SISTEM PENGENDALIAN INTERN PENGELUARAN KAS PADA PT PERTAMINA (PERSERO) MARKETING OPERATION REGION I MEDAN
TUGAS AKHIR
Disusun untuk Memenuhi Syarat Menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3
Diajukan Oleh: RONAULI SITINJAK NIM 1105082237
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI POLITEKNIK NEGERI MEDAN MEDAN 2014
ABSTRAK Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui apakah sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan telah menerapkan unsur-unsur pengendalian intern menurut Committee Of Sponsoring Organization of tradeway commission (COSO), yaitu : Lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan. Penelitian ini dilaksanakan di PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan dan yang menjadi sumber data dalam penelitian ini adalah PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan. Teknik analisis data yang digunakan adalah deskriptif, dimana data yang diperoleh dianalisis dengan membandingkan teori-teori dengan praktek yang dilakukan dalam perusahaan. Hasil penelitian menunjukkan bahwa sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT PERTAMINA (persero) MOR I Medan telah sesuai dengan unsur-unsur pengendalian intern menurut Committee Of Sponsoring Organization of tradeway commission (COSO), yaitu : Lingkungan pengendalian, penilaian resiko, aktivitas pengendalian, informasi dan komunikasi, serta pemantauan.
Kata Kunci: Sistem, Pengendalian Intern, Pengeluaran Kas
ABSTRACT The purpose of This study is to know “did the internal control system of cash disbursement on PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan in compilance with elements of internal control disbursement by Committee Of Sponsoring Organization of tradeway commission (COSO), namely : control environment, risk assessment, control activities, information and comunication, and monitoring”. This research was conducted at PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan and the source of the data in this study is PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan. This analysis technique of the data which used is descriptive. Where the data obtained were analyzed by comparing theoris with practises which done in the company. The result of the research showed that the internal control system of cash disbursement on PT PERTAMINA (persero) MOR-I Medan is in comformity with the elements of internal control disbursement by Committee Of Sponsoring Organization of tradeway commission (COSO), namely : control environment, risk assessment, control activities, information and comunication, and monitoring.
Keyword: System, Internal Control, Cash Disbursement
KATA PENGANTAR
Segala puji dan syukur Penulis ucapkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, atas rahmat dan karunia-Nya lah Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini guna memenuhi salah satu syarat untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma 3 pada Program Studi Akuntansi Jurusan Akuntansi, Politeknik Negeri Medan. Penulisan Tugas Akhir ini terlaksana atas sumbangan dan bimbingan baik bentuk moral maupun material yang telah diberikan oleh semua pihak kepada Penulis. Pada kesempatan ini, Penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada: 1. M. Syahruddin, S.T., M.T., Direktur Politeknik Negeri Medan. 2. Darwin S.H. Damanik, S.E., M.Si., Ketua Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 3. Parjuangan Pardosi, S.E., M.Si., Sekretaris Jurusan Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 4. Sastra Karo-karo, S.E., Ak., M.Si., Kepala Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan 5. Darmawati Simanjuntak, S.E., Ak., Dosen Pembimbing Utama Tugas Akhir. 6. M. Faisal Lubis, S.E., M.Si. Dosen Pembimbing Pendamping Tugas Akhir. 7. Cahyoginarto, S.E., Ak., M.Si., Koordinator Kelas Khusus Program Studi Akuntansi Politeknik Negeri Medan. 8. Drs. Syahrudin Marpaung, Wali kelas Ak – 6I. 9. Retno Asih Priyanti, Assistant Manager Financial Accounting PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Medan. 10. Seluruh karyawan dan karyawati Bagian Keuangan PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Medan 11. Seluruh staff dan Dosen Politeknik Negeri Medan.
ii
12. Teman-teman penulis seluruh Ak-6I 13. Sahabat Penulis yang selalu memberikan dukungan, Putri Kesuma Dewi, Febby Nur Widyanti, Putri Saadah Lubis, Elisa, Sulistia Ningsih, Santi Ariani, dan Dyah Sulistia sari. 14. Semua pihak yang telah mendukung penulis dalam menyusun Tugas akhir ini. Teristimewa Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada orang tua tercinta Ayahanda J. Sitinjak dan Ibunda M. Manalu, serta semua keluarga atas kasih sayang dan doa yang selalu dipanjatkan untuk penulis. Penulis menyadari bahwa Tugas Akhir ini masih belum sempurna karena keterbatasan pengetahuan dan pengalaman. Oleh karena itu, Penulis mengharapkan dan menghargai kritik dan saran dari para pembaca. Akhir kata, Penulis mengharapkan semoga Tugas Akhir ini dapat memberikan manfaat bagi kita semua.
Medan,
Juni 2014
Penulis,
RONAULI SITINJAK NIM 1105082237
ii
BAB 1 PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang Pemilihan Judul
Setiap usaha, baik badan usaha dagang, badan usaha jasa, ataupun badan usaha industri, semuanya memerlukan tersedianya dana dalam bentuk kas untuk melaksanakan kegiatan-kegiatan yang telah direncanakan guna mencapai tujuan perusahaan. Kas adalah pos yang paling aktif dalam laporan keuangan. Hampir semua transaksi perusahaan akhirnya dapat mempengaruhi kas. Pembelian barang dan jasa dapat menyebabkan kas keluar sedangkan penjualan akan mengakibatkan kas masuk. Dalam suatu perusahaan, pengeluaran kas dapat dilakukan dengan menggunakan uang tunai (dana kas kecil) atau cek. Pembayaran kas dengan cek biasanya dilakukan untuk pembayaran yang nilainya cukup besar serta memiliki peranan yang cukup penting bagi perusahaan itu sendiri. Pengeluaran kas dengan cek dan kas kecil dilakukan untuk menghindari terjadinya manipulasi yang dilakukan karyawan perusahaan itu, karena kas memiliki ciri yaitu mudah dipindah tangankan dan susah ditandai identitas kepemilikannya. Kecurangan ini terjadi apabila tidak ada pengendalian intern yang baik terhadap kas yang dimulai dari penerimaan hingga pada saat pengeluaran. Untuk menciptakan pengendalian intern yang baik, manajemen harus menetapkan tanggung jawab yang jelas dan tiap bagian memiliki tanggung jawab untuk tugas yang diberikan. Pada perusahaan yang tergolong masih berskala kecil, pimpinan perusahaan masih mampu untuk mengawasi kegiatan yang terjadi secara langsung, akan tetapi untuk perusahaan yang berskala besar, pengawasan tidak dapat dilakukan secara langsung oleh pimpinan perusahaan karena begitu banyak kegiatan yang terjadi di perusahaan tersebut. Oleh sebab itu dibutuhkan suatu sistem pengendalian intern yang baik dan sesuai dengan prinsip dan prosedur yang berlaku secara umum guna menjaga kekayaan perusahaan, mengecek ketelitian, keandalan catatan akuntansi, dan mendorong efisiensi kebijakan
1
2
manajemen. Kas mudah digelapkan sehingga diperlukan pengendalian internal pelaksanaan, dan pencatatan. Selain itu juga diadakan pengawasan yang ketat terhadap fungsi-fungsi pengeluaran kas, seperti yang dikemukakan dalam Commite Sponsoring of The Treadway Commision (COSO). Dengan alasan tersebut maka penulis tertarik untuk membahas tentang sistem pengendalian intern kas khususnya pengeluaran kas pada PT. Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan. Berdasarkan uraian di atas, maka pada penyusunan Tugas Akhir ini saya memilih judul yaitu : “Sistem Pengendalian Intern Pengeluaran Kas pada PT. PERTAMINA (Persero) Marketing Operation Region I Medan”. 1.2
Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian diatas dimana dikatakan bahwa : “pengeluaran kas dengan cek dan kas kecil dilakukan untuk menghindari terjadinya manipulasi yang dilakukan karyawan perusahaan, karena kas memiliki ciri yaitu mudah dipindah tangankan dan susah di tandai identitas kepemilikannya. Kecurangan ini terjadi apabila tidak ada pengendalian intern yang baik terhadap kas.” maka dapat dirumuskan masalah yang akan diteliti yaitu: “Apakah sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Medan telah menerapkan komponen-komponen pengendalian menurut Commite Sponsoring of The Treadway Commission (COSO) ?” 1.3
Tujuan Pembahasan
Berdasarkan perumusan masalah maka pembahasan ini bertujuan untuk mengetahui bahwa sistem pengendalian intern pengeluaran kas pada PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Medan telah menerapkan komponen-komponen pengendalian menurut Commite Sponsoring of The Treadway Commission (COSO). 1.4
Manfaat Penelitian
1.4.1 Bagi penulis
3
Untuk menambah pengetahuan dalam pembuatan karya ilmiah khususnya mengenai sistem pengendalian intern pengeluaran kas. 1.4.2 Bagi perusahaan Untuk menjadi bahan perbandingan dan masukan bagi PT. PERTAMINA (Persero) MOR I Medan sehubungan dengan sistem yang berkaitan dengan pengeluaran kas. 1.4.3 Bagi Politeknik Negeri Medan Sebagai tambahan referensi bagi pihak-pihak yang akan melakukan penelitian mengenai sistem pengendalian intern pengeluaran kas.
1.5
Metode Penelitian
1.5.1 Sumber Data Dalam penelitian ini sumber data yang digunakan adalah data primer yang bersumber dari staff bagian keuangan PT PERTAMINA (Persero) MOR I Medan. Data yang diperlukan dalam penelitian ini mengenai sistem pengendalian intern pengeluaran kas. Menurut Referensi Majalah (http://www.referensimakalah.com/2012/09/sumberdata-dalam-penelitian.html) Mengemukakan bahwa berdasarkan sumbernya, data penelitian dapat dikelompokkan dalam dua jenis yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data penelitian yang diperoleh secara langsung dari sumber aslinya atau tanpa perantara. Dengan cara melakukan wawancara langsung kepada bagian keuangan PT PERTAMINA (Persero) MOR I Medan yang berkaitan dengan sistem akuntansi pengeluaran kas yang digunakan oleh perusahaan tersebut. Data sekunder adalah data penelitian yang diperoleh secara tidak langsung melalui media perantara atau diperoleh dan dicatat oleh pihak lain. Penelitian kuantitatif
4
menempatkan sumber data sebagai objek sedangkan penelitian kualitatif menempatkan sumber data sebagai subjek yang memiliki kedudukan yang penting. Data sekunder dapat diperoleh dari sumber seperti laporan, jurnal, buku, dan lain-lain. Data sekunder yang didapat berupa tata kerja organisasi perusahaan serta dokumen-dokumen seperti bukti transfer dan faktur pajak. 1.5.2
Teknik Pengumpulan Data
Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan penulis dalam penelitian ini adalah: 1.
Tanya Jawab (Wawancara)
Menurut Nazir (2003:194), “Wawancara adalah proses percakapan yang berbentuk tanya jawab dengan tatap muka, wawancara adalah suatu proses pengumpulan data untuk suatu penelitian”. Dalam penelitian ini penulis melakukan teknik pengumpulan data dengan mengajukan pertanyaan secara langsung kepada karyawan PT Pertamina (Persero) Marketing Operation Region I Medan. 2.
Dokumentasi
Dokumentasi adalah mencari data mengenai hal-hal atau variabel berupa catatan transkrip, buku, surat kabar, notulen, dan sebagainya. Adapun dokumen yang digunakan adalah Form Uang Muka Kerja (Form UMK) dan Surat Permintaan Proses Pembayaran (SP3). 1.5.3
Teknik analisis data
Pengolahan data pada penelitian ini menggunakan metode deskriptif. Menurut Nazir (2003:54) Metode Deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang. Dengan menggambarkan sistem akuntansi pengeluaran kas yang ada di PT PERTAMINA (Persero) MOR I Medan, menjelaskan prosedur-prosedur, fungsi serta dokumen yang digunakan
5
perusahaan untuk meningkatkan efisiensi dalam pengolahan kas pada perusahaan tersebut, sampai pengendalian intern yang digunakan untuk menjaga harta perusahaan dari penyelewengan. Data yang dikumpulkan mengenai komponenkomponen pengendalian intern di PT PERTAMINA (Persero) MOR I Medan akan
diuraikan,
kemudian
dibandingkan
dengan
komponen-komponen
pengendalian intern menurut COSO, selanjutnya perbedaan yang ada dianalisis, sehingga masalah yang disampaikan pada BAB 1 dapat dijawab. 1.6 Jadwal Kegiatan dan Penulisan Laporan Kegiatan penyusunan Tugas Akhir ini dimulai dari persiapan Tugas Akhir sampai dengan terbentuknya Laporan Tugas Akhir ini yaitu dari bulan April sampai dengan Agustus 2014. Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir Waktu Kegiatan Penulisan Tugas Akhir No.
1 2
Kegiatan
Mei
3
1
4
2
Juni 3
4
1
2
Persiapan Pengumpulan Data Tabulasi
3
April
dan
Analisa Data Menyusun Konsep
4
Laporan Konsultasi
5
6
pada
Pembimbing Sidang Tugas Akhir Perbaikan Laporan
7
Tugas Akhir Penggandaan
8
Laporan
Sumber: Pedoman Penulisan Tugas Akhir (2014:19)
Juli 3
4
1
Agustus 2
3
4
1
2
3
4
