HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Notulen van de Algemene Leden Vergadering van Hockey Vereniging Mijdrecht, gehouden op 25 juni 2014 in het clubhuis, Proostdijstraat 41 te Mijdrecht. Bestuur: Aanwezig zijn Aletta Snijder (voorzitter), Remco Geerling (secretaris), Peter de Lange (penningmeester), Dennis de Jong (vicevoorzitter) en Niek de Kloet (algemene zaken). Daarnaast zijn er nog 39 leden aanwezig (zie presentielijst). Er is bericht van verhindering (schriftelijk dan wel mondeling) ontvangen van: Christiaan v. Neck, René Savelsbergh, Wouter Pinckaers en Jenny Zonneveld. Marcel Buijink is stem gemachtigd door Wouter Pinckaers.

Agenda: 1. Opening: Aletta opent de vergadering om 20:00 uur en heet iedereen hartelijk welkom, met de vraag aan alle aanwezigen of zij de presentielijst hebben getekend en de opmerking dat het jammer is dat de opkomst laag is. Terugblik op afgelopen seizoen – Sportief: ·Senioren: Een vijftal senior teams (1 heren Vet team is gestopt) heeft deelgenomen aan de competitie: ·Heren 1, Dames 1, Jong Dames 1, Heren A, en Dames A. Dames 1 kreeg halverwege het seizoen een nieuwe coach/trainer Paul Postema. Paul heeft onze meiden een stuk verder heeft gebracht op het veld, met als eindresultaat een play-off en promotie naar de 3e klasse. Jong Dames 1 heeft een zwaar jaar gehad. Met 7 meiden en heel veel invallers hebben ze zich onder leiding van Johan Peper door het jaar heen geslagen. Heren 1 heeft na een wonderstart in de Derde klasse (6 uit 6) een geweldige 3 plaats bemachtigd. Een top prestatie, mede door een aantal goede nieuwe instromers. Dames Veteranen zijn uiteindelijk netjes op de 5e plaats geëindigd. Heren Veteranen A heeft degradatie kunnen voorkomen. ABC-jeugd Dit jaar 5 jongensteams en 9 meisjesteams. In deze groep hebben JA1, JB1, MB1 en MC1 subtop klasse gespeeld en 4 teams 1e klasse: MA1, MB2, JB2 en JC1. JA1 heeft een mooi resultaat neergezet in de subtopklasse. JB1 heeft zich eveneens goed ontwikkeld in de subtopklasse, JB2 heeft het moeilijk gehad maar hebben in de 1e klasse veel geleerd. JC1 in de 1e klasse heeft goed gepresteerd. JC2 is mede door inzet van gemotiveerde ouders zeker geslaagd. Meiden A1 hebben een goed jaar gespeeld en zijn 3e geëindigd in de 1e klasse. MA2 is kampioen geworden in de 3e klasse en MB1 is kampioen geworden van de subtop A. Meiden B2, B3 en B4 hebben allen een goed seizoen gespeeld in resp. de 1e, 2e en 3e klasse en zijn allen in de middenmoot geëindigd. In de MC lijn ( 4 teams) heeft het seizoen 1 kampioen opgeleverd, MC4 in de 3 klasse. Ook dit jaar heeft de C1 de gehele competitie weer sub topklasse gespeeld. Ook C2 en C3 hebben een prima en leuk seizoen gehad. DEF-jeugd Bij de jongens is gestart met 2 J-D teams en J8D1. JD1 is kampioen geworden in de subtop klasse. Met veel plezier is er gehockeyd in de E en F teams bij de Jongens en zien we veel vooruitgang. In de Meisjes D lijn zijn we het seizoen gestart met 3 elftallen en 1 M8D team. De MD1 heeft het hele seizoen prima gepresteerd in de sub topklasse. Maar ook de MD2 en de MD3 hebben een goed jaar achter de rug. Ook zijn er dit jaar op meerdere zondagen van het seizoen onderlinge wedstrijdjes georganiseerd voor de allerjongsten, de Funkey’s.

Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 1 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Zaalhockey HVM heeft met niet minder dan 28 teams in de zaalhockeycompetitie gespeeld. Voor het eerst deed Dames A mee aan de competitie, Heren 2 werd in het leven geroepen. We hebben een goed zaalseizoen gehad. Heren 2, JB2, JC1 en JD1 werden kampioen in hun poule. Dames 2 eindigde als tweede in de 1e klasse en heeft promotie verdiend via de nacompetitie naar de reserve overgangsklasse volgend seizoen. Nieuw dit jaar was het aanbieden van zaalhockey voor mini’s in januari en februari. Onder de deskundige leiding van Claudia Röling en haar assistenten hebben zo’n 60 kinderen op de woensdagmiddag in groepjes training in de zaal gehad. Dit werd feestelijk afgesloten aan het einde van de voorjaarsvakantie met een toernooitje in De Phoenix, en was een groot succes. 2. Terugblik op afgelopen seizoen – Activiteiten/Feesten: Ook dit jaar zijn er door onze altijd weer zeer actieve Activiteiten-, Toernooi- en Feest commissies en flink aantal activiteiten georganiseerd: Afslagborrel, Vrijwilligersborrel, Sinterklaasfeest, Nieuwjaarsborrel, Geselluge Zondag, Geselluge vrijdag, WK Clubdag. WK Hockey activiteiten: 2 weken lang (bijna) iedere dag WK kijken en daar zijn ook onze kampioenen gehuldigd. Jeugd feesten: Ieder jaar worden er voor iedere categorie 2 feesten georganiseerd. Opvallend dit jaar was dat het zeer populaire AB feest dit jaar moest worden afgeblazen door de geringe belangstelling. Nieuw dit jaar was het senioren feest wat een groot succes was. Toernooien: Door de vele activiteiten rondom de WK Hockey zijn een aantal toernooien helaas niet doorgegaan, een probleem dat ook bij veel andere clubs heeft gespeeld. Het eigen ABC toernooi is wel weer een groot succes geweest! 3. Vrijwilliger van het jaar: We hebben de stick voor de vrijwilliger van het jaar hier liggen, maar de persoon aan wie hij zou worden uitgereikt is niet aanwezig. De persoon die is gekozen is Carla Visser, omdat ze al een flink aantal jaar het wedstrijd secretariaat doet voor jeugd, en bij het aftreden van Arian ook de Jongste Jeugd er bij heeft genomen. Dat is geen gemakkelijke klus. Aletta gaat de stick nog persoonlijk aan haar overhandigen. Dank aan alle vrijwilligers die deze evenementen mogelijk hebben gemaakt! 4. Terugblik op afgelopen seizoen – Sponsoring: Eind vorig seizoen is de sponsorcommissie in zijn geheel gestopt, dit seizoen nieuwe sponsorcommissie ingevuld met ledenwerving als extra activiteit. De nieuwe leden zijn goed ingewerkt en hebben veel werk verzet het afgelopen seizoen. De Focus lag in eerste instantie op het intensiveren van de contacten met bestaande sponsoren en het opnieuw inrichten en optimaliseren van de administratie. Er zijn nieuwe inkomsten aangeboord zoals de verkoop van 6 nieuwe reclameborden en het in eigen beheer nemen van clubkleding, er is een sponsorfolder gemaakt met nieuwe sponsormogelijkheden. Nieuw was ook de sponsoravond op HVM tijdens WK hockey, en er is een hoop publiciteit rond het WK hockey geweest in lokale weekbladen. Ledenwerving: er zijn ± 20 nieuwe trimmers dankzij de ouder-kind wedstrijden nieuwe aanmeldingen bij de jongste jeugd dankzij de Open dag tijdens WK Clubdag. Buiten de contracten voor de nieuwe veldborden zijn er ook contracten getekend met een aantal nieuwe sponsoren i.v.m. het nieuwe tenue, daar komen 4 vaste sponsoren op: Rabobank, Advisor ICT solutions, Profile Tyrecenter en Zijtveld accountants. 5. Nieuw tenue: Om meer inkomsten te genereren voor de club, en meer uniformiteit te krijgen tussen alle teams van de club komt er vanaf komend seizoen gefaseerd over een aantal jaar een nieuw tenue. Het nieuwe tenue Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 2 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT zal via de club i.s.m. DuoSport verkocht worden om te zorgen dat we meer sponsorgelden kunnen genereren (sponsoren bereid meer te betalen) en een zo groot mogelijk deel van de marge in de clubkas te laten vloeien i.p.v. naar derden. Het thuisshirt wordt komend seizoen ingevoerd en zal door de club ter beschikking worden gesteld aan alle leden die competitie spelen. Als een (jeugdlid) b.v. uit een shirt groeit dan kan deze worden omgeruild voor een grotere maat. De club zal hiervoor een kleine voorraad aanhouden om omruilen zo makkelijk mogelijk te maken. Bij verlies of vernieling zal in het huishoudelijk reglement worden opgenomen dat het lid een bijdrage moet betalen voor de vervanging van het shirt. Er is ook een uitshirt beschikbaar, dat kan optioneel door een team worden aangeschaft bij DuoSport, maar is niet verplicht. Broek/rok en sokken worden de komende drie seizoenen gefaseerd ingevoerd, maar zijn komend seizoen niet verplicht, deze zullen door de leden elf moeten worden aangeschaft, net zoals nu het geval is. Het shirt wordt gemaakt door een bedrijf (ClubColors) dat al aan zo’n 25 hockey clubs het tenue levert. De kleding wordt geproduceerd in Polen, en ClubColors heeft meerdere leveranciers om productie te garanderen. ClubColors steunt ook het Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen en de stichting Watoto Foundation in Tanzania (http://www.watotofoundation.nl/). Er komen 4 sponsoren op (Rabobank, Advisor ICT solutions, Profile Tyrecenter en Zijtveld accountants), meer mag van de hockeybond niet. De uitingen op de shirts leveren de club jaarlijks € 21.000 op. De marge op de uitshirts zal ongeveer € 10-12 zijn. Het uitshirt is een contrast van het thuistenue met tegengestelde kleuren, de logo’s worden ingeweven in het shirt waardoor ze niet verwassen en kleurvast zijn. Het draagt ook veel comfortabeler dan een opgedrukt of opgenaaid logo. De prijs voor een uitshirt zal rond € 40 zijn. Het nieuwe tenue wordt tijdens vergadering geshowd door Loek, Fleur en Jane; waarvoor dank! De reacties op het tenue zijn positief. Er zijn een aantal vragen over het nieuwe tenue: V: Veel leden van Heren A hebben afgelopen seizoen een nieuw shirt en trainingspak gekocht, kunnen we dat shirt nu weggooien? A: Ja, dat is de consequentie, en dat geldt natuurlijk voor meer mensen die afgelopen seizoen een nieuw shirt hebben gekocht. De infasering betreft komend seizoen alleen het thuisshirt, broek/rok sokken en uitshirt worden (voor de teams die een uittenue willen) later ingevoerd. De komende twee seizoenen kunnen ook gewoon de huidige trainingspakken gebruikt worden, ook om bestaande sponsorafspraken na te komen. V: Krijgen de keepers ook een shirt? A: Ja, die krijgen een keepersshirt, er zal per team één keepersshirt zijn, en als de teams van keeper wisselen krijgen alle teamleden een standaard shirt. V: Geldt de contributie verhoging voor iedereen, ook voor degene die geen shirt nodig heeft? A: Nee, de contributie is aangepast voor leden die wel of geen shirt nodig hebben (trimmers, benjamins, Funkey’s). De contributie verhoging zal lager zijn voor leden die geen competitie spelen en dus geen shirt nodig hebben. Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 3 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Trimmers die wel competitie spelen kunnen het shirt zelf aanschaffen, zoals nu ook het geval is.


Pagina 4 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT V: Zijn de kleuren van de kousen en de shirts bij de bond aangegeven? Er is in het verleden veel gedoe geweest om de kleuren i.v.m. de tenues van andere clubs. A: De kleurstelling is niet wezenlijk veranderd, maar we zullen voor de zekerheid bij de bond nagaan of de kleuren zoals nu voorgesteld geen problemen geven. V: Wanneer zijn de uitshirts en trainingspakken beschikbaar, is dat volgend seizoen? A: Het nieuwe tenue heeft een doorlooptijd van 8 weken, dus in principe zou het begin september bij het begin van de competitie beschikbaar moeten zijn als we komende weken bestellen. V: Wat gebeurd er met de contributie als de club over b.v. drie jaar besluit te stoppen met de verkoop in eigen beheer van het tenue? A: Het shirt is een onderdeel van de contributie verhoging, niet de enige reden van de verhoging, en is een project van minimaal 3 jaar. De verhoging is ook om bijvoorbeeld onder andere de hogere kosten van het nieuwe veld, de gebruiksvergoeding aan de gemeente en de stijgende trainerskosten voor het af te dekken. V: Hoe zit het met rugnummers? A: Rugnummers zullen alleen worden gebruikt bij teams waar de bond het verplicht stelt op basis van de klasse waar in wordt gespeeld, anders is het logistiek onhaalbaar om rugnummers in alle maten en nummers in voorraad te houden. Er is een meer algemene opmerking: De communicatie had duidelijker kunnen zijn waardoor er veel onduidelijkheid en onrust over bijvoorbeeld de kosten is ontstaan, het zou goed zijn om nog een duidelijk via de site en b.v. email uit te leggen wat de bedoeling is en wat de kosten zijn. A: Dennis zal hier voor zorgen. 6. Status vervanging Veld 1: De vervanging van het veld zag er goed uit en is goedgekeurd door de gemeenteraad, maar afgelopen maandag is er door de deurwaarder een dagvaarding bij de gemeente bezorgd van de aannemer die tweede is geworden bij de gunning. Die daagt de gemeente in een kort geding voor de rechter omdat ze bezwaar hebben gemaakt tegen de gunning. De partij eist dat zij de opdracht krijgen, of dat anders de aanbesteding opnieuw moet worden uitgeschreven. Ze claimen dat de gunning onduidelijk is geweest. De datum voor het geding is vastgesteld op 2 september, maar de gemeente doet er alles aan om deze datum te vervroegen, en heeft daar nadrukkelijk om gevraagd bij de rechtbank. Hangende het geding mag de gemeente niets doen op straffe van een dwangsom van € 100.000.De gemeente is een openbare opdrachtgever en moet een dergelijk opdracht aan meerdere partijen aanbieden, met duidelijke criteria en voorwaarden, en volgens het Nederlands aanbestedingsrecht heeft iedere partij die de opdracht niet krijgt het recht die beslissing aan te vechten als ze menen dat die onrechtmatig is verstrekt; daar is niet veel tegen te doen. We hebben de gemeente aangeboden om met alle partijen rond de tafel te komen omdat deze opdracht ook een veld CSW betreft om te zien of er niet alsnog tot een vergelijk te komen valt. Wellicht dat er een regeling is te treffen door de ene aanbieder het voetbal- en de andere het hockeyveld te gunnen, of is er op een andere manier een deal te maken en zo het geding te voorkomen.


Pagina 5 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT We hebben de wethouder gevraagd al deze opties te onderzoeken en ons op de hoogte te houden gezien de urgentie voor zowel HVM als CSW. De aanleg wordt hier in ieder geval vertraagd, het hangt van de eventuele onderhandelingen tussen partijen, de zittingsdatum en de uitspraak af hoelang die vertraging zal zijn, en we moeten in de tussentijd onderzoeken of we eventueel wedstrijden en trainingen bij een andere club kunnen onderbrengen zou de beslissing uiteindelijk zijn om de vervanging tijdens het seizoen te laten plaatsvinden. Op het moment is het koffiedik kijken, maar we moeten zorgen dat alternatieven –als die er zijn- goed onderzocht zijn. Er zijn een aantal vragen uit de zaal: V: Ligt de fout bij de gemeente? A: Er moet door de rechter nog worden vast gesteld of er fouten zijn gemaakt, maar als dat zo is zouden zijn gemaakt bij de gemeente of het adviesbureau dat in opdracht van de gemeente de aanbesteding heeft gedaan. V: Worden eventuele kosten bij ons doorberekend? A: Die kosten zijn voor de gemeente, wij zijn geen partij in het geding, alleen gedupeerde. Een ‘voordeel’ zou kunnen zijn dat we een betere onderhandelingsposities hebben als er over de gebruiksvergoeding moet worden onderhandeld omdat er dan door een fout vertraging is opgelopen. V: Is er reden om aan te nemen dat de eiser in het gelijk wordt gesteld? A: ·Ja, het inkoop bureau die de gemeente heeft aangesteld kwam niet erg professioneel over, dus het zou best kunnen dat er inderdaad fouten in de procedure zijn gemaakt, daarom zou het ook niet goed om de publiciteit te zoeken en bij voorbaat een van de partijen de zwarte piet toe te spelen en die tegen ons in het harnas te jagen. Opmerking: Ook hier is het belangrijk om goed te communiceren. A: Dit is pas twee dagen geleden gaan spelen toen de deurwaarder bij de gemeente op de stoep stond met de dagvaarding. Niek heeft in die tijd de veldcommissie ingelicht over de nieuwe situatie, maar aangezien het vertrouwelijk aan ons was meegedeeld is het niet op bijvoorbeeld de website gezet tot nu toe. We zullen het morgen op de site zetten.

7. Vernieuwing bar: Het zal iedereen zijn opgevallen dat de bar mooi oranje is gemaakt i.v.m. het WK, en ook omdat deze vervangen moet worden. Er is inmiddels een tekening gemaakt die er erg mooi uitziet, en verder wordt uitgewerkt. Dan moet er gekeken hoe het technisch te realiseren en zorgen dat we mankracht krijgen om de verbouwing te realiseren. V: Waarom wordt er niet over gecommuniceerd, al is het maar een paar regels dat er een tekening is gemaakt? Er is ook een prachtige nieuwe kassa waar de meeste mensen niets van wisten. A: We hebben niets gepubliceerd omdat de tekening pas sinds kort concreet is, maar we zullen inderdaad zorgen dat we hier meer over zullen communiceren. Nieuwe kassa: Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 6 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Er is zoals iedereen gezien heeft een nieuwe kassa, en binnenkort komt er ook een pin automaat. Later dit seizoen gaan we ook over op cashless betalen, maar daar al Peter dadelijk meer over vertellen. Het is daarmee de bedoeling dat we contant geld zo veel mogelijk gaan uitbannen. V: Kan dat wel voor bezoekende clubs? A: E is de mogelijkheid om te pinnen. V: Wat is hier het voordeel van? A: Het scheelt heel veel contant geld dat op de club ligt en door de penningmeester moet worden verwerkt, wat heel veel tijd kost, en het risico op fouten sterk vergroot, vooral ook met het afrekenen. Peter legt uit dat er ontzettend veel geld omgaat op de club waar heel slecht zicht op is hoeveel het is, hoeveel het zou moeten zijn, en ondanks dat het de kluis in gaat toch een redelijk vervelende situatie oplevert. Daarbij was er totaal geen zicht op de verkopen en de marges etc. Er werden veel fouten gemaakt met afrekenen, soms betaal je voor twee drankjes € 4,20, en tien minuten later voor exact dezelfde bestelling € 4,80. Door de kassa voorkom je dat en voorkom je ook fouten met wisselgeld zo veel mogelijk. Dat zal de club veel geld schelen, en we krijgen ook een reëel beeld over zowel de in- als verkopen. Het helpt ook om het inkoop beleid te structureren omdat we nu precies kunnen zien wat er wanner wordt verkocht. Er was keuze tussen een z.g. ‘open’ of een ‘gesloten’ systeem. Een gesloten systeem werkt met pasjes waar een tegoed op wordt gestort, en vervolgens mee kan worden afgerekend. Groot nadeel ervan is dat je er niet mee kan betalen bij een andere club. Het open systeem is het cashless systeem van de Rabobank, waarbij de Rabo diverse clubs waaronder HVM heeft benaderd om mee te werken aan een pilot, waarbij ze cashless en ‘MyOrder’, een geïntegreerd systeem willen introduceren. Rabobank sponsort ons ook daarvoor. We krijgen binnenkort een pinautomaat op de kassa aangesloten waar je ook draadloos kunt betalen d.m.v. een chip. Dit is ook bij het WK hockey gebruikt en heeft daar erg goed gewerkt. Rabo draagt bij aan de hardware (kassa etc.) en de passen met een ‘NFC’ chip die alle leden gaan krijgen. Het saldo op de chip staat online, dus niet op de kaart en de chip houdt het saldo bij. Je kunt de kaart gebruiken, maar straks krijgen mobiele telefoons de chip ingebouwd, en er zijn b.v. ook armbandjes en sleutelhangers met de chip. In september gaat het project live en krijgen alle leden een clubpas, waar je een tegoed op kunt zetten en zo dus sturen hoeveel je kind te besteden heeft. Op die manier bannen we op een goed moment contant geld zo veel mogelijk uit. Bezoekende clubs kunnen gewoon pinnen. Contant betalen blijft voorlopig gewoon mogelijk, maar het is wel een streven op het op een goed moment uit te bannen, wat bij andere clubs ook gebeurd. Het haakt in op het ‘betalen van de toekomst’, waar de banken zeer sterk in geloven. 8. Begroting: De cijfers: Was een heel gedoe tot op het laatste moment door technische problemen en tijdgebrek, en zijn nog niet door de kascommissie nagekeken. De cijfers zijn dus voorlopig. Er wordt dadelijk een voorstel gedaan voor een contributie verhoging die niet alleen met het nieuwe tenue of het veld te maken heeft, maar bijvoorbeeld ook met de gebruiksvergoeding die we aan de gemeente moeten betalen. Die zal vanaf komend jaar behoorlijk gaan stijgen, maar we weten vervelend genoeg niet hoe hoog die zal gaan worden, maar waar de kosten nu ongeveer €12k zijn, zullen die richting de € 30k gaan in de toekomst. We hebben sinds gisteren wel een betere onderhandelingspositie door het gedoe rondom en het uitstel van de aanleg van het veld. Vorig jaar is er gezegd dat een waterveld een verhoging in zou kunnen houden van €100 per lid; dat is overdreven, maar het heeft wel degelijk invloed op de contributieverhoging. Vandaar ook dat er zo is gekeken naar alternatieve vormen van sponsoring zoals de shirtsponsoring, en hebben we de administratie van de sponsor commissie met de nieuwe commissie ook als eerste op orde gebracht om goed inzicht te krijgen in die inkomsten. Dat heeft Dennis en de Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 7 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT andere leden van de sponsor commissie erg veel tijd gekost, waarvoor uiteraard dank. De shirtsponsoring en daardoor grotere exposure voor de sponsoren heeft ook gemaakt dat we daar een hogere bijdrage hebben kunnen vragen. We verdienen ook iets op de verkoop van de kleding, dat zou een omzet van zo’n € 15 k moeten geven, maar daar gaan wat handlingkosten en voorraadrisico vanaf. De 4 shirtsponsors zullen €21k opbrengen waar we erg blij mee zijn. Contributie: Op basis van de contributie en het ledenbestand verwachten we zo’n € 150k aan contributie binnen te krijgen, en aan sponsoring in totaal zo’n € 45k wat een verbetering is van ongeveer € 17k. Daar is een grote slag geslagen en scheelt een heleboel in de contributie verhoging. Aan subsidies is € 3500 opgenomen, € 2500 die we gaan krijgen van de Rabobank, en weten dat er elk jaar donaties komen. Baropbrengst staat op € 50k, afgelopen jaar was het ook bijna dat bedrag, maar we verwachten, en de leverancier bevestigd ook, dat de marge volgend jaar beter zal zijn door de nieuwe kassa. Toernooien: Peter heeft dit jaar de toernooien en andere evenementen als de lijn-feesten gescheiden, waardoor de bedragen wat afwijken van vorig jaar. Afschrijvingen: Die zullen ongeveer gelijk blijven, we schrijven af op de gebouwen op verzoek van het waarborgfonds, wat goed is. We hebben de kassa aangeschaft, en er zullen wat kosten voor het verbouwen van de bar zijn, hoewel we natuurlijk hopen dat we het grootste gedeelte daarvan gesponsord krijgen. De inkoop van de bar hebben we op €32.500 gezet, daar krijgen we komend jaar ook veel beter inzicht in. We hebben een nieuw systeem waarbij alle facturen worden gescand en in de administratie geïmporteerd. De veldhuur staat op € 15k, omdat we toch een voorschot willen nemen op het waterveld. We willen ook een gefaseerde verhoging bij de gemeente vragen, omdat het niet zo kan zijn dat we in 1 keer van €12 naar €30k gaan, maar daar komt een heel onderhandelingsproces over de komende tijd. Zaalhockey kosten/baten waren totaal hoger dan in het verleden; meer leden, meer teams, maar ook meer kosten, dus overall zo’n beetje neutraal. De andere kosten waren in lijn met voorgaande jaren behalve de schoonmaak kosten doordat we een ander schoonmaak bedrijf hebben waar we tevreden over zijn. De vorige schoonmakers leverden geen goed werk dus moest er een andere komen. Er waren ook onverwachte facturen van het vorige bedrijf waardoor de kosten dit jaar ook hoger zijn. We hebben een offerte ronde gedaan met verschillende bedrijven waaronder de oude, maar van Dam (het huidige bedrijf) had de meest gunstige, en Rob bevestigd daar we dar tevreden over zijn. Er zijn ook wat incidentele kosten na bijvoorbeeld feesten. Er zijn wat opmerkingen en vragen: Opmerking: De keuken is wel een aandachtspunt, die was niet altijd schoon op momenten dat er door leden werd gekookt. A: Dat zal aan van Dam worden doorgegeven. V: Zijn er nog kosten doordat we bij VVV hebben gespeeld? A: Nee, daar is nog niets van binnengekomen. V: Wat is de post diverse kosten? A: Er worden lampen vervangen, er is soms een blik verf nodig, we hebben problemen met de doelen gehad, er is wel eens een lamp van de lichtmast stuk gegaan, dat soort kosten vallen hier onder. V: Op hoeveel leden is de begroting gebaseerd: A: We begroten op 580 leden, omdat we begonnen op 550, toen werd het 640, en nu staan we op 580, dus we hebben dat behoudend genomen om tegenvallers te voorkomen.


Pagina 8 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Trainingskosten: de trainingskosten zijn aanzienlijk hoger geworden. We hebben een nieuwe trainer, die heeft ook samen met Chris nog gewerkt, en beide zijn betaalde krachten. We hebben een begroting gemaakt van alle andere trainers, jeugdtrainers etc.. We hebben het totaal op € 80k gezet inclusief kosten aan de bond, boetes etc., maar we zijn nog aan het inventariseren. We zitten redelijk in lijn, en komen cashflow technisch positief uit. 9. Kascommissie: De kascommissie heeft de jaarcijfers nog niet kunnen controleren omdat de penningmeester die om verschillende redenen niet op tijd heeft kunnen afronden. De penningmeester verontschuldigd zich uitvoerig, en er zal een extra ALV worden uitgeschreven om de cijfers alsnog te beoordelen. Thijs Berkelder heeft aangegeven te stoppen met de kascommissie, en de vergadering wordt gevraagd om een vrijwilliger om Thijs te vervangen. Albert Huijssoon meldt zich aan als vervanger. 10. Voorstel contributies: We hebben door de bijdrage voor het shirt onderscheid gemaakt tussen de teams die competitie spelen en de anderen; de Benjamins spelen geen wedstrijden, zaalhockey is al een extra contributie dus die wordt niet helemaal meegenomen en de G-hockey hebben we ook lager gehouden ook omdat het een heel kleine groep is. Het inschrijfbedrag hebben we gelijk gehouden op € 30. We hebben hopelijk duidelijk gemaakt waar de verschillende bedragen op gebaseerd zijn en willen tot stemmen overgaan als er geen vragen zijn. Er zijn een paar vragen: V: Waarom een verhoging voor zaalhockey, dat heeft toch niets te maken met b.v. het nieuwe veld? A: Het zaalhockey is een aparte begroting en is zo’n beetje kosten neutraal, dus die verhoging is echt om de kosten van zaalhuur etc. te dekken. We gaan over tot de stemming m.b.t. de contributieverhoging: Er wordt een meerderheid geteld, dus de verhoging is bij dezen aangenomen. Normaal wordt er op dit punt decharge verleend aan het bestuur door de kascommissie voor de jaarcijfers, maar aangezien de cijfers nog niet klaar zijn zal daar een aparte vergadering voor worden belegd. 11. Rooster van aftreden van het bestuur: Ieder lid van het bestuur wordt benoemd voor een periode van 3 jaar. Dat betekend dat Niek dit jaar als enige lid van het bestuur aftreedt, maar zich opnieuw beschikbaar heeft gesteld om de functie voor nog en periode van 3 jaar te vervullen. Dennis is afgelopen jaar na de ALV aangetreden als ad-interim bestuurslid, en die willen we graag benoemen als vice-voorzitter De ad-interim periode is ingegaan vanaf vorig jaar, dus de benoeming is dan voor 2 jaar. Peter, Remco en Aletta blijven in functie volgens het rooster. Nieuw is dat we de voorzitter van de TC als bestuurslid hebben opgenomen. Jan is toegetreden als Adinterim, maar heeft aangegeven graag te willen stoppen als voorzitter van de TC, tot die tijd blijft hij onderdeel uitmaken van het bestuur. Aangezien de voorzitter van de TC nu bestuurslid is, zal het bestuur voortaan moeten instemmen met het aanstellen van de voorzitter TC. We brengen de voorgestelde benoeming van Dennis en de verlenging van Niek ter stemming: Voor Dennis wordt de benoeming unaniem aangenomen, voor de verlenging van Niek eveneens. Jan blijft aan als interim totdat er vervenging is gevonden.


Pagina 9 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT 12. Speerpunten: De meeste punten zijn besproken; de nieuwe LISA app is online gegaan, dus de leden kunnen nu vanaf smartphones de gegevens van LISA inzien. Er wordt zo snel mogelijk een korte handleiding op de site gezet hoe het werkt. Speerpunten voor volgend jaar: We gaan een vrijwilligers dag aan het begin van het seizoen houden om meer vrijwilligers te mobiliseren, en communicatie was en blijft een speerpunt ook voor volgend jaar. 13. Rondvraag: V: Er is afgelopen jaar een beleidsplan opgesteld door de TC, is dat op de ALV vastgesteld, of door het bestuur goedgekeurd, en wordt dat beleid ook daadwerkelijk uitgevoerd? A: Het is niet op de ALV vastgesteld, maar wel door het bestuur goedgekeurd. Er is vastgesteld dat we in principe of leeftijd indelen met een drietal mogelijke uitzonderingen: Als we met de aantallen echt uitkomen in een lijn, als een kind heel erg goed is kan dat een reden zijn om het door te schuiven, en sociale aspecten. Bij de meisjes gaat dat altijd goed, we kunnen de teams gemakkelijk vullen en de uitzonderingen vormen geen probleem. Daar zitten we helemaal op lijn met het beleid. Bij de jongens is het al jaren een enorme puzzel, daar heeft de TC moeilijke keuzes moeten maken. Er was voor de TC de keus tussen ofwel 6 teams: A1, B1, C1, C2, D1, D2, of 7 teams: A1, B1, B2, C1, C2, D1, D2. Er is gekozen voor de laatste optie (7 teams), omdat de TC in overleg met trainers en coaches vond dat er dan een betere balans in de teams zou zijn. Dat betekend wel dat je meer moet schuiven uit de A, C en D lijnen, maar het probleem zit in de B, daar hebben we 18 jongens. De consequentie is dat we allemaal teams van 13 hebben, dat is spannend, ook omdat een aantal jongens zich daar niet in zullen kunnen vinden omdat er best leeftijdsverschillen binnen de teams zijn nu. De TC heeft die keus gemaakt omdat ze gelooft dat het de beste keus om te grote teams te voorkomen. Bij de jongens heeft de TC zich dus niet aan het beleid kunnen houden omdat de aantallen gewoon te klein te zijn om je strikt aan het beleid te houden. De TC gelooft oprecht dat het de beste oplossing is, maar als er morgen twee jongens opzeggen dan hebben we een probleem en moeten we mogelijk toch overnieuw beginnen en 6 teams maken. Opmerking: Mensen realiseren zich dat het bij de jongens een probleem is, maar als je afwijkt van het gepubliceerde beleid moet daar dan wel heel duidelijk over gecommuniceerd worden. Er is altijd een grote groep mensen, en ook de jongens zelf, die de informatie niet via de ‘tam-tam’ krijgen, en dus zeer verbaasd zijn over het afwijken van het beleid. A: De jongens die de uitzondering vormen zijn persoonlijk gebeld, dus de TC herkend zich niet in dit commentaar. Er zijn jongens die in een andere lijn zijn gekomen, maar dat is niet anders dan in andere jaren bij de jongens lijnen. Door het publiceren van het beleid valt het nu wel meer op dan in voorgaande jaren. Het punt is dus misschien wel terecht, maar het is de vraag of communiceren hat probleem had opgelost. De TC is bang dat als je er te veel over gaat communiceren je wellicht in een oeverloze discussie belandt. Er is er dit jaar wel ook voor het eerst voor gekozen om trainers van een zeer hoog niveau op de tweede teams te zetten, waar positieve reacties op komen. Met deze keus hebben we er dus ook wel voor gezorgd dat de tweede teams niet ondergewaardeerd zouden zijn door ze op een zo hoog mogelijk niveau te laten trainen. Opmerking: Het was wel beter geweest om dat dan ook vanuit de TC duidelijk te communiceren naar de leden; dat er voor de tweede teams ook wel degelijk aandacht is. A: Daar is de TC zich van bewust, en de TC probeert ook te zorgen dat de tweede en derde teams niet het gevoel krijgen dat ze minder aandacht krijgen dan de eerste teams. Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 10 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT Opmerking: HVM moet wel oppassen dat ze niet te prestatief gaan inzetten terwijl ze zich profileert als gezelligheid club. Als je je niet aan het beleid kunt houden moet je het beleid anders opstellen. A: We hebben er voor gekozen om op te schrijven hoe we het graag zouden willen, maar wellicht zouden er meer voorbehouden in kunnen staan. Het is wel onze wens om die kant op te gaan zoals beschreven in het beleid. Er is wel een aantal jaar geleden voor gekozen om de eerste prestatief te laten hockeyen, en daar horen keuzes bij. V: Zou het niet goed zijn om op alle teams betaalde coaches te zetten, ook als daar een kleine contributie voor nodig is? A: Dat zou mooi zijn, maar is niet haalbaar; financieel, maar het is ook belangrijk dat ouders betrokken blijven, vooral bij de lagere teams. Ook al sijpelt het prestatieve door naar de lagere teams is dat niet realistisch ook gezien het niveau van veel kinderen. Dan is het beter om er geen topcoach op te zetten. Opmerking: Kleine teams zijn zeer zeker en probleem, bij de meisjes F teams is het b.v. elke week heel veel werk om invallers te vinden als er afzeggingen zijn. Dat is voor veel ouders een reden om te stoppen met coachen/manager zijn. A: Dat is altijd een dilemma, omdat als je grote teams maakt de kinderen weer weinig aan spelen toe komen, wat ze juist graag willen; dat is een opmerking die we ook vaak krijgen. V: Is het verstandig om de waarschuwingen aan niet scheidsrechters die niet komen opdagen door het bestuur te laten geven? A: Dat is al besproken inderdaad door de arbitrage commissie en het bestuur; de eerste waarschuwing wordt door de aanwijzer gedaan omdat die het de afwezigheid eerste constateert, als het inderdaad tot een schorsing komt loopt dat via het bestuur. V: Er is vorig jaar gesproken over zonnepanelen op het dak, gaat daar iets mee gebeuren? A: Dat valt samen met het beleid van de gemeente; als er collectief inkocht gaat worden is die korting wellicht hoger dan de opbrengst van zonnepanelen, dus dat hangt onder andere af van het uiteindelijke beleid van de gemeente. V: Na het opheffen van Heren A zijn er veel trainingsleden, die volgens de regels van de KNHB niet met de Veteranen mee mogen doen, vanuit de club was het beleid dat trainingsleden 3 keer mee mochten doen, ook bijvoorbeeld bij Dames A is er zo’n regeling. Wat is er nu uiteindelijk wel of niet mogelijk voor trainingsleden m.b.t. wedstrijden spelen? A: Bij Dames A is er een uitzondering gemaakt omdat ze anders het team niet compleet kregen. Dat is een heel andere insteek dan trainingsleden die af en toe mee willen doen, die zullen dan spelend lid moeten worden. Op aangeven van Bert Moorthaemer wordt nog vermeld dat de arbitrage commissie ook heel veel goed werk heeft verzet: Het opgestelde beleid is goed voortgezet, er zijn een hoop scheidsrechters bijgekomen en alles is goed ingeregeld.

Het bestuur krijgt nog een compliment, ook voor het moderniseren van het aangezicht van de club met het Notulen Algemene Ledenvergadering HV Mijdrecht, 25 juni 2014

Pagina 11 van 12

HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT nieuwe tenue, van een van de aanwezige ereleden en bedankje voor de getoonde professionele inzet. Of alle doelstellingen gaan worden gehaald zal moet nog moeten blijken, maar de hoop wordt uitgesproken dat het bestuur het komende seizoen met de dezelfde inzet door zal gaan. Het is wel jammer dat de ereleden geen schriftelijke uitnodiging voor de nieuwjaarsreceptie, dat gebeurd nu alleen digitaal. Het bestuur dankt voor het compliment, en zal voortaan voor de schriftelijke uitnodiging zorgen. De vergadering wordt om 23:15 gesloten door Aletta, en zij nodigt iedereen uit voor een drankje.

Namens het bestuur, Remco Geerling, Secretaris HVM.


Pagina 12 van 12

HUISHOUDELIJK REGLEMENT Hockeyvereniging Mijdrecht

HUISHOUDELIJK REGLEMENT NAAM EN ZETEL Artikel 1 1. De vereniging is genaamd: Hockey vereniging “Mijdrecht” (kortheidshalve aan te duiden met: HVM). 2. De vereniging heeft haar zetel in de gemeente De Ronde Venen. TENUE Artikel 2 Het tenue van de vereniging is rood shirt, donkerblauwe broek/rok, rood/donkerblauwe kousen. LEDEN EN DONATEURS Artikel 3 1. Leden zijn die natuurlijke personen, die door het bestuur als lid zijn toegelaten, met inachtneming van hetgeen daaromtrent in de statuten van de vereniging en in dit reglement is bepaald. 2. De vereniging kent de navolgende leden: a. seniorleden; b. ereleden; c. juniorleden; en d. leden van verdienste. Daarnaast kent de vereniging donateurs. 3. Seniorleden zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar achttien jaar of ouder zijn. Seniorleden hebben toegang tot de algemene vergadering met stemrecht en dienen contributie te betalen. 4. Ereleden zijn zij, die wegens hun buitengewone verdiensten jegens de vereniging door de algemene vergadering, op voorstel van het bestuur, daartoe zijn benoemd. Ereleden hebben toegang tot de algemene vergadering met stemrecht en dienen geen contributie te betalen. 5. Juniorleden zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar jonger zijn dan achttien jaar en worden nader onderscheiden in: - juniorleden A: juniorleden A zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar zestien jaar of ouder, doch nog geen achttien jaar zijn; - juniorleden B: juniorleden B zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar veertien jaar of ouder, doch nog geen zestien jaar zijn;

Huishoudelijk Reglement HV Mijdrecht – v. 2015-6 1

-

juniorleden C: juniorleden C zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar twaalf jaar of ouder, doch nog geen veertien jaar zijn; - juniorleden D: juniorleden D zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar tien jaar of ouder, doch nog geen twaalf jaar zijn; - juniorleden E: juniorleden E zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen tien jaar zijn; - juniorleden F: juniorleden F zijn zij, die voor één oktober van het lopende verenigingsjaar nog geen acht jaar zijn. Juniorleden hebben toegang tot de algemene vergadering zonder stemrecht en dienen contributie te betalen. 6. Leden van verdienste zijn zij, die door hun prestaties aanspraak kunnen maken op de erkentelijkheid van de vereniging en die daartoe door het bestuur zijn benoemd. Leden van verdienste hebben toegang tot de algemene vergadering zonder stemrecht en dienen geen contributie te betalen. 7. Donateurs zijn natuurlijke personen of rechtspersonen die zich als zodanig hebben aangemeld en zich bereid hebben verklaard de vereniging uitsluitend door een financiële bijdrage te steunen. WIJZE AANMELDING LEDEN, VOORWAARDEN TOELATING Artikel 4 1. Een natuurlijk persoon die seniorlid of juniorlid wenst te worden van de vereniging dient een door het bestuur te verstrekken inschrijfformulier geheel ingevuld en ondertekend in te dienen bij de secretaris van het bestuur of een daartoe door het bestuur aangewezen persoon. Minderjarigen kunnen alleen worden toegelaten als juniorlid indien het inschrijfformulier wordt medeondertekend door hun wettige vertegenwoordiger. Binnen een maand na het indienen van de aanvraag ontvangt de aanvrager van of namens het bestuur schriftelijk bericht over diens al dan niet toelating als lid van de vereniging. In geval van niet-toelating wordt de reden daarvan vermeld. 2. Nieuwe seniorleden en juniorleden dienen eenmalig een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen. Dit geldt niet voor seniorleden die dit worden op grond van het bepaalde in artikel 6 lid 5 van de statuten van de vereniging. 3. Voor diegenen die gedurende het boekjaar (beginnend op 1 juni en eindigend op 31 mei daaropvolgend) seniorlid of juniorlid worden, geldt dat zij, indien zij lid worden voor 1 januari van het betreffende boekjaar, de volledige contributie verschuldigd zijn. Indien zij seniorlid of juniorlid worden na 1 januari van het betreffende boekjaar, zijn zij de helft van de contributie verschuldigd.


TOELATING, RECHTEN EN VERPLICHTINGEN DONATEURS Artikel 5 Het bestuur beslist per individueel geval over de toelating van een donateurs en over de voorwaarden van die toelating, waarbij in ieder geval geldt dat: - ook niet-leden van de vereniging donateur kunnen zijn; - de financiële bijdrage waarmee de donateur de vereniging steunt ten minste € 100 (zegge: honderd euro) per boekjaar dient te bedragen; - de donateur dit bedrag, tenzij nader schriftelijk met het bestuur anders wordt overeengekomen, in een maal aan de vereniging dient te voldoen binnen dertig dagen na ontvangst van de betreffende nota; - het donateurschap elk jaar stilzwijgend voor een jaar wordt verlengd, tenzij de donateur of het bestuur het donateurschap schriftelijk beëindigt met een opzegtermijn van 4 weken of tenzij nader schriftelijk tussen het bestuur en de donateur anders wordt overeengekomen; LEDENREGISTRATIE Artikel 6 1. De secretaris van het bestuur houdt een register bij waarin de namen en de adressen van de leden worden bijgehouden. 2. Ieder lid is verplicht bij wijziging van zijn adres hiervan onverwijld de secretaris van het bestuur schriftelijk in kennis te stellen. Eventuele kosten die door de vereniging moeten worden gemaakt om een adreswijziging op een andere wijze te achterhalen, worden op het desbetreffende lid verhaald. 3. De secretaris van het bestuur draagt er zorg voor dat de leden worden aangemeld bij de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond. EINDE LIDMAATSCHAP Artikel 7 Bij opzegging van het lidmaatschap door het lid dient het lid de voorschriften van artikel 10 van de statuten van de vereniging na te leven. Indien deze opzegging niet is geschied volgens die voorschriften, kan het bestuur dispensatie verlenen en de opzegging toch tegen het einde van het lopende boekjaar doen geschieden, in geval deze opzegging geschiedde: - wegens verhuizing naar buiten de gemeente waar de vereniging haar zetel heeft; - op grond van medisch advies; - op grond van andere, naar het oordeel van het bestuur, afdoende redenen. CONTRIBUTIE Artikel 8 1. Seniorleden en juniorleden zijn aan de vereniging verschuldigd: a. entreegeld (eenmalig); en b. contributie.


2. Voorts zijn seniorleden en juniorleden in de in dit artikel genoemde gevallen een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan administratiekosten aan de vereniging verschuldigd. 3. Ereleden en leden van verdienste zijn, indien zij niet tevens seniorlid zijn, niet contributieplichtig. 4. Nieuwe seniorleden en juniorleden dienen eenmalig een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen bedrag aan entreegeld te betalen. Dit geldt niet voor seniorleden die dit worden op grond van het bepaalde in artikel 6 lid 5 van de statuten van de vereniging. 5. Elk seniorlid en juniorlid van de vereniging is verplicht tot betaling van een jaarlijks door de algemene vergadering vast te stellen contributie. 6. De contributienota's worden bij aanvang van het boekjaar verzonden onder toezicht van de penningmeester van het bestuur. De betalingstermijn is vastgesteld op dertig dagen na aanvang van het boekjaar. 7. De vereniging biedt de seniorleden en juniorleden de mogelijkheid aan hun contributieverplichtingen te voldoen door middel van een automatische incasso. Hiertoe wordt aan deze leden een formulier ter beschikking gesteld met behulp waarvan zij de vereniging doorlopend kunnen machtigen - tot wederopzegging - tot het incasseren van de contributie. Administratiekosten zijn bij deze wijze van betaling niet verschuldigd. 8. Aan nieuwe seniorleden en juniorleden wordt tezamen met het inschrijfformulier een formulier toegezonden door middel waarvan zij de vereniging kunnen machtigen tot het incasseren van de contributie voor het eerste jaar, alsmede eenmalig het entreegeld. Administratiekosten zijn bij deze wijze van betaling niet verschuldigd. 9. In geval van niet tijdige betaling is het lid zonder nadere aanmaning of ingebrekestelling in verzuim en uit dien hoofde rente en incassokosten verschuldigd. 10. Een maand na de vervaldatum wordt een aanmaning verzonden. Alsdan zijn administratiekosten verschuldigd, alsmede een boete waarvan de hoogte door het bestuur van de vereniging wordt vastgesteld. 11. Een lid dat twee maanden na de vervaldatum nog niet volledig heeft voldaan aan zijn betalingsverplichtingen, voortvloeiend uit dit reglement, kan met onmiddellijke ingang worden geschorst door het bestuur. Dit houdt in dat het lid de rechten die aan het lidmaatschap verbonden zijn niet langer kan uitoefenen totdat geheel aan de betalingsverplichtingen is voldaan. Na schorsing kan het bestuur de inning van de vordering uit handen geven. In dat geval komen de (buiten)gerechtelijke kosten volledig voor rekening van het lid. De buitengerechtelijke kosten worden vastgesteld op ten minste vijftien procent (zegge: vijftien procent) van het te incasseren bedrag of, indien de werkelijke kosten hoger zijn, op die werkelijke kosten. 12. Een lid aan wie het lidmaatschap is opgezegd kan opnieuw lid worden met ingang van het volgende boekjaar indien hij voor de aanvang van dat boekjaar volledig aan zijn betalingsverplichtingen heeft voldaan. Alsdan is dit lid geen entreegeld verschuldigd.


13. Restitutie van de contributie wordt niet verleend, tenzij in zeer bijzondere gevallen vanwege zwaarwegende redenen, zulks ter beoordeling van het bestuur. Een lid dient hiertoe een schriftelijk verzoek te richten aan het bestuur. SCHADELOOSSTELLINGEN EN BOETEN Artikel 9 1. Ieder lid is aansprakelijk voor schade die het aan materiaal, dat eigendom is van de vereniging ofwel in bruikleen is afgestaan aan de vereniging, heeft aangericht. 2. Elke geconstateerde schade wordt geacht te zijn veroorzaakt door het lid of de leden die de desbetreffende zaak het laatst heeft respectievelijk hebben gebruikt, tenzij door de betrokkene(n) het tegendeel wordt aangetoond. 3. Indien het herstellen van de door een lid toegebrachte schade aan materiaal kosten met zich meebrengt, beslist uiteindelijk het bestuur wie de kosten draagt. 4. Het bestuur is niet aansprakelijk voor schade toegebracht aan eigendommen van welke aard ook van leden of derden in het gebouw of op het terrein van de vereniging aanwezig. 5. De vereniging heeft voor haar leden een ongevallenverzekering afgesloten. BESTUUR Artikel 10 1. Het bestuur bestaat uit minimaal 4 en maximaal 6 natuurlijke personen, welke door de algemene vergadering worden benoemd. De voorzitter van het bestuur wordt als zodanig door de algemene vergadering in deze functie benoemd. Het bestuur benoemt voorts uit zijn midden een secretaris en een penningmeester. De functies van secretaris en penningmeester zijn verenigbaar. 2. Het bestuur verdeelt in onderling overleg de functies en stelt de taken van ieder bestuurslid vast, met inachtneming van de bepalingen van de statuten van de vereniging en van dit reglement. 3. De voorzitter heeft de leiding van alle vergaderingen van het bestuur. Hij heeft te allen tijde het recht op inzage van hetgeen onder de overige bestuursleden berust. Alle bestuursbesluiten worden door de voorzitter medeondertekend. De voorzitter brengt op de jaarlijks te houden algemene vergadering verslag uit van het afgelopen boekjaar. Bij ontstentenis of belet van de voorzitter worden zijn taken waargenomen door een door de overige bestuursleden aan te wijzen lid van het bestuur. 4. De taken van de secretaris van het bestuur zijn de navolgende: a. het voeren van correspondentie uit naam van en in overleg met het bestuur; b. het houden van het verenigingsarchief; c. het notuleren ter algemene vergadering, tenzij een andere persoon daartoe door het bestuur is aangewezen, en ondertekening van vastgestelde notulen;


d. het notuleren ter bestuursvergadering en ondertekening van goedgekeurde notulen; e. het tijdig berichten van de seniorleden en de juniorleden van de door hen te spelen wedstrijden. 5. De taken van de penningmeester van het bestuur zijn de navolgende: a. het innen en het beheren van alle gelden van de vereniging; b. het afleggen van rekening en verantwoording aan de algemene vergadering over de geldstroming binnen de vereniging. Daartoe stelt de penningmeester van het bestuur zich aansprakelijk voor de onder hem berustende gelden en andere activa die aan de vereniging toebehoren of die de vereniging in bruikleen heeft ontvangen. De penningmeester van het bestuur mag slechts tussentijds aftreden, indien de boeken zijn goedgekeurd door de kascommissie. 6. Iedere bestuurder is tegenover de vereniging gehouden tot een behoorlijke vervulling van de hem opgedragen taak. Indien een bepaalde taak tot de werkkring van twee of meer bestuursleden behoort, is ieder van hen hoofdelijk aansprakelijk, tenzij een bestuurslid bewijst dat de tekortkoming niet aan hem te wijten is en dat hij niet nalatig is geweest in het treffen van maatregelen om de gevolgen daarvan af te wenden. BESTUURSVERGADERINGEN Artikel 11 1. De bestuursvergaderingen worden gehouden ter plaatse als bij de oproeping bepaald. 2. Ieder jaar worden ten minste 8 bestuursvergaderingen gehouden. Bestuursvergaderingen worden bovendien gehouden telkenmale wanneer een van de bestuurders daartoe schriftelijk en/of per e-mail en onder nauwkeurige opgave van de te behandelen punten de oproeping doet. 3. De oproeping tot de bestuursvergadering geschiedt ten minste zeven dagen tevoren, de dag van de oproeping en die van de vergadering niet meegerekend, door middel van oproepingsbrieven. 4. De oproepingsbrieven vermelden, behalve plaats en tijdstip van de vergadering, de te behandelen onderwerpen. 5. Zolang in een bestuursvergadering alle in functie zijnde bestuurders aanwezig zijn, kunnen geldige besluiten worden genomen ten aanzien van alle aan de orde komende onderwerpen, mits met algemene stemmen, ook al zijn de voorschriften voor het oproepen en houden van vergaderingen niet in acht genomen. 6. Toegang tot de bestuursvergaderingen hebben de bestuurders alsmede zij die daartoe door het bestuur worden uitgenodigd. 7. De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur. Bij zijn afwezigheid voorziet de vergadering zelf in haar leiding. 8. Van het verhandelde in de bestuursvergadering worden notulen gehouden. De notulen worden op de door het bestuur te bepalen wijze vastgesteld en ondertekend.


BESTUURSBESLUITEN Artikel 12 1. Het bestuur kan slechts geldige besluiten nemen in een bestuursvergadering, waarin ten minste de helft van de in functie zijnde bestuurders aanwezig of vertegenwoordigd is. Een bestuurder kan zich ter vergadering door een andere bestuurder laten vertegenwoordigen onder overlegging van een schriftelijke, ter beoordeling van de voorzitter van de vergadering voldoende, volmacht. Een bestuurder kan daarbij slechts voor één andere bestuurder als gevolmachtigde optreden. 2. Iedere bestuurder heeft het recht tot het uitbrengen van één stem. Alle bestuursbesluiten genomen met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen. 3. Alle stemmingen ter bestuursvergadering geschieden mondeling, tenzij een of meer bestuurders vóór de stemming een schriftelijke stemming verlangen. Schriftelijke stemming geschiedt bij ongetekende, gesloten briefjes. 4. Blanco stemmen worden beschouwd als niet te zijn uitgebracht. Zij tellen wel mee ter bepaling van enig quorum. 5. Het ter bestuursvergadering uitgesproken oordeel van de voorzitter van de vergadering omtrent de uitslag van een stemming is beslissend. Hetzelfde geldt voor de inhoud van een genomen besluit, voor zover werd gestemd over een niet schriftelijk vastgelegd voorstel. 6. Wordt onmiddellijk na het uitspreken van het oordeel van de voorzitter van de vergadering de juistheid daarvan betwist, dan vindt een nieuwe stemming plaats indien de meerderheid der vergadering of, indien de oorspronkelijke stemming niet hoofdelijk of schriftelijk geschiedde, een stemgerechtigde aanwezige dit verlangt. Door deze nieuwe stemming vervallen de rechtsgevolgen van de oorspronkelijke stemming. 7. Het bestuur kan ook buiten vergadering besluiten nemen. Buiten vergadering kan een besluit slechts worden genomen met algemene stemmen van alle bestuurders en kunnen de stemmen alleen schriftelijk worden uitgebracht. Het bestuur draagt zorg voor het houden van aantekening van de besluiten die zijn genomen op de in dit lid bedoelde wijze. COMMISSIES ARTIKEL 13 1. De vereniging kent een aantal verschillende commissies. Deze commissies worden ingesteld door de algemene vergadering en kunnen te allen tijde ook door die algemene vergadering worden ontbonden. 2. De algemene vergadering kan een benoemingsprocedure vaststellen, welke procedure aan de betreffende commissie schriftelijk bekend wordt gemaakt. 3. Een bestuurslid kan geen deel uitmaken van een commissie, tenzij het bestuur en de commissie gezamenlijk unaniem anders beslissen. Elk bestuurslid heeft het recht de vergaderingen van een commissie bij te wonen; zij kunnen daarin het woord voeren maar hebben geen stemrecht. 4. Van commissies kunnen ook niet-leden van de vereniging deel uitmaken.


5. De algemene vergadering zal door elke commissie een reglement laten vaststellen, waarin de taken en verantwoordelijkheden van de commissie zijn vastgelegd. 6. Commissies brengen over hun vergaderingen schriftelijk verslag uit aan het bestuur. Commissies brengen bovendien aan het einde van het boekjaar een schriftelijk verslag uit over dat boekjaar aan de algemene vergadering. 7. Iedere commissie dient voor aanvang van een boekjaar een begroting voor het komende boekjaar in te dienen. Omtrent de financiën van een commissie kan het bestuur een tussentijdse rapportage verlangen. 8. De vereniging kent in ieder geval de volgende commissies: - de kascommissie - de wedstrijdcommissie; - de tuchtcommissie; - de accommodatiecommissie; en - de scheidsrechterscommissie. 9. De kascommissie wordt jaarlijks door de algemene vergadering benoemd en bestaat uit minimaal twee leden die geen deel mogen uitmaken van het bestuur. Een van de leden van de kascommissie is niet herbenoembaar. De kascommissie stelt een rooster van aftreden op. De leden van de kascommissie hebben gedurende ten hoogste twee achtereenvolgende boekjaren zitting in deze commissie. De kascommissie heeft tot taak het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting van het bestuur en het uitbrengen van verslag daarvan aan de algemene vergadering. De kascommissie heeft daartoe het recht om van het bestuur te eisen dat inlichtingen worden verschaft, dat de kas en de waarden worden getoond en dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar worden gesteld. OFFICIEEL ORGAAN Artikel 14 1. De vereniging heeft een officieel orgaan (website), waarvoor de bijdrage die de instandhouding van dit orgaan vergt in het daaropvolgende boekjaar jaarlijks ter gelegenheid van de vaststelling van de begroting door de algemene vergadering wordt vastgesteld. 2. Het bestuur benoemt daartoe een redacteur, die belast is met het opmaken en digitaal verspreiden van het officieel orgaan. 3. De secretaris van het bestuur, dan wel het bestuurslid dat belast is met het wedstrijdsecretariaat maakt in het officieel orgaan melding van: - nieuwe leden; - aankondiging en agenda's van algemene vergaderingen; - wedstrijden en toernooien; en - besluiten en mededelingen, voor zover deze door het bestuur nodig worden geacht.


ALGEMENE VERGADERINGEN Artikel 15 1. Uiterlijk binnen zes maanden na afloop van een boekjaar zal de jaarlijkse algemene vergadering worden gehouden. Buitengewone algemene vergaderingen worden gehouden zo dikwijls het bestuur dit gewenst acht. 2. De algemene vergaderingen worden bijeengeroepen door het bestuur met inachtneming van een termijn van ten minste vijftien dagen. De bijeenroeping geschiedt door een mededeling in het officieel orgaan van de vereniging of door middel van een aan alle leden en vergadergerechtigden toe te zenden schriftelijk en/of e-mail kennisgeving met gelijktijdige vermelding van de agenda. 3. Voorts is het bestuur verplicht tot het bijeenroepen van een algemene vergadering: a. op schriftelijk verzoek van ten minste 20 stemgerechtigde leden of van ten minste tien procent van de stemgerechtigde leden; b. met inachtneming van een termijn van niet langer dan vier weken na indiening van dat verzoek, dat bij aangetekende brief onder vermelding van de punten van behandeling aan het bestuur moet zijn gedaan. Indien aan het verzoek binnen veertien dagen geen gevolg wordt gegeven, kunnen de verzoekers zelf tot die bijeenroeping overgaan op de wijze bepaald in lid 2 van dit artikel, of door het plaatsen van een advertentie in ten minste een ter plaatse waar de vereniging is gevestigd veel gelezen dagblad. Besluiten die genomen worden in een op de in dit lid genoemde wijze bijeengeroepen algemene vergadering hebben dezelfde rechtskracht als besluiten genomen in een op de in lid 2 genoemde wijze bijeengeroepen algemene vergadering. 4. De voorzitter verleent de leden het woord in de volgorde waarin zij dit hebben gevraagd. De secretaris houdt hiervan aantekening. De voorzitter heeft het recht een lid dat zich volgens zijn mening niet behoorlijk gedraagt het woord te ontnemen of het verblijf ter vergadering te ontzeggen behoudens een geslaagd beroep van de betrokkene op de vergadering. 5. De secretaris legt ter vergadering een presentielijst neer waarop de aanwezige leden hun naam plaatsen en aantekenen of zij al dan niet stemgerechtigd zijn. Slechts die stemgerechtigde leden wier namen op de presentielijst voorkomen nemen aan de stemmingen deel. 6. Voor de aanvang van de stemmingen over personen wijst de voorzitter drie neutrale personen aan die de stemmen tellen en van de uitkomst verslag zullen uitbrengen aan de voorzitter; daarna deelt de voorzitter de uitslag van de stemming aan de vergadering mede. 7. Bij hoofdelijk oproeping geschieden de stemmingen in volgorde van de presentielijst met dien verstande dat eerst de stemgerechtigde leden daarna de stemgerechtigde bestuursleden en tenslotte de stemgerechtigde voorzitter hun stemmen uitbrengen. 8. Als ongeldige stemmen worden aangemerkt stembiljetten die: - getekend zijn;


- onleesbaar zijn; - een persoon niet duidelijk aanwijzen; - de naam bevatten van een persoon die niet verkiesbaar is; - voor iedere verkiesbare plaats meer dan een naam bevatten; - meer bevatten dan een duidelijke aanwijzing van de persoon. 9. Van het verhandelde in een algemene vergadering worden door de secretaris of de door het bestuur daartoe aangewezen persoon notulen gemaakt. De notulen worden in het officieel orgaan gepubliceerd of op een andere, ter keuze van het bestuur, wijze ter kennis van de leden gebracht en dienen door de eerstvolgende algemene vergadering te worden vastgesteld. JAARSTUKKEN - BALANS, STAAT VAN BATEN EN LASTEN EN JAARVERSLAG Artikel 16 1. Het bestuur is verplicht jaarlijks, uiterlijk 6 maanden na het einde van een seizoen een balans en een staat van baten en lasten met een toelichting van de vereniging te maken en op papier te stellen. 2. Het bestuur is verplicht deze balans en staat van baten en lasten gedurende zeven jaren op papier te bewaren. 3. Het bestuur brengt op een algemene vergadering binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, behoudens verlenging van deze termijn door de algemene vergadering, een jaarverslag uit over de gang van zaken in de vereniging en over het gevoerde beleid. Het bestuur legt de balans en de staat van baten en lasten met een toelichting ter goedkeuring aan de vergadering over. Deze stukken worden ondertekend door de bestuurders; ontbreekt de ondertekening van een of meer hunner, dan wordt daarvan onder opgave van redenen melding gemaakt. Het ontbreken van deze melding staat goedkeuring in de weg. Na afloop van de termijn kan ieder lid van de gezamenlijke bestuurders in rechte vorderen dat zij deze verplichtingen nakomen. 4. De vereniging kan opdracht tot onderzoek van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting geven aan een accountant als bedoeld in artikel 2:393 lid 1 van het Burgerlijk Wetboek. Tot het geven van deze opdracht is de algemene vergadering bevoegd. Indien deze accountant een verklaring aflegt omtrent de getrouwheid van de onderzochte stukken, dan kan het bestuur deze met de stukken aan de algemene vergadering overleggen. Deze behoeft dan geen kascommissie te benoemen. Indien er geen accountantsverklaring is, dan moet een kascommissie worden benoemd. De kascommissie heeft tot taak het onderzoeken van de balans en de staat van baten en lasten met toelichting van het bestuur en het uitbrengen van verslag daarvan aan de algemene vergadering. De kascommissie heeft daartoe het recht om van het bestuur te eisen dat inlichtingen worden verschaft, dat de kas en de waarden worden getoond en dat boeken, bescheiden en andere gegevensdragers van de vereniging voor raadpleging beschikbaar worden gesteld. 5. Een vereniging die een of meer ondernemingen in stand houdt welke ingevolge de wet in het handelsregister moeten worden ingeschreven,


vermeldt bij de staat van baten en lasten de netto-omzet van deze ondernemingen. 6. De algemene vergadering keurt de jaarstukken goed. Goedkeuring brengt geen décharge voor het bestuur met zich mee. WIJZIGINGEN EN AANVULLINGEN HUISHOUDELIJK REGLEMENT Artikel 17 1. In het huishoudelijk reglement van de vereniging kan geen verandering worden gebracht dan door een besluit van een algemene vergadering, waartoe is opgeroepen met de mededeling dat aldaar wijziging van het huishoudelijk reglement zal worden voorgesteld. De termijn voor oproeping tot een zodanige vergadering bedraagt ten minste zeven dagen. 2. Zij die de oproeping tot de algemene vergadering ter behandeling van een voorstel tot wijziging van het huishoudelijk reglement hebben gedaan, moeten ten minste vijf dagen vóór de vergadering een afschrift van dat voorstel, waarin de voorgedragen wijziging woordelijk is opgenomen, op een daartoe geschikte plaats voor de leden ter inzage leggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. 3. Een besluit tot wijziging van het huishoudelijk reglement behoeft een meerderheid van ten minste twee derden van de uitgebrachte stemmen van de stemgerechtigden die bij de betreffende algemene vergadering aanwezig zijn. 4. Een besluit tot wijziging van dit huishoudelijk reglement treedt in werking op de dag volgende op die waarop de algemene vergadering dat besluit neemt, tenzij de algemene vergadering later tijdstip vaststelt. 5. Wijzigingen in dit reglement dienen onmiddellijk ter kennis te worden gebracht van het bestuur van de Koninklijke Nederlandse Hockey Bond. SCHEIDSRECHTERVERPLICHTING VOOR ALLE LEDEN BOVEN 16 JAAR Artikel 18 De KNHB stelt met ingang van het seizoen 2006-2007 de verplichting dat alle leden boven de 16 jaar in het bezit zijn van de scheidsrechterskaart. HV Mijdrecht stelt tevens de verplichting dat alle leden boven de 16 jaar per hockeyseizoen minimaal 4 wedstrijden als scheidsrechter actief is. De indeling van de scheidsrechters zal zo ruim mogelijk van te voren zijn vastgesteld. Een scheidsrechter zal over de indeling voor een bepaalde wedstrijd middel e-mail persoonlijk worden geïnformeerd. Mocht een lid niet in de gelegenheid zijn om de betreffende wedstrijd te leiden, dan zal hij zelf voor vervanging moeten zorgen; bij voorkeur door een lid uit zijn eigen team. Het opgestelde lid blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de invulling van de scheidsrechter van de betreffende wedstrijd. Indien de betreffende wedstrijd de ingedeelde scheidsrechter danwel de vervanger niet komt opdagen, dan zal bij het eerste verzuim het ingedeelde lid de eerst volgende thuiswedstrijd worden geschorst. Een tweede verzuim zal leiden tot schorsing van 2 thuiswedstrijden.


Een derde verzuim zal leiden tot schorsing van 3 thuiswedstrijden. Een vierde verzuim zal leiden tot uitsluiting van het spelen van wedstrijden bij HV Mijdrecht. GEBRUIK HVM CLUBKLEDING Artikel 19 Spelers van Hockeyvereniging Mijdrecht die competitie spelen ontvangen een clubshirt in bruikleen. Keepers die in een 11-tal spelen ontvangen een keepershirt in bruikleen. Deze kleding wordt uitsluitend gedragen tijdens de wedstrijden die worden gespeeld onder verantwoordelijkheid van Hockeyvereniging Mijdrecht en mag niet worden gebruikt bij de trainingen of in privéomstandigheden. De kleding blijft eigendom van de vereniging. De speler/speelster zal zorgvuldig en als ‘goed huisvader’ met de geleende kleding omgaan en houdt zich aan de wasvoorschriften van het label in de kleding. Het is niet toegestaan om rugnummers of andere uitingen op het clubshirt aan te brengen. Bij beëindiging van het lidmaatschap of de sponsorovereenkomst dient de in bruikleen ontvangen kleding weer te worden ingeleverd. Aan het einde van het seizoen kan de kleding omgeruild worden voor een andere maat. Gedurende het seizoen omruilen is niet mogelijk. Bij vermissing of beschadiging als gevolg van onzorgvuldig of onjuist gebruik, zulks ter beoordeling van de kledingcommissie, is de speler/speelster en of ouders/verzorgers verantwoordelijk voor de geleden schade en zullen de kosten van vervanging in rekening worden gebracht. Hiervoor gelden de volgende bedragen: clubshirt € 30,00 en keepershirt € 35,00. De vervangende kleding zal pas worden uitgereikt nadat de verschuldigde kosten zijn betaald. Indien zich een geschil voordoet ten gevolge van de teruggave van de kleding beslist het bestuur van de vereniging. VERKLARING TUCHTRECHT: Artikel 20 Volgens de statuten van de KNHB zijn alle verenigingen verplicht om coaches en trainers die geen lid zijn van de vereniging een verklaring te laten ondertekenen, waarmee zij zich onderwerpen aan het tuchtrecht van de Bond. Aangezien wij een plezierig en veilig klimaat binnen onze vereniging willen stimuleren, onderschrijven wij dit beleid en zullen trainers en coaches, die geen lid zijn van HVM, bij aanvang van het seizoen worden gevraagd om een verklaring te ondertekenen. Dit reglement is vastgesteld en aangevuld door de algemene vergadering de dato 24 juni 2015 en per die datum in werking getreden.


HOCKEY VERENIGING MIJDRECHT

Recommend Documents