SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKTOP DENGAN JAVA STANDARD EDITION & MySQL DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO

SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKTOP DENGAN JAVA STANDARD EDITION & MySQL DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO Syaiful Huda (09011188) Teknik Informatika Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid Paiton Probolinggo 2012/2013 ABSTRAK Pada Bagian Keuangan di lembaga Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid memiliki sistem yang tidak terkomputerisasi. Komputer hanya dijadikan sebagai alat pengganti penulisan secara manual. Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahunnya, kebutuhan akan sarana, prasarana, dan hal-hal terkait dengan proses perkuliahan juga meningkat, hal ini berpengaruh pada kondisi keuangan yang ada. Sistem yang ada sekarang di Bagian Keuangan kurang merespond dengan keadaan itu. Dari problematika di atas, ingin diterapkan sebuah sistem yang terkomputerisasi berbasis desktop untuk proses pengelolahan data keuangan pada Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid. Sistem ini nantinya yang akan menyimpan, mengolah dan menampilkan semua informasi yang berkaitan dengan keuangan di lembaga tersebut. Di dalam proses penelitian untuk pengembangan sistem lama (manual) ke sistem baru (terkomputerisasi) digunakan dua metode, yaitu: metode pengumpulan data dan metode pengembangan sistem. Metode pengumpulan data dipilih untuk mengetahui data apa saja yang nantinya akan dikelolah oleh sistem sehingga sistem yang dikembangkan akan benar-benar sesuai dengan kebutuhan. Sedangkah untuk metode pengembangan sistem dipilih agar proses penelitian menghasilkan sistem berupa perangkat lunak yang benar-benar berguna dan bermanfaat bagi Bagian Keuangan. Setelah kedua metode yang telah disebutkan diatas dilakukan akan dihasilkan sebuah sistem yang terkomputerisasi berupa software yaitu Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop. Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop adalah sebuah program komputer yang ditanamkan pada komputer desktop dan dirancang bangun untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di bagian Keuangan, serta akan menjadi solusi dari permasalahan-permasalahan yang ada dari sistem manual yang telah ada sebelumnya. Dari pembuatan tugas akhir ini dapat disimpulkan bahwa, sistem informasi keuangan berbasis desktop adalah sebuah sistem terkomputerisasi yang menggantikan sistem manual yang ada di Bagian Keuangan di STT Nurul Jadid yang sangat bermanfaat bagi lembaga tersebut, khususnya pada Bagian Keuangan. Hal ini dapat terjadi karena kesemua proses yang ada pada sistem baru telah terkomputerisasi. Kata Kunci: Keuangan dan Desktop

I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Komputer merupakan salah satu dari sekian banyak teknologi yang dimanfaatkan manusia dalam kehidupannya. Komputer adalah suatu alat elektronik yang melakukan beberapa tugas yaitu menerima input, memproses input sesuai dengan intruksi yang diberikan menyimpan perintahperintah dan hasil pengolahannya serta menyediakan output dalam bentuk informasi dengan tempo waktu yang singkat. Bahkan untuk komputer dengan teknologi terkini, mampu melakukannya jauh lebih singkat lagi. Bahkan untuk beberapa input sekaligus. Benar-benar memanjakan manusia dalam melakukan aktivitasnya. Di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid jika pengolahan data keuangan telah didukung dengan sistem yang terkomputerisasi akan menghasilkan kinerja yang jauh lebih baik, sehingga apa nantinya yang diperlukan terkait dengan keuangan yang ada di lembaga tersebut akan tersaji dengan cepat dan akurat. Pada kenyataanya di lembaga tersebut sistem yang ada masih belum sepenuhnya terkomputerisasi. Dengan bertambahnya mahasiswa tiap tahunnya kebutuhan akan sarana-prasarana juga meningkat, hal ini sangat berpengaruh pada kondisi keuangan yang ada dan tentunya membutuhkan sebuah sistem yang memang handal dalam pengelolahan keuangannya. Sistem yang ada sekarang kurang merespond dengan keaadaan itu. Sehingga dibutuhkannya pengembangan sistem yang kesemuanya telah terkomputerisasi agar tecipta sebuah disiplin administrasi keuangan sekaligus menjadi solusi alternatif dari permasalahan-permasalahan yang timbul sebelumnya. 1.2 Rumusan Masalah Dari latar belakang yang telah dituturkan sebelumnya, titik tekan permasalahan yang muncul adalah: “Bagaimana merancang dan membuat Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid?”

1.3 Batasan Masalah Membuat sebuah Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid menggunakan Java Standard Edition (Java SE) dan MySQL dengan rincian batas sebagai berikut: 1. Input Data Unit (Bagian-bagian yang Berada di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid). 2. Input Data BANK. 3. Input RAPB (Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja). 4. Input Ampra (Formulir Permohonan Pencairan Dana). 5. Input Keuangan Data Bank. 6. Laporan RAPB. 7. Laporan Hasil Ampra. 8. Laporan Sirkulasi Keuangan BANK. 1.4 Tujuan dan Manfaat Tujuan dari penilitan ini adalah menghasilkan sebuah Aplikasi Keuangan terkomputerisasi yang menghasilkan sebuah disiplin administrasi keuangan sekaligus menjadi solusi alternatif dari permasalahan-permasalahan yang timbul sebelumnya dari sistem yamg lama. Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Penulis Menambah wawasan akan berbagai macam contoh kasus pembuatan Sistem Informasi khususnya Sistem Informasi Keuangan untuk lebih mematangkan dan mengamalkan ilmu yang dimiliki. 2. Objek  Mempermudah Karayawan Bagian Keuangan dalam menjalankan tugasnya.  Menghemat waktu dan biaya. 3. Akademik Mempercepat dalam memperoleh informasi keuangan yang dibutuhkan.

1.5 Metodologi Penelitian 1.5.1 Metode Pengumpulan Data Adapun metode pengumpulan data yang dilakukan adalah: 1. Observasi Penelitian dengan cara mengadakan pengamatan langsung terhadap objek yang dijadikan tempat penelitian yaitu di bagian Keuangan STT Nurul Jadid. 2. Inteview Dimana pengumpulan informasi dilakukan dengan cara wawancara secara langsung dengan Kepala Bagian Keuangan STT Nurul Jadid. Wawancara ini akan dapat langsung menghasilkan data dan informasi yang dijamin kevalidannya. 3. Studi Pustaka Berdasarkan literature yang menuliskan tentang teori-teori yang digunakan sebagai pemikiran yang bersifat teoritis. 4. Dokumentasi Dokumentasi yaitu meneliti dokumen yang berkaitan dengan proses yang berkaitan dengan sistem. 1.5.2 Metode Pengembangan Sistem Metode pengembangan sistem yang digunakan adalah waterfall, metode ini diarahkan pada analisis kebutuhan dan proses pengembangan sistem. Adapun tahapan dalam pengembangan sistem tersebut sebagai berikut: 1. Analisis Sistem Analisis terhadap permasalahan untuk mengetahui kebutuhan serangkaian dan teknik yang diperlukan serta menentukan batasan-batasan sistem. Sehingga dapat menentukan cara yang paling efektif dalam menyelesaikan masalah, dan akan memberikan solusi sistem informasi yang diperlukan. 2. Perancangan Sistem Merupakan tahap selanjutnya dari analisis sistem dalam kaitan mencari atau merumuskan alternatif-alternatif pemecahan masalah. 3. Implementasi Program Dalam implementasi Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop di STT Nurul Jadid

menggunakan pemrograman Java SE dan MySQL. 4. Testing Proses uji coba keberhasilan Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop STT Nurul Jadid yang berupa software. 5. Dokumentasi Yaitu membuat dokumentasi serta pengarsipan terhadap project dalam bentuk laporan Tugas Akhir (TA). II LANDASAN TEORI 2.1 Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop Pada sub bab ini akan dijelaskan mengenai sistem, informasi, dan desktop sehingga menimbulkan pemahaman yang utuh mengenai pengertian dari Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop. 2.1.1 Pengertian Sistem Di dalam mendefinisikan sebuah sistem, dibagi menjadi dua pendekatan, yaitu pendekatan prosedure dan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedure, sistem adalah “Kumpulan dari prosedure-prosedure yang mempunyai tujuan tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34). Prosedure adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan intruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakannya, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Sedangkan untuk pendekatan komponen dapat diartikan “Kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk suatu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 34). Di dalam mengartikan sebuah sistem, perlu diperhatikan mengenai apa yang paling terlihat dari sistem itu sendiri. Jika pada suatu sistem prosesnya lebih terlihat maka sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedure lebih tepat untuk mendefinisikan sistem. Jika fisiknya yang lebih terlihat dari suatu sistem maka pendekatan komponen lebih tepat untuk mendefinisikan sistem. Dengan

begitu diperoleh pengertian bahwa sistem bersifat kondisional, tergantung apa yang nampak dari bagian-bagian yang membentuk sebuah sistem. 2.1.2 Pengertian Informasi Informasi adalah “Data yang diolah menjadi bentuk yang berguna bagi pemakainya” (Jogiyanto H.M, 2009, hal 6). Informasi bisa dikatakan berguna jika memenuhi tiga aspek, yaitu: 1. Tepat kepada orangnya atau relevan (relevance). 2. Tepat waktu (timeliness). 3. Tepat nilainya atau akurat (accurate). Pengertian lain tentang informasi adalah “Hasil olahan data, dimana data tersebut sudah diproses dan diinterpretasikan menjadi suatu yang bermakna untuk pengambilan keputusan” (Kusrini, 2007, hal 4). Dari kedua pengertian yang telah disebutkan, informasi merupakan hasil dari pengelolahan data yang berguna sehingga mendasari dari pengambilan keputusan. Sedangkan data dapat diartikan sebagai deskripsi kejadian-kejadian yang terjadi di dalam kehidupan. Data bersifat mentah dalam artian memerlukan pemrosesan agar berguna bagi yang memerlukan. 2.1.3 Pengertian Keuangan Keuangan berasal dari kata uang yang diberi imbuhan ke– dan –an. Di dalam Kamus Besar Indonesia dalam jaringan arti kata uang adalah “Alat tukar atau standar pengukur nilai (kesatuan hitungan) yang sah, dikeluarkan oleh pemerintah suatu negara berupa kertas, emas, perak, atau logam lain yang dicetak dengan bentuk dan gambar tertentu”. Sedangkan imbuhan ke– dan –an adalah salah satu dari konfiks (imbuhan tunggal yang terjadi dari dua unsur yang terpisah). Fungsifungsi dari imbuhan ini yaitu membentuk kata benda abstrak, konkret, pasif dan kata keadaan atau kata sifat. Dari beberapa pengertian mengenai pembentuk kata keuangan yang telah disebutkan, dapat disimpulkan bahwa keuangan adalah keadaan alat tukar yang sah.

2.1.4 Pengertian Desktop Desktop sebenarnya sebutan yang biasa digunakan sebagai pengganti dari komputer desktop. Komputer desktop adalah komputer pribadi yang ditujukan untuk penggunaan secara umum disuatu lokasi yang berlawanan dengan komputer portabel seperti NoteBook dan NetBook. Komponen-komponen penyusun komputer desktop seperti monitor atau layar komputer, CPU, dan keyboard terpisah satu sama lain dan biasanya berukuran besar. Berbeda dengan komputer portabel yang komponen-komponennya disatukan dan berukuran kecil sehingga memudahkan untuk dibawa ke mana saja. 2.1.5 Pengertian Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop Setelah sebelumnya dibahas mengenai pengertian tentang sistem, informasi, dan desktop maka dapat diperoleh kesimpulan bahwa pengertian dari Sistem Informasi Keuangan Berbasis Desktop adalah sebuah sistem yang dibuat untuk keperluan pengelolahan data keuangan yang bertujuan untuk memberikan informasi yang diperlukan oleh manajer keuangan semisal dalam pengambilan keputusan suatu urusan tertentu, selanjutnya sistem tersebut ditanamkan pada komputer desktop. 2.2 Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid Keuangan yang berada di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid dikelola oleh Bagian Keuangan. Jika dilihat dari strukturnya, Bagian Keuangan adalah salah satu bagian staff dari BAUK (Badan Administrasi Umum dan Keuangan). Kebutuhan-kebutuhan terkait masalah uang dipetakan dengan tujuan untuk mengetahui jumlah keluar masuknya uang yang ada di lembaga tersebut. Pemetaan kebutuhan-kebutuhan dana yang ada di lembaga tersebut secara garis besar dibagi menjadi dua yaitu: 1. Pengadaan Barang atau Jasa. 2. Pemeliharaan dan Perbaikan Barang.

Kedua pemetaan ini masing-masing memiliki prosedur sebagai stadarisasi operasional yang mengacu pada Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid. 2.2.1 Standar Operasional Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa Adapun isi dari standar operasional prosedur pengadaan barang atau jasa adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid bertujuan untuk menjelaskan tentang mekanisme pengadaan Barang atau Jasa masing-masing bagian di Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid sesuai dengan kebutuhan dan berpedoman pada Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja (RAPB), serta untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas permintaan Barang atau Jasa. 2. Ruang Lingkup Barang atau Jasa yang akan diadakan adalah berbasis kebutuhan tiap-tiap bagian dan berpedoman pada Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja (RAPB); yang dimaksud bagian dalam hal ini adalah: a. Bagian Administrasi Umum dan Keuangan b. Bagian Sarana dan Prasarana c. Bagian Laboratorium d. Bagian Administrasi Akademik e. Bagian Perpustakaan f. Lembaga Penelitian dan Pengabdian Masyarakat g. Program Studi Informatika dan Elektronika 3. Acuan atau Referensi Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid. 4. Definisi Pembelian atau Pengadaan adalah Proses pembelian atau penggadaan alat barang inventaris dan keperluan jasa di masing-masing bagian disesuaikan kebutuhan dan Rencana Anggaran Belanja (RAB) yang telah disahkan oleh Pembantu Ketua II dan Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid.

5. Prosedur Prosedur Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa prasarana ini meliputi kegiatankegiatan : a. Pengajuan Form Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa Formulir permohonan pengadaan Barang atau Jasa dibuat rangkap 2 oleh kepala bagian dan diserahkan kepada BAUK untuk dilakukan verifikasi. b. Pengesahan Permohonan Pengadaan Barang atau Jasa Formulir permohonan yang telah diverifikasi oleh BAUK diajukan kepada Pembantu Ketua II untuk mendapatkan pengesahan. Khusus untuk pengadaan buku, judul yang akan dibeli harus mendapatkan persetujuan dari Ketua Program Studi dan Pembantu Ketua I. c. Pengembalian Surat Permohonan Formulir permohonan yang telah disahkan oleh Pembantu Ketua II diserahkan kembali kepada kepala bagian yang mengajukan sebagai acuan pembelian barang atau jasa. d. Inventarisasi Barang Barang yang telah dibeli ditujukkan terlebih dahulu kepada Bagian Sarana dan Prasarana untuk di inventarisir. e. Penggunaan Barang Setelah dilakukan proses inventarisasi barang diserahkan kepada penanggung jawab (bagian pemakai barang). 6. Flow Prosedur Adapun flow/alir dari kegiatan-kegiatan Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa adalah sebagai berikut: Pemohon pengadaan Barang

BAUK (Verifikasi Pengadaan)

Puket II (Pengesahan Permohonan)

Sarana & Prasarana (Inventarisir)

Pemakai Barang

Pemohon Pengadaan Barang

Gambar 2.1 Flow Standar Operasional Prosedur Pengadaan Barang atau Jasa

2.2.2 Standar Operasional Prosedur Pemeliharaan Dan Perbaikan Barang Adapun isi dari standar operasional prosedur pemeliharaan dan perbaikan barang adalah sebagai berikut: 1. Tujuan Prosedur ini dibuat untuk mengatur segala sesuatu yang berkaitan dengan pemeliharaan dan perbaikan peralatan, sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan untuk mununjang semua kegiatan lembaga Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid yang bertujuan untuk menjaga ketertiban, keamanan dan tertib administrasi. 2. Ruang Lingkup Rung lingkup SOP Pemeliharaan dan Perbaikan Barang mulai dari pengajuan kepada Bagian Administrasi Umum dan Keuangan hingga proses pemeliharaan dan perbaikan dilakukan. Adapun pihak yang terkait adalah: a. Ketua STT Nurul Jadid b. Pembantu Ketua II STT Nurul Jadid c. Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan d. Bagian Sarana dan Prasarana 3. Acuan/Referensi Hasil Keputusan Rapat Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid 4. Definisi a. Pemeliharaan adalah proses perawatan peralatan, sarana dan prasarana yang bertujuan untuk menjaga agar kondisi peralatan, sarana dan prasarana tersebut dalam kondisi baik. b. Perbaikan adalah proses memperbaiki peralatan, sarana dan prasarana yang awalnya dalam kondisi rusak hingga kondisi menjadi baik. 5. Prosedur Prosedur peminjaman alat atau barang atau sarana dan prasarana ini meliputi kegiatankegiatan: a. Pengajuan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

Jika terdapat peralatan, sarana dan prasarana dalam kondisi rusak atau perlu dilakukan pemeliharaan, maka penanggung jawab peralatan, sarana dan prasarana tersebut mengajukan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan kepada Pembantu Ketua II STT Nurul Jadid. b. Pengesahan Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan  Peralatan, Sarana dan Prasarana yang akan membutuhkan pemeliharaan atau perbaikan, setelah melalui tahap pertama yaitu pengajuan surat permohonan pemeliharaan atau perbaikan yang ditunjukkan kepada Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Teknologi akan segera di tindak lanjuti.  Pembantu Ketua II Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid akan memeriksa surat permohonan pemeliharaan/perbaikan tersebut dan memberikan pengesahan. c. Proses Pemeliharaan atau Perbaikan Setelah surat pemeliharaan atau perbaikan disahkan oleh Pembantu Ketua II, Bagian Administrasi Umum dan Keuangan dengan Bagian Sarana dan Prasarana bertanggung jawab untuk melakukan pemeliharaan atau perbaikan barang yang dimaksud. d. Penyerahan Barang Barang yang telah dilakukan pemeliharaan atau perbaikan akan dikembalikan kepada penanggungjawab masing-masing. 6. Flow Prosedur Adapun flow/alir dari kegiatan-kegiatan Pembelian atau Pengadaan Barang atau Jasa ditunjukkan pada gambar 2.3.

Pengajuan Surat Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

Pengesahan Permohonan Pemeliharaan dan Perbaikan

Diterima

Ditolak

Proses pemeliharaan/ perbaikan

Surat dikembalikan

Penyerahan Barang

Gambar 2.3 Flow Standar Operasional Prosedur Pemeliharaan dan Perbaikan Barang Dari kesemua proses yang ada di Bagian Keuangan masih ditangani dengan cara manual, komputer hanya dijadikan sebagai media pencatatan saja. Hal ini dinilai kurang baik karena pekerjaan yang dilakukan oleh manusia dalam hal mengingat, menghitung, dan mencari data-data keuangan yang dikelola tidak begitu baik dibandingkan dengan komputer yang melakukannya. Alangkah lebih baik jika aplikasi yang ada di bagian tersebut dikomputerisasikan sehingga akan menimbulkan manfaat-manfaat seperti kemudahan dalam melakukan tugas-tugas, kebutuhan tenaga yang semakin sedikit, kecepatan pelaporan, dan keakuratan data yang diperoleh. Hal ini tidak lepas dari peran komputer yang telah dimanfaatkan oleh sekian banyak manusia di dunia karena terbukti benar-benar membantu manusia dalam menyelesaikan tugasnya. 2.3 Analisis dan Perancangan Sistem Analisis dan perancangan sistem merupakan tahap selanjutnya setelah adanya kebijakan dan perencanaan untuk membuat sistem yang baru atau pengembangan sistem yang lama. Kebijakan sistem (system policy) tersebut dikeluarkan oleh manajemen puncak (top management) ketika sistem yang lama dinilai tidak dapat memenuhi kebutuhan atau sistem yang lama memiliki

kelemahan-kelemahan dan selayaknya untuk diperbaiki. Setelah manajemen puncak mengeluarkan kebijaksanaan untuk mengembangkan sistem, langkah selanjutnya ialah perancanaan sistem. Perencanaan sistem (system planning) meliputi apa saja yang diperlukan untuk mendukung pengembangan sistem seperti kebutuhan-kebutuhan fisik, tenaga kerja, dan dana yang dibutuhkan. 2.3.1 Analisis Sistem Analisis sistem adalah “Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhankebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya” (Jogiyanto H. M, 2007, hal 129). Pendefinisian lain dari analisis sistem adalah “Pembelajaran sebuah sistem dan komponenkomponennya sebagai persyaratan system design/desain sistem, spesifikasi sistem yang baru dan diperbaiki” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 176). Pengembangan sebuah sistem meliputi beberapa tahap untuk terciptanya suatu sistem yang baru. Analisis sistem merupakan tahap yang sangat penting karena jika terjadi kesalahan pada tahap ini akan terjadi kesalahan pula di tahap selanjutnya, contohnya pada tahap perancangan sistem. 2.3.2 Perancangan Sistem Dari buku yang ditulis oleh Jogiyanto H. M, perancangan sistem atau desain sistem dapat didefinisikan sebagai berikut menurut: 1. Robert J. Versello/John Reuter III: “Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem: pendefinisian dari kebutuhankebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi; menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk”.

2. John Burch & Gary Grudnitski: “Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi”. Dari kedua pengertian di atas dapat disimpulkan bahwa perancangan sistem merupakan tahap lanjutan dari analisis sistem karena pada tahap ini kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk mengimplementasikan sistem didefinisikan dengan cara digambarkan dalam bentuk sketsa agar terlihat bagaimana suatu sistem dibentuk dari elemen-elemen yang terpisah selanjutnya disatukan menjadi satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Adapun beberapa alat yang digunakan untuk merancang sistem adalah sebagai berikut: 1. Flowchart Flowchart atau bagan alir adalah “Bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program atau prosedure sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi dan untuk dokumentasi” (Jogiyanto H. M, 2007, hal 795). Adapun hal-hal yang akan lebih memperinci dari penjelasan mengenai pengertian flowchart adalah sebagai berikut: a. Karakteristik Flowchart  Flowchart bersifat grafis atau menggunakan gambar-gambar sebagai simbol untuk suatu jenis pekerjaan atau fungsi tertentu.  Perintah bersifat esensial, yaitu perintah yang penting-penting saja yang ditulis didalam flowchart. b. Kegunaan Flowchart  Membantu programmer mendesain program sebagai spesifikasi program, sebagai alat verifikasi dan sekaligus untuk dokumentasi program.  Memecahkan persoalan yang cukup kompleks ke dalam serangkaian intruksi.  Lebih mudah diperiksa oleh seorang quality control (QC) program dari pada

langsung memeriksa semua kode program.  Dapat digunakan sebagai dokumen spesifikasi proses dalam pembuatan DFD. c. Pedoman Membuat Flowchart  Bagan alir sebaiknya digambar dari atas ke bawah dan dimulai dari bagian kiri suatu halaman.  Kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya ditunjukkan dengan jelas.  Harus ditunjukkan dari mana kegiatan dimulai dan di mana berakhirnya.  Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir sebaiknya digunakan suatu kata yang mewakili suatu pekerjaan.  Masing-masing kegiatan di dalam bagan alir harus di dalam urutan yang semestinya.  Kegiatan yang terpotong dan akan disambaung di tempat lain harus ditunjukkan dengan jelas menggunakan simbol penghubung.  Gunakanlah simbol-simbol bagan alir yang stadar. d. Jenis-jenis Flowchart  Bagan alir sistem (system flowchart).  Bagan alir dokumen (document flowchart).  Bagan alir skematik (schematic flowchart).  Bagan alir program (program flowchart).  Bagan alir proses (process flowchart). e. Simbol-simbol Flowchart Tabel 2.1 Simbol-simbol Flowchart Standar Simbol

Fungsi

Keterangan

Dokumern

Menunjukkan dokumen input/output baik dalam bentuk manual maupun mekanik.

Keyboard

Menunjukkan input menggunakan online keyboard.

Display

Menunjukkan output yang ditampilakan monitor.

2. Data Flow Diagram (DFD) Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Aliran Data (DAD) adalah “Alat yang menggambarkan aliran data melalui sistem dan kerja atau pengolahan yang dilakukan oleh sistem tersebut” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 326). Adapun beberapa komponen DFD adalah: a. Menurut Yourdan dan DeMarco: Tabel 2.2 Komponen DFD (Yourdan dan DeMarco)

Proses

Menunjukkan proses dari program komputer.

Keputusan/ Decision

Digunakan untuk suatu penyelesaian kondisi didalam program.

Multi Dokumentasi

Menunjukkan banyak dokumen input/output.

Penghubung

Digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus di halaman yang sama.

Penghubung

Digunakan untuk menunjukkan sambungan dari bagan alir yang terputus di halaman yang berbeda.

Arsip Manual

File non komputer yang diarsip secara manual.

Kegiatan Manual

Menunjukkan pekerjaan manual.

T itik T erminal

Untuk menunjukkan awalan dan akhiran dari suatu bagan alir.

Disket

Menunjukkan input /output dengan disket .

Storage/Disket Magnetic

Menunjukkan input /output dengan storage/desket magnetic.

Garis Alir

Digunakan untuk menunjukkan arus dari proses.

Input/Output

Digunakan untuk menunjukkan input /output data atau informasi.

Persiapan

Pemberian harga awal.

Pita Magnetik

Input/output yang mengguanakan pita magnetik

Drum Magnetik

Input/output yang menggunakan drum magnetik.

Proses T erdefinisi

Digunakan untuk menunjukkan suatu operasi yang rinciannya ditunjukkan di tempat lain.

Hubungan Komunikasi

Digunakan untuk menunjukkan proses transmisi data melalui channel komunikasi.

Penjelasan

Menunjukkan penejelasan dari suatu proses.

Pita Kertas Berlubang

Input/output menggunakan pita kertas berlubang.

Data Store

Pengrutan Offline

Menunjukan proses pengurutan data di luar proses komputer.

Alur Data

Simbol

Fungsi Terminator

Proses

Data Store

Alur Data

b. Menurut Gene dan Serson: Tabel 2.3 Komponen DFD (Gene dan Serson) Simbol

Fungsi Terminator

Proses

Keterangan dari beberapa komponen DFD pada tabel 2.3 adalah: a. Komponen Terminator/Entitas Luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem. b. Komponen Proses (process) adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap, meliputi:  Identifikasi Proses Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di dalam simbol proses.  Nama Proses Adalah menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja transitif (kata kerja yang membutuhkan obyek). c. Komponen Data Store (Simpanan Data) adalah berfungsi untuk membuat model sekumpulan paket data dan diberi nama dengan kata benda jamak, misalnya Mahasiswa. Data store ini biasanya berkaitan dengan penyimpanan-penyimpanan, seperti file atau database yang berkaitan dengan penyimpanan secara komputerisasi, missalnya file disket, file harddisk, dan file pita magnetik. Data store juga berkaitan dengan penyimpanan manual seperti buku alamat, file folder, dan agenda. d. Komponen Alur Data (Data Flow) berfungsi untuk menerangkan perpindahan data atau paket data/informasi dari satu bagian sistem kebagian lainnya. Alur data perlu diberi nama sesuai dengan data/informasi yang dimaksud.

Adapun langkah-langkah pembuatan DFD adalah sebagai berikut: a. Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar yang terlibat di sistem. b. Indentifikasi semua input dan output yang terlibat dengan entitas luar. c. Buat Diagram Konteks (Context Diag-ram) Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Langkah-langkah:  Tentukan nama sistemnya.  Tentukan batasan sistemnya.  Tentukan terminator apa saja yang ada di dalam sistem.  Tentukan apa yang diterima/diberikan oleh terminator dari/ke sistem.  Gambarkan diagram konteksnya. d. Buat Bagan Berjenjang Bagan Berjenjang berfungsi untuk mendeskripsikan semua proses hingga sub-proses yang ada di sistem. e. Buat Diagran Level Satu Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks. Langkah-langkah:  Tentukan semua proses utama yang ada di dalam sistem.  Tentukan apa yang diterima masingmasing proses ke/dari sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama dengan data yang keluar/masuk pada level berikutnya).  Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai tujuan maupun sumber alur data.  Gambarkan diagram level zero dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Hindari perpotongan arus data. 2. Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses). f. Buat Diagram Level Satu Diagaram ini adalah dekomposisi dari diagram level zero.

Langkah-langkah:  Tentukan semua proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.  Tentuk apa yang diberikan/ diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan konsep keseimbangannya.  Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.  Gambarkan DFD level satu dengan memperhatikan hal-hal sebagai berikut: 1. Hindari perpotongan arus data. 2. Beri nomor pada masing-masing subproses yang menunjukkan dekomposisi dari proses sebelumnya. Contoh: 1.1, 1.2. g. DFD Level Dua, Tiga, dan Seterusnya Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram sebelumnya. Proses dekomposisi dilakukan hingga proses siap ditungkan ke dalam program. Aturan yang digunakan sama dengan level satu. 2.4 Analisis dan Perancangan Basis Data Basis data (bahasa inggris: Database) adalah “Kumpulan file yang saling terkait” (Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, dan Kevin C. Dittman, 2004, hal 518). Sedangkan pengertian file adalah sekumpulan record yang dibentuk dari field-field yang disimpan di dalam database. File yang terdapat di dalam database relasional disebut dengan tabel. Di dalam mengelola sebuah database diperlukan perangkat lunak yang disebut dengan DBMS (Database Management System) atau bisa disebut juga dengan database engine. Pengelolahan sebuah database dibagi menjadi dua kategori, yaitu: 1. Data Definition Language (DDL) Adalah sebuah perintah untuk membuat, melihat, menghapus, dan mengelola struktur dari database.

2. Data Manipulation Language (DML) Adalah sebuah perintah untuk membuat, membaca, memperbaharui, dan menghapus record-record dari database. 2.4.1 Analisis Basis Data Tahap analisis basis data bertujuan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan pengguna dan mengembangkan model data konseptual untuk menggambarkan kebutuhan pengguna tersebut secara terstruktur. Salah satu pemodelan data konseptual yang sering digunakan adalah ERD (Entity Relationship Diagram) atau bisa disebut juga dengan model E-R. Konsep dasar model E-R adalah sebagai berikut: 1. Entitas Adalah “Sesuatu atau objek di dunia nyata (real word) yang dapat dibedakan dengan sesuatu atau objek lainnya” (Adi Nugroho, 2011, hal 55). 2. Relasi Adalah “Hubungan antara suatu himpunan entitas dengan himpunan entitas yang lainnya” (Adi Nugroho, 2011, hal 56). 3. Atribut Adalah “Properti deskriptif yang dimiliki oleh setiap anggota dari himpunan entitas” (Adi Nugroho, 2011, hal 55). Atribut membedakan antara entitas satu dengan lainnya di dalam suatu set entitas. Tidak jarang beberapa entitas memiliki banyak atribut, namun untuk alasan efisiensi tidak semua atributnya digunakan dalam proses analisis basis data, namun hanya satu atribut atau kombinasi beberapa atribut yang sudah dianggap cukup untuk membedakan satu entitas dengan entitas lainnya yang akan digunakan atau bisa disebut dengan superkey. Untuk atribut yang tidak digunakan diletakkan di dalam kamus data. Untuk menghubungkan antara entitas, relasi, dan atribut biasanya digunakan tanda penghubung (link). Adapun simbol-simbol yang umum digunakan di dalam model E-R ditunjukkan pada tabel 2.4.

Tabel 2.4 Simbol-simbol ERD Simbol

Fungsi Entitas

Relasi

Atribut

Penghubung

Jumlah suatu entitas yang berelasi dengan entitas lainnya disebut dengan kardinalitas relasi yang dibagi menjadi tiga fungsi relationship, yaitu: 1. Satu ke satu (1-1) Satu entitas dalam suatu set entitas hanya berelasi dengan satu entitas yang berada di dalam set entitas lainnya. Karyawan

1

Mengepalai

1

Bagian

Gambar 2.5 Fungsi Relationship satu ke satu 2. Satu ke banyak (1-n) Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi dengan banyak entitas yang berada di dalam set entitas lainnya. Contoh: Petugas

1

Melayani

n

Pembayaran

Gambar 2.6 Fungsi Relationship satu ke banyak 3. Banyak ke banyak (n-m) Satu entitas di dalam set entitas dapat berelasi dengan banyak entitas yang berada di dalam set entitas lainnya, begitu juga sebaliknya. Contoh: Mahasiswa

n

Membayar

m

Biaya Perkuliahan

Gambar 2.7 Fungsi Relationship banyak ke banyak

2.4.2 Perancangan Basis Data Secara eksplisit pemodelan data yang dikembang selama proses analisis basis data mengabaikan banyak permasalahan terkait teknologi basis data yang akan digunakan. Pada tahap perancangan ini berbagai permasalahan yang ada terkait teknologi-teknologi basis data mulai dipertimbangkan. Agar model data konseptual dapat diimplementasikan, maka perlu kiranya melakukan pemetaan ke model data yang kompatibel (bersesuaian) dengan DBMS yang akan digunakan. Aktivitas perancangan basis data dibagi menjadi dua bentuk, yaitu: 1. Perancangan Basis Data Logika. 2. Perancangan Basis Data Fisik. Pada tahap perancangan basis data secara logika, data konseptual yang dihasilkan dari model E-R akan ditransformasikan ke model data logika dan dipilih untuk ditekankan pada model relasional. Sebenarnya pada tahap ini basis data sudah bisa diimplementasikan ke sistem basis data yang dipilih, namun tidak dijelaskan bagaimana sebenarnya data akan diproses maupun disimpan sehingga belum tentu tabel/relasi yang ternormalisasi merupakan pengorganisasian data yang terbaik jika ditinjau dari segi efisiensi akses. Perancangan basis data secara fisik menjelaskan bagaimana menerjemahkan deskripsi logis data ke spesifikasi teknik menyimpan (store) serta memanggil (retrieval) data. Tujuannya adalah terciptanya proses penyimpanan data dengan kinerja yang baik dan memastikan integritas, keamanan, serta kemampuan pemulihan jika terjadi kerusakan pada basis data. 2.5 Java Standard Edition Java Standar Edition (Java SE) adalah salah satu dari tiga macam pemrograman java yang terfokus pada pembuatan aplikasi desktop. Adapun pembagian Java adalah sebagai berikut: 1. Java 2 Standard Edition (J2SE) untuk konsentrasi pada PC. 2. Java 2 Enterprise Edition (J2EE) untuk konsentrasi pada aplikasi server besar.

3. Java 2 Micro Edition (J2ME) untuk konsentrasi pada mobile. Java adalah hasil kombinasi dari sejumlah bahasa pemrograman yaitu C, C++, Object-C, SmallTalk, dan Common LISP. 2.6 MySQL MySQL (baca: mai-se-kyu-el) adalah sebuah software yang tergolong DBMS (Database Management System) yang open source dan termasuk dari salah satu jenis database server yang sangat terkenal. Pada awalnya MySQL dibuat oleh sebuah perusahaan bernama TeX yang berada di Swedia. Namun saat ini pengembangannya berada di bawah naungan sebuah perusahaan dengan nama MySQL AB. Perintah SQL (Structured Query Language) digunakan untuk mengakses MySQL. Lisensi MySQL adalah FOSS License Excption dan ada juga versi komersialnya. Tag MySQL adalah “The World’s most popular open source database”. MySQL tersedia untuk beberapa platform, di antaranya untuk versi Windows dan versi Linux. Untuk melakukan administrasi secara lebih mudah terhadap MySQL, bisa menggunakan suatu software tertentu seperti Phpmyadmin dan Mysql Yog. III ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 3.1 Analisis Sistem Setelah melakukan observasi di Bagian Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi (STT) Nurul Jadid dan interview langsung kepada Kepala Bagian Administrasi Umum dan Keuangan (BAUK) STT Nurul Jadid, diperoleh beberapa kelemahan dari sistem lama yang disebabkan oleh meningkatnya mahasiswa di lembaga tersebut yang hal ini berpengaruh pada hal-hal yang berkaitan dengan proses perkuliahan, seperti: 1. Kebutuhan Sarana Prasarana Meningkat. 2. Kebutuhan Tenaga Pengajar (Dosen) Meningkat.

Dari kedua hal yang disebutkan sebelumnya, sangat berpengaruh pada sistem yang ada di lembaga tersebut, kususnya pada sistem yang ada di Bagian Keuangan. Pada kenyataanya sistem yang ada tidak sepenuhnya terkomputerisasi. Bahkan komputer hanya cenderung dijadikan sebagai alat pengganti menulis surat, laporan keuangan, dan sebagainya. Adapun kelemahan-kelemahan yang ada pada sistem lama adalah sebagai berikut: 1. Lemahnya Pengarsipan Data Keuangan. 2. Sulitnya Pengelolahan Data Permohonan dan Pencairan Dana Tidak Terduga (Sebelumnya Tidak Tertulis Di Dalam RAPB). 3. Keterlambatan Laporan Keuangan. Dari kelemahan-kelemahan yang telah disebutkan di atas, dikeluarkanlah kebijakan untuk mengembangkan sistem pada Bagian Keuangan yang ada oleh Kepala BAUK yang kesemuanya telah terkomputerisasi agar tecipta sebuah disiplin administrasi keuangan. Perincian flowchart sistem keuangan yang lama dibagi menjadi 3, yaitu: 1. Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama) 2. Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama) 3. Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Lama)

Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama)

Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama) Unit

Bagian Keuangan

Unit

Lembaga

Bagian Keuangan

Mulai

Form Ampra

Kebutuhan Unit

Ampra

Mengisi Form Ampra

Memeriksa Ampra

BAUK

Puket II

Ketua

Mulai 2

2

RAPB Disetujui

Rekapan Ampra

Kebutuhan Perunit

Membuat RAPB

2 Memeriksa Ampra

Rekapan Ampra

? Disetujui

Memeriksa Ampra

1 Ampra

2

2

? Semua Item Ampra Ada Di Dalam RAPB

RAPB

1 RAPB

t a

y

? Disetujui

2 PM1

y

Merekap RAPB

1

b

2 Rekapan Ampra

1 Rekapan Ampra 2

2

Memeriksa Ampra

t

Menandatangani Rekapan Ampra

Merekap Ampra

Rekapan RAPB

2 Rekapan Ampra

t

y ? Disetujui


t c

y

2 Rekapan Ampra

Rekapan Ampra Disetujui

2

PM2

Rekapan RAPB

Pengesahan RAPB

BANK Tempat Dana Akan Dicairkan

Berdasarkan Rapat STT Nurul Jadid

Mencairkan Dana Di Bank

1

t

Daftar Dana Dicairkan

? RAPB Disetujui

y

1 a

RAPB Disetujui


b

c


2

RAPB Disetujui Selesai

Selesai

Keterangan: Keterangan: Unit RAPB

: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.1 Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Lama)

Ampra : Formulir permohonan pencairan dana. PM1 : Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam RAPB ke dana tidak terduga. PM2 : Menandatangani rekapan ampra dan menentukan BANK tempat dana akan dicairkan. Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.2 Flowchart Pencairan Dana (Sistem Lama)

Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Lama) Unit

Bagian Keuangan

Mulai

2

Yang dimiliki Unit


Nota

2 Pembelian/ Pemeliharaan

1 Nota


Laporan Pembelian/ Pemeliharaan

Memeriksa Laporan

2

Membuat Laporan

? Laporan Valid

t

y

1 Laporan Pembelian/ Pemeliharaan

2 Merekap Laporan

Rekapan Laporan Yang dimiliki Bagian Keuangan

Membuat Sirkulasi Keuangan


Laporan Sirkulasi Keuangan BANK

Selesai

Keterangan: Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Gambar 3.3 Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Lama)

3.2 Desain Sistem Sesuai dengan hasil analisis pada sistem yang lama, pada proses perancangan sistem baru akan menggunakan beberapa alat perancangan yaitu Flowchart dan DFD. Flowchart digunakan untuk merancang prosedure sistem baru sedangkan DFD digunakan untuk merancang alir data dan kerja sistem baru. Peralihan dari sistem yang lama ke sistem yang terkomputerisasi, sewajarnya membutuhkan suatu media penyimpanan komputer atau yang lebih dikenal dengan DataBase. Alat yang digunakan untuk meneliti dan merancang database yang akan digunakan oleh sistem baru adalah ER-D (Entity Relationship Diagram). Pada proses analisis sistem lama, dapat diketahui bahwa terdapat beberapa bagian yang terlibat di dalam sistem keuangan, seperti Bagian Keuangan, BAUK (Bagian Administrasi Umum dan Keuangan) dan PUKET (Pembantu Ketua) II. Beberapa kelemahan-kelemahan yang diperoleh dari hasil analisis sistem lama bermuara pada Bagian Keuangan yang proses pengelolahan datanya masih manual. Komputer hanya dijadikan sebagai media pengganti untuk menulis. Untuk itu perancangan sistem keuangan secara umum akan tetap melibatkan proses-proses manual karena keterlibatan bagian-bagian lain yang ada di luar Bagian Keuangan yang memang sudah seharusnya dikerjakan oleh manusia (manual), seperti suatu tindakan yang dilakukan oleh Ketua Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid dalam mengambil keputusan untuk menyetujui pencairan dana yang diajukan oleh masingmasing Unit (Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid). Perancangan sistem keuangan yang terkomputerisasi tetap mempertahankan rancangan sistem yang lama, sehingga tidak diperlukan perancangan sistem (dalam bentuk flowchart) keuangan yang baru. Perancangan hanya akan terfokus pada prosedure-prosedure, aliran data, dan kerja sistem yang akan dikembangkan.

3.2.1 Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Baru)

3.2.2 Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru) Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)

Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Baru) Unit

Unit

Bagian Keuangan

Bagian Keuangan

BAUK

Puket II

Ketua

Lembaga Form Ampra

Mulai

Tabel RAPB 2

Mulai

Ampra Kebutuhan Unit

2 RAPB Kebutuhan Perunit

Rekapan Ampra

Membuat Daftar RAPB

Mengisi Form Ampra

Memeriksa Ampra

Rekapan Ampra

Memeriksa Ampra

Daftar RAPB

Input RAPB 1

Membuat RAPB

Ampra

Merekam RAPB Tabel Ampra

2 Membuat Rekapan Ampra

Tabel RAPB

Rekapan Ampra

Rekapan RAPB

Rekapan RAPB

t

RAPB Disetujui

Menghapus RAPB yang Tidak Disetujui

y


Rekapan Ampra

? Disetujui Memeriksa Ampra

t b

y


? Disetujui

t c

Berdasarkan Rapat STT Nurul Jadid

Menghapus Ampra Tidak Disetujui



? RAPB Disetujui


Membuat Daftar Dana Dicairkan

y

PM


Mencairkan Dana Di Bank

y Bukti Pengambilan Uang di BANK

RAPB Disetujui

Menghapus RAPB

Selesai

Keterangan: Unit RAPB

a

Rekapan Ampra

Input Ampra Disetujui

Pengesahan RAPB

Rekapan Ampra

t Merekam Ampra

Membuat Rekapan RAPB

Memeriksa Ampra

? Disetujui

PK

y

1 RAPB

t

K

2

: Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.4 Flowchart Pengesahan RAPB (Sistem Baru)

a

b

Merekam BANK Tempat Dana Dicairkan

c

Selesai

Tabel Pencairan BANK

Keterangan: Ampra : Formulir permohonan pencairan dana. K : Apakah semua item ampra ada di dalam RAPB? PK : Memasukkan item ampra yang tidak ada di dalam RAPB ke dana tidak terduga. PM : Menandatangani rekapan ampra dan menentukan BANK tempat dana akan dicairkan. Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. RAPB : Rencana Anggaran dan Pendapatan Belanja.

Gambar 3.5 Flowchart Pencairan Dana (Sistem Baru)

3.2.3 Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru) Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru) Unit

Bagian Keuangan

Mulai Membuat Daftar Ampra

Tabel Ampra


3.2.4.1 Diagram Konteks


Pembelian/ Pemeliharaan

3.2.4 Data Flow Diagram Perancangan alir data dan kerja sistem dibagi menjadi beberapa tahap, yaitu tahap pembuatan diagram konteks yang dilanjutkan dengan tahap berikutnya yaitu dekomposisi diagram konteks. Pendekomposisian level akan terus dilakukan sehingga proses yang ada pada sistem bisa dituangkan di dalam program atau dapat diimplementasikan.

2 Nota

Daftar Ampra

Unit Rekapan RAPB & Permohonan RAPB

Daftar Ampra

Bagian Keuangan

Daftar RAPB BANK

1 Nota

Memeriksa Laporan

2

RAPB Disetujui

Sistem Informasi Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid Paiton Probolinggo

RAPB Ampra Unit

Membuat Laporan

t

0


? Laporan Valid

Lembaga

Ampra Disetujui


Pertanggung Jawaban

y

Rekapan Ampra & Permohonan Ampra


Gambar 3.7 Diagram Konteks


2

3.2.4.2 Bagan Berjenjang

Input Laporan

Merekam Laporan

Membuat Sirkulasi Keuangan

0 Sistem Informasi Keuangan Sekolah Tinggi Teknologi Nurul Jadid Paiton Probolinggo

Tabel Laporan

Tabel Pencairan BANK

1 Pengelolahan Data Unit

2

3

Pengelolahan Data BANK

5

4

Pengelolahan Data RAPB

Pengelolahan Data Laporan

Pengelolahan Data Ampra

Laporan Sirkulasi Keuangan BANK 3.1 Merekam RAPB

3.2 Membuat Rekapan RAPB

3.3 Membuat Daftar RAPB

3.4 Menghapus RAPB Tidak DIsetujui

Selesai

4.1

Keterangan: Unit : Bagian yang ada di lembaga STT Nurul Jadid. Ampra : Formulir permohonan pencairan dana.

Merekam Ampra

4.2

4.3

Membuat Rekapan Ampra

Menghapus Ampra Tidak DIsetujui

4.4 Merekam BANK Tempat Dana Dicairkan

4.5 Mengurangi Saldo BANK

4.6

4.7

Membuat Daftar Dana Dicairkan

Membuat Daftar Ampra

Gambar 3.8 Bagan Berjenjang Gambar 3.6 Flowchart Pertanggung Jawaban Keuangan (Sistem Baru)

3.2.4.3 DFD Level Satu

3.2.4.5 DFD Level 2 Proses No 4 (Pengelolahan Data Ampra) Id Unit

1 Unit

Tabel Unit

Pengelolahan Data Unit

Tabel Unit

Unit

4.1 Merekam Ampra

Ampra

2 Bagian Keuangan

BANK

Ampra

Unit

4.2 Membuat Rekapan Ampra

Ampra

Rekapan Ampra

Lembaga

Id RAPB Unit

Tabel BANK

Pengelolahan Data BANK

Tabel RAPB

Tabel Ampra

Ampra Dihapus

Unit

4.3 Menghapus Ampra Tidak DIsetujui

Ampra Disetujui

Dana Id BANK

Rekapan RAPB & Perinciannya

3

Daftar RAPB

Pengelolahan Data RAPB

RAPB Unit

RAPB Disetujui

Bagian Keuangan

4.4 Merekam BANK Tempat Dana Dicairkan

Daftar Ampra

4.7 Membuat Daftar Ampra

BANK

Saldo Akhir

Tabel BANK

Gambar 3.11 DFD Level 1 Proses No 4 (Pengelolahan Data Ampra)


5


Pengelolahan Data Laporan

Tabel Laporan

Laporan

3.2.5 Entity Relationship Diagram (ER-D) Adapun keadaan dari beberapa tabel yang memiliki hubungan satu dengan lainnya akan digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.9 DFD Level Satu

RAPB

1

Memiliki

n

Detail RAPB

n

Memuat

Memuat

3.2.4.4 DFD Level 2 Proses No 3 (Pengelolahan Data RAPB) Id Unit

Tabel Unit

RAPB

Merekam RAPB

Tabel RAPB

RAPB

Unit

Bagian Keuangan

Daftar RAPB

3.3 Membuat Daftar RAPB

RAPB

1

Unit

n

Pencairan

1

n

Pemeliharaan

n

Memiliki

1

Ampra

1

Memiliki

Unit

3.1 Unit


Ampra Disetujui

Pengelolahan Data Ampra

Pertanggung Jawaban

Saldo Awal

Lembaga

4

Daftar Ampra

4.5 Mengurangi Saldo BANK

Ampra

Ampra

Rekapan Ampra & Perinciannya

Ampra


4.6 Membuat Daftar Dana Dicairkan


3.2 Membuat Rekapan RAPB

RAPB

n

n

Memiliki

Memiliki 1

Pengadaan

RAPB Dihapus

1

Detail BANK

n

Memiliki

1

BANK

Rekapan RAPB 3.4 Menghapus RAPB Tidak DIsetujui

RAPB Disetujui

Lembaga

Gambar 3.12 ER-Diagram Kamus Data: RAPB Detail RAPB

Gambar 3.10 DFD Level 1 Proses No 3 (Pengelolahan Data RAPB)

Unit Ampra

Pengadaan

Pemeliharaan

BANK Detail BANK Pencairan

:{ idRapb, idUnit, penanggungJawab, totalAnggaran, thnAnggaran} :{ idRapb, uraian, jumlah, satuan, harga, total} :{ idUnit, namaUnit, penanggungJawab} :{ idAmpra, idUnit, penanggungJawab, total, tglAmpra, thnAnggaran, ketAmpra, ketLap} :{ idAmpra, barangJasa, merkType, qty, perkiraanHarga, jumlahHarga, ketStju, ketTrdga} :{ idAmpra, barangJasa, merkType, lokasiBarang, jnsKerusakan, perkiraanBiaya, ketStju, ketTrdga} :{ idBank, namaBank} :{ idet, idBank, saldoAwal, masuk, keluar, saldoAkhir, bulan, tahun} : { idBank, idAmpra, total, bulan, tahun}

3.2.6 Desain Database Dalam database yang akan menampung seluruh jenis data, maka harus ada pola struktur database yang baik agar tidak terjadi redudansi dan inkonsistensi data. Database dibuat dengan menggunakan MySQL yang terdiri dari beberapa tabel. Untuk lebih memudahkan pemetaan, maka kami klasifikasikan table-tabel tersebut antara lain: 1. Tabel Unit Table 3.1 Tabel Unit Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idUnit

Tinyint

4

Primary Key, Auto_increment

namaUnit

Varchar

50

-

penanggungJawab

Varchar

40

-

4. Tabel Detail RAPB Table 3.4 Tabel Detail RAPB Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idRapb

Int

11

Foreign Key

Uraian

Varchar

50

-

Jumlah

Varchar

5

-

Satuan

Varchar

20

-

Harga

Varchar

11

-

totalHarga

Varchar

13

-

5. Tabel Ampra Table 3.5 Tabel Ampra Nama Field

2. Tabel BANK Table 3.2 Tabel BANK Jenis

idBank

Tinyint

4


namaBank

Varchar

40

-

idRapb

Jenis Int

Keterangan

Int

11

Primary Key, Auto_increme nt

idUnit

Varchar

4

Foreign Key

penanggungJawab

Varchar

40

-

Total

Varchar

13

-

Date

-

-

Varchar

9

-

KetAmpra

Char

1

-

ketLap

Char

1

-

Keterangan

tglAmpra

3. Tabel RAPB Table 3.3 Tabel RAPB Nama Field

Ukuran

idAmpra

Nama Field

Ukuran

Jenis

thnAnggaran

Ukuran

Keterangan

11


idUnit

Tinyint

4

Foreign Key

penanggungJawab

Varchar

40

-

totalAnggaran

Varchar

13

-

thnAnggaran

Varchar

19

-

6. Table Pencairan Table 3.6 Tabel Pencairan Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

idBank

Tinyint

4

Foreign Key

Int

11

Foreign Key

Varchar

13

-

idAmpra Total

Bulan

Varchar

4

-

Tahun

Varchar

9

-

7. Tabel Pengadaan Table 3.7 Tabel Pengadaan Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

Int

11

Foreign Key

barangJasa

Varchar

50

-

merkType

Varchar

15

-

Qty

Varchar

10

-

perkiraanHarga

Varchar

11

-

jumlahHarga

Varchar

11

-

ketStju

Varchar

5

-

ketTrdga

Varchar

5

-

idAmpra

9. Table Detail BANK Table 3.9 Tabel Detail Bank Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

Int

11


idBank

Tinyint

4

Foreign Key

saldoAwal

Varchar

17

-

Masuk

Varchar

17

-

Keluar

Varchar

17

-

saldoAkhir

Varchar

17

-

Bulan

Varchar

9

-

Tahun

Varchar

4

-

Idet

3.2.7 Desain Input 3.2.7.1 Input Unit

8. Tabel Pemeliharaan Table 3.8 Tabel Pemeliharaan Nama Field

Jenis

Ukuran

Keterangan

Int

11

Foreign Key

barangJasa

Varchar

50

-

merkType

Varchar

15

-

lokasiBarang

Varchar

20

-

jnsKerusakan

Varchar

20

-

perkiraanBiaya

Varchar

11

-

ketStju

Varchar

5

-

ketTrdga

Varchar

5

-

idAmpra

Gambar 3.13 Input Unit 3.2.7.2 Input BANK

Gambar 3.14 Input BANK

3.2.7.3 Input RAPB

3.2.7.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK

Gambar 3.17 Input Sirkulasi Keuangan BANK 3.2.7.6 Input Ubah Password

Gambar 3.15 Input RAPB 3.2.7.4 Input Ampra

Gambar 3.18 Input Password Baru 3.2.7.7 Input Laporan Pertanggung Jawaban

Gambar 3.16 Input Ampra Gambar 3.19 Input Laporan Pertanggung Jawaban

3.2.8 Desain Output 3.2.8.1 Laporan RAPB Per Unit

3.2.8.4 Rekap Ampra

Gambar 3.23 Rekap Ampra Gambar 3.20 Laporan RAPB Perunit

3.2.8.5 Laporan Sirkulasi Keuangan

3.2.8.2 Laporan Ampra Per Unit

Gambar 3.24 Laporan Sirkulasi Keuangan 3.2.9 Desain Menu Menu

Gambar 3.21 Laporan Ampra Perunit 3.2.8.3 Rekap RAPB

File

Pengelolahan

Laporan

Kunci

Unit

RAPB

RAPB

BANK

Ampra

Ampra

Login

Log Out

Gambar 3.22 Rekap RAPB

Ubah Password

Sirkulasi Keuangan BANK

Keluar

Laporan Pertanggung Jawaban

Sirkulasi Keuangan BANK

Gambar 3.25 Desain Menu

IV IMPLEMENTASI Dari hasil analisis dan perancangan, dibuatlah sebuah program sistem informasi keuangan berbasis desktop yang mengacu pada hasil analisis dan perancangan dengan perincian implementasi program yang dihasilkan sebagai berikut: 4.1 Input Unit Secara default, data Unit tidak ada di dalam database, sehingga perlu diinputkan ke dalam sistem melalui kotak dialog seperti dibawah ini. Gambar 4.2 Input BANK Data BANK ini sangat dibutuhkan karena proses pencairan ampra dan sirkulasi keuangan BANK akan sesekali memanggil data BANK ini. Sehingga diperlukan ketelitian pada saat menginput datanya, karena akan selalu digunakan baik untuk pengelolahan ampra ataupun pengelolahan sirkulasi keuangan BANK. 4.3 Input RAPB Perencanaan Anggaran dan Pendapatan Belanja masing-masing unit diinput oleh petugas melalui form serperti di bawah ini. Gambar 4.1 Input Unit Data Unit ini sangat dibutuhkan karena penginputan RAPB dan Ampra akan sesekali memanggil data Unit ini. Sehingga diperlukan ketelitian pada saat menginput datanya, karena akan selalu digunakan baik untuk pengelolahan RAPB ataupun pengelolahan Ampra. 4.2 Input BANK Sama seperti data Unit, data BANK juga tidak ada di dalam database, sehingga perlu diinputkan terlebih dahulu sebelum melakukan pengelolahan Ampra dan Sirkulasi Keuangan BANK ke dalam sistem melalui kotak dialog seperti pada gambar 4.2.

Gambar 4.3 Input RAPB

Seperti terlihat pada gambar 4.3, terdapat dua panel, yaitu panel Unit dan panel Detail RAPB. Untuk memilih Unit yang akan mengajuakan RAPB, hanya dengan memilih item ComboBox dan secara otomatis penanggung jawab akan muncul. Selanjutnya tinggal menambahkan detail RAPB yang dibuat oleh Unit yang bersangkutan. 4.4 Input Ampra Proses pengelolahan Ampra tidak bias dilakukan, terkecuali Unit yang bersangkutan dengan pengampraan telah melakukan RAPB sebelumnya. Ampra di sini dibagi menjadi dua tabs, yaitu tab Pengadaan Barang dan Jasa serta Pemeliharaan/Perbaikan, Barang, Sarana dan Prasarana.

Gambar 4.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK Setelah menentukan bulan dan tahun, lalu menekan tombol pilih, maka pengelolahan kesemua data yang ada bearada pada ruang lingkup bulan dan tahun yang telah dipilih tersebut. 4.6 Daftar RAPB Untuk melihat RAPB secara keseluruhan, dibuatlah form seperti gambar di bawah ini.

Gambar 4.4 Input Ampra Jika ada Unit akan melakuka Pengampraan, maka hal ini dapat dilakukan dengan syarat Unit yang bersangkutan telah melakukan laporan pada pencairan sebelumnya, atau tidak sedang melakukan pengampraan yang masih belum dicairkan. 4.5 Input Sirkulasi Keuangan BANK Untuk pengelolahan sirkulasi keuangan BANK, digunakanlah form seperti pada gambar 4.5.

Gambar 4.6 Daftar RAPB Terdapat dua panel yang ada di dalam form tersebut. Panel pertama berfungsi menampilkan RAPB, sedangkan panel yang kedua berfungsi untuk menampilkan detail dari RAPB yang sedang dipilih pada table yang terletak di panel Daftar RAPB.

4.7 Pencairan Dana Pola rancangan form ini mirip dengan daftar RAPB, yaitu terbagi menjadi dua, utama dan perincian Ampra. Adapun formnya adalah sebagai berikut. Di dalam form ini disertakan juga daftar Ampra agar dalam proses pengelolahan pencairan dana masing-masing Unit lebih mudah dilakukan.

Gambar 4.8 Laporan Pertanggung Jawaban

Gambar 4.7 Daftar Ampra Ketika ada ampra telah setujui, maka perubahan pada detail Ampra harus dilakukan, agar laporan untuk daftar Ampra yang telah disetujui valid. perubahan bias dilakukan dengan cara memilih Unit yang ada pada tabel Daftar Ampra, setelah itu akan tampil di table Detail Ampra, pada kolom Disetujui di cek, lalu teka tombol simpan. 4.8 Laporan Pertanggung Jawaban Setelah masing-masing Unit menerima dana yang telah dicarikan, pada akhirnya akan melakukan laporan. Untuk mengetahui unit apa saja yang telah memiliki dana yang dicairkan beserta untuk mengetahui apakah telah melakukan laporan pertanggung jawaban Ampra yang telah disetjui atau belum ditangani oleh form pada gambar 4.8.

V PENUTUP 5.1. Kesimpulan Setelah melakukan beberapa tahap proses (analisis, perancangan, implementasi serta pengujian), maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi Keuangan Berbasis Dekstop adalah sebuah program komputer yang ditanamkan pada komputer desktop dan dirancang bangun untuk mempermudah pekerjaan karyawan yang ada di bagian Keuangan, serta akan menjadi solusi dari permasalahanpermasalahan yang ada dari sistem manual yang telah ada sebelumnya. Sistem informasi ini dapat membantu kinerja Bagian Keuangan seperti: 1. Memberikan Informasi yang Valid Sehingga Dapat Dijadikan Bahan Evaluasi. Hal ini karena sistem yang ada telah terkomputerisasi, sehingga proses perhitungan akan jauh dari kesalahan disebabkan karena mesin yang melakukan perkerjaan itu. 2. Mempermudah Pengorganisiran Dana Terduga dan Tidak Teduga. Karena telah disediakan fitur khusus sehingga informasi mengenai dana yang tidak terduga lebih jelas. seperti pada lamporan Ampra dengan diberikan kolom khusu untuk menerangkan bahwa item ampra termasuk dari dana terduga atau tidak terduga. 3. Mempercepat Laporan Keuangan. Sistem yang telah terkomputerisasi tidak perlu melakukan pengarsipan. Berbeda dengan manual, sehingga karyawan Bagian Keuangan tidak

perlu membuang waktunya untuk hanya sekerdar mencari berkas-berkas yang berkaitan dengan keuangan, semisal Ampra masingmasing Unit. Kesemuanya itu telah terekam di dalam komputer sehingga ketika membutuhkannya akan segera tersajikan dan dijamin kevalidannya. 5.2. Saran Sistem Informasi Keuangan ini berbasis desktop yang dikhususkan hanya pada satu komputer saja. Pengembangan program ke sisi jaringan adalah merupakan tahap lanjutan yang bisa dipilih, karena Sisitem Informasi ini akan memiliki daerah jangkauan lebih besar (tidak terbatas hanya pada satu komputer), yang pada akhirnya dapat berjalan di beberapa komputer sekaligus meningkatkan kualitas program serta lebih bermanfaat bagi yang membutuhkan. Hal ini juga tidak lepas dari pemilihan Database yang memang dari awal menggunakan Database yang bisa oleh diakses oleh multi-user atau clientserver, sehingga sangat cocok untuk dikembangkah kearah sistem informasi berbasis client-server. DAFTAR PUSTAKA Bunafit & Miftakhul, Huda, Membuat Aplikasi Rental dengan Java dan MySQL, Penerbit PT Elex Media Komputindo, Jakarta, 2009. Cintra, Sparina, Morfofonemiks Kata Berafiks Ke-, Ke-an, dan –Itas, http://citraindonesiaku.blogspot.com/2012/ 02/morfofonemiks-kata-berafiks-ke-kedan.html, Diakses pada 04 Juni 2013 Pukul 21.00. Jeffery L. Whitten, Lonnie D. Bentley, & Kevin C. Dittman; Diterjemahkan oleh: Tim Penerjemah ANDI, Metode Desain dan Analisis Sistem, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2004. Jogiyanto H.M, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis, Penerbit ANDI, Yogyakarta, Edisi ketiga, 2007.

Jogiyanto H.M, Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar,Teknologi, Aplikasi, Pengembangan, dan Pengelolaan, Penerbit ANDI, Yogyakarta, Edisi ketiga, 2009. Kadir, Abdul, Dasar Pemrograman JAVA TM 2, Penerbit ANDI, Yogyakarta, Edisi kedua, 2007. Kadir, Abdul, Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySQL, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2008. Kamus Besar Bahasa Indonesia Dalam Jaringan, http://bahasa.kemdiknas.go.id/ kbbi/index.php, Diakses pada 04 Juni 2013 Pukul 21.36. Nugroho, Adi, Perancangan dan Implementasi Sistem Basis Data, Penerbit ANDI, Yogyakarta, 2011. Sofwan, Akhmad, Belajar Mysql dengan Phpmyadmin, Ilmu Komputer.com, Copyright © 2003-2006.

SISTEM INFORMASI KEUANGAN BERBASIS DESKTOP DENGAN JAVA STANDARD EDITION & MySQL DI SEKOLAH TINGGI TEKNOLOGI NURUL JADID PAITON PROBOLINGGO

Recommend Documents