Uitvoeringsplan & Formulier Veiligheidsmelding

Diensteenheid ICT en Facilitaire Dienst (DIF) Zie ook: www.avans.nl Secretariaat DIF: 076 - 525 08 11 (tst 7811)

Uitvoeringsplan & Formulier Veiligheidsmelding Beschrijving van de opzet, achtergronden en afhandeling van het Formulier Veiligheidsmelding voor onveilige en/of onwenselijke situaties.

Colofon project datum bestand auteur

P 1127 Veiligheid; Formulier Veiligheidsmelding 6 oktober 2011 1127-122 (meld 111006).docx Kitty van Teeffelen en Peter de Groot (i.o.m. Avans Arbo)

Inhoudsopgave 1

Doel van dit Uitvoeringsplan

3

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6

Inleiding Relatie met andere documenten Activiteiten Avans Arbo Activiteiten Vertrouwenspersonen Visie op meldingen en de afhandeling Uitgangspunten Kaderstelling 2.6.1 Waarneming en melding

3 3 4 4 4 5 5

3 3.1

3.2 3.3

3.4

Uitwerking Principe 3.1.1 Algemene opzet 3.1.2 Formulier “Veiligheidsmelding” 3.1.3 Registratie Veiligheidsmelding als Call 3.1.4 Regieleider 3.1.5 Proces Activiteiten en taakverdeling (AT-matrix) Melding 3.3.1 Vindplaats formulier 3.3.2 Type meldingen en afhandeling 3.3.3 Aangifte bij de Politie BBC coördinatie via [email protected] 3.4.1 Proces afhandeling

5 5 5 5 5 5 5 6 6 7 7 7 7 8 8

4

Implementatie

8

1

Bijlage 1: Proces melding en afhandeling

9

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Bijlage 2 : AT-matrix Beheer Formulier Veiligheidsmelding Melden en melder Meldingen en IV-register Aangifte bij Politie

bestand: 1127-122 (meld 111006).docx, print: 13 oktober 2011 [17:31], blz. 2

10 10 10 11 11 12

1

Doel van dit Uitvoeringsplan Dit Uitvoeringsplan heeft tot doel om de uitvoeringsaspecten met betrekking tot meldingen van onveilige en/of onwenselijke situaties en de afhandeling daarvan vast te leggen. Tevens geven meldingen inzicht in de aard, ernst en omvang van (bijna) incidenten zodat daarmee trends en ontwikkelingen gesignaleerd kunnen worden en desgewenst verbeteringen kunnen worden doorgevoerd.

2

Inleiding In deze inleiding wordt de lezer geïnformeerd over de aanleiding en achtergrond van dit Uitvoeringsplan1.

2.1

Relatie met andere documenten Dit Uitvoeringsplan is een vervolg op het Beleidsplan Veiligheid2 en het daarin genoemde Werkplan Algemene Veiligheid. In dit kader wordt verwezen naar de in het Beleidsplan genoemde punten: a.

Punt 11.4.2.2. (Beleidsplan Veiligheid) m.b.t. meldingen

b.

Actiepunt AV 8: “Het verbeteren van het meldingsformulier3 en de afhandeling daarvan, zodat er registratie in het IV-register kan zijn. Daarmee ontstaat zicht op de incidenten, kunnen trends worden gesignaleerd en kan tot herziening van beleid en/of uitvoering worden overgegaan.”

Deze plannen vormen derhalve het uitgangspunt voor dit Uitvoeringsplan en worden, samen met het Crisis Actie Plan voldoende bekend verondersteld. Het Beleidsplan Veiligheid beschrijft de strategische (bestuurlijke) doelstellingen, keuze en richting m.b.t. veiligheid van en voor Avans. In het Werkplan Algemene Veiligheid4 is de (tactische) uitwerking van het beleidsplan opgenomen met concrete doelstellingen en resultaten. Daarmee blijft het beleidsplan voor een langere periode toepasbaar en kunnen de werkplannen naar behoefte worden aangepast. In dit (operationele) Uitvoeringsplan Veiligheidsmelding is de uitvoering vastgelegd van één of meerdere specifieke onderdelen en vormt daarmee de basis voor de inrichting (processen) en het werken van de organisatie (instructies) alsmede de daarbij ondersteunende voorzieningen en installaties. Het Crisis Actie Plan (CAP) is het draaiboek voor het handelen bij een (verwacht) incident voor situaties waarin de reguliere bedrijfsvoering niet voorziet of kan voorzien en die qua impact, omvang en/of beschikbaar tijdsbestek noodzaken tot snel en adequaat handelen. De uitvoering en de regie is in handen van de Crisisorganisatie. Met het uitvoeren van dit plan komt het Formulier Ongevalregistratie voor meldingen te vervallen omdat het is geïntegreerd in het Formulier Veiligheidsmelding. Het kan nog wel gebruikt worden voor nadere informatie t.b.v. de afhandeling door Avans Arbo, maar dat valt buiten deze doelstelling.

1 Opmerking: Om praktische redenen is voor functies en rollen de mannelijke term (vorm) gebruikt. Deze kunnen echter ook door vrouwen vervuld worden. 2 1127-136, 14mrt11 3 Wordt nu formulier “Veiligheidsmelding”genoemd 4 Vooral zorg door DIF bestand: 1127-122 (meld 111006).docx, print: 13 oktober 2011 [17:31], blz. 3

Beleidsplan Veiligheid

Crisis Actie Plan

Werkplan Algemene Veiligheid Uitvoeringsplan & Formulier Veiligheidsmelding

Digitaal (internet) Formulier Veiligheidsmelding

Figuur 1: Schematische weergave samenhang documenten 2.2

Activiteiten Avans Arbo Avans Arbo geeft binnen Avans invulling aan de registratie en afhandeling van Arbo-gerelateerde onderwerpen; deels vanuit de bedrijfsvoering en deels vanuit een wettelijk kader. Expliciet in dit kader (veiligheid):  voert zij registratie over (bijna) ongevallen,  voert zij ongevalonderzoek uit en rapporteert daarover,  verzorgt evt. de melding van ongevallen en onderhoud daarover contacten met de Arbeidsinspectie,  voert zij Risico Inventarisaties en Evaluaties (RIE) uit,  adviseert zij over arbeidsomstandigheden op en rond de werkplek. Om aan deze taken invulling te kunnen geven zijn er specifieke bepalingen opgenomen in dit voorstel.

2.3

Activiteiten Vertrouwenspersonen De Vertrouwenspersonen behandelen meldingen m.b.t. seksuele intimidatie, psychische en/of lichamelijke agressie, discriminatie, pesten en machtsmisbruik. Daarbij speelt vertrouwelijkheid een grote rol. Op het formulier Veiligheidsmelding zal een verwijzing worden opgenomen.

2.4

Visie op meldingen en de afhandeling Een melding biedt Avans de mogelijkheid om een (mogelijk) onwenselijke situatie op te heffen; in ieder geval om daarover na te denken. Het opheffen van onwenselijke situaties draagt bij aan een positief imago van Avans en aan de basisveiligheid. Voor het imago is het van belang de melder op de hoogte te houden van het proces, de voortgang en het resultaat. Daarbij kan het resultaat tot onvrede leiden als dit niet het gewenste resultaat van de melder is, ook daar moet rekening mee gehouden worden. Voor de verbetering van de basisveiligheid is het van belang dat er adequaat en voortvarend wordt gehandeld, hetgeen eveneens bijdraagt aan het imago. Het accent ligt daarbij op het snel onderkennen van risico’s en daarbij prioriteit geven aan (plannen van) de te nemen maatregelen. Naast de afhandeling is ook de registratie van belang om daarmee te komen tot bewaking en controle van de voortgang en trendrapportages. Deze kunnen uiteindelijk leiden tot herziening van beleid en/of andere plannen.


2.5

Uitgangspunten a. b. c.

Bij een crisis (type A of B) is snel handelen noodzakelijk, derhalve wordt er in die situatie pas melding gemaakt als de gelegenheid voor is. Dit is nader beschreven in het Crisis Actie Plan. De registratie en verdeling van meldingen in dit kader voor be- en afhandeling is ondergebracht bij Bewaking, Beveiliging en Conciërgerie (BBC) van DIF. Over Meldingen met een (mogelijk) Arbo karakter wordt direct Arbo geïnformeerd.

2.6

Kaderstelling

2.6.1

Waarneming en melding Een waarneming van een onwenselijke situatie, zoals een (mogelijk) veiligheids- of gezondheidsrisico, diefstal, beschadiging, maar ook agressie of (verbaal) geweld kan reden zijn voor een melding. Daarbij wordt onderscheid gemaakt in: Persoonlijke zaken

Hierbij is het aan de persoon zelf om daar melding van de maken; Avans wil dat echter wel graag weten, maar er is geen verplichting. Denk aan diefstal van of schade aan persoonlijke eigendommen, agressie en geweld.

Avans zaken

Wanneer de belangen van Avans en/of haar medewerkers, studenten of bezoekers (mogelijk) worden geschaad, dan is melding door (ingehuurd) personeel verplicht; voor andere wordt het melden gestimuleerd. Denk aan diefstal van of schade aan Avans eigendommen, agressie en geweld bij uitoefening van de functie, onveilige situaties in de gebouwen of op de terreinen.

3

Uitwerking

3.1

Principe

3.1.1

Algemene opzet Via internet kan iedereen een melding doen: Gevaarlijke situatie, Letsel en (bijna) ongeval, Diefstal Avans of privé goederen, idem voor schade en voor ongewenste zaken m.b.t. sociale media (internet). Voor niet te rubriceren onderdelen is er de rubriek ‘Overig’. Deze melding wordt ‘ingeschreven en gerouteerd’ door BBC; meldingen met een ‘Arbo’ karakter worden direct doorgemeld aan Avans Arbo zodat Avans Arbo haar advies- en uitvoeringsverantwoordelijk kan nemen. BBC draagt zorg voor de registratie en afhandeling van de meldingen door het toewijzen van een melding aan een Regieleider.

3.1.2

Formulier “Veiligheidsmelding” Op internet wordt het formulier “Veiligheidsmelding” geplaatst. Via verwijzingen en linken (Arbo en DIF portal, startmenu/algemeen/Avans Veiligheid/Meldformulier) kan de Melder daar op verschillende manieren op uit komen, deze invullen en versturen.

3.1.3

Registratie Veiligheidsmelding als Call Door ‘koppeling’ van ICT gegevens wordt de melding opgenomen in een wachtrij “BBC_veiligheidsmeldingen” van Clientèle5. Met deze registratie en logboekaantekeningen kan de voortgang worden gevolgd en bewaakt. BBC draagt zorg voor de coördinatie en afhandeling van Meldingen. Daarmee vormt Clientèle tevens het IV register als genoemd in het Beleidplan Veiligheid (punt 11.4.1.4).

3.1.4

Regieleider Via een ‘voorselectie’ proces wordt aan iedere melding een Regieleider toegewezen. Een Regieleider is vergelijkbaar met een projectleider, maar die term is bewust niet gebruikt omdat een projectleider vaak ook inhoudelijke bevoegdheden heeft m.b.t. de oplossing. 5

Clientèle is een softwareprogramma waarin DIF haar klachten, wensen en de afhandeling daarvan registreert. Aan de registratie wordt een uniek (Call)nummer toegekend, tevens zijn ‘logboekregistraties’ mogelijk.


De Regieleider zorgt vooral voor het proces van be- en afhandeling en draagt ervoor zorg dat verantwoordelijke personen en/of afdelingen worden betrokken en/of geïnformeerd (o.a. IV register). Ook informeert hij de melder over de voortgang en het (tussen)resultaat. De Regieleider attendeert DMCS bij het vermoeden van imago-schade. 3.1.5

Proces Incidenten of bijna incidenten, met een niet-acuut karakter6, worden bij het ‘eigen organisatieonderdeel’7 gemeld als het om een ‘interne aangelegenheid’ gaat. Bij twijfel of in de andere gevallen wordt dit gemeld via het formulier “Veiligheidsmelding” aan BBC. Bij een melding bij het eigen bedrijfsonderdeel wordt de afweging gemaakt of het om een interne aangelegenheid van het bedrijfsonderdeel gaat, dan wel dat het om een locatiebrede aangelegenheid gaat, zie ook Beleidsplan Veiligheid en het Werkplan Lokale Veiligheid. In eerstgenoemde situatie (eigen bedrijfsonderdeel) wordt binnen het bedrijfsonderdeel een Regieleider benoemd. In laatstgenoemde situatie bepaald het directeurenoverleg van de locatie wie de Regieleider wordt. Is het locatieoverstijgend dan wel valt het onder de zorgtaak (dienstverlening) van DIF dan wordt dit gemeld via het Meldformulier aan BBC. Zie Figuur 2: Proces melding niet-crisissituatie.

(bijna) incident proces melding melden bij/via

ernstig/acuut locatie ?

Dir. informeren

zie Crisis Actie Plan

meldpunten: 5555, 8888, receptie, telnisten,conciërge

ernstige (ver)storing ?

veilig‐ heid ? 5555 BHV‐leider = crisisleider komt kijken

“postbus” Directie

call (DIF)

eigen Aca/Dnst ?

locatie‐ zaak ? locatieoverleg Directeuren

nood‐ plan

grote / directe gevolgen gebruikers ?

keuze regieleider

CAP opschalen?

info naar meldpunten

regie oplossen door Aca/Dnst

herstel / reparatie M‐form

BHV‐leider afhandelen met / via BHV organisatie

afhandelen via/met crisis‐ organisatie

A‐crisis

info LCT‐ leider lokatie‐ zaken

(Aca/Dnst) B‐crisis

regieleider Directeur Aca/Dnst

info over voortgang, afstemming inzet LCT & afhandeling oplossen (ver)storing

info naar meldpunten

registreren

BBC (KT)

registreren regieleider • arbo • BBC • verzekering • overig Register IV (Integrale Veiligheid)

onderzoek, (laten)oplossen, evaluatie, vervolgacties

borging & control IV‐platform einde

M-form = Formulier “Veiligheidsmelding” t.b.v. registratie, evaluatie en vervolgacties. Figuur 2: Proces melding niet-crisissituatie 3.2

Activiteiten en taakverdeling (AT-matrix) De activiteiten en taakverdeling zijn/worden vastgelegd in de AT-matrix van “Werkplan BHV”. Daarmee is alles is één overzicht opgenomen.

6 (bijna) incidenten met een acuut karakter dienen direct gemeld te worden bij de receptie, een conciërge of via (073-629)5555. 7 Academie, Diensteenheid, CVB, etc.


3.3

Melding

3.3.1

Vindplaats formulier Het formulier “Veiligheidsmelding” is digitaal toegankelijk via:  Startmenu PC: start/algemeen/Avans Veiligheid/Meldformulier  iAvans/Diensten/Avans Websites/Avans Veiligheid  Arbo portal (route nog aangeven en in te regelen)  Black Board; community Veiligheid (voor iedereen toegankelijk)  Studentenomgeving Blackboard (waar nu ook Arbo meldformulier/verwijzing staat, nog in te regelen) Het is mogelijk dat een Regieleider aansluitend nog nadere informatie en/of toelichtingen vraagt aan de Melder.

3.3.2

Type meldingen en afhandeling Vooralsnog worden de volgende type meldingen onderscheiden met de Regieleider (formeel de behandelende afdeling). Melding Categorie Agressie, Geweld & misbruik Sociale Media (internet) Diefstal Avans

Diefstal Privé

Gevaarlijke situatie

Letsel en Ongeval

Schade aan Avans eigendom Schade aan Privé8 eigendom

Overig

definitie Ongewenste en/of onacceptabele verbale uitlatingen, fysiek contact en weergave op Sociale Media Avans eigendommen zoals: telefoons, laptops, facility card Privé eigendommen zoals: jas, tas, laptop, telefoon, portemonnee, pasjes, geld Kans op letsel en/of ongeval, door technische situatie, ontploffingsgevaar, onzorgvuldig c.q. onbekwaam handelen, afwezigheid c.q. niet opvolgen van voorschriften, etc. Incident dat heeft geleid tot daadwerkelijk nadelig of schadelijk effect met meer ernst dan EHBO zorg. Nadeel voor Avans door een gebeurtenis en/of, handeling c.q. handelwijze. Nadeel voor een persoon door een gebeurtenis en/of, handeling c.q. handelwijze. Niet nader benoemde of te classificeren meldingen, die mogelijk van invloed zijn op de (on)veiligheid.

Regieleider (formeel afdeling) [email protected] Karel Prins (Avans Arbo)

[email protected] Ineke Toten – van den Broek(AB) [email protected] Ineke Toten – van den Broek(AB) [email protected] Kitty van Teeffelen (BBC) zorgt voor besluitvorming over Regieleider. Per direct melden bij conciërge op locatie of bij alarmnummer(5555).

[email protected] Karel Prins (Avans Arbo)

[email protected] Ineke Toten – van den Broek(AB) [email protected] Ineke Toten – van den Broek(AB)

[email protected] Kitty van Teeffelen (BBC) zorgt voor besluitvorming over Regieleider.

Tabel 1: Overzicht type meldingen en Regieleider 3.3.3

Aangifte bij de Politie In het formulier Veiligheidsmelding opnemen bij Agressie Geweld en misbruik Sociale Media, diefstal en schade aan Privé dat de persoon zélf (privé) aangifte moet doen en dat Avans daar graag een kopie van ontvangt. 8

In dit kader ook eigendommen van andere rechtspersonen dan Avans.


Voor Avans zaken waarbij de belangen van Avans geschaad zijn c.q. kunnen worden, dan wel dat sprake is of kan zijn van strafrechtelijke vervolging dient aangifte te worden gedaan namens Avans. Hierbij valt te denken aan:  diefstal en/of schade,  bedreiging en/of geweld,  verstoring van de orde Neem daarvoor bij twijfel contact op met de Coördinator BBC of de Adviseur Veiligheid. 3.4

BBC coördinatie via [email protected] In verband met vervanging is ervoor gekozen om zoveel mogelijk persoons-onafhankelijk te kunnen werken. Derhalve is ervoor gekozen om te werken vanuit een functioneel e-mailadres: [email protected].

3.4.1

Proces afhandeling Het proces is schematisch weergegeven in Bijlage 1: Proces melding en afhandeling“, Figuur 3: Proces melding en afhandeling” met de volgende toelichtingen (indien hiervoor nog niet beschreven).

3.4.1.1

Bijlagen, foto’s e.d. Op het formulier kan de melder aangeven of hij nog bijlagen heeft; deze kunnen dan worden gestuurd naar [email protected].

3.4.1.2

Kijkrecht Arbo Door Avans Arbo kijkrecht te geven kunnen zij ten alle tijden ‘monitoren’ wat de stand van zaken is.

3.4.1.3

Direct mail2arbo Vanwege de bijzondere taakvoering van Arbo is het zeer wenselijk om meldingen met Arbo als Regieleider, zie “Tabel 1: Overzicht type meldingen en Regieleider”, direct door te mailen naar [email protected].

3.4.1.4

IV-register Dit is een ‘uittrekstel’ uit de wachtrij “BBC_Veiligheidsmelding”.

4

Implementatie De implementatie omvat o.a.:  Zorgen dat het werkt autorisaties, linken op de portal,  Communicatieplan; infovoorziening hogeschoolbreed  Introductie en voorlichting aan Conciërges, Telefonisten en Helpdeskmedewerkers, zodat zij het goed snappen en er goed mee kunnen werken.  Zorgen dat meldingen met categorie: Agressie, Geweld en misbruik Sociale Media, Gevaarlijke situatie, Letsel en Ongeval direct ‘per mail’ gemeld worden aan Arbo


Bijlage 1: Proces melding en afhandeling regieleider zorgt voor info over voortgang en gereed

Melder

evt. toesturen bijlagen, foto’s etc.

Functioneel mailadres veiligheid@avans

Melder wordt door BBC geïnformeerd over: • Behandelaar • nader onderzoek • afhandelen en mogelijke vervolgacties

formulier “Veiligheidsmelding” (FormDesk)

Digitaal kopie meldformulier naar melder (automatisch)

Internet verzending

aanmaken Call(nr) (automatisch)

dagelijkse check meldingen

BBC (preventie‐ medewerker + vervanging); regie over be‐ en afhandeling IV‐register (man.rap. voortgang)

Figuur 3: Proces melding en afhandeling

wachtrij: BBC_Veiligheidsmelding

Callnr en info

Callnr. naar melder (automatisch) kijkrecht Avans Arbo

Routeren naar regieleider

Actualiseren IV‐ register

CC naar Arbo (automatisch)

regieleider zorgt voort afhandelen

Gereed (melden)

Maandelijkse voortgangs‐ rapportage t.b.v. IV‐register

2

Bijlage 2 : AT-matrix

Voor toelichting en afkortingen zie Werkplan Algemene Veiligheid. nr.

activiteit

beslissen

(laten) doen

actualiseren en beheer notitie

BBC

BBCpvm

vaststellen majeure wijzigingen en ’eigenaar’

DirDIF

BBC

2.1

advies (verplicht)

informeren

toelichting en/of aandachtspunten

zie toelicht.

    

Beheer

Vaststellen overige wijzigingen

BBC

eindverantwoordelijke registratie en proces meldingen bewaken voortgang acties informeren BBC (BBCPVM) over (mogelijke) veranderingen

BBC

2.2

medewerking (verplicht)

Arbo, IVadv, Kerngroep BHV Arbo, IVadv

dir.ov.loc BBC leden Crisisorganisatie Arbo verandering principes

 vooral actualiseren lijsten en overzichten

BBCPVM allen

dirDIF

Formulier Veiligheidsmelding

actualiseren en beheer

BBC

beheer functioneel e-mailadres [email protected] beheer functioneel e-mailadres [email protected] controle wachtrij (nieuwe meldingen) dagelijks inzicht meldingen en wachtrijen


BBCPVM BBCPVM

IVadv, Kerngroep BHV, Arbo voorzien in vervanging bij afwezigheid

arbo BBCPVM arbo

voorzien in vervanging bij afwezigheid

nr.

activiteit

2.3

beslissen

(laten) doen

advies (verplicht)

informeren


Melden en melder

doen van (invullen) melding

iedereen

doorsturen melding naar Regieleider; met begeleidende tekst informeren melder over Regieleider

BBCPVM

2.4


BBCPVM

autom. kopie op mail evt. zorgen voor Regieleider Regieleider

Meldingen en IV-register

Meldingen inschrijven en beheren in IV-register Maandelijkse voortgangrapportage toegewezen meldingen t.b.v. IV-register Maandelijkse rapportage (management) Analyse Maandrapportage

BBCPVM

Platform IV


Regieleider

BBCPVM

BBCPVM

 Platform IV  dirDIF  advIV DirDIF

advIV

vóór de 1e v.d. maand actualiseren

nr.

activiteit

beslissen

(laten) doen

Agressie, Geweld & misbruik Sociale Media (internet)

slachtoffer

slachtoffer

arbo

Diefstal Avans

ABverz

Avans eigenaar

BBC

Diefstal privé

eigenaar

eigenaar

Schade aan Avans eigendom

ABverz

Avans eigenaar

Schade aan privé9 eigendom

eigenaar

eigenaar

Overig

BBC

2.5

afkorting Arbo ABverz advIV BBC BBCPVM

9


advies (verplicht)

informeren


Aangifte bij Politie

BBC (>€ 3.000 ook advIV)

(>€ 3.000 ook advIV)

omschrijving P&O/Avans Arbo (Marjan Hollaar/Karel Prins) DIF/AB medewerker verzekeringen (Ineke Toten) DIF/Adviseur Integrale Veiligheid (Peter de Groot) DIF Coördinator Bewaking, Beveiliging en Conciërgerie (William van Steen) DIF/BBC Preventiemedewerker (Kitty van Teeffelen)

In dit kader ook eigendommen van andere rechtspersonen dan Avans.


Naar behoefte adviseren vanuit Avans, eigenaar is zelf verantwoordelijk Avans eigenaar is de afdeling die financieel verantwoordelijk is voor het Avans eigendom Vrijblijvend adviseren vanuit Avans, eigenaar is zelf verantwoordelijk Avans eigenaar is de afdeling die financieel verantwoordelijk is voor het Avans eigendom Vrijblijvend adviseren vanuit Avans, eigenaar is zelf verantwoordelijk nav voorval bepalen wie aangifte doet.

Uitvoeringsplan & Formulier Veiligheidsmelding

Recommend Documents