VvE Croonstaete Mijdrecht
Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 02-06-2015 Aanwezigen: (zie presentielijst) Aanwezige bestuursleden: Voorzitter
Kees Bakker
Penningmeester
Ruud Bakker
Technisch bestuurslid Huib Verburg Secretaris
Remco Hopman
Algemeen bestuurslid
Bianca van Rossum
Agenda 1.
Opening
2.
Terugblik afgelopen jaar
3.
Financiële situatie
4.
Servicekosten en begroting 2015
5.
Meerjarenplanning
6.
Dechargeverlening
7.
Stand van zaken Van Kooten en Bertrams Vastgoed
8.
Maximale uitgaven bestuur zonder ALV toestemming
9.
Doorlopende machtiging bestuur om incassokosten te maken
10.
Overige mededelingen
11.
Modernisering
12.
Ingezonden vragen
13.
Plaatsen rolluiken - STEMPUNT
14.
Rondvraag
15.
Afsluiting
1
Opening
Om 19.30 uur opent voorzitter Kees Bakker de vergadering en heet de aanwezigen welkom. Kees geeft aan te willen beginnen met de agendapunten. 2
Terugblik afgelopen jaar
Huib geeft aan dat het binnenplein en de overkappingen zijn schoongemaakt met een hogedrukreiniger en dat er nieuwe kapjes zijn geplaatst op verlichting bij de voordeuren. Tevens geeft hij aan dat we dit jaar veel last hadden van vandalisme, zoals: meerdere storingen van de schuifdeuren, trapverlichting kapot gemaakt in het openbare trappenhuis, glasschade op de begane grond achter de grote lift, schade bellenbord, nooduitgang garagedeur -1 2x opnieuw moeten afstellen, eieren op het pand van Xenos verwijderd, etensresten op de trap en op muren/hekjes, etc. en uiteraard weer graffiti verwijderd. Huib vraagt de aanwezigen de vandalen hierop aan te spreken indien zij hier getuigen van zijn. VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht 3
Financiële situatie
Kees geeft uitleg over de bankrekeningen. De situatie is als volgt: 31-12-2013
31-12-2014
Rente
€ 0,-
€ 50,000,-
0,9% rente
Rabobank Rabo Doelreserveren Rabo Deposito sparen 5 jaar vast
€ 0,-
€ 50.000,-
2,1% rente
Rabo Rekening Courant
€ 0,-
€
0,0% rente
339,-
ABN AMRO ABN Vermogensspaarrekening
€ 0,-
€ 100.000,-
1,25% rente
ABN Direct Kwartaalsparen
€ 200.000,-
€ 75.000,-
1,0% rente
ABN Rekening Courant
€
€
0,0% rente
7.758,-
€ 207.758,-
14,-
€ 275.339,-
Kees sluit af te vermelden dat de liquide middelen aardig zijn gestegen in het afgelopen jaar. Naar € 275.339,4
Servicekosten en begroting 2015
Begroting Kees geeft aan dat de begroting van 2015 t.o.v. 2014 weinig is veranderd. Alleen in de volgende reserveringen zijn aanpassingen gedaan: - Binnenplein verhoogd van € 0,- in 2014 naar € 600,- in 2015 Remco licht toe: De bloembakken moeten vervangen worden, hier was geen reservering voor, vandaar nu opgenomen in de reserveringen. - Kozijnen en deuren bewoners van € 0,- in 2014 naar € 5.000,- in 2015. De hardhouten kozijnen moeten eigenlijk na 30 jaar vervangen worden, dat is over 15 jaar. Zal in praktijk wel iets langer duren voordat ze vervangen moeten worden, maar aangezien hier geen reserveringen voor waren, nu hier mee begonnen. - Lift klein huiseigenaren reparaties van € 0,- in 2014 naar € 600,- in 2015. Het geld voor reparaties kwam tot nu toe elke keer uit de reserveringen. Hierdoor sparen we niet voldoende om in 2025 (delen van) de lift te kunnen vervangen. Daarom in 2015 een aparte post aangemaakt om reparaties te kunnen betalen. Post zal in 2016 verhoogd worden. - Lift winkels 4-stops van € 4.000,- in 2014 verhoogd naar € 5.500 in 2015 - Rol en schuifdeuren van € 1.100 in 2014 verhoogd naar 3.500,- in 2015 Servicekosten De hoogte van de servicekosten waren 1 januari al bekend. De hierboven genoemde reserveringen zijn hier al in meegenomen. In december 2015 zullen de nieuwe servicekosten voor 2016 bekend gemaakt worden. Evenals vorig jaar kan dan ook de begroting 2016 dan per e-mail worden opgevraagd, deze zal in de vergadering 2016 worden voorgelegd aan de leden.
VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht
5
Meerjarenplanning
In 2015 zal er groot schilderwerk plaats vinden. Al het schilderwerk zal worden gedaan: de liggende en staande delen van alle kozijnen aan de buitenkant, voordeuren aan de binnen- en buitenkant, trappenhuizen van binnen, deuren binnenplein, binnenkant plafond balkons en het witten van de plafonds. Ook zullen de TL bakken op -1 en -2 worden vervangen door LED verlichting. Het energieverbruik van de TL bakken wordt naar verwachting 2/3 minder. Mevrouw Gille (#4) vraagt of er ook zone verlichting komt, zodat het licht alleen aangaat als je in de zone bent en daarna automatisch uitgaat. Het bestuur heeft dit ook opgenomen in de offerte aanvraag en gaat kijken of dit rendabel is. Plantenbakken binnenplein en picknicktafels plaatsen, hier komen we later in de vergadering nog op terug. De balkonhekken dienen ooit opnieuw gecoat te worden, hier wordt niet voor gereserveerd, dus deze post zal voor de bewoners aangemaakt worden per 01-01-2016. Het bestuur gaat hier dit jaar offertes voor opvragen, ook moet de logistieke vorm goed bekeken worden. Er mogen namelijk geen hekken weggehaald worden zonder dat er noodhekken geplaatst worden ivm de veiligheid. Het bestuur gaat kijken hoe we dit het beste en voordelig mogelijk kunnen aanpakken. De reserveringspost voor de sprinklerinstallatie (post 11 en post 19) staan negatief. Deze zullen dan ook verhoogd worden in 2016. 6
Dechargeverlening
Kees geeft aan dat de boekhouding van 2014 is gecontroleerd door de kascommissie. Dit
is
gebeurd door Mevr. Elenbaas (#59). Er waren geen op of aanmerkingen. Er wordt gevraagd of er iemand zich wil aanmelden voor de kascommissie voor boekjaar 2015. Dhr. Samson (#57) meldt zich aan om de kascommissie voor boekjaar 2015 te doen. Kees vraagt aan de aanwezige leden decharge te verlenen voor het gevoerde beleid. Er komen geen opmerkingen van de leden. 7
Situatie Van Kooten en Bertrams Vastgoed
Kees geeft aan dat de afgesproken betalingsregeling van augustus 2013 tot op heden strikt wordt nagekomen. En dat het naar verwachting medio september 2015 afgerond zal zijn. In de regeling zijn 5% rente en incassokosten verwerkt. De achterstand per 31-12-2013 was € 31.995,- de achterstand op 31-12-2014 was € 9.671,8
Machtiging bestuur tot uitgaven.
Het bestuur heeft een doorlopende machtiging, om bedragen tot € 7.500 uit te geven, aan onderhoud en/of servicecontracten, zonder dat hiervoor een ALV uitgeschreven hoeft te worden. Zoals opgenomen in de AVL 2014 is dit puur een mededeling en hoeft er niet meer VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht voor gestemd te worden. Kees vraagt of iemand hier toch bezwaar tegen heeft, niemand heeft bezwaar. Remco licht toe waar dit mandaat in 2014 voor is gebruikt: - Reparatie sprinkler installatie t.h.v. € 4.340,17 (totaal in 2014) - Reparatie grote liften t.h.v. € 2.971,59 (totaal in 2014) - Reparatie kleine lift t.h.v. € 9.924,50 (totaal in 2014) Dhr. Hoogterp (#81) vraagt of gezien de kosten van de reparatie van de kleine lift, deze niet beter nu al vervangen kan worden. Huib legt uit dat als er een nieuwe lift komt de onderdelen die nu vervangen worden straks behouden kunnen worden. 9
Machtiging bestuur incassokosten
Het bestuur heeft een doorlopende machtiging van de leden om incassokosten (gerechtelijke dan wel niet gerechtelijke) te mogen maken tegen wanbetalers, met terugwerkende kracht. Dit omdat het bestuur de voorkeur heeft voor een gespecialiseerde advocaat t.o.v. een rechtsbijstand advocaat. Zoals opgenomen in de notulen van de AVL 2014 is dit nu een mededeling. Kees vraagt of er toch iemand bezwaar heeft, niemand heeft bezwaar. Ruud geeft nog even aan dat er het afgelopen jaar geen extra kosten zijn gemaakt en dat er netjes wordt betaald door de leden. 10 Overige mededelingen Energie Het energie contract met Eneco was opgezegd en opnieuw afgesloten via een energiemakelaar. De verwachtte besparing voor 2014 was € 1.500,- echter in de praktijk blijkt dit maar liefst € 4.000,- te zijn. Dus ook voor 2015 hebben we weer een nieuw contract met Eneco via de energiemakelaar afgesloten met een voordeliger tarief, dit keer hebben we dit voor 3-jaar vastgezet. Glaslekkage dubbelglas Er bleek onduidelijkheid omtrent de vergoeding van glaslekkage. In 2009 is er schriftelijk gestemd. Bewoners dienen zelf de kosten te betalen die gepaard gaan met vervangen van dubbel glas. Remco geeft aan dat hij zijn ramen uit voorzorg gaat vervangen, deze gaan namelijk eigenlijk maar 10 jaar mee. De kosten zijn ongeveer € 100,- per m2 en de isolatie is dan ook beter. Remco geeft aan dit te doen voordat de schilder komt, zodat hij deze goed kan dichtkitten en direct daarna het schilderwerk kan doen. Zijn er meer bewoners met interesse? Dan kunnen we dit combineren en de kosten van de hoogwerker delen. Remco zal een brief maken wanneer de schilder komt en vragen of er bewoners zijn die dit ook willen doen om ze te kunnen combineren. Planning voor het schilderen is in de zomer van 2015. Grofvuil Grofvuil kunt u tijdelijk plaatsen in het daarvoor bestemde hok. Vraag sleutel bij Huib (#45) of Remco (#75).
VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht Koopzondagen Vanaf 31 mei mogen de winkeliers zelf bepalen op zij hun winkel openen op zondag of niet. De Albert Heijn heeft aangegeven iedere zondag open te willen zijn van 12:00 tot 19:00. De parkeergarage zal dan ook open zijn. Extra kosten zoals: stroom, licht, schoonmaak zijn voor de winkeleigenaren. Gebruik parkeergarage -1 Het is niet toegestaan om de parkeergarage te gebruiken voor privé doeleinden. Deze parkeergarage is bedoeld voor winkelend publiek. Bewoners kunnen wel een ontheffing krijgen om in de blauwe zone buiten te parkeren. De politie weet van deze afspraak en controleert hierop. 11 Modernisering Kleurstelling gebouw / schilderwerk We hebben vorig jaar een voorstel gedaan om de lichtgele delen te veranderen in antraciet. Sigma Coatings heeft een expert langs gestuurd en die adviseerde dat dit wel mogelijk is maar dat de onderhoudskosten dan wel significant hoger worden. Antraciet bevat meer pigment dan geel of wit en heeft dus meer onderhoud nodig. Waar nu iedere 3 jaar alleen de liggende delen worden geschilderd moet dan iedere 3 jaar het hele kozijn geschilderd worden ivm verkleuring. Het bestuur lijkt het dan ook beter om voorlopig de huidige kleurstelling te behouden. Deze zomer alles opnieuw geschilderd, dit zal dan in huidige kleur zijn. Er is nieuwe verf die 7 jaar goed blijft, inclusief garantie van Sigma Coatings. Voorwaarde is wel dat de ramen en kozijnen schoongemaakt worden. Zij geven aan dat dit dan 1x per maand schoon gemaakt moet worden, wij denken dat 1x per 2 maanden voldoende is. Dhr. Samson (#57) vraagt of deze verf veel duurder is dan de huidige verf. Huib geeft aan dat de kosten nagenoeg gelijk zijn. Dhr. Hoogterp (#81) en Dhr. Koo (#60) vragen of er geen alternatief voor antraciet is. Huib geeft aan dat ivm het pigment alleen heel licht grijs een alternatief is. De glazenwasser kan alle ramen en kozijnen meenemen (ook voor de ramen die de bewoners nu zelf moeten schoonmaken) de kosten hiervoor zijn € 500,- per keer. Voor 6x per jaar komt dit dus op € 3.000,- Mevr. Korver (#68) geeft aan dat glazenwasser nu ook niet alle kozijnen schoonmaakt. Ook Mevr. Gille (#4) geeft aan dat het niet altijd goed schoon wordt gemaakt. Huib heeft deze klacht niet eerder gehoord. Hij zal dit even met de glazenwasser opnemen. De zaal geeft aan dat de kosten wel hoog zijn en er wordt besloten dat de bewoners zelf de ramen en kozijnen schoonhouden en dat de glazenwasser alleen de ramen/kozijnen blijft doen die hij tot op heden ook schoonhoudt. Mevr. Gille (#4) stelt voor dat op het moment dat alle kozijnen en deuren vervangen moeten worden we dan voor een andere kleur kiezen. Remco geeft aan dat ook een deel van de balkons geel zijn en dat de balkons over 7 jaar een nieuwe coating nodig hebben. Ook dan zal er weer groot schilderwerk gedaan moeten worden en dat we op dat moment naar een alternatief kijken voor de lichtgele kleur. De zaal is hiermee akkoord.
VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht Plantenbakken De plantenbakken op het binnenplein zijn na 8 jaar volledig verrot en deze moeten vervangen worden. De huidige bakken kosten € 250 per stuk en er staan er 14. Het bestuur heeft besloten dat we deze vervangen voor kunststofbakken in donkergrijs. Deze kosten € 300,- per stuk en we zullen er totaal 10 plaatsen. Hiervan worden er 4 gevuld met een palmboom en 6 met gras van 2 meter hoog. Ook zal er een automatisch watergeefsysteem worden geïnstalleerd. De kosten hiervoor zijn € 250,-. Mevr. Gille (#4) vraagt wat er met de oude planten gebeurt, Huib geeft aan dat deze weggegooid worden. Mevr. Gille geeft aan dat zij o.a. graag de Buxus zou willen hebben voor op het plein bij haar voor de deur. Huib geeft aan dat dat zeker mag en ze bij hem langs kan komen om aan te geven welke planten ze graag zou willen hebben. Picknicktafels De huidige ronde bankjes om de lampen zijn niet handig en niet gezellig, je zit met rug naar elkaar toe. Het bestuur zou graag picknicktafels plaatsen. 2 picknicktafels (8-persoons) precies tussen de lampjes in met daar de planten naast en een kinderpicknicktafel (4-persoons). De totale kosten voor de tafels zijn € 1.233,-. De tafels zullen volgende week geplaatst worden. Deurmeldinstallatie Regelmatig krijgt het bestuur de vraag of we geen beeld kunnen krijgen bij de deurmelders. Het bestuur heeft hier naar gekeken en dit is mogelijk, kosten daarvoor zijn 21.000 euro. Reeds opgenomen in de reserveringen, huidige stand €19.489,- eind 2015 zit er € 20.489,- in de pot. We hebben nu dusdanig oude installatie dat het moeilijk is om de huidige toestellen te vervangen. Het systeem kan aangesloten worden op de huidige bedrading. Dhr. Koo (#60) geeft aan dat hij een mogelijk alternatief heeft, die stukken goedkoper is en werkt op het GSM systeem. Er is dan geen bedrading nodig en de oproep van de deurbel gaat direct naar je mobiele of vaste telefoon. De kosten voor het systeem zijn € 1.700,- + de kosten voor het inbouwen, deze zijn geschat op 4 tot 8 uur. Daarnaast zullen er € 72,- per maand vaste kosten zijn. Dhr. Koo gaat navragen waar dit systeem al gebruikt wordt, zodat het bestuur kan gaan kijken en kan onderzoeken of dit handig is. Een aantal bewoners geeft aan dat dit voor de jonge generatie handig kan zijn, maar zij niet altijd hun telefoon bij de hand hebben. Het bestuur zal de nieuwe mogelijkheid gaan onderzoeken, de beslissing hierover zal daarom verschoven worden naar volgend jaar. Elektrische deurdrangers Er zijn vragen gekomen voor elektrische deurdrangers/openers. Het bestuur heeft een offerte opgevraagd om dit systeem te plaatsen op de pleindeur +1. Dit is de deur bij de grote liften omdat deze deur regelmatig gebruikt wordt door winkelwagentjes., kinderwagens, etc. en hier de meeste huizen van de vereniging gebruik van kunnen maken. De kosten voor deze ene deur zijn € 2.377,- . Er is overleg in de zaal. Er wordt besloten dat we gaan sparen voor elektrische drangers, echter schaffen we 1 exemplaar per keer aan zodat we in de loop der jaren volledig elektrisch zijn en iedere bewoner naar zijn auto kan zonder een zware deur te hoeven bedienen. De eerste dranger zal dan dit jaar/begin volgend jaar worden aangeschaft.
VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht Website Bianca heeft een opzet voor een website gemaakt. Deze wordt gebruikt voor algemene informatie, de jaar agenda, huizen die te koop staan en een knop ‘meld een reparatie/probleem’. Als leden ideeën hebben wat er nog meer op moet komen, stuur deze dan naar Bianca (
[email protected]). Remco en Bianca zullen dan de website verder maken en online plaatsen. De kosten hiervoor zijn € 50,- per jaar. De zaal geeft de kosten akkoord. 12
Ingezonden vragen
Er zijn geen extra ingezonden vragen. 13
Stempunt
Rolluiken Momenteel is het niet toegestaan een rolluik te plaatsen aan de buitenkant van de ramen. De reden hiervoor is dat dit is opgenomen in de statuten. Er zijn echter 4 woningen, te weten #55, #59, #60 en #61, die een raam aan de zijkant hebben waar een rolluik weinig zal veranderen aan het aanzicht van het pand. Er is een verzoek gekomen om voor deze woningen een uitzondering te maken. Er volgt een stemming over dit punt in de zaal. Uitslag: 194 stemmen voor / 0 stemmen tegen Van de totaal 270 stemmen. Wel geeft het bestuur mee dat de kleurstelling RAL 9001 moet zijn. En dat de toestemming expliciet voor deze woningen en deze plekken geldt. Op ramen aan de buitenzijde en het binnenplein is het niet toegestaan om rolluiken te plaatsen. 14
Rondvraag
Mevrouw Gille (#4): Bij huisnummers 4, 6 en 8 liggen 30x30 cm stoeptegels. Zij vraagt of het mogelijk is dat wanneer het binnenplein aangepakt wordt er daar ook grote mooiere tegels zoals op het binnenplein worden geplaatst. Het bestuur gaat hier naar kijken. Dhr. Samson (#57) vraag of het klopt dat de € 50.000 op de Deposito rekening niet vrij beschikbaar is. Kees geeft aan dat dit inderdaad niet vrij opneembaar is en voor 5 jaar is vastgezet ivm een hogere rente. Bij opname voor 26-02-2019 is er een opnameboete verschuldigd. Dhr. Samson (#57) geeft aan dat tegenover zijn berging, een voorwerp is geplaatst die er al geruime tijd staat. Dit is niet veilig/handig. Huib zal hier een briefje opplakken en na de toegestane tijd dit verwijderen. 15
Afsluiting
Om iets over 21.00 uur zijn alle punten behandeld en wordt de vergadering gesloten. De VVE Croonstaete 24-09-2014
VvE Croonstaete Mijdrecht voorzitter bedankt alle aanwezigen voor hun getoonde interesse en voor de komst.
VVE Croonstaete 24-09-2014
