SPOTLIGHT KEYNOTE SOLUTIONS

AdValvas SPOTLIGHT

Incafin haalt meer uit klantencontacten door online database KEYNOTE

Tips voor een succesvol ERP project SOLUTIONS

Meer geslaagde deals bij Business Angels Network Vlaanderen door kwalitatieve communicatie

Waarom waarom uw uw betalingen betalingen twee twee keer keer ingeven ingeven??

Isabel en Microsoft Dynamics werken perfect samen. Een indrukwekkende tijdwinst in uw dagelijks beheer wat zich vertaalt in aanzienlijke besparingen.

Internetbankieren voor de professional

Editoriaal

Inhoud SPOTLIGHT Incafin haalt meer uit klantencontacten door online database

Van kenniseconomie naar kennisbedrijf Hoe kan het reële belang of potentieel van een onderneming ingeschat worden? Via het zakencijfer of de winst? Het aantal werknemers, de grootte van het hoofdkantoor of het aantal filialen? Geen makkelijke oefening. Wij merken dat deze traditionele indicatoren niet meer volstaan - zeker niet om het echte groeipotentieel van een onderneming in te schatten.

Pag 4

KEYNOTE Tips voor een succesvol ERP project Pag 7

SOLUTIONS Meer geslaagde deals bij Business Angels Network Vlaanderen door kwalitatieve communicatie

Steeds vaker wordt kennis de bepalende factor in onze economie. Dat geldt volgens ons ook voor bedrijven. De manager van vandaag is tegelijk lokaal, sociaal en mobiel. Winnaar wordt, hij die de aanwezige kennis in de organisatie beter beheert, structureert, toegankelijk maakt voor medewerkers. Die ook correcte informatie kan delen met klanten indien nodig. Bedrijfssoftware neemt dan ook een extra uitdagende rol op zich: het traditionele transactionele systeem moet daarnaast ook een platform vormen voor kennis- en informatieverspreiding binnen en buiten het bedrijf. Dat de Microsoft ‘technology stack’ onze visie op software onderschrijft, kan ons bij Ad Ultima alleen maar plezier doen! Wij wensen u dan ook enkele aangename en leerrijke momenten toe bij het doornemen van Ad Valvas. Hopelijk vindt u er enkele nuttige ideeën in voor uw organisatie!

Pag 10

TRENDWATCHER SoLoMo: de gouden driehoek tot commercieel succes?

Veel leesplezier!

Pag 13

Filip Bossuyt Bestuurder Ad Ultima Group





COLOFON Uitgever:

Lemarco Sneeuwbeslaan 17 B7 B-2610 Wilrijk +32 (0)3 827 26 36 [email protected]

Redactie:

Ken Holsters, Veerle Bonte, Patrick Dalle

Advertenties:

Isabel, Microsoft, Ad Ultima

Grafische opmaak: Lemarco - Lutz Stange



Ad Ultima N.V. Beneluxpark 7

Tel:

+32 (0)56-740 740

8500 Kortrijk

Fax:

+32 (0)56-740 700   

[email protected] - www.adultimagroup.com AD VALVAS > Page 3



SPOTLIGHT

Incafin haalt meer uit klantencontacten door online database

Incafin gebruikt Microsoft Dynamics CRM Online voor het beheer van de klantencontacten. Het project was in handen van BRO-Consulting. Dankzij Dynamics CRM in de cloud kunnen de vijf gebruikers klanteninformatie efficiënt bewaren, terugvinden en delen. Dat verhoogt de kansen op ‘cross selling’. De klanten en prospecten krijgen een efficiëntere service. Vroeger bewaarden de medewerkers van Incafin de klantencontacten in allerlei verschillende adressenlijsten, vaak nog op papier. Door de groei van de onderneming werd die werkwijze onhoudbaar. Nu staan alle klantencontacten opgeslagen in de centrale database van Dynamics CRM Online. De verschillende bedrijfsafdelingen van Incafin kunnen altijd via een internetverbinding bij het totale klantenbestand. Ze kunnen via Dynamics CRM ook heel snel offertes maken. Dynamics CRM Online draait in de datacenters van Microsoft zodat Incafin zelf niet hoeft te investeren in serverinfrastructuur of back-ups. Microsoft staat garant voor een perfecte beveiliging en een maximale beschikbaarheid.

AD VALVAS > Page 4

SPOTLIGHT

goed zicht op onze klanten en prospecten over de bedrijfsafdelingen heen. Als een bedrijf al bij een afdeling van Incafin klant is, dan is het nu veel makkelijker om via die bestaande contactpersoon ook met de andere afdelingen binnen te raken.”

Goede klantenservice BRO-Consulting begeleidde bij Incafin de overstap naar Microsoft Dynamics CRM Online. De vijf gebruikers kunnen nu veel efficiënter en sneller communiceren met klanten of prospecten. Door te werken via de cloud, hoeft Incafin bovendien zelf niet te investeren in serverinfrastructuur, -onderhoud en back-ups. In de nichemarkt van Incafin speelt een scherpe concurrentie en daarom is het erg belangrijk om efficiënt te werken en offertes goed en snel op te volgen. Wanneer de gebruikers van Dynamics CRM nu offertes maken, komen de contactgegevens rechtstreeks uit de centrale database. In CRM bewaren ze ook de productcatalogus en de prijslijsten, zodat ze die informatie heel eenvoudig en snel in de offerte kunnen invoeren. Ook de berekeningen gebeuren automatisch.

Incafin is de voorbije jaren sterk gegroeid en er kwamen twee nieuwe afdelingen bij. “Alleen door te automatiseren kunnen we onze klanten een goede service blijven geven”, legt Jan Masyn uit. ”Onze CRMtoepassing draait centraal in het datacenter van Microsoft zodat we de software overal via een internetverbinding kunnen gebruiken. Dat is zeer handig want we zijn vaak op de baan. Zo kunnen we bijvoorbeeld bij klanten meteen een offerte maken of kunnen we rechtstreeks in CRM van thuis uit, onderweg of op een werf. Als een gebruiker nieuwe informatie invoert in Dynamics CRM, dan is die ook meteen voor alle andere gebruikers beschikbaar. Die voordelen heb je niet als je werkt met een lokaal draaiende toepassing. Bovendien garandeert Microsoft ons een beschikbaarheid van 99,9 procent, wat

veel hoger is dan we hier op kantoor kunnen realiseren. Het zou ons ook veel meer kosten aan externe IT-ondersteuning, want we hebben geen eigen IT-afdeling. Voor Microsoft Dynamics Online betalen we slechts 40 euro per gebruiker per maand. Een vaste prijs die zeker ook voor KMO’s haalbaar is.”

Aanpassingen aan bestaande processen Incafin evalueerde verschillende mogelijke projectpartners en koos voor een samenwerking met BRO-Consulting. “BROConsulting deed het beste voorstel tegen de meest aantrekkelijke kostprijs. Ze hebben ervaring met KMO’s en ze gaven een zeer goede demo, toegespitst op onze onderneming en op de specifieke aanpassingen die ze voor ons konden doorvoeren in de standaardsoftware.” BRO-Consulting bestudeerde eerst de manier waarop Incafin op dat moment werkte en bracht de bestaande structuur en processen in kaart. “Daarna bekeken we hoe we die processen konden stroomlijnen in functie van de mogelijkheden in Dynamics CRM”, zegt Bjorn Robbens van BRO-

“We hoeven geen informatie meer te gaan opzoeken en er gebeuren dus ook geen fouten meer bij het overtypen”, vertelt Jan Masyn, afdelingshoofd rioolrenovatietechnieken bij Incafin. “In mijn afdeling kunnen we nu met behulp van Dynamics CRM een offerte maken in een half uur, terwijl dat vroeger tot 1,5 uur in beslag nam.”

Efficiënter informatie delen Dankzij Dynamics CRM kunnen de gebruikers veel efficiënter informatie opslaan, delen en terugvinden. “Vroeger was het beheer van onze klantencontacten helemaal niet geautomatiseerd”, aldus Jan Masyn. “Iedereen werkte met aparte adressenlijsten in Outlook of Excel en vaak zelfs nog op papier. Veel contactgegevens waren niet meer up-to-date of werden meerdere keren bewaard. Het was dan ook moeilijk om bij potentiële klanten de juiste contactpersonen te vinden en via hen nieuwe projecten binnen te halen. Nu zitten alle contacten centraal opgeslagen en hebben we een

“Alleen door te automatiseren kunnen we onze klanten een goede service blijven geven” Jan Masyn, afdelingshoofd rioolrenovatietechnieken bij Incafin

AD VALVAS > Page 5

SPOTLIGHT

worden eerst vertrouwd gemaakt met de basisfuncties zodat ze de tijd krijgen om aan de nieuwe werkwijze te wennen. “Dynamics CRM is heel gebruiksvriendelijk”, vindt Jan Masyn. “BRO-Consulting gaf een opleiding van een viertal uur en die volstond om van start te kunnen gaan. De vijf gebruikers zijn niet alleen de afdelingshoofden maar ook de zaakvoerder en de directieassistente van Incafin. De afdelingshoofden en de zaakvoerder hebben zowel operationele als commerciële taken.”

De toekomst: nog meer in de cloud

“Dynamics CRM ondersteunt bij Incafin onder meer het verkoopsproces, de prospectie, de communicatie en het delen van informatie.” Bjorn Robbens Sales Manager, Bro-Consulting

Consulting. “We vertrekken altijd vanuit de werkwijze van de klant en we passen de applicatie aan volgens zijn bedrijfsaanpak – niet omgekeerd. Dynamics CRM ondersteunt bij Incafin onder meer het verkoopproces, de prospectie, de communicatie en het delen van informatie. Dat laatste gebeurde voordien niet efficiënt, bijvoorbeeld door gekopieerde visitekaartjes door te geven. Sommige verkopers krijgen elke week tientallen visitekaartjes. We installeerden daarom ook een visitekaartjesscanner waardoor men de gegevens meteen correct kan invoeren in CRM.” De centrale CRM-database van Incafin bevat nu ongeveer 3500 contacten. Die werden eerst, samen met BRO-Consulting, grondig opgekuist. “We hebben alle contacten uit de verschillende bronnen gedigitaliseerd, samengevoegd, de dubbels eruit gehaald en de ongeldige contacten gewist”, verduidelijkt Bjorn Robbens. “We stelden ook een template in voor offertes. De lay-out is nu gestandaardiseerd en meer herkenbaar.” Incafin voert de nieuwe mogelijkheden van Dynamics CRM geleidelijk in. De gebruikers

AD VALVAS > Page 6

Na de succesvolle overstap naar Dynamics CRM Online schakelde Incafin ook over naar Office 365. “We zaten met verschillende versies van Office en we wilden die gelijkschakelen naar de meest recente versie”, legt Jan Masyn uit. “De lokale mailserver was op dat moment aan vernieuwing toe en daardoor was het evident om ook onze mails onder te brengen in de cloud.

We kunnen nu ook op verplaatsing gemakkelijk mailen en documenten openen via een internetverbinding. De andere mogelijkheden van Office 365 – zoals Lync - zullen we wellicht in de toekomst nog benutten.” Ook met Dynamics CRM zijn er nog heel wat onbenutte mogelijkheden. “We zijn van plan om later nog workflows in te stellen, marketingcampagnes op te volgen via Dynamics CRM en eventueel ook een koppeling te maken naar sociale media als Twitter en LinkedIn”, zegt Jan Masyn. “In ieder geval beschikken we nu over een goed systeem bij een betrouwbare partner, dat we nog jaren kunnen gebruiken.”

Profiel Incafin maakt bouwconstructies duurzamer door de productie en het aanbrengen van coatings en linings op beton en staal; een gamma van sleufloze rioolrenovatietechnieken en de exclusieve verdeling van herstelmortels en coatings van Flexcrete. Incafin heeft een tiental werknemers in dienst.

Uitdaging Incafin is de voorbije jaren sterk gegroeid maar had geen software voor het beheer van klantencontacten. Die werd nu noodzakelijk voor een goede klantenservice en efficiënte samenwerking over de afdelingen heen.

Oplossing BRO-Consulting begeleidde Incafin bij de overstap naar Dynamics CRM Online. De partner zorgde voor een aantal aanpassingen en mogelijkheden op maat van Incafin. Er werd een template ingesteld voor offertes en er kwam een scanner voor visitekaartjes. De vijf gebruikers kregen ook een degelijke opleiding.

Voordelen • Efficiënter samenwerken en informatie delen • Meer cross selling • Tijdswinst • Centraal systeem met up-to-date informatie • Betere klantenservice • Gebruiksvriendelijk

KEYNOTE

Tips voor een succesvol ERP-project Geïntegreerde bedrijfssoftware of ERP (Enterprise Resource Planning) vindt vandaag de dag ook in de KMO steeds meer ingang bij de automatisering en stroomlijning van bedrijfsprocessen. Er bestaan immers krachtige, flexibele en toch betaalbare oplossingen die specifiek gericht zijn op de noden van de KMO. Dit document biedt u alvast enkele tips die moeten leiden naar een succesvolle implementatie in uw organisatie.

AD VALVAS > Page 7

KEYNOTE

processen en informatiestromen in kaart te brengen en te analyseren. Alleen zo kan een beeld gevormd worden van welke functionaliteiten het toekomstig systeem moet bevatten.

komstige gebruikers. Neem uw tijd om een solide basis op te bouwen: consulteer de toekomstige gebruikers en informeer ze over wat hen te wachten staat.

De analyse, die in veel gevallen in nauwe samenwerking met de ICT-partner wordt uitgevoerd, zal uitmonden in een document dat de scope en de prioriteiten van uw project in kaart brengt. Zodat u daarna gegrond kan evalueren op welke punten de standaard ERP-functionaliteiten voldoen, en waar eventuele aanpassingen nodig zijn: • Wat zijn de pro’s en contra’s van de huidige softwareomgeving?

“Neem uw tijd om de toekomstige gebruikers te consulteren en te informeren over wat hen te wachten staat.” Filip Bossuyt, CEO, Ad Ultima

Een ERP-implementatie is pas echt succesvol wanneer de beoogde bedrijfsdoelstellingen worden bereikt, het systeem de beoogde processen goed ondersteunt en de gebruikers van het systeem er goed mee uit de voeten kunnen, zowel bij de invoer van gegevens als bij de rapportering. Daarom past het, om rekening te houden met enkele belangrijke uitdagingen alvorens u de knoop doorhakt.

Betrokkenheid van het management Veel softwareleveranciers pakken graag uit met hun vooruitstrevende technologie als de heilige graal. Toch blijft u als KMO best met beide voeten op de grond: de praktijk wijst uit dat de technologie op zich - hoe geavanceerd ook - zelden de bepalende factor vormt voor de oplossing van een acuut bedrijfsprobleem in uw organisatie.

Schenk voldoende aandacht aan uw behoefteanalyse Een cruciale stap van uw proces is de behoefteanalyse. Veel KMO’s hebben de neiging om deze stap over te slaan. “Het moet snel gaan en mag allemaal niet teveel kosten”, nietwaar? Wie kiest voor een geïntegreerd bedrijfssysteem, doet er goed aan om vooraf zijn

AD VALVAS > Page 8

• Welke processen zal de software moeten ondersteunen? • Welke processen mogen/moeten eventueel aangepast worden bij de invoering van een nieuw systeem? • Welke zijn wensen van alle betrokken partijen in de verschillende afdelingen? • Hoe kan u IT-behoeften en businessbehoeften met elkaar in balans brengen? • Waar liggen uw prioriteiten inzake kost, veiligheid, efficiëntie, gebruiksvriendelijkheid en integratie? • Welke veranderingen zal uw business in de toekomst ondergaan als gevolg van wijzigende marktomstandigheden of strategische koerswijzigingen?

Bepaal op voorhand uw meetcriteria of KPI’s U zal pas de terugverdientijd van uw bedrijfssysteem kunnen meten, als u voorafgaand aan de implementatie de tastbare meetcriteria vastlegt in een aantal Key Performance Indicators (KPI’s). Anders gezegd: wat verwacht u eigenlijk van het systeem en hoe denkt u dit te kunnen staven op basis van meetbare objectieven?

Betrek de toekomstige gebruikers bij het project Rome werd niet op één dag gebouwd. Door de druk om snel tot resultaat te komen, vergeet men weleens om rekening te houden met de wensen en verwachtingen van toe-

Vorm een projectteam samen met uw ICT-partner Vaak wordt de verantwoordelijkheid over het implementatietraject doorgeschoven naar de ICT-partner, in de veronderstelling dat deze van A tot Z weet hoe hij het probleem moet aanpakken. Toch is uw eigen rol in het projectteam gedurende de hele implementatie even belangrijk. Voortdurend moet er immers goed gecommuniceerd worden over prioriteiten, gewenste deadlines, eventuele bijsturingen,… Het is belangrijk dat uw doelstellingen en die van uw softwarepartner gelijk lopen, in iedere fase van het traject. Vorm dus een projectteam samen met uw ICT-partner en duid een projectverantwoordelijke aan uit uw eigen bedrijf die ook voldoende tijd kan vrijmaken. Die investering in tijd zal u achteraf dubbel en dik terugverdienen!

Investeer in training en veranderingsmanagement Eén van de meest voorkomende redenen dat ERP-projecten mislukken is een gebrek aan adoptie door de gebruikers achteraf. Het kan ertoe leiden dat de medewerkers onvoldoende gebruik maken van de mogelijkheden van het nieuwe systeem omdat ze het niet begrijpen. Men zal dus de slaagkans van het ERP-

SOLUTIONS

project flink verhogen door de gebruikers de mogelijkheid te bieden om aan het nieuwe systeem te wennen, voordat het daadwerkelijk wordt ingevoerd.

Bepaal op voorhand wat ‘succes’ betekent. ‘Succes’ is een relatief begrip. Daarom doet u er goed aan, om voor uzelf op voorhand uit te maken, welke uw criteria zijn voor een succesvol project. Misschien is het uw allerhoogste prioriteit om met de boekhoudmodule live te gaan op de afgesproken datum, ook al zijn nog niet alle andere functionaliteiten ingebouwd? Of wil u liever in één keer alle gevraagde functies gebruiken, ook al wordt de ‘go live’ daardoor met twee weken uitgesteld? Bepaal dus wat uw prioriteiten zijn. Communiceer op een open manier aan uw

ICT-partner wat ‘succes’ voor u betekent.

Tastbare versus niet tastbare voordelen In de praktijk zijn niet alle voordelen van een bedrijfssysteem tastbaar. Effecten zoals een hoger serviceniveau aan de klant, een betere managementrapportering en makkelijkere toegang tot informatie voor de gebruikers, zal u niet altijd kunnen kwantificeren, al kunnen ze een aanzienlijk deel vormen van het rendement van een investering. Een andere factor waar u best rekening mee houdt, is hoe het met het bedrijf zou vergaan zijn, indien niet geïnvesteerd was in een geïntegreerd bedrijfssysteem (ook al is de meerwaarde van het systeem niet onmiddellijk meetbaar)? In de woorden van ERP-adviesbureau Terdege: wat is de CONI of de ‘Cost of No Investment’ ?

Wenst u meer tips voor een succesvol ERP-project? Neem dan contact op met :

Ad Ultima N.V. Beneluxpark 7 8500 Kortrijk Tel: Fax:

+32 (0)56-740 740 +32 (0)56-740 700  

[email protected] www.adultimagroup.com

AD VALVAS > Page 9

SOLUTIONS

Meer geslaagde deals bij Business Angels Network Vlaanderen door kwalitatieve communicatie

Het Business Angels Network Vlaanderen heeft de kwaliteit van zijn werking en zijn communicatie rond nieuwe en lopende dossiers aanzienlijk verhoogd door de interne en externe informatiestromen te automatiseren. De interne samenwerking tussen de medewerkers gebeurt nu aan de hand van Microsoft Dynamics CRM Online. Alle actuele info over lopende dossiers en contactpersonen is gecentraliseerd in deze software. Vijftien medewerkers, verspreid over Vlaanderen, staan altijd in nauw contact met elkaar en beschikken steeds over de meest actuele informatie. De externe gebruikers van het platform - ondernemers die op zoek zijn naar risicokapitaal en de business angels die nieuwe projecten zoeken om in te investeren - wisselen via een portaalsite informatie uit met BAN Vlaanderen. De informatie van de portaalsite, op basis van Microsoft SharePoint, komt rechtstreeks in het interne CRM-systeem terecht, wat de werking van BAN Vlaanderen aanzienlijk vereenvoudigt. BRO-Consulting begeleidde BAN Vlaanderen bij dit project, dat na vier intensieve maanden reeds live ging. AD VALVAS > Page 10

SOLUTIONS

BAN Vlaanderen wou meer systematiek in zijn interne werking, het team beter sturen en de communicatie tussen investeerders en ondernemers optimaliseren. Voornamelijk communiceren via meetings en mailverkeer volstond niet langer om informatie over lopende dossiers vlot en gelijktijdig te verspreiden aan iedereen. Microsoft-partner BRO-Consulting stelde voor om via Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint de kwaliteit van de dienstverlening en de gegevensstromen te verhogen. Bij BAN Vlaanderen gebruikt het vijftienkoppig team Microsoft Dynamics CRM als interne tool om beter samen te werken. De directie gebruikt de software om het team aan te sturen. Microsoft SharePoint wordt gebruikt achter de portaalsite voor de leden en ondernemers. Beide systemen zijn aan elkaar gekoppeld en wisselen informatie uit. Momenteel gebruikt een honderdtal leden de portaalsite; de bedoeling is om in de nabije toekomst de grote meerderheid van de 220 leden ermee te bereiken. Alle ondernemers die via BAN Vlaanderen naar investeerders zoeken, zijn verplicht om hun aanvraag en de opvolging van hun dossier via de portaalsite te doen.

Voor interne en externe communicatie

“Elk jaar starten we met 600 dossiers, in 25 daarvan wordt door onze leden geïnvesteerd. Vanaf nu gaan we beter zien welke factoren ervoor zorgen dat dossiers al dan niet tot investeringen leiden.” Reginald Vossen, algemeen directeur bij BAN Vlaanderen

gemaakt”, aldus Reginald Vossen. “Elk nieuw dossier wordt als een apart project geregistreerd in ons CRM-systeem en gekoppeld aan contactinformatie en de dossierstukken.” De activiteiten van elk dossier zijn nu gecentraliseerd en steeds up-to-date. Die taken en ook de contactinformatie worden bijgehouden in Microsoft Dynamics CRM, alle documenten worden opgeslagen in Microsoft SharePoint. Iedereen met de juiste rechten kan die stukken online raadplegen op de portaalsite.

Reginald Vossen, algemeen directeur bij BAN Vlaanderen: “Voor de omschakeling naar de portaalsite kwamen leden en kandidaten voornamelijk in contact via persoonlijke ontmoetingen en mailverkeer. Dat zorgde voor interessante momentopnames, maar nadien werd het moeilijk om de actuele stand van de dossiers op te volgen. Nu kan men zich aanmelden via de portaalsite, de status van de dossiers volgen, aanvullingen en aanpassingen doorgeven. Via de afgeschermde site presenteren we nu alle ondernemingen die op zoek zijn naar financiering. Onze leden kunnen er bijvoorbeeld een wish list aanmaken.”

Reginald Vossen: “Bij het begin van dit ITproject hebben we de verschillende stappen geanalyseerd die een onderneming doorloopt bij het aanmelden. Die processen hebben we gevat in een workflow die nu via Dynamics CRM verloopt. De software maakt automatisch taken aan, die we altijd manueel kunnen wijzigen en aanvullen.”

Aanvragen op de portaalsite komen vanzelf terecht in het nieuwe CRM-systeem van BAN Vlaanderen. “We controleren eerst de gegevens en wijzen dan het dossier toe aan een van onze medewerkers. We hebben er een heel taakgericht systeem van

“We organiseren bijvoorbeeld regelmatig zogenaamde matching events, waarbij telkens een zestal ondernemers hun investeringsdossier voorstelt aan de business angels. Op het evenement registreert de coördinator van BAN Vlaanderen de interes-

ses. Die gegevens houden we bij in onze CRM-toepassing. Vervolgens gaat het dossier naar een dealmaker die ook alle stappen van de afhandeling bijhoudt. We hebben een veel beter zicht op onze werklast en de stand van de dossiers.”

Lokale leverancier BAN Vlaanderen ging eerst op zoek naar bestaande software om dit project uit te voeren. Een Zwitserse software leek interessant, maar was eerder bedoeld voor fondsenbeheer. Een Amerikaanse leverancier had een goede software, maar ze was in conflict met de Belgische wetgeving en de garantie op de privacy van gegevens was helemaal onvoldoende. “We hebben dus beslist om een eigen informatiesysteem te laten ontwikkelen op basis van bestaande CRM-software”, zegt Reginald Vossen. “Via onze Raad van Bestuur zijn we terecht gekomen bij BRO-Consulting en een andere poten- tiële leverancier. We hebben voor hen geen uitgebreid lastenboek opgemaakt, wel een soort high level scope, waarin we in grote lijnen omschreven wat we nodig had-

AD VALVAS > Page 11

SOLUTIONS

den. Daarop kregen we eerste voorstellen en kozen we voor BRO-Consulting. Ze zijn van start gegaan met een volledige procesbeschrijving.”

Profiel

BRO-Consulting heeft deze opdracht om verschillende redenen mogen uitvoeren. Reginald Vossen: “De aanbevelingen vooraf en het feit dat de ze deel uitmaken van een grotere groep gaven ons vertrouwen. We hebben ook heel duidelijk gekozen voor een systeem waarbij we zeker zijn dat alle gegevens veilig en alleen in België bewaard worden. We werken met cloudsoftware, maar dan wel in een zogenaamde private cloud op systemen die in België staan.”

op zoek zijn naar risicokapitaal. De busi-

BAN Vlaanderen is een netwerk tussen private investeerders (business angels) en startende of groeiende ondernemers die ness angels bij BAN Vlaanderen brengen niet alleen geld in maar ook knowhow, ervaring en contacten.

De uitdaging Om de efficiëntie van het investeringsproces tussen de ondernemers en de business angels te verhogen, had BAN Vlaanderen nood aan een geïntegreerd informatiesysteem waardoor het zoeken en leveren van

Focus op kwaliteit en meetbare processen Reginald Vossen: “We hebben als organisatie de beslissing genomen om heel sterk op kwaliteit te focussen, de kwantiteit was al aanwezig. Elk jaar starten we met 600 dossiers, in 25 daarvan wordt door onze leden geïnvesteerd. Vanaf nu gaan we beter zien welke factoren ervoor zorgen dat dossiers al dan niet tot investeringen leiden. We hebben nog andere zaken meetbaar gemaakt, terwijl dit vroeger eerder intuïtief gebeurde. De uitdaging bestaat erin onze capaciteit beter te gebruiken, het nieuwe systeem helpt ons efficiënter te werken. Enkele voorbeelden? De coördinator in Antwerpen krijgt elk jaar een 230-tal dossiers binnen. Hij kan dit nu zo snel mogelijk naar een 100-tal kwalitatieve dossiers herleiden. Een ander voorbeeld van efficiëntie: wanneer meerdere business angels interesse hebben in een bepaald dossier, maar slechts de helft daarvan kan aanwezig zijn op de meeting, blijven ze via de portaalsite nu toch even goed geïnformeerd.” De overgang naar de portaalsite was vooraf goed gepland, de leden vonden de weg naar de site en de nieuwe manier van werken redelijk vlot. BAN Vlaanderen zorgde daar onder andere voor via een teasingcampagne en reclame via de BAN Academy waarna er meteen 40 leden aanmeldden. “Wie er deze zomer nog geen gebruik van maakt, mag zeker een bezoekje verwachten van onze coördinator”, lacht Reginald Vossen.

AD VALVAS > Page 12

informatie over lopende dossiers binnen de organisatie en erbuiten, vlotter zou verlopen. BAN Vlaanderen krijgt jaarlijks een

“Dynamics CRM maakt automatisch taken aan, die we altijd manueel kunnen wijzigen en aanvullen.”

grote hoeveelheid aanvragen te verwerken,

Reginald Vossen, algemeen directeur bij BAN Vlaanderen

De oplossing

Vier intensieve maanden “In februari dit jaar zijn we gestart met een analyse van het project, eind mei zijn we live gegaan. Het waren vier zeer intensieve maanden, ook voor de interne organisatie. Je moet toch een aantal mensen kunnen vrijmaken. Er was te lang terughoudendheid om aan een dergelijk project te beginnen, maar we zijn heel blij dat het er is. We hebben onszelf een spiegel moeten voorhouden en hebben ook veel bijgeleerd over onze eigen werking. Uiteindelijk is het de bedoeling om dankzij het nieuwe systeem meer deals te kunnen afwerken. Er is meer zicht op de verschillende processen en alle informatie is gecentraliseerd”, besluit Reginald Vossen.

het komt erop aan om de kwalitatieve dossiers er snel uit te kunnen filteren.

Op vier maanden tijd implementeerde BROConsulting een informatiesysteem voor BAN Vlaanderen, gebaseerd op Microsoft Dynamics CRM en Microsoft SharePoint. CRM zorgt voor een optimale interne samenwerking, SharePoint zit achter een portaalsite die toegankelijk is voor leden en ondernemers via www.angels4me.be.

Voordelen • Over elk dossier is steeds een actuele stand van zaken voor iedereen beschikbaar • Nieuwe registraties en andere informatie van de portaalsite komen onmiddellijk en vanzelf in het CRMsysteem terecht • Betere klantenservice door snellere en meer accurate info over dossiers • Intuïtieve beslissingen worden bevestigd door meetbare beslissingen • Betere interne processen • Hogere kwaliteit door dossiers die altijd up-to-date zijn • Software die continuïteit waarborgt

TRENDWATCHER

SoLoMo: de gouden driehoek tot commercieel succes?

Ondernemers willen altijd innoveren en proberen dat ook te labelen. Sinds enkele jaren hangt er weer een nieuwe buzz in de lucht: SoLoMo. Het acroniem staat voor het samengaan van sociaal, lokaal en mobiel. Maar wat betekent SoLoMo nu concreet? En waar liggen de opportuniteiten? Dunbar voorbij? De Engelse antropoloog Robin Dunbar publiceerde in 1993 de resultaten van een interessant onderzoek. Hij kwam tot de conclusie dat er een cognitieve grens is aan het aantal individuen waarmee een persoon een stabiele, sociale relatie kan onderhouden. Dunbar kwam aan een gemiddeld maximumaantal van 148 personen (meestal

wordt 150 aangehouden). Vandaag is dit cijfer gekend als het Getal van Dunbar. Boven 150 deelnemers verliest een gemeenschap, team of organisatie aan cohesie en heeft het de natuurlijke neiging om uit elkaar te vallen in nieuwe, kleinere entiteiten... tot opnieuw het cijfer van 150 wordt bereikt.

gedrag volledig omvergooide: het internet en sociale media. Wat blijft er over van het magische cijfer, nu onze vrienden, collega’s en kinderen uitpakken met honderden online ‘vrienden’? Dat we vandaag tegelijk sociaal, lokaal en mobiel zijn, stelt het Getal van Dunbar zwaar op de proef.

Verrassend genoeg werd het onderzoek van Dunbar gepubliceerd enkele jaren voor een totaal nieuw fenomeen ons sociale

We zijn socialer dan ooit. Het internet betekent een boost voor - zoniet de kwaliteit - dan toch de kwantiteit van onze sociale

Sociaal

AD VALVAS > Page 13

TRENDWATCHER

én professionele relaties. Het succes van sociale media betekent dat mensen 24/7 met andere mensen, evenementen en merken in verbinding kunnen staan over de hele wereld. Het gebruik van het internet neemt nog iedere dag toe, en sociale media zoals Facebook, LinkedIn en Twitter blijven nieuwe gebruikers aantrekken met een steeds betere connectiviteit tussen netwerken en apps onderling. Mensen zijn daaraan al zo gewend geraakt dat naar schatting meer dan de helft van de internetgebruikers nerveus wordt als hun GSM-verbinding uitvalt of als ze hun e-mail of Facebook account niet kunnen checken.

20% mobiel Een tweede factor die heeft geleid tot het ontstaan van SoLoMo, is het toenemende gebruik van smartphones en tablets. Het zijn vandaag echte draagbare computers geworden, die ingezet worden voor online messaging, e-mail, sociale media, e-commerce en zelfs het uitvoeren van (kleine) betalingen. In België benadert de penetratie van smartphones met rasse schreden de 50%. En dat heeft een belangrijke impact op het gedrag en de tijdsbesteding van mensen én bedrijven: Facebook kondigde onlangs aan dat het wereldwijd 819 miljoen mobiele gebruikers telt. Maar het blijft niet bij sociale media alleen: onderzoek wijst uit dat ook 20% van alle opzoekingen via een mobiel apparaat gebeuren. Onze online leefwereld speelt zich niet meer thuis of op kantoor af, maar overal.

Geofencing en local search Dat brengt ons bij een derde fenomeen. We worden steeds socialer, mobieler... en lokaler. Local search is al lang een oud zeer voor traditionele zoekmachines. Zij doen hun best om lokale zoekresultaten in hun algoritmes op te nemen, maar de klassieke ‘IP mapping’ aanpak die zij van oudsher gebruiken, biedt niet de nauwkeurigheid die de gebruiker verwacht. Smartphones en tablets zijn vandaag steeds vaker uitgerust met GPStechnologie. Daarmee kan men op enkele

AD VALVAS > Page 14

meters nauwkeurig traceren waar de gebruiker zich op ieder ogenblik van de dag bevindt (op voorwaarde dat hij de functie ook geactiveerd heeft). Local search wordt dan ook steeds vaker ingezet door apps op tablets en smartphones, die dankbaar gebruik maken van de nieuwe geo-lokalisatie technologie — ook geofencing genoemd. De mogelijkheden van geofencing voor de slimme ondernemer zijn schier eindeloos: niets weerhoudt een BMW dealer bijvoorbeeld om via aan app een potentiële klant een online berichtje of advertentie te sturen wanneer hij zich in de buurt van een concurrerende garage bevindt! Of de bezoeker bij het verlaten van de Zoo van Antwerpen een online promotiebon aan te bieden voor een volgend bezoek aan Planckendael.

Uw lokale business De combinatie van sociaal, lokaal en mobiel zal de consument steeds meer beïnvloeden. Een voorbeeld van SoLoMo is Foursquare, dat ondertussen 40 miljoen gebruikers telt. Eerst kan men in de applicatie nagaan welke gelegenheden in de buurt zijn in de gekozen categorie (een

restaurant, of bv. uw lokale onderneming). Men kan dan de aanbevelingen bekijken die anderen hebben achtergelaten. Eenmaal op de plaats aangekomen, kan men inchecken, kijken wie er is geweest en welke speciale aanbieding er klaarstaat. De opportuniteit voor de professional: een totaal nieuwe aanpak van marketing met een veel efficiëntere en meer relevante besteding van resources. Het opvolgen van het gedrag van de (potentiële) klant is geen droom meer, maar wordt stilaan een realiteit. Daarnaast liggen ook de toepassingen in klantenservice en in een betere opvolging van de eigen medewerkers voor het grijpen.

‘People like to do business with people’ Het past om te eindigen met een belangrijke bedenking: niet al uw klanten zijn online. Gooi dus niet al uw traditionele marketing- en PR-activiteiten overboord. Persoonlijk contact met uw klanten en prospecten zal nog lange tijd een essentieel onderdeel vormen van uw marketing- en verkoopactiviteiten. Neen, Dunbar is niet dood.