vytvořené události a zkuste přizvat třetího kolegu. Jaký je rozdíl mezi úpravami těch dvou schůzek?

2.2. Přijměte schůzku, na kterou vás pozval kolega.



2.3. Prohlédněte si stav vámi zorganizované schůzky. Zkontrolujte, že kolega odpověděl na pozvání.

3. Zařaďte nějakou schůzku do červené kategorie. Jak je vhodné pojmenovávat kategorie? Práce s úkoly 1. Přepněte se do zobrazení úkolů a vytvořte si jeden nový úkol v budoucnosti a jeden nový úkol v minulosti. 2. Vytvořte úkol kolegovi. 3. Jak se liší úkol, který jste dostali od kolegy od úkolu, který jste si sami zadali?

5.1. Přepněte se do pohledu „Kalendář“ a podívejte se na úkoly i v něm.

1. Zobrazte si detailní informace o hlavičce lektorem přeposlaného spamu. 2. Čím škodí HOAX? 3. Vytvořte e-mail s jinou odchozí adresou, než je vaše soukromá.

3.1. Prozkoumejte, jak takový mail vypadá v běžném zobrazení a pak i zobrazení jeho hlaviček.

47

/ TEORETICKÁ ČÁST



CO JE TO INTERNET? Prostředí s možností sledovat a publikovat informace, komunikovat s ostatními a sdílet a stahovat data. • informační a komerční webové stránky (informace pro zákazníky, informace od institucí, zpravodajství, osobní postřehy různých lidí, výukové materiály, recenze,…) • soubory (dokumenty, formuláře, média, offline aplikace,…) • aplikace, nástroje (komunikace - sociální sítě a maily, vyhledávače, Wolfram, kalkulačky, hry, diskusní fóra,…) Všechny tyto věci se nalézají na počítačích v síti, kterým se říká servery (serve = sloužit, poskytovat službu). Každý server má svoji adresu, pod kterou si ho můžeme pamatovat. Většinou začíná www (ale není to podmínka), pak má svůj název (např. seznam) a nakonec národní doménu (např. cz). Části adresy se oddělují tečkami (např. www.seznam.cz). K informacím na adrese se dostaneme přes aplikaci, které se říká webový prohlížeč.

ČÁST 5 VYUŽITÍ MOŽNOSTÍ INTERNETU

PŘÍSTUP K OBSAHU A SLUŽBÁM INTERNETU WEBOVÉ PROHLÍŽEČE V současné době existují tři nejvíce používané internetové prohlížeče. Mozilla Firefox, Google Chrome a Microsoft Internet Explorer. V základním tvaru fungují základně, dají se rozšířit o tzv. “pluginy”. Některé pluginy jsou naprosto zásadní a velmi pomáhají při práci s prohlížečem. Například: myší gesta, slovníky, synchronizace záložek, flash player. V mobilních zařízeních (chytré telefony a tablety) existují ještě další prohlížeče, které fungují víceméně podobně, jako v PC a notebooku. MAIL I když máme různé sociální sítě a nástroje pro komunikaci, stále se v nezanedbatelné míře používá i mailová komunikace. K mailu se dostaneme buďto přes webový nástroj (gmail.com, seznam.cz, outlook.cz) nebo nastavením stažené aplikace. Zaměstnavatel, nebo soukromý poskytovatel mailu má většinou někde popis toho, jak se mailovým programem připojit k poštovnímu serveru. Široce rozšířenými nástroji jsou Microsoft Outlook a Mozilla Thunderbird. SÍŤ Kromě programů pro brouzdání na webu a posílání mailů, potřebujeme ještě připojení k síti. Můžeme použít buďto bezdrátovou síť (wifi, mobil) nebo drátovou. Pozor, spousta zařízení nemá konektor pro drát a tak se dají připojit pouze bezdrátově. CO TO JE A JAK SE S TÍM PRACUJE? Dělení do kategorií není nikdy striktní, spousta nástrojů a služeb jsou zároveň informační stránky a lze z nich stáhnout nějaké dokumenty. A naopak. Informace je v podstatě nástroj :-)

48

49

WEBOVÉ STRÁNKY INFORMAČNÍ WEBOVÉ STRÁNKY • zpravodajské a odborné servery, magazíny, například: novinky.cz, idnes.cz, svethardware.cz, osel.cz, modnipeklo.cz, … • stránky firem a obchodů, například: alza.cz, kasa.cz, okna-plzen.cz, adrop.cz, … • služby a recenze, například: dtest.cz, heureka.cz, nejremeslnici.cz, srovnávače pojistného, … • stránky institucí, například: cnb.cz, mvcr.cz, plzen.eu,… Mají hodnotu zejména při hledání informací jako například otevírací hodiny, přehled zpráv z různých oborů, nakupování zboží, recenze a hodnocení zboží, recenze a hodnocení firem, akce na víkend, výuka a nápověda k programům (i video), … SOUBORY (DOKUMENTY) Často potřebujeme napsat nějaký formalizovaný dokument (formulář), například předávací protokoly, reklamace, žádost. Z internetu lze stáhnout spoustu předpřipravených materiálů, do nichž stačí doplnit jen aktuální údaje. Tyto dokumenty se dají najít jednak například na stránkách příslušných úřadů nebo nápomocných webů (dtest.cz), ale i na různých odborných fórech přes vyhledávací službu. Pro různé pracovní potřeby lze také stáhnout nejrůznější programy, spousta z nich je i bezplatně k použití. Tyto programy lze po stažení a uložení nainstalovat do používaného počítače. Nemáme-li práva instalovat programy, můžeme použít aplikace z balíku PortableApps. Ty se nemusí instalovat s administrátorskými právy. APLIKACE, NÁSTROJE Kromě programů, které lze z webu stáhnout a nainstalovat, dnes existuje řada programů, které jsou přístupné rovnou přes webový prohlížeč. Více funkcí ale mají většinou programy, které se musí instalovat. VYHLEDÁVACÍ SLUŽBY Pro různé příležitosti. Třeba k vyhledávání souborů, aplikací, informací, statistických dat, … Důležité vyhledávače jsou google.com, seznam.cz. Seznam.cz je i katalog (obdoba zlatých stránek). Existují i specializované vyhledávače, například slunecnice.cz. Google umí i rozpoznávání obrázků a vyhledávání podle takto rozpoznané informace. NÁSTROJE Existuje bezpočet nástrojů pro různé příležitosti. • Kancelář - Google drive, Office 365 • kalkulačky - daně, pojištění, převod měn, matematika a statistika, … • “kecálky” a komunikace - existuje spousta programů i webových aplikací, přes které si můžeme s někým promluvit. Jejich použitím se dá šetřit za volání a SMS, například: Skype, ICQ, Facebook, Google hangouts, ICQ, appear.in (videokonference pro 8 lidí) • e-maily: gmail.com, seznam.cz, outlook.com

• matematika a statistika: wolframalpha.com • srovnávací nástroje: znamylekar.cz, nejremeslnici.cz, heureka.cz • výuka a média: inpics.net, youtube.com (Khan Academy a jiné výukové kanály) • blogy: blogspot.com, idnes.cz BEZPEČNOST A OCHRANA SOUKROMÍ Při pohybování se na internetu jsme terčem různých legálních i nelegálních záškodníků. Legální je například zpracovávání statistik z našeho brouzdání po webu různými marketingovými odděleními firem a na základě toho cílení reklamy na naše zvyky a potřeby. Nelegální je podloudné získávání různých údajů a pronikání skrz používané technologie do našich elektronických zařízení. Nikdy nikomu nesdělujte své přihlašovací údaje kamkoliv, nemá na to právo! Pozor na reklamy na různou zábavu, zejména na porno nebo lehké vydělání peněz. RŮZNÉ DRUHY ÚTOKŮ • Spam - do čím víc služeb se registrujeme a dáme tak z ruky svůj mail, tím více nám bude choditrůzných polovyžádaných nebo nevyžádaných mailů. Setkáme se s ním hlavně v mailu. Webové mailové aplikace ho detekují samy, občas ale špatně. Dá se na něj nastavit i speciální mailový filtr, když už je ho moc. • Phishing - většinou se k nám dostane skrze mail nebo reklamu. NIKDY nikomu neposkytujte své přihlašovací údaje a VŽDY dávejte pozor, na které stránce se právě nacházíte. Dobré je uložit si adresy bankovních aplikací do záložek. • Viry - nakazit se můžeme z nebezpečných nebo nezabezpečených webových stránek. Čím zábavnější nebo nelegálnější obsah je (hry, porno, nelegální video, nelegální aplikace, …), tím je větší riziko nakažení se. Sice se lze chránit antivirem, ale lepší je prevence, například používat jen legální software. • Ukradení hesla - nezabezpečené wifi sítě spolu s nezabezpečenými službami – používat zabezpečené wifi (ne s otevřeným přístupem) a https a SSL všude, kde to jen jde. Nezabezpečenou síť poznám ve Windows už podle ikonky se žlutým vykřičníkem ve žlutém štítu. Nezabezpečené nebo nedůvěryhodné stránky se poznají podle grafiky v adresním řádku a upozorňovací stránkou. Každý prohlížeč to ale řeší jinak. Proti ukradení hesla je dobré používat vícefázové zabezpečení. • Hoax – ne všechny urgentní a poplašné zprávy jsou pravdivé. Popis viz www.hoax.cz. Většinou se k nám dostane skrz e-mail nebo sociální sítě.

50

51

9. Uveďte alespoň dva příklady aplikací (i webových) pro mail, kancelář, komunikaci (audio, video, text). Vyzkoušejte si spojení přes službu appear.in.



/ PRAKTICKÁ ČÁST

Seznámení se s prostředím Internetu 1. Spusťte nějaký program pro procházení webových stránek. Jaké programy znáte?

10. Najděte optimální trasu pro projetí měst Chotěboř, Poděbrady, Pelhřimov, Hradec Králové a Sedlec – Prčice, přičemž budete vyjíždět z Prahy a zase se do ní vracet. 11. Spočítejte, kolik by mohlo stát povinné ručení za vozidlo značky Ford Focus do objemu 1850ccm, rok výroby 2009 v okrese České Budějovice. Kolik je aktuálně střední hodnota v korunách za 380€?

2. Spusťte nějaký program pro čtení pošty. Jaké programy znáte? K čemu se používají? 3. Přepněte se do webového prohlížeče, zadejte adresu google.com a stiskněte ENTER. Všimněte si, co se s adresou stalo a co vám stránka zobrazuje v horním pruhu. Co jsou to cookies? 3.1. Nastavte si google.com jako domovskou stránku. 3.2. Zadejte do vyhledávání heslo „pdf soubor“. Zmáčkněte kombinaci kláves CTRL-F a zadejte „vnitra“ bez uvozovek. Stáhněte nalezený soubor do složky „Dokumenty“ a otevřete ho. Na které stránce se poprvé v dokumentu nalézá slovo „plynovodu“? 3.3. Zadejte do vyhledávání heslo „tapeta“ a klikněte na odkaz „obrázky“. Uložte si nějaký obrázek do složky „Obrázky“ a potom ho nastavte jako obrázek plochy. 4. Co je to odkaz a kde se s ním můžeme setkat? Nejen v prostředí internetu… 4.1. VYTVOŘTE ODKAZ NA STAŽENÝ PDF SOUBOR NA PLOŠE WINDOWS. 5. Uložte si do záložek stránku www.seznam.cz. Připněte tuto záložku na hlavní panel. 5.1. Přidejte si do záložek ještě firmy.seznam.cz, mapy.cz a youtube.com. Roztřiďte je do složek záložek „Práce“ a „Zábava“. Přehled různých druhů webových stránek a nástrojů 1. Uveďte alespoň dva obecné vyhledávací servery. Najděte otevírací dobu ZOO v Pardubicích. 2. Co je to internetový obchod, jak se v něm dá nakupovat a jak se doručuje zboží? 3. Uveďte alespoň tři příklady webové služby s recenzemi (zboží, firem, osob,…). Najděte nejlevnější kontaktní čočky na českém trhu. 4. Uveďte alespoň tři příklady stránek institucí. Najděte seznam zakázaných léků ve Spojených Arabských Emirátech na stránkách ministerstva zahraničí. 5. Najděte přes Google podobné obrázky k obrázku „Tučňáci.jpg“, který je jako výchozí příklad ve složce „Obrázky“. 6. Najděte přes Google heslo „savana“ tak, aby se nezobrazily žádné odkazy vedoucí na „webhosting“ nebo „webmail“. 7. Najděte přes Google heslo „Kolik má želva nohou“ bez uvozovek i s nimi. Jak se změnil výsledek vyhledávání? 8. Znáte nějaký online matematický a statistický nástroj? Najděte, kolik má zaměstnanců firma IBM a jaký je výnos z jejích akcií.

BEZPEČNOST NA INTERNETU 1. Jaké jsou klady a zápory používání cookies? Dá se proti nim nějak jednoduše bránit? 2. Jak se liší spam, hoax a phishing? 3. Přejděte na stránku https://example.com/. Jak se pozná zabezpečené spojení k webové stránce? 3.1. Kdy alespoň trošku znamená šifrované spojení i důvěryhodné? 3.2. Proč je potřeba důvěryhodnost a nestačí jen šifrování? 4. Otevřete menu s dostupnými Wi-Fi sítěmi. Jak ve Windows poznám zabezpečenou Wi-Fi síť? Na co si musím dát pozor při použití nezabezpečené sítě?

POZNÁMKY:

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

www.bti-plzen.cz

INTERAKTIVNĚ EFEKTIVNĚ KVALITNĚ